manual de procedimientos para la rendición de cuentas municipal
TRANSCRIPT
R
“F
“MaRendic
Fortalecimie
anual dción de
ento a las fin
de Proe Cuen
nanzas mun
ocedimntas a
Proyecto icipales com
SubvencionUn
mientonivel M
mo herramie
nado por la Delenión Europea en
os paraMunic
enta de desa
egación de la n Guatemala
a la cipal”
arrollo local”
1
”
2
“Manual de procedimientos para la rendición de cuentas a nivel municipal”
Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala –ANAM‐ 8 Calle 1‐66 Zona 9. Edificio INFOM, Primer Nivel Ciudad Guatemala Guatemala C.A. + 502 23242424 Asociación Guatemalteca de Alcaldes y Autoridades Indígenas –AGAAI‐ [email protected] + 502 22536927 ‐ 22204251 Fundación Municipalistas por la Solidaridad y el Fortalecimiento Institucional –MUSOL‐ Plaza Jesús, 5 puerta 3. Valencia 46007 España Telf ‐ Fax: +00 34 96 381 75 09 Mail: [email protected] Fundación para el Desarrollo Local y el Fortalecimiento Municipal e Institucional de Centroamérica y el Caribe –DEMUCA‐ 12 Calle 1‐25, Edificio Géminis 10, Torre Norte, Nivel 10, Oficina 1010, Zona 10 Ciudad Guatemala Guatemala C.A. Tel: +00 502 23353104 ‐ 23353105
Proyecto: “Fortalecimiento a las Finanzas Municipales como Herramienta de Desarrollo Local” ‐Proyecto FFM‐.
Subvencionado por la Unión Europea.
Guatemala, agosto de 2014
3
Índice Presentación. ...................................................................................................................................... 6
Capítulo 1. Algunos conceptos. .......................................................................................................... 8
¿Qué es rendición de cuentas? ....................................................................................................... 8 Análisis del entorno. ........................................................................................................................ 9 ¿Cuáles son los beneficios? ........................................................................................................... 10 ¿Y los riesgos? ............................................................................................................................... 11
Capítulo 2. Quién debe rendir cuentas y hacia dónde va dirigida. ................................................. 12
Instituciones que la exigen y apoyan la rendición de cuentas. ..................................................... 13 Capítulo 3. Cómo rendir cuentas. .................................................................................................... 15
En reuniones presenciales. ............................................................................................................ 15 De manera impresa. ...................................................................................................................... 16 De manera visual. .......................................................................................................................... 16 Tablón de anuncios ................................................................................................................... 17
Banner, mantas o vallas ............................................................................................................ 17
De forma virtual ............................................................................................................................ 17 Portal web ................................................................................................................................. 17
Fotografías ................................................................................................................................. 18
Videos ........................................................................................................................................ 19
Redes sociales ........................................................................................................................... 20
Sistema de mensajes breves o microblogging .......................................................................... 21
Blog ............................................................................................................................................ 22
Por teléfono................................................................................................................................... 22 Mecanismos de retroalimentación de los vecinos ........................................................................ 24
Capítulo 4. Evento de Rendición de Cuentas. .................................................................................. 26
Paso 1. Base legal. ......................................................................................................................... 26 Paso 2. Responsable del evento. ................................................................................................... 26 Paso 3. Información necesaria. ..................................................................................................... 27 Paso 4. Envío de información previa para su análisis. .................................................................. 28 Paso 5. La convocatoria. ................................................................................................................ 29 Paso 6. El moderador. ................................................................................................................... 30 Paso 7. Normas de comportamiento. ........................................................................................... 30 Paso 8. El programa. ...................................................................................................................... 31 Paso 9. Lugar de la reunión. .......................................................................................................... 32 Paso 10. Fotografías, video y retransmisión en vivo. .................................................................... 32 Paso 11. Las presentaciones. ........................................................................................................ 33 Paso 12. Preguntas del público. .................................................................................................... 33 Paso 13. Seguimiento. ................................................................................................................... 34
Capítulo 5. Sostenibilidad y sustentabilidad de la rendición de cuentas. ...................................... 35
“Comisión de descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana” en el Concejo Municipal ......................................................................................................................... 35 “Comisión de descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana” en el COMUDE. ....................................................................................................................................... 35
4
Oficina de Acceso a la Información Pública. ................................................................................. 35 Planes municipales. ....................................................................................................................... 35 Presupuesto anual. ........................................................................................................................ 36 Manual de rendición de cuentas. .................................................................................................. 36 Política de rendición de cuentas. .................................................................................................. 36
Capítulo 6. Gobierno electrónico – gobierno abierto. .................................................................... 37
Capítulo 7. Caja de herramientas. .................................................................................................... 38
Flujograma o infografía del proceso ............................................................................................. 38 Nota de convocatoria .................................................................................................................... 39 Programa de la reunión ................................................................................................................. 40 Logística del salón ......................................................................................................................... 41 Boleta de preguntas ...................................................................................................................... 42 Presentación en Power Point ........................................................................................................ 43 Información de proyectos ............................................................................................................. 44 Informe de egresos ....................................................................................................................... 45 Actividades de gestión municipal .................................................................................................. 46 Modelo de certificación de práctica .............................................................................................. 47 Imagen institucional ...................................................................................................................... 48 Modelo de Manual de Rendición de Cuentas. .............................................................................. 50
Capítulo 8. Conclusiones. ................................................................................................................. 51
Bibliografía. ....................................................................................................................................... 52
5
PRESENTACION
MANUALDEPROCEDIMIENTOSPARALARENDICIÓNDECUENTASANIVELMUNICIPAL
Con el fin de procurar el mejoramiento de los ingresos propios de los municipios, la Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala –ANAM‐ ha suscrito un contrato con la Unión Europea con el propósito de ejecutar el Proyecto de Fortalecimiento a las Finanzas Municipales, como Herramienta de Desarrollo Local, a través del Consorcio conformado por la Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala –ANAM‐, la Asociación Guatemalteca de Alcaldes y Autoridades Indígenas –AGAAI‐, la Fundación Municipalistas por la Solidaridad y el Fortalecimiento Institucional –MUSOL‐ y la Fundación para el Desarrollo Local y el Fortalecimiento Municipal e Institucional de Centroamérica y el Caribe ‐DEMUCA‐
Las acciones principales del Proyecto se enfocan en la generación de herramientas y capacidades técnicas que favorezcan las buenas prácticas de recaudación y transparencia en las municipalidades guatemaltecas, buscando mayor eficiencia en su gestión fiscal y rendición de cuentas a la población. Para cumplir con este cometido, se han elaborado varios instrumentos técnicos, entre los que figura el “Manual de Procedimientos para la Rendición de Cuentas a Nivel Municipal”
El objetivo de este Manual es establecer un ordenamiento lógico y legal, que permita la fluidez de comunicación entre las autoridades municipales y la población, cuyos resultados se verán reflejados en el fortalecimiento de la gestión pública y gobernabilidad local.
Los guatemaltecos tienen el derecho de acceder a la información pública municipal. Este derecho está reconocido en la Declaración Universal de los Derechos Humanos, emitida en 1948 por la Asamblea General de las Naciones Unidas; ratificado en la Constitución Política de la República de Guatemala (1985); normado en el Código Municipal (2002), la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural y su Reglamento (2002), y la Ley de Acceso a la Información Pública (2008).
Con la certeza que este Manual es una herramienta de apoyo, para el establecimiento de reglas claras que permitan transparentar la gestión municipal ante la población en general; y de igual forma orientar y permitir el proceso de acompañamiento que la población organizada realiza, a través del desarrollo de propuestas, procesos de monitoreo, verificación y evaluación del desempeño de su administración. Se presenta este instrumento técnico al Concejo Municipal; confiando que tomará la responsabilidad y el reto de su implementación, en la consecución de una democracia abierta y participativa.
Lic. Isaías Martínez Morales
Alcalde Presidente Junta Directiva
Asociación Nacional de Municipalidades De la República de Guatemala
‐ANAM‐
6
Los guatemaltecos tienen el derecho de acceder a la información pública1 reconocido en la Declaración Universal de los Derechos Humanos, emitida en 1948 por las Naciones Unidas, en la Constitución Política de la República de Guatemala, en el Código Municipal (2002), en la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural (2002) y su Reglamento y en la Ley de Acceso a la Información Pública (2008).
Este es un beneficio social pues permite que la información deje de ser solo de algunas instituciones o personas para convertirse en un bien accesible a todos ya que se establece una mayor comunicación entre los vecinos y el gobierno y se genera una relación de confianza que fortalece la democracia. En resumen, se genera control social.
Hablar de rendición de cuentas es más que hablar de presupuesto, se trata de asuntos públicos que son de gran interés para los vecinos. Algunos puntos claves para un buen ejercicio de rendición de cuentas son la voluntad política de las autoridades del gobierno municipal, disponer de información clara y actualizada, tener un equipo de trabajo preparado y usar algunas herramientas tecnológicas. De esta manera la comunicación entre las autoridades y los vecinos tendrá mejores resultados.
A continuación se presenta el “Manual de procedimientos para la rendición de cuentas a nivel municipal” elaborado en el marco del Proyecto “Fortalecimiento a las finanzas municipales como herramienta de desarrollo local” ejecutado por la Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala –ANAM‐, la Asociación Guatemalteca de Alcaldes y Autoridades Indígenas –AGAAI‐, la Fundación Municipalistas por la Solidaridad y el Fortalecimiento Institucional –MUSOL‐ y la Fundación para el Desarrollo Local y el Fortalecimiento Municipal e Institucional de Centroamérica y el Caribe –DEMUCA‐, financiado por la Delegación de la Unión Europea en Guatemala.
El contenido de cada capítulo del manual es el siguiente:
Capítulo Contenido
1 Algunos conceptos.
Se define la rendición de cuentas, cómo se realiza en Guatemala y los beneficios y riesgos para la municipalidad y los vecinos. También se presentan algunas buenas prácticas que se han llevado a cabo en Guatemala y en otros países.
2 Quién debe rendir cuentas y hacia
Se debe tener claro quién debe rendir cuentas y hacia dónde va dirigida, así como las instituciones en Guatemala que velan para que esto suceda. Se
1 Fuente de imagen, elaboración propia.
Presentación.
7
dónde va dirigida. apuntan las herramientas tecnológicas que existen para la rendición de cuentas.
3 Cómo rendir cuentas.
En este capítulo se presentan varias maneras de rendir cuentas que se pueden usar en la municipalidad. Las Tecnologías de Información y Comunicación TIC presentan nuevas alternativas para rendir cuentas a la población, pero no hay que olvidar las formas tradicionales.
4 Evento de rendición de cuentas.
Se indican los pasos más importantes que hay que seguir para organizar una reunión de rendición de cuentas presencial. Estos se consideran básicos pero hay que adaptarlos a cada municipalidad según el tamaño, experiencia o información con la que cuentan.
5
Sostenibilidad y sustentabilidad de la rendición de cuentas.
La rendición de cuentas no debe practicarse al azar o a voluntad del gobierno de turno. Esta debe quedar institucionalizada en la municipalidad. En este apartado se proponen algunas ideas.
6 Gobierno electrónico ‐ gobierno abierto.
El gobierno electrónico es la aplicación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación TIC para el funcionamiento del sector público, con el objetivo de incrementar la eficiencia, la transparencia y la participación ciudadana. Aquí se explica cómo el gobierno electrónico y el gobierno abierto son de gran apoyo para la rendición de cuentas.
7 Caja de herramientas.
Se proporcionan algunos ejemplos para organizar reuniones de rendición de cuentas como: nota de convocatoria, agenda, logística del salón, boleta de preguntas, presentaciones o un logotipo que la identifique.
8 Conclusiones. Se presentan unas conclusiones finales que pueden orientar a las municipalidades para realizar la rendición de cuentas.
¿Qué
Rendicmunicia inforrecursoun per
RendircapacidBusca contrib
Los pri
2 Fuent
Cap
es rendició
ción de cuenipales, como rmar a la pros y a hacersíodo determi
cuentas nodad de explicasegurar la
buyendo a for
ncipales obje
Re
Fo
Favcla
Cociu
Pepú
Facde
Fac
e de imagen ht
pítulo 1.
ón de cuen
ntas es el acgestoras de fopia Municipe responsablnado.
Medianrespondgoberndiálogoorganizpropueejercicla adm
o es solo precar cada acto a transparenrtalecer la con
etivos que a te
cuperar la legi
rtalecer el lide
vorecer el diálora.
ntribuir a fortaudadana, eficac
rmitir que los vblicos.
cilitar la contril municipio.
cilitar el contro
ttp://pixabay.c
Algunos
ntas?
cto administrfondos públicpalidad, órgaes de las acci
te la rendiciden y están nabilidad. La ao y las prázaciones pueestas para meio de control inistración m
esentar infoo decisión tocia en la gnfianza entre
ener en cuen
timidad y la co
razgo del Conc
ogo entre los v
alecer los princcia y eficiencia
vecinos estén i
bución de los v
ol social sobre
com/es/lupa‐l%
concepto
rativo planificos propios y nos del Estaiones y los re
ón de cuentdispuestos aadministracióácticas necedan evaluar, ejorar el trabciudadano qu
municipal y los
rmación sobomada que afgestión y lae ciudadanos y
ta son:
onfianza en las
cejo Municipal
vecinos y las au
cipios de transpen el manejo
informados so
vecinos en la to
la gestión púb
%C3%A1piz‐b%
os.
cado medianprovenientesado y vecinoesultados de l
as2 los gobea recibir sancón municipal desarias paravigilar la ges
bajo de la admue permite las vecinos.
bre la gestiófecte al uso dea participacióy gobernante
autoridades m
.
utoridades de f
parencia, partide los recursos
bre la utilizació
oma de decisio
blica.
%C3%BAsqued
nte el cual ls del Estado, s, a justificala gestión mu
rnantes infociones con el debe brindar que los vstión pública,ministración. a comunicació
n realizada, e los recursosón activa des.
municipales.
forma directa y
icipación s públicos.
ón de los fond
ones del desar
a‐escribir‐9758
las autoridadestán obligadr el uso de unicipal duran
rman, explicafin de gene los espacios vecinos y s, opinar y hacTambién es ón directa ent
también es s del municipe los vecin
y
os
rollo
88/
8
des das los nte
an, rar de sus cer un tre
la pio. os,
Alguno
Anális
La tranlos que
Al iguadeben Informmunicifavoredesarro
OrganiAmericCaribe Admincoopereficaz p
En el c(1985 Urbano
3 Agenc4 Agenc5 Gesell
os factores cla
1 Voso
2 Prdu
3 Esco
4 Cocu
5 Gede
6 To
7 Imfo
sis del ento
nsparencia june actualmente
al que en Guarendir cuen
mación Públiipalidades decido los procollo en los mu
smos internacanos –OEA‐,de Nacionesistración paración internapara lograr un
caso de Guatreformada eo y Rural (20
cia de Estados cia Española delschaft für Inte
aves para alca
oluntad políticaobre la gestión
resencia y parturante la rendi
stablecer proceonfianza entre
omunicación cluentas.
estión interna e cuentas.
olerancia y ape
mplementaciónrmuladas por l
orno.
nto con la pare se basa el b
atemala, todontas y a quica que aneben publicacesos democunicipios.
acionales com la Comisión Unidas –CEPara el Desaacional comona mejor rela
temala, se cuen 1993), el 002) y su Reg
Unidos para ele Cooperación ernationale Zus
anzar el buen
Fa
a de las autoridmunicipal.
icipación de lación de cuenta
edimientos y reautoridades y
ara con los vec
del cambio pa
ertura para rec
n y seguimientolos órganos de
rticipación ciubuen gobierno
os los países uien y una nota la inar. Con este ráticos y se
mo la OrganizEconómica p
PAL‐, el Centrarrollo –CLA USAID3, AECación entre la
uenta con la Código Munglamento y l
Desarrollo IntInternacional sammenarbeit,
n resultado de
actor clave
dades municip
s autoridades as.
eglas del juegovecinos.
cinos sobre los
ra adaptarse a
ibir críticas de
o de las recomel Estado y los v
udadana y la o en las munic
tienen un CóLey de Acceformación marco legaha logrado u
zación de lospara Américaro LatinoamerAD‐, o agenID4, GIZ5, vens autoridades
Constituciónnicipal (2002)a Ley de Acc
ternacional. para el Desarro, Agencia Alem
e la rendición
pales y funcion
municipales y
o que abran esp
s procesos de r
a la nueva prác
los vecinos.
endaciones y ovecinos.
rendición de cipalidades d
ódigo Municieso a la que las l se han un mayor
s Estados a Latina y ricano de ncias de n la rendición s municipales
n Política de ), la Ley de ceso a la Info
ollo. mana para el De
n de cuentas s
arios para disc
funcionarios
pacios de
rendición de
ctica de rendici
observaciones
cuentas son de Latinoamér
pal donde se
de cuentas cs y los ciudad
la Repúblicalos Consejosormación Pú
esarrollo.
Los guatemtienen el deacceder a lapública recDeclaraciónlos Derechoemitida en Naciones U
son:
cutir
ón
los términos rica.
e indica quien
como una formanos.
a de Guatems de Desarroblica (2008)
maltecos erecho de a información onocido en lan Universal deos Humanos, 1948 por las
Unidas.
9
en
nes
ma
ala ollo las
e
10
cuales velan por la rendición de cuentas tanto dentro de las municipalidades, como a los organismos del Estado o a los vecinos.
Algunas municipalidades también ha hecho avances en rendición de cuentas como es el caso de Chiantla (Huehuetenango), Esquipulas (Chiquimula), Parramos y Patzún (Chimaltenango), Poptún (Petén), Sacapulas y Uspantán (Quiché), San Cristóbal Acasaguastlán (El Progreso), San Jacinto (Chiquimula), San José (Escuintla), Santiago Atitlán (Sololá) o Teculután (Zacapa). Algunas de las acciones han sido la creación de una Comisión TIC en el Concejo Municipal, compra de equipos para modernizar la municipalidad, uso de internet, creación de portal web y redes sociales, utilización de los medios de comunicación masiva como radio o televisión, instalación de casetas de información, normalización del proceso de elaboración y presentación de informes de rendición de cuentas, realización de reuniones de planificación participativa, realización de auditoría fiscal, fortalecimiento del trabajo con los COCODE y COMUDE, retransmisión de eventos en vivo, o capacitación del personal municipal en este tema.
¿Cuáles son los beneficios?
La rendición de cuentas trae beneficios para todos los actores relacionados con el desarrollo del municipio. Principalmente para los vecinos, pero también para los organismos públicos, agrupaciones y sociedad civil, para el gobierno local y para el Estado en su conjunto.
Para los vecinos, porque…
Mejora la imagen que tienen de sus autoridades locales. Se mantienen informados sobre la gestión municipal. Les permite tomar decisiones en los procesos de desarrollo. Reduce la burocracia y permite una mayor apertura. Se crea un ambiente de confianza mutua y se definen reglas de juego. Se da un proceso de supervisión constante sobre las finanzas públicas. Se consolida el proceso de descentralización. Se establece un mayor compromiso y vinculación con los servicios públicos
municipales.
Para los organismos públicos del municipio, agrupaciones y sociedad civil, porque… Se fomenta la participación en la construcción de políticas públicas municipales. Se afianzan los lazos de cooperación con el gobierno municipal. Fortalece la estructura de los Consejos de Desarrollo.
Para el gobierno local, porque… Se gana la confianza de la población. Fomenta la colaboración con los vecinos en los procesos de desarrollo. Propicia el espacio para la generación de planes de desarrollo para el municipio. Comparte su responsabilidad en la priorización de necesidades y calidad del gasto. Se fortalece la gobernabilidad local. Se consolida la democracia.
En resque fav
¿Y los
La rengaranty amencontinuprever
Faltautmuparautsu f
Faltresuactiequinfo
Infoentdesnegsin espvectiemde r
Opogobestalega
Faltla alas Parinfola inwebcult
6 Fuent
umen, la renvorece la dem
s riesgos?
dición de cueizar el resultanazas oportuuación se pre.
ta de voluntoridades municipalidadesa que se llevoridades del función de ad
ta de coordiultados no alividad debe tuipo debe coormación que
ormación noregar informsinformación gativas. La renembargo taacios de parinos desean mpo. Sobre erendición de
osición polítibierno local da razón, todoal y financiero
ta de interés apatía de la pautoridades a reducir esormación” conformación pb, redes socitura de cada p
e de imagen ht
dición de cumocracia.
entas tambiéado final. Porunidades (exteesentan algu
tad política. unicipales no deben impleve a cabo. Logobierno locadministradore
inación del ecanzarán los rabajar en arnocer a fonde manejan qu
apropiada6.mación sin unen la poblandición de cuambién es rticipación ciuconocer, la
sta base, es ccuentas.
ca. Puede ocde turno, cueos los datos qo adecuado.
de la poblacoblación, pueactuales, no ste riesgo, esn el propósitpública a traviales, mediospoblación. Es
ttp://pixabay.c
entas benefic
én trae algunr eso se debeernas) y con nos de estos
La falta de vo muestran ementar por lo primero queal para que vies y agentes p
equipo. Si eobjetivos prormonía y haceo las funcione sea útil par
En ocasionen respaldo apación que pouentas se debimportante udadana soba forma de conveniente
urrir que, ya stionen la infue se traslade
ción. Uno de les ya sea por les interesa cs importanteo de dar a covés de las diss escritos), sitas herramie
com/es/carpet
cia a toda la
os riesgos que hacer un anel resultado s riesgos para
voluntad polinterés en
ley la rendicióe se debe haisualicen la repolíticos del m
l equipo resopuestos. Porer que la rendnes que desea esta activid
es, se cae epropiado, lo odría traer cbe hacer confconsultar abre la informmostrarla y definir una p
sea personasformación uten a la ciudad
los riesgos mexperienciasconocer nadae que la muonocer la gestintas formasiempre tomantas se prese
ta‐archivos‐de‐
sociedad pu
ue conviene álisis de fortaponer en ma que se tom
ítica se ponerendir cue
ón de cuentaacer es motivendición de cmunicipio.
sponsable nor esta razón edición de cueempeñan losdad.
n el error dcual producconsecuenciaforme a la Leylos distintoación que locada cuánt
política intern
s individualestilizada para ldanía, deberá
ás importants anteriores oa de lo que aunicipalidad pstión municips disponiblesando en consentarán más a
‐papel‐oficina‐
ues lleva a la
revisar desdealezas‐debilidarcha accionmen en cuen
e de manifieentas a la as, pero esto var, capacitaruentas como
o está bien cel equipo queentas eficaz sempleados m
de ce as y, os os to na
s o agrupaciola rendición dán tener el re
tes que se deo por falta deatañe al quehpueda organpal y la manes (tablón de asideración laadelante.
‐303891/
gobernabilid
e el inicio, y dades (internes concretasta y se pued
esto cuando población. Lno es suficienr y formar a o una ventaja
coordinado, e se ocupe deea posible. Esmunicipales y
nes no afinesde cuentas. Pespaldo técni
eben afrontar credibilidad hacer municipizar “Ferias ra de accedeanuncios, por idiosincrasia
11
dad
así as) . A dan
las Las nte las en
los e la ste y la
s al Por co,
es en pal. de
er a rtal a y
12
Según el marco jurídico de Guatemala, la rendición de cuentas se debe ejercer en tres direcciones: de forma interna en la municipalidad; a los organismos del Estado; y a los ciudadanos o vecinos. Estas leyes son la Constitución Política de la República de Guatemala, el Código Municipal, la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural y su Reglamento, la Ley de Acceso a la Información Pública, la Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento y la propia legislación de las dependencias del Estado. A continuación se indica la forma y responsables de rendición de cuentas:
Cuadro 1: Quién debe rendir cuentas, hacia donde y sobre qué.
En la municipalidad7
Quién A quién Sobre qué
Alcalde Municipal. Concejo Municipal.
Gastos, pagos y rendir cuentas según procedimiento legal.
Presupuesto de ingresos y egresos.
Secretario Municipal.
Concejo Municipal con copia al Organismo Ejecutivo, Congreso de la República, COMUDE y medios de comunicación.
Memoria anual de labores.
Director DAFIM. Concejo Municipal y a los organismos del Estado que por ley les corresponde.
Información financiera.
A los organismos del Estado8
Quién A quién Sobre qué
Alcalde Municipal. Congreso de la República, Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Finanzas Públicas y SEGEPLAN.
Presupuestos de ingresos y egresos aprobados. Información de ejecución física y financiera de la gestión presupuestaria. Registro de transacciones patrimoniales.
Concejo Municipal. SIAF Sistema Integrado de Administración Financiera.
Préstamos internos y externos y saldo de la deuda contratada.
Ejecución de gastos e ingresos del año anterior.
DAFIM. Contraloría General de Cuentas. Certificación de acta de corte de caja y
7 Artículos 53, 84, 98 y 135. Código Municipal. 8 Artículos 98, 115, 121 y 135. Código Municipal; Artículos 134 y 241. Constitución Política de la República de Guatemala; Artículo 47. Ley orgánica del Presupuesto; y Artículo 29. Reglamento a la Ley Orgánica del Presupuesto.
Capítulo 2. Quién debe rendir cuentas y hacia dónde va dirigida.
13
arqueo de valores municipales.
A los ciudadanos9
Quién A quién Sobre qué
Concejo Municipal.
Vecinos. Políticas y planes municipales.
COMUDE y medios de comunicación. Destino y ejecución de préstamos externos.
Vecinos. Ley de Acceso a la Información Pública, 29 puntos de la información púbica de oficio.
COMUDE, COCODE, alcaldes auxiliares, población.
Ingresos y egresos del presupuesto municipal.
Organizaciones comunitarias. Proyectos y gastos de funcionamiento.
COMUDE.
COCODE. Ejecución presupuestaria de pre inversión e inversión pública de fondos del Estado.
CODEDE y COCODE. Políticas, planes, programas y proyectos priorizados y elaborados.
COCODE. Asamblea Comunitaria. Políticas, planes, programas y proyectos priorizados y elaborados.
Fuente: Elaboración propia.
La rendición de cuentas en la municipalidad y a los órganos del Estado se hace con los procedimientos ya establecidos por los propios órganos. Este “Manual de procedimientos para la rendición de cuentas a nivel municipal” tratará sobre los procedimientos para la rendición de cuentas a los vecinos describiendo varias formas de hacerlo y detallando los pasos necesarios para una reunión presencial.
Instituciones que exigen y apoyan la rendición de cuentas.
Por un lado están las instituciones que exigen la rendición de cuentas como son el Congreso de la República de Guatemala, la Contraloría General de Cuentas, el Ministerio de Finanzas Públicas, la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia y la Oficina del Procurador de los Derechos Humanos. Estas indican la forma y tiempo que deben cumplir las municipalidades con este requerimiento, así como el responsable de hacerlo. El incumplimiento de este mandato legal, hace acreedora a la municipalidad de una sanción.
Por otro lado están aquellas que proporcionan información digital que es útil para la rendición de cuentas y que dependen del Ministerio de Finanzas como SIAF Muni (Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal) https://siafmuni.minfin.gob.gt/siafmuni/ SICOINGL (Sistema
9 Artículos 17, 117, 132, 135, 138. Código Municipal.; Artículos 12, 14 y 17. Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural.; Artículos 45 y 47. Reglamento a la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural.; Artículo 10. Ley de Acceso a la Información Pública.
14
de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales) http://portalgl.minfin.gob.gt/Paginas/PortalGobiernosLocales.aspxo o Guatecompras en http://www.guatecompras.gt/
Por último están todas las instituciones municipalistas, para las cuales es importante fomentar la rendición de cuentas como la Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala –ANAM‐, la Asociación Guatemalteca de Alcaldes y Autoridades Indígenas –AGAAI‐, el Instituto de Fomento Municipal –INFOM‐, y Organizaciones No Gubernamentales ONG o agencias de cooperación internacional como USAID, GIZ, AECID, Embajadas y Oficinas Técnicas de Cooperación de otros países, entre otras.
La rendispony el púmediannotar (multic
En reu
Una pmantieComunreunioinform
Las reurecipie
hasta mayor
Estas rfotograinformforma,toda la
Según partes
10 FuentProgres11 Artícu
Cap
dición de cuibilidad de laúblico a quiente el uso deque se logrcanalidad).
uniones pr
ráctica habitene reunionenitarios de Denes se analización. Por ta
uniones presendarios de la
la comunidaitario, con lo
reuniones tieafías, para qación y com se sugiere ina población, p
el artículo 38del total de
te de imagen: so. ulo 38 del Cód
pítulo 3.
uentas munic información,n va dirigidae las Tecnologra mayor im
resenciales
ual en algunes de trabajoesarrollo –COzan propuestl razón estas
senciales10 tiea información
ad, se hace que se garan
nen un carácque este maunicación, tanvitar a los mpara mostrar
8 del Código sus integran
reunión de ren
igo Municipal.
Cómo re
cipal se pued, el formato e. La rendiciógías de Informmpacto cuan
.
as municipalo con los veOCODE‐ o el Ctas, se solucreuniones so
enen la vent, por lo que s
indispensabtiza una adec
cter público, paterial puedaales como el edios de comla transparen
Municipal, entes, podrá a
ndición de cue
ndir cuen
de hacer deen que se quin de cuentasmación y Comndo se realiz
lidades es quecinos, agrupConsejo Muniionan problen un buen m
aja de que,se puede dial
más rcuenta
Con edifundnecesapredomrealiceespeciapara qpoblacoficial
le procurar cuada comun
por esta razóa ser difundportal web
municación loncia de la gest
l Concejo Mucordar que la
ntas en la Mun
ntas.
distintas foera presentas se puede hmunicación Tza de varias
ue con frecupaciones, emicipal de Desemas, se diseomento para
están juntosogar, discutirecomendadaas tiene mejo
el propósito ida con la ario tomar minante deen reuniones al atención eque el mensción presentes el españorendir cuenicación.
ón, se recomidido a travémunicipal y cal para que tión municipa
unicipal, con a sesión se c
nicipalidad de
rmas, y de ar, la frecuenchacer de formTIC, sin embars formas sim
uencia el Conmpresas o coarrollo –COMeñan planes a rendir cuent
s quien rinder y aclarar duda y donde lares resultado
que la inmayor clariden cuent
el municipiopresenciales,en la traducaje llegue a e. Aun cuaol, conforme stas en el id
ienda grabar és de las helas redes sola informacióal.
el voto favorcelebre en ca
San Cristóbal A
ahí depende cia, el contenima presenciargo es de hacmultáneamen
ncejo Municipon los ConsejMUDE‐. En esty se compatas.
e cuentas y das. Es la forma rendición os.
formación sdad posible, ta el idiomo. Cuando , se debe ponción adecuadla mayoría ndo el idiomse baja de nivdioma mater
videos y tomerramientas ciales. De iguón se divulgue
rable de las 2abildo abierto
Acasaguastlán,
15
la ido l o cer nte
pal jos tas rte
los ma de
sea es ma se ner da, de ma vel rno
mar de ual e a
2/3 o11.
, El
16
Esto tuvo mucha relevancia en años anteriores, pero ahora se ha sustituido por reuniones más técnicas.
En el capítulo cuatro (4) se explica con detalle cómo se deben organizar este tipo de reuniones públicas y los aspectos que se deben tener en cuenta para que el resultado de las mismas sea el esperado.
De manera impresa.
Después de las reuniones presenciales, la forma más común de rendir cuentas es por escrito o de manera impresa. La Memoria de Labores, boletín, revista o trifoliar son los formatos que se suelen utilizar para reforzar las acciones de rendición de cuentas y lograr una mayor difusión y por más tiempo. También permiten mayor detalle de la información. Se recomienda que se impriman de manera atractiva para que faciliten su lectura y comprensión por parte de los vecinos.
La Memoria de Labores12 es obligación remitirla al Organismo Ejecutivo y al Congreso de la República de Guatemala, por lo que se sugiere tenga los siguientes contenidos:
Portada13; mensaje de las autoridades; foto del Alcalde o Concejo Municipal; índice; reseña histórica del municipio; estructura organizacional de la municipalidad; visión, misión y valores; descripción de los servicios, oficinas o departamentos; objetivos y funciones; descripción de rendición de cuentas y leyes que la promueven; informe financiero, proyectos, obras y gestión de las autoridades municipales; fotografías; logros y reconocimientos; acceso a redes sociales y portal web; y finalmente agradecimientos.
Estos formatos también sirven para dar a conocer la gestión municipal en cualquiera otra reunión en donde participe el Concejo Municipal. De igual forma se puede compartir en las visitas de personas o
instituciones a la municipalidad y en los viajes que se realicen dentro y fuera de la República, donde se necesite dar a conocer la gestión municipal.
Esta información se puede entregar en la recepción municipal o en cualquier oficina donde haya acceso del público, y también ser enviada con una nota a las instituciones con presencia en el municipio.
Para cumplir con el principio de pertinencia cultural, se hace necesario que en los municipios donde se hablan varios idiomas, los documentos sobre rendición de cuentas estén en español y en el idioma materno mayoritario de la población.
De manera visual.
Otra forma de rendir cuentas es a través de medios visuales tanto escritos como con imágenes. Esta forma tiene la desventaja de no permitir el diálogo y la respuesta inmediata,
12 Artículo 134, inciso c) y d) de la Constitución Política de la República de Guatemala. 13 Fuente de imagen: Memoria de Labores 2011 Municipalidad de Patzún, Chimaltenango.
pero e
La rend
Tablóncorredmuchatravés reuniodebe p
Banneutilizarlas oficConcej
De fo
Muchacomunaprovea mucformas
Portal ofrece municiforos. poner aportediferen
Desde particu
Los siti
AunquLa elecquién l
14 Fuent15 Fuent16 Joom17 Plant
s muy eficien
dición de cue
n de anuncioores, o lugareas ocasiones del tablón nes masivas presentar de m
r, mantas o vr para informcinas municipjo Municipal o
rma virtua
as municipalidnicación parechar esta nuhas personass más comune
web. El portal vecino, d
ipalidad. DebEn el caso decontenidos des. Estos porncia que en es
hace tiempoulares o instit
ios para porta
e ofrecen algcción de las plo vaya a adm
te de imagen hte de imagen h
mla!, WordPrestilla o template
te pues se pu
ntas, se pued
os14. Este sees visibles pacomo por lade anuncios o tienen accemanera clara,
vallas. Los mear sobre un pales, entradao colocarlos e
l.
dades ya usaa interactuaeva forma des a la vez y es son las sigu
tal o página de forma fácibe incluir infoe los foros, ee rendición dtales tambiéste espacio se
o, ésta ha siduciones para
ales web más
Joomla! ®1
WordPresDrupal®
gunas opcioneplantillas17 va ministrar.
http://pixabayhttp://pixabays y Drupal son e es la página q
uede rendir c
de realizar de
e puede colora los vecino celebración se llega a
eso a la tecn, concisa y at
ensajes debeproyecto o una y salida de laen las entrada
n las tecnoloar con los e comunicacióde manera uientes:
web15 es un il e integradaormación genestos ofrecende cuentas, peén incluyen ae pueden aloj
do la herramdarse a cono
s usados en la
16 http://ws® https://e
https://wes con pago, a depender d
.com/es/pin‐b.com/es/http‐wmarcas registrque contiene to
uentas en tod
varias forma
ocar en la rs. Permite acde actividadmuchos másología. Para ractiva.
n ser más redna actividad da municipalidas, salidas e in
gías de informvecinos. S
ón que permcasi instantá
sitio en intea, acceso a reral, documen ventajas paero también paccesos a tojar document
mienta más cocer. Es una c
a actualidad s
www.joomla.oes.wordpresswww.drupal.oestos tres sitdel uso que s
oard‐pared‐dewww‐digital‐36radas ®. oda la informa
do momento
as.
recepción mctualizarlo caddes especiales vecinos puque la inform
ducidos y condeterminada.dad, llevarlos nterior del m
mación y Se debe ite llegar ánea. Las
rnet que recursos y seentos, imágera las municipara los vecindas las herrtos.
común utilizaarta de prese
on los siguien
org/ s.com/ org/ tios son gratuse le quiera d
e‐corcho‐marco68146/
ción de un por
.
unicipal, entda vez que sees o los días ues no todosmación sea co
ncretos, por l. Estos se puea eventos dounicipio.
ervicios relacnes, enlaces ipalidades, yanos quienes samientas an
da por emprentación de la
ntes:
uitos. ar y de
o‐67131/
rtal web.
trada principea necesario. de mercados participan omprendida,
o que se pueeden colocar nde participe
cionados cona otros sitiosa que permitsuelen hacer steriores con
resas, persona institución.
17
pal, En , a en se
ede en e el
la s o ten sus la
nas
A conteficien
Fuente
Fotogrintelige“una imcrear Tambiécon lasmedios
Las má
18 Flickr
inuación se ites:
1 Elegir lmunici
2 Person
3 Conforagruparespon
4 Definirmultid
5 Incluir
6 Tener municitransp
7 Agregaindican
8 Dar aceducac
9 Asignasea acc
10 Dar acTwitte
11 Colocamunici
: Elaboración p
rafías. Los veentes o cámamagen vale málbumes de én se puedens cuales haces digitales.
ás conocidas s
r, Google Plus,
ndican algun
Cuadro 2: Re
Re
la plantilla o teipalidad.
nalizar la págin
rmar un grupo aciones, emprenda a los intere
r un equipo deisciplinar.
a las autoridad
un índice de coipio, su poblacarencia, Ley de
ar informaciónndo responsab
ceso desde el ción, seguridad
r un apartado cesible y fácil d
ceso desde el r, blog.
ar los datos de ipalidad.
propia.
ecinos hacenras de bajo cmás que mil fotos para
n usar las infoer rendición
son las siguie
Flickr®18
YouTube e Ins
as recomend
ecomendacione
ecomendacio
emplate según
a con los color
de trabajo en esas, líderes deeses de todos.
personas para
des municipale
ontenidos queión, datos de le Acceso a la in
sobre los servble, datos de co
portal a otras od, emergencias
para transparede ubicar para
portal a todas
contacto como
n fotografías osto. Estas sopalabras”. Laguardar en
ografías (fotode cuentas y
ntes:
https:/
stragram son m
daciones impo
es para la crea
ones para un p
las necesidade
res, escudo mu
el que participe opinión de m
a la administra
es en este equi
incluya informa Municipalidanformación Pú
vicios públicos ontacto, funcio
oficinas del Ests, juzgado, TSE
encia, datos ablos usuarios.
las demás her
o el teléfono, d
en todo moon una formaas TIC ofrecen Internet ygrafías con iny difundirlas
//www.flickr.
marcas registra
ortantes, par
ción de un por
portal web
es de comunic
unicipal y estilo
pen las ONG, somanera que el p
ción del porta
ipo (Concejale
mación sobre laad, autoridadeblica, turismo,
municipales, oones, servicios.
tado en el munE, entre otros.
biertos o rendi
ramientas virt
dirección y cor
omento puea muy ilustratn muchas hey compartir. nformación), a través de
com/
das ®.
a que los por
rtal web.
ación de la
o apropiados.
ociedad civil, portal municipa
l. Este debe se
s, Síndicos).
a historia del es, organigrama, cultura, entre
oficinas, depen.
nicipio: salud,
ición de cuenta
uales: Faceboo
rreo electrónic
s muchos titiva de rendir erramientas q
rtales web se
al
er
a, e otros.
ndencias,
as que
ok,
o de la
enen teléfon cuentas ya qque sirven pa
18
ean
nos que ara
Todas diversa
Fuente
Videospuedenherram
Existen
Cualqurecome
19 Licenhttp://gdetermpermiti20 YouT
son fáciles das opciones d
Cuadro
1 Establececontenid
2 Implememunicipa
3 Crear un
4 Subir las mejor.
5 Editar lasrealizó.
6 Seleccion
7 Compart
8 Permitir
9 Registrarpueda ut
: Elaboración p
s. Los videos n servir paramienta muy út
n varias plataf
uiera de estendable es
cia que permitgt.creativecom
minar, de formarles a otros, deube, Vimeo y V
Google PlYouTube®Instagram
e usar y soloe edición y ca
o 3: Pasos para
Pasos
er una estrategdos y tiempo.
entar el sitio dealidad.
álbum para ca
fotografías al
s fotografías po
nar la foto de p
tir los álbumes
hacer coment
rlas bajo licenctilizarlas.
propia.
gracias a quea hacer dentil para la ren
formas o sitio
YouTVimVevo
tas plataformgrabar en d
te usar la informmons.org/ “Coa libre y voluntae acuerdo con Vevo son marc
us® https:/® https:/m ® http://
o requieren uapacidad. Par
el uso de foto
s a seguir par
gia para el uso
e fotografías qu
ada actividad.
sitio reduciénd
oniendo el títu
portada para c
en otras redes
arios a las foto
cia abierta o Cr
e son fáciles dnuncias o dandición de cue
os de internet
Tube®20 htteo® htto® htt
mas es de directo las r
rmación disponon un método aria, y antes delas posibilidadcas registradas
//plus.google//www.youtu/instagram.co
una cuenta dera ello se reco
ografías como m
ra un álbum d
de una colecc
ue más se ada
dolas de peso p
ulo, descripción
ada álbum.
s sociales.
os.
reative Commo
de hacer con r informacióentas.
t disponibles
tp://www.youtps://vimeo.ctps://vevo.co
fácil manejoeuniones de
nible en la websimple, Creative que el permides que la mod®.
.com/?hl=es‐ube.com/ om/#
e usuario y comienda segu
medio de rend
de fotografía
ción de fotogra
pte a las neces
para que se pu
n, etiquetas, fe
ons19 para que
cualquier cáón, por esta
pero las más
utube.com/com/ om/
o. Otra forme rendición d
b sin fines comve Commons pso sea solicitadderna tecnolog
‐419
contraseña. Auir estos paso
dición de cuent
as
afías que incluy
sidades de la
uedan descarga
echa y lugar do
cualquier pers
mara o teléforazón se co
usadas son l
ma de
erciales permite a los ado, los usos quía puede ofrec
Además ofrecos:
tas.
ya estilo,
ar y ver
onde se
sona
ono inteligenonstituyen u
as siguientes
autores ue deseen cer.”
19
cen
nte, una
:
20
cuentas para comprobar que sean participativas y que después se puedan consultar. Estas plataformas cuentan con estadísticas que dan a conocer desde dónde están viendo los videos, cuándo y por cuánto tiempo.
Para la creación de un canal de videos se recomiendan los siguientes pasos:
Cuadro 4: Pasos básicos para la creación de un canal de videos.
Pasos a seguir para una colección de videos
1 Establecer una estrategia para el uso de un canal de videos que defina el estilo, contenidos, publicaciones, edición y administradores.
2 Implementar el canal que mejor se adapte a las necesidades y política de comunicación de la municipalidad.
3 Agruparlos en colecciones de videos según temas de interés general.
4 Subir los videos adaptándolos al formato de la plataforma.
5 Editar los videos según sea necesario. Agregarles un título, descripción, etiquetas, fecha y lugar donde se realizaron.
6 Compartir los videos en otras redes sociales.
7 Permitir hacer comentarios a los videos.
8 Registrarlos bajo licencia abierta o Creative Commons para que cualquier persona pueda utilizarlos.
9 Activar las estadísticas sobre reproducción de videos.
Fuente: Elaboración propia.
Redes sociales. Una red social es un medio de comunicación que se centra en encontrar gente para relacionarse en internet. Estas han llegado a toda la población de forma muy rápida, no
importando el país, la cultura, la clase social o el idioma. Además su uso ha logrado cambios y transformaciones de países enteros.
La mayoría de municipalidades del país disponen de cuenta en una o varias redes sociales y las usan para promocionar el municipio y
mantener una comunicación más directa con los vecinos. Por la rapidez con que llega a todas las personas de manera directa o indirecta se recomienda usar y optimizar esta herramienta en la rendición de cuentas.
Existen varias redes sociales, pero la más común es Facebook®21 http://www.facebook.com/ por lo que las recomendaciones son:
Cuadro 5: Recomendaciones básicas para la creación de una página en Facebook.
Recomendaciones para el uso de Facebook
1 Crear una página de seguidores en lugar de un perfil personal22.
21 Facebook es marca registrada ®.
21
2 Establecer una política de publicaciones que incluya contenidos, estilo, temas, tiempos.
3 Definir quiénes serán los administradores de la página.
4 Personalizar la página con la imagen y colores de la Municipalidad.
5 Permitir publicar y hacer comentarios de los vecinos o seguidores que visitan la página.
6 Fomentar en esta página la transparencia y participación ciudadana.
7 Promover la publicación de post o mensajes por las autoridades municipales: Alcalde, Síndicos y Concejales, lo cual hará que los vecinos se interesen y confíen más en la administración municipal.
8 Difundir la página, a través de otras herramientas o redes sociales, con el propósito que los vecinos la visiten.
Fuente: Elaboración propia.
Sistema de mensajes breves o microblogging. El sistema de mensajes breves o microblogging permite una comunicación casi instantánea, con los vecinos que usan esta herramienta.
Estas se usan para el envío de noticias, avisos, o mensajes entre amigos. Es una forma de compartir información que parece interesante para los seguidores. En las municipalidades, también se está empezando a usar este medio pues permite informar de manera corta y rápida sobre lo que está ocurriendo. Por esta razón es una herramienta apropiada para rendir cuentas sobre temas puntuales.
La plataforma más usada es Twitter®23 http://www.twitter.com/ Las recomendaciones para su uso son las siguientes:
Cuadro 6: Recomendaciones básicas para la creación de una cuenta en Twitter.
Recomendaciones para el uso de Twitter
1 Crear una cuenta propia de la municipalidad.
2 Personalizar la cuenta con la imagen y colores de la municipalidad.
3 Definir los responsables de la administración de la cuenta.
4 Difundir la cuenta a través de otras herramientas o redes sociales24.
5 Establecer una política de publicaciones que incluya temas, tiempos, redacción, etc.
7 Fomentar en este perfil la transparencia y participación ciudadana.
Fuente: Elaboración propia.
22 Este sitio permite crear perfiles personales pero es preferible una fan page. 23 Twitter es marca registrada. 24 Twitter ofrece la opción de tener una vista rápida de los mensajes publicados en esta red social desde el portal de la municipalidad.
Blog. Upersonla libepropio
Este inadicionlas redvisibles
Alguno
BlLiWJo
Las rec
Fuente
Por te
Otra mteléfoncon undebe drendicisocialeelemen
25 Blogg26 Fuent
Un blog es unas publican artad de dejas lectores par
nstrumento pnalmente addes sociales hs para el vecin
os servicios de
logger®25 veJournal®
WordPress® oomla!®
comendacion
1 Elegir el
2 Persona
3 Definir ufotograf
4 Asignar que se o
5 Clasificavisitante
6 Permitir
: Elaboración p
eléfono.
manera de renno26. En muchn centro de lladisponer de lión de cuentes y demás ntos suficient
ger, LiveJournate de imagen h
un sitio web a la vez textoar publicado rticipen activ
permite publicdmite adjuntahacia el portno.
e blog son est
https://wwwhttp://www.https://es.whttp://www.
es para el uso
Cuadro 7: Rec
Re
formato de bl
lizar el format
un plan de pubfías, videos, inf
la administracocupe de las de
r y ordenar la e del blog.
r a los visitante
propia.
ndir cuentas ohas municipalamadas o calla misma infotas. Esta persherramientates e invitar
al, WordPress yhttp://pixabay
o portal de s o artículos.el tiempo qamente a tra
car informacar archivos, imal o vicevers
tos:
w.blogger.com.livejournal.coordpress.com.joomla.org/
o de un blog s
comendacione
ecomendacio
og más adecua
o con el escud
blicación de conformes y otros
ión y el manteemás herramie
información, d
es del blog hace
o dar informalidades depenl center. La peormación quesona debe cas utilizadas a los vecino
y Joomla! son m.com/es/tel%C
internet en e Cada personque desea y vés de sus co
ión valiosa emágenes y visa para que e
m/home?pli=1om/ m/
son las siguie
es básicas para
ones para cre
ado para la mu
o, los colores y
ntenidos de reartículos.
nimiento del bentas.
de tal forma qu
er comentarios
ación a los vendiendo de sersona que ae se entrega onocer el popor la mun
os a consulta
marcas registraC3%A9fono‐la‐
el que una ona conserva ses común q
omentarios.
n formato deideos. Es posestas herram
1
ntes:
la creación de
ear un blog
unicipalidad.
y el estilo de la
endición de cue
blog al mismo e
ue sea de fácil
s.
ecinos es a tru tamaño cuetiende el teléen la reunió
ortal web, lanicipalidad, r sus inquiet
adas ®. comunicaci%C
o varias siempre que los
e texto, y sible poner umientas estén
e un blog.
a municipalidad
entas que inclu
equipo respon
búsqueda a to
avés del entan éfono ón de s redes para tener tudes a travé
C3%B3n‐llamad
n acceso desn unidas y se
d.
uya post,
nsable,
odo
és de
da‐25476/
22
sde ean
estos m
de resiinvitanen mom
Estas s
Fuente
A contpara al
27 Fuent
medios.
El stodinte
teléfoidencia, pertendo a alguna mentos clave
on las recom
Cuadro 8:
1 Crear una
2 Seleccionincluyend
3 Establece
4
Tomar undatos conactividadeactualizac
5 Hacer un municipal
6 Diseñar u
: Elaboración p
inuación se plcanzar una e
Cuadr
1 Contar cefectivid
2 La utilizmunicipaabierto y
3 Contar ceficienteactualiza
4 Las herra
te de imagen h
servicio de mdos los teléfoernet. La Muono de los cenencia a gruactividad de e y así manten
endaciones in
Recomendacio
Recome
a política para e
ar la compañíado el servicio de
r un equipo de
n período de prn todos los telées y eventos mción.
plan de divulgl.
n plan de men
propia.
presenta un rficaz rendició
o 9: Sugerenci
con la voluntdad del uso de
zación de esales, emanaday participativo
con una estrae de estas heación.
amientas utiliz
http://pixabay
mensajes cortnos celularesunicipalidad ciudadanos orpos organizarendición dener comunica
ndicadas para
ones básicas p
ndaciones pa
el uso de esta
a telefónica que atención y el
e personas que
rudencial (aproéfonos de los vemunicipales. Est
ación para info
nsajes diario, se
resumen geneón de cuentas
as generales b
Sugere
ad política deestas herramie
stas herramieas del Concej.
ategia de comerramientas d
zadas deberán
.com/es/plana
os o SMS (Shs27. Estos son crea una basrdenados pordos o etnia). cuentas, o dción directa c
a su aplicació
ara la creación
ara plan de m
herramienta d
e mejor se adal costo.
e se ocupen de
oximadamenteecinos, los cuata base de dato
ormar a toda la
emanal o mens
eral con algus municipal.
básicas para la
encias genera
e las autoridaentas.
entas debe ro Municipal,
municación efee rendición d
responder al p
a‐icono‐nota‐ca
hort Messageadministradose de datos r categorías (La municipaldando a conocon la poblac
ón:
n de un plan de
mensajes de t
de comunicació
apte al objetivo
e la administrac
e 3 meses) paraales pueden recos debe estar e
a población de
sual y program
unas sugerenc
rendición de c
ales
ades municipa
responder a en la consec
ectiva, que incde cuentas, a
público a dond
arta‐mensaje‐3
e Service) estos desde una con todos lo(mujer/homblidad puede eocer informacción.
e mensajes de
exto
ón con los veci
o que se persig
ción.
a elaborar la bcopilarse en laen constante
e este nuevo se
marlo desde int
cias que debe
cuentas efectiv
ales para gara
las políticas ución de un
cluya la adminsí como su c
de van dirigidas
35799/
á disponible plataforma pos números bre, edad, lugenviar mensación importan
texto.
nos.
gue,
ase de s
ervicio
ternet.
en considerar
va.
antizar la
públicas gobierno
nistración constante
s.
23
en por de gar jes nte
rse
Fuente
Meca
Ademáciudadcontinu
Buzón
Comunsugere
Sugereherramello se
28 Fuent
5 La Municual der
6
Todas lamultidiscdescentrMunicip
7 Informaherramie
8 Informa(papelerutilizació
9 Contar cuniformde letra,
10 Establecdemocraproblem
11 Todas lapropósit
12 Todas lainformac
: Elaboración p
nismos de
ás de las reuanos tambiéuación se cita
de sugerencse munpropCadasuge
nicación. Al fencias recibida
encias a travémientas que se sugiere qu
te de imagen h
cipalidad debeivarán las dem
as herramientciplinario que ralización, fortal. Este equipo
r a las autorientas de rendi
r a los vecinría, carteles, aón para comun
con una guía deidad en la apli, imágenes).
er una políticaacia abierta y pmas sociales, de
s herramientasto que cualquie
s herramientasción sobre las d
propia.
retroalime
uniones para én pueden haan algunos y s
ias. Este buzócoloca en
nicipalidad. Puestas, queja día una perserencias y final de un pas.
és de mediose han comene se asigne
http://openclip
e contar con unmás cuentas.
tas deben serdebe incluir
talecimiento mo debe ser nom
idades, a los ción de cuenta
os utilizando fiches, bannernicarse con la a
e estilo propia cación de toda
a efectiva que rparticipativa y desastres natura
s utilizadas deber persona pue
s deben estar cdemás.
entación de
rendir cuenacer sugerensus caracterís
ón28 es una calos lugares
Permite recibjas y sugeresona se ocup
pasarlasperíodo se h
s virtuales. Ontado antes cun lugar vis
part.org/detail
na cuenta de c
r administradcomo mínimomunicipal y pambrado median
funcionarios yas que se utiliz
todos los mrs) sobre la exadministración
de la municipas las herramie
responda a los de crisis en genales, entre otro
ben estar bajoeda usar la info
concatenadas
e los vecino
tas, hay otroncias o solicisticas:
aja de metal s más visitbir todos losencias de losará de retiraral Depart
hará un infor
Otra forma dcomo el portasible donde
/9368/mailbox
correo electrón
as por un soo al presidentarticipación cinte acuerdo de
y empleadosarán y el plan
edios de comxistencia de es municipal.
alidad, con el entas utilizada
momentos críneral (vecinos os).
o licencia Creatormación que e
de tal forma q
os.
os mecanismtudes a las
o plástico qutados de comentarios ciudadanor las hojas cotamento drme sobre la
de hacer sugal web, un bllos vecinos
x‐by‐metalmar
Buzón
Ubicadvisible.
Un letreanunciehacer s
Con hojpara lo
nico personaliz
olo equipo dete de la “Comiudadana” delel Concejo Mun
municipales sde comunicaci
municación disstas herramien
propósito de gs (colores, esc
íticos, propios inconformes,
tive Commonsestas contenga
que cada una p
mos medianteautoridades
ue la s, s. on de as
gerencias es og o las redepuedan entr
rious
de sugerencias
o en un lugar
ero que lo e y la forma de sugerencias.
jas en blanco s comentarios.
zada de la
e trabajo misión de Concejo nicipal.
sobre las ión.
sponibles ntas y su
guardar la cudo, tipo
de una
s, con el an.
resente
e los cuales municipales.
a través de es sociales. Parar y dejar s
24
los . A
las ara sus
25
comentarios. La información que se reciba debe ser administrada por el departamento de Comunicación.
Actualmente existen varias herramientas disponibles que permiten
a los vecinos hacer Preguntas, Quejas o Reclamos29 en la web PQR. Las municipalidades utilizan estos mecanismos para conocer la opinión de los vecinos, con el propósito de tomar decisiones más acertadas a las necesidades sentidas de la población.
Para su uso se hacen las siguientes propuestas:
Cuadro 10: Recomendación para la recepción de sugerencias de los ciudadanos.
Recomendaciones para PQR
1 Contar con un equipo de comunicación preparado y capacitado.
2 Asignar responsables para cada uno de los mecanismos de sugerencias.
3 Elegir la herramienta más apropiada para la municipalidad.
4 Crear una base de datos con la información proveniente de las distintas fuentes (buzón, medios virtuales, PQR).
5 Elaborar informes mensuales al Concejo Municipal con los datos extraídos.
6 Establecer mecanismos de respuesta inmediata en caso de información urgente o confidencial.
7 Crear un comité interno para la evaluación de las sugerencias recibidas; por su naturaleza, lo ideal es que esta función la realice la “Comisión de descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana” del Concejo Municipal.
8 Informar a todos los vecinos de la existencia de esta forma de comunicarse.
Fuente: Elaboración propia.
29 Fuente de imagen: Elaboración propia.
La formpúblico
En la a
El La
re
La Lo
lo
Se debevento
Vere
Po En Us
A cont
PasEl ejercRepúbReglamPara equién s
PasLa ormultidmedios
30 Fuent
Cap
ma más compo presencial.
ctividad debe
Concejo Mun
as institucioneepresentadas
as autoridade
os representas invitados y
be establecer o:
er y escucharendirán las au
otestad de los
ntrega de un
sar las tecnol
inuación se p
so 1. Base
cicio de rendilica de Guatemento, y la Lello se tendráse debe rend
so 2. Res
rganización isciplinario res de comunic
te de imagen,
pítulo 4.
pleta para rea
erán a estar p
nicipal en ple
es del Estado en el municip
es comunitaria
antes de las agel público en
las reglas qu
la informacióutoridades mu
s asistentes a
informe por e
ogías de info
presentan los
e legal.
ición de cuenemala, Códigoey de Acceson en cuenta ir cuentas.
sponsable d
de esta aesponsable, bación, entre o
rendición de c
Evento d
alizar una acti
presentes:
eno.
pio.
as.
grupaciones, general.
e regirán en e
ón que unicipales.
a hacer pregu
escrito.
rmación y co
pasos recom
ntas se basa leo Municipal, Lo a la Informala informació
del evento.
ctividad reqbuen manejo otros.
uentas en San
de Rendic
ividad de rend
el
ntas.
municación im
endados para
egalmente, inLey de los Coación Públicaón presentad
quiere una de informaci
Cristóbal Acas
ción de Cu
dición de cue
mplementada
a una reunión
niciando con onsejos de De, con el objeda en el capít
excelenteión, organiza
saguastlán, El P
uentas.
entas30 es dur
as en la muni
n modelo.
la Constitucióesarrollo Urbaetivo de darletulo dos (2) s
coordinaciónción logística
Progreso.
rante un even
icipalidad.
ón Política deano y Rural y e cumplimiensobre quién y
n del equia, control de
26
nto
e la su to. y a
ipo los
27
Tomando en consideración la experiencia y capacidad, se recomienda que el responsable de este equipo sea alguno de los siguientes funcionarios municipales: Gerente Municipal, Director de la DMP, Secretario Municipal, Director de Comunicación o Relaciones Públicas. Igualmente puede ser un Concejal o Síndico asignado por el Concejo Municipal, que reúna las mismas características de conocimiento, capacidad y liderazgo.
El responsable del evento debe poseer las siguientes cualidades:
Cualidades del responsable… Visión estratégica de la municipalidad. Conocimiento de las leyes sobre rendición de cuentas. Conocimiento sobre participación ciudadana y transparencia. Buenas relaciones con los medios de comunicación local y nacional. Relación directa al Alcalde y Concejo municipal. Facilidad en el manejo de equipo humano. Experiencia en organización de eventos públicos. Excelente relación con la población. Disposición, responsabilidad y eficiencia en el trabajo.
El equipo de trabajo responsable debe coordinar estas áreas:
Qué áreas debe coordinar… Anunciar el evento con anticipación. Comunicación con invitados e instituciones. Preparar la información que se va a exponer. Preparación del lugar donde se realizará el evento de rendición de
cuentas. Mobiliario, equipo y sonido. Medios audiovisuales y retransmisión en vivo. Redes sociales y otras herramientas información y comunicación. Alimentación. Seguridad interna y externa.
Paso 3. Información necesaria.
En el capítulo dos (2) se indica la información necesaria que la municipalidad debe preparar para rendir cuentas que por ley le compete. Sin embargo, debido a que la rendición de cuentas es basta y continua, no se pueden abordar todos los temas en una sola sesión, por tal razón se debe identificar cuál es el punto focal del evento y sobre ello preparar la información suficiente y documentada. Esta situación permitirá dividir la rendición de cuentas en reuniones similares, como mínimo cada cuatro meses, tal como lo indica la ley. Adicionalmente existe información que no es necesario presentar en un evento público, pues ésta puede trasladarse a la población a través de los medios de comunicación, redes sociales o portal web31.
31 Artículo 10, incisos del 1 al 29. Ley de Acceso a la Información Pública. Decreto 57‐2008.
Es recola munfacilita
Por lo t
C
Alcalde
Concej
DirecciAdminIntegraDAFIM
DirecciPlanific
Otras o
Ley de Inform
Fuente
PasUna vey enviaremitirproced
Otras f
omendable qunicipalidad. Igr su entendim
tanto se sugie
Cuadro 11: Sug
Actor clave
e Municipal
o Municipal
ión de istración Finanada Municipal,
M
ión Municipal cación, DMP
oficinas
Acceso a la mación Pública,
: Elaboración p
so 4. Env
ez se ha decidar a los particr en forma didimiento que
formas para a
O
Organizaespacio par
ue esto quedgualmente tomiento y difus
ere que la inf
gerencia de inf
Viajeinstifuerotro
Com
nciera ,
Resudeudlicita
de Proycontfoto
ServMunpreso re
, LAIP La inreun
propia.
vío de infor
dido la informcipantes de lagital o física,se seguirá pa
alcanzar una p
Remitir
Organizar mesanaliza la inf
r reuniones cora analizar la in
empresar
e claro en unoda la informsión.
formación qu
ormación bási
es realizados, gitución organizra de la municios organismos d
misiones de tra
umen de ingreda pendiente; ación; contrata
yectos ejecutadtratadas para lografía.
vicios Municipanicipal de la Msentar informaclamaciones.
nformación quniones previas
rmación pre
mación sobre la reunión, co la cual debeara hacer una
participación
la informaciónrespuestas
sas técnicas teformación y se
on sectores repnformación (COrios) para pres
n manual o pomación debe
e se dé a con
ca para una re
I
gastos incurridzadora o por lapalidad; gestiodel Estado.
bajo y sus avan
sos y egresos mdepósitos conación de biene
dos y en ejecua ejecución de
ales, Comunicaujer, Cultura y ción sobre nue
e corresponday publicado en
evia para s
la que se quiemo mínimo ce estar acomp participación
efectiva, son
n de manera in durante la reu
máticas abierte presentan pr
presentativos OMUDE, COCOsentar propues
olítica de renestar en for
ocer sea la si
eunión pública
Información
dos y si estos ha municipalidadones con agrup
nces.
mensuales; fue fondos públics y servicios; d
ción; montos ie los proyectos
ación Social, Of Deportes. De evos servicios,
a según lo que n otros medios
su análisis.
ere rendir cuecon 3 semanapañada de unn efectiva.
n las siguiente
ndividual y recunión.
tas al público,opuestas de so
de la poblacióODE, sociedadstas en la reun
dición de cuermatos estan
guiente:
de rendición d
an sido financd; visitas realizpaciones, empr
entes de financcos; procesos ddonaciones rec
invertidos; ems; planes elabo
ficina Forestal,estas oficinas ingresos gene
ya se haya dads.
entas, esta seas de anticipan documento
es:
cibir
donde se olución.
ón donde exist civil, sector pnión.
entas que tenndarizados pa
de cuentas.
iados por la zadas; reunioneresas, diputado
ciamiento; de cotización y cibidas.
presas rados;
, Oficina se puede erados, usuario
do a conocer e
e debe prepaación. Se pueo que indique
a un úblico,
28
nga ara
es os,
os
en
rar ede e el
29
Paso 5. La convocatoria.
El equipo responsable de la actividad deberá hacer un listado de las personas y entidades que se invitarán. Este listado debe estar acorde a dos ejes puntuales: el objetivo de la actividad y las personas o entidades involucradas legalmente en este este tema. Luego se remite al Concejo Municipal a través del Alcalde para su aprobación. El listado aprobado se remite al responsable de la comunicación para realizar la convocatoria efectiva.
Para el caso de una reunión general de toda la población, la lista de invitados podría ser la siguiente:
Lista de invitados
Todos los miembros del COMUDE del municipio.
Representantes de los COCODES hasta un número de 20, designados por los coordinadores.
Alcaldes Auxiliares de todas las comunidades.
Representantes de entidades públicas con presencia en el municipio: Supervisión Educativa, Tribunal Supremo Electoral, hospitales y centros de salud, Juzgado de Paz, RENAP, Ejército, Bomberos Municipales, PNC.
Representantes de entidades civiles locales que sean convocados, que podrían ser: empresarios y comerciantes, agrupaciones de vendedores, taxistas, microbuses, buses extraurbanos, moto taxis, mercado, artesanos, agrupaciones religiosas, agrupaciones deportivas, ONG locales, cooperación internacional.
Participantes virtuales: se les informaría por medio del sitio web y las redes sociales.
Invitados especiales.
La convocatoria se haría de esta manera:
Cuadro 12: Propuesta de convocatoria para actividad de rendición de cuentas.
Concepto Descripción
Autoridad Persona que convoca.
Quién A quien se convoca.
Fecha Fecha de la reunión: día, mes, año y día de la semana.
Horario Horario de la reunión y tiempo aproximado de duración.
Lugar Indicar de forma clara el lugar exacto de la reunión con dirección, teléfono, persona de contacto y confirmación de asistencia.
Motivo El motivo de la convocatoria y el objetivo que se pretende alcanzar.
30
Ley Colocar la base legal que ampara la reunión convocada.
Autoridades Autoridades que participarán en la actividad.
Grupos de interés Grupos de interés que participarán en dicha reunión.
Temas Temas sobre los cuales se rendirá cuentas.
Contacto Anotar los datos de la municipalidad: teléfono, correo electrónico y persona de contacto.
Fuente: Elaboración propia.
La convocatoria puede ser impresa y entregada en forma personal o enviada por correo ordinario, pero también remitida por correo electrónico. De igual forma se pueden utilizar los medios de comunicación local o redes sociales, para hacer un llamado a los vecinos a participar.
Paso 6. El moderador.
La actividad debe contar con un maestro de ceremonias, moderador32 o presentador, que dirija el evento, controle los tiempos, lleve la agenda y establezca las normas de comportamiento durante la reunión. Se requiere que previamente se le haya dado una inducción sobre el motivo y el objetivo final que se espera alcanzar. En aquellos municipios donde haya varios grupos étnicos y se hablen varios idiomas, es necesario contar con un moderador que traduzca la información en cada idioma.
Paso 7. Normas de comportamiento.
Para que la actividad sea eficaz, se requiere el cumplimiento de ciertas normas, las cuales deben establecerse con anticipación. Es recomendable que se coloquen en carteleras en distintos lugares del salón y pedirle al moderador que las lea al inicio de la reunión.
Algunas sugerencias de normas de comportamiento podrían ser:
Normas de comportamiento
Puntualidad y respeto de los tiempos de la reunión.
Seguir las indicaciones del personal que se encarga de la recepción y ubicación de los participantes.
Respetar el orden de la agenda programada.
Mantener los celulares apagados o en vibrador.
Argumentar sin agresión.
Escuchar a otros y respetar el turno de la palabra.
32 Fuente de imagen, actividad de rendición de cuentas en la Municipalidad de Patzún, Chimaltenango.
31
Las intervenciones deben ser cortas y directas.
Disposición al cambio y amplitud de criterio.
Hacer las intervenciones en el idioma de su preferencia.
Mostrar una actitud positiva.
Tolerancia ante otros criterios.
Buscar el consenso y actuar con empatía.
Paso 8. El programa.
Elaborar un programa previo, que se revise con las autoridades municipales y con el equipo coordinador de la reunión, y una vez acordado se informe a las personas que van a tener participación. Para ello se recomienda que el programa se adapte a las características de la reunión que se vaya a celebrar.
Debe contener las siguientes partes:
1. La parte protocolaria que podría ser: Invocación a Dios. Ingreso de la Bandera y Pabellones. Entonación del Himno Nacional y otros himnos.
2. La segunda parte tendrá en cuenta los siguientes puntos: Presentación de objetivos de la reunión. Presentación de la información pública, que puede incluir entre otros temas: o Proyectos terminados y en proceso. o Estado de ingresos y egresos municipales por fuente de financiamiento.
o Actividades propias de la gestión municipal,
o Avances de trabajo de las oficinas municipales.
3. Luego se da el espacio para las preguntas y respuestas y se cierra la reunión con la despedida.
PasEl lugaelevadsiguien
PasLas tecde cuea travéprocedalguno
Posterconten
Es impreunióadicion
33 Ustre
so 9. Lug
r donde se vao de participante:
1 Coord
2 Tomar
3 Colocamoder
4 Decor
5 No col
6 Ubicar
7 CoordCentro
so 10. Fo
cnologías de ientas llegue pés de la retder a su publos programas
iormente, esnidos se pued
portante dejan. Para ello nalmente se p
eam, LiveStrea
gar de la re
a a llevar a caantes y dispo
Cuadro 13
Recom
inación previa
r en considerac
ar una tarima drador.
ar el salón con
locar elemento
r de forma clar
inar con los Boo de Salud en c
otografías,
nformación ypersonas no ptransmisión elicación medigratuitos disp
Ustream®3
LiveStreamYouTube®
stos videos sen retransmi
ar constanciase tomarán fpodrán comp
m y YouTube s
unión.
abo la reunióoner de ilumin
3: Recomendac
mendaciones
con el equipo
ción el clima y
donde se ubiqu
n afiches, carte
os que distraig
ra las salidas de
omberos Municaso de emerge
video y ret
y comunicaciópresentes en en vivo del ante una cámponibles:
3 m® Streaming
se suben al ctir a través de
a de los prifotografías laartir en las re
son marcas reg
ón debe tenernación y sonid
ciones para el
para el lugar
de logística y
época del año
ue el Concejo M
les promocion
an la atención
e emergencia y
cipales, Policíaencia.
transmisión
ón también pla reunión. Eevento, o sumara, una com
http://wwhttp://newhttps://ww
canal de vide televisión p
ncipales momas cuales servedes sociales.
gistradas ®.
r la capacidaddo apropiado
lugar de la reu
r de la reunió
mobiliario.
o en que se cele
Municipal, func
nales, anuncios
de los vecinos
y otros servicio
a Nacional Civil
n en vivo.
permiten que Este propósitou grabación mputadora y
w.ustream.tvw.livestream.cww.youtube.c
eos de la mpor cable o cir
mentos y pevirán para la.
d suficiente pos. Además se
unión.
ón
ebre la reunión
cionarios y el
s, flores o ador
s.
os.
l, Policía Munic
la rendición o se alcanza para luego señal de inte
v/ com/ com/
municipalidad.rcuito cerrado
ersonas parta elaboración
para un númee recomienda
n.
rnos.
cipal y
ernet. Estos s
. Estos mismo.
icipantes en n de informes
32
ero a lo
son
mos
la s y
PasOtro ade cuese debdocum
Cuad
Fuente
PasUn eleespaciolas aut
En esteprecisa
34 Prezz35 Fuent
so 11. Las
specto imporentas es la forbe procurar ementos digitale
dro 14: Recome
1 FormExcel
2 Si fue
3 No co
4 Se dedepe
5 Conte
6 Usar
7 Utiliz
8 El pre
9 Elabo
10 El pre
11 Aclar
: Elaboración p
so 12. Pre
emento que no de intercamoridades mun
Entrega de
Entrega de
e momento eas de cómo ac
zi www.prezi.cote de imagen w
s presentac
rtante que serma más efecficientar el ues). A continu
endaciones pa
mato sencillo qu).
ese posible util
ontener más de
ebe elaborar condiendo de la
ener texto y nú
imágenes o vid
ar la misma pla
esentador debe
orada en un len
esentador la de
ar que la infor
propia.
eguntas de
no puede faltmbio de pregnicipales; pod
las boletas de
boletas duran
es muy importctuar para alc
om/ programawww.imagenes
ciones.
e debe considctiva de hacerso de la tecnuación se dan
ra la elaboraci
Presen
ue facilite su ex
izar Prezzi34 u
e 18‐20 diapos
on fondo claro iluminación.
úmeros sin est
deos que comp
antilla o estilo
e estar empod
nguaje sencillo
eberá comenta
mación presen
el público.
tar en un eveuntas35 y respdría ser en do
e preguntas j
nte la reunión
tante el trabacanzar un res
a de presentacissincopyright.c
derar al momr llegar esta inología dispon algunas reco
ón de una prescuentas.
ntación efecti
xposición y com
otro programa
sitivas.
y letras oscura
ar muy sobrec
plementen la in
que represent
derado de la pr
o evitando pala
ar también en
ntada será amp
ento de rendpuestas del pos modalidade
unto con la c
n.
ajo del modeultado positiv
iones a través com/
mento de prepnformación anible (compuomendacione
sentación en u
iva
mprensión (Wo
a de presentac
as, o fondo osc
cargada.
nformación.
te a la municip
resentación.
abras difíciles.
el idioma loca
pliada en pape
ición de cuenpúblico partices:
onvocatoria.
rador, quien vo.
de Internet
parar el evena los vecinos. utadora, proyes:
una actividad d
ord, Power Po
ciones.
curo y letras en
palidad.
l mayoritario.
el o en formato
ntas, es el cipante y
debe tener la
to de rendiciPor esta razó
yector, panta
de rendición de
int,
n blanco,
o digital.
as instruccion
33
ión ón, lla,
e
nes
34
Existen varios mecanismos para permitir la participación ciudadana al final de la reunión, lo cual dependerá del tipo de reunión, del formato y de los participantes.
A continuación se presentan algunas sugerencias:
Cuadro 15: Sugerencias para ruegos y preguntas del público.
Sugerencias para las preguntas del público
1 Entregar a los asistentes una boleta para formular sus preguntas cuando se inscriban en la mesa de registro.
2 Indicar en la boleta el nombre de la persona, el lugar de procedencia, a quien va dirigida y la pregunta.
3 Recoger las boletas al final de las presentaciones y entregarlas al moderador.
4 Revisar las preguntas y ordenarlas por tema y similitud. Esta actividad la puede hacer el moderador.
5 Elegir, al menos, dos preguntas de cada tema, leerlas y luego alguna autoridad o funcionario municipal resuelve la inquietud planteada.
6 Establecer un tiempo concreto para las preguntas.
7 En el caso que haya tiempo suficiente, se pueden responder todas las preguntas.
8 Cuando el tiempo no es suficiente, las preguntas pendientes se pueden responder través de los medios escritos como el tablón de anuncios o los medios digitales (portal web, redes sociales).
Fuente: Elaboración propia.
Paso 13. Seguimiento.
Una vez finalizada la reunión, a la mayor brevedad se recomienda hacer una evaluación con el Concejo Municipal y el equipo responsable del evento. Se revisarán todas las fases de la reunión: preparación, comisiones de trabajo, desarrollo y puntos pendientes. Se debe dar seguimiento a los compromisos establecidos y las dudas de los vecinos no aclaradas.
Para alcanzar este fin, se debe programar una agenda de audiencias o reuniones en las que se dará respuesta a las inquietudes planteadas y los compromisos asumidos. Al finalizar se publicará el resultado a través del portal web y de las redes sociales, para que los vecinos que no hayan participado en vivo o en línea puedan enterarse.
Se recopara qgobier
“ComisConcej
particidebe eConcejtrabajo
OficinaGuatemla resrequerauditoUnidadque ditener ucoordia los ovecino
PlanesAnual, respecdependfuncion
36 Fuent37 Artícu38 Fuent
Cap
cue
omienda impue quede insno de turno.
sión de descjo Municipal.
pación ciudaexistir esta Cojo Municipal o será velar p
a de Acceso amala, incluyesponsable derida por la ciuría social. Pd38 deberá esponga de toun enlace conada en el fluotros canales s.
s municipalesPlan Estratétivamente, sedencias admnario ser resp
te de imagen hulos 19 y 20. Lete de imagen w
pítulo 5. entas.
lementar accstitucionalizadHay varias m
centralización. Esta Comisi
ciudsoluun apoblas comsu p
“Comadana” en el omisión la cuy estar integor una rendic
a la Informacndo las munie proporcioudadanía, en Para cumplirstar atendidaoda la informn todas las dujo permanende informac
s. Es necesargico Municipe incluya coministrativas iponsable de s
http://pixabayey de Acceso awww.registrom
Sostenib
ciones que deda en la munaneras recom
n, fortalecimón36 es la redadanía en lución. Por estapartado quelación, la coninstancias de
metido deberápartida en el p
misión deCOMUDE. Aal deberá segrada por otrción de cuent
ción Pública.cipalidades, anar toda laejercicio de r con esta a por personmación necesdependenciasnte y actualizión municipa
rio que en lopal y Plan de mo eje transvnternas de lsu elaboración
.com/es/persoa la Informaciómercantil.gob.g
bilidad y s
en continuidanicipalidad pumendables qu
miento municsponsable dela identificacta misma raze describa las ncertación ene los organisá contar con spresupuesto a
descentralizAl igual que er presidida pros representtas efectiva a
La Ley37 oblia crear una Ua informaciósu derecho dfunción, es
nal cualificadsaria, debiends administratiado de datosl y estar ubic
s planes de Desarrollo Mversal la renda municipalidn y constante
onas‐grupo‐estn Pública. Decgt
sustentab
ad a los proceues debe ser ue son:
cipal y partie procurar la ción de necón, en su plaactividades dtre los actoremos del Estasu propio preanual municip
zación, forten el Concejoor un Concejtantes. Uno dla población.
ga a todos loUnidad de Infoón de sta do, do ivas municipas públicos. Igucada en un lu
desarrollo deMunicipal, a cición de cuendad deberáne actualizació
tudiantes‐miemreto 57‐2008.
bilidad de
esos de rendicuna práctica
icipación ciuparticipación
cesidades y an de trabajode rendición es sociales y tado. Para cuesupuesto de pal.
talecimiento o Municipal, jal o Síndico de los puntos.
os organismoormación Púb
ales, para traualmente debugar visible y
el municipio corto, medianntas. De la mn estar involun.
mbros‐42917/
e la rendi
ción de cuenta para todos
dadana” en n efectiva depropuestas o deberá inclde cuentas atodos éstos cumplir con esgastos e incl
municipal en el COMUasignado pors de su plan
os del Estado blica, quien se
abajar en formbe tener accey accesible a
Plan Operatno y largo plamisma forma, ucradas y ca
ición de
35
tas los
el e la de uir a la con ste uir
y DE r el de
de erá
ma eso los
ivo azo las ada
36
Presupuesto anual. Otra forma de darle continuidad a las acciones de rendición de cuentas es incluirlas en el presupuesto de ingresos y egresos anual que presenta la municipalidad. Para ello se sugiere que la “Comisión de descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana” procure que los gastos derivados de esta actividad sean incluidos dentro del presupuesto municipal.
Manual de rendición de cuentas. Este “Manual de procedimientos para la rendición de cuentas a nivel municipal” se constituye en una valiosa herramienta, la cual puede tomarse de referencia y realizar las adaptaciones correspondientes, de acuerdo a los objetivos de cada municipalidad. Luego de ser armonizado a los intereses del municipio, deberá ser aprobado mediante punto de acta del Concejo Municipal, con el propósito de que se convierta en política pública municipal y asegurar su trascendencia y continuidad.
Política de rendición de cuentas. La municipalidad deberá crear una política municipal de rendición de cuentas, la cual será aprobada conjuntamente con el “Manual de procedimientos para la rendición de cuentas”. Esta política debe estar concatenada con los demás planes estratégicos y operativos así como al presupuesto municipal. La política debe ser impulsada por la “Comisión de descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana”. Para su elaboración se podrá solicitar apoyo a expertos en la materia.
Según la aplicsector ciudad
El gobila adheIberoapartir transpala tecn
Aun cugobiercondiccon la los vec
La Orgmarchaen 22Postermunicimunicigobierde eficmuniciportal
Todo
la infohacer plas her
39 OEA 40 http:/41 Muni42 Fuent
Cap
la definición cación de laspúblico, conana”39.
ierno electrónesión a la “Cmericana de de entoncesarencia o accología. Y todo
uando la mayno central, eiones necesafinalidad de mcinos.
ganización dea en el año 22 municipiosiormente lo eipios de Guatipales, la creno electrónicciencia, transipal de gobierweb, trámite
lo anterior s
rmación de lpropuestas drramientas qu
http://www.oa//old.clad.org/icipios Eficientte de imagen h
pítulo 6.
de la Organizs tecnologías n el objetivo
nico empezó arta IberoamMinistros de se introduceso a la inforo esto se alca
yoría de los een muchas mrias para procmodernizar s
e los Estados 2005 el progs de 11 pejecutó en latemala. Este ación de un co, la puesta esparencia, tecrno electrónics, compras, q
sirve para afmun
A pacomtresadmagruen l
a gestión mue mejora a laue se han com
as.org/es/sap//documentos/des y Transparehttp://www.im
Gobierno
zación de losde la informde incremen
a usarse en mericana de Ge Administraccen los concermación, partanza a través
esfuerzos pomunicipalidadcurar la impleu gestión, ha
Americanos rama MuNetpaíses de L mayoría de programa coequipo MuNen marcha decnología y paco y por últimquejas y recla
fianzar el conicipales, prin
artir del año mo una evolucs principios: lministración; upaciones, ema toma de deunicipal para a gestión y esmentado en e
/dgpe/guia_egodeclaraciones/entes http://bitmagenessincop
o electró
s Estados Amemación y la contar la eficie
las administrGobierno Elección Pública yeptos de eficicipación ciudde la rendició
r la ejecucióndes se han rementación dcerla más efi
OEA puso et e‐Gobierno4
Latinoaméricalos municipioontempla el Net municipale una línea dearticipación cmo la implememos y segurid
ompromiso y ncipalmente a
2009 se introción del gobia transparenla colabor
mpresas y la ecisiones. Unque esta puto se puede l capítulo tres
ov.asp /cartagobelec.pt.ly/1sd2SYN Myright.com/
nico – go
ericanos OEAomunicación ncia, la tran
aciones públctrónico” apry Reforma deciencia y eficdadana en la ón de cuentas
n de estas acrealizado gesde una estrateiciente y mejo
n 41 a. os de Panamácompromisol, un curso de base con infciudadana, la entación de vdad ciudadan
y las accionea través del u
oduce el concerno electrónncia o informración entre población; yn elemento clueda ser analhace a travéss (3).
pdf MuNet es marc
obierno a
A el gobierno (TIC) al funcsparencia y
icas en Latinoobada por lael Estado en cacia en la gtoma de decs.
cciones, se hstiones tendeegia de gobieorar así la co
á, Costa Rica político de de formación formación de creación devarias herramna.
es de rendiciuso de la tecn
cepto de Gobnico en el quación sobre e la admiy la participaave son los dlizada por la s de los porta
ca registrada ®
bierto.
electrónico “cionamiento dla participaci
oamérica des IX ConferenChile, 200740
gestión públiisiones y uso
an hecho enentes crear erno electrónmunicación c
, Paraguay y las autoridaden línea sob
e un diagnóst una estrate
mientas como
ión de cuentología.
bierno Abierte se establecla gestión denistración, ación ciudadadatos abiertopoblación paales web, blog
.
37
“Es del ión
sde cia
0. A ca, de
n el las ico con
16 des bre ico gia un
tas
o42 cen e la las ana s o ara g o
38
A continuación se presenta una “caja de herramientas” con información, documentos y formatos que pueden servir como orientación a la municipalidad para organizar un evento de rendición de cuentas. Estos documentos de deben adaptar según las características de la municipalidad y la política que rendición de cuentas que se vaya a poner en marcha.
Flujograma o infografía del proceso.
Figura 1: Flujograma o infografía de una reunión de rendición de cuentas.
Fuente: Elaboración propia.
Capítulo 7. Caja de herramientas.
39
Nota de convocatoria.
Nota 1: Nota convocatoria para reunión de rendición de cuentas.
Sr. ___________________ <Nombre institución> <Ciudad> Municipio, ____ de _________ de 20___ Estimado _____________.
Estamos cumpliendo un año más de gobierno con algunos avances significativos en el desarrollo del municipio. El municipio demanda un trabajo coordinado, programas, planes y acciones concretas que se llevan a cabo gracias al apoyo de ustedes y de todos los vecinos. Por otro lado la Municipalidad apuesta por la transparencia, la eficiencia y el buen gobierno.
Por esta razón respondiendo al artículo 135 del Código Municipal y al artículo 45 del Reglamento de la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural, en los que se indica “…cada cuatro meses se debe informar al Concejo Municipal de Desarrollo sobre el estado de ingresos y egresos del presupuesto municipal” le invitamos a participar en esta reunión de Rendición de Cuentas del actual Concejo Municipal.
En este evento participará toda la población representada por los organismos del Estado en el municipio, COMUDE, Coordinadores de COCODE, Alcaldes Auxiliares, agrupaciones, ONG, emisoras de radio locales e invitados especiales, siendo estos los temas a tratar:
Estado financiero (ingresos y egresos) enero a diciembre
Acciones propias de la gestión municipal
Proyectos de desarrollo del municipio
Dicha reunión se llevará a cabo el día ____ del mes de _______________ del año ____ a las ______horas en ___________________ y tendrá una duración de _____ horas.
En espera de su confirmación, reciba un cordial saludo,
Atentamente,
_________________________________
Alcalde Municipal
Fuente: Elaboración propia.
40
Programa de la reunión.
Se presenta un modelo de programa para una reunión pública de aproximadamente 3 horas de duración:
Nota 2: Programa para reunión de rendición de cuentas.
Reunión de Rendición de Cuentas Fecha_________________
Lugar_____________________
Hora _____________________
PROGRAMA
Parte Punto Tiempo Responsable
I PARTE
1 Invocación a Dios por pastor o representante iglesia católica.
5 min.
2 Ingreso de la Bandera Nacional y Municipal. 5 min. Personalidades asignadas
3 Entonación del Himno Nacional. 6 min. Todo el público
4 Canto de la canción del municipio (si la hubiera).
3 min. Todo el público
II PARTE
5 Palabras de bienvenida a la reunión. 10 min. Miembro del Concejo
6 Informe de proyectos ejecutados. 30 min. Alcalde Municipal
7 Informe de ingresos y egresos. 20 min. Director DAFIM
8 Informe acciones de gestión municipal. 20 min. Miembro del Concejo
9
Presentación avances en:
Oficina Municipal de la Mujer.
Oficina de la Juventud.
Dirección Municipal de Planificación.
Oficina Forestal y Medio Ambiente.
Seguridad ciudadana.
Programa de Educación.
Programa de Salud.
Servicios municipales.
30 min.
Equipo técnico
Comisión de descentralización,
fortalecimiento municipal y participación ciudadana
10 Preguntas y respuestas. 30 min. Moderador
11 Palabras de agradecimiento a los participantes.
5 min. Miembro del Concejo
12 Egreso de la Bandera Nacional y Municipal. 3 min. Personalidades asignadas
III PARTE
13 Refrigerio. 15 min. Todo el público
41
Fuente: Elaboración propia.
Logística del salón.
Figura 2: Esquema de distribución de mobiliario y equipo en una reunión.
Fuente: Elaboración propia.
42
Boleta de preguntas.
Nota 3: Formato de boleta para preguntas del público.
Nombre completo: Procedencia:
Oficina y persona a quien dirige la pregunta:
Mi pregunta es la siguiente:
Teléfono: Correo electrónico:
Observaciones: en caso su pregunta no sea respondida el día de hoy, la Municipalidad se pondrá en contacto con usted para hacerlo posteriormente.
Fuente: Elaboración propia.
43
Presentación en Power Point.
Figura 3: Formato de presentación en Power Point.
Fuente: Elaboración propia.
44
Información de proyectos.
Cuadro 16: Modelo de información sobre proyectos de desarrollo.
Fuente: Elaboración propia.
45
Informe de egresos.
Cuadro 17: Modelo de resumen de egresos.
Fuente: Elaboración propia.
46
Actividades de gestión municipal.
Nota 4: Modelo de información sobre gestión municipal.
Fuente: Elaboración propia.
47
Modelo de certificación de práctica.
Nota 5: Modelo de certificación de actividades de rendición de cuentas.
EL INFRASCRITO SECRETARIO MUNICIPAL DEL MUNICIPIO DE ________________ DEL DEPARTAMENTO DE ____________________‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
CERTIFICA: Haber tenido a la vista el libro de Actas de Sesiones Ordinarias del Concejo Municipal, en el cual se encuentra el Acta número ochenta y cuatro guión dos mil _____ (84‐20__), de fecha once de noviembre del año dos mil ___, en la cual se encuentra el punto NOVENO el que copiado literalmente dice:‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
NOVENO: El Señor Alcalde Municipal da a conocer a los miembros del Honorable Concejo Municipal la necesidad de implementar e institucionalizar la práctica de buena gobernabilidad teniendo como objetivo principal mejorar la relación de las autoridades municipales con los vecinos a través del fomento de la transparencia, la eficiencia y la participación ciudadana, lo que se logrará a través de la implementación de acciones de rendición de cuentas que por ley están establecidas. Esta rendición de cuentas debe hacerse a lo interno de la municipalidad, a los órganos del Estado y a los vecinos. Todo lo cual viene a fortalecer la el buen gobierno municipal.
De igual forma el Alcalde Municipal y el Concejo Municipal se comprometen a continuar implementando la práctica “Rendición de Cuentas” cuatro veces al año con toda la población y todas las veces que sea necesario comunicar algo a los vecinos utilizando tanto los medios presenciales como virtuales que permite la tecnología.
Dichas prácticas representan un ejercicio de control ciudadano que permite la comunicación directa entre la administración municipal y los vecinos para informar y debatir sobre el gasto público. De manera que se pueda mejorar la administración de los recursos dando así cumplimiento al objetivo de informar a los vecinos acerca de las acciones y los resultados de la gestión municipal. Certifíquese y transcríbase para los efectos legales consiguientes.‐
Y para remitir a donde corresponda, se extiende, sella y firma la presente copia certificada, debidamente confrontada con su original en una hoja de papel bond tamaño oficio en el municipio de ______________ a los dieciséis días del mes de enero del año dos mil ______.‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
F) _________________________________
<Nombre> Secretario Municipal
F) _____________________________________
<Nombre> Acalde Municipal
Fuente: Elaboración propia.
Municipalidad de _________________3ª calle 4‐50, zona 1 Telf.: 78924000
www.municipalidad.gob.gt
48
Imagen institucional.
Se recomienda diseñar un logotipo que identifique a la rendición de cuentas y que use en las comunicaciones, medios impresos, digitales, documentos, presentaciones así como en las reuniones que se realicen. Esto hará que los vecinos identifiquen la rendición de cuentas y se sientan más comprometidos con ella.
Figura 4: Diseño de logotipo de rendición de cuentas.
Fuente: Elaboración propia.
A continuación se detallan algunas recomendaciones sobre el logotipo y el uso que se le debe dar.
Cuadro 18: Recomendaciones para el uso de un logotipo de rendición de cuentas.
Recomendaciones para el diseño de un logotipo
1 El logotipo debe estar incluido en la estrategia de rendición de cuentas municipal.
2 Se puede diseñar internamente o pedir apoyo a algún experto en temas de imagen. O bien
49
se puede hacer un concurso entre la población para elegir el logotipo oficial.
3 El logotipo debe ser claro, directo y llamativo.
4 Se debe incluir en la papelería que se genere para la rendición de cuentas: hojas, fólderes, gafetes, convocatorias, programa, informes.
5 Se debe incluir en los afiches, banners, carteles que se impriman informando de alguna actividad.
6 Debe aparecer en el portal web y redes sociales para ir familiarizando a los ciudadanos con el mismo.
7 Su uso debe exclusivo para rendición de cuentas y no para otras actividades de la municipalidad.
Fuente: Elaboración propia.
50
Modelo de Manual de Rendición de Cuentas.
Figura 5: Manual de Rendición de Cuentas de la municipalidad.
Fuente: Elaboración propia.
51
Rendición de cuentas institucionalizada. En transcurso de la elaboración de este “Manual de procedimientos para la rendición de cuentas a nivel municipal” se ha confirmado que la rendición de cuentas continua e institucionalizada, además de ser obligatoria y estar establecida en ley, fortalece la democracia, el Estado de derecho, fomenta la transparencia y la participación ciudadana, con la consecuente reducción, control y combate a la corrupción.
Voluntad política del Concejo Municipal. El elemento más importante es contar con la voluntad política de las autoridades municipales. Un Concejo Municipal comprometido y un equipo de funcionarios preparados lograrán una municipalidad más eficiente y unos vecinos mejor informados y participando activamente. Las autoridades deben tener un plan de rendición de cuentas que contenga la información que se debe publicar, las reuniones, los participantes, el tiempo y los medios a utilizar. Antes de poner en marcha el plan es necesario responder a los requisitos de las leyes vigentes relacionadas al tema.
Experiencias a nivel latinoamericano. Algunos municipios de Guatemala y de Latinoamérica ya tienen políticas de rendición de cuentas o han implementado acciones concretas por lo que se pueden tomar estas buenas prácticas como guía y adaptarlas a la municipalidad.
Fuentes de información. Los vecinos disponen de varias fuentes de información por lo que la municipalidad debe tener un plan de rendición de cuentas multicanal, mediante el cual poder llegar a más vecinos y con mejores resultados. Para cumplir con este cometido se pueden usar las Tecnologías de Información y Comunicación que ya son parte de la vida de todos los guatemaltecos.
Utilización del “Manual de procedimientos para la rendición de cuentas a nivel municipal” como guía. En el momento de organizar una reunión de rendición de cuentas se deben tomar en cuenta los pasos indicados en este manual, los cuales garantizarán un buen resultado alcanzando así una mejor relación de confianza entre las autoridades municipales y los vecinos. Esta confianza hará que la población quiera participar activamente en la identificación de necesidades, propuestas de solución y toma de decisiones sobre el desarrollo del municipio.
Caja de Herramientas. En el anexo se presentan varios modelos de convocatoria, programa, logística del salón, formatos de presentaciones, de proyectos, o diagramas de flujo, los cuales no son limitativos, por el contrario, se incluyen con el propósito de orientar las acciones que se aplicarán en la municipalidad en el momento de implementar e institucionalizar la rendición de cuentas como una herramienta de transparencia del quehacer municipal.
Capítulo 8. Conclusiones.
52
Asociación Guatemalteca de Alcaldes y Autoridades Indígenas, AGAAI. (2014). Guatemala.
Asociación Nacional de Municipalidades de Guatemala, ANAM. (2014). Guatemala.
Boletín e‐Gobierno OEA / RedGEALC‐ Nº 93. Gobierno Abierto: ¿Dónde estamos y hacia dónde vamos en apertura gubernamental?. http://www.graphicmail.com/new/viewnewsletter2.aspx?SiteID=72841&SID=0&NewsletterID=1206020 20‐07‐2014
Código Municipal. Decreto número 12‐2002. (2002). Guatemala.
Constitución Política de la República de Guatemala. (1985 reformada en 1993). Guatemala.
Emmerich, G. (2004). Transparencia, rendición de cuentas, responsabilidad gubernamental y participación ciudadana. Polis. Investigación y Análisis Sociopolítico y Psicosocial, (2), 67‐90.
Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural. Decreto número 11‐2002. (2002). Guatemala.
Proyecto Fortalecimiento a las Finanzas Municipales como Herramienta de Desarrollo Local. (2013). Identificación de Buenas Prácticas Locales, indicadores. Guatemala.
Proyecto Fortalecimiento a las Finanzas Municipales como herramienta de desarrollo local. (2013). Instructivo para el llenado de la boleta. Identificación de buenas prácticas locales. Guatemala.
Proyecto Fortalecimiento a las Finanzas Municipales como Herramienta de Desarrollo Local. (2013). Ficha para identificación de buenas prácticas municipales en rendición de cuentas. Guatemala.
Proyecto Fortalecimiento a las Finanzas Municipales como Herramienta de Desarrollo Local. (2013). Instructivo para e llenado de la ficha. Guatemala.
Reglamento a la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural. (2002). Guatemala.
Schedler, A. (2004). ¿Qué es la rendición de cuentas?.
Vera, E. I., & Rivera, A. O. (Eds.). (2006). Democratización, rendición de cuentas y sociedad civil: participación ciudadana y control social. CIESAS.
Bibliografía.