manual de procesos seguimiento a...

MANUAL DE

PROCESOS

SEGUIMIENTO A

GRADUADOS

PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO A GRADUADOS

Fecha: 2015-04-15

Código: DIVISO - PSG

Revisión 01

Página 1

1. INTRODUCCIÓN Los actores principales de la de la Universidad Técnica de Ambato, son sus

estudiantes, además un elemento importante de la misma son nuestros

graduados, quienes al desempeñar día a día su gestión profesional son el

testimonio de la calidad de la educación recibida que propaga un espíritu

emprendedor y creativo más allá de las aulas.

El sistema de “Seguimiento a Graduados” es una herramienta de gestión que

monitorea el desempeño profesional y personal de los graduados, permitiendo

establecer indicadores de calidad y eficiencia de la educación impartida en la

Universidad.

La U.T.A. busca mantener un estrecho contacto con sus exalumnos con el fin de

ser un apoyo importante en su desarrollo profesional, compartiendo sus éxitos e

impulsando su mejoramiento continuo.

En la búsqueda constante de la excelencia académica la U.T.A. promueve la

comunicación con sus graduados para recibir sus valiosos comentarios, ideas,

experiencias, fundamentados principalmente en su experiencia laboral.

2. OBJETIVOS a) OBJETIVO GENERAL Establecer un sistema que mantenga una adecuada y constante

retroalimentación de información de los graduados de la Universidad Técnica

de Ambato, para implementar mejoras a sus programas académicos y conocer

su desempeño en el mercado laboral, el grado de desarrollo profesional

alcanzado, e impulsar el incremento del índice de inserción laboral.


Fecha: 2015-04-15


Revisión 01

Página 2

b) OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Instrumentar el sistema de seguimiento a graduados, de acuerdo al art.

142 de la Ley Orgánica de Educación Superior que indica: “Sistema de

seguimiento a graduados.- Todas las instituciones del sistema de educación

superior, públicas y particulares, deberán instrumentar un sistema de

seguimiento a sus graduados y sus resultados serán remitidos para

conocimiento del Consejo de Evaluación. Acreditación y Aseguramiento de

la Calidad de la Educación Superior.”; y el art. 26 del Reglamento General

de aplicación a la LOES que indica: “Del sistema de seguimiento a graduados.-

La SENESCYT diseñará los procedimientos necesarios para que las instituciones de

educación superior instrumenten un sistema de seguimiento a los graduados, el

cual será parte del SNIESE (Sistema Nacional de Información de la Educación

Superior del Ecuador). Los resultados de este sistema serán notificados al CEAACES

anualmente.”.

• Aumentar el nivel de competencias de los graduados, con la aplicación de

competencias transversales (pensamiento crítico, creatividad/innovación,

trabajo en equipo y autonomía) necesarias para lograr el éxito académico.

• Evaluar la pertinencia de los programas académicos mediante el

seguimiento al desempeño laboral de sus graduados.

• Apoyar la educación continua y la actualización de conocimientos de sus

ex alumnos manteniendo a los mismos informados acerca de cursos,

talleres, programas de postgrado.

3. ALCANCE Inicia cuando el alumno ingresa a ser parte de nuestra Institución y termina

cuando concluye satisfactoriamente el programa académico aprobado por la UTA.


Fecha: 2015-04-15


Revisión 01

Página 3

4. RESPONSABLES • Responsable de seguimiento a graduados de cada carrera: Emite reportes

del sistema e informes

• Secretaría General de las Facultades: Encargada de proporcionar la

información sobre graduados de las diferentes carreras.

• Coordinador de Vinculación con la Sociedad: Coordinar todas las

actividades que realicen las diferentes carreras en los procesos de

seguimiento a graduados.

5. POLÍTICAS DE APLICACIÓN La Universidad Técnica de Ambato considera las siguientes políticas que orientará

el seguimiento a graduados de los diferentes programas académicos.

• Con el apoyo de la DIVISO y los coordinadores de cada facultad, se realizará

una actualización permanente de la información de sus graduados, en lo

relacionado al desempeño profesional y laboral, así como su participación en

asociaciones académicas y profesionales.

• A partir de la información procesada, la UTA implementará planes de reforma

para atender las necesidades de formación continua y posgrados que

demanden sus graduados.

• La Universidad fomentará la participación de sus graduados mediante la

vinculación a H. Consejo Universitario a través de sus representantes.

• La UTA fomentará los lazos de amistad y solidaridad entre sus graduados,

apoyando en la creación y funcionamiento de la asociación de graduados, para

promover encuentros anuales.

• Mediante la bolsa de empleo y la coordinación con las diferentes facultades,

se apoyará a los graduados en el proceso de consecución de empleo,


Fecha: 2015-04-15


Revisión 01

Página 4

facilitando la captación de hojas de vida y la socialización de oportunidades

laborales.

6. MAPA DE PROCESOS a) MACRO PROCESO: VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD


Fecha: 2015-04-15


Revisión 01

Página 5

b) SISTEMA GENERAL DE SEGUIMIENTO A GRADUADOS


Fecha: 2015-04-15


Revisión 01

Página 6

c) PROCESO INGRESO DE INFORMACIÓN


Fecha: 2015-04-15


Revisión 01

Página 7

d) PROCESO ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS


Fecha: 2015-04-15


Revisión 01

Página 8

7. ACCIONES Para llevar a cabo el seguimiento a graduados se desarrollarán las siguientes

actividades:

• Realizar un módulo de encuestas a graduados.

• Establecer Canales de comunicación activa con los graduados y coordinar

mecanismos de participación en la vida universitaria.

• Conformar y consolidar el subsistema de seguimiento a graduados.

• Diseñar un portafolio de servicios interno para los graduados.

• Impulsar la creación de la asociación de graduados.

8. BENEFICIARIOS • Graduados de las carreras de la Universidad Técnica de Ambato.

• La Universidad Técnica de Ambato como institución formadora de

profesionales en las diferentes áreas.

• Empresas públicas y privadas.

9. GESTIÓN • Cada Responsable de seguimiento a graduados de la carrera se encargará

de elaborar y actualizar la base de datos de sus graduados.

• Realizar el seguimiento pertinente a los graduados para:

a) Información General.

b) Información Laboral.

c) Proceso de enseñanza, aprendizaje y evaluación.

d) Actualización de Curriculum.

e) Educación continua y posgrado.


Fecha: 2015-04-15


Revisión 01

Página 9

f) Tabular las encuestas y elaborar planes y proyectos de mejora.

g) Involucrar a los graduados en las actividades de su interés en cada

carrera.

10. MANUAL DE ADMINISTRADOR – MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA INFORMÁTICO “SEGUIMIENTO A GRADUADOS”

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO

MANUAL DE USUARIO - SISTEMA SEGUIMIENTO DE GRADUADOS

Para ejecutar el Sistema de Seguimiento de Graduados de la Universidad Técnica de Ambato como

administrador, deberá acceder al Sistema y en la pantalla que se visualice digitar el Usuario y

Contraseña que le hayan sido entregados.

A continuación aparecerá la pantalla principal del Sistema según los privilegios de Usuario

asignados.

Manual de Usuario

Dirección de Tecnología de Información y Comunicación Página 2

INGRESO GRADUADO

Para realizar el ingreso de los datos de un nuevo Graduado, en la pantalla principal se escoge la

opción Nuevo Graduado.

Al desplegarse la pantalla como primer paso se digita el número de cédula del Graduado, el

Sistema confirmará si existe o no dicha cédula.

Manual de Usuario


Si la cédula no existe aparecerá la notificación y se sabrá que se debe realizar un nuevo ingreso,

escogiendo la opción Nuevo para crear al Graduado.

Se debe ingresar toda la información que se posea del Graduado y adjuntar el acta de grado en

formato PDF presionando el botón [1] y si el Graduado ha convalidado créditos o semestres se

debe adjuntar la documentación de respaldo en formato PDF presionando el botón [2]. Una vez

ingresada y verificada la información se procede a almacenarla con la opción Guardar del Menú y

un mensaje notificará si la información ha sido almacenada exitosamente.

Manual de Usuario


Manual de Usuario


En el caso que al digitar la cédula si exista el Graduado, se desplegará un formulario para visualizar

los títulos que hasta ese momento posea el individuo, al cerrar ese formulario se podrá ver

cargados los datos personales.

Para agregar nuevos datos al Graduado existente se escoge del Menú la opción Académico y se

ingresa toda la información necesaria.

Manual de Usuario


Adjuntar el acta de grado en formato PDF presionando el botón [1] y si el Graduado ha

convalidado créditos o semestres se debe adjuntar la documentación de respaldo en formato PDF

presionando el botón [2]. Una vez completada la información se almacena con la opción del Menú

Guardar.

Manual de Usuario


MODIFICAR GRADUADO

Para realizar la actualización o modificación de los datos de un Graduado, en la pantalla principal

se escoge la opción Modificar Graduado.

Se debe seleccionar la carrera a la que pertenece el graduado y digitar la cédula para que se

visualicen los datos.

Manual de Usuario


Una vez seleccionada la carrera y digitada la cédula se cargarán todos los datos en las tres

pestañas ([1] [2] [3]) y para modificarlos se escoge del Menú la opción Modificar.

Información de la pestaña dos [2].

Si se desea visualizar el acta de grado se da click sobre el icono de PDF.

Manual de Usuario


Y se desplegará el Acta del Graduado seleccionado.

Manual de Usuario


Y si no existe el acta en formato PDF o se desea modificar la existente se marca el check y se da

click sobre el botón.

Información de la pestaña tres [3].

Manual de Usuario


Una vez modificada toda la información en las 3 pestañas, se procede almacenar seleccionando en

el Menú la opción Guardar.

Si se desea visualizar un reporte individual de la Información del graduado, se debe elegir la

Carrera y digitar la cédula del Graduado, si existen datos, del menú se selecciona la opción

Graduado.

Manual de Usuario


Si visualizará el reporte con los datos almacenado del Graduado.

Manual de Usuario


Si se desea visualizar un reporte individual de la información de la encuesta cargada por el

Graduado, se debe elegir la Carrera y digitar la cédula del Graduado, si existen datos, se elige que

encuesta se desea visualizar y del menú se selecciona la opción Encuesta.

Si existen datos, se desplegará el reporte.

Manual de Usuario


LISTADO

Para visualizar los listados escoger la opción Listado en el Menú principal.

Se desplegará la ventana siguiente en la que por defecto aparece la Facultad y se debe elegir la

Carrera que se desee visualizar. Y se cargarán todos los datos de los Graduados pertenecientes a la

carrera elegida, señalando el número total de Graduados cargados en la Base de Datos.

Manual de Usuario


Si se requiere ver el reporte general, una vez seleccionada la Carrera se debe elegir la opción del

Menú Reporte.

Y se visualizará el reporte con el listado de los Graduados que se encuentres almacenados hasta

ese momento.

Manual de Usuario


Si se requiere ver el reporte con los campos, una vez seleccionada la Carrera se debe elegir la

opción del Menú Reporte Campos

Y se visualizará el reporte con los campos de los Graduados que se encuentres almacenados hasta

ese momento.

Manual de Usuario


Se puede realizar el filtro de información con la fecha de grado, digitando un rango con la fecha

inicio y la fecha fin del período de tiempo que se desee visualizar (semanal, mensual, bimestral,

trimestral, semestral, anual, etc).

Para exportar la información a una hoja de cálculo, se escoge la Carrera requerida. Y se elige la

opción Excel.

Manual de Usuario


Se desplegará un cuadro de diálogo para guarar el archivo con el nombre y en la ubicación que se

requiera.

El Sistema notificará el inicio y culminación de la carga del archivo, el tiempo dependerá del

número de datos que se tengan. Al concluir se podrá acceder a la hoja de cálculo buscándola en la

ubicación donde se almacenó.

Manual de Usuario


REPORTES

Para visualizar los reportes escoger la opción Reportes en el Menú principal.

Manual de Usuario


Se desplegará la ventana siguiente en la que por defecto aparece la Facultad y se debe elegir la

Carrera que se desee visualizar. Una vez elegida la carrera nos aparecerá el número de Graduados

almacenados y el número de encuestados realizadas.

Si se requiere ver el reporte general en forma de tablas, una vez seleccionada la Carrera se debe

seleccionar la encuesta de la que se desea ver la información y marcar de “Filtros encuesta” la

opción Todas las preguntas y click en la opción Reporte.

Manual de Usuario


Y se visualizará el reporte individualizado por Graduado con todas las preguntas y respuestas que

se encuentren almacenadas hasta ese momento.

Si requiere visualizar un reporte gráfico las respuestas por pregunta, luego de seleccionada la

Carrera y la Encuesta, se marca la opción “Por preguntas”, se escoge la pregunta que se desee

visualizar y en el menú se debe elegir Reporte.

Manual de Usuario


Y se visualizará el reporte con todas las respuestas que se encuentren almacenadas hasta ese

momento.

De acuerdo a la pregunta que se escoja se podrán ir visualizando los diferentes reportes

Manual de Usuario


Si se requiere incrementar el filtro por año de grado se selecciona la opción Año de Grado, se

escribe el rango con fecha de inicio, fecha de fin, se escoge la pregunta y se elige la opción del

menú Reporte.

Se visualizaran los Graduados según la pregunta y el año especificado.

Manual de Usuario


Para visualizar reportes con listado de acuerdo al año de grado del rango espicificado en la fecha

de inicio y fecha de fin, se marca la opción que se requiere y del menú se elige la opción Reporte

Conteo.

Se visualizará el reporte con todos Graduados encuestados según la opción elegida.

Manual de Usuario


Para exportar la información a una hoja de cálculo, se escoge la Carrera requerida y la encuesta. Se

elige la opción Excel.

Se desplegará un cuadro de diálogo para guarar el archivo con el nombre y en la ubicación que se

requiera.

Manual de Usuario


El Sistema notificará el inicio y culminación de la carga del archivo. Al concluir se podrá acceder a

la hoja de cálculo buscándola en la ubicación donde se almacenó. El tiempo dependerá del

número de registros que se posea

pág. 1

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO SEGUIMIENTO DE GRADUADOS

ENCUESTA GENÉRICA PARA TODAS LAS CARRERAS

A. INFORMACIÓN PROFESIONAL 1. ¿ACTUALMENTE SU ACTIVIDAD PROFESIONAL ESTÁ

ENFOCADA? (Selección simple)

О Su campo profesional

О Otro campo

О No trabaja

2. ¿ÁREA EN QUE DESARROLLA SU CARGO? (Selección simple)

□ Opciones específicas por carrera (se recomienda analizar el perfil del

egreso aprobado en la carrera)

3. INDIQUE SU NIVEL DE INGRESOS MENSUALES APROXIMADAMENTE (Selección simple)

О Hasta 500 dólares

О De 501 a 1000 dólares




О Superior a 2500 dólares

4. INDIQUE SU RELACIÓN LABORAL ACTUAL (Selección simple)

О Empleado privado

О Empleado público

О Autónomo

pág. 2

5. ¿CUÁL ES LA RELACIÓN QUE USTED MANTIENE CON LA EMPRESA? (Selección simple)

О Nombramiento

О Contrato

О Servicios profesionales (factura)

6. ¿CUAL ES EL SECTOR ECONÓMICO AL QUE PERTENECE LA

ENTIDAD EN LA QUE LABORA? (Selección simple)

О Sector primario (agropecuario-pesquero-minero-forestal)

О Sector secundario (industrial-energético-construcción)

О Sector terciario (transporte-comunicación-comercial-turístico-sanitario-

educativo-financiero-administrativo)

О Sector cuaternario (investigación-desarrollo-innovación-información)

7. INDIQUE SU EXPERIENCIA LABORAL EN CARGOS DESEMPEÑADOS EN LOS ÚLTIMOS CINCO AÑOS.

CARGO ENTIDAD O SECTOR

TELEFONO DE LA EMPRESA

FECHA DE INICIO

FECHA DE FIN

8. ¿CREE USTED QUE AL MOMENTO DE SU CONTRATACIÓN INFLUYE EL PRESTIGIO DE LA UNIVERSIDAD? (Selección simple)

О Si

О No

9. ¿A TRAVÉS DE QUE MEDIO LOGRÓ SU INSERCIÓN LABORAL?

(Selección simple)

О Gestión personal

О Convocatoria por prensa

О Agencia de empleos

О Gestión de la UTA

pág. 3

B. INFORMACIÓN ACADÉMICA 10. SEGÚN SU CARRERA, INDIQUE SI LOS MÓDULOS IMPARTIDOS EN

SU DESARROLLO PROFESIONAL APORTARON MUCHO O POCO EN SU DESEMPEÑO LABORAL

□ Opciones específicas por carrera (se recomienda analizar la malla

curricular y los módulos o materias específicas de cada especialidad).

CARRERA “Nombre de la Carrera”

Módulos Aportó Mucho Aportó Poco

11. SEGÚN SU CRITERIO Y EXPERIENCIA, ¿CUÁLES DE LOS MÓDULOS IMPARTIDOS NECESITAN SER REFORZADOS PARA UN MEJOR DESEMPEÑO LABORAL?

□ Opciones específicas por carrera (son los mismos módulos de la

pregunta 10).

CARRERA “Nombre de la Carrera”

Módulos Necesita Refuerzo

12. SEGÚN SU CRITERIO, ¿LOS MÓDULOS RECIBIDOS HAN SIDO? (Selección simple)

О Teóricos

pág. 4

О Más teóricos que prácticos

О Más prácticos que teóricos

О Prácticos

О Equilibrados

13. SELECCIONE EL NIVEL MÁS ALTO DE ESTUDIOS DE POSGRADO QUE HA REALIZADO (Selección simple)

О Diplomado

О Especialización

О Maestría

О Doctorado

О Ninguna

14. ¿EN QUE ÁREAS DE CUARTO NIVEL O CURSOS PROFESIONALES REQUIERE USTED CONTINUAR SU FORMACIÓN? (Selección

múltiple)

□ Opciones específicas por carrera (se recomienda analizar cursos y

maestrías que oferta la carrera)

Nota: Las Preguntas 2; 10; 11; y 14 son específicas de cada carrera.

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO

MANUAL DE USUARIO - SISTEMA SEGUIMIENTO DE GRADUADOS

Para ejecutar el sistema de Seguimiento de Graduados de la Universidad Técnica de Ambato, debe

acceder al navegador de internet que prefiera y en la barra de dirección digitar

http://seguimientograduados.uta.edu.ec/ y presione la tecla enter.

O a su vez en la barra de dirección digitar http://uta.edu.ec/ y desde la página institucional elegir

el icono de Seguimiento de Graduados.

Manual de Usuario para el Graduado


A continuación aparecerá el sitio de Graduados de la Universidad Técnica de Ambato.

Para obtener acceso al sistema requiere Iniciar Sesión con el nombre de usuario y contraseña, si es

un Graduado de la Universidad el nombre de usuario y la contraseña es el número de cédula.



Si el usuario y contraseña son correctos se visualizará la pantalla.

Para actualizar la información personal elegir del menú la opción Graduado y Datos personales.



Aparecerá los datos personales del Graduado, y una vez actualizada la información para

almacenarla dar click en el botón Actualizar.

Para verificar la información académica del Graduado del menú principal elegir la opción

Graduado y Datos Académicos.



Aparecerá los datos acádemicos del Graduado.

En el menú existe la opción Encuesta en la que se encuentran 3 subopciones: Ingresar, Modificar y

Visualizar. Para ingresar por primera vez la encuesta se debe seleccionar la opción Ingresar o

siguiente y desea directamente realizar la encuesta, se debe dar click en el link de letras rojas

“Responda a su encuenta aquí”.



Y acontinuación aparecerán opciones para elegir la Carrera de la que se desea reponder las

preguntas de la encuesta.

Y se inicia la encuesta, luego de hacer click en el círculo correspondiente a la Carrera seleccionada;

para cada pregunta todos los campos son obligatorios. Luego de responder la pregunta (que

pueden ser de selección simple, selección múltiple o abierta) se debe presionar siguiente.



Y así sucesivamente hasta responder todas las preguntas que aparezcan, al concluir, aparecerá la

siguiente pantalla.

Si requiere visualizar el certificado, click sobre OBTENGA SU CERTIFICADO AQUÍ.



Y se podrá visualizar el certificado.

Si requiere visualizar las respuestas de la encuesta, seleccionar del Menú la subopción Visualizar y

elegir la Carrera que se requiera.



Desplegándose toda la información almacenada:



Para almacenar el currículo en la bolsa de empleo una vez llenada la encuesta, se selecciona del

Menú la Opción Bolsa de Empleo.



Se elige la opción Postulante que aparece en la pantalla siguiente

Se desplegará un panel de control, en el que los graduados podrán editar su currículo, en la opción

Mis curriculums.



Se selecciona la opción editar para que se pueda completar la hoja de vida



Datos Personales



Dirección

Educación



Empresas o experiencia laboral

Habilidades



Referencias personales o profesionales



Idiomas, una vez ingresada toda la información, se procede a guardarla con click en el botón

Guardar curriculum.

Una vez almacenado el currículo el graduado podrá observar todas las ofertas de trabajo que las

empresas publiquen.



Los graduados podrán postularse a los empleos que estén publicados y vigentes. Las empresas

podrán crear sus anuncios y visualizar a los Graduados que hayan llenado la hoja de vida así.

manual de procesos seguimiento a...

Documents