manual de procedimientos del fondo revolvente para gastos ... · el artículo 29 y 29 a del código...

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE PRESUPUESTO

JULIO 2016

Manual de Procedimientos del Fondo

Revolvente para Gastos Menores Operativos

y de Administración

SERVICIO POSTAL MEXICANO

Manual de Procedimientos del Fondo Revolvente para Gastos

Menores Operativos y de Administración

Dirección Corporativa de Administración y Finanzas / Subdirección de Finanzas Hoja: 2 de 36

Gerencia de Presupuesto DCAF-PR-16-001 Rev. A1







ÍNDICE

Página

1. Introducción .............................................................................................................................................. 4

2. Objetivo General ...................................................................................................................................... 5

3. Ámbito de Aplicación ................................................................................................................................ 5

4. Marco Jurídico .......................................................................................................................................... 6

5. Glosario .................................................................................................................................................... 8

6. Políticas Generales ................................................................................................................................ 10

7. Procedimientos ....................................................................................................................................... 11

7.1 Solicitud, Autorización y Apertura del Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración ................................................................................................................................. 11

7.2 Solicitud de Autorización y Reembolso de Erogaciones Efectuadas a Través del Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración ............................................... 17

8. Anexos .................................................................................................................................................... 24

8.1 Acuerdo Dirección Corporativa de Administración y Finanzas ....................................................... 24

8.2 Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación .......................................................................... 25

8.3 Devolución de Documentos ............................................................................................................ 27

8.4 Resguardo (Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración) ............... 28

8.5 Cuenta por Pagar ............................................................................................................................ 29

Reverso de la Cuenta por Pagar ............................................................................................................ 32

8.6 Relación de Gatos Operativos y de Administración ....................................................................... 33

8.7 Comprobación de Gastos ............................................................................................................... 34

9. Vigencia .................................................................................................................................................. 36






1. Introducción El Servicio Postal Mexicano consciente de la importancia que reviste elevar la calidad en sus Unidades Administrativas, se ha dado a la tarea de modernizar sus procesos operativos y administrativos teniendo como objetivo principal, la mejora continua, elevar la productividad y disminuir tiempos de atención y respuesta de la Administración Central.

En este contexto, la Subdirección de Finanzas a través de la Gerencia de Presupuesto con la asesoría técnica de la Gerencia de Organización, elaboró el presente documento denominado “Manual de Procedimientos del Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración”, que se llevó a cabo con la finalidad de que el personal de la Subdirección de Finanzas, directamente relacionado con el manejo y control del fondo revolvente para Gastos Menores operativos y de administración autorizado y asignado a las unidades administrativas de nivel central, tenga dominio de las actividades que son necesarias en el desarrollo del proceso, para el manejo y control del citado fondo revolvente, que coadyuve a utilizar de manera eficiente los recursos financieros. Por tal motivo este documento establece el objetivo, políticas, procedimientos, diagramas de flujo y anexos que los servidores públicos habrán de conocer y aplicar, así como los límites de responsabilidad de las diferentes áreas involucradas, y constituye una herramienta que permite en forma eficaz y eficiente instrumentar la operación en su manejo y control, por lo que se considera fundamental su conocimiento y aplicación por parte de las áreas involucradas en el procedimiento.

Ahora bien, con fundamento en el Artículo 1° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el presente Manual, se encuentra armonizado con la Reforma Constitucional en Materia de Derechos Humanos, por lo tanto el Servicio Postal Mexicano tiene la obligación y el compromiso de promover, respetar, proteger y garantizar los Derechos Humanos de conformidad con los principios de universalidad, interdependencia, indivisibilidad y progresividad. En consecuencia, el Organismo en el ámbito de sus atribuciones deberá prevenir, investigar, sancionar las violaciones a los Derechos Humanos y en su caso promover la reparación del daño, en los términos que se establezca en la Ley.

En ese tenor, el Organismo a través de sus Unidades Administrativas reconoce los Derechos Humanos de las personas, interpretando las normas relativas a este tema de acuerdo a la Constitución, así como en los Tratados Internacionales

1 de los que el Estado Mexicano es parte, favoreciendo en todo tiempo a las

personas, otorgando la protección más amplia, mediante la prohibición de todo tipo de discriminación motivada por origen étnico o nacional, el género, la edad, las discapacidades, la condición social, las condiciones de salud, la religión, las opiniones, las preferencias sexuales, el estado civil o cualquier otra que atente contra la dignidad humana y que tenga por objeto anular o menoscabar los derechos y libertades de las personas.

Por lo que en cumplimiento al mandato Constitucional, mediante el cual se otorga a toda autoridad la facultad y obligación de la aplicación del principio “Pro Persona”; el Servicio Postal Mexicano como Organismo Descentralizado a través del presente Manual está comprometido en garantizar los medios para hacer valer los Derechos Humanos consagrados en Nuestra Constitución, evitando que los mismos sean violados y comprometiendo a los servidores públicos que intervienen en la aplicación del mismo, para que de acuerdo a sus atribuciones proporcione en todo momento la información y protección necesaria con el único objetivo de salvaguardar los Derechos Humanos de las personas.

Asimismo, derivado de sus actividades el Servicio Postal Mexicano, tiene dentro de sus objetivos el que toda persona pueda ejercer sus derechos de manera plena, tratando de prevenir y evitar cualquier acción y omisión que obstaculicen e impidan el goce en Materia de Derechos Humanos, realizando cualquier investigación cuando sea necesaria, a fin de que se sancione al responsable y éste último realice la reparación que corresponda a la víctima.

11 Suprema Corte de Justicia de la Nación.- Número de Registro 24985, Décima Época, Contradicción de Tesis 293/2011, página 5.






Es de puntualizarse que el principio “Pro Persona” implica que el derecho debe interpretarse y aplicarse siempre, será de la manera que más favorezca a la persona, ejerciendo sus derechos de manera plena, en atención a los principios de Universalidad, Interdependencia, Indivisibilidad y Progresividad.

2. Objetivo General

Proporcionar los elementos necesarios que deberá observarse para los procesos de solicitud, autorización, asignación, ejercicio, administración, comprobación, reembolso y reintegro, de los recursos destinados para cubrir gastos menores operativos y de administración necesarios para la operación, que se generen en el desempeño de funciones asignadas a las diversas Unidades Administrativas de nivel central, las cuales por su importancia deban ser atendidas en tiempos mínimos o inmediatos, a través del Fondo Revolvente; y establecer el control de los gastos menores de las partidas y subpartidas presupuestales 2000 y 3000, que se ejerzan a través del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración asignado, con lo que se permite satisfacer necesidades indispensables para el cumplimiento de las atribuciones que tienen conferidas y con ello transparentar el manejo del mismo.

3. Ámbito de Aplicación

El contenido del presente Manual es de observancia obligatoria a nivel central, para las Unidades Administrativas de mando superior en lo referente a la autorización, asignación, y reembolso, registro y control de los recursos financieros que se autoricen para sufragar Gastos Menores operativos y de administración, necesarios para la operación de las Unidades, a través del Fondo Revolvente autorizado.

Dichas Unidades Administrativas se sujetarán al cumplimiento de los presentes lineamientos, para llevar a cabo las actividades de solicitud, recepción, administración, ejercicio, comprobación, reembolso y reintegro de los recursos que le sean autorizados por concepto de Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración.

El presente manual comprende desde la solicitud para la asignación hasta el reembolso y fiscalización de los fondos autorizados, así como en su caso, su devolución al finalizar el ejercicio fiscal.






4. Marco Jurídico A. Legislación Nacional

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

2. Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal en curso.

3. Ley del Servicio Postal Mexicano.

4. Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento.

5. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento.

6. Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

7. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

8. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento.

9. Ley Federal del Trabajo.

10. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

11. Ley General de Contabilidad Gubernamental y su Reglamento.

12. Código Civil Federal.

13. Código Federal de Procedimientos Civiles.

14. Código Fiscal de la Federación

15. Reglamento del Código Fiscal de la Federación

16. Reglamento para la Operación del Organismo Servicio Postal Mexicano.

17. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano 20 de agosto de 1986.

18. Decreto que establece las Medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos Públicos y las acciones de Disciplina presupuestaria en el ejercicio del Gasto Público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal.

19. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano.

20. Manual de Organización Institucional del Servicio postal Mexicano.

21. Lineamientos de Racionalidad y Austeridad Presupuestaria.

22. Lineamientos para la aplicación y seguimiento de las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la administración Pública Federal. (DOF 30 de enero de 2013).

23. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano.

24. Decreto del Presupuesto de la Federación para el ejercicio fiscal en curso, por el cual se citan las Disposiciones de Austeridad, ajuste del gasto corriente, mejora y modernización de la Gestión.






B. Legislación Internacional

25. Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos.

26. Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales.

27. Convención Americana sobre Derechos Humanos.

28. Protocolo Adicional a la Convención Americana en materia de Derechos Económicos, Sociales y Culturales (Protocolo de San Salvador).

29. Y demás disposiciones, vigentes aplicables en la materia.






5. Glosario Para los efectos del presente Manual, se debe entender por: Comprobante Comprobante: Documento que sirve de prueba de un desembolso en efectivo y que para

efectos de este documento, son las facturas con sus respectivos requisitos fiscales.

CGLO Coordinación General de Logística y Operación.

Derechos Humanos

Son aquellos en los que se reconoce el origen, el valor de la persona humana y su dignidad, pudiendo ser generalizados de la manera siguiente:

El Derecho a la Integridad Personal, mediante el cual el Servicio Postal Mexicano deberá comprometerse que en el ámbito de su competencia, a toda persona se le respete su integridad física, psíquica y moral.

Así como la obligación de respetar los Derechos Humanos, en el que el Organismo se compromete a respetar los derechos y libertades reconocidos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y en los Tratados Internacionales en los que México sea parte y a garantizar su libre y pleno ejercicio a toda persona con quien tenga alguna relación, sin discriminación alguna por motivo de raza, color, sexo, idioma, religión, opiniones políticas o de cualquier otra condición social.

Fondo Revolvente

Es la suma de dinero que se asigna a una Unidad, al encargo de una persona de mando medio o superior, para efectuar ciertos Gastos Menores. El encargado de su manejo rinde cuentas periódicamente, y se le hacen nuevas entregas de dinero para reponer el importe de los pagos efectuados. El Fondo Revolvente se limita a una cantidad constante, aunque puede aumentarse o disminuirse según lo justifiquen las necesidades de operación. En todo momento, el efectivo más el importe de los comprobantes de pago, debe ser igual al monto asignado como Fondo Revolvente. Este mecanismo implica la asignación de recursos de manera previa al gasto.

Gastos de Administración

Erogación realizada que no tiene como contrapartida la creación de un activo, sino que constituye un acto de consumo; esto es, los gastos que se destinan a la contratación de los recursos humanos y a la compra de los bienes y servicios necesarios para el desarrollo propio de las funciones administrativas.

Gastos de Menores

El gasto generado por la adquisición de bienes o servicios cuyo valor no exceda hasta el 20% del monto asignado para el Fondo Revolvente de una Unidad Administrativa. En este porcentaje se considerará incluido el impuesto al valor agregado.

Gastos Operativos

Erogación en bienes, servicios y otros gastos diversos, para atender el funcionamiento permanente y regular que realizan las unidades administrativas.

OIC Órgano Interno de Control en el Servicio Postal Mexicano.

Principio de Derechos Humanos

Es aquel que promueve, orienta y da seguimiento a las políticas públicas, relacionadas con la Reforma de Derechos Humanos, que se incorporan en las dependencias, entidades y órganos de la administración pública federal en diversos programas.

Principio Pro Persona

Es un criterio de interpretación de derechos humanos que establece la protección más amplia a favor de la persona, ya que ante la existencia de distintas posibilidades al aplicar una norma o una interpretación normativa, obliga a elegir aquella que contenga mayor protección a la persona.

En ese sentido, frente a la existencia de diversas fuentes normativas de derechos humanos, si existiera alguna incompatibilidad entre la protección o alcance de un derecho en diferentes normas aplicables a un mismo caso, la autoridad está obligada a elegir aquella que represente una mayor protección para la persona o en su caso la que contenga una menor restricción






Reforma Constitucional

Es aquella modificación Constitucional relevante en materia de Derechos Humanos en el que la protección de los derechos de las personas debe ser el eje rector de toda la actuación estatal en nuestro país.

Lo anterior, implica que el Organismo tiene como obligaciones fundamentales para sus estricto cumplimiento: exigir, supervisar, promover, respetar, proteger, y garantizar la aplicación de los Derechos Humanos, conforme a lo previsto en Nuestra Carta Magna; dichas obligaciones son distintas y complementarias y de ninguna manera bastará cumplir con una sola de ellas.

Ahora bien, las obligaciones descritas están vinculadas con acciones para prevenir violaciones a Derechos Humanos y son compromisos cotidianos de todos los servidores públicos que intervienen en los procesos del presente Manual, por ello cualquier actuación deberá enfocarse en tener una perspectiva en dicha materia.

Por lo tanto, dicha Reforma Constitucional tiene importantes repercusiones en el quehacer de las autoridades, incluyendo, por supuesto a la Administración Pública Federal, ya que en el Artículo 1° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos se establecen nuevas obligaciones en materia de Derechos Humanos y principios para su aplicación, que son ineludibles para todas las autoridades en el ámbito de su competencia.






6. Políticas Generales 1. La Gerencia de Presupuesto es responsable de asesorar sobre cualquier duda e interpretación de

todo lo establecido en el presente manual.

2. Los titulares de la Coordinación General de Logística y Operación, de las Direcciones Corporativas y del Órgano Interno de Control, deben designar a un servidor público responsable del manejo del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, lo que notificarán por escrito a la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas, informando lo siguiente:

a) Nombre, cargo y adscripción del servidor público que será responsable del manejo del mismo; y

b) Firma del Servidor Público designado.

3. Corresponde a los responsables designados autorizar el gasto y vigilar el buen manejo de los recursos asignados, ajustándose a las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria. En todos los casos, el servidor público a quien le sean asignados los recursos será responsable de su manejo, custodia y seguridad.

4. El Servidor Público designado como responsable del manejo del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, es el encargado de la operación, custodia y seguridad del mismo, por lo que asumirá las consecuencias, en forma mancomunada con el titular de la Unidad Administrativa respectiva que lo designó, por los desvíos para usos distintos a los establecidos.

5. Es responsabilidad de quien realiza el gasto, la procedencia y autenticidad de la documentación que presente en la comprobación del reembolso.

6. Únicamente serán admitidas para la comprobación del gasto realizado, la siguiente documentación:

a) Las facturas que cumplan con los requisitos fiscales; y

b) Los boletos de estacionamiento, comprobantes de peaje y en su caso, los talones del boleto de autobús o taxi.

7. Las Gerencias de Presupuesto y de Tesorería son responsables de revisar periódicamente el contenido del presente manual, para en caso de requerir modificaciones por la adición o adecuación de funciones, deberán solicitar la intervención de la Gerencia de Organización, a fin de realizar los cambios correspondientes y mantenerlo actualizado.

8. La Gerencia de Organización es el único facultado para normar el contenido, registro y publicación del presente manual, conforme a los Lineamientos para Emitir y Controlar Documentos Normativos.






7. Procedimientos

7.1 Solicitud, Autorización y Apertura del Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración

Unidad responsable

Gerencia de Presupuesto y Gerencia de Tesorería

Propósito Autorizar la asignación de recursos financieros a las unidades administrativas de la

Coordinación General de Logística y Operación, de las Direcciones Corporativas, y del Órgano Interno de Control, que lo soliciten a la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas, debidamente justificados, para llevar a cabo gastos menores de operación y de administración, que les permita atender sus necesidades, sin que esto implique ampliaciones presupuestales.

Alcance Nivel Central

POLÍTICAS 1. La Coordinación General de Logística y Operación, las Direcciones Corporativas y el Órgano Interno de

Control, podrán solicitar a la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas la autorización y asignación de un fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración de sus unidades administrativas.

2. La Dirección Corporativa de Administración y Finanzas autorizará la creación y asignación del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, a través de la firma del documento “Acuerdo Dirección Corporativa de Administración y Finanzas, que debe estar firmado por los titulares de la Coordinación General de Logística y Operación, las Direcciones Corporativas y del Órgano Interno de Control, según corresponda.

3. Los responsables de la gestión del fondo revolvente para Gastos Menores operativos y de administración, serán los servidores públicos designados por los titulares de la Coordinación General de Logística y Operación, de las Direcciones Corporativas, o del Órgano interno de Control en el SEPOMEX.

4. La Coordinación General de Logística y Operación, las Direcciones Corporativas, y el Órgano Interno de Control, son responsables de que las erogaciones realizadas del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración se ajusten al presupuesto, calendario y conceptos de gasto autorizado y que no impliquen ampliaciones presupuestarias.






5. La creación y entrega del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración a la Coordinación General de Logística y Operación, las Direcciones Corporativas, y el Órgano Interno de Control, se hará mediante el “Acuerdo Dirección Corporativa de Administración y Finanzas” y el recibo resguardo (elaborado en 2 tantos por la Gerencia de Tesorería), firmado por el servidor público designado y mediante el formato de autorización de Gastos Menores sujetos a comprobación, con cargo a la cuenta de fondos de operación asignado.

6. Los recursos del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración sólo pueden ejercerlos las Unidades Administrativas, cuando cuenten con disponibilidad presupuestal en las partidas de gastos autorizadas.

7. El recibo resguardo del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración debe estar firmado por el responsable del fondo, un tanto del recibo debe permanecer en poder de este y un tanto permanecerá en poder de la Coordinación de Giros Postales y del Almacén de Estampillas y Formas Valoradas, adscrita a la Gerencia de Tesorería, hasta la devolución del fondo al término del año fiscal.

8. Una vez recibido el fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, se podrán realizar las erogaciones menores que requiera la unidad administrativa, para poder dar cumplimiento a las necesidades urgentes que se presenten, todo documento soporte con cargo al fondo se expedirá a nombre del Organismo; con los cuales podrán realizar el trámite de reposición del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración.

9. Para los fines de aplicación del presente documento, se consideran al fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración asignado, como el mecanismo presupuestario-financiero que permite a los titulares de la Administración Central, eficiencia y agilidad en el ejercicio responsable de los recursos destinados por esta vía, para gastos menores.

10. Bajo ninguna circunstancia los recursos del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, serán utilizados para efectuar erogaciones en el capítulo de servicios personales.

11. Queda prohibido el uso del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración en préstamos personales.

12. Los fondos revolventes para gastos menores operativos y de administración no erogados deben concentrarse a la Gerencia de Tesorería a más tardar el día 15 de diciembre de cada año, o el día hábil previo que corresponda, a fin de que proceda la renovación de los mismos al inicio del siguiente ejercicio fiscal. Para ello, deben solicitar el resguardo cancelado y la renovación de los fondos, para el siguiente ejercicio fiscal. Los recursos no erogados, concentrados, más los comprobantes pagados ingresados a través de comprobación de gastos, deberán sumar el total del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración asignado y deben solicitar el resguardo cancelado.






Descripción del Procedimiento

RESPONSABLE ACT. NO.

DESCRIPCIÓN FORMA O DOCTO.

CGLO, Dirección Corporativa, OIC solicitante

1 Solicita a la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas la asignación del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración debidamente justificada.

Oficio Solicitud

Dirección Corporativa de Administración y Finanzas

2 Recibe la solicitud, evalúa el monto y la necesidad de asignar el fondo.

3 Aprueba o en su caso, modifica el monto solicitado y lo notifica a la Coordinación General de Logística y Operación, Dirección Corporativa o al Órgano Interno de Control solicitante, según corresponda.

Anexo 8.1

CGLO, Dirección Corporativa, OIC solicitante

4 Recibe autorización de la solicitud, requisita formato de Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación, recaba firmas de solicitud y de autorización y la envía a la Gerencia de Presupuesto para que continúe con el trámite correspondiente.

Anexo 8.2

Gerencia de Presupuesto/ área de Cuentas por Pagar

5 Recibe del área solicitante, la siguiente documentación debidamente requisitada:

Original del Acuerdo Dirección Corporativa de Administración y Finanzas.

Original y dos copias del Formato de Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación.

Acuerdo

Anexo 8.2

6 Acusa recibo en copia del formato Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación e inicia el trámite para la expedición del cheque.

7 Verifica que el fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración solicitada cumpla con los requisitos establecidos.

8 Registra en el formato de recepción de documentos, lo siguiente:

a. Fecha de recepción del documento. b. Folio. c. Beneficiario. d. Importe. e. Concepto.

Control interno

Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación No Cumple los Requisitos

9 Requisita y firma el formato de devolución de documentos en original y copia, y lo turna al titular de la Unidad Administrativa solicitante, para que subsane la causa que originó la devolución.

Anexo 8.3

10 Recaba acuse de recibo en copia del formato de Devolución de Documento y lo archiva.

Acuse de Recibo

Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación Cumple los Requisitos

11 Registra contablemente el fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, anota en el formato Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación la aplicación contable, la fecha de captura y estampa la firma del empleado que capturó los datos.








12 Recaba en el formato Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación, las firmas de las áreas correspondientes, turnando los documentos a la Gerencia de Tesorería.

Gerencia de Tesorería /Coord. de Giros Postales y del Almacén de Estampillas y Formas Valoradas

13 Recibe copia de la documentación para su control y elabora en 2 tantos el recibo de resguardo del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración autorizado, para firma del responsable del fondo:

Acuerdo Dirección Corporativa de Administración y Finanzas.

Formato de Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación.

Anexo 8.4

14 Turna los documentos a la Coordinación de Egresos, adscrita a la Gerencia de Tesorería incluyendo los dos tantos del resguardo del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración para su firma.

Gerencia de Tesorería /Coordinación de Egresos

15 Recibe y verifica que la autorización de Gastos Sujetos a Comprobación se encuentre debidamente requisitado y procede a la emisión del cheque.

Cheque

16 Verifica que los datos contenidos en el cheque sean correctos y estampa su rúbrica.

Cheque

17 Recaba en el cheque las firmas de los servidores públicos facultados.

18 Turna a la Unidad de Caja el cheque para ser entregado al beneficiario responsable del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración.

Cheque

Gerencia de Tesorería /Coordinación de Egresos /Unidad de Caja

19 Recibe el cheque, la siguiente documentación soporte y registra los datos del cheque en el control respectivo:

Póliza cheque

Recibo de resguardo del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración (2 tantos)

Cheque, póliza

cheque, anexo 8.4

20 Solicita identificación, entrega cheque al responsable del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, recaba su firma en la póliza cheque y en los dos tantos del recibo de resguardo del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración.

Cheque

Anexo 8.4

21 Turna a la Coordinación de Giros Postales y del Almacén de Estampillas y Formas Valoradas, el primer tanto del recibo de resguardo firmado por el responsable del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, para su guarda y custodia.

Anexo 8.4

Responsable del Fondo de la CGLO, Dirección Corporativa,

22 Recibe cheque y segundo tanto del recibo de resguardo del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración e inicia operaciones.

Cheque, Anexo 8.4








OIC

Gerencia de Tesorería /Coordinación de Egresos/ Unidad de Caja

23 Envía a la Gerencia de Contabilidad el siguiente soporte documental del pago del fondo revolvente:

a. Original de Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación.

b. Original de Oficio solicitud de fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración.

c. Original del Acuerdo Dirección Corporativa de Administración y Finanzas.

d. Original de Póliza de cheque.

e. Copia fotostática del recibo de resguardo del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración.

Doctos. soporte

Gerencia de Contabilidad / Archivo Contable

24 Recibe la documentación soporte y archiva para su guarda y custodia.

Doctos. soporte

TERMINA PROCEDIMIENTO






DIAGRAMA DE FLUJO

CGLO, DIRECCIÓN

CORPORATIVA, OIC

SOLICITANTE

DIRECCIÓN

CORPORATIVA DE

ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

GERENCIA DE

PRESUPUESTO/ ÁREA DE

CUENTAS POR PAGAR

GERENCIA DE TESORERÍA

/COORD. DE GIROS

POSTALES Y DEL ALMACÉN

DE ESTAMPILLAS Y

FORMAS VALORADAS

GERENCIA DE TESORERÍA

/COORDINACIÓN DE

EGRESOS

INICIO 15. Recibe, verifica la autorización GSC esté requisitado y procede a la emisión del

cheque.

24. Recibe la documentación soporte y archiva para su guarda y custodia.

Responsable del Fondo

22. Recibe cheque y 2º. tanto del recibo de resguardo del fondo e

inicia operaciones.

21. Turna 1º. tanto del recibo resguardo firmado, para su

guarda y custodia.

20. Solicita identificación, entrega cheque al beneficiario, recaba su firma en la póliza cheque y en recibo de resguardo

del fondo.

UNIDAD DE CAJA

19. Recibe cheque con soporte documental y registra datos del

cheque en control.

18. Turna a la Caja el cheque para entregarlo al beneficiario responsable del fondo

revolvente.

16-17 Verifica que los datos del cheque sean correctos, estampa rúbrica y recaba firmas respectivas.

14. Turna todos los documentos a la Coordinación de Egresos, para su firma.

12. Recaba en el formato AGSC, las firmas respectivas, y turna los documentos a la Gerencia de

Tesorería.

11. Efectúa registro contable del fondo revolvente, anotando en el formato AGSC los datos requeridos.

7. Verifica que el fondo revolvente solicitada

cumpla los requisitos.

6. Acusa recibo en copia del formato Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación e inicia el trámite de expedición del cheque.

5. Recibe del área solicitante, documentación

requisitado.

2. Recibe la solicitud, evalúa el monto y la necesidad de asignar

el fondo.

4. Recibe autorización, requisita formato de Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación, y envía

para trámite.

3. Aprueba o en su caso, modifica el monto solicitado de la petición y lo notifica al

área solicitante.

1. Solicita a la DCAF la asignación del fondo revolvente para gastos menores operativos y

de administración.

1

1

8. Registra en el

formato de recepción de documentos los datos necesarios.

23. Envía a la Gerencia de Contabilidad todo el soporte documental

del pago.

13. copia de doctos. elabora recibo de resguardo del fondo revolvente autorizado, para firma del

responsable del fondo

9-10. Requisita y firma formato de devolución de doctos. y turna al área solicitante, para corregir, recaba acuse y archiva.

¿Autorización GSC cumple requisitos?

NO

SI

Gerencia de Contabilidad /

Archivo Contable

2 2

FIN

FIN






7.2 Solicitud de Autorización y Reembolso de Erogaciones Efectuadas a Través del Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración

Unidad responsable

Gerencia de Presupuesto, Gerencia de Tesorería, Coordinación General de Logística y Operación, Direcciones Corporativas, Órgano Interno de Control

Propósito Solicitar y autorizar el reembolso de los gastos efectuados a través del Fondo

Revolvente para Gatos Menores Operativos y de Administración, por medio de comprobantes que reúnan los requisitos fiscales y que no rebasen los montos autorizados de acuerdo al presupuesto.

Alcance Nivel Central

POLÍTICAS

1. El reembolso de los recursos procederá de acuerdo a las necesidades del área solicitante.

2. Las leyes fiscales vigentes establecen que los comprobantes deben reunir los requisitos que señala el artículo 29 y 29 A del Código Fiscal de la Federación y los artículos 37 y 38 de su Reglamento, así como los contenidos en la regla II.2.4.2 y II.2.4.3 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2016.

3. Los documentos comprobatorios de gastos deben ser comprobantes digitales por internet (CFDI) debidamente requisitados.

4. Se debe dar cumplimiento a la Ley del Impuesto Sobre la Renta, en su artículo 27, fracción III que señala: Estar amparados con documentación que reúna los requisitos de las disposiciones fiscales y que los pagos cuyos montos exceda de $ 2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 M.N.), se efectúe mediante cheque nominativo del contribuyente, tarjeta de crédito, de débito o de servicios, o a través de los monederos electrónicos que al efecto autorice el Servicio de Administración Tributaria, excepto cuando dichos pagos se hagan por la prestación de un servicio personal subordinado.

5. No serán aceptados como comprobación de gastos para reponer el fondo revolvente para gastos operativos y de administración, documentos mutilados, con errores, borraduras o enmendaduras o sin los requisitos anteriormente mencionados en la política No. 2.

6. Los responsables del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración designados por los titulares de la Coordinación General de Logística y Operación, las Direcciones Corporativas, y el Órgano Interno de Control, no deben autorizar comprobantes de gastos fraccionados o facturas y notas de remisión seriadas que impliquen la adquisición de un mismo bien o servicio.

7. Para el reembolso del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, se debe presentar a la Gerencia de Presupuesto, la cuenta por pagar respectiva en original y dos copias, con la documentación soporte original de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto y el Catálogo Único de Oficinas por estructura programática, así como la documentación se debe relacionar en el formato "Relación de Gastos del Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración".






8. Los gastos contenidos en la "Relación de Gastos del Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración" deben corresponder estrictamente a los autorizados en el presente manual, así como por la Coordinación General de Logística y Operación, la Dirección Corporativa respectiva, y el Órgano Interno de Control en el SEPOMEX, en cada revolvencia.

9. Bajo la absoluta responsabilidad de los titulares de las unidades administrativas, queda estrictamente prohibido el uso del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, para cubrir erogaciones por concepto de combustible, lubricantes y aditivos, toda vez que deben sujetarse exclusivamente a lo autorizado en las tarjetas para gasolina, lubricantes y aditivos que para el efecto les suministre la Subdirección de Recursos Materiales.

10. Por ningún motivo deben cubrirse con recursos del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, los gastos que efectúen por contrataciones de servicios de: asesoría, informáticos, estudios, investigaciones, capacitación, telefonía tradicional, mantenimiento y conservación de bienes muebles e inmuebles, arrendamientos, comunicación social, pasajes y viáticos nacionales e internacionales (excepto pasajes locales), así como aquellos gastos que se originen con motivo de celebraciones, recepciones, ceremonias, ferias, festivales, congresos, convenciones y exposiciones, toda vez que éstos, por su magnitud y naturaleza, no deben ser fortuitos e imprevistos, ya que deben estar considerados previamente en los correspondientes programas, metas y objetivos del Organismo, y contar con la autorización de la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas, por lo que su ejercicio debe realizarse exclusivamente a través de las áreas autorizadas.

11. Las erogaciones efectuadas con cargo al fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, por concepto de alimentos y utensilios de alimentación, deben reducirse en términos reales, absteniéndose de efectuar erogaciones con cargo a estas partidas para cubrir gastos fuera de su centro de trabajo, excepto en los casos en que por necesidades del servicio se tenga que consumir alimentos fuera de este último, bajo la aprobación del titular de la unidad administrativa responsable, y con la autorización de la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas, aquellos en los que el consumo sea superior a $ 2,500.00 (Dos mil quinientos pesos 00/100 M.N.) por evento, deberá quedar asentado en la factura de consumo.

12. Sin excepción, no se autorizan erogaciones por concepto de materiales y suministros, que deban o puedan ser cubiertas por la Subdirección de Recursos Materiales; aquellas que no pueda atender dicha Subdirección, no deben rebasar el monto de $ 2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 M.N.).

13. Por ningún motivo deben adquirirse bienes que tenga en existencia el Almacén Central del Organismo por lo que los titulares de las unidades administrativas antes de adquirir un bien, deben recabar en dicho almacén el sello que indique la "no-existencia en el almacén" de los artículos requeridos; éste sello y la firma del responsable del almacén, deben aparecer en la requisición de materiales y artículos que elabora la unidad administrativa solicitante, en su caso solicita vía correo electrónico al Almacén la no existencia, quien remitirá por la misma vía la respuesta, la cual se anexará copia a la comprobación de gastos para obtener la validación de la Gerencia de Presupuesto y/o área de Presupuesto y por consiguiente el reembolso del fondo de operación.

14. Mediante el fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración NO se deben proporcionar préstamos personales, no se deben cubrir gastos de tipo personal, ni liquidar compromisos distintos a los adquiridos para la operación del servicio.

15. La Coordinación General de Logística y Operación, las Direcciones Corporativas, y el Órgano Interno de Control, en estricto apego a sus facultades, pueden ejercer su presupuesto a través de su fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración autorizado, siempre y cuando cumplan con los requisitos enunciados en las políticas señaladas en este manual, exclusivamente en las partidas y subpartidas que a continuación se señalan:

21101 MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA






04) Otros materiales y útiles de oficina

21601 MATERIAL DE LIMPIEZA

21501 MATERIAL DE APOYO INFORMATIVO (Material didáctico)

21301 MATERIAL ESTADÍSTICO Y GEOGRÁFICO

21201 MATERIALES Y ÚTILES DE IMPRESIÓN Y REPRODUCCIÓN

Otros materiales y útiles de impresión y reproducción.

21401 MATERIALES Y ÚTILES PARA EL PROCESAMIENTO DE EQUIPOS Y BIENES INFORMÁTICOS

02) Hojas continuas, disquetes, cintas, cartuchos de tóner para impresora

03) Otros materiales y útiles para el procesamiento en equipos de cómputo y bienes informáticos.

22104 ALIMENTACIÓN DE PERSONAS (PRODUCTOS ALIMENTICIOS PARA EL PERSONAL EN LAS INSTALACIONES DE

LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES)

01) Agua purificada embotellada

02) Otros alimentos (café, azúcar, té, galletas, dulces, etc., otros gastos de alimentación)

29601 REFACCIONES, ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS MENORES

02) Refacciones para bicicletas

03) Refacciones para motocicletas

04) Otras refacciones y accesorios

24601 MATERIAL ELÉCTRICO Y ELECTRÓNICO

31801 SERVICIO POSTAL

01) Servicio tradicional SEPOMEX

02) Mensajería acelerada MEXPOST

03) Otro servicio postal particular

04) Piezas postales extraviadas

31802 SERVICIO TELEGRÁFICO

31902 CONTRATACIÓN DE OTROS SERVICIOS

01) Estacionamiento

37204 PASAJES NACIONALES PARA SERVIDORES PÚBLICOS DE MANDO EN EL DESEMPEÑO DE COMISIONES Y

FUNCIONES OFICIALES (sólo para el pago de pasajes locales y relacionados en el formato

correspondiente).

16. Los responsables del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración designados por los titulares de la Coordinación General de Logística y Operación, las Direcciones Corporativas, y el Órgano Interno de Control, deben efectuar la devolución de sus fondos de operación mediante la presentación del documento presupuestal denominado "Comprobación de Gastos", el cual debe ir acompañado de la documentación original de los gastos realizados con cargo al fondo de operación y/o del recibo de reintegro del monto del fondo a la Gerencia de Tesorería, quien devolverá a las unidades administrativas el documento de resguardo debidamente cancelado.

17. La Gerencia de Presupuesto realizará el trámite de reembolso que solicite el personal designado por los titulares de la Coordinación General de Logística y Operación, las Direcciones Corporativas, y el Órgano Interno de Control, quienes serán los responsables de anexar los documentos que amparen los conceptos de gasto autorizados, verificando además que éstos cumplan con los requisitos fiscales señalados en la política No. 2 del procedimiento relativo a la “Solicitud de Autorización y Reembolso de Erogaciones efectuadas a través del Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración”, rechazando aquellos que estén fuera de norma.






Descripción del Procedimiento



Responsable del fondo de operación de la CGLO, Direcciones Corporativa y OIC

1 – Solicita reembolso a través de una cuenta por pagar (SARGOF / Cuenta por Pagar / Captura Cuenta por Pagar), autorizada por la Coordinación General de Logística y Operación, la Dirección Corporativa, y el Órgano Interno de Control, según corresponda, de acuerdo a las necesidades del área.

Anexo 8.5

2 – Entrega a la Gerencia de Presupuesto /Área de Cuentas por Pagar la documentación siguiente:

Cuenta por pagar, original y dos copias.

Relación de Gastos del Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración.

Documentación original comprobatoria, con los requisitos fiscales debidamente cubiertos.

Archivo XML y validación del CFDI ante el SAT.

Anexos 8.5 8.6 y/o cuenta comprobada, comprobantes

fiscales

Gerencia de Presupuesto / Coordinación de Programación, Presupuestación y Evaluación

3 – Recibe cuenta por pagar autorizada conteniendo la documentación soporte del gasto, sella de recibido, y entrega copia de la cuenta por pagar como acuse de recibo.

Anexos 8.5, 8.6

4 – Registra en el formato de control de recepción de cuentas por pagar, lo siguiente:

Fecha de recepción.

Folio.

Nombre del beneficiario

Importe a pagar desglosando costo e impuestos o retenciones.

Descripción del gasto.

Formato de Control

5 – Verifica que la cuenta por pagar cumpla con lo siguiente:

Requisitada y autorizada por la Coordinación General de Logística y Operación, la Dirección Corporativa, y el Órgano Interno de Control, según corresponda.

La documentación esté clasificada, utilizando el clasificador por objeto del gasto y la clave presupuestaria que corresponda a la Unidad Administrativa que generó el gasto.

El importe a pagar corresponda al total de documentos a reembolsar.

Contar con la suficiencia presupuestal en la partida y centro de costo que efectúa la erogación.

Anexo 8.5

Cuenta por Pagar No Cumple con los Requisitos

6 – Requisita y firma el formato de devolución de documentos en original y copia, indicando la causa de devolución.

Anexo 8.3

7 – Entrega a la unidad administrativa correspondiente el formato de devolución anexando:

Original y copia de la cuenta por pagar, así como la documentación comprobatoria respectiva.

8 – Recaba acuse de recibo en la copia del formato de devolución y archiva.








Cuenta por Pagar Cumple con los Requisitos

Gerencia de Presupuesto/ Coordinación de Programación, Presupuestación y Evaluación

9 – Valida la codificación presupuestal y realiza registro presupuestal y contable en el Sistema SARGOF, de acuerdo a la guías contabilizadoras.

10 – Anota la codificación contable en la cuenta por pagar, de acuerdo al rubro correspondiente.

11 – Estampa sello de capturado en el apartado de aplicación presupuestal del formato de la cuenta por pagar, indicando fecha de captura y rúbrica del analista.

12 – Imprime sello de codificado y tramitado en cada uno de los documentos que integran la cuenta por pagar.

13 – Relaciona y entrega cuenta por pagar tramitada a la Gerencia de Contabilidad para su validación contable.

Gerencia de Contabilidad /Unidad de Contabilidad

14 – Recibe relación con la(s) cuenta(s) por pagar y acusa de recibido. Anexo 8.5

15 – Valida la aplicación del registro contable, recaba las firmas de los responsables y turna cuenta por pagar a la Gerencia de Presupuesto.

Gcia. de Presupuesto/ Coordinación de Programación, Presupuestación y Evaluación

16 – Recibe cuenta por pagar y recaba las firmas correspondientes. Anexo 8.5

17 – Relaciona y entrega original de las cuentas por pagar autorizadas, con su soporte documental, a la Gerencia de Tesorería para la emisión del pago.

Gerencia de Tesorería/ Coordinación de Egresos

18 – Recibe y verifica que la cuenta por pagar que ampara la comprobación total o parcial del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, esté requisitado y procede a la emisión del pago, mediante cheque o transferencia electrónica.

Anexo 8.5

Pago Mediante Cheque

19 – Verifica que los datos contenidos en el cheque estén correctos, estampa su rúbrica y recaba las firmas de los servidores públicos facultados.

Cheque

20 – Turna a la Unidad de Caja el cheque para ser entregado al beneficiario responsable del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración.

Cheque

Gerencia de Tesorería/ Coordinación de Egresos /Unidad de Caja

21 – Recibe el cheque con su respectiva documentación soporte y lo registra en el control.

Cheque

22 – Entrega el cheque al responsable del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, previa identificación y recaba su firma en la póliza cheque.

Cheque








Gerencia de Tesorería/ Coordinación de Egresos /Unidad de Caja

23 – Envía a la Gerencia de Contabilidad el soporte documental del pago:

Original de Póliza de cheque firmada por el beneficiario.

Original de la Cuenta por pagar que origino el pago, con soporte documental.

Doctos. soporte

Pago Mediante Transferencia Electrónica

Gerencia de Tesorería/ Coordinación de Egresos

24 – Verifica que la cuenta por pagar que ampara la comprobación total o parcial del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, contenga:

Número de cuenta CLABE.

Nombre del beneficiario.

Nombre del banco al cual se debe realizar la transferencia.

Anexo 8.5

25 – Registra en el sistema de banca electrónica, el número de cuenta CLABE y nombre del beneficiario.

26 – Realiza la transferencia electrónica a la cuenta del beneficiario y emite el comprobante correspondiente.

27 – Registra en el sistema SARGOF la operación e integra el soporte documental a la cuenta por pagar que ampara la comprobación del fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración.

28 – Envía a la Gerencia de Contabilidad soporte documental del pago:

Original de la cuenta por pagar que origino el pago y su soporte documental.

Original de Póliza de egresos emitida.

Original del comprobante de transferencia realizado.

Doctos. soporte,

Anexo 8.5

Gerencia de Contabilidad /Archivo Contable

29 – Recibe la documentación soporte del pago y la turna al archivo contable para su guarda y custodia.

Original de la cuenta por pagar que origino el pago y su soporte documental.

Original de Póliza de egresos emitida.

Original del comprobante de transferencia realizado.

Doctos. soporte,

Anexo 8.5

TERMINA PROCEDIMIENTO






DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE DEL

FONDO DE OPERACIÓN

DE CGLO, DIRECCIONES

CORPORATIVA Y OIC

GCIA. DE PRESUPUESTO / COORD. DE

PROGRAMACIÓN, PRESUPUESTACIÓN Y

EVALUACIÓN

GERENCIA DE

CONTABILIDAD /UNIDAD

DE CONTABILIDAD

GERENCIA DE TESORERÍA/ COORDINACIÓN DE

EGRESOS

INICIO

25-26 Registra en sistema No. cta. CLABE, beneficiario, realiza transf. electrónica a cta. del beneficiario y emite comprobante.

27-28 Registra en SARGOF operación e integra doctos. soporte a la cuenta por pagar y

envía a Contabilidad.

15. Valida aplicación del registro contable, recaba firmas y turna cuenta por pagar a la Gcia. de Presupuesto.

16-17. Recibe Cta. x pagar recaba firmas, relaciona y entrega con soporte documental, a Tesorería para emisión

del pago.

12-13. Imprime sello de codificado y tramitado en c/u de doctos. de la cta. por pagar. Relaciona y entrega para validar.

10-11. Anota codifica-ción contable en cta. por pagar según rubro; estampa sello, fecha y rubrica.

9. Valida codificación presupuestal y realiza registro presupuestal y contable en SARGOF, de acuerdo a la guías

contabilizadoras.

5. Verifica que la cuenta por pagar cumpla con los

requisitos respectivos.

3. Recibe cuenta por pagar autorizada con doctos. soporte del gasto, la sella y entrega acuse de

recibo.

29. Recibe la documentación soporte del pago y la turna al archivo contable para su guarda y custodia.

4. Registra en el formato de control de recepción de cuentas por pagar los datos respectivos.

1-2. Solicita reembolso mediante cuenta por pagar autorizada, por necesidades del área y entrega doctos. soporte.

1

2 14. Recibe relación con

la(s) cuenta(s) por pagar y acusa de

recibido.

18. Recibe, verifica la cta. x pagar esté requisitado y emite el pago, mediante cheque o transferencia

electrónica.

6-8. Requisita y firma formato de devolución de doctos. O/C, con causa de devolución, entrega al área solicitante con soporte y recaba acuse. FIN

¿CTA. X Pagar cumple

requisitos?

NO

SI

2

FIN

1

¿Emisión del

pago?

Cheque

Transferencia Electrónica

19-20 Verifica cheque esté correcto, estampa rúbrica, recaba firmas, y lo turna a la Caja para entregarlo al

beneficiario.

24. Verifica en la cuenta por pagar los datos del banco,

beneficiario, CLABE.

23. Envía a la Gcia de Contabilidad el soporte documental del pago.

22. Entrega cheque al responsable del fondo revolvente previa identificación y recaba

firma en póliza cheque.

UNIDAD DE CAJA

21. Recibe cheque con doctos. soporte y lo

registra en el control.






8. Anexos

8.1 Acuerdo Dirección Corporativa de Administración y Finanzas

ACUERDO DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Acuerdo No. : Fecha:

Asunto : Asignación de fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración.

Propuesta:

Se solicita su autorización para la apertura del fondo revolvente para gastos operativos y de administración, a nombre de:

Responsable:

Cargo:

Importe: Con letra: ( 00/100 M.N.)

Importante:

AUTORIZA

C.P. SERGIO ENRIQUE FONG BAEZA

El "Manual de Procedimientos del Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración" establece en sus

Políticas de Operación, Normas y Lineamientos, que es facultad del Director Corporativo de Administración y Finanzas, autorizar

la creación y asignación de un fondo revolvente para gastos menores operativos y de administración, para las Direcciones

Corporativas, la Coordinación General de Operación y Logística, y el Órgano Interno de Control.

Este fondo revolvente será utilizado para dar atención a las necesidades urgentes de gastos menores operativos y de adminis-

tración, conforme a lo establecido en el "Manual de Procedimientos del Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos

y de Administración".

ACUERDO

SOLICITA

DIRECTOR CORPORATIVO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS






8.2 Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación

No. DE FOLIO

Ciudad de México, a de 2016

RECIBÍ DEL SERVICIO POSTAL M EXICANO LA CANTIDAD DE : $

IM PORTE A PAGAR (LETRA) : 00/100 M.N.

POR CONCEPTO DE :

JUSTIFICACIÓN :

EXPÍDASE CHEQUE A FAVOR DE :

ÁREA SOLICITANTE :

NOM BRE DE QUIEN SOLICITA:

F F SF R A I M P P LN UR SP T F G

EN C A SO QU E LA C OM PR OB A C IÓN O EL R EEM B OLSO SE U T ILIC E EN PA R TID A S D IFER EN TES A LA D E ESTA U TOR IZA C IÓN SE D EB ER Á N R EA LIZA R LA S

D EB E H A B ER

"COMPROBACIÓN DE GASTOS" POR LO QUE EL ÁREA TRAMITADORA DEL GASTO DEBERA DAR EL SEGUIMIENTO CORRESPONDIENTE A ESTA COMPROBACIÓN, PARA EL CASO DE QE LOS GASTOS A COMPROBAR.

C T A

R EVISO SOLIC IT UD

POR LA GERENCIA DE CONTABILIDAD

DATOS QUE DEBERÁN SER REQUISITADOS POR EL ÁREA SOLICITANTE

IM P OR T E

A P LIC A C IÓN P R ESUP UEST A R IA

SUB C T A

P T D A

D A T OS QUE D EB ER Á N SER R EQUISIT A D OS P OR LA S Á R EA S C ON T A B LE Y P R ESUP UEST A L

C ON C EP T O

C OD IF IC O Y R EGISTR O

FIRM A GERENTE DE CONTABILIDAD

V A LID O C ON TA B LEM EN TE

FIRM A FIRM A ENC. D ELA GERENCIA DE PRESUPUESTO

A UX. D OC T O

A D EC U A C ION ES C OR R ESPON D IEN TES

A UT OR IZ O EGR ESO

ESTE IM PORTE DEBERÁ SER COM PROBADO A M AS TARDAR DENTRO DE LOS 10 DIAS HÁBILES A LA ENTREGA DE LOS FONDOS, M EDIANTE EL DOCUM ENTO DENOM INADO

Servicio Postal Mexicano


Subdirección de Finanzas

Gerencia de Presupuesto

AUTORIZACIÓN DE GASTOS SUJETOS A COMPROBACIÓN

SOLIC IT O

P OR LA GER EN C IA D E P R ESUP UEST O

VO.B O.C ON T R OL P R ESUP UEST A L

A P LIC A C IÓN C ON T A B LE

SUB SUB C T A

Manifiesto bajo protesta de decir verdad que

conozco y aplicare lo conducente al contenido de los lineamentos que regulan el trámite para la

Autorizaci0n de Gastos Sujetos a Comprobación .en

caso de no presentar en tiempo y forma la documentación comprobatoria . par el caso de que

los gastos a comprobar sean para un Fondo

Revolvente de Gastos Operativos y de Admnistración, aplicare lo indicado en el Manual de

Procedimientos del Fondo Revolvente de Gastos

Operativos y de Admnistración.

21

3

4

5

6

7 89

10

11

12 13 14

1516






Instructivo de la Autorización de Gastos Sujetos a Comprobación

Campo Contenido

1 Anotar la fecha de elaboración del documento (día, mes y año).

2 Anotar el número de folio, el cual será asignado por el Sistema Administración de Recursos del Gobierno Federal (SARGOF).

3 Anotar el importe solicitado.

4 Justificación de la erogación.

5 Anotar nombre a favor de quien se librará el cheque.

6 Número asignado de acuerdo al catálogo de centros de costo y nombre del área solicitante.

7 Anotar nombre, puesto y firma del solicitante.

8 Anotar nombre y firma del Director Corporativo y/o Subdirector de área.

9 Anotar nombre y firma del responsable del Vo. Bo, Control Presupuestal.

10 Anotar la Clave Presupuestaria asignada al presupuesto vigente del área solicitante, integrada de la siguiente forma:

FI= Finalidad FN= Función SF = Sub función R = Reasignación AI = Actividad institucional M= Modalidad PP= Programa Presupuestario LN = Línea de Negocios UR = Unidad Responsable PTDA= Partida SP = Sub Partida G = Objeto del Gasto T = Tipo de gasto F = Fuente de Financiamiento

11 Codificación de las Cuentas Contables, anotadas por la Gerencia de Presupuesto.

12 Anotar el nombre y firma del responsable del área de Cuentas por Pagar.

13 Anotar el nombre y firma de la persona que revisa por el área de Cuentas por Pagar.

14 Anotar el nombre y firma del Gerente de Presupuesto.

15 Anotar nombre y firma de la persona que valido por el área de la Gerencia de Contabilidad.

16 Anotar nombre y firma del titular de la Gerencia de Contabilidad.






8.3 Devolución de Documentos

FOLIO:

FECHA:

DERIVADO DE LA REVISION EFECTUADA A LA:

A FAVOR DE:

IMPORTE:

LETRA:

HALLAZGOS EN LA REVISIÓN :

SIN OTRO PARTICULAR, QUEDO DE USTED.

AUTORIZÓ

Gerente de Presupuesto

ELABORÓ

DIRECCION CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

GERENCIA DE PRESUPUESTO

DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS

NOMBRE:

CARGO:






8.4 Resguardo (Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración)

Servicio Postal Mexicano Dirección Corporativa de Administración y Finanzas

Subdirección de Finanzas Gerencia de Tesorería

Resguardo “Fondo Revolvente” Nº______

Bueno por $ ___________

Recibí de la Gerencia de Tesorería de Sepomex, la cantidad de $ ____________ (_______________________M.N.) por concepto de “FONDO REVOLVENTE PARA GASTOS MENORES OPERATIVOS Y DE ADMINISTRACIÓN”

Este fondo será manejado de acuerdo al Manual de Procedimientos del Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración.

Este fondo revolvente será utilizado única y exclusivamente para el pago de necesidades urgentes de gastos menor o misceláneo.

Se responsabilizará para el manejo y la custodia de éste Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración, al C. (nombre y cargo del servidor púbico), quien lo administrará y controlará en forma independiente de cualquier otro fondo existente en el servicio, debiendo quedar registradas las firmas para la comprobación de gasto que afecten a dicho fondo, además de suscribir resguardo por la guarda, custodia y responsabilidad del manejo de los recursos.

Prohibiciones para el uso del Fondo Revolvente para Gastos Menores Operativos y de Administración:

No se proporcionarán préstamos personales.

No se cambiarán cheques personales.

El Fondo Revolvente no podrá ser canalizado a Inversiones que generen rendimientos.

Este recibo es único y sustituye al anterior.

Ciudad de México, a _______________________ de 20__.

R E C I B I

FIRMA, NOMBRE Y CARGO






8.5 Cuenta por Pagar

M ÉX IC O, D .F ., A

D IGITO ID EN T IF IC A D OR

LA A U TOR IZA C ION D EL EGR ESO ES R ESPON SA B ILID A D D EL A R EA QU E SOLIC ITA Y A U TOR IZA EL GA STO

A FA V OR D E :

(+) IV A ( = ) SUBTOTAL $

( - ) $

( - ) $

T IPO D E M ON ED A N A C ION A L: ( - ) $

( = ) NETO A PAGAR $

IM POR TE N ETO A PA GA R ( LETR A ) : ( )

Á R EA SOLIC ITA N TE : ( C lave y N ombre)

D OC U M EN TO D E TR A N SFER EN C IA

F F SF R A I M LN U R PTD A SP T F G

0.00

0 .0 0

C TA . SC TASSC TA

LLEN A R POR D U PLIC A D O R EGISTR O D E PA GO Y OR D EN D E PA GO

0.00 0.00 0.00

( a) ( b ) ( c)

C LA SIF IC A D OR POR

OB JETO D EL GA STO

TIPO D E

C OM PR A

N U M ER O D E C ON TR A TO O R EFER EN C IA N U M ER O D E FA C TU R A O

FEC HA D E R EC EPC IÓN

D EL B IEN O SER V IC IO

FEC HA D E R EC EPC IÓN

D E LA FA C TU R A

U N ID A D D E C ON TA B ILID A D C EN TR A L GER EN TE D E C ON TA B ILID A D

SSSC TA A U X

C IFR A S C ON TR OL

V A LID Ó EL A SIEN TO C ON TA B LE V O. B O. A SIEN TO C ON TA B LE

F IR M A

Á R EA D E C U EN TA S POR PA GA R GER EN TE D E PR ESU PU ESTO

APLICACIÓN CONTABLE

D EB E HA B ER

R EGISTR Ó V A LID Ó V O. B O.

0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0

SOLIC ITA : A U TOR IZA EL EGR ESO V O.B O. C ON TR OL PR ESU PU ESTA R IO

CODIFICACIÓN

APLICACIÓN PRESUPUESTAL

C LA V E PR ESU PU ESTA R IAI M P O R T E

C OSTO I.V .A . R ETEN C IÓN

PP

B A N C A R IA B A N C OD OC TO D E R EFER EN C IA

0.00

0 .0 0

C ON C EPTO:

R ETEN C ION ES

C OSTO $

N o . D E F OLIO

CUENTA POR PAGAR

I M P O R T E S

A N TEC ED EN TE

N U M ER O D E C U EN TA

O N U M ER O D E C LA B E

C U EN TA PU B LIC A B LE

C ON C EPTO

( d ) =( a) +( b ) - ( c)

TOTA L

PER IOD O FEC HA D E PA GO

N OM B R E D EL

19

1

2

16

33

435

6

7

8

17

18

9 10 11 12 13 14 15

2625

28 29 30 31 3

33 3435

36

3738

27

2021 22 23 2






Instructivo de la Cuenta por Pagar

CAMPO CONTENIDO

1 Folio asignado por el Sistema de Administración de Recursos del Gobierno Federal (SARGOF).

2 Anotar la fecha de elaboración del documento (día, mes y año).

3 Anotar el nombre o razón social del beneficiario de la cuenta por pagar.

4 al 8 Anotar los importes del costo, IVA, subtotal, retenciones y neto a pagar.

9 Anotar por parte del área solicitante del pago, el mecanismo mediante el cual se realizó la compra del bien o servicio correspondiente, conforme a las siguientes claves: (L=Licitación; I= Invitación; D=Directa).

10 Anotar por parte del área solicitante del pago, la fecha (día, mes y año) en la que el bien o servicio fue entregado al Organismo.

11 Anotar por parte del área solicitante del pago, la fecha (día, mes y año) en que el Organismo recibió la factura correspondiente al bien o servicio entregado.

12 Anotar por parte del área solicitante del pago el plazo en días transcurridos entre la fecha de recepción del bien o servicio y la fecha de recepción de la factura correspondiente (Sistema).

13 Anotar por parte del área solicitante del pago, la fecha en la que el Organismo debe liquidar al proveedor el compromiso correspondiente al bien o servicio recibido, ya sea establecida en el contrato o conforme a lo señalado en el Artículo 51 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público.

14 En este apartado, indicar el capítulo en el que se va a registrar el gasto (Sistema).

15 Conforme a las Disposiciones del Programa de Cadenas Productivas vigente, especificar SI o NO, la cuenta es sujeta a su publicación en el portal de Cadenas Productivas.

16 El área de Tesorería registrar el digito identificador que compruebe en su caso la publicación de la Cuenta por Pagar en el Portal de Cadenas Productivas.

17 Anotar con letra el importe a pagar (Sistema).

18 Anotar en forma breve la explicación de la erogación.

19 Anote el No. de la clave y nombre del área solicitante de acuerdo al catálogo de Centros de Costo.

20 En este apartado, anotar el número de contrato adjudicado o referencia.

21 Anotar el número de la factura que ampara el bien o servicio.

22 En este apartado, especificar SI o No, el pago será por transferencia bancaria.

23 Anotar el nombre del banco donde se deba realizar la transferencia bancaria.

24 Anotar el número de la cuenta bancaria o el número de CLABE para la transferencia bancaria.

25 Anotar puesto y nombre del titular de la Gerencia o Subdirección ejecutora del gasto.

26 Anotar nombre y firma del funcionario que autoriza.

27 Anotar el nombre y firma del funcionario designado que aprueba el presupuesto.






28 Anotar la clave presupuestaria asignada al presupuesto vigente del área solicitante, la cual se integra por:

FI = Finalidad

FN = Función

SF = Sub función

R = Reasignación

AI = Actividad institucional

M = Modalidad

PP = Programa Presupuestario

LN = Línea de Negocios

UR = Unidad Responsable

PTDA= Partida

SP = Sub Partida

G = Objeto del Gasto

T = Tipo de gasto

F = Fuente de Financiamiento

29 al 32 Anotar el importe del costo, IVA, retenciones y total, así como la suma de los mismos.

33 Estampar firma del analista que fiscalizó y registró la cuenta por pagar.

34 Anotar nombre y firma de quien verifica el registro y el soporte documental, del Área de Cuentas por Pagar.

35 Anotar nombre y firma del responsable del área de Presupuesto.

36 Codificar el registro contable que afecta la operación, misma que será realizada por el Área de Cuentas por Pagar.






Reverso de la Cuenta por Pagar






8.6 Relación de Gatos Menores Operativos y de Administración

GASTOS EFECTUADOS DEL _________ DE___________________ 20 _____ AL _______________ DE____________ DE 20____

FECHANo. DE

FACTURA

PROVEEDOR O

PRESTADOR

DEL SERVICIO

BREVE DESCRIPCIÓN

DEL BIEN O

SERVICIO ADQUIRIDO

PARTIDA DE

GASTOSUBPARTIDA COSTO IVA TOTAL

SUMAS:

IMPORTE

SERVICIO POSTAL MEXICANORELACIÓN DE GASTOS MENORES OPERATIVOS Y DE ADMINISTRACIÓN

ELABORÓ AUTORIZÓ






8.7 Comprobación de Gastos

FECHA: 1

2 NOMBRE:

ÁREA SOLICITANTE

REFERENCIA :

AUTORIZACIÓN DE GASTOS SUJETOS A COMPROBACIÓN NÚM. 3

CHEQUE NÚM. 4 FECHA DE EXPEDICIÓN : 5

6

NOMBRE DE QUIEN COMPRUEBA : 7

IMPORTE : 8 CON LETRA:

CONCEPTO : 9

10 11

(+) COSTO

(+) I.V.A.

12 (-) DEVOLUCIÓN A TESORERÍA

CON RECIBO NÚM.

RETENCIÓN TOTAL

GF FN SF PG AI IPP PDA SP TG FF GE C

14

Servicio Postal Mexicano


Subdirección de Finanzas

Gerencia de Presupuesto

ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR GERENCIA DE PRESUPUESTO GERENCIA DE CONTABILIDAD

REVISÓ: Vo. Bo. Vo. Bo.

- - -

13

UR a b d=a+b-c

CIFRAS CONTROL

APLICACIÓN PRESUPUESTAL

CLAVE PRESUPUESTARIAIMPORTES

COSTO I.V.A.

DEBE HABER

CODIFICACIÓN

APLICACIÓN CONTABLE

CTA.SUB.

CTA.

SUB

SUB

CTA.

AUX. DOCUMENTO CONCEPTO

FOLIO NÚM.

SOLICITA AUTORIZÓ EGRESO

COMPROBACIÓN DE GASTOS

CLAVE






Instructivo de la Forma SPM-49

Comprobación de Gastos

CAMPO CONTENIDO

1 Anote la fecha de elaboración del documento (día, mes y año).

2 Anote clave y nombre del área solicitante.

3 Anote el No. de Gastos Sujetos a Comprobación. (Área de Cuentas por Pagar)

4 Anote No. de cheque con que se pagó.

5 Anote fecha de expedición.

6 Anote el número de folio, el cual será asignado por el Área de Cuentas por pagar.

7 Anote el nombre de quien comprueba.

8 Anote el importe en número y letra de lo que comprueba.

9 Anote breve explicación de la erogación.

10 Anote el nombre y firma del solicitante (Coordinador o Gerente en su caso).

11 Anote el nombre y firma del Subdirector o Director de Área.

12 Anote la aplicación contable. (Área de Cuentas por Pagar)

13 Anote la clave presupuestaria vigente y los importes de costo, IVA, retenciones y total.

14 Anote nombre y firma de responsable del Área de Cuentas por pagar por concepto de verificación, de aprobación de los Gerentes de Presupuesto y Contabilidad.






9. Vigencia

Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización, quedando sin efecto cualquier

disposición, ordenamiento, lineamiento, política o procedimiento que se anteponga al presente.

La Dirección Corporativa de Administración y Finanzas será competente para la interpretación,

aplicación y resolución de aquellas situaciones no previstas en el presente manual.

manual de procedimientos del fondo revolvente para gastos ... · el artículo 29 y 29 a del código...

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