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Dirección Jurídica MNO80000205

Vigente a partir del 27/10/2015

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE

CONSULTORÍA JURÍDICA

Dirección Jurídica MNO80000205

Vigente a partir del 27/10/2015

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. Av. Javier Barros Sierra No. 515, 8° Piso, Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón México, D.F., C.P. 01219 Tel. 52-70-12-00 La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección Jurídica, otorgándole el crédito correspondiente.

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Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)

Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año

Elaboró: MDL

Subdirección de Consultoría Jurídica

N/A

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Revisó: RNHL/HRPL/

AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH

14 10 2011

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y

CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA

Hoja de Autorización

Elaboró

Mtra. Michelle Dagdug Lima Experto Técnico

Rúbrica

Revisó Revisó

Lic. Ramsés Netzahualcóyotl Hidalgo López Subgerente de Asistencia Legal 2

Rúbrica

Lic. Hilda Rocío Parra Lucio Subgerente de Asistencia Legal 1

Rúbrica

Revisó

Revisó

Lic. Raquel Negrete Cárdenas Subgerente Jurídico de Proyectos Públicos

Rúbrica

Lic. Ángel Francisco Hernández Hernández

Subgerente de Proyectos Privados 2

Rúbrica

Revisó

Revisó

Lic. Daniel Basurto Caro Gerente Jurídico de Proyectos Públicos

Rúbrica

Lic. José Eduardo Díaz Valdés Gerente de Asistencia Legal a Estados y

Municipios

Rúbrica


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Revisó

Revisó

Lic. Edda Esperanza Herrera Hernández Gerente Jurídico de Proyectos Privados 1

Rúbrica

Lic. Jean Aglot Cortés Gerente Jurídico de Proyectos Privados

2

Rúbrica

Aprobó

Lic. Octavio Javier Borunda Quevedo Subdirector de Consultoría Jurídica

Rúbrica


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Revisó: RNHL/HRPL/


21 11 2012



Sección de Control de Cambios

Revisión Página (s) Modificada (s)

Descripción del Cambio Fecha de Emisión

01 Todas Se modificó el manual con el propósito de adecuarlo al Manual de Políticas y Lineamientos para la Emisión de Documentos Normativos, así como realizar diversas precisiones al procedimiento en él documentado.

14/10/11

02 1 Derivado de la revisión anual realizada por los Subgerentes y Gerentes de la Subdirección de Consultoría Jurídica y no presentando modificaciones y/o cambios al marco jurídico y normativo, a la estructura organizacional, y en la operación, el documento normativo conserva su vigencia.

Con lo anterior, se da cumplimiento al Manual de Políticas y Lineamientos para la Emisión de Documentos Normativos con lo respectivo al tema actualización de documentos normativos.

21/11/12

03 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones.

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Contenido

Sección I. Visión General __________________________________________________ 5

I.1 Objetivo ________________________________________________________________ 5

I.2 Alcance ________________________________________________________________ 5

I.3 Responsabilidades respecto al manual _______________________________________ 6

I.4 Marco Jurídico y Normativo ________________________________________________ 7

I.5 Instancias de Autorización _________________________________________________ 7

Sección II. Procedimiento _________________________________________________ 8

II.1 Descripción _____________________________________________________________ 8

II.2 Políticas _______________________________________________________________ 9

II.3 Procedimiento _________________________________________________________ 12

Sección III. Anexos _______________________________________________________ 20

III.1 Tabla de Anexos _______________________________________________________ 20


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Sección I. Visión General

I.1 Objetivo El presente Manual tiene como propósito el coadyuvar a mantener los instrumentos jurídicos originales (anexos y aquello que conste como garantía o fuente de pago de los mismos) que amparen la formalización y disposición de los recursos de las operaciones que realice la Institución, a fin de salvaguardar sus intereses.

Proporcionar al personal del área jurídica de la Institución la metodología a seguir para la atención de solicitudes de guarda y custodia que reciba en este sentido.

I.2 Alcance Este Manual de Procedimientos aplica al servicio de guarda y custodia de instrumentos jurídicos con alcance a las Oficinas Centrales de la Institución.

Aplica a la Subdirección de Consultoría Jurídica, Gerencia Jurídica de Proyectos Públicos, Gerencia Jurídica de Proyectos Privados 1, Gerencia Jurídica de Proyectos Privados 2 y Gerencia de Asistencia Legal a Estados y Municipios.


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I.3 Responsabilidades respecto al manual

Responsable Responsabilidad

Subdirector de Consultoría Jurídica

Aprobar este Manual de Políticas y Procedimientos.

Proponer mejoras.

Gerente Jurídico de Proyectos Públicos

Gerente Jurídico de Proyectos Privados 1

Gerente Jurídico de Proyectos Privados 2

Gerente de Asistencia Legal a

Estados y Municipios

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Gestionar la actualización y publicación de este documento. Enviar este Manual de Políticas y Procedimientos a la Subdirección de

Contraloría Interna para la revisión de su apego al Sistema de Control Interno.

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras.

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras.

Subgerente Jurídico de Proyectos Públicos

Subgerente de

Proyectos Privados 1

Subgerente de Proyectos Privados 2

Subgerente de

Asistencia Legal 1

Subgerente de Asistencia Legal 2

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras.



Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras.

Experto Técnico Elaborar este Manual de Políticas y Procedimientos.

Personal facultado de las áreas involucradas

Aplicar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y ejecutar las mejoras.


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I.4 Marco Jurídico y Normativo A continuación se señalan los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las políticas y lineamientos del presente Manual, en la inteligencia de que es una referencia efectuada de manera enunciativa más no limitativa:

Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito, publicadas el 2 de diciembre de 2005, en el Diario Oficial de la Federación y sus modificaciones.

Objetivos, Lineamientos y Políticas en Materia de Originación y Administración del Crédito.

Manual de Crédito.

Manual de Procedimientos para la Atención de Solicitudes de Guarda y Custodia en la Subdirección de Consultoría Jurídica.

Manual de Procedimientos para la Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional.

Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno.

Código de Conducta de Banobras.

Guía para la Emisión de la Normativa Interna.

Guía para la Mejora de la Gestión de los Procesos.

I.5 Instancias de Autorización El presente documento debe ser autorizado por el titular de la Subdirección de Consultoría Jurídica, de conformidad con la Guía para la Emisión de la Normativa Interna emitida por la Dirección de Planeación, Análisis y Contraloría.


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Sección II. Procedimiento

II.1 Descripción

A continuación se muestra una breve descripción

Etapa Descripción Localización

en este documento

1

Recibe solicitud de remisión a guarda y custodia

Se recibe solicitud y anexos vía oficio. 3.1

2

Revisión de la documentación remitida con la solicitud

Se verifica que estén todos los documentos relacionados en la solicitud. 5.2

3 Elaboración de oficio y formato

Se elabora el oficio y el formato mediante el que se remiten los documentos a guarda y custodia 7.2

4 Entrega de oficio y formato

Se entrega a el oficio y el formato por el que se remiten los documentos a guarda y custodia 11.2

5 Archivo de acuse de recibo

Se archiva el acuse de recibo del oficio y formato por el que se remitieron los documentos a guarda y custodia y se obtiene copia de los documentos remitidos

13.1


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II.2 Políticas

II.2.1 De la operación

1. Este Manual de Procedimientos es obligatorio para la realización de las actividades aquí descritas.

2. La actividad inicia con la solicitud de remisión del instrumento jurídico para guarda y custodia, la cual deberá ser por escrito, deberá venir debidamente firmada por un funcionario del área requirente que la genera con nivel Gerencia como mínimo, y en su caso, deberá indicar el número de folio en el Sistema Flujo de Trabajo de Expedientes de Crédito que le corresponda o su equivalente, y termina con la entrega del oficio correspondiente a la Gerencia de Control de Pagos, la digitalización del acuse de recibo, su incorporación al SIFTEC y el archivo del referido documento en el expediente.

3. Los formatos de solicitudes de guarda y custodia deben ser elaborados por un Subgerente o Experto Técnico y autorizados por un Subdirector o un Gerente de la Subdirección de Consultoría Jurídica. Los formatos deberán estar firmados por el personal del área jurídica que lo elaboró y autorizó.

4. La comunicación de envío a guarda y custodia debe estar debidamente documentada y firmada por un funcionario de la Subdirección de Consultoría Jurídica con nivel Gerencia como mínimo.

5. Las solicitudes de envío a guarda y custodia se atenderán cada una en un plazo no mayor de 20 días hábiles bancarios, contados a partir del día hábil siguiente al de la fecha de su presentación. Para esos efectos, se entenderá que la fecha de presentación será aquella que conste en el acuse de recibo correspondiente.

6. La atención de solicitudes de envío a guarda y custodia se realiza a petición de las distintas áreas de las Oficinas Centrales de la Institución, por lo que con excepción de lo previsto en el numeral 5 anterior, no hay una periodicidad determinada para la atención de la misma.

7. Los canales de comunicación son escritos, según consta en el rubro de entregables del numeral 6.2 Descripción de actividades de este Manual de Procedimientos.

8. La difusión del presente Manual de Procedimientos se realizará a través de la Intranet Institucional.

9. El personal de la Subdirección de Consultoría Jurídica que interviene en la guarda y custodia debe aplicar las actividades descritas en el presente Manual, alineadas a las diversas operaciones del Banco, las cuales se encuentran documentadas a un nivel general, así como su tiempo promedio.

10. Los tiempos previstos en el numeral II.3.2 Descripción de Actividades de este Manual, se establecen considerando la atención de una solicitud de envío a guarda y custodia a la vez.


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II.2.2 De la Dirección Jurídica

1. Vigilar la atención de solicitudes a guarda y custodia. 2. Coadyuvar en la aplicación de este Manual de Procedimientos.

II.2.3 De la Subdirección de Consultoría Jurídica

1. Dirigir la atención de solicitudes a guarda y custodia. 2. Supervisar el control y gestión de las solicitudes. 3. Revisar y firmar la comunicación de envío a guarda y custodia, así como autorizar el formato de solicitud respectivo.

II.2.4 De los Gerentes Jurídicos de Proyectos Públicos, de Proyectos Privados 1, Proyectos Privados 2 y de Asistencia Legal a Estados y Municipios

1. Revisar y firmar la comunicación de envío a guarda y custodia, así como autorizar el formato de solicitud respectivo. 2. Llevar un seguimiento del control y gestión de las solicitudes. 3. Coordinar el envió a guarda y custodia de instrumentos jurídicos. 4. Comunicar por escrito al área solicitante sobre cualquier daño o deterioro que sufra su documentación, a más tardar el día hábil bancario siguiente de que tenga conocimiento de que ocurra tal daño o deterioro.

II.2.5 De los Subgerentes Jurídicos de Proyectos Públicos, Proyectos Privados 1, Proyectos Privados 2, Asistencia Legal 1 y Asistencia Legal 2

1. Revisar y elaborar el formato de solicitud respectivo. 2. Supervisar el envió a guarda y custodia de instrumentos jurídicos.


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II.2.6 De los Expertos Técnicos de las Gerencias Jurídicas de Proyectos Públicos, de Proyectos Privados 1, Proyectos Privados 2 y de Asistencia Legal a Estados y Municipios

1. Elaborar comunicación de envío a guarda y custodia y el formato de solicitud de dicho envío. 2. Firmar el formato de solicitud de envío a guarda y custodia de los instrumentos jurídicos, en caso de haberlo elaborado.

II.2.7 Del Responsable del Control de Gestión y Experto Técnico, encargados del Sistema de Control de Gestión Documental

1.Dirigir el Sistema de Control de Gestión Documental de la Dirección Jurídica administrando la recepción de solicitudes de guarda y custodia.


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II.3 Procedimiento II.3.1 Diagrama de Flujo

Instrumento Juríd ico

Secretaria/Subdirector 7.0 Elabora formato de solicitud y lo firma, así

mismo elabora comunicación a la Gerencia de Control de Pagos solicitando la guarda y

custodia del o los instrumentos jurídicos;

además digitaliza y obtiene copia de él o los

instrumentos jurídicos.

Subgerente/Experto Técnico

Formato de Solicitud

Comunicación

Instrumento Jurídico

Volante de control de Gestión Documental

Oficio de Solicitud


B


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Subdirector/Gerente

8.0 Recibe la comunicación dirigida a la Gerencia de

Control de Pagos, el Formato de Solicitud y revisa que

estén correctos conforme al o los instrumentos Jurídicos

¿están correctos?

9.0 Firma la comunicación dirigida a la Gerencia de

Control de Pagos y Formato de Solicitud y entrega al

Experto Técnico o Secretaria

B

Experto Técnico/Secretaria

10.0 Recibe comunicación, Formato de Solicitud y el o los instrumentos Jurídicos

para su entrega a la Gerencia de Control de Pagos.

Si

No


11.0 Entrega a la Gerencia de Control de Pagos la

comunicación, el Formato de Solicitud y el o los

instrumentos Jurídicos y archiva.

12.0 Descarga y plasma en el Volante de Control de

Gestión Documental la forma en la que se atendió el asunto y lo presenta al Gerente para

su firma.

13.0 Archiva acuses

FIN

7


Comunicación



Comunicación



ComunicaciónInstrumento Jurídico

Comunicación



Comunicación


Copias de Instrumento Jurídico

Volante de Control de Gestión

Documental

Volante de Control de Gestión

Documental

Subdirector/Gerente




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II.3.2. Descripción de Actividades

Responsable Paso Actividad Documento de

Trabajo Entregable

Tiempo

Experto Técnico/ Responsable del Control de Gestión

1. Recibe del área solicitante solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos para su guarda y custodia.

Oficio de Solicitud

Instrumentos

Jurídicos

Pasos 1 y 2

hasta 24

horas 1.1 Recibe oficio y el o los Instrumentos

Jurídicos del área solicitante.

2. Captura la solicitud en el Sistema

de Control de Gestión Documental de la Dirección Jurídica y genera un Volante de Control de Gestión Documental con los datos de la solicitud, indicando lo que envía y el área con sus instrucciones de atención.

Volante de Control de

Gestión Documental

Oficio de Solicitud

Instrumento

Jurídico

2.1 Captura solicitud en el Sistema de Control de Gestión Documental y genera Volante de Control de Gestión Documental con los datos de la solicitud, indicando lo que envía y el área solicitante.

2.2 Emite una instrucción y lo turna a la Subdirección de Consultoría Jurídica.

Secretaria y Subdirector

3. Recibe Volante de Control de Gestión Documental, solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa tipo de asunto y lo turna con una instrucción.


Gestión Documental


Gestión Documental

Pasos 3 y 4

hasta 2 horas

3.1 3.2 3.3

Recibe el Volante de Control de Gestión Documental la solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa que el tipo de asunto corresponda a la Subdirección de Consultoría Jurídica. Genera una instrucción y lo turna a la Gerencia que corresponda.

Oficio de Solicitud

Instrumento

Jurídico

Oficio de Solicitud

Instrumento

Jurídico


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Trabajo Entregable

Tiempo

Secretaria y Gerente

4. Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa tipo de asunto y lo turna con una instrucción.


Gestión Documental

Oficio de Solicitud

Instrumento

Jurídico


Gestión Documental

Oficio de Solicitud

Instrumento

Jurídico

4.1 4.2 4.3

Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud, y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa que el asunto corresponda a la Gerencia. Turna al Subgerente o al Experto Técnico con una instrucción.

Subgerente/ Experto Técnico

5. Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud, y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa que estén completos.


Gestión Documental

Oficio de Solicitud

Instrumento

Jurídico


Gestión Documental

Oficio de Solicitud

Instrumento

Jurídico

Hasta 4 horas

5.1 Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos.

5.2 Revisa en los Instrumentos Jurídicos: (i) que estén completos, (ii) que el suscriptor tenga facultades y (iii) que se encuentren debidamente inscritos, en su caso, en los Registros Públicos de Deuda, Federal o Estatal, así como los Registros Públicos de la Propiedad y del Comercio, Marítimos, Registro Único de Garantías, entre otros, según corresponda.

Experto Técnico/ Subgerente

¿Están completos? Si los Instrumentos Jurídicos están completos, continúa con el paso 7; en caso contrario, continúa con el paso 6.


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Trabajo Entregable

Tiempo

Experto Técnico/ Subgerente

6. 6.1

Devuelve al área solicitante los documentos remitidos para guarda y custodia. Devuelve al área solicitante los documentos remitidos para guarda y custodia, a efecto de que los complementen y, hecho lo anterior, nuevamente sean remitidos para guarda y custodia.

7. Elabora formato de solicitud y lo firma, así mismo elabora comunicación a la Gerencia de Control de Pagos solicitando la guarda y custodia del o los Instrumentos Jurídicos.

Formato de Solicitud /

Comunicación

Instrumento

Jurídico

Hasta 8 horas

7.1 Elabora y firma el formato de solicitud en el apartado correspondiente a “Elaboró”, conforme la siguiente clasificación:

V1 Títulos de crédito. V2 Pólizas de seguros y fianzas. V3 Facturas de bienes propiedad del Banco. V4 Facturas de bienes dados en garantía al Banco. V5 Contratos o convenios relacionados con la operación crediticia del Banco. V6 Otros.

D1 Escrituras constitutivas de la Institución y sus filiales. D2 Escrituras de inmuebles propiedad de la Institución. D3 Primeros testimonios de escrituras que contengan créditos otorgados por el Banco. D4 Primeros testimonios de escrituras que contengan préstamos con garantía hipotecaria otorgados por la Institución a su personal. D5 Otros.


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Trabajo Entregable

Tiempo

7.2 7.3

Elabora la comunicación dirigida a la Gerencia de Control de Pagos. Digitaliza y obtiene copia de el o los Instrumentos Jurídicos

Subdirector/ Gerente

8.

Recibe la comunicación dirigida a la Gerencia de Control de Pagos, el formato de solicitud y revisa que estén correctos conforme al o los Instrumentos Jurídicos.

Hasta 2 horas

8.1 8.2

Recibe la comunicación y el formato de solicitud. Revisa que los datos estén correctos conforme al o los Instrumentos Jurídicos.


Comunicación

Instrumentos

Jurídicos

¿Están correctos? Si los datos están correctos, continúa con el paso 9; en caso contrario, regresa al paso 7.

9. Firma comunicación dirigida a la Gerencia de Control de Pagos y Formato de Solicitud y entrega al Experto Técnico o Secretaria.


Comunicación

Instrumentos

Jurídicos

Hasta 2 horas

9.1 Firma comunicación y formato de solicitud y la entrega al Experto Técnico o Secretaria.

Experto Técnico / Secretaria

10. Recibe comunicación, Formato de Solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos para su entrega a la Gerencia de Control de Pagos.

Comunicación


Instrumento

Jurídico

Paso 10 hasta 2 horas

10.1 Recibe comunicación y el Formato de Solicitud firmados e integra la documentación.

11. Entrega a la Gerencia de Control de Pagos la comunicación, el Formato de Solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos.

Comunicación


Pasos 11, 12 y

13 hasta 4


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Trabajo Entregable

Tiempo

11.1 Acude a la Gerencia de Control de Pagos.

Copias de


horas

11.2 11.3 11.4

Entrega la comunicación, el Formato de Solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos y obtiene acuse de recibo en una copia del formato de solicitud y comunicación. Genera copias de conocimiento y las entrega al área solicitante y en su caso, a la Gerencia de Mesa de Control y Normatividad Crediticia. En su caso, digitaliza el acuse de recibo y lo integra en el SIFTEC.

Secretaria/ Experto Técnico

12.

Descarga y plasma en el Volante de Control de Gestión Documental la forma en la que se atendió el asunto y lo presenta al Gerente.


Gestión Documental

12.1

Descarga y plasma en el Volante de Control de Gestión Documental la forma en la que atendió el asunto y lo presenta al Gerente, para su firma, a fin de proceder a su baja en el Sistema de Control de Gestión Documental.

Gerente/ Subgerente

12.2

Autoriza mediante su firma en el Volante de Control de Gestión Documental el descargo del asunto.

Secretaria/ Experto

13. Archiva acuses.

Comunicación Formato de


Día Mes Año

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Trabajo Entregable

Tiempo

Técnico 13.1 Archiva en su expediente la comunicación, el formato de solicitud, el acuse del Volante de Control de Gestión Documental, el acuse de la Gerencia de Control de Pagos y del área solicitante y la copia de él o los Instrumentos Jurídicos.

Solicitud

Acuses

Copia Instrumento

Jurídico


Día Mes Año

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Sección III. Anexos

III.1 Tabla de Anexos

Anexo No. Nombre Pág.

1 Formato de Solicitud de Guarda y Custodia de instrumentos jurídicos 21


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III.2 Anexo 1

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