manual de procesos

I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO

PROCESO Y CÓDIGO:GESTIÓN ADMINISTRATIVA

VERSIÓN: 001Emisión: 10-2008

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDMIENTOS Actualización:

INSTITUCION EDUCATIVA

SAGRADA FAMILIA POTRERILLOPALMIRA

_____________________________________________________________

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS





INSTITUCION EDUCATIVA

SAGRADA FAMILIA POTRERILLOPALMIRA

_____________________________________________________________

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

TABLA DE CONTENIDO





PAGINAPRESENTACION

1. INTRODUCCION 12. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS2

3. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3

4. ESTRUCTURA ORGANICA 45. MAPA DE PROCESOS 56. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO 66.1. PROCESOS Y PRODUCTO 76.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTO 96.3. PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE

FLUJO15

7. MARCO REFERENCIAL 827.1. PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 837.2. PROCESO GESTION ACADEMICA 957.3. PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA 1018. ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE CARGOS 122

ANEXOSANEXO 1

CODIFICACION DE LOS CARGOS 156

ANEXO 2

MODELO DE ACUERDO “POR EL CUAL SE APRUEBA Y ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO”

157

ANEXO 3

CONVENCION DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO 158

ANEXO 4

GLOSARIO 159

ANEXO 5

ABREVIATURAS 160





PRESENTACION

La Institución Educativa SAGRADA FAMILIA POTRERILLO, en su proceso de modernización institucional y para dar cumplimiento a las exigencias de tipo legal (Ley 87 de 1993), viene desarrollando acciones planificadas que le permitan incorporar las técnicas de la administración moderna, para cumplir adecuadamente con su Misión y Visión.

Dentro de estas acciones, la Institución, se apoyo en un grupo de profesionales externos, quienes con su experiencia en Control Interno y en Sistema de Gestión de Calidad, adelantaron un trabajo de campo con la participación de todos los funcionarios de la Institución, para identificar los productos, los procesos, los procedimientos y las actividades que se llevan a cabo en la Institución Educativa.

La información obtenida, después de realizarle un análisis y estudio cuidadoso, se sistematizó y ajustó a la estructura orgánica de la Institución, la cual dio como resultado el presente Manual de Procesos y Procedimiento, herramienta que debe convertirse en la guía de trabajo de todas las áreas académicas y administrativas de la Institución Educativa SAGRADA FAMILIA POTRERILLO.

El presente Manual contiene la Estructura Orgánica, el Mapa de Procesos, los Procesos, Productos y Procedimientos Diagramados, igualmente el Marco Referencial, donde se identifica cada uno de los procedimientos, la definición, el fundamento legal, los requisitos iniciales, los documentos utilizados, la periodicidad, el producto o servicio final el cliente y algunas observaciones y por último el Esquema Sistemático Despliegue de Cargos, donde se relacionan las funciones, los insumos, las actividades, los productos y algunas observaciones de cada uno de los cargos identificados en la Estructura Orgánica.





1.INTRODUCCIÓN

Los Manuales de Procesos y Procedimientos y el Esquema Sistemático, Despliegue de Cargos, son una herramienta administrativa que permite el ágil, organizado y eficiente desarrollo de la gestión de cualquier organización. De igual forma la simplificación y la racionalización y la participación de las distintas dependencias en la ejecución de las actividades propias de cada proceso, a la vez que ayuda a la fijación de niveles de responsabilidad, ejecución de funciones y la determinación de controles, ajustes y retroalimentación de los mismos.

A partir de los tipos de procesos mas importantes que una organización tiene que manejar como lo son el Gerencial, el Operativo y el de Apoyo se han determinado tres grandes procesos – Direccionamiento Estratégica, Gestión Académica y Gestión Administrativa, desde donde se ejecutan las actividades y funciones de los diferentes cargos de la Institución.

EL Manual cuenta con una diagramación de los procedimientos que permite conocer la secuencia ordenada de las actividades y las áreas involucradas en su cumplimiento y de igual forma con un Marco Referencial que establece los criterios requeridos y el marco legal entre otros aspectos.

El Despliegue de Cargos involucra las funciones del personal Docente y Administrativo con el Insumo, la actividad y el producto como un sistema interactivo que permite hilar las acciones pertinentes de cada cargo para una mayor eficiencia y eficacia.





2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. Identificar los productos, procesos, procedimientos y actividades que ofrece y se llevan a cabo en la Institución Educativa.

2. Concentrar las actividades, para ofrecer un servicio de calidad.

3. Definir niveles de responsabilidad de acuerdo a las funciones desarrolladas por cada una de las personas que laboran en la Institución Educativa.





3. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO

Para la elaboración del presente Manual de Procesos y Procedimientos, se partió de la orientación metodológica, diseñada por el equipo profesional externo.

Las partes que integran el Manual, se encuentran ordenadas de una forma lógica, que facilita el entendimiento y manejo a cualquier persona que desee consultarlo.

1. ESTRUCTURA ORGANICA : Es el Diagrama de Flujo de la forma como esta organizada por cargos, la Institución Educativa.

2. MAPA DE PROCESOS: Es la identificación de los procesos y responsables de la Institución.

3. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO

3.1. Procesos y Producto: Es el Proceso Identificado y el producto que arroja .

3.2. Procesos y Procedimientos: Es el proceso identificado y los procedimientos que realiza el proceso.

3.3. Procedimiento, Actividades y Diagrama de Flujo: Son cada uno de los procedimientos identificados dentro de cada proceso, con sus respectivas, actividades, responsables y su diagrama de flujo.

4. MARCO REFERENCIAL: Es donde se identifica cada uno de los procedimientos, su definición, su fundamento legal, los requisitos iniciales, los documentos utilizados, la periodicidad, el producto o servicio final al cliente y algunas observaciones al procedimiento.

5. ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE CARGOS: Es la relación de las funciones, con los insumos y las actividades que al final generan un producto.





6. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS





6.1. PROCESOS Y PRODUCTOS





MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOSPROCESOS Y PRODUCTO

CODIGOSFP-001

VERSIÓN001- 2005

No.

PROCESO PRODUCTO

1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MANEJO, DESARROLLO Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS DE LA INSTITUCIÓN BAJO LOS PRINCIPIOS DE EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMÍA, A PARTIR DE UNA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA.

2 GESTION EDUCATIVA SERVICIO EDUCATIVO INTEGRAL CON CALIDAD Y PROYECCIÓN SOCIAL

3 GESTION ADMINISTRATIVA MAXIMIZACIÓN DE RECURSOS, AMBIENTE DE ARMONÍA Y COMPROMISO INSTITUCIONAL





6.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS





MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOSPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

RESPONSABLECONSEJO

DIRECTIVO“RECTOR”

CODIGOSFP-001

VERSIÓN001- 2005

No. PROCESO PROCEDIMIENTO

1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA A DOCENTES

ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

MODICACIÒN PRESUPUESTAL, ADICCIÓN PRESUPUESTAL

MODIFICACIÒN PRESUPUESTAL, REDUCCIÓN PRESUPUESTAL

MODIFICACIÒN AL PRESUPUESTO, TRASLADOS PRESUPUÉSTALES

PLAN DE COMPRAS LEGALIZACIÓN DE ACTOS

ADMINISTRATIVOS CREACIÓN DE CAJA MENOR CONTRATACIÓN DIRECTA CON

FORMALIDADES PLENAS (OBRA PUB.) CONTRATACIÓN DIRECTA CON

FORMALIDADES PLENAS ( CONTRATO DE SUMINISTROS O COMPRAS)

CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (PRESTACIÓN SERVICIOS)

CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (O.T.)

CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)

CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (O.P.S)





CREACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA PARA BIENES DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL






RESPONSABLECONSEJO

ACADEMICOCOORDINADORES

DOCENTES

CODIGOSFP-001

VERSIÓN001- 2005


2 GESTION ACADEMICA

ORGANIZACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIO MATRICULA DE ESTUDIANTES PLANEACIÓN ACADÉMICA DEL ÁREA POR

ASIGNATURA DESARROLLO DE LA PLANEACIÓN DE

CADA ÁREA POR ASIGNATURA EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE

CADA AREA PROMOCIÓN ACADÉMICA DE

ESTUDIANTES ELABORACIÓN DE HORARIOS CAPACITACIÓN A DOCENTES EVALUACIÓN INSTITUCIONAL AÑO

ANTERIOR






RESPONSABLECONTADOR - TESORERO

CODIGOSFP-001

VERSIÓN001- 2005


3 GESTION ADMINISTRATIVA

IDENTIFICACIÓN DE HECHOS ECONÓMICOS FINANCIEROS Y SOCIALES REVISIÒN, VERIFICACIÓN Y

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS FUENTES Y SOPORTES

IMPUTACIÓN DE SOPORTES DE CONTABILIDAD DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTES AJUSTES Y CIERRE ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES CONTABLES EJECUCIÓN O RECAUDO PRESUPUESTO DE INGRESOS EJECUCIÓN DE EGRESOS; REGISTRO E INFORMES RECAUDO DE EFECTIVO NOVEDADES DE NOMINA PAGO DE NÓMINA A DOCENTES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO PAGO DE ACREENCIAS






RESPONSABLESECRETARIA

CODIGOSFP-001

VERSIÓN001- 2005



MANEJO DE CORRESPONDENCIA SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN ACTAS DE REUNIONES ARCHIVO Y CONTROL DE HOJAS DE VIDA

PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS GENERALES

CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS DE ESTUDIO DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN CON ENTIDADES EXTERNAS DILIGENCIAMIENTO DE DIPLOMAS PRUEBAS DE ICFES REGISTRO DE EVALUACIONES Y VALORACIONES






RESPONSABLEBIBLIOTECA – ENFERMERIA ALMACEN – SERVICIOS GENERALES

CODIGOSFP-001

VERSIÓN001- 2005



BIBLIOTECA ADQUISICIÓN DE MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO CODIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL

MATERIAL PRÉSTAMO DE LIBROS Y MATERIAL

DIDÁCTICOENFERMERIA SERVICIO DE ENFERMERÍAALMACEN INVENTARIO DE BIENES, PROPIEDAD

PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL INVENTARIO DE BIENES, DADOS DE

BAJA EN DESUSO O INSERVIBLESSERVICIOS GENERALES ASEO VIGILANCIA





6.3. PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE FLUJO





DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICODIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO





PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOPROCEDIMIENTO

: ASIGNACIÓN DE CARGA ACADEMICA A DOCENTES

RESPONSABLE : RECTOR

AREA FUNCIONAL RECTOR COORDINADORES

ACTIVIDAD

1 Elaborar acto administrativo la (Resolución) de la distribución de la carga Académica entre los Docentes con asesoría del Consejo Académico.

2 Elaborar el horario de clases por jornada.

3 Conformar los comité de área por jornada.

4 Fin del procedimiento.





PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO

: ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

RESPONSABLE

: RECTOR

AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO DIRECTIVO

ACTIVIDAD1 Elaborar y revisar el proyecto de

presupuesto teniendo en cuenta para ingresos: los costos educativos, los ingresos por la tienda, por fotocopias, donaciones, etc., y los recursos del balance (saldo efectivo, CxC). Para egresos de acuerdo a las necesidades que presente cada comité de área y los demás proyectos de inversión.

2 Plasmar todos aquellos parámetros que se deben tener en cuenta en la ejecución del presupuesto tales como: prelación de pagos, ejecución del presupuesto a través del PAC y las normas pertinentes (Dcto 111/96).

3 Convocar a reunión de Consejo Directivo para la disolución de y aprobación del presupuesto mediante Acuerdo. (disposiciones generales).

4 Discutir y aprobar el presupuesto de la vigencia.

5 Publicar en cartelera el Acuerdo de aprobación del presupuesto de la institución para la vigilancia.







: MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL, ADICION PRESUPUESTAL

RESPONSABLE

: COSEJO DIRECTIVO


ACTIVIDAD1 Comparar cada mes una vez hecha la

conciliación bancaria, el PRESUPUESTO DE INGRESOS APROBADOS (0205) contra el PRESUPUESTO DE INGRESOS EN EFECTIVO (0211), si este es mayor en alguno de los rubros debe preparar el proyecto de adición presupuestal.

2 Elaborar el Acuerdo de Adición Presupuestal tanto a ingresos como a egresos, a este se adiciona el rubro de que presente mayor gasto siempre y cuando no tenga destinación especifica.

º

3 Convocar a reunión al Consejo Directivo.

4 Estudiar y analizar el proyecto de Acuerdo de la adición presupuestal y efectuar la correspondiente aprobación.

5 Hacer el registro presupuestal de la adición con el acuerdo aprobado por el concejo Directivo así: PRESUPUESTO DE INGRESOS APROBADO (0205) contra el PRESUPUESTO DE INGRESOS POR EFECTAR (0206) y en los gastos PRESUPUESTO DE GASTOS POR EJECUTAR (0310) contra PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO ( 0305).

6 Ajuntar el P:A:C:, revisarlo y someterlo a aprobación.

7 Fin de Procedimiento






: MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL REDUCCIÓN PRESUPUESTAL

RESPONSABLE

: CONSEJO DIRECTIVO


ACTIVIDAD

1 Calcular y evaluar los ingresos frente a lo presupuestado en la vigencia para determinar su comportamiento o la insuficiencia de los mismo.

2 Prepara con el tesorero la propuesta de reducción para ser sometida a evaluación.

º

3 Convocar a reunión. al Consejo Directivo

4 Presentar al Consejo Directivo el Proyecto de Acuerdo, previamente revisado para su aprobación.

5 Modificar el P.A.C, revisarlo y presentarlo para su aprobación.

6 Discutir, analizar y aprobar el Acuerdo de Reducción o Aplazamiento Presupuestal.

7 Asentar el Acuerdo de Reducción Presupuestal en el libro de presupuesto,.

8 Fin del procedimiento






: MODIFICACION AL PRESUPUESTO, TRASLADOS PRESUPUESTALES.

RESPONSABLE

: RECTOR

AREA FUNCIONAL TESORERO RECTOR CONSEJO DIRECTIVO

ACTIVIDAD1 Examinar cual es el saldo de cada uno de las

apropiaciones una vez se expida el certificado de disponibilidad presupuestal, si es muy bajo en algunos de ellos debe preparar el proyecto de traslado presupuestal, analizando cual de los rubros puede ser contra creditado.

2 Elaborar proyecto de acuerdo de traslado presupuestal en egresos. Siempre se traslada de gasto a inversión y no lo contrario o de gasto a gasto.

º

3 Convocar a reunión al Consejo Directivo.

4 Estudiar y analizar el proyecto de acuerdo del traslado presupuestal y efectuar la correspondiente aprobación.

5 Hacer el registro presupuestal del traslado con el acuerdo aprobado por el consejo directivo así: para el crédito: PRESUPUESTO DE GASTOS X EJECUTAR 0310 contra PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO 0305 y para el contra crédito: PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO 0305 contra PRESUPUESTO DE GASTOS X EJECUTAR 0310.

6 Ajustar el P:A:C:, y someterlo aprobación.







: PLAN DE COMPRAS

RESPONSABLE

: RECTOR

AREA FUNCIONAL RECTOR COMITES CONSEJO DIRECTIVO

ACTIVIDAD

1 Solicitar a los Comités de Área las necesidades para la ejecución de los Proyectos académicos de la vigencia.

2 Elaborar plan de necesidades.

3 Analizar y consolidar el plan de compras de la vigencia, acorde al presupuesto aprobado, a la necesidad del servicio y a los proyectos académicos presupuestados por la Comunidad Educativa.

4 Convocar al consejo directivo y presentar el proyecto de plan de compras para su correspondiente aprobación.

5 Discutir y aprobar el plan de compras de la vigencia.

6 Ejecutar el plan de compras

7 Fin del proceso.





PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOPROCEDIMIENTO

: LEGALIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

RESPONSABLE

: RECTOR

AREA FUNCIONAL RECTOR SECRETARIA CONSEJO DIRECTIVO

ACTIVIDAD1 Proyectar resoluciones y acuerdos

institucionales, teniendo en cuenta las normas de orden jurídico y administrativo etc.

2 Trasladar a la secretaria para su correspondiente transcribir.

3 Asignar el consecutivo.

4 Transcribir el acto administrativo aplicando los diferentes controles de calidad.

5 Firmar los actos administrativos y resoluciones.

6 Convocar a reunión para aprobar el correspondiente acuerdo institucional.

7 Estudiar, analizar, discutir y aprobar el respectivo acuerdo.

8 Fin del Procedimiento






: CREACION DE CAJA MENOR

RESPONSABLE : RECTOR

AREA FUNCIONALRECTOR CONSEJO

DIRECTIVOTESORERO SECRETARI

A

ACTIVIDAD1 Elaborar Acuerdo de Reglamentación de

manejo de Caja Menor, especificando monto, gastos autorizados, responsable de manejo, etc.

2 Analizar, discutir y aprobar mediante Acuerdo, la apropiación de creación de Caja Menor

3 Constituir Póliza de Manejo para la Caja Menor a favor de la Institución, asegurando al responsable del manejo de esta.

4 Elaborar el comprobante de egreso con su respectivo cheque

5 Llenar los correspondiente recibos de Caja Menor prenumerados con el visto bueno de la Rectoría previos requisitos establecidos

6 Elaborar el respectivo reembolso de Caja Menor, al final de cada mes; con su respectivo formato y las firmas de quien lo proyectó, elaboró, revisó y aprobó.

7 Reportar en el mes de Diciembre, los gastos de caja menor en caso de que quede excedente en efectivo se debe consignar al Fondo Docente







: CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS OBRA PUBLICA

RESPONSABLE

: RECTOR

AREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO DIRECTIVO

CONTRATISTA

ACTIVIDAD1 Celebrar contratos y convenios de acuerdo con

el Proyecto Educativo Institucional P.E.I-, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo.

2 Identificar con la comunidad a beneficiar (cuando la obra lo requiera) la solución a las necesidades a satisfacer con la obra.

3 Elaborar los diseños correspondientes y especificaciones técnicas considerando el punto anterior y además, tener en cuenta el concepto y/o aprobación de las entidades reguladoras (Curadurìa, CVC, Acuaviva, EPSA, etc)

4 Elaborar el presupuesto oficial, costos directos y el A.I.U., y actualizarlo en la ficha correspondiente al momento de contratar el inicio de una obra y agregar los ajustes de obra de acuerdo con el plazo oficial (Art.25 Numeral 12 Ley 80/93).

5 Proceder (con soportes) a analizar con antelación, al inicio del proceso de selección del contratista la conveniencia del objeto que se va a contratar (Art. 25, numeral 7, Ley 80/93).

º

6 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25, numeral 6 Ley 80/93), (Art.71, Decreto 111/96, Estatuto Orgánico de Presupuesto)

7 Presentar certificado de registro en el banco de proyectos de la institución.







RESPONSABLE

: RECTOR


CONTRATISTA

ACTIVIDAD8 Publicar el proyecto de pliegos de condiciones

o términos de referencia en pagina web de la institución o un aviso del lugar donde podrá consultarse el pliego, en un diario de amplia circulación Municipal, Departamental o Nacional. (Art. 1 y 2 Decreto 2170/02 (Igual para los pliegos definitivos)

9 Convocar de oficio a la audiencia de adjudicación de la licitación o concurso.

10 Convocar al Comité Evaluador de Propuestas para la Contratación de Obras Públicas y consultorìa para que proceda a evaluar técnica y económicamente las propuestas (Art. 24,26 Ley 80/93) y seleccionar la propuesta (Deber de selección objetiva Art. 29 Ley 80/93)

11 Emitir Acto Administrativo de adjudicación de la licitación o concurso

12 Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17 Decreto 679/94)POLIZASCUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94). Equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia igual al contrato y tres meses mas. (Cláusula del contrato)BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al 100% del monto del anticipo (Artículo 17 literal a Decreto 679/94), con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y noventa días mas. (Cláusula contrato).

PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO





PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE

: RECTOR


CONTRATISTA

ACTIVIDADSALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El valor del amparo será igual cuando menos el 5% del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres año mas. (Art. 17 Literal C Decreto 679/94). Valor del amparo equivalente al 10% del valor del contrato con una vigencia igual a la del mismo y tres años mas contados a partir de la fecha de terminación del contrato. (Cláusula contrato).RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL.- Valor del amparo equivalente al 10% del valor del contrato por el término de ejecución del mismo y noventa días más (Cláusula del contrato)

13

Emitir Resolución de aprobación de las pólizas (Artículo 41 Ley 80/93, Art. 18 Decreto 679). Presentar Certificado de Cámara de Comercio (Persona natural, para los que sean comerciantes, según código de comercio). Presentar certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (Persona Jurídica) (Art`. 6 Ley 80 de 1993). Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94). Elaborar la minuta del Contrato (Art. 39 Ley 80/93). Suscribir el contrato por las partes (Firma del Contratos) ( Art. 41 Ley 80/93)

14

Presentar certificado de Cámara de Comercio (Persona natural, para los que sean comerciantes, según Código de Comercio.







RESPONSABLE

: RECTOR


CONTRATISTA

ACTIVIDAD15

Presentar certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (Persona Jurídica) (Art. 6 Ley 80 de 1993).

16

Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94.

17

Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley 80/93)

18

Suscribir el contrato por las partes (Firma del contrato) ( Art. 41 Ley 80/93)

19

Publicar en lugar visible de la entidad una vez por semestre, la relación singularizada de los bienes adquiridos y servicios contratados, el objeto y valor de los mismos, su destino y el nombre del adjudicatario, asì como las licitaciones declaradas desiertas (Art. 51 Ley 190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95)

20

Fin del procedimiento






: INTERVENTORIA

RESPONSABLE

: INTERVENTOR

AREA FUNCIONAL RECTOR INTERVENTOR CONTRATISTA

1 Nombrar interventor mediante Resolución (art. 53 Ley 80/93)

2 Notificar al interventor

3 Establecer por escrito sus ordenes o sugerencias. Ninguna orden del interventor de la obra podrá darse verbalmente. (numeral 2 Art. 32 Ley 80/93)

4 Levantar acta de entrega de anticipo. El pago del anticipo no debe ser mayor del 50% del valor del contrato (Art. 40 Ley 80/93). En aquellos casos donde el contrato sea cofinanciado se debe pactar el anticipo y demás pagos de acuerdo a los desembolsos estipulados en el convenio de cofinanciaciòn

5 Verificar que el contratista antes de dar comienzo a la obra, tenga afiliado al personal vinculado a su servicio a una empresa administradora de riesgos profesional ARP. (Cláusula del Contrato). Por ser una exigencia que debe ser ampliada después del perfeccionamiento del contrato, es responsabilidad del interventor exigir esta afiliación antes de firmar el Acta de inicio de la obra.







: CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)

RESPONSABLE

: RECTOR

AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA

ACTIVIDAD1 Autorizar celebrar contratos y convenios de

acuerdo con el proyecto educativo institucional PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93, Articulo 14 Decreto 679/94)

2 Identificar la necesidad y elaborar la nota de pedido, la cual deberá contener claramente las especificaciones de los suministros pedidos, por parte de los solicitantes, además presentar al Consejo Directivo que es quien lo aprueba.

3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto)

4 Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por transparencia), si la orden de suministro no supera el 10% de la menor cuantía, no se requieren varias oferta.

5 Elaborar orden de suministro o de compra (Art. 25 Decreto 679/94).

6 Determinar pólizas (opcional)

7 Presentar factura.

8 Registrar entrada al almacén.

9 Registrar salida de almacén.






: CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)

RESPONSABLE

: RECTOR


ACTIVIDAD10 Certificar el recibo a satisfacción del

suministro. Tratándose de equipos deberá garantizarse su correcta instalación y funcionamiento. Igual deberá garantizarse el recibo, utilización y destino de los bienes o insumos adquiridos, de conformidad al cumplimiento de lo solicitado en la orden.

11 Presentar orden de pago con sus respectivos soportes.







: CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)

RESPONSABLE

: RECTOR

AREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO



2 Identificar la necesidad y presentar la solicitud del servicio al Consejo Directivo quien le aprueba.

3 Certificar que no existe personal de planta con capacidad para realizar las actividades a contratar (Artículo 32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80 de 1993)

4 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25, Numeral 6 Ley 80/93) (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto)

5 Proceder (con soportes) a analizar con antelación, al inicio del proceso de selección del contratista la conveniencia del objeto que se va a contratar. (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93).

6 Fijar aviso de invitación a presentar propuestas, en un lugar visible de la entidad mínimo dos (2) días (cuando a ello hubiere lugar) (Art. 3 Decreto 855/94). Para la celebración de los contratos de menor cuantía cuyo valor sea igual o superior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales y al mismo tiempo superen el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía de la entidad.







RESPONSABLE

: RECTOR


ACTIVIDAD

FIJACION.- Marca la fecha de inicio de la presentación de las propuestas.DESFIJACION.- Marca la fecha límite de la presentación de las propuestas.

7 Convocar al Comité Evaluador de Propuestas, a Consejo Directivo para la contratación de PRESTACION DE SERVICIOS, para que proceda a evaluar la idoneidad y el perfil de los aspirantes a ser contratados (Art. 24, 26 Ley 80/93) (Deber de selección objetiva, Art. 29 Ley 80/93 Art. 3 Decreto 855/94).

8 Emitir Resolución de adjudicación del contrato o quien se haya delegado para contratar.

9 Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17 Decreto 679/94)POLIZASCUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94). Equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia igual al contrato y tres meses mas. (Cláusula del contrato)







RESPONSABLE

: RECTOR


ACTIVIDADBUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al 100% del monto del anticipo (Artículo 17 literal a Decreto 679/94), con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y noventa días mas. (Cláusula contrato).SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El valor del amparo será igual cuando menos el 5% del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres año mas. (Art. 17 Literal C Decreto 679/94). Valor del amparo equivalente al 10% del valor del contrato con una vigencia igual a la del mismo y tres años mas contados a partir de la fecha de terminación del contrato. (Cláusula contrato).

10 Emitir Resolución de aprobación de las pólizas (Artículo 41 Ley 80/93, Art. 18 Decreto 679).

11 Exigir requisitos si es Persona Natural:-Presentar Certificado de Cámara de Comercio (Persona natural, para los que sean comerciantes, según código de comercio).-Aportar la hoja de vida.-Certificado de antecedentes disciplinarios.-Certificado de antecedentes DAS.-Afiliación a una EPS. (para contratos cuya vinculación sea superior a los tres meses).







RESPONSABLE

: RECTOR

AREA FUNCIONAL RECTOR COTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO

ACTIVIDAD12 Exigir a la Persona Jurídica, la presentación del

Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (Art. 6 Ley 80/93).-

13 Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art. Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94).

14 Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley 80/93).

15 Suscribir el contrato por las partes (Firma del contrato) (Art. 41 Ley 80/93).

16 Publicar en lugar visible de la Institución una vez por semana la relación singularizada de los bienes adquiridos y servicios contratados, el objeto y el valor de los mismos, su destino y el nombre del adjudicatario, así como las licitaciones declaradas desiertas. (Art. 51 Ley 190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95).ETAPA POSTCONTRACTUAL

17 Asignar al Consejo Directivo un funcionario para certificar el recibo a satisfacción y efectuar el respectivo seguimiento y control (Cláusula del contrato)

18 Presentar orden de pago con sus respectivos anexos.


PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO





PROCEDIMIENTO

: CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (ORDEN TRABAJO)

RESPONSABLE

: RECTOR


ACTIVIDAD1 Realizar los estudios y análisis de

conveniencias. Art. 8 Decreto 2170/02 numeral 7 y 12, Art. 25 numeral 3 y Art. 26 Ley 80/93

2 Elaboración y la publicación del proyecto de pliego de condiciones o términos de referencia. Art. 1 y 10 Decreto 2170/02 Art. 24 numeral 5.

3 Recepción de observaciones al proyecto de los pliegos de condiciones o términos de referencia Art. 21 numeral 1 Decreto 2170/02.

4 Ajustes y elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia definitivos Art. 01 Decreto 2170/02, Art. 24 numeral 5 Ley 80/93.

5 Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal a Tesorería, Art. 71 Decreto 111/96 y Art. 19 Decreto 568/96.

6 Recepción de propuestas (según pliego) y evaluación de las propuestas Art. 4 Decreto 2170/02.

7 Verificar registro del proponente en caso de ser requerido

8 Elaboración de documento escrito (Contrato u orden de trabajo) Art. 25, 40 y 41 Ley 80/93 y Art. 17 y 18 Decreto 679/94..

9 Realizar el registro o compromiso presupuestal. Art. 20 Decreto 568/96.






: CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (ORDEN TRABAJO)

RESPONSABLE

: RECTOR


ACTIVIDAD10 Seguimiento técnico, administrativo y jurídico

del contrato. Art. 4, 5, 25 y 26 de la Ley 80/93.

11 Elaborar acta de iniciación y certificado de pago de anticipo.

12 Presentación de planes o localización de la obra, presupuesto, análisis de precios unitarios, especificaciones técnicas.

13 Verificar los requisitos y documentos anteriores.

14 Obtener la licencia ambiental o permiso de la CVC

15 Presentar póliza de cumplimiento a favor de la entidad ambiental.

16 Elaborar acta de liquidación final de la obra.

17 Liquidar el contrato de acuerdo al Art. 60 y 61 de la Ley 80/93


º






: CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)

RESPONSABLE

: RECTOR




2 Determinar la necesidad y elaborar la nota de pedido, la cual deberá contener claramente las especificaciones de los suministros pedidos, por parte de los solicitantes, además presentar al Consejo Directivo que es quien lo aprueba.


4 Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por transparencia), si la orden de suministro no supera el 10% de la menor cuantía, no se requieren varias oferta.

5 Elaborar orden de suministro o de compra (Art. 25 Decreto 679/94).

6 Determinar pólizas (opcional)

7 Presentar factura.

8 Registrar entrada al almacén.

9 Registrar salida de almacén.






: CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)

RESPONSABLE

: RECTOR


ACTIVIDAD10 Certificar el recibo a satisfacción del

suministro. tratándose de equipos deberá garantizarse su correcta instalación y funcionamiento. Igual deberá garantizarse el recibo, utilización.








: CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (PRESTACION DE SERVICIOS)

RESPONSABLE

: RECTOR




2 Identificar la necesidad y presentar la solicitud del servicio al Consejo Directivo quien la aprueba.


4 Proceder (con soportes) a analizar con antelación, al inicio del proceso de selección del contratista la conveniencia del objeto que se a contratar (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93)

5 Certificar que no existe personal de planta. (Art. 32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80 de 1993)

6 Solicitar la presentación de la hoja de vida.

7 Seleccionar la persona idónea. (si la orden de servicio no supera el 10% de la menor cuantía no requiere varias ofertas.

8 Diligenciar orden de servicio.






: CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (PRESTACION DE SERVICIOS)

RESPONSABLE

: RECTOR


ACTIVIDAD

9 Certificar el servicio a satisfacción, una vez haya sido recibido por la dependencia solicitantes dependencia








: CREACION DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA PARA BIENES DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL

RESPONSABLE

: RECTOR

AREA FUNCIONAL RECTOR(A) COMITÉ DE EMERGENCIAS

CONSEJO DIRECTIVO

ACTIVIDAD1 Nombrar comité de emergencia.

2 Identificar causas y consecuencias de probables amenazas y diseñar plan de emergencia de la Institución

º

3 Realizar periódicamente simulacros para afrontar emergencias

4 Presentar plan de emergencias de la Institución al Consejo Directivo

5 Aprobar plan de emergencias y seguimiento

6 Solicitar diagnostico de la infraestructura de la institución y el plan de emergencia contra incendios al Cuerpo de Bomberos Voluntarios y atender sus recomendaciones.






GESTION ACADEMICAGESTION ACADEMICA





PROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO

: ORGANIZACION DEL PLAN DE ESTUDIO

RESPONSABLE : COORDINADORES

AREA FUNCIONAL RECTOR EQUIPO DE

TRABAJO

CONSEJO ACADEMIC

O

CONSEJO DIRECTIV

O

COORDINADORES

ACTIVIDAD1 Conformar equipo de trabajo del Comité de

Áreas.

2 Elaborar el plan de estudio acorde a directrices dadas en la Ley 115 de 1994 y normas reglamentarias.

3 Presentar el plan de estudio al Consejo Directivo.

4 Analizar , ajustar y aprobar el Plan de Estudio

5 Presentar el plan de Studio al Consejo Directivo.

6 Aprobar el plan de estudio institucional.

7 Hacer seguimiento y control.







: MATRICULA DE ESTUDIANTES


AREA FUNCIONAL COORDINADORES, DOCENTES Y PERSONAL

ADMINISTRATIVO

ACTIVIDAD1 Solicitar documentos exigidos por la Institución

2 Revisar cada documento, aprobación, confrontación de identificación y registro de la entidad Bancaria

3 Efectuar el registro sistematizado en la base de datos (controlado por el sistema)

4 Imprimir la ficha de matricula y solicitar las firmas de la alumna y el acudiente

5 Proceder a archivar los documentos exigidos en su respectiva carpeta (hoja de vida)

6 Conformar el libro de matriculas de alumnas por grados y orden alfabético







: PLANEACION ACADEMICA DEL AREA POR ASIGNATURA

RESPONSABLE : DOCENTES

AREA FUNCIONAL DOCENTES COORDINADOR(A)

ACTIVIDAD1 Retomar el P. E. I. para identificar los temas de

la asignatura acordados en el comité de área.

2 Determinar la metodología y el tiempo para cada uno de los temas.

3 Plasmar la información en el formato registro temático y logros específicos.

4 Revisar la planeaciòn de área por asignatura correspondiente a cada docente.







: DESARROLLO DE LA PLANEACION DE CADA AREA POR ASIGNATURA

RESPONSABLE

: DOCENTES

AREA FUNCIONAL DOCENTES

ACTIVIDAD

1 Iniciar con la introducción al tema, objetivos logros a alcanzar, reseña histórica y metodología de evaluación.

2 Realizar lecturas, talleres, explicaciones formal del tema, trabajos en grupo, consultas etc.

3 Verificar con estudiantes oralmente y/o a través de cuis, preguntas relacionadas con el tema si ha sido entendido.

4 De ser así se avanza con el proceso de desarrollo de la asignatura, de lo contrario se experimentara una metodología adicional hasta lograr el entendimiento del tema.

5 Proyectar evaluaciones con sus respectivas fecha, hora y tema. La evaluación debe ser continua y sistematizada.







: EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE CADA AREA

RESPONSABLE : DOCENTES

AREA FUNCIONAL DOCENTES COORDINADOR

ACTIVIDAD1 Revisar la temática de la asignatura contenido en la programación

del comité de área escrita en le P.E.I.2 Analizar los logros e indicadores de logros del P.E:I. acordados por el

comité de área.3 Fijar fecha de evaluaciones cualitativas (talleres, ejercicios, pruebas

orales o escritas individuales o en grupo) de cada tema desarrollado.

4 Realizar la evaluación acorde a lo planeado.

5 Analizar y valorar la evaluación.

6 Dar a conocer al estudiante el resultado de la evaluación.

7Entregar planilla de valoración de las evaluaciones al coordinador de la jornada.

8 Revisar las planillas. Trasladar a la secretaria general de las planillas revisadas para posterior digitación.

9Trasladar a la secretaria general las planillas revisadas para posterior digitación.

10 Producir los boletines de valoración (ver procedimiento registro de evaluaciones y valoraciones).

11 Entregar los boletines a los padres o acudientes de los estudiantes.







: PROMOCION ACADEMICA DE ESTUDIANTES

RESPONSABLE : COMISION DE PROMOCION Y EVALUACION

AREA FUNCIONALDOCENTE

SCONSEJO

ACADEMICO

COORDINADOR

COMITÉ DE PROMOCIO

N Y EVALUACIÓ

N

ACTIVIDAD1 Establecer en consejo de profesores, los

estudiantes con uno (1) o mas asignaturas perdidas.

2 Elaborar actas de compromiso en formatos establecidos.

3 Reunir a los padres de familia de los estudiantes que presentan insuficiencia en 1 o 2 asignaturas para informar la situación y firmar acta de compromiso.

4 Ejecutar el proceso acordado para la superación de logros comprometidos por asignaturas.

5 Determinar si las pruebas son satisfactorias y promover al año siguiente o a graduación según el caso. Si por el contrario el resultado de las pruebas no es satisfactorio, los estudiantes podrían continuar los estudios matriculando las áreas en las cuales no ha alcanzado los logros, para los grados 6,9, y 11 repetir el año.







: ELABORACIÓN DE HORARIOS


AREA FUNCIONAL CONSEJO ACADEMICO

DOCENTES

ACTIVIDAD1 Elaborar horario de actividades para la

superación de logros para los estudiantes que presentan insuficiencias de logros en cada periodo.

2 Elaborar horario de entrega de boletines finales, certificados a los estudiantes de 9° grado y de graduación de ultimo año.

3 Elaborar horarios de actividades complementarias y especiales de superación.

4 Verificar que los horarios hayan quedado bien distribuidos.

5 Aplicar el horario establecido.







: CAPACITACION A DOCENTES

RESPONSABLE

: COORDINADORES

AREA FUNCIONAL RECTOR COORDINADOR DOCENTE

ACTIVIDAD1 Determina las necesidades de capacitación a

docentes con base en la evaluación institucional.

2 Convocar a los docentes para participar en las capacitaciones especificas de cada área y a las que se requieran para el mejoramiento del proceso educativo.

3 Aceptar, inscribir y participar de las capacitaciones.

4 Solicitar y/o aplicar los conocimientos recibidos.






: EVALUACIÓN INSTITUCIONAL AÑO ANTERIOR

RESPONSABLE : CONSEJO ACADEMICO.

AREA FUNCIONALCOMISION EVALUADO

RA

COMUNIDAD

EDUCATIVA

COORDINADORES

RECTOR

ACTIVIDAD1 Elaborar la encuesta.

2 Probar la encuesta (piloto) y ajustarla.

3 Distribuir la encuesta y recolección de la información.

4 Analizar la información recaudada mediante identificación de fortalezas, debilidades y alternativas para mejorar.

5 Formular plan de mejoramiento institucional y presentarlo al Núcleo Educativo.

6 Aplicar las correcciones del Núcleo Educativo, si las hay.






GESTION ADMINISTRATIVAGESTION ADMINISTRATIVA





PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO

: IDENTIFICACION DE HECHOS ECONOMICOS, FINANCIEROS Y SOCIALES

RESPONSABLE : TESORERO

AREA FUNCIONAL TESORERO

ACTIVIDAD1 Aplicar las Normas Generales de la Contabilidad Pública que demarcan la

cuantificación de los hechos financieros, económicos y sociales.2 Reconocer la totalidad de las operaciones realizadas por el ente público,

mediante las cuales se adquieren derechos, bienes y obligaciones ciertas, que representan activos, pasivos y el patrimonio así como los ingresos, costos y gastos ordinarios y extraordinarios presupuestados o no, también compromisos y derechos contingentes.

º

3 Reconocer los hechos económicos financieros y sociales que resulten de actividades culturales o que estén relacionados con el patrimonio histórico (reconocimientos de hechos y actividades especificas)

4 Reconocer en las cuentas de planeaciòn y presupuesto las operaciones de ingresos y gastos presupuestados y ejecutados acorde con las normas respectivas y las dinámicas establecidas.

5 Reconocer operaciones de las cuales se tenga serios indicios sobre su propiedad o afectación y sobre la cual no se tenga evidencia documentaria. Así mismo reconocer las operaciones que representen compromisos y derechos continentes en las respectivas cuentas de orden y control.

6 Enmarcar el hecho con la aplicación de normas técnicas especificas que tiene que ver con:

- Registro del proceso de aprobación y ejecución del presupuesto (C.E. 015/9)

- Valoración de las inversiones a precios de mercado ( C.E.019/97)- Depreciación, agotamiento, amortización y provisiones (C.E.011/96)







: REVISION, VERIFICACION Y CLASIFICACIÒN DE LOS DOCUMENTOS FUENTES Y SOPORTES

RESPONSABLE

: TESORERO


ACTIVIDAD1 Determinar la naturaleza y dinámica de cada uno de los documentos soportes, de acuerdo

con el Plan General de Contabilidad Pública.2 Definir como Activos las pertenencias reconocibles y medibles del ente público,

representadas en bienes y recursos controlados por el mismo, como resultado de hechos pasados, de los cuales se espera derivar en el tiempo beneficios económicos y sociales

º

3 Definir como Pasivos las obligaciones exigibles al ente público derivadas de hechos pasados y adquiridos en desarrollo de su actividad financiera económica y social, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios.

4 Velar por el cumplimiento de la normatividad en cuanto a la presentación, estructura y clasificación de activos y pasivos en corrientes y no corrientes.

5 Determinar como Patrimonio el conjunto de recursos aportados o bienes incorporados, así como los recibidos por valorizaciones de los activos, por el resultado del ejercicio, y los excedentes o déficit de los ejercicios anteriores que se generan por el desarrollo de la actividad económica financiera o social del ente público.

6 Incluir en Cuentas de Orden las operaciones que tienen por objeto identificar los derechos y obligaciones contingentes que pueden afectar la situación financiera económica y social del ente público o informar aspectos que por su importancia requieren de control.

7 Velar por que el estado de actividad financiera, económica y social señale la actividad del ente público y revele el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos monetarios durante un periodo determinado identificando plenamente los elementos constitutivos del mismo, como son los ingresos y los Gastos.







: IMPUTACION DE SOPORTES DE CONTABILIDAD

RESPONSABLE

: TESORERO


ACTIVIDAD1 Utilizar la estructura del Catálogo General de Cuentas, teniendo clara la descripción y

la dinámica de las cuentas para codificar los documentos soportes de la Contabilidad.

2 Analizar los casos que amerita un tratamiento especial para el registro y contabilización de las operaciones del ente público, con base en el marco conceptual definido en primera instancia por el marco legal.

º

3 Actualizar permanentemente el Catálogo General de Cuentas, de cuerdo con los cambios introducidos por la Contraloría General de la Nación.

4 Crear los niveles auxiliares de las cuentas en función de las necesidades específicas de la información financiera del ente y hacer los cambios correspondientes en las tablas del sistema.







: DIGITACIÒN DE DOCUMENTOS SOPORTES

RESPONSABLE

: AUXILIAR CONTABLE

AREA FUNCIONAL AUXILIAR CONTABLE

ACTIVIDAD1 Registrar los soportes de la información contable que fueron previamente imputados

detallando en forma ordenada las transacciones que diariamente se realizan en el ente público.

2 Especificar en cada comprobante los movimientos correspondientes con base en los documentos soportes, indicando, fecha, origen, numero de documentó, descripción y cuantía de la operación

º

3 Comprobar que la información y los valores ingresados a la contabilidad por interfaces con los Módulos de Presupuesto y Tesorería sean fiel reflejo de los documentos soportes. Igualmente para la información ingresada directamente al Módulo de Contabilidad.

4 Corregir los datos ingresados erróneamente a la Aplicación con base en la revisión realizada.

5 Velar por la calidad e integridad de la información ingresada a la Aplicación Contable.

6 Revisar que los formatos del Sistema cumplan con las necesidades de la información contable

7 Brindar soporte técnico a la Aplicación contable para optimizar el recurso tecnológico disponible







: AJUSTES Y CIERRE

RESPONSABLE

: TESORERO


ACTIVIDAD1 Verificar los saldos de comprobación que arroja el sistema para determinar si existen

problemas de naturaleza contable.

2 Constatar los errores contables y realizar los comprobantes de Ajustes necesarios para corregir las diferencias

º

3 Revisar que en cada comprobante de ajuste se resuman las operaciones relacionadas con movimientos globales o de integración, tales como ajustes, correcciones y otras operaciones que se realicen en las que no intervenga el documento que lo represente.

4 Revisar la secuencia de los comprobantes para evidenciar los saltos en los consecutivos y constatar la anulación manual del comprobante respectivo.

5 Cerrar automática mente el periodo contable.

6 Imprimir los libros de contabilidad y los comprobantes de contabilidad para conservar archivos manuales que estén a disposición de las autoridades de control, inspección y vigilancia.

7 Velar por la conservación, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes que han sido objeto de registro







: ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES CONTABLES

RESPONSABLE

: CONTADOR Y TESORERO

AREA FUNCIONAL CONTADOR TESORERO RECTOR

ACTIVIDAD1 Supervisar la aplicación de las normas técnicas relativas a los

Estados Contables e Informes Complementarios, teniendo en cuenta la normatividad en cuanto a la presentación y estructura de los estados, y el cumplimiento de los principios, los postulados, las características, y los fines de la información contable.

2 Preparar los Estados Contables y los Informes Complementarios de Naturaleza Contable, exigidos periódicamente por los Entes de control, inspección y vigilancia, empleando los formatos y parámetros definidos por ellos.

º

3 Validar la información presentada a la Gobernación, Secretaria de Educación Departamental Contabilidad para que sea cargada exitosamente a la Base de Datos de la misma.

4 Preparar los Formularios de Retención en la Fuente.

5 Generar la información contable solicitada mensualmente para uso interno del ente Público.

6 Firmar los estados contables.

7 Presentar oportunamente los estados contables para firma del representante legal.

8 Presentar oportunamente los estados contables Gobernación, Secretaria de Educación Departamental Contabilidad en los términos establecidos por la Contaduría General de la Nación y por Contraloría Departamental







: EJECUCIÓN O RECAUDO PRESUPUESTO DE INGRESOS.

RESPONSABLE : TESORERO.


ACTIVIDAD

1 Preparar el resumen de recaudos por rubros presupuéstales a diario, tomando las consignaciones de los bancos y descargando en el formato de Relación de ingresos el registro presupuestal, PRESUPUESTO DE INGRESOS X AFECTAR (0206) contra PRESUPUESTO DE INGRESOS EN EFECTIVO (0211)

2 Hacer control de ingresos con los pagos que efectúan los alumnos, tomando los listados de todos los grupos y descargando los pagos que se van presentando a diario con el comprobante de consignación que llega del banco.

3 Verificar que el registro presupuestal de los ingresos de tienda y fotocopiadora estén de acuerdo con los informes que presenten las personas encargadas, con el visto bueno de la rectoría. No debe de pasar un (1) mes sin que se reciba informe.

4 Emitir el informe de Ejecución Presupuestal de Ingresos y enviar a los antes de control ya revisados y firmados.







: EJECUCIÓN DE EGRESOS, REGISTRO E INFORME

RESPONSABLE

: TESORERO

AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO

ACTIVIDAD1 Solicitar disponibilidad presupuestal en el formato preestablecido.

2 Expedir certificados de disponibilidad presupuestal consecutivo de la vigencia, cada vez que sea solicitado mediante formato establecido para la rectoría y documento requerido, hacer el registro presupuestal PRESUPUESTO APROBADO (0310) DEBITO contra CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD EXPEDIDOS (0312), Ducumento, nota contable.

3 Asignar y efectuar el registro presupuestal del compromiso con la orden de servicio, de compra o de trabajo etc, así: CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD EXPEDIDOS (0312) contra PRESUPUESTO DE EGRESOS COMPROMETIDO (0315). Documento, nota contable.

4 Recibir la mercancía y/o trabajo o servicio con la factura, cuenta de cobro o contrato y hacer el comprobante de egreso. Registro presupuestal de la obligación, PRESUPUESTO DE GASTO COMPROMETIDO (0315) contra PRESUPUESTO DE GASTOS OBLIGACIONES CONTRAIDAS (0322) Factura de servicio.

5 Efectuar el pago verificando en el acuerdo de gastos mensuales del Consejo Directivo.

6 Hacer el registro presupuestal con el recibo a satisfacción de rectoría PRESUPUESTO DE GASTO EJECUTADO (0330) contra PRESUPUESTO DE GASTOS OBLIGACIONES CONTRAIDAS (0322).







: RECAUDO DE EFECTIVO


AREA FUNCIONAL SOLICITANTE ENTIDAD BANCARIA

TESORERO (A)

ACTIVIDAD1 Solicitar recibo de consignación.

2 Diligenciar el formato

3 Efectuar consignación en la entidad bancaria respectiva.

4 Reportar a diario lo recaudado a la Tesorería de la Institución

5 Registrar en el sistema el ingreso diario (Consignación).

6 El sistema genera el comprobante diario de ingresos y simultáneamente registra en el presupuesto de ingresos.

7 Registrar la consignación en el grupo de cada estudiante.







: NOVEDADES DE NOMINA


AREA FUNCIONALDOCENTE, PERSONAL

ADMINISTRATIVO Y

ENTIDADES EXTERNAS

TESORERO

DISTRITO RECTOR

ACTIVIDAD1 Entregar los documentos que reportan las

diferentes novedades con sus respectivos soportes.

2 Recopilar información en una carpeta de pendientes.

3 Entregar nominas de Docentes y Personal Administrativos.

4 Retomar las novedades archivadas en el legajador de pendientes y registrarlos en el formato preestablecido para cada concepto.

5 Liquidar los diferente saldos.

6Revisar las nominas actuales Vs. novedad anterior y registrar la nomina en el sistema (Hoja Electrónica), para generar, certificados de ingresos y retenciones de sueldos, si da lugar como también tener una base de datos de lo pagado, por vigencia a cada servidor publico, que servirá para emitir constancias mas oportunamente.

7 Elaborar en los formatos establecidos por conceptos, las novedades del mes acumuladas mas las generadas en la revisión de la nomina actual.






: NOVEDADES DE NOMINA


AREA FUNCIONALDOCENTE, PERSONAL

ADMINISTRATIVO Y

ENTIDADES EXTERNAS

TESORERO

DISTRITO RECTOR

ACTIVIDAD

8 Firmar el reporte de novedades de nomina mensual y trasladar a la Rectoría para su correspondiente revisión.

9 Revisar y firmar el reporte de novedades de nomina y devolver a la Tesorería para su correspondiente entrega.

10 Entregar el reporte de novedades de nomina mensual a la Gobernación del Valle







: PAGO DE NOMINA A DOCENTES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO

RESPONSABLE

: TESORERO

AREA FUNCIONAL DISTRITO TESORERO

ACTIVIDAD

1 Entregar ala secretaria de Tesorería las planillas de pagos con sus respectivos cheques de personal Administrativo y Docentes.

2 Revisar clasificar y comparar los cheques con el respectivo desprendible de pago para proceder a su entrega.

3 Entregar al personal Administrativo y Docente los respectivos cheques, previa identificación y firma de la planilla de pago (ciando el pago se haga mediante autorización se debe anexar la fotocopia de la cedula del beneficiario del pago).

4 Archivar las respectivas planillas de pago y automatizaciones si es el caso.







: PAGO DE ACREENCIAS

RESPONSABLE

: TESORERO

AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO PROVEEDOR Y/O

USUARIOS

ACTIVIDAD1 Solicitar la disponibilidad presupuestal en el formato

reestablecido.

2 Expedir la disponibilidad presupuestal previa revisión al saldo presupuestal por afectar.

3 Ordenar el gasto una vez ha sido aprobado por el Consejo Directivo (orden de compra, suministros, trabajo, servicio).

4 Entregar el bien y/o servicio solicitado a entera satisfacción y visto bueno de la rectoría.

5 Presentar ante la tesorería factura con la respectiva orden y los documentos soportes.

6 Verificar revisar y confrontar la documentación presentada por el proveedor y/o usuario.

7 Elaborar el comprobante de egreso en el sistema con su respectivo cheque debidamente prenumerados (sistema ASCII).

8 Hacer el registro contable (en el sistema).

9 Refrenar el cheque con los sellos de “páguese al primer beneficiario”, y de rectoría con la respectiva firma






: PAGO DE ACREENCIAS

RESPONSABLE

: TESORERO

AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO PROVEEDOR Y/O

USUARIOS

ACTIVIDAD

10 Firmar el cheque, colocarle el sello de Tesorería, entregarlo al proveedor previa identificación (solo los viernes); hacer firmar con nombre claros e identificación, en caso de que el proveedor no reclame el cheque personalmente debe enviar autorización y sello utilizado por la firma o entidad; para el caso de persona natural además de la autorización debe presentar la identificación y fotocopia de la identidad del proveedor.






PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO

: MANEJO DE CORRESPONDENCIA

RESPONSABLE : SECRETARIA

AREA FUNCIONALVIGILANTE

SSECRETARI

ARECTOR MENSAJER

O

ACTIVIDAD1 Recibir la correspondencia a diario y radicarla.

2 Entregar la correspondencia recibida a la dependencia respectiva cuyo encargado debe diligenciar la respuesta.

3 Diligenciar la respuesta de la correspondencia (original y copia) de Rectoría bajo la supervisión del Rector con su respectivo consecutivo.

4 Transcribir la correspondencia

5 Revisar y firmar la correspondencia.

6 Enviar la correspondencia al destinatario con la persona asignada para su entrega, hacerle firmar la copia del oficio con fecha y hora (en señal de recibido).

7 Recibir y distribuir la correspondencia interna y externa.

8 Archivar la correspondencia recibida y despachada cronológicamente (por orden de fecha).







: SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN


AREA FUNCIONAL SECRETARIA

ACTIVIDAD1 Prohibir la entrada a todo el personal de Institución al área

administrativa en caso de no encontrarse ninguna de las secretarias y si es necesario cerrar la puerta.

2 Mantener bajo llave la información archivada manualmente, (planilla de las notas, Actas, resoluciones, notas a mano, etc.) una vez sea digitada en los computadores.

3 Restringir el encendido a cada uno de los computadores mediante clave de acceso.

4 Acceder al entorno de red de las computadoras mediante password, es decir, con clave se llega a los archivos de notas, acta de Consejo Directivo, Resoluciones, Certificados, Constancias, etc. y este password solo es manejado por personal de esta área funcional.

5 Conservar copia de seguridad de estos importantes archivos mediante backup en disquetes, aparte de los discos duros de la maquinas.

6 Controlar el ingreso de personal ajeno a esta oficina, con horarios de atención y solo en presencia de las secretarias.

7 Reportar de inmediato las anomalías como presencia de virus informativo y otros daños, a los técnicos de la empresa de mantenimiento de sofware.







: ACTAS DE REUNIONES

RESPONSABLE

: SECRETARIA

AREA FUNCIONAL RECTOR(A) CORDINADOR(A)

SECRETARIA

ACTIVIDAD1 Convocar a reunión de Consejo Directivo y

Académico con diez días de anticipación

2 Convocar a reunión de Docentes por jornada.

3 Tomar nota de los tratado en la reunión y de las determinaciones que se generen.

4 Transcribir el acta de la reunión

5 Revisar y firmar el acta de Reunión.

6 Entregar al Consejo Directivo el Acta, tres días hábiles después de la reunión.

7 Llevar el acta a la siguiente reunión para ser aprobada o ajustada de ser necesario.

8 Archivar el acta de reunión en su respectivo legajador






PROCESO : ESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO

: ARCHIVO Y CONTROL DE HOJA DE VIDA (Personal docente, administrativo y de servicios generales)

RESPONSABLE : SECRETARIA ADMINISTRATIVA

AREA FUNCIONAL PERSONAL DE LA INSTITUCION

SECRETARIA

ACTIVIDAD1 Diligenciar formato de hoja de vida y anexar

soportes

2 Revisar el formato y sus anexos y registrar en el sistema los datos de la persona vinculada a la institución

3 Crear carpetas y archivar en orden alfabético

4 Mantener actualizado el archivo y control de hojas de vida







: CERTIFICACIONES Y CONSTANCIA DE ESTUDIO


AREA FUNCIONALESTUDIANTE SECRETARIA

GENERALRECTOR

ACTIVIDAD1 Solicitar en la secretaria los certificados de los

años lectivos cursados, presentando la respectiva consignación y las estampillas.

2 Diligenciar la información asignada al consecutivo y las iniciales de la persona que las elaboró.

3 Revisar y firmar el consecutivo del documento.

4 Colocar sellos, estampillas y entregar los documentos en el tiempo estipulado.






: DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN CON ENTIDADES EXTERNAS

RESPONSABLE

: SECRETARIA

AREA FUNCIONALENTIDADE

S EXTERNAS

SECRETARIA

RECTOR MENSAJERO

ACTIVIDAD1 Solicitar la información deseada.

2 Transcribir la información en los formatos enviados.

3 Revisar y firmar los formatos diligenciados.

4 Remitir la información, hacer firmar la copia de recibido (fecha y hora).

5 Recibir y entregar la información de las entidades externas.

6 Archivar la copia de la información remitida.







: DILIGENCIAMIENTO DE DIPLOMAS


AREA FUNCIONAL RECTOR SECRETARIA ADMINISTRATI

VA

CONTRATISTA

ACTIVIDAD1 Tomar los datos de los estudiantes que

aprobaron el correspondiente año lectivo (Grados 9 y 11)

2 Reportar nombre e identificación del estudiante a la firma contratada para la elaboración de los Diplomas

3 Elaborar Diplomas y Actas de Grado y remitirlos a la Rectoría de la Institución.

4 Recibir los Diplomas y Actas de Grado y pasarlo a la secretaria para su revisión

5 Revisar los Diplomas y las Actas de Grado con la información del sistema.

6 Firmar las Actas de Grado y los Diplomas.

7 Colocar las estampillas respectivas y registrarlos en el libro de actas.

8 Entregar al estudiante el Acta de Grado y el Diploma.

9 Firmar el libro de actas







: PRUEBAS DE ICFES


AREA FUNCIONALICFES RECTOR SECRETARI

A GENERALDELEGADO

ICFES

ACTIVIDAD1 Enviar toda la información sobre la fecha de

realización de las pruebas y venta de los formularios

2 Recibir la información enviada por el ICFES y trasladarla a la Secretaria General.

3 Recibir la información y darla a conocer a los estudiantes, recolectar el dinero de los estudiantes por jornada

4 Elaborar la consignación por jornada para el Banco y entregarlo a los delegados del ICFES

5 Reclamar los formularios y entregarlos a los estudiantes

6 Recibir el listado con los formularios del ICFES y entregarlos al Delegado por el ICFES del Colegio correspondiente.

7 Recibir citación y presentar las pruebas del ICFES

8 Enviar resultados a la Institución correspondiente.

9 Entregar pruebas resueltas a la Institución correspondiente para su envío al ICFES

10 Recibir los resultados de ICFES y entregarlos al estudiante y hacerle firmar el recibido del mismo.







: REGISTRO DE EVALUACIONES Y VALORACIONES


AREA FUNCIONAL SECRETARIA Y/O CONTRATISTA

ACTIVIDAD1 Ingresar la información en el sistema (el control del

sistema rechaza datos iguales).

2 Imprimir las planillas de evaluación de logros.

3 Digitar la información de los logros contenida en la planilla de evaluación.

4 Comparar lo registrado en el sistema, con el borrador de la planilla entregada por el docente.

5 Imprimir el registro escolar de valoración de cada estudiante (boletín).

6 Trasladar los boletines a los docentes.







: ADQUISICION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO

RESPONSABLE : BIBLIOTECARIO (A)

AREA FUNCIONALDOCENTES BIBLIOTECA

RIORECTOR CONCEJO

ACADEMICO

ACTIVIDAD1 Presentar listado de obras y textos de consulta

que se requiere para el desarrollo académico y entregar al Bibliotecario.

2 Informar al Rector de las necesidades de material bibliográfico, para que se tenga en cuenta en la elaboración del Plan de Compras, entregarle copia del listado de obras y textos presentados por los docentes.

3 Presentar las necesidades ante el Consejo Directivo, para que sea incluido en el Plan de Compras.

º

4 Aprobar la solicitud de compra del material bibliográfico (previa disponibilidad presupuestal).

5 Hacer las respectivas cotizaciones, compras y pago del material bibliográfico.







: CODIFICACION Y UBICACIÓN DEL MATERIAL

RESPONSABLE

: BIBLIOTECARIO (A)

AREA FUNCIONAL BIBLIOTECARIO (A)

ACTIVIDAD1 Recibir el material bibliográfico con factura para inventario y formato de elementos

devolutivos.

2 Buscar el código a asignar en el libro guía para la identificación del material bibliográfico.

º

3 Incorporar el nuevo material al inventario en el computador, sellarlo en la primera mitad y pagina final (si es un texto), además de una marquilla.

4 Se forra en papel contac la codificación y se ubica en la estantería.







: PRESTAMO DE LIBROS Y MATERIAL DIDACTICO

RESPONSABLE

: BIBLIOTECARIO (A)

AREA FUNCIONAL BIBLIOTECARIO (A)

ACTIVIDAD1 Atender al usuario y verificar la existencia de material solicitado en estantería.

2 Entregar el material al usuario y recibir la ficha diligenciada y el documento de identificación.

º

3 Guardar la ficha y reportar por escrito el préstamo del material.

4 Supervisar el uso interno del material solicitado y el comportamiento de los usuarios dentro de la Biblioteca.

5 Recibir y revisar el material devuelto, cancelar la ficha y devolver al usuario el documento de identificación.

6 Retener al usuario con su respectivo carnet, en caso de daño o perdida del material prestado y reportarlo a coordinación de la Institución.

7 Ubicar el material en estantería.







: SERVICIO DE ENFERMERIA

RESPONSABLE

: AUXILIAR DE ENFERMERIA

AREA FUNCIONAL AUXILIAR DE ENFERMERIA

ACTIVIDAD1 Atender a la comunidad de la Instituciòn por síntomas de mala salud y prestar los

servicios de primeros auxilios o de enfermería.

2 Suministrar medicamentos listados y autorizados por el médico.º

3 Observar la reacción del paciente durante ½ hora y de persistir los síntomas, proceder al traslado a la Cruz Roja, Hospital u EPS con que cuente el estudiante donde recibirá los servicios médicos.

4 Citar al padre de familia para que se presente al sitio donde fue trasladado a llenar con la información pertinente el control de medicamentos y el control de enfermería.







: INVENTARIO DE BIENES, PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL

RESPONSABLE

: ALMACENISTA

AREA FUNCIONALCOMITÉ

INTERNO O FIRMA

CONTRATADA

RECTOR TESORERO (A)

ACTIVIDAD1 Practicar inventario físico de los bienes de la

entidad'

2 Evaluar los documentos de derechos y obligaciones adquiridos, incluyendo aquellos recibidos u otorgados en custodia, comodato o préstamo

3 Confrontar o conciliar el inventario físico con los saldos arrojados por las respectivas cuentas del plan general de contabilidad pública de la institución.

4 Corregir, reclasificar o ajustar dejando la evidencia documentaria sobre el origen y efecto de las mismas, sin perjuicio de las acciones legales, disciplinarias, administrativas o fiscales que puedan desprenderse

5 Asegurar los bienes de la institución

6 Pagar los seguros tomados por la entidad

7 Rendir informe al Consejo Directivo







: INVENTARIO DE BIENES DADOS DE BAJA EN DESUSO O INSERVIBLES

RESPONSABLE

: ALMACENISTA (Comité Interno)

AREA FUNCIONAL RECTOR COMITÉ INTERNO EVALUADOR DE

BIENES

ACTIVIDAD1 Crear comité interno para efectuar el avalúo de

bienes _ identificados como obsoletos, en desuso e inservibles (acto administrativo

2 El comité debe tener en cuenta criterios como indicadores de precios específicos, publicados por organismos oficiales; estado y capacidad productiva del bien; situación de mercadeo y grado de negociabilidad

3 Elaborar acta de informe

4 Ofrecer en venta dichos bienes dentro del marco de la Ley 80 de 1 .993, decretos 2170 de 1.992, 855 de 1.994 y demás normas reglamentarias.

5 Realizar donación a una entidad sin ánimo de lucro, entidad de igual naturaleza a la institución o vender a cualquier interesado







: ASEO

RESPONSABLE

: CONSERJE

AREA FUNCIONAL ASEADORAS (SERVICIOS GENERALES)

ACTIVIDAD1 Abrir el local asignado o ubicarse en el área que corresponde asear (aulas de clase,

oficinas, sala de profesores, sala de sistemas, sala de mecanografía, auditorio, mapoteca, biblioteca, baños, laboratorio, sala de física, enfermería, consultorio sociológico, capilla, cafetería, corredores, gimnasio, anden, cancha grande.

2 Barrer, trapear, limpiar paredes, vidrios, lavar objetos que lo requieran, almacenar la basura y regar las plantas y velar por su conservación.

3 Dejar cerrado y en orden los espacios que así lo requieran.º

4 Preparar los tintos, aromáticas o alimentos rápidos que se requieran







: VIGILANCIA

RESPONSABLE

: VIGILANTE

AREA FUNCIONAL VIGILANTE

ACTIVIDAD1 Recibir del turno saliente los bienes encargados y novedades presentadas.

2 Prestar el servicio de vigilancia en la institución, controlando el acceso de personas por las entradas.

3 Recibir la correspondencia que llegue al plantel y entregarla a la secretaria.

4 Brindar información inicial y guiar a los visitantes hasta la secretaria o coordinación dando aviso previo, revisando bolsos, maletines u otro elemento que traigan.

º

5 Revisar el estado de los salones, instalaciones sanitarias y demás sitios del plantel en general al recibo y entrega del turno.

6 Tocar el timbre para el cambio de cada clase, de acuerdo al horario establecido por rectoría y coordinación

7 Realizar rondas cada ½ hora por las instalaciones del plantel

8 Entregar el turno reportando por escrito las novedades que se hayan presentado






7. MARCO REFERENCIAL





7.1. PROCESODIRECCIONAMIENTO

ESTRATEGICO





PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE CARGA ACADEMICA A DOCENTESCRITERIOS

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se asigna la carga académica a los docentes para iniciar el año lectivo

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994, Decreto 992 de 2002, Resolución Rectoral para la vigencia.REQUISITOS INICIALES: Área de formación del docente y fecha de nombramiento.DOCUMENTOS UTILIZADOS: Asignación Académica Rectoral

Horario General de ClasePERIOCIDAD: 1 vez por año lectivo.PRODUCTO O SERVICIO: Resolución de horario académico y conformación de comités.CLIENTE O USUARIO: Docentes, rectoría, coordinación, secretaría académica, consejo académico,

estudiantes, jefe de núcleo, antiguo distrito educativo.

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO CRITERIOS

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se realizan estimativos de los ingresos líquidos clasificados y de los gastos anuales

FUNDAMENTO LEGAL: C. P. Art. 339 al 355, Decreto 111 de 1996, Decreto 992/02, Acuerdo de Aprobación del Consejo Directivo.

REQUISITOS INICIALES: Balance General a diciembre 31 y Plan Financiero.DOCUMENTOS UTILIZADOS: Proyección de ingresos y egresos

Ejecuciones Presupuéstales de años anterioresPERIOCIDAD: 1 vez al añoPRODUCTO O SERVICIO: Presupuesto de la institución para la vigenciaCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación.

Departamental





OBSERVACIONES: Tener en cuenta que al efectivo se le debe restar la reserva presupuestal de compromisos de vigencias anteriores





PROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL, ADICION PRESUPUESTALCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se presenta un aumento al presupuesto inicial, dado por los mayores ingresos, de igual manera se aumenta el presupuesto de gastos por igual valor.

FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de mayo 02 de 2002 – Acuerdo de Aprobación del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la vigencia aprobado por el Consejo Directivo.

REQUISITOS INICIALES: Presupuesto de Ingresos aprobado para la vigencia, mayor valor de Ingresos por diferentes conceptos.

DOCUMENTOS UTILIZADOS: Ejecución Presupuestal

PERIOCIDAD: Cuando se requieraPRODUCTO O SERVICIO: Acuerdo de Adición PresupuestalCLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación.

Departamental

PROCEDIMIENTO: MODIFICACION PRESUPUESTO REDUCCIÓN PRESUPUESTOCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento el cual considera que los ingresos pueden ser inferiores al total de los gastos que fueron aprobados o que los aprobados fueron insuficientes

FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de mayo 02 de 2002. Acuerdo de aprobación del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la vigencia aprobado por el Consejo Directivo.

REQUISITOS INICIALES: Estimativos de recaudos inferioresDOCUMENTOS UTILIZADOS: Ejecución Presupuestal

Reducción o Aplazamiento Presupuestal





Acuerdo de Reducción PresupuestalPERIOCIDAD: Cuando se requiera y acorde a lo establecido en la normatividad vigentePRODUCTO O SERVICIO: Acuerdo de Reducción o Aplazamiento Presupuestal.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación

Departamental.





PROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN AL PRESUPUESTO, TRASLADOS PRESUPUESTALESCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento que muestra si algunos rubros presupuéstales fueron insuficientes para efectuar gastos. Calcula los excesos de apropiación y los contra créditos y acredita en rubros deficientes.

FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de Mayo 02 de 2002 – Acuerdo de Aprobación del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la vigencia aprobado por el Consejo Directivo.

REQUISITOS INICIALES: Presupuesto de Egresos aprobado para la vigencia, Proyección de exceso de apropiaciones

DOCUMENTOS UTILIZADOS: Ejecución Presupuestal Cálculos Proyectados

PERIOCIDAD: Cuando se requieraPRODUCTO O SERVICIO: Acuerdo de Traslado, de Adición o de Reducción PresupuestalCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación.

Departamental.

PROCEDIMIENTO: PLAN DE COMPRASCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se proyectan los bienes de consumo y devolutivos por adquirir durante la vigencia fiscal.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 del 29 de diciembre de 1.998 Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública, Ley 115 de 1.994, Decreto 992 de2002.

REQUISITOS INICIALES: Presupuestos aprobados de la vigencia, Plan de Inversiones de la Institución.





DOCUMENTOS UTILIZADOS: Presupuestos aprobados de la vigencia. Plan de Inversiones de la Institución.

PERIOCIDAD: 1 vez al año.PRODUCTO O SERVICIO: Plan de ComprasCLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa, Secretaría de Educación Departamental y Entes de

control





PROCEDIMIENTO: LEGALIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOSCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se da vía jurídica a las Actuaciones Administrativas de la Institución

FUNDAMENTO LEGAL: Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración Pública ( Ley 489 de 1998)

REQUISITOS INICIALES: Delimitación de autoridad y responsabilidad acorde a la normatividad vigenteDOCUMENTOS UTILIZADOS: Actas

Soportes varios Consecutivos

PERIOCIDAD: Cuando se requiera.PRODUCTO O SERVICIO: Actos AdministrativosCLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa

PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE CAJA MENORCRITERIO

DEFINICION: Es el instrumento que muestra el manejo y reglamentación de a Caja Menor.FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 111 de 1.996; Decreto 992 de 2002; Acuerdo de aprobación del

Consejo Directivo.REQUISITOS INICIALES: Acuerdo de creación de la Caja Menor.DOCUMENTOS UTILIZADOS: Disponibilidad presupuestal

Acuerdo de creación. Recibos de Caja Menor

PERIOCIDAD: Renovación 1 vez al año; y reembolsos: una vez al mesPRODUCTO O SERVICIO: Acuerdo de creación de Caja Menor y reembolsos.CLIENTE O USUARIO: Tesorería, Contabilidad, Contraloría Departamental, etc.





PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS(OBRA PUBLICA)

CRITERIODEFINICION: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la

construcción, mantenimiento, instalación, y en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre los bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y Decretos Reglamentarios; Decreto 111 de 1996, Decreto 992 de2002.

REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal; Diseños y autorizaciones técnicas, necesidad de la obra. La entidades que tengan un presupuesto anual inferior a 6000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 25 salarios mínimos legales mensuales (Artículo 24 Ley 80/93), para la celebración de los contratos a que se refiere los literales a y d del numeral 1 del Artículo 24 de la Ley 80/93 se requiere de la obtención previa de por lo menos dos (2) ofertas.

DOCUMENTOS UTILIZADOS: Actos administrativos Autorizaciones Estudios y diseños Presupuestos Garantías Actas Orden de pago o comprobante de egreso

PERIOCIDAD: Cuando se requiera.

PRODUCTO O SERVICIO: Obra civil.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa





PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS(Compras).

CRITERIODEFINICION: Son contratos de suministros o compras los que celebran las entidades

estatales para su normal funcionamiento.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1.993 y Decretos Reglamentarios; Decreto 111 de 1.996. Decreto

2170 de 2002REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal; Plan de Compras; Nota de pedido. La entidades

que tengan un presupuesto anual inferior a 6000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 25 salarios mínimos legales mensuales (Artículo 24 Ley 80 de 1.993), para la celebración de los contratos a que se refiere los literales a y d del numeral 1 del Artículo 24 de la Ley 80/93 se requiere de la obtención previa de por lo menos dos (2) ofertas. (Artículo 3. Decreto 855 de 1.994).

DOCUMENTOS UTILIZADOS: Actos administrativos, Autorizaciones Plan de compras, Garantías Actas Nota de pedido, Orden de pago, comprobante de egreso

Factura, Documentos y certificados PERIOCIDAD: De acuerdo a la necesidad.

PRODUCTO O SERVICIO: Suministro o compra.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa

OBSERVACIONES: Toda compra o inversión es aprobada por el Consejo Directivo.





PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS(CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS)

CRITERIODEFINICION: Son contratos de prestación de servicios los que celebran las entidades

estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios; Decreto 111 de 1996. Decreto 992 de 2002.

REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal; necesidad del servicio. La entidades que tengan un presupuesto anual inferior a 6000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 25 salarios mínimos legales mensuales (Artículo 24 Ley 80 de 1.993), para la celebración de los contratos a que se refiere los literales a y d del numeral 1 del Artículo 24 de la Ley 80 de 1.993 se requiere de la obtención previa de por lo menos dos (2) ofertas. (Artículo 3. Decreto 855 de 1.994

DOCUMENTOS UTILIZADOS: Actos administrativos Autorizaciones Garantías Actas Orden de pago, comprobante de egreso Documentos y certificados

PERIOCIDAD: Cuando se requiera

PRODUCTO O SERVICIO: Prestación de serviciosCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa





PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (Orden de trabajo )

CRITERIODEFINICION: Por definición es ídem a la del contrato de prestación de servicios, la diferencia

es la cuantía. FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios; Decreto 111 de 1996, Decreto 1857

de 1994.REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal. Necesidad de la obra. No habrá lugar a la

celebración de contratos cuyos valores corresponda, determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades a las que se aplica esta Ley expresados en salarios mínimos legales mensuales. Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales, cuando el valor del contrato sea igual o inferior a 15 salarios mínimos legales mensuales (Artículo 39 Ley 80 de 1.993), propuestas por escrito (no requieren varias ofertas si el contrato no supera el 10% de la menor cuantía). Se puede contratar con precios del mercado (Artículo 3. Decreto 855 de 1.994).

DOCUMENTOS UTILIZADOS: Actos administrativos Autorizaciones Actas Orden de pago, comprobante de egreso Presupuestos de obra Garantías


PRODUCTO O SERVICIO: Obra civil





CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa.





PROCEDIMIENTO: CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)CRITERIO

DEFINICION: Es orden de suministro o compra las que celebran las entidades estatales para su normal funcionamiento

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y Decretos reglamentarios; Decreto 111 de 1996, Decreto 992 de 2002.

REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal, necesidad del servicio. No habrá lugar a la celebración de contratos cuyos valores corresponda, determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades a las que se aplica esta Ley expresados en salarios mínimos legales mensuales. Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales, cuando el valor del contrato sea igual o inferior a 15 salarios mínimos legales mensuales. (Artículo 39 Ley 80 de 1.993), propuestas por escrito (no requieren varias ofertas si el contrato no supera el 10% de la menor cuantía). Se puede contratar con precios del mercado (Artículo 3. Decreto 855 de 1.994).

DOCUMENTOS UTILIZADOS: Actos administrativos Autorizaciones Actas Orden de pago, comprobante de egreso

PERIOCIDAD: Cuando se requiera.

PRODUCTO O SERVICIO: Orden de suministro o de compraCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa.





PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS(Orden de Prestación de Servicios)

CRITERIODEFINICION: Son ordenes de prestación de servicios los que celebran las entidades estatales

para desarrollar actividades relacionadas con la Administración o funcionamiento de la entidad.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios. Decreto 111 de 1996, Decreto 992 de2002.

REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal y necesidad del servicio. No habrá lugar a la celebración de contratos cuyos valores corresponda, determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades a las que se aplica esta Ley expresados en salarios mínimos legales mensuales. Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales, cuando el valor del contrato sea igual o inferior a 15 salarios mínimos legales mensuales. (Artículo 39 Ley 80 de 1.993), propuestas por escrito (no requieren varias ofertas si el contrato no supera el 10% de la menor cuantía). Se puede contratar con precios del mercado.

DOCUMENTOS UTILIZADOS: Actos Administrativos Autorizaciones Actas Orden de pago Comprobantes de egreso


PRODUCTO O SERVICIO: Prestación de servicioCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa





PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA PARA BIENES DE PROPIEDAD DE PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL

CRITERIODEFINICION: Con este procedimiento se reglamenta normas internas tendientes a detectar

y prevenir incendios, hurtos, y otras amenazas tales como temblores, terremotos, etc.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 87 de 1.993 y Normas Reglamentarias, Ley 42 de 1.993.

REQUISITOS INICIALES: Documentos de los derechos y obligaciones adquiridos. Actas de asignación y traslados.

DOCUMENTOS UTILIZADOS: Actos Administrativos Documentos varios

PERIOCIDAD: Anual.

PRODUCTO O SERVICIO: Plan de Emergencias, Medidas de Seguridad y CustodiaCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa





7.2. PROCESOGESTION ACADEMICA





PROCEDIMIENTO: ORGANIZACION DEL PLAN DE ESTUDIOCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se desarrollan actividades académicas del año lectivo.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994, Decreto 1860 de 1.994REQUISITOS INICIALES: Establecer Áreas Fundamentales y Operativas, Proyectos TransversalesDOCUMENTOS UTILIZADOS: Bibliografía

Libros especializados Resolución 2343 de 1.994 define logros e indicadores de logros Ley 115 de 1.994

PERIOCIDAD: 1 vez al año. PRODUCTO O SERVICIO: Plan de EstudioCLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa

PROCEDIMIENTO: MATRICULA DE ESTUDIANTESCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se registra sistemáticamente la vinculación de las alumnas de la institución al proceso formal de formación integral.

FUNDAMENTO LEGAL: Resolución 1363/99 expedida por la Secretaría de Educación Departamental el cual reconoce los seis (6) años de bachillerato comercial

REQUISITOS INICIALES: Las aspirantes deben cumplir con los requisitos de la institución fijados en el manual de convivencia.

DOCUMENTOS UTILIZADOS: Las aspirantes deben cumplir con los requisitos de la institución fijados en el manual de convivencia.





PERIOCIDAD: AnualPRODUCTO O SERVICIO: Libro de matriculaCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Distrito educativo, jefe de núcleo, etc.OBSERVACIONES: Se recomienda la carnetización del estudiantado al inicio del año lectivo, al

igual que la entrega de listado por grupo de las mismas a los docentes.





PROCEDIMIENTO: PLANEACION ACADEMICA DEL AREA POR ASIGNATURACRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se planea para cada asignatura el contenido a desarrollar en cada un de los períodos del año.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994. Decreto 1860 de 1.994, Dcto 230 -02REQUISITOS INICIALES: Asignación de la carga académica por parte de la RectoraDOCUMENTOS UTILIZADOS: Resolución de horario académico y conformación de Comités de Área Formato

Registro Temático y logros específicos.PERIOCIDAD: 1 vez al añoPRODUCTO O SERVICIO: Planeación académica del área por asignatura para el año lectivo.CLIENTE O USUARIO: Docentes, Alumnos, Rectora, Consejo Académico, Comités de ÁreaOBSERVACIONES: Se recomienda la entrega de los programas académicos por asignatura a las

estudiantes al inicio del año lectivo.

PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE LA PLANEACION DE CADA AREA POR ASIGNATURACRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento por medio del cual se ejecuta la planeación académica del área por asignatura.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994. Decreto 1860 de 1.994,.Resolución 2343 de 1994.REQUISITOS INICIALES: Formato de registro temático y logros específicos.DOCUMENTOS UTILIZADOS: Bibliografía

Internet PERIOCIDAD: 3 períodos por año lectivoPRODUCTO O SERVICIO: Capacitación al estudianteCLIENTE O USUARIO: Estudiantes, rectora, consejo académico y secretaría.





OBSERVACIONES: Se recomienda mas participación de los padres de familia en este proceso.





PROCEDIMIENTO: EVALUACION DE LA ASIGNATURA DE CADA AREACRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se establecen los parámetros o ítem (indicadores de logros ) del proceso del desarrollo de cada uno de los temas.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994 Decreto 1860 de 1.994.REQUISITOS INICIALES: Conocer la temática establecida por el comité de área y plasmada en el P.E.I.DOCUMENTOS UTILIZADOS: Desarrollo y evaluación periodo del plan de área y/o Proyectos pedagógicos

PERIOCIDAD: 3 veces en el año lectivo.PRODUCTO O SERVICIO: Boletín de evaluación y valoraciónCLIENTE O USUARIO: Estudiantes, padres de familia, docentes etc.OBSERVACIONES: La temática establecida por el comité de área y escrita en el P.E.I. debe ser

retroalimentada después de la auto evaluación por parte del comité respectivo al finalizar el año lectivo

PROCEDIMIENTO: PROMOCION ACADEMICA DE ESTUDIANTESCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se evalúa el informe de actividades cumplidas por las estudiantes durante cada período para decidir la realización de pruebas necesarias para la comprobación de superación de logros pendientes.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994, decreto 1860 de 1994, Manual de ConvivenciaREQUISITOS INICIALES: Logros no alcanzados y resultados no satisfactoriosDOCUMENTOS UTILIZADOS: Actas de compromiso Con copia al estudiante y padre de familia o acudiente





PERIOCIDAD: 1 vez al añoPRODUCTO O SERVICIO: Promoción académica de estudiantesCLIENTE O USUARIO: Estudiantes





PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE HORARIOSCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se elaboran los horarios de entrega de boletines, clausura, graduación, superación de logros

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994 y Normas Reglamentarias, Resolución 2343 de 1994, P.E.I.REQUISITOS INICIALES: Ser nombrado el docente para la asignatura.DOCUMENTOS UTILIZADOS: Acta de Reunión

PERIOCIDAD: 6 veces al año.PRODUCTO O SERVICIO: Horarios.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativaOBSERVACIONES: La actividad No. 4 se desarrolla durante todo el año lectivo.

PROCEDIMIENTO: CAPACITACION A DOCENTESCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual el Docente se califica para un mejor desempeño en su labor educativa

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994, Decreto 1860 de 1994REQUISITOS INICIALES: Vinculación laboralDOCUMENTOS UTILIZADOS: Inscripción al Seminario

Material de Apoyo Informes sobre los temas tratados

PERIOCIDAD: La actividad N. 1 se hace solo a principio de año; La actividad N. 2 se ejecuta de acuerdo a la disponibilidad del Recurso Económico.

PRODUCTO O SERVICIO: Capacitación a Docentes





CLIENTE O USUARIO: DocentesOBSERVACIONES: Este procedimiento también se realiza con los Directivos de la Institución. Y se

hace de manera permanente





PROCEDIMIENTO: EVALUACION INSTITUCIONAL AÑO ANTERIORCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Institución identifica las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades dentro del un periodo dado.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994, Decreto 1860 de 1.994, Resolución 144 de 2001, Ministerio de Educación Nacional, Manual de Convivencia.

REQUISITOS INICIALES: Ser miembro activo de la Comunidad EducativaDOCUMENTOS UTILIZADOS: Encuesta

PERIOCIDAD: Cada seis mesesPRODUCTO O SERVICIO: Evaluación InstitucionalCLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa





7.3.PROCESOGESTION ADMINISTRATIVA





PROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN DE HECHOS ECONÓMICOS, FINANCIEROS Y SOCIALESCRITERIO

DEFINICION: Es la selección y precisión de los hechos económicos, financieros y sociales que pretenden medirse y que se desprenden de la totalidad de las operaciones realizadas por el ente público.

FUNDAMENTO LEGAL: La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el Art. 354 de la C.P. que crea la Contaduría General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación. La Resolución 4444/95 modificada por la Resolución 377/99, que adopta el Plan General de Contabilidad Pública que soporta el Sistema Nacional de Contabilidad Pública; y específicamente el punto 5.7. que señala las Normas Técnicas de Contabilidad Pública. Las Circulares, Instructivos y Cartas Circulares que determinan tratamientos específicos en materia contable expedidos por la Contaduría General de la Nación y en General, las demás disposiciones constitucionales y legales que se aplican al Fondo de Servicios Docentes.

REQUISITOS INICIALES: Generalidad de las transacciones que se originan en el Fondo de Servicios Docentes en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal mediante las cuales se adquieren derechos, bienes y obligaciones ciertas; así mismo las operaciones que representan compromisos y derechos contingentes. Adicionalmente las operaciones de ingresos y gastos presupuestados y ejecutados.

DOCUMENTOS UTILIZADOS:

Acuerdos y Resoluciones ,Contratos ,Oficios, certificados y Pólizas; Reservas presupuéstales; Disponibilidades; Ordenes de compra y de servicio; Facturas; Entradas y salidas de almacén; Comprobantes de egreso; Comprobantes de ingreso; Notas débito contables y bancarias; Notas crédito contables y bancarias; Extractos bancarios; Cheques; Consignaciones bancarias; Recibos de pago y tabulados





PERIOCIDAD: DiariamentePRODUCTO O SERVICIO: Administración Integral de los datosCLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. Y de manera especial hacen

uso de la información contable los Órganos de Administración y Control del Departamento y los demás Entes a nivel nacional que están interesados en conocer la situación financiera de la Institución





PROCEDIMIENTO: REVISIÓN, VERIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS FUENTES Y SOPORTE

CRITERIODEFINICION: Es la agrupación de las transacciones de acuerdo con los criterios determinados

en el subproceso de identificación, con el fin de reunir los documentos y determinar la naturaleza de los soportes para la contabilidad.

FUNDAMENTO LEGAL: La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el Art. 354 de la C.P. que crea la Contaduría General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación. La Resolución 4444/95 modificada por la Res. 377/99, que adopta el Plan General de Contabilidad Pública que soporta el Sistema Nacional de Contabilidad Pública; y específicamente el punto 5.7. que señala las Normas Técnicas de Contabilidad Pública. Las Circulares, Instructivos y Cartas Circulares que determinan tratamientos específicos en materia contable expedidos por la Contaduría General de la Nación. Y en General, las demás disposiciones constitucionales y legales que se aplican a los fondos de servicios docentes.

REQUISITOS INICIALES: La identificación de las transacciones realizadas por la institución en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal mediante las cuales adquiere derechos, bienes y obligaciones ciertas; de igual forma las operaciones identificadas como compromisos y derechos contingentes. Adicionalmente el seguimiento de las operaciones del ámbito presupuestal.


La identificación de las transacciones realizadas por la institución en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal mediante las cuales adquiere derechos, bienes y obligaciones ciertas; de igual forma las operaciones identificadas como compromisos y derechos contingentes. Adicionalmente el seguimiento de las operaciones del ámbito presupuestal.

PERIOCIDAD: Diariamente.PRODUCTO O SERVICIO: Soportes Contables debidamente clasificados





CLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. Los entes de Control ( Contaduría G. N., Contraloría





PROCEDIMIENTO: IMPUTACIÓN DE SOPORTES DE CONTABILIDADCRITERIO

DEFINICION: Es la afectación cuantitativa real o potencial de los hechos y actividades específicas que el Ente Público debe reconocer con el fin de reflejar su situación financiera real

FUNDAMENTO LEGAL: La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el Art. 354 de la C.P. que crea la Contaduría General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación.La Resolución 4444/95 modificada por la Res. 377/99, que adopta el Plan General de Contabilidad Pública que soporta el Sistema Nacional de Contabilidad Pública; y específicamente el punto 6 que presenta el Modelo Instrumental que contempla el Catálogo General de Cuentas y la descripción y las dinámicas de las mismas.. Las Circulares, Instructivos y Cartas Circulares que determinan tratamientos específicos en materia contable expedidos por la Contaduría General de la Nación. Y en General, las demás disposiciones constitucionales y legales que se aplican a los Fondos de Servicio Docente

REQUISITOS INICIALES: La clasificación de los soportes contables que se originan por el desarrollo de las transacciones realizadas en el funcionamiento de la Institución.


Acuerdos y resoluciones; Contratos; Oficios, certificados y pólizas; Reservas presupuéstales; Disponibilidades Ordenes de compra y de servicio; Facturas; Comprobantes de egreso; Comprobantes de ingreso; Notas débito contables y bancarias; Notas crédito contables y bancarias; Extractos bancarios; Cheques; Consignaciones; Bancarias; Recibos de pago y tabulados

PERIOCIDAD: DiariamentePRODUCTO O SERVICIO: Soportes Contables debidamente codificadosCLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. Las entidades de Control





PROCEDIMIENTO: DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTES CRITERIO

DEFINICION: Es la afectación automatizada que se hace de los soportes de la información contable que fue codificada con anterioridad, haciendo uso de una aplicación financiera.

FUNDAMENTO LEGAL: La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el Art. 354 de la C.P. que crea la Contaduría General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación. La Resolución 4444/95 modificada por la Res. 377/99, que adopta el Plan General de Contabilidad Pública que soporta el Sistema Nacional de Contabilidad Pública; y específicamente el punto 6 que presenta el Modelo Instrumental que contempla el Catálogo General de Cuentas y la descripción y las dinámicas de las mismas..Circulares de la C. G de la Nación

REQUISITOS INICIALES: La codificación de los soportes contables que se originan por el desarrollo de las transacciones realizadas por la Institución en su funcionamiento.


Ordenes de compra y de servicio; Facturas; Comprobantes de egreso; Comprobantes de ingreso; Nota débito; Nota crédito; Extractos bancarios; Consignaciones bancarias; Recibos de pago; Nominas

PERIOCIDAD: DiariamentePRODUCTO O SERVICIO: Permitir el conocimiento y la verificación de los hechos financieros económicos y

sociales realizados por el ente público a través de Comprobantes y Libros de Contabilidad

CLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y JurídicasOBSERVACIONES: El Proceso de Registro de Operaciones se configura a través de la alimentación de

la Aplicación Financiera, y los productos y servicios surgen del procesamiento lógico y automático que el sistema realiza de la información ingresada.





PROCEDIMIENTO: AJUSTES Y CIERRECRITERIO

DEFINICION: Es la Contabilización de los valores y la revisión respectiva de los saldos con el fin de determinar si estos se ajustan al marco conceptual de la contabilidad pública, para poder aplicar los ajustes pertinentes en cumplimiento de los principios y normas de la contabilidad y realizar finalmente el cierre contable del periodo.

FUNDAMENTO LEGAL: La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el Art. 354 de la C.P. que crea la Contaduría General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación. La Resolución 4444/95 modificada por la Res. 377/99, que adopta el Plan General de Contabilidad Pública que soporta el Sistema Nacional de Contabilidad Pública; y específicamente el punto 6 que presenta el Modelo Instrumental que contempla el Catálogo General de Cuentas y la descripción y las dinámicas de las mismas . Las Circulares, Instructivos y Cartas Circulares que determinan tratamientos específicos en materia contable expedidos por la Contaduría General de la Nación. Y en General, las demás disposiciones constitucionales y legales que se aplican a los Fondos de Servicio Docente

REQUISITOS INICIALES: El registro normal de información contable por intermedio de la digitación de los soportes contables codificados previamente


Comprobantes generales; Saldos iniciales; Reclasificaciones; Ajustes contables; Ajustes inflacionarios; Homologación; Provisiones; Cuentas de planeación y presupuesto; Secuencia Libros de contabilidad.

PERIOCIDAD: Anualmente.PRODUCTO O SERVICIO: Permitir el conocimiento y la verificación de los hechos financieros económicos y

sociales realizados por el ente público a través de Comprobantes y Libros de Contabilidad, cumpliendo así con las exigencias del Sistema Nacional de Contabilidad Pública.

CLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. entes de control.





PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES CONTABLESCRITERIO

DEFINICION: Es la producción de estados contables e informes complementarios que permitan una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de la situación financiera, económica y social del Ente Público, pudiendo identificar además los resultados de su actividad, los flujos monetarios y los recursos obtenidos y aplicados.

FUNDAMENTO LEGAL: La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el Art. 354 de la C.P. que crea la Contaduría General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación.La Resolución 4444/95 modificada por la Res. 377/99, que adopta el Plan General de Contabilidad Pública que soporta el Sistema Nacional de Contabilidad Pública; y específicamente el punto 5.7.1 que contiene las Normas Técnicas Relativas a los Estados Contables e Informes Complementarios. Las Circulares, Instructivos y Cartas expedidos por la Contaduría General de la Nación.

REQUISITOS INICIALES: La codificación de los soportes contables que se originan por el desarrollo de las transacciones realizadas por la Institución en su funcionamiento.


Balance de comprobación; Libros auxiliares; Formatos cgn96.002 (Contaduría General de la Nación); Informes complementarios; Informes específicos; Informes anexos; Formatos (Contraloría Departamental); Formularios de retención en la fuente (DIAN).

PERIOCIDAD: Trimestralmente de acuerdo con las exigencias de la Contaduría General de la Nación y la Contraloría Departamental y mensualmente para uso interno.

PRODUCTO O SERVICIO: Presentar la información contable con el ánimo de revelar la situación económica, financiera y social del Ente Público.

CLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. Y de manera especial hacen uso de la información contable los Órganos de Administración y Control.





PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN O RECAUDO PRESUPUESTO DE INGRESOSCRITERIO

DEFINICION: Es el instrumento que mide la gestión realizada en el recaudo de los ingresos.FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de 2002, Acuerdo de Aprobación del Consejo Directivo, Acuerdo de

los Costos Educativos y Contratos de arrendamientos.REQUISITOS INICIALES: Presupuesto de ingresos aprobado para la vigencia, Costos Educativos aprobados

por el Consejo Directivo, contrato de arrendamientos recibidos, acuerdos y modificaciones


Ejecución presupuestal Contratos de arrendamientos Listado de Estudiantes

PERIOCIDAD: La ejecución es permanente y los informes se elaboran mensualmentePRODUCTO O SERVICIO: Ejecución presupuestal de ingresosCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación.

Departamental.OBSERVACIONES: Tener en la cuenta que todo recaudo que se haga debe ser a través de

consignación del cliente al banco por cualquier concepto que se genere el ingreso. La tesorería, ni otra dependencia recaudará dinero en efectivo dentro de la institución.





PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DE EGRESOS, REGISTRO E INFORMECRITERIO

DEFINICION: Es el instrumento que mide la gestión realizada en la ejecución del gasto. Se asigna certificado de disponibilidad y posterior registro presupuestal.

FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de Mayo 02 2002 – Acuerdo de Aprobación del Consejo Directivo Acuerdos Mensuales de Gastos, P.A.C.

REQUISITOS INICIALES: Presupuesto de Egresos aprobado para la vigencia, AcuerdoS mensuales de Gastos aprobados por el Consejo Directivo, P.A.C., Plan de Compras, Plan de Inversión y Acuerdos de Modificación del Presupuesto


Ejecución Presupuestal Certificados de Disponibilidad Presupuestal Orden de Compra, de Servicios. Trabajos, Contratos, notas contables Facturas comprobantes de egresos.

PERIOCIDAD: La Ejecución es permanente y los informes se elaboran mensualmente.PRODUCTO O SERVICIO: Ejecución presupuestalCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación

Departamental.OBSERVACIONES: La Disponibilidad Presupuestal debe tener vigencia de 30 días.





PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE EFECTIVOCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se describe los pasos a seguir para el recaudo de recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, de ahorro, fondos (dineros, cheques, comprobantes de pago con tarjeta de crédito, etc.).

FUNDAMENTO LEGAL: Plan General de la Contabilidad Pública; Decreto 992 de 2002REQUISITOS INICIALES: Situaciones que legalmente generen una entrada de recursos económicos a la

instituciónDOCUMENTOS UTILIZADOS:

Formato de recibo o consignación ( cuenta corriente con tres desprendibles)

PERIOCIDAD: Cuando se requieraPRODUCTO O SERVICIO: RecaudoCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa

PROCEDIMIENTO: NOVEDADES DE NOMINACRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se reportan a la Gobernación del Valle-Secretaría de Educación- Nómina las novedades, ingreso de personal, ascensos, retiros traslados, pago de horas extras, recargos nocturnos, festivos, vacaciones, primas embargos, licencias no remuneradas, OPS, horas extras de Docentes y descuentos.

FUNDAMENTO LEGAL: Manual Funciones Gobernación del Valle y CircularesREQUISITOS INICIALES: Vinculación LaboralDOCUMENTOS UTILIZADOS:

Nómina del mes anterior con sus respectivas novedades. Formatos específicos por cada novedad Reporte de novedad vigente proyectado por el Coordinador Académico con





el visto bueno del Rector Relación de turnos de vigilancia.

PERIOCIDAD: MensualPRODUCTO O SERVICIO: Novedades NóminaCLIENTE O USUARIO: Personal Docente, Personal Administrativo, Secretaría de Educación, Tesorero(a).





PROCEDIMIENTO: PAGO DE NOMINA A DOCENTES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO

CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Secretaria de Tesorería realiza el pago a

personal Administrativo y Docente.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 del 29 de diciembre de 1.998 Estatuto Básico de

Organización y Funcionamiento de la Administración Pública.REQUISITOS INICIALES: Que el personal Administrativo y Docente este debidamente nombrado y

posesionadoDOCUMENTOS UTILIZADOS:

Planillas de nómina Cheques

PERIOCIDAD: MensualPRODUCTO O SERVICIO: Pago de nómina a Docentes y personal Administrativo.CLIENTE O USUARIO: Personal Administrativo y DocentesOBSERVACIONES: Este procedimiento es igual para la entrega de cheques de subsidio familiar,

Bonos de dotación, carnet de Comfaunión, Riesgos Profesionales y Salud (previa elaboración de una planilla para entregarlos al beneficiario y hacerla firmar en señal de recibido) Los documentos de valor deben guardarse en lugar seguro como caja fuerte u otro.





PROCEDIMIENTO: PAGO DE ACREENCIASCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se describe los pasos a seguir de manera general para obtener el pago de acreencias reconocidas (erogaciones del ente público)

FUNDAMENTO LEGAL: Plan General de la Contabilidad Pública. Decreto 1857 de 1994.REQUISITOS INICIALES: Comprobación de los soportes legales (cotizaciones, facturas, ordenes de compra,

etc.).DOCUMENTOS UTILIZADOS:

Comprobantes de egresos Certificado de disponibilidad

PERIOCIDAD: 2 veces a la semanaPRODUCTO O SERVICIO: Pago de acreenciasCLIENTE O USUARIO: Proveedores y/o usuario.OBSERVACIONES: El cheque se debe elaborar con copia en el comprobante de egreso.

PROCEDIMIENTO: MANEJO DE CORRESPONDENCIACRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento que reglamenta el manejo del recibo y despacho de la información.

FUNDAMENTO LEGAL: Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración Pública. (Ley 489 de 1998

REQUISITOS INICIALES: La correspondencia que se recibe debe llegar dirigida al Liceo Hogar Sagrada Familia.


Libro radicador Guía de consecutivo

PERIOCIDAD: A diario.





PRODUCTO O SERVICIO: Correspondencia.CLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa, Secretaría Educación Departamental, Contraloría

Departamental





PROCEDIMIENTO: SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIONCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se crean y manejan las medidas de seguridad de los registros y documentos, soportes de actuaciones administrativas y académicas.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 87 de 1993 y Normas ReglamentariasREQUISITOS INICIALES: Información propia de la Institución o dada en protecciónDOCUMENTOS UTILIZADOS:

Comunicados

PERIOCIDAD: A diarioPRODUCTO O SERVICIO: Integridad y seguridad de la informaciónCLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa

PROCEDIMIENTO: ACTAS DE REUNIONESCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se obtienen las actas de lo tratado, discutido y aprobado en las diferentes reuniones.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 de 1998 Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración Pública.

REQUISITOS INICIALES: Las reuniones institucionales del Consejo Académico, Consejo Directivo y Consejo de Docentes


Actas

PERIOCIDAD: Reuniones Ordinarias (Cada mes) y si es necesario reuniones extraordinarias.





PRODUCTO O SERVICIO: Actas de ReunionesCLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa





PROCEDIMIENTO: ARCHIVO Y CONTROL DE HOJAS DE VIDA PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS GENERALES

CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Secretaría General, archiva y conserva las

hojas de vida del personal que labora para la Institución.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 de 1998 Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la

Administración Pública.REQUISITOS INICIALES: Vinculación.DOCUMENTOS UTILIZADOS:

Formatos de hojas de vida

PERIOCIDAD: La revisión y actualización se hará anualmente y cada vez que hay una nueva vinculación.

PRODUCTO O SERVICIO: Archivo de hojas de vida.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Secretaría de Educación Departamental y Entes de control.

PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS DE ESTUDIOCRITERIO

DEFINICION: Con este procedimiento se hace constar la vinculación de las estudiantes del plantel y se certifican sus calificaciones.

FUNDAMENTO LEGAL: Estatuto Básico de Organización y funcionamiento (Ley 489 de la Administración Pública), Ley 115 de 1994 y Decretos Reglamentarios.

REQUISITOS INICIALES: Estar o haber estado vinculado a la institución.DOCUMENTOS UTILIZADOS:

Consignación del banco Estampillas

PERIOCIDAD: Permanente





PRODUCTO O SERVICIO: Certificaciones y constancias de estudioCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa





PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN CON ENTIDADES EXTERNASCRITERIO

DEFINICION: En este procedimiento se reporta la información solicitada por entidades externas tales como la Secretaría Departamental de Educación, DANE, ICFES, etc.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 de 1998 Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración Pública.

REQUISITOS INICIALES: Solicitud expresa de la entidad externaDOCUMENTOS UTILIZADOS:

Formatos

PERIOCIDAD: Permanente.PRODUCTO O SERVICIO: Información con entidades externasCLIENTE O USUARIO: Secretaría Educación Departamental, DANE, ICFES, Etc..

PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAMIENTO DE DIPLOMASCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Secretaría General ordena la elaboración de los diplomas para BASICA SECUNDARIA y EDUCACIÓN MEDIA.

FUNDAMENTO LEGAL: Resolución 1363 de julio 1 de 1999REQUISITOS INICIALES: Haber cursado y aprobado todos los logros de las áreas hasta 9º grado para

BASICA y hasta grado 11º para EDUCACIÓN MEDIA .DOCUMENTOS UTILIZADOS:

Reporte final del año lectivo

PERIOCIDAD: Anual.PRODUCTO O SERVICIO: Diplomas. CLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa





PROCEDIMIENTO: PRUEBAS DE ICFESCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Secretaría General le informa al alumno la fecha en que el ICFES vende los formularios.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 del 29 de diciembre de 1.998 Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública.

REQUISITOS INICIALES: Que el alumno este matriculado en grado once y que cancele el valor del formulario


Consignación del valor de los formularios por jornada

PERIOCIDAD: 1 vez al añoPRODUCTO O SERVICIO: Trámite de Pruebas ICFES.CLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa.

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE EVALUACIONES Y VALORACIONESCRITERIO

DEFINICION: Con este procedimiento se registra en el sistema escolar de valoraciones de las estudiantes.

FUNDAMENTO LEGAL: Resolución 1363 del 1 de Julio de 1999REQUISITOS INICIALES: Carga académica, Planta de docentes, alumnado y horas asignadas por área.DOCUMENTOS UTILIZADOS:

Carga académica (Docentes, grupos, áreas y horas) Logros proyectados por grupos

PERIOCIDAD: 1 vez por periodo (2 meses por cada periodo).PRODUCTO O SERVICIO: Registro escolar de valoraciones (BoletínCLIENTE O USUARIO: Alumnas, docentes y padres de familia





PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO CRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se adquiere el material Bibliográfico para el uso de la Comunidad Educativa y/o particular

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994 y demás reglamentarias, Estatuto Básico Organización y Funcionamiento de la Administración Pública. (Ley 489 del 29 de diciembre de 1.998)

REQUISITOS INICIALES: Actualización del material Bibliográfico; Demanda del servicioDOCUMENTOS UTILIZADOS:

Formatos

PERIOCIDAD: 1 vez al añoPRODUCTO O SERVICIO: Activación del material Bibliográfico y DidácticoCLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa y/o particularOBSERVACIONES: El material bibliográfico también se puede adquirir por donación de entidades

particulares

PROCEDIMIENTO: CODIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL MATERIAL CRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se marca, se sella y se integra el material bibliográfico al inventario

FUNDAMENTO LEGAL: Manual de Funciones del Departamento y MunicipioREQUISITOS INICIALES: Ingreso de nuevo material bibliográfico al colegio.DOCUMENTOS UTILIZADOS:

Factura de tesorería Libro guía de codificación y de ubicación

PERIOCIDAD: 1 vez al año y cuando se reciba nuevo materialPRODUCTO O SERVICIO: Codificación y ubicación del material nuevo





CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativaOBSERVACIONES: El control contable se hace en tesorería y no en la biblioteca. En la biblioteca se

incorpora al inventario





PROCEDIMIENTO: PRESTAMO DE LIBROS, Y MATERIAL DIDACTICOCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se presta el servicio de biblioteca a la comunidad colegial (estudiantes, profesores, funcionarios y padres de familia

FUNDAMENTO LEGAL: Manual de Funciones del Municipio y el DepartamentoREQUISITOS INICIALES: Solicitud del servicio con su respectiva identificaciónDOCUMENTOS UTILIZADOS:

Ficha bibliotecaria

PERIOCIDAD: Aproximadamente 50 usuarios por jornadaPRODUCTO O SERVICIO: Préstamo de material bibliográfico y audiovisualCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa.

PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE ENFERMERIACRITERIO

DEFINICION: Es el servicio que se presta a la comunidad del colegio en primeros auxilios, atenciones básicas de enfermería y remisiones al medico general en caso de necesitarse.

FUNDAMENTO LEGAL: Según lo estipulado en el manual de ConvivenciaREQUISITOS INICIALES: Estado de incapacidad en cuanto a salud, de la comunidad del colegioDOCUMENTOS UTILIZADOS:

Historia Clínica estudiantil Control de medicamentos Control diario de consultas médicas Control de enfermería

PERIOCIDAD: Aproximadamente 37 atenciones al mesPRODUCTO O SERVICIO: Atención de enfermeríaCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa





PROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE BIENES PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN USO Y DADA DE BAJA

CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se hace conteo y se compara lo existente

contra los bienes contabilizadosFUNDAMENTO LEGAL: Plan General de la Contabilidad Pública, numeral 6.2.1.1.REQUISITOS INICIALES: Libro detallado de la cuenta Propiedad Planta y Equipo.


Libro detallado Actas de asignación Actas de traslado o traspaso actualizado

PERIOCIDAD: Anual.PRODUCTO O SERVICIO: Inventario físico de bienes de la institución así: General, por dependencias, y

bienes para dar de baja.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa





PROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCIÓN DADOS DE BAJA, EN DESUSO O INSERVIBLES

CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se reglamenta eventos tales como dar de

baja físicamente los bienes de propiedad de la institución por obsolescencia, desuso o inservibles.

FUNDAMENTO LEGAL: Plan General de la Contabilidad Pública y Doctrina Contable PúblicaREQUISITOS INICIALES: Relación de bienes, solicitud suscrita de quien, considera se debe dar de baja el

bien.DOCUMENTOS UTILIZADOS:

Actos Administrativos Actas

PERIOCIDAD: AnualPRODUCTO O SERVICIO: Acto administrativo para dar de baja bienes de la institución, con copia a la

contabilidad, a Contraloría Departamental etc.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental etc

PROCEDIMIENTO: ASEOCRITERIO

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se responde por el aseo y cuidado de las áreas y elementos asignados.

FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 de 1998 Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración Pública, Manual de convivencia.

REQUISITOS INICIALES: Requerimiento a diario del servicioDOCUMENTOS UTILIZADOS:

Ninguno

PERIOCIDAD: Permanente.





PRODUCTO O SERVICIO: AseoCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa





PROCEDIMIENTO: VIGILANCIA

CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se responde por las tareas de vigilancia

dentro del plantel.FUNDAMENTO LEGAL: Manual de ConvivenciaREQUISITOS INICIALES: Este servicio es de necesidad permanente durante las 24 horas del día.


Libro de registro de correspondencia Libro de registro de recibo y entrega de Bienes del colegio.

PERIOCIDAD: A diario 1 turnos de 8 horasPRODUCTO O SERVICIO: VigilanciaCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativaOBSERVACIONES: Dadas las instalaciones tan amplias es perentorio tener

como mínimo 2 vigilantes para cubrir toda el plantel.





8. ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOSRECTOR

No FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Representar a la Institución

Educativa en las actuaciones de tipo Judicial y extrajudicial

Misión, visión y principios de la institución. Normas y leyes vigentes y aplicables en el desarrollo de las actividades propias de al entidad.,

Ejecutar las acciones de dirección administrativa para lograr los objetivos propuestos y responder a la comunidad en general..

Posicionar a la entidad como una de las mejores en el municipio

2 Dirigir y Coordinar el plan de

trabajo (P.E:I) de la institución, responder su cumplimiento y definir con el personal a su cargo el programa de actividades a desarrollar.

Parámetros establecidos por la Ley 115 de 1994, estadísticas financieras y de cobertura, necesidad real de la entidad, personal a cargo

Determinar y poner en consideración las políticas educativas y administrativas que se realizaran durante el año lectivo

Trabajo bien planificado y coordinado para Evitar improvisaciones en el cumplimiento de la Misión

3 Coordinar y procurar la

consecución oportuna de los recursos necesarios y controlar la racional utilización y administración de los Fondos de Servicio Educativos.

Boletines, Oficios, charlas, Seminarios, informes financieros y circulares

Dar a conocer las medidas y procedimiento de control de actividades

Prevenir y evitar irregularidades en el desarrollo de los planes y programas

4 Elaborar el proyecto de

presupuesto anual y presentarlo al Consejo directivo para su revisión y aprobación

Informes, proyecciones y estadísticas de ingresos anteriores

Hacer las proyecciones pertinentes teniendo en cuanta los procedimientos y normas al respecto

Presupuesto concertado y ajustado a la realidad institucional





ESQUEMA SISTEMATICO


No FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES5 Elabora el Flujo de caja del

fondo estimado mes a mes; hacerle los ajustes correspondientes y presentar informes de ejecución por lo menos cada tres meses al Consejo Directivo

Proyecto de Presupuesto, plan de compras, proyecciones anteriores

Realizar el estimativo de ingresos y de gastos mensualizado, teniendo en cuenta el proyecto de presupuesto; hacer los ajustes si se requieren y elaborar informes

Recursos financieros manejados con criterio y ajuste a las normas, evitando compromisos innecesarios

Función determinada por el Decreto 992 de 2002 en cuanto al manejo del fondo de Servicios Educativo.

6 Elaborar los proyectos de adición presupuestal debidamente justificados y presentarlos, para su aprobación del Consejo Directivo; así como los proyectos de traslados presupuestales

Transferencias, donaciones extraordinarias, excedencias de apropiaciones o escasez en alguna de las mismas

Realizar los cambios pertinentes de adición o traslados que se requieran para dar cumplimiento a los programas institucionales

Presupuesto concertado y ajustado a la realidad institucional


7 Celebrar los contratos, suscribir los actos y ordenar los gastos , con cargo a los recursos del Fondo , de acuerdo con el Flujo de caja y el plan operativo de la vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería

Documentos requeridos por ley, pac, plan operativo, CDP, estados de tesorería, Ley 80 /93 y Decretos Reglamentarios

Realizar los contratos y ordenar los gastos con cargo al fondo conforme a los requisitos establecidos para tal fin en las normas

Contratación y manejo financieros transparentes, eficiente y eficaz






ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS RECTOR

No FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES8 Firmar los estados contables y la

información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin por los entes de control y de educación, junto con la demás rendición de cuentas.

Estados financieros, formatos, documentos contables, cronogramas

Colocar nombres y apellidos completos y cargo en los estados financieros y demás documentos e informes que deban rendirse a las autoridades correspondientes

Determinar quien es el representante legal y responsable de la institución.


9 Coordinar y procurar la consecución oportuna de los recursos necesarios y controlar la racional utilización y administración de los Fondos de Servicios Educativos.

Fuentes de ingreso (matriculas, servicios, aportes de la Nación, el Departamento, Municipio, donaciones de entidades.

Establecer mecanismos para un recaudo efectivo de matriculas y gestionar recursos externos a través de proyectos.

Efectivo disponible para llevar a cabo la gestión educativa

10 Supervisar la elaboración y

ejecución de los contratos que se celebren en desarrollo de los programas de las dependencias atemperados a la Ley 80/93 y sus Decretos Reglamentarios

Contrato, orden de servicio o de obra Ley 80 de 1993, programas definidos con anterioridad

Examinar y analizar los contratos y documentos soporte; comparar la correcta ejecución de las obras y el suministro de bienes o servicios adquiridos

Contratación ajustada a las normas y necesidades de la entidad

11 Publicar en un lugar visible y de

fácil acceso de la institución el informe de ejecución de los recursos del fondo de Servicios Educativos con la periodicidad

Presupuesto, PAC, informe de tesorería

Colocar en cartelera u otro sitio el documento donde se registre la ejecución de los recursos del fondo

Dar a conocer a la opinión publica el manejo de los recursos del fondo.





que indique el Consejo Directivo.





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS RECTOR

No FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES12 Distribuir la carga académica

a los docentes y funciones a Directivos Docentes y personal administrativo y operativo de la institución.

Horarios, hojas de vida, manuales de funciones

Determinar las horas académicas que dictaran cada docente, y qué día según su perfil

Cumplimiento eficiente de Funciones

13 Realizar la evaluación de desempeño de docentes y demás personal a su cargo e imponer las sanciones disciplinarias propias del sistema de control interno disciplinario, según norma

Planes y programas establecidos, manual de funciones, estatuto del docente y demás normas

Aplicar los puntajes pertinentes de acuerdo a la aplicación de indicadores de logros u otros

Mejoramiento continuo del personal

14 Responder por la calidad del servicio educativo y el cumplimiento de las funciones de todo el personal docente y administrativo

Idem al anterior Dar respuesta por el cumplimiento o no de los objetivos propuestos, hacer las correcciones a irregularidades académicas y administrativas

Calidad en el servicio educativo

15 Administrar el personal en lo

relacionado con los permisos y novedades

Ley 715 de 2001, incapacidades, solicitudes, estatuto del docente, etc.

Otorgar los permisos, las licencias que requieran legalmente el personal por enfermedad o vacaciones

Control del personal docente y administrativo.

16 Presentar los informes que le

sean solicitados, por las entidades de control y de educación que lo requieran.

Dar a conocer por escrito cual ha sido el resultado de su gestión a las entidades que lo soliciten y a la comunidad educativa

Mostrar la Gestión realizada





ESQUEMA SISTEMATICO


No FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES17

Colaborar en el uso adecuado, mantenimiento y seguridad de los equipos, materiales y bienes confiados a su manejo

Bienes muebles y de oficina, caja fuerte, documentos

Hacer uso correcto de los elementos y materiales de oficina a su cargo y de la institución en general

Elementos, equipos de oficina y bines de la entidad en buenas condiciones de uso

18

Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, las que reciba por delegación y aquellas inherentes a las que desarrolla la institución.

Mandato legal, o Autorización de oficio. Iniciativa propia.

Cumplir con las ordenes de superiores según lo indicado.

Llevar a cabo las actividades u ordenes recibidas de superiores o normas





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOSCOORDINADOR

No FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Dirigir, coordinar, Asesorar y

evaluar los planes y programas en la institución Educativa de acuerdo con los objetivos y criterios curriculares

Formatos, oficios, circulares Establecer cronogramas, dar a conocer los programas y someterlos a discusión y aprobación del Consejo Académico

Planes concertados en equipo con la responsabilidad y el compromiso de todos

2 Coordinar con los responsables de los programas los planes de supervisión y las necesidades de capacitación y suministros requeridos para el adecuado desarrollo de los mismos

Planes curriculares, Directrices educativas solicitudes

Reunirse con profesores y determinar las medidas de control de los programas académicos y recibir las solicitudes de capacitación especifica que ellos requieran para llevar a cabo losprogramas y dar tramite al rector para su aprobación

Profesores bien preparados y programas coherentes con la realidad y necesidad educativa

3 Dirigir la evaluación del rendimiento académico y adelantar acciones para mejorar la retención escolar

planes, cuadernos, planillas y anotador de clase

Determinar y dar solución a las causas de los problemas de rendimiento de los estudiantes a través de asesoria y orientación académica

Evaluaciones mas integrales y humanizada

Faltan recursos didácticos

4 Promover y participar en investigaciones relacionadas con causas de los problemas educativos y dar solución a los mismos.

Docentes, estudiantes y personal de la institución.

Realizar jornadas de reflexión institucional en cuanto a lo académico y administrativo para diagnosticar las irregularidades y hacer los correctivos con asesoria medica, sicológica , de capacitación o la que se necesite.

Estudiantes mejor preparados y profesores bien comprometidos.





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS COORDINADOR

No FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES5 Informar al superior

inmediato en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos , elementos o documentos encontrados

Oficios, memorandos y circulares

Relatar detalladamente por escrito las irregularidades encontradas y plantear las posibles soluciones.

Comunicación eficiente y productiva

6 Coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de programas educativos y proponer los ajustes necesarios

Planes, políticas, planes de acción, indicadores, hoja de vida de docentes, formatos horarios etc.

Dar las instrucciones precisas de la forma de aplicar los programas; prestar atención a su ejecución e indicar cuales son las acciones que se deben realizar para corregir fallas

Cumplimiento eficiente de los programas

7 Impulsar el desarrollo integral de las diferentes áreas fomentando el trabajo interdisciplinario encaminado a mejorar los procesos educativos y el bienestar de la comunidad

Material escrito, y virtual para exposición Conferencistas, Películas

Realizar actividades de capacitación en organización del trabajo, manejo eficiente del tiempo, motivación y autoestima, solución de conflictos personales y uso apropiado de la comunicación

Trabajo en equipo

8 Coordinar acciones que coadyuven al buen desempeño de los estudiantes en lo académico y disciplinario

Observador de clases, proyectos , concursos

Proponer, aprobar y desarrollar los proyectos que presenten los estudiantes o comunidad educativa, evaluar los hechos y realizar concursos artísticos culturales y asesorìas motivacionales

Ambiente de confianza propicio para un buen aprendizaje





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOSCOORDINADOR

No FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES9 Atención a padres de familia

o acudientesLibros de observaciones, citaciones y actas de compromiso

Citar y discutir con los padres de familia los inconvenientes académicos y disciplinarios de los estudiantes.

Mejoramiento continuo del rendimiento académico y disciplinario de los estudiantes.

Los procesos evaluativos son muy largos, hay que disminuir cargas. Desinterés de padres de familia; real

10 Cumplir con la jornada laboral legalmente establecida

Tiempo Llegar y salir a la hora estipulada y realizar las actividades laborales en la 24 o 25 horas semanales estipuladas

Servicio educativo Eficiente y eficaz

11

Colaborar con el uso adecuado, mantenimiento y seguridad de los equipos y materiales confiados a su manejo

Muebles y equipos de oficina Dar el uso adecuado a los

elementos que emplee en el cumplimiento de sus labores.

Conservar en buenas condiciones de uso los elementos y equipos de oficina y demás materiales

12

Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato de acuerdo con el nivel

Circulares, oficios.Atender y llevar a cabo las actividades o labores adicionales encomendadas por los superiores

Mayor apoyo en la gestión educativa.





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS DOCENTE

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Programar, desarrollar y

orientar recursos de formación, complementación y actualización en el área correspondiente para los estudiantes vinculado a la Institución.

Material didáctico, textos, planes y programas, normas educativas

Elaborar a través de elementos didácticos, textos o similares los temas para que los estudiantes puedan entender o asimilar con mayor facilidad los mismos

Afianzar la formación de los estudiantes

2 Participar en la evaluación curricular de los programas docentes.

Indicadores de logros, planes institucionales y normas educativas.

Determinar si los programas curriculares cumplen los parámetros exigidos en las normas educativas, aplicar indicadores para conocer resultados.

Evaluación integral de los programas.

3 Programar y organizar las actividades de enseñanza y aprendizaje de las asignaturas a su cargo, de acuerdo con los criterios establecidos en la programación a nivel del área.

Planes de acción inmediata, P.E.I Textos, Material didáctico

Determinar los temas y acciones académicas, artísticas y culturales que se ejecutaran en el transcurso del año lectivo y las actividades transversales de apoyo a dicha labor.

Programas definidos, claros y precisos sin improvisación.





ESQUEMA SISTEMATICO


No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES4 Aplicar oportunamente las

estrategias metodologicas a que de lugar el análisis de resultados de evaluación; en coordinación con jefe de Departamento o coordinador académico

Conferencias, Seminarios, Mensajes audiovisuales de reflexión, lúdicas

A partir del resultado de las evaluaciones aplicar las acciones que permitan corregir las dificultades de aprendizaje del estudiante o de metodologías en la transmisión del conocimiento.

Correcciones a tiempo de los procesos

5 Ejercer la dirección de grupo cuando le sea asignada.

Oficio o resolución. Responder por los estudiantes que se le asignen como director de grupo en cuanto a lo académico y disciplinario

Mejor Administración de los estudiantes

6 Participar en los comités en que sea requerido.

Experiencia, conocimiento específicos, actitud de apoyo, compromiso.

Ser parte activa de las actividades que se planten y desarrollen en los comités que integral

7 Cumplir con los turnos de disciplina que le sean Asignados

Manual de convivencia, normas institucionales o educativas

Prevenir y evitar actos de indisciplina y desorden de los estudiantes a la hora del recreo u otra actividad.

Mantener la armonía y sana convivencia de losEstudiantes.

8 Proponer al superior inmediato planes y programas orientados a mejorar la eficiencia institucional.

Iniciativa, Solidaridad, cooperación y compromiso institucional.

Indicar que acciones podrían mejorar el rendimiento o avance de los procesos curriculares y administrativos.

Mejoramiento institucional continuo.

9 Participar en los actos de comunidad y asistir a las

Hacer presencia activa en las actividades que se realicen en la

Apoyo institucional.





reuniones indicadas por las directivas de la institución

institución.





ESQUEMA SISTEMATICO


No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES10 Administración de los

estudiantes teniendo en cuenta sus condiciones socioeconómicas y características personales

Estudiante, Libro observador del estudiante, normas

Realizar el análisis económico y personal a los estudiantes a partir de los antecedentes e indagaciones al mismo, y fichas de matricula.Dictar conferencias de resolución de conflictos a padres y estudiantes conjuntamente.

Mejorar del ambiente educativo del Estudiante

11 Realizar la inducción a los estudiantes de grupo confiados a su cargo o dirección

Estudiantes, textos, material didáctico

Dar a conocer al estudiante la programación, metodología, forma de evaluar, estructura administrativa y docente.

Ubicar al estudiante en el contexto educativo e institucional.

12 Ejecutar acciones de carácter formativo y hacer seguimiento de sus efectos en los estudiantes.

Estudiantes, manual de convivencia, textos, observador del estudiante,material didáctico, planes y programas

Ejecutar actividades socioculturales y artísticas con los estudiantes para estimular su crecimiento e integración con la comunidad educativa, al igual que las académicas estipuladas en el P.E.I Evaluando y mejorando los resultados

Aprendizaje significativo

13 Promover el análisis de las situaciones conflictivas de los estudiantes y lograr en coordinación con otros estamentos las soluciones mas adecuadas.

Manual de Convivencia, Derechos del menor, normas, estudiantes, padres de familia, sicólogo, médico, secretaria de educación y entidades a fines con la

Diagnosticar los diferentes conflictos de los estudiantes mediante el dialogo abierto y amigable con ellos y remitirlo a la instancia que requiera para dar tratamiento y solución a su

Estudiantes con formación integral





educación. problema





ESQUEMA SISTEMATICO


No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES14 Establecer comunicación

permanente con los profesores y padres de familia o acudientes para coordinar las acciones educativas respectivas.

Estudiantes, padres de familia, docentes, oficios, comunicación escrita en cuadernos, llamadas telefónicas etc,

Determinar con padres o acudientes y demás profesores las actividades de apoyo y refuerzo en el proceso formativo del estudiante, a partir de diálogos, capacitaciones, asesoria u orientación sicológica o social y acciones académicas.

Mejoramiento continuo de los educando

15 Diligenciar la ficha de registro, control , rendimiento y seguimiento de los estudiantes del grupo a su cargo, en coordinación con los servicios de bienestar, darlos a conocer al jefe de departamento o coordinador y certificarlos con su firma.

Calificador, observador de clase Fichas, Formatos.

Registrar en el documento correspondiente los datos personales del estudiante, su rendimiento académico y el comportamiento disciplinario, que permitan conocer cual ha sido el progreso educativo del mismo y establecer las correcciones del caso.

Registros y estadísticas de estudiantes

16 Rendir periódicamente informe de las actividades programadas y realizadas a los coordinadores del plantel

Oficios, comunicaciones, boletines

Dar a conocer por escrito el cumplimiento de las actividades realizadas cuando se lo requieran.

Informes Académicos





ESQUEMA SISTEMATICO


No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES17 Cumplir con la jornada

legalmente establecida.

Horario de clase, contrato o normas educativas

Asistir y realizar las labores de enseñanza en el horario establecido para tal fin

Cumplimiento a cabalidad.

18 Colaborar con el uso adecuado, mantenimiento y seguridad de los equipos confiados a su manejo

Elementos de oficina, didácticos y bienes asignados

Dar un uso adecuado a los elementos que use en el desarrollo de las actividades educativas

Elementos y bienes en buenas condiciones de uso

19 Guardar la debida reserva y discreción de la información que se le ha confiado

Información conocida No dar a conocer la información confidencial sino aquella de conocimiento publico según autorización

Buen ambiente institucional

20 Ejecutar las demás funciones que le sean asignadas y sean afines a la naturaleza del cargo

Oficios, decretos o resoluciones. ordenes verbales

Llevar a cabo las actividades adicionales a las propias de su cargo conforme le sean indicadas.

Compromiso y apoyo





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS CONTADOR

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Elaborar y presentar a

tiempo la información contable y Estados Financieros de la institución, a las entidades de control y educación que lo requieran

Flujo documentación contable

Revisión, clasificación y registro de toda la información contable y financiera

Información Financiera y Contable disponible oportunamente para la toma de decisiones y responder a los requerimientos de otras instancias

2 Clasificación de toda la documentación para efectuar el respectivo ingreso al programa contable.

Códigos Documentos Codificar los documentos contables con el fin de agilizar los procesos, regidos por el Plan General de Contabilidad Gubernamental

Manejo técnico y apropiado de la información contable y financiera

3 Apoyar al Rector en la elaboración del proyecto de Presupuesto y presentarlo al Consejo Directivo para su revisión y aprobación.

Certificación de ingresos municipales, nacionales y departamentales y los respectivos cálculos de gastos de funcionamiento e inversión

Realizar las proyecciones y cálculos necesarios y acordes con los topes legales; aplicando técnicas de reconocido valor técnico en la elaboración del presupuesto

Presupuesto técnicamente elaborado y acorde a las necesidades y prioridades de la institución.

4 Realizar y proponer codificaciones al presupuesto y al plan anual de caja

Presupuesto inicialmente aprobado, PAC Aprobado, Informes financieros

Realizar los ajustes o modificaciones presupuestales necesarios conforme al DecretoLey 111 de 1996 y someterlo a aprobación

Presupuesto manejado adecuadamente y conforme las normas para tal fin.





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS CONTADOR

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES5 Orientar y controlar el debido

registro contable de las cuentas

Registro contable de las cuentas; PUC Gubernamental

Inspeccionar y verificar el registro contable de las cuentas

Registros claros, apropiados y ejecutados de acuerdo a las normas de contabilidad

6 Revisar oportunamente los formularios de pago de impuestos, EPS y pensiones

Formularios de pago de impuesto, EPS y pensiones

Inspeccionar periódicamente los formularios de pago de impuesto, EPS, y pensiones

Oportunidad en el pago de Impuesto

7 Elaborar flujos, análisis y demás información solicitada por la Gerencia para toma de decisiones

Flujos, análisis y demás información

A partir de la información financiera y contable que maneja determinar la situación económica de la institución

Adecuada planificación y gestión administrativa

8 Evaluar la correcta realización de los procesoscontables

Procesos contables Comprobar que el manejo de la información, contable y financiera sea el correcto y de acuerdo a las normas para este fin

Eficiencia en cada uno de los procesos

9 Autorizar los certificados de disponibilidad presupuestal

Certificados de disponibilidadpresupuestal

Autorizar los certificados Obtención a tiempo de los certificados mencionados

10 Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, las que reciba por delegación y aquellas inherentes a las que desarrolla la institución.

Mandato legal, o Autorización de oficio. Iniciativa propia

Cumplir con las órdenes de superiores según lo indicado.

Llevar a cabo las actividades u ordenes recibidas de superiores o normas





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS TESORERO

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Elaborar recibos del dinero

que ingresa a la Institución por los diferentes conceptos

Matriculas, certificados, boletines, constancias, etc.

Realizar los recibos correspondientes por cada uno de estos conceptos del ingreso recibido.

Recibos de caja en consecutivo con su respectiva consignación adjunta, o soportes necesarios.

2 Manejar libros: de bancos y conciliaciones. (Libro de caja, movimientos de cuentas movimientos de las cuentas bancarias de la entidad)

Libros de bancos y conciliaciones, libro de cajallamadas telefónicas, etc

Realizar diariamente el procesamiento de información generada en estos libros

Tener la información actualizada, la cual servirá de herramienta para los flujos de caja

3 Atender publico interno y externo

Personas que llegan a la Institución.

Brindar una excelente atención al publico en general, suministrando la información requerida

Eficiencia en la atención al cliente que requiera del servicio de tesorería

4 Elaborar certificados de disponibilidad, ordenes de servicio, ordenes de compra, cartas del Rector y de el Contador

Certificados de disponibilidadresoluciones, ordenes de servicio, ordenes de compra y cartas

Realizar los diferente tipos de documentos para satisfacer las necesidades que requiere cada sección o solicitante

Certificados previos al los compromisos y apoyo administrativo

5 Elaborar ordenes de pago y cheques y controlar las chequeras

Formatos de pago y cheques

Realizar las ordenes de pago con los descuentos de ley , registros presupuestales y contables. Elaborar cheques

Agilidad en los procesos para pagos oportunos según programación. Seguimiento del movimiento de los bancos o flujo de





efectivo.





ESQUEMA SISTEMATICO


No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES6 Elaborar el boletín diario de

movimiento de caja y bancosBoletín diario de movimientode caja y bancos

Incorporar al formato diario todas las consignaciones y retiros

Tener la información financiera al día como ayuda para toma de decisiones.

7 Digitar en el sistema todos los documentos contables (en el programa que se tenga)

Facturas, consignaciones, ordenes de pago, etc.

Digitar en el sistema contable los diferentes documentos contables

Contabilidad actualizada, oportuna para generar informes a tiempo y confiables

8 Instruir al mensajero para efectuar las consignaciones y pagos en entidades financieras u otras

Consignaciones Indicarle al mensajeros cuales son las actividades a seguir para la correcta realización de las diligencias de pago

Manejo acertado y oportuno en los pagos

9 Elaborar conciliaciones bancarias

Conciliaciones bancarias Realizar las diferentes conciliaciones bancarias

Contar con las conciliaciones Bancarias al día para tener efectividad en la información de flujos

10 Programar y realizar pagos de tesorería a proveedoresy personal de la institución

Nomina, facturas, cheques, subsidios, formatos, etc.

Realizar organigrama de pagos y ejecutar las actividades del procedimiento de pago de acreencias; ver Manual de Procesos.

Cancelar oportunamente los compromisos que adquiera la institución

11 Elaborar formularios de retención en la fuente y estampillas pro-univalle

Formularios y estampillas pro-univalle

Diligenciar los formatos correctamente

Dar cumplimiento a lo estipulado legalmente para este fin





ESQUEMA SISTEMATICO



legalmente establecidaHorario de clase, contrato o normas educativas

Asistir y realizar las labores de enseñanza en el horario establecido para tal fin

Cumplimiento a cabalidad






Información conocida No revelar información confidencial; solo aquella de conocimiento publico según y autorizada



Oficios, decretos o resoluciones. ordenes verbales.


Compromiso y apoyo





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS SECRETARIA (O)

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Atender en forma correcta y

oportuna la ejecución de mecanografía que se requiera en su oficina y transcribir dictado de notas, cartas, memorandos o informes.

Computador, formatos, papelería.

Elaborar oficios, transcribir información y diligenciar formatos

Eficiencia en las labores de oficina

2 Atender en forma amable y oportuna al público, personal y telefónicamente

Cortesía, tolerancia, amabilidad

Prestar un servicio eficiente al publico recibiendo y suministrando la información requerida.

Excelente atención al cliente externo

3 Recibir la documentación que presenten los interesados para tramites que se adelanten en la entidad

Documentos Recibir, dar respuesta o trámite a la documentación que se reciba en la oficina.

4 Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con las instrucciones recibidas, el archivo de los documentos que se encomienden en la oficina

Archivos, carpetas, papeleríaAZ,

Ubicar ordenadamente en los archivadores correspondientes los diferentes documentos de la institución

Documentación organizada y de fácil localización.

Requiere de capacitación en Archivo

5 Reportar horas extras de docentes y personal administrativo

Planilla de horas extras Diligenciar la planilla de horas extras aprobadas por el rector y entregarla al tesorero para reportarlas

Reporte oportuno





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS SECRETARIA (O)

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES6 Recibir, radicar y archivar la

correspondencia, siguiendo los procedimientos establecidos.

Oficios, circulares, boletines, extractos, facturas, etc

Dar el tratamiento técnico a toda la correspondencia que llegue a la entidad

Correcto manejo de Correspondencia

7 Responder por el uso adecuado, mantenimiento y seguridad de los equipos y materiales confiados a su manejo.

Computador, Fax. Impresoramobiliario de oficina

Usar correctamente todos los elementos de oficina

Conservar en buen estado de uso los equipos y mobiliario de oficina.

8 Cumplir la jornada laboral legalmente establecida

Horario Asistir a su lugar de trabajo y realizar las labores encomendadas.

Acatamiento del horario laboral


Documentos, información reservada

No revelar información confidencial, solo aquella autorizada por su superior y dar cumplimiento al procedimiento de seguridad e integridad de la información. Ver manual de procesos

Discreción en el manejo de la información

10 Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato de acuerdo con el nivel la naturaleza y el área de desempeño.

Resoluciones, Decretos, Ordenes Verbales

Realizar las labores encomendadas por el jefe inmediato.

Compromiso institucional





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS ALMACENISTA

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Recibir y entregar los

elementos de papelería, ferretería y materiales a quienes los requieran para el uso en las labores de la Institución

Elementos de oficina, papelería, materiales de construcción y ferretería

Realizar recepción y entrega de los diferentes insumos las practicas

Distribución organizada y racional de todos los insumos que se requieran para el funcionamiento de la Institución

2 Hacer la solicitud de los materiales y suministros de acuerdo con las necesidades de cada área específica, elaborar los cuadros comparativos y presentarlos al rector de la Institución.

Adquisiciones, solicitudes etc.

Elaborar el plan de necesidades con las solicitudes y requerimientos de la entidad

Disponibilidad oportuna de materiales y elementos para realizar las actividades de la institución.

3 Elaborar los registros correspondientes al manejo de kardex

Ordenes de entrada , salida y actas de baja

Efectuar los registros correspondientes al manejo del kardex

Correcto registro del kardex

4 Realizar inventarios mensuales y detallar todas las compras y entregas de mercancía para contabilidad y la Contraloría Municipal

Listados de materiales y mercancías

Efectuar inventarios mensuales relacionando las compras y las entregas

Control sobre la mercancía recibida y despachada

5 Verificar la cantidad y calidad de los elementos que se reciben en la Institución y almacenarlos o distribuirlos

Mercancías Constatatar que la calidad de los artículos sea optima y que la cantidad sea la solicita da en las ordenes de compra o contratos

Control de calidad y cantidad

6 Realizar listados de stock máximo y mínimo de elementos

Elementos de consumo y materiales

Tener un control de mínimos y máximos en el almacén

Disponibilidad de los insumos que requiera la





del almacén institución





ESQUEMA SISTEMATICO


No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES7 Realizar inventarios

periódicos de materiales, muebles y enseres, equipo de oficina, computadores, maquinaria y otros.

Materiales, muebles, enseres,equipo de oficina, computadores

Realizar un inventario periódico de los enseres, muebles y equipos por lo menos una vez al año

Organización y control sobre los bienes muebles

8 Llevar actualizado el libro de préstamo y de elementos devolutorios.

Libro Elementos devolutorios Llevar el libro de prestamos al día

Control sobre los elementos devolutorios

9 Servir de apoyo logístico en actividades realizadas por la institución

Colaborar en las actividades programadas por la institución educativa

Apoyo institucional

10 Elaborar paz y salvos para los funcionarios que se retiran de la entidad

Papelería, elementos devolutivos, información

Realizar los paz y salvo que se requieran conforme a lo estipulado para tal fin

11 Elaborar actas de baja de artículos obsoletos o deteriorados

Artículos obsoletos, deteriorados y en desuso.

Determinar el estado de vida útil o deterioro de los bienes de la institución e informar para su retiro del servicio.

Bienes en condiciones optimas de utilización

12 Cumplir con la jornada legalmente establecida.


Asistir al plantel y realizar las labores encomendadas, en el horario establecido para tal fin.










ESQUEMA SISTEMATICO


No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES14 Guardar la debida reserva y

discreción de la información que se le ha confiado

Información conocida No dar a conocer la información confidencial sino aquella de conocimiento publico según autorización

Buen ambiente institucional.


Oficios, decretos o resoluciones, ordenes verbales.


Compromiso y apoyo





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Programar y ejecutar las

obras de mantenimiento que se requieran en los escenarios deportivos, oficinas salones o sitios del plantel

Materiales, partes eléctricas hidráulicas o sanitarias

Llevar a cabo revisiones y reparaciones locativas, eléctricas, sanitarias y de jardinería

Instalaciones en adecuadas condiciones de uso

2 Dirigir y supervisar los grupos de trabajo asignados a su cargo de zonas verdes y aseo

Zonas verdes, instalaciones Aseo

Controlar los trabajadores que se contraten para apoyar jornadas de limpieza o mantenimiento de zonas verdes o instalaciones

Mantenimiento oportuno y control sobre estas tareas

3 Informar los requerimientos de materiales para la ejecución de los trabajos

inventarios, Dar aviso oportuno sobre los materiales e insumos que se requieran

Disponibilidad de materiales y elementos para mantenimiento y reparaciones

4 Coordinar y supervisar los trabajos de construcción, eléctricos, hidráulicos y de mantenimiento

Construcciones Mantenimiento eléctrico

Inspeccionar a los grupos de trabajo que ejecutan esta función cuando no sean de su alcance

Atención oportuna de obras o instalaciones

5 Realizar el lucimiento con banderas, festones en los escenarios o tarimas para los diferentes eventos deportivos, culturales o artísticos

Banderas, festones, cintas Afiches u otros

Pintar o adornar los espacios lúdicos de la institución

Ambiente propicio para los eventos





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS MANTENIMIENTO

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES6 Coordinar el corte de zonas

verdes, aseo y poda de árboles de todas en las instalaciones del plantel o las escuelas adscritas

Zonas verdes Programar y realizar los cortes de zonas verdes y realizar la limpieza de estos materiales

Instalaciones adecuadas

7 Elaborar inventarios de herramientas y equipo a su cargo

Herramientas equipo Controlar y clasificar las herramientas y equipos que utilice en sus labores

Control sobre las herramientas y equipo

8 Cumplir con la jornada legalmente establecida.


Asistir al plantel y realizar las labores encomendadas, en el horario establecido para tal fin







Información conocida No revelar información confidencial; solo aquella para conocimiento publico, según autorización



Oficios, decretos o resoluciones. ordenes verbales


Compromiso y apoyo





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR SERVICIOS GENERALES (MENSAJERO)

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Recibir y distribuir la

correspondencia del plantel y hacerla llegar a su destino

Correspondencia Entregar la correspondencia que sale de la institución y efectuar la entrega de la que llega a la oficina correspondiente

Efectuar la labor encomendada diariamente, y evitar que se pierda o extravié cualquier documento

2 Llevar la correspondencia, documentos, paquetes y recomendados al correo u otro sitio fuera de la institución

Correspondencia, paquetes Ejecutar la entrega de correspondencia, pago de facturas, envió de paquetes u otros

Entrega total de correspondencia

3 Realizar las operaciones bancarias, tales como consignaciones, retiro de chequera o solicitud de información

Consignaciones Orden de retiro chequeras y Otros

Realizar las consignaciones y toda clase de diligencias ante los bancos o entidades financieras

Tramites y diligencias oportunas y bien ejecutadas

4 Realizar compras de elementos de consumo

Dinero, papelería, materiales etc.

Efectuar las compras de menor cuantía que sean requeridas de inmediato por la institución.

Suministros oportunos

5 Fotocopiar documentos y otras formas

Documentos Fotocopiar toda la información o material didáctico requerido por las oficinas o profesores.

Material disponible para las actividades propias de la institución

6 Apoyar al área operativa cuando realicen eventos deportivos y recreativos organizados en la institución

Eventos culturales, artísticos, deportivos y educativos

Servir de apoyo operativo en todos los eventos organizados por la institución

Apoyo institucional





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR SERVICIOS GENERALES (MENSAJERO)


legalmente establecida.Horario de clase, contrato o normas educativas

Asistir al plantel y realizar las labores encomendadas, en el horario establecido para tal fin







Información conocida No revelar información confidencial; solo aquella para conocimiento publico, según autorización


Ejecutar las demás funciones que le sean asignadas y sean afines a la naturaleza del cargo

Oficios, decretos o resoluciones. ordenes verbales.


Compromiso y apoyo





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS VIGILANTE

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Ejercer vigilancia en el área o

zona que le hayan asignadoPersonas, bienes, edificación

Prestar el servicio de vigilancia en la Institución

Prevenir y evitar irregularidades de propios y extraños

2 Controlar la entrada de personas, vehículos y objetos al plantel.

Vehículos, objetos, personas

Prestar atención y cuidado a las personas ajenas a la Institución, a estudiantes, revisión de vehículos y objetos extraños

Evitar el ingreso de personas peligrosas u objetos que pongan en riesgo la salud y vida del personal de la Institución y los bienes de la misma

3 Velar por la conservación y seguridad de los bienes del plantel

Local, pupitres y bienes materiales; ordenes de salida de elementos

Hacer la revisión correspondiente al recibo del turno y a la salida, registrando por escrito e informando cualquier novedad.

Conservar los bienes de la entidad en buen estado de uso.

4 Colaborar con la prevención y control de situaciones de emergencia.

Llaves, puertas Abrir a tiempo las puertas y salidas de emergencia

Evitar al máximo la afectación de la vida o salud de los estudiantes y personal que labora en la entidad

Adquirir elementos de emergencia, como extinguidores, mangueras etc., y capacitar al vigilante y demás personal en su manejo

5 Cuidar que las puertas y ventanas de las instalacionesqueden debidamente aseguradas

Puertas y Ventanas Verificar su estado al recibo y entrega del turno; cerrarlas o abrirlas según necesidad.

Mantener en buen estado de uso

6 Responder por el uso Arma Solo utilizar el arma de Prevenir y evitar robos, o Dotar de una arma al





adecuado del arma de dotación a su cargo

dotación en caso de extrema necesidad y bajo reglas de uso

atentados a las personas o bienes de la institución

vigilante y capacitarlo sobre su manejo.





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS VIGILANTE

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES7 Consignar en los registros el

control todas las anomalías detectadas en sus turnos e informar oportunamente sobre las mismas

Libro de Novedades Registrar las anomalías presentadas y dar aviso oportuno a su jefe inmediato.

Conocer con prontitud cualquier irregularidad para evitarla , prevenirla o corregirla según se necesite.

Suministrarle al vigilante el libro para registro de novedades

8 Guardar la debida reserva y discreción de la información que se le ha confiado.

Información escrita o verbal Dar a conocer solo aquella información que se le haya autorizado

Evitar inconvenientes de mala comunicación y malos entendidos

9 Indicar el cambio de clase Timbre y Reloj Tocar el timbre para cambio de clase de acuerdo al horario establecido

Control y oportunidad para iniciar y terminar las clases.

10 Control de llegas tardes de los estudiantes y permisos de docentes y personal

Carpeta Registrar en los formatos para tal fin las llegadas tarde y permisos

Control de estudiantes y personal

11 Colaborar con el uso adecuado, mantenimiento y seguridad de los equipos y materiales confiados a su manejo

Llaves, escritorio y silla (arma de dotación)

Darle el uso correcto y mantenerlas en el lugar apropiado

Mantenerlas en buen uso y evitar que sean mal utilizadas por otras personas

12 Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato de acuerdo con el nivel la naturaleza y el área de desempeño

Ordenes o funciones adicionadas

Dar cumplimiento cabal de las mismas

Buen funcionamiento de la institución.

13 Atención al publico Estudiantes y personas que Brindar información y orientación Buena atención a la





llegan a la institución.

inicial y permitir el acceso si es del caso a quien lo requiera.

comunidad educativa y personal externo.





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES (CONSERJE)

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Responder por el aseo y

cuidado de las zonas o áreas que le sean asignadas

Escobas, trapeadores, otros

Realizar la limpieza de las oficinas y demás dependencias del Instituto

2 Informar sobre cualquier novedad ocurrida en el plantel o en los equipos bajo su cuidado

Elementos de Aseo Dar aviso cuando ocurran daños o irregularidades en las instalaciones o su alrededor

Dar solución a tiempo

3 Colaborar con las actividades de la cafetería cuando esta sea administrada por el plantel

Alimentos, utensilios de cafetería

Preparar alimento, distribuirlos, limpiar la cafetería y zona aledaña

Atención eficiente de los servicios

4 Fijar y/o distribuir circulares, afiches y demás ayudas visuales en los puntos o dependencias donde sea requerido

Afiches, boletines ,circularespendones etc

Ubicar la información en los espacios autorizados para tal fin

Comunicación oportuna

5 Colaborar en oficios varios en almacenes, economatos y demás dependencias en que se requieran sus servicios.

Materiales en general Realizar labores de limpieza u organización de materiales o muebles

Dependencias organizadas y limpias.

6 Realizar compras de elementos de aseo y cafetería del Instituto

Elementos de aseo y cafetería

Estar pendiente de las necesidades que se presenten en la cafetería y elementos de aseo, para efectuar las compras

Atención oportuna de las actividades





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES (CONSERJE)

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES7 Servir de apoyo operativo en los

diferentes eventos que se organicen en la Institución

Disponibilidad de tiempo

Auxiliar al personal administrativo o docente en labores afines a su cargo

Participar activamente en cada una de las actividades, sirviendo de apoyo operativo; para que todo salga bien.

8 Preparar y repartir alimentos cuando se requiera

Café, agua, azúcar, aromáticas, bienestarina

Preparar oportunamente los diversos alimentos cuando se requiera

Brindar a los funcionarios atención oportuna

9 Realizar inventario de los utensilios de cafetería y aseo periódicamente

Elementos de aseo y cafetería

Realizar conteos y revisiones periódicas de los artículos que tiene en su poder

Encontrar la totalidad de productos, que se encuentren bajo su responsabilidad y en caso de encontrarse faltantes o deterioro, informar de inmediato

10 Colaborar con el uso adecuado, mantenimiento y seguridad de los equipos y materiales confiados a su manejo

Utensilios de trabajo Mantener en buen estado, los utensilios de trabajo, dando un uso apropiado

Conservar y optimizar cada uno de los recursos con los que se cuenta, para llevar a cabo su trabajo

11 Cumplir con la jornada laboral legalmente establecida.

Horario Realizar sus labores en el tiempo estipulado para ello

12 Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato de acuerdo con





el nivel la naturaleza y el área de desempeño.





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR DE ENFERMERIA

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Realizar acciones

educativas sobre aspectos básicos de salud y promoción del medio ambiente

Boletines, cartillas, charlas, películas

Llevar a cabo jornadas de capacitación y prevención de enfermedades comunes en los estudiantes

Evitar en lo posible el brote de enfermedades y mantener informada a la comunidad educativa

2 Informar oportunamente al profesional responsable sobre situaciones de emergencia y riesgos que observe en el personal de la Institución.

Controles de chequeo, registros médicos e historial de los estudiantes

Dar a conocer al medico cual ha sido los casos presentados y su condición clínica.

3 Prestar primeros auxilios en caso de accidentes

Técnicas de primeros auxilios, material medico

Brindar atención inmediata a los estudiante que sufran algún quebranto de salud

Bienestar para la comunidad educativa

4 Preparar los servicios de consulta y colaborar con el médico en la prestación del servicio

Cronograma de citas, elementos médicos.

Acondicionar el sitio de atención y apoyar al medico en su labor

Excelente atención y tratamiento

5 Diligenciar los requisitos estadísticos pertenecientes a su trabajo

Historias clínicas, controles

Llevar el registro medico detallado de los estudiantes

Documentación actualizada y oportuna de pacientes





ESQUEMA SISTEMATICO

DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR DE ENFERMERIA

No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES6 Colaborar con la ejecución

de los programas de saludPlanes y programas Desarrollar las acciones de

salud programadas por el medico o similar con los estudiantes.

Apoyo institucional

7 Informar acerca de las actividades desarrolladasy los resultados obtenidos al inmediato superior.

Registros, guías, programas

Dar a conocer por escrito todas las acciones ejecutadas en el aspecto de salud.

Conocer los resultados de su labor


Información conocida No revelar información confidencial; solo aquella de conocimiento publico según y autorizada





Elementos y bienes en buenas condicionesde uso


Oficios, decretos o resoluciones, ordenes verbales

Llevar a cabo las actividades adicionales a las propias de su cargo conforme le sean indicadas

Compromiso y apoyo





ANEXO 1CODIFICACION DE LOS CARGOS

CODIGO DEPENDENCIASFP-001 GOBIERNO ESCOLARSFP-002 CONSEJO ACADEMICOSFP-003 CONSEJO DIRECTIVOSFP-004 RECTORSFP-005 COMISION DE EVALUACION Y PROMOCIONSFP-006 COORDINADORSFP-007 DOCENTESFP-008 CONTADORSFP-009 TESOREROSFP-010 SECRETARIA(O)SFP-011 ALMACENISTASFP-012 BIBLIOTECASFP-013 AUXILIAR DE MANTENIMIENTOSFP-014 AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES (MENSAJERO)SFP-015 VIGILANTESFP-016 AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES (CONSERJE)SFP-017 AUXILIAR DE ENFERMERIA





ANEXO 2MODELO DE ACUERDO

“POR EL CUAL SE APRUEBA Y ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA

FAMILIA POTRERILLO”

ACUERDO No.DE_____________________

“POR EL CUAL SE APRUEBA Y ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO”

El Consejo Directivo de la Institución Educativa SAGRADA FAMILIA POTRERILLO de la ciudad de Palmira, en uso de sus atribuciones………………………………………………y,

CONSIDERANDO

1. Que corresponde al Representante Legal o Director de la Institución Educativa Monseñor José Manuel Salcedo, asegurarse del cumplimiento de las funciones, de los empleados de la institución.

2. Que para dar cumplimiento a las exigencias de tipo legal ( Artículos 209 y 269 de la Constitución Política y Ley 87 de 1993), se hace necesario adoptar y aprobar el Manual de Procesos y procedimientos

3. Que el Manual de Procesos y Procedimiento es para la Institución Educativa una herramienta para impulsar el desarrollo administrativo.

4. Que los manuales de proceso y procedimientos, deben estar acorde con la estructura orgánica de la institución educativas Monseñor José Manuel Salcedo.

RESUELVE:

Articulo Primero.- Aprobar y adoptar como herramienta de desarrollo administrativo el Manual de Procesos y Procedimientos, en su versión 01-2005 de la Institución Educativa Monseñor José Manuel Salcedo.

Articulo Segundo.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.





COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Palmira, a los ( ) días del mes de del año Dos Mil uno (2.004).





ANEXO 3CONVENSION DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

PROCESO

INICIO DE PROCESO

PROCESO

DOCUMENTO

DECISION

FIN DEL PROCESO PROCESO





ANEXO 4GLOSARIO

Manual de Procedimientos: Documento por medio del cual se establecen los pasos secuenciales necesarios para desarrollar un Proceso.

Proceso: Serie de actividades que utilizan unos insumos o recursos bien sean financieros, Tecnológicos, materiales o humanos para producir un resultado especifico en un tiempo determinado para el beneficio de una comunidad, un cliente, Etc.

Procedimiento: Indica el como se ejecutará cada acción de un proceso y para ello es importante la eficiencia, claridad, integralidad, unicidad, flexibilidad y controlabilidad.

Manual De Procedimientos Administrativos: Es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos. Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas.

Insumo: Es aquello que se incorpora a un proceso. Algunos Insumos como materiales o partes , se transforman en rendimientos. Los insumos pueden incluir personas, materiales, equipos, información, procedimientos, políticas, tiempo o dinero.

Actividad: Agrupamiento de varios pasos. Es la subdivisión básica de un proceso.

Cliente: Quien recibe el rendimiento del proceso. Son la parte mas importante del proceso.

Eficiencia: Hace referencia al proceso productivo como tal , estoes, sobre las funciones y actividades en curso. Su indicador debe hacer referencia a la utilización de los recursos, su concentración, la estructura de producción, el tiempo dedicado a las actividades, rendimiento, la productividad etc.

Eficacia: Se refiere al análisis de los resultados en términos de cantidad, calidad, y su coherencia con la misión, estrategias, políticas y normas.





Normalización:En particular consiste en la elaboración, la publicación y la aplicación de normas procesos y procedimientos.

ANEXO 5ABREVIATURAS

O.T: Orden de Trabajo

O.P.S : Orden de Prestación de Servicios

O.C: Orden de Compra

C. F. P: Con formalidades plenas

S.F.P: Sin formalidades plenas

manual de procesos

Documents

contratacion

sagradafamilia

71decreto11196

serequieren

manual de

comprobante

jefe de ncleo

funcionario