manual de procedimientos para el control y registro de los activos institucionales minae
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL Y REGISTRO DE LOS ACTIVOS
INSTITUCIONALES
ABRIL 2013
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Tabla de Contenido
1. PRESENTACION ................................................................................................................ 3
2. OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................. 3
3. ALCANCE DEL MANUAL ........................................................................................................ 3
4. MARCO JURIDICO ................................................................................................................. 4
5. POLITICAS GENERALES: ........................................................................................................ 5
6. FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE ACTIVO FIJO DE LOS DIFERENTES PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS DEL MINISTERIO ........................................................................................ 9
7. SISTEMA OPERATIVO .......................................................................................................... 11
8. PROCEDIMIENTOS .............................................................................................................. 12
9. FORMULARIOS……………………………………………………………………………………………...…………………..30
CONTROL DE ACTIVO FIJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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1. PRESENTACION
Una de las premisas fundamentales del actual Gobierno, es contar con una gestión
administrativa eficiente en su desempeño, eficaz en la respuesta a las demandas de la
sociedad, honrada en el desempeño de sus funciones, y que impulse la formación de una
cultura de modernización y mejoramiento de la función pública
De esta manera, se hace necesario que la Administración Pública establezca medidas que
garanticen una mayor racionalidad y optimización de los recursos, así como de un ejercicio
austero y responsable, mediante el establecimiento de normas y lineamientos, que sirvan
de base para regular su operación.
El Ministerio de Ambiente y Energía, con miras a cumplir con este mandado, ha elaborado
el presente documento administrativo referente al control de activo fijo que contiene una
serie de normas, políticas y procedimientos orientados a mejorar el control de los bienes
muebles e inmuebles de los diferentes Programas Presupuestarios, como de las entidades
adscritas; que permita por un lado, el control específico de los bienes muebles e inmuebles
que ingresen a las unidades del Ministerio y por el otro conciliar contablemente los
movimientos de altas, bajas, traslados, donaciones, fabricación interna, etc.; que se
generen en las Unidades, con el Departamento de Proveeduría en la Unidad de Bienes y
la Direccion Financiera Contable, para que permita consolidar un adecuado sistema de
control de los bienes.
2. OBJETIVO GENERAL
Contar con un instrumento administrativo, que permita establecer los mecanismos necesarios de registro y control del activo fijo, mediante la descripción de sus características físicas y técnicas, su costo, localización y asignación de los mismos, así como su autorización correspondiente para su alta, transferencia y baja, con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario de activo fijo del Ministerio de Ambiente y Energía.
3. ALCANCE DEL MANUAL
Las estipulaciones de este Manual de Procedimientos para el Control de Activo Fijo, son de carácter obligatorio para todas las unidades operativas y adscritas del Ministerio de Ambiente y Energía, encontrándose éstas obligadas a cumplir el presente Manual de Procedimientos con todos los controles internos de activo fijo que aquí se mencionan.
CONTROL DE ACTIVO FIJO
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Sin embargo estos controles pueden ser mejorados o ampliados, ya que las necesidades y recursos de cada Unidad son diferentes; así como la práctica diaria indican diferentes comportamientos en cada una de las Unidades. Para lo cual, se utilizarán los mecanismos legales correspondientes Los responsables de su aplicación serán en primer grado los Administradores de las Unidades, o en su defecto los Directores de Área, Subdirectores, Jefes de Departamento, Servicio, Unidad, Área, etc., y en segundo término, todos los servidores públicos que laboren en el Ministerio de Ambiente y Energía como de sus dependencias y órganos adscritos, que tengan a su cargo mobiliario, equipo, terrenos o cualquier bien patrimonial. Finalmente todo ello debe conllevar a consolidar y fortalecer un adecuado control interno del activo fijo entre las Unidades administrativas y adscritas.
4. MARCO JURIDICO
Ley de Control Interno No 8292 y su reglamento. Ley de Administración y Presupuestos Públicos Ley Nº 8131 Gaceta 198 del 16-10-2001.
Reglamento General de Bienes Decreto Ejecutivo Nº 30720-H de 26 de agosto del 2002
Publicado en La Gaceta número 188 de 1° de octubre del 2002, reformado por Decreto
Ejecutivo número 31194-H de 3 de abril del 2003, Publicado en La Gaceta número 111 de
11 de junio del 2003, modificado por Decreto N-32815-H Publicado en Gaceta 240 del 13-
12-2005.
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5. POLITICAS GENERALES:
1. A los administradores y jefes de Programa de las diferentes Unidades del Ministerio de
Ambiente y Energía, Directores de Área, Subdirectores, Jefes de Departamento, Jefes de
Área o Sección del nivel central, les corresponde llevar a cabo el resguardo y control
patrimonial de su mobiliario y equipo, en coordinación con las Proveedurías Institucionales
en la Unidad de Bienes Patrimoniales.
2. La asignación de todo activo fijo, deberá responder invariablemente, a la satisfacción de una necesidad derivada del quehacer sustantivo de las Unidades del Ministerio.
3. .- Los titulares de cada Unidad administrativa (Director de Área, Subdirector, Director, Subdirector, Subdirector Administrativo y Jefes de Departamento), serán los responsables de verificar el uso adecuado de los bienes muebles asignados al personal que labora en ésta, así como de sus necesidades de mantenimiento.
4. - Todos los bienes muebles e inmuebles propiedad del Ministerio, deberán ser controlados, mediante una plaquita con número de patrimonio que lo identifique y su resguardo será por medio de un documento válido para responsabilizar al usuario de su custodia.
5. Las administraciones de los diferentes Programas Presupuestarios del Ministerio, realizarán permanentemente el emplacamiento de los bienes (grabar el número de inventario), la elaboración de los resguardos respectivos y la actualización de los registros correspondientes en el SIBINET.
6. Los bienes muebles en común que no estén asignados a ningún servidor público, deberán ser custodiados por el Titular de la Unidad (Director de Área, Subdirector, Director, Subdirector, Subdirector Administrativo y Jefes de Departamento) a la cual estén adscritos, quienes serán responsables de ellos.
7. Los Titulares de las Unidades (Director de Área, Subdirector, Director, Subdirector, Subdirector Administrativo y Jefes de Departamento) deberán de designar en sus unidades, áreas debidamente protegidas de acceso controlado, para que se concentren los bienes muebles inservibles, sujetos al proceso de baja y destino final.
8. Las Unidades que cuenten con activo fijo en desuso, que no les sea de utilidad y en buen estado, deberán de informar mensualmente por la vía del correo electrónico y escrito al Departamento de Proveeduría, Unidad de Bienes Patrimoniales, para que se efectúe la transferencia correspondiente. 9. La Unidad de Bienes Patrimoniales monitoreará que se mantenga actualizado el inventario global de bienes muebles e inmuebles del Ministerio en sistema informático SIBINET, de acuerdo a los registros que hagan las diferentes Programas Presupuestarios, de los movimientos mensuales y de la verificación física que se realice en cada uno de ellos.
10. La Unidad de Bienes Patrimoniales debe efectuar permanentemente supervisión a
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las diferentes unidades del Ministerio, con el fin de verificar la situación en que se encuentra el activo fijo de las Unidades. 11. Las Unidades Administrativas de los Programas Presupuestarios, deberá solicitar mediante oficio a la Dirección General de Tributación Directa el avalúo correspondiente de los bienes susceptibles de dar de baja y después enviar la documentación soporte para efectuar la baja contable de activo fijo.
12. En caso de pérdida, daño, hurto o robo de bienes nacionales, el funcionario responsable de los bienes, deberá rendir un informe al Titular de la Unidad Administrativa y/o al Jefe de Programa, y presentar la respectiva denuncia ante la autoridad judicial competente, cuando proceda. Corresponde al Titular de la Unidad Administrativa y/o al Jefe de Programa proceder a adoptar las medidas correspondientes, incluyendo solicitar el inicio de los procedimientos administrativos internos para determinar los eventuales responsables. Una vez resuelto el procedimiento se le comunicará el acto en firme al encargado de la Unidad de Bienes Patrimoniales, a fin de que proceda a dar de baja los bienes.
13. Si después de 15 días, el bien robado o extraviado no aparece, deberán iniciarse los Trámites administrativos correspondientes, para lo cual la Unidad de Bienes Patrimoniales deberá remitir mediante oficio a la Direccion Jurídica copias fotostáticas de las actas levantadas, expediente del bien robado o perdido con todos los documentos para que se confeccione la Resolución Administrativa para darlo de baja del inventario.
14. Los servidores públicos que utilicen vehículos propiedad del Ministerio, deberán revisar las condiciones en que se encuentran y, en caso de que se detecte algún desperfecto, deberán notificarlo de inmediato al titular del Departamento de Servicios Generales asimismo, serán responsables de revisar los niveles de líquidos, lubricantes y combustible, herramientas, repuesto, kit de seguridad, etc.; del vehículo antes de operarlo. en caso de no hacerlo y de que el vehículo presente un daño por estas causas, se harán acreedores a las sanciones aplicables por el ordenamiento jurídico.
15. Tratándose de vehículos de trabajo, los Titularse de las Unidades Administrativas, serán corresponsables conjuntamente con el usuario directo, de que se realicen oportunamente los servicios de mantenimiento de éstos.
16. Los Titulares de las Unidades Administrativas, deberán garantizar, vigilar y controlar que los vehículos de trabajo permanezcan en los estacionamientos o en las instalaciones destinadas para tal efecto, fuera de las jornadas laborales y días feriados. Además, que la utilización de los vehículos institucionales se ajuste a los parámetros y directrices establecidas por el Ministerio de Ambiente y Energía, y el ordenamiento jurídico vigente.
17. Los servidores públicos de las diferentes Unidades del Ministerio que conduzcan algún vehículo oficial, deberán contar con su licencia de conducir vigente; de no ser así, en caso de accidente, el seguro no cubrirá ningún daño, y se fijarán las responsabilidades a quien corresponda.
18. Los Titulares de las Unidades Administrativas del Ministerio de Ambiente y Energía serán las responsables de integrar un expediente por cada uno de los vehículos asignados a las Unidades, cuyo contenido debe ser: copia fotostática de la factura, original de la tarjeta de circulación, certificados de verificación vehicular, recibos de pagos del impuesto
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sobre tenencia y uso de automóviles, póliza de seguro, ordenes de reparación y las facturas o notas correspondientes. Resguardos del vehículo, copias de las requisiciones para baterías, llantas y bitácoras de gasolina, el expediente quedara cerrado con la baja del vehículo.
19. Todo movimiento trámite o gestión que se realice del parque vehicular, en las Unidades, tales como: cambio de placas de circulación, adaptaciones mecánicas y cambios de motor se deben ser realizadas por el Departamento de Servicios Generales.
20. Los vehículos de uso discrecional deben ser asignados por el Ministro de acuerdo a los artículos 240 de la ley 7371 y se debe enviar documento del acto administrativo a la Contraloría General de la Republica.
21. En caso de que un servidor público se separe de su cargo y tenga bajo su resguardo parque vehicular, la Unidad Administrativa debe de notificar del cambio al Departamento de Servicios Generales para que se actualicen los resguardos del parque vehicular. 22. El Ministerio de Ambiente y Energía no autoriza el pago de recargos, multas y pago de derechos por pérdidas de placas o de tarjeta de circulación, en todo caso será responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa.
23. Los Titulares de las Unidades Administrativas del Ministerio serán las encargadas de llevar un estricto control de los movimientos internos temporales de activo fijo.
24. Los Titulares de las Unidades Administrativas Ministerio deberán gestionar el alta de los bienes muebles adquiridos por medios distintos a la compra, como son la donación y la fabricación interna, con su valor y fecha de adquisición por escrito ante el Despacho del Ministro, con copia a la Proveeduría Institucional. 25. Los bienes que se den de alta, invariablemente, deberán contener el valor de adquisición, de compra y las características del bien en las requisiciones de Bienes.
26. Los bienes muebles que requieran reparación por un proveedor sólo podrán salir de las unidades a las que estén asignadas, mediante el formulario “Salida de activo fijo por reparación” autorizado por el responsable del bien, quien será el encargado de verificar que dichos bienes sean devueltos en un plazo no mayor de 30 días naturales.
27. Cuando los servidores públicos de las diferentes unidades del Ministerio, se deban separar de su cargo por renuncia, cambio, licencia, jubilación, etc. deberán de entregar físicamente el activo fijo que tiene bajo su resguardo, a su jefe inmediato, a la persona que este designe, o a la persona que recibe el puesto.
28. Los Jefe de los Programas Presupuestarios del Ministerio, serán los responsables de efectuar la actualización permanente del inventario de bienes muebles e inmuebles en el SIBINET, por lo que dichos movimientos serán reportados mensualmente a la Unidad de Bienes Patrimoniales de la Proveeduría Institucional, dentro de los cinco primeros días del mes siguiente al que se está informando.
29. Las transferencias de bienes muebles estarán soportados con los documentos correspondientes debidamente autorizados.
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30. Los bienes de valor significativos que no son patrimoniales, tales como herramientas, se les deberá llevar control administrativo así como los teléfonos adquiridos por medio de planes donde se carga el costo al recibo telefónico.
31. Todos los bienes adquiridos por la partida presupuestaria 5 “Bienes duraderos” son capitalizables.
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6. FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE ACTIVO FIJO DE LOS DIFERENTES
PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS DEL MINISTERIO
1. Elaborar inventarios físicos de activo fijo permanentemente en las Unidades.
2. Elaborar los resguardos de activo fijo y recabar las firmas correspondientes.
3. Llenar el reporte de transferencia de activo fijo y dar el seguimiento correspondiente.
4. Marcar y/o colocarla plaquita de inventario al activo fijo.
5. Participar en las entregas recepción de los Departamento, o áreas de las diferentes unidades, en materia de activo fijo.
6. Actualizar los resguardos de activo fijo, en casos de renuncias, licencias, jubilaciones, etc.
7. Coordinar y asesorar a los administradores y/o coordinadores respecto a los lineamientos del control de mobiliario y equipo.
8. Conciliar permanentemente el listado del mobiliario y equipo que permite la Unidad de Bienes Patrimoniales, contra el inventario físico de la Unidad Administrativa, con el objeto de mantener actualizado del inventario de activo fijo.
9. Solicitar la reposición de los bienes perdidos o extraviados a los custodios.
10. Solicitar copia de las facturas de mobiliario y equipo que ingresen a la Unidad por concepto de donación.
11. Controlar las pérdidas de mobiliario y equipo, mediante la firma de la hoja de asignación de activo por parte del responsable.
12. Requerir la reposición de los bienes extraviados al responsable correspondiente.
13. Apoyar al Titular de la Unidad Administrativo en el levantamiento de actas administrativos, ante el Organismo de Investigación en caso de robo o hurto del mobiliario y equipo en las Unidades Administrativas.
14. Controlar y verificar la salida y entrada del mobiliario y equipo que se va a repara en las diferentes Unidades.
15. Recibir en coordinación con la Unidad de Bienes Patrimoniales, el mobiliario y equipo que ingresa a la Unidad por concepto de donación.
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16. Registrar y controlar la existencia del mobiliario y equipo que ingrese a la Unidad en el Sistema Informático SIBINET.
17. Documentar las altas de activo fijo, por donación, por fabricación interna, o que no estén dados de alta, y enviarla a la Unidad de Bienes Patrimoniales.
18. Coordinar con el Departamento de Recursos Humanos para recibir la notificación de los movimientos de personal, ya sea de renuncia, licencias, jubilaciones, entre otras; del personal para tramitar las constancias de adeudo de activo fijo.
19. Supervisar y/o vigilar permanentemente el uso racional y debida custodia del activo fijo.
20. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia.
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7. SISTEMA OPERATIVO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INSUMOS PROCESO RESULTADOS
DE LAS UNIDADES: EN LAS UNIDADES: DE LAS UNIDADES:
FABRICACION INTERNA DE BIENES DONACIONES DE ACTIVO FIJO TRANSFERENCIAS DE ACTIVO FIJO MOBILIARIO DE DESUSO EN BUENAS CONDICIONES
DEL ALMACEN GENERAL:
ENTREGA DEL ACTIVO FIJO A LAS UNIDADES ENTREGA DEL RESGUARDO DE ACTIVO FIJO
DE LA UNIDAD DE BIENES PATRIMONIALES
EMISION Y ENTREGA DEL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO POR UNIDAD
CATALOGO ACTIVO FIJO INVENTARIO ACTIVO FIJO
INVENTARIOS FISICOS POR SERVIDOR PUBLICO EN CASOS DE RENUNCIAS, CAMBIOS DELICENCIAS, JUBILACIONES, ETC. INVENTARIOS FISICOS POR SERVICIOS, DEPARTAMENTOS, AREAS DE LAS UNIDADES LEVANTAMIENTO DE ACTAS ADMINISTRATIVAS POR ROBO O EXTRAVIO PREPARAR LA DOCUMENTACION SOPORTE DE CADA MOVIMIENTO DE ACTIVO FIJO, TALES COMO: ALTA, BAJA, TRANSFERENCIA Y ENTREGARLA AL LA UNIDAD DE
BIENES PATRIMONIALES ELABORAR LOS RESGUARDOS INTERNOS DE CADA ACTIVO FIJO QUE INGRESE A LA UNIDAD
INVENTARIO DE ACTIVO FIJO MÁS REAL
MOVIMIENTOS DE ACTIVO FIJO, COMO SON: ALTAS, BAJAS, TRANFERENCIAS AUTORIZADAS REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVO
FIJO INSTITUCIONAL ADECUADO
EN LA UNIDAD DE BIENES PATRIMONIALES:
RECIBIR LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS MOVIMIENTOS DE ACTIVO FIJO AVALAR CON SU FIRMA LOS MOVIMIENTOS DE ACTIVO FIJO
• INVENTARIOS FISICOS
MEDIO AMBIENTE INTERNO: PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL MINAE
SEGUIMIENTO O CONTROL MEDIO AMBIENTE EXTERNO: PERSONAS FISICAS Y JURIDICAS QUE DONAN BIENES A LAS
UNIDADES DEL MINISTERIO.
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8. PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos que se encuentran regulados por el presente Manual, y que son de carácter obligatorio de cumplir para todos los Titulares de las Unidades Administrativas, Jefes de Programa y funcionarios de la institución son los siguientes:
8.1. Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Institucionales. 8.2. Alta de Bienes Muebles enviados por la Bodega del Almacén. 8.3. Para Otorgar Donaciones de Bienes Muebles Institucionales 8.4. Baja de Bienes Muebles por Robo, Daño o Pérdida. 8.5. Baja de Bienes Muebles por Desecho. 8.6. Baja por Desmantelamiento de Bienes Muebles. 8.7. Baja por Permuta de Bienes Muebles. 8.8 Alta por compra de Bienes Muebles. 8.9 Alta por Donaciones de Bienes Muebles. 8.10 Alta por Fabricación de Bienes Muebles. A continuación se procederá a describir cada uno de los citados procedimientos, incluyendo los responsables y las actividades que deberán ejecutar cada uno de los funcionarios encargados e involucrados.
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Ministerio de Ambiente y Energía
8.1 PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
Unidad Administrativa No. Actividad
Proveeduría
3.
Programa
Presupuestario 4.
5.
Elabora comunicación con instrucciones y fechas para el inicio y conclusión del levantamiento físico del
inventario de bienes muebles.
8. Se reúne con los responsables del levantamiento físico del inventario e informa sobre las disposiciones que se
aplicarán y entrega el formato "Listado de Bienes Muebles".
Responsable de Levantamiento Físico
del Inventario
Cita los responsables de cada unas de las áreas que intervendrán en el levantamiento físico del inventario.
Reciben las instrucciones que se aplicarán en el levantamiento físico del inventario y el formato
"Listado de Bienes Muebles".
10. Procede a llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de Bienes Muebles.
1
2
.
2
.
Jefatura del
Departamento de
Planea y Organiza las actividades para efectuar el levantamiento físico del inventario de bienes muebles,
efectuándolo bianualmente.
Envía comunicación a las áreas y solicita designen a
los responsables del levantamiento físico del inventario.
Recibe comunicación y designa a los responsables del
levantamiento físico del inventario.
Comunica a la jefatura del Departamento de Proveeduría
el nombre del personal que intervendrá en el levantamiento físico del inventario.
Jefatura del 6.
Departamento de
Proveeduria
Recibe comunicación de las áreas con el nombre del personal que intervendrá en el levantamiento físico del
inventario.
7.
9.
14
8.1. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
Unidad Administrativa No. Actividad
LOS BIENES MUEBLES SE ENCUENTRAN EN BUENAS CONDICIONES
11. Requisitar el formato "Listado de Bienes Muebles".
12. Entrega a la jefatura del Departamento de Proveeduría
debidamente requisitada, el "Listado de Bienes Muebles" con su rúbrica y la del titular del área inventariada.
Jefatura del 13.
Departamento de
Proveeduria
Recibe del responsable del levantamiento físico del
inventario la "Cédula de Bienes Muebles" requisitada.
14. Designa a una persona de la Unidad de Bienes para que valide la información contenida en el "Listado de Bienes Muebles"
Personal designado 15.
para validar
información
Recibe instrucciones de la Jefatura del Departamento
de Proveeduría para validar el " Listado de
Bienes Muebles".
PROCEDE LA INFORMACIÓN DEL "LISTADO DE
BIENES MUEBLES"
16. Firma de conformidad, en el apartado correspondiente
del "Listado de Bienes Muebles".
17. Captura la información contenida en el "Listado de Bienes Muebles" en el SIBINET y genera el reporte , según corresponda.
18. Obtiene firma del responsable del resguardo del bien mueble y del Jefe de Departamento de Proveeduría.
19. Entrega debidamente firmado copia del "Reporte de
Resguardo" al responsable del bien mueble y el original lo incorpora a su sistema de archivo.
Ministerio de Ambiente y Energía
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Ministerio de Ambiente y Energía
8.1 PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
Unidad Administrativa No. Actividad
NO PROCEDE LA INFORMACIÓN DE LA "CEDULA DE BIENES MUEBLES"
20. Detecta y aclara las irregularidades de información
detectadas en el "Listado de Bienes Muebles", con el
área correspondiente.
21. Efectúa las correcciones de información en el "Listado
de Bienes y Muebles" y las valida firmando con su rúbrica.
Regresa a la actividad No. 16.
LOS BIENES MUEBLES SE ENCUENTRAN EN BUENAS CONDICIONES PERO NO SON REQUERIDOS POR EL AREA.
22. Verifica los requerimientos de otras áreas del Ministerio, informa y obtiene de la Jefatura del Departamento de Proveeduría instrucciones
sobre los movimientos a realizar para su reubicación.
Regresa a la actividad No. 16.
LOS BIENES NO SE ENCUENTRAN EN BUENAS CONDICIONES FISICAS DE USO.
23. Aplica el Procedimiento para la Baja de Bienes
Muebles por Inutilidad para el Ministerio, de acuerdo a
lo establecido en el Manual de Normas para la Baja y Enajenación de bienes Muebles.
LOS BIENES NO SE LOCALIZARON EN EL AREA
ASIGNADA.
24. Se realiza la investigación con el Coordinador del área
para que informe sobre su localización. Si no se
localiza se procede según corresponda de acuerdo a lo establecido en el Manual de Normas para la Enajenación y Baja de Bienes Muebles.
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8.1 PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
Unidad Administrativa No. Actividad
25. Informa a la Jefatura del Departamento de Proveeduría sobre la situación que guarda el inventario físico de Bienes Muebles del área correspondiente.
Jefatura del 26.
Departamento de Proveeduria
Recibe información sobre la situación que guarda el
inventario físico de Bienes Muebles de cada uno de los responsables.
27. Informa a la Oficialia Mayor sobre la situación que guarda el inventario físico de Bienes
Muebles del Ministerio.
Ministerio de Ambiente y Energía
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Ministerio de Ambiente y Energía
8.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ALTA DE BIENES MUEBLES
ENVIADOS POR BODEGA DEL ALMACEN
Unidad Administrativa No. Actividades
Encargado del Almacén 1. Recibe del jefe de Programa el listado de la distribución de los bienes en bodega que deben ser
distribuidos en cada Unidad Administrativa.
2.
Confecciona el formulario “Traslado Interno de Activos” y procede a la entrega de los mismos.
Unidad Administrativa 3.
Recibe los bienes y firma el recibo conforme.
4. Asigna los bienes a los funcionarios de la Unidad
Con el formulario “Control de Asignación de Activos”.
5.
Informa de la asignación a la Unidad de Bienes del
6. Unidad de Bienes
Del Programa
Presupuestario.
programa Presupuestario, enviando copia del
formulario “Control de Asignación de Activos”.
Actualiza la información de los bienes en el sistema
Informático SIBINET realizando el traslado de la
Bodega a la Unidad Administrativa y al responsable
que se indica en formulario “Control de Asignación
de Activos”.
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8.3
Envía con oficio el expediente completo de la donación
a la Asesoría Jurídica solicitando la Resolución
administrativa para dar de baja los bienes por
donación.
Confecciona Acta de Donación con la asesoría de la
Dirección Jurídica, y la envía al Programa
presupuestario para que entregue los bienes.
Programa
Presupuestario
Almacena los bienes en lugar cerrado, seguro y con 2.
Llave.
Unidad de bienes del
Programa
Presupuestario
Ministerio de Ambiente y Energía
Unidad Administrativa No. Actividades
Programa 1. Presupuestario
Levanta la lista de bienes muebles en desuso y en mal estado, aptos para donación.
Envía oficio conteniendo la lista de los bienes a la
Dirección de Tributación Directa, solicitando el avalúo
Administrativo de los bienes muebles.
4. Envía el perito a realizar el avalúo administrativo.
Envía con oficio el Avalúo Administrativo.
Institución que solicita
La donación
Dirección de
Tributación Directa
Envía Oficio al Programa Presupuestario solicitando la
Donación de bienes.
Recibe el avalúo administrativo y el oficio de la nota
de La Institución que solicita la donación.
6.
7.
Envía oficio a la Comisión de Donación con los
siguientes anexos: original del avaluó administrativo,
nota de la institución que solicita la donación.
sjunto con el avaluoón.
Comisión de Donación
8.
9. Se reúne, analiza la donación, la aprueba, escribe la
minuta de la reunión autorizando la donación firmada
por los miembros de la Comisión.
MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR DONACIONES DE
BIENES
3.
5.
Programa
Presupuestario
Entrega los bienes a la Institución, le quita las
plaquitas de patrimonios y envía lo siguiente a la
Unidad de Bienes del Programa: original de acta de
donación con el recibido firmada y las plaquitas de los
bienes muebles.
11.
10.
12.
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Ministerio de Ambiente y Energía
8.3 PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR DONACIONES DE
BIENES MUEBLES
Unidad de bienes del
Programa
Presupuestario
Unidad Administrativa No. Actividades
13. Recibida la Resolución de baja por donación, se
procede a dar de baja los bienes en el sistema
informático SIBINET.
14. Realizada la baja de los bienes muebles, se envía
Oficio informando con los documentos soporte a
Dirección General de Administración de Bienes y
Contratación Administrativa y a la Contabilidad
Nacional sobre lo actuado.
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Ministerio de Ambiente y Energía
8.4 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES POR
ROBO, PERDIDA, DAÑO
Unidad Administrativa No. Actividades
Usuario del Bien Mueble 1.
2.
Recibe, del usuario, el escrito en el que se reporta el
extravío/daño del bien mueble y procede a solicitar al
Ministro la apertura del Procedimiento administrativo, o
en su defecto, procede a denunciar ante la autoridad
judicial.
4.
Jefatura de la
Unidad
Programa Presupuestario
Rinde a la Jefatura, informe por escrito del daño o
pérdida del bien bajo su responsabilidad.
Despacho Ministro 3. Solicita a la Dirección Jurídica la apertura del procedi-
miento para llegar a la realidad de los hechos.
Recomienda la designación del órgano de
investigación y remite al Ministro. Dirección Jurídica
Departamento de
Servicios Generales 11. Gestiona ante la compañía de seguros contratada, la
recuperación de acuerdo a cobertura de la póliza.
10. Si el bien robado es un vehículo, envía oficio con la
Documentación correspondiente al Departamento de
Servicios Generales.
9. Comunica a la Dirección de Administración de Bienes
Y Contratación Administrativa y a la Contabilidad
Nacional sobre lo actuado.
Encargado de Bienes
del Programa
8.
Recibida la Resolución de baja, procede a dar de baja
Los bienes muebles en el sistema informático
SIBINET.
Recibe el acto en firme de órgano director lo envía a la
Dirección Jurídica para que proceda a cobrar el bien si
se declara culpable, o la resolución de baja por robo
del bien si el responsable es absuelto.
7. Jefatura de Proveeduría
Usuario del Bien Mueble 6. Si el órgano director lo declara culpable, debe reponer
el bien robado o perdido.
Órgano Director 5. Investiga y resuelve y comunica al Ministro.
Despacho Ministro
21
Programa 1.
1.
1.
1.
1.
1.
2.
1.
1.
1.
1.
1.
3.
1.
1.
1.
1.
1.
8.5
5.
Recibida la autorización, confecciona el formulario
“Acta de Desecho de Bienes“ y procede a desechar los
bienes por medio del Convenio Marco de desechos
electrónicos o en un lugar que no contamine el
ambiente.
Almacena los bienes en lugar cerrado, seguro y con
Llave.
Ministerio de Ambiente y Energía
Unidad Administrativa No. Actividades
9.
Presupuestario
Levanta la lista de bienes muebles en desuso y en mal estado aptos para desecho.
Envía oficio conteniendo la lista de los bienes a la
Dirección de Tributación Directa, solicitando el avalúo
Administrativo de los bienes muebles.
4. Envía el perito a realizar el avalúo administrativo.
Envía con oficio el Avalúo Administrativo.
Programa
Presupuestario
Dirección de
Tributación Directa
Envía oficio a la Dirección de Informática para que le
certifique que los bienes correspondientes a equipo de
cómputo son inservibles y obsoletos y que se pueden
desechar.
6.
MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA BAJA POR DESECHO DE BIENES
Envía al inspector a revisar los bienes y luego
autoriza por escrito el desecho.
sjunto con el avaluoón.
8.
7. Programa
Presupuestario Envía oficio a la Dirección de Administración de Bienes
y Contratación Administrativa solicitando un inspector
de los bienes que se quieren desechar, indicando que
cuentan con el avaluó y la certificación de Informática.
Dirección General de
Administración de
Bienes
Programa
Presupuestario
10. Envía el acta de desecho firmada y sellada con toda la
documentación soporte a la Unidad de Bienes del
Programa Presupuestario.
Unidad de Bienes del
Programa
Presupuestario
11. Envía con oficio el expediente completo a la Dirección
Jurídica solicitando la resolución de baja por desecho.
22
8.5
Bienes Muebles y la envía junto con el expediente a
la Unidad de Bienes del Programa.
Ministerio de Ambiente y Energía
Unidad Administrativa No. Actividades
Dirección Jurídica 12.
Confecciona la resolución de baja por desecho de
14.
Unidad de Bienes del
Programa.
MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA BAJA POR DESECHO DE BIENES
13. Recibida la Resolución de baja por desecho con toda
la documentación, se procede a dar de baja en el
inventario computarizado SIBINET.
Comunica a la Dirección de Administración de Bienes
Y Contratación Administrativa y a la Contabilidad
Nacional sobre lo actuado.
23
8.6 DE BIENES MUEBLES.
Debe de declarar los bienes muebles como pérdida 2.
total o parcial o el costo de mantenimiento sea muy
Ministerio de Ambiente y Energía
Unidad Administrativa No. Actividades
Programa 1. Presupuestario
Podrá dar de baja toda aquella maquinaria, equipo, Vehículos, aparatos con el fin de aprovechar sus partes.
PROCEDIMIENTO PARA BAJA POR DESMANTELAMIENTO
3.
alto, por inutilidad o grave daño que haga aconsejable
esta medida.
4.
Debe enviar solicitud por escrito al Ministro con
descripción de los bienes que se quieren desmantelar
indicando clase, marca, numero de patrimonio,
capacidad, valor de inventario y la justificación del
desmantelamiento.
9.
Solicita la resolución de baja del bien por
desmantelamiento a la Dirección Jurídica.
sjunto con el avaluoón.
Junto con la Comisión procede a realizar el
desmantelamiento, haciendo un inventario de las
partes utilizables; las piezas que sean sobrantes
podrán ser donados o destruidos siguiendo los
procedimientos establecidos.
8.
7.
6.
Despacho Ministro Procede a la autorización o quien este haya delegado
esta función.
Nombra una Comisión que deba intervenir en la
diligencia del desmantelamiento. 5.
Programa
Presupuestario
Programa
Presupuestario
Dirección Jurídica Recibe nota con expediente correspondiente y
confecciona la Resolución de Baja por
desmantelamiento y la envía a la Unidad de Bienes
del Programa. Unidad de Bienes del
Programa
Presupuestario
Recibe el expediente con la Resolución de Baja por
desmantelamiento y aplica la baja en el SIBINET y
envía la documentación soporte a la Dirección
General de Administración de Bienes y Contratación
Administrativa y a la Contabilidad Nacional.
24
8.7
Ministerio de Ambiente y Energía
Unidad Administrativa No. Actividades
Programa 1. Presupuestario
3.
Programa
Presupuestario
Proveeduría
Institucional
MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA BAJA POR PERMUTA DE BIENES
Solicita por escrito el avalúo correspondiente de los
bienes que quiere permutar a la Dirección de
Tributación Directa.
Se envía oficio a la Dirección General de Bienes y
Contratación Administrativa y a la Contabilidad
Nacional con fotocopias de todos los documentos
soporte de la baja de bienes muebles.
Procede a dar de baja el bien por permuta en el
sistema informático SIBINET.
Confecciona la resolución de baja por permuta y la
envía a la Unidad de Bienes del programa.
2. Cuando tiene el avalúo correspondiente lo envía junto
con la orden de inicio o solicitud de pedido a la
Proveeduría Institucional para que sea incluido en la
nueva contratación de bienes solicitada.
Adjudica y cuando confecciona el pedido de compra
aplica el avalúo como abono a la nueva compra de
bienes.
4. Envía fotocopia del pedido de compra y factura de la
nueva compra del bien permutado a la Unidad de
Bienes del Programa.
7.
6.
5. Unidad de Bienes del
Programa. Confecciona el Acta de Baja por permuta y la envía a
la Dirección Jurídica para la confección de la
resolución de baja por permuta.
Unidad de Bienes del
Programa.
Dirección Jurídica.
8.
25
8.8
Recibe los requerimientos de bienes de las diferentes
áreas administrativas que lo conforman y procede a
enviar las órdenes de inicio o solicitud de pedido a la
Proveeduría Institucional.
Ministerio de Ambiente y Energía
Unidad Administrativa No. Actividades
Programa 1. Presupuestario
MUEBLES. PROCEDIMIENTO DE ALTA POR COMPRA DE BIENES
Si los bienes recibidos en la bodega son
computadoras, se debe llenar para cada una de ellas
el formulario “Revisión de Equipo de Cómputo” y se
deben trasladar al Departamento de Informática con
fotocopia de la factura y el pedido.
Recibe las computadoras firma el formulario, se deja
una copia y procede a revisar los equipos e instalarle
los programas correspondientes y las configuraciones
necesarias luego debe devolverlos a bodega conforme
se ha concluido el revisado.
Encargado de Bodega
del Programa.
2. Proveeduría
Institucional
Consolida las solicitudes de pedido, confecciona el
cartel, recibe ofertas y adjudica las compras de
bienes muebles de acuerdo a la ley de Contratación
Administrativa.
Proveedor
Pasa la factura original y pedido de compra al jefe de
Programa para que firme al dorso la factura.
Recibe la factura con el pedido de compra, verifica que
vengan los timbres fiscales, que la marca el modelo
sea lo que indica la orden de compra, que vengan
completos los bienes y que entregue la garantía.
Recibe el pedido de compra, confecciona la factura
y entrega el bien de acuerdo al plazo establecido en
el cartel.
3.
4. Encargado de Bodega
del Programa.
7.
6.
5.
Firma al dorso de la factura original, le saca fotocopia
a la factura y al pedido de compra y envía el original a
la Proveeduría Institucional para el trámite de pago y
las fotocopias al encargado de bienes del programa.
Firma el recibido conforme y sella la factura original y
entrega la copia firmada y sellada al proveedor.
Jefe de programa
8.
Departamento de
Informática. 9.
26
8.8
MUEBLES.
Ministerio de Ambiente y Energía
Unidad Administrativa No. Actividades
13.
PROCEDIMIENTO DE ALTA POR COMPRA DE BIENES
10. Departamento de
Informática.
Encargado de Bodega
del Programa
Entrega las computadoras una a una y debe solicitar al
encargado de la bodega que le firme el recibido en el
formulario “Revisión de Equipo de cómputo”.
11. Envía copia del formulario “Revisión de Equipo de
Cómputo” al Encargado de Bienes del Programa.
Envía oficio conteniendo la lista de los bienes a la
Dirección de Tributación Directa, solicitando el avalúo
Administrativo de los bienes muebles.
Encargado de Bienes
del Programa Con la copia de la factura, el pedido de compra y del
formulario “Revisión de Equipo de Cómputo” se
desplaza a la Bodega a plaquear el equipo.
Envía oficio conteniendo la lista de los bienes a la
Dirección de Tributación Directa, solicitando el avalúo
Administrativo de los bienes muebles.
12.
Para efectos de la garantía de los equipos electrónicos
la plaquita de metal se adhiere en forma temporal al
equipo con grasas plásticas.
Envía oficio conteniendo la lista de los bienes a la
Dirección de Tributación Directa, solicitando el avalúo
Administrativo de los bienes muebles.
16.
15.
14.
Envía la distribución de activos de cada Unidad
administrativa al encargado de la bodega del
programa.
Se envía la Requisición de Bienes al jefe de Programa
su firma de recibido.
Se procede a realizar el registro de alta por compras
en el sistema informático SIBINET con cargo a la
bodega del Programa.
Jefe de Programa.
Después de plaqueado el equipo se procede a
confeccionar la requisición de Bienes para cada
factura y Pedido de Compra con cargo a la bodega de
cada Programa Presupuestario. Si la factura viene en
dólares se tiene que solicitar el tipo de cambio que se
registro en sistema informático MIGO de la
Proveeduría Institucional con el fin de asignar el
mismo tipo de cambio para igualar el valor registrado
en el devengo.
17.
Se pasa al procedimiento 8.2 “Procedimiento para la
alta de Bienes Muebles enviados por Bodega“.
27
4.
8.9
Envía oficio al Ministro indicando el recibido conforme 2.
y solicitando la respectiva acta de donación.
Ministerio de Ambiente y Energía
Unidad Administrativa No. Actividades
Programa 1. Presupuestario
Recibe nota del Donante de bienes muebles, indicando los bienes que están donando con su valor.
Recibe los bienes y los custodia hasta que sean
debidamente plaqueados.
Proveeduría
Institucional-Unidad
de Bienes
Despacho Ministro
Confecciona el acta por Donación y la envía al
Proveedor Institucional y al Ministro para la firma
5.
MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA ALTA POR DONACIONES DE
BIENES
3.
Recibe las notas del Programa Presupuestario, da el
visto bueno y los traslada a la Proveeduría
Institucional.
Pega los patrimonios en los bienes y procede a
entregarlos a los funcionarios de las Unidades
administrativas del Programa; llenando el formulario”
Control de asignación de Activos”.
Envía la requisición de bienes al encargado de bienes
del programa para el recibido conforme junto con las
plaquitas para que sean pegadas en los bienes.
Recibe el acta de donación firmada y le asigna las
plaquitas para luego confeccionar la requisición de
bienes. Si el valor del bien es en dólares se utiliza el
tipo de cambio de venta del Banco Central utilizando
la fecha de recibida la donación.
7.
8.
6.
Encargado de bienes
del Programa.
Registra el alta por donación en el sistema informático
SIBINET.
9.
28
8.10
Ministerio de Ambiente y Energía
Unidad Administrativa No. Actividades
MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA ALTA POR FABRICACION DE
BIENES
Recibe oficio de las Unidades administrativas del
Programa solicitando la fabricación del mueble
indicando claramente las dimensiones, características
y ubicación.
1. Jefe de Programa
Presupuestario
2. Envía oficio al Departamento de Servicios Generales,
solicitando la fabricación interna de muebles
especificando las características.
Compra los materiales y los envía al Departamento
de Carpintería.
Recibe la orden de fabricación y procede a calcular
los materiales que se necesitan enviando la
información al Departamento de Servicios Generales.
Recibe oficio de la solicitud de la fabricación y lo
traslada al Departamento de Carpintería solicitando el
listado de requerimiento de materiales necesarios para
dicha fabricación.
Envía oficio al Jefe del Programa Presupuestario
indicando los requerimientos de materiales para que
se hagan la solicitud de compra por contratación
administrativa en la Proveeduría Institucional.
Departamento
de Carpintería
6.
5.
4.
3. Departamento de
Servicios Generales.
Departamento de
Servicios Generales.
Departamento
de Carpintería
Jefe de Programa
Presupuestario
Recibe los materiales y procede a la fabricación de los
bienes muebles solicitados. 7.
Envía la información enviada por el Departamento de
Carpintería de los muebles fabricados y su ubicación
en las Unidades Administrativas al encargado de
bienes del programa.
8.
9. Jefe de Programa
Presupuestario.
Concluida la fabricación, envía la siguiente información
al jefe de Programa, la cantidad de muebles
fabricados, características y valore de cada bien
fabricado.
29
8.10
Prepara oficio con la información completa de la
fabricación de los muebles y la envía a la Dirección de
Administración de Bienes y Contratación
Administrativa con copia a la Contabilidad Nacional.
Ministerio de Ambiente y Energía
Unidad Administrativa No. Actividades
MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA ALTA POR FABRICACION DE
BIENES
Recibe la información y procede a asignarles la
plaquita de patrimonio y se traslada a las oficinas a
pegarlo en los muebles.
Encargado de
Bienes del
Programa.
Confecciona la requisición de bienes y se la envía al
jefe de Programa.
Registra el alta por fabricación en el sistema
informático SIBINET. Encargado de Bienes
del Programa.
10.
11.
12.
13.
14.
Con la información de la requisición asigna los bienes
muebles y confecciona el formulario “Control de
Asignación de Activos” y lo envía al encargado de
bienes del programa.
Jefe de Programa
Presupuestario.
30
Procedimiento para la Asignación
de Activos
ANEXO
9.1
HOJA DE CONTROL DE ASIGNACION DE ACTIVOS
31
Procedimiento para el
Control de Asignación de Activos
MINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGIA
HOJA DE CONTROLDE ASIGNACIÓN DE ACTIVOS
Nombre: 1
Puesto: 2
Área: 3
Control No. 4
Fecha 5
Piso 6
7 8
Responsable de Toma de Inventario Firma de conformidad del responsable
Patrimonio Descripción Marca 9 10 11
Vo. Bo.
12
Jefe del Departamento
32
Procedimiento para el
Control de Asignación de Activos
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Hoja de Control de Asignación de Activos
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Llevar una relación de los bienes del Min is ter io , por área administrativa para controlar y mantener actualizado el inventario de bienes.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Jefe de cada Departamento.
4. FORMA DE LLENADO:
Medio electrónico
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1. Nombre: El nombre del responsable de los bienes
2. Puesto: El cargo asignado del responsable de los bienes
3. Área: El nombre del departamento en el cual se ubica el funcionario.
4. Control No. El número de control de la hoja de resguardo, consecutivo por ejercicio
5. Fecha El día, mes y año en que se elabora el documento
6. Piso La ubicación de los bienes dentro de las instalaciones del Ministerio si se aplica.
7. Responsable de la toma de inventario
El nombre y firma del responsable de entregar el bien y/o realizar el inventario
8. Conformidad del responsable
La firma del responsable de los bienes
9. Patrimonio El número de plaquita del activo
33
10. Descripción El nombre del activo.
11. Marca La marca del activo si la tiene.
12. Visto Bueno (Vo. Bo.)
Nombre y firma de visto bueno del Jefe del Departamento.
34
Procedimiento para
Requisición de Bienes
ANEXO 9.2
REQUISICION DE BIENES
35
Procedimiento para
Requisición de Bienes
1 2
1 3
1 4
5
1 6
7
1 8
9 10 11 12 13 14 15 16
17
18
21
25 24
19
20
22 23
36
Procedimiento para
Requisición de Bienes
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Requisición de Bienes.
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Tener documento respaldo y conocimiento oportuno del ingreso de bienes muebles al Ministerio, con la finalidad de elaborar el C o n t r o l d e A s i g n a c i ó n d e A c t i v o s y asignar el número de inventario en cuanto el bien sea entregado de manera provisional o permanente al responsable de su uso.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
El Coordinador de Bienes de cada Programa del Ministerio.
4. FORMA DE LLENADO: Medio electrónico
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1. Fecha de Confección:
El la fecha automática que asigna el sistema al crear el documento (Departamento de Adquisiciones) 2. Numero: El número consecutivo que se debe llevar por cada documento creado, debe ser anual numero de documento mas el año
3. Programa: El nombre del Programa
4. Nombre Dependencia
El nombre de la Dependencia
5. Forma de Adquisicion
La forma de Adquisición es el tipo de financiamiento que son: Presupuesto Ordinario, Fondo Especial, Donación, orden Judicial.
6. Pedido de Compra El numero de Pedido de Compra, solamente en las compras
7. Numero de factura El número de factura, en el caso de donaciones, será el número de acta.
8. Tipo de Adquisicion
El tipo de adquisición tiene las opciones de: Compra o Donación
9. Patrimonio El numero de la plaquita metálica asignada al bien.
37
Id.
Elemento
Descripción
10. Descripcion El nombre del bien
11. Marca El nombre de la marca del bien
12. Modelo Es el modelo del bien
13. Serie El numero de la serie del bien
14. Fecha de Compra La fecha de adquisición del bien
15. Cantidad La cantidad adquirida siempre va a ser 1
16. Valor El costo financiero en colones que se pago por el bien 17. Responsable
Institucional El nombre de jefe de Programa
18. Nombre El nombre de la persona que recibe los bienes
19. Firma La firma de la persona que recibe los bienes
20. Cedula El numero de cedula de la persona que recibe el bien 21. Fecha La fecha en que se recibe el bien
22. Nombre Nombre de la persona que revisa el equipo
23. Firma La firma de la persona que revisa el equipo
24. Cedula El numero de cedula de la persona que revisa el equipo. 25. Fecha La fecha en que se reviso el equipo
38
Procedimiento para
Acta de Destrucción de Bienes
ANEXO 9.3
ACTA DE DESTRUCCION DE BIENES MUEBLES
39
Procedimiento para
Acta de Destrucción de Bienes
1 2 3
4 5 6 7
8
9
10
3 11
3
12
3
13
3
14
3
15
3
16
3
17
3
18
3
19
3
20
3
40
Procedimiento para
Acta Destrucción de Bienes
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Acta de Destrucción
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Tener el control y registro de los cambios del inventario de los bienes dados de baja por destrucción.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Coordinador de Bienes de cada Programa
4. FORMA DE LLENADO:
Medio electrónico
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1. Nombre del 1funcionario
Nombre de primer funcionario que participa en la destrucción
2. Cedula Numero de cedula del primer funcionario
3. Cargo El cargo que tiene el primer funcionario
4. Nombre del 2funcionario física del bien
Nombre del segundo funcionario que participa en la destrucción
5. Cedula Numero de cedula del segundo funcionario
6. Cargo Cargo del segundo funcionario
7. Lugar Ubicación geográfica donde se lleva a cabo la destrucción
8. Lugar Unidad Administrativa a quien pertenecen los bienes.
9. Fecha Fecha de realización de la destruccion
10. Reporte Número del reporte de inspección
41
Id.
Elemento
Descripción
11. Autorización Número de oficio la autorización del desecho y fecha del oficio
12. Patrimonio Número de la plaquita o patrimonio del bien
13. Descripción Nombre de la descripción del bien
14
Estado Estado físico del bien
15. Monto Avaluo El número monetario con que fue evaluado el bien
16. Fecha y hora Echa y hora en que fue echa el acta Destrucción física del bien.
17. Firma Firma, nombre y cedula del primer funcionario participante
18. Firma Firma, nombre y cedula del segundo funcionario participante
19. Firma Firma, nombre y cedula del testigo participante
20. Firma Firma, nombre y cedula del chofer que traslado los bienes.
42
Procedimiento para
Salida por Reparación de Bienes
ANEXO 9.4
SALIDA DE BIENES POR REPARACIÓN
Procedimiento para
Salida por Reparación de Bienes
43
1
10
2
9 8 7
6 5 4
3
11
2 13
2
12
2 14
2
15
2 20
2
19
2
18
2
17
2
16
2 21
2
23 22
2
24
44
Procedimiento para Salida por Reparación
de Bienes
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Salida de Bienes por Reparación
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Registrar los bienes que salen a reparación.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Cada Unidad Administrativa responsable del Bien
4. FORMA DE LLENADO: Medio electrónico
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1. Numero Número consecutivo que le corresponde al documento de salida.
2. Fecha Fecha de creación del documento
3. Nombre Programa Nombre del Programa a quien corresponden los bienes
4. Nombre Dependencia
Nombre de la Dependencia a quien corresponden los bienes
5. Empresa que repara
Nombre de la empresa que esta sacando el bien
6. Direccion Direccion de la empresa que repara
7. Telefono Telefono de empresa que repara
8. Fax Fax de empresa que repara
9. Nombre del responsable por la Empresa
El nombre del representante de la empresa que retira el bien para reparación
10. Firma Firma del representante de la empresa que retira el bien para reparación
11. Nombre del responsba del bien
Nombre del responsable del bien
12. Firma Firma del responsable del bien
45
Procedimiento para Salida por Reparación de Bienes
Id.
Elemento
Descripción
13 Nombre de quien Autoriza
Nombre de la persona que autoriza la salida
14 Firma Firma de la persona que autoriza la salida
15 Patrimonio Programa
Numero de la plaquita del bien
16 Descripcion Descripción del bien
17 Marca Marca del Bien
18 Modelo Modelo del Bien
19 Serie Serie del bien
20 Estado Estado físico del Bien
21 Daño Descripción del daño que sufre el bien
22 Vigencia Garantia La fecha de vigencia de la garantía del equipo
23 Accesorios Descripción de los accesorios que se lleva la empresa que repara
24 VB Visto Bueno con el nombre y la firma del Encargado de Bienes del Programa
46
Procedimiento para el
Levantamiento de Inventario
de Bienes Muebles
ANEXO 9.5
LEVANTAMIENTODEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES
47
PATRIMONIO
DESCRIPCION DEL BIEN MUEBLE
COMENTARIOS
7 8
Procedimiento para el
Levantamiento de Inventario
de Bienes Muebles
MINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGIA
Departamento de Proveeduría Institucional
Levamiento del Inventario Físico de Bienes
Muebles
1
FECHA DE DE 20 .
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO:2
PROGRAMA: 3
Responsable: 6
DEPENDENCIA: 4
PISO: 5
9
RESPONSABLE DEL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO: 10
JEFE DE LA DEPENDENCIA: 11
48
Procedimiento para el
Levantamiento de Inventario
de Bienes Muebles
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO: Levantamiento de Inventario Físico de Bienes Muebles
2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Identificar y registrar los bienes que aparecen en el espacio físico de las Unidades Administrativas al que estaba asignados y bajo el resguardo del empleado responsable. Además de anotar los comentarios pertinentes y la solución dada en cada caso.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Responsable del levantamiento del
inventario de cada Unidad Administrativa.
4. FORMA DE LLENADO: Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1.
Fecha Día, mes y año de elaboración del formulario
2 Levantamiento de inventario
Año o ejercicio al que corresponda el levantamiento del inventario físico
3.
Programa Gerencia a la que se encuentra adscrita el área que tiene adjudicado el bien
4.
Dependencia Área a la que se encuentra adjudicado el bien
5.
Piso Piso del edificio en el que se ubica físicamente el bien
6.
Responsable Nombre y cargo de la persona que tiene adjudicado el bien
7.
Patrimonio Numero de plaquita asignada al bien
8.
Descripcion Características físicas del bien, conforme a lo consignado al resguardo correspondiente
9.
Comentarios
La solución y/o aclaración a la que se llegó
10.
Responsables Nombre y firma del responsable del levantamiento del inventario
49
Procedimiento para el Levantamiento de Inventario
de Bienes Muebles
Id.
Elemento
Descripción
11. Jefe de la Dependenciao
Nombre y firma del Jefe de la Unidad Administrativa
50
Procedimiento de
Baja por Permut a de Bienes Muebles
ANEXO 9.6
BAJA POR PERMUTA
51
Procedimiento de
Baja por Permut a de
Bienes Muebles
2 3
4
6
7
8
9
10
11
12
13
2
3
4
5
6 7 8 9
1
10
11
12
13 14
1
52
Procedimiento de
Baja por Permut a de Bienes Muebles
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO: Acta de Baja por Permuta
2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Describir el Bien y Acreditar
las Causas de de baja por permuta
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Coordinador de Bienes
de cada Programa Institucional
4. FORMA DE LLENADO: Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1 Numero El numero consecutivo
2. Suscrito Nombre del Coordinador de Bienes del Programa
3. Cedula Número de cedula.
4. Nombre del Proveedor
Nombre del Proveedor Institucional
5. Orden de Compra:
Numero de Orden de Compra donde se aplica la permuta
6. Patrimonio Numero de la plaquita metalica del equipo
7. Descripcion Descripcion del equipo
8. Matricula: Número de matricula si es un vehiculo
9. Orden de Pedido: No. de Orden de Pedido donde se aplica la permuta
10.
Monto del Avaluo Monto del avalúo del equipo
11. Fecha de creacion Hora y fecha de creación del documento
12. Firma: Firma, nombre y cedula del Ministro
13. Firma: Firma y nombre del Coordinador de la Unidad de Bienes.
14. Firma: Firma, nombre y cedula del Proveedor Institucional
53
Procedimiento de
Prestamos de Bienes Muebles
ANEXO 9.7
PRESTAMOS DE BIENES
54
Procedimiento de
Préstamo de Bienes Muebles
1
2 3
4 5
6 7
8 9
10 11
12 13
14 15
5
16 17 18 19 20 21
55
Procedimiento de
Préstamo de Bienes Muebles
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Préstamo de Bienes
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Llevar un control de los bienes del Min is ter io , por área administrativa para controlar los prestamos de bienes.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Jefe de cada Departamento.
4. FORMA DE LLENADO:
Medio electrónico
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1. Numero de Prestamo
El numero consecutivo de préstamo de bienes
2. Tipo de Prestamo El tipo de préstamo, si es interno o externo
3. Fecha del Prestamo La fecha de creación del prestamo.
4. Ministerio que presta
El nombre del Ministerio que presta el bien
5. Ministerio que Recibe
El nombre del Ministerio que recibe el bien
6. Programa que Presta
El nombre del Programa que presta el bien
7. Programa que Recibe
El nombre del Programa que recibe el bien
8. Dependencia que Presta
El nombre de la Dependencia que presta el bien
9. Dependencia que Recibe
El nombre de la Dependencia que recibe el bien
10. Responsable Actual El nombre, firma y cedula del responsable actual
11. Responsable Provisional
El nombre, firma y cedula del responsable provisional
12. Fecha de Prestamo
La fecha en que rige el préstamo del bien
13 Fecha de Devolucion
La fecha que se debe devolver el del bien
14 Autorizado por El nombre y firma de la persona que autoriza el prestamo
56
Id.
Elemento
Descripción
15 VB Nombre y firma del visto bueno del encargado de Bienes del Programa.
16 Patrimonio Numero de la plaquita de bien prestado
17 Descripcion Descripción del bien prestado
18 Marca Marca del bien prestado
19 Modelo Modelo del bien prestado si lo tiene
20 Serie Serie del bien prestado si lo tiene
21 Estado El estado físico del bien prestado
57
Procedimiento para la
Asignación de Activos Privados
ANEXO 9.8
HOJA DE CONTROL DE ASIGNACION DE ACTIVOS
PRIVADOS
58
Procedimiento para el
Control de Asignación de Activos
MINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGIA
HOJA DE CONTROLDE DE ACTIVOS PRIVADOS
Nombre: 1
Puesto: 2
Área: 3
Control No. 4
Fecha 5
Piso 6
7 8
Responsable de Toma de Inventario Firma de conformidad del responsable
Marca Descripción Serie 9 10 11
Vo. Bo.
12
Jefe del Departamento
59
Procedimiento para el
Control de Asignación de Activos Privados
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Hoja de Control de Asignación de Activos Privados
2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Llevar una relación de los bienes del Min is ter io , por área administrativa para controlar y mantener actualizado el inventario de bienes privados que traen los funcionarios del Ministerio
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Jefe de cada Departamento.
4. FORMA DE LLENADO:
Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1. Nombre: El nombre del dueño de los bienes
2. Puesto: El cargo asignado del dueño de los bienes
3. Área: El nombre del departamento en el cual se ubica el funcionario.
4. Control No. El número de control de la hoja de resguardo, consecutivo por ejercicio
5. Fecha El día, mes y año en que se elabora el documento
6. Piso La ubicación de los bienes dentro de las instalaciones del Ministerio si se aplica.
7. Responsable de la toma de inventario
El nombre y firma del responsable de realizar el inventario
8. Conformidad del responsable
La firma del dueño de los bienes
9. Marca La marca del bien
60
10. Descripción El nombre del bien.
11. Serie La serie del bien.
12. Visto Bueno (Vo. Bo.)
Nombre y firma de visto bueno del Jefe del Departamento.
61
Procedimiento de
Baja por Acta de Donación de Bienes
Muebles
ANEXO 9.9
ACTA DE DONACION DE BIENES
62
Procedimiento de
Baja por Acta de Donación de Bienes Muebles
13
2
14
2
15
2
1
2 3
4 5
6
7
8
9
10 11
12
13
14
63
2
4
6
7
8
9
10
2 11
2
12
2
15
16
64
Procedimiento de Baja por Acta de Donación de Bienes Muebles
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Acta de Donación
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Llevar una relación de los bienes del Min is ter io , por área administrativa para controlar y mantener actualizado el inventario de bienes donados
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Comisión de Donación.
4. FORMA DE LLENADO:
Medio Electrónico
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1. Numero: El número de control de la hoja, consecutivo por ano.
2. Programa: Nombre del programa
3. Fecha: El día, mes y año en que se elabora
4. Dependencia. El nombre de la dependencia
5. Institución Beneficiada
El nombre de la institución que recibe la donación de bienes
6. Sesión Numero de sesión de la Comisión De Donación.
7. Fecha Día, mes y ano de la sesión de la Comisión de Donación.
8. Donado a El nombre de la institución que recibe la donación de bienes
9. Avaluó Numero de avalúo de Tributación Directa.
10. Cantidad Numero de la cantidad.
11. Descripción Descripción del bien donado.
12. Valor Valor monetario del bien.
65
Procedimiento de Baja por Acta de Donación de Bienes Muebles
Id.
Elemento
Descripción
13 Firma: Firma del Ministro.
14 Recibido Nombre, cedula, institución, Cargo, firma y Fecha del representante legal de la institución que recibe la donación. 15 Entregado Nombre, cedula, institución, Cargo, firma y Fecha del funcionario que entrega la donación. 16 Firma. Firma del representante de la Comisión de Donación.
66
Procedimiento de
Acta de Aceptación de Donación de Bienes
Muebles
ANEXO 9.10
ACTA DE ACEPTACION DE DONACION DE BIENES
67
Procedimiento de
Acta de Aceptación de Donación de Bienes
Muebles
1
2
3
4
5 6 7 8 9 10
11 12
68
Procedimiento de Acta de Aceptación de Donación de Bienes Muebles
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Hoja de Control de Acta de Aceptación de Donación
2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Llevar una relación de los bienes del Min is ter io , por área administrativa para controlar y mantener actualizado el inventario de bienes privados recibidos por donación
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Encargado de Bienes del Programa.
4. FORMA DE LLENADO:
Medio electronico
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1. Numero: El número de control consecutivo por ejercicio económico.
2. Fecha : El día, mes y año en que se elabora el documento 3. Donador: El nombre del donador del bien.
4. A usarse. El nombre de la Unidad Administrativa Donde se van usar los bienes.
5. Cantidad Cantidad del bien
6. Descripcion Nombre del bien donado.
7. Marca La marca del bien donado
8. Modelo El modelo del bien donado
9. Serie La serie del bien donado
10. Valor El valor monetario del bien donado
11. Firma Firma del Ministro.
12. Firma Firma del Proveedor Institucional.
69
Procedimiento de Traslado Interno de Bienes Muebles
ANEXO 9.11
TRASLADO INTERNODE BIENES
70
Procedimiento de Traslado
Interno de Bienes Muebles
1
2 3
4 5
6
7
8
9
10
11 12 13 14 15
16
17 18
19
71
Procedimiento de Traslado
Interno de Bienes Muebles
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Hoja de Control de Traslado Interno de Activos
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Llevar una relación de los bienes del Min is ter io , por
área administrativa para controlar y mantener actualizado el
inventario con los traslados internos de bienes
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
El responsable de los bienes de cada Unidad Administrativa.
4. FORMA DE LLENADO:
Medio electrónico
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1. Numero: El número de control consecutivo por ejercicio económico.
2. Fecha : El día, mes y año en que se elabora el documento 3. Tipo de Traslado: El nombre del tipo de traslado, si es Interno o es externo
4. Programa que Entrega.
El nombre del Programa que entrega los bienes Donde se van usar los bienes.
5. Ministerio que Recibe
Nombre del Ministerio que recibe
6. Dependencia que entrega
Nombre de la Dependencia que entrega
7. Programa que Recibe
Nombre del Programa que recibe
8. Responsable Actual
El nombre del responsable actual del Bien.
9. Dependencia que Recibe
E nombre de la Dependencia que recibe
10. Responsible Nuevo El nombre del nuevo responsable
72
Id.
Elemento
Descripción
11. Patrimonio El numero de la plaquita.
12. Descripcion Descripción del bien.
13 Estado: El estado físico del bien
14 Marca : La marca del bien
15 Serie: El numero de serie del bien si aplica.
16 Datos Declaratoria. Declarar que el bien se encuentra en Buen estado y en desuso. 17 Dependencia que
Entrega Nombre y firma de la persona que entrega
18 Dependencia que Recibe
Nombre y firma de la persona que recibe
19 Responsable del Traslado
El nombre de la persona que encargada del traslado
73
Lic. Dennis Ruiz Pérez
Coordinador Unidad de Bienes
FORMULO REVISÓ:
Lic. Cinthya Morales Herra
Oficial mayor
AUTORIZO
Dr. Rene Castro Salazar
Ministro
Vo.Bo.
Lic. Cinthya Morales Herra
Oficial Mayor