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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA: AGOSTO 2014 1 de 30

Jefatura de Policía Preventiva y Tránsito Municipal

Elaboró

Ing. Daniel Altamirano Espinoza

Jefe de Departamento de Operación del Servicio Profesional de Carrera Policial

Revisó

Lic. Maria de la Cruz García López

Subdirector del Servicio Profesional de Carrera

Aprobó

Cmdte. Gerardo Vicente Ramirez Ruiz

Comisario General

Fecha de Documentación: Septiembre 2014

Revisión Número:

Copia Número:

Copia asignada a:

http://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&docid=qk-u4V8v60SxxM&tbnid=JZr5rJu164etBM:&ved=0CAUQjRw&url=http://laperladeldesierto.blogspot.com/2010_10_24_archive.html&ei=3HN_U5XSBMaXqAaU0YC4BA&bvm=bv.67720277,d.b2k&psig=AFQjCNEtSMVwLv8LaLGXKr7CwSdnrY8VmQ&ust=1400948054587298




3.19. Del manejo de la herramienta y seguimiento del Servicio Profesional de Carrera.

PROCEDIMIENTO Del manejo de la herramienta y seguimiento del Servicio

Profesional de Carrera

SERVICIO PROFESIONAL DE CARRERA

CODIGO: HERRAMIENTA SPC-PR-019

I. OBJETIVO Desarrollar e implementar una herramienta de seguimiento y control, con capacidad de resguardar y almacenar la información de la trayectoria del Servicio Profesional de Carrera de un elemento, a fin de disponer, consultar y dar seguimiento a la misma, desde su proceso de admisión como aspirante, ingreso, trayectoria y separación dentro la institución. II MARCO LEGAL 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 21. 2. Ley General del Sistema Nacional de Seguridad Publica, Artículos 1,4 y 5

fracción II, 10 fracción VII, 18 fracción XV, 122 y 123 3. Reglas de operación para el otorgamiento del subsidio a los Municipios. 4. Reglamento del Servicio Profesional de Carrera de la Jefatura de Policía

Preventiva y Tránsito Municipal del Municipio de Caborca, Sonora. 5. Guía para la elaboración de la Herramienta de Seguimiento y Control del

Servicio Profesional de Carrera. III. ALCANCES 1. La herramienta de seguimiento y control, permitirá establecer la trayectoria de

los aspirantes, elementos en activo y bajas dentro del Servicio Profesional de Carrera Policial.

2. La implementación de la herramienta de seguimiento y control, ha de cubrir las necesidades de información relativas a la trayectoria del personal incorporado al Servicio Profesional de Carrera Policial.





Glosario: Activo: Personal incorporado al Servicio Profesional de Carrera. Aspirante: Personal que se encuentra en proceso para ingresar al Servicio Profesional de Carrera. Base de datos: es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Convocatoria: es un instrumento público y abierto para ingresar a la Institución Policial, que contemple los requisitos mínimos solicitados. Evaluaciones del desempeño: tiene por objeto ponderar el desarrollo y rendimiento profesional, tomando en cuenta la formación inicial y continua, proceso y promociones obtenidas, siendo esta de carácter obligatorio y aplicación anual. Estímulos: son el mecanismo por el cual las Instituciones Policiales otorgan el reconocimiento público a sus integrantes por actos de servicio meritorios o por su trayectoria ejemplar, para fomentar la calidad y efectividad en el desempeño del servicio, incrementar las posibilidades de promoción y desarrollo de los integrantes, así como fortalecer su identidad institucional. Formación inicial: es el procedimiento que permite que los aspirantes a ingresar al servicio, realicen actividades académicas encaminadas a lograr el óptimo desempeño de sus funciones en acuerdo con el perfil del puesto. Formación continua: tiene como objeto incrementar el desempeño profesional de los elementos en activo a través de la actualización, especialización, promoción y alta dirección para un buen desarrollo y perfeccionamiento de sus habilidades, destrezas, aptitudes y actitudes. Módulo: Parte del sistema en el que se trabaja un tema en específico. Por ejemplo: Módulo de Bajas, donde se captura toda la información de la baja de un elemento. Plan individual de carrera: Es la ruta profesional desde que el elemento ingresa a la corporación, hasta su separación de la misma. Respaldo: Copia íntegra de la información contenida en la base de datos. Reclutamiento: permite atraer el mayor número de aspirantes idóneos, que cubran el perfil del puesto y demás requisitos para la ocupación de una plaza vacante o de nueva creación, dentro de la escala básica, a través de fuentes internas y externas. Sanción: Aplicación disciplinaria a un elemento por haber incurrido en una falta. Separación: es el acto mediante el cual la Institución Policial, da por terminada la relación laboral, cesando los efectos del nombramiento entre esta y el integrante de la Institución, de manera definitiva dentro del Servicio Profesional de Carrera. Selección: es el proceso que consiste en elegir, entre los aspirantes que hayan aprobado el reclutamiento, a quienes cubran el perfil y la formación requeridos para ingresar a las Instituciones Policiales. SIDEPOL: Sistema Integral de Desarrollo Policial Usuario: Personal con acceso al sistema.





PASO #

Responsable

Descripción de Actividad

Formato o Documento

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Enlace SIDEPOL

Enlace Informática

Se dará clic sobre la liga de acceso proporcionada por el Enlace de informática.

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Enlace SIDEPOL Enlace Informática

Se verán las opciones del sistema el cual comprende los módulos de: Convocatoria Aspirantes Activos Reportes Administración del Sistema

Diagrama de Flujo General de la Herramienta

PROCEDIMIENTO: Del Manejo de Herramienta y Seguimiento

CODIGO: HERRAMIENTA SPC-PR-019





PASO

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Responsable


Formato o Documento

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Enlace SIDEPOL

CONVOCATORIAS Reúne la información para

capturar una nueva convocatoria

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Enlace SIDEPOL

Se selecciona la opción Convocatorias del menú principal. Se captura la clave o código de la convocatoria, la Descripción y observaciones si se considera necesario. El tipo de convocatoria nos señala si es Abierta (en el caso de aspirantes de nuevo ingreso) o Cerrada (para el caso de promociones). Finalmente se da clic sobre el botón "Guardar"

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Enlace SIDEPOL

La convocatoria capturada aparecerá en el listado inferior, en caso de que se deseen subir documentos de dicha convocatoria se dará clic sobre el botón "Documentos", con lo cual aparecerá una pantalla en la que podemos seleccionar y subir los documentos que correspondan a dicha convocatoria. Se deberá capturar la descripción del documento como referencia, esto es, si es un anuncio en el periódico, volantes, fotografías, etc., posteriormente se selecciona el archivo dando clic sobre el botón "Seleccionar Archivo" y se busca en el equipo local, una vez cargado el documento aparecerá en la relación de documentos. Para poder visualizarlo se debe dar clic sobre el botón "Ver".





Diagrama de Flujo del Módulo Convovatorias

ASPIRANTES

6 Enlace SIDEPOL

Al dar clic en la opción Aspirantes del menú principal, se muestra la pantalla con el listado de los Aspirantes actuales, con el ultimo estatus capturado en el sistema.





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Responsable


Formato o Documento

El listado puede ser filtrado realizando la búsqueda de un aspirante en específico capturando su información en los campos de Búsqueda que aparecen en la parte superior, y dando clic en el botón "Buscar". Si existen coincidencias se mostrarán en pantalla, en caso contrario el listado aparecerá vacio.

7 Enlace SIDEPOL

Para agregar al sistema los datos de un nuevo aspirante. Se dará clic en "Agregar Aspirante" Se mostrará en pantalla las opciones para capturar el folio, nombre completo separado por apellido paterno, apellido materno y nombre, fecha de nacimiento y RFC y CURP, siendo estos dos últimos datos opcionales, el sistema validará que la información correspondiente a dicho aspirante no haya sido previamente capturada. En caso de que la información ya exista se mostrará el expediente de la persona.

8 Enlace SIDEPOL

Captura de datos generales del aspirante. Proporciona las opciones para capturar la información personal del aspirante tal como su fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, RFC, CURP, etc.





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Responsable


Formato o Documento

La fotografía del aspirante la podemos cargar al sistema, dando clic en la leyenda "Actualizar Foto" que aparece en la parte superior, a la izquierda del nombre y número de expediente del aspirante. Las imágenes de huellas digitales del aspirante, se podrán cargar en la sección Imágenes, seleccionando una a una el tipo de huella a cargar.

9 Enlace SIDEPOL

Captura de información de familiares Se pueden agregar los nombres de los familiares y el parentesco, para ello se da clic sobre el botón "Agregar Familiar", con lo cual nos abrirá una venta para capturar la información de los familiares.

10 Enlace SIDEPOL

Datos de Contacto En esta sección se capturará la información de contacto y localización del aspirante como son domicilio completo, teléfonos de contacto y correo electrónico.

11 Enlace SIDEPOL

Captura de Documentos Aquí el usuario debe seleccionar primeramente el tipo de documento que va a guardar de la lista, se busca el archivo dando clic en el botón "Seleccionar Archivo", se selecciona el archivo, la carga del documento ha sido concretada automáticamente





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Responsable


Formato o Documento

Diagrama de Flujo del módulo de Aspirantes





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Responsable


Formato o Documento

12 Enlace SIDEPOL

Reclutamiento Se deberá capturar de inicio el número de Convocatoria lanzada para la contratación de aspirantes, la fecha en que se realizó la solicitud, el resultado de su evaluación de control de confianza, de la cual el documento deberá ser escaneado para futuras consultas. Una vez que el aspirante presenta su solicitud, se da inicio a la captura de información de las evaluaciones que se apliquen en su proceso de selección, tales como evaluaciones de control de confianza, evaluación de desempeño, calificaciones de materias y cursos, etc. Se capturará toda la información relativa a los estudios y formación de los aspirantes tales como la institución que capacita, la fecha de inicio de estudios y fecha de culminación de los mismos, el resultado final obtenido y el documento que lo acredita como apto para su contratación, así como observaciones que se crea pertinentes agregar a su expediente. Finalmente, en caso de que cumpla con todo lo requerido por la corporación se captura su nombramiento con lo cual deja de aparecer en el módulo de Aspirantes y pasa a Activos.





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Responsable


Formato o Documento

Diagrama de Flujo Reclutamiento

ACTIVOS

13 Enlace SIDEPOL

La pantalla de inicio contiene una relación en orden alfabético de los miembros del personal, la cual puede ser filtrada por distintos criterios, o realizar búsquedas específicas de un miembro del personal, para lo cual se introduce el nombre y/o apellidos de un elemento, o bien el grado y unidad y se da clic en el botón "Buscar".





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Responsable


Formato o Documento

14 Enlace SIDEPOL

Agregar nuevo elemento en Activo Para agregar el expediente de un nuevo miembro del personal, damos clic en el botón "Agregar nuevo elemento" de la pantalla principal de Activos, con lo cual nos será mostrada la opción para capturar los datos principales requeridos para generar el expediente. Una vez capturada la información se da clic sobre el botón "Guardar" y con ello el expediente del nuevo elemento ha sido creado.

15 Enlace SIDEPOL

Captura de Datos Generales El campo No. de Empleado es la clave o Folio que será proporcionado por el área de Recursos Humanos, el resto de la información comprenden los datos generales del elemento en Activo. Si el expediente fue creado desde su solicitud como Aspirante, pasará a su expediente como Activo y se mostrará en pantalla. La fotografía del elemento la podemos cargar al sistema, dando clic en la leyenda "Actualizar Foto" que aparece en la parte superior. Las imágenes de huellas digitales del aspirante, se podrán cargar en la sección Imágenes, seleccionando una a una el tipo de huella a cargar.





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Responsable


Formato o Documento

Una vez capturada la información o en su caso actualizada, se da clic sobre el botón "Guardar". Se pueden agregar los nombres de los familiares y el parentesco, para ello se da clic sobre el botón "Agregar Familiar", con lo cual nos abrirá una venta para capturar la información de los familiares.

16 Enlace SIDEPOL

Datos de Contacto Se llenan los campos con la información requerida y una vez capturada la nueva información o bien actualizada la ya existente se da clic en el botón "Guardar", con ello la base de datos y el expediente del personal ha sido actualizado.

17 Enlace SIDEPOL

Captura de Documentos Carga de Documentos, aquí el usuario debe seleccionar primeramente el tipo de documento que va a guardar de la lista que se encuentra previamente, posteriormente se busca el archivo dando clic en el botón "Seleccionar archivo", con lo cual se mostrarán las carpetas de su computadora Si seleccionó por error un documento equivocado, dar clic sobre el botón "Cambiar", lo cual habilitará nuevamente la selección de archivo, o bien, dar clic sobre el botón "Limpiar" para cancelar el proceso.





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Responsable


Formato o Documento

Diagrama de Flujo Activos





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Responsable


Formato o Documento

18 Enlace SIDEPOL

Plan Individual de Carrera El seguimiento que se dará en el expediente digital a la carrera policial de un elemento en activo se capturará en este módulo, el cual se ha dividido en cuatro partes: Nombramientos, Estímulos, Sanciones, Evaluaciones, Habilidades, Destreza y Desempeño y Cursos. Dentro del módulo de nombramientos se llevará el historial de todos los cambios de puesto y adscripción, se va a capturar de inicio el grado que tiene ese elemento en el nuevo puesto, la comisión a la que fue asignado o el área en el que se encontrará laborando y la fecha en que se le da el nombramiento. Posteriormente se dará clic sobre el botón "Guardar". En la ventana de estímulos, se capturarán todos los estímulos que reciba el elemento ya se de tipo económico, reconocimientos, etc. la fecha en la que el estímulo fue otorgado, finalmente se da clic sobre el botón "Guardar". En sanciones, se capturará primeramente el tipo de sanción y la fecha en la que fue otorgada la sanción. Finalmente se da clic sobre el botón "Guardar". Evaluaciones, en donde se capturará evaluaciones, cursos, diplomados, etc.





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Responsable


Formato o Documento

Otro tipo de Evaluaciones que debemos de llevar en el expediente del elemento, son las evaluaciones de habilidades, destreza y desempeño. Capturaremos primeramente, el tipo de evaluación presentada, la fecha, el resultado. Las observaciones y el documento comprobatorio de dicha evaluación. Por último, se muestra la opción de captura de cursos tomados por el elemento, los cuales son adicionales a las demás evaluaciones y que forman parte de sus expediente para futuras promociones. La información que se captura es el curso tomado, la fecha, el resultado obtenido, observaciones, y el documento comprobatorio del curso. Finalmente se dará clic sobre el botón "Guardar". Se capturará la fecha de la convocatoria, en la que participa para promociones, se especifica si participó o no participó en la misma, y en el campo de observaciones se puede capturar comentarios. Cabe señalar, que en cada una de las pestañas, al final de los campos de captura aparecerá el listado con el historial correspondiente.





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Responsable


Formato o Documento

Diagrama de Flujo Plan Individual de Carrera





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Responsable


Formato o Documento

19 Enlace SIDEPOL

Bajas Es la parte final del expediente del Servicio Profesional de Carrera. Aquí se captura la información relacionada con la baja del elemento de la corporación la cual puede ser Ordinaria o Extraordinaria. Se debe de capturar también la fecha de baja y en el campo observaciones, algún comentario adicional si así se considera necesario. Finalmente, se deberá subir el oficio de baja o el documento que apare dicho movimiento.

REPORTES

20 Enlace SIDEPOL

Reporte de personal Es el reporte individual de un Elemento en Activo o Aspirante. Para mostrar un reporte individual se realizará la búsqueda por nombre o número de expediente y se dará clic sobre el botón "Buscar", se mostrará en pantalla la información que coincida con la búsqueda, y se da clic sobre la opción "Ver" en el listado. A continuación, podemos seleccionar que información es la que deseamos ver en el reporte. Damos clic sobre la opción "Mostrar reporte" para ver la información en pantalla.

Reporte que contiene el

expediente del elemento en

Activo o Aspirante.





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Responsable


Formato o Documento

El documento puede ser impreso o se genera un PDF con el formato predefinido.

Diagrama de Flujo Reporte de Personal





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Responsable


Formato o Documento

21 Enlace SIDEPOL

Reporte General Primeramente debemos capturar las opciones que deseamos filtrar y dar clic sobre el botón "Buscar" Una vez obtenidos los resultados, damos clic en "Opciones" /"Excel" y el listado será exportado a un archivo en Excel con el cual podemos trabajar.

Listado General de Elementos.

Diagrama de Flujo Reporte General





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Responsable


Formato o Documento

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

22 Enlace Informática

Usuarios Al dar clic en la opción Usuarios del menú de administración, se abrirá de inicio una pantalla con el listado de todos los usuarios que existen actualmente en el sistema, los cuales pueden ser editados o dados de baja. Para dar de alta un nuevo usuario se dará clic sobre el botón "Agregar nuevo usuario", la cual nos llevará a la pantalla para proporcionar los datos de contacto del nuevo usuario: Nombre, Paterno, Materno, Correo Electrónico, el Usuario que lo identificará en el sistema, la contraseña y el tipo de usuario, es decir los permisos que tendrá dentro del sistema. Para modificar los datos del usuario, en caso de que se requiera cambiar la contraseña, modificar el correo electrónico o el nombre y apellidos del usuario, se dará clic sobre la opción Editar, dentro del listado de usuarios, con lo cual se abrirá una pantalla similar al alta de usuarios, pero que contendrá los datos actuales del usuario. La contraseña puede ser modificada cuantas veces se requiera, pero el identificador de usuario no puede ser modificado, por seguridad y para futuras consultas de los movimientos.





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Responsable


Formato o Documento

Diagrama de Flujo Catálogo de Usuarios

23 Enlace Informática Catálogo de Bajas En esto catálogo se captura la





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Responsable


Formato o Documento

descripción en el campo correspondiente, el tipo de separación (ordinaria o extraordinaria) y dar clic sobre el botón "Guardar", con ello la descripción del tipo de baja aparecerá en el listado inferior.

Diagrama de Flujo Catálogo de Bajas

24 Enlace informática

Catálogo tipo de documentos Documentos que deben de integrar el expediente del elemento.





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Responsable


Formato o Documento

Se pueden agregar al sistema todos los tipos de documento que sean necesarios. Para dar de alta un nuevo documento en el sistema debemos capturar la descripción en el campo correspondiente y dar clic sobre el botón "Guardar", con ello la descripción del documento aparecerá en el listado inferior.

Diagrama de flujo catálogo de documentos


Catálogo de puestos Capturar la descripción en el campo correspondiente y dar





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Responsable


Formato o Documento

clic sobre el botón "Guardar", con ello el puesto capturado aparecerá en el listado inferior de puestos ya existentes.

Diagrama de Flujo Catálogo de puestos

26 Enlace Informática

Catálogo de Evaluaciones Para dar de alta un nuevo tipo de evaluación en el sistema debemos capturar la descripción en el campo correspondiente, el grado de importancia de la evaluación (obligatorio u opcional).





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Responsable


Formato o Documento

Dar clic sobre el botón "Guardar", con ello la descripción de la evaluación aparecerá en el listado inferior de evaluaciones ya existentes.

Diagrama de Flujo Catalogo de Evaluaciones


Catálogo de comisiones y áreas Las áreas son los lugares donde dichos elementos pueden ser comisionados. Se captura un catálogo con el fin n de llevar un mejor control de los





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Responsable


Formato o Documento

nombres y descripciones de las zonas y comisiones y que los reportes puedan ser generados eficientemente. Para ello, se va a introducir el nombre de la comisión, el área de trabajo y alguna descripción o información adicional que se desee. Finalmente se da clic sobre el botón "Guardar", y la información aparecerá en el listado en la parte inferior de la pantalla.

Diagrama de flujo catálogo de Comisiones y Áreas





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Responsable


Formato o Documento


Catálogo de habilidades, destreza y desempeño Para dar de alta un nuevo tipo de evaluación de selecciona el tipo, se captura de descripción la cual puede ser el nombre de la evaluación y se da clic sobre el botón "Guardar", y la información aparecerá en el listado en la parte inferior de la pantalla.

Diagrama de flujo Catálogo de habilidades, destreza y desempeño





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Responsable


Formato o Documento


Respaldo de información En este módulo el usuario genera respaldos periódicos de la información. En caso de existir alguna contingencia no se pierda lo que se encuentra actualmente capturado, y el sistema pueda ser restaurado desde un punto reciente. Para ello se debe entrar en el modulo de Respaldo, seleccionar la ubicación donde se guardará el respaldo, la cual puede ser dentro de la misma computadora, o en alguna unidad externa de almacenamiento, a continuación se captura el nombre del archivo que contendrá el respaldo. Finalmente dar clic sobre el botón "Generar respaldo", en pantalla aparecerá el porcentaje que se lleva del respaldo.

Archivo respaldo de la Base de

datos


El archivo generado debe ser guardado en un dispositivo externo (USB, disco compacto, disco duro externo, Servidor alterno al que contiene la herramienta, etc.) Esto con el fin de que en caso de que el servidor sufra algún daño o percance la información se mantenga intacta.





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Responsable


Formato o Documento

Diagrama de Flujo Respaldo de información

FIN DEL PROCEDIMIENTO TOAL DE ACTIVIDADES 30


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