manual de sistemas de gestiÓn y control programa … · 2017. 3. 30. · manual de sistemas de...

MANUAL DE SISTEMAS DE GESTIÓN

Y CONTROL

PROGRAMA OPERATIVO DE

INTERVENCIÓN COMUNITARIA DEL

FONDO SOCIAL EUROPEO EN EL

MARCO DE COMPETITIVIDAD

REGIONAL Y EMPLEO DE LA

COMUNIDAD AUTÓNOMA DE

CATALUÑA

ANEXO II

MUANUAL DE SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL

v4.0

Manual de Sistemas de Gestión y Control – Servei d’Ocupació de Catalunya

ÍNDICE DE ANEXOS II

Página ANEXO II.1 Manual 01/2010 de gestión de subvenciones del SOC.…………………………………………………………………………………... 3 ANEXO II.2 Manual 04/2010 de documentos de gestión del SOC ………………………. 109 ANEXO II.3 Manual 05/2010 de gestión de contenidos de la Intranet y otros canales de comunicación del SOC ………….……………………...………………………... 191 ANEXO II.4 Manual 08/2010 de procedimiento de contratación administrativa del SOC....................................................................................................... 245 ANEXO II.5 Circular 08/2010 de contratación del SOC…………………………………………………………………………………. 311

Manual de Sistemas de Gestión y Control – Servei d’Ocupació de Catalunya

ANEXO Nº II.1

MANUAL 01/2010 DE GESTIÓN DE SUBVENCIONES DEL SOC

- 3 -

.

- 4 -

Manual 01/2010 de gestió de subvencions Versió 1.0 Maig 2010

MA

0120

10G

E00

001

1

Versió v1.0 Maig 2010

Manual 01/2010 de gestió de subvencions

- 5 -


Dades del document

Codi: MA012010GE00001

Nom: Manual de gestió de subvencions

Versió: v1.0

Data: 04/05/2010 Òrgan d’aprovació:

Direcció del SOC

Òrgan gestor: Servei de Control i Inspecció de Polítiques Actives

Històric de revisions

Versió Data Autor Comentaris

v1.0 04/05/2010 SCIPA Creació

2

MA

0120

10G

E00

001

La versió del manual vigent serà la que consti publicada a la Intranet. Per tant, tota persona que disposi d’aquesta versió haurà de comprovar si es tracta de la darrera versió aprovada.

- 6 -


MA

0120

10G

E00

001

3

INDEX

1. Objectiu del manual ................................................................................................ 5

2. Normativa ................................................................................................................. 5

3. Diagrama del procés ............................................................................................... 6

4. Fases del procés ..................................................................................................... 6

5. Unitats implicades ................................................................................................... 7

6. Notes comuns als procediments ........................................................................... 9

6.1. Sistema uniforme de la gestió documental i arxiu per als expedients de gestió de subvenció del SOC .......................................................................................... 9

6.2. Caràcter i terminis per a l’elaboració dels informes ...................................... 12

6.3. Procés de millora continua ............................................................................... 12

6.4. Intranet ................................................................................................................ 12

7. Fase de Llançament de la convocatòria ............................................................. 13

7.1.1. Diagrama ............................................................................................................ 13

7.1.2. Procediment ....................................................................................................... 17

8. Fase de Gestió de la convocatòria ...................................................................... 25

8.1. Procediment de Recepció de sol·licituds i valoració ..................................... 25

8.1.1. Diagrama ............................................................................................................ 25

8.1.2. Procediment ....................................................................................................... 27

8.2. Procediment d’atorgament ............................................................................... 33

8.2.1. Diagrama ............................................................................................................ 33

8.2.2. Procediment ....................................................................................................... 35

8.3. Inici d’accions i procediment del primer pagament ....................................... 43

8.3.1. Diagrama ............................................................................................................ 43

8.3.2. Procediment ....................................................................................................... 45

9. Fase de Justificació i tancament ......................................................................... 49

9.1. Procediment de Control de les actuacions ..................................................... 49

9.1.1. Diagrama ............................................................................................................ 49

- 7 -


9.1.2. Procediment ....................................................................................................... 51

9.2. Procediment de Justificació econòmica i tancament .................................... 53

9.2.1. Diagrama ............................................................................................................. 53

9.2.2. Procediment ......................................................................................................... 54

9.3. Procediment de Revocació ............................................................................... 60

9.3.1. Diagrama ............................................................................................................ 60

9.3.2. Procediment ....................................................................................................... 64

10. Fase de Control de la gestió interna i certificació ............................................. 71

10.1. Procediment de Control intern sobre les verificació de les operacions (article 60.b del Reglament 1083/2006) ......................................................................... 71

10.1.1. Diagrama ......................................................................................................... 71

10.1.2. Procediment ................................................................................................... 73

10.2. Procediment de Certificació ............................................................................. 77

10.2.1. Diagrama ......................................................................................................... 77

10.2.2. Procediment ................................................................................................... 79 4

MA

0120

10G

E00

001

10.3. Procediment de seguiment dels Controls financers ...................................... 83

10.3.1. Diagrama ......................................................................................................... 83

10.3.2. Procediment ................................................................................................... 89

10.4. Procediment d’un expedient sancionador ...................................................... 93

10.4.1. Diagrama ......................................................................................................... 93

10.4.2. Procediment ................................................................................................... 95

11. Seguiment i assistència tècnica .......................................................................... 99

11.1. Seguiment. Definició ......................................................................................... 99

11.2. Assistència tècnica. Definició .......................................................................... 99

12. Annexos ............................................................................................................... 101

- 8 -


MA

0120

10G

E00

001

5

1. Objectiu del manual

Aquest manual té com a objectiu establir tots els procediments interns de gestió de les subvencions. El manual abasta la planificació i llançament de la convocatòria, la gestió de la convocatòria fins a l’atorgament, el seguiment i l’assistència tècnica de l’execució, la justificació tècnica i econòmica, la revocació i la liquidació, així com la certificació a FSE o SPEE i el control i inspecció de les subvencions.

2. Normativa

Llei 17/2002, de 5 de juliol, d’ordenació del sistema d’ocupació i de creació del Servei d’Ocupació de Catalunya.

Decret 160/2006, de 16 de maig, de reestructuració del Servei d’Ocupació de Catalunya.

Ordre TRI/211/2005, de 27 d’abril per la qual es regula el procediment comú relatiu als atorgaments de les subvencions gestionades pel Servei d’Ocupació de Catalunya.

Decret 336/1998, de 15 de desembre que regula les Meses Locals d’Ocupació

Ordre TRE/395/2008, d’1 d’agost, per la qual s’estableix el règim de justificació econòmica de les subvencions previstes en els programes de polítiques actives d’ocupació que gestiona el Servei d’Ocupació de Catalunya

Reglament (CE) núm. 1083/2006 del Consell, d’11 de juliol de 2006, pel que s’estableixen les disposicions generals relatives al Fons Europeu de Desenvolupament Regional, al Fons Social Europeu y al Fons de cohesió i es deroga el reglament (CE) núm. 1260/1999.

Reglament (CE) núm. 1828/2006, de la Comissió, de 8 de desembre de 2006, pel qual es fixen normes de desplegament del Reglament (CE) núm. 1083/2006.

Llei 38/2003, de 17 de novembre, general de subvencions.

DL 3/2002, de 24 de desembre, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de finances públiques de Catalunya.

Reial Decret 887/2006, de 21 de juliol, pel que s’aprova el Reglament de la llei 38/2003, de 17 de novembre, general de subvencions.

Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i procediment administratiu comú.

Llei 13/1989, de 14 de desembre, d'organització, procediment i règim jurídic de l'administració de la Generalitat de Catalunya.

- 9 -

http://www.oficinadetreball.gencat.cat/socweb/export/sites/default/socweb_ca/web_institucional/_fitxers/decret_160_2006.pdf


3. Diagrama del procés

6

MA

0120

10G

E00

001

4. Fases del procés

lanificació de PAO

següents procediments:

d’ocupació i de la seva execució mitjançant

es anuals i plurianuals. Creació dels grups de treball i nomenament dels

programació d’objectius anuals d’execució dels programes operatius del FSE.

lançament de la convocatòria

s reguladores i/o convocatòria.

s) i publicació als

ns) i publicació a Intranet.

estió de la convocatòria

ració

pagament

P

Aquesta fase inclou els

Planificació dels programes de polítiques actives l’atorgament de subvencions.

Planificació de les convocatòriresponsables.

Planificació i

L

Elaboració i tramitació de les base

Elaboració dels documents de suport als beneficiaris (guies de seguiment, formularidiferents canals corporatius (Web SOC, Departament de Treball,GIA).

Elaboració dels documents de gestió interna (guies de gestió i instruccio

G

Recepció de sol•licituds i valo

Procés d’atorgament

Inici d’accions i primer

Gestió de la convocatòria

Justificació i tancament expedient

Control de la gestió interna i

certificació

Llançament convocatòria

PlanificacióPAO

Avaluació PAO

Seguiment i assistència tècnica

- 10 -


MA

0120

10G

E00

001

7

Justificació i tancament de l’expedient

mica

au

Control de la gestió interna i certificació

60b del Reglament (CE) núm.1083/2006

s realitzats per part de la Intervenció General

Seguiment i assistència tècnica

ades pel SOC

Avaluació de PAO

ecretaria Tècnica o per entitats externes i servirà per la planificació subsegüent

5. Unitats implicades

ipen en la gestió de subvencions són:

ls Serveis Centrals (SSCC): Són unitats de SSCC les unitats de la Direcció de

la subvenció donaran suport per a la interpretació de les

luació dels resultats

Control de les actuacions

Justificació tècnica i econò

Procediment de revocació, si esc

Pagament final o liquidació

Resolució de recursos

Control intern sobre la verificació de l’article

Certificació de les accions FSE

Seguiment dels controls financer

Procediment sancionador

Seguiment d’actuacions subvencion

Assistència tècnica

Es realitzarà per la Sde les noves convocatòries. No és objecte d’aquest manual.

Els diferents òrgans que partic

Gestors principals:

Òrgans gestors deProgrames i el Servei d’Orientació i Intermediació, amb dependència funcional de la Direcció de la Xarxa. És l’òrgan impulsor i responsable de la planificació, de la fase de Llançament: redacció de la disposició i de la tramitació fins a la seva publicació al DOGC. També serà responsable de l’elaboració de nous impresos i formularis de sol·licitud així com de l’elaboració del material de suport (guies de convocatòria, instruccions) per a les entitats prestadores de servei (EPS) i per a la gestió subsegüent de per part dels SSTT.

Durant l’execució de la gestió de disposicions normatives i del material de suport, i prestarà assistència als SSTT.

A la finalització de l’execució de les accions subvencionades, participaran en l’avai de l’impacte de les polítiques planificades.

- 11 -


Paral·lelament, en funció de les dades aportades per la Secretaria Tècnica, investigaran, innovaran i planificaran les polítiques actives aplicables per tal de millorar els resultats.

Òrgans gestors dels Serveis Territorials (SSTT): Són els òrgans instructors del procediment de subvenció, des de la recepció de les sol·licituds, valoració i atorgament, seguiment i assistència tècnica, la justificació i tancament de l’expedient i instrucció dels recursos administratius.

El/la director/a de la Xarxa serà qui signi les propostes de resolució. El/la director/a del SOC serà qui signi totes les resolucions. Així haurà de constar a les bases reguladores i convocatòria de la subvenció.

Els Serveis Territorials (SSTT) emetran les propostes d’atorgament i generaran els documents de les propostes de resolució i les resolucions. Portaran el control de gestió dels expedients de que són responsables i vetllaran per la eficient instrucció dels mateixos.

Carregaran les dades a la Base de Dades d’Integració (BDI) i en validaran la informació que haurà de servir per a la declaració d’operacions cofinançades per FSE.

La Direcció de la Xarxa, a la fase de Gestió de la convocatòria, al procediment d’atorgament, centralitzarà les propostes d’atorgament dels diferents SSTT i elaborarà la proposta d’atorgament global que facilitarà a l’Òrgan Col·legiat per a la seva aprovació.

Oficines de Treball (OT): Són les oficines de treball pertanyents a la xarxa d’oficines de la Direcció de la Xarxa. Podran rebre les sol·licituds i, en els casos definits a la fase de seguiment i assistència tècnica, realitzaran aquestes tasques amb la supervisió dels SSTT.

8

MA

0120

10G

E00

001

Unitats de suport:

Àrea de Seguiment de programes del Fons Social Europeu (Àrea FSE): En la fase de Planificació de PAO participarà en la planificació general de les PAO i en la fase de Llançament elaborarà l’Informe d’elegibilitat de la disposició.

Farà la proposta de la declaració d’operacions cofinançades pel FSE que elevarà al/la Director/a del SOC i elaborarà l’Informe anual.

Àrea de Justificació Econòmica (Àrea JEC): assessorarà als SSCC en l’elaboració de guies i instruccions pel què fa a la justificació econòmica dels expedients de subvenció.

Secretaria Tècnica (SCT): mitjançant el Sistema d’Informació de Polítiques Actives (SIPAO), avaluarà els resultats i l’impacte de les subvencions atorgades durant el període anterior i proporcionarà la informació necessària per a la planificació de les noves convocatòries.

Àrea de Desenvolupament Metodològic (Àrea de DM): elaborarà i farà el seguiment del calendari de les convocatòries programades i donarà suport metodològic per a la elaboració de la disposició així com de les eines de suport per a la gestió per part de les EPS i els òrgans gestors.

Servei de Pressupostos i Gestió Econòmica (SPGE): serà el responsable de comptabilitzar totes les fases de la subvenció i també gestionarà el Repositori d’Ajuts i Subvencions (RAIS). A la fase de Gestió de la Convocatòria, un cop aprovat l’atorgament per l’Òrgan Col·legiat, tramitarà la fiscalització prèvia de l’atorgament per part de la Intervenció delegada. Tramitarà a la Intervenció delegada la fiscalització de totes les fases d’execució pressupostària. Centralitzarà la tramitació de la fiscalització dels documents de disponibilitat (D) i de les obligacions (O) que fan els SSTT.

- 12 -


MA

0120

10G

E00

001

9

Servei de Control i Inspecció de Polítiques Actives (SCIPA): En la fase de Llançament elaborarà l’Informe de qualitat de la disposició i donarà suport organitzatiu a les diferents fases de la tramitació.

Per altra banda, i per a totes les fases, durà a terme les tasques de control i verificació de les actuacions amb anterioritat a la certificació a FSE, coordinarà els controls efectuats per organismes o entitats externes, impulsarà actuacions d’inspecció i tramitarà els procediments sancionadors que s’iniciïn. Proposarà millores tant en els procediments com en els documents de gestió.

Servei de Contractació, Patrimoni i Règim Interior – Àrea de l’Arxiu: Vetllarà per a la correcta gestió documental i de l’arxiu.

Àrea de Comunicació i difusió: vetllarà per la publicació de la informació, dels impresos i formularis de sol·licitud, així com de les diferents eines de gestió (guies de sol·licitud, de desenvolupament de les accions, preguntes freqüents) al Portal de Serveis i Tràmits de la Generalitat (mitjançant les Fitxes SAC), a la web del SOC i a la Intranet.

Àrea de Tecnologies de la Informació i Comunicació (Àrea TIC): donarà el suport informàtic en la elaboració i implementació de formularis de sol·licituds en format electrònic així com en l’establiment dels canals de presentació telemàtica de les mateixes. Així mateix, proporcionarà les eines necessàries per a la gestió del procés.

Servei Jurídic SOC i/o Assessoria Jurídica del Departament: emetran l’Informe jurídic de la disposició (en cas de resolució del/de la director/a del SOC i d’ordre del/ de la conseller/a, respectivament) i tramitaran la publicació de la disposició al DOGC. En cas de l’existència de recursos administratius farà la proposta de resolució en base a l’informe de l’òrgan instructor.

Intervenció delegada: efectuarà la fiscalització prèvia de la disposició i de les diferents fases de la subvenció (atorgament, pagament, revocació, certificació)

6. Notes comuns als procediments

6.1. Sistema uniforme de la gestió documental i arxiu per als expedients de gestió de

subvenció del SOC

La gestió documental i d’arxiu seguirà un sistema uniforme per a tots els expedients de gestió de subvenció. A continuació es descriu en els següents apartats:

Sistema de codificació dels expedients de subvenció del SOC

Els expedients s’identificaran mitjançant els següents elements:

Codi de procedència: identificarà la unitat productora l’expedient i responsable de la seva tramitació. En el cas de les subvencions o d’altres expedients que són tramitats per diverses unitats, identificarà la unitat productora de cadascuna de les parts de la tramitació.

Codi de classificació: identificarà la tipologia de convocatòria, en base a la funció dins la qual s’inscrigui aquesta.

Número d’expedient: identificarà l’expedient de manera unívoca mitjançant un codi numèric o alfanumèric.

Al marge d’aquestes tres dades bàsiques, els expedients s’identificaran a partir de la consignació d’altres dades importants per a la seva tramitació i per al seu arxivament:

- 13 -


Número de sol·licitud: sempre que sigui possible, identificarà el número assignat a través de S@rcat pel Registre General del SOC a la sol·licitud que hagi donat inici a la tramitació de l’expedient.

Sigles del programa: identificarà el programa al què correspongui la subvenció atorgada.

Títol / Descripció: camp genèric que serveix habitualment per descriure somerament el contingut de l’expedient. En el cas dels expedients de subvencions, servirà per indicar el nom del sol·licitant de la subvenció.

Dates extremes: identificaran la data d’inici de la tramitació, corresponent a la data de la sol·licitud, i la data de tancament de l’expedient, corresponent a la data de l’últim document incorporat. En el cas que es desconeguin les dates concretes, s’indicarà, com a mínim, l’any d’inici i la previsió de l’any d’acabament.

Volum: identificarà de quants volums o carpetes (no subcarpetes) consta l’expedient. En el cas del les subvencions, es considerarà cada part de la tramitació com si es tractés d’un únic expedient.

Codi específic: habitualment els codis específics s’utilitzen per definir amb més precisió el contingut d’un expedient o la seva tipologia. En el cas de les subvencions, identificarà les diferents parts de la tramitació de l’expedient, tant si les tramita una mateixa unitat com si les tramiten unitats diferents. Les parts de la tramitació és codificaran de la següent manera

FASE CODI ESPECÍFIC

NOM DEL CODI

1. Planificació i llançament de la convocatòria

E0522 Planificació

2. Gestió de la convocatòria E0300 Sol·licitud i tramitació

3. Justificació i tancament de l’expedient E0514

Justificació del pagament

4. Control de la gestió interna i certificació E0259

Control

5. Avaluació E0549 Avaluació

6. Seguiment i assistència tècnica E0256

Seguiment d’actuacions

10

MA

0120

10G

E00

001

Codificació única i uniforme Com a dades d’identificació bàsiques, els camps que caldrà consignar de manera uniforme per a cadascuna de les parts d’un expedient són els següents:

Any de la convocatòria Codi de classificació Número de sol·licitud Número d’expedient Sigles del programa Títol / Descripció Codi FSE

- 14 -


MA

0120

10G

E00

001

11

En quant al Número d’expedient: sempre que sigui possible, serà únic per a cadascuna de les sol·licituds i entitat i serà el que s’utilitzarà per a cadascun dels documents i fases durant tot el procés de gestió de la subvenció. La fiscalització i el tancament es realitzarà per expedients.

Addicionalment, si en la convocatòria hi ha diferents programes o línies de subvenció, aquestes es podran distingir addicionant el codi de programa. De la mateixa manera, si un programa o línia de subvenció consta de diferents actuacions, aquestes es podran distingir addicionant el codi d’acció.

En quant al Codi FSE: caldrà assenyalar l’eix i tema prioritari i distingir entre PO Plurirregional i PO Regional així com el percentatge de cofinançament.

Per exemple:

• 2/66 R 50%

• 2/66 P 50%

• 2/66 R/P 50%

Els camps que variaran en funció de la unitat tramitadora de cadascuna de les parts d’un mateix expedient seran els següents:

Codi de procedència Codi específic Dates extremes Volum

Aplicació de la codificació a l’expedient físic

És important que la codificació s’apliqui de manera uniforme a les diferents parts de l’expedient, fent constar a la portada de cada carpeta les dades identificatives bàsiques.

En el cas que fem servir subcarpetes, aquestes també aniran identificades amb les següents dades mínimes:

Número d’expedient Nom de la subfase

Codificació de documents

De la mateixa manera que codificarem els expedients per identificar-los intel·lectual i físicament, codificarem els documents consignant les dades d’identificació bàsiques que hem descrit en els apartats anteriors. Inclourem aquestes dades al marge superior dret del document.

Arxivament

Es seguiran les instruccions del Manual de Gestió Documental del SOC i, en el seu defecte, les instruccions parcials per preparar les transferències de documentació a l’Arxiu Central o per demanar préstecs que es troben a la Intranet. També es poden extreure algunes idees bàsiques sobre arxivament i instal·lació de la documentació del nou Manual d’Arxiu que el Departament de Treball ha penjat a la seva intranet.

Per a més informació, veure l’Annex 13 Document base per a la codificació dels expedients i documents de la gestió de subvencions del SOC.

- 15 -


12

MA

0120

10G

E00

001

6.2. Caràcter i terminis per a l’elaboració dels informes

Com a norma general, el caràcter i els terminis per a l’elaboració dels informes seran els que marqui la normativa general de subvencions.

En relació als informes de la fase de Llançament de la convocatòria, els informes

- Informe d’elegibilitat FSE

- Informe de justificació econòmica

- Informe de qualitat

seran necessaris per al procediment establert al present manual i comptaran amb un termini màxim de 5 dies.

En quant als informes preceptius per a la tramitació i la seva efectivitat, amb caràcter no vinculant,

- Informe jurídic

es tramitarà en el termini màxim de 10 dies i,

- els diferents informes de fiscalització

segons la normativa específica (termini màxim de 15 dies, amb caràcter general)

6.3. Procés de millora continua

El contingut d’aquest manual estableix els procediments que amb uniformitat haurà de complir la gestió de les diferents convocatòries de subvencions del SOC.

Quan per les especificitats d’una convocatòria en concret, i sempre per decisió de la Direcció del SOC, una determinada convocatòria no hagi de complir amb els mateixos, en relació a la distribució de funcions i responsabilitats, aquest fet quedarà recollit en el informe de qualitat elaborat per l’SCIPA.

Per altra banda, aquest manual estableix procediments, així com models de documents, hauran de ser ratificats i completats per la seva efectivitat en el dia a dia de la gestió. En cas contrari, amb l’esperit d’incorporar a la gestió de subvencions un procés de millora contínua cap a una gestió de qualitat i excel·lència, s’introduiran les modificacions i millores que els òrgans gestors considerin més encertades mitjançant grups de treball i de millora que es podran constituir amb aquesta finalitat.

6.4. Intranet

Aquest document es troba publicat a la Intranet a l’apartat de Mapa de processos a on podreu descarregar tots els procediments (diagrames i descripció d’activitats) així com els documents dels annexes.

També es troba publicat a l’apartat d’Ajuts i Subvencions del SOC. A aquest apartat també es troben publicats les guies de gestió, les instruccions i els respectius annexes que els òrgans gestors de SSCC elaboren per a cadascuna de les convocatòries.

- 16 -


MA

0120

10G

E00

001

13

7. Fase de Llançament de la convocatòria 7.1.1.Diagrama

- 17 -


MA

0120

10G

E00

001

14

- 18 -


MA

0120

10G

E00

001

15


MA

0120

10G

E00

001

15

- 19 -


MA

0120

10G

E00

001

16

- 20 -


MA

0120

10G

E00

001

17

7.1.2.Procediment

1. Elaboració de la Fitxa resum de subvenció

L’òrgan gestor de SSCC responsable del llançament (el líder de la convocatòria) elaborarà la Fitxa de proposta d’ordre de bases i /o convocatòria de subvenció (en endavant Fitxa resum de subvenció) d’acord amb el model establert (veure l’Annex 1 Fitxa resum de la subvenció) i l’enviarà al Servei de Pressupostos i Gestió Econòmica (SPGE). En aquest moment es donarà per iniciada la planificació de la disposició. L’òrgan gestor de SSCC donarà d’alta la disposició a l’aplicatiu de Tramitació de disposicions de subvencions a la pestanya Informació general i jurídica amb les dades inicials de les que es disposin (qualsevol modificació podrà ser introduïda durant el desenvolupament de la tramitació). A la pestanya d’Actuacions realitzades es marcarà automàticament la tasca de Planificació.

2. Valoració disponibilitat econòmica

L’òrgan gestor de SSCC farà arribar la Fitxa resum de subvenció al/la cap del SPGE per tal que aquest validi els camps de contingut econòmic previst (import estimat, pluriennalitat, finançament). El/la cap del SPGE la farà arribar al/la Interventor/a delegat/da (amb còpia a l’òrgan gestor) per a que aquest es doni per informat i doni el vistiplau previ a la tramitació de l’expedient. El/la cap del SPGE informarà del vistiplau a l’òrgan gestor i, en cas de que es tracti d’una despesa pluriennal, iniciarà la tramitació de l’expedient corresponent. (En aquest cas, veure l’Annex 2 Model d’informe de justificació de la pluriennalitat). La tramitació es realitzarà per correu electrònic.

3. Valoració disponibilitat política

El/la director/a corresponent presentarà aquesta Fitxa al Consell de direcció del Departament. L’òrgan gestor (per indicació del/la director/a corresponent) comunicarà mitjançant correu electrònic el vistiplau per part del Consell de direcció del Departament a les unitats implicades en la tramitació que corresponguin. El mateix dia, l’òrgan gestor actualitzarà l’aplicatiu de Tramitació de disposicions de subvencions, a la pestanya Actuacions realitzades, indicant que la fitxa ha estat aprovada.

4. Elaboració i aprovació de l’esborrany de la disposició

L’òrgan gestor de SSCC elaborarà l’esborrany de la disposició de subvenció segons l’Annex 3 Model d’ordre de bases i/o convocatòria.

5. Sol·licitud dels informes

Un cop tancat l’esborrany, l’òrgan gestor actualitzarà l’aplicatiu Tramitació de disposicions de subvencions, actualitzant la informació a la pestanya Informació general i jurídica i annexant l’esborrany definitiu, i ho comunicarà a les unitats implicades en la tramitació mitjançant correu electrònic.

- 21 -

http://treball.intranet/treball_intranet/regim_economic/subvencions/tramits/index.htmlhttp://treball.intranet/treball_intranet/regim_economic/subvencions/tramits/index.html


MA

0120

10G

E00

001

18

A la pestanya Actuacions realitzades de l’aplicatiu Tramitació de disposicions de subvencions es marcarà automàticament la tasca de l’ Elaboració de l’esborrany. L’òrgan gestor cursarà, mitjançant correu electrònic, al/a la cap del Servei de Control i Inspecció de Polítiques Actives (en endavant SCIPA) (que actuarà en nom del/de la gerent del SOC) les següents sol·licituds, juntament amb l’esborrany de la disposició:

Sol·licitud d’Informe d’elegibilitat FSE

Sol·licitud d’Informe de justificació econòmica

Sol·licitud d’Informe de qualitat

Un cop emesos i incorporat el seu contingut a l’esborrany de la disposició, l’òrgan gestor de SSCC cursarà, mitjançant correu electrònic, i de forma successiva, les següents sol·licituds:

al/a la cap del SPGE:

Sol·licitud de Reserva de crèdit

i al/a la cap del Servei Jurídic:

Sol·licitud d’Informe jurídic

5.1. Informe d’elegibilitat FSE

Responsable de l’elaboració: Àrea FSE

Contingut: Amb l’Informe d’elegibilitat es determina si l’actuació és cofinançable pel Programa Operatiu i els Criteris de Selecció d’Operacions. S’indica l’eix i el tema prioritari del PO en el que s’enquadra l’actuació.

(Veure l’Annex 4 Model d’Informe d’elegibilitat FSE).

Juntament amb l’Informe d’elegibilitat, l’Àrea FSE lliurarà a l’òrgan gestor dels SSCC, mitjançant el SCIPA, els següents informes, que s’hauran de complementar i lliurar, per part d’aquests o per part dels diferents òrgans gestors, segons es detalla:

• Fitxa d’elegibilitat

Responsable de la elaboració: òrgan gestor de SSCC

Contingut: Amb la Fitxa d’elegibilitat FSE es recullen dades rellevants per l’elaboració de l’Informe anual (import aprovat, incidència de les actuacions en la integració de la perspectiva de gènere, dels treballadors immigrants, de les minories o dels grups desafavorits, també la inclusió d’accions innovadores o d’accions interregionals o transnacionals).

Data de lliurament: Un cop emesa la resolució d’atorgament, es lliurarà a l’Àrea FSE.

(Veure l’Annex 6 Model de Fitxa d’elegibilitat FSE del Procediment d’atorgament)

• Indicadors d’execució i de resultats per eix i mesura

Responsable de la elaboració: La recopilació dels indicadors d’execució la farà l’EPS a través dels aplicatius informàtics de gestió existents (GIA/PFI) o bé mitjançant les eines

- 22 -


MA

0120

10G

E00

001

19

ofimàtiques disponibles, d’acord amb les indicacions de les guies elaborades pels òrgans gestors. Pel que fa als indicadors de resultat, es determinarà en cada cas si l’indicador és susceptible de ser recopilat per la Secretaria Tècnica/ Gabinet Tècnic a través del projecte SIPAO o si cal obtenir-lo per altres mitjans.

Contingut: Els indicadors d’execució i de resultat tenen l’objectiu d’informar sobre l’evolució del programa operatiu en la consecució dels objectius quantitatius fixats, especialment pel que fa a persones o participants en les actuacions cofinançades. Aquest indicadors estan regulats a l’Annex XXIII del Reglament (CE) 1828/2006 i estan classificats en funció de l’eix i del tema prioritari al que correspongui l’actuació.

El quadre d’indicadors d’execució i de resultat està disponible a la Intranet del Departament.

Data de lliurament: Els indicadors d’execució es lliuraran a l’Àrea FSE entre el 15 de gener i l’1 de març de cada any. En aquest lliurament s’inclouran les dades dels destinataris finals de les actuacions executades i finalitzades en l’exercici immediatament anterior i que seran les que s’inclouran en l’informe anual. Es facilitaran desglossat com a mínim a nivell d’eix i tema prioritari. Pel que fa als indicadors de resultat, s’articularan els mecanismes per sol·licitar la informació al Gabinet Tècnic, en tot cas.

(Veure l’Annex 5 Plantilla d’indicadors d’execució i de resultat per eix i línia de despesa)

En relació a aquests documents, veure l’apartat 1 del Procediment de certificació.

5.2. Informe de justificació econòmica

L’objectiu de l’informe és la verificació dels següents punts:

- que s’adequa a la normativa establerta en matèria de justificació econòmica - que s’adequa als procediments establerts pel SOC en matèria de justificació econòmica

L’Àrea de JEC emetrà l’Informe de justificació econòmica i el trametrà al SCIPA.

(veure l’Annex 6 Model d’Informe de justificació econòmica)

5.3. Informe de qualitat

L’objectiu de l’informe és la verificació dels següents punts, entre d’altres:

- adequació al model de bases reguladores i/o convocatòria establert - que s’adequa a aquest manual - que s’adequa a les mesures establertes pel SOC en matèria de simplificació administrativa

El SCIPA revisarà el text i emetrà l’Informe de qualitat corresponent i trametrà a l’òrgan gestor de SSCC tots tres informes.

Les possibles modificacions es consensuaran amb l’òrgan gestor de SSCC i aquest les efectuarà, si escau, a l’esborrany contingut a l’aplicatiu de Tramitació de disposicions de subvencions.

Un cop finalitzada la tasca, el SCIPA ho marcarà a la pestanya Actuacions realitzades com a tasca realitzada.

- 23 -


MA

0120

10G

E00

001

20

(veure l’Annex 7 Model d’Informe de qualitat)

5.4. Sol·licitud de la Reserva de crèdit

L’òrgan gestor de SSCC, un cop rebuts tots els informes anteriors procedirà a la sol·licitud de la reserva de crèdit segons el model establert, per correu electrònic al/a la cap del SPGE.

(Veure l’Annex 8 Fitxa de sol·licitud de reserva de crèdit)

Comprovada l’alta i la gestió a l’aplicatiu de Tramitació de disposicions de subvencions, el SPGE donarà d’alta la convocatòria de subvencions al Repositori d’Ajuts i Subvencions (RAIS), amb les dades provisionals fins que es faci la publicació definitiva al DOGC, farà la reserva de crèdit corresponent la trametrà a l’òrgan gestor.

El SPGE introduirà les dades a la pestanya d’ Informació econòmica i marcarà la tasca a la pestanya Actuacions realitzades a l’aplicatiu Tramitació de disposicions de subvencions.

L’òrgan gestor introduirà les dades de la partida pressupostària i de l’import a convocar a l’esborrany de la disposició contingut a l’aplicatiu Tramitació de disposicions de subvencions i estarà en disposició de fer la sol·licitud de l’Informe jurídic.

5.5. Informe jurídic

L’òrgan gestor de SSCC unificarà tot l’expedient, el qual constarà de:

o Informe d’elegibilitat FSE

o Informe de justificació econòmica

o Informe de qualitat

o Reserva de crèdit (o expedient de pluriennalitat aprovat pel Govern)

o Esborrany de la disposició (ja es troba a l’aplicació)

i el trametrà al Servei Jurídic acompanyat de la sol·licitud signada pel responsable i pel/per la Subdirector/a de Polítiques Actives d’ocupació segons el model establert.

(veure l’Annex 10 Fitxa de sol·licitud d’Informe Jurídic)

Si l’Informe jurídic inclou el requeriment de modificació del text, es consensuarà amb l’òrgan gestor de SSCC, el qual modificarà el text de l’esborrany contingut a l’aplicatiu Tramitació de disposicions de subvencions, si escau.

Un cop emès l’Informe jurídic favorable, el Servei Jurídic trametrà tot l’expedient a la Intervenció delegada per a la fiscalització prèvia.

L’expedient per a la fiscalització prèvia constarà dels següents documents:

o Informe d’elegibilitat FSE

o Informe de justificació econòmica

o Informe de qualitat

o Reserva de crèdit (o expedient de pluriennalitat aprovat pel Govern)

- 24 -


MA

0120

10G

E00

001

21

o Esborrany d’ordre (ja es troba a l’aplicació)

o Informe jurídic favorable

En el supòsit que la signatura correspongui al/la conseller/a, el Servei Jurídic articularà la petició d’informe a l’Assessoria Jurídica del Departament de Treball. Un cop rebut l’Informe, el Servei jurídic procedirà segons el descrit anteriorment.

Un cop finalitzada la tasca, el Servei Jurídic ho marcarà a la pestanya Actuacions realitzades de l’aplicatiu Tramitació de disposicions de subvencions com a tasca realitzada.

6. Fiscalització prèvia de la disposició i comptabilització de la reserva de crèdit

La Intervenció delegada elaborarà l’Informe de fiscalització i signarà la reserva de crèdit. Qualsevol modificació i/o observació sobre l’expedient es consensuarà directament amb el SPGE i/o amb Servei Jurídic, segons correspongui. L’òrgan gestor de SSCC és el responsable d’efectuar les modificacions que escaiguin a l’esborrany annexat a l’aplicatiu de Tramitació de disposicions de subvencions. Un cop finalitzat el tràmit, la Intervenció delegada marcarà la tasca a la pestanya Actuacions realitzades a l’aplicatiu Tramitació de disposicions de subvencions i retornarà l’expedient sencer al Servei Jurídic i aquest el trametrà a l’òrgan gestor. 7. Aprovació pel Consell de Direcció del SOC L’òrgan gestor de SSCC trametrà a la Secretaria Tècnica la proposta per a l’aprovació per part del Consell de Direcció del SOC. 8. Normalització d’impresos

Un cop tancat l’esborrany de la disposició, l’òrgan gestor de SSCC enviarà els esborranys dels impresos i formularis de sol·licitud que hagin de ser creats, o bé sol·licitarà la modificació sobre la darrera versió oficial, al Servei d’Atenció al Ciutadana i Documentació del Departament de Treball a través de l’ Aplicatiu que es troba a la Intranet.

9. Correcció del DOGC

El Servei Jurídic trametrà el text al DOGC per a la seva correcció. Un cop finalitzada, el Servei Jurídic marcarà la tasca a la pestanya Actuacions realitzades a l’aplicatiu Tramitació de disposicions de subvencions. El Servei Jurídic efectuarà la darrera revisió, després de la correcció del DOGC. Un cop finalitzada, el Servei Jurídic marcarà la tasca a la pestanya Actuacions realitzades a l’aplicatiu Tramitació de disposicions de subvencions.

- 25 -

http://treball.intranet/treball_intranet/serveis_interns/imatge_corporativa/tramits/index.html


MA

0120

10G

E00

001

22

10. Signatura de la disposició

Amb el text definitiu, el Servei Jurídic tramitarà la signatura de la disposició per part del/la conseller/a del Departament (en el cas d’ordre que inclogui les bases reguladores) o per part del/la director/a del SOC (en el cas de resolució de convocatòria), segons correspongui.

El Servei Jurídic marcarà la tasca realitzada a la pestanya Actuacions realitzades de l’aplicatiu Tramitació de disposicions de subvencions.

11. Check list de verificació administrativa – fase de Llançament de la convocatòria

Tota l’activitat d’aquesta fase ha de quedar recollida en el corresponent check list de verificació administrativa que haurà d’elaborar l’òrgan gestor de SSCC que ha liderat la convocatòria.

(Veure l’Annex 12 Model de check list de verificació administrativa – fase de llançament. Es tracta d’un model de continguts mínims)

Formarà part de l’expedient en una subcarpeta diferenciada.

12. Publicació al DOGC

Un cop signat el text, el Servei Jurídic trametrà al DOGC el text definitiu per a la seva publicació.

Un cop fet, el Servei Jurídic marcarà la tasca realitzada a la pestanya Actuacions realitzades de l’aplicatiu Tramitació de disposicions de subvencions.

Un cop publicada la convocatòria al DOGC, l’òrgan gestor de SSCC introduirà a la pestanya Informació general i jurídica de l’aplicatiu Tramitació de disposicions de subvencions les dades relatives a la publicació en el DOGC (número i data de disposició, número i data de publicació al DOGC, així com qualsevol observació que cregui oportuna).

Un cop realitzada la tasca, la marcarà a la pestanya Actuacions realitzades i es donarà per finalitzada la tramitació a l’aplicatiu Tramitació de disposicions de subvencions.

L’òrgan gestor comunicarà a les unitats i persones interessades en la tramitació la publicació de la disposició al DOGC.

13. Actualització Repositori d’Ajuts i Subvencions (RAIS)

El SPGE actualitzarà les dades definitives del DOGC al Repositori d’Ajuts i Subvencions (RAIS).

14. Elaboració dels documents de gestió interna, de suport a les EPS i la fitxa SAC

L’òrgan gestor de SSCC elaborarà els documents de gestió interna (guies de gestió o instruccions) i els documents de suport a l’usuari i entitats prestadores de serveis i beneficiaris (EPS).

Tots aquests documents tindran difusió a la Intranet i als altres canals de comunicació corporativa.

Per a més informació, podeu consultar el Manual 04/2009 de documents de gestió i el Manual 05/2009 de gestió de continguts de la Intranet i altres canals de comunicació del SOC.

Cal destacar que, per a la difusió als diferents canals, omplirà la Fitxa SAC i la trametrà a l’Àrea de Comunicació i Difusió del SOC.

- 26 -

http://treball.intranet/treball_intranet/organitzacio/manuals_guies/manuals_soc/manuals_soc/manual_042009_de_documents_de_gestio_del_soc/index.htmlhttp://treball.intranet/treball_intranet/organitzacio/manuals_guies/manuals_soc/manuals_soc/manual_052009_intranet/index.htmlhttp://treball.intranet/treball_intranet/organitzacio/manuals_guies/manuals_soc/manuals_soc/manual_052009_intranet/index.html


MA

0120

10G

E00

001

23

Per a més informació sobre les Fitxes SAC, podeu consultar l’apartat Fitxes SAC - Atenció ciutadana i difusió - Intranet del Departament de Treball

(Veure l’Annex 10 Fitxa SAC - Servei i l’Annex 11 Fitxa SAC - Tràmit)

15. Comunicació als SSTT i EPS

L’òrgan gestor de SSCC es reunirà amb els òrgans gestors dels SSTT per tal de traspassar la guia de gestió o instruccions.

Addicionalment es podran planificar sessions d’informació i d’assistència conjuntes als possibles beneficiaris.

16. Documents que formen part de l’expedient Formaran part de l’expedient, com a mínim, a la carpeta i subcarpetes que es detallen, els següents documents:

(Veure l’Annex 0 Documents que formen part de l’expedient – Fase de Llançament de la convocatòria)

DOCUMENTS QUE COMPONEN ELS EXPEDIENTS

SSCC DX SSTT OT SPGE SJ / AJ FSE SCIPACarpeta de llançament:

Subcarpeta de la disposició

Informe d’elegibilitat FSE or

Informe de justificació econòmica or

Informe de qualitat or

Reserva de crèdit or

Expedient de pluriennalitat, en el seu cas fc or

Informe jurídic or

Informe de fiscalització or

Disposició signada or

Subcarpeta de verificació administrativaChecklist de verificació adm - fase llançament or fc

Subcarpeta de documents de gestióFitxa SAC orGuia de gestió, instruccions, guies seguiment... or

or: originalfc: fotocòpia compulsadafc*:Només es disposarà de còpia compulsada mentre l'expedient estigui en fase activa o semiactiva. Un cop tancat, els documents s'hauran d'eliminar

- 27 -

http://treball.intranet/treball_intranet/serveis_interns/atencio_ciutadana/fitxes_sac/index.htmlhttp://treball.intranet/treball_intranet/serveis_interns/atencio_ciutadana/fitxes_sac/index.html


MA

0120

10G

E00

001

24

- 28 -


MA

0120

10G

E00

001

25

8. Fase de Gestió de la convocatòria

8.1. Procediment de Recepció de sol·licituds i valoració 8.1.1.Diagrama

FA302010GES0001 GESTIÓ DE LA CONVOCATÒRIA PD312010GES0001 Procediment de recepció sol·licituds i valoració

Meses Locals d’Ocupació

Direccions territorials / Director/a de la XarxaServeis Territorials / Oficines de TreballDocuments

1

Registre Sol·licituds

Verificació documentació

Correcte?

Requeriment

Esmenen sol·licitud?

Requeriment

Informe tècnic- Proposta de resolució de desestiment

Acompleix requisits?

Informe tècnic - Proposta de

resolució denegatòria

Informe tècnic – Proposta

d’atorgament

Informe tècnic- Proposta de resolució de desistiment

Informe tècnic- Proposta de

resolució denegatòria

Informe tècnic- Proposta

d’atorgamentAnàlisi

valoracions

sino

no

si

no si

Assignació codi

d’expedient

Convocatòria Meses Locals d’Ocupació(si escau)

Valoració expedients

2

- 29 -


MA

0120

10G

E00

001

26

FA302010GES0001 GESTIÓ DE LA CONVOCATÒRIA PD312010GES0001_ Recepció de sol·licituds i valoració

Intervenció delegada

Servei de pressupostos i

gestió econòmicaDirector del SOCÒrgan Col·legiat

Direccions Territorials /

Director/a de la Xarxa

Serveis TerritorialsDocuments

Elaboració de les propostes de resolució

de denegació i de desistiment

Elaboració de les resolucions de denegació i de desistiment

Tràmit de signatura Signatura

Notificació

Resolució de

possibles recursos

Unificació de la Relació de

propostes d’atorgament

Elaboració de la proposta

d’atorgament

Aprovació

Proposta de resolució

denegatòria


desistiment

Resolució denegatòria

Resolució desistiment

Notificació

Acta d’aprovació

Òrgan Col·legiat

Signatura

2

Procediment d’atorgament

- 30 -


MA

0120

10G

E00

001

27

8.1.2.Procediment

1. Recepció de sol·licituds 1.1 Recepció de sol·licituds Un cop publicada la nova ordre de bases i/o convocatòria, s’inicia el termini per a presentar les sol·licituds. Aquest termini estarà específicament establert en la convocatòria. La convocatòria establirà com a registre preferent per a presentar les sol·licituds el Servei Territorial (en endavant ST) corresponent a la seu social de l’entitat. En tot cas, per a la recepció de les sol·licituds s’aplicarà allò establert a les normes del procediment administratiu. 1.2 Assistència a les Entitats Prestadores de Serveis (EPS) Durant el termini de recepció de sol·licituds, des dels SSTT corresponents s’iniciarà el suport i l’assistència a les EPS. Aquesta tasca pot recaure en d’altres òrgans en cas calgui centralitzar part d’aquesta assistència per qüestions operatives. L’assistència a les EPS es regirà pels documents que s’elaboren a la Fase de Llançament de la convocatòria. Els tècnics de SSTT que presten assistència, recolliran en el Registre d’incidències tots aquells aspectes que han quedat fora de la definició a la documentació de referència. Aquest Registre d’Incidències es farà arribar a l’òrgan gestor responsable de la fase de Llançament de la convocatòria per tal que sigui analitzat i es proposin accions correctores. 1.3 Assignació del codi d’expedient L’òrgan gestor de ST farà l’assignació del codi d’expedient a cadascuna de les sol·licituds i aquest mateix codi serà el que s’utilitzarà per a cadascun dels documents i fases durant tot el procediment de gestió de la subvenció. Veure l’apartat 6.1 Sistema uniforme de la gestió documental i arxiu per als expedients de gestió de subvenció del SOC. 1.4 Distribució dels expedients Esgotat el període de recepció de sol·licituds, i als efectes de distribució de les càrregues de treball dins del Servei territorial, es durà a terme una anàlisi acurada del volum de sol·licituds rebut a cadascun dels SSTT. Aquesta anàlisi ha de tenir en compte el volum rebut, el grau de complexitat dels expedients rebuts i, considerant els recursos disponibles i el calendari de resolució, prioritzar tasques i assignar els recursos disponibles per tal d’acomplir amb els objectius de termini fixats. 1.5 Revisió de les sol·licituds. Validació de les dades rebudes i requeriment. En rebre les sol·licituds, cal revisar mitjançant una plantilla de revisió de la sol·licitud com a mínim els punts següents:

1. La sol·licitud s’ha presentat dins el termini establert.

2. Les dades mínimes sol·licitades són presents a l’entrega.

3. La informació adjuntada és intel·ligible.

- 31 -


MA

0120

10G

E00

001

28

4. L’entitat ha adjuntat tota la documentació.

5. L’entitat compleix els requisits de la convocatòria: presentació de la documentació acreditativa i acompliment dels requisits per a la participació a la convocatòria.

(Veure l’Annex 1 Plantilla de revisió de sol·licituds) En cas de que la sol·licitud hagi estat presentada dins el termini establert, però no compleixi alguna de la resta de condicions, l’òrgan gestor emetrà requeriment que signarà el/la cap del ST corresponent. El requeriment donarà un termini de 10 dies hàbils per a l’esmena de la sol·licitud. Un cop transcorregut el termini per esmenar la sol·licitud, es podran donar 3 circumstàncies:

L’entitat presenta esmenes a la sol·licitud i aquesta és correcte:

Es validaran les dades de la sol·licitud i serà acceptada.

L’entitat presenta esmenes a la sol·licitud i aquesta no compleix amb els requisits:

El ST corresponent emetrà:

- proposta de resolució d’inadmissió, que signarà el/la director/a de la Xarxa

- resolució d’inadmissió, que signarà el/la director/a del SOC,

i procedirà a la notificació.

L’entitat no presenta esmenes a la sol·licitud:

Conclòs el termini sense que s’hagi esmenat la sol·licitud, s’entendrà que l’entitat desisteix de la sol·licitud. El ST corresponent emetrà:

- proposta de resolució de desistiment, que signarà el/la director/a de la Xarxa - resolució de desistiment, que signarà el/la director/a del SOC,


Si la sol·licitud es produeix fora del termini establert, el ST corresponent emetrà:

- proposta de resolució d’inadmissió, que signarà el/la director/a de la Xarxa - resolució d’inadmissió, que signarà el/la director/a del SOC,


1.6 Registre d’incidències Cal dur a terme un registre acurat de les incidències detectades i transmetre aquesta informació a l’òrgan responsable de la fase de Llançament de la convocatòria per tal que pugui definir d’accions correctores i/o interpretacions per a l’aplicació homogènia a tot el territori.

- 32 -


MA

0120

10G

E00

001

29

2. Valoració i proposta d’atorgament Esgotat l’últim termini de resolució dels recursos interposats contra les resolucions d’inadmissió o desistiment, es distribuiran entre els tècnics dels SSTT els expedients que han de participar en la convocatòria. 2.1. Convocatòria de les Meses Locals d’Ocupació (MLO). Per als programes per als que és preceptiva la intervenció de les Meses Locals d’Ocupació en la valoració, el/la cap del ST corresponent convocarà les MLO en temps i forma. En el termini de 10 dies anteriors a la realització de la Mesa, l’òrgan gestor trametrà a cadascun dels seus components, la convocatòria de la MLO, que inclourà una relació de les sol·licituds rebudes especificant les següents dades:

- Òrgan gestor de SSTT - Núm. de sol·licitud - Data registre de la sol·licitud - Data d’entrada a l’òrgan que ha de resoldre - Núm. d’expedient - Dades del sol·licitant: NIF/CIF, nom i cognoms / raó social, domicili - Acció - Import sol·licitat - Admès /resolució d’inadmissió/resolució de desistiment/resolució denegatòria

(veure l’Annex 2 Model de relació de sol·licituds rebudes per a la MLO (per ST)) i una còpia de la guia de gestió de la convocatòria o de les instruccions per a la valoració.

Els components de la Mesa, analitzat el llistat de les sol·licituds admeses a concurrència, podrà demanar còpia els expedients que consideri oportú.

En sessió de celebració de la Mesa es resoldran els possibles dubtes i es debatrà els possibles canvis proposats.

Un cop elaborat el rànquing de puntuació sobre el aspectes que tenen competència, la Mesa n’emetrà l’acta de la reunió i la farà arribar als òrgans gestors dels SSTT.

(veure l’Annex 3 Model de rànquing de puntuació de la MLO (per ST)) 2.2. Valoració tècnica de l’expedient Es procedeix a fer la valoració dels expedients segons els criteris establerts:

- a la ordre de bases de la convocatòria - i segons els criteris establerts a la guia de gestió de la convocatòria o instruccions

El/la tècnic/a completa el procés de valoració de cadascun dels expedients que té assignats. Ha de fer ús de les guies de gestió o instruccions publicades a la Intranet. En el cas de que detecti dificultats en la valoració de l’expedient, cal que reculli aquesta informació i que ho revisi amb el/la seu/seva cap de Secció. Així mateix, haurà de complimentar les dades necessàries per tal de mantenir els indicadors associats a aquest procés i que permeten conèixer l’estat de la valoració i el seu progrés. Els/les caps de Secció, recullen les incidències dels tècnics al seu càrrec, les quals es posaran en comú en les corresponents reunions operatives.

- 33 -


MA

0120

10G

E00

001

30

El/la tècnic/a emetrà un Informe tècnic de valoració, que haurà de tenir el vistiplau del/la cap del ST, tenint en compte la valoració aprovada en seu de la Mesa, si escau. 2.3. Concurs, si escau i repartiment del pressupost 2.3.1 Tancament de la valoració tècnica. Rànquing de sol·licitants i revisió de l’Òrgan

Territorial

Completada la fase de valoració tècnica, i havent tingut en compte les valoracions de les Meses Locals si s’escau, es dóna per tancada la valoració tècnica de la convocatòria.

En el cas de subvencions concedides sota el procediment de concurrència competitiva, els/les caps de Secció dels SSTT, són els responsables de la preparació dels rànquings de puntuació de les entitats sol·licitants, recollir els comentaris dels tècnics que han intervingut en la valoració sobre aquells expedients amb alguna singularitat, dificultat de comprensió o d’altres aspectes que segons el criteri dels/les tècnics/ques de la Secció responsable siguin susceptibles de ser discutits a l’Òrgan Territorial, composat pels/per les caps de Secció involucrats en la valoració, el/la cap del ST i el/la Director/a Territorial.

Recopilada aquesta informació, cal que l’Òrgan Territorial, faci una revisió de les puntuacions i els rànquings. Durant aquesta revisió, en la que es tractaran els expedients amb especials dificultats que hagin destacat els/les caps de Secció, s’intenta assegurar que l’aplicació dels criteris de valoració establerts per l’òrgan responsable de la fase de Llançament de la convocatòria hagi estat la correcta i de forma homogènia.

2.3.2 Repartiment del pressupost, proposta d’atorgament i revisió per part de l’Òrgan

Col·legiat (OC) En el cas de subvencions concedides sota el procediment de concurrència competitiva la Direcció de la Xarxa nomenarà un/a secretari/a de l’Òrgan Col·legiat, que serà el responsable de preparar la documentació necessària per a la celebració de l’Òrgan Col·legiat. L’Òrgan Col·legiat es composa dels següents responsables:

- Subdirector/a general competent en la matèria dels SSCC - Un lletrat del Servei Jurídic - Dos representants dels SSTT del SOC - Cap del Servei que gestioni el programa corresponent de SSCC

El/la cap del ST és el responsable de fer el repartiment del pressupost entre els expedients del seu territori d’acord amb els criteris establerts. Consensuades aquestes dades amb el/la Director/a Territorial, es comunicarà al/ la secretari/a de l’Òrgan Col·legiat per tal que aquest es convoqui en temps i forma. Els/les diferents caps dels SSTT trametran, al/la secretari/a de l’Òrgan Col·legiat, per correu electrònic, la Relació de propostes d’atorgament per a l’Òrgan Col·legiat per ST, en format full de càlcul, on s’especificarà la següent informació:

- Núm. d’expedient - Dades del sol·licitant: NIF/CIF, nom i cognoms / raó social, domicili - Acció - Import sol·licitat - Proposta d’import d’atorgament - Proposta d’import de denegació - Partida pressupostària

- 34 -


MA

0120

10G

E00

001

31

- Data signatura proposta d’atorgament (Veure l’Annex 4 Model de relació de propostes d’atorgament per a l’OC (per ST)) El/la secretari/a de l’Òrgan Col·legiat elaborarà la Relació de propostes d’atorgament per a l’Òrgan Col·legiat global de la convocatòria i aquells informes necessaris per a l’anàlisi per part de l’Òrgan Col·legiat. La Direcció de la Xarxa elevarà les propostes d’atorgament a l’ Òrgan Col·legiat. (Veure l’Annex 5 Model de relació de propostes d’atorgament per a l’OC (global)) L’Òrgan Col·legiat es reuneix i fa una revisió global dels rànquings i atorgaments econòmics duts a terme als diferents SSTT. L’aplicació dels criteris globals del SOC i la visió de la totalitat del territori. El/la secretari/a de l’Òrgan Col·legiat completarà una acta de la reunió, en la que es determinin les accions decidides, els responsables de dur-les a terme i els criteris adoptats per prendre la decisió. A l’acta de la reunió s’adjuntarà la Relació de propostes d’atorgament aprovades per l’Òrgan Col·legiat que serà signat per cadascun dels membres. (Veure Annex 6 Model de relació de propostes d’atorgament aprovades per l’OC (global)) Si hi ha alguna modificació, els/les caps dels SSTT reben les esmenes de l’Òrgan Col·legiat, i les propostes de repartiment dels romanents. Són els responsables de dur a terme les accions proposades per l’Òrgan Col·legiat, i un cop completades, preparar la nova relació de propostes d’atorgament. El/la secretari/a de l’Òrgan Col·legiat trametrà una còpia de l’acta de la reunió i ho comunicarà als/les diferents caps de SSTT i es procedeixi a la generació de les propostes de resolució d’atorgament, al tràmit de la seva signatura per part del/la director/a de la Xarxa i al tràmit de la seva fiscalització prèvia.

- 35 -


MA

0120

10G

E00

001

32

eure l’Annex 0 Documents que formen part de l’expedient – PD31)

3. Documents que formen part de l’expedient

Formaran part de l’expedient, com a mínim, a la carpeta i subcarpetes que es detallen, els següents documents:

(v

DOCUMENTS QUE COMPOSEN ELS EXPEDIENTS

SSCC DX SSTT OT SPGE SJ / AJ FSE SCIPACarpeta de gestió de la convocatòria:

Subcarpeta sol·licitudSol·licitud + documentació orPlantilla de revisió de la sol·licitud orRequeriment, si escau orInforme tècnic de valoració or

Subcarpeta valoracióInforme tècnic de valoració fc orProposta d’atorgament per ST fc orActa de MLO fc orRelació de propostes d'atorgament per a l'OC or fcActa de l'OC or fc

Subcarpeta verificació administrativaChecklist de verificació adm - fase atorgament or


- 36 -


MA

0120

10G

E00

001

33

8.2. Procediment d’atorgament 8.2.1.Diagrama

FA302010GES0001 GESTIÓ DE LA CONVOCATÒRIA PD322010GES0001_ Atorgament



gestió econòmicaDirector del SOC

Direccions territorials /

Directora de la Xarxa


Elaboració de les resolucions

d’atorgament per ST

Notificació

Signatura

Fiscalització D

Comptabilització D

Unificació de la Relació de propostes de

resolució

Tràmit de signatura

Elaboració de les propostes de

resolució d’atorgament

Comunicació SSTT

Resolució de recursos

Inici accions


d’atorgament per ST

Fiscalització prèvia


d’atorgament global

Resolució d’atorgament

per ST

Comprovació de la càrrega

d’accions al GIA, si és el cas

Càrrega del fitxer dels atorgaments al GPB, si és el

cas

Documents D

Notificació

Signatura

Relació d’atorgaments per

a la comptabilització

de la D

Elaboració de la Relació

d’atorgaments per a la comptabilització de la D, si és el cas

@

Fotocòpia compulsada de les resolucions, si és el

cas.Retorn de l’expedient

a cada ST

- 37 -


MA

0120

10G

E00

001

34

- 38 -


MA

0120

10G

E00

001

35

8.2.2.Procediment

Un cop comunicada la validació de les propostes d’atorgament per part de l’Òrgan Col·legiat, cada ST dins del seu àmbit d’actuació, elaborarà els següents documents:

- la proposta de resolució d’atorgament/denegació, que serà signada pel/per la director/a de la Xarxa

- la resolució d’atorgament/denegació, que serà signada pel/per la director/a del SOC

- la notificació individual de la resolució d’atorgament, que serà signada pel/per la cap del ST corresponent

- la proposta de pagament, que serà signada pel/per la director/a de la cap del ST

Per donar compliment al criteri d’economia processal i per tal d’assolir criteris d’eficiència, i sempre que sigui possible, s’emetrà una única proposta de resolució d’atorgament, una única resolució global d’atorgament per cada un dels SSTT i el registre de sortida de les notificacions individuals es realitzaran per lots. D’igual manera es procedirà per a les propostes de pagament. 1. Proposta de resolució d’atorgament. 1.1. Documents Sempre que sigui possible, hi haurà una única proposta de resolució d’atorgament per a cadascun dels SSTT. Aquestes seran signades pel/per la director/a de la Xarxa. Cadascun dels/de les cap dels SSTT generarà i trametrà a la Direcció de la Xarxa, per correu electrònic, els següents documents:

- Proposta de resolució d’atorgament per ST en format word - Annex I: Relació d’atorgaments proposats per ST en format full de càlcul

i al SPGE, per correu electrònic, el següent document:

- Annex I: Relació d’atorgaments proposats per ST en format full de càlcul 1.2. Contingut En relació al contingut de la proposta de resolució d’atorgament:

- la proposta de resolució d’atorgament per ST recollirà tots els fonaments jurídics comuns de la proposta i anirà acompanyada de l’annex corresponent:

- Annex I: relació de propostes de resolució d’atorgaments per ST, a on s’especificarà les

següents dades:

• Òrgan gestor de SSTT • Núm. d’expedient • Dades del sol·licitant: NIF/CIF, nom i cognoms / raó social, domicili • Acció • Import sol·licitat • Import proposta resolució d’atorgament

- 39 -


MA

0120

10G

E00

001

36

• Partida pressupostària

(veure l’Annex 1 Annex I: Relació de propostes de resolució d’atorgament (per ST))

1.3. Tràmit de signatura El/la director/a de la Xarxa signarà les propostes de resolució d’atorgament per ST. Les propostes de resolució d’atorgament per ST originals signades es mantindran en custòdia a la Direcció de la Xarxa fins a la finalització del procediment d’atorgament. 2. Fiscalització prèvia per part de la Intervenció delegada El SPGE unificarà els arxius dels Annexos I de tots els SSTT i elaborarà el següent documents:

- la Relació de propostes de resolució d’atorgament global

(veure l’Annex 2 Model de relació de propostes de resolució d’atorgament (global)) El SPGE trametrà a la Intervenció delegada per valisa i per correu electrònic amb còpia a la Direcció de la Xarxa:

- La Relació de propostes de resolució d’atorgament global

- els criteris de valoració utilitzats (continguts a la Guia de gestió de la convocatòria), a la Intervenció delegada per a la seva fiscalització prèvia.

La Intervenció delegada durà a terme la fiscalització prèvia del concurs mitjançant mostreig dels expedients, verificant que el procés de concurrència competitiva s’ha dut a terme sense cap irregularitat.

La Direcció de la Xarxa serà l’interlocutor amb la Intervenció delegada. Demanarà els expedients a cadascun dels SSTT i en tramitarà la seva devolució, així com les eventuals comunicacions i correccions que escaiguin.

En el cas que Intervenció delegada detecti irregularitats, emetrà un informe d’esmenes i correccions que caldrà resoldre.

Les correccions podran afectar al rànquing de valoracions i als imports proposats per cadascun dels SSTT. En cas que la redistribució del pressupost afecti a diferents Direccions Territorials, s’haurà de procedir a convocar l’Òrgan Col·legiat i repetir l’aprovació per part d’aquest.

En tot cas, s’hauran d’emetre de nou les propostes de resolució d’atorgament per ST. 3. Resolució d’atorgament Sempre que sigui possible, hi haurà una única resolució d’atorgament per a cadascun dels SSTT. Aquestes seran signades pel/per la director/a del SOC. 3.1. Emissió Per a la generació i signatura de la resolució d’atorgament es procedirà segons es detalla: Cadascun dels SSTT generaran i trametrà, per correu electrònic, a la Direcció de la Xarxa:

- la resolució d’atorgament per ST en format word

- 40 -


MA

0120

10G

E00

001

37

- Annex I: Relació de resolucions d’atorgament en format full de càlcul En el cas de que no es generi una única resolució per ST, paral·lelament, el SPGE elaborarà i trametrà, per correu electrònic, a la Direcció de la Xarxa:

- Relació de resolucions d’atorgament per comptabilització de la disponibilitat pressupostària, en format full de càlcul

Només s’emetrà aquest document per als casos en que no es realitzi una resolució única d’atorgament per ST.

Aquesta Relació es signarà en el mateix moment de la signatura de les resolucions d’atorgament. 3.2. Contingut En relació al contingut de la resolució d’atorgament:

- La resolució d’atorgament recollirà tots els fonaments jurídics comuns de la resolució i anirà acompanyada de l’Annex I

(veure l’Annex 3 Model de resolució d’atorgament (per ST))

- l’Annex I, amb idèntica informació que al de la proposta de resolució d’atorgament. (veure l’Annex 4 Model d’Annex I: Relació de resolucions d’atorgament (per ST)) En relació a la Relació de resolucions d’atorgament per comptabilització de la disponibilitat pressupostària:

- el/la director/a del SOC certifica que s’han signat les resolucions relacionades i es demana es procedeixi a la comptabilització de la disponibilitat pressupostària.

3.3. Tràmit de signatura La Direcció de la Xarxa imprimirà tots els documents anteriors i en tramitarà la signatura per part del/la director/a del SOC. Un cop signats, la Direcció de la Xarxa trametrà a cadascun dels SSTT els documents originals signats de la proposta de resolució i de la resolució, per valisa interna, per tal de què es procedeixi a la seva notificació individual. Només per als casos en que es realitzi una resolució única i, a més, el programa no es gestioni mitjançant la eina del GPB, la Direcció de la Xarxa prèviament farà una còpia compulsada de les resolucions d’atorgament i les trametrà, per valisa interna, al SPGE. Paral·lelament, la Direcció de la Xarxa trametrà, per valisa interna, al SPGE el document original signat de la Relació de resolucions d’atorgament per comptabilització de la disponibilitat pressupostària. 4. Actualització de la Base de Dades d’Integració (BDI) Un cop els òrgans gestors de SSTT disposin de la confirmació de la signatura de la resolució d’atorgament procediran a carregar la informació de les fases de sol·licitud, concurs i resolució a

- 41 -


MA

0120

10G

E00

001

38

la Base de dades d’Integració (BDI). Si la convocatòria s’ha gestionat per GIA o altre aplicatiu es pot carregar bona part de la informació de manera automàtica. Si no s’ha gestionat per GIA o altre aplicatiu, caldrà incorporar a la BDI el fitxer corresponent segons manual elaborat per l’Àrea TIC. 5. Notificació de les resolucions 5.1. Notificació de resolucions, en general L’òrgan gestor dels SSTT procedirà a la notificació de les resolucions, que signaran els/les cap del SSTT corresponents. El termini és de 10 dies hàbils a comptar des de la data de la resolució. Les notificacions es faran als beneficiaris per correu amb acusament de rebuda. Les notificacions de les resolucions es realitzaran, sempre que sigui possible, per lots d’expedients. 5.2. Notificació de les resolucions d’atorgament Per a les notificacions de resolució única d’atorgament contindrà, tenint en compte l’ establert a la normativa, i per a cada un dels expedients, la següent informació:

- el text íntegre de la resolució d’atorgament - la part del contingut de l’Annex I Relació de resolucions d’atorgament per ST que fa

referència a l’expedient

i no podrà contenir altra informació que no consti a la resolució.

Un cop es disposi de fiscalització favorable sobre les propostes de resolució incloses a la mostra seleccionada, es tramitarà la signatura i notificació d’aquestes segons el procediment descrit anteriorment.

Es donarà per finalitzat el procediment d’atorgament i es procedirà a la sol·licitud i comptabilització de les disposicions de crèdit.

- 42 -


MA

0120

10G

E00

001

39

6. Fiscalització de les disposicions pressupostàries (documents D) Un cop determinats i fiscalitzats els imports dels atorgaments, per a la fiscalització de les disposicions pressupostàries (documents D) es procedirà segons es detalla, en funció de si s’ha realitzat una resolució única per ST o no. 6.1. Resolucions múltiples per ST Per als casos en que no es realitzi una resolució única es procedirà de la següent manera:

Tal com vam exposar a l’apartat del tràmit de signatura, un cop signades les resolucions, la Direcció de la Xarxa havia tramés, per valisa interna, al SPGE la Relació de resolucions d’atorgament per comptabilització de la disponibilitat pressupostària, signades pel director/a del SOC. En relació al contingut de la proposta de disponibilitat per ST:

- Annex I: un únic lot de les propostes de disponibilitat per ST a on s’especificarà les següents dades:

• Òrgan gestor de SSTT • Núm. d’expedient • Dades del sol·licitant: NIF/CIF, nom i cognoms / raó social, domicili • Acció • Import resolució d’atorgament • Partida pressupostària

(veure l’Annex 7) 6.2. Resolució única per ST Per als casos en que es realitzi una resolució única es procedirà de la següent manera: Per al cas de que s’haguessin emès resolucions úniques per ST, i tal com vam exposar a l’apartat del tràmit de signatura, un cop signades les resolucions, la Direcció de la Xarxa havia realitzat una còpia compulsada de cadascuna de les Resolucions d’atorgament per ST i l’havia tramés, per valisa interna, al SPGE. 6.3. En tot cas, si el programa es gestiona mitjançant el GPB, El SPGE realitzarà la càrrega al GPB mitjançant el Fitxer de càrrega (veure manual GPB). Prèviament l’òrgan gestor dels SSTT ha d’haver procedit a verificar la càrrega d’accions del GIA al GPB). Cada SSTT generarà:

- Annex I: un únic lot de la proposta de disponibilitat per ST però no s’imprimirà ni es signarà, ja que només es generarà a efectes de funcionament de la eina.

6.4. Tràmit de la fiscalització El SPGE trametrà a la Intervenció delegada, per valisa interna:

- 43 -


MA

0120

10G

E00

001

40

- còpia compulsada de les Resolucions d’atorgament per ST signades per/per la director/a del SOC, en el cas que s’hagin emès Resolucions úniques per ST

- o bé la Relació de resolucions d’atorgament per comptabilització de la disponibilitat pressupostària, signades per/per la director/a del SOC, en el cas que s’hagin emès Resolucions múltiples per ST

- els documents D, en tot cas

i, a més, per correu electrònic,

- o bé la Relació de resolucions d’atorgament per comptabilització de la disponibilitat pressupostària, signades per/per la director/a del SOC, en format full de càlcul, en el seu cas.

per a la seva fiscalització i definitiva comptabilització. (veure l’Annex 5 Model de relació de resolucions d’atorgament per comptabilització de la disponibilitat pressupostària) Un cop fiscalitzades, el SPGE comunicarà aquest fet als corresponents òrgans gestors dels SSTT i els documents s’arxivaran al SPGE. 7. Fitxa d’elegibilitat FSE

Un cop finalitzat el procediment d’atorgament, l’òrgan gestor de SSCC recopilarà la informació necessària dels diferents òrgans gestors de SSTT i, conjuntament amb ells, omplirà la Fitxa d’elegibilitat FSE i la farà arribar a l’Àrea FSE.

En aquest sentit, veure l’apartat 5.1 de la Fase de Llançament de la convocatòria i l’apartat 1 del Procediment de Certificació.

(veure l’Annex 6 Model de Fitxa d’elegibilitat FSE)

8. Ckeck list de verificació administrativa – fase de gestió de la convocatòria Tota l’activitat d’aquesta fase ha de quedar recollida en el corresponent check list de verificació administrativa, signat pel tècnic corresponent i prèviament elaborat per l’òrgan gestor de SSCC responsable del llançament de la convocatòria.

El check list corresponent a la fase de revisió de sol·licitud incorporarà o annexarà la plantilla de revisió de sol·licitud específica de cada convocatòria, amb indicació de l’expedient, data i signatura del tècnic/a.

(veure l’Annex 7 Model de Checklist de verificació administrativa – fase de gestió de la convocatòria. Es tracta d’un model de continguts mínims) Formarà part de l’expedient en una subcarpeta diferenciada.

- 44 -


MA

0120

10G

E00

001

41

9. Documents que formen part de l’expedient

Formaran part de l’expedient, com a mínim, a la carpeta i subcarpetes que es detallen, els següents documents:

(veure l’Annex 0 Documents que formen part de l’expedient – PD 32)

DOCUMENTS QUE COMPOSEN ELS EXPEDIENTS

SSCC DX SSTT OT SPGE SJ / AJ FSE SCIPACarpeta de gestió de la convocatòria:

Subcarpeta atorgamentProposta de resolució d’atorgament per ST orInforme de fiscalització atorgament or fc

* Resolució d’atorgament per ST or fcNotificació + acusament de rebuda orFitxa d'elegibilitat fc or fc

Subcarpeta denegació / inadmissió / renúnciaProposta de resolució denegació / inadmissió / renúncia per ST orResolució de denegació / inadmissió / renúncia per ST orNotificació + acusament de rebuda or

Subcarpeta recursosRecurs fc orInforme tècnic del recurs fc orProposta de resolució de recurs fc or

Resolució del recurs fc or

Notificació + acusament de rebuda fc or

Subcarpeta Fiscalització de l'atorgament

Relació de propostes de resolució d'atorgament global fc or(si és R. Múltiple)

* Resolució d’atorgament per ST or fc(si és R. Única)

Informe de fiscalització or

Relació de resolucions d'atorgament per a la comptabilització de les D fc or

Documents D fiscalitzats or

Subcarpeta verificació administrativaChecklist de verificació adm - fase atorgament or


- 45 -


MA

0120

10G

E00

001

42

- 46 -


MA

0120

10G

E00

001

43

8.3. Inici d’accions i procediment del primer pagament 8.3.1.Diagrama

FA302010GES0001 GESTIÓ DE LA CONVOCATÒRIA PD332010GES0001 Inici d’accions i primer pagament

Inic

i d’a

ccio

nsP

agam

ent



gestió econòmica

Director/a / Gerent del SOC

Direccions Territorials /

Director/a de la Xarxa


Atorgament i notificació

Execució accions

Comptabilització O

Recepció document inici

d’accions

Fiscalització O

Elaboració proposta pagament

Inici d’accions

Elaboració ordre de

pagament

Proposta de pagament per

ST

Ordre de pagament

Documents O

Generació informàtica del

lot de pagament al GPB, si és el

cas

Signatura

Fotocòpia compulsada

- 47 -


MA

0120

10G

E00

001

44

- 48 -


MA

0120

10G

E00

001

45

8.3.2.Procediment

1. Inici de les accions.

Les condicions i els documents que acreditaran l’inici de les accions estaran recolli