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Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Tecnológica de Candelaria

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CANDELARIA

Agosto 2017

Procedimiento Institucional


Rev.01 Agosto 2017

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CANDELARIA



Rev.01 Agosto 2017

MP 2810 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTENIDO Página

Introducción. 1

Objetivo del Manual 2

Procedimientos 3

Gestión de Información y Planes Institucionales

Gestión del Personal Administrativo

Seguimiento a Egresados y Empleadores

Promoción Universitaria

Estancias

Estadía

Difusión y Vinculación con Empresas e Instituciones

Convenios

Actividades Deportivas y Culturales

Servicios Escolares

Mantenimiento e Infraestructura

Becas

Asesorías

Desarrollo de Personal Docente

Evaluación del Aprendizaje

Gestión de la Asignatura

Servicios de Laboratorio

Tutorías.



Rev.01 Agosto 2017


INTRODUCCIÓN

Se ha elaborado el Manual de Procedimientos de la Universidad Tecnológica de Candelaria, en razón de la importancia de contar con herramientas admirativas vigentes que permitan desarrollar eficientemente las atribuciones, funciones y actividades asignadas. El manual de procedimientos tiene como finalidad servir como instrumento de consulta para los servidores públicos de esta institución en los procedimientos que ejecutan cada una de sus áreas. Su elaboración se realizó con base en el Acuerdo de Creación en el periódico oficial de fecha 13 de abril de 2015, y con apego a los lineamientos para la elaboración de manuales de procedimientos vigente. Este documento contiene: Portada, Índice, Objetivo del Manual, Marco Jurídico, Procedimientos, con su respectiva Denominación, Alcance a nivel interno y externo, de Descripción del Procedimiento. El manual se actualizará conforme a los lineamientos para la elaboración de manuales de procedimientos, y cuando existan modificaciones a la estructura orgánica o normalidad aplicable, Su difusión se realizará a través de los titulares de cada área quiénes lo darán a conocer a su personal adscrito. Los servidores públicos de las áreas que integran la Universidad, serán los responsables de garantizar y vigilar la correcta aplicación del presente manual.

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OBJETIVO

El Manual de Procedimiento es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades que debe seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa de acuerdo a sus atribuciones, para la ejecución eficiente de las mismas, señalando generalmente quién, cómo, cuándo y para qué han de realizarse.

El manual incluye los puestos administrativos que intervienen en los procedimientos, precisando su responsabilidad y participación. Además, contiene información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios. La información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, se encuentra registrada y transmitida, facilitando de esa manera las labores de auditoría, la evaluación y el control interno y su vigilancia.

De esta forma, el manual de procedimientos es un documento interno que contiene una descripción precisa de la manera en que deben desarrollarse las actividades de cada área de la Institución.

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PODER EJECUTIVO

Universidad Tecnológica de Candelaria Dirección de Planeación, Desarrollo y Evaluación Institucional

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Gestión de Información y Planes Institucionales

1. Propósito Asegurar el control de la información documentada sobre las actividades sustantivas, adjetivas y regulativas de la Universidad Tecnológica de Candelaria. 2. Alcance Este procedimiento aplica para el control de toda la información institucional de todas las áreas de la UTECAN. 3. Políticas de operación

3.1 El presente procedimiento deberá ser conocido y aplicado por todos los involucrados.

3.2 El presente procedimiento se plantea de manera incluyente y libre de estereotipos de género, por lo que al referirse a una persona como “el” significa “el o la”.

3.3 El presente procedimiento asegura estar en las mismas condiciones de contenido, forma, espacio y tiempo para todos los responsables de su aplicación.

3.4 Es responsabilidad de la Dirección de Planeación y Evaluación solicitar la información trimestralmente por memorándum a cada área para la elaboración del informe trimestral que presenta Rectoría al Consejo Directivo.

3.5 Es responsabilidad de la Dirección de Planeación y Evaluación estructurar la carpeta de informe trimestral que se presentará ante el Consejo Directivo.

3.6 Es responsabilidad de la Dirección de Planeación reportar trimestralmente dentro de los cinco días hábiles a la fecha en que concluya el trimestre, en formato impreso y electrónico las actividades de todas las áreas de la Universidad Tecnológica de Candelaria, mediante oficio adjuntando memoria fotográfica.

4. Indicadores de acreditación y/o seguimiento: Cumplimiento al 100% de la entrega de los informes trimestrales correspondientes a cada una de las áreas de la UTECAN. 5. Descripción del procedimiento 5.1 Plan de Desarrollo Institucional PDI

Secuencia Responsable Actividades

5.1.1

Rectoría

Dirección de Planeación

Genera al inicio del período rectoral el Plan de Desarrollo Institucional (PDI) considerando, sin ser limitativo los siguiente elementos:

a. Antecedentes

b. Contexto

c. Identidad, vocación y misión institucional

d. Diagnóstico situacional

e. Ejes estratégicos



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f. Ejes transversales

g. Retos institucionales

h. Anexos

i. Referencias

5.1.2 Rector Presenta ante su Junta Directiva el PDI documentado para su debida aprobación.

5.2 Programa Operativo Anual (POA)


5.2.1 Dirección de Planeación y Evaluación

Solicita a inicio de año la información por memorándum cada una de las áreas para la elaboración del anteproyecto del Programa Operativo Anual con la finalidad de definir las actividades que se realizarán por cuatrimestre.

5.2.2 Áreas responsables Envía la información solicitada por medio de memorándum de manera electrónica y física a la Dirección de Planeación y Evaluación.


Recopila la información para elaborar el anteproyecto del Programa Operativo Anual antes de terminar el año.


Envía a través de oficio de manera digital e impresa el anteproyecto a la Secretaría de Finanzas y a la Secretaría de Educación Pública del Estado.


Revisado el anteproyecto por ambas instituciones y en caso de que haya observaciones se adecua y manda nuevamente para su revisión, una vez autorizado se somete a la aprobación del Honorable Consejo Directivo de la Universidad Tecnológica de Candelaria.

5.3 Control de la Información Institucional


5.3.1 Dirección de Planeación

Solicita antes del cierre de año por medio de memorándum el PAT, Programa Anual de Trabajo del siguiente año a la Rectoría, Secretarías, Direcciones, Coordinaciones y Jefaturas enviando vía electrónica el formato que se debe seguir.

Nota. En caso de ser necesario se programa reunión de trabajo para explicar detalladamente las características del llenado del formato del PAT.


Da seguimiento al PAT por medio del Informe trimestral, que entrega cada área durante los cinco primeros días de cada mes.

5.3.3


Responsables de área

Evalúan a principios de cada año el cumplimiento de PAT del año anterior; considerando:

a. Lo establecido inicialmente con relación a lo logrado

b. Evaluación de las causas en caso de no haber logrado las metas.



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c. Decisiones o acciones a considerar para el PAT del siguiente año.


Informa mediante memorándum a la Rectoría los resultados de los informes mensuales y trimestrales.

a. Informe Trimestral, considera el resultado de las actividades de todas las áreas.


Con base en el Informe Trimestral, genera el informe anual de actividades que presenta a Rectoría.

5.3.6 Rector Presenta ante su Junta Directiva los resultados obtenidos del Informe Trimestral, y anual de actividades.

Fin 6. Documentos de referencia (interacción con otros documentos)

Responsable Proceso o documento

Programa de desarrollo 2013 – 2018 CGUTyP

Plan de Desarrollo Institucional

Programa Anual de Trabajo

7. Control de registros

Responsable Registro

Informe Trimestral

8. Glosario

8.1 PDI: Plan de Desarrollo Institucional



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Gestión del Personal Administrativo

Procedimiento

GESTIÓN DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

Departamento de Recursos Humanos Emitió

Representante del SGC / Coordinadora del MEG Revisó

Rectoría Aprobó

1. Propósito

Establecer los lineamientos sobre la inducción, el desempeño, el compromiso y la capacitación, correspondientes al personal administrativo de la Universidad Tecnológica de Candelaria, incluyendo la formación relacionada con el modelo de equidad de género, sistema de gestión de la calidad y sistema de gestión ambiental.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable a la Universidad Tecnológica de Candelaria para la gestión de los recursos humanos, considerando también las actividades de inducción, reclutamiento, selección, capacitación, permanencia y desarrollo profesional.

3. Políticas de operación


3.8 El presente procedimiento se plantea de manera incluyente y libre de estereotipos de género, por lo que al referirse a una persona como “el” puede significar “el o la”.

3.9 El proceso de reclutamiento y selección del personal de la UTECAN deberá ser en todo momento incluyente.

3.10 El Departamento de Recursos Humanos con el apoyo de la Dirección de División de carrera y Dirección de administración y finanzas aseguran que los puestos existentes y vacantes se redacten en lenguaje incluyente y libre de estereotipos de género.

3.11 El Departamento de Recursos Humanos con el apoyo de la Dirección de División de carrera y Dirección de administración y finanzas establecen y vigilan que los mecanismos de evaluación se apliquen en las mismas condiciones de contenido, forma, espacio y tiempo a las y los candidatos aspirantes a ocupar un puesto administrativo vacante dentro de la UTECAN.



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3.12 La Universidad Tecnológica de Candelaria expresa en todo momento su compromiso hacia la no discriminación para el acceso al empleo.

3.13 La Universidad Tecnológica de Candelaria asegura un compromiso de reclutamiento y selección congruente con la política de equidad de género y lo comunica a todos los candidatos externos o internos que concursen por las vacantes.

3.14 La Universidad Tecnológica de Candelaria garantiza que, en caso de contratar los servicios de agencias, empresas proveedoras de servicios externos o instituciones oficiales (federal o estatal) para la búsqueda o contratación del personal, éstas utilicen procedimientos o políticas equivalentes al compromiso de no discriminación y equidad de género.

3.15 Los anuncios o convocatorias de puestos vacantes que emita la UTECAN deben reflejar el compromiso con la equidad de género y la igualdad de oportunidades, alentando a hombres y mujeres a calificar para dichas vacantes, sin contener especificaciones como: sexo, edad, buena presencia, particularidades físicas, situación familiar o alguna otra que pudiera originar discriminación.

3.16 La Universidad Tecnológica de Candelaria asegura que los criterios establecidos en cada perfil de puesto son la base del proceso de selección y reclutamiento.

3.17 Los candidatos para un puesto deben ser evaluados de la misma forma, con criterios definidos que aseguren la aplicación (cuando sea el caso) de exámenes técnicos, de conocimientos o capacidades con la misma batería de pruebas psicométricas o instrumentos de medición para mujeres y hombres.

3.18 La o el Departamento de Recursos Humanos utiliza guías para las entrevistas durante el proceso de selección, en la que se registren los resultados de cada uno de los candidatos.

3.19 La Universidad Tecnológica de Candelaria prohíbe de forma explícita solicitar examen de gravidez al contratar mujeres y asegura la eliminación de prácticas discriminatorias como: la no contratación de mujeres debido a su embarazo o la exclusión injustificada de colectivos vulnerables o determinados integrantes de la sociedad.

3.20 La Universidad Tecnológica de Candelaria evalúa el currículum presentado por el candidato sin tomar en cuenta datos ajenos al mérito, a las calificaciones o grados profesionales. (por ejemplo, fotografía, estado civil o familiar, proyectos de vida privados, opiniones políticas, religiosas o sobre preferencias, orientaciones o tendencias que integran las dimensiones privadas de los derechos de las personas).

3.21 Las pruebas médicas preocupacionales, no deberán utilizarse para discriminar; su único propósito es determinar la aptitud del candidato, conforme a sus condiciones psicofísicas para el desempeño de las actividades que se requieren o agentes de riesgo existentes en el puesto.

3.22 La documentación utilizada durante el proceso de reclutamiento, debe contener únicamente requisitos y preguntas relevantes para el trabajo, así como a las tareas a desempeñar en el puesto.

3.23 Sólo cuando la persona haya sido seleccionada para el puesto, se podrá preguntar su estado civil, número de hijas/os o cuestiones de índole familiar, dado que esta información puede repercutir en la determinación de prestaciones específicas.

3.24 El Departamento de Recursos Humanos es responsable de dar de alta al personal administrativo de la institución, solicitando los documentos referidos en el Registro de Personal (CÓDIGO), asegurando que la descripción y perfil del puesto no incluya criterios discriminatorios, como sexo, edad, estado civil, apariencia, estatura, peso.

3.25 El Departamento de Recursos Humanos determina la competencia necesaria (situación ideal) y las necesidades de capacitación del personal (situación actual), es decir, la detección de necesidades de capacitación como base para el establecimiento de un programa de capacitación que incluya todo el personal, considerando además capacitación en materia de derechos humanos, equidad de género, igualdad de oportunidades, atención y prevención del cualquier tipo de hostigamiento y prevención e identificación de la violencia contra las mujeres.

3.26 El Departamento de Recursos Humanos orienta al personal administrativo para tramitar su alta ante el Servicio de Administración Tributaria, su carta de no antecedentes penales, constancia de no inhabilitación, entre otros trámites.



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3.27 El Departamento de Recursos Humanos es responsable de controlar la asistencia del personal de la institución a través de Reloj de control digital; en caso de falla en la energía eléctrica se utiliza la Lista de Asistencia (CÓDIGO).

3.28 El Departamento de Recursos Humanos es responsable de aplicar los descuentos correspondientes a faltas y retardos injustificados con base en el Registro de Incidencias (CÓDIGO) y Registro de Incidencias con Incapacidad (CÓDIGO).

3.29 El Departamento de Recursos Humanos se asegura que el personal administrativo mantenga activa una cuenta de la misma Institución Bancaria con la que la UTECAN realiza la dispersión de nómina, a través de copia de Contrato o copia de la Tarjeta Bancaria.

3.30 El Abogado General elabora y valida los contratos por tiempo determinado.

3.31 El Departamento de Recursos Humanos elabora la nómina de la institución, una vez ingresadas y afectadas las incidencias y la envía en forma impresa a la Dirección de Administración y Finanzas para su validación y aprobación correspondiente.

3.32 La Dirección de Administración y Finanzas es responsable de turnar la nómina revisada y autorizada al Departamento de Tesorería para su pago.

3.33 El Departamento de Recursos Humanos determina mediante el Sistema único de autodeterminación de cuotas (SUA) las aportaciones al IMSS para el personal, emitiendo los reportes al Departamento de Tesorería previa validación de la Secretaría Administrativa para efectos de pago.

3.34 La Universidad Tecnológica de Candelaria determina la competencia del personal de acuerdo al desempeño de sus funciones, de su productividad y de los resultados obtenidos mediante evaluación a su desempeño semestral (enero – julio) de la Cédula de Evaluación de Competencia del Personal (CÓDIGO)

3.35 El Departamento de Recursos Humanos es responsable de impartir el curso de inducción general al personal de nuevo ingreso incluyendo sin ser limitativo temas relacionados con la institución, con el modelo de equidad de género, con el sistema de gestión de la calidad y con el sistema de gestión ambiental.

3.36 La UTECAN promueve la igualdad de oportunidades asegurando que las imágenes utilizadas para promover sus servicios incluyan a hombres y mujeres de manera equitativa, así como garantizar que esas imágenes no sugieran estereotipos sexistas, culturales o intolerantes con las diferencias que pudieran caracterizar a grupos sociales.

3.37 La Universidad Tecnológica de Candelaria mediante El Departamento de Recursos Materiales e Infraestructura y el Departamento de Servicios Generales, en la medida de lo posible, asegura que todo el personal que labora en la UTECAN cuente con los recursos necesarios para hacer su trabajo eficientemente, tales como mobiliario y espacio de trabajo.

3.38 La Universidad Tecnológica de Candelaria mediante la Coordinación de Tecnologías, en la medida de lo posible, asegura que todo el personal que labora en la UTECAN cuente con los equipos y medios tecnológicos para el desarrollo de las actividades.

3.39 La Universidad Tecnológica de Candelaria asegura que el compromiso de igualdad de oportunidades y no discriminación definido en su política de equidad de género, se aplique también para las personas subcontratadas.

3.40 La Universidad Tecnológica de Candelaria asegura que las compensaciones, prestaciones, sueldos y salarios para el personal con las mismas funciones o responsabilidades, sean iguales, pudiendo existir diferencias proporcionales con base en la antigüedad, bonos, descuentos u otros criterios no discriminatorios y establecidos formalmente por la UTECAN para todos los puestos en sus políticas de sueldos y salarios.

3.41 La Universidad Tecnológica de Candelaria por medio de la Dirección de Administración y Finanzas garantiza condiciones justas y equitativas para el personal administrativo en la composición de liquidaciones y despidos, ofreciéndole la oportunidad de expresar sus preguntas y dudas relacionadas con las compensaciones y sueldos.



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3.42 Es responsabilidad de El Departamento de Recursos Humanos reportar mensualmente dentro de los cinco días hábiles a la fecha en que concluya el mes, en formato impreso y electrónico sus actividades a la Dirección de Administración y finanzas , mediante el registro denominado Informe Mensual (CÓDIGO)

3.43 Es responsabilidad de El Departamento de Recursos Humanos reportar trimestralmente dentro de los cinco días hábiles a la fecha en que concluya el trimestre, en formato impreso y electrónico sus actividades a la Dirección de Administración y Finanzas, mediante el registro denominado Informe Trimestral (CÓDIGO), adjuntando memoria fotográfica.

4. Indicadores de acreditación y/o medición:

Al menos el 90% de expedientes del personal debidamente integrados

100% de pagos libres de errores

5. Descripción del procedimiento


5.1 Interesado o

Unidad solicitante

La Rectoría, Secretarios y Directores identifican la necesidad del recurso humano.

5.1.1 Unidad

solicitante

Informa mediante el formato Requisición de Personal (CÓDIGO) a la Rectoría la necesidad del recurso humano.

5.1.2 Rectoría

Identifica la viabilidad presupuestal y de estructura organizacional junto con la Dirección de Administración y Finanzas, considerando en todo caso la política de equidad de género establecida por la Universidad Tecnológica de Candelaria.

5.1.3 Dirección de

Administración y finanzas

Considera las necesidades de operación de la Universidad Tecnológica de Candelaria, el mejoramiento continuo de la institución, la satisfacción del usuario, el techo presupuestal autorizado, la estructura y la matricula correspondiente, para la solicitud del personal.

5.1.4 Departamento de Recursos

Humanos

Integra el expediente, revisando que los documentos presentados validen y respalden la información curricular.


Humanos

Imparte el curso de inducción general al personal de nuevo ingreso y entrega el Manual de Inducción (CÓDIGO) y el Reglamento Interno de Trabajo solicitando firma de recibido y manteniendo esta evidencia en el expediente del colaborador.

5.2 Evaluación del Desempeño (competencia).

5.2.1

Dirección de

Administración y

finanzas

Utiliza la información de evaluación del desempeño como un insumo en los procesos internos de desarrollo para promociones y ascensos del personal administrativo.



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5.3 Capacitación

5.3.1 Responsables de

área

Detectan al menos dos veces por año (enero y Julio) las necesidades de capacitación de acuerdo a las funciones y a los resultados obtenidos en la aplicación de la Cédula de Evaluación de Competencia del Personal (CÓDIGO).

5.3.2 Unidad

solicitante

Acuerda con el Departamento de Recursos Humanos el tipo de curso de capacitación necesario, una vez detectadas las necesidades de capacitación.

5.3.3

Departamento

de Recursos

Humanos

RECURSOS HUMANOS determina la competencia necesaria (situación ideal) y las necesidades de capacitación del personal (situación actual), como base para el establecimiento del programa de capacitación que incluya todo el personal, incluyendo temas en materia de derechos humanos, equidad de género, igualdad de oportunidades, atención y prevención del cualquier tipo de hostigamiento y prevención e identificación de la violencia contra las mujeres.

5.3.4

Departamento

de Recursos

Humanos

Documenta y da seguimiento al Programa Anual de Capacitación y Desarrollo Docente y Administrativo (CÓDIGO), que contempla los cursos relativos a las funciones que desempeña el personal de la UTECAN, con base en los resultados del desempeño del personal.

5.3.5 Unidad

solicitante

Recaba copia de la constancia de la capacitación para enviarla a el Departamento de Recursos Humanos para integrar esta evidencia al expediente respectivo, al término de cada curso o evento de capacitación.


Humanos

Mantiene todos los registros generados de educación, formación, habilidades y experiencia (desempeño) en cada uno de los expedientes del personal.

5.4 Criterios de promoción y desarrollo profesional

5.4.1

Departamento

de Recursos Humanos

Comunica al personal, desde su contratación y de manera constante, los criterios de promoción y ascenso.

5.5 Igualdad de oportunidades y compensaciones

5.5.1 Comité de Equidad de

Género

Realiza con el apoyo del Departamento de Recursos Humanos la detección de los grupos internos usualmente discriminados en el ámbito laboral por cuestiones ideológicas, culturales, educativas, perspectivas, nivel social, preferencias, creencias, credos, idiomas, nacionalidad mediante el Reporte ejecutivo de Equidad de Género (CÓDIGO).

5.5.2 Dirección de División de

Carrera

Realiza anualmente una campaña de sensibilización hacia toda la UTECAN para fortalecer el respeto y la tolerancia hacia las diferencias, y en la que se promueva que las personas sean valoradas por su singularidad, talentos y habilidades.

5.5.3

Departamento

de Recursos Humanos

Dirección de División de

Carrera

Realizan una revisión de las instalaciones de la UTECAN y de los perfiles de puestos mediante un análisis de factibilidad documentado, que considere la posibilidad de contratar en el futuro a personas con algún tipo de discapacidad mediante la Matriz de Diversidad e Inclusión MEG (CÓDIGO), para fomentar acciones concretas, con perspectiva de género, para la inclusión de personas con algún tipo de discapacidad.



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5.6 Administración de la nómina

5.6.1

Departamento

de Recursos Humanos

Descarga preferentemente los días 10 y 25 (o hábil anterior) de cada mes las incidencias registradas electrónicamente en el reloj Checador.

5.6.2

Departamento

de Recursos Humanos

En caso de existir faltas consulta los Registros de Incidencias (CÓDIGO) así como los Registros de Incidencias con Incapacidad (CÓDIGO) para determinar las faltas por día o por hora.

5.6.3

Departamento

de Recursos Humanos

Integra la información a la tabla en excel para determinar los montos a pagar.

5.6.4

Departamento

de Recursos Humanos

Ingresa la información al sistema electrónico de nómina para procesar los datos con el fin de emitir el comprobante fiscal correspondiente.

5.6.5

Departamento

de Recursos Humanos

Emite los recibos de nómina y lista tabular previa autorización del Secretario Administrativo que entrega al Departamento de Tesorería para que realice la dispersión ante el banco.

5.6.6

Departamento

de Recursos Humanos

Recaba la firma autógrafa del personal académico y administrativo en el recibo de nómina impreso, dentro de los cinco días hábiles siguientes al pago de la nómina.

Fin 6. Documentos de referencia

Código Proceso o documento

Sin código Modelo Educativo de Universidades Politécnicas

Sin código Manual de Organización de la Universidad Tecnológica de Candelaria

Sin código Plan de Desarrollo Institucional

Sin código Reglamento Interior de Trabajo

Sin código RIPPPA; Reglamento de Ingreso Promoción y Permanencia del Personal Académico


Código Registro

(CÓDIGO) Reporte Ejecutivo de Equidad de Género

(CÓDIGO) Cédula de Evaluación de Competencia del Personal

(CÓDIGO) Programa Anual de Capacitación y Desarrollo Docente y Administrativo

(CÓDIGO) Lista de Asistencia



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(CÓDIGO) Registro de Personal

(CÓDIGO) Lista de Asistencia

(CÓDIGO) Registro de Incidencias

(CÓDIGO) Registro de Incidencias con Incapacidad

(CÓDIGO) Requisición de Personal

(CÓDIGO) Matriz de Diversidad e Inclusión MEG

(CÓDIGO) Manual de Inducción de la Universidad Tecnológica de Candelaria

(CÓDIGO) Informe Mensual

(CÓDIGO) Informe Trimestral

8. Glosario

8.2 Capacitación: Adquisición, actualización, fortalecimiento y aplicación de los conocimientos para el mejor desarrollo laboral.

8.3 Programa Anual de Capacitación y Desarrollo Docente y Administrativo: Documento que establece los cursos de capacitación para el personal, el cual debe ser congruente con las funciones que desarrollan, con el modelo de equidad de género, con el sistema de gestión de la calidad y con el sistema de gestión ambiental.

8.4 Calificación: Evaluación de los conocimientos de un individuo así como el desempeño en el desarrollo de sus actividades.

8.5 Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

9. Control de cambios

Nivel de revisión

Sección y/o página

Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación

01 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

02

03

04

05



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Seguimiento a Egresados y Empleadores

1. Propósito

Identificar el nivel de pertinencia y calidad de los programas educativos a través un sistema de comunicación con los egresados y empleadores que permita verificar el cumplimiento del encargo social de la Universidad Tecnológica de Candelaria e incorporar mejoras en los procesos de efectividad institucional.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para los alumnos que hayan concluido el plan de estudios correspondiente.

3. Políticas de operación



3.46 El presente procedimiento asegura estar en las mismas condiciones de contenido, forma, espacio y tiempo para todos los responsables de su aplicación.

3.47 El seguimiento de egresados contempla cuatro momentos:

3.47.1 Encuesta de salida

3.47.2 Encuesta a los 6 meses de haber egresado

3.47.3 Encuesta al año de haber egresado

3.47.4 Encuesta a los 3 años de haber egresado

3.48 De acuerdo al momento de egreso, se analizará la viabilidad de aplicar a la totalidad de los mismos a una muestra representativa, salvo en el caso de la encuesta de salida que debe ser aplicada la totalidad.

3.49 Es responsabilidad del Departamento de Vinculación y Extensión y del Departamento de Servicios Escolares mantener actualizada la información referente a los egresados de la institución.

3.50 Es responsabilidad de la Dirección de Vinculación y Extensión Universitaria determinar el medio idóneo para llevar a cabo la recopilación de información (de manera personal, vía postal, telefónica, a través de internet).

3.51 Es responsabilidad de la Dirección de Vinculación y Extensión Universitaria coordinar las acciones para realizar la encuesta a los egresados.

3.52 Es responsabilidad de la Dirección de Vinculación y Extensión Universitaria realizar las encuestas a los egresados, concentrar y resguardar la información recabada.

3.53 Es responsabilidad de la Dirección de Vinculación y Extensión Universitaria reportar trimestralmente dentro de los cinco días hábiles a la fecha en que concluya el trimestre, en formato impreso y electrónico sus actividades a la Dirección de División de Carrera y a la Dirección de Planeación y Evaluación mediante el registro denominado Informe Trimestral, adjuntando memoria fotográfica.



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Mantener al menos un contacto del 50% de los alumnos egresados. 5. Descripción del procedimiento


5.1 Departamento de

Servicios Escolares

Programa la fecha en la que los alumnos de 9° cuatrimestre (a partir del primer corte) asistirán a centro de cómputo para actualizar su información, especialmente de los datos de identificación.

5.2 Departamento de

Servicios Escolares

Proporciona al Departamento de Vinculación y Extensión la información recabada.

5.3 Departamento de

Vinculación y Extensión

Determina la estrategia más conveniente para recopilar la información de los egresados.

5.4 Departamento de


Coordina la aplicación de la Encuesta de Seguimiento a Egresados, apoyándose con el Depto. de Servicios Escolares.

5.5

Director de División de Carrera/

Departamento de Vinculación y

Extensión

Asegura que al aplicar la encuesta, se informe a los egresados sobre las oportunidades laborales, de educación continua y de estudios de posgrado que se presenten, eventos académicos, así como la solicitud de opiniones diversas.

5.6 Depto. de


Concentra, integra y resguarda la información recabada y comunica mediante estadísticas a la Rectoría y a la Dirección de División de Carrera sobre el seguimiento de egresados.

5.7 Dirección de

División de Carrera

Con base en la estadística de seguimiento de egresados, realiza los informes necesarios que apoyen en la toma de decisiones respecto de revisiones curriculares, programas de educación continua, posgrado, ofrecimiento de servicios tecnológicos, entre otros.

5.8 Depto. de


Al menos una vez al año, contacta de manera esporádica y aleatoria a empleadores para realizar una entrevista telefónica sobre el desempeño de los egresados de la Universidad Tecnológica de Candelaria y mantiene el registro de esta actividad.




Programa de desarrollo 2013 – 2018 CGUTyP



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Encuesta de Seguimiento a Egresados

Informe Trimestral

Estadística sobre seguimiento de egresados

Entrevista telefónica sobre el desempeño de los egresados

8. Glosario

8.6 No aplica.



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Promoción Universitaria

1. Propósito Establecer la metodología para la promoción de la oferta educativa de la Universidad Tecnológica de Candelaria. 2. Alcance Este procedimiento aplica para todas las actividades y funciones relacionadas con la promoción de la Universidad Tecnológica de Candelaria. 3. Políticas de operación



3.56 El presente procedimiento asegura estar en las mismas condiciones de contenido, forma, espacio y tiempo a todos los responsables de su aplicación.

3.57 Es responsabilidad de la Coordinación de Prensa y Difusión y actividades extracurriculares reportar trimestralmente dentro de los Cinco días hábiles a la fecha en que concluya el trimestre, en formato impreso y electrónico sus actividades al Depto. de Vinculación y Extensión Universitaria, mediante el registro denominado Informe Trimestral, adjuntando memoria fotográfica.

4. Indicadores de acreditación y/o seguimiento:

Actividades programadas de promoción cumplidas al 100%.


Promoción de la oferta educativa


5.1 Departamento de

Vinculación y extensión

A partir de los meses de septiembre a junio de cada año se programan las visitas de promoción a instituciones de educación de nivel medio superior, a población abierta así como participación en eventos y expo ferias educativas.

5.2 Departamento de

Vinculación y extensión

Elabora y envía el memorándum con el cronograma de visitas de promoción, asì como el directorio de las escuelas de educación media superior vigente de las SEP.

5.3 Rectoría Revisa y aprueba el programa de actividades para la campaña de visitas de promoción.

5.4 Coordinación de prensa y difusión

Solicita información a diversas áreas para elaborar el material de promociòn que se utilizará durante la campaña de promoción y difusión.


Entrega la requisición de material de promoción al departamento de recursos materiales para su respectiva elaboración



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Inicia la campaña de promoción por medio del envío de boletines informativos, difusión por redes sociales y medios de comunicación en general, manteniendo informado al departamento de vinculación.

5.7

Dirección de División de Carrera.

Departamento de vinculación y

extensión.

Departamento de servicios escolares.

Coordinación de prensa y difusión

Realizan visitas de promoción a instituciones de educación media superior y público en general así como la asistencia a eventos y expo ferias educativas a partir de los meses de septiembre a junio de cada año.

5.8

Dirección de División de Carrera.

Departamento de vinculación y

extensión.

Departamento de servicios escolares.

Coordinación de prensa y difusión

Reciben visitas de estudiantes a las instalaciones de la UTECAN

5.9 Departamento de

Servicios Escolares

Una vez recopilada la información de los aspirantes se obtiene la base de datos del pre registro de inscripción.

Fin

6. Documentos de referencia (interacción con otros documentos)


UTECAN Reglamento Interior de la UTECAN



Cronograma de Visitas de Difusión

Directorio de instituciones de nivel medio superior

Oficios de comisión

Encuesta para conocer el impacto de la campaña de promoción y difusión

Análisis estadístico de resultados del proceso de promociòn y difusión

Informe Trimestral

8. Glosario

8.7 No aplica.



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Estancias

1. Propósito Establecer la metodología para la operación de las estancias de los alumnos de la Universidad Tecnológica de Candelaria. 2. Alcance Este procedimiento aplica al concluir el primer ciclo de formación para la primera estancia y al concluir el segundo ciclo de formación para la segunda estancia. 3. Políticas de operación




3.61 Las estancias tendrán una duración de 60 horas como mínimo para el programa de TSU; 20 para Ingeniería y 30 para Licenciatura.

3.62 Se privilegiará el desarrollo de competencias genéricas y específicas.

3.63 Es corresponsabilidad del alumno, del Asesor y del Departamento de Vinculación y Extensión, conseguir los espacios suficientes y adecuados para las estancias.

3.64 El asesor académico autoriza la pertinencia de las estancias para los alumnos regulares.

3.65 El desarrollo académico de la estancia es responsabilidad de la Dirección de División de Carrera con el apoyo del asesor académico y con la evaluación correspondiente del asesor empresarial.

3.66 El Director de División de Carrera asignará un asesor a cada alumno, quién lo apoyará académicamente durante todo el tiempo que dure su estancia.

3.67 Es responsabilidad del Departamento de Vinculación y Extensión reportar trimestralmente dentro de los cinco días hábiles a la fecha en que concluya el trimestre, en formato impreso y electrónico sus actividades a la Dirección de División de Carrera, mediante el registro denominado Informe Trimestral, adjuntando memoria fotográfica.

4. Indicadores de acreditación y/o medición: Al concluir el 5º y 10º cuatrimestre todos los alumnos regulares deberán tener registradas las calificaciones de sus estancias.



Rev.01 Agosto 2017



5.1


Extensión

Dirección División de Carreras

Asesor académico

Alumno

Gestionan, tramitan y obtienen espacios para efectuar estancias de acuerdo al número y características solicitadas.

5.2 Departamento de


Comunica al Director de División de Carrera, asesores académicos y a la comunidad estudiantil sobre las características de los espacios disponibles para realizar estancias mediante reunión informativa y solicita al responsable de la página oficial de la universidad la publicación de la información en la página electrónica institucional (www.utecan.edu.mx)

5.3 Alumno

Solicita a su asesor académico la inscripción a estancia una vez acreditadas las asignaturas correspondientes al primer ciclo de formación.

Solicita a su asesor académico la inscripción a estancia una vez acreditadas las asignaturas correspondientes al segundo ciclo de formación.

5.4 Alumno

Una vez que ha analizado con los asesores académicos y con el Departamento de Vinculación y Extensión la opción elegida, obtiene de la página electrónica de la UTECAN el Formato de Solicitud Estancia, la requisita, la imprime y la entrega.

5.5 Dirección de

División de Carrera

Asigna al asesor correspondiente de acuerdo al sector del Organismo receptor.

5.6 Dirección de División de Carreras

Elabora la Carta de Asignación de Asesor Académico y lo entrega al Alumno

5.7 Departamento de


Elabora la Carta de Presentación (CODIGO) que dirige al representante del Organismo receptor para la presentación formal del alumno que desarrollará su estancia.

Nota: en caso de reasignación se debe reiniciar la secuencia del proceso dentro de los tres primeros de haber iniciado su estancia.

5.8 Departamento de


Da seguimiento personalizado para asegurar el cumplimiento de la estancia establecida en el Carta de Presentación.

5.9 Alumno

Realiza estancia supervisado por su asesor académico y asesor empresarial recopilando la información y evidencias necesarias para elaborar su Reporte de Estancia (CODIGO)

5.10 Organismo Evalúa el desempeño del alumno utilizando la Evaluación del Asesor

http://www.utecan.edu.mx/



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Receptor empresarial, y en caso de conformidad el organismo receptor expide la Carta de Término de Estancia (hoja membretada y sello), la cual debe mencionar las 60 horas correspondientes a la estancia realizada.

Requisita el documento denominado Carta de Terminación de Estancia.

Nota: los documentos mencionados se entregan al alumno que a su vez entregará al Departamento de Vinculación y Extensión.

5.11 Alumno

Elabora el Reporte de Estancia (CODIGO), mismo que es revisado por el asesor académico y se le da seguimiento durante el cuatrimestre (5º y 10º respectivamente).

5.12 Asesor académico

Alumno

Evalúa el desempeño del alumno utilizando la Evaluación del Asesor Académico.

Nota: el documento mencionado se entrega al alumno que a su vez entregará al Departamento de Vinculación y Extensión.


Alumno

Recopila, integra, de manera electrónica y física, aplica y entrega al Departamento de Vinculación y Extensión:

Formato de Solicitud Estancia

Oficio de Asignación de Asesor Académico

Carta de Presentación

Evaluación del Asesor Empresarial

Evaluación del Asesor Académico

Carta de Terminación de Estancia.

Reporte de Estancia (CODIGO)

5.14 Director de División

de Carrera

Con base en la Evaluación del Asesor Académico y la Evaluación del Asesor Empresarial ingresa las calificaciones, mediante el acta de aprobación, previa autorización del Departamento de Vinculación y Extensión.

5.15 Departamento de


Archiva los documentos, en forma física y electrónica, que corresponden al expediente del alumno.



Reporta los avances a Rectoría, Dirección de División de Carrera y al Depto. de Servicios Escolares.

Comunica los resultados en el Informe Trimestral que dirige a la Dirección de Planeación.

Fin



Programa Académico

Manual de Organización de la Universidad Tecnológica de Candelaria

Carta de presentación

Reglamento interno de la Universidad Tecnológica de Candelaria



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Formato de Solicitud Estancia

Oficio de asignación de Asesor Académico

Evaluación del Asesor Empresarial


Carta de Terminación de Estancia

Informe Trimestral

Acta de Calificaciones

Reporte de Estancia

8. Glosario

8.8 Estancia: Es un proceso formativo de práctica de 120 horas, al finalizar el primero y segundo ciclo de formación, realizado preferentemente en una organización o institución diferente a la Universidad Tecnológica de Candelaria.

8.9 Programa de estancia: Documento que se deberá redactar de acuerdo a las características que se le entrega al alumno, siempre y cuando las actividades de estancia estén enmarcadas en procesos productivos.



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Estadía

1. Propósito Establecer la metodología para la operación de la estadía de los alumnos de la Universidad Tecnológica de Candelaria. 2. Alcance Este procedimiento aplica para los alumnos que hayan terminado su tercer ciclo de formación. 3. Políticas de operación




3.71 Las estadías tendrán una duración de 525 horas para TSU y 480 horas para Ingeniería y Licenciatura.

3.72 La estadía solamente corresponde a alumnos regulares e inscritos en el cuatrimestre posterior.

3.73 Se privilegiará el desarrollo de competencias genéricas y específicas.

3.74 Es corresponsabilidad del alumno, del Asesor Académico y del Departamento de Vinculación y Extensión, proporcionar propuestas de los espacios suficientes y adecuados para la estadía.

3.75 El asesor académico valida la pertinencia de las estadías para los alumnos.

3.76 El Director de División de Carrera asignará un asesor a cada alumno, quién lo apoyará académicamente durante todo el tiempo que dure su estadía.

3.77 El desarrollo académico de la estadía es responsabilidad de la Dirección de División de Carrera con el apoyo del asesor correspondiente, bajo la supervisión del Departamento de Vinculación y Extensión.

3.78 Es responsabilidad del Departamento de Vinculación y Extensión reportar trimestralmente dentro de los Cinco días hábiles a la fecha en que concluya el trimestre, en formato impreso y electrónico sus actividades a la Dirección de División de Carrera, mediante el registro denominado Informe Trimestral, adjuntando memoria fotográfica.

3.79 Es responsabilidad del alumno entregar al Departamento de Vinculación y Extensión la Constancia de cumplimiento de horas extracurriculares que emitirá el Depto. de Servicios Escolares, a fin de que el alumno pueda iniciar el proceso de Estadía.

3.80 Es responsabilidad del alumno entregar el recibo de pago y no adeudo del cuatrimestre a la Departamento de Servicios Escolares para iniciar el periodo de estadía profesional.

4. Indicadores de acreditación y/o medición: Al término del 6º y 11° cuatrimestre todos los alumnos regulares deberán tener concluida su estadía.



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5.1


Extensión

Negocia, tramita y obtiene espacios para efectuar estadía de acuerdo al número y características solicitadas.

5.2 Departamento de


Comunica mediante oficio a la Dirección de División de Carreras, sobre las características de los espacios disponibles para realizar estadías.

5.3


Extensión

Asesor Académico

Solicita, después del primer corte del cuatrimestre en curso, al Departamento de Servicios Escolares un reporte de alumnos regulares para la asignación de lugares y proyectos para estadía con apoyo de los asesores académicos.

5.4


Extensión

Dirección de División de Carrera

Asesor Académico

Convocan a reunión informativa de estadía a los alumnos regulares a fin de comunicarles:

a) Inducción del proceso de estadía.

b) Espacios de estadías.

c) Convenios que existen con las dependencias.

d) Instructivo de estadía (entrega de copia a cada alumno que asiste)

e) Asignación de Asesores Académicos

5.5 Alumno/Asesor

Académico

Analiza las opciones de espacios de estadía proporcionados por el Departamento de Vinculación y Extensión, generando la asignación de los mismos. Validado por los asesores académicos.

5.6

Dirección de División de Carreras

La Dirección de División de Carreras notifica al alumno mediante el formato de Carta de Asignación Asesor Académico, quien estará a cargo de su supervisión durante el desarrollo de Estadía.

5.7 Alumno

Realiza su estadía supervisado por su Asesor académico y Asesor Empresarial, tomando como base el instructivo de Estadía Profesional, recopilando las evidencias generadas para elaborar su Memoria de Estadías.

5.8 Organismo Receptor

Evalúa el desempeño del alumno utilizando la Evaluación Mensual del desempeño del estudiante en la empresa, y en caso de conformidad el organismo receptor expide la Carta de Término de Estadía (hoja membretada), la cual debe mencionar el número de horas correspondientes a la estadía realizada, que deberá ser no menor a 480 horas.



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5.9 Organismo Receptor

Requisita la carta de término de estadía (hoja membretada) y lo entrega al alumno, para que este a su vez lo entregue al Departamento de Vinculación y Extensión.

5.10 Alumno

Elabora el Informe Técnico de Estadía tomando como base el Instructivo de Estadía, mismo que es validado por el Asesor Académico y lo presenta a la Dirección de División de Carreras.

5.11 Dirección de División de Carreras

Requisita y entrega al alumno el Contrarecibo de Entrega de Memoria de Estadía, una vez que haya recibido en dos tantos el Informe Técnico de Estadías y en formato electrónico.

5.12


Extensión Universitaria

Documenta Acta de Exposición de Estadía con la participación de:

a. Titular o representante del organismo receptor.

b. Comité asignado

c. Asesor académico

NOTA: Procedimiento opcional.



Emite el Oficio Informativo de la Exposición del Informe Técnico para informar al alumno la fecha, hora y lugar de su exposición final e indicaciones generales.


Alumno

Recopila, integra, de manera electrónica y física, aplica y entrega al Departamento de Vinculación y Extensión:

Oficio de Asignación


Carta de Aceptación de Estadía

Solicitud de Estadía

Protocolo de Estadía

Informe Técnico de Estadía


de Carrera

Con base en la Evaluación del Asesor Académico y empresarial ingresa las calificaciones y elabora Acta de aprobación.



Archiva los documentos que corresponden al expediente del alumno.

a) Carta de aceptación de estadía.

b) Carta de terminación de estadía.



Entrega el reporte final del proceso de Estadía profesional a Rectoría, Dirección de División de Carrera y al Depto. de Servicios Escolares, así como la asignación final de los alumnos contemplando el nombre de los proyectos realizados.

Comunica los resultados en el Informe Cuatrimestral que dirige a la Dirección de Planeación.

Fin



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Programa Académico

Reglamento de Estancias y Estadías


Reglamento académico de estudiantes



Oficio de Asignación


Formato de Información de la Organización Receptora

Solicitud de Estadía

Guía del Protocolo de Estadías

Guía del Informe Técnico de Estadía

Contrarecibo de Entrega de Informe Técnico de Estadía

Informe Trimestral

Acta de calificaciones

Protocolo de Estadía

Informe Técnico de Estadía

Acta de Exposición de Estadía

Carta de liberación de cumplimiento de horas extracurriculares.

8. Glosario

8.10 Estadía: Proceso formativo que se llevará a cabo en el último cuatrimestre, y tendrá una duración no menor a 480 horas más 120 horas correspondientes a la integración y presentación del informe final; debiendo realizarse, sin ser limitativo, en organizaciones del sector productivo, de servicios o de investigación, ya sean públicas o privadas, adecuada al perfil profesional del programa educativo.



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Difusión y Vinculación con Empresas e Instituciones

Procedimiento

DIFUSIÓN Y VINCULACIÓN CON EMPRESAS E INSTITUCIONES

1. Propósito Coordinar las estrategias de enlace y colaboración entre la UTECAN y las instituciones educativas, así como las empresas relacionadas con los planes educativos para fortalecimiento y pertinencia de los mismos. 2. Alcance Este procedimiento aplica para todo el personal relacionado con las actividades de promoción y vinculación con los diferentes sectores. 3. Políticas de operación




3.84 El Departamento de Vinculación y Extensión junto con la Dirección de División de Carreras son responsables de coordinar las actividades de enlace con los diferentes sectores.

3.85 La institución debe contar con mecanismos ágiles y eficaces para relacionarse con sus instituciones locales y con otras instituciones nacionales e internacionales.



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3.86 La vinculación se orientará a la concertación de prácticas, estancias, proyectos y estadías para apoyar la consolidación de las competencias adquiridas por los alumnos en su proceso formativo; el servicio social, la promoción de egresados, la educación continua, la consultoría, la investigación aplicada y desarrollo tecnológico y los servicios tecnológicos, entre otros.

3.87 La vinculación se basará en convenios, planes, programas y proyectos específicos.

3.88 Es responsabilidad del Departamento de Vinculación y Extensión reportar trimestralmente dentro de los Cinco días hábiles a la fecha en que concluya el trimestre, en formato impreso y electrónico sus actividades a Rectoría con copia para conocimiento a División de Carrera y el área de Planeación y Evaluación mediante el registro denominado Informe Trimestral, adjuntando memoria fotográfica.


Cumplir con la meta establecida cuatrimestralmente.




de Carrera

Informan al Departamento de Vinculación y Extensión, al inicio del cuatrimestre (sin ser limitativo), mediante memorándum, el interés de visitar empresas o instituciones para realizar prácticas académicas, asistir a eventos académicos o vincularse con la comunidad en general.

5.2 Departamento de


Revisa el memorándum de la Dirección de División de Carrera y reúne a los alumnos para:

a) Dar una plática informativa.

b) Generar las condiciones de la actividad.

c) Delimitar la zona geográfica para la vinculación.

5.3 Departamento de


Documenta y actualiza el Directorio de Vinculación en forma electrónica, cada que surge una nueva relación con empresa o institución, el Directorio debe contener, al menos:

a. Nombre de la empresa o institución

b. Nombre del titular

c. Teléfono, correo electrónico.

d. Domicilio

e. Nombre del contacto.

f. Página electrónica

g. Sector

5.4 Departamento de


Considera el programa cuatrimestral para programar las visitas académicas tomando en cuenta:

a. Necesidades institucionales; estancias, estadías.



Rev.01 Agosto 2017


b. Seguimiento a estancias y estadías

c. Búsqueda de apoyos

d. Búsqueda de convenios

5.5 Departamento de


Mantiene informados sobre las condiciones de la visita programada al Director de División de Carrera, confirmando la fecha de la visita.

5.6 Departamento de


Registra las visitas realizadas en el formato reporte de visitas (CODIGO) mediante notas informativas y memoria fotográfica.

Envía oficio y archivo electrónico del texto digital y fotografías a la Coordinación de Prensa y Difusión para su difusión y al responsable de la página oficial de la UTECAN para su publicación en la página electrónica.

5.7

Profesor comisionado

Director de División de Carrera

Coordina el traslado de los alumnos al transporte (el día de la visita), procurando que al menos viaje un profesor o responsable por unidad, o de acuerdo a lo requiera la empresa o institución a visitar.

5.8 Profesor

comisionado

Con base en los resultados de la visita, llena el registro Informe de Comisión y entrega a la Dirección de División de Carrera con copia a la Departamento de Vinculación y Extensión.





Programa Cuatrimestral



Directorio de Vinculación

Reporte de visitas

Informe de Comisión

8. Glosario

8.11 Vinculación: Función sustantiva relativa a relacionarse con los diferentes sectores y con otras instituciones nacionales e internacionales.



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9. Control de cambios

Nivel de revisión

Sección y/o página

Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación

01 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 6 de diciembre 2016

02

03

04

05



Rev.01 Agosto 2017


Convenios

1. Propósito. Asegurar la mejora continua de los procesos institucionales para establecer convenios para el fortalecimiento de los programas educativos de la Universidad Tecnológica de Candelaria. 2. Alcance Este procedimiento aplica para todo el personal relacionado con los convenios institucionales. 3. Políticas de operación




3.92 El Departamento de Vinculación y Extensión organiza los actos protocolares en los cuales se suscriben convenios de carácter nacional e internacional.

3.93 Es responsabilidad del Departamento de Vinculación y Extensión reportar trimestralmente dentro de los cinco días hábiles a la fecha en que concluya el trimestre, en formato impreso y electrónico sus actividades a la Dirección de División de Carrera, mediante el registro denominado Informe Trimestral, adjuntando memoria fotográfica con copia para conocimiento a la Dirección de Planeación y Evaluación.

3.94 Es responsabilidad del área jurídica y del Departamento de Vinculación y Extensión revisar la suscripción de los convenios dentro de los primeros veinte días hábiles a partir del primer contacto con la empresa u organización a convenir.


Cumplir al 100% con los requisitos correspondientes para la suscripción de convenios institucionales.

5. Descripción del procedimiento 5.1 Convenios


5.1.1 Área Solicitante

Requisita el formato Solicitud de Registro de Convenio turnando a la

Dirección de Vinculación y Extensión Universitaria para su revisión y

aprobación.

5.1.2 Departamento de


Recibe y gestiona propuestas de convenios que impliquen obligaciones

y/o derechos para la Universidad.



En caso de ser necesario requisita el formato Solicitud de Registro de

Convenio, valida los datos mediante la documentación indicada en la

solicitud. Emite recomendaciones y observaciones a las propuestas de

Convenios que se pretendan firmar entre la Universidad y cualquier otra

institución u organismo, sea de carácter nacional e internacional y turna



Rev.01 Agosto 2017


al Abogado General de la Universidad para su revisión.



Organiza en coordinación con las áreas involucradas, los actos

protocolares en los cuales se suscriben convenios ya sean de carácter

nacional e internacional.



Mantiene actualizada la información relativa a los convenios mediante el

registro Concentrado de Gestión de Convenios.

5.1.6 Departamento

Jurídico y de Control Interno

Es el responsable del resguardo físico del documento firmado, da seguimiento y evalúa conjuntamente con el/los responsable/s operativo/s y las dependencia/s involucrada/s, las actividades y responsabilidades emanadas.





Programa de Desarrollo 2013 – 2018 del Subsistema de Universidades Politécnicas y Tecnológicas

Plan Estatal de Desarrollo



Concentrado de Gestión de Convenios

Solicitud de Registro de Convenios

Informe Trimestral

8. Glosario

8.12 Vinculación: Función sustantiva relativa a relacionarse con los diferentes sectores y con otras instituciones nacionales e internacionales.



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Actividades Deportivas y Culturales

1. Propósito

Coadyuvar a la formación integral de los estudiantes difundiendo y fomentando los valores culturales, deportivos y cívicos.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para todas las funciones relacionadas con las actividades culturales, deportivas, sociales y cívicas de la Universidad Tecnológica de Candelaria. 3. Políticas de operación




3.98 Es responsabilidad de la coordinación de prensa y difusión y actividades culturales, deportivas y cívicas coordinar las actividades deportivas, culturales y cìvicas de la UTECAN.

3.99 Es responsabilidad de los responsables del área de Deportes, Cultura y actividades cívicas reportar mensualmente dentro de los tres días hábiles a la fecha en que concluya el mes, en formato impreso y electrónico sus actividades a la coordinación de prensa y difusión y actividades extracurriculares, mediante el registro denominado Informe Mensual

3.100 Es responsabilidad de la coordinación de actividades Deportivas, Culturales y cìvicas reportar trimestralmente dentro de los tres días hábiles a la fecha en que concluya el trimestre, en formato impreso y electrónico sus actividades a la coordinación de prensa y difusión y actividades extracurriculares, mediante el registro denominado Informe Trimestral, adjuntando memoria fotográfica.

4. Indicadores de acreditación y/o medición: Cubrir satisfactoriamente los eventos programados en el Programa Cuatrimestral de Actividades.



5.1

Responsables de las áreas de las

actividades Deportivas,

Culturales y cívicas

Programan los eventos deportivos, culturales y cívicos en el Programa Cuatrimestral de actividades que se elabora durante el inicio de cada cuatrimestre y envían a la condición de actividades culturales, deportivas y cìvicas.

5.2

Coordinación de actividades Culturales,

Deportivas y Cívicas

Recibe la propuesta de trabajo cuatrimestral y revisa a fin de enviarlo a Rectorìa para s aprobación.

5.3



Elabora para cada evento el Anteproyecto Ejecutivo de Actividades Deportivas y Culturales; considerando al menos:

Objetivo del evento

Justificación del evento



Rev.01 Agosto 2017


Recursos materiales necesario

Alcance del evento

Resultado esperado

5.4



Comunica por medio de oficio para su autorización la Solicitud de Evento para la realización del evento a Rectoría y trámite económico al Depto. de Administración y Finanzas el presupuesto económico, el cual debe considerar las propuestas y/o cotizaciones solicitadas y para su conocimiento al Departamento de Vinculación y extensión.

5.5

Coordinación y/o responsables de

actividades Culturales,


Realizará un acercamiento con instituciones públicas y/o privadas y gestionará apoyos correspondientes al evento cultural y/o deportivo.

5.6



Circula las Invitaciones a eventos físicas y/o electrónicas a los diversos involucrados, con al menos con cinco días previos al evento.

5.7



Evalúa el evento con los alumnos a través de una encuesta física al final de cada cuatrimestre.

5.8

Responsables de actividades Culturales,


Evalúa los resultados, documenta y presenta el Informe de Actividades de Eventos a los dos días posteriores al evento, a la coordinación de prensa y difusión y actividades culturales, deportivas y cìvicas, conteniendo memoria fotográfica del mismo.

5.8



Evalúa los resultados, documenta y mantiene el Informe de Actividades de Eventos posteriores al evento.



Responsables de actividades Culturales, Deportivas y Cívicas

Manual Operativo para la organización de los encuentros deportivos y culturales regionales y nacionales de las Universidades Tecnológicas.


Reglamento de estudiantes


Reglamento de actividades extracurriculares





Rev.01 Agosto 2017


Coordinaciòn/Responsables de actividades

Culturales, Deportivas y Cívicas

Programa Cuatrimestral de actividades



Anteproyecto Ejecutivo de Actividades Deportivas y Culturales



Encuesta de evaluación de eventos



Informe de Actividades de Eventos

8. Glosario

8.13 No aplica.



Rev.01 Agosto 2017


Servicios Escolares

1. Propósito Administrar y controlar el ingreso, permanencia y egreso de los alumnos de la Universidad Tecnológica de Candelaria. 2. Alcance Este procedimiento aplica para el proceso de Servicios Escolares de la Universidad Tecnológica de Candelaria. 3. Políticas de operación




3.104 El Departamento de Vinculación y Extensión Universitaria, Rectoría, la Coordinación de Tecnologías y la Coordinación de Comunicación Social, son responsables de la promoción y difusión de la oferta educativa al exterior de la UTECAN.

3.105 El Departamento de Servicios Escolares envía a la Dirección de División de Carrera para elaborar el Calendario Escolar las fechas para expedición de fichas, exámenes de admisión, entrega de resultados, inscripciones, reinscripciones, evaluación docente.

3.106 Los aspirantes pasan al Depto. de Servicios Escolares para llenar sus fichas de solicitud de CENEVAL para recibir fecha y hora para el examen.

3.107 El alumno de nuevo ingreso entrega a Servicios Escolares su respectiva ficha de ingreso, junto con:

Copia de su acta de nacimiento

Copia del certificado de bachillerato o constancia de estudios con promedio

Copia de la CURP

Copia de comprobante de domicilio (luz, agua, teléfono)

Dos fotografías tamaño infantil, blanco y negro.

Solicitud de Inscripción o Reinscripción

Copia del Comprobante de Pago debidamente sellado por la Dirección de Finanzas.

3.108 Los aspirantes previamente registrados, se deben presentar a la aplicación del examen CENEVAL, EXANI-II el día y la hora indicada en la convocatoria.

3.109 La Dirección de Servicios Académicos es responsable de publicar en espacio visible el horario de clases y aulas asignadas correspondiente a su programa académico.

3.110 El Departamento de Servicios Escolares es responsable de gestionar la afiliación al Seguro Facultativo para los alumnos.

3.111 El Departamento de Servicios Escolares atiende las solicitudes de equivalencia, con fundamento en el Reglamento de Estudios de Licenciatura de la Universidad Tecnológica de Candelaria, con el respaldo documental del Consejo de Calidad.



Rev.01 Agosto 2017

3.112 La reinscripción será cuatrimestral y se deberá realizar de acuerdo al Calendario Escolar, liquidando, por parte del alumno, sus adeudos financieros y administrativos y cubriendo la cuota correspondiente.

3.113 Sólo podrán ser sujetas a equivalencia o revalidación las asignaturas cuyo resultado de la evaluación sea de 80 (80/100) como mínimo.

3.114 Es responsabilidad de la Jefatura del Departamento de Servicios Escolares reportar trimestralmente dentro de los cinco días hábiles a la fecha en que concluya el trimestre, en formato impreso y electrónico sus actividades a Rectoría, mediante el registro denominado Informe Trimestral, adjuntando memoria fotográfica.

3.115 Es responsabilidad de la Jefatura del Departamento de Servicios Escolares reportar trimestralmente dentro de los siguientes tres días hábiles a la fecha en que concluya el trimestre, en formato impreso y electrónico el Informe Cualitativo a la Dirección planeación, mediante el registro denominado Informe Cualitativo Trimestral, adjuntando memoria fotográfica y soportes correspondientes.

3.116 Es responsabilidad del Departamento de Servicios Escolares entregar a los alumnos sus reportes de calificaciones cada fin de cuatrimestre.

4. Indicadores de acreditación y/o seguimiento: Se presentan en cada apartado del procedimiento. 5. Descripción del procedimiento 5.1 Admisión de Aspirantes Secuencia Responsable Actividades


Servicios Escolares

Elabora, preferentemente durante el mes de julio, el Calendario de actividades correspondientes al ciclo escolar posterior, que será validado y autorizado por Rectoría

5.1.2

Dirección de Vinculación y

Extensión Universitaria

Coordinación de Tecnologías

Coordinación de Comunicación Social

Promociona y difunde a través de la página electrónica institucional, ferias profesiográficas y medios masivos de comunicación la oferta educativa considerando el Calendario Escolar autorizado por Rectoría.

5.1.3

Departamento de Vinculación

Coordinación de comunicación social

Previo acuerdo con Rectoría emite la convocatoria para la oferta educativa con base en el Calendario Escolar.

5.1.4 Aspirante

Consulta en el Departamento de Servicios Escolares o en el sitio Web de la UTECAN (www.UTECAN.edu.mx) los requisitos y las fechas correspondientes al examen de admisión, así como la Guía del examen nacional de ingreso a la educación superior (EXANI II).

5.1.5 Aspirante

Realiza el pago en la Dirección de Finanzas de la UTECAN para la solicitud de ficha de ingreso y examen de admisión y entrega en el Depto. de Servicios Escolares su recibo de pago


Servicios Escolares

Prepara la Lista de Sustentantes por Aula (Ceneval) para su entrega a los aplicadores del EXANI II.

http://www.uppenjamo.edu.mx/



Rev.01 Agosto 2017


5.1.7 Aspirante

Previamente registrado, por medio de su pase CENEVAL, se presentan a la aplicación del examen CENEVAL el día y la hora indicada en la convocatoria.


Servicios Escolares

Elabora preferentemente, en el de julio y agosto el Concentrado de Aspirantes Admitidos, lo publica en la propia área de Servicios Escolares y lo entrega a la coordinación de difusión para su difusión en los medios de comunicación, respetando los tiempos indicados en la propia convocatoria, supervisado por Rectoría.

FIN

Indicadores de acreditación y/o seguimiento:

Asegurar que los aspirantes cumplan con el 100% de los requisitos solicitados. 5.2 Curso de Inducción Secuencia Responsable Actividades

5.2.1


Dirección de División de Carrera

Departamento de Servicios Escolares

Preparan, Coordinan y Realizan las actividades del curso de inducción para aspirantes aceptados previo ingreso a primer cuatrimestre, tomando en consideración los resultados arrojados por el CENEVAL.

5.2.2 Aspirantes

seleccionados Se presenta al curso de inducción en las fechas y tiempos asignados.

Indicadores de acreditación y/o seguimiento: Asegurar que el 100% de alumnos aspirantes aceptados reciban el curso de inducción.

5.3 Inscripción Secuencia Responsable Actividades

5.3.1 Aspirantes

seleccionados

Realiza el pago correspondiente en la Dirección de Finanzas de la Institución para la Inscripción, requisita la Solicitud de Inscripción o Reinscripción y entrega su copia de recibo al Depto. De Servicios Escolares.

5.3.2 Aspirantes

seleccionados

Formalizan su inscripción, entregando los documentos solicitados por el Departamento de Servicios Escolares:

Original y copia del acta de nacimiento

Original y copia del certificado de bachillerato u original de la constancia de estudios con promedio, que indique que no adeuda materias y que el certificado se encuentra en trámite.

Carta de buena conducta.

Certificado de estudios de secundaria.

Copia de identificación oficial

Original de la CURP

Dos fotografías tamaño infantil en blanco y negro.

Original de comprobante

manual de procedimientos - utecan...procedimiento institucional documento controlado por medios...

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