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Guatemala, enero de 2018

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MODALIDAD COMPRAS DE BAJA CUANTIA

índiceAPROBACiÓN: 3

1. OBJETO: 3

2. ALCANCE: 3

3. REQUISITOSQUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS: 3

4. DESCRIPCIONDEL PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS y ADQUISICIONES DE UNIDADESADMINISTRATIVAS, TÉCNICASYOPERATIVAS DE LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE: 4

4.1. GESTiÓN DE REQUISICIÓN: 4

4.2. GESTiÓN DE COMPRA DE BIENESY SERVICIOSANTICIPADA: 5

4.3. GESTiÓN DE COMPRA DE BIENESY SERVICIOSCONTRA ENTREGADE PAGO: 7

5. COMPRAS y ADQUISICIONES DE ASOCIACIONES DEPORTIVASDEPARTAMENTALES DE LAFEDERACiÓN NACIONAL DE BOLlCHE: 8

6. RESGUARDODE EXPEDIENTESDE PAGO: 9

7. GASTOSPARA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DELCOMITÉ EJECUTIVODE LA FEDERACiÓNNACIONAL DE BOLICHE: 9

8. GASTOS POR PARTICIPACiÓN ENCAPACITACIONES, CONFERENCIAS,TALLERES,CLíNICASYOTRAS DILIGENCIAS ADMINISTRATIVAS REALIZADOS POR EMPLEADOS DE LA FEDERACiÓN

NACIONAL DE BOLICHE: 10

9. OBSERVACIONESGENERALES: 11

10. ASPECTOSNO CONSIDERADOS 11

11. VIGENCIA 11

12. ANEXOS 12

12.1. Forma UDAF-Q4-17 12

12.2. Forma UDAF-02-17 13

12.3. Forma UDAF-QS-17 14

1.1. Forma UDAF-Q4-2018 15


3. REQUISITOSQUE DEBENCUMPLIR LAS FACTURAS:• la factura debe ser autorizada por la Superintendencia de Administración

Tributaria -SAT• Adjuntar copia legible a toda factura térmica.• la factura debe corresponder al periodo fiscal vigente.• la factura debe estar a nombre de la Federación Nacional de Boliche Nit: 666990-

5.• la factura debe detallar los bienes o servicios adquiridos. (Según el sistema de

emisión de los proveedores).• Resolución autorizada por la SATvigente con su correlativo correspondiente.• la factura debe indicar el régimen de pago del impuesto sobre la renta del

proveedor.• las facturas no deben tener tachones, borrones o correcciones.• Elvalor en números debe ser igual al valor en letras.• Si la factura es cambiaria se debe adjuntar el recibo de caja correspondiente, al

momento de cancelar el pago.

2. ALCANCE:Este procedimiento aplica a todas las compras de bienes y servicios de la Federación Nacionalde Boliche que se efectúen en un solo acto por proveedor y por un precio de hasta veinticincomil quetzales (0.25,000.00); de conformidad a lo establecido en el artículo 43. Literal a)Decreto 9-2015 Reformas a la Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92 del Congresode la República.

1. OBJETO:El presente manual pretende normar, sistematizar, integrar y asignarresponsabilidades respecto a los procedimientos de modalidad de compras de bajacuantía:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEMODALIDAD DECOMPRAS DEBAJA CUANTíA:

APROBACiÓN:El Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Boliche, mediante puntovigésimoséptimo del acta 01-18CE de fecha 05/01/2018; aprueba el Manual de ProcedimientosdeModalidad Compras de Baja Cuantía de la Federación Nacional de Boliche, siendo elsiguiente:


ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPelON DE LASACTIVIDADESElaborar/firmar Solicitante Elabora la requisición mediante forma de requerimientoy consultar de materiales, suministros V servicios forma UDAF-04-17

(ver anexo), la firma y consulta a Encargadode Almacén oInventarios sobre existencias de los bienes requeridos.

Recibe Encargado de Recibe requisición mediante forma de requerimiento deAlmacén o de materiales, suministros V servicios UDAF-04-17 (verInventarios anexo), V verifica existencias de los bienes requeridos, si

hay en existencia la entrega, de no haber existencia indicaal solicitante V este prosigue con el procedimientoestablecido.

Elaborar/firmar Solicitante Elabora requisición mediante forma de requerimiento dey trasladar materiales y suministros forma UDAF-04-17 (ver anexo),

firmarla V trasladarla a su Jefe Inmediato adjuntandocómo mínimo 1 cotización (cuando aplique).

Aprobar" Jefe inmediato Aprueba o desaprueba la requisición mediante forma dedesaprobar y del solicitante requerimiento de materiales y suministros UDAF-04-17trasladar (ver anexo) V firmarla de aprobada V trasladarla para su

trámite respectivo y de desaprobarla la regresa alsolicitante con las observaciones correspondientes.

Aprobar" Gerente Aprueba o desaprueba la requisición mediante forma dedesaprobar y requerimiento de materiales y suministros UDAF-04-17trasladar (ver anexo) V firmarla de aprobada y trasladarla para su

trámite respectivo y de desaprobarla la regresa al jefeinmediato del solicitante con las observacionescorrespondientes.

Aprobar" Presidente Aprueba o desaprueba la requisición mediante forma dedesaprobar y Comité requerimiento de materiales V suministros UDAF-04-17trasladar Ejecutivo V/o (ver anexo) V firmarla de aprobada V trasladarla para su

4. DESCRIPCiÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS y ADQUISICIONES DEUNIDADES ADMINISTRATIVAS, TÉCNICAS Y OPERATIVAS DE LA FEDERACiÓNNACIONAL DE BOLICHE:

4.1. GESTiÓN DEREQUISICiÓN:Seelaborarárequerimiento de materiales, suministros y servicios forma UDAF-04-17enlos casos de materiales, suministros y servicios que no hayan sido incluidos en laprogramación cuatrimestral.

-


ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE lAS ACTIVIDADESContactar Solicitante Contactar con el proveedor para establecer el

procedimiento de entrega de bienes y pago.Establecer Proveedor Establece si el pago es contra entrega de bienes o

servicios <) entrega anticipada.Recibir Solicitante/ Recibenbienes, verificando que sea la cantidad facturada,

encargado de que estén en buen estado, que cumplan con lasalmacénl características que fueron cotizadas y facturadas, pidenencargado de certificado de garantía cuando corresponda, que no esténinventarios vencidas, en el caso de los servicios el solicitante extiende

carta de aceptación de servicios forma UOAF-02-17.RecibirItraslada r Solicitante/ Si la entrega de los bienes es con anticipación del pago,

encargado de recibe la factura verificando que cumpla con los requisitosalmacén/ establecidos en el numeral 2 y trasladar a Auxiliarencargado de Contable para recepción y entrega de contraseña.inventarios

Recibir/Extender Auxiliar Si la entrega de los bienes con anticipación del pago,Contable recibe la factura verificando que cumpla con los requisitos

establecidos en el numeral 2 y extiende la contraseñarespectiva. (De no cumplir rechaza la factura paracorrección).

Requerir Auxiliar Requerir al solicitante forma de requerimiento deContable materiales y suministros UDAF-04-17 (ver anexo), la

cotización, certificación del punto de acta autorizado por~// ) Página 5

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4.2. GESTiÓN DECOMPRA DEBIENESy SERVICIOSANTICIPADA:

~~ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MODALIDAD COMPRAS DE BAJA CUANTIA,

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Comité trámite respectivo y de desaprobarla la regresa al ,Ejecutivo Gerente con las observaciones correspondientes.

Trasladar Comité Traslada a Secretaria General para la elaboración deEjecutivo certificación del punto de acta de autorización.

Elaborar Secretaria Elabora la certificación del punto de acta de autorización yGeneral lo traslada a Secretario de Comité Ejecutivo para firma.

Firma Secretario de Firma la certificación del punto de acta de autorización yComité lo traslada a Secretaria General para seguir con el procesoEjecutivo respectivo.

Recibey Secretaria Recibe certificación del punto de acta de autorización y lotraslada General traslada al solicitante para proceder con la compra.Recibir Solicitante Recibe el requerimiento debidamente firmado y

acompañado de certificación de punto de acta deautorización por parte de comité Ejecutivo.

Recibe el expediente e inicia trámite conforme loestablecido en el Manual de Procedimientos de Cuentaspor pagar de la Federación Nacional de Boliche b deFondo Rotativo Interno de la Federación Nacional deBoliche, segúncorresponda y relaciona el NPG.

AuxiliarContable

Recibir

1. Modalidad de Ejecución: EjecuciónDirecta2. Fechade compra: Fechadel documento3. Modalidad: Compra de baja cuantía4. Descripción: Concepto de la factura5. NITProveedor6. Nombre del proveedor7. A. Seleccione tipo de documento: Documento de

respaldo.8. B. Seleccionar documentos a adjuntar

(certificación de punto de acta de certificación brequerimiento de bienes y servicios) y agregarlos.

9. Agregar comentario general de los documentosadjuntos.

10. Publicar11. Imprimir mensaje de publicación.

Adjuntar al expediente.

Publicar en el portal de Guatecompras-publicaciones NPGconsignando los siguientes datos:

AuxiliarContable

Publicar

de Recibe el expediente de compra y elabora Forma lHó "Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario" y la

de adjunta alexpediente de pago, razona la factura** y lotraslada a Auxiliar Contable.

Encargadoalmacénencargadoinventarios

Recibir

Traslada factura al encargado de almacén ó de inventariospara el respectivo registro e ingresos.

AuxiliarContable

Trasladar

el Comité Ejecutivo y carta de aceptación de servicios •forma UDAF-02-17en el caso de los servicios y los agregaa la factura.


Recibe el expediente e inicia trámite conforme loestablecido en el Manual de Procedimientos de Cuentas

AuxiliarContable

Recibir

12. Modalidad de Ejecución: EjecuciónDirecta13. Fechade compra: Fechadel documento14. Modalidad: Compra de baja cuantía15. Descripción: Concepto de la factura16. Nit Proveedor17. Nombre del proveedor18. A. Seleccione tipo de documento: Documento de

respaldo.19. B. Seleccionar documentos a adjuntar

(certificación de punto de acta de certificación orequerimiento de bienes y servicios) y agregarlos.

20. Agregar comentario general de los documentosadjuntos.

21. Publicar22. Imprimir mensaje de publicación.

Adjuntar al expediente.

Publicar en el portal de Guatecompras-publicaciones NPGconsignando los siguientes datos:

AuxiliarContable

Publicar

Requerir al solicitanteforma de requerimiento demateriales y suministros UDAF-04-17 (ver anexo), lacotización, certificación del punto de acta autorizado porel Comité Ejecutivo y carta de aceptación de serviciosforma UDAF-02-17en el caso de los servicios y los agregaa la factura.

AuxiliarContable

Requerir

Si la entrega de los bienes es contra entrega de pagorecibe la factura verificando que cumpla con los requisitosestablecidos en el numeral 2 y extiende la contraseñarespectiva. (De no cumplir rechaza la factura paracorrección).

AuxiliarContable

Recibir/Extender

Establece si el pago es contra entrega de bienes oservicios o entrega anticipada.

ProveedorEstablecer

Contactar con el proveedor para establecer elprocedimiento de entrega de bienes y pago.

SolicitanteContactarDESCRIPCION DE LASACTIVIDADESRESPONSABLE

-

ACTIVIDAD

4.3. GESTiÓN DECOMPRA DE BIENESY SERVICIOSCONTRA ENTREGADEPAGO:


Los gastos en concepto de alimentos, combustible, servicios de transporte, peajes,compra tiempo de aire, tintas y papelería necesarios para cubrir los eventos porentrenos deportivo os; presentados para su respectivo reintegro a través-.......

las empresas que presten el servicio de transporte deberán presentar seguro de vidapara pasajeros.

Los servicios de transporte por concepto de entrenos deberáncontar con acta denegociación.

LasAsociaciones Deportivas Departamentales de Boliche; son responsables de la ejecución desu propio presupuesto, el cual es aprobado en Asamblea General, sin embargo están obligadosa cumplir con ciertos requisitos y procedimientos en las compras de la modalidad de bajacuantía de la manera siguiente:

5. COMPRAS Y ADQUISICIONES DEASOCIACIONES DEPORTIVAS DEPARTAMENTALES DELA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE:

** Razonafactura: Se refiere a consignar en el anverso de las facturas el motivo de lacompra, firma del solicitante y consignar número de placas del vehículo cuandocorresponda.

Entrega cheque a proveedor, verificando que consignenombre y forma de quien recibe el cheque y fecha derecepción (Pedir recibo de caja cuando sea facturacambiaría).

Recibe el expediente de compra y elabora Forma lH"Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario" y laadjunta al expediente de pago y razona la factura·* y lotraslada a Encargadode Tesorería.

Traslada factura al encargado de almacén ó de inventariospara el respectivo registro e ingreso.

Reciben bienes, verificando que sea la cantidad facturada,que estén en buen estado, que cumplan con lascaracterísticas que fueron cotizadas y facturadas, pidencertificado de garantía cuando corresponda, que no esténvencidas, en el caso de los servicios el solicitante extiendecarta de aceptación de servicios forma UOAF-02-17.

Entregar

Recibir

Trasladar

Solicitante/ encargado dealmacén/encargado deinventarios

por pagar de la Federación Nacional de Boliche o deFondo Rotativo Interno de la Federación Nacional deBoliche, segúncorresponda y relaciona el NPG.

AuxiliarContableEncargado dealmacén óencargado deinventariosEncargado deTesorería

Recibir

-


Para hacer efectivo dichos reintegrosdeberán presentar facturas debidamenterazonadas,indicandomotivo del gasto, firma, nombre, sello y número de placa delvehículocuandoseapor conceptode parqueoy paraefectode reintegropor alimentación

• Alimentacióncuandocorrespondade lasiguientemanera:Almuerzosy cenashastapor unmonto deQ.175.00,desayunoshastapor un monto de Q.100.00y refaccioneshastaporunmontoQ.50.00.

• Parqueo.

Seautorizagastosbajo la figura de reintegro,asícomopagodirecto a proveedora cadaunode losmiembrosdel ComitéEjecutivode la FederaciónNacionalde Boliche(a excepcióndelSeñor Presidentedel Comité Ejecutivode la Federacióna quien se le asignanGastosdeRepresentación)que participen en capacitaciones, conferencias, talleres, clínicas,reuniones administrativas, asambleas ordinarias y extraordinarias y otras diligenciasadministrativas debidamente justificadasen conceptode:

7. GASTOS PARA GESTiÓN ADMINISTRATIVA DEl COMITÉ EJECUTIVO DE LAFEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE:

6. RESGUARDODE EXPEDIENTESDE PAGO:• Losexpedientes de pago, deben archivarse en forma cronológica en el archivador

de caja fiscal correspondiente.• Deben estar resguardados en un lugar, seguro y de fácil acceso.• los archivadores deben estar debidamente identificados.

Losgastos en concepto de compra de implementos deportivos, mobiliario y equipo yotros servicios no personales que no hayan sido presupuestados; presentados parapago directo a proveedor a través de comprobantes únicos de registro, deberá contarcon la respectiva autorización del Comité Ejecutivo de la Asociación correspondiente,solicitud de visto bueno sobre la compra dirigida al Comité Ejecutivo de la FederaciónNacional de Boliche y punto de acta de autorización de compra de Comité Ejecutivo dela Federación Nacional de Boliche; este proceso deberá realizarse antes de efectuarsela compra o adquisición del servicio.

de fondo rotativo interno o para el pago directo a proveedor a través decomprobantes únicos de registro, deberá contar con la respectiva autorización delComité Ejecutivo de la Asociación correspondiente, para lo cual deberá adjuntarcertificación de punto de acta de autorización, listado de beneficiarios cuandocorresponda (Transporte y alimentación).


Queda a criterio de GerenciaOtros destinosQ.30.00SAT

Q.30.00Residenciasde Presidente y Tesorero del Comité Ejecutivo.

Q.30.00SEGEPLAN,Congresode la República, Contraloría General deCuentas zona 1,Ministerio de FinanzasPúblicas.

Q.40.00Contraloría General de Cuentas zona 13

Q.l0.00Metrobowl y bancos en zona 15

ENTIDAD MONTO A REINTEGRARIDAy VUELTAQ.30.00CDAGóCOG

Tabla para reintegro en concepto de combustible:

Dichos reintegros deben estar previamente autorizados por el Gerente de la FederaciónNacional de Boliche; mediante forma de reintegro de gastos forma UDAF-QS-17.(Seexceptúade llenar dicha forma a la persona encargada de realizar tareas propias de mensajería).

Se autoriza el reintegro de gastos en concepto de parqueo, alimentación {Almuerzo y cenashasta por un monto de Q.60.00, desayunos, Q. 45.00 Y refacciones hasta por un monto deQ. 25.00; el combustible según tabla adjunta a empleados de la Federación Nacional deBoliche que participen en capacitaciones, conferencias, talleres, clínicas y otrasdiligencias administrativas para lo cual deberán adjuntar facturas debidamenterazonadas, indicando motivo del gasto, firma, nombre, sello (cuando aplique) y número deplaca del vehículo (cuando aplique); listado de beneficiarios (cuando sean más de tresbeneficiarios de alimentos), asimismo haber sido pagadasal proveedor en efectivo.

8. GASTOS POR PARTICIPACiÓN EN CAPACITACIONES, CONFERENCIAS, TALLERES,CLíNICAS y OTRAS DILIGENCIAS ADMINISTRATIVAS REALIZADOS POR EMPLEADOS DELA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE:

• Combustible según monto mensualaprobadoen punto de acta establecida al inicio de cadaejercicio fiscal, hasta por un monto de Q.2,300.00 mensuales por actividades debidamentejustificadas y para el efecto utilizaran la forma UDAF-04-2018 "Control de reintegros decombustible para miembros de Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Boliche",debidamente llena y justificando cada factura con las respectivas actividades realizadas;asimismo las facturasdeben ser razonadas, indicando motivo del gasto, firma, nombre,sello y número de placa del vehículo y haber sido pagadasal proveedor en efectivo.

adjuntar listado de beneficiarios Forma UDAF-01-17 (cuando sean más de tres (03)beneficiarios, asimismo haber sido pagadasal proveedor en efectivo.


Dado en la Federación Nacional de Boliche, a los cinco días del mes de enero del añodos mil dieciocho.

Elpresente manual empieza a regir el 06de enero de 2018.

11. VIGENCIA.

Cualquier situación no prevista en el presente manual, será resuelta por la Unidad deAdministración Financiera posteriormente por gerencia y de ser necesario por elComité Ejecutivo de la Federación Nacional de Boliche.

10. ASPECTOS NO CONSI DERADOS.

La presentación de facturas para reintegros por medio de fondo rotativo o para proceso depago por medio de Comprobantes Únicos de Registro, no deberá exceder de un (01) mesdespués de haberse realizado el gasto, sin embargo el reintegro del mismo queda sujeto adisponibilidad financiera, la cual deberá ser justificada.

9. OBSERVACIONESGENERALES:


Va. Bo. PresidenteComite Ejecutivo:OrlClnal: EncargadodeAlmacénCoplas: Solicitante

AuxiliarContableGerente

Vo. BO.Gerente:

Va. Bo. Jefe Inmediato: ---------------------------------------

Nombre delSolicitante:

Firma del solicitanteUnidad:

Guatemala, de de _

Cantidad Cantidad Cantidad RecibíSolicitada Autorizada Descripción Entregada Conforme

FEDERACiÓNNACIONALDEBOLICHEGUATEMALAREQUERIMIENTO DEMATERIALES,SUMINISTROS YSERVICIOS

ALMACEN DE MATERIALESYSUMINISTROS

FORMA UDAF-04-17

12. ANEXOS.12.1. Forma UDAF-04-17.


Miembro de Comité Ejecutivo

VO.Bo.

FIRMA y SELLO.

PUESTODELSOLICITANTE.

NOMBRE

Atentamente,

Por medio de la presente se hace de su conocimiento que los servicios de DESCRIPCIÓNDEL SERVICIO, efectuados (realizados) por la empresa NOMBRE DE LA EMPRESA, utilizados paraDESCRIPCiÓNDELUSO DELSERVICIO, en LUGAR DONDE SEPRESENTEELSERVICIO,según facturaNO. DE FACTURA, fueron recibidos a entera satisfacción.

Departamento de Contabilidad:

Señores

Guatemala, día mes y año

CORRELATIVO (de Asoc.)

CARTA DESATISFACCiÓN

FORMA UDAF-02-1712.2. FormaUDAF-02-17.Colocar Logo de Asociación)


SolicitanteCopla:

Expedientede pagoOriainal:

Vo. BO.Gerente:

Vo. Bo. Jefe Inmediato:

Firma del solicitante

Nombre del Solicitante:

Guatemala, de de. _

SI NO

1------------11 BDocumentación de soporteFacturasdebidamente razonadasIObservaciones:

51NO

Autorización de combustible:

BSINO

Autorización de parqueo:

BSINO

Autorización de almuerzo:

AUTORIZACION DE REINTEGROA EMPLEADOS DE LA FEDERACiÓN NACIONALDE BOLICHE

QUE PARTICIPEN EN CAPACITACIONES, CONFERENCIAS. TAUERES, CÚNICAS y OTRAS DIUGENCIAS(Autorizado en numeral 7 Manual de Procedimientos de Comprasde Modalidad de BajaCuantía)

Actividad en la que participa:

FORMA UDAF-OS-17

12.3. Forma UDAF-OS-17.


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30. Calle 2-80Valles de Vista Hermosa,zona 15.Tels.: (502)2369-4170 Guatemala, [email protected]

AOA NÚMEROUNO (1-18 C.E.)En la ciudad de Guatemala el cinco del mes de enero del año dosmil dieciocho, reunidos en las Oficinas que ocupa la Federación Nacional de Boliche, ubicados en latercera calle, dos guion ochenta de la zona quince de esta ciudad, los señores: Roberto GiovanniRuedaAlvarado, Presidente; Nery Alberto GarcíaDiaz, y Wagner Roberto LópezSagastume,con elobjeto de hacer constar lo siguiente: PRIMERO: VIGÉSIMOSÉPTIMO:Análisis, modificaciónde manual de compras de baja cuantía. El Comité Ejecutivo, conoce, analiza y aprueba lamodificación del manual de compras de baja cuantía, Se traslada a la Unidad de AdministraciónFinanciera, para que proceda a realizar lasgestiones correspondientes

El INfRASCRITOSECRETARIODel COMITÉEJECUTIVODELA FEDERACiÓNNACIONALDEBOLICHECERTIFICA:QUEPARAELEFECTOHA TENIDOA LA VISTAELLIBRODEACTAS DE LAFEDERACiÓNNACIONALDEBOLICHE,AUTORIZADOPORLACONTRALORíAGENERALDECUENTAS,ENELCUALSE REGISTRAEL AOA NÚMERO UNO (1-18-C.E.), y EL PUNTO: VIGÉSIMO SÉPTIMO, QUELITERALMENTEDICE:

Certificación Número 009-2018·CE-FNB

GUATEMALAFEDERACION NACIONAL DE BOLICHE

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