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Manual de Procedimientos DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD OCTUBRE 2017

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Manual de Procedimientos

DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD

OCTUBRE 2017

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

3

INDICE Página

I. Introducción 5

II. Presentación de los Procedimientos 6

III. DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE INGRESOS

Procedimiento para el registro de los ingresos recibidos mediante cajas recaudadoras municipales

8

Procedimiento para el registro de los ingresos recibidos mediante bancos, oficinas externas receptoras e internet

11

Procedimiento para el registro de claves de reconciliación creadas por el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones

14

Procedimiento para el registro de ingresos por participaciones y aportaciones federales, otros fondos, programas especiales y convenios

17

Procedimiento para las conciliaciones bancarias 20

Procedimiento para el registro de ingreso y egreso por concepto de inversiones 25

Procedimiento para el registro de ingreso por concepto de intereses 28

Procedimiento para el registro de ingreso por concepto de reintegro de rendimientos financieros 31

Procedimiento para el registro del ingreso por Derecho de Alumbrado Público (DAP) 34

Procedimiento para el registro de apoyos a ayudas sociales 37

Procedimiento para las reclasificaciones contables 40

Procedimiento para el registro de fideicomisos 43

Procedimiento para el registro de movimientos de la deuda pública 47

Procedimiento de control, revisión y archivo de la documentación comprobatoria del ingreso diario mediante cajas recaudadoras municipales

50

IV. DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE EGRESOS

Procedimiento para la validación y control de la obra pública municipal y federal 53

Procedimiento para el registro de la nómina en el sistema SAP 57

Procedimiento para la revisión del compromiso del gasto 62

Procedimiento de revisión de los pagos por gastos erogados por el Municipio 65

Procedimiento para la verificación y compensación de la comprobación de recursos financieros 70

Procedimiento para la verificación de alta de activos de bienes patrimoniales 74

Procedimiento para la verificación de registro de baja y sustitución de bienes patrimoniales 78

Procedimiento para la compensación de Fondo Fijo 82

Procedimiento para la emisión de estados financieros del Sistema SAP 86

Procedimiento para la revisión de fondos 91

Procedimiento para la revisión de los recursos otorgados a las Juntas Auxiliares 94

Procedimiento para el registro de préstamos por fondo 98

Procedimiento para la determinación y captura de retenciones del 10% de ISR mensual y su declaración anual

102

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

4

Procedimiento para la cancelación de registro de pasivo de nómina 105

Procedimiento para la consolidación de estados financieros de los Organismos Públicos Descentralizados (OPD´S) y Municipio de Puebla

109

Procedimiento para la elaboración de formato de reintegro en efectivo 113

V. DEPARTAMENTO DE CUENTA PÚBLICA

Procedimiento para la presentación de Estados Financieros, Presupuestales y Programáticos, así como información financiera a la Auditoría Superior del Estado de Puebla

118

Procedimiento para la atención de requerimientos de información derivadas de auditorías internas y externas

124

Procedimiento para integración y presentación de la cuenta pública 127

Procedimiento para la recepción de la documentación soporte que conforma el egreso público, para su resguardo

133

VI Glosario de términos 137

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

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I. INTRODUCCIÓN La Tesorería Municipal, comprometida a mejorar el cumplimiento de sus obligaciones, busca incrementar la calidad de los trámites y servicios que brinda para satisfacer las necesidades y expectativas de la ciudadanía. Para lograrlo, realizó una mejora y actualización de sus procesos de trabajo que conforman su operación diaria. Por este motivo, es necesario conocer a fondo las actividades que se realizan en la Dirección de Contabilidad y los diferentes departamentos que la conforman: Departamento de Registro de Egresos, Departamento de Registro de Ingresos, Departamento de Cuenta Pública dejándolas documentadas para su difusión y conocimiento del personal. Es por esta razón que se ha actualizado el presente Manual de Procedimientos, como una herramienta de apoyo y consulta, con la finalidad de establecer las normas generales de operación y los procedimientos de trabajo, de las diferentes dependencias que conforman la Tesorería Municipal. El manual está estructurado de la siguiente manera:

1. El Marco legal, que da sustento a las funciones de la dirección 2. Sus políticas de operación, que son los lineamientos generales de actuación 3. Descripción del procedimiento, que señala la explicación a detalle de los procesos mostrados en el

Diagrama de Flujo 4. Diagrama de Flujo que muestra la secuencia de las actividades realizadas así como las personas

encargadas de realizar operativamente el proceso Los beneficios de la actualización de los manuales radican en: • Facilitar el análisis, monitoreo y efectividad de los procesos. • Se encuentran alineados con la actualización e implementación de la Armonización Contable. • Permiten detectar áreas de mejora. • Se identifican plenamente quienes son los actores de cada uno de los procesos así como cuáles son los niveles de autorización por los que debe pasar un trámite antes de ser cubierto en su totalidad. • Se dan a conocer los servicios con los que cuenta la dirección. Asimismo, y con la intención de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la Dirección de Contabilidad adscrita a la Tesorería Municipal, que considere los principios básicos de igualdad y equidad, que deben existir entre hombres y mujeres para su óptimo desarrollo personal y profesional, toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este Manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca que es para uno y otro género. El contenido técnico del presente documento es responsabilidad de quien los emite así como sus modificaciones, cada vez que la normatividad aplicable o las tareas al interior de las Unidades Administrativas que la conforman, signifiquen cambios en sus procedimientos, a efecto de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz.

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

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II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Departamento de Registro de Ingresos

1. Procedimiento para el registro de los ingresos recibidos mediante cajas recaudadoras municipales

2. Procedimiento para el registro de los ingresos recibidos mediante bancos, oficinas externas receptoras e internet

3. Procedimiento para el registro de claves de reconciliación creadas por el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones

4. Procedimiento para el registro de ingresos por participaciones y aportaciones federales, otros fondos, programas especiales y convenios

5. Procedimiento para las conciliaciones bancarias

6. Procedimiento para el registro de ingreso y egreso por concepto de inversiones

7. Procedimiento para el registro de ingreso por concepto de intereses

8. Procedimiento para el registro de ingreso por concepto de rendimientos financieros

9. Procedimiento para el registro del ingreso por Derecho de Alumbrado Público (DAP)

10. Procedimiento para el registro de apoyos a ayudas sociales

11. Procedimiento para las reclasificaciones contables

12. Procedimiento para el registro de fideicomisos

13. Procedimiento para el registro de movimientos de la deuda pública

14. Procedimiento de control, revisión y archivo de la documentación comprobatoria del ingreso diario mediante cajas recaudadoras municipales

Departamento de Registro de Egresos

1. Procedimiento para la validación y control de la obra pública municipal y federal.

2. Procedimiento para registro de la nómina en el sistema SAP

3. Procedimiento para la revisión del compromiso del gasto

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Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

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4. Procedimiento de revisión de pagos de gastos erogados por el Municipio

5. Procedimiento para la verificación y compensación de la comprobación de recursos financieros

6. Procedimiento para la verificación de alta de activos de bienes patrimoniales

7. Procedimiento para la verificación de registro de baja y sustitución de bienes patrimoniales

8. Procedimiento para la compensación de Fondo Fijo

9. Procedimiento para la emisión de estados financieros del Sistema SAP

10. Procedimiento para la revisión de fondos

11. Procedimiento para la revisión de los recursos otorgados a las Juntas Auxiliares

12. Procedimiento para el registro de préstamos por fondo

13. Procedimiento para la determinación y captura de retenciones del 10% de ISR mensual y su

declaración anual.

14. Procedimiento para la cancelación de registro de pasivo de nómina

15. Procedimiento para la consolidación de estados financieros de los OPD´S y Municipio de Puebla

16. Procedimiento para la elaboración de Formato de Reintegro en efectivo

Departamento de Cuenta Pública

1. Procedimiento para la presentación de estados financieros, Presupuestales y Programáticos, así como información financiera a la Auditoría Superior del Estado de Puebla

2. Procedimiento para la atención de requerimientos de información derivadas de auditorías internas y externas

3. Procedimiento para Integración y presentación de la cuenta pública

4. Procedimiento para la recepción de la documentación soporte que conforma el egreso público, para su resguardopúblico, para su resguardo.

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

8

III. DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE INGRESOS

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para el registro de los ingresos recibidos mediante cajas recaudadoras municipales.

Objetivo: Realizar los registros contables de los ingresos que recibe el Municipio mediante Cajas recaudadoras Municipales por contribuciones de la ciudadanía a fin de contar en todo momento con información oportuna, veraz y confiable.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de Ingresos del Municipio de Puebla, del Ejercicio Fiscal 2017, aplica toda la ley Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26.

Políticas de Operación:

1. Los recibos oficiales así como fichas bancarias y vouchers que envíe el Departamento de Caja General serán el soporte de los registros contables, por lo que es indispensable que los mismos incluyan sello oficial de recibido y/o el sello de la institución bancaria.

Tiempo Promedio de Gestión:

2 días

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

9

Descripción del Procedimiento: para el registro de los ingresos recibidos mediante cajas recaudadoras municipales

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista de Registro de

Ingresos 1

Recibe los cierres correspondientes al día hábil

inmediato anterior.

Reportes,

recibos

oficiales, fichas

bancarias y

vouchers

Original

impreso

Analista de Registro de

Ingresos 2

Verifica que los ingresos estén cobrados

conforme a la Ley de Ingresos a su vez que

coincida el reporte de cajas con los recibos,

fichas bancarias y vouchers.

Se genera

documento en

Excel

Original

impreso

¿Existen faltantes de soporte documental

original? No, continúa en la actividad No. 4

En caso contrario:

Analista de Registro de

Ingresos

3

Aclaran las diferencias correspondientes con el

Departamento de Caja General, regresando a

la actividad No. 2

N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 4

Se realizan las reclasificaciones

correspondientes por diferencias entre las

diferentes cuentas de bancos (SAP) y estados

de cuenta bancarios y verificados contra fichas

bancarias y vouchers, con la Transacción

ZFITR_INGRESOS.

Se genera

documento en

sistema

Original

impreso

Analista de Registro de

Ingresos 5

Realiza el cierre del día en SAP en la

Transacción FPG4. N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 6

Transfiere la información revisada en SAP del

cierre del día en la Transacción FPG1. N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 7

Revisa los documentos generados validando

que coincidan los registros. N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 8

Pasa la información del ingreso a otro Analista

del mismo Departamento para la revisión

documental y termina el procedimiento.

N/A N/A

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

11

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para el registro de los ingresos recibidos mediante bancos, oficinas externas receptoras e internet.

Objetivo: Registrar y controlar los ingresos captados en bancos e Internet, a fin de contar en todo momento con información oportuna, veraz y confiable.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito Art. 1 y 2 Fracc.III, Titulo Primero Capítulo IV y Titulo Segundo Capitulo II. Ley de Ingresos del Municipio de Puebla para el Ejercicio Fiscal 2017, aplica toda la ley. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26.

Políticas de Operación:

1. Los cobros recibidos mediante Bancos, Oficinas Externas Receptoras e Internet serán validados con el reporte generado en SAP por el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones los cuales se transfieren a la Dirección de Contabilidad para su validación contable.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

12

Descripción del Procedimiento: Para el registro de los ingresos recibidos mediante bancos, oficinas externas receptoras e internet.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista de Registro de

Ingresos 1

Recibe del Departamento de

Control de Recaudación e

Infracciones copia del Estado de

Cuenta con el depósito

correspondiente.

Estado de Cuenta Copia

Analista de Registro de

Ingresos 2

Verifica que coincida el Reporte

emitido en el Sistema contra el

estado de cuenta bancario.

Se genera reporte en

Excel Original impreso

¿Existen diferencias?

No, continúa en la actividad No. 4

En caso contrario:

Analista de Registro de

Ingresos

3

Aclara las diferencias con el

Departamento de Control de

Recaudación e Infracciones,

regresando a la actividad No. 2

N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 4

Realiza el cierre del día por

Institución Bancaria e Internet en

la Transacción FPG4.

N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 5

Transfiere la información

revisada en el sistema SAP en la

Transacción FPG1.

Se genera documento

en sistema N/A

Analista de Registro de

Ingresos 6

Envía informe de los documentos

generados para validar contra

bancos y termina procedimiento.

N/A N/A

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

14

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para el registro de claves de reconciliación creadas por el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones

Objetivo: Revisar que las claves de reconciliación afecten correctamente las cuentas contables para su cierre y transferencia a Contabilidad.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito Art. 1 y 2 Fracc. III, Título Primero Capítulo IV y Título Segundo Capítulo II. Ley de Ingresos del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017 aplica toda la ley. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26.

Políticas de Operación:

1. Las claves de reconciliación creadas por el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones (Reversas, saldos a favor, creación de deuda, contracargos, anulaciones) deberán ser revisadas y validadas para que efectúen el movimiento correspondiente en Contabilidad.

Tiempo Promedio de Gestión:

2 días

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

15

Descripción del Procedimiento: Para el registro de claves de reconciliación creadas por el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista de Registro de

Ingresos 1

Recibe del Departamento de

Control de Recaudación e

Infracciones listado de claves de

reconciliación efectuadas por

ellos.

Listado Copia

Analista de Registro de

Ingresos 2

Verifica que las claves de

reconciliación afecten las cuentas

contables correctas mediante la

transacción FPF3.

N/A N/A

¿Existen diferencias?

No, continúa en la actividad No. 4

En caso contrario:

Analista de Registro de

Ingresos

3

Aclara las diferencias con el

Departamento de Control de

Recaudación e Infracciones,

regresando a la actividad No. 2.

N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 4

Realiza el cierre de las claves de

reconciliación mediante la

Transacción FPG4.

N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 5

Realiza la transferencia de las

claves de reconciliación mediante

la transacción FPG1, y termina el

procedimiento.

Se genera documento

en sistema Original impreso

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

17

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para el registro de ingresos por participaciones y aportaciones federales, otros fondos, programas especiales y convenios.

Objetivo: Registrar y controlar los ingresos captados por concepto de participaciones, aportaciones federales, otros fondos, programas especiales y convenios.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, aplica toda la ley. Ley de Ingresos del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017 Título Séptimo. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26.

Políticas de Operación:

1. Las cuentas liquidadas certificadas que emite la Secretaría de Finanzas deberá contar con la firma del funcionario (según corresponda); que lo emite.

2. A su vez los recibos oficiales que emite el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones correspondientes a Participaciones y Otros Fondos Federales, invariablemente deberán especificar el concepto de la aportación recibida para su correcto registro contable.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

18

Descripción del Procedimiento: Para el registro de ingresos por participaciones y aportaciones federales, otros fondos, programas especiales y convenios

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Coordinador Especializado

1

Recibe de la Dirección de Ingresos el

comprobante de participaciones y aportaciones

por programas especiales, así como el recibo

oficial; y del área de conciliaciones bancarias la

copia del estado de cuenta donde se refleja el

depósito bancario correspondiente.

Recibo Oficial

(CFDI) Cuenta

Liquidada

Certificada

(CLC) y Estado

de Cuenta

Original y

Copia

Coordinador Especializado

2

Verifica que coincida el importe que aparece en

el estado de cuenta bancario con el

comprobante de participaciones y aportaciones

por programas especiales.

N/A N/A

¿Existen diferencias?

No, continúa en la actividad No. 4

En caso contrario:

Coordinador Especializado

3 Aclara las diferencias con la Dirección de

Ingresos, regresando a la actividad No. 2. N/A N/A

Coordinador Especializado

4

Registra los movimientos y emite documento

en el Sistema SAP en la Transacción

ZFITR_Ingresos.

Genera

documento en

sistema

Original y 2

copias

Coordinador Especializado

5

Elabora análisis de participaciones y

aportaciones Federales, otros fondos y

programas especiales.

Se genera

documento en

Excel

N/A

Coordinador Especializado

6

Anexa los comprobantes e integración de

expedientes de participaciones y aportaciones

por programas especiales a los Documentos

generados en Sistema SAP.

N/A N/A

Coordinador Especializado

7

Elabora soporte Documental necesario para la

Certificación de Participaciones y Aportaciones

(Ramo 28 y Ramo 33) para informe del ente

Fiscalizador.

Recibo Oficial

(CFDI) Cuenta

Liquidada Certif.

(CLC)

Original y

Copia

Coordinador Especializado

8

Digitaliza las pólizas contables con la

documentación soporte y termina el

procedimiento.

N/A Original

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

19

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

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Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

20

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para las conciliaciones bancarias

Objetivo: Conciliar oportunamente los ingresos y egresos de movimientos bancarios de cada una de las cuentas del H. Ayuntamiento.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito aplica toda la ley, Ley de Ingresos del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017 aplica toda la ley. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26.

Políticas de Operación:

1. Los Estados de Cuenta Bancarios originales deberán quedar bajo el resguardo de la Dirección de Contabilidad.

2. En la contabilización del extracto bancario se validará que la información esté correcta, verificando el saldo bancario con el saldo de la cuenta contable principal.

3. El Analista del Departamento de Registro de Ingresos deberá notificar a las áreas correspondientes los registros contables pendientes por capturar para su registro oportuno y en caso de no ser así, quedarán como partidas en conciliación.

Tiempo Promedio de Gestión:

2 días

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Núm. de Revisión:02

21

Descripción del Procedimiento: Para las conciliaciones bancarias

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista de Registro de

Ingresos 1

Consulta, exporta, e imprime de la Banca

Electrónica los movimientos bancarios de

cada una de las cuentas del Municipio.

Corte de saldos

y movimientos

así como el

extracto en

formato Excel o

Txt

Original de

saldos y

movimientos

(impreso)

Analista de Registro de

Ingresos 2

Carga el extracto bancario en SAP de

acuerdo al tipo de contabilización.

Se genera

documento en

sistema

Original

¿Tipo de Contabilización?

Sí es por Contabilización de forma

automática, continúa en la actividad No. 4

En caso de Contabilización de forma

manual:

Analista de Registro de

Ingresos

3

Convierte el archivo de texto a formato Excel

codificando la información extraída de la

banca, de acuerdo al formato requerido en

SAP en la Transacción FF67, continuando en

la actividad No. 5

Se genera

documento en

Excel

Original

Analista de Registro de

Ingresos 4

Integra el archivo en formato TXT extraído de

la banca electrónica en SAP en la

Transacción ZFITR_MULTICASH

Se genera

documento en

sistema

Original

Analista de Registro de

Ingresos 5

Verifica saldos bancarios contra la

información alimentada por medio del extracto

bancario en SAP.

N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 6

Recibe de la Dirección de Ingresos la

documentación soporte para la elaboración

de pólizas de Cheques devueltos y

Aclaraciones de diversos depósitos/cargos

bancarios no identificados.

Documentación

Soporte Copia

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Núm. de Revisión:02

22

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista de Registro de

Ingresos 7

En caso de existir cheques devueltos se crea la

Cuenta por Cobrar y al realizar el reintegro se

cancela contra Ingreso por Reintegro e

Indemnizaciones, mediante la Transacción F-02

Se genera

documento en

sistema

Original

Analista de Registro de

Ingresos

8

En caso de existir Depósitos no Identificados, se

realizará el reconocimiento dentro del Pasivo como

una cuenta por pagar en la Transacción F-02, al

transcurrir 3 meses si sigue el estatus de no

identificado se generará el recibo de Otros Ingresos

por parte del depto. de Caja General.

Póliza Sistema

SAP,

Oficio, y

Recibo

Copia

Analista de Registro de

Ingresos 9

Se recibe de la Dirección de Egresos la

documentación soporte para la elaboración de

pólizas de Cheques cancelados de ejercicios

anteriores mediante la transacción F-02 y en caso

de reexpedición se crea el Acreedor.

Documentación

Soporte Copia

Analista de Registro de

Ingresos 10

Valida fichas de depósito del ingreso registrado en

las Cajas Recaudadoras, contra listado de

movimientos bancarios que se integran en el Estado

de Cuenta.

N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 11

Realiza la compensación de las partidas abiertas en

el sistema SAP en las Transacciones F.13 y F-03 N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 12

Verifica si existen faltantes por conciliar, si no se

quedarán como partidas en conciliación. N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 13

Elabora listado de partidas en conciliación

pendientes de compensar (partidas abiertas). Listado en Excel

Original y

una copia

(impreso)

Analista de Registro de

Ingresos 14

Genera formato de Conciliación Bancaria

soportándolo con Estados de Cuenta y anexos que

sustentan las partidas en conciliación y

posteriormente para la firma de autorización del/a

Jefe/a de Departamento.

Formato de

Conciliación

Bancaria

Original

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Núm. de Revisión:02

23

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista de Registro de

Ingresos 15

Notifica a las Direcciones de Ingresos y

Egresos y Control Presupuestal mediante

oficio, el listado de partidas en conciliación

para las aclaraciones correspondientes y en

su caso se proceda a su registro.

Oficio Original

Analista de Registro de

Ingresos 16

Elabora soporte documental necesario para

la certificación de las Conciliaciones

Bancarias, el cual forma parte de la

integración de los Estados Financieros que

se entregan en tiempo y forma al Ente

Fiscalizador.

Documentación

Soporte

Original y

Copia

Analista de Registro de

Ingresos 17

Envía información de las comisiones

bancarias del mes en cierre al Enlace

Administrativo de la Tesorería Municipal

para el trámite de su registro con el

Departamento de Egresos y Control

Presupuestal.

Oficio Original

Analista de Registro de

Ingresos 18

Envía el expediente de Conciliaciones

Bancarias al área de Digitalización de la

Dirección de Contabilidad para su escaneo.

Documentación

Soporte Original

Analista de Registro de

Ingresos 19

Genera copia grabada en CD de los

archivos de las conciliaciones bancarias

digitalizadas para entregar al Departamento

de Cuenta Pública de la Dirección de

Contabilidad

CD de archivos

de

conciliaciones

1CD

Analista de Registro de

Ingresos 20

Recibe estados de cuenta Originales, los

cuales después de pasar por el Área de

Digitalización se integran al expediente de

las Conciliaciones Bancarias y termina el

procedimiento.

Estados de

Cuenta Original

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Núm. de Revisión:02

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

25

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para el registro de ingreso y egreso por concepto de inversiones.

Objetivo: Registrar oportunamente los ingresos y egresos por concepto de inversiones de cada una de las cuentas en que invierte el H. Ayuntamiento.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de Ingresos del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017 Título Quinto y Séptimo. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26.

Políticas de Operación:

1. La documentación física deberá provenir del Departamento de Caja General.

2. La Dirección de Ingresos es la encargada de la captura de la información en el sistema SAP.

3. Todos los movimientos registrados de las inversiones deberán estar debidamente soportados con las cartas de inversión expedidas por los bancos.

4. Es un proceso compartido y cada dirección deberá vigilar la correcta ejecución y registro correspondiente.

5. En caso de que no se realice la entrega completa de las cartas bancarias Caja General deberá notificar cuales son las cartas faltantes y hacer la entrega de las mismas al siguiente día hábil.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

26

Descripción del Procedimiento: Para el registro de ingreso y egreso por concepto de inversiones

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista de Registro de

Ingresos 1

Recibe del Analista del Departamento de Caja

General las Cartas de Inversión por día. Cartas de Inversión Original

Analista de Registro de

Ingresos 2

Captura de auxiliar en Excel de acuerdo a las

cartas de Inversión para corroborar que los

importes invertidos en cada una de las cuentas

sean correctos conforme al registro en SAP.

Archivo Digital

(Excel) N/A

Analista de Registro de

Ingresos 3

Verifica que coincidan las Cartas de Inversión

por día con los registros que genera la Dirección

de Ingresos en Sistema SAP ya contabilizados.

Genera Reporte en

sistema

Original

impreso

¿Existen Diferencias?

No, continúa en la actividad No. 6

En caso contrario:

Analista de Registro de

Ingresos 4

Aclara con la Dirección de Ingresos los registros

correspondientes, para que proceda a efectuar

las correcciones pertinentes.

N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 5

Procede a verificar que dichas correcciones se

hayan efectuado y contabilizado correctamente. Se genera Reporte

en sistema

Original

impreso

Analista de Registro de

Ingresos 6

Verifica las cartas de inversión que aún no han

vencido al cierre del mes, con el reporte emitido

del SAP el primer día del siguiente mes en la

transacción S_ALR_87012277 y verifica que el

número de fondo asignado corresponda a la

inversión.

Se generan reporte

de saldos de

cuentas de mayor y

lista de partidas

individuales

Original

impreso

Analista de Registro de

Ingresos 7

Integra la documentación soporte de las

inversiones.

Reportes SAP,

Archivo Digital

(Excel) y

Cartas de Inversión

N/A

Analista de Registro de

Ingresos 8

Se realiza la Conciliación de inversión de cada

uno de los contratos anexo con estados de

cuenta para envío al Área de Digitalización y

termina procedimiento.

Estado de Cuenta Original

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

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Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

28

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para el registro de ingreso por concepto de intereses.

Objetivo: Registrar oportunamente los ingresos por concepto de intereses de las cuentas que generan diversos tipos de intereses al H. Ayuntamiento.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de Ingresos del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017, Título Quinto y Séptimo. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26.

Políticas de Operación:

1. La documentación física debe provenir del Departamento de Caja General. 2. La Dirección de Ingresos es la encargada de la captura de la información

en el sistema SAP. 3. Todos los movimientos registrados de los intereses deberán estar

debidamente soportados con las cartas de inversión. 4. Es un proceso compartido y cada dirección deberá vigilar la correcta

ejecución y registro correspondiente. 5. En caso de que no se realice la entrega completa de las cartas de

Inversión Caja General deberá notificar cuales son las cartas faltantes y hacer la entrega de las mismas al siguiente día hábil.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

29

Descripción del Procedimiento: Para el registro de ingreso por concepto de intereses

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista de Registro de

Ingresos 1

Recibe del Departamento de Caja General los

intereses de las inversiones bancarias,

mediante las cartas de inversión.

Carta de

Inversión Original

Analista de Registro de

Ingresos 2

Verifica que coincida la Carta de Inversión con

los registros que genera la Dirección de

Ingresos en Sistema SAP ya contabilizadas.

Genera reporte

en sistema

SAP

Original

impreso

Analista de Registro de

Ingresos 3

Verifica en el auxiliar de Excel que el cálculo

del interés sea idéntico al señalado en las

cartas de inversión.

Archivo Digital

(Excel) N/A

¿Existen Diferencias?

No, continúa en la actividad No. 6

En caso contrario:

Analista de Registro de

Ingresos 4

Aclara con la Dirección de Ingresos los

registros correspondientes, para que proceda a

efectuar las correcciones pertinentes.

N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 5

Procede a verificar que dichas correcciones se

hayan efectuado y contabilizado

correctamente.

Genera reporte

en sistema

SAP

Original

impreso

Analista de Registro de

Ingresos 6

Verifica el saldo de forma diaria y al cierre de

cada mes en el auxiliar de intereses con el

reporte del SAP y Excel, así como el fondo

asignado que corresponda a los intereses.

Genera reporte

en sistema

SAP y en Excel

(digital)

Original

impreso

Analista de Registro de

Ingresos 7

Integra la documentación soporte de las

inversiones y los estados de cuenta, termina

procedimiento.

Estado de

Cuenta y

Reporte Digital

(Excel)

Copia

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

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Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

31

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para el registro de ingreso por concepto de reintegro de rendimientos financieros.

Objetivo: Registrar oportunamente los ingresos por concepto de reintegros de rendimientos financieros de las cuentas de intereses del H. Ayuntamiento.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de Ingresos del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017, Título Quinto Capítulo IV y Título Séptimo y Octavo. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26.

Políticas de Operación:

1. La documentación proviene de las Dependencias Municipales. 2. El Departamento de Presupuesto es el encargado de la captura de la

información en el sistema SAP. 3. Todos los movimientos registrados de los rendimientos financieros

deberán estar soportado con el cuadro elaborado por el Departamento de Órdenes de Pago que es remitido a las diferentes dependencias.

4. Es un proceso compartido en el que cada Dependencia y el Departamento de Presupuesto deben vigilar la correcta ejecución con la Dirección de Contabilidad.

5. En caso de que no se realice la entrega de dicho cuadro, se debe notificar al Departamento de Órdenes de Pago cuales son los cuadros faltantes y hacer la entrega de las mismas.

Tiempo Promedio de Gestión:

2 días

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

32

Descripción del Procedimiento: Para el registro de ingreso por concepto de reintegro de rendimientos financieros

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista de Registro de

Ingresos 1

Recibe del Departamento de Órdenes de Pago

cuadro de los rendimientos financieros y de la

Dirección de Ingresos fichas de depósito, CFDI

por complementos de reintegros.

Cuadro de

rendimientos,

Fichas de

depósito y

CFDI

Original

Analista de Registro de

Ingresos 2

Verifica que la información entregada del

Departamento de Órdenes de Pago coincida

con el sistema SAP.

Genera reporte

en sistema N/A

¿Existen Diferencias?

No, continúa en la actividad No. 5

En caso contrario:

Analista de Registro de

Ingresos 3

Aclara con el Departamento de Órdenes de

Pago la diferencia para efectuar las

correcciones pertinentes.

N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 4

Procede a verificar que dichas correcciones se

hayan efectuado. N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 5

Registra en el Sistema SAP en la transacción

ZFITR_INGRESOS los depósitos y

rendimientos financieros.

Documento

SAP y Ficha de

depósito

Original

¿Es recurso del ejercicio anterior?

No, continúa en la actividad No. 7

En caso contrario:

Analista de Registro de

Ingresos 6

Registra en el Sistema SAP en la transacción

F-02 la afectación a Resultado de Ejercicios

Anteriores contra la cuenta de Banco del

programa de que se trate.

Documento

SAP Original

Analista de Registro de

Ingresos 7

Integra documentación de la póliza, se

digitaliza y termina el procedimiento. N/A N/A

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

34

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para el registro del ingreso por Derecho de Alumbrado Público (DAP).

Objetivo: Registrar oportunamente las afectaciones al gasto e ingreso provenientes del Derecho de Alumbrado Público (DAP) derivado del Convenio de Colaboración con CFE.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de Ingresos del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017, Título Cuarto Capítulo IV. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla 2014 – 2018, Capítulo Cuarto Art. 153.

Políticas de Operación:

1. El primer oficio es emitido por la Comisión Federal de Electricidad CFE a la Dirección de Egresos que posteriormente lo remitirá al Departamento de Registro de Egresos de la Dirección de Contabilidad y éste turna copia al Departamento de Registro de Ingresos de la misma Dirección.

2. En caso necesario se elabora un papel de trabajo con el que se solicita suficiencia presupuestal para la afectación contable.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

35

Descripción del Procedimiento: Para el registro del ingreso por Derecho de Alumbrado Público (DAP)

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Coordinador Especializado

1

Recibe del Departamento de Registro de

Egresos la documentación comprobatoria o el

análisis para la afectación contable del corte

del mes inmediato anterior.

Oficio de CFE Copia

Coordinador Especializado

2

Verifica que la documentación comprobatoria

del DAP y el importe de la facturación del mes

sean los correctos.

N/A N/A

Coordinador Especializado

3 En su caso, solicita suficiencia presupuestal a

la Dirección de Egresos y Control Presupuestal.

Archivo Digital

(Excel) Original

Coordinador Especializado

4

Se realiza la afectación en el sistema SAP en

la transacción ZFITR_ingresos en la opción

Contabilización de cuentas de ingresos y

egresos.

N/A N/A

Coordinador Especializado

5 Captura la póliza en sistema SAP y se genera

un documento contable.

Se genera

documento en

sistema

Original

Coordinador Especializado

6

Integra la póliza contable con la documentación

soporte para digitalizar y termina

procedimiento.

N/A N/A

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

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Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

37

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para el registro de apoyos a ayudas sociales.

Objetivo: Registrar en el Sistema SAP el total de apoyos por concepto de ayudas sociales que otorga el H. Ayuntamiento.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de Ingresos del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017, aplica toda la ley. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla 2014 -2018, Capítulo Cuarto, Art. 162.

Políticas de Operación:

1. Al cierre de cada mes, deberá de coordinarse una conciliación de cifras contables del Departamento de Registro de Ingresos con el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones de la Dirección de Ingresos, por operación parcial para su debida validación.

2. En su caso se deberá elaborar un papel de trabajo con el que solicita suficiencia presupuestal para la afectación contable.

3. Ya efectuados los registros, dicho papel de trabajo se envía a firmas de las Direcciones de Contabilidad, Catastro e Ingresos, Jefatura de Registro de Ingresos y Jefatura de Control de Recaudación e Infracciones.

Tiempo Promedio de Gestión:

3 días

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Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

38

Descripción del Procedimiento: Para el registro de apoyos a ayudas sociales

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Coordinador Especializado

1

Genera el Auxiliar Contable y se envía al

Departamento de Recaudación para que

integren el saldo contable por operación parcial

y sea validado.

Se genera

auxiliar

contable en

sistema

(digital)

Original

¿Existen diferencias?

No, continúa en la actividad No. 3

En caso contrario:

Coordinador Especializado y

Departamento de Control de

Recaudación e Infracciones

2

Revisa hasta llegar a un resultado común

validando que sean anulaciones, entre el

Departamento de Control de Recaudación e

Infracciones y el Departamento de Registro de

Ingresos y continúa con la actividad No. 3.

N/A N/A

Coordinador Especializado

3

Realiza la afectación en el sistema SAP en la

transacción ZFITR_ingresos en la opción

Contabilización de cuentas de ingresos y

egresos.

N/A N/A

Coordinador Especializado

4 Captura la póliza y se genera un documento

contable

Se genera

documento en

el sistema

Original

Coordinador Especializado

5

Integra la póliza contable con la documentación

soporte para su digitalización y termina

procedimiento.

N/A N/A

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Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

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Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

40

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para las reclasificaciones contables.

Objetivo: Registrar oportunamente las reclasificaciones contables necesarias a fin de obtener saldos veraces.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, aplica toda la ley. Ley de Ingresos del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017 aplica toda la ley. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla 2014–2018, Capítulo Cuarto, incisos c) y d).

Políticas de Operación:

1. Manejar cifras reales para contar con información financiera veraz y oportuna para una correcta toma de decisiones. Evitando futuras observaciones por parte de las diferentes instancias de Auditoría.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día

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Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

41

Descripción del Procedimiento: Para las reclasificaciones contables

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analistas de la Dirección de Contabilidad

1 Analiza los auxiliares contables N/A N/A

¿Existen diferencias?

No, continúa en la actividad No. 5

En caso contrario:

Analistas de la Dirección de Contabilidad

2 Revisa la documentación comprobatoria N/A N/A

¿Tipo de Error?

Sí, es por Afectación a Cuentas de

Resultados, continúa en la actividad No. 4

En caso de Afectación a Cuentas de Balance:

Analistas de la Dirección de Contabilidad

3 Contabiliza en la Transacción F-02 N/A N/A

Analistas de la Dirección de Contabilidad

4

Contabiliza en la Transacción ZFITR_ingresos

en la opción Contabilización de Cuentas de

Ingresos o Contabilización de Egresos e

Ingresos.

N/A N/A

Analistas de la Dirección de Contabilidad

5 Realiza la reclasificación N/A N/A

Analistas de la Dirección de Contabilidad

6

Genera el documento contable

Se genera

documento

contable en

sistema

Original

Analistas de la Dirección de Contabilidad

7 Integra la póliza contable con la documentación

soporte y termina procedimiento. N/A N/A

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

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Fecha de actualización: 13/09/2017

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Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

43

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para el registro de fideicomisos.

Objetivo: Efectuar el registro de los movimientos de los Fideicomisos correspondientes a la Dirección de Contabilidad, a fin de contar con información veraz.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, Título Segundo Capítulo V. Ley de Ingresos del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017, Título Quinto. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26.

Políticas de Operación:

1. Todos los movimientos registrados en los fideicomisos deberán estar debidamente soportados con los estados de cuenta bancarios de los fideicomisos.

2. Es un proceso compartido y cada Dirección deberá vigilar la correcta ejecución y registro correspondiente.

Tiempo Promedio de Gestión:

22 días

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

44

Descripción del Procedimiento: Para el registro de Fideicomisos

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Dirección de Ingresos

1

El Municipio recibe de la Secretaría de

Finanzas los recursos de las participaciones en

los Fideicomisos correspondientes y en las

cuentas de cheques de participaciones.

Se genera

documento en

SAP

Original y una

copia

Departamento de Órdenes de Pago

2

Realiza traspasos de las cuentas de los

fideicomisos para pago de deuda a las

Instituciones correspondientes.

Se genera

documento en

SAP

Original

Departamento de Órdenes de Pago

3 Traspasa el resto a la cuenta de

participaciones. N/A N/A

Departamento de Seguimiento

Crediticio de la Gerencia de Gestión de

Fondos

4 Registra los intereses de los fideicomisos.

Se genera

documento en

SAP

Original

Departamento de Seguimiento

Crediticio de la Gerencia de Gestión de

Fondos

5

Gestiona mediante el Departamento de

Órdenes de Pago las comisiones SPEI y

Honorarios Fiduciarios de los Fideicomisos.

Se genera

orden de pago Original

Departamento de Control

Presupuestal y Órdenes de

Pago/Dirección de Egresos

6 Registra comisiones SPEI y Honorarios

Fiduciarios.

Se genera

documento en

SAP

Original

Departamento de Registro de Ingresos /

Dirección de Contabilidad

7

Codifica el extracto bancario de los

Fideicomisos de acuerdo al formato requerido

en SAP y lo captura en la transacción FF67.

Se genera

documento en

SAP

Original

Departamento de Registro de Ingresos /

Dirección de Contabilidad

8 Concilia cifras contra Estados de Cuenta en la

transacción F-03. N/A N/A

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

45

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Departamento de Registro de Ingresos /

Dirección de Contabilidad

9 Envía los Estados de Cuenta al Área de

Digitalización y Archivo, termina procedimiento. N/A N/A

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

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Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

47

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para el registro de movimientos de la deuda pública.

Objetivo: Registrar oportunamente los movimientos correspondientes a la deuda pública adquirida y/o créditos vigentes en el H. Ayuntamiento.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de Deuda Pública para el Estado Libre y Soberano de Puebla, aplica toda la Ley. Código Fiscal y Presupuestario del Municipio de Puebla 2017 y su Reglamento, aplica todo. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26.

Políticas de Operación:

1. Una vez autorizado el Crédito de Deuda Pública la Dirección de Contabilidad recibe la documentación y procede a realizar los registros correspondientes.

2. Al inicio de cada ejercicio se deberá registrar la porción de la deuda que se amortizará durante el ejercicio.

3. Cada mes todas las áreas involucradas deberán realizar los registros que corresponden.

4. Al finiquitar el crédito la Dirección de Contabilidad deberá efectuar la liquidación de dicho crédito.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

48

Descripción del Procedimiento: Para el registro de movimientos de la deuda pública

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Coordinador Especializado

del Departamento de Registro de

Ingresos

1

Recibe por parte del Departamento de

Seguimiento Crediticio de la Gerencia de

Gestión de Fondos, la documentación relativa a

la contratación de un nuevo crédito.

Contrato 1 Copia

Coordinador Especializado

del Departamento de Registro de

Ingresos

2

Contabiliza el pasivo a largo plazo contra

bancos por el total del crédito de reciente

contratación en la transacción F-02.

Se genera

documento en

sistema

Original

Coordinador Especializado

del Departamento de Registro de

Ingresos

3 Registra los depósitos en garantía del crédito

de reciente contratación en la transacción F-02.

Se genera

documento en

sistema

Original

Coordinador Especializado

del Departamento de Registro de

Ingresos

4

Registra de la deuda a largo plazo, la porción a

amortizar en el año, de la deuda a corto plazo,

en la transacción F-02 y termina el

procedimiento.

Se genera

documento en

sistema

Original

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

49

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

50

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento de control, revisión y archivo de la documentación comprobatoria del ingreso diario mediante cajas recaudadoras municipales.

Objetivo: Revisar la documentación comprobatoria de los ingresos que recibe el municipio mediante cajas recaudadoras municipales por contribuciones de la ciudadanía a fin de contar en todo momento con información oportuna, veraz y confiable.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley Orgánica Municipal, artículos 138 fracciones XI y XV. Ley de Archivos del Estado de Puebla, aplica toda la Ley. Ley de Ingresos del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017, aplica toda la ley. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento de Puebla, artículos 25 y 26. Lineamientos Generales para la Administración Documental y Transferencia de Archivos Administrativos al Archivo General Municipal. Código Reglamentario para el Municipio de Puebla, Capítulo XXV

Políticas de Operación: 1. Los recibos oficiales así como los demás formatos oficiales originales que amparen el cobro de los diferentes conceptos de Ingreso, que envía el Departamento de Caja General; deberán estar completos y contar con el sello oficial.

2. Se deberá contar con la información completa de cada día de cobro, misma que será remitida al Archivo de ésta Dirección y en su momento se hará la transferencia al Archivo General Municipal.

Tiempo Promedio de Operación:

2 días

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

51

Descripción del Procedimiento: Control, revisión y archivo de la documentación comprobatoria del ingreso diario mediante cajas recaudadoras municipales.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista de Registro de

Ingresos 1

Recibe los cierres correspondientes al día hábil

inmediato anterior. Recibos

oficiales

Originales

impresos

Analista de Registro de

Ingresos 2

Verifica que el reporte de cada caja de cobro

coincida con la documentación soporte (recibos

oficiales, sellos y legibilidad de los mismos).

N/A Originales

impresos

¿Existen diferencias y/o faltantes?

No, continúa en la actividad No. 4

En caso contrario:

Analista de Registro de

Ingresos 3

Aclara las diferencias y/o faltantes con el

Departamento de Caja General, regresando a

la actividad No. 2.

N/A N/A

Analista de Registro de

Ingresos 4

Realiza tabular en Excel de la documentación

recibida (recibos oficiales) validando que

coincidan con el cierre de las cajas de cobro.

Se genera

documento

digital en Excel

Original

Analista de Registro de

Ingresos 5

Empaqueta por día, caja y sucursal; con folio consecutivo, de acuerdo a los Lineamientos Generales para la Administración Documental y Transferencia de Archivos Administrativos al Archivo General Municipal emitido por la Dirección del Archivo General Municipal.

Recibos

oficiales y

cierres de caja

Originales

Analista de Registro de

Ingresos 6

Envía la documentación al Área de

Digitalización y Archivo, termina el

procedimiento.

Recibos

oficiales y

cierres de caja

Originales

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

52

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

53

IV. DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE EGRESOS

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la validación y control de la obra pública municipal y federal.

Objetivo: Validar y controlar la obra pública Municipal, con la finalidad de contar en todo momento con información oportuna, veraz y confiable.

Fundamento Legal: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Municipal y Estatal, Títulos Primero y Quinto. Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20, 29 y 34. Código Fiscal y Presupuestario para el Municipio de Puebla, Artículo 389. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla 2014–2018, Artículos 38 al 41 y 168.

Políticas de Operación:

1. La amortización del anticipo y la retención del 5 al millar se registran al momento del pago de la estimación (Departamento de Presupuesto).

2. Las Aditivas y Deductivas se registran al término de la obra con el finiquito de la misma (Registro contable afectando obra contratada).

3. Los anticipos de obra son registrados por el Departamento de Presupuesto.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día.

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

54

Descripción del Procedimiento: para la validación y control de la obra pública municipal y federal.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 1 de Registro de

Egresos 1

Recibe de la Dirección de Obras Públicas el oficio en el que se solicita que se asigne el número de activo a las obras que se están realizando.

Oficio Original

Analista 1 de Registro de

Egresos 2

Registra en el sistema SAP la Transacción AS01, capturando la llave, el concepto, el centro de costos, el fondo y el área funcional, para crear el activo fijo.

Documento digital en sistema

Original digital

Analista 1 de Registro de

Egresos 3

Genera un número de activo asignado a cada una de las obras.

Documento digital en sistema

Original digital

Analista 1 de Registro de

Egresos 4

Crea un subnúmero dependiendo de los fondos de cada activo en la Transacción AS11.

N/A N/A

¿Existe algún error? No, continúa en la actividad No. 6 En caso contrario:

Analista 1 de Registro de

Egresos 5 Corrige el error en la Transacción AS02.

Documento digital en sistema

Original digital

Analista 1 de Registro de

Egresos 6

Visualizar activo fijo en la Transacción AS03, para confirmar la información.

N/A N/A

Analista 1 de Registro de

Egresos 7

Ingresa el elemento PEP en la Transacción CJ02, para liberar la norma de liquidación posteriormente se selecciona el elemento PEP y se asigna el número de activo con subnúmero y finalmente en la Clase de Liquidación cambiar de Global a Periódica.

N/A N/A

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

55

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 1 de Registro de

Egresos 8

Genera un reporte cada fin de mes, mediante la Transacción ME2J. En el cual se muestran todos los elementos PEP y envía al Departamento de Presupuesto para que indiquen cuales son las obras finiquitadas.

Reporte Digital Original digital

Analista 1 de Registro de

Egresos 9

Genera Auxiliar con la transacción FAGLB03, de las cuentas 1235 Bienes de Dominio Público y 1236 Bienes Propios del Ayuntamiento y se verifica el saldo del mes. Cuando existe un saldo en las cuentas con terminación 01 se deberá ejecutar la transacción CJ88, para trasladar el saldo a las cuentas con terminación 02.

2 Reportes de saldos (digital) de cuenta1235 y cuenta1236

Original Digital

Analista 1 de Registro de

Egresos 10

Revisa la información de obras finiquitas que envía por correo electrónico el Departamento de Presupuesto.

Reporte de Obras

Finiquitadas Original

Analista 1 de Registro de

Egresos 11

Se realiza la baja contable mediante las transacciones ABAVN y ABUMN para Bienes de Dominio Público y Bienes Propios respectivamente.

Reporte de Obras

Finiquitadas Original

Analista 1 de Registro de

Egresos 12

Recibe las órdenes compromiso y las registra en la base de datos de contratos y pagos (Pagos de Estimaciones, anticipos y retenciones) para la integración de cada expediente.

Orden Compromiso

con documentación

soporte

Original

Analista 1 de Registro de

Egresos 13

Guarda los documentos originales en expedientes de obra, resguardados en el Archivo del Departamento de Registro de Egresos. Termina el Proceso.

Documentos Original

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

57

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para registro de la nómina en el Sistema SAP.

Objetivo: Registro de la nómina de sueldos y salarios, así como sus respectivas retenciones en forma quincenal.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20 y 34. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla 2014–2018, Artículos 14, 80, 135 y 141. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28.

Políticas de Operación:

1. Para efectuar el registro contable de la nómina, previamente se debe confirmar con la Dirección de Recursos Humanos la generación de documentos simulados con número de ID.

2. La Dirección de Recursos Humanos otorga oficio que incluye ID’s según clasificación de nómina.

Tiempo Promedio de Gestión:

2 días.

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

58

Descripción del Procedimiento: para registro de la nómina en el Sistema SAP

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Coordinador Especializado

1

Recibe de la Dirección de Recursos Humanos los IQ´S donde se refleja el importe de cada concepto de la Nómina por sueldos, retenciones, seguro social, INFONAVIT, SAR, ISSSTEP, INFONACOT, etc.

Documentos Digitales

Original

Coordinador Especializado

2 Realiza hoja de trabajo de los IQ´S resumiendo los importes por cada clave de nómina, cuenta contable, fondo y tipo de pago.

Documento Digital

Original

Coordinador Especializado

3 Ejecuta la póliza de simulación de la nómina en la Transacción PC00_M99_CIPE.

Documento Digital

Original

¿Existen diferencias?

No, continúa con la actividad 5 En caso contrario:

Coordinador Especializado

4 Comenta a la Dirección de Recursos Humanos, las diferencias para su solventación. Regresa al punto 3.

N/A N/A

Coordinador Especializado

5

Valida las pólizas simuladas con la información de la hoja de trabajo de los IQ´S, por Fondo, Cuenta Contable e Importes totales de cada nómina.

Documento Digital

Original

¿Existen diferencias?

No, continúa con la actividad No. 7 En caso contrario:

Coordinador Especializado

6 Comenta a la Dirección de Recursos Humanos, las diferencias para su solventación. Regresa al punto 5.

N/A N/A

Coordinador Especializado

7 Ejecuta las pólizas contables la Transacción PC00_M99_CIPE.

Documento Digital

Original

¿Existen diferencias?

No, continúa con la actividad No. 9 En caso contrario:

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

59

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Coordinador Especializado

8 Comenta a la Dirección de Recursos Humanos, las diferencias para su solventación. Regresa al punto 7.

N/A N/A

Coordinador Especializado

9

Valida las pólizas contables con la información de la hoja de trabajo de los IQ´S por fondo, cuenta contable e importes totales de cada nómina.

Documento Digital

Original

¿Existen diferencias?

No, continúa con la actividad No. 11 En caso contrario:

Coordinador Especializado

10 Comenta a la Dirección de Recursos Humanos, las diferencias para su solventación. Regresa al punto 9.

N/A N/A

Coordinador Especializado

11 Libera y contabiliza las nóminas en la Transacción PCP0, y confirma la afectación de forma correcta en cada cuenta contable.

Documento Digital

Original

Coordinador Especializado

12

Ejecuta la Transacción ZFITR_ACTUALIZA_FONDO para la actualización de fondos de los documentos 056* generados en el punto 11.

Documento Digital

Original

Coordinador Especializado

13 Ejecuta el ajuste de fondos de los registros contables en la Transacción ZRHTR_POLIZA_PASIVO2.

Documento Digital

Original

Coordinador Especializado

14

Efectúa la actualización de fondos en la transacción ZFITR_ACTUALIZA_FONDO de los documentos 070* generados en el punto 13.

Documento Digital

Original

Coordinador Especializado

15

En caso de ser necesario para efecto de ajuste de fondos, realiza póliza manual en la transacción FB02 afectando la “Cuenta Técnica de Nómina”.

Documento Digital

Original

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

60

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Coordinador Especializado

16

Compensa en la transacción F-03, los documentos 056* y 070* incluidos en la cuenta 2119000007 “Cuenta Compensatoria de Fondos”.

Documento Digital

Original

Coordinador Especializado

17 Recibe de la Dirección de Recursos Humanos las órdenes de pago por cada concepto de Nómina.

Oficio Original

Coordinador Especializado

18

Valida la información de las órdenes de pago con la hoja de trabajo de los IQ´S del punto 2 como son: importes totales del fondo, clave de nómina y cuenta contable de cada nómina.

N/A N/A

¿Existen diferencias?

No, continúa con la actividad No. 20 En caso contrario:

Coordinador Especializado

19 Comenta a la Dirección de Recursos Humanos, las diferencias para su solventación. Regresa al punto 18.

N/A N/A

Coordinador Especializado

20 Recaba rúbrica en las órdenes de pago del Titular de la Dirección de Contabilidad y de la Jefa del Departamento de Registro de Egresos.

N/A N/A

Coordinador Especializado

21 Devuelve las órdenes de pago a la Dirección de Recursos Humanos para su trámite de pago.

Oficio y órdenes de

pago N/A

Coordinador Especializado

22

Da seguimiento a la cuenta de pasivo 2111010001 “Sueldos por pagar” a efecto de detectar el registro de reexpediciones y/o posibles rechazos en la dispersión de nómina. Termina el Procedimiento.

N/A N/A

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

61

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

62

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la revisión del compromiso del gasto.

Objetivo: Efectuar la verificación del registro de gastos creados por compromisos contraídos por el Municipio.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental Artículos 20 y 34. Ley de Adjudicaciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal, Título Quinto, Capítulo I “De los Contratos” Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla 2014–2018, Artículos 11 al 19 y del 23 al 32.

Políticas de Operación:

1. El Analista del Departamento de Registro de Egresos deberá validar que el Reporte de Movimientos de gasto compromiso (Orden Compromiso, SOLPED, folio y partidas) que entrega el Departamento de Presupuesto contenga las firmas correspondientes.

2. La documentación es por día de operación. 3. La documentación recibida de la Dirección de Egresos respecto al compromiso

se recibe en original. 4. La orden compromiso debe traer referenciado el número Solicitud de Pedido

(SOLPED). 5. Las pólizas de reclasificaciones derivadas de una observación del

Departamento de Presupuesto se realizará soportándola con un formato de volante de reasignación, presupuestal, que elabora el Departamento de Presupuesto.

6. Las pólizas contables generadas en este procedimiento derivadas de reclasificaciones o registros manuales se conservan en recopiladores dentro del área para su consulta.

7. Los importes de las retenciones de I.S.R. por conceptos de honorarios y arrendamientos se envían posteriormente al cierre contable del mes al Enlace Administrativo de Tesorería por la Dirección de Contabilidad para el trámite de entero a la Federación. Asimismo se armará un expediente con copia de los recibos, el cual servirá como soporte en la Declaración Informativa Anual del Ayuntamiento.

Tiempo Promedio de Gestión:

2 días.

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Núm. de Revisión:02

63

Descripción del Procedimiento: para la revisión del compromiso del gasto

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 2 de Registro de

Egresos 1

Recibe del Departamento de Presupuesto: reporte de movimientos, compromisos (orden de pago, folio, documento SAP y partida) y comprobantes de gasto.

Reporte en Excel

Original y copia

Analista 2 de Registro de

Egresos 2

Verifica con base al catálogo presupuestal, que coincidan los compromisos y/o comprobantes de gasto con la partida presupuestal empleando la transacción FB03 y coteja la información de los documentos incluidos en el reporte.

N/A N/A

Analista 2 de Registro de

Egresos 3

Separa de la documentación recibida del Departamento de Presupuesto: los contratos de obra pública y los de gasto corriente y los turna al Área de Digitalización.

Se genera reporte en

Excel

Original y copia

Analista 2 de Registro de

Egresos 4

Recibe los documentos digitalizados de obra pública y los entrega al analista 1, para su guarda y custodia.

Reporte en Excel

Original y copia

Analista 2 de Registro de

Egresos 5

Recibe los documentos digitalizados de gasto corriente y/o prestación de servicio y los entrega al archivo para su guarda y custodia. Termina procedimiento.

Reporte en Excel

Original y copia

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64

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

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Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

65

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento de revisión de pagos de gastos erogados por el Municipio.

Objetivo: Verificar el registro de los pagos que la Tesorería efectúa a través de la Dirección de Egresos y Control Presupuestal (Obra Pública, Deuda Pública y Proveedores de Bienes y Servicios), así como el registro de pago por dispersión de nómina quincenal.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20, 24, 41 y 42. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla 2014-2018, Artículos 14 al 37, 42 al 56, 83, y del 142 al 161.

Políticas de Operación:

1. Todo pago deberá tener un registro en una cuenta contable. 2. Las facturas originales por adquisición de bienes muebles, se envían

mensualmente al área responsable del manejo y control de los inventarios de los bienes muebles pertenecientes a la Secretaría de Administración.

3. Los documentos originales soporte de los pagos (contratos, estimaciones, facturas, orden de pago) por concepto de obra de contratos efectuados en la Administración Municipal quedan en poder de la Dirección de Contabilidad.

4. El pago de nómina se realiza quincenalmente contra la cuenta de pasivo soportado con comprobantes bancarios de los traspasos efectuados a cada cuenta de los empleados o funcionarios.

5. En las órdenes de pago, debe estar anotada la Solicitud de Pedido (SOLPED) de referencia así como el documento SAP de compromiso al pie de la misma.

6. Los comprobantes de las transferencias por pago de nómina quincenal proporcionadas por el Departamento de Órdenes de Pago se revisarán con antelación por el analista de nómina y se firmarán por el Director del área.

Tiempo Promedio de Gestión:

2 días.

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Núm. de Revisión:02

66

Descripción del Procedimiento: de revisión de pagos de gastos erogados por el Municipio.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 3 del Registro de

Egresos 1

Diariamente emite reporte del Sistema SAP, en la transacción S_P99_400101 con la finalidad de controlar los pagos efectuados. (Incluye cheques cancelados).

Reporte de SAP Original

Analista 3 del Registro de

Egresos 2

Recibe del Departamento de Órdenes de Pago, mediante oficio, las pólizas cheque y /o transferencias con la documentación soporte, así como la comprobación de nómina de: Pensiones alimenticias, Pensionados y Jubilados, Incapacidades permanentes y Notificadores.

Pólizas Cheque y/o

Transferencias, y Órdenes de

Pago y documentos

comprobatorios

Originales

Analista 3 del Registro de

Egresos 3

Verifica que físicamente se encuentren los documentos indicados en el oficio. N/A N/A

¿Existen Diferencias?

No, continúa con la actividad 4 En caso contrario:

Analista 3 del Registro de

Egresos 3.1

Se comenta a la Jefa del Departamento de Órdenes de Pago lo observado para que regularice a la brevedad.

N/A N/A

Analista 3 del Registro de

Egresos 4

Verifica que los documentos comprobatorios de cada póliza cheque o transferencias cumplan con los requisitos fiscales, así como con lo estipulado en la Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público de la Administración Municipal vigente.

N/A N/A

¿Existen Diferencias?

No, continúa con la actividad 5 En caso contrario:

Analista 3 del Registro de

Egresos 4.1

Se comenta con la Jefa del Departamento de Presupuesto lo observado para que regularice a la brevedad.

N/A N/A

Analista 3 del Registro de

Egresos 5

Verifica en el Sistema SAP en la transacción FB03 que la cuenta, proveedor, fondo, monto, banco y cuenta bancaría coincidan con lo estipulado en la Orden de Pago; así mismo verifica que el Centro Gestor y la Partida de la Orden de Pago coincidan con el concepto de pago.

N/A N/A

¿Existen Diferencias?

No, continúa con la actividad 6

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Núm. de Revisión:02

67

Descripción del Procedimiento: de revisión de pagos de gastos erogados por el Municipio.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

En caso contrario:

Analista 3 del Registro de

Egresos 5.1

Comenta con la Jefa del Departamento de Presupuesto lo observado para que regularice a la brevedad.

N/A N/A

Analista 3 del Registro de

Egresos 6

En el caso del pago de Impuestos, se fotocopian los documentos para integrarlos al expediente de Impuestos.

Pólizas Cheque y/o

Transferencias, y Órdenes de

Pago y documentos

comprobatorios

Copia

Analista 3 del Registro de

Egresos 7

En el caso de pagos que afectan al capítulo 5000, “Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles”, la factura original se fotocopia, dejando copia en el pago, anexándole la leyenda: “La Factura Original se encuentra en la SECAD”. La factura original se entrega al analista 5 para que la envié a la SECAD.

Facturas Originales

Analista 3 del Registro de

Egresos 8

En el caso de comprobación de nóminas de: Pensiones alimenticias, Pensionados y Jubilados, Incapacidades Permanentes y Notificadores, se efectúa conteo físico de tickets; se coteja con relación adjunta a la comprobación; y se envía al archivo de la Dirección para que se adjunte al documento de pago de nómina.

Documentos de comprobación

Original

¿Existen Diferencias?

No, continúa con la actividad 9 En caso contrario:

Analista 3 del Registro de

Egresos 8.1

Comenta con la Jefa del Departamento de Órdenes de Pago lo observado para que regularice a la brevedad.

N/A N/A

Analista 3 del Registro de

Egresos 9

Efectúa relación de pólizas cheque y/o transferencias, separando lo referente a obra y lo de gasto corriente, posteriormente se le asigna un número consecutivo, el cual se toma del Control de Documentos Recibidos.

Reporte de recepción

impreso y digital

3 originales impresos

Gasto Corriente

Analista 3 del Registro de

Egresos 10

Entrega documentos originales correspondientes a Gasto Corriente y/o Comprobación de Nómina, así como relación a nivel cheque y/o transferencia

Pólizas Cheque y/o

Transferencias, Originales

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68

Descripción del Procedimiento: de revisión de pagos de gastos erogados por el Municipio.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

al Área de Archivo y Digitalización, para que se digitalicen así como para su guarda y custodia, y éste firma de recibido.

y Órdenes de Pago y

documentos comprobatorios

Analista 3 del Registro de

Egresos 11

Archiva relación a nivel cheque y/o transferencia, en expediente de Relaciones.

Reporte de recepción impreso

1 original impreso

Obra Pública

Analista 3 del Registro de

Egresos 12

Entrega documentos originales de Obra Pública al Área de Archivo y Digitalización en relación a nivel cheque y/o transferencia para que se digitalicen.

Reporte de recepción

impreso y digital

2 originales impresos

Analista del Archivo y

Digitalización 13

El Área de Archivo y Digitalización, digitaliza los documentos originales referente a Obra Pública y los devuelve, así como la relación a nivel cheque y/o transferencia, en donde el Analista 3 firma de recibido.

Pólizas Cheque y/o

Transferencias, y Órdenes de

Pago y documentos

comprobatorios de Obra Pública

Originales

Analista 3 del Registro de

Egresos 14

Entrega documentos originales y relación a nivel cheque y/o transferencia al Analista 1, donde éste firma de recibido, la cual se archiva en expediente de Relaciones de Obra Pública y termina el procedimiento.

Pólizas Cheque y/o

Transferencias, y Órdenes de Pago

y documentos comprobatorios de Obra Pública

Originales

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Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

69

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

70

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la verificación y compensación de la comprobación de recursos financieros.

Objetivo: Efectuar la verificación y compensación de aquellos gastos a comprobar a cargo de personal del H. Ayuntamiento de acuerdo a normatividad, con la finalidad de contar en todo momento con información, oportuna, veraz y confiable.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20, y 34. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla 2014–2018, Artículos 14, 57 al 60 y 62.

Políticas de Operación:

1. Las comprobaciones de gastos efectuadas en moneda extranjera deberán tener especificado el tipo de cambio utilizado, presentadas por las Dependencias que comprueben el gasto.

2. La comprobación de recursos financieros se efectúan mediante documentos y en caso de existir sobrantes de efectivo se deberá efectuar el reintegro de éstos.

3. Los Gastos a Comprobar deberán especificar el indicador T en el SAP para su distinción respecto a los Fondos Revolventes que son indicador “B”.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día.

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Núm. de Revisión:02

71

Descripción del Procedimiento: para la verificación y compensación de la comprobación de recursos ………………………………………financieros.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 4 de Registro de

Egresos 1

Recibe del Departamento de Presupuesto la documentación soporte de la comprobación de recursos financieros con su documentación anexa.

Comprobación de recursos con documentación comprobatoria

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 2

Verifica en la transacción FB03 que coincida la documentación soporte con el anexo de gastos de acuerdo a la Normatividad Presupuestal vigente.

Comprobación de recursos con documentación comprobatoria

Original

¿Existen diferencias?

No, continúa en la actividad No. 4 En caso contrario:

Analista 4 de Registro de

Egresos 3

Devuelve la documentación al Departamento de Presupuesto, para que solvente lo observado

Comprobación de recursos con documentación comprobatoria

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 4

Revisa la comprobación del Recurso Financiero mediante la documentación presentada con apego a lo que señala la Normatividad Presupuestal vigente, y en caso de que aplique reintegro en efectivo, verifica que estén incluidos: el formato original de reintegro y la ficha de depósito.

Comprobación con

documentación soporte

Original

¿Existe diferencia?

No, continúa en la actividad No. 6 En caso contrario:

Analista 4 de Registro de

Egresos 5

Devuelve la documentación al Departamento de Presupuesto, para que solvente lo observado

Comprobación de recursos con documentación comprobatoria

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 6

En el caso de que el reintegro en efectivo sea por la totalidad de la comprobación del gasto, por no haberse ejercido, se llevará a cabo su compensación en la transacción F-44.

N/A N/A

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Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

72

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 4 de Registro de

Egresos 7

Verifica en la transacción FBL1N que la compensación sea efectuada al acreedor y con el monto correcto. Termina proceso.

Reporte del

acreedor en

SAP

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 8

En el caso de que la comprobación de Recursos Financieros esté integrada por facturas y reintegro en efectivo, se efectúa compensación del registro del acreedor en la transacción F-53 con indicador “T”.

Documento digital en sistema

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 9

Verifica en la transacción FBL1N que la compensación sea efectuada correctamente al acreedor y con el monto correcto.

Reporte del acreedor en

SAP Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 10

Entrega la documentación soporte al archivo de la Dirección de Contabilidad para su guarda y custodia a través de un listado. Termina procedimiento.

Comprobación de recursos con documentación correspondiente a través de un

reporte

Original

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

73

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

74

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la verificación de alta de activos de bienes patrimoniales.

Objetivo: Revisar y Registrar los movimientos contables que se originen por la adquisición de bienes patrimoniales.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20, 23, 24 y 34. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla 2014 – 2018, Artículos 20, 21, 90, 100, 166 y 167.

Políticas de Operación:

1. La adquisición de bienes muebles se registra al gasto presupuestal en el momento que se adquiere, éstas quedan registradas al activo de acuerdo a su clasificación.

2. Las altas de bienes muebles e inmuebles por donación afectan a la cuenta de activo sin afectar el gasto.

3. Las altas de los bienes muebles e inmuebles exceptuando las donaciones, se registran al gasto presupuestal en el momento que se realiza, de acuerdo a su clasificación.

4. Cuando se concluyen las obras correspondientes a la clasificación de bienes propios se registran como activo.

Tiempo Promedio de Gestión:

30 días.

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

75

Descripción del Procedimiento: para la verificación de alta de activos de bienes patrimoniales.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Tipo de Bien

Bien Mueble:

Analista 5 de Registro de

Egresos 1

Recibe del analista de órdenes de pago las facturas originales de la adquisición de bienes muebles anexas a las órdenes de pago conforme se van adquiriendo, en el caso de bienes por sustitución se reciben mediante oficio de cada una de las dependencias correspondientes.

Facturas Original

Analista 5 de Registro de

Egresos 2

Verifica en la transacción AR05, que los bienes estén registrados por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y/o Dirección de Gobierno Electrónico.

N/A N/A

Analista 5 de Registro de

Egresos 3

Se recibe oficio por parte de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y/o la Dirección de Gobierno Electrónico, con la notificación de la incorporación de donación, así como los activos padres creados.

Oficio original

Analista 5 de Registro de

Egresos 4

Registra afectando a la cuenta de activo sin afectar el gasto mediante la transacción F-02.

Documento Contable

Original impreso

Analista 5 de Registro de

Egresos 5

Verifica en la transacción AFAB, que el alta del activo sea correcta para efecto de la depreciación con número cero.

N/A N/A

Analista 5 de Registro de

Egresos 6

Comunica vía telefónica al Enlace Administrativo de las dependencias que adquirieron los activos para que realice los traslados y los asigne a su personal así como el subnúmero de control del activo.

N/A N/A

Área Solicitante

7 Se realizan los traslados mediante la transacción ABUMN.

N/A N/A

Analista 5 de Registro de

Egresos 8

Al final del mes se corre la depreciación de todos los activos con subnúmeros en la transacción AFAB.

N/A N/A

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76

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 5 de Registro de

Egresos 9

Envía facturas originales a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, para su guarda y custodia.

Facturas Original

Bien Inmueble:

Analista 5 de Registro de

Egresos 10

Recibe de la Dirección de Bienes Patrimoniales la escritura del bien y su avalúo catastral.

Escritura y avalúo

catastral

Copia Original

Analista 5 de Registro de

Egresos 11

Verifica en la Transacción AR05, el alta del bien inmueble.

N/A N/A

Analista 5 de Registro de

Egresos 12

Registra la actualización de valor de acuerdo a los avalúos recibidos, de la Dirección de Bienes Patrimoniales en la transacción F-02.

Documento Contable

Original impreso

Analista 5 de Registro de

Egresos 13

Verifica la depreciación en el caso de los edificios y otros inmuebles en la transacción AFAB.

N/A N/A

Analista 5 de Registro de

Egresos 14

Al final del mes se corre la depreciación de los activos con subnúmeros, en la transacción AFAB y termina procedimiento.

N/A N/A

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Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la verificación de registro de baja y sustitución de bienes patrimoniales.

Objetivo: Revisar y registrar los movimientos contables que se originen por la incorporación y desincorporación de activos fijos al patrimonio del municipio.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20, 23, 24 y 34. Normatividad General para el alta, baja o desincorporación y destino final de los bienes muebles del Gobierno Municipal al servicio de las Dependencias que lo conforman, Artículos 16, 20, 27, 29, 30 y 52. Acuerdo por el que se emiten las principales reglas de registro y valoración del patrimonio. Acuerdo por el que se emiten las reglas específicas del registro y valoración del patrimonio. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28.

Políticas de Operación:

1. La adquisición de bienes muebles se registra al gasto presupuestal en el momento que se adquiere, éstas quedan registradas al activo de acuerdo a su clasificación.

2. El registro de los bienes inmuebles se registra al gasto presupuestal en el momento que se adquiere, éstas quedan registradas al activo de acuerdo a su clasificación, cuando se concluyen las obras se envían al activo que corresponden a bienes propios.

3. Las donaciones y/o sustituciones de bienes muebles e inmuebles se registran con el oficio que se recibe de la Dependencia correspondiente, y en caso de baja de bienes muebles e inmuebles con la aprobación de Cabildo.

Tiempo Promedio de Gestión:

30 días.

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79

Descripción del Procedimiento: para la verificación de registro de baja y sustitución de bienes patrimoniales.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 5 de Registro de

Egresos 1

Recibe oficio por parte de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y/o Dirección de Gobierno Electrónico para su baja indicando en el mismo los números de los bienes.

Oficio Original

Tipo de baja

Baja por Sustitución

Analista 5 de Registro de

Egresos 2

Recibe el oficio con los números de siniestro correspondiente y los nuevos números de activo que lo sustituirán.

Oficio Original

Analista 5 de Registro de

Egresos 3

Recibe las facturas originales (proporcionadas por la aseguradora), de los bienes que sustituyen.

Oficio con documentación

Original Original

Es activo anterior a 2012?

No, continúa en la actividad No. 7 En caso contrario:

Área Solicitante 4 Realiza la primera parte de la baja en la transacción ABAVN.

N/A N/A

Analista 5 de Registro de

Egresos 5

Registra la pérdida en venta contra patrimonio en la transacción F-02.

Documento Contable

Original impreso

Analista 5 de Registro de

Egresos 6

Realiza la capitalización del activo contra patrimonio en la transacción F-02, alta por sustitución.

Documento Contable

Original impreso

Área Solicitante 7 Afecta las cuentas de activo contra la depreciación y pérdida en la transacción ABAVN.

Documento Contable Original impreso

Analista 5 de Registro de

Egresos 8

Realiza la capitalización del activo que sustituye mediante la transacción F-02, activo contra pérdida.

Documento Contable

Original impreso

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80

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Baja por Desguace

Es activo anterior a 2012? No, continúa en la actividad No. 11 En caso contrario:

N/A N/A

Área solicitante 9 Registra la baja en la transacción ABAVN que sería activo contra pérdida en venta.

Documento Contable

Original impreso

Analista 5 de Registro de

Egresos 10

Registra la pérdida en venta contra patrimonio en la transacción F-02 y termina proceso.

Documento Contable Original impreso

Área solicitante 11 Afecta las cuentas de activo contra la depreciación y pérdida en la transacción ABAVN.

Documento Contable

Original impreso

Analista 5 de Registro de

Egresos 12

Confirma la cancelación de la depreciación del activo dado de baja en la transacción AFAB. Lo anterior únicamente para bienes adquiridos en 2013 en adelante y termina procedimiento.

Documento Contable

Original impreso

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Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la compensación de Fondo Fijo.

Objetivo: Efectuar la compensación de aquellos fondos Fijos a cargo de personal del H. Ayuntamiento de acuerdo a normatividad aplicable, con la finalidad de contar en todo momento con información, oportuna, veraz y confiable.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20 y 34. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla 2014 - 2018, Artículos 42, 44, 47, 49 y del 52 al 55.

Políticas de Operación:

1. Los fondos Fijos deberán especificar el indicador B en el SAP para su distinción respecto a los gastos a comprobar que son indicador “T”.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día.

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83

Descripción del Procedimiento: para la compensación de Fondo Fijo.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 4 de Registro de

Egresos 1

Recibe del Departamento de Presupuesto la documentación soporte de la comprobación de recursos financieros correspondiente al Fondo Fijo con su documentación anexa.

Comprobación de recursos con

documentación comprobatoria

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 2

Verifica en la transacción FB03 que coincida la documentación soporte con el anexo de gastos de acuerdo a la Normatividad Presupuestal vigente.

Comprobación de recursos con

documentación comprobatoria

Original

¿Existen diferencias?

No, continúa en la actividad No. 4 En caso contrario:

Analista 4 de Registro de

Egresos 3

Devuelve la documentación al Departamento de Presupuesto, para que solvente lo observado.

Comprobación de recursos con

documentación comprobatoria

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 4

Revisa la comprobación del Fondo Fijo mediante la documentación presentada y con apego a lo que señala la Normatividad Presupuestal vigente.

Comprobación con

documentación soporte

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 5

En caso de que el reintegro en efectivo sea por la totalidad de los recursos del Fondo Revolvente, por no haberse ejercido o por cancelación anticipada del mismo, se llevará a cabo su compensación mediante la transacción F-44 con el indicador “BZ”.

Documento digital en sistema

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 6

Verifica en la transacción FBL1N que la compensación sea efectuada correctamente al acreedor y con el monto correcto. Termina Proceso

Reporte del acreedor en SAP

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 7

En el caso de que la comprobación de Fondo Fijo este integrada por facturas o reintegro en efectivo se procede a la compensación del registro del acreedor mediante la transacción F-53 indicador “BZ”.

Documento digital en sistema

Original

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Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 4 de Registro de

Egresos 8

Verifica en la Transacción FBL1N que la compensación sea efectuada al acreedor y con el monto correcto.

Reporte del acreedor en SAP

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 9

Da seguimiento a la cuenta 1125000002 “Fondos Fijos Compensaciones” para detectar importes en tránsito que son sujetas a compensación relacionadas con fondos revolventes.

N/A N/A

Analista 4 de Registro de Egresos

10 Entrega la relación con la documentación soporte al archivo de la Dirección de Contabilidad para su guarda y custodia. Termina el procedimiento.

Comprobación de recursos con

documentación correspondiente a

través de un reporte

Original

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86

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la emisión de estados financieros del Sistema SAP.

Objetivo: Efectuar el registro contable de los ingresos y egresos, para emitir los estados financieros actualizados.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental Artículos 3, 4 fracciones XXII, XXIII, XXVII, 19 fracción VI, 20, 33, 34, 36, 44, 45, 46, 48 y 49 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla, Artículo 11 fracción VIII Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28.

Políticas de Operación:

1. La emisión de los Estados Financieros se debe efectuar al cierre de movimientos, para lo cual se consideran todos los ingresos y egresos del Municipio

2. Como medida para verificar el cierre de movimientos se deberá realizar la conciliación contable y presupuestal al cierre de mes y así como todas y cada una de las conciliaciones bancarias mensuales que correspondan, y apegarse en su totalidad a las leyes y normas vigentes

3. El cierre de movimientos de cada mes se efectuará, tomando en cuenta el calendario de sesiones que indica la Comisión de Patrimonio y Hacienda Municipal y Sesiones del Cabildo a efecto de que el titular de la Dirección de Contabilidad presente los Estados Financieros para su análisis, discusión y aprobación por dicha Comisión previamente a su aprobación por el Cabildo

4. Los Estados Financieros firmados y autorizados se entrega un juego original a la Auditoría Superior del Estado de Puebla (ASEP) y otro juego original se conserva en el Departamento de Cuenta Pública para su resguardo.

Tiempo Promedio de Gestión:

5 días.

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87

Descripción del Procedimiento: Para la emisión de estados financieros del Sistema SAP.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Jefe de Departamento de Registro de

Egresos

1 Realiza reunión de trabajo con el titular del Departamento de Registro de Ingresos para revisar el status y llevar a cabo el cierre del mes.

N/A N/A

Jefe de Departamento de Registro de

Egresos

2 Emite el cierre contable del mes. N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 3

Genera la balanza de comprobación en la Transacción S_ALR_87012277 y se carga a Excel.

Balanza de Comprobación

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 4

Emite los Estados Básicos: de Situación Financiera y Estado de Actividades en la Transacción ZTRFI_CONAC_CONTA.

Estado de Situación Financiera

y Estado de Actividades

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 5 Efectúa la validación de los mismos.

Estado de Situación Financiera

y Estado de Actividades

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 6

Envía para su revisión y autorización a los titulares de los Departamentos de Registro de Ingresos y Registro de Egresos.

Estado de Situación Financiera

y Estado de Actividades

Original

¿Existen diferencias?

No, continúa en la actividad No. 8 En caso contrario:

Analista 4 de Registro de

Egresos 7

Efectúa el análisis y detecta las diferencias, para efectuar la corrección en la Transacción ZTRFI_CONAC_CONTA.

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 7.1

Si no pueden ser solventadas en la Transacción ZTRFI_CONAC_CONTA se detallan en anexo las observaciones detectadas.

Anexo de las

observaciones

digital

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 7.2

Envía por correo electrónico a la Dirección de Gobierno Abierto con copia a los titulares de la Dirección de Contabilidad y del Departamento de Registro de Egresos la relación de observaciones para su solventación.

Anexo de las

observaciones

digital

Original

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88

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 4 de Registro de

Egresos 7.3

Efectúa el seguimiento de las observaciones, hasta que estas sean solventadas por la Dirección de Gobierno Abierto.

N/A N/A

Regresa a la actividad número 6

Analista 4 de Registro de

Egresos 8

Se actualizan las firmas de los Estados Financieros en la Transacción ZFITR_FIRMAS.

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 9

Envía por correo electrónico los Estados Financieros Básicos al titular del Departamento de Cuenta Pública, para que efectúe la impresión y recabe las firmas de los respectivos titulares. Termina el procedimiento.

Balanza de

Comprobación

mensual

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 10

Solicita al titular del Departamento de Cuenta Pública, la actualización de las Notas de Gestión para que efectúe su actualización y posteriormente en la transacción ZTRFI_CONAC_CONTA efectúa la carga en SAP.

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 11

Emite posteriormente 7 Estados y 6 Notas Financieras en la Transacción ZTRFI_CONAC_CONTA para entregar a la Auditoría Superior del Estado de Puebla:

Siete Estados Financieros y

Seis Notas Originales

Estado de Situación Financiera.

Notas al Estado de Situación Financiera.

Estado de Actividades.

Notas al Estado de Actividades.

Estado de Variaciones en la Hacienda Pública/ Patrimonio.

Notas al Estado de Variaciones en la Hacienda Pública/ Patrimonio.

Estado de Flujo de Efectivo.

Notas al Estado de Flujo de Efectivo.

Estado Analítico del Activo.

Estado Analítico de la Deuda y Otros Pasivos.

Estado de Cambios en la Situación Financiera.

Notas de Gestión Administrativa.

Notas de Memoria

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89

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 4 de Registro de

Egresos 12

Envía para su revisión y autorización a los titulares de los Departamentos de Registro de Ingresos y Registro de Egresos.

Siete Estados Financieros

y Seis Notas Originales

¿Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 15 En caso contrario:

Analista 4 de Registro de

Egresos 13

Efectúa el análisis y detecta las diferencias para efectuar la corrección en la Transacción ZTRFI_CONAC_CONTA.

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 13.1

Si no pueden ser solventadas en la Transacción ZTRFI_CONAC_CONTA se detallan en anexo las observaciones detectadas.

Anexo de observaciones

(digital) Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 13.2

Envía por correo electrónico a la Dirección de Gobierno Abierto con copia a los titulares de la Dirección de Contabilidad y del Departamento de Registro de Egresos la relación de observaciones para su solventación.

Anexo de las observaciones

digital Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 14

Efectúa el seguimiento de las observaciones, hasta que estas sean solventadas por la Dirección de Gobierno Abierto.

N/A N/A

Regresa a la actividad número 12

Analista 4 de Registro de

Egresos 15

Se actualizan las firmas de los Estados Financieros en la Transacción ZFITR_FIRMAS.

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 16

Envía por correo electrónico los Estados Financieros y Notas respectivas al titular del Departamento de Cuenta Pública, para que efectúe la impresión y recabe las firmas de los respectivos titulares. Termina el procedimiento.

Balanza de Comprobación

mensual Original

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Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

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Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

91

Nombre: Procedimiento para la revisión de fondos.

Objetivo: Revisión y corrección de los registros descuadrados por fondo de todos los documentos.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20 y 34 Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28.

Políticas de Operación: 1. Los documentos que presenten fondos diferentes generan un documento 6000 con clave ZF.

2. Se selecciona la lista de documentos y en el campo de clase de documento se anota la clave ZF, en el campo fecha de contabilización se anota la fecha que se quiere revisar.

3. Se le da seguimiento a los documentos reportados con base en los usuarios que incidieron en dichos descuadres para su corrección.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día.

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Núm. de Revisión:02

92

Descripción del Procedimiento: para la revisión de Fondos

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Coordinador Especializado de

Registro de Egresos

1 Genera la Transacción ZFITR_ACTUALIZAFONDO, para detectar los documentos con fondos diferentes.

N/A N/A

Coordinador Especializado de Registro de

Egresos

2

Emite los documentos que presentan fondos diferentes, los cuales generan un documento 6000. Estos documentos se visualizan con la Transacción FB03.

N/A N/A

Coordinador Especializado de

Registro de Egresos

3

Selecciona la lista de documentos y en el campo de clase de documento se anota la clave ZF, y en el campo fecha de contabilización se anota la fecha que se quiere revisar.

N/A N/A

Coordinador Especializado de

Registro de Egresos

4

Revisa la lista de los documentos 6000 e identifica los usuarios para localizar en qué Departamento se realizó el registro del documento.

Listado de documentos

Original

Coordinador Especializado de

Registro de Egresos

5

Analiza el documento de referencia que aparece en el documento 6000 anotando las observaciones que se derivan por el descuadre de los fondos en los diferentes casos.

Documentos Contables

Original

Coordinador Especializado de

Registro de Egresos

6 Cancela los documentos que se referencian entre sí (anulación de documento erróneo).

N/A N/A

Coordinador Especializado de

Registro de Egresos

7 Da seguimiento a los documentos restantes para su corrección, por medio del registro de un nuevo documento.

N/A N/A

Coordinador Especializado de

Registro de Egresos

8 Queda en espera de que se emita el nuevo documento 6000 con el cual se compensa el primero y termina procedimiento.

Nuevo documento Contable

Original

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

93

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 13/09/2017

Núm. de Revisión:02

94

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la revisión de los recursos otorgados a las Juntas Auxiliares.

Objetivo: Revisión, comprobación y presentación de los estados financieros de los recursos otorgados a las Juntas Auxiliares.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 41 y 42 Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla, Artículo 230. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla 2014 - 2018, Artículos 83 y 84.

Políticas de Operación:

1. Cuando se hace la revisión de la documentación, se debe verificar el orden, firmas y sellos originales.

2. Si existe alguna observación se le notifica a la Junta Auxiliar, vía correo electrónico, detallando el número del formato.

3. Se verifica con el Depto. de Registro de Ingresos, que se ha efectuado el cobro de la comprobación presentada.

4. El acuse de recibo se sella hasta que la Junta Auxiliar solvente todas las observaciones.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día.

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

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Núm. de Revisión:02

95

Descripción del procedimiento: para la revisión de los recursos otorgados a las Juntas Auxiliares

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 6 de Registro de

Egresos 1

Turna el clasificador (Catálogo por Objeto del Gasto) y la Normatividad a las Juntas Auxiliares, que deben aplicar, una vez que el Departamento de Registro de Egresos lo reciba por la Dirección de Egresos y Control Presupuestal.

Catálogo por Objeto del Gasto

Original

Analista 6 de Registro de

Egresos 2

Emite cuadro de Análisis del gasto ejercido por la Junta Auxiliar dentro de los cinco días hábiles siguientes al cierre contable de cada mes, este se emite en la transacción FAGLB03 Este contiene la participación que otorga el Municipio.

Se genera Reporte en Excel digital

Original digital

Analista 6 de Registro de

Egresos 3

Dentro de los primeros 5 días hábiles del mes, envía vía correo electrónico al Presidente y/o Tesorero el Cuadro de Análisis del Gasto correspondiente a su participación mensual.

Formato de recibo de

análisis de gasto de las juntas 1

por mes

Original

La Junta Auxiliar

4

Presenta dentro de los primeros 15 días hábiles de cada mes su comprobación correspondiente ante el Departamento de Registro de Egresos para su revisión y aceptación correspondiente.

Comprobación mensual

correspondiente Original

Analista 6 de Registro de

Egresos 5

Recibe mediante Oficio la comprobación integrada de la siguiente forma :

Oficio dirigido al Tesorero Municipal.

Estados Financieros y Formatos que lo soportan.

Documentación Original comprobatoria (Copias de INE para cotejo de firmas en nómina).

Copia del Cheque de Participaciones.

Comprobación de Recursos Original

Pólizas contables que se requieran. Debiendo reunir los siguientes requisitos:

La documentación debe presentarse con folio (Parte superior derecha, enumerando a partir de la Balanza de Comprobación).

Todos los Estados Financieros y Formatos deben venir firmados por el Presidente, el Secretario y el Tesorero de la Junta Auxiliar.

Toda la comprobación debe venir firmada por el Presidente de la Junta Auxiliar y sellada con el sello oficial de la Junta.

La documentación comprobatoria debe ser en

Oficio y formatos indicados

Original

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

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Fecha de actualización: 13/09/2017

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96

original.

No se aceptan firmas por poder o por ausencia.

No se aceptan tachaduras o enmendaduras.

Los egresos se ejercerán de acuerdo a la normatividad y demás disposiciones legales aplicables vigentes.

El catálogo y el Clasificador aplicable vigente deberá aplicarse sin que proceda modificación salvo previa autorización del H. Ayuntamiento de Puebla.

Los formatos que no sean utilizados por la Junta Auxiliar deberán presentarse con la leyenda “No Aplicable”.

La presentación de la Comprobación deberá ser perforada y presentada en un folder sujeto por un broche Baco.

¿Existen diferencias? No, continúa en la Actividad 6.

En caso contrario:

Analista 6 de Registro de

Egresos 5.1

Realiza las observaciones a cada Junta Auxiliar para que estas se solventen.

Formatos indicados

Original

La Junta Auxiliar

5.2 Solventa las observaciones de la Comprobación y las entrega al Departamento de Registro de Egresos.

Formatos indicados

Original

Analista 6 de Registro de

Egresos 6

Verifica con el Departamento de Registro de Ingresos que se efectuó el cobro del cheque de la comprobación presentada, lo anterior es indispensable para que la comprobación sea aceptada.

Copia de cheque

Copia

¿Se efectuó el cobro? Si, continúa con la actividad 7.

Analista 6 de Registro de

Egresos 6.1

No, se comenta a la Junta Auxiliar para que efectué el cobro del cheque y con ello estar en posibilidades de aceptar la comprobación

N/A N/A

Analista 6 de Registro de

Egresos 7

Otorga el acuse de recibido. Termina el procedimiento.

Oficio y Formatos Indicados.

Original

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Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

98

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para el registro de préstamos por fondo.

Objetivo: Registrar y dar seguimiento a los préstamos que se realizan entre fondos hasta que se efectué su devolución.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG) Artículos 20 y 34. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28

Políticas de Operación:

1. La clasificación de los movimientos financieros de acuerdo a las claves establecidas, se registran únicamente las que tienen abreviación CXP y DEVCXP que corresponden a los préstamos entre fondos y su devolución correspondiente.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día.

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

99

Descripción del Procedimiento: para el registro de préstamos por fondo.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 4 de Registro de

Egresos 1

Recibe el oficio y relación del Departamento de Órdenes de Pago donde muestra una relación de movimientos financieros realizados como: (Traspasos, Cuentas por Pagar, Fondeo por Pago, Devolución de Cuentas x Pagar y Cancelación de Cuentas)

Oficio, movimientos

financieros, con documentación

soporte

Original y copia

Analista 4 de Registro de

Egresos 2

Verifica que la relación coincida con la documentación comprobatoria y que cuente con firmas originales.

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 3

Facilita documentos originales al titular del Departamento de Registros de Ingresos con la finalidad de que identifique los movimientos que afectan a su área y de ser así los fotocopie.

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 4 Clasifica los movimientos financieros.

Por tipo de movimiento

Original

Tipo de Movimiento

Traspaso

Analista 4 de Registro de

Egresos 5

Verifica que la cuenta de origen como la cuenta de destino tengan el mismo fondo.

Movimientos Financieros

Original

Fin

Cuentas por Pagar

Analista 4 de Registro de

Egresos 6

Verifica qué cuenta bancaria realiza el préstamo y la razón del porqué se genera esa Cuenta por Pagar.

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 6.1

Procede al registro contable en la Transacción F-02, con clase de póliza SA, con cargo a la cuenta Deudores por Fondo y abono al acreedor por fondo.

Documento Contable

Original

Devolución de Cuentas por Pagar

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

100

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 4de Registro de

Egresos 7

Recibe oficio y relación del Departamento de Órdenes de Pago.

Oficio, movimientos

financieros, con documentación

soporte

Original y copia

Analista 4 de Registro de

Egresos 7.1

Registra contablemente el cargo al acreedor por fondo con abono a la cuenta deudora por fondo en la transacción F-02 clase SA.

Documento Contable

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 7.2

Realiza la compensación del acreedor en la transacción F-44.

Documento Contable

Original

Fin

Fondeo por Pago

Analista 4 de Registro de

Egresos 8

Verifica que el concepto de pago corresponda al concepto de impuestos como ISR, 3% sobre nómina, Seguro Social e INFONAVIT.

Movimiento Financiero

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 8.1

Toma en cuenta que para este tipo de movimientos no debe existir clave repetitiva.

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 8.2

En caso de que exista una clave repetitiva notifica al Departamento de Órdenes de Pago para que cancele el documento 15000 respectivo.

N/A N/A

Fin

Fondeo por Cancelación de Cuenta

Analista 4 de Registro de

Egresos 9

Valida cual fue el registro Original de ese movimiento (si son gastos, ingresos y el ejercicio al que corresponde) para su registro correspondiente.

Documento Contable

Original

Fin del proceso

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

101

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

102

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la determinación y captura de retenciones del 10% de ISR mensual y su declaración anual.

Objetivo: Determinar la declaración y entero de retenciones del 10% de ISR

Fundamento Legal: Ley de Impuesto Sobre la Renta, Artículos 27 fracciones V y 99 fracciones I, II, III y V. Ley General de Contabilidad Gubernamental, Artículos 20 y 34. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28

Políticas de Operación:

Es un proceso compartido, con las Direcciones de Recursos Humanos y de Egresos y Control Presupuestal, por lo que se debe vigilar la correcta ejecución y registro correspondiente.

Tiempo Promedio de Operación:

Mensual.

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

103

Descripción del Procedimiento: para la determinación y captura de retenciones del 10% de ISR mensual y su declaración anual.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 2 de Registro de

Egresos 1

Recibe documentación soporte del Departamento de Presupuesto.

Órdenes Compromiso

Copia

Analista 2 de Registro de

Egresos 2 Separa y clasifica por honorarios y arrendamiento.

Órdenes Compromiso

Copia

Analista 2 de Registro de

Egresos 3

Saca copia de la orden de pago del recibo de honorarios y/o arrendamiento.

Órdenes de Pago

Copia

Analista 2 de Registro de

Egresos 4

Genera un reporte en la Transacción S_PL0_09000447.

Se genera reporte en

sistema Original

Analista 2 de Registro de

Egresos 5

Genera un cuadro comparativo en Excel en donde se clasifican por honorarios y arrendamientos, incluye número de acreedor, nombre del acreedor, importe, fondo, documento de pago y la cuenta contable, para honorarios: 2117060001 y arrendamientos: 217060002.

Reporte en Excel

Original y copia

Analista 2 de Registro de

Egresos 6

Elabora Orden de Pago y genera oficio dirigido al Enlace Administrativo de la Tesorería.

Orden de Pago y Oficio

Original

Analista 2 de Registro de

Egresos 7

Envía al Enlace Administrativo de la Tesorería las órdenes de pago y el oficio firmado por el titular de la Dirección de Contabilidad.

Oficio Original y copia

Analista 6 de Registro de

Egresos 8

Realiza el registro en línea, en el portal del SAT y genera un acuse de recibo por el registro de ese impuesto.

Documento digital del SAT y Acuse de recibo

Original

Analista 2 de Registro de

Egresos 9

Captura mensualmente la información en un archivo denominado: “vaciado de retenciones”.

Reporte en Excel

Original

Analista 2 de Registro de

Egresos 10

Efectúa conciliación de lo registrado en el “vaciado de retenciones” con lo registrado en SAP.

Se genera auxiliar contable

Original

Analista 2 de Registro de

Egresos 11

Captura la Declaración Informativa Múltiple, y se envía de forma electrónica al SAT y termina procedimiento.

Formato de Acuse de

recibido por el SAT

Original

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

104

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

105

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la cancelación de registro de pasivo de nómina.

Objetivo: Cancelar los cheques no cobrados oportunamente, por concepto de nómina.

Fundamento Legal: Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, Artículos 42, 65, 75, 191, 192 Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20 y 34. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28.

Políticas de Operación:

1. La Dirección de Recursos Humanos a través de la Dirección de Egresos y Control Presupuestal solicita la reexpedición de cheques cancelados

2. Los cheques cancelados que corresponden a ejercicios anteriores se afectan a la cuenta de Resultado de Ejercicios Anteriores.

3. Los cheques cancelados que correspondan al ejercicio actual se afectan a cuentas de gasto, que previamente indicará la Dirección de Recursos Humanos mediante oficio.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día.

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

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106

Descripción del Procedimiento: para la cancelación de registro de pasivo de nómina.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Coordinador Especializado de Registro de

Egresos

1

Recibe oficio del Departamento de Órdenes de Pago adscrito a la Dirección de Egresos y Control Presupuestal en el que envía: Cheques y Pólizas Cheques cancelados, donde indica se realice la cancelación del pasivo respectivo.

Oficio Original

Coordinador Especializado de Registro de

Egresos

2 Coteja en la transacción FB03 la correcta cancelación del cheque, y que el importe, concepto y beneficiario coincidan.

N/A N/A

Cancelación de ejercicios anteriores:

Depto. de Registro de

Ingresos 3

Efectúa póliza en transacción F-02 afectando cuentas de pasivo y Resultado de Ejercicios Anteriores (REA).

Documento Digital

Original

Reexpedición de cheque de Ejercicios Anteriores:

Coordinador Especializado de Registro de

Egresos

4

Recibe orden de pago del Departamento de Órdenes de Pago adscrito a la Dirección de Egresos y Control Presupuestal donde solicita se le otorgue número de documento SAP para que proceda la reexpedición del cheque.

Oficio Original

Cancelación del ejercicio actual:

Coordinador Especializado de Registro de

Egresos

5

Recibe oficio de la Dirección de Recursos Humanos en el que indica, el número de control y nombre del trabajador, importe y las claves y conceptos nómina a donde deberá ingresar el recurso.

Coordinador Especializado de Registro de

Egresos

6 Efectúa póliza en transacción F-02 afectando cuentas de pasivo y de gasto.

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Fecha de elaboración: 15/08/2015

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Núm. de Revisión: 02

107

Descripción del Procedimiento: para la cancelación de registro de pasivo de nómina

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Reexpedición de cheque del Ejercicio actual:

Coordinador Especializado de Registro de

Egresos

7

Recibe orden de pago del Departamento de Órdenes de Pago adscrito a la Dirección de Egresos y Control Presupuestal y verifica en la transacción FBL3N que exista disponibilidad de recurso en cuenta de pasivo para cubrir la reexpedición solicitada, así mismo coteja el fondo y cuenta contable de la orden de pago.

Orden de Pago Original

¿Existen diferencias? No, continúa con la actividad 9. En caso contrario:

Coordinador Especializado de Registro de

Egresos

8 Comenta a la Dirección de Recursos Humanos las diferencias para que solvente. Regresa a la actividad 5.

N/A N/A

Coordinador Especializado de Registro de

Egresos

9

Recaba rúbrica del titular de la Dirección de Contabilidad y de la jefa del Departamento de Registro de Egresos para la orden de pago y la devuelve a la Dirección de Recursos Humanos. Termina procedimiento.

Orden de pago Original

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

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Fecha de actualización: 24/08/2017

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108

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

109

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la consolidación de estados financieros de los Organismos Públicos Descentralizados (OPD’S) y Municipio de Puebla.

Objetivo: Efectuar la consolidación de Estados y Notas Financieras de los Organismos Públicos Descentralizados y del Municipio de Puebla.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental Artículos 3, 4 fracciones XXII, XXIII, XXVII, 19 fracción VI, 20, 33, 34, 36, 44, 45, 46, 48 Y 49. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla, Artículo 11 fracción VIII. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28.

Políticas de Operación: 1. Para la consolidación de los Estados y notas Financieras, los OPD’S y Municipio de Puebla deberán integrar sus estados financieros en forma anualizada.

2. Los OPD’S enviarán el detalle e importe de las participaciones otorgadas por el Municipio durante el ejercicio a consolidar.

3. Los OPD’S oficializarán el envío de sus Estados Financieros una vez que reciban el estatus de “VALIDADO” a través de la Plataforma de Consolidación de Estados Financieros (CEFIN). Así mismo deben anexar los Estados Financieros emitidos de la Plataforma CEFIN

4. Los Oficios y Estados Financieros recibidos en el punto anterior, se digitalizan y se cargan en la Plataforma (CEFIN).

5. La responsabilidad por la información otorgada y capturada en la plataforma (CEFIN) corresponde a los OPD’S

6. Los Estados y Notas Financieras firmadas y autorizadas se entrega un juego original a la Auditoría Superior del Estado de Puebla (ASEP) y el otro juego original se conserva en el Departamento de Cuenta Pública para su resguardo.

Tiempo Promedio de Gestión:

15 días.

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Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

110

Descripción del Procedimiento: para la consolidación de estados financieros de Organismos Públicos ………………………………………………..Descentralizados (OPD’S) y Municipio de Puebla.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 4 de Registro de

Egresos 1

Envía oficio a los Organismos Públicos Descentralizados (OPD’S) para que inicien captura de cifras en la Plataforma de Consolidación de Estados Financieros (CEFIN), así mismo les solicita importes de las participaciones otorgadas.

Oficio Original

OPD’S 2 Envían mediante correo electrónico las participaciones recibidas durante el ejercicio a consolidar.

Analista 4 de Registro de

Egresos 3

Concilia con registros contables las cifras enviadas por los OPD’S respecto a las participaciones otorgadas en el ejercicio a consolidar.

N/A N/A

¿Existen diferencias?

No, continúa en la actividad No. 5 En caso contrario:

Analista 4 de Registro de

Egresos 4

Comenta al Organismo Público Descentralizado (OPD) las diferencias detectadas para que se aclaren y/o solventen. Regresa a la actividad 3

N/A N/A

OPD’S / Analista 4 de Registro de

Egresos

5

Capturan en la Plataforma de Consolidación de Estados Financieros (CEFIN), los 5 Estados Financieros: Estado de Actividades, Estado de Situación Financiera, Estado de Cambios en la Situación Financiera, Estado de Flujo de Efectivos y Estado de Variación en la Hacienda Pública/Patrimonio, así como las participaciones otorgadas, según Manual de Usuario CEFIN.

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 5.1

Revisa en la Plataforma de Consolidación de Estados Financieros (CEFIN), los 5 Estados Financieros de cada OPD, según Manual de Usuario CEFIN.

Documento Digital

N/A

¿Existen diferencias?

No, continúa con la actividad No. 7 En caso contrario:

Analista 4 de Registro de

Egresos 6

Indica al OPD solvente la diferencia y efectúe la modificación en la plataforma de captura CEFIN, con apoyo en su caso, de la Dirección de Gobierno Abierto. Regresa a la actividad 5.

Documento Digital

N/A

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

111

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 4 de Registro de

Egresos 7

Aplica el estatus de validado a cada OPD en la Plataforma CEFIN, incluyendo al Municipio.

Documento digital

N/A

OPD`S 8 Imprimen en la plataforma CEFIN los Estados Financieros y los envían mediante oficio a la Tesorería Municipal debidamente firmados.

Oficio y Estados

Financieros Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 9

Recibe de las OPD’s oficios y Estados Financieros, los digitaliza y los carga a la plataforma CEFIN, los originales se archivan en expediente de “CONSOLIDACIÓN DE OPD’S”

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 10

Efectúa desde la plataforma CEFIN la emigración de los 5 Estados Financieros de cada OPD y el Municipio al Sistema SAP para que se lleve a cabo la respectiva consolidación.

Documento digital

N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 11

Revisa en SAP que la emigración y consolidación de los Estados y Notas Financieras sea correcta.

Documento digital

N/A

¿Existen diferencias?

No, continúa en la actividad No. 13 En caso contrario:

Analista 4 de Registro de

Egresos 12

Indica a la Dirección de Gobierno Abierto las diferencias a efecto de que apoye en la modificación y/o corrección en el Sistema SAP. Regresa a la actividad 11

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 13

Actualiza en ZFITR_FIRMAS nombres y cargos de las personas que firman los Estados Financieros Consolidados

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 14

Emite en ZFITR_EFC los Estados Financieros y Notas Consolidadas de los OPD`S y del Municipio.

Estados Financieros y

Notas Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 15

Envía por correo electrónico los estados y notas consolidadas al titular del Departamento de Cuenta Pública, para que efectúe la impresión y recabe las firmas de los respectivos titulares para con ello efectuar la entrega a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Termina el Procedimiento.

Estados Financieros y

Notas Original

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

112

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

113

Nombre del Procedimiento: Procedimiento para la elaboración de formato de reintegro en efectivo.

Objetivo: Efectuar formato de reintegro de efectivo referentes a: Recursos no ejercidos por concepto de Gastos a Comprobar, cancelación de Fondos Fijos, conceptos de nómina y cancelación total o parcial de Apoyo de Becas.

Fundamento Legal:

Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20 y 34.

Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28.

Políticas de Operación:

1. El reintegro deberá efectuarse en efectivo. 2. La persona que realiza el trámite deberá proporcionar el nombre de la persona que

recibió el recurso, así como el importe y el concepto por el que reintegra. 3. En relación al reintegro por conceptos de nómina como: sueldos, retenciones, entre

otros, es indispensable que Recursos Humanos proporcione los datos del trabajador, así como el periodo y concepto del reintegro.

4. En el caso de que el reintegro por concepto de nómina corresponda a ejercicios anteriores, éste se efectuará a la institución y cuenta bancaria correspondiente al fondo 10100.

5. Cuando el reintegro por concepto de nómina corresponda al ejercicio actual, se efectuará a la institución y cuenta bancaria que indique el IQQ del periodo a reintegrar.

6. Respecto al reintegro por concepto de Apoyo de Becas, es necesario que Recursos Humanos otorgue el nombre de la persona o institución que recibió el apoyo, así como el periodo y concepto del reintegro.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 día.

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Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

114

Descripción del Procedimiento: para la elaboración de formato de reintegro en efectivo.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Dependencia 1

Solicita Formato de Reintegro, determinando el concepto de reintegro, que puede ser por: gastos a comprobar, cancelación de fondo fijo, conceptos de nómina (sueldos, retenciones, entre otros) y cancelación total o parcial de apoyo de beca.

N/A N/A

Por concepto de Gastos a Comprobar / Cancelación de Fondos Fijos:

Dependencia 2 Proporciona nombre de la persona que efectúa el rembolso, así como la fecha, concepto e importe a reintegrar.

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 3

Consulta en FBL1N los datos proporcionados por la Dependencia, y determina la Institución Bancaria, cuenta bancaria, fondo y documento SAP con el que recibió el recurso.

Reporte del acreedor en

SAP N/A

Analista 4. de Registro de

Egresos 4

Efectúa Formato de Reintegro que incluye: monto a reintegrar, documento SAP y fecha con el que recibió el recurso, número de cheque, concepto detallado del reintegro, fondo, nombre y extensión de la persona que realiza el trámite.

Formato de Reintegro

2 Originales

Analista 4 de Registro de

Egresos 5

Solicita al Coordinador Especializado visto bueno del Formato de Reintegro.

Formato de reintegro

2 originales

¿Existen diferencias?

No, continúa en la actividad No. 7

En caso contrario:

Analista 4 de Registro de

Egresos 6

Solventa las diferencias. Continúa con actividad 5

Formato de reintegro

2 Originales

Analista de Registro de

Egresos 7

Recaba rubrica de la persona que solicito el Formato de Reintegro.

Formato de reintegro

2 Originales

Coordinador Especializado

8 Rubrica el Formato de Reintegro. Formato de

reintegro 2

Originales

Analista 4 de Registro de

Egresos 9

Recaba rubrica del Titular del Depto. de Registro de Egresos y el sello oficial de la Dirección de Contabilidad para el Formato de Reintegro.

Formato de reintegro

2 Originales

Analista 4 de Registro de

Egresos 10

Otorga original del Formato a la persona que solicito el formato y otro original lo archiva en expediente de “Formato de Reintegro”.

Formato de reintegro

Original

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115

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Dependencia 11

Una vez que efectúa el depósito en efectivo en la Institución Bancaria, proporciona copia fotostática del comprobante del depósito bancario al Analista del Departamento de Registro de Egresos.

Boucher Copia

Analista 4 de Registro de

Egresos 12

Verifica que el comprobante del depósito bancario coincida con lo que indica el Formato de Reintegro. (Importe, Institución Bancaria y Cuenta Bancaria).

N/A N/A

¿Existen diferencias?

No, continúa en la actividad No. 14

En caso contrario:

Analista 4 de Registro de

Egresos 13

En el caso de que la diferencia en el importe sea menor a lo que indica el formato de reintegro, le comenta a la dependencia lo observado, para que efectúe el depósito faltante.

N/A N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 13.1

En el caso de que el importe depositado sea mayor a lo indicado en el Formato de Reintegro o que la institución bancaria y/o cuenta bancaria no coincidan, le requiere a la dependencia realice el reembolso correctamente, de acuerdo al formato de reintegro otorgado.

Documento N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 14

Recibe del Departamento de Presupuesto de la Dirección de Egresos y Control Presupuestal, la comprobación del recurso, que incluye los originales del formato de reintegro y del comprobante del depósito bancario.

Comprobación de Recursos Financieros

Original

Analista 4 de Registro de

Egresos 15

Realiza póliza en transacción F-02 contable por el ingreso de efectivo y por la disminución de pasivo con indicador SA.

Documento N/A

Analista 4 de Registro de

Egresos 16

Imprime póliza en FB03, agrega formato de reintegro y original del comprobante del depósito y se archiva en expediente de póliza del mes.

Póliza Original

Fin.

Por conceptos de Nómina:

SECAD (Recursos Humanos)

17 Proporciona los datos del trabajador, (nombre y número de control) así como el periodo, concepto e importe a reintegrar.

N/A N/A

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116

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Analista 4 de Registro de

Egresos 18

Proporciona al Titular del Depto. de Registro de Egresos los datos del trabajador (nombre y número de control) concepto y periodo a reintegrar, para que el Titular consulte el IQQ del período y otorgue el fondo y la institución y cuenta bancaria a donde se efectuará el reintegro.

N/A N/A

Continúa con la actividad 4 a 13.1.

Analista 4 de Registro de

Egresos 19

Recibe de la Dirección de Recursos Humanos, oficio que incluye los originales del formato de reintegro y del comprobante del depósito bancario, así como el detalle del reintegro (datos del trabajador, importe, periodo, claves y conceptos de nómina).

Oficio Original

Continúa con la actividad 15 a 16.

Fin.

Por concepto de Apoyo de Becas:

SECAD (Área de Becas)

20 Proporciona nombre de la persona o institución educativa que recibió el recurso, así como la fecha, concepto e importe a reintegrar.

N/A N/A

Continúa con la actividad 3 a 13.

Analista 4 de Registro de

Egresos 21

Recibe de la Dirección de Recursos Humanos, oficio que incluye los originales del formato de reintegro y del comprobante bancario, así como el detalle del reintegro (datos del trabajador, importe, periodo).

Oficio Original

Continúa con los pasos 15 y 16.

Fin.

Fin del proceso.

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118

V. DEPARTAMENTO DE CUENTA PÚBLICA

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la presentación de Estados Financieros, Presupuestales y Programáticos, así como información financiera a la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

Objetivo: Coordinar la integración de los documentos que deben ser entregados a la Auditoría Superior del Estado de Puebla, a fin de cumplir el Acuerdo de fechas emitido por dicho ente fiscalizador.

Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental; artículos 3, 4 fracciones VII, VIII, XII, XVIII, XXI, XXII, XXIII, XXV y XXIX, 16, 19 fracción VI, 33, 36, 37, 44, 45, 46, 48 y 49, Transitorios artículo 3 fracción III y 6 segundo párrafo. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla; artículos 2 fracción V, 12 fracción I y 77 fracción XXXI. Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios; Artículos 1, 2 fracción IX, 4, 5, 18 y Vigésimo Transitorio.

CRITERIOS para la elaboración y presentación homogénea de la información financiera y de los formatos a que hace referencia la Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios.

Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior para el Estado de Puebla; artículos 1, 2, 3, 4 fracciones XII y XXI, 33 fracciones X, XI, XII, XIII, XIX, XX y XXXVI y 54 fracciones I, IV Y IX inciso a). Ley Orgánica Municipal; artículo 166 fracciones VIII y XXI. Código Fiscal y Presupuestario para el Municipio de Puebla; artículos 311 fracciones I, II y III, 313 y 315 fracción IV. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla; artículos 14 fracciones I, IV, V, XXIII y XXXV, 24 fracciones II, VII y VIII y 30 fracciones I, II, III, V, VII y VIII.

Políticas de Operación:

1. Para la emisión de los estados financieros se deberá efectuar el cierre del mes que corresponda, para lo cual se consideraran todos los ingresos y egresos del Municipio.

2 . Se deberá conciliar las cifras presentadas en los Estados Financieros, Notas y demás información financiera.

3. El cierre de cada mes se programará considerando los Calendarios de Sesiones que indica la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal

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119

y el H. Cabildo. 4. El Director(a) de Contabilidad deberá presentar los estados financieros e

información financiera para su análisis, discusión y aprobación por dichos Órganos.

5. Los estados financieros e información financiera firmada y autorizada se presentarán en la fecha establecida ante la Auditoría Superior del Estado de Puebla y se resguardará un original en el Departamento de Cuenta Pública además de ser remitidos a la Unidad Administrativa de Acceso a la Información de la Tesorería Municipal que a su vez, informará mensualmente a la Coordinación General de Transparencia para su publicación en el portal del Ayuntamiento.

Tiempo Promedio de Gestión:

10 días

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120

Descripción del Procedimiento: Presentación de Estados Financieros, Presupuestales y Programáticos, así como información financiera a la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Jefe/a de Departamento de

Registro de Ingresos y Jefe/a de Departamento

de Registro de Egresos

1

Entrega Balanza de Comprobación; elabora Tarjetas Analíticas de los rubros que integran el Estado de Situación Financiera y el Estado de Actividades.

Balanza de Comprobación,

Tarjetas Analíticas

1 borrador

Coordinador Especializado del Departamento de Cuenta Pública

2 Revisa y concentra las tarjetas; en su caso, solicita las correcciones a las jefaturas.

Tarjetas Analíticas

N/A

Jefe/a de Departamento de

Registro de Ingresos y Jefe/a de Departamento

de Registro de Egresos

3 Entregan tarjetas corregidas y Estados Financieros de Situación Financiera y de Actividades.

Tarjetas analíticas y

Estados Financieros

3 tantos

Coordinador Especializado del Departamento de Cuenta Pública

4

Con las tarjetas y Estados integra carpetas para Tesorero/a y Director/a de Contabilidad, para revisión de cifras conjuntamente con el Tesorero/a.

Impreso 2 Carpetas

Jefe/a de Departamento de

Registro de Ingresos y Jefe/a de Departamento

de Registro de Egresos

5 En su caso, realiza las correcciones hechas por el Tesorero/a

N/A N/A

Jefe/a de Departamento y

Coordinador Especializado del Departamento de Cuenta Pública

6

Integran la carpeta que contiene Tarjetas Analíticas y Estados de Situación Financiera y de Actividades y se digitaliza para su entrega al Presidente de la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal.

Impresa y Digital

1 Carpeta y CD

Coordinador Especializado del Departamento de Cuenta Pública

7

Imprime para la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal lo siguiente:

Estado de Situación Financiera. Estado de Actividades.

Estados Financieros e

Informes 3 Originales

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121

Informe de Avance de Gestión Financiera (Trimestral)

Comisión de Patrimonio y

Hacienda Pública Municipal

8

Se lleva a cabo la Sesión de la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal, en la que se discuten y aprueban los Estados Financieros

Estados Financieros e

Informe firmados

2 Originales

Secretaría del Ayuntamiento

9

Presenta los Estados Financieros para aprobación del H. Cabildo, siendo éstos: Estado de Situación Financiera Estado de Actividades Informe de Avance de Gestión Financiera

(Trimestral)

Acta de Cabildo

1 original

Jefe/a de Departamento de

Registro de Egresos

10

Remite al Departamento de Cuenta Pública los Estados Financieros y la Balanza de comprobación

Digital N/A

Coordinador Especializado del Departamento de Cuenta Pública

11

Realiza la impresión de los siete Estados Financieros para recabar firmas del Presidente Municipal, Secretario del Ayuntamiento, Tesorero Municipal y respecto a las Notas a dichos Estados únicamente se recaba las rubricas del Tesorero Municipal y del Director/a de Contabilidad, siendo éstos: Estado de Situación Financiera. Notas al Estado de Situación Financiera. Estado de Actividades. Notas al Estado de Actividades. Estado de Variaciones en la Hacienda Pública/ Patrimonio. Notas al Estado de Variaciones en la Hacienda Pública/ Patrimonio. Estado de Flujo de Efectivo. Notas al Estado de Flujo de Efectivo. Estado Analítico del Activo. Estado Analítico de la Deuda y Otros Pasivos. Notas de Memoria. Notas de Gestión Administrativa. Estado de Cambios en la Situación Financiera.

Impreso 2 Originales

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Núm. de Revisión: 02

122

Coordinador Especializado del Departamento de Cuenta Pública

12

Reúne los demás documentos que correspondan a otras áreas de la Tesorería para recabar las firmas correspondientes. De la Dirección de Ingresos: Estado Analítico de Ingresos y Formatos de la Ley de Disciplina Financiera. De la Dirección de Egresos y Control Presupuestal: Estados Analíticos del Ejercicio del Presupuesto de Egresos, Formato de Obras y Acciones R-1, Informe de Avance de Gestión Financiera y Formatos de la Ley de Disciplina Financiera. De acuerdo a la periodicidad que indique el Acuerdo de ASEP,

Impreso

2 a 3 originales

según corresponda

Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública

13

Concentra Acta de la Comisión de Patrimonio y Hacienda, Constancia del Auditor Externo, SEIRMA, Conciliaciones Bancarias, Recibos de Participaciones, Cédula de Impuesto Predial y Expedientes de Obra que también se incluyen en el paquete de Estados Financieros.

Impreso

1 original y/o copias

certificadas según

corresponda

Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública

14 Solicita número de oficios en Oficialía de Presidencia e imprime y recaba firmas del Tesorero/a y Presidente Municipal.

Impreso 2 originales

Coordinador Especializado del Departamento de Cuenta Pública

15 Una vez recabadas las firmas se digitaliza la totalidad de los documentos y se respalda en medio magnético CD.

Toda la documentación y

digital

1 original y 1 CD

Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública

16 Presenta los documentos a la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

Impreso 1 original

Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública

17 Resguarda la información y Acuse de recibido por parte de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

Acuse Original

Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública

18

Notifica a la Secretaría Particular de Presidencia, Secretaría del Ayuntamiento, Presidencia de la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal, Contraloría Municipal y Unidad Administrativa de Acceso a la Información de la Tesorería Municipal, que los Estados Financieros fueron presentados ante la Auditoría Superior del Estado de Puebla y termina el procedimiento.

Oficios 5 oficios

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123

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

Clave: MPUE1418/MP/TM05/DC013-A

Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

124

Nombre del Procedimiento:

Procedimientos para la atención de requerimientos de información derivados de auditorías internas y externas.

Objetivo: Atender los requerimientos de información competencia de la Dirección, de auditorías internas por parte de la Contraloría Municipal y externas por parte de las instancias fiscalizadoras federales, estatales y Auditoría Externa.

Fundamento Legal: Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla para el Estado de Puebla artículos 33 fracción III y 54 fracción XI.

Ley Orgánica Municipal, artículo 166 fracciones XXII y XXVI.

Código Fiscal y Presupuestario para el Municipio de Puebla; artículo 315 fracción II.

Reglamento Interior de la Tesorería Municipal artículos 14 fracciones I, IV, V, XXIII, XXVII y XXXV, 24 fracciones IV y VI y 30 fracciones IV, V y X.

Políticas de Operación:

1. Derivado de la atención de requerimientos por parte de las instancias fiscalizadoras, se entiende como auditorías internas aquellas que son realizadas por la Contraloría Municipal y auditoría externas las que son practicadas por la Auditoría Superior de la Federación, Secretaría de la Función Pública, Servicio de Administración Tributaria, Auditoría Superior del Estado de Puebla, Secretaría de la Contraloría del Estado y Despacho de Auditoría Externa

2. Analizar la solicitud de los requerimientos efectuados por las instancias fiscalizadoras, para determinar las áreas de la Tesorería Municipal que son competentes para proporcionar la información, respecto a auditorías internas o externas iniciadas y en proceso de solventación

3. Solicitar a las áreas competentes de la Tesorería Municipal en los plazos establecidos, la documentación e información solicitada por las instancias fiscalizadoras.

4. Conjuntar la documentación e información, para su entrega a la dependencia o autoridad solicitante.

Tiempo Promedio de Gestión:

De 3 a 10 días hábiles

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Descripción del Procedimiento: Atención de requerimientos de información derivados de auditorías internas y externas

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Director/a de Contabilidad /

Tesorero/a

1

Recibe los requerimientos de las instancias fiscalizadoras por cuanto hace a auditorías externas iniciadas o en proceso de solventación. Dichos requerimientos pueden efectuarse directamente por la autoridad fiscalizadora o por conducto de alguna de las dependencias del ayuntamiento.

Oficio de solicitud

Original

Director/a de Contabilidad /

Tesorero/a 2

Recibe los requerimientos de Contraloría Municipal, como instancia fiscalizadora para auditorías internas iniciadas o en proceso de solventación.

Oficio de solicitud

Original

Director/a de Contabilidad y

Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública

3

Indistintamente, procede al estudio y análisis de la solicitud de los requerimientos efectuados por las instancias fiscalizadoras, para determinar el área de la Tesorería Municipal que es competente para proporcionar la información.

N/A N/A

Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública

4

En su caso, notifican a las áreas competentes los requerimientos de información que se deben atender.

Memorándums Original

Jefe/a de Departamento y

Coordinador Especializado del Departamento de Cuenta Pública

5

Recibe, revisa y ordena la documentación entregada por las Unidades Administrativas para su entrega a las instancias fiscalizadoras y dar seguimiento.

N/A N/A

Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública

6

Elabora Oficio de respuesta a la instancia fiscalizadora solicitante, adjuntando la evidencia documental en los términos señalados y en el plazo establecido, firmado por el Director/a y termina el procedimiento.

Oficio y/o Memorándum

Evidencia documental

Original Copias

certificadas y/o digital

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Núm. de Revisión: 02

127

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la integración y presentación de la cuenta pública

Objetivo: Cumplir en tiempo y forma con la presentación de la cuenta pública ante la Auditoría Superior del Estado de Puebla, por el ejercicio o periodo correspondiente.

Fundamento Legal: Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, artículo 114. Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 1, 4 fracción IX y XII, 23, 46, 48, 52, 53 y 55. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla; artículos 2 fracción V, 12 fracción I y 77 fracción XXI. Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios; Artículos 1, 2 fracción IX, 4 y 58.

CRITERIOS para la elaboración y presentación homogénea de la información financiera y de los formatos a que hace referencia la Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios. Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla artículos 1 fracción I inciso a), 2 fracción I, 4 fracción VII, 27 cuarto párrafo, 31 fracción I, 33 fracción I y 54 fracción VIII.

Ley Orgánica Municipal, artículos 78 fracción XII y 166 fracciones XIX y XXI.

Código Fiscal y Presupuestario para el Municipio de Puebla, artículos 304 primer párrafo y 315 fracción I.

Reglamento Interior de la Tesorería Municipal artículos 14, 24 fracciones I, II, V, VII, VIII, IX y XII y 30 fracciones VII y IX.

Políticas de Operación:

1. Para la presentación de la Cuenta Pública, deberán integrarse todos los Estados Financieros Contables, Presupuestarios, Programáticos y demás Estados Complementarios y Aclaratorios, Reportes e información complementaria señalados en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y los lineamientos que emita el Consejo Nacional de Armonización Contable, en la Ley de Disciplina Financiera y otras disposiciones aplicables y los que determine la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

2. Los errores u omisiones que se conozcan al cierre del ejercicio o periodo, deberán ser corregidos mediante asientos de ajuste o reclasificaciones y remitir el expediente que contenga el análisis de las diferencias del mes de diciembre y Cuenta Pública, adjuntando copia certificada de las pólizas de registro y de la respectiva documentación comprobatoria y justificativa que soporte los registros efectuados en las pólizas que adjunte.

3. La Cuenta Pública una vez presentada ante la Auditoría Superior del

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128

Estado de Puebla, se resguardará un original en el Departamento de Cuenta Pública.

Tiempo Promedio de Gestión:

4 meses

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Núm. de Revisión: 02

129

Descripción del Procedimiento: Integración y presentación de la cuenta pública

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Jefe/a de Departamento de

Registro de Egresos y Jefe/a de Departamento

de Registro de Ingresos

1 Elabora los Estados Financieros básicos, así como sus notas y los remite al Departamento de Cuenta Pública.

Digital 1 borrador

Director/a de Contabilidad

Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública

Jefe/a de Departamento de

Registro de Egresos

Director/a de Egresos y Control

Presupuestal Director/a de

Ingresos

2 Revisan los Estados Financieros Complementarios y Aclaratorios: CP-1, CP-2, CP-3, CP-4

Digital N/A

Director/a de Egresos y Control

Presupuestal Director/a de

Ingresos

3 Elaboran el Estado Analítico de Ingresos y los Estados Analíticos del Ejercicio del Presupuesto de Egresos.

Digital N/A

Director/a de Egresos y Control

Presupuestal 4

Elabora: Informe de Avance de Gestión Financiera. Relación de obras y acciones R-1

Digital N/A

Jefe/a de Departamento de

Registro de Ingresos

5 Entrega los Estados de Cuenta y Conciliaciones Bancarias, incluyendo el listado de la cuenta de inversión.

Copias certificadas

2

Jefe/a de Departamento de

Registro de Egresos

6 Entrega Inventarios de bienes muebles e inmuebles.

Copias Certificadas y

digital 2

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Núm. de Revisión: 02

130

Jefe/a de Departamento de

Registro de Egresos Jefe/a de

Departamento de Registro de

Ingresos

7 Elabora los Estados Financieros Consolidados y sus notas.

Digital N/A

Jefe/a de Departamento de

Registro de Egresos y Jefe/a de Departamento

de Registro de Ingresos

8

Elabora conciliación entre los egresos presupuestarios y gastos contables y conciliación entre los Ingresos presupuestarios y contables.

Conciliaciones firmadas

2 Originales

Jefe/a del Departamento de Cuenta Pública

9 Solicita la Constancia al Auditor Externo. Constancia

firmada 2 originales

Jefe/a de Departamento de

Cuenta Pública Director/a de

Ingresos Director/a de

Egresos y Control Presupuestal

SECAD

10

Elaboran los formatos de la Ley de Disciplina Financiera que correspondan

Digital N/A

Jefe/a de Departamento de

Cuenta Pública 11

Gestiona las copias certificadas de Actas de Cabildo de la aprobación de Estados Financieros mensuales, así como de Estados Financieros básicos, Estados Presupuestales e Informe de Avance de Gestión Financiera al 31 de diciembre del ejercicio que corresponda

Copias Certificadas

2

Jefe/a de Departamento de

Registro de Egresos y Jefe/a de Departamento

de Registro de Ingresos

12

En caso de existir diferencias entre el mes de diciembre y Cuenta Pública del ejercicio que corresponda, realiza los registros, impresión y armado de los expedientes que las respalden y gestiona su certificación.

Copias Certificadas

2

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Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

131

Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública

13

Concentra y revisa la información y documentación mencionada en los puntos anteriores y en caso de existir correcciones, notifica a las Áreas responsables para su modificación.

N/A N/A

Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública

14

Integra los anexos de la Cuenta Pública, con la información que concentra y realiza la entrega a la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal.

Digital 3 CD

Comisión de Patrimonio y

Hacienda Pública Municipal

15 Convoca a Sesión para aprobación de la Cuenta Pública y notifica a la Secretaría del Ayuntamiento.

Dictamen N/A

Secretaría de Ayuntamiento

16 Convoca a Sesión de Cabildo para aprobación de la Cuenta Pública

Acta de la Comisión

2 copias certificados

Coordinador Especializado del Departamento de Cuenta Pública

17

Elabora el Oficio de Presentación, solicita No. de Oficio en Oficialía de Presidencia, lo imprime para recabar la firma, así como de la información complementaria.

Oficio de presentación

Demás información

2 originales 2 ó 3 originales

según el documento

Coordinador Especializado del Departamento de Cuenta Pública

18 Digitaliza los documentos ya firmados, integra dos tantos de la Cuenta Pública y genera los CD’s con la información que corresponda.

Originales y Digital

2 originales y CD’S

Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública

19 Presenta la Cuenta Pública del ejercicio correspondiente a la Auditoría Superior del Estado de Puebla

Acuse de recibo de la

ASEP 1 original

Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública

20

Notifica a la Secretaría Particular de Presidencia, Secretaría del Ayuntamiento, Presidencia de la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal, Contraloría Municipal y Unidad Administrativa de Acceso a la Información de la Tesorería Municipal, la presentación de la Cuenta Pública ante la Auditoría Superior del Estado de Puebla y termina el procedimiento.

Se generan oficios

correspondientes y CD´s con toda la información

Originales y 2 CD’s

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Fecha de elaboración: 15/08/2015

Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

132

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Fecha de actualización: 24/08/2017

Núm. de Revisión: 02

133

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la recepción de la documentación soporte que conforma el egreso público, para su resguardo.

Objetivo: Clasificar y resguardar la documentación soporte que conforma el Egreso e Ingreso Público.

Fundamento Legal: Lineamientos Generales para la Administración Documental y Transferencia de Archivos Administrativos al Archivo General Municipal de Puebla. Código Fiscal de la Federación Articulo 28 fracciones I y III y 30. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal artículos 14 fracciones I, IV, V, XXIII y XXXV y 24 fracción XIV.

Políticas de Operación:

1. El resguardo de la documentación se deberá realizar conforme a los Lineamientos establecidos por la Unidad Responsable del Archivo General Municipal.

2. La documentación soporte se clasifica de la siguiente manera: Compromisos de Gasto Corriente Compromisos de Obra Pública Expedientes de Comprobaciones de Gasto Expedientes de Pagos de Cheques, Transferencias Bancarias y Cancelados

3. La documentación se clasifica por expedientes con número de libros contiguos y se resguarda en cajas de cartón tamaño oficio apegándose a los lineamientos establecidos por el Archivo General Municipal.

Tiempo Promedio de Gestión:

Actividad diaria

Manual de Procedimientos de la Dirección de Contabilidad

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Descripción del Procedimiento: Recepción de la documentación soporte que conforma el egreso público, para su resguardo.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Jefe/a de Departamento de

Registro de Egresos

1 Recepciona la documentación soporte, mediante relación detallada y firmada.

Relación de documentos

firmada

1 original

Coordinador Técnico de

Archivo

2 Coteja la relación entregada contra los documentos físicos y recibe mediante su firma.

Relación de documentos

firmada 1 original

Tipo de Documento

Compromisos de Gasto Corriente

Analista de Archivo

3 Ordena por número de folio consecutivo. N/A N/A

Analista de Archivo

3.1 Elabora carátula (número de libro y de folio) Carátula Original

Analista de Archivo

3.2

Archiva en Caja los compromisos de gasto corriente, para que posteriormente se lleve a cabo el procedimiento de transferencia de documentación al Archivo Municipal y fin del procedimiento.

N/A N/A

Tipo de Documento

Compromisos de Obra Pública

Analista de Archivo

4 Ordena por número de folio consecutivo. N/A N/A

Analista de Archivo

4.1 Elabora la carátula de la Orden Compromiso Carátula Original

Analista de Archivo y

Analista del Departamento de Registro de

Egresos

4.2 Entrega los compromisos al Analista del Departamento de Registro de Egresos y fin del procedimiento.

N/A N/A

Tipo de Documento

Expedientes de Comprobaciones de Gasto

Analista de Archivo

5 Ordena por número de folio consecutivo. N/A N/A

Analista de Archivo

5.1 Elabora carátula (número de libro y de folio) Carátula Original

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Analista de Archivo

5.2

Archiva en Caja para que posteriormente se lleve a cabo el procedimiento de transferencia de documentación al Archivo Municipal y fin del procedimiento.

N/A N/A

Tipo de Documento

Expedientes de Pagos de Cheques, Transferencias Bancarias y Cancelados

Analista de Archivo

6 Coteja la relación entregada contra los documentos físicos y recibe mediante su firma.

Relación de documentos

firmada 1 Original

Analista de Archivo

6.1 Sella por número de cuenta y cheque ó transferencia. N/A N/A

Analista de Archivo

6.2 Entrega a otro Analista que verifica que la digitalización se realice por completo y de forma correcta en cada expediente.

N/A N/A

Analista de Archivo

6.3 Recibe una relación y coteja contra los documentos físicos ya digitalizados.

N/A N/A

Analista de Archivo

6.4 Ordena por número de cuenta bancaria y por consecutivo de número de cheques ó transferencia.

N/A N/A

Analista de Archivo

6.5 En caso de faltar un consecutivo de cheque y/o transferencia, se identifica en la carátula. (Se adiciona en cuanto sea recibido).

N/A N/A

Analista de Archivo

6.6 Arma libro o legajo y elabora carátula (número de libro y de folio).

Carátula Original

Analista de Archivo

6.7

Archiva en Caja para que posteriormente se lleve a cabo el procedimiento de transferencia de documentación al Archivo Municipal y fin del procedimiento.

N/A N/A

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Núm. de Revisión: 02

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VI. GLOSARIO DE TÉRMINOS Actividad: Conjunto de labores o tareas específicas, generalmente llevadas a cabo por una persona o un grupo pequeño, con el propósito de cumplir con los objetivos; Aditiva: Término utilizado en materia de obra pública, que representa los trabajos realizados extraordinariamente, no contemplados en el contrato original; ASEP: Auditoría Superior del Estado de Puebla; Cabildo: El Cabildo del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla; Control: Evaluación de lo realizado comparando las normas o estándares establecidos, de manera que se tomen las medidas adecuadas cuando exista una variación; Cuenta Pública: Las constituidas por los Estados Financieros, Presupuestarios, Económicos y demás estados complementarios y aclaratorios; Cuentas Contables: Las partidas necesarias para el registro de las operaciones presupuestales y contables clasificadas en Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos y Cuentas de Orden; Estados Financieros: El documento con la información cuantitativa, expresada en unidad monetaria y descriptiva, que muestran la posición y desempeño financiero de una entidad; Instancias Revisoras: El despacho externo contratado para auditar los Estados de Origen y Aplicación de Recursos, así como todo lo relativo a la Cuenta Pública del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla; la Auditoría Superior Federal; del H. Congreso de la Unión, la Secretaría de la Función Pública, y la Contraloría Municipal; LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental. Tiene el objetivo de establecer los criterios generales que regirán la Contabilidad Gubernamental y la emisión de información financiera de los entes públicos con el fin de lograr su adecuada armonización; Libros: se refiere los expedientes de documentación entregadas al archivo para su guarda y custodia; Lineamiento: Directriz que establece los límites dentro de los cuales han de realizarse ciertas actividades, así como las características generales que estos deberán tener; Manual de Procedimientos: Medio o instrumento de información que consigna, en forma metódica, las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa;

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Objetivo: Los resultados que se espera obtener, fines a alcanzar, establecidos, son cuantitativos y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico; Pasivo: Las cuentas de registro del total de los compromisos, deudas y obligaciones de Municipio; Principios de Contabilidad Gubernamental: Los fundamentos esenciales para el registro de las operaciones.