manual de puestos y funciones

8/8/2019 Manual de Puestos y Funciones

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El Manual de Puestos y Funciones contiene

las responsabilidades y obligaciones

específicas delos diferentes puestos que integran la

estructura organizacional, a través de la

descripción de las

funciones rutinarias de trabajo para cada

uno de ellos.



Describe el nivel jerárquico de cada

puesto dentro de la organización, así como su relación

de dependencia, lo cual quiere decir el

lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura

organizacional, a que posiciones está subordinado

directa e indirectamente y cuál es su relación con otros

puestos de trabajo.



Podemos definir lo como la presentaciónescrita de la naturaleza y contenido de un

puesto determinado dentro de una

organización.

Principalmente explica los objetivos,

responsabilidades, funciones y relaciones

de trabajo del puesto.



Por su parte, la especificación de puestos, llamada también perfil,

consigna los requisitos mínimos para que el puesto sea bien

desempeñado.

Esta especificación se basa en los factores utilizados en el manual

de valuación de puestos.



Son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación, que permiten

registrar y transmitir en forma ordenada y

sistemática la información de una organización.



Según Mondy y Noe (1997) ³el proceso sistemático de

determinar las habilidades, deberes y conocimientos

necesarios para desempeñar puestos en una organización.

El Propone desarrollarlo cuando :

1. Se funda una organización y se inicia un programa de

análisis de puestos por primera vez.

2. Se crean nuevos puestos.

3. Se modifican de manera significativa los puestos comoresultado de nuevas tecnologías, métodos,

procedimientos o sistemas.



Chiavenato, (1999) añade: ³La descripción del cargo es un proceso que

consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo

diferencian de los demás cargos de la empresa.

Respondiendo a las preguntas:

1. qué hace el ocupante

2. cuándo lo hace

3. cómo lo hace4. por qué lo hace

5. Quien lo hace

6. Que trabajo se hace.

Básicamente, es hacer un inventario de los aspectossignificativos del cargo y de los deberes y las

responsabilidades que comprende



Después de obtener respuestas claras y precisas para cada

una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse,

a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta

¿por qué?. Las nuevas respuestas que se obtengan darán la

pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento

administrativo.



Presentar una visión de conjunto de la organización.

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de

los distintos niveles jerárquicos.

Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al

personal.



Per itir el rr e tiempo esf er o en l r eali aci n el tr aba jo.

ncionar como medio de r elaci n coor dinaci n con

otr as or ani aciones.

Ser ir como ehículo de inf or maci n a los pr oveedor es de bienes,

pr estador es de ser vicios, usuarios clientes.

Cr ear una cultur a de la or ani aci n, orientada a la me jor a continua.



Por su contenido se clasifican en:

De organización: Dónde se especifican las diversas unidades

orgánicas que componen la empresa.

De procedimientos: Acá se establecen los principales

procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por

ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago

de sueldos, etc.



De políticas: Se determinan las políticas que guiarán el

accionar de la empresa.

De bienvenida: Diseñado especialmente para los nuevos

empleados, en este manual se detallan los antecedentes

de la empresa, misión, visión, valores, etc.



Por su ámbito:

Generales: que contienen información de la totalidad

de la organización.

Específicos: que consignan información de un área

o específica.



Logotipo de la organización.

Nombre oficial de la organización.

Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en

particular debe anotarse el nombre de la misma.

Lugar y fecha de elaboración.Número de revisión (en su caso).

Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o

autorización.

Clave de la forma. En primer término, las siglas de la

organización, en segundo lugar las siglas de la unidad

administrativa donde se utiliza la forma y, por último, elnúmero de la forma. Entre las siglas y el número debe

colocarse un guión o diagonal.



A continuación se presenta un breve modelo de

este tipo de manual:



Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un

manual, es indispensable prever que no queda diluida la

responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas

personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por

un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del

proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización.De

esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación

de la información.

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