manual de procedimientos de la direcciÓn de registro … · 2017. 3. 27. · ð•reglamento...

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COLEGIO DE BACHILLERES DE TABASCODIRECCIÓN DE REGISTRO

Y CONTROL ESCOLAR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDE LA DIRECCIÓN DE REGISTRO

Y CONTROL ESCOLAR

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Y CONTROL ESCOLAR

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN. ………………………………………………………………

OBJETIVO GENERAL DE LA DIRECCIÓN…………………………………

MARCO JURÍDICO………………………………………………………………

ALCANCES.………………………………………………………………………

POLÍTICAS………………………………………………………………………..

FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA DIRECCIÓN…...……………………….

ESTRUCTURA ORGÁNICA…………………………………………………….

DEPARTAMENTO DE MATRICULACIÓN Y CERTIFICACIÓNPROCEDIMIENTO 1. ASIGNACIÓN DE MATRICULASOBJETIVO…………………………………………………………………………

POLÍTICAS………………………………………………………………………..

DESARROLLO DE ACTIVIDADES…………………………………………….

DIAGRAMA DE FLUJO………………………………………………………….

PROCEDIMIENTO 2. CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEACREDITACIÓNOBJETIVO………………………………………………………………………..

POLÍTICAS……………………………………………………………………….

DESARROLLO DE ACTIVIDADES……………………………………………

DIAGRAMA DE FLUJO…………………………………………………………

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Y CONTROL ESCOLAR

DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLARPROCEDIMIENTO 1. VALIDACIÓN DE ACTAS Y BOLETAS DEEVALUACIÓNOBJETIVO…………………………………………………………………………

POLÍTICAS………………………………………………………………………..



PROCEDIMIENTO 2. INTEGRACIÓN DE CERTIFICADOS ALARCHIVO HISTÓRICO DE CONTROL ESCOLAROBJETIVO………………………………………………………………………..

POLÍTICAS……………………………………………………………………….



DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN Y ASESORIAPROCEDIMIENTO 1. COORDINACIÓN DE AFILIACIÓN DE ALUMNOSAL IMSSOBJETIVO…………………………………………………………………………

POLÍTICAS………………………………………………………………………..



PROCEDIMIENTO 2. SUPERVISIÓN Y ASESORÍA EN MATERIAESCOLAR A PLANTELES

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Y CONTROL ESCOLAR

OBJETIVO………………………………………………………………………..

POLÍTICAS……………………………………………………………………….



DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESTUDIANTILESPROCEDIMIENTO 1. CAMBIO DE PLANTELOBJETIVO…………………………………………………………………………

POLÍTICAS………………………………………………………………………..



PROCEDIMIENTO 2. BECA ACADÉMICAOBJETIVO………………………………………………………………………..

POLÍTICAS……………………………………………………………………….



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Y CONTROL ESCOLAR

INTRODUCCIÓN

Este manual de procedimientos constituye un instrumento de apoyo para la Dirección

de Registro y Control Escolar y demás unidades administrativas ya que contiene la

descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de

cada departamento que la conforman.

Para su desarrollo, se presenta cada procedimiento con su objetivo particular, las

políticas o norma de operación, descripción de las operaciones, diagrama de flujo,

formatos e instructivo de llenado y firmas de validación.

Este documento deberá ser revisado periódicamente y realizar las modificaciones

que se requieran en las estructuras organizacional y funcional, a fin de que norme

adecuadamente la operación real del COBATAB y de esta manera mantenerlo

actualizado.

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Y CONTROL ESCOLAR

OBJETIVO GENERAL

Dirigir, controlar y supervisar la operación general y especifica de los sistemas de

registro escolar, que permitan describir en términos cuantitativos y cualitativos la

evolución unitaria y grupal del servicio educativo, así como promover lineamientos

orientados a normar el ingreso, permanencia y egreso de los alumnos, mediante la

sistematización oportuna, eficiente y confiable de los servicios de tramites escolares

del COBATAB.

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Y CONTROL ESCOLAR

MARCO JURÍDICO

A. Federal Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012.

Ley General de Educación.

Ley Federal del Trabajo.

Ley Federal de Transparencia y de Acceso a la Información PúblicaGubernamental.

Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública.

Acuerdos números 442, 444, 445, 447, 449, 450, 478, 480, que regulan losservicios de los particulares que brindan educación de tipo media superior.

Normas de Control Escolar para Sistemas que integran el Sistema Nacionalde Bachillerato

B. Estatal Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tabasco.

Plan Estatal de Desarrollo 2007-2012

Ley de Educación del Estado de Tabasco.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Tabasco.

Ley Estatal de los Trabajadores al Servicio del Estado.

Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública del Estado deTabasco.

Ley Estatal de Planeación.

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco.

Ley Orgánica del Colegio de Bachilleres de Tabasco.

Programa Sectorial Estatal 2007 - 2012

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Y CONTROL ESCOLAR

C. Institucional Reglamento Interior del Colegio de Bachilleres de Tabasco.

Reglamento Escolar del Colegio de Bachilleres de Tabasco.

Reglamento de las Asociaciones de Padres de Familia.

Reglamento de Incorporación y Permanencia de Escuelas Particulares.

Manual de Organización del Colegio de Bachilleres de Tabasco.

Contrato Colectivo de Trabajo 2008 - 2009

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Y CONTROL ESCOLAR

ALCANCES

Este documento, es de observancia obligatoria para el personal asignado a la

Dirección de Registro y Control Escolar del Colegio de Bachilleres de Tabasco,

aplicable a los procesos que emanan de la normatividad que rige a dicha área.

Igualmente es de observancia general para aquellos que interactúan de forma

institucional con el COBATAB, específicamente en las funciones atribuibles por

reglamento u otro ordenamiento a la Dirección de Registro y Control Escolar.

Tiene sus alcances en los Planteles Oficiales, EMSaD, BI, CEA, UNA, Asociaciones

de Padres de Familias y Escuelas Particulares incorporadas. Y de forma institucional,

con dependencias y organismos de los tres órdenes de Gobierno.

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Y CONTROL ESCOLAR

POLÍTICAS

A continuación se enumeran las políticas generales aprobadas para el presente

manual, y que deberán cumplirse para el buen funcionamiento de la Dirección de

Registro y Control Escolar y de sus departamentos:

El presente manual deberá permanecer a disposición del personal adscrito a la

Dirección de Registro y Control Escolar.

El documento estará a disposición en la oficina de la Dirección de Registro y

Control Escolar y en cada uno de los Departamento que la conforman, en un

lugar visible y de fácil consulta.

Los formatos no disponibles deberán solicitarse al Titular de la Dirección de

Registro y Control Escolar.

Los cambios que se efectúen en los formatos que no afecten las actividades

de los procesos, deberán ser autorizados por el Titular de la Dirección de

Registro y Control Escolar y sustituidos en el presente documento para su

difusión.

El presente documento deberá ser revisado y actualizado, en su caso,

anualmente, notificando a las áreas correspondientes.

Deberá conservarse bajo resguardo del Titular de la Dirección de Registro y

Control Escolar en medio magnético

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Y CONTROL ESCOLAR

FUNCIONES ESPECÍFICAS

- Supervisar el buen funcionamiento y organización de los controles escolares de

planteles oficiales e incorporados y asesorar sobre el uso legal y correcto de la

documentación y trámites, implementar programas de trabajo que de manera

permanente permitan evaluar el aprovechamiento académico de los alumnos del

subsistema.

- Dirigir y ejecutar las tareas propias de la asignación de matrícula a la población

estudiantil, del subsistema, así como la verificación y evaluación de la

documentación que acredita la escolaridad del estudiante y la expedición de

certificados.

- Ejecutar y proporcionar los servicios de asesoría que demandan los planteles

oficiales y particulares incorporados en materia de trámites académicos y

escolares.

- Ejecutar y supervisar las tareas correspondientes al manejo, operación y custodia

general del archivo escolar del subsistema desde su admisión, para la integración

del historial académico de cada alumno

- Elaborar el calendario escolar para su posterior publicación.

- Elaborar periódicamente informes sobre las actividades realizadas a la Dirección

General.

- Planear la asignación de recursos humanos, materiales, financieros y de equipo

requeridos para la operación del programa operativo anual del COBATAB en

materia de Control Escolar.

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Y CONTROL ESCOLAR

- Fortalecer y consolidar el sistema de administración escolar considerando los

procesos homogéneos de planeación, programación, ejecución y evaluación.

- Supervisar las actividades de las áreas a su cargo de acuerdo con las normas,

lineamientos y procedimientos establecidos, participar en la integración de las

normas y lineamientos de acuerdo a lo establecido por la Dirección General.

- Impulsar la formación y capacitación del personal adscrito a los servicios

escolares para lograr la excelencia y profesionalismo del mismo.

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Y CONTROL ESCOLAR

ESTRUCTURA ORGÁNICA

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Y CONTROL ESCOLAR

DEPARTAMENTO DE CERTIFICACIÓN Y MATRICULACIÓN

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Y CONTROL ESCOLAR

PROCEDIMIENTO 1. ASIGNACIÓN DE MATRICULAS

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Y CONTROL ESCOLAR

OBJETIVO:La asignación de la matricula, es con el propósito de identificar el periodo y año en

que inicia sus estudios el alumno en el nivel medio superior en el sistema COBATAB.

POLÍTICAS:

- La matrícula es asignada por la Dirección de Registro y Control Escolar, dato que

identifica oficialmente a un alumno del COBATAB y deberá ser usada en todos

los trámites escolares realizados por el estudiante.

- Consta de diez caracteres: los dos primeros del año en el cual se asigna, el

tercero la letra del periodo de inscripción, el cuarto un guión y los seis últimos

correspondientes al número de control que se le asigna; en el caso de inscripción

por revalidación o equivalencia de estudios en los últimos seis caracteres uno de

ellos corresponde a la letra E que identifica el trámite realizado.

- En el sistema escolarizado su vigencia es equivalente a diez semestres, en caso

de vencimiento de la vigencia, el estudiante debe continuar sus estudios en el

Sistema de Enseñanza Abierta del COBATAB

- Esta asignación de matricula se da en los meses de de Julio-Agosto y Enero-

Febrero. Teniendo una vigencia de 10 semestres.

I.- Asignación de matriculas de Primer Semestre:

Se asigna a los aspirantes aceptados que cumplen los requisitos de inscripción en

los planteles que constituyen el subsistema COBATAB.

En los planteles oficiales escolarizados y de Educación Media Superior a Distancia

la matrícula se asigna directamente al acreditar el aspirante el examen de

admisión. El Centro de Enseñanza Abierta, los planteles que funcionen con la

modalidad de Sistema de Enseñanza Abierta y los planteles particulares

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Y CONTROL ESCOLAR

incorporados al COBATAB, deben solicitar por disquete la asignación de sus

matrículas de inscritos en primer semestre del periodo escolar que se trate al

finalizar las primeras dos semanas posterior al inicio oficial de clases.

2.- Asignación de matriculas por Estudio Académico:Se asigna a todos los estudiantes que provengan de otro País, Estado o Subsistema

para ingresar en algún plantel perteneciente o incorporado al COBATAB, así como

aquellos que habiendo estudiado en el subsistema, desean continuar sus estudios

nuevamente y el plan de estudios que cursaron no está vigente, debiendo el último

plantel donde estudió, entregarle sus boletas de calificaciones originales.

DESARROLLO DE ACTIVIDADESI.- Asignación de matriculas de Primer Semestre

Etapas Desarrollo de Actividades Responsable

01 Presenta la documentación en el plantel para

su ingreso

Aspirante

02 Revisa y verifica la autenticación de la

documentación presentada por el alumno para

su aceptación.

Jefe de Control Escolar

del Plantel

03 Asigna las matrículas a los aspirantes

aceptados en los diversos Planteles del Colegio

de Bachilleres.

Dirección de Registro y

Control Escolar

2.- Asignación de matriculas por Estudio Académico:


01 Se Presenta en el departamento de Aspirante

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Y CONTROL ESCOLAR


Matriculación y Certificación, con documentos

probatorios de estudios parciales de

bachillerato a realizar el estudio académico.

02 Revisa y verifica la autenticación de la

documentación presentada por el alumno para

su aceptación.

Jefe de departamento

03 Emitido el estudio académico, se asigna la

matricula en el plantel solicitado.

Jefe de departamento

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Y CONTROL ESCOLAR

DIAGRAMA DE FLUJOI.- Asignación de matriculas de Primer Semestre:

DIRECCION DEREGISTRO YCONTROLESCOLAR(DRCE)

OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL ESCOLARDEL PLANTEL

ASPIRANTE

Presenta elaspirante la

documentaciónoriginal

Envía oficioComunicandoEl final deltrámite

Revisa la fecha de emisión del certificado desecundaria que sea igual o menor a la autorizadaPor la Secretaría de Educación, para que no seconfigure la invasión de ciclo escolar.

Tiene prórroga hastaLa segunda semana de

Noviembre paraPresentar el certificado

original

2

1

Inicio

Se asigna la matrículay se integran los datos

en el SIADCE

SI

NO

Proceso de asignación de matrícula a primer semestre, deaspirantes que acreditaron el proceso de admisión.

•Certificado de secundaria confecha de terminación deestudios igual o menor a laautorizada por la Secretaríade Educación•Carta de buena conducta dela secundaria•Acta de nacimiento•Fotografías

Documentos originales paraInscripción a primer semestre

TieneInvasión de

Ciclo escolar

SI

NO

Le notifica poroficio la bajadefinitiva alaspirante y su tutory turna copia ala DRCE

Presentó elaspirante la


NO

SI

08B-000999

2

FIN

FIN

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Y CONTROL ESCOLAR

2.- Asignación de matriculas por Estudio Académico:

DIRECCION DEREGISTRO YCONTROLESCOLAR (DRCE)

P LANTEL DONDE ELASP IRANTE SOLICITA

SU INGRESO

DIRECCION ACADEM ICA

Presentó elSolicitante la


Proporcionael dictamen

Revisa el resultado y en basea los lineamientos determinael semestre de inscripción yverifica si existe cupo; si es asíFirma y sella de conformidadel dictamen y regresa alSolicitante a la Dirección deRegistro y Control Escolar

El dictamen no se llevaa efecto hasta presentarla documentaciónoriginal

Genera oficio deinscripcióny asignaMatrícula para elplantel solicitado

Inicio

Integra los datosen el SIADCE

FIN

SI

NO

•Certificado Incompleto de estudiosde la institución de la cual provengaO, boletas de calificacionessi procede del COBATAB; originaly fotocopia.Tres fotografías tamaño infantilPago respectivo en el banco

Documentos originales parael estudio académico

08B-E00360

Inicio

DIRECCIÓN DE REGISTRO YCONTROL ESCOLAR

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Y CONTROL ESCOLAR

PROCEDIMIENTO 2. CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEACREDITACIÓN

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Y CONTROL ESCOLAR

OBJETIVOS:Sistematizar los procesos de emisión de los documentos de acreditación de los

estudios realizados por los alumnos del Colegio de Bachilleres de Tabasco.

POLÍTICAS:El Control Escolar del plantel debe enviar la base de datos con la información de los

estudiantes que acreditaron todas las asignaturas de bachillerato en el COBATAB.

DESARROLLO DE ACTIVIDADES


01 Envía la base de datos conteniendo la información

de los alumnos a egresar al Departamento de

Matriculación y Certificación.

Control Escolar del

plantel

02 Revisa y verifica la base de datos, la cual debe

contener en el historial académico, todas las

asignaturas acreditadas para proceder a la emisión

del certificado, el cual es devuelto al plantel.

Jefe de

Departamento

03 El certificado emitido es validado por el director del

plantel con firma y sello pertinente, posteriormente

es enviado al Departamento de Matriculación y

Certificación.

Director del plantel

04 Se verifica que el certificado contenga los siguientes

requisitos: firma y sello del director del plantel,

boletas de calificaciones que acrediten el nivel

medio superior, posteriormente se envía al Director

de Registro y Control Escolar para su firma y sello.

Jefe deDepartamento

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Y CONTROL ESCOLAR


05 Se envía al Director General del COBATAB para su

firma y sello.

Jefe deDepartamento

06 El certificado es regresado al plantel para ser

entregado al egresado

Director del plantel

Fin del Procedimiento

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Y CONTROL ESCOLAR

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

El Control Escolar delplantel Envía la base de

datos al Departamento deMatriculación yCertificación.

El Jefe de DepartamentoRevisa y verifica la base

de datos, todas lasasignaturas acreditadas

para proceder a laemisión del certificado

Se devuelve al plantel parasu validación por el director

del plantel, firma y sellopertinente, posteriormente esenviado al Departamento deMatriculación y Certificación.

No

Si

Se regresan alplantel para su

corrección.

FIN

Procede

Se verifican que contenga lossiguientes requisitos: firma ysello del director del plantel y

se envía al Director deRegistro y Control Escolar

para su firma y sello.

Se envía al DirectorGeneral del COBATABpara su firma y sello.

El certificado esregresado al plantel

para ser entregado alegresado

PLANTEL DIRECCIÓN DE REGISTROY CONTROL ESCOLAR

PLANTEL

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Y CONTROL ESCOLAR

DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR

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Y CONTROL ESCOLAR

PROCEDIMIENTO 1. VALIDACIÓN DE ACTAS Y BOLETAS DEEVALUACIÓN

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Y CONTROL ESCOLAR

OBJETIVOS:Validar y Certificar las actas y boletas de evaluación ordinarias, extraordinarias, y

especiales de todos los alumnos del subsistema

POLÍTICAS:Controlar el trámite y expedición de documentos sobre la escolaridad de los alumnos,

conforme a las normas y procedimientos establecidos.



01 Recibe de todos los planteles oficiales y particulares

incorporados a este Subsistema, separadas en legajos,

las originales de las copias de actas y boletas de

calificaciones.

Jefe de

departamento

02 Se registra en hoja electrónica, se empieza el trámite de

acuerdo a la fecha de ingreso, se cotejan que estén

debidamente firmados, sellados y que las calificaciones,

periodo, semestre, matricula, y que los nombres del

alumno, docente y de las autoridades del plantel, estén

correctamente capturados.

Jefe de

departamento

03 Sí todo esta debidamente capturado, se validan, para esto

se sellan las boletas, la que se integra al expediente,

como la que se le proporciona al alumno; de las actas, al

plantel se le devuelve debidamente validadas, la que

deberá de integrar a su archivo histórico para consulta y

posteriores trámites.

Jefe de

departamento

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Y CONTROL ESCOLAR


04 Terminado el proceso, el acta y boleta original se

clasifican por plantel, turno, semestre, periodo, para

integrar al archivo histórico, el cual funciona en el área

asignado a la Dirección de Registro y Control Escolar,

dentro del almacén general del COBATAB.

Jefe de

departamento


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Y CONTROL ESCOLAR

DIAGRAMA DE FLUJO

DEPARTAMENTO DECONTROL ESCOLAR

DIRECCIÓN DE REGISTROY CONTROL ESCOLAR

PLANTEL

INICIO

El departamento recibelegajos, de actas y

boletas.

Se registra y se cotejan

Se validan y se clasificanpor plantel, turno,

semestre, período, paraintegrar el archivo histórico.

No

Si

Se regresan alplantel para su

corrección.

FIN

Procede

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Y CONTROL ESCOLAR

PROCEDIMIENTO 2. INTEGRACIÓN DE CERTIFICADOS ALARCHIVO HISTÓRICO DE CONTROL ESCOLAR

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Y CONTROL ESCOLAR

OBJETIVOS:Contar con el registro académico de los alumnos que estudiaron en el Colegio de

Bachilleres de Tabasco.

POLÍTICAS:Resguardar, organizar y controla la información que integra el archivo histórico

escolar.



01 Recibir del Departamento de Matriculación y Certificación,

copias fieles de Certificados de los egresados de todos los

planteles, con sus respectivas relaciones.

Jefe de

departamento

02 Cotejar que estén debidamente firmados, sellados y que

la foto presente el troquel.

Jefe de

departamento

03 Archivar por plantel y turno en carpetas registradoras,

colocándoles su relación correspondiente.

Jefe de

departamento

04 Se resguardan en archiveros, para que sirvan de consulta

cuando se requiera elaboración de duplicados, así como

verificación de autenticidad.

Jefe de

departamento


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Y CONTROL ESCOLAR

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Recibe relación y copias fielesde Certificados de los planteles.

Cotejar que estén firmados,sellados y que la foto presenteel troquel.

No

Si

Se regresan para su corrección.

Se resguardan en archiveros

FIN

Procede

DEPARTAMENTO DE MATRICULACIÓNY CERTIFICACIÓN DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR

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Y CONTROL ESCOLAR

DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN Y ASESORÍA

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Y CONTROL ESCOLAR

PROCEDIMIENTO 1. COORDINACIÓN DE AFILIACIÓN DE ALUMNOSAL IMSS

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Y CONTROL ESCOLAR

OBJETIVOS:Cumplir con el derecho a los servicios de salud para estudiantes, que por decreto

Presidencial otorga el Instituto Mexicano del Seguro Social.

POLÍTICAS:Por decreto Presidencial, todos los alumnos del Nivel Medio Superior tienen el

derecho de los servicios médicos que le ofrece el Instituto Mexicano del Seguro

Social.

Los tramites de incorporación del alumno al IMSS, se realizan cuando el alumno

cuanta con matricula asignada por la institución y culmina, cuando se le hace entrega

de su número de registro y su aviso automático de alta; para que de inmediato acuda

a la clínica asignada por el IMSS.



01 Elabora la relación de los alumnos inscritos no afiliados al

I.M.S.S. y la remite a la D.R.C.E. J.O.R.C.E.

02 Recibe la relación de alumnos no afiliados al IMSS, impresa

en duplicado y medio magnético, revisa que este bien y

envía al IMSS, impresa en formato oficial y respaldado en

archivo electrónico.

J.D.

03 Analiza la documentación, si cumple los lineamientos,

asigna número de afiliación y emite la relación procesada y

los avisos automáticos.

I.M.S.S.

04 Recibe las relaciones de los alumnos procesadas y avisos

automáticos de alta del I.M.S.S. y entrega al plantel J.D.

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Y CONTROL ESCOLAR


05Recibe la relación de alumnos procesada y avisos

automáticos y los entrega a los alumnos, para que acudan

a abrir su expediente en la clínica asignada

J.O.R.C.E.

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Y CONTROL ESCOLAR

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

El Control Escolar delplantel elabora la relaciónde los alumnos inscritosno afiliados al I.M.S.S. y

la envía a la D.R.C.E.

El Jefe de Departamentorecibe la relación de

alumnos no afiliados alIMSS, revisa que estebien y envía al IMSS

El Control Escolar del plantelrecibe la relación de

alumnos procesada y avisosautomáticos y los entrega a

los alumnos, para queacudan a abrir su expediente

en la clínica asignada

FIN

El Jefe de Departamentorecibe las relaciones de los

alumnos procesadas y avisosautomáticos de alta del

I.M.S.S. y entrega al plantel

El IMSS procesa ladocumentación, asignanúmero de afiliación y

emite los avisosautomáticos.

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Y CONTROL ESCOLAR

PROCEDIMIENTO 2. SUPERVISIÓN Y ASESORÍA EN MATERIAESCOLAR A PLANTELES

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Y CONTROL ESCOLAR

OBJETIVOS:Acudir a los planteles para auxiliar en lo concerniente a la integración adecuada de

los expedientes de los alumnos, de manera tal que no existan faltantes de

documentos que causen detrimento a los alumnos cuando necesiten realizar

cualquiera un trámite escolar.

POLÍTICAS:La finalidad de la Dirección de Registro y Control Escolar, es la de brindar las

herramientas necesarias al personal que labora en la Dirección General y

específicamente en las escuelas oficiales y particulares incorporadas, para que

brinden una atención acorde con los tiempos.

Al implementar las visitas a los diferentes planteles del COBATAB, nos permite

conocer que estado guardan los expedientes de los alumnos, asesorando

directamente en caso de ser necesario.


Etapas Actividades Responsable

01Calendariza las visitas de supervisión a los planteles, a los

expedientes de los alumnos en materia de control escolar.

J.D.

02 Expide los oficios de comisión al personal supervisor y

Solicita transporte y chofer a la Dirección Administrativa

(D.A.).

J.D.

03 Recibe la solicitud de transporte y de chofer, los Oficios de

comisión del personal de la D.R.C.E. y autoriza.

J.D.

04 Expide el oficio notificando al Director del plantel, la fecha,

hora y número de supervisores comisionados así como las

J.D.

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Y CONTROL ESCOLAR

Etapas Actividades Responsable

actividades a desarrollar.

05 Director de Plantel: Recibe la notificación de la supervisión

y del personal comisionado; accediendo a la supervisión.

J.O.R.C.E.

06 Realiza la supervisión correspondiente a los expedientes de

los alumnos, al concluirla, elabora la minuta con las

incidencias encontradas.

J.D.

07 Director de Plantel: Firma la minuta de incidencias

encontradas, y recibe copia.

J.D.

08 De ser necesario, dirige el oficio al Director del plantel,

otorgando plazo para Solventar incidencias

J.D.

09 Director de Plantel: Recibe el oficio con plazo para

Solventar incidencias, y realiza la solventación, notificando

a D.R.C.E. su cumplimiento.

J.O.R.C.E.

10 Director del Plantel: Emite el oficio de solventación de

observaciones.

J.O.R.C.E.

11 Recibe del plantel, el oficio de cumplimiento de la

solventación y verifica la misma.

J.D.

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Y CONTROL ESCOLAR

DIAGRAMA DE FLUJO

DIRECCIÓN DEREGISTRO Y

CONTROL ESCOLAR

DIRECCIÓNADMINISTRATIVA

PLANTEL

1. Calendarización desupervisiones a planteles

2. Expedición de oficios decomisión y solicitud de

transporte y chofer

4. Expedición de oficios alDirector del Plantel coninforme de supervisión

INICIO

6. Supervisión yelaboración de minuta deincidencias encontradas

supervisión

8. Existenobservacio

nes

11. Recepción deoficio de solventacióndel plantel y verifica

3. Recibe la solicitud detransporte y oficios decomisión y autoriza.

FIN

5. Recibe notificación desupervisión

7. Firma minuta deincidencias y recibe copia

9. Recibe oficio con plazopara solventar incidenciasy realiza la solventación

10. Emite oficio desolventación de las

observaciones

SI

NO

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Y CONTROL ESCOLAR

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESTUDIANTILES

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Y CONTROL ESCOLAR

PROCEDIMIENTO 1. CAMBIO DE PLANTEL

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Y CONTROL ESCOLAR

OBJETIVOS:Establecer el proceso de cambio de plantel de manera sencilla y confiable, para

brindar un mejor servicio a los alumnos que por situaciones personales requieren

cambiar de plantel educativo.

POLÍTICAS:Controlar el trámite y verificar la legalidad del proceso.



01 Verificar cupo en el plantel destino, si lo hay solicitar en el

plantel origen el cambio del plantel con calificaciones

asentadas y firmado (kardex de calificaciones).

Alumno

02 Entregar en el plantel destino la solicitud de cambio de

plantel para aceptación y el respaldo de calificaciones, así

como realizar el pago por el trámite (Alumnos de planteles

particulares lo realizaran en el banco y número de cuenta

que le proporcionará la Dirección de Recursos Financieros

del COBATAB).

Alumno

03 Asistir al Departamento de Servicios Estudiantiles de la

Dirección de Registro y Control Escolar, para revisión y

asignación de folio del cambio, con original y dos copias

de la solicitud firmada por el plantel origen y destino, y

original de recibo de pago expedido por el COBATAB.

Jefe de

departamento

04 Con la solicitud autorizada, folio asignado y recibo de

pago, entregar copia en el plantel origen, donde le

Alumno

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Y CONTROL ESCOLAR


entregaran su expediente, mismo que deberá entregar en

el plantel destino para su inscripción.

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Y CONTROL ESCOLAR

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Verificar cupoen el plantel destino

Solicitar el cambio en el plantel origen

Entregar solicitud en elplantel destino para sufirma y realizar el pago

por el trámite

Asistir al Departamento deServicios Estudiantiles dela Dirección de Registro y

Control Escolar, pararevisión y asignación de

folio del cambio

Entregar en el planteldestino Expediente,

solicitud autorizada, yrecibo de pago para su

inscripción.

FIN

Con la solicitud autorizaday recibo de pago, entregarcopia en el plantel origen,

donde le entregaran suexpediente.

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Y CONTROL ESCOLAR

PROCEDIMIENTO 2. BECA ACADÉMICA

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Y CONTROL ESCOLAR

OBJETIVOS:Fomentar el espíritu de superación académica en los alumnos.

POLÍTICAS:Controlar el trámite y asignación de beca a alumnos solicitantes.



01 Alumnos con los siguientes requisitos, realizaran la

solicitud al plantel.

1.- Ser alumno regular y haber cursado el semestre

inmediato anterior a su reinscripción.

2.- Haber obtenido un promedio general de

aprovechamiento académico igual o superior a 9.0 en el

último semestre cursado.

3.- No contar con algún tipo de beca.

4.- Buena conducta.

Alumno

02 Recepciona solicitud de beca académica, verifica que

cumpla con los requisitos, anexa copia de boleta de

calificación del último semestre cursado, constancia de

buena conducta y los hace llegar al Departamento de

Servicios Estudiantiles de la Dirección de Registro y

Control Escolar.

Encargado de

Control

Escolar en el

plantel

03 Recibe solicitudes de Becas académicas de planteles,

revisa, dictamina y notifica a los Planteles los resultados

dentro de los diez días hábiles posteriores a la conclusión

Jefe de

departamento

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Y CONTROL ESCOLAR


del procedimiento evaluatorio, el número de becas

otorgadas por plantel no podrá exceder del 5% del total de

los alumnos inscritos en el semestre anterior inmediato.

04 Recibe resultados de solicitudes de Becas académicas,

notifica a los alumnos solicitantes y anexa copia al

expediente de los que fueron aprobados.

Encargado de

Control

Escolar en el

plantel

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Y CONTROL ESCOLAR

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Alumno solicita porescrito a la dirección del

Plantel

Control Escolar delplantel verifica requisitosy envía a la Dirección de

Control Escolar delCOBATAB

La D. R.C.E. recepcionalas solicitudes, revisa,dictamina y notifica a

planteles los resultados

El plantel notifica a losalumnos solicitantes el

resultado y anexa copia alexpediente.

FIN

manual de procedimientos de la direcciÓn de registro … · 2017. 3. 27. · ð•reglamento...

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