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1Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos

MANUAL DEPROCEDIMIENTOSESPECÍFICO DE LASUBDIRECCIÓN DE

COMERCIALIZACIÓN


ÍNDICEPresentación I

Estructura Orgánica II

Simbología III

Descripción de Procedimientos IV

Subdirección de Comercialización

Calendarización de Toma Física de Inventario de Mercancías. 11 Elaboración del Reporte de Venta Diaria. 17

Departamento de Supervisión

Supervisión de Farmacia. Supervisión de Estacionamiento.

2126

Apoyar a las Farmacias en el Manejo y Control de ProductosPróximos a Caducar. 29

Revisión de los Documentos Soporte de la Póliza Chequepara su Autorización y Pago a Proveedores de Farmacia yTienda de Electrodomésticos. 33

Revisión de las Solicitudes de Tiempo Extra. 37

Departamento de Compras

Fincamiento de Pedidos a Proveedores Directos y Mayoristasde Farmacia. 42

Fincamiento de Pedidos a Proveedores de Tienda deElectrodomésticos. 49

Verificación de la Documentación de Compras. Planeación y Ejecución de la Toma Física de Existencias de

Mercancía. Mermas por Caducidad en Farmacia.

53

5762

Elaboración del Presupuesto Anual de Ventas. 65 Elaboración del Presupuesto Anual de Compras. 69


Departamento de Control Administrativo

Recuperación de la Venta a Crédito a Derechohabientes. 74 Control Diario de Mercancías en Existencia en Farmacia. 85 Control de Saldos a Proveedores. 89 Control de Saldos de Clientes de Farmacia. 94 Control de Ventas Diarias. 99 Elaboración de Reportes de Faltantes por Inventarios Físicos. 105 Tramitación de la Cobranza a Clientes. 109

Departamento de Administración de Unidades Móviles

Transferencia de Mercancía a la Unidad Móvil.

Departamento de Ventas y Desarrollo.

Convenio de Venta a Crédito. Comercialización de Productos por Financiamiento.

Farmacia

115

124128

Venta de Contado. Venta a Crédito al Derechohabiente.

133136

Corte de Caja. 141 Fincamiento de Pedidos a Mayoristas. Transferencia de Mercancías entre Farmacias y Almacén.

144149

Depósito Bancario por Ventas. 154 Envío de la Documentación Diaria. Baja de Medicamentos Caducados de los Grupos II y III. Baja de Medicamentos Caducados y/o en Mal Estado de los

Grupos IV y VI.

157160

163

Electrodomésticos y Módulos

Venta a Crédito al Derechohabiente.

Estacionamiento Pensión por Hora. Pensión Nocturna.

167

177181

Directorio V

Firmas de Autorización VI


I.- PRESENTACIÓN

El Manual de Procedimientos de la Subdirección de Administración, forma

parte de la serie de documentos internos que la nueva administración del Seguro

Social de los Trabajadores de la Educación del Estado de Veracruz ha realizado

durante su primer año de gestión, para impulsar el desarrollo administrativo en esta

Institución.

El objetivo principal del Manual es presentar en forma ordenada, secuencial y

detallada, las operaciones que se efectúan y las áreas que intervienen para la

realización de las actividades institucionales, precisando responsabilidades

operativas para su ejecución, control y evaluación, con el propósito de contribuir al

logro de una mayor eficiencia.

Se destaca que por primera vez se contará con este tipo de documentos

dentro del Organismo, lo que permitirá conocer de manera integral y ordenada las

operaciones básicas que deben seguirse para la realización de las funciones y

actividades en esta Unidad Jurídica.

Por otra parte, este Manual será fundamental para la comunicación,

coordinación, dirección y evaluación administrativa, además de facilitar y conocer,

mediante el flujo de información, la interacción entre las distintas áreas que

conforman esta unidad administrativa y de la propia Institución.

Los procedimientos que se incluyen, se elaboraron a nivel de Jefatura de

Unidad, identificando en primer término el nombre, objetivo y normas del

procedimiento; posteriormente se muestra el detalle de su descripción y finalmente

se le representa gráficamente mediante diagrama de flujo, para conocer la

secuencia de las operaciones del mismo.


La integración de este Manual de Procedimientos y el de las Subdirecciones,

fue posible con base a las aportaciones de las diversas áreas del SSTEEV y apoyo

de prestadores del servicio social.

Para que sea de utilidad este documento debe contener información veraz y

apegada a normatividad. Por ello, estará en permanente actualización a través de

revisiones periódicas con el propósito de mantenerlo apegado a la realidad

operativa de la Institución, y que esté a la altura de las necesidades y objetivos que

la administración se ha trazado.


II.- ESTRUCTURA ORGÁNICA


III.- SIMBOLOGÍA


TERMINALIndica el inicio o final del procedimiento.

OPERACIONRepresenta la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar.

DECISION Y/O ALTERNATIVAIndica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas(preguntas o verificación de condiciones).

DOCUMENTORepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salgadel procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior delsímbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

ARCHIVO DEFINITIVOIndica que se guarda un documento en forma permanente, usado generalmenteconjuntamente con el símbolo “Documento” y se le agrega en su interior lassiguientes instrucciones:

A= AlfanuméricoN= NuméricoC= Cronológico


ARCHIVO PROVISIONALIndica que se guarda un documento en forma eventual. Se rige por las condicionesdadas para el archivo definitivo.

CONECTORRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otraparte lejana del mismo.

CONECTOR DE PÁGINARepresenta una conexión o enlace con una hoja diferente, en la que continúa eldiagrama de flujo.

DIRECCION DE FLUJO O LINEA DE UNIONConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintasoperaciones.

PREPARACIONIndica conexión de un procedimiento con otro; especificando en el interior delsímbolo el nombre del procedimiento con él cual se conecta.


LINEAS PARALELASUtilizadas para realizar anotaciones o indicaciones que faciliten la comprensión deldiagrama.

DISKETTERepresenta almacenamiento de archivo en disco flexible.

DISCO

Indica almacenamiento de archivos en disco duro.

PASA EL TIEMPOIndica que entre una actividad y otra transcurre un lapso de tiempo.


IV.- DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMEINTOS


SSUUBBDDIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE CCOOMMEERRCCIIAALLIIZZAACCIIÓÓNN

ESTRUCTURA ORGÁNICA

DESCRIPCIÓN GENERAL

La Subdirección de Comercialización es la responsable del buen funcionamiento,

imagen, servicio y rendimiento de las farmacias y tiendas de electrodomésticos; controlar las

compras, ventas, devoluciones, crédito a clientes y movimientos del personal; estos últimos

en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos.

JEFE DEPARTAMENTODE COMPRAS

JEFE DEPARTAMENTODE CONTROL

ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

JEFE DEPARTAMENTODE VENTAS YDESARROLLO

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

JEFE DEPARTAMENTODE UNIDADES MÓVILES

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

SUBDIRECTOR COMERCIALIZACIÓN

FARMACIASELECTRODOMÉS-

TICOS YMÓDULOS

ESTACIONAIENTO

JEFE DEPARTAMENTODE SUPERVISICIÓN

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD


SUBDIRECCIÓN

DE

COMERCIALIZACIÓN


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

CALENDARIZACIÓN DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO DE MERCANCÍAS

OBJETIVO:

CONTROLAR LAS EXISTENCIAS FÍSICAS DE MERCANCÍAS Y ARTÍCULOSCADUCADOS DE LAS FARMACIAS, TIENDAS Y MÓDULOS DEELECTRODOMÉSTICOS, UNIDADES MÓVILES Y ALMACÉN DE FARMACIA YELECTRODOMÉSTICOS, ASÍ COMO SU VALORACIÓN A PRECIO DE COSTO.

NORMAS:

SE DEBERÁN REALIZAR DOS VECES AL AÑO (EN LOS MESES DE MAYOY NOVIEMBRE) O CUANDO LA DIRECCIÓN-GERENCIA LO DETERMINEPARA LA TOMA DE DECISIONES.

EL PROGRAMA CALENDARIZADO DEL INVENTARIO DEBERÁ ESTARAUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN-GERENCIA.

EL INVENTARIO SE DEBERÁ REGISTRAR EN EL FORMATO “HOJA DEINVENTARIO”.

LOS RESULTADOS DEL INVENTARIO SE REGISTRARAN EN EL ACTACORRESPONDIENTE, MISMA QUE DEBERÁ CONTENER LA FIRMA DELENCARGADO DE FARMACIA, DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DESUPERVISIÓN, DE CONTRALORÍA INTERNA Y DE LOS TESTIGOS.

EL ENCARGADO DE FARMACIA SE HARÁ RESPONSABLE DELDETERIORO, DAÑO O DESTRUCCIÓN POR NEGLIGENCIA DE LAMERCANCÍA A SU CARGO.

FRECUENCIA:

SEMESTRAL

Revisó:DIRECTOR-GERENTE

Elaboró:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIÓN

Autorizó:CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN

Fecha:30 de Noviembre de 2012


Subdirector deComercialización.

Director-Gerente.


Subdirección deAdministración.


1

2

3

3-A

4

5

6

7

8

9

Determina fecha de calendario para levantamientofísico de inventario de farmacias, almacén y tiendas deelectrodomésticos.

Presenta al Director-Gerente calendario de inventariospara autorización.

Recibe calendario de inventarios.

¿Autoriza calendario?

No:

Devuelve para corrección.

Regresa a la actividad número 1.

Si:

Autoriza y devuelve al Subdirector de Comercialización.

Recibe calendario y solicita a la Subdirección deAdministración viáticos.

Proporciona al Subdirector de Comercializaciónrecursos solicitados.

Recibe recursos.

Pasa el tiempo.

/Llegada la fecha de levantamiento del inventario/

Supervisa que los recursos humanos y económicossean los necesarios para el desarrollo del inventario.

/Al terminar el inventario/

Concentra actas y cédulas por cada farmacia y tiendade electrodomésticos debidamente firmadas.

AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD

SUB. DE COMERCIALIZACIÓN

DIRECCIÓN


Director-Gerente.

Subdirector de ÁreaCorrespondiente.Subdirección deComercialización.

10

11

12

13

Recibe del Departamento de Control Administrativocuadro comparativo en original y tres copias de lasexistencias contables y físicas de cada farmacia ytienda.

Turna la documentación de la siguiente manera:Original: Director-Gerente.Copia 1: Unidad Jurídica.Copia 2: Contraloría Interna.Copia 3: Subdirección de Comercialización.

Recibe cuadro comparativo y da seguimiento paraaplicación de las medidas correspondientes.

Mantiene y archiva actas y cédulas por farmacia ytienda de manera cronológica y definitiva.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.



DIRECCIÓN



DIRECCIÓN

CALENDARIZACIÓN DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO DE MERCANCÍAS.

INICIO

SUBDIRECCION DECOMERCIALIZACION

DETERMINAFECHA PARA

LEVANTAMIENTOFISICO DE

INVENTARIO

FARMACIASALMACENTIENDAS ELECTRODOMESTICOS

CALENDARIODE TRABAJO

1

PRESENTAPARA

AUTORIZACION

DIRECTOR - GERENTE

RECIBE

DIRECTOR - GERENTE

1

¿AUTORIZAPROGRAMA?

NO

SI

DEVUELVEPARA

CORRECION1

AUTORIZAY DEVUELVE

PROGRAMADE TRABAJO

RECIBE YSOLICITAVÍATICOS

PROGRAMADE TRABAJO

SUBDIRECCION DE ADMINISTRACIÓN





DIRECCIÓN



DIRECCIÓN


32

1

1

PROPORCIONARECURSOS

SOLICITADOS

PASA EL TIEMPOLLEGADA LA FECHADE LEVANTAMIENTODEL INVENTARIO

2

0-3CUADRO

COMPARATIVO DELAS EXISTENCIAS

TURNA

0CUADRO


DIRECTOR - GERENTE

SUBDIRECTOR DEFINANZAS

CONTRALORIAINTERNA

SUB. DECOMERCIALIZACION

SUBDIRECCION DE ADMINISTRACIÓN


RECIBERECURSOS

SUPERVISADESARROLLOINVENTARIO

/ AL TÉRMINO DEL INVENTARIO /

CONCENTRAFIRMADAS

POR PUNTODE VENTA

CEDULAS

ACTAS

RECIBEEXISTENCIASCONTABLES Y

FÍSICAS

RECIBE YAPLICA

MEDIDAS

0CUADRO


POR FARMACIAS YTIENDAS DEELECTRODOMESTICOS

DEPTO. DE CONTROL ADMVO.

DIRECTOR - GERENTE



DIRECCIÓN


CEDULAS

2

MANTIENESUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION

FIN

ACTAS C

POR FARMACIAS YTIENDAS DEELECTRODOMESTICOS



ELABORACIÓN DEL REPORTE DE VENTA DIARIA.

OBJETIVO:

MANTENER INFORMADA A LA DIRECCIÓN-GERENCIA DE LAS VENTAS PORFARMACIA Y TIENDA DE ELECTRODOMÈSTICOS.

NORMAS:

EL REPORTE DE VENTAS DEBE SER ENVIADO A LA DIRECCION-GERENCIA ANTES DE LAS 9:00 A.M. DEL DIA SIGUIENTE.

EL DOCUMENTO DEBERA LLEGAR COMPLETAMENTE REQUISITADO.

LAS VENTAS POR FARMACIA Y TIENDA DE ELECTRODOMÉSTICOS SEDEBERAN DE CAPTURAR EL MISMO DÍA QUE SE RECIBEN Y EMITIRREPORTE.

EL DIA PRIMERO DE MES SE DEBERA CAMBIAR EN EL FORMATO DEVENTAS DIARIAS EL PRESUPUESTO MENSUAL DE LAS MISMAS PORFARMACIA Y TIENDA DE ELECTRODOMÉSTICOS.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Subdirección deComercialización.

1

2

2-A

3

4

5

Recibe de los Encargados de Farmacias y Tiendasde Electrodomésticos reporte de ventas o copia de lafichas de depósito.

Concentra reportes de ventas.

¿Se recibieron todos?

No:

Solicita reporte de ventas faltante.


Si:

Captura en el archivo de ventas diarias.

Elabora reporte de ventas diarias y acumuladas porfarmacia y tienda de electrodomésticos en original ytres copias.

Distribuye reportes realizados de la siguientemanera:Original: Director-Gerente.Copia 1: Archivo cronológico y definitivo.Copia 2: Departamento de Contabilidad.Copia 3: Subdirección de Finanzas.




DIRECCIÓN



DIRECCIÓN

ELABORACIÓN DEL REPORTE DE VENTA DIARIA.

3REPORTES

2REPORTES

1REPORTES

0-3REPORTE DE

VENTASACUMULADAS

INICIO

RECIBESUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION 0

REPORTE DEVENTAS

ENCARGADO

CONCENTRA0

REPORTE DEVENTAS

¿SERECIBIERONTODOS LOSREPORTES?

SOLICITAFALTANTE

NO

SI

0REPORTE DE

VENTAS

0REPORTE DE

VENTAS

ELABORA

0-3REPORTE DE

VENTASDIARIAS

DISTRIBUYE0

REPORTES

DIRECTOR- GERENTE

DEPTO. CONTABILIDAD

SUBDIRECCION DEFINANZAS

FIN

1

1

CAPTURA ENSISTEMABASE DEDATOS

C


DEPARTAMENTO

DE

SUPERVISIÓN



SUPERVISIÓN DE FARMACIA.

OBJETIVO:

VERIFICAR LAS OPERACIONES QUE SE DESARROLLAN EN CADAFARMACIA.

NORMAS:

REALIZAR LA SUPERVISIÓN CON BASE EN LA GUÍA ESTABLECIDA PORLA INSTITUCIÓN.

AL REALIZAR EL ARQUEO A LOS FONDOS DE MORRALLA YREVOLVENTE, SE AJUSTARA A LO SIGUIENTE:SOBRANTE: SE DEPOSITARA EN LA CUENTA DE FARMACIAS.FALTANTE: SE LE COBRARA A LA PERSONA RESPONSABLE DELFONDO.

FRECUENCIA:

SEMANAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Supervisor 1

2

3

4

4-A

5

6

7

8

Realiza arqueo al fondo de morralla contra el corteparcial en “X” de caja.

Vacía la información obtenida al formato de arqueo decaja describiendo la cantidad de billetes y monedasexistentes de cada denominación.

Realiza arqueo al fondo revolvente verificando que lacantidad que se tiene hasta el momento (considerandonotas y recibos de gastos cuadre con el fondoasignado).

Vacía la información obtenida al formato de arqueo defondo revolvente describiendo la cantidad de billetes ymonedas existentes de cada denominación.

¿Existen diferencias en el arqueo?

Si:

Aplica la normatividad vigente.

Conecta con la actividad número 6.

No:

Revisa en la farmacia los aspectos siguientes: Productos próximos a caducar (farmacia). Ofertas y publicidad del artículo. Distribución y acomodo de la mercancía. Limpieza del establecimiento, refrigeradores

(control de temperatura) y empleados. Empleado porte gafete y bata (farmacia). Tarjetas de asistencia. Condiciones físicas del mobiliario.

Formula Guía de Supervisión, de acuerdo a lainformación obtenida.

Obtiene del sistema reporte de validación deexistencias de alguna de las líneas y de losmedicamentos controlados.

Realiza inventario de existencias físicas.


DEPTO. DE SUPERVISIÓN



8-A

¿Coinciden las existencias?

No:

Verifica con la Encargada las diferencias y aplica lanormatividad vigente.


Encargada de Farmacia

Supervisor

9

10

11

12

13

Si:

Registra en la Guía de Supervisión, proporcionainstrucciones a la Encargada de la Farmacia parasolventar la anomalía.

Informa al Jefe del Departamento de Supervisión lasanomalías detectadas.

Pasa el tiempo.

Realiza solventación de anomalía e informa alsupervisor.

/En la siguiente supervisión/

Verifica que efectivamente se haya solventado lasanomalías encontradas en la supervisión anterior.

Reporta al Jefe de Supervisión mediante memorándumlas observaciones obtenidas y anexa la siguientedocumentación: Arqueo de Caja. Arqueo de Fondo Revolvente. Reporte de Validación de Existencias. Guía de Supervisión.






SUPERVISION



TICKET "X"

ARQUEO DECAJA

ARQUEO DEFONDO

REVOLVENTE

REALIZAARQUEO DEMORALLA VS

CORTEPARCIAL

VACIAINFORMACIÓN

DEL DINERO

VACIAINFORMACIÓN

DEL DINERO

REALIZAARQUEO AL

FONDOREVOLVENTE

REVISA DE LAFARMACIA

APLICANORMATIVIDAD

FORMULA

¿EXISTENDIFERENCIAS?

GUIA DESUPERVISIÓN

SIGUIENTES ASPECTOS:_ PRODUCTOS PROXIMOS A CADUCAR._ OFERTAS Y PUBLICIDAD DEL ARTÍCULO._ DISTRIBUCIÓN Y ACOMODO DE LAMERCANCÍA._ LIMPIEZA DEL ESTABLECIMIENTO,REFRIGERADORES (CONTROL DETEMPERATURA)Y EMPLEADOS._ EMPLEADO PORTE GAFETE Y BATA._ TARJETAS DE ASISTENCIA._ CONDICIONES FÍSICAS DEL MOBILIARIO.

OBTIENEEXISTENCIAS DE LAS

LÍNEAS Y DEMEDICAMENTOSCONTRALADOS

REPORTE DEVALIDACIÓN

REALIZAINVENTARIO

DEEXISTENCIAS

FÍSICAS

1

INICIO

SUPERVISOR

1

1

Si

No


SUPERVISION



GUIA DESUPERVISIÓN

REPORTE DEEXISTENCIAS

ARQUEOFONDO

REVOLVENTE

ARQUEO DECAJA

1

¿COINCIDENLAS

EXISTENCIAS?

VERIFICA YAPLICA

NORMATIVIDAD

REGISTRA YPROPORCIONA

INSTRUCCIONES

REALIZASOLVENTACIÓN

E INFORMA

VERIFICAANOMALÍA

REPORTA YANEXA

GUIA DESUPERVISIÓN

MEMORANDÚM

SUPERVISOR

FIN

ENCARGADA DE FARMACIA


INFORMAANOMALÍAS

JEFE DEL DEPTO. DE SUPERVISIÓN


/EN LA SIGUIENTE SUPERVISIÓN/

No

Si



SUPERVISIÓN DE ESTACIONAMIENTO.

OBJETIVO:

VERIFICAR LAS OPERACIONES QUE SE DESARROLLAN EN CADAESTACIONAMIENTO.

NORMAS:

REALIZAR LA SUPERVISIÓN CON BASE EN LA GUÍA ESTABLECIDA PORLA INSTITUCIÓN.

FRECUENCIA:

QUINCENAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Supervisor

Encargado del Estacionamiento

Supervisor

1

1-A

2

3

4

5

6

7

Solicita el Encargado Reporte de Supervisión paraverificar que los vehículos en el sistema se encuentrenfísicamente en el estacionamiento.

¿Hay diferencias?

Si:

Verifica con el Encargado la falta de este y registraanomalía.


No:

Revisa en el estacionamiento los siguientes aspectos:Limpieza.Señalamientos de los cajones.Extinguidor.Tarifas (visibles para los clientes).Encargado porte gafette.

Formula Guía de Supervisión de acuerdo a lainformación obtenida y proporciona instrucciones alEncargado del Estacionamiento para solventar laanomalía.

Informa al Jefe del Departamento de Supervisión lasanomalías detectadas.

Pasa el tiempo.

Realiza solventación de anomalía e informa sobre alsupervisor.

/En la siguiente visita de supervisión/.

Verifica que efectivamente se hayan solventado lasanomalías encontradas en la supervisión anterior.

Elabora memorándum dirigido al Jefe de Supervisióncon todas las observaciones obtenidas y anexando lasiguiente documentación:Guía de Supervisión.




SUBD. DE COMERCIALIZACIÓN


SUPERVISION


SUPERVISIÓN DE ESTACIONAMIENTO.

REPORTESOLICITA

PARAVERIFICAR

FISÍCAMENTE

REVISA DE LAFARMACIA

APLICANORMATIVIDAD

FORMULA

¿HAYDIFERENCIAS?

GUIA DESUPERVISIÓN

INICIO

SUPERVISOR

GUIA DESUPERVISIÓN

REALIZASOLVENTACIÓN

E INFORMA

VERIFICAANOMALÍA

ELABORA YANEXA MEMORANDÚM

SUPERVISOR

FIN


INFORMAANOMALÍAS



/EN LA SIGUIENTE SUPERVISIÓN/

ENCARGADO

1

1

SIGUIENTES ASPECTOS:_ LIMPIEZA._SEÑALAMIENTOS DELOS CAJONES._EXTINGUIDOR._TARIFAS (VISIBLES)_ENCARGADO PORTE GAFETE.

Si

No



APOYAR A LAS FARMACIAS EN EL MANEJO Y CONTROL DE LOSPRODUCTOS PRÓXIMOS A CADUCAR.

OBJETIVO:

EVITAR QUE LAS FARMACIAS COMERCIALICEN PRODUCTOS CADUCADOS.

NORMAS:

TRES MESES ANTES DE LA FECHA DE CADUCIDAD SE DEBERÁ HACEREL TRÁMITE CORRESPONDIENTE ANTE EL PROVEEDOR DIRECTO OMAYORISTA O ALMACÉN DE FARMACIAS PARA SU DEVOLUCIÓN.

LOS PRODUCTOS QUE NO SEAN ACEPTADOS POR EL PROVEEDORPARA SU DEVOLUCIÓN, SE LES DEBERÁ DE ELABORAR UNA ACTAPARA QUE SEAN DADOS DE BAJA DEL INVENTARIO DE LA FARMACIA,PREVIA AUTORIZACIÓN DEL SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN YDEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS, NOTIFICANDO AL JEFEDE LA UNIDAD DE CONTRALORÍA INTERNA.

FRECUENCIA:

MENSUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Departamento deSupervisión.

Jefe del Departamento deCompras.

Encargada de farmacia.



1

2

3

4

5

6

7

Verifica tiempo faltante para la caducidad del producto.

¿Hay productos próximos a caducar?

No:

Fin.

Si:

Elabora lista de productos próximos a caducar noaceptados por los proveedores.

Informa y entrega la lista al Jefe del Departamento deCompras para que le asigne precios.

Asigna precio con que se ofertará cada artículo,accesando al archivo de ofertas del Sistema ControlPunto de Venta.

Elabora anuncio promocional.

Pasa el tiempo.

¿Se vendieron los productos?

Si:

Fin.

No:

Informa al Jefe del Departamento de Compras de losproductos no vendidos.

Elabora Acta de baja de mercancía.

Conecta con los procedimientos:Baja de Medicamentos Caducados de los Grupos II yIII.Baja de Medicamentos Caducados y/o en Mal Estado delos Grupos IV y VI.






SUPERVISION


APOYAR A LAS FCIAS. EN EL MANEJO Y CONTROL DE PROD. PRÓXIMOS A CADUCAR.

INICIO

VERIFICATIEMPO DE

CADUCIDAD

¿EXISTENPRODUCTOSPROXIMOS ACADUCAR?

FINNO

SI

NO

DEPTO. DESUPERVISION

ASIGNA PRECIOPARA OFERTAR

JEFE DEL DEPTO. DECOMPRAS

ELABORAANUNCIO

PROMOCIONAL

ENCARGADA DE FARMACIAS

1

INFORMA YENTREGA LISTA DE

PRODUCTOS


ELABORA NOACEPTADOS LISTA DE

PRODUCTOS

PROVEEDORES

¿SEVENDIERON

LOS

PRODUCTOS?

SIFIN


SUPERVISION


APOYAR A LAS FCIAS. EN EL MANEJO Y CONTROL DE PROD. PRÓXIMOS A CADUCAR.

FIN

INFORMA DEPRODUCTOS

NOVENDIDOS

1

JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS

ELABORABAJA DE

MERCANCIAACTA


DEPARTAMENTODE SUPERVISION

CONECTA CON LOSPROCEDIMIENTOS:

BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOSDE LOS GRUPOS II y III.

BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOSDE LOS GRUPOS IV y VI.



REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS SOPORTES DE LA PÓLIZA CHEQUE PARAPAGO DE PROVEEDORES DE FARMACIA Y TIENDA DEELECTRODOMÉSTICOS.

OBJETIVO:

VERIFICAR QUE SEA CORRECTA LA CANTIDAD DE LA PÓLIZA CHEQUE CONBASE EN LA DOCUMENTACIÓN ANEXA.

NORMAS:

LOS CHEQUES RECIBIDOS DEBEN LLEVAR EL VISTO BUENO DEL JEFEDEL DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN Y LA FIRMA DEL SUBDIRECTORDE COMERCIALIZACIÓN EN LA PÓLIZA CHEQUE.

EN CASO DE NO ENCONTRARSE EL SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACIÓN DEBERÁ FIRMAR LA PÓLIZA CHEQUE EL JEFE DELDEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN.

FRECUENCIA:

SEMANAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Jefe del Departamento deSupervisión.

SubdirectorComercialización.


1

2

2-A

3

4

5

6

Recibe de la Subdirección de Finanzas la siguientedocumentación:

a) Póliza cheque.b) Factura.c) Nota de cargo por devolución.d) Reporte de entrada al Sistema Control Punto deVenta.

Revisa soporte de póliza cheque.

¿Están correctos los datos?

No:

Rechaza y devuelve póliza cheque para su corrección.


Si:

Rubrica póliza cheque.

Turna al Subdirector de Comercialización pólizacheque para firma de aceptación de pago.

Autoriza y devuelve al Jefe del Departamento deSupervisión.

Recibe y turna a la Subdirección de Finanzas.






SUPERVISION


REVISIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE DE LA PÓLIZA CHEQUE.

REPORTE DEENTRADA AL

SISTEMA CPV

NOTA DECARGO POR

DEVOLUCION

FACTURA

0FORMATO

POLIZA CHEQUE


SISTEMA CPV

NOTA DECARGO POR

DEVOLUCION

FACTURA

INICIO

RECIBE

0FORMATO

POLIZA CHEQUE

REVISASOPORTE

¿ESTANCORRECTOS

LOSDATOS?

RUBRICA

REGRESAPARA

CORRECCION


SISTEMA CPV

NOTA DECARGO POR

DEVOLUCION

FACTURA

0FORMATO

POLIZA CHEQUE

NO

SI

TURNAPARA

ACEPTACION


SISTEMA CPV

NOTA DECARGO PORDEVOLUCION

FACTURA

0FORMATO

POLIZA CHEQUE

SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION

SUBDIRECCION DEFINANZAS

JEFE DEL DEPARTAMENTODE SUPERVISION

1

1

1

POLIZACHEQUE


SUPERVISION


REVISIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE DE LA PÓLIZA CHEQUE.

FIN

1


SISTEMA CPV

NOTA DECARGO POR

DEVOLUCION

FACTURA

0FORMATO

POLIZA CHEQUE

AUTORIZA YDEVUELVE


JEFE DEL DEPARTAMENTODE SUPERVISION


SISTEMA CPV

NOTA DECARGO POR

DEVOLUCION

FACTURA

0FORMATO

POLIZA CHEQUE

RECIBE YTURNA

SUBDIRECTOR DE FINANZASJEFE DEL DEPARTAMENTO

DE SUPERVISION



REVISION DE LAS SOLICITUDES PARA PAGO DE TIEMPO EXTRA.

OBJETIVO:

PAGAR EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA ELTIEMPO EXTRA LABORADOPOR EL PERSONAL DE FARMACIAS Y TIENDA DE ELECTRODOMESTICOS.

NORMAS:

LAS SOLICITUDES DE TIEMPO EXTRA DEBERAN SER TURNADAS A LASUBDIRECCION DE COMERCIALIZACION CON ANTICIPACION, PARA SUTRAMITACION Y PAGO EN LA QUINCENA SIGUIENTE EN QUE LO HAYANLABORADO.

LAS SOLICITUDES PARA SU AUTORIZACION DEBERAN SERVERIFICADAS POR EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

FRECUENCIA:

QUINCENAL.

1



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN






1

2

2-A

3

4

4-A

5

6

7

Recibe de la Subdirección de Comercializaciónsolicitud de pago de tiempo extra del personal defarmacias y/o tienda de electrodomésticos.

Revisa solicitud de pago.

¿Procede solicitud?

No:

Informa que no procede la solicitud de pago alencargado farmacias y/o tienda de electrodomésticos.

Fin.

Si:

Elabora Solicitud de Trabajo Extraordinario en original ytres copias y anexa soportes de tiempo extra.

Turna memorándum y formato al Subdirector deComercialización para su autorización.

¿Autoriza solicitud?

No:

Rechaza y devuelve.


Si:

Firma memorándum y devuelve con la relación alDepartamento de Supervisión.

Recibe memorándum y relación autorizados.

Turna y distribuye documentos de la siguiente manera:Original: Subdirector de Administración.Copia 1: Departamento de Recursos HumanosCopia 2: Departamento de Supervisión.Copia 3: Minutario.






SUPERVISION


REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES DE TIEMPOS EXTRA.

SOPORTES DETIEMPO EXTRA

INICIO

RECIBESOLICITUD

PAGO DETIEMPOEXTRA

REVISASOLICITUD

SUBDIRECCION DE COMERCIALIZACION

JEFE DELDEPTO. DESUPERVISION

PAGO DETIEMPOEXTRA

¿PROCEDESOLICITUD?

NO

SI

INFORMA NOPROCEDENCIA

SOLICITUD DEPAGO

FIN

ELABORA YANEXA

0-3SOLICITUD DE

TRABAJOEXTRAORDINARIO

1

FORMATO

TURNA PARAAUTORIZACION 0-3

MEMORANDUM


¿AUTORIZASOLICITUD?

NO

SI

IRECHAZA YDEVUELVE

FIRMA YDEVUELVE

1

1


RELACION

0-3MEMORANDUM

DEPTO. DE SUPERVISION


SUPERVISION


REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES DE TIEMPOS EXTRA.

3

2

1

RELACION

RECIBEAUTORIZADO

0-3MEMORANDUM

1

TURNA YDISTRIBUYE 0

MEMORANDUM

FIN

SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION

DEPTO. DERECURSOSHUMANOS


MINUTARIO

DEPARTAMENTO DESUPERVISION


DEPARTAMENTO

DE

COMPRAS



FINCAMIENTO DE PEDIDOS A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIA.

OBJETIVO:

ASIGNAR FORMALMENTE A LOS PROVEEDORES DIRECTOS Y MAYORISTASLOS PEDIDOS A FIN DE PROVEER DE MERCANCIA A LAS FARMACIAS.

NORMAS:

LAS COMPRAS DEBERAN REALIZARSE A PROVEEDORES QUE SEENCUENTREN REGISTRADOS EN EL CATALOGO AUTORIZADO.

LAS COMPRAS DIRECTAS LAS REALIZARA EL JEFE DELDEPARTAMENTO CON LA AUTORIZACION DEL SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION.

TODAS LAS COMPRAS SERAN A CREDITO CON EXCEPCION DEAQUELLAS CUYO MONTO NO AMERITE SU TRAMITE ANTE FINANZAS OPOR TRATARSE DE UN PROGRAMA ESPECIAL SU PAGO TENGA QUEEFECTUARSE DE CONTADO.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN






Almacén

1

2

3

4

5

5-A

6

7

8

9

9-A

Analiza las necesidades de mercancía.

Evalúa condiciones con los proveedores vigentes.

Elabora pedido: Original lo envía al proveedor. 1ª copia al Almacén. 2ª copia en archivo cronológico y definitivo.

Turna al Subdirector de Comercialización.

Analiza pedido.

¿Autorizó documento?

No:

Rechaza y devuelve documento.


Si:

Autoriza pedido y lo devuelve al Jefe del Departamentode Compras.

Entrega el pedido al proveedor.

Pasa el tiempo

Recibe del proveedor mercancía, factura y pedido.

Compara mercancía recibida contra factura y el pedido.

¿Existen diferencias?

Si:

Elabora nota de cargo por devolución (original) y anexaa factura del proveedor.


No:


DEPTO. DE COMPRAS




Area de Costeo.

Almacén.

Farmacia Solicitante.

Departamento de Compras.

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

19-A

20

21

22

Sella y firma de recibido en la factura y pedido.

Ingresa al sistema control punto de venta la mercancía.

Turna selladas factura (original y una copia) y orden decompra (copia) al Jefe del Departamento de Compras.

Recibe documentación.

Turna al Area de Costeo factura.

Revisa factura y se envía al Departamento de controlAdministrativo.

Recibe solicitudes de mercancía de las farmacias ysurte pedidos.

Reparte mercancía de acuerdo a las solicitudes decada farmacia mediante el formato de transferencias.

Pasa el tiempo.

Recibe mercancía y transferencia.

Verifica mercancía contra la transferencia.

¿Esta completo el pedido?

No:

Reporta al Almacén faltante de mercancía.


Si:

Sella y firma documentación.

Turna al Departamento de Compras las transferencias.

Valida la información.

FIN DEL PROCEDIMIENTO


DEPTO. DE COMPRAS



COMPRAS


FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIAS.

2PEDIDO DE

MERCANCIA

1PEDIDO DE

MERCANCIA

INICIO

ANALIZANECESIDADES

DEMERCANCIAS

EVALUACONDICIONES

CONPROVEEDORES

VIGENTES

ELABORA YENVIA

OPEDIDO DE

MERCANCIA

¿AUTORIZODOCUMENTO?

RECHAZA YDEVUELVE

PEDIDO DEMERCANCIA

AUTORIZA YDEVUELVE

PEDIDO DEMERCANCIA

ENTREGA

1

NO

SI


PROVEEDOR

C

PROVEEDOR

ALMACEN

TURNA

1


ANALIZA PEDIDO DEMERCANCIA


1


PEDIDO DEMERCANCIA



COMPRAS



C-1ORDEN DE

COMPRA

PEDIDO DEMERCANCIA

FACTURA

PEDIDO DEMERCANCIA

1

RECIBEMERCANCIASOLICITADA

FACTURA

FIRMA YSELLA DERECIBIDO

RECIBE

2

PROVEEDOR

ALMACEN

PEDIDO DEMERCANCIA

COMPARAMERCANCIA

CONTRA

FACTURA


ELABORA YANEXA A

ONOTA DE CARGO

POR DEVOLUCION

NO

SI

PROVEEDORFACTURA

INGRESA ALSISTEMA

CONTROL PUNTODE VENTA

TURNASELLADAS


O-1

FACTURA

C-1ORDEN DE

COMPRA

O-1

FACTURAJEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS


COMPRAS



2

RECIBE YSURTEPEDIDO SOLICITUD DE

MERCANCIA

REPARTEMERCANCIAMEDIANTE

3

FORMATO DETRANSFERENCIAS

ALMACEN

TURNA FACTURA

AREA DECOSTEO

REVISA YENVIA

AREA DECOSTEO FACTURA

DEPTO. DE CONTROLADMINIST RATIVO

FARMACIAS

1

RECIBEMERCANCIA TRANSFERENCIA

FARMACIASOLICITANT E

VERIFICAMERCANCIA

CONTRA TRANSFERENCIA

¿ESTACOMPLETOEL PEDIDO?

NO

SI

REPORTAFALTANTE

DEMERCANCIAS

1

ALMACEN


COMPRAS



TURNA

VALIDAINFORMACION

3

SELLA YFIRMA TRANSFERENCIAS

TRANSFERENCIAS

DEPARTAMENTODE COMPRAS

DEPARTAMENTODE COMPRAS

FIN



FINCAMIENTO DE PEDIDOS A PROVEEDORES DE TIENDA DEELECTRODOMÉSTICOS.

OBJETIVO:

ABASTECER DE MERCANCIA A LAS TIENDAS DE ELECTRODOMÉSTICOS.

NORMAS:

EXISTEN DOS TIPOS DE PROVEEDORES:AUTORIZADOS.-AQUELLOS CUYA COMPRA NO EXCEDA LO

ESTABLECIDO POR LA LEY DE ADQUISICIONES.DE CONTRATO.-AQUELLOS CON LOS QUE EXISTE UN CONTRATO DE

DISTRIBUCION.

LOS PEDIDOS DEBERÁN CONTAR CON LA FIRMA DEL ENCARGADO DETIENDA Y DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

CUANDO LA FACTUARA Y EL PEDIDO NO COINCIDAN, EL PROVEEDORDEBERA PROPORCIONAR UNA NOTA DE CREDITO AL MOMENTO DEREALIZAR EL COBRO.

FRECUENCIA:

DIARIA.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Encargado de Tienda.

Jefe del departamento deCompras.

Encargado de Tienda.

1

2

3

3-A

4

5

6

7

8

9

Analiza niveles de existencia y/o faltantes demercancía.

Accesa al sistema de control de venta, captura,imprime pedido (original y dos copias) y lo turna alJefe del Departamento de Compras

Analiza pedido y verifica importe total.

¿Es correcto pedido?

No:

Modifica pedido y lo devuelve al encargado detienda.


Si:

Autoriza pedido y lo devuelve al encargado de tienda.

Recibe pedido autorizado y lo distribuye de lasiguiente manera: Original lo envía al proveedor. 1ª copia al Jefe del Departamento de Compras. 2ª copia tienda.

Pasa el tiempo.

Llegada la mercancía.

Recibe del proveedor el mercancía, factura y pedido.

Confronta mercancía y factura contra pedido enoriginal y 2ª copia.

Sella de recibido la factura, pedido en original delproveedor y la 2ª copia del pedido.

Turna al Jefe de Departamento de Compras lafactura y el pedido en original.



DEPTO. DE COMPRAS



COMPRAS


FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DE TDAS. DE ELECTRODOMÉSTICOS.

O

PEDIDO

2

PEDIDO

1

PEDIDO

INICIO

ANALIZANIVELES DE

EXISTENCIA YFALTANTES DE

MERCANCIA

ANALIZA YVERIFICAIMPORTE

O-2

PEDIDO


ENCARGADODE TIENDA

¿ESTACORRECTOEL PEDIDO?

SI

NOMODIFICA YDEVUELVE

1

1

ACCESA AL SISTEMACONTROL PUNTO DE

VENT, CAPTURA,IMPRIME Y TURNA


O-2

PEDIDO

1

O-2

PEDIDO

AUTORIZA YDEVUELVE

O-2

PEDIDO

ENCARGADODE TIENDA

DISTRIBUYE

O

PEDIDO

PROVEEDOR


TIENDA

RECIBEMERCANCIA O

FACTURA

PROVEEDOR

/LLEGADA LA FECHA/


COMPRAS


FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DE TDAS. DE ELECTRODOMÉSTICOS.

1

C-2

PEDIDO

0

PEDIDO

CONFRONTAMERCANCIA

O

FACTURA

C-2

PEDIDO

0

PEDIDO

SELLA DERECIBIDO

O

FACTURA

0

PEDIDO

TURNA

O

FACTURA

FIN




VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACION DE COMPRAS.

OBJETIVO:

REVISAR, CORREGIR Y ASESORAR EN EL ENVIO DE LA DOCUMENTACIÓN,ASÍ COMO EN LA CAPTURA DE FACTURAS, NOTAS DE CARGO,DEVOLUCIONES, TRANSFERENCIAS EN LAS FARMACIAS Y TIENDAS DEELECTRODOMESTICOS.

NORMAS:

LA REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN INICIA SERÁ AL PRINCIPIO DE MES YSE REALIZA DE MANERA DIARIA.

A FIN DE MES SE DEBERA ENTREGAR LA DOCUMENTACIÓN ALDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA SU REGISTROCORRESPONDIENTE.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Departamento de Compras. 1

2

2-A

3

3-A

4

Recibe de farmacias y/o tienda de electrodomésticosfacturas de compra, notas de cargo por devolución ytransferencias, con sus respectivos soportes.

Revisa que la información esté completa ydebidamente respaldada.

¿Está completa la documentación?

No:

Devuelve a la farmacia o tienda la documentaciónincompleta.

Regresa a la actividad número 1

Si:

Revisa que los documentos hayan ingresado alsistema control punto de venta de manera correcta.

¿Están correctos los documentos?

No:

Realiza las correcciones necesarias en el sistema.


Si:

Firma de revisado, obtiene fotocopias para su archivode manera alfabética y definitiva y turna alDepartamento de Control Administrativo losdocumentos.



DEPTO. DE COMPRAS



COMPRAS


VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE COMPRAS.

FACTURAS

NOTAS DECARGO

TRANSFE-RENCIAS


INICIO

RECIBE

REVISAINFORMACION

YREQUISITOS

¿ESTACORRECTA LA

DOCUMENTACION?DEVUELVE

1

SEPARA Y CAPTURA ENSISTEMA FARMACIAS Y

TIENDAS DEELECTRODÓMESTICOS 2004

1

FACTURAS

NOTAS DECARGO

TRANSFE-RENCIAS

NO

SIFACTURAS

NOTAS DECARGO

TRANSFE-RENCIAS

1


COMPRAS


VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE COMPRAS.

1

¿ESTANCO RRECTO S?

REALIZACORRECCIONES

FIRM A,OBTIENE

FOTOCOPIASY TURNA

FIN

A

DEPTO . DE CO NTRO L ADM VO .

2

2



PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE EXISTENCIAS DEMERCANCÍA.

OBJETIVO:

PLANEAR, COORDINAR Y LEVANTAR LOS INVENTARIOS DE MERCANCÍA ENLAS FARMACIAS Y TIENDAS DE ELECTRODOMÉSTICOS.

NORMAS:

LA PLANEACIÓN SE REALIZARÁ TREINTA DÍAS ANTES DE LA TOMAFÍSICA DE INVENTARIOS.

EL CALENDARIO DEBERÁ CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DELDIRECTOR-GERENTE.

FRECUENCIA:

SEMESTRAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Subdirector deComercialización y Jefe delDepartamento de Compras.

Director-Gerente

Subdirector deComercialización

Jefe del Departamento deCompras

1

2

3

3-A

4

5

6

6-A

7

7-A

Elaboran borrador del calendario de Inventarios,estableciendo fechas para trabajos de preinventario ytoma física.

Turna al Director-Gerente solicitando su autorización.

Analiza calendario.

¿Está de acuerdo con las fechas?

No:

Replantea fechas.


Si:

Formalizan el calendario y lo entrega al Jefe delDepartamento de Compras.

Organiza trabajo a realizar.

Revisa el acomodo de mercancía de acuerdo a loslistados obtenidos por el sistema control punto deventa.

¿Está acomodada la mercancía?

No:

Da instrucciones para su reacomodo.


Si:

Verifica que cada artículo cuente con su código debarras y que se encuentre visible.

¿Está visible?

No:

Corrige posición del producto.


DEPTO. DE COMPRAS



8

9

10

11


Si:

Divide la farmacia en zonas para facilitar la toma deinventarios.

Supervisa limpieza de anaqueles y de los artículos.

Pasa el tiempo.

Llegada la fecha del inventario.

Realizan inventario de acuerdo al manual vigente.

Al término del inventario.

Levanta acta de inventario, turna al Subdirector deComercialización e informa resultados.



DEPTO. DE COMPRAS



COMPRAS


PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE EXISTENCIA DE MERCANCÍA.

INICIO

ELABORAN

CALENDARIODE

INVENTARIOS

SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACIONY JEFE DEL DEPTO.

DE COMPRAS

TURNA

CALENDARIODE

INVENTARIOS

ANALIZA

CALENDARIODE

INVENTARIOS

1

¿ ESTA DEACUERDO EN

FECHAS?

1

SI

NOREPLANTEA

FECHAS

1

DIRECTOR-GERENTE

DIRECTOR-GERENTE

CALENDARIODE

INVENTARIOS

FORMALIZANY ENTREGA

CALENDARIODE

INVENTARIOSSUBDIRECTOR DE

COMERCIALIZACION


ORGANIZATRABAJO


REVISAACOMODO

DEMERCANCIAS

LISTADO DEMERCANCIA


COMPRAS


PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE EXISTENCIA DE MERCANCÍA.

1

VERIFICA QUE CADAARTICULO CUENTE

CON CODIGO DEBARRAS Y SEA

VISIBLE

LEVANTA ACTA,TURNA EINFORMA

RESULTADOS


FIN

¿ ESTAACOMODADA

LAMERCANCIA?

SI

NO INSTRUYEPARA SU

REACOMODO

¿ESTAVISIBLE?

SI

NOCORRIGEPOSICION

ZONIFICAFARMACIA

SUPERVISALIMPIEZA DE

ANAQUELES YARTICULOS

/ LLEGADA LA FECHA /

REALIZANINVENTARIO

DEACUERDO

MANUAL DEINVENTARIO

/ AL TERMINO DEL INVENTARIO /



MERMAS POR CADUCIDAD EN FARMACIA.

OBJETIVO:

DELIMITAR EL IMPORTE MÁXIMO PERMITIDO PARA MERMAS PORCADUCIDAD.

NORMAS:

SOLO SE REGISTRARAN MERMAS POR CADUCIDAD DOS VECES ALAÑO, EN LOS MESES DE MAYO Y NOVIEMBRE, O CUANDO LADIRECCION-GERENCIA LO DETERMINE.

SE DEBERÁ CAPTURAR LA BAJA DEL SISTEMA CONTROL PUNTO DEVENTA BAJO EL CONCEPTO MERMAS POR CADUCIDAD.

LOS ARTÍCULOS DADOS DE BAJA POR CADUCIDAD SE LES DEBERÁELABORAR UNA ACTA ADMINISTRATIVA QUE CONTENDRÁ LAS FIRMASDEL RESPONSABLE DEL INVENTARIO, LA ENCARGADA DE LAFARMACIA, EL REPRESENTANTE DE LA UNIDAD JURÍDICA Y DELTESTIGO DESIGNADO.

EL IMPORTE MAXIMO DE LAS MERMAS POR CADUCIDAD SERÁ EL QUEESTABLEZCA EL MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPTO. DE COMPRAS.

FRECUENCIA:

SEMESTRAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Departamento de Compras. 1

1-A

1-B

2

3

Determina el importe de la mercancía caducada y

verifica con el Departamento de Control

Administrativo que no exceda del monto máximo

autorizado.

¿Está dentro del rango?

No:

Cobra la diferencia con respecto al monto autorizado ala encargada de la farmacia vía caja, o si el importe loamerita, solicita la intervención de la Unidad Jurídica.

Conecta con el procedimiento:Levantamiento de Actas Administrativas.

Recibe de la Unidad Jurídica el acta administrativa,

Continúa con la actividad número 2.

Si:

Captura baja de mercancía caducada en el Sistema deControl Punto de Venta.

Reporta mediante oficio al Departamento deContabilidad para los registros procedentes, anexandode ser el caso copia del acta administrativa.



DEPTO. DE COMPRAS

SUB. DE COMERCIALIZACIÓNN


COMPRAS


MERMAS POR CADUCIDAD EN FARMACIA.

INICIO

DETERMINAIMPORTE Y

VERIFICA VSMONTO

RECIBE

COBRADIFERENCIA

O TURNA

¿ESTADENTRO

DELRANGO?

REPORTA

FIN

UNIDAD JURÍDICA

ACTAADMVA.

CAPTURA BAJA DEMERCANCÍACADUCADA

ACTAADMVA.

OFICIO.

DEPTO. DE CONTABILIDAD

ENCARGADA/

No

Si

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:

LEVANTAMIENTO DEACTAS ADMVAS.

UNIDAD JURÍDICA

CAPTURA ENBASE DEDATOS



ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS.

OBJETIVO:

FIJAR ESTANDARES DE VENTA POR FARMACIA Y TIENDA DEELECTRODOMÉSTICOS PARA EL AÑO SIGUIENTE.

NORMAS:

EL PRESUPUESTO DEBERA ELABORARSE EN EL MES DE NOVIEMBRE.

EL PRESUPUESTO DEBERA CONTAR CON LA FIRMA DE AUTORIZACIONDEL DIRECTOR–GERENTE.

FRECUENCIA:

ANUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Subdirector deComercialización y Jefe del

Departamento de Compras.Director-Gerente.



1

2

3

4

5

5-A

6

7

8

9

Analiza con el Subdirector de Comercialización lasventas mensuales del año por farmacia y tienda deelectrodomésticos.

Analizan diferentes factores: económicos, sociales y demercado.

Establecen márgenes, estándares y porcentajes decrecimiento y/o decremento por farmacia y tienda deelectrodomésticos.

Elaboran documento preliminar y lo presentan alDirector-Gerente.

Analiza presupuesto preliminar.


No:



Si:

Autoriza y devuelve documento al Subdirector decomercialización.

Recibe documento autorizado e informa al Jefe delDepartamento de Compras que elabore presupuestoautorizado.

Emite presupuesto anual.

Recaba del Director-Gerente y del Subdirector deComercialización firmas de aprobación del presupuestoanual de ventas.



DEPTO. DE COMPRAS



COMPRAS


ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS.

INICIO

ANALIZACONJUNTAMENTE

ANALIZAFACTORES

ESTABLECEMARGENES,

ESTANDEARESY

PORCENTAJES

ELABORA YPRESENTAN

ANALIZA

VENTASMENSUALES

POR TIENDA DEELECTROD

VENTASMENSUALES

PORFARMACIA

PRELIMINAR

PRELIMINAR

¿SEAUTORIZO?

DEVUELVEPARA

CORRECCION

1

PRELIMINAR

JEFE DEL DEPTO. COMPRAS SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION

SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONJEFE DEL DEPTO. COMPRAS DIRECTOR-GERENTE

1

1

FARMACIAS

TIENDAS DE ELECTRODOMESTICOS

DIRECTOR-GERENTE

SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION

NO

SI


COMPRAS


ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS.

AUTORIZA YDEVUELVE

1

RECIBE EINFORMA

ELABORACION

EMITE

RECABAFIRMAS

FIN

PRELIMINAR

PRELIMINAR

PRESUPUESTOANUAL DEVENTAS

PRESUPUESTOANUAL DEVENTAS



JEFE DEL DEPTO. COMPRAS

SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONDIRECTOR-GERENTE




ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS.

OBJETIVO:

FIJAR ESTANDARES DE COMPRA POR FARMACIA Y TIENDA DEELECTRODOMESTICOS PARA EL AÑO SIGUIENTE.

NORMAS:

EL PRESUPUESTO DEBERA ELABORARSE EN EL MES DE NOVIEMBRE.

EL PRESUPUESTO DEBERA CONTAR CON LA FIRMA DE AUTORIZACIONDEL DIRECTOR –GERENTE.

FRECUENCIA:

ANUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Subdirector deComercialización y Jefe delDepartamento de Compras.

Director-Gerente.



1

2

3

4

5

5-A

6

7

8

9

Analiza con el Subdirector de Comercialización,compras mensuales por farmacia y/o tienda deelectrodomésticos.

Analizan las ventas del ejercicio anterior alpresupuestado y las ventas presupuestadas para elejercicio.

Analizan la relación ventas-costo de ventas de acuerdoa los márgenes que marquen los estados financierospor farmacia y/o tienda de electrodomésticos.

Elaboran documento preliminar y lo presentan alDirector-Gerente.

Analiza presupuesto preliminar.


No:



Si:

Autoriza y devuelve documento al Subdirector decomercialización.

Recibe documento autorizado e informa al Jefe delDepartamento de Compras que elabore presupuestoautorizado.

Emite presupuesto anual.

Recaba del Director-Gerente y del Subdirector deComercialización firmas de aprobación del presupuestoanual de compras.

FIN DEL PROCEDIMIENTO


DEPTO. DE COMPRAS



COMPRAS


ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS.

INICIO

ANALIZACONJUNTAMENTE

ANALIZAN

ANALIZANRELACION

VENTAS/COSTODE VENTAS

ELABORA YPRESENTAN

ANALIZA

COMPRASMENSUALESPOR TIENDA

DE ELECTROD

COMPRASMENSUALES

PORFARMACIA

PRELIMINAR

PRELIMINAR

¿AUTORIZODOCTO?

1

PRELIMINAR

JEFE DEL DEPTO. COMPRAS SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION

SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONJEFE DEL DEPTO. COMPRAS DIRECTOR-GERENTE

1

DIRECTOR-GERENTE


VENTASPRESUPUESTADAS

PARA ELEJERCICIO

VENTASEJERCICIOANTERIOR

ESTADOSFINANCIEROS

POR TIENDADE ELECTROD

ESTADOSFINANCIEROS

PORFARMACIA

NO

SI

RECHAZA YDEVUELVE


COMPRAS


ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS.

AUTORIZA YDEVUELVE

1

RECIBE EINFORMA

ELABORACION

EMITE

RECABAFIRMAS

FIN

PRELIMINAR

PRELIMINAR

PRESUPUESTOANUAL DECOMPRAS

PRESUPUESTOANUAL DECOMPRAS




SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONDIRECTOR-GERENTE



DEPARTAMENTO

DE

CONTROL ADMINISTRATIVO



RECUPERACIÓN DE LA VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.

OBJETIVO:

RECUPERAR A TRAVÉS DE LAS OFICINAS RETENEDORES LOS ABONOSQUE PARCIALMENTE LOS DERECHOHABIENTES ESTAN EFECTUANDO ACUENTA DE SU ADEUDO.

NORMAS:

LA RECUPERACIÓN DE LOS CRÉDITOS POR VENTA DE MERCANCÍA SEREGIRÁN DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO DECOMPRA-VENTA DE TRACTO SUCESIVO.

FRECUENCIA:

QUINCENAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Secretaria.

Jefe del Departamento deControl Administrativo.

1

2

3

3-A

4

4-A

5

6

7

8

Recibe del encargado de farmacia o tienda: Corte de caja de cada turno. Relación de pagarés (original). Pagarés (original). Requisitos documentales del derechohabiente (copia de

la credencial de afiliación, último talón de cheque, en sucaso, credencial de elector del mensajero).

Sella y turna documentos al Jefe del Departamento deControl Administrativo.

Valida y confronta el total de los pagarés contra los cortesde caja y relación de pagarés.

¿Es el mismo importe?

No:

Realiza corrección.


Si:

Verifica los requisitos documentales del derechohabiente.

¿Están completos?

No:

Solicita a la farmacia o tienda documento faltante.


Si:

Turna al Departamento de Contabilidad el corte de caja.

Concentra pagarés de cada farmacia o tienda deelectrodomésticos por Oficina Retenedora.

Accesa al sistema base de datos, captura pagarés y calculadescuento quincenal por derechohabiente.

Mantiene los expedientes por derechohabiente (pagarés,copia de credencial de afiliación, último talón de cheque, ensu caso, credencial de elector del mensajero) en archivoalfabético y definitivo y turna al Jefe de Oficina deCobranzas.





Espera fecha límite.

Jefe de Oficina de Cobranzas.

Departamento de PrestacionesSociales.

Subdirección de Finanzas.

Departamento de Caja.

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

Envía cobranza a las Oficinas Retenedoras.

Pasa el tiempo.

Llegada la fecha.

Emite listado de cobranza (en dos tantos) por Oficina Retenedora aaplicar a los derechohabientes que tienen adeudo al SSTEEV porconcepto de compra a crédito.

Valida listado conforme a los saldos acumulados y determinaimporte de la cobranza a aplicar.

Respalda en medio magnético (disket) la información obtenida.

Envía cobranza a través de medio electrónico a las OficinasRetenedoras y listado de los descuentos a aplicar a losderechohabientes.

Pasa el tiempo.

Recibe de las Oficinas Retenedoras el reporte de los descuentosaplicados a los derechohabientes.

Elabora recibos que serán presentados a la Oficina Retenedorapara cobro.

Recaba las siguientes firmas para la autorización de los recibos:Director- Gerente.Subdirector de Finanzas.

Envía recibos de cobro a la Oficina Retenedora para pago alSSTEEV.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Oficina Retenedora cheque de cobros realizados a losderechohabientes.

Solicita al Jefe de Oficina de Cobranzas confirme importe de losdescuentos aplicados por concepto a ventas a crédito aderechohabientes.

Turna al Departamento de Caja cheque para su depósito.

Recibe cheque y elabora ficha de depósito:Original- Banco.1ª Copia- Depto. de Contabilidad.2ª Copia- Depto. de Caja.





Departamento de PrestacionesSociales.

Jefe de Oficina de Cobranzas.

22

23

24

25

26

27

28

29

29-A

30

Realiza depósito, turna (1ª copia) al Departamento de Contabilidady mantiene (2ª copia) de manera cronológica y definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe a través de medio electrónico de la Oficina Retenedora ellistado de descuentos aplicados a derechohabientes por ventas acrédito y turna al Jefe de Oficina de Cobranzas la informaciónrecibida.

Concentra de las Oficinas Retenedoras la siguiente información: Descuentos normales aplicados. Reintegros por descuentos indebidos. Cheques cancelados. Descuentos en nóminas especiales.

Recibe del Departamento Jurídico reporte de recuperación desaldos.

Recibe del Departamento de Caja reporte de pagos directos enventanilla y reintegros por descuentos indebidos (en caso depresentarse estas situaciones) y anexa reporte a ladocumentación.

Captura en el sistema base de datos la información concentradapor derechohabiente, actualiza saldos y analiza saldos acumuladosal final del mes.

Elabora reporte de descuentos no aplicados por OficinasRetenedoras.

Conecta con el procedimiento:CONCILIACION DE DESCUENTOS NO APLICADOS POR LASOFICINAS RETENEDORAS.

Concilia saldos acumulados por Oficina Retenedora con el saldodel balance que presenta el Departamento de Contabilidad.


Si:

Aclara y corrige con el Departamento de Contabilidad.


No:

Elabora relación de cuentas incobrables y turna al DepartamentoJurídico para su cobro.FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con el procedimiento:ATENCIÓN DE JUICIOS Y/O PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS.








*REQUISITOSDOCUMENTALES

DEL

DERECHOHABIENTE

*REQUISITOSDOCUMENTALES

DEL

DERECHOHABIENTE

RELACIONDE

PAQUETES

CORTESDE CAJA

0PAGARES

INICIO

SECRETARIARECIBE

ENCARGADO DE FARMACIA Y/O TIENDA

0RELACION DE

PAGARES

CORTE DE CAJADE CADA

TURNO

SELLA YTURNA

DEPTO. DE CONTROL ADMINISTRATIVO

PAGARES

RELACIONDE

PAGARES

VALIDA YCONFRONTA

DEPARTAMENTO DECONTROLADMINISTRATIVO

1

PAGARES

¿ES ELMISMO

IMPORTE?

NO

CORRIGE1

VERIFICA

SI

DERECHOHABIENTE* REQUISITOS DOCUMENTALES

1

2

CORTE DECAJA

CREDENCIAL DE ELECTORMENSAJERO

ULTIMOTALON DE

CHEQUE

CCREDENCIAL DE

AFILIACION





1

¿ESTANCOMPLETOS?

NO

SI

SOLICITAFALTANTE

DOCUMENTO

2FARMACIA O TIENDA

DEELECTRODOMESTICOS

TURNA CORTEDE CAJA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

CONCENTRA

PAGARES

POR OFICINA RETENEDORAS

CAPTURA EN SISTEMABASE DE DATOS PAGARES

CALCULADESCUENTOQUINCENAL

DERECHOHABIENTE

IMPRIME DELSISTEMABASE DEDATOS

0REPORTEDIARIO DEPAGARES

2

POR FARMACIA O TIENDA DEELECTRODOMESTICOS





CLISTADO DECOBRANZA

2

MANTIENEEXPEDIENTES

ESPERAFECHA LIMITEPARA ENVIAR COBRANZA

OFICINAS RETENEDORAS

/LLEGADA LA FECHA/

EMITE PORCONCEPTO

DE COMPRAA CREDITO

0-1LISTADO DE

COBRANZA POROFICINA

RETENEDORA

VALIDA CONFORME ASALDOS

ACUMULADOSY DETERMINA EL

IMPORTE A COBRAR

0-1LISTADO DECOBRANZA

RESPALDAINFORMACION

OBTENIDA

TURNA YCONSERVA

COPIA

DEPARTAMENTO DEPRESTACIONES SOCIALES

3

LISTADO DEDESCUENTOS

POR DERECHOHABIENTES

A

DEPARTAMENTO DECONTROL ADMVO.





3

DEPARTAMENTO DEPRESTACIONES SOCIALES ENVIAN



RECIBE


REPORTEDE

DESCUENTOS

TURNA

DEPTO. CONTROL ADMVO.

IMPORTEDE

DESCUENTOS

ELABORA RECIBOS

RECABA FIRMASPARA

AUTORIZACION

*DIRECTOR - GERENTE*SUBDIRECTOR DE FINANZAS

ENVIANCOBROS RECIBOS

OFICINA RETENEDORA

4





C-2DEPOSITO

4

RECIBECOBROS CHEQUE

OFICINA RETENEDORASUBDIRECCION DE FINANZAS

SOLICITACONFIRMACION IMPORTE DE

DESCUENTOS

DEPTO. DE CONTROLADMINISTRATIVO

TURNA PARADEPOSITO CHEQUE

DEPARTAMENTODE CAJA

ELABORA

0 - 2FICHA DE

DEPOSITO

DEPARTAMENTO DE CAJA*ORIGINAL -BANCO* 1ª COPIA - DEPTO. DE CONTABILIDAD*2ª COPIA -DEPTO. DE CAJA

REALIZATURNA YMANTIENE


C-1DEPOSITO

DEPARTAMENTO DEPRESTACIONES SOCIALES RECIBE



APLICADOS

5

C





REINTEGROSPOR

DESCUENTOSINDEBIDOS

DESCUENTOSEN NOMINASESPECIALES

CHEQUESCANCELADOS

REINTEGROSPOR

DESCUENTOSINDEBIDOS

5

TURNALISTADO DE

DESCUENTOSAPLICADOS


CONCENTRADESCUENTOS

NORMALESAPLICADOS

POR OFICINAS RETENEDORASDEPARTAMENTO DECONTROL ADMINISTRATIVO

RECIBEREPORTE DE

RECUPERACIONDE SALDOS

DEPTO. JURIDICO

RECIBEREPORTE DE

RECUPERACIONDE PAGOSDIRECTOS

DEPTO. DE CAJA

ANEXAREPORTE

DEDESCUENTOS

CAPTURA ENSISTEMA DE BASE

DE DATOSINFORMACION

ACTUALIZA

3

SALDOSACUMULADOS

ANALIZA AFIN DE MES

SALDOSACUMULADOS

6





SALDOSDE

BALANCE

6

SALDOSACUMULADOS

CONCILIA

DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD


SI

NO

ACLARA YCORRIGE

3

DEPTO. DECONTABILIDAD

ELABORA YTURNA PARA

SU COBRO

DEPARTAMENTO JURIDICORELACION DE

CUENTASINCOBRABLES

FIN

ELABORAPOR OFICINA RETENEDORA

REPORTE DEDESCTOS. NO

APLICADOS

CONCILIACION DE DESCUENTOS NOAPLICADOS POR OFICINAS

RETENEDORAS

3

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:ATENCIÓN DE JUICIOS Y/O

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS



CONTROL DIARIO DE MERCANCIAS EN EXISTENCIA EN FARMACIA.

OBJETIVO:

CONTROLAR LAS OPERACIONES DIARIAS QUE SE GENERAN EN LASFARMACIAS Y EN EL ALMACEN, CON LA FINALIDAD DE CRUZAR Y VALIDARLA INFORMACION CON EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

NORMAS:

LA ELABORACION DEL DIARIO DE EXISTENCIA DEBERA ENTREGARSE AMAS TARDAR LOS PRIMEROS 10 DIAS HABILES CADA MES.

EL RESULTADO DE LA VALIDACION CON EL DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD DEBERA ENTREGARSE MAXIMO LOS PRIMEROS 12 DIASHABILES DE CADA MES.

FRECUENCIA:

MENSUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Departamento de ControlAdministrativo.


1

2

3

4

5

6

6-A

7

Recibe del Departamento de Compras la siguientedocumentación:a) Resumen mensual de compras.b) Resumen mensual de devoluciones.c) Resumen mensual de transferencias enviadas y

recibidas.d) Nota de cargo por devolución, por concepto de

castigos por mermas.e) Aviso de baja por medicamentos caducados.

Recibe de las farmacias los paquetes mensuales porcambio de línea por pastillero.

Elabora y turna al Departamento de Contabilidadrelación en dos tantos de cada documento recibido.

Accesa al sistema de base de datos y calcula diario deexistencia de mercancías.

Recibe del Departamento de Contabilidad los diarios deexistencia.

Confronta con el Departamento de Contabilidadexistencias de mercancías.


Si:

Devuelve para corrección.


No:

Reporta al Subdirector de Comercialización y al Jefedel Departamento de Contabilidad los resultados.








CONTROL DIARIO DE MERCANCÍAS EN EXISTENCIA EN FARMACIAS.

AVISO DEBAJA

NOTAS DECARGO POR

DEVOLUCION

MENSUAL DETRANSFERENCIAS

ENVIADAS YRECIBIDAS

RESUMENMENSUAL DE

DEVOLUCIONES

RECIBE

CONFRONTAEXISTENCIAS

DEMERCANCIAS

RECIBE

ELABORAY

TURNA

RECIBEPOR CAMBIO

DE LINEA PORPASTILLERO

INICIO

RESUMENMENSUAL DE

COMPRAS


FARMACIAS

PAQUETEMENSUAL

DIARIO DEEXISTENCIAS

DEMERCANCIAS

DEPTO. DE COMPRAS

RELACION


ACCESA ALSISTEMA

Y CALCULA

DIARIO DEEXISTENCIAS

DEMERCANCIAS

DEPTO. DE CONTABILIDADJEFE DEL DEPTO. DECONTROL ADMVO.

1


1




CONTROL DIARIO DE MERCANCÍAS EN EXISTENCIA EN FARMACIAS.

1


DEVUELVEPARA

CORRECCION

REPORTARESULTADOS

FIN

SI

NO


JEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD

1



CONTROL DE SALDOS A PROVEEDORES.

OBJETIVO:

MANTENER EL CONTROL DE LOS SALDOS A PROVEEDORES DE FARMACIAY TIENDA DE ELECTRODOMESTICOS.

NORMAS:

EL CALCULO DEL SALDO A PROVEEDORES Y EL RESULTADO DELCRUCE DE INFORMACION CON CONTABILIDAD, DEBERA ENTREGARSELOS PRIMEROS 15 DIAS HABILES DESPUES DEL CIERRE CONTABLE.

FRECUENCIA:

MENSUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




1

1-A

2

3

4

5

6

7

8

Recibe del Departamento de Compras la siguientedocumentación:a) Factura.b) Diario de compra.c) Nota de cargo por devolución.d) Nota de crédito.

¿Falta algún documento?

Si:

Solicita documento faltante.


No:

Captura la información en el sistema base de datos.

Elabora relación de facturas.

Turna a la Subdirección de Finanzas la siguientedocumentación: Relación de pago a proveedores. Factura. Diario de compra. Nota de cargo por devolución. Nota de crédito.

Calcula saldo del proveedor.

Recibe del Departamento de Contabilidad la balanzade comprobación y auxiliares de la cuenta deproveedores.

Recibe de la Subdirección de Finanzas reportemensual de saldos.

Compara saldos con la Subdirección de Finanzas y elDepartamento de Contabilidad.


Si:



SUB. DE COMERCIALIZACIÓNÓN



8-A

9

10

Identifica error y realiza corrección.


No:

Informa al Subdirector de Comercialización,Subdirector de Finanzas, Jefe del Departamento deCompras y Jefe del Departamento de Contabilidad.

Pasa el tiempo.

Recibe aviso de las correcciones realizadas por laSubdirección de Finanzas, Departamentos de Comprasy Contabilidad; y da seguimiento a las diferencias.









NOTA DECREDITO


DIARIO DECOMPRA

INICIO

RECIBEFACTURAS

¿FALTOALGUN

DOCUMENTO?SOLICITA

FALTANTE

CAPTURAINFORMACIONEN SISTEMA

ELABORA

CALCULASALDO DEL

PROVEEDOR

TURNA


DEPTO. DE COMPRAS

1

RELACIONDE

FACTURAS

NOTA DECREDITO


INFORME DECOMPRA

FACTURAS

RELACIONDE

FACTURAS

SUBDIRECCION DE FINANZAS

1

1

Si

No





AUXILIARES

RECIBE DELA CUENTA

DEPROVEEDORES

1

BALANZA DECOMPROBACION

REPORTEMENSUAL DE

SALDOS

RECIBE

COMPARASALDOS


IDENTIFICAERROR YREALIZA

CORRECCION

INFORMARESULTADOS

RECIBE AVISODE

CORRECCIONESY DA

SGUIMIENTO

FIN





JEFE DEL DEPTO. DECONTROL ADMVO. SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION

SUBDIRECTOR DE FINANZASJEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDADJEFE DEL DEPTO. DE COMPRAS

SUBDIRECCION DE FINANZASDEPTO. DE COMPRASDEPTO. DE CONTABILIDAD

2

2

Si

No



CONTROL DE SALDOS DE CLIENTES DE FARMACIA.

OBJETIVO:

LLEVAR EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR POR LAS VENTAS ACREDITO DE MERCANCIAS EN LAS FARMACIAS.

NORMAS:

EL SALDO DE CLIENTES MENSUAL Y EL RESULTADO DE CRUZARINFORMACION CON EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEBERAENTREGARSE LOS PRIMEROS 15 DIAS HABILES DESPUES DEL CIERRECONTABLE.

FRECUENCIA:

MENSUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




1

1-A

2

3

3-A

4

5

6

6-A

Recibe del Departamento de Supervisión la siguientedocumentación:a) Nota de venta a crédito.b) Relación de vales.c) Copia de pagos de clientes (cheque o aviso de

abono).


Si:

Solicita documento faltante.


No:

Clasifica por farmacia la documentación recibida.

Revisa documentación.

¿Está correcta la documentación?

No:

Realiza corrección en los documentos.


Si:

Accesa al sistema de base de datos, registramovimientos y determina saldo de los clientes.

Recibe del Departamento de Contabilidad, balanza decomprobación y auxiliar de clientes.

Compara saldos y determina diferencias.


Si:

Informa al Departamento de Contabilidad diferenciaspara corrección.






6-B

7

Pasa el tiempo.

Realiza seguimiento de las diferencias detectadashasta su corrección.


No:

Confirma saldo.









CHEQUE OAVISO DE

ABONO

RELACIONVALE/CLIENTE

CHEQUE OAVISO DE

ABONO


CHEQUE OAVISO DE

ABONO


INICIO

RECIBE

¿FALTOALGUN

DOCUMENTO?

SOLICITAFALTANTE

CLASIFICAPOR

FARMACIA

REVISA

¿ESTACORRECTA?

REALIZACORRECCION

ACCESA,REGISTRA YDETERMINA

1

NOTA DEVENTA DECREDITO



1

1

NO

SI

SI

NO


DEPTO. DE SUPERVISION





AUXILIARESDE CLIENTES

1

RECIBE BALANZA DECOMPROBACION

COMPARASALDOS Y

DETERMINADIFERENCIAS


INFORMADIFERENCIAS

PARACORRECCION

CONFIRMASALDO

REALIZASEGUIMIENTO

MENSUAL

FIN


Si

No



CONTROL DE VENTAS DIARIAS.

OBJETIVO:

LLEVAR EL CONTROL DE LAS VENTAS DIARIAS DE LAS FARMACIAS YTIENDAS DE ELECTRODOMESTICOS.

NORMAS:

CUALQUIER CORRECCION DEBERA LLEVAR EL NOMBRE Y FIRMA DE LAPERSONA QUE REALIZO LA MISMA.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




1

1-A

2

2-A

3

4

Recibe del Departamento de Supervisión la siguientedocumentación por farmacia y tienda:a) Ficha de depósito con sello del banco.b) Tira de corte en X y Z.c) Corte de caja 1er. Turno.d) Corte de caja 2do. Turno.e) Relación de vales de crédito.f) Nota de venta global del día.g) Pagarés expedidos.


Si:

Solicita documentación faltante.


No:

Revisa las ventas por establecimiento.

¿Están correctas?

No:

Corrige errores encontrados.


Si:

Elabora relación de ventas en tres tantos:Original.- Archivo cronológico y definitivo.1ª copia.- Departamento de Contabilidad.2ª copia.- Unidad de Contraloría Interna.

Turna al Departamento de Contabilidad la siguientedocumentación.a) Relación de ventas.b) Ficha de depósito con sello del banco.c) Tira de corte en X y Z.d) Corte de caja 1er. Turno.e) Corte de caja 2do. Turno.f) Nota de venta global del día.g) Relación de vales de crédito.





5

6

7

7-A

8

Recibe de las farmacias y tiendas de electrodomésticos losarchivos electromagnéticos vía internet con los datos de lasventas mensuales y costo de ventas.

Recibe del Departamento de Contabilidad, auxiliares deventa.

Compara ventas con auxiliar de contabilidad.


Si:

Informa al Departamento de Contabilidad para corrección.


No:

Informa al Subdirector de Comercialización y al Jefe delDepartamento de Contabilidad de los registros conciliados ycuadrados.









PAGARESEXPEDIDAS

NOTA DE VENTAGLOBAL DEL DIA

RELACION DEVALES DECREDITO

CORTE DECAJA 2O

TURNO

CORTE DECAJA 1ER

TURNO

TIRA DE CORTEEN X y Z

INICIO

RECIBE

FICHA DEDEPOSITO

CON SELLODEL BANCO


SOLICITAFALTANTE

REVISAVENTAS

¿ESTACORRECTA? CORRIGE

1

SI

NO

NO

SI


¿FALTAALGUN

DOCTO.?1

1

2





OrRELACIONDE VENTAS

C-1RELACION

DE VENTAS

1

ELABORA

TURNADEPTO. DECONTABILIDAD

C2RELACION

DE VENTAS

PAGARESEXPEDIDAS

NOTA DE VENTAGLOBAL DEL DIA

RELACION DEVALES DECREDITO

CORTE DECAJA 2O

TURNO

CORTE DECAJA 1ER

TURNO

TIRA DE CORTEEN X y Z

FICHA DEDEPOSITO

CON SELLODEL BANCO

C

RECIBE VIAINTERNET VTASMENSUALES Y

CTO DE VENTAS

RECIBE

2

UNIDAD DE CONTRALORIA INTERNA


2

3 AUXILIARESDE VENTA

FARMACIASTIENDAS DE ELECTRODOMESTICOS






2

COMPARA


AUXILIARESDE VENTA

INFORMAPARA

CORRECCION

INFORMAREGISTROS

CONCILIADOSY

CUADRADOS

FIN

3

SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONJEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD

Si

No



ELABORACIÓN DE REPORTES DE FALTANTES POR INVENTARIO FISICOS.

OBJETIVO:

DETERMINAR EL IMPORTE DE MERCANCÍA FALTANTE Y/O SOBRANTE PORINVENTARIO DE LAS FARMACIAS Y TIENDA DE ELECTRODOMÉSTICOS EINFORMAR A LA DIRECCIÓN-GERENCIA DE LOS RESULTADOS.

NORMAS:

SE REALIZARÁN DOS VECES AL AÑO SEGÚN LOS PERIODOS DEINVENTARIOS DE LAS FARMACIAS Y TIENDAS DEELECTRODOMÉSTICOS.

EN EL CASO DE LOS FALTANTES SE REGIRÁ DE ACUERDO A LOESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DE LA SUBDIRECCIÓN DECOMERICALIZACIÓN.

FRECUENCIA:

SEMESTRAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN






Director-Gerente.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Recibe del Departamento de Supervisión las actas dela toma física de inventarios.

Registra importe de inventarios físicos.

Confronta importe de inventarios físicos con los diariosde existencias de mercancías y determina faltantes y/osobrantes.

Reporta al Subdirector de Comercialización resultados.

Analiza el cuadro de faltantes y/o sobrantes y ordena,en su caso, una revisión.

Revisan documentación del período los Jefes delDepartamento de Compras, Control Administrativo ySupervisión.

Informan resultados de la revisión al Subdirector deComercialización.

Informa al Director- Gerente los resultados obtenidosde los inventarios.

Toma decisión.








ELABORACIÓN DE REPORTES DE FALTANTES POR INVENTARIOS FÍSICOS.

INICIO

RECIBE ACTAS DEINVENTARIO

DEPARTAMENTO DE SUPERVISIONJEFE DEL DEPARTAMENTODE CONTROL ADMINISTRATIVO

REGISTRAIMPORTES DEINVENTARIOS

FISICOS

CONFRONTA YDETERMINAFALTANTES

Y/OSOBRANTES

IMPORTES DEINVENTARIOS

FISICOS

DIARIO DEEXISTENCIA

DEMERCANCÍA

REPORTARESULTADOS

SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN

ANALIZA YORDENAREVISIÓN

CUADRO DEFALTANTES

Y/OSOBRANTES

SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACIÓN

REVISAN

DOCUMENTACIÓN

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS,CONTROL ADMINISTRATIVO Y SUPERVISIÓN

INFORMANRESULTADOS

DE LAREVISIÓN


1




ELABORACIÓN DE REPORTES DE FALTANTES POR INVENTARIOS FÍSICOS.

1

INFORMARESULTADOS

INVENTARIOS

DIRECTOR- GERENTESUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACIÓN

TOMADECISION

FIN

DIRECTOR- GERENTE



TRAMITACIÓN DE LA COBRANZA A CLIENTES.

OBJETIVO:

REALIZAR EL COBRO OPORTUNO A CLIENTES RESPETANDO LOS PLAZOSDE CRÉDITO ESTABLECIDOS.

NORMAS:

EL PLAZO DE CRÉDITO SERÁ EL ESTIPULADO EN CADA CONVENIO.

LOS CHEQUES RECIBIDOS DE LA COBRANZA SE DEBEN ENTREGAR ENFORMA INMEDIATA A LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS PARA SUDEPÓSITO Y TRÁMITE CORRESPONDIENTE.

EN EL CASO, DE QUE EL CLIENTE REALICE EL PAGO DE LA FACTURA ATRAVÉS DE DEPÓSITO BANCARIO SE DEBERÁ IDENTIFICAR EN ELESTADO DE CUENTA E INFORMAR AL DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD PARA SU REGISTRO O AL DEPARTAMENTO DE CAJAPARA EL TRASPASO A LA CUENTA CORRESPONDIENTE.

EN EL CASO DE INCUMPLIMIENTO DE PAGO DEL CLIENTE Y AGOTADASLAS INSTANCIAS DE COBRO SE SOMETERÁ A CONSIDERACIÓN DELSUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN PARA SER TURNADO A LAUNIDAD JURÍDICA PARA SU SOLVENTACIÓN.

FRECUENCIA:

QUINCENAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Oficina de Cobranzas. 1

2

3

4

4-A

5

5-A

Recibe de la Subdirección de Comercialización la siguientedocumentación e integra paquete “A”:a) Ficha de depósito sin sello del banco.b) Tira de corte en X y Z.c) Corte de caja 1er. Turno.d) Corte de caja 2do. Turno.e) Relación de ventas a crédito.f) Facturas.g) Relación de vales de crédito.h) Factura de venta global del día.i) Pagarés expedidos.

Separa vales de crédito y elabora relación.

Turna al Departamento de Control Administrativo paquete “A”.a) Ficha de depósito sin sello del banco.b) Tira de corte en X y Z.c) Corte de caja 1er. Turno.d) Corte de caja 2do. Turno.e) Relación de ventas a crédito.f) Facturas.g) Relación de vales de crédito.h) Factura de venta global del día.i) Pagarés expedidos.

Coteja con el Departamento de Control Administrativo, totales porcliente.

¿Coinciden los totales?

No:

Aclara diferencia.


Si:

Elabora factura (original y copia), relación y turna al Jefe de Oficinade Cobranzas.

Recibe factura (original y copia) y revisa llenado.

¿Es correcta la factura?

No:

Cancela la factura.






Cliente.

Oficina de Cobranzas.

6

7

8

9

10

10-A

11

12

Si:

Devuelve factura a la Oficina de Cobranzas.

Anexa a relación y vales a la nota.

Distribuye facturas en original al cliente y copia para su archivoalfabético provisional.

Recibe factura y proporciona contra-recibo.

Pasa el tiempo.

Llegada la fecha marcada en el contra-recibo.

Ejecuta cobro de nota.

¿Recibió pago de la factura?

No:

Recibe promesa de pago.


Si:

Recibe pago sobre factura e informa a través de memorándum alJefe de Oficina de Cobranzas.

Distribuye documentación de la siguiente manera:Cheque: Departamento de Finanzas.Copia nota: Departamento de Finanzas.Copia cheque: Archivo alfabético y definitivo.









RELACION

PAGARESEXPEDIDOS

FACTURA DEVENTA GLOBAL

DEL DIA

VALES DECREDITO

FACTURAS

RELACION DEVENTAS A

CREDITO

CORTE DE CAJA2er TURNO


TIRA DE CORTEEN X Y Z

RECIBE EINTEGRA

PAQUETE "A"

INICIO

FICHA DEDEPOSITO SIN

SELLO DELBANCO

SEPARA YELABORA

COTEJATOTALES

PORCLIENTE

¿ESTACORRECTA

LA FACTURA?CANCELA FACTURA

1

NO

SI


VALES DECREDITO

TURNAPAQUETE "A"


ELABORA0-1

FACTURA

PAGARESEXPEDIDOS

FACTURA DEVENTA GLOBAL

DEL DIA

VALES DECREDITO

FACTURAS

RELACION DEVENTAS A

CREDITO



TIRA DE CORTEEN X Y Z

FICHA DEDEPOSITO SIN

SELLO DELBANCO

DEPTO. DE CONTROLADMVO.

¿COINCIDENLOS

TOTALES?

ACLARADIFERENCIA

NO

SI

NOTA DE VENTAGLOBAL DELDIA





CONTRARECIBO

RELACION

1

FIN

ANEXAVALES DECREDITO

FACTURA

DISTRIBUYE

1FACTURA

0FACTURA

RECIBE YPROPORCIONA FACTURA

CLIENTE

EJECUTACOBRO

¿RECIBIOPAGO DE

FACTURA?

RECIBEPROMESA DE

PAGO

NO

SI

RECIBEPAGO SOBRE

FACTURA

CCHEQUE

CFACTURA

DISTRIBUYECHEQUE

DEPTO. DEFINANZAS

A

CLIENTE

DEPARTAMENTO DESUPERVISION

FACTURA

A


DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DEUNIDADES MÓVILES



TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA A LA UNIDAD MÓVIL.

OBJETIVO:

MANTENER EL CONTROL DE LA MERCANCÍA SURTIDA E INVENTARIADA ALA UNIDAD MÓVIL.

NORMAS:

EL SURTIMIENTO DE MERCANCÍA A LA UNIDAD MÓVIL SE REALIZARÁCON LA PRESENCIA DEL PERSONAL DE LAS ÁREAS DE ALMACÉN,COMPRAS, SUPERVISIÓN, ADMINISTRACIÓN DE UNIDADES MÓVIL.

TODO REQUERIMIENTO DE MERCANCÍA PARA LA UNIDAD MÓVILDEBERÁ CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DEL SUBDIRECTOR DECOMERICALIZACIÓN.

FRECUENCIA:

SEMANAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Jefe del Departamento deAdministración de UnidadesMóviles y encargado de la UnidadMóvil.

Subdirector de Comercialización.

Jefe del Departamento de Compras.

Encargado del Almacén.

1

2

3

3-A

4

5

6

7

Elaboran requerimiento (original y 4 copias) de artículos de línea

blanca, electrónica, electrodomésticos, cómputo y demás

productos, en base a las ventas históricas para cubrir la ruta

geográfica de la unidad móvil.

Presenta requerimiento (original y 4 copias) de artículos de línea

blanca, electrónica, electrodomésticos, cómputo y demás

productos al Subdirector de Comercialización y solicita

autorización.

Recibe y analiza requerimiento (original y 4 copias) de artículos de

línea blanca, electrónica, electrodomésticos, cómputo y demás

productos.


No:



Si:

Firma de autorización el requerimiento (original y 4 copias) y loturna al Jefe del Departamento de Compras para suabastecimiento.

Programa entrega artículos, sella requerimiento (original y 4

copias) de Vo. Bo. y lo turna al encargado del almacén.

Pasa el tiempo.

Surte requerimiento y emite del sistema control punto de venta,

formato transferencia de mercancía (original y 4 copias).

Entrega mercancía, coteja cantidades con los formatos

requerimiento y transferencia de mercancía, y recaba firma de

recibido del encargado de la unidad móvil.


DEPTO. ADMÓN. DE UNIDADESMÓVILES



Encargado de la Unidad Móvil.

Secretaria del Jefe delDepartamento de Admón. de UnidadMóvil.


8

9

10

11

Distribuye formatos de la siguiente manera:

Requerimiento (original y 4 copias),

Original.- Almacén.

1ª. Copia.- Encargado unidad móvil.

2ª. Copia.- Jefe de Admón. de Unidad Móvil.

3ª. Copia.- Departamento de Compras.

4ª Copia.- Unidad de Contraloría Interna.

Transferencia de artículos (original y 4 copias),

Original.- Depto. de Compras.

1ª. Copia.- Encargado unidad móvil.

2ª. Copia.- Jefe de Admón. de Unidad Móvil.

3ª. Copia.- Almacén.

4ª Copia.- Subdirección de Comercialización.

Recibe mercancía y entrega los formatos requerimiento y

transferencia de artículos (2ª. copia) a la secretaria del Jefe de

Admón. de Unidad Móvil, manteniendo en archivo cronológico (1ª.

Copia) de cada documento.

Recibe requerimiento y transferencia de artículos (2ª. copia), da de

alta la mercancía en el sistema control punto de venta y emite del

sistema control punto de venta la lista de precios y se la entrega al


Pasa el tiempo.

Al finalizar la ruta de venta.

Entrega a la secretaria del Jefe de Administración de Unidad Móvil,

la siguiente documentación:

Cortes de caja (origina). Pagarés (original y 3 copias). Notas de entrega (copia). Requisitos documentales del derechohabiente (copias).

¿Están completos los documentos?


DEPTO. DE ADMÓN. DE UNIDADESMÓVILES



Secretaria del Jefe delDepartamento de Admón. de UnidadMóvil.

Encargado del Almacén.

11-A

12

13

14

15

16

17

No:

Descuenta importe al total de la venta al Encargado de la UnidadMóvil.

Fin.

Si:

Elabora nota de venta (original y 3 copias).

Accesa al sistema y emite ticket de venta por derechohabiente yticket de corte de caja “x” y “z”.

Integra paquete “A” por venta del día: Ticket de corte de caja “x” y “z”. Corte de caja (original). Pagaré (original y copia) y anexa ticket. Nota de venta (original y 2 copias). Nota de entrega (copia). Requisitos documentales (copia).

Entrega al Departamento de Control Administrativo paquete “A” dedocumentos y mantiene en archivo cronológico y definitivo: Ticket de corte de caja “x” y “z”. Corte de caja (original y copia). Pagaré (original y copia) y anexa ticket. Nota de venta (original y 2 copias). Requisitos documentales (copia).

Accesa al sistema, captura ventas, emite y entrega reporte devalidación de existencias al Encargado de la Unidad Móvil.

/Se presentan con el Encargado del Almacén/

Levantan inventario de productos y pagarés por ventas a créditocontra formato de transferencia y reporte validación de existencias(cantidad que debe coincidir con el inventario inicial de la semana).


17-A

18

¿Coinciden las cantidades?

No:

Turna documentación a la Unidad Jurídica.Fin.Conecta con el Procedimiento de la Unidad Jurídica::Levantamiento de Acta Administrativa.

Si:

Firman formato cédula de inventario final (encargado de almacén,encargado de la unidad móvil, Jefe del Departamento deAdministración de Unidad Móvil y personal del Departamento deSupervisión) y distribuye documento de la siguiente manera:Original.- Almacén.





19

1ª. Copia.- Encargado unidad móvil.2ª. Copia.- Jefe de Admón. de Unidad Móvil.3ª. Copia.- Departamento de Compras.4ª Copia.- Unidad de Contraloría Interna.

Recibe y mantiene corte de caja (original), nota de entrega demercancía (original) y cédula de inventario final (copia). en archivonumérico y definitivo.









O-4CREQUERIMIENTOELABORAN

AUTORIZA YTURNA

PRESENTAN YSOLICITAN

AUTORIZACIÓN

RECIBE YANALIZA

INICIO

JEFE DEL DETO. DE ADMÓN. UNIDADES MÓVILESY ENCARGADO DE LA UNIDAD

PROGRAMAENTREGA,

SELLA YTURNA

RECHAZA YDEVUELVE¿AUTORIZA?

1

1

1

ENTREGAPRODUCTOS,

COTEJA YRECABA

FIRMA

O-4CREQUERIMIENTO


O-4CREQUERIMIENTO

SI

NO O-4CREQUERIMIENTO

O-4CREQUERIMIENTO

JEFE DEPTO. COMPRAS

JEFE DEL DEPTO. COMPRAS O-4CREQUERIMIENTO

ENCARGADO DE ÁLMACEN

ENCARGADO DE ALMACÉNEMITEAJA DEMERCANCÍACADUCADA

SURTE YCAPTURA EN

BASE DEDATOS

O-4CTRANSFERENCIA

O-4CTRANSFERENCIA

O-4CREQUERIMIENTO

ENCARGADO DE LA UNIDADA MÓVIL






TICKET DECORTE DE

CAJA EN X yZ

LISTA DEPRECIOS

1 CTRANSFERENCIA

1 CREQUERIMIENTO

1

DISTRIBUYE

RECIBEMERCANCÍA,ENTREGA YMANTIENE

RECIBE YCAPTURA ENLA BASE DE

DATOS

Requerimiento (original y 4 copias),Original.- Almacén.1ª. Copia.- Encargado unidad móvil.2ª. Copia.- Jefe de Admón. de Unidad Móvil.3ª. Copia.- Departamento de Compras.4ª Copia.- Unidad de Contraloría Interna.

Transferencia de artículos (original y 4 copias),Original.- Depto. de Compras.1ª. Copia.- Encargado unidad móvil.2ª. Copia.- Jefe de Admón. de Unidad Móvil.3ª. Copia.- Almacén.4ª Copia.- Subdirección de Comercialización.

C

la siguiente documentación:- Cortes de caja (origina).- Pagarés (original y 3copias).- Notas de entrega (copia).- Requisitos documentalesdel derechohabiente (copias)

/AL FINALIZAR LA RUTA DE VENTAS/

ENTREGA

¿ESTANCOMPLETOS?

DESCUENTA ALA VENTA FIN

ELABORA

2

ENCARGADO DE LA UNIDAD MÓVIL2 C

TRANSFERENCIA

2 CREQUERIMIENTO

SECRETARIA

ALTA DE MERCANCÍA

2 CTRANSFERENCIA

2 CREQUERIMIENTO

ACCESA ALSISTEMA

INTEGRA

No

Si

EMITE DELSITEMA

O-3 CNOTA DE

VENTA

TICKET DEVENTA

Integra paquete "A" por venta del día:-Ticket de corte de caja "x" y "z".-Corte de caja (original).-Pagaré (original y copia) y anexa ticket.-Nota de venta (original y 2 copias).-Nota de entrega (copia).-Requisitos documentales (copia).

SECRETARIA

SECRETARIA

ENCARGADO DE LA UNIDAD MÓVIL





CCEDULA DE

INVENTARIOS

ONOTA DE

ENTREGA

REPORTEDE

EXISTENCIAS

O-4CTRANSFERENCIA

LEVANTANINVENTARIO

CONTRA

2

ENTREGA YMANTIENE

ACCESA A LABASE DEDATOS

FIRMAN YDISTRIBUYE

TURNA¿COINCIDEN

LASCANTIDADES?

FIN


LEVANTAMIENTO DEACTAS ADMVAS.

UNIDAD JURÍDICA

MANTIENE

FIN

Imantiene:" Ticket de corte de caja "x" y "z"." Corte de caja (original y copia)." Pagaré (original y copia) y anexaticket." Nota de venta (original y 2 copias)." Requisitos documentales (copia).

PAQUETE "A"

C

DEPARTAMENTO DE CONTROL ADMVO.

CAPTURA VENTAS,EMITE Y ENTREGA

REPORTEDE

EXISTENCIAS


/SE PRESENTAN CON EL ENCARGADO DE ÁLMACEN/

PAGARÉS

UNIDAD JURÍDICANo

Si

O-4CCEDULA DE

INVENTARIOS

DISTRIBUYE:Original.- Almacén.1ª. Copia.- Encargado unidad móvil.2ª. Copia.- Jefe de Admón. de UnidadMóvil.3ª. Copia.- Departamento deCompras.4ª Copia.- Unidad de ContraloríaInterna.

OCORTE DE

CAJA C


ENCARGADO DE ÁLMACEN


DEPARTAMENTO DE VENTASY DESARROLLO



CONVENIO DE VENTA A CRÉDITO.

OBJETIVO:

AUMENTAR EL NÚMERO DE CLIENTES CAUTIVOS DE LA INSTITUCIÓN, ASÍCOMO INCREMENTAR LAS VENTAS DE LOS PRODUCTOSCOMERCIALIZADOS POR LA MISMA.

NORMAS:

LAS VENTAS QUE SE REALICEN A LOS CLIENTES CONVENIDOS SEREGIRÁN A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DE LAINSTITUCIÓN.

POR PARTE DEL SSTEEV FIRMARÁN EL CONVENIO EL DIRECTOR/GERENTEY EL APODERADO LEGAL.

FRECUENCIA:

ANUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Jefe del Departamento de Ventas yDesarrollo.

Jefe del Departamento de Ventas yDesarrollo y Subdirector deComercialización.


Jefe de la Unidad Jurídica delSSTEEV.


1

2

3

4

5

5-A

6

7

8

9

Elabora y presenta al Subdirector de Comercialización lista deposibles clientes potenciales con quienes el SSTEEV pueda firmarun convenio comercial.

Analizan de manera conjunta ventajas y desventajas de cadacliente y depuran lista.

Definen estrategia a seguir para contactar al posible cliente y dainstrucciones al Jefe del Departamento de Ventas y Desarrollopara recabar la información necesaria de la persona responsable yde la organización o dependencia.

Establece contacto con el responsable de la organización odependencia y acuerdan entrevista.

Pasa el Tiempo

/Llegada la fecha acordada/

Promueve los productos comercializados y las ventajas de firmarconvenio con el SSTEEV.

¿Acuerdan firmar convenio?

No:

Rechaza propuesta el responsable de la organización odependencia

Fin.

Si:

Acuerdan y turnan a las Áreas Jurídicas de ambas partes paraelaborar el formato del convenio comercial.

Analiza, define las clausulas del formato del convenio comercial ydevuelve al Jefe del Departamento de Ventas y Desarrollo.

Acuerda fecha de protocolo para firma de convenio con laasistencia de la autoridad máxima o representante legal de ambaspartes.

Pasa el tiempo.


Formalizan el convenio comercial con la firma del las personasresponsables de ambas partes.

Fin del Procedimiento.Conecta con los Procedimientos:Ventas a Crédito en Farmacias.Ventas a Crédito en Tiendas de Electrodomésticos y Módulos.


DEPTO. DE VENTAS Y DESARROLLO



VENTAS Y DESARROLLO


CONVENIOS DE VENTA A CRÉDITO.

INICIO

ELABORA YPRESENTA

PARACONVENIOS

JEFE DEL DEPTO.DE VENTASY DESARROLLO

ANALIZANVENTAJAS Y

DESVENTAJAS

DEFINENESTRATEGIA,

Y DAINSTRUCCIONES

ESTABLECECONTACTO YACUERDAN

ENTREVISTA

PROMUEVEPRODUCTOSY VENTAJAS

DELCONVENIO

ACUERDAN YTURNAN

CLIENTESPOTENCIALES

CLIENTESPOTENCIALES

SUBDIRECTOR DE COMERCIOALIZACIÓN

LLEGADA LA FECHA ACORDADA/

¿ACUERDANFIRMAR

CONVENIO?RECHAZA

RECIBE,ANALIZA Y

DEFINECLAUSULAS

1

FIN

CONVENIOCOMERCIAL

JEFE DE LA UNIDAD JURÍDICA

JEFE DEL DEPTO.DE VENTASY DESARROLLO Y SUBDIRECTOR

DE COMERCIALIZACIÓN


No

SiÁREAS JURÍDICAS DE AMBAS PARTES

/


VENTAS Y DESARROLLO


CONVENIOS DE VENTA A CRÉDITO.

1

ACUERDANFECHA PARA

FIRMA

FORMALIZANCON FIRMA DE

RESPONSABLES

CONVENIOCOMERCIAL

LLEGADA LA FECHA ACORDADA

FIN

CONVENIOCOMERCIAL


VENTAS A CRÉDITO ENFARMACIAS.

VENTAS A CRÉDITO ENELECTROOMÉSTICOS Y

MÓDULOS.



COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS POR FINANCIAMIENTO.

OBJETIVO:

AMPLIAR LA GAMA DE PRODUCTOS OFERTADOS A LOSDERECHOHABIENTES A TRAVÉS DEL FINANCIAMIENTO E INCREMENTARLOS INGRESOS DE LA INSTITUCIÓN.

NORMAS:

EL SSTEEV SOLO FINANCIARÁ AL DERECHOHABIENTE EN LA COMPRA DELOS PRODUCTOS COMERCIALIZADOS POR LA EMPRESA CONVENIDA.

LOS NUEVOS PRODUCTOS A COMERCIALIZAR SE REGIRÁN A LOESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DE LA INSTITUCIÓN.

LOS NUEVOS PRODUCTOS A COMERCIALIZAR SE PUBLICITARÁN ENTODOS LOS PUNTOS DE VENTA DE LA INSTITUCIÓN.

POR PARTE DEL SSTEEV FIRMARÁN EL CONVENIO EL DIRECTOR/GERENTEY EL APODERADO LEGAL DEL SSTEEV.

FRECUENCIA:

ANUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Ventas yDesarrollo y Subdirector deComercialización.


Jefe de la Unidad Jurídica delSSTEEV.


1

2

3

4

5

5-A

6

7

8

9

Elabora y presenta al Subdirector de Comercialización lista deposibles empresas con quienes el SSTEEV pueda firmar unconvenio comercial.

Analizan de manera conjunta ventajas y desventajas de cadaempresa y sus productos a comercializar y depuran lista.

Definen estrategia a seguir para contactar al Gerente o Director dela empresa y da instrucciones al Jefe del Departamento de Ventasy Desarrollo para recabar la información necesaria.

Establece contacto con el Gerente o Director de la empresa yacuerdan entrevista.

Pasa el Tiempo


Solicita información de los productos a comercializar y analizan lasventajas de firmar convenio con el SSTEEV.

¿Acuerdan firmar convenio?

No:

Rechaza propuesta el Gerente o Director de la empresa.

Fin.

Si:

Acuerdan contactar a los Departamentos Jurídicos de ambaspartes para elaborar el formato del convenio comercial.

Analiza, definen las clausulas del formato del convenio comercial ydevuelve al Jefe del Departamento de Ventas y Desarrollo.

Acuerdan fecha de protocolo para firma de convenio con laasistencia de los responsables de ambas partes.

Pasa el tiempo.


Formalizan el convenio comercial con la firma del las personasresponsables de ambas partes.

Fin del Procedimiento.Conecta con el Procedimiento:Recuperación de la Venta a Crédito a Derechohabientes.Departamento de Control Administrativo.


DEPTO. DE VENTAS Y DESARROLLO



VENTAS Y DESARROLLO



INICIO

ELABORA YPRESENTA

PARACONVENIOS


ANALIZANVENTAJAS Y

DESVENTAJAS

DEFINENESTRATEGIA,

Y DAINSTRUCCIONES

ESTABLECECONTACTO YACUERDAN

ENTREVISTA

PROMUEVEPRODUCTOSY VENTAJAS

DELCONVENIO

ACUERDAN YTURNAN

CLIENTESPOTENCIALES

CLIENTESPOTENCIALES



¿ACUERDANFIRMAR

CONVENIO?RECHAZA

RECIBE,ANALIZA Y

DEFINECLAUSULAS

1

FIN

CONVENIOCOMERCIAL

JEFE DE LA UNIDAD JURÍDICA

JEFE DEL DEPTO.DE VENTASY DESARROLLO Y SUBDIRECTOR

DE COMERCIALIZACIÓN


No

SiÁREAS JURÍDICAS DE AMBAS PARTES

/ /


VENTAS Y DESARROLLO



1

ACUERDANFECHA PARA

FIRMA

FORMALIZANCON FIRMA DE

RESPONSABLES

CONVENIOCOMERCIAL


FIN

CONVENIOCOMERCIAL


VENTAS A CRÉDITO ENFARMACIAS.

VENTAS A CRÉDITO ENELECTROOMÉSTICOS Y

MÓDULOS.

/ /


FARMACIAS



VENTA DE CONTADO.

OBJETIVO:

OTORGAR UN SERVICIO AL PÚBLICO EN GENERAL DE PRODUCTOSFARMACÉUTICOS, ABARROTES, MATERIAL DE CURACIÓN Y PERFUMERÍA.

NORMAS:

MANUAL DE SERVICIOS AL PÚBLICO.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Empleado de Mostrador

Cajero

1

2

3

4

5

6

7

Recibe solicitud verbal del cliente para compra deproductos.

Surte productos solicitados y los envía al área de caja.

Accesa al Sistema Control Punto de Venta y capturacada producto.

Genera total a pagar por la venta de los productos einforma al cliente.

Cobra el importe total de la venta al cliente.

Ingresa el dinero a la caja por la venta al cliente yobtiene del sistema ticket de la venta.

Entrega productos y ticket de venta al cliente.

FIN DE PROCEDIMIENTO.

Conecta con Procedimiento:Corte de Caja.ÁREA: FARMACIA


FARMACIAS



FARMACIA


VENTA DE CONTADO.

RECIBESOLICITUDVERBAL DE

COMPRA

SURTEPRODUCTOSSOLICITADOSY LOS ENVIA

ACCESA ALSISTEMA

INICIO

GENERA EINFORMA

COBRAVENTA

INGRESADINERO POR

LA VENTA

ENTREGAPRODUCTOS

Y DOCTO.

FIN

EL TOTAL APAGAR POR LA

VENTA

CAPTURACADA

PRODUCTO

OBTIENE DELSISTEMA

TICKETDE

VENTA

CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:ÁREA FARMACIA.CORTE DE CAJA

TICKETDE

VENTA

CAJA

CLIENTE

EMPLEADO DE MOSTRADOR



VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES EN FARMACIA.

OBJETIVO:

OTORGAR A LOS DERECHOHABIENTES CRÉDITO EN PRODUCTOSFARMACÉUTICOS, MATERIAL DE CURACIÓN Y ABARROTES. ASÍ COMOINCREMENTAR LAS VENTAS EN LAS FARMACIAS DE LA INSTITUCIÓN.

NORMAS:

EL DERECHOHABIENTE DEBERÁ CUMPLIR CON LOS REQUISITOSESTABLECIDOS EN EL CONTRATO DE COMPRA-VENTA DE TRACTOSUCESIVO.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Empleado de Mostrador. 1

2

2-A

3

4

5

6

7

Recibe del cliente (derechohabiente) solicitud verbal de compra acrédito.

Solicita los siguientes requisitos documentales:a) Credencial de afiliación al SSTEEV vigente (original y copia).b) Ultimo talón de cheque o pago (original y copia).c) Credencial de elector (original y copia).

¿Están correctos los requisitos?

No:

Rechaza solicitud de compra.

Fin.

Si:

Corrobora información e ingresa al Sistema de Registro para elControl de Créditos del SSTEEV y captura el número de Filiaciónen el Sistema para corroborar que efectivamente correspondan losdatos y la fotografía con la información que se presenta en lacredencial del SSTEEV y de Elector.

Verifica requisitos documentales: talón de cheque corresponda a la dependencia escrita en la

credencial del SSTEEV, número y el nombre de personal coincida en ambos

documentos, credencial del SSTEEV sea vigente y la quincena del talón de

cheque corresponda al periodo en que se esté realizando lacompra,

fotografía de la credencial del SSTEEV coincida con la deElector.

Determina límite de crédito, captura el importe neto que elderechohabiente tenga en su talón de cheque (en el campo dePercepción Neta y en automático aparecerá el límite máximo decrédito que podrá ser autorizado) e imprime la Hoja de autorizaciónde crédito.

Coteja los descuentos aplicados en nómina por créditos otorgadosen el SSTEEV contra créditos enlistados en el Sistema e informa alderechohabiente su límite de crédito.

Determina importe del descuento, captura el importe total de laventa que desea realizar el derechohabiente para que el sistemapueda realizar el cálculo del importe de descuento que se leaplicará al derechohabiente.


FARMACIAS



8

9

10

11

12

13

14

15

16

Solicita la autorización al sistema y automáticamente presenta undesplegado con la información completa del derechohabiente elcual imprime y anexa al expediente del derechohabiente y de estamanera verifica que el vendedor haya realizado correctamente esteproceso.

Captura los datos del derechohabiente (los registra en la base decréditos del SSTEEV) y verifica los datos del derechohabiente y dela compra en Sistema.

Elabora el pagaré y actualiza la información en el Sistema.

Devuelve documentación (original) al derechohabiente y conservademás documentos.

Captura cada producto en Sistema Control Punto de Venta en elapartado de venta a crédito y obtiene de la caja registradora ticketde la venta (en tres tantos) y registra en el pagaré el importe delticket

Verifica monto total de la venta en caja contra el importe del pagaré.

Recaba del derechohabiente (cliente) firma autógrafa en pagaré(original y dos copias).

Entrega al cliente la mercancía, pagaré en 1ª Copia y ticket deventa.

Integra expediente de venta a crédito del derechohabiente con lasiguiente documentación:a) Ticket.b) Pagaré (original y 2ª copia).c) Credencial de afiliación al SSTEEV vigente (copia).d) Credencial de elector del derechohabiente (copia).e) Ultimo talón de cheque o pago (copia).f) Hoja de autorización Sistema.Y mantiene expediente de manera temporal y numérica.


Conecta con Procedimiento de Corte de Caja.


FARMACIAS



FARMACIA


VENTA A CRÉDITO AL DERECHOHABIENTE.

O-CCREDENCIALDE ELECTOR

DERECHOHABIENTERECIBESOLICITUD

VERBAL DECOMPRA A

CREDITO

SOLICITADOCUMENTOS

INICIO

¿ESTANCORRECTOS?

RECHAZA YDEVUELVE FIN

CORROBORAINFORMACION

VERIFICAREQUISITOS

DOCUMENTALESDENTRO DEL

SISTEMA

DETERMINALIMITE DECRÉDITO

COTEJADESCUENTOS

E INFORMALIMITE

DETERMINAIMPORTE

DELDESCUENTO

SOLICITAAUTORIZACIÓN,

IMPRIME YANEXA

1

O-CTALÓN DE

CHEQUE

O-CAFILIACION

VIGENTE

CAPTURA NÚMERODE AFILIACIÓN DEL

DERECHOHABIENTE

SISTEMA CONTROLDE CRÉDITOS

REQUISITOS DOCUMENTALES:- TALÓN DE CHEQUES DE LADEPENDENCIA CORRESPONDA.- NÚM . Y NOMBRE DEL PERSONALCOINCIDAN EN LOS DOCTOS.- CREDENCIAL DEL SSTEEV SEAVIGENTE Y LA QUINCENA DELCHEQUE CORRESPONDA ALPERÍODO.-FOTOGRAFÍA CORRESPONDA ENAMBAS CREDENCIALES.

CAPTURA IMPORTENETO DEL CHEUQE Y EN

EL CAMPO DEPERCEPCIÓN NETAAPARECE EL LÍMITE

MÁXIMO DEL CRÉDITO

HOJA DEAUTORIZACIÓN

APLICADOS ENNÓMINA POR

CRÉDITOS EN ELSSTEEV CONTRA

CRÉDITOSENLISTADOS

CAPTURA IMPORTEDE LA VENTA PARA

QUE EL SISTEMACÁLCULE EL MONTO

DE LOSDESCUENTOS

APARECEDESPLEGADO CON

LA INFORMACIÓN DELDERECHOHABIENTE

INFORMACIÓN DELDERECHOHABIENTE

NO

SI

EMPLEADO DEMOSTRADOR


FARMACIA


VENTA A CRÉDITO AL DERECHOHABIENTE.

H O J A D EA U T O R IZ A C IÓ N

CC R E D E N C IA LD E E L E C T O R

CT A L Ó N D EC H E Q U E

CA F IL IA C IO N

V IG E N T E

O -2 CP A G A R E

CT IC K E T D E

V E N T A

E L A B O R A YA C T U A L IZ A

1

V E R IF IC AD A T O S D E L A

C O M P R A

C A P T U R AC A D A P T O .,O B T IE N E YR E G IS T R A

D E V U E L V E

O -2 CP A G A R E

O -2 CP A G A R E

R E C A B AF IR M A

A U T O G R Á F A

V E R IF IC AM O N T O D EV E N T A V SIM P O R T E

IN T E G R AE X P E D IE N T E

E N T R E G AP R O D U C T O S

D E R E C H O H A B IE N T E

C A P T U R A L O SD A T O S Y L O S

R E G IS T R A E N L AB A S E D E C R É D IT O S

D E L S S T E E V

C A P T U R A N U E V AIN F O R M A C IÓ N

OC R E D E N C IA LD E E L E C T O R

OT A L Ó N D EC H E Q U E

OA F IL IA C IO N

V IG E N T E


F IN

R E G IS T R A C A D AP R O D U C T O E N

S IS T E M A Y E N E LA P A R T A D O V E N T A A

C R E D IT O

O -2 CP A G A R E


O -2 CP A G A R E

1 CP A G A R E

CT IC K E T D E

V E N T A



CORTE DE CAJA.

OBJETIVO:

VERIFICAR QUE EL IMPORTE REGISTRADO EN CORTE “Z” COINCIDA CONLOS CORTES “X” DE CADA TURNO CORROBORANDO CON EL IMPORTE ENDOCUMENTOS (VENTAS A CRÉDITO) Y EL EFECTIVO INGRESADO (VENTASAL CONTADO).

NORMAS:

REALIZAR UN CORTE DE CAJA POR TURNO VACIANDO LA INFORMACIÓNEN EL FORMATO DE “CORTE DE CAJA”.

ANEXAR CORTE “X”.

ADJUNTAR PAGARÉS DE VENTAS A CRÉDITO.

ELABORAR NOTA DE VENTA AL FINAL DEL DÍA.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Cajero

Encargado de Farmacia

1

2

3

4

4-A

5

6

Realiza corte “X” y lo imprime.

Vacía información en el formato de corte de caja,especificando:a) Ventas en Efectivob) Ventas a Créditoc) Ventas con Tarjeta

Entrega al Encargado de Farmacia el corte de caja, dinero yle anexa:a) Pagarés de ventas a crédito.b) Corte “X”c) Bouchers de ventas con tarjeta.

Recibe y verifica:a) Coincidan importes del Corte “X” con importes del

formato de Corte Caja.b) Coincida importes con el efectivo entregado por el

cajero.c) Que los pagarés utilizados sean los consecutivos.

¿Está correcta la información?

No:

Solicita faltante al Cajero.


Si:

Mantiene temporalmente.

Pasa el tiempo.

/Se repite actividad de la 1 a la 5 por cada turno existente/

/Al final del día emite corte “Z”/

Elabora nota de Venta Global.

Conecta con Procedimiento de Envío de DocumentaciónDiaria.



FARMACIAS



FARMACIA


CORTE DE CAJA.

BOUCHERSDE TARJETA

CORTE "X"

PAGARÉS

REALIZA EIMPRIME

VACIAINFORMACIÓN

INICIO

ENTREGADINERO Y

ANEXA

RECIBE YVERIFICA

¿ESCORRECTA?

SOLICITAFALTANTE

MANTIENETEMPORALMENTE

ELABORANOTA DE

VENTAGLOBAL

NO

SI

- COINCIDAN IMPORTES DELCORTE "X" CON IMPORTES DELFORMATO DE CORTE DE CAJA.- COINCIDA IMPORTES CON ELEFECTIVO ENTREGADO POR ELCAJERO.- QUE LOS PAGARÉS UTILIZADOSSEAN LOS CONSECUTIVOS.

ESPECIFÍCANDO:- VENTAS EN EFECTIVO.- VENTAS A CRÉDITO.- VENTAS CON TARJETA.

CORTE "X"

CORTE DECAJA

CORTE DECAJA

BOUCHERSDE TARJETA

CORTE "X"

PAGARÉS

CORTE DECAJA

/SE REPITE LA ACTIVIDAD DEL LA NÚMERO 1 A LA 5//AL FINAL DEL DÍA LABORAL/

FIN

CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:ÁREA: FARMACIA

ENVÍO DE LADOCUMENTACIÓN

DIARIO

CAJERA


1

1



FINCAMIENTO DE PEDIDOS A MAYORISTAS.

OBJETIVO:

ABASTECER A LA FARMACIA DE MEDICAMENTOS ABARROTES YPERFUMERÍA.

NORMAS:

IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE LA FARMACIA.

PARA QUE SE REALICE EL PEDIDO POR PARTE DE LA FARMACIA DEBERÁVERIFICAR QUE EL PRODUCTO NO ESTÉ EN EXISTENCIA EN EL ALMACÉNDE FARMACIAS.

ENCONTRAR EL MEJOR COSTO QUE OFREZCAN LOS PROVEEDORES.

IMPRIMIR HOJA DE PEDIDO.

EN CASO DE EXISTIR DEVOLUCIONES SE ENTREGARÁ UNA COPIA DELFORMATO DE DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Cajero


1

2

2-A

3

4

5

6

7

8

9

9-A

Identifica los productos faltantes en farmacia.

Consulta existencia en el Almacén de Farmacias.

¿Hay existencia?

Si:

Solicita producto a encargada de almacén.

Fin.

Conecta con Procedimiento:Transferencia de Mercancías entre farmacias y Almacén.

No:

Informa a la encargada de farmacia.

Verifica con los proveedores los precios, compara y toma ladecisión.

Confirma con el proveedor, realiza Hoja de Pedido y laentrega al proveedor.

Pasa el tiempo.

Recibe mercancía y factura del proveedor.

Verifica pedido contra factura señala devoluciones ofaltantes.

Sella y firma de conforme la factura.

Accesa al Sistema Control Punto de Venta y captura facturaproducto por producto.

¿Existe devoluciones o faltantes?

Si:

Señala producto.

Continúa con la actividad número 10.

No:


FARMACIAS



10

11

11-A

12

Continúa captura.

/Una vez terminada la captura./

Valida que el total que reporta el Sistema coincida con el dela factura.

¿Es correcto el importe?

No:

Verifica importes y realiza correcciones.

Si:

/Al final del día/

Emite en original y dos copias diario de compras, diario dedevoluciones.


Conecta con Procedimiento:Envío de Documentación Diaria.Área: Farmacia


FARMACIAS



FARMACIA


FINCAMIENTO DE PEDIDOS.

IDENTIFICAPRODUCTOSFALTANTES

CONSULTAEXISTENCIAS

EN ELALMACÉN DE

FARMACIAS

INICIO

¿ESCORRECTA?

SOLICITAFALTANTE

INFORMA

NO

SI

VERIFICAPRECIOS,

COMPARA YTOMA

DECISIÓN

CONFIRMA,ELABORA YENTREGA

RECIBEPRODUCTOS

VERIFICA YMARCA

DEVOLUCIONESO FALTANTES


TRANSFERENCIA DEMERCANCÍAS ENTRE

FARMACIAS Y ALMACÉN

1

FIN

ENCARGADADE FARMACIA

ENCARGADO DE ALMACÉN DE FARMACIAS

PROVEEDORES

O-CHOJA DEPEDIDO

O-CFACTURA

CAJERA


O-CFACTURA

O-CHOJA DEPEDIDO


FARMACIA


FINANCIAMIENTO DE PEDIDOS.

ACCESA ALSISTEMA

PUNTO DEVENTA

1

SELLA YFIRMA

¿HAYDEVOLUCIONES

OFALTANTES?

MARCAPRODUCTO

CONTÍNUA

NO

SI

VALIDADTOTALES

¿ESCORRECTO?

VERIFICAIMPORTES Y

REALIZACORRECCIONES

ACCESA YEMITE

NO

SI



DIARIA

FIN

O-CFACTURA

CAPTURAPRODUCTO POR

PORDUCTO

O-CFACTURA

CAPTURAPRODUCTO POR

PORDUCTO

/UNA VEZ TERMINADA LA CAPTURA/

REPORTE DELSISTEMA

O-CFACTURA

/AL FINAL DEL DIA/

SISTEMA PUNTO DVENTA

O-CDIARIO DE

DEVOLUCIONES

1

1

2

2



TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA DE ALMACÉN – FARMACIAS OFARMACIAS - FARMACIAS.

OBJETIVO:

ABASTECER DE MERCANCÍAS A LA FARMACIA SOLICITANTE, ASÍ COMOROTAR LA MERCANCÍA DE BAJO MOVIMIENTO.

NORMAS:

EL MOVIMIENTO DEBERÁ EFECTUARSE CON LA AUTORIZACIÓN DELENCARGADO DE LA FARMACIA QUE ENVÍA LA MERCANCÍA.

EL DOCUMENTO DEBERÁ SELLARSE DE RECIBIDO Y CONTENER ELNOMBRE Y FIRMA DE LAS PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LAOPERACIÓN.

QUEDAN PROHIBIDAS LAS TRANSFERENCIAS DE MEDICAMENTOSPSICOTRÓPICOS O CONTROLADOS (GRUPO II Y III).

FRECUENCIA:

MENSUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Encargado de Farmacia(Solicitante).

Encargados de Farmacia(Solicitante) y (Que Envía).Encargado de Farmacia(Solicitante).

Chofer.

Encargado de Farmacia (QueEnvía) o de Almacén demedicamentos y abarrotes.

Chofer.


1

2

2-A

3

4

5

6

7

8

9

Surge necesidad en la farmacia, por bajo nivel oinexistencia de mercancía.

Establece comunicación con el Encargado de otrasucursal para solicitar mercancía.

¿Acuerdan transferencia?

No:

Comunica con Encargado de otra farmacia o con elAlmacén de medicamentos y abarrotes.

Repite procedimiento de la actividad número 1 a la 2-A,hasta encontrar respuesta positiva a su solicitud.

En caso de no surtirse de mercancía:

Conecta con el procedimiento:FINCAMIENTO DE PEDIDOS EFECTUADOS PORFARMACIAS.

Si:

Confirman transferencia de mercancía.

Comunica al Chofer que recoja la mercancía en lafarmacia especificada.

Recoge la mercancía en la farmacia.

Surte pedido y captura transferencia de mercancía enoriginal y tres copias.

Entrega al Chofer mercancía, y recaba firma de este enformato de transferencia (se lleva 3 copias).

Entrega al Encargado de la farmacia solicitante,mercancía y formato de transferencia (copia).

Recibe y verifica mercancía.



FARMACIAS



Chofer


9-A

10

11

12

13

Si:

Notifica al Encargado de la farmacia que enviómercancía, faltante o sobrante.Regresa a la actividad número 6.

No:

Firma y sella de recibido formato de transferencia y sequeda con dos copias.

Devuelve formato con firmas recabadas al encargadode Farmacia que envía mercancía.

Acomoda mercancía en los anaqueles.

Distribuye formato de transferencia de mercancía de lasiguiente manera:Copia 1: Departamento de Compras.Copia 2: Farmacia (que solicitó mercancía) para suarchivo cronológico y definitivo.



FARMACIAS



FARMACIA


TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE FARMACIAS Y ALMACÉN.

INICIO

SURGENECESIDADES

DEMERCANCIAS

ESTABLECECOMUNICACION

Y SOLICITAMERCANCIA

ENCARGADODE FARMACIA(SOLICITANTE)

ENCARGADO DEOTRA FARMACIA

¿ACUERDANTRANSFERENCIA? COMUNICA

NO

SI

ENCARGADO DE OTRA SUCURSALREPITE PROCEDIMIENTO DE LA ACTIVIDADNo. 1 A LA 2-A, HASTA ENCONTRAR RESPUESTA POSITIVA A SU SOLICITUD.

EN CASO DE NO SURTIRSE DE MERCANCIA:CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:FINCAMIENTO DE PEDIDOS EFECTUADOSPOR FARMACIAS

CONFIRMANTRANSFERENCIADE MERCANCIA

ENCARGADO DE FCIA.(SOLICITANTE)

ENCARGADO DE FCIA.(QUE ENVIA)

COMUNICARECOJA

MERCANCIA

ENCARGADODE FARMACIA(SOLICITANTE) CHOFER

SE PRESENTAA RECOJERMERCANCIA

CHOFER

SURTEPEDIDO YELABORA

ENCARGADODE FARMACIA(QUE ENVIA)

1

O-2FORMATO DE

TRANSFERENCIADE MERCANCIAS

ENTREGA LAMERCANCIA Y

RECABAFIRMA

FORMATO DETRANSFERENCIA

1

CHOFER


FARMACIA


TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE FARMACIAS Y ALMACÉN.

2


1


1

ENTREGAMERCANCIA

C-1



CHOFER

RECIBE YVERIFICA

MERCANCIA



NOTIFICAFALTANTE OSOBRANTE

NO

SI ENCARGADODE FARMACIA(QUE ENVIA)

1

FIRMA YSELLA DERECIBIDO

FARMACIA(SOLICITANTE)

C-1


ACOMODAMERCANCIA

ENANAQUELES

DISTRIBUYEENCARGADODE FARMACIA(QUE ENVIA)

O

FORMATO DETRANSFERENCIAS FARMACIA

(QUE ENVIA)

FARMACIA(SOLICITANTE)

DEPTO. DECOMPRAS

FIN



DEPÓSITO BANCARIO POR VENTAS

OBJETIVO:

REALIZAR EL DEPÓSITO CORRESPONDIENTE A LA VENTA DEL DÍA EN LACUENTA CORRESPONDIENTE.

NORMAS:

LOS DEPÓSITOS DEBERÁ REALIZARSE AL DÍA HÁBIL SIGUIENTE DE LAVENTA.

DEBERÁ ENVIAR EL BOUCHER EN ORIGINAL.

LA VENTA DEL DÍA DEBERÁ REALIZARSE EN UN SOLO DEPÓSITO.

LA ACTIVIDAD SE DEBERÁ REALIZAR AL FINALIZAR LA JORNADALABORAL.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Encargado de Farmacia 1

2

3

4

Verifica que el efectivo recibido de los turnos coincidacon el corte “Z”.

Separa por denominación el dinero en efectivo.

Pasa el tiempo.

Formula la ficha bancaria, anexa dinero y realiza eldepósito en el banco correspondiente.

Anexa al Corte de Caja la ficha bancaria (original) quedeberá contener el sello de la institucióncorrespondiente).


Conecta con Procedimiento de Envío deDocumentación Diaria.


FARMACIAS



FARMACIA


DEPÓSITO BANCARIO POR VENTAS.

VERIFICAQUE ELDINERO

ACUMULADOCOINCIDA

INICIO

SEPARA PORDENOMINACIÓN

EL DINERO

FORMULA,ANEXA

DINERO YREALIZA

DEPÓSITO

ANEXA ALCORTE DE

CAJA

INICIO

CORTE "Z"

FICHABANCARIA

FICHABANCARIA

CON SELLO



DIARIA.ÁREA FARMACIA

ENCARGADO DE FARMACIA



ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN DIARIA.

OBJETIVO:

ENVIAR LA INFORMACIÓN A LOS SIGUIENTES DEPARTAMENTOS:

CONTROL ADMINISTRATIVO COMPRAS RECURSOS HUMANOS SERVICIOS GENERALES

PARA QUE SE REALICEN LOS PROCEDIMIENTOS CORRESPONDIENTES ENLOSDEPARTAMENTOS.

NORMAS:

EL ENCARGADO DE FARMACIA DEBERÁ ENVIAR LA DOCUMENTACIÓN ENTIEMPO Y FORMA.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Chofer

Secretaria

1

2

3

4

5

Llena formato de “Relación de Documentos Enviados”

/En el apartado del Departamento de Control Administrativo/

Enlista y adjunta folios de los Cortes de Caja del día.Con la siguiente documentación:Relación de pagarés utilizados.Bouchers de ventas por tarjetaCortes “X” y “Z”Boucher de depósito de venta diariaNota de Venta Global

/En el apartado del Departamento Compras/

Enlista y adjunta folios:De facturas recibidas en el día.Notas de Cargo por DevoluciónTransferencias enviadas y recibidas

/En el apartado del Departamento de Recursos Humanos/

Adjunta la siguiente documentación:Solicitud de días de descanso.Tarjeta de asistencia de los empleados (quincenalmente).

/En el apartado de Servicios Generales/

Adjunta recibos para pagos de servicios.

Entrega paquete al chofer asignado.

Entrega paquetes a la Secretaria de la Subdirección deComercialización.

Recibe y distribuye documentación a los departamentoscorrespondientes.


Conecta con los siguientes Procedimientos:Control Administrativo: Control de Ventas Diarias.Recursos Humanos: Manejo de Personal.Servicios Generales: Pago de Servicios.


FARMACIAS



FARMACIA


ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN DIARIA.

APARTADO: DEPTO. CONTROL ADDMVO.ENLISTA Y ADJUNTA LOS FOLIOS DE LOSCORTES DE CAJA DEL DÍA, CON LASIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:-RELACIÓN DE PAGARÉS UTILIZADOS.-BOUCHERS DE VENTAS POR TARJETA.-CORTES "X" Y "Z".-BOUCHER DE DEPÓSITO DE VENTADIARIA.-NOTA DE VENTA GLOBAL.

APARTADO DEPTO. DE COMPRAS:-ENLISTA Y ADJUNTA FOLIOS.-FACTURAS RECIBIDAS EN EL DÍA.-NOTAS DE CARGO PORDEVOLUCIÓN.-TRANSFERENCIAS ENVIADAS YRECIBIDAS.

APARTADO DEPTO. REC.HUMANIOS:-SOLICITUD DE DÍAS DEDESCANCO.-TARJETAS DE ASISTENCIA(QUINCENA).

APARTADO DEPTO. SERV.GRALES.:-ADJUNTA RECIBOS PARAPAGOS DE SERVICIOS.

FORMULA

INICIO

RELACIONDE DOCTOS.

ENVÍADOS


ENTREGAPAQUETE

RECIBE YENTREGAPAQUETE

RELACIONDE DOCTOS.

ENVÍADOS

CHOFER

CHOFER RELACIONDE DOCTOS.

ENVÍADOS

SECRETARIA DE SUBDIRECCIÓNDE COMERCIALIZACIÓN

SECRETARIA RECIBE YDISTRUBUYE

DEPTOS. CORRESPONDIENTES

RELACIONDE DOCTOS.

ENVÍADOS

FIN

CONECTA CON LOSPROCEDIMIENTO:

CONTROL DE VENTAS DIARIAS.DEPTO. CONTROL ADMVO.

ELABORACIÓN DE LA NÓMINA.OBTENCIÓN DEL BONO DE

PUNTUALIDAD.DEPTO. RECURSOS HUMANOS.

PAGO DE SERVICIOS.DEPTO. DE SERV. GENERALES



BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOS DE LOS GRUPOS II Y III.

OBJETIVO:

RETIRAR OPORTUNAMENTE LOS MEDICAMENTOS PROXIMOS A CADUCARQUE DE ACUERDO A LA LEY GENERAL DE SALUD FORMAN PARTE DE LOSGRUPOS II Y III.

NORMAS:

SE DEBERÁN DE RETIRAR LOS MEDICAMENTOS CADUCADOS O DAÑADOSDE LOS GRUPOS II Y III CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO226 DE LA LEY GENERAL DE SALUD VIGENTE.

LOS MEDICAMENTOS CONTROLADOS QUE SE LLEGUEN A CADUCAR ODAÑAR EN LA FARMACIA O ALMACÉN, SE DEBERÁN COLOCAR EN UNACAJA O BOLSA, MANTENIENDOSE DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS, ENCONDICIONES DE GUARDA Y CUSTODIA HASTA SU SALIDA DELESTABLECIMIENTO. EN EL CASO DE MEDICAMENTOS LÍQUIDOS ROTOS, SECONSERVAN LOS RESTOS DEL ENVASE PRIMARIO Y DEMAS ENVASESCOMO EVIDENCIA DEL HECHO.

MIENTRAS LOS MEDICAMENTOS CADUCADOS O DAÑADOS DE LOSGRUPOS II Y III PERMANEZCAN EN LA FARMACIA, EL RESPONSABLESANITARIO LOS DEBERÁ MANTENER IDENTIFICADOS, RELACIONADOS YASEGURADOS EN UN ÁREA ESPECÍFICA DE MANERA QUE SE EVITE SUDISPONIBILIDAD PARA SU VENTA AL PÚBLICO.

SE DEBERÁ CONTACTAR A UN PROVEEDOR AUTORIZADO POR LASECRETARIA DE SALUD EN EL MANEJO DE SUBSTANCIAS TOXICAS PARASU DESHECHO.

SE DEBERA DAR DE BAJA DEL INVENTARIO DE LA FARMACIA A TRAVESDEL MODULO DE CORRECCIONES DEL SISTEMA CONTROL PUNTO DEVENTA.

FRECUENCIA:

SEMESTRAL

.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Encargada de Farmacia.


1

2

3

3-A

4

5

Identifica medicamento caducado de los grupos II y III,de acuerdo a la clasificación de la Secretaría de Salud.

Separa el artículo caducado del anaquel, lo coloca enla parte de abajo del mismo mueble e informa al Jefedel Departamento de Compras para iniciar trámite debaja del inventario.

Verifica caducidad del medicamento.

¿Procede la baja del medicamento?

No:

Rechaza petición y devuelve medicamento al anaquel.

Fin.

Si:

Contacta con un proveedor autorizado por la Secretariade Salud para el manejo de substancias toxicas parasu deshecho y sella hoja de devolución para su bajadel inventario.

Accesa al sistema control punto de venta y realiza baja.



FARMACIAS



FARMACIA


BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOS. GRUPOS II Y III.

IDENTIFICAMEDICAMENTO

CADUCADO

SEPARAMEDICAMENTO

E INFORMA

INICIO

VERIFICAMEDICAMENTO

¿PROCEDEBAJA?

RECHAZA YDEVUELVE

CONTACTA YSELLA PARASU BAJA DELINVENTARIO

NO

SI

REALIZA

FIN

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS



FIN

PROVEEDOR AUTORIZADO POR LA SSA

HOJA DEDEVOLUCIÓN

BAJA EN EL SISTEMACONTROL PUNTO DE

VENTA



BAJA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS CADUCADOS Y/O EN MALESTADO DE LOS GRUPOS IV Y VI.

OBJETIVO:

RETIRAR OPORTUNAMENTE LA MERCANCÍA NO APTA PARA SU VENTA YMANTENER ACTUALIZADO EL INVENTARIO DE FARMACIA.

NORMAS:

SE DEBERÁN DE RETIRAR LOS MEDICAMENTOS CADUCADOS O DAÑADOSDE LOS GRUPOS IV Y VI CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO224 DE LA LEY GENERAL DE SALUD VIGENTE.

LOS MEDICAMENTOS O PRODUCTOS QUE SE LLEGUEN A CADUCAR ODAÑAR EN LA FARMACIA O ALMACÉN, SE DEBERÁN COLOCAR EN UNACAJA O BOLSA, MANTENIENDOSE DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS, ENCONDICIONES DE GUARDA Y CUSTODIA HASTA SU SALIDA DELESTABLECIMIENTO. EN EL CASO DE MEDICAMENTOS LÍQUIDOS ROTOS, SECONSERVAN LOS RESTOS DEL ENVASE PRIMARIO Y DEMAS ENVASESCOMO EVIDENCIA DEL HECHO.

MIENTRAS LOS MEDICAMENTOS O PRODUCTOS CADUCADOS O DAÑADOSDE LOS GRUPOS IV Y VI PERMANEZCAN EN LA FARMACIA, ELRESPONSABLE SANITARIO LOS DEBERÁ MANTENER IDENTIFICADOS,RELACIONADOS Y ASEGURADOS EN UN ÁREA ESPECÍFICA DE MANERAQUE SE EVITE SU DISPONIBILIDAD PARA SU VENTA AL PÚBLICO.

SE DEBERÁ CONTACTAR AL DISTRIBUIDOR PARA SU DEVOLUCIÓN.

SE DEBERA DAR DE BAJA DEL INVENTARIO DE LA FARMACIA A TRAVESDEL MODULO DE CORRECCIONES DEL SISTEMA CONTROL PUNTO DEVENTA.

FRECUENCIA:

SEMESTRAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Encargada de Farmacia.


1

2

3

3-A

4

5

Identifica medicamento o producto caducado o en malestado de los grupos IV y VI, de acuerdo a laclasificación de la Secretaria de Salud.

Separa medicamento o producto caducado o en malestado del anaquel, lo coloca en la parte de abajo delmismo mueble e informa al Jefe del Departamento deCompras para iniciar trámite de baja del inventario.

Verifica caducidad y/o estado físico del medicamento oproducto.

¿Procede la baja del medicamento o producto?

No:

Rechaza petición y devuelve medicamento o productoal anaquel.

Fin

Si:

Contacta con el distribuidor y sella hoja de devoluciónpara su baja del inventario.

Accesa al sistema control punto de venta y realizabaja.



FARMACIAS



FARMACIA


BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOS. GRUPOS IV Y VI.

IDENTIFICAMEDICAMENTO

CADUCADOO DAÑADO

SEPARAMEDICAMENTO

E INFORMA

INICIO

VERIFICAMEDICAMENTO

¿PROCEDEBAJA?

RECHAZA YDEVUELVE

CONTACTA YSELLA PARASU BAJA DELINVENTARIO

NO

SI

REALIZA

FIN




FIN

DISTRIBUIDOR

HOJA DEDEVOLUCIÓN

BAJA EN EL SISTEMACONTROL PUNTO DE

VENTA


ELECTRODOMÉSTICOS Y MÓDULOS



VENTA A CREDITO A DERECHOHABIENTES EN TIENDA DEELECTRODOMÉSTICOS.

OBJETIVO:

OTORGAR A LOS DERECHOHABIENTES CRÉDITO EN PRODUCTOSELECTRODOMÉSTICOS. ASI COMO INCREMENTAR LAS VENTAS EN LASTIENDAS DE LA INSTITUCIÓN.

NORMAS:

EL DERECHOHABIENTE DEBERÁ CUMPLIR CON LOS REQUISITOSESTABLECIDOS EN EL CONTRATO DE COMPRA-VENTA DE TRACTOSUCESIVO.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Empleado de tienda. 1

2

3

3-A

4

5

5-A

6

7

8

9

Recibe del derechohabiente solicitud verbal de compra acrédito.

Solicita los siguientes requisitos documentales: Credencial de afiliación al SSTEEV vigente (original y

copia). Ultimo talón de cheque o pago (original y copia).

Verifica y coteja documentos.

¿Están correctos los requisitos?

No:

Rechaza solicitud de compra y devuelve documentos.

Fin.

Si:

Elabora presupuesto de venta.

Verifica que el importe de la venta no exceda lo estipuladoen la norma.

¿Excede importe de la venta?

Si:

Rechaza solicitud de compra.

Fin.

No:

Devuelve documentación (original) y conserva copia de losdemás documentos.

Surte la mercancía de la compra a crédito y formula pagaréen:Original- Subdirección de Comercialización.Copia Amarilla- Cliente (derechohabiente).Copia Azul- Tienda.

Accesa en sistema base de datos y registra cada productoen el apartado de venta a crédito.

Obtiene de la caja registradora ticket de la venta en trestantos.





Fletero.

Empleado de Tienda.

10

10-A

11

11-A

12

13

14

15

Verifica importe total de la venta en caja contra el total delpagaré

¿Coinciden los importes totales?

No:

Cancela pagaré y devuelve al empleado de tienda.


Si:

Recaba del derechohabiente firma autógrafa en pagaré(original y dos copias) y elabora formato de entrega demercancía en original y una copia.

¿Es mercancía para entrega a domicilio?

No:

Entrega al derechohabiente la mercancía, pagaré, ticket deventa y formato de entrega de mercancía (original y 1ªcopia) para recabarle su firma y le deja la 2ª. Copia.


Si:

Entrega al derechohabiente pagaré (1ª copia) y ticket deventa y le solicita la firma en la copia del formato de entrega.

Pasa el tiempo.

Entrega al fletero la mercancía y el formato de entrega demercancía (original y 2ª copia) para recabar la firma delderechohabiente.

Entrega la mercancía en el domicilio marcado por elderechohabiente y le solicita firmar de recibido el formato deentrega (original y 2ª. Copia).

/De regreso a la tienda/.

Recibe del fletero el formato de entrega de mercancía(original) y coteja la firma contra la 2a. copia; manteniendola copia para archivo cronológico y definitivo.





Encargado de tienda.

16

17

18

19

20

21

22

23

23-A

24

Envía al Jefe del Departamento de Supervisión la factura delflete en original y formato de entrega de mercancía en copiapara trámite de pago.

Integra y archiva de manera temporal y numérica elexpediente de venta a crédito del derechohabiente quecontiene la siguiente documentación: Ticket. Pagaré (original y 2ª copia). Credencial de afiliación al SSTEEV vigente (copia). Ultimo talón de cheque o pago (copia).

Pasa el tiempo.

Llegada la hora del corte de caja.

Elabora corte de caja del turno correspondiente.

/Repite procedimiento de la actividad número 1 a la 18 porcada turno existente en tienda/.

Turna al encargado de tienda el corte de caja.

Separa documentación de las ventas a crédito realizadas alos derechohabientes.

Registra en el corte de caja el importe de la venta a créditopor Oficina Retenedora.

Elabora relación (un tanto) de pagarés expedidos y anexa alexpediente correspondiente.

Revisa folio consecutivo de pagarés.

¿Está correcto el consecutivo?

No:

Solicita faltante.


Si:

Envía a la Subdirección de Comercialización los siguientesdocumentos:





25

Corte de caja de cada turno. Relación de pagarés. Pagarés (original). Requisitos documentales del derechohabiente.

Mantiene ticket y copia azul del pagaré de maneracronológica y definitiva.






ELECTRODOMESTICOS Y MODULOS


VENTA A CRÉDITO A DERECHOHABIENTES.

O-CTALÓN DECHEQUE

RECIBESOLICITUDVERBAL DECOMPRA A

CREDITO

SOLICITADOCUMENTOS

VERIFICA YCOTEJA

INICIO

TIENDA DE ELECTRODÓMESTICOS Y MÓDULOS

O-CAFILIACION

VIGENTE


¿ESTANCORRECTOS?

RECHAZA YDEVUELVE FIN

ELABORA

VERIFICAMONTO NO

EXCEDANORMA

¿EXCEDE? RECHAZA

DEVUELVE YCONSERVA

1

FIN

DERECHOHABIENTE

O-CTALÓN DECHEQUE

O-CAFILIACION

VIGENTE

O-CPPTO. DE

VENTA

O-CPPTO. DE

VENTA

SI

NO

CAFILIACIONVIGENTE Y

CHEQUE

OAFILIACIONVIGENTE Y

CHEQUE

DERECHOHABIENTE

NO

SI





CTICKET DE

VENTA

O-CENTREGA

1

ACCESA ALSISTEMA

1

SURTEMERCANCIAY ELABORA

VERIFICAMONTOSENTRE

OBTIENE DELA CAJA

CANCELA YDEVUELVE¿COINCIDEN?

NO

RECABAFIRMA Y

ELABORA

ENTREGAMERCANCIA

¿ENTREGAA

DOMICILIO?

SI

NO

2

ENTREGA YRECABA

FIRMA

O-2 CPAGARE

REGISTRA CADAPRODUCTO EN EL

APARTADO DEVENTA A CREDITO

3CTICKET DE

VENTA

O-2 CPAGARE

3CTICKET DE

VENTA

O-2 CPAGARE

EMPLEADO DE TIENDA

1

O-2 CPAGARE

1-CENTREGA

CPAGARE

DERECHOHABIENTE

CTICKET DE

VENTA

CENTREGA

CPAGARE

DERECHOHABIENTE

SI





O-CTALÓN DECHEQUE

O-CAFILIACION

VIGENTE

O-2 CPAGARE

2CENTREGA

RECIBE

2

INTEGRAEXPEDIENTEY MANTIENE

ENVIA PARATRAMITE DE

PAGO

TURNA

ELABORAPOR TURNO

ACCESA ALSISTEMA

SEPARADOCTOS. DE

VENTAS ACRÉDITO

3

FLETERO

DERECHOHABIENTE

ENTREGAMERCANCIA

O-2CENTREGA

/DE REGRESO A LA TIENDA/

EMPLEADO DE TIENDA O-2CENTREGA

C

2CENTREGA

FACTURAFLETE


3CTICKET DE

VENTA

CLLEGADA LA HORA DEL CORTE DE CAJA

CORTE DECAJA

CORTE DECAJA

SE REPITE PROCEDIMEINTO POR TURNODE LA ACTIVIDAD NÚMERO 1 A LA 18.

REGISTRA EN ELCORTE DE CAJA EL

IMPORTE DE LAVENTA A CRÉDITO

POR OFICINARETENEDORA





2 CPAGARE

REQUISITOSDOCUMENTALES

PORDERECHOHABIENTE

OPAGARÉS

RELACIÓNDE

PAGARES

EXPEDIENTE

CORTE DECAJA POR

TURNO

REVISAFOLIO

CONSECUTIVO

3

ELABORA YANEXA

¿ESTANCORRECTOS?

ENVIA

MANTIENE

SOLICITAFALTANTE

SI

NO

FIN

2

RELACIÓN DEPAGARÉS

O-2 CPAGARE

2

SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN

3CTICKET DE

VENTA

C


ESTACIONAMIENTOS



RENTA DE ESPACIO POR HORA PARA EL APARCAMIENTO DE VEHICULOS.OBJETIVO:

PROPORCIONAR UN SERVICIO DE CALIDAD AL CLIENTE, A TRAVÉS DE LARENTA DE ESPACIO PARA APARCAMIENTO DE VEHÍCULOS, GENERANDORECURSOS ECONÓMICOS QUE BENEFICIEN AL SSTEEV.

NORMAS: EL SERVICIO SE PROPORCIONARÁ TANTO A DERECHOHABIENTES COMO

PÚBLICO EN GENERAL. EL CLIENTE DEBERÁ ACOMODAR PERSONALMENTE SU VEHÍCULO EN EL

ESPACIO QUE LE SEA ASIGNADO. EL SSTEEV NO SE HARÁ RESPONSABLE DE GOLPES OCASIONADOS POR

TERCEROS Y OTROS VEHÍCULOS, DAÑOS OCASIONADOS POR LANATURALEZA O QUE PROVENGAN DEL EXTERIOR, POR INCENDIO, PORROBO PARCIAL O TOTAL DEL VEHÍCULO; ASÍ COMO ROBO O SUSTRACCIÓNDE OBJETOS DE VALOR DEJADOS DENTRO DEL MISMO, POR LO QUE SECONTARÁ CON UN SEGURO CONTRA DAÑOS PARA LOS MENCIONADOSCASOS Y CUYO NÚMERO DE PÓLIZA ESTARÁ IMPRESO EN EL TICKET DEENTRADA.

LA 1ª. HORA SE COBRARÁ COMPLETA, A PARTIR DE LA 2ª. SE HARÁ ENCORTES DE 10 MINUTOS.

EL VEHÍCULO QUE PERMANEZCA POR MÁS DE TRES DÍAS SIN PAGAR LACUOTA ESTABLECIDA, DEBERÁ SER PUESTO A DISPOSICIÓN DE LASAUTORIDADES CORRESPONDIENTES A TRAVÉS DE LA UNIDAD JURÍDICA.

LOS TICKETS DE ENTRADA Y SALIDA DEBERÁN CONTENER LA SIGUIENTEINFORMACIÓN: SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LAEDUCACIÓN DEL ESTADO DE VERACRUZ, NOMBRE DE LA SUCURSAL,NÚMEROS TELÉFONICOS DE LA INSTITUCIÓN, NÚMERO DE FOLIO, LALEYENDA “ESTACIONAMIENTO PÚBLICO DE AUTOSERVICIO”, HORA DEENTRADA, HORA DE SALIDA, NÚMERO DE PLACA, MARCA Y COLOR DELVEHÍCULO.

EN CASO DE QUE EL CLIENTE NO PROPORCIONE EL TICKET DE ENTRADAAL RECOGER SU VEHÍCULO, DEBERÁ PRESENTAR COPIA DE LA TARJETADE CIRCULACIÓN Y ORIGINAL Y COPIA DE LA CREDENCIAL DE ELECTOR.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Encargado 1

2

2-A

3

4

5

6

7

8

9

10

Recibe del cliente solicitud verbal de renta de espacio para suvehículo.

Verifica en el sistema INFOCAR espacio disponible para elvehículo.

¿Hay espacio disponible?

No:

Informa que no hay lugar y rechaza solicitud.

Fin.

Si:

Indica al cliente el espacio disponible para acomodar su vehículo,captura en el sistema INFOCAR el número de placa, marca y colorde la unidad e imprime ticket (original y copia).

Entrega al cliente ticket de entrada (original).

Pasa el tiempo.

Recibe del cliente el ticket de entrada (original), captura en elsistema INFOCAR la hora de recepción del comprobante y leinforma el importe a pagar.

Cobra importe de renta de estacionamiento e imprime ticket desalida (original y copia) y le entrega al cliente comprobante (copia).

Cliente retira su vehículo del estacionamiento.

Integra ticket de entrada (original y copia) y ticket de salida (original)por vehículo y los custodia hasta el corte de caja del turno.

Al finalizar el turno.

Accesa al sistema INFOCAR Imprime tira en “X” (original y copia) yelabora corte de caja (original y copia) del turno.

Obtiene del sistema INFOCAR reporte de rentas (original y copia) yanexa al corte de caja (original y copia).Al finalizar el día laboral.

11

12

13

Accesa al sistema INFOCAR e imprime corte de caja en “Z”(original y copia) de la venta del día.Integra paquete de documentos por la renta del día, para enviar a laSubdirección de Comercialización, corte de caja (original), corte en“X” (original), corte en “Z” (original) y reporte de rentas (original) porturno.Mantiene en archivo cronológico y definitivo corte de caja (copia),ticket de entrada (original y copia), ticket de salida (original) yreporte de rentas (copia), corte en “X” (copia) por turno y corte en“Z” (copia).Fin del Procedimiento.


ESTACIONAMIENTOS



ESTACIONAMIENTOS


RENTA DE ESPACIOS POR HORA.

CTICKET DE

SALIDA

RECIBESOLICITUD

PARA RENTADE ESPACIO

VERIFICA ENEL SISTEMA

INFOCAR

INICIO

INDICAESPACIO YACCESA AL

SISTEMAINFOCAR

RECHAZAPETICIÓN

¿HAYESPACIO? FIN

ENTREGA

RECIBE YACCESA AL

SISTEMAINFOCAR

COBRAIMPORTE,

ACCESA ALSISTEMA YENTREGA

RETIRAVEHÍCULO

1

CLIENTEENCARGADO

ESPACIO DISPONIBLEPARA LA UNIDAD

NO

SI

CAPTUTA NÚMERODE PLACA, MARCA Y

COLOR DE LAUNIDAD E IMPRIME

O-CTICKET

ENTRADA

OTICKET

ENTRADA

OTICKET

ENTRADA

CAPTURA HORA DERECPCIÓN E

INFORMA IMPORTE APAGAR

CLIENTE

O-CTICKET DE

SALIDAIMPRIME DEL

SISTEMA INFOCAR

CLIENTE

CLIENTE


ESTACIONAMIENTOS


RENTA DE ESPACIOS POR HORA.

CREPORTE DE

RENTAS

CCORTE DE

CAJA EN "Z"

OTIRA EN "X"

CTICKET DE

SALIDA

OREPORTE DE

RENTAS

OCORTE DE

CAJA EN "Z"

OTIRA EN "X"

O-CCORTE DE

CAJA EN "Z"

O-CCORTE DE

CAJA

OTICKET DE

SALIDA

MANTIENE

1

INTEGRA

ACCESA YELABORA

POR TURNO

OBTIENE YANEXA

ACCESA EIMPRIME

INTEGRAPAQUETE

FIN

/AL FINALIZAR EL DIA LABORAL/

/AL FINALIZAR EL TURNO/

O-CTICKET

ENTRADA

SISTEMA INFOCAR EIMPRIME

O-CTIRA EN "X"

O-CNOTA DE

ENTRADA

OCORTE DE

CAJA

C

SISTEMA INFOCAR E

SISTEMA INFOCAR E

OCORTE DE

CAJA

O-CREPORTE DE

RENTAS



RENTA DE ESPACIO POR PENSIÓN DIURNA O NOCTURNA DE VEHICULOS.

OBJETIVO:

PROPORCIONAR UN SERVICIO DE CALIDAD AL CLIENTE, A TRAVÉS DE LARENTA DE ESPACIO PARA APARCAMIENTO DE VEHÍCULOS, GENERANDORECURSOS ECONÓMICOS QUE BENEFICIEN AL SSTEEV.

NORMAS:

EL SERVICIO SE PROPORCIONARÁ TANTO A DERECHOHABIENTES COMOPÚBLICO EN GENERAL.

LA PERSONA QUE CONTRATE LA PENSIÓN DIURNA O NOCTURNA DEBERÁFIRMAR UN CONVENIO CON LA UNIDAD JURIDÍCA DEL SSTEEV, EN EL CASODE SER PENSIÓN NOCTURNA, ÉSTA LE PROPORCIONARÁ UNA LLAVE DELA ENTRADA DEL ESTACIONAMIENTO AL PENSIONADO.

EL CLIENTE DEBERÁ ACOMODAR PERSONALMENTE SU VEHÍCULO EN ELESPACIO QUE LE SEA ASIGNADO POR EL RESPONSABLE DELESTACIONAMIENTO.

EL SSTEEV NO SE HARÁ RESPONSABLE DE GOLPES OCASIONADOS PORTERCEROS Y OTROS VEHÍCULOS, DAÑOS OCASIONADOS POR LANATURALEZA O QUE PROVENGAN DEL EXTERIOR, POR INCENDIO, PORROBO PARCIAL O TOTAL DEL VEHÍCULO; ASÍ COMO ROBO O SUSTRACCIÓNDE OBJETOS DE VALOR DEJADOS DENTRO DEL MISMO, POR LO QUE SECONTARÁ CON UN SEGURO CONTRA DAÑOS PARA LOS MENCIONADOSCASOS.

EL PENSIONDO DEBERÁ PAGAR SU MENSUALIDAD DENTRO DE LOSPRIMEROS CINCO DÍAS DE DEL MES.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Pensionado 1

2

Acomoda su vehículo en el espacio delestacionamiento previamente asignado.

Pasa el tiempo.

Retira su vehículo del estacionamiento.

Fin del Procedimiento.


ESTACIONAMIENTOS



ESTACIONAMIENTOS


RENTA DE ESPACIOS NOCTURNOS.

ACOMODAVEHÍCULO EN EL

ESPACIOASIGNADO

INICIO

RETIRA VEHÍCULODEL

ESTACIONAMIENT O

FIN

PENSIONADO


VV..-- DD II RR EE CC TT OO RR II OO

DIRECCIÓN-GERENCIALic. Ricardo Olivares Pineda

SUBDIRECCIÓN DE FINANZASC.P. Jorge A. Carvajal Madero

SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓNDr. Raymundo E. Flores Lomán

SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓNC.P. Porfirio R. Jiménez Hernández

UNIDAD JURÍDICALic. Armando I. Lecuona Ramírez

CONTRALORÍA INTERNAL.A.E. Alejandro Moctezuma Cano

manual de procedimientos especÍfico de … · control diario de mercancías en existencia en...

Documents