manual de riesgos

GELMEMA-003 MANUAL DE RIESGOSGELMEMA-003 MANUAL DE RIESGOSSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

MONITOREO Y EVALUACIÓN© República de Colombia - Derechos Reservados

Bogotá, D.C., Septiembre de 2008

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PGELMEMA-003 MANUAL DE RIESGOS

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Título: MANUAL DE RIESGOSFecha elaboración aaaa-mm-dd:

2007-07-04

Sumario:Describe, califica y evalúa los riesgos asociados a las actividades relacionadas en las caracterizaciones de los procesos del Programa Gobierno en Línea, estableciendo acciones de control sobre éstos.

Palabras Claves: Riesgos, evaluación del riesgo, calificación del riesgoFormato: DOC Lenguaje: Español

Dependencia:Ministerio de Comunicaciones: Programa Agenda de Conectividad. Estrategia de Gobierno en línea.

Dependencia: Ministerio de Comunicaciones: Programa Gobierno en Línea Código: GELMEMA-003 Versión: 2.0 Estado: Generado.Categoría: Estándares.

Autor (es):Eliécer Vanegas MurciaCarmen Cecilia Henao Espinosa

Firmas:

Revisó: Eliécer Vanegas Murcia.

Aprobó:

Maria Isabel Mejía Jaramillo

Hugo Sin Triana

Eliécer Vanegas Murcia

Isabel Abello Albino

Francisco Camargo Salas

Diana María Parra Silva

Johanna Pimiento Quintero

José David Rodríguez Rojas

Información Adicional:

No disponible.

Ubicación:El archivo magnético asociado al documento está localizado en el sitio Web del Programa: http//programa.gobiernoenlinea.gov.co


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MONITOREO Y EVALUACIÓNSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA

CONTROL DE CAMBIOSCONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN1.0 2007-11-09 N.D. Director del Programa Elaboración del documento inicial.

2.0 2008-08-30 N.D.Director de Monitoreo y

EvaluaciónElaboración de ajustes a los riesgos, se incluyó causas y consecuencias


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TABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDO

1. AUDIENCIA.............................................................................................................9

2. INTRODUCCIÓN...................................................................................................10

3. RESPONSABILIDADES..........................................................................................11

4. GENERALIDADES.................................................................................................13

5. DESCRIPCIÓN.......................................................................................................15

5.1. VALORAR EL RIESGO 15

5.1.1. Identificar los riesgos 15

5.1.2. Calificar los riesgos identificados 15

5.1.3. Evaluar los riesgos 16

5.2. ESTABLECER ACCIONES DE CONTROL DEL RIESGO 17

5.2.1. Definir acciones de control 17

5.2.2. Realizar seguimiento a la implementación de las acciones de control 17

5.3. ACTUALIZAR LOS RIESGOS 17

6. RIESGOS POR PROCESO......................................................................................18

5.4. RIESGOS DEL PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO 18

5.5. RIESGOS DEL PROCESO DE INVESTIGACIÓN Y PLANEACIÓN 21

5.6. RIESGOS DEL PROCESO DE ARTICULACIÓN Y GESTIÓN 22

5.7. RIESGOS DEL PROCESO DE DESARROLLO 26

5.8. RIESGOS DEL PROCESO DE OPERACIÓN 31


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5.9. RIESGOS DEL PROCESO DE APROPIACIÓN 36

5.10. RIESGOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y JURÍDICO 37

5.11. RIESGOS DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN 39

7. TERMINOLOGÍA....................................................................................................42


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LISTA DE TABLASLISTA DE TABLAS

Tabla 1. Criterios para la calificación de la probabilidad del riesgo. 16Tabla 2. Criterios para la calificación del impacto del riesgo. 16Tabla 3. Criterios para la evaluación del riesgo. 17


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DERECHOS DE AUTOR

menos que se indique de forma contraria, el derecho de copia del texto incluido en este documento es del Gobierno de la República de Colombia. Se puede reproducir gratuitamente en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo

las siguientes condiciones:A

1. El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o distribuido.

2. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.

3. Los materiales se deben reproducir exactamente y no se deben utilizar en un contexto engañoso.

4. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la República de Colombia. Todos los derechos reservados."

5. El título del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra publicación o servicio.

Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso entrando en contacto con el Programa Gobierno en Línea del Ministerio de Comunicaciones de la República de Colombia.


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CRÉDITOS

n un trabajo conjunto entre los consultores del Programa Gobierno en Línea y la firma consultora Bureau Veritas Colombia Ltda., se han detectado los principales riesgos de los procesos contemplados en el Sistema de Gestión de Calidad de éste Programa.E

Las definiciones o terminología consignadas en éste Manual son el resultado del acompañamiento y participación de los consultores del Programa Gobierno en Línea, los cuales han intervenido de manera proactiva en el desarrollo del presente Manual.

El contenido de éste documento responde a lo establecido por la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y se desarrolla de acuerdo con lo definido en la Guía de Administración del Riesgo del Departamento Administrativo de la Función Pública.


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1. AUDIENCIA

ste Manual es aplicable a los procesos del Programa Gobierno en Línea, puesto que describe los riesgos asociados a las actividades relacionadas en las caracterizaciones, incluida la calificación, evaluación y el establecimiento de acciones de control a los riesgos.

Representa una herramienta de soporte para la toma de acciones, prevención o mitigación de riesgos, y determina el cumplimiento de los criterios exigidos por la norma NTCGP 1000 de 2004.

E


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2. INTRODUCCIÓN

l presente manual aplica a todos los procesos del Programa Gobierno en Línea, comprende desde la identificación de los riesgos asociados a las actividades descritas en las caracterizaciones, la calificación y evaluación de los riesgos, el establecimiento de

acciones de control, hasta el seguimiento en la implementación de las mismas.EHa sido creado con el propósito de brindar una herramienta que permita dar cumplimiento a la política de calidad, a través de la administración eficiente de los riesgos identificados para cada una de las actividades desarrolladas por los procesos del Programa Gobierno en Línea, mediante la ejecución de acciones de control planteadas para cada caso.

Los consultores del Programa de Gobierno en Línea, promueven la ejecución de acciones encaminadas a prevenir o mitigar los riesgos como herramienta de seguimiento y control.


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3. RESPONSABILIDADES

continuación se describen los roles y responsabilidades frente al Manual de riesgos, por parte de los responsables del Programa Gobierno en Línea.A

Director del Programa Gobierno en Línea

Aprobar, junto con el equipo de directores del Programa Gobierno en Línea, el Manual de riesgos .

Avalar las acciones de control planteadas para los riesgos que impliquen asignación de presupuesto o costos no contemplados dentro de la formulación de la actividad.

Asegurar la disponibilidad y asignación de recursos aprobados para la implementación de acciones de control. Incluir dentro de la planeación estratégica la formulación de acciones requeridas para prevenir o disminuir la aparición de riesgos.

Director de Monitoreo y Evaluación

Estructurar el Manual de riesgos .

Actualizar el Manual de riesgos, cuando se requiera.

Verificar la implementación de las acciones de control planteadas para cada uno de los riesgos evaluados.

Documentar e informar los hallazgos encontrados sobre desviaciones en la implementación.

Directores de Área

Identificar los riesgos asociados a las actividades del proceso por el cual responde.

Verificar la pertinencia de las acciones de control planteadas e implementar cambios de ser requeridos.

Definir las acciones de control propuestas junto con los consultores del proceso y escalar ante la Dirección del Programa Gobierno en Línea, aquellas que para su implementación comprometan recursos económicos no contemplados durante la formulación de la actividad.

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http://www.agenda.gov.co/documents/files/AdCMEMA-003.pdf






Asegurar que se implementen las acciones de control establecidas frente a los riesgos identificados para las actividades de su proceso.

Documentar la gestión del riesgo implementada como herramienta de consulta futura para la prevención o disminución de riesgos asociados a actividades repetitivas.

Consultores del Programa Gobierno en Línea

Participar en la identificación de riesgos asociados a las actividades del proceso al cual pertenece.

Implementar las acciones de control establecidas frente a los riesgos identificados para las actividades del proceso al cual pertenece.

Formular de manera conjunta con el Director de Área las acciones de control de los riesgos asociados al proceso del cual se es responsable.


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4. GENERALIDADES

l Estado busca satisfacer el interés general a través de la función pública lo que la conduce a mantener una constante relación con la sociedad. Ésta relación se encuentra definida por la administración pública y representada en las políticas públicas como un modelo de

Estado en particular, que refleja la forma como éste ejerce el poder. La administración pública se ocupa entonces por establecer herramientas de gestión que permitan a las entidades ser más eficientes; una de estas herramientas es la administración del riesgo, la cual actualmente se encuentra reglamentada a través de:

E

Ley 87 de 1993: “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.

Artículo 2. Literal a). Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan. Literal f). Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos.

Ley 489 de 1998: “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”

Decreto 1537 de 2001 de la Presidencia de la República; “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.

Artículo 3. De las oficinas de control interno. En desarrollo de las funciones señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, dentro de las organizaciones públicas, se enmarcan en cinco típicos, a saber: valoración de riesgos, acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes externos.

Artículo 4. Administración de riesgos. Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas, las autoridades correspondientes establecerán y aplicarán políticas e administración del riesgo. Para tal efecto, la identificación y análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas del control interno o quien haga sus veces evaluando los aspectos tanto internos conoce externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecución de los objetos organizacionales con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas


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entre los responsables de las áreas o procesos y las oficinas acordadas entre los responsables de las áreas y las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a los procedimientos.

Ley 872 de 2003: ”Por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”.

Artículo 4 “Requisitos para su implementación: literal e). Identificar y diseñar, con la participación de los servidores públicos que intervienen en cada uno de los procesos y actividades, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generan un impacto considerable en la satisfacción de necesidades y expectativas de calidad de los usuarios o destinatarios, en las materias y funciones que le competen a cada entidad”.

Norma Técnica Colombiana NTCGP – 1000: 2004, la cual por tratarse de una norma técnica, establece los principios y parámetros de gestión cuyo cumplimiento se facilita a través de la formulación de indicadores.

Numeral 4.1 Requisitos Generales: La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de esta norma. Literal g). Identificar y diseñar, con la participación de todos los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generan un impacto considerable en la satisfacción de necesidades y expectativas de calidad de los clientes, en las materias y funciones que le competen a cada entidad.

5.6.1 Información para la revisión: La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir; Literal h). Riesgos actualizados e identificados para la entidad.

7.5.1 Control de la producción y la prestación de servicio: La entidad debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable; Literal g). Los riesgos de mayor probabilidad.


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5. DESCRIPCIÓN

5.1.VALORAR EL RIESGO

Esta actividad consta de tres etapas: la identificación, la calificación del riesgo identificado y la evaluación. Estas etapas permiten administrar del riesgo e implementar una política al respecto, en el Programa Gobierno en Línea. Para cada una de ellas se sugiere tener en cuenta la mayor cantidad de datos disponibles y contar con la participación de los consultores que ejecutan los procesos para lograr que las acciones determinadas alcancen los niveles de efectividad esperados.

Para adelantar las etapas pueden utilizarse diferentes fuentes de información tales como: registros históricos, experiencias significativas registradas, literatura publicada sobre el tema, opiniones de especialistas y expertos. Así mismo, es factible aplicar varias herramientas y técnicas para identificar riesgos, entre las que se encuentran: entrevistas estructuradas con expertos en el área de interés, reuniones con directivos y consultores de todos los niveles, evaluaciones individuales usando cuestionarios, lluvias de ideas, entrevistas e indagaciones con personas ajenas al Programa Gobierno en Línea, usar diagramas de análisis tales como árboles de error, de eventos y diagramas de flujo, análisis de escenarios, revisiones periódicas de factores económicos y tecnológicos, entre otros. La técnica utilizada dependerá de las necesidades y según aplique a cada caso.

Actualmente se cuenta con una Matriz de identificación de riesgos por proceso para consolidar los riesgos, la calificación y la evaluación de riesgos por cada uno de los procesos del Programa Gobierno en Línea. La plantilla usada y las instrucciones de diligenciamiento pueden ser consultadas en el Manual de parametrización documental.

5.1.1. Identificar los riesgos

Actividad encaminada a determinar en cada uno de los procesos del Programa Gobierno en Línea los factores internos o externos que pueden ocasionar riesgos en el desarrollo de las actividades relacionadas en la caracterización, los cuales pueden afectar el logro del objetivo del proceso analizado.


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5.1.2. Calificar los riesgos identificados

Actividad encaminada a examinar la probabilidad de ocurrencia y el impacto de cada uno de los riesgos identificados de tal forma que se pueda determinar el nivel de vulnerabilidad del proceso ante situaciones previsibles.

Calificación de la probabilidad: Para valorar la probabilidad se deben considerar los controles utilizados hasta el momento y la efectividad de los mismos. La calificación de la probabilidad se determina de acuerdo con los siguientes criterios:

Tabla 1. Criterios para la calificación de la probabilidad del riesgo.

NIVEL DESCRIPCIÓN

ALTA

Es muy factible que el riesgo se produzca más de una vez en los próximos 12 meses.

Es muy posible que el hecho se presente debido a la inexistencia, insuficiencia, ineficiencia o ineficacia de controles.

MEDIAEs muy factible que el riesgo ocurra una vez en los próximos 12 meses.

Es posible que el hecho se presente debido a que los controles existentes no son suficientes ni totalmente eficaces.

BAJA El hecho puede ocurrir en algún momento pero se considera que es difícil que suceda, ya que existen controles suficientes y apropiados.

Calificación del impacto: Para la valoración del impacto se deben evaluar las consecuencias en el caso de materializarse el hecho que dio origen al riesgo y el grado en que se afecta el objetivo del proceso analizado. La calificación del impacto se determina de acuerdo con lo siguientes criterios:

Tabla 2. Criterios para la calificación del impacto del riesgo.

NIVEL DESCRIPCIÓN

ALTO Si el hecho llega a presentarse, afecta sustancialmente el resultado de las actividades y el cumplimiento de los objetivos previstos para el área.

MEDIO Si el hecho llega a presentarse afecta sustancialmente el desarrollo operativo de las actividades, y moderadamente su resultado.

BAJOSi el hecho llega a presentarse afecta muy poco el resultado de las actividades pasando a ser solo molestias, pequeñas dificultades operativas o en los puestos de trabajo.


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5.1.3. Evaluar los riesgos

Actividad encaminada a determinar el nivel de riesgo teniendo en cuenta lo establecido en los siguientes criterios:


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Tabla 3. Criterios para la evaluación del riesgo.

IMPACTO

PROBABILIDAD

ALTO MEDIO BAJO

ALTA Alto Alto Medio

MEDIA Alto Medio Bajo

BAJA Medio Medio Bajo

5.2.ESTABLECER ACCIONES DE CONTROL DEL RIESGO

5.2.1. Definir acciones de control

De acuerdo al resultado de la evaluación del riesgo, se definen acciones de control factibles, efectivas y orientadas a prevenir o reducir el riesgo; es necesario dar prioridad a la atención de los riesgos evaluados como altos. Por cada una de las acciones establecidas se debe asignar el perfil responsable para la ejecución de la misma.

5.2.2. Realizar seguimiento a la implementación de las acciones de control

Los Directores de Área, deben asegurar la implementación de las acciones de control y se debe realizar seguimiento a la implementación de dichas acciones mediante las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad.

5.3.ACTUALIZAR LOS RIESGOS

Los Directores de Área, son responsables de actualizar la Matriz de identificación de riesgos, en la medida que surjan nuevos riesgos, o si los controles aplicados logran reducir o incluso eliminar los existentes. Cualquier modificación debe ser informada al Director de Monitoreo y Evaluación.


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6. RIESGOS POR PROCESO

5.4.RIESGOS DEL PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO

ACTIVIDADES RIESGOCALIFICACIÓN

EVALUACIÓN CAUSAS CONSECUENCIAS ACCIONES DE CONTROL RESPONSABLEPROBABILIDAD IMPACTO

1. Liderar la Estrategia de

Gobierno en línea.1.1. Cambio de políticas en el Estado. BAJA ALTO MEDIA

Cambio de gobierno.Cambio en la prioridad que se de al tema de Gobierno en línea (puede subir o bajar).

Difundir los resultados positivos generados por la Estrategia de Gobierno en línea.

Director de Apropiación.

Cambio radical de las condiciones socio-económicas del país.

Cambio en la asignación de recursos al tema de Gobierno en línea (reducción o aumento).

Reforzar la institucionalidad de la Estrategia y/o del Programa Agenda de Conectividad.

Director del Programa.

1.2. Falta de voluntad política por parte del Alto Gobierno. MEDIA ALTO ALTA

Desconocimiento del tema de Gobierno en línea.

Avance lento en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.

Presentar la Estrategia de Gobierno en línea al Alto Gobierno.


Existencia de temas de mayor prioridad.

Difundir los resultados positivos generados por la Estrategia de Gobierno en línea.


Adelantar acciones de divulgación, sensibilización y capacitación de Gobierno en línea en el Alto Gobierno.

1.3. Falta de entendimiento de la Estrategia de Gobierno en línea por parte de las entidades, las empresas y/o los ciudadanos.

ALTA ALTO ALTA Falta de estrategias de divulgación, sensibilización y/o capacitación de la Estrategia de Gobierno en línea.

Las entidades no proveen servicios de Gobierno en línea y los ciudadanos y los empresarios no usan los servicios existentes.

Adelantar acciones de divulgación, sensibilización y capacitación de Gobierno en línea en las entidades.


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Adelantar acciones de divulgación, sensibilización y capacitación de Gobierno en línea dirigidas a los empresarios y ciudadanos.

1.4. Entorno normativo inadecuado y/o ausente. MEDIA MEDIO MEDIA

El ritmo en que evoluciona la tecnología es mayor que el ritmo en que evoluciona el marco normativo.

Dificultad y/o lentitud en la implementación de la estrategia de Gobierno en línea.

Impulsar la existencia de un entorno normativo adecuado.

Director de Articulación y

Gestión.

1.5. Dispersión de acciones de las Entidades. ALTA ALTO ALTA

Falta de lineamientos claros que permitan la coordinación de acciones de las entidades del Estado.

Ineficiencia en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.

Realizar acciones de articulación y gestión dirigidas a las entidades del Estado y/o sector empresarial, en temas relacionados con Gobierno en línea.


Gestión.Desorientación de los clientes de la Estrategia de Gobierno en línea.

2. Elaborar e implementar el Plan

de Acción del Programa Agenda de

Conectividad.

2.1. Falta de celeridad o inconvenientes surgidos en el proceso de contratación en sus diferentes etapas.

ALTA ALTO ALTA

Falta de recurso humano para la elaboración de pliegos de condiciones.

Necesidad de reabrir los procesos contractuales como consecuencia de la declaratoria de desierta, lo cual podría impactar el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Acción.

Elaboración de pliegos de condiciones desde la vigencia anterior.

Directores de los procesos.

Demora en la expedición de vigencias futuras por parte del DNP y/o el Ministerio de Hacienda.

Pérdida de los recursos de la vigencia como consecuencia de la declaratoria de desierta.

Realización de reuniones para presentar el Plan de acción del Programa Agenda de Conectividad a los proveedores potenciales.

Falta de interés por parte de los proponentes que no se presentan a participar en los procesos de contratación.

Recortes en el presupuesto por ejecución inoportuna de los recursos.

Realizar seguimiento permanente al Plan de Asignación de Recursos.

Incumplimiento por parte de los proponentes de los requisitos establecidos en el proceso de contratación.

2.2. Incumplimiento de metas BAJA ALTO MEDIA Recorte presupuestal. Recorte presupuestal en las Realizar seguimiento periódico Director del


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preestablecidas en el Plan de Acción. siguientes vigencias

al Plan de acción del Programa Agenda de Conectividad del año en vigencia.

Programa.

Declaratoria de desierta de algunos de los procesos contractuales que se encuentren asociados al cumplimiento de metas.Demoras originadas en las entidades participantes en los proyectos que impulsa el Programa.

3. Planificar el Sistema de Gestión

de Calidad.

3.1. Falta de alineación entre el Sistema de Calidad del Ministerio y el del Programa.

BAJA ALTO MEDIA

Los sistemas de Gestión de Calidad del Ministerio y del Programa se implementaron en períodos diferentes.

Duplicidad de trabajo.Participar en el Comité de Calidad del Ministerio de Comunicaciones.


3.2. Falta de continuidad en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

BAJA MEDIO MEDIA

Falta de apoyo por parte de la alta dirección.

Falta de eficiencia, eficacia e impacto en las acciones del Programa.

Realizar revisiones por la Dirección.


Rotación de personal del Programa.

Realizar la presentación de inducción a consultores del Programa Agenda de Conectividad.

Directores de los procesos.

4. Gestionar los recursos para la

implementación de la Estrategia de

Gobierno en línea y la operación eficaz de

los procesos del Programa Agenda de

Conectividad.

4.1. No contar con los recursos financieros y humanos requeridos para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.

MEDIA ALTO ALTA

Recortes presupuestales.

Dificultad para la implementación del Plan de Acción del Programa Agenda de Conectividad.

Realizar seguimiento periódico al Plan de acción del Programa Agenda de Conectividad.


Expedición de directrices orientadas a la austeridad del gasto público.

Dificultad para contratar los consultores requeridos. Gestionar cofinanciación por

parte de las entidades públicas en los proyectos de la Estrategia de Gobierno en Línea.Dificultad para retener a los

consultores del Programa.


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5.5.RIESGOS DEL PROCESO DE INVESTIGACIÓN Y PLANEACIÓN

ACTIVIDADES RIESGOSCALIFICACIÓN


1. Investigar e incorporar aspectos

innovadores relacionados con la

Estrategia de Gobierno En Línea.

1.1. Fuentes confiables de información, insuficientes. MEDIA ALTO ALTA

Dificultad en los procesos de contratación y/o compras a través de medios electrónicos.

No disponibilidad de fuentes de información importantes y estratégicas.

Obtener suscripción a fuentes de información reconocidas.

Director de Investigación y

Planeación.

Dificultad en la identificación de las fuentes primarias más relevantes.

No se contempla toda la oferta posible de información.

Fortalecer los vínculos con el sector académico e investigación.

Fortalecer los vínculos con las áreas de investigación de proveedores confiables.

1.2. Disponibilidad de recursos insuficientes para efectuar investigación.

MEDIA ALTO ALTA

La investigación requiere de personas con formación adecuada y disponibilidad de tiempo para dedicarse a la actividad. La falta de alguno de los dos elementos imposibilita la ejecución de la actividad.

Producción insuficiente de lineamientos y prospectiva del Gobierno en Línea.

Adecuar la estructura de recurso humano del Proceso. Dedicar tiempo suficiente del recurso humano existente a la actividad de investigación.

Director de Investigación y

Planeación.


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5.6.RIESGOS DEL PROCESO DE ARTICULACIÓN Y GESTIÓN


EVALUACIÓN CAUSA CONSECUENCIA ACCIÓN DE CONTROL RESPONSABLEPROBABILIDAD IMPACTO

1. Articular y gestionar la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.

1.1. La metodología no responde con las necesidades del sector/rama/organismo y con los propósitos de la Estrategia de Gobierno en línea.

MEDIA ALTO ALTALa metodología evalúa de manera estándar a todas las entidades

El resultado de la aplicación de la metodología no refleja en su totalidad la realidad de algunas entidades

Realizar seguimiento y retroalimentación permanente durante la aplicación de la metodología para incluir los ajustes necesarios.

Director de Articulación y Gestión.

1.2. La estructuración de los documentos no cumple con los estándares de calidad esperados.

BAJA ALTO MEDIANiveles de rigurosidad diferentes en la aplicación de la metodología.

Diagnósticos con diferentes niveles de profundidad que no facilitan la adecuada formulación de los planes de acción de Gobierno en línea.

Gestionar el autocontrol asociado al sector.

Director y Consultores de Articulación y Gestión.

Revisar los diagnósticos y planes de acción de Gobierno en línea, por parte del Director.

Validar los diagnósticos y planes de acción con la entidad y/o sector, con los interlocutores definidos.

Validar los diagnósticos y planes de acción de Gobierno en línea internamente con el equipo del área.

1.3. Falta de entendimiento de la Estrategia de Gobierno en línea por parte de las entidades, las empresas y/o los ciudadanos.

MEDIA ALTO ALTA

El esquema de trabajo para elaborar los diagnósticos y planes de acción requiere una participación activa de las entidades, lo cual genera una demora en la recolección, validación y aprobación necesaria.

El incumplimiento de las metas para la vigencia.

Definir y evaluar metas periódicamente, relacionadas con la elaboración de diagnósticos y planes de acción de Gobierno en línea. Director y

Consultores de Articulación y Gestión.Generar incentivos para que

las entidades se vinculen activamente en la elaboración de los diagnósticos y planes de acción.


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Dirigir los esfuerzos en el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Gestionar autocontrol para priorizar las actividades estratégicas.

1.4. Falta de voluntad política de las entidades del sector para la elaboración e implementación de los planes de acción.

ALTA ALTO ALTA

El posicionamiento de la Estrategia de Gobierno en línea se encuentra en periodo de sensibilización y apropiación por parte de las entidades, lo cual requiere un proceso de consolidación.

Los diferentes niveles de implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.

Definir estrategias de mercadeo ante las entidades.

Directora del Programa Agenda de Conectividad.Director y Consultores de Articulación y Gestión.

Definir convenios interadministrativos claros incluyendo acuerdos de niveles de servicio.

Implementar la estrategia de grupo elite y la estrategia de comunicaciones.

Buscar respaldo político a más alto nivel.

1.5. Los planes de acción no son implementados en las entidades. BAJA ALTO MEDIA

El plan de acción no se encuentra dentro de los lineamientos estratégicos de las entidades.

Los diferentes niveles de implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.

Contar con diagnósticos y planes de acción que cumplan con las expectativas esperadas y la retroalimentación de las entidades.

Directora del Programa Agenda de Conectividad.Director y Consultores de Articulación y Gestión.

Definir un esquema de monitoreo constante para la ejecución del plan de acción.

Apoyar a las entidades en la implementación de los proyectos y acciones estratégicas definidas en los planes de acción.


Implementar la estrategia de grupo elite y la estrategia de comunicaciones.


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Buscar respaldo político a más alto nivel.

2. Gerenciar integralmente los proyectos.

2.1. Información incompleta y/o desorganizada de los proyectos del Programa Agenda de Conectividad.

MEDIA ALTO ALTA

Desconocimiento en el uso de los instrumentos definidos para el sistema de seguimiento a proyectos.

Falta de control y seguimiento en la ejecución de proyectos.

Implementar sistema de seguimiento a proyectos.

Todas las áreas del Programa Agenda de Conectividad.

Implementar la ficha de proyecto.

Controlar periódicamente el avance de los proyectos.

2.2. Falta de claridad de las responsabilidades de las áreas, frente a la ejecución de los proyectos del Programa Agenda de Conectividad.

BAJA MEDIO MEDIA

Poca interiorización de las responsabilidades definidas para cada área en la ejecución de proyectos.

Desarticulación en las acciones que adelantan las áreas en la ejecución de proyectos.

Ejecutar de reuniones internas. Directora del Programa Agenda de Conectividad.Directores de los procesos del Programa Agenda de Conectividad.

Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad.

Ejecutar reuniones periódicas de directores de las áreas.

2.3. Incumplimiento de los plazos planteados en las etapas definidas para los proyectos.

ALTA ALTO ALTA

Situaciones no previsibles ni controlables que afectan el normal desarrollo del proyecto.Planificación inadecuada para la gestión del proyecto.


Implementar mecanismos eficientes de seguimiento al cumplimiento de lo establecido.


Definir e implementar acciones preventivas y correctivas.

2.4. Falta de implementación de metodologías y herramientas estándar para el seguimiento sistemático de los proyectos.

MEDIA MEDIO MEDIA

Desconocimiento de la importancia de la implementación de metodología y herramientas para el seguimiento a los proyectos.

Falta de control y seguimiento en la ejecución de proyectos.

Definir e implementar metodologías y herramientas estándar para el seguimiento sistemático de los proyectos.

Directora del Programa Agenda de Conectividad.Director de Articulación y Gestión.Director de Monitoreo y Evaluación.

2.5. Recursos insuficientes para la ejecución de las actividades. BAJA ALTO MEDIA

Falencias en la planificación de las actividades.Complejidad en la gestión del proceso de contratación pública.

Aplazamiento o cancelación de los proyectos definidos en la vigencia.

Tener en cuenta los tiempos para el desarrollo del proceso contractual durante la planificación de actividades. Director de

Articulación y Gestión.Directores de los procesos del Programa Agenda de Conectividad.

Definir responsabilidades puntuales en las áreas del Programa Agenda de Conectividad.

Participación del Programa Agenda de Conectividad en el proceso precontractual.

2.6. Falta de voluntad política de las entidades para la implementación de MEDIA ALTO ALTA Los proyectos no se

encuentran dentro de los Aplazamiento o cancelación de los proyectos definidos en la


Directora del Programa Agenda


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los proyectos.

lineamientos estratégicos de las entidades.Deficiencia en el proceso de toma de decisiones en las entidades.

vigencia.

de Conectividad.Director y Consultores de Articulación y Gestión.Director de Apropiación.

Definir convenios interadministrativos claros, incluyendo acuerdos de nivel de servicio.

Divulgar los beneficios de la implementación de los proyectos en la ciudadanía.


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5.7.RIESGOS DEL PROCESO DE DESARROLLO



1. Definir y detallar el alcance de las soluciones de TIC.

1.1. Ambigüedad o falencia en la información de los requerimientos ALTA ALTO ALTA

Dificultad en la comunicación o en la obtención de información con el solicitante del requerimiento

Fallas en el diseño o desarrollo de la solución

Formalizar las responsabilidades de las partes a través de convenios o el instrumento que se defina para el caso.


Falta de calidad en la construcción del requerimiento

La solución no satisface las expectativas del solicitante del requerimiento

Diligenciar completa y de manera precisa el GELDEFM-001 Requerimientos para desarrollo.

Director de Desarrollo.

Aumento en costos y re-procesos innecesarios

1.2. Ausencia o deserción de contraparte para la definición de requerimientos.

MEDIA ALTO ALTA

Falta de formalización y cumplimiento compromiso por las partes




Fallas en el proceso de articulación los participantes en el requerimiento


Realizar seguimiento permanente al cumplimiento de las responsabilidades de las partes.



Apoyar durante la especificación del requerimiento para desarrollo.

1.3. Dificultades en el acceso a la información para definición del alcance de la solución TIC.

BAJA ALTO MEDIA


Fallas en el diseño o desarrollo de la solución Facilitar mediante alianzas,

convenios o el mecanismo que se considere conveniente, el acceso a la información.

Director de Articulación y Gestión.Falta de formalización y

cumplimiento compromiso por las partes



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Ausencia de la contraparte Aumento en costos y re-procesos innecesarios

Retrasos en la ejecución de la planificación

1.4. Cambios en la normatividad relacionada con el requerimiento. MEDIA ALTO ALTA Dinámica no controlable en el

cambio de la normatividad


Gestionar la implementación de acciones que identifiquen los obstáculos normativos que impidan el desarrollo.




1.5. Incumplimiento de los compromisos de los participantes en los procesos.

MEDIA MEDIO MEDIA

Falta de formalización de compromiso por las partes

Pérdida de recursos y re-procesos innecesarios

Realizar seguimiento permanente de compromisos establecidos.


Falta de recursos para cumplir con los compromisos Cancelación del requerimiento Escalar el incumplimiento con

la parte correspondiente.Director de Desarrollo.

Evaluar la continuidad del requerimiento

1.6. No disponibilidad de recurso humano suficiente por parte del Programa Agenda de Conectividad.

MEDIA ALTO ALTA

Falta de disponibilidad presupuestal

Retrasos en la ejecución de esta etapa del proyecto

Solicitar la contratación del recurso humano con suficiente anticipación.

Director Administrativo, Financiero y Jurídico.

Demoras en los procesos de contratación

Planificar el proyecto teniendo en cuenta las eventualidades en contratación


2. Diseñar técnicamente las soluciones de TIC.

2.1. No disponibilidad y/o idoneidad del recurso humano de la contraparte, por ausencia o alta rotación.

MEDIA ALTO ALTA



Formalizar las responsabilidades de las partes a través de convenios o el instrumento que se defina para el caso. Director de

Articulación y Gestión.Fallas en el proceso de

articulación los participantes en el requerimiento


Escalar la situación para garantizar los recursos necesarios.



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2.2. No contar con los recursos financieros y humanos requeridos para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.

ALTA ALTO ALTA

Fallas en la planificación de la ejecución del contrato Demoras en las entregas

Incluir en los términos de referencia, contratos y/o convenios los elementos de selección necesarios para que los proveedores cumplan con los requisitos de calidad, oportunidad, responsabilidad recursos.

Director Administrativo, Financiero y Jurídico.

Personal no suficientemente calificado

Problemas de calidad en las entregas

Realizar seguimiento de las tareas del contratista por parte del supervisor de acuerdo a lo establecido en la Guía e contratación y adquisición de bienes y servicios.


Falla en los procesos de aseguramiento y control de calidad

Incumplimiento del contrato Escalar la situación ante las partes correspondientes.

2.3. Ineficiencia en los ciclos de aprobación de entregables por parte de entidades.

ALTA ALTO ALTA

El recurso humano designado para la revisión de entregables no cuenta con la disponibilidad requerida.

Demoras en el diseño de la solución y en los pagos a terceros

Adicionar en el GELDEFM-001 Requerimientos para desarrollo, las tareas de revisión de entregables, considerando los tiempos requeridos para ejecutar la tarea.


El proceso de revisión y aprobación es ineficiente Controles de cambios

Realizar acuerdos claros de participación de las partes en todas las etapas del proceso.


2.4. Cambio sustancial en los requerimientos frente al alcance inicialmente definido.

MEDIA ALTO ALTA

El alcance no fue correctamente definido Control de cambios

Definir claramente el Plan de trabajo de desarrollo, en el formato GELDEFM-001 Requerimientos para desarrollo, las fechas máximas de recepción de requerimientos. Director de

Desarrollo.

El equipo de trabajo cambia Costos adicionales Revisar oportunamente los requerimientos para desarrollo.

Se generan nuevos cambios normativos imperativos Demoras en el diseño

Formalizar y aplicar la metodología de control de cambios de la solución.


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2.5. Dificultades en el acceso a la información para diseño. BAJA ALTO MEDIA



Facilitar mediante alianzas, convenios o el mecanismo que se considere conveniente, el acceso a la información.




Ausencia de la contraparte Aumento en costos y re-procesos innecesarios

Retrasos en la ejecución de la planificación

3. Implementar soluciones de TIC.

3.1. Problemas administrativos que dificulten los pagos a contratistas. MEDIA MEDIO MEDIA

Demoras en las entidades contratantes para la ejecución de pago a los contratistas

El contratista no contará con los recursos necesarios para la ejecución adecuada del contrato.

Seguir los procedimientos de contratación y manejar políticas de trámite con los contratistas.

Director Administrativo, Financiero y Jurídico.Director de Desarrollo.

3.2. Incumplimiento de los compromisos adquiridos por parte de los contratistas, relacionados con: calidad, oportunidad, responsabilidad, recursos.

ALTA ALTO ALTA

Fallas en la planificación de la ejecución del contrato Demoras en las entregas

Incluir en los términos de referencia, contratos y/o convenios los elementos de selección necesarios para que los proveedores cumplan con los requisitos de calidad, oportunidad, responsabilidad, recursos.

Director Articulación y Gestión.

Personal no suficientemente calificado

Problemas de calidad en las entregas

Realizar seguimiento a las tareas del contratista por parte del supervisor de acuerdo a lo establecido en la Guía de contratación y adquisición de bienes y servicios.


Falla en los procesos de aseguramiento y control de calidad

Incumplimiento del contrato Escalar la situación con las partes correspondientes.

3.3. No disponibilidad y/o idoneidad del recurso humano de la contraparte responsable de las pruebas de aceptación.

MEDIA ALTO ALTAFalta de formalización y cumplimiento compromiso por las partes

Fallas en la implementación de la solución




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Fallas en el proceso de articulación los participantes en el requerimiento


Mantener canales de comunicación con los responsables en cada Entidad.


3.4. Cambios en los requerimientos frente al alcance inicialmente definido.

MEDIA MEDIO MEDIA

El alcance no fue correctamente definido Control de cambios

Definir claramente dentro de los planes de trabajo las fechas máximas de recepción de requerimientos.


El equipo de trabajo cambia Costos adicionales

Asegurar que los requerimientos se especifiquen en GELDEFM-001 Requerimientos para desarrollo y en GELDEFM-005 Diseño de la solución TIC.


Se generan nuevos cambios normativos imperativos Demoras en el diseño

Formalizar y aplicar el GELDEFM-010 Control de cambios de la solución TIC.

4. Asegurar con el proceso de operación la puesta en producción de soluciones de TIC desarrolladas por el Programa Agenda de Conectividad.

4.1. Carencia de recursos hardware, software o personal requeridos que no hacen parte de la solución y que son requeridos para la puesta en producción.

BAJA ALTO MEDIA

Falta de especificación de recursos requeridos desde la planificación del desarrollo de la solución.

Demoras o incapacidad de puesta en funcionamiento de la solución.

Determinar específicamente en GELDEFM-001 Requerimientos para desarrollo, entre otras cosas: los recursos a necesitar, las responsabilidades y autoridades, canales de comunicación, infraestructura para la puesta en producción, entre las partes.

Director de Articulación y Gestión.Director de Desarrollo.

4.2. Dificultades técnicas que se presenten durante la puesta en producción.

MEDIA ALTO ALTAFalta de acompañamiento técnico suficiente durante la puesta en producción

Demoras en la puesta en producción de la solución

Asegurar que en convenios y/o contratos se incluya garantía y soporte técnico.



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Establecer dentro de los compromisos iniciales las responsabilidades en la consecución y manejo de la infraestructura y otros recursos que no formen parte de la solución, para puesta en producción de la solución TIC.

Director de Desarrollo.Director de Operación.


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5.8.RIESGOS DEL PROCESO DE OPERACIÓN



1. Proveer servicios de la Intranet

Gubernamental.

1.1. Costos superiores a la medida del mercado. MEDIA ALTO ALTA

Propuestas o servicios por fuera de los estándares o sin planificar.

Afectación de los indicadores de gestión del Programa.

Apoyarse en la interventoría y en los estudios de mercado elaborados por el Programa para determinar, en el modelo aplicable, tarifas razonables.

Director de Operación

1.2. Mala administración de la infraestructura o aplicaciones en el cliente.

BAJA ALTO MEDIA

Falta de calificación del personal de la entidad.


Elaboración de documentos guía básicos.


Instrucciones no precisas desde los responsables de la operación.

Acompañamiento del responsable de gestión del servicio del área.

Acompañamiento de parte técnica del operador de la Intranet Gubernamental.

1.3. Problemas de operación de infraestructura o aplicaciones en el cliente.

BAJA ALTO MEDIA

Falta de calificación del personal de la entidad.


Elaboración de documentos guía básicos.


Instrucciones no precisas desde los responsables de la operación.

Acompañamiento del responsable de gestión del servicio del área.

Acompañamiento de parte técnica del operador de la Intranet Gubernamental.

1.4. Inexistencia de usuarios potenciales a los servicios ofrecidos. BAJA ALTO MEDIA

Falta de promoción de los servicios.

Bajo uso de los productos o servicios.

Promoción de los productos y servicios reales aplicables.


GestiónServicios no acorde con las necesidades de los clientes.


Servicios muy costosos.

2. Soportar los servicios que presta

la Intranet Gubernamental.

2.1. Incumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio. MEDIA ALTO ALTA

No disponibilidad de recurso humano y técnico suficiente.

Afectación de la imagen y de la credibilidad de la Intranet y del Programa.

Reuniones de seguimiento y oficios de alerta sobre la posibilidad del incumplimiento.


Compromiso del equipo de Aplicación de penalizaciones


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trabajo.sobre incumplimientos.Falta de herramientas de

gestión.

2.2. Insuficiencia de recurso humano para soportar todos los servicios. BAJA ALTO MEDIA

Esquema de contratación definido Afectación de los productos y

servicios de la Intranet.

Apoyo de la interventoría.Director de OperaciónDificultad en la consecución

de personal calificado.Supervisión periódica del personal por parte del área.

3. Gestionar los servicios de la

Intranet Gubernamental.

3.1. No aplicación de los procedimientos establecidos. MEDIA MEDIO MEDIA

Desconocimiento del proceso y los procedimientos del área de Operación.

Prestación inadecuada de productos y servicios.

Revisión periódica de los procedimientos.


Afectación de la imagen y de la credibilidad del Programa.

Publicación de los procedimientos actualizados.

Divulgación y orientación a los usuarios sobre los mismos.

3.2. Demora en la ejecución de los procedimientos. MEDIA ALTO ALTA

Dificultad en la gestión y seguimiento de las solicitudes.

Prestación inadecuada de productos y servicios.

Revisión periódica de los procedimientos.

Director de OperaciónDificultad en la definición del

alcance de los servicios, en caso de ser nuevos.

Afectación de la imagen y de la credibilidad del Programa.

Aplicación de penalidades definidas.

4. Planificar la implementación de la

gestión de los servicios.

4.1. Falta de información sobre el proceso de Operación y de sus productos y servicios.

MEDIA MEDIO MEDIA

Dificultades en la divulgación de los productos y servicios.

Inadecuada planeación del Área y de su gestión.

Revisión periódica de la información arrojada por la operación. Director de

OperaciónDesconocimiento del proceso y los procedimientos de Operación.

No alineación del Área con los objetivos del Programa.

Reuniones periódicas de evaluación del servicio.

4.2. Inexactitud de la información de la operación lo que puede causar una mala planificación.

MEDIA ALTO ALTA

Inadecuada configuración de herramientas generadoras de información. Afectación de la imagen del

Programa.

Revisión periódica de la información arrojada por la operación. Director de

OperaciónNo disponibilidad de información.

Reuniones periódicas de evaluación del servicio.

5. Gestionar la seguridad de la

Intranet Gubernamental.

5.1. Falta de herramientas que faciliten la gestión. BAJA ALTO MEDIA Mala planeación del

esquema de seguridad.Orientación inadecuada de las políticas de seguridad.

Revisión y seguimiento al cumplimiento contractual.


5.2. No contar con recurso humano capacitado y especializado. BAJA ALTO MEDIA

Dificultad en la consecución de recurso humano calificado.

Productos y servicios expuestos a problemas de seguridad. Reuniones periódicas de

evaluación del servicio y de quienes lo proveen.

Director de OperaciónAfectación de la imagen del

Programa.6. Alinear la

operación de la Intranet con la perspectiva del

Programa.

6.1. Ejecutar la operación por fuera de la visión del Programa. BAJA ALTO MEDIA

Desconocimiento del Programa, su misión, visión y objetivos.

Orientación inadecuada del área de operación y, por ende, afectación de la imagen del Programa.

Capacitación y sensibilización del equipo de trabajo y de los operadores sobre el Programa.

Director de Apropiación


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7. Gestionar la infraestructura.

7.1. Incumplimiento de la disponibilidad de la infraestructura. BAJA ALTO MEDIA

Falta de mecanismos de contingencia para la infraestructura.

Posibilidad de afectaciones legales y contractuales de los usuarios.

Aplicación de ANS y de metodologías de seguimiento a la operación.

Director de OperaciónFalta de preparación del

equipo de trabajo.Afectación de la imagen del Programa.

Monitoreo permanente, manual y automatizado, de la infraestructura.

Reuniones y comités de seguimiento.

7.2 Administración inadecuada de la infraestructura. BAJA ALTO MEDIA

Inadecuada preparación del personal a cargo de la operación.

Imposibilidad de tomar decisiones acertadas al interior del área.


Director de OperaciónFalta de herramientas de

gestión de la infraestructura.Prestación inoportuna del servicio.



7.3 Inadecuados tiempos de respuesta en los productos y servicios.

MEDIA ALTO ALTA

Inadecuada preparación del personal a cargo de la operación.

Posibilidad de afectaciones legales y contractuales de los usuarios.



Indisponibilidad del equipo de trabajo requerido para la atención del servicio.

Afectación de la imagen del Programa.




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5.9.RIESGOS DEL PROCESO DE APROPIACIÓN

ACTIVIDADES RIESGOCALIFICACION

EVALUACION CAUSA CONSECUENCIA ACCIONES DE CONTROL RESPONSABLEPROBABILIDAD IMPACTO

1. Promover la Estrategia de

Gobierno en línea.

1.1. Falta de profundidad en los estudios y análisis de la estrategia de comunicaciones.

MEDIA MEDIO MEDIADefinición inadecuada del alcance y metodología de los estudios.

Los resultados de los estudios y análisis no reflejan la profundidad esperada.

Facilitar información sobre sectores y estrategia de comunicaciones. Director de

Apropiación.Realizar reuniones e informes de seguimiento con el contratista.

1.2. Imagen del Gobierno en línea y del Programa, inadecuada y/o confusa para el público.

MEDIA ALTO ALTA

Los valores que transmite la imagen no son los que el público asocia con el Gobierno en línea y con el Programa.

El posicionamiento del Gobierno en línea y del Programa se ve afectado.

Realizar grupos de enfoque e investigaciones de mercado.


1.3. Los recursos invertidos no generan los resultados esperados. MEDIA ALTO ALTA

Fallas en la planeación de la distribución de la inversión en ATL y BTL.

Deficiencias en la cobertura, rentabilidad e impacto de la estrategia de comunicaciones.

Medir la cobertura, rentabilidad e impacto de la estrategia de comunicaciones.


1.4. Baja aceptación, credibilidad y/o impacto de la estrategia de comunicaciones.

MEDIA ALTO ALTA

Fallas en la definición de los mensajes a transmitir y las actividades a realizar mediante los diferentes planes de la estrategia de comunicaciones.

Deficiencias en la aceptación, efectividad e impacto de la estrategia de comunicaciones.

Realizar estudios e investigaciones sobre la aceptación, efectividad e impacto de la estrategia de comunicaciones. Director de

Apropiación.

Ajustar los planes de acuerdo con los resultados del seguimiento y medición.

1.5. Provisión insuficiente y/o inadecuada de información en los requerimientos para generar recursos efectivos de comunicación.

ALTA ALTO ALTA

Definición inadecuada del alcance y necesidades a satisfacer mediante el recurso de comunicación.

El recurso de comunicación previsto no es efectivo frente a la necesidad real para la cual fue requerido

Verificar el cumplimiento a lo establecido en GELAPPR-003 Procedimiento para gestionar requerimientos internos de comunicación.



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ACTIVIDADES RIESGOCALIFICACION

EVALUACION CAUSA CONSECUENCIA ACCIONES DE CONTROL RESPONSABLEPROBABILIDAD IMPACTO

2. Sensibilizar y Capacitar en

Gobierno en línea.

2.1. No generar valor agregado a los servidores públicos y entidades con las capacitaciones.

MEDIA ALTO ALTA

Definición inadecuada del alcance, contenido y perfiles de público de las capacitaciones


Diseñar e implementar un plan de capacitaciones segmentado por perfil de público identificado, acorde con los componentes de Gobierno en línea 2008. Director de

Apropiación.

Llevar el registro temático por participante en sensibilizaciones y capacitaciones.

2.2. Inadecuados canales y mecanismos de difusión, convocatoria e inscripciones a las capacitaciones.

MEDIA ALTO ALTA

Fallas en la definición de los canales y mecanismos según las temáticas y perfiles de públicos


Revisar y ajustar antes, durante y después de cada actividad los procesos de difusión, convocatoria e inscripción.



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5.10. RIESGOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y JURÍDICO



1. Solicitar y hacer seguimiento a los contratos de bienes y servicios, y/o convenios.

1.1. Las propuestas presentadas no cumplen con los requisitos establecidos.

ALTA ALTO ALTA

Los temas de Gobierno en línea son recientes en nuestro país, por ello el mercado no cuenta con experiencia en esta clase de temas.

Procesos de licitación declarados desiertos. Efectuar reuniones con los

proveedores para explicar los proyectos del Programa Agenda de Conectividad.


Falta de especificación conceptual en los términos de referencia.

Retraso en los cronogramas de los proyectos.

Director Administrativo, Financiero y Jurídico.Estimación baja del

presupuesto.Rezago en la ejecución presupuestal

1.2. Ausencia de propuestas para el proceso contractual. MEDIA ALTO ALTA

Los temas de Gobierno en línea son recientes en nuestro país, por ello el mercado no cuenta con experiencia en esta clase de temas.

Procesos de licitación declarados desiertos. Efectuar reuniones con los

proveedores para explicar los proyectos del Programa Agenda de Conectividad.


Falta de especificación conceptual en los términos de referencia.

Retraso en los cronogramas de los proyectos.

Director Administrativo, Financiero y Jurídico.Estimación baja del

presupuesto.Rezago en la ejecución presupuestal.

1.3. Entrega inoportuna por parte de los procesos del Programa Agenda de Conectividad de los términos de referencia.

MEDIA ALTO ALTA

Interacción con otras Entidades para acordar el alcance en los términos de referencia.

Retraso en los cronogramas de los proyectos. Fijar tiempos para la entrega

de solicitudes de contratación.

Director Administrativo, Financiero y Jurídico.Rezago en la ejecución

presupuestal.

2. Gestionar el pago a contratistas y proveedores.

2.1. Documentación incompleta y/o fuera de la vigencia. BAJA MEDIO BAJA

Entrega de documentos por parte de los contratistas sobre las fechas de corte

Retraso en la ejecución presupuestal. Revisar exhaustivamente la

documentación presentada para la gestión del pago.

Contratista, Proveedor.

Duplicidad de trabajo por parte del Área Administrativa, Financiera y Jurídica.

Director Administrativo,

Financiero y Jurídico.

3. Realizar seguimiento de la ejecución de los

3.1. Incumplimiento en la entrega de los informes presentados por el Administrador de Recursos.

ALTA ALTO ALTAConsolidación de la información por parte del Administrador de recursos.

No disponer de la información oportuna para efectuar el correspondiente seguimiento.

Realizar seguimiento para la entrega de los informes dentro de los tiempos pactados.


Financiero y


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recursos asignados. Jurídico.

Establecer en la GELAGFM-002 Ficha de Proyecto un método de semaforización relacionado con la ejecución presupuestal.

4. Administrar y mantener los bienes muebles asignados.

4.1. Pérdida de bienes muebles asignados que no se encuentren asegurados.

BAJA MEDIO BAJA

Demora en el proceso de conciliación contable entre el Fondo de Comunicaciones y el Administrador.

Bienes que se encuentran en uso sin que se encuentren debidamente asegurados.

Reportar a tiempo la adquisición de bienes muebles. Director

Administrativo, Financiero y

Jurídico.Sólo entregar los bienes para uso una vez se encuentren asegurados.

5. Administrar el archivo de documentos del Programa Agenda de Conectividad.

5.1. Pérdida de documentos. ALTA ALTO ALTA Devolución inoportuna de los expedientes documentales.

Falta de documentación para: Seguimiento ejecución contractual, soportes para pagos, respuestas a organismos de control.

Implementar el formato de préstamo y el formato de entrega de correspondencia a archivo.


Financiero y Jurídico.

5.2. Deterioro de los documentos. BAJA ALTO MEDIA

Inadecuada manipulación de los documentos.

Pérdida de la información.

Elaborar y dar cumplimiento al GELAFMA-001 Manual de archivo y correspondencia.


Financiero y Jurídico.Inadecuadas instalaciones

físicas para la conservación de los documentos.

Divulgar los aspectos normativos de conservación documental y que se consideren de aplicación transversal en los procesos del Programa Agenda de Conectividad.


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5.11. RIESGOS DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN



1. Monitorear y evaluar el avance de Gobierno en línea.

1.1. La Conceptualización, el diseño y/o aplicación de la metodología no contempla todas las variables de monitoreo y evaluación de Gobierno en línea.

MEDIA ALTO ALTA Definición inadecuada del alcance de la metodología.

Los resultados de la metodología no reflejan el estado de avance del Gobierno en línea.

Evaluar periódicamente el alcance de la metodología de acuerdo a las condiciones del entorno.

Director de Monitoreo y Evaluación.

1.2. Entidades no participan en la aplicación de la metodología de monitoreo y evaluación de Gobierno en línea.

MEDIA ALTO ALTA

Falta de voluntad política de los directivos de la entidades.


Adelantar las acciones a que haya lugar para articular, gestionar y difundir los objetivos a alcanzar en la aplicación de la metodología de monitoreo y evaluación del Gobierno en línea.


Gestión.Falta de conocimiento y apropiación de la Estrategia de Gobierno en línea.

Ausencia de un marco normativo que reglamente el reporte de información.

Inadecuada implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.

Buscar respaldo político al más alto nivel para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.


1.3. La(s) herramienta(s) de software que soporta el sistema de monitoreo y evaluación de Gobierno en línea, no cuente(n) con las características funcionales y/o técnicas suficientes.

BAJA ALTO MEDIA

Definición inadecuada de las características funcionales y/o técnicas de la(s) herramienta(s) de software que soporta(n) el monitoreo y evaluación.


Evaluar periódicamente el alcance de la metodología contrastado la con la funcionalidad provista por la(s) herramienta(s) de software, de manera que se hagan los ajustes correspondientes.

Director de Monitoreo y Evaluación.El sistema no provee la

información necesaria y adecuada para la toma de decisiones.


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1.4. Entidades no suministran la información requerida de manera oportuna y con la precisión y consistencia requerida para realizar el proceso monitoreo y evaluación de Gobierno en línea.

ALTA ALTO ALTA

Falta de voluntad política de los directivos de la entidades.


Implementar estrategias de incentivos para que las Entidades suministren los datos requeridos para monitorear y evaluar el avance de Gobierno en línea.

Director del Programa Agenda de Conectividad.

Falta de conocimiento y apropiación de la Estrategia de Gobierno en línea.

Inadecuada implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.

Impulsar la creación de instrumentos normativos para que las Entidades suministren los datos requeridos para monitorear y evaluar el avance de Gobierno en línea.


Ausencia de un marco normativo que reglamente el reporte de información.

Insuficiente información para la toma de decisiones.

Facilitar las herramientas técnicas y/o procedimentales para el reporte de información por parte de las entidades.

2. Monitorear y evaluar la gestión de

los proyectos.

2.1. La Ficha de proyecto no se diligencia de manera oportuna y los datos registrados no son precisos y consistentes.

ALTA ALTO ALTA

Desconocimiento por parte de los consultores sobre el correcto diligenciamiento de la ficha de proyectos.

Insuficiente información para la toma de decisiones.

Definir e Implementar instructivo para el diligenciamiento de la Ficha de Proyecto.


Falta de apropiación por parte de los consultores del diligenciamiento de la ficha de proyecto.

Ausencia de herramientas tecnológicas que faciliten el diligenciamiento y reporte de información.

3. Definir, diseñar, implementar,

monitorear y evaluar el Sistema de Gestión

de Calidad.

3.1. Los cambios que puedan afectar la integridad del Sistema de Gestión de Calidad del Programa Agenda de Conectividad, no se incorporan en el sistema.

MEDIA ALTO ALTA Falta de seguimiento permanente a través de las revisiones por la Dirección, donde se incluyan los cambios de normativo, estructural y de las normas que podrían afectar el Sistema de Gestión de Calidad diseñado e implementado.

Deficiencias en la sostenibilidad del sistema de calidad por no incorporar los cambios que podrían afectar el sistema.

Adelantar la(s) revisiones del Sistema de Gestión de Calidad del Programa Agenda de Conectividad, por parte de la Dirección en los tiempos definidos.

Director del Programa Agenda de Conectividad.


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3.2. Ejecución incompleta del programa de auditorías internas. BAJA ALTO MEDIA

Debilidades en la programación de las auditorias internas Evaluación incompleta del

estado de implementación y mantenimiento del sistema de calidad.

Realizar la correspondiente planificación del programa de auditoría interna de calidad.

Representante del Sistema de Gestión

de Calidad.

Falta de recurso humano disponible para realizar las auditorias internas de calidad

Programar el equipo de auditoria de acuerdo con el plan de auditoria


de Calidad.

3.3. Ejecución de las acciones correctivas no cubre la causa de la no conformidad.

ALTA ALTO ALTADebilidades en el análisis de causa de los hallazgos detectados.

Utilización inadecuada de recursos (humanos, financieros y técnicos) para corregir la no conformidad.

Implementar adecuadamente el GELMEPR-005 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas.

Directores de área.

Aumento en la probabilidad de ocurrencia de más hallazgos y nuevas acciones correctivas.


de Calidad.

4. Gestionar Requerimientos de

información, peticiones, quejas y

reclamos.

4.1. La atención de requerimientos de información, peticiones, quejas ó reclamos, son inoportunos.

MEDIA ALTO ALTA

Retrasos en la demora de atención de requerimientos de información, peticiones, quejas o reclamos.

Aumento en los hallazgos derivados de peticiones, quejas o reclamos.

Implementar procedimientos para formular anteproyectos y proyectos, para articular y administrar proyectos.


Debilidades en el seguimiento de el cuadro de control de correspondencia.

Implicaciones legales por la no oportuna respuesta de acuerdo con los términos que asigna la ley para atención de PQR.

Implementar el GELMEPR-006 Procedimiento para atender derechos de petición, solicitudes de información, consultas, quejas y reclamos.

4.2. Respuesta ofrecida al requerimiento de información, petición, queja ó reclamo, no satisface la necesidad del solicitante.

MEDIA ALTO ALTAFalta de precisión por parte del solicitante de la información requerida.

Aumento en los hallazgos derivados de peticiones, quejas o reclamos.

Implementar el GELMEPR-006 Procedimiento para atender derechos de petición, solicitudes de información, consultas, quejas y reclamos.


Implicaciones legales por la no oportuna respuesta de acuerdo con los términos que asigna la ley para atención de PQR.


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7. TERMINOLOGÍA

ACCIÓN DE CONTROL: Acción propuesta para evitar o minimizar la ocurrencia de eventos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos propuestos para los procesos del Programa Gobierno en Línea. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: Es una parte de la administración, que aborda las consecuencias del riesgo. Consta de dos etapas: 1. Valoración: mediante la identificación, calificación y evaluación del riesgo, y 2. La administración propiamente dicha, en que se elabora, implementa y hace seguimiento a las acciones de control.

ANÁLISIS DE RIESGOS: Para el caso del Programa Gobierno en Línea, se refiere a la calificación del impacto y la probabilidad del riesgo.

CALIFICACIÓN DEL RIESGO: Actividad encaminada a la estimación cualitativa de la probabilidad y el impacto.

EVALUACIÓN DEL RIESGO: Actividad encaminada a establecer el nivel de vulnerabilidad del proceso o actividad ante situaciones previsibles.

IMPACTO: Consecuencias que se pueden ocasionar por la materialización del riesgo.

MATRIZ DE RIESGOS: Es un herramienta mediante la cual se identifica un conjunto ordenado y flexible de factores que pueden dar origen a un riesgo, se califica la presencia del riesgo y se prevén sus posibles daños. Igualmente, es una herramienta gerencial que puede adaptarse a las necesidades y objetivos de quienes deseen utilizarlo. Observando los distintos factores que lo integran y valorando la situación, se podría diseñar estrategias y acciones orientadas a evitar, controlar o minimizar la presencia de tales riesgos.

PROBABILIDAD: Número de veces que el riesgo puede presentarse o se ha presentado en un determinado tiempo.

RIESGO: Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones del Programa Gobierno en Línea y afectar el logro de los objetivos establecidos.


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manual de riesgos

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