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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OFICINA DE RETENCION Revisado Marzo de 2013

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

OFICINA DE RETENCION

Revisado Marzo de 2013

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Tabla de Contenido

Historia de la Institución

Misión de la Institución

Estructura Organizacional de la Institución

Procedimientos de la Oficina

Formas de Referido

Expediente

Control de los Servicios de la Oficina

Documentación y evidencias

Actividades

Informes

Confidencialidad

Banco de Recursos

Asistencia Diaria y visita a los Salones

Descripción de deberes del puesto

Políticas

Programa de Prevención de Uso y Abuso de Drogas y Alcohol

Procedimiento del Comité de Readmisión

Formulario de Aceptación/Denegación - Readmisión

Políticas de Estudiantes con Impedimentos

Solicitud de Acomodo Razonable

Certificación del Especialista

Autorización para Compartir Informacion

Política sobre “Bullyng” o Acoso Escolar

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Formularios e Informes que se trabajarán

Hoja de Seguimiento

Visita de Seguimiento a la Oficina de Retención

Hoja de Referido del Profesor

Hoja de Referido Externo

Formulario de Visitas a Agencias

Formulario de Entrevista Inicial

Carta de Compromiso de Buena Conducta

Cuestionario de Necesidades del Estudiante

Compromiso de Asistencia

Informe Mensual de Labor Realizada

Informe Anual de Labor Realizada

Control de Referidos Internos

Control de Referidos Externos

Control de Visitas a la Oficina

Informe de Retención por Ciclo

Plan de Trabajo Semestral

Informe Semanal de Estudiantes en Alto Riesgo

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Manual de Procedimientos

A. Historía de la Institución

Cambridge Technical Institute (CTI) fue y es el resultado de una filosofía, metas y objetivos que

responde siempre a las demandas de la industria, el comercio, la banca y la sociedad en general.

La institución fue fundada en el pueblo de Cayey en el año 1985, por la Sra. Marta L. Rivera,

diseñadora y empresaria cuya visión, fe y entusiasmo permitieron establecer este concepto educativo

que ha servido bien en la preparación educativa de jóvenes y adultos para alcanzar sus metas. Los

primeros cursos que se ofrecieron estaban relacionados con el Diseño de Moda y Alta Costura.

Luego siguieron Cosmetología, Barbería y Floristería.

Una vez establecida, se diversificaron los ofrecimientos, incluyendo cursos técnicos que estaban a la

vanguardia de los cambios tecnológicos y las demandas de una economía cambiante, ganándose el

respeto y la confianza de la comunidad que ha visto el fruto de sus egresados al integrarse a la

sociedad como seres productivos y exitosos.

Diez años más tarde, DMI cambia sus operaciones al pueblo de Barranquitas, donde adquiere nuevas

y mejores facilidades en pro de brindarle al estudiantado lo mejor para su desarrollo. Allí se

establecieron los siguientes cursos técnicos y comerciales: Secretarial con Procesamiento de

Palabras, Delineante con Dibujo Computarizado, Electricidad con Procesamiento de Controles

Lógicos (PLC), Técnico de Refrigeración y Aire Acondicionado y Floristería Comercial I. En

adición a éstos, se establecieron cursos de belleza, tales como: Barbería, Técnico(a) en Uñas y

Diseño y Cosmetología con el innovador sistema Pivot Point.

En el año 2000 la Institución abre sus puertas a una Facilidad Satélite de la Institución Principal

ubicada en la Carretera 159, Km. 1.5, en el desvío de Corozal que posteriormente se convirtió en un

recinto. Dos años más tarde, en el año 2002, se establece otro Satélite de la Institución Principal en

el pueblo de Ponce. El mismo está ubicado en la calle Mayor #46 Esq. Sol.

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De esta manera, seguimos creciendo y aplicando las innovaciones que van surgiendo en el campo

del saber humano, donde estamos seguros que seguiremos siendo una herramienta valiosa para la

comunidad puertorriqueña en general.

Cambridge Technical Institute está acreditada por la “Accrediting Commission of Career Schools

and College of Technology” (ACCSCT) desde el mes de enero del año 1991.

B. Misión de la Institución

“Capacitar al estudiante mediante destrezas vocacionales, técnicas y de interacción

social en forma integral de manera que pueda obtener un desarrollo personal, intelectual y

profesional que le permita alcanzar el éxito en el mundo del trabajo y la sociedad donde

convive.”

La misión es la interpretación de la filosofía de manera práctica y mensurable que permite en forma

concisa presentar las aspiraciones de la institución. Ésta se divulga a través de carteles, material de

promoción y orientaciones ofrecidas a toda la comunidad escolar. Se expone en todas las facilidades

de la institución para que tanto el personal como la comunidad en general tengan acceso a la misma.

C. Estructura organizacional de la Institución

Estructura del departamento

La oficina de Retención está dirigida por un oficial de retención. En cada uno de

los recintos hay una Oficina de Retención. Procedimientos de la Oficina

El estudiante llegará a la oficina de retención a través de un referido.

Formas de referidos

a- Referido del profesor – Es responsabilidad de los profesores iniciar un referido efectivo

siguiendo los procedimientos, asegurándose que la solicitud de ayuda para el estudiante no

obstaculiza su seguridad de estudio, ni viole la confidencialidad. Los referidos de los

profesores son la clave de un servicio exitoso. El referido deberá estar basado en la

documentación de la ejecución pobre del estudiante, siempre y cuando la ejecución de este o

su asistencia no cumpla con las reglas de la institución, y después que los intentos del

profesor no hayan tenido éxito.

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b- Auto referido- La institución motiva al estudiante a ir a la oficina de retención

voluntariamente, antes de que su ejecución o asistencia se vean afectados adversamente. Los

estudiantes pueden visitar la oficina de retención para información confidencial sobre su

situación y ser referidos a agencias externas para la solución de las mismas.

c- Referido por pares- Cuando un compañero observe que el estudiante tiene una situación

podrá motivar a su compañero a buscar ayuda en la oficina de retención o podrá referirlo

verbalmente al oficial de retención.

Los referidos recibidos serán anotados en el control de referidos con, fecha, nombre del estudiante,

programa, nombre del Profesor y razón del referido. El oficial de retención al recibir el referido

procederá a citar al estudiante para llegar a unos acuerdos o coordinación de servicios dependiendo

la necesidad del estudiante. Luego se monitoreará al estudiante para seguimiento a su situación y se

le notificará al profesor la acción tomada con el estudiante.

Expediente

El expediente en la oficina de retención es un instrumento de trabajo muy importante y por tal

razón debe haber una uniformidad a la hora de documentarlo y organizarlo. Este expediente

debe ser documentado en orden de fechas siempre la más reciente va encima. En la parte

izquierda van archivadas las notas de progreso. En la parte derecha van archivados todos los

documentos que el estudiante entrega, evidencias médicas en el caso de ausencias, referidos de

los profesores, copia de las cartas enviadas, formulario de visitas, entre otros.

Control de los servicios de la oficina

Para efectos estadísticos todos los servicios deben ser controlados, como los referidos internos

recibidos, los referidos a agencias externas que se hacen, visitas recibidas en la oficina de

retención, estudiantes en alto riesgo reportados semanalmente. Para cada uno de estos controles

hay un formulario los cuales deben ser mantenidos en una carpeta para cada uno.

Documentación y evidencias

Actividades

La oficina de retención debe contar con una carpeta de actividades por año académico. En esta

carpeta debe archivarse evidencia de todas las actividades realizadas para los estudiantes. Estas

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evidencias incluyen, promoción de la actividad, fotos, hojas de asistencia, material entregado

entre otros.

Las actividades recomendadas son las siguientes:

Celebración del mes de la recuperación de la adicción a las drogas y al alcohol

celebración del mes de la violencia doméstica

Celebración del mes de la salud mental

Conferencias sobre HIV, SIDA y enfermedades de transmisión sexual

Charla sobre salud financiera

Ciclo de conferencias sobre la actualización de cada una de las profesiones (realidad de la

profesión en el mundo laboral, requisitos para ejercer)

Feria de servicios

Charlas, y talleres sobre temas como motivación autoestima, hábitos de estudio,

establecimiento de metas, solución a problemas, éxito como profesional, superación personal

entre otros temas.

Informes

En la oficina de retención se generan varios informes con el propósito de monitorear los

servicios al estudiante. Entre estos informes se encuentran los de retención, los estudiantes en

alto riesgo, los de labor realizada mensualmente y el informe anual. Estos informes deben ser

archivados en una carpeta individual para cada informe por año académico y en orden de fecha

desde la última hasta la más reciente,

Confidencialidad

Toda información relacionada con el estudiante incluyendo los expedientes se mantendrá bajo

estricta confidencialidad. Sólo el personal autorizado tendrá acceso a los expedientes. Se tomarán

medidas razonables para mantener la confidencialidad tanto en la conservación como en el proceso

de disposición de información recopilada sobre un estudiante durante el proceso de orientación.

Cuando la situación de un estudiante manifiesta que hay un claro e inminente peligro para su vida o

para la vida de otras personas, el oficial de retención debe llevar a cabo las acciones que

razonablemente estime conveniente para eliminar el peligro que amenaza la vida del estudiante o de

terceras personas, esto incluye la posibilidad de informar a las autoridades pertinentes.

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Banco de recursos

Cada oficina de retención debe contar con un banco de recursos actualizado para los casos de

estudiantes que necesiten coordinación de servicio. Es importante contar con este banco antes de

que llegue el estudiante con la necesidad por que se pierde tiempo a la hora de una emergencia.

Asistencia diaria y visita a los salones

El oficial de retención debe visitar los salones, con el propósito de dar seguimiento de cerca a la

asistencia de los estudiantes e identificar a tiempo a los estudiantes en alto riesgo y dar el

seguimiento correspondiente.

D. Descripción de deberes del puesto

I. Descripción del puesto

A. Breve Resumen

El oficial de retención maneja, resuelve y canaliza casos particulares de estudiantes.

Sirve de enlace entre el estudiante y maestro cuando surgen situaciones apremiantes

que interfieran con las metas de los estudiantes. Trabaja en coordinación con

registraduría, en el referido de las ausencias, bajas y otro. Sirve y asiste como agente

facilitador a los diferentes departamentos. Trabaja en conjunto con tesorería y

Asistencia Económica en posibles arreglos y/o planes de pagos para aquellos

estudiantes que presentan problemas económicos. Refiere a estudiantes a agencias

gubernamentales de apoyo y sobre todo vela por la retención efectiva del

estudiantado.

B. Deberes del puesto

Llevar una carpeta por cada una de las siguientes áreas:

o Actividades por año

Hojas de asistencia

Material discutido

Fotos

Promoción de la actividad

Evaluación de la actividad

o Informes mensuales

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Informes semanales de los estudiantes en alto riesgo

Informe mensual de labor realizada

o Sala de entretenimiento

o Informes de retención

o Banco de recursos

Trabajar informe semanal de estudiantes en alto riesgo y las gestiones que se hicieron con

cada estudiante. Este informe debe ser enviado al director del recinto y a la registradora el

viernes de cada semana antes de las 5:00 p.m.

Reunirse todos los viernes con la registradora para discutir los estudiantes en alto riesgo y las

bajas de la semana.

Trabajar informe mensual de tareas realizadas.

Trabajar informes de retención donde se lleve cada curso desde el comienzo, para monitorear

donde los estudiantes se van dando de baja. Este informe debe incluir los estudiantes que se

dieron de baja y las razones.

Trabajar un plan de trabajo cada seis meses, enero a junio y julio a diciembre, con las

actividades y las fechas. Entre las actividades coordinadas deben estar las siguientes:

o Hábitos de estudio

o Motivación y autoestima

o Toma de decisiones

o Salud financiera

o Feria de servicios

o Ciclo de conferencias de los colegios relacionados a los cursos que ofrecemos

Colegio de especialistas de la belleza (COSM, BARB, TECU, ESTE)

Colegio de peritos electricistas

Colegios de técnicos de refrigeración

o Otras actividades sugeridas son:

Celebrar la semana de la educación

Celebrar la semana de cada una de las profesiones de acuerdo al

Departamento del Estado.

Trabajar en coordinación con el director del recinto la sala de entretenimiento para los hijos

de nuestros estudiantes durante el verano.

Llevar un control de las visitas a la oficina.

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Llevar un control de referidos recibidos en la oficina.

Llevar un control de referidos realizados.

Reconocimiento de los estudiantes con buen progreso académico en algún área visible del

recinto. Estos estudiantes deben obtener 3.50 o más al fin de cada semestre. Se les debe

entregar un certificado del cual se debe archivar copia en el expediente.

Todo estudiante que sea baja debe tener un expediente en la oficina de retención.

Mantener un archivo de expedientes de los estudiantes, en orden y actualizado. Este debe

estar dividido en los siguientes componentes: estudiantes activos, graduados y bajas.

Requisitos del puesto

Bachillerato

C. Utilización de formularios de la Oficina

Para poder documentar y evidenciar las intervenciones con los estudiantes en la oficina se trabaja

con los siguientes documentos:

1. Formulario de seguimiento

2. Referido del profesor (electrónico)

3. Referido externo

4. Control de referidos internos

5. Control de referidos externos

6. Control de visitas a la oficina

7. Informe de retención

8. Informe mensual de labor realizada

9. Formulario de entrevista inicial

D. Utilización del programa Diamond D

A través del programa Diamond D se acceda a la información del estudiante como números de

teléfono, dirección, programa, fecha de inicio, estatus. Con esta información se pueden trabajar

los informes de retención y de alto riesgo.

E. Tipos de informes que deberá generar

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En la oficina de retención se generan varios informes con el propósito de monitorear los

servicios al estudiante. Entre estos informes se encuentran el informe de retención, el cual se

trabaja cada semestre; el informe de los estudiantes en alto riesgo, el cual se trabaja semanal y el

mismo se le entrega al director del recinto y a la registradora. Este informe está en la página de

internet de la Institución; el informe de labor realizada mensualmente el cual se le entrega al

director del recinto.; y el informe anual. Estos informes deben ser archivados en una carpeta

individual para cada informe por año académico y en orden de fecha desde la última hasta la más

reciente.

F. Otros aspectos que apliquen

Dentro de los estándares de acreditación de la agencia que nos acredita (ACCSC) a la oficina

de retención le aplica los siguientes aspectos que son citados según aparecen en el manual:

Servicio al Estudiante

Propósito

El propósito de esta sesión es mantener la retención de los estudiantes y ver sus necesidades. Esta

sesión requiere unos requisitos mínimos de promoción, retención, mantenimiento de expedientes,

asistencia a empleos en graduados y procedimiento para tener al estudiante en cumplimiento.

A. Promoción y Retención

1. La institución debe mantener políticas escritas y procedimientos escritos dirigidos a los servicios

estudiantiles.

B. Expediente de estudiantes

1. La institución debe mantener un expediente educativo de forma permanente. Donde se pueda

observar las áreas de admisiones, académico, asistencia económica. Este expediente puede ser físico

o electrónico. Protegido de danos (fuego, agua, humedad, etc.).

2. La institución debe mantener una transcripción de créditos oficial de estudiantes (graduados,

terminados o bajas). Esta debe incluir como mínimo, programa de estudios, fecha de comienzo al

programa, fecha de graduación, fecha de terminación o baja, cantidad de créditos o horas, y notas

obtenidas.

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3. La institución debe mantener un expediente de ayudas económicas recibidas, cargos de matrícula

y cuotas pagadas o reembolsadas por un periodo de 5 años.

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OFICINA DE RETENCION

PROGRAMA DE PREVENCION DE USO Y ABUSO DE DROGAS Y ALCOHOL

En Cambridge Technical Institute estamos comprometidos con la calidad de vida del estudiante y del

personal. Consientes de la problemática que representa para la población estudiantil el uso y abuso

de drogas y alcohol, hemos desarrollado una política para el establecimiento de una comunidad

estudiantil libre de uso, abuso, distribución, posesión sustancias controladas o de alcohol. Esta

política responde a las serias consecuencias de la productividad, salud física y emocional de uno.

Aspecto Legal

Las enmiendas a la Ley de Escuelas y Comunidades Libres de Drogas de 1989

(Ley Publica Núm. 101-226), requieren que, como condición para recibir fondos o cualquier otra

forma de asistencia financiera bajo cualquier programa federal, una institución de educación superior

adopte e implemente un programa diseñado para prevenir la posesión, el uso o la distribución ilegal

del alcohol y las drogas por parte del

Profesorado, el personal y los estudiantes. Las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico

clasifican la posesión, uso o la distribución de sustancias como delito grave e impone penas que

fluctúan entre un año de cárcel y $5,000 de multa a 50 años y $50,000 de multa, o una combinación

de ambas penas a discreción de tribunal. La variación en la severidad de la pena dependerá de la

clasificación de la sustancia controlada. Mientras más baja la clasificación (I), mayor la pena.

Convicciones previas podrían provocar penalidades más severas. El Código Penal de Puerto Rico

prohíbe la venta o distribución de bebidas alcohólicas a menores de 18 anos. Las penalidades

incluyen cárcel, multa o ambas penas, a discreción del Tribunal. La Ley de Vehículos y Transito de

Puerto Rico, prohíbe el conducir vehículos de motor en estado de embriaguez. Para conductores

menores de edad se promueve la política pública de cero tolerancias. La Ley #40 del 3 de agosto de

1993 prohíbe fumar en las instituciones públicas y privadas a todos los niveles de enseñanza.

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Normas de Conducta

El uso, posesión, manufactura o distribución ilegal de sustancias controladas y Alcohol por parte de

los estudiantes o empleados está prohibido en las facilidades de la institución, en actividades

oficiales que se lleven cabo fuera de la institución, en actividades oficiales que se lleva a cabo fuera

de la Institución. La ley #40 del 3 de agosto de 1993, prohíbe fumar en las instituciones públicas y

privadas a todos los niveles de enseñanza. En Cambridge Technical Institute no se permitirá que

fume en los salones de clases, biblioteca, oficinas, pasillos y cualquier otra dependencia no

especifica. Esta ley fue enmendada por la Ley Núm. 66 del 2 de marzo de 2006, para hacer esta

prohibición una total que cobija todos espacios públicos, ya sea en establecimientos públicos o

privados.

Sanciones Disciplinarias

Cualquier violación de esta política de parte de los estudiantes o de los empleados, conllevara

sanciones disciplinarias las que pudieran incluir la suspensión o terminación del contrato. Las

sanciones pueden ser: represión verbal y advertencia al estudiante si existiera circunstancias

atenuantes aprobadas; suspensión de todos o algunos de los derechos de estudiante por un término

fijo dentro del término académico; suspensión de asistencia a todas a algunas clases por un término

hasta que brinde adecuada excusa a las personas o instituciones agraviados, si tal excusa fuera

considerada suficiente; suspensión por el ano académico en curso, o un término mayor; suspensión

por un término académico; recomendación al Director(a) de Recinto de que se le deniegue

readmisión; expulsión de la Institución, se hará una anotación en su expediente académico; mas de

una de las sanciones enumeradas.

Una nueva enmienda a la Ley de Escuelas y Comunidades Libres de Drogas permite a las

instituciones de educación superior notificar a los padres de estudiantes menores de edad que violen

las disposiciones de ley y política pública institucional antes mencionadas.

Ley de Despido Injustificado, Ley Núm. 80 de 30 de mayo de 1976, según enmendada, en el articulo

2 menciona las razones de despido que son justificadas, algunas de estas son: que el obrero siga un

patrón de conducta impropia o desordenada, la actitud del empleado de no rendir su trabajo en forma

eficiente o de hacerlo tardía y negligentemente o en violación de las normas de calidad del producto

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que se produce p maneja por el establecimiento, violación reiterada por el empleado de las reglas y

reglamentos razonables establecidos para el funcionamiento del establecimiento siempre que copia

escrita de los mismos se haya suministrado oportunamente al empleado. El incumplimiento de esta

política podría justificar un despido.

Plan de prevención

Esta Política de Prevención del uso de Drogas ilegales y del abuso de Alcohol, será

implantada en población estudiantil, a través de distintas actividades de concienciación. Estas serán:

La distribución de la política de drogas y alcohol a toda la población estudiantil al inicio del

curso y al personal se le entregara al ser contratado y luego anualmente se le entregara la

política con las enmiendas.

Promoción de estilos de vida saludables y prevención de conductas de riesgos, a través de

ofrecimientos de talleres y charlas educativas, difusión de información relevante, celebración

del mes de la recuperación de drogas y alcohol entre otras.

Capacitación del personal que asumirá la responsabilidad de la implantación de la política.

Identificación temprana de conductas de riesgos.

Orientación y apoyo de aquellas personas con problemas, para esto se mantendrá un banco de

recursos actualizado.

Evaluación de la implantación de la Política.

Esta Política tiene un enfoque eminentemente preventivo, busca evitar y anticipar el consumo

problemáticos, a través de estrategias educativas de prevención de conductas de riegos y de

promoción de estilos de vidas saludables.

Banco de Recursos

1. American Psych Systems

Dirección: Naranjito

Teléfono: 1-800-503-7929

Servicios: Evaluación de salud mental y abuso de sustancias, terapia individual, de grupo y

de parejas, programa de dependientes de sustancia.

2. Casa Joven del Caribe, Inc.

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Dirección: Calle Sur #539, Dorado

Servicios: Trabajo social, manejador de casos, preventivo VIH, retención espiritual, terapia

individual, grupo de apoyo, hogar de rehabilitación, exámenes equivalencia 9no

y 4to

año.

3. Al – Anon / A lateen

Dirección: Lomas Verdes, Bayamón

Teléfono: (787) 740 -4875

Servicio: Reuniones regulares, grupos de apoyo, doce pasos.

4. Asociación de Servicios a ex adictos y ex convictos rehabilitados

Dirección: Saint Just Puerto Rico

Teléfono: (787) 755 -0810, 0870

Servicio: Plan de salida a confinados, terapia grupal e individual, orientación, referido,

empleo y estudio.

5. Alcohólicos Anónimos

Dirección: Ave. Barbosa J 11 b Urb. Hermanas Dávila, Bayamón

Teléfono: (787) 786 – 8287

Servicios: Charlas, apoyo emocional, Orientación

6. Narcóticos Anónimos

Dirección: Ave. Lomas Verdes esq. Vagues #1726 Urb. Rio Piedras Heights

Teléfono: (787) 763 – 5919

Servicio: Grupo de apoyo para adictos

7. ASSMCA

Dirección: Ave. Ponce de León #358 Edif. Central Piso 3, Hato Rey

Teléfono: 751 – 0915 x 237, 225, 226

Servicio: Terapia grupal, individual, servicio médicos, trabajo social, muestras de orina,

toxicológicas, jóvenes, hombres y mujeres.

8. Alianza para un Puerto Rico sin Drogas

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Teléfono: (787) 759 -9489

Fax: (787) 6391

9. Iniciativa Comunitaria de Investigación (I.C.I)

Teléfono: (787) 250 – 8629

10. Programa del Adolecente de Naranjito

Teléfono: (787) 866 – 4283

11. Fondos Unidos de Puerto Rico –PO Box 191914 San Juan, Puerto Rico 00919-1914

Teléfono: (787) 728 -7099

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Procedimiento del Comité de Readmisión

Según el catalogo de la institución todo estudiante que haya interrumpido sus estudios deberá

solicitar readmisión en la oficina de Registradora de la Institución. Esta Oficina, luego de analizar la

documentación oficial y entrevistar al solicitante, determinara la elegibilidad del estudiante para

readmisión, utilizando las normas establecidas en el Catalogo. Las solicitudes deberán hacerse

dentro de treinta (30) días antes de comenzar el siguiente periodo de matrícula y está sujeto a

disponibilidad de cursos según los curso pendientes por completar.

Los estudiantes readmitidos se regirán por el Catalogo General, Normas y Reglamentos vigentes en

la Institución al momento de su readmisión.

Aquel estudiante que fuera dado de baja por progreso académico no satisfactorio, podrá ser

readmitido a la Institución con status de probatoria académica por un periodo equivalente a un

periodo de estudios y de acuerdo con el tiempo y medio (1.5). Sin embargo, todo estudiante que

haya sido dado de baja en dos (2) ocasiones por razones académicas podrá ser suspendido por el

termino de un (1) ano tenido en cuenta el tiempo y medio (1.5) de duración de programa.

Procedimientos para solicitar readmisión

Para ser considerada la solicitud de readmisión deberá estar acompañada del pago de la cuota

correspondiente, presentar por escrito una justificación valida por la cual se vio obligado u obligada

a suspender sus estudios y deberá cumplir con los requisitos académicos y de otra índole vigente al

momento de solicitar la readmisión. Luego la solicitud pasa a la Oficina de Registro, quien a su vez,

solicitara a la Oficina de Retención la evaluación del estudiante. Cuando Registro recibe el informe

de la Oficina de Retención, la solicitud pasa al Comité de readmisiones donde se discute el estatus

del estudiante con la institución. Este Comité determinara si es aceptada o denegada la solicitud y

bajo qué condiciones es readmitido el estudiante.

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Comité de readmisión

El comité de cada recinto tiene la autoridad para cuestionar y condicionar la readmisión de cualquier

estudiante al instituto. Todos los estudiantes cuya readmisión haya sido cuestionada o condicionada,

recibirán de parte del comité una notificación por escrito, en la cual se especificarán las razones por

las que la readmisión le puede ser condicionada o negada. El Comité está facultado para negar la

readmisión o condicionar la misma. El Comité de readmisión evaluará cada caso individualmente y

determinará la acción pertinente a ese efecto. El comité será presidido por el Director de recinto. Las

decisiones del Comité serán inapelables.

Este comité consta de los siguientes miembros:

Director(a) del recinto

Asistencia Económica

Registrador(a)

Tesorera

Oficial de Retención

Personal de Admisiones que trabajo el caso

Para que sea denegada una solicitud debe ser por alguna de las siguientes razones:

Progreso académico

Conducta inapropiada mientras fue estudiante activo

Problemas de ausentismo

Para tomar esta decisión deben existir copias en los expedientes que llevan los distintos

departamentos.

Elegibilidad o disponibilidad de ayuda económica.

Se entiende que una solicitud es aprobada cuando el formulario de discusión del Comité tiene todas

las firmas requeridas.

APROBACION:

______________ ____________ ____________

Juan C. Vargas Fecha Sello oficial Presidente

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Formulario de Aceptación / Denegación Readmisión

Comité de Readmisión

Nombre: ___________________ Puesto: __________________

Aceptado: ______ Denegado: ______

Razón: __________________________________________________

Firma: _______________________ Nombre: ___________________ Puesto: __________________ Aceptado: ______ Denegado: _____ Razón: __________________________________________________ Firma: _______________________ Nombre: ___________________ Puesto: __________________ Aceptado: ______ Denegado: _____ Razón: __________________________________________________ Firma: _______________________

Nombre: ___________________ Puesto: __________________ Aceptado: ______ Denegado: _____ Razón: __________________________________________________ Firma: _______________________

Nombre: ___________________ Puesto: __________________ Aceptado: ______ Denegado: _____ Razón: __________________________________________________ Firma: _______________________

Nombre: ___________________ Puesto: __________________ Aceptado: _______ Denegado: _____ Razón: __________________________________________________ Firma: _______________________ CTIRET-001 Rev. Marzo-2013

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POLITICA DE ESTUDIANTE CON IMPEDIMENTOS

Introducción:

El quinto requerimiento general de la sección 5 de los estándares de acreditación de la

ACCSC, establece que ninguna escuela le niega admisión o discrimina contra de un

estudiante por razón de raza, credo, color, sexo, edad, origen nacional ni por impedimento,

e indica que la institución debe acomodar razonablemente prospectos y estudiantes con

impedimentos de acuerdo a las leyes que aplican.

Para cumplir con los requisitos Cambridge Technical Institute ha establecido una política

para atender esta población y los Recintos se regirán por esta Política.

Propósito:

Esta política tiene como propósito establecer normas y procedimientos adecuados para

atender las necesidades de la población estudiantil con impedimentos de Cambridge

Technical Institute.

Base Legal:

La sección 504 de la Ley de Rehabilitación del 1973 (Ley Publica 93-113), ofrece a las

personas con impedimentos los mismos derechos y oportunidades que disfrutan los demás

ciudadanos. La misma establece que todas las entidades públicas y privadas que reciban

fondos federales no podrán discriminar por motivo del impedimento de las personas para

limitar o excluir su participación de cualquier programa o actividad que dichas entidades

lleven a cabo.

En el 1990, el Congreso de los Estados Unidos aprobó la Ley Publica 101-336: “American

with Disabilities Act” (ADA). La ley para las personas con impedimentos, conocida por sus

siglas en ingles ADA, establece un mandato claro para eliminar el discrimen por razón de

impedimentos. Esta ley otorga protecciones a personas por razón de raza, sexo, origen

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nacional, edad y religión. Esta ley garantiza la igualdad de oportunidades para personas

con impedimentos.

También esta refuerza los mandatos de la sección 504 y los extiende a todos las

instituciones de enseñanza superior, independientemente de que reciban o no fondos

federales.

Le Ley #238 “La Carta de Derecho de las Personas con Impedimentos” de 31 de agosto de

2004, en el articulo4 (Derechos Generales de las personas con Impedimentos), indica que

las personas con impedimentos tienen derechos a disfrutar y tener acceso a programas de

servicio recreativos, deportivos, educativos y culturales en la comunidad, y a tener acceso

a los beneficios y servicios públicos en las áreas de educación, rehabilitación vocacional,

vivienda, bienestar social, salud, transportación y empleo.

En esta ley persona con impedimento se refiere a toda persona que tiene un impedimento

físico, mental o sensorial que limita sustancialmente una o más actividades esenciales de

su vida; tiene un historial o record medico de impedimento físico, mental o sensorial; o es

considerada que tiene un impedimento físico, mental o sensorial.

ACOMODO RAZONABLE

A. Procedimiento para solicitar acomodo razonable

Los estudiantes con impedimento podrán solicitar servicios de acomodo razonable

mediante la solicitud para acomodo razonable disponible en la oficina de retención. Para

completar este proceso deberá:

Radicar el formulario de solicitud

Acompañar la solicitud con una certificación medica que especifique el acomodo

requerido.

Es responsabilidad de la persona con impedimento solicitar dicho acomodo con

suficiente anticipación para que el personal a cargo evalué su petición y prepare un

plan de servicio. Cada caso se evaluara individualmente.

La solicitud debe someterse antes de matricularse y la misma debe incluir toda

evidencia necesaria que justifique la petición.

Estas peticiones serán evaluadas tomando en consideración la documentación o evidencia

sometida. De ser necesario se podrá hacer las consultas necesarias con él con el personal

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especializado en las áreas donde el estudiante solicita el acomodo razonable. De ser

aprobado el acomodo se le entregara al estudiante una notificación escrita y de ser

necesario, con la autorización del estudiante al profesor.

DESCRIPCION DE SERVICIOS:

La institución reconoce está comprometida a dar servicio de calidad a los estudiantes con

impedimentos. La necesidad de ofrecer una serie de servicios dirigidos a satisfacer las

necesidades de esta población para su ajuste y adaptación a la vida estudiantil y

garantizar a su retención.

Los servicios que se prestan son:

Acomodo Razonable

Orientación a la población estudiantil sobre esta política

Orientación individual a la población con impedimentos

Referidos a profesionales de ayuda

Referido a agencias de servicios relacionados

Orientación académica y vocacional

Coordinación de talleres

Acceso para personas en silla de ruedas, a través del Recinto

Un ascensor en el edificio

Baños para estos estudiantes

Disponibilidad de estacionamientos identificados para impedidos

Procesamiento de querellas o apelaciones

Otros servicios solicitados a través de la oficina de retención

DERECHOS Y RESPONSABILIDADES

Estudiantes

Derechos

Los estudiantes con impedimentos tendrán derecho a:

Igualdad de acceso a los cursos, programas, servicios, empleo, actividades y

facilidades disponibles en la institución.

Acomodo apropiado y razonable, tales como:

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- Cambio de salón de clase

Adjuntes académicos, tales como:

- Administración de pruebas / exámenes

Tiempo adicional para tomar un examen

Formato del examen (oral)

Uso de equipo asistido ( propiedad del estudiante) en el salón tales como:

- Grabadoras

- Computadoras

Determinar en relación a su impedimento:

- La información que se puede divulgar, y, a quien se le podrá divulgar

Responsabilidades:

Cumplir con los requisitos académicos e institucionales.

De necesitar acomodo razonable la persona deberá solicitarlo, a través de la

oficina de retención, al inicio de clases y/o (2) semanas después. De no hacerlo

así, el estudiante tiene derecho de solicitar el acomodo, pero no se garantiza

que este se provea con la misma efectividad.

Acompañar la Solicitud para Acomodo Razonable con documentación del

recurso profesional apropiado (medico, terapia ocupacional, psicólogo, según

aplique) que indique la naturaleza del impedimento y las recomendaciones para

el acomodo.

Cumplir con los procedimientos institucionales para obtener acomodo razonable

Institución

1. Derechos y responsabilidades

Mantener los estándares académicos de la Institución

Requerirle a los solicitantes documentación actualizada de su condición al

recurso profesional apropiado (medico, terapista ocupacional, psicólogo, según

aplique) para verificar su necesidad para acomodo razonable.

Consultar la necesidad del solicitante con el recurso profesional apropiado

(medico, terapista ocupacional, psicólogo) de ser necesario según se ha

establecido en el documento de divulgación de información.

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Seleccionar el acomodo razonable más apropiado según el impedimento del

solicitante, que no implique una inversión económica excesiva o irrazonable para

la Institución.

Denegar solicitudes para acomodo razonable si la documentación:

- No identifica un impedimento.

- Si falla en documentar las necesidades del servicio requerido.

- Si los documentos no se proveen a tiempo.

No conceder acomodo razonable que se considere inapropiado o irrazonable,

debido a que:

- Presentar una amenaza directa a la salud o seguridad ajena o del solicitante.

- Constituye un cambio o alteración sustancial a un curso o programa.

- Presenta un costo oneroso para la Institución.

La oficina de retención será responsable de planificar, organizar y evaluar todos los

servicios para las personas con impedimentos.

QUERELLAS:

Todos miembros de la población estudiantil, que entienda que le han violado sus

derechos bajo la Ley Sección 504 y/o la Ley ADA, según enmendadas, pueden presentar

una querella en forma escrita ante el Director del Recinto.

Proceso de querella:

El director del recinto citara al querellante a entrevista, no más tarde de tres días

laborales de haberse recibido la querella, para aclarar el contenido y naturaleza

de la misma.

El director del recinto hará las gestiones necesarias para resolver la querella, en

5 días laborables.

De ser necesario, el director del recinto consultara con el asesor legal de la

institución.

De resolverse la querella, el Director del recinto cerrara el caso con la

aprobación del querellante.

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DIVULAGACION DE LA POLITICA

La oficina de Retención mantendrá informada a la población estudiantil sobre esta Política

y sus implicaciones en la práctica y presentación de servicios.

Esta Política, que aplica a toda la población estudiantil estará disponible para toda persona

que la solicite. Debe solicitarse directamente a la oficina de Retención o al Director del

recinto.

VIGENCIA:

Esta política entra en vigor inmediatamente después de su aprobación.

APROBACION:

______________________________________________________________________

Juan C. Vargas Fecha de aprobación Sello oficial

Presidente

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Solicitud para Acomodo Razonable

CTIRET-002 Rev. Marzo-2013

DATOS PERSONALES

Nombre:

Fecha de Nacimiento: Edad:

Teléfono:

Dirección Postal:

Dirección residencial:

CONTESTE LOS SIGUIENTES:

Describa la condición que le impide realizar funciones esenciales:

Detalle qué tipo de acomodo requiere para realizar las funciones esenciales:

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28

Certificación del Especialista

Acomodo Razonable

DATOS PERSONALES

Nombre:

Fecha de nacimiento: Edad:

Teléfonos:

Dirección:

I. Condiciones de salud del Estudiante:

__________________________________________________________

__________________________________________________________

II. Tareas o funciones que el estudiante no puede realizar sin el acomodo:

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

III. Recomendaciones:

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

IV. Certificación:

Nombre del especialista: ______________________ Lic. # ___________

Especialidad: ______________________________

Firma: ___________________________________ Fecha: ___________

CTIRET-003 Rev. Marzo-2013

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Autorización para Compartir Información

Yo _______________________, mayor de edad y estudiante de Cambridge Technical

Institute, autorizo al consejero de la institución y a las persona a cargo de autorizar el

acomodo que estoy solicitando, a discutir mi caso con especialistas, con el único fin de

agilizar el proceso de la solicitud y dar seguimiento a la misma.

_____________________ ___________

Firma del estudiante Fecha

CTIRET-004 Rev. Marzo-2013

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POLITICA SOBRE “BULLYNG” O ACOSO ESCOLAR

Las instituciones educativas se hacen eco de la profunda preocupación que se ha

levantado por conducta constitutiva de acoso escolar o “bullying” en nuestros centros de

enseñanza. El Acoso Escolar es un acto grave porque tiene el efecto directo e indirecto de

atentar contra la dignidad del ser humano. Es un acto despiadado y cruel.

A partir de este año 2009, nuestra institución será enérgica en los casos en que reporte

acoso escolar (“bullying”). Esta conducta la que será descrita más adelante, no va a ser

tolerada. De presentarse una queja de acosos se investigara y de comprobarse la

probabilidad del acoso, el (la) podrá ser severamente sancionado, incluida su expulsión

sumaria.

El Acoso Escolar (“bullying”) se define como una conducta agresiva y ofensiva de una

persona o más contra otros(as) y que podría ser repetitiva.

La siguiente persona estará a cargo de los asuntos relacionados a situaciones de acoso

escolar en el recinto.

Director de Recinto

Una vez presentada la queja por acoso en el formulario correspondiente, la administración

de la institución abrirá una investigación.

El primer paso a seguir será notificar al estudiante o los estudiantes imputados sobre el

acoso escolar o “bullying”. Se les instruirá para que desde ese momento se abstenga de

mantener ningún tipo de comunicación o contacto con él o la estudiante objeto de acoso.

Dependiendo de las circunstancias de cada caso, la institución podrá retirar al(los)

estudiante(s) de los predios de la institución.

Cada caso se evaluara por sus propios meritos. Entre los factores a considerar están los

siguientes: la intensidad del acoso, medio utilizando por el acosador hacia el acosad,

donde se concreta el acoso, en qué consiste el acoso, etc. La investigación incluirá

entrevista con estudiantes, profesores, cualquier miembro de la comunidad escolar, o

cualquier persona que pueda tener conocimiento de los hechos que están siendo objeto de

investigación. La institución procurara resolver la queja con prontitud.

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De confirmarse el acoso, el (la) los(as) estudiantes(s) señalado(s) podrá(n) recibir una o

más de las siguientes sanciones:

Reprimenda y/o

Suspensión y/o

Imposición de una probatoria de conducta por el termino que la administración

estime prudente y/o

Expulsión sumaria

Esta política podrá ser enmendada en cualquier momento.

NINGUNA DE LAS PARTES TENDRA DERECHO A SER ASISTIDO(A) POR

ABOGADOS(AS). Si una de las partes no estuviera de acuerdo con la sanción impuesta

podrá apelar al Director de Recinto, quien evaluará el caso en sus meritos.

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CTIRET-005 Rev. Marzo-2013

HOJA DE SEGUIMIENTO

Nombre del estudiante: ________________________________________

Programa: ________________________________________

Fecha Iniciales Nota

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DMIRET-006 Rev. Marzo-2013

OFICINA DE RETENCION

Visita de seguimientos a la oficina de retención

Fecha: _______________________ Recinto: ___________________

Oficial de Retención: _______________________________________

Se le da seguimiento a:

________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Hallazgos: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Recomendaciones: ______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

____________________________

Firma del Oficial de Retención

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CTIRET-007 Rev. Marzo-2013

OFICINA DE RETENCION

Hoja de referido del profesor (se llena electrónicamente)

Nombre: ______________ __ Profesor: ________________ Programa: _______________ Sesión: D ( ) N ( ) Ciclo #: _________________ Razones para referido del estudiante: / __/ Ausentismo /__/ Indisciplina

/__/ Tardanza /__/ Problemas Personales

/__/ Progreso Académico /__/ Otros: ________________

Gestiones Realizadas por el Profesor:

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Días Ausentes (fechas exactas): ________________________________________ ___________________________________________________________________ _____________________ ___________ Firma del Profesor Fecha Para uso del oficial de retención ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________ __________ Firma del Oficial de Retención Fecha

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CTIRET-008 Rev. Marzo-2013

OFICINA DE RETENCION

Hoja de Referido Externo Nombre del Funcionario: __________________________________________

Puesto: __________________________________________

Agencia: __________________________________________

Nombre del estudiante: __________________________________________

Dirección: ___________________________________________

___________________________________________

Teléfono: __________________________________________

Profesional que refiere: ___________________________________________

Puesto: ___________________________________________

Teléfono de contacto: ___________________________________________

Recinto: ____________________________________________

Situación:

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

_______________________________ ________________

Firma del Oficial de Retención Fecha

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CTIRET-009 Rev. Marzo-2013

OFICINA DE RETENCION

Formulario de Visitas a Agencias

Nombre de la Agencia: _____________________________________

Fecha de Visita: _____________________________________

Propósito de la visita: ______________________________________

_____________________________________

Nombre del Funcionario: ___________________________________

Puesto: ____________________________________

Firma: _____________________________________

Personal de Cambridge Technical Institute Nombre: ____________________________________________________ Puesto: ____________________________________________________ Firma: ____________________________________________________

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DMIRET-010 Rev. Marzo-2013

OFICINA DE RETENCION

Formulario de Entrevista Inicial

DATOS PERSONALES

Nombre:

Programa: Fecha de inicio

Fecha de nacimiento: Edad:

Teléfonos:

Dirección Postal:

Dirección Residencial:

SITUACION OCUPACIONAL

Preparación Académica:

Empleado: Si ( ) No ( )

Lugar de empleo:

SITUACION SOCIAL

Participación del programa: ( ) Rehabilitación Vocacional ( ) PAN ( ) TANF

Otros programas:

Información adicional:

__________________ ______ ________________________ Firma del estudiante Fecha Firma de Ofic. De Retención

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DMIRET-011 Rev. Marzo-2013

CARTA DE COMPROMISO DE BUENA CONDUCTA

Yo, __________________, estudiante de Cambridge Technical Institute del programa de _________________ me comprometo de mantener una conducta adecuada dentro en la Institución. De lo contrario asumo las consecuencias que me fueron explicadas, las cuales se encuentran en el reglamento de estudiantes.

Firmando este documento me comprometo a acatar y seguir las siguientes normas:

Respetar los horarios de las clases

Cumplir con la asistencia a clases

Cumplir con las tareas asignadas

Aceptar las instrucciones de los profesores

Asistir a clases con una vestimenta adecuada\

De ser el caso, reponer trabajos que tenga atrasados

No alterar el orden y bienestar del grupo, ni promover la violencia

Ser compresivo, considerado y respetuoso para con los miembros de la Facultad, compañeros y la Administración del Colegio.

No ingerir, poseer, manufacturar o distribuir ilegalmente sustancias controladas ni alcohol.

No portar armas de fuego

De no cumplir lo anteriormente descrito me someto a las sanciones establecidas en el reglamento de estudiantes. Reconozco que dentro de estas sanciones esta la posibilidad de que se procese la baja administrativa por comportamiento inaceptable.

Acepto las condiciones arriba mencionadas

Firmado hoy, _____ de ________________ de ______

Firma del Estudiante: ______________________________

Firma del Profesor: ______________________________

Firma del Oficial de Retención: ______________________________

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Cuestionario de Necesidades del Estudiantes

Estimado estudiante:

Este cuestionario ha sido preparado con la intensión de conocerte mejor y poderte brindar todas las herramientas necesarias para que logres las metas de crecimiento profesional que te has trazado. Para lograr el propósito de este instrumento, debes completar el

mismo de la manera más sincera posible.

1. ¿Has estudiado en alguna institución postsecundaria anteriormente?

En caso afirmativo Que institución? Y Que área de especialidad?

2. ¿Qué te llevo a tomar la decisión de continuar estudios post secundarios?

3. ¿Quién o qué influyo en tu decisión de comenzar a estudiar?

4. ¿Por qué elegiste esta carrera?

5. ¿Que conoces de la profesión que vas a estudiar? Como obtuviste estos conocimientos?

6. ¿Dónde o como te visualizas tu, cuando obtengas el diploma del curso seleccionado?

7. ¿Qué situaciones piensas que puedan representar una dificultad para realizar adecuadamente tus tareas en el instituto?

8. ¿Reconoces la necesidad de superar alguna dificultad para desempeñarse adecuadamente en el estudio de la profesión?

9. ¿Tienes necesidad de algún acomodo razonable para las clases?

DATOS PERSONALES

Nombre:

Edad:

Preparación Académica:

Teléfono:

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10. Medios de transportación

11. ¿De tener niños Cuentas con algún recurso para el cuido de los mismos?

______________________________________________________________________________________________________________________________________

12. ¿Trabajas? __ Si ___ No

De ser afirmativo ¿Donde? ___________________________

13. ¿Participar de algún programa del gobierno? ____ Si ___No

De ser afirmativo ¿Cual? ______________________________

14. Información adicional que nos quieras ofrece

_________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________

CTIRET-012 Rev. Marzo-2013

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COMPROMISO DE ASISTENCIA

Fecha: __________________

Yo, ________________________ estudiante del programa: ___________ me comprometo a asistir regularmente a clases. Presentare evidencia que justifique la ausencia en su momento. También me comprometo a reponer las tareas que se cubran durante el tiempo en el que no esté presente. Estoy consciente que de continuar con un patrón de ausencias y no presentar sin evidencias, la Institución tomara las medidas necesarias (señaladas en el reglamento de estudiante).

Firmado hoy, ___ de ___________________ de _______.

Firma del Oficial de Retención: ____________________

Firma del Estudiante: ________________________

CTIRET-013 Rev. Marzo-2013

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OFICINA DE RETENCION

Informe mensual de labor realizada

Mes: __________

I.

Estudiantes atendidos Visitas realizadas Referidos recibidos Referidos externos Expedientes trabajados Expedientes creados Estudiantes en alto riesgo Bajas

II Otras tareas

III Logros alcanzados

IV Necesidades detectadas

V Actividades realizadas

VI Actividades de crecimiento profesional

Firma del Oficial de Retención Fecha

CTIRET-014 Rev. Marzo-2013

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OFICINA DE RETENCION Informe Anual de labor realizada

Año _____________

II Otras tareas

En orden de fechas

III Logros alcanzados

Por meses

IV Necesidades detectadas

Por meses

V Actividades realizadas

En orden de fechas

VI Actividades de crecimiento profesional

En orden de fechas

____________________________ ______________

Firma del Oficial de Retención Fecha

CTIRET-015 Rev. Marzo-2013

Estudiantes atendidos

Visitas realizadas

Referidos recibidos

Referidos Externos

Expedientes trabajados

Expedientes creados

Estudiantes en alto riesgo

Bajas

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OFICINA DE RETENCION CTIRET-016 Rev. Marzo-2013

Control de Referidos Internos

Fecha Estudiante referido Programa Profesor Razón

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OFICINA DE RETENCION CTIRET-017 Rev. Marzo-2013

Control de Referidos Externos

Fecha Estudiante referido Programa Profesor Razón

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CTIRET-018 Rev. Marzo-2013

OFICINA DE RETENCION

Control de Visitas a la Oficina

Fecha Estudiante referido Programa Profesor Razón

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CTIRET-019 Rev. Marzo-2013

OFICINA DE RETENCION Informe de retención por ciclo

Matricula

Programa

Ciclo I Ciclo II Ciclo III Ciclo IV Ciclo V Ciclo VI

Inicio Final % Inicio Final % Inicio Final % Inicio Final % Inicio Final % Inicio Final %

Estudiante baja y razones

Estudiante Razón

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CTIRET-020 Rev. Marzo-2013

OFICINA DE RETENCION

Plan de Trabajo Semestral

Mes Actividades Objetivos Recursos

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CTIRET-021 Rev. Marzo-2013

INFORME SEMANAL DE ESTUDIANTES EN ALTO RIESGO

Semana del ________________al ___________________2013

Nombre del Estudiante Fecha

de Inicio Programa Referido ( )sí ( ) no

Profesor Teléfono Comentarios

Cuando fue referido,

cantidad de ausencias,

gestiones realizadas

llamadas, etc.