manual de procedimientos de gestión documental · sistemas de archivo institucional magneticos y...

GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL ARCHIVOS PUBLICOS

(TRANSPARENCIA PASIVA)



INTRODUCCION

El presente manual, tiene por objeto dar una orientación a la gestión administrativa interna del Gobierno Regional de Los Lagos, en el manejo de documentos oficiales y no oficiales y así generar procesos apropiados y estandarizados de gestión documental de la institución, desde su etapa de generación de un documento hasta su centralización en la Unidad de Gestión Documental, que se hará cargo del proceso de gestión de archivos del Gobierno Regional. Para cumplir adecuadamente con esta responsabilidad y dar plenas garantías a la Autoridad de que el Gobierno Regional de Los Lagos, hará inicio de un proceso de normalización documental que se orientará fundamentalmente a desarrollar un sistema de archivos estructurado que se deberá retroalimentar periódicamente, de acuerdo a los procedimientos establecidos en este manual para toda la Institución, en particular las divisiones que forman parte de su estructura administrativa, las que dan cuenta de la gestión pública a nivel regional. El Gobierno Regional para dar cumplimiento a la Ley 20.285, deberá implementar al menos los siguientes procedimientos internos:

1) Elaborar un Catastro Documental de la Institución con el apoyo de las respectivas Divisiones, las que deberán designar a sus respectivos encargados de archivos para cumplir este cometido.

2) Se deberá remitir información al Archivo Nacional y/o tramitar la eliminación de la documentación según normativa aplicable en cada caso, y

3) Sistematizar y almacenar hasta el tiempo que establezcan las leyes y reglamentos la documentación oficial.

Contexto Institucional El Gobierno Regional de Los Lagos, a partir de las instrucciones del ORD. (GABMIN) Nº 106 del Sr. Ministro Secretario General de la Presidencia recibidas por el Sr. Intendente Regional, ha dispuesto tomar las medidas necesarias para la implementación de la Ley Nº 20.285, sobre Acceso a la Información Pública, para lo cual se resolvió lo siguiente:

Gobierno Regional de Los Lagos: Transparencia Activa

- Resolución Exenta Nº 0772/16.03.2009 APROBO IMPLEMENTACION LEY 20.285, SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA. Que estableció esquema anexo de implementación del art. 7, de la Ley 20.285 sobre Transparencia Activa en la Página Web Institucional.

Constitución de Equipo Responsable

- Resolución Exenta Nº 773/16.03.2009 NOMBRA ENCARGADOS DE IMPLEMENTACION LEY Nº 20.285, SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA.

SISTEMA DE GOBIERNO TRANSPARENTE GORE LOS LAGOS Coordinadora del Servicio : Sra. ISOLDA LUCO CANALES

Jefa Depto. Jurídico División de Análisis y Control de Gestión

Responsable Gobierno Transparente : SR. OSCAR OYARZO PEREZ TRANSPARENCIA ACTIVA Encargado Unidad de Informática

División de Administración y Finanzas Responsable Gestión Solicitudes : Sr. NICANOR BAHAMONDEZ LOUSTAU

Profesional Unidad Informática División de Administración y Finanzas Responsable de Archivos : SR. EDUARDO SUBIABRE VIDAL TRANSPARENCIA PASIVA Técnico Unidad Sistemas de Información Geográfica División de Planificación y Desarrollo Regional

Coordinación interna y medidas adoptadas por los Jefes de División: Producto de lo anterior, es que se efectuó una reunión en el Gobierno Regional de Los Lagos durante el mes de Marzo 2009, instancia en la que se concordó por las Jefaturas de las Divisiones, lo siguiente:

1) Que los Jefes de División, previa entrega del organigrama institucional, revisarán y modificarán el mismo, a fin de subirlo a la página Web de Gobierno Transparente.



2) Son actuales responsables de este Sistema de Acceso a la Información Pública del Servicio Administrativo del Gobierno Regional, los

funcionarios antes indicados, los que asumirán funciones complementarias a sus cargos actuales.

TIPO DE DOCUMENTACION

El Gobierno Regional de Los Lagos, se encuentra en proceso de implementación de la Ley, por lo que se requiere identificar la información que es susceptible de ser entregada a la ciudadanía, teniéndose presente que pueden no ser informadas sólo aquellas excepciones establecidas en los respectivos cuerpos legales, según se expresa en la Ley 20.285: Tít. III De la Transparencia Activa, respecto de los antecedentes electrónicos actualizados una vez al mes. CASO 1 : TRANSPARENCIA ACTIVA (PAGINA WEB – GOBIERNO TRANSPARENTE) Art. 7º letra i) El diseño, montos asignados y criterio de acceso a los programas de subsidios y otros beneficios que entregue el respectivo órgano, además de las nóminas de beneficiarios de los programas sociales en ejecución. No se incluirán en estos antecedentes los datos sensibles, esto es, los datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen social, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual. La Ley establece dos mecanismos de información. El primero de ellos es la “ Transparencia Activa “ que señala toda la información que debe ser publicada en el sitio web institucional. Para dar cumplimiento a la Ley se requiere que las Divisiones entreguen información relativa a los siguientes puntos, de acuerdo a las funciones que le son propias:

• Estructura orgánica del servicio, sus facultades, funciones y atribuciones de cada una de sus unidades u órganos internos; • El marco normativo que les sea aplicable; la planta del personal y el personal a contrata y a honorarios, con las correspondientes

remuneraciones; • Las contrataciones para el suministro de bienes muebles, para la prestación de servicios, para la ejecución de acciones de apoyo

y para la ejecución de obras, y las contrataciones de estudios, asesorías y consultorías relacionadas con proyectos de inversión, con indicación de los contratistas e identificación de los socios y accionistas principales de las sociedades o empresas prestadoras, en su caso;

• Las transferencias de fondos públicos que se efectúen, incluyendo todo aporte económico entregado a personas jurídicas o naturales, directamente o mediante procedimientos concursables, sin que éstas o aquéllas realicen una contraprestación recíproca en bienes o servicios;

• Los actos y resoluciones que tengan efectos sobre terceros; los trámites y requisitos que debe cumplir el interesado para tener acceso a los servicios que preste el respectivo órgano;

• El diseño, montos asignados y criterio de acceso a los programas de subsidios y otros beneficios que entregue el respectivo órgano, además de las nóminas de beneficiarios de los programas sociales en ejecución;

• Los mecanismos de participación ciudadana; la información sobre el presupuesto asignado, así como los informes sobre su ejecución, en los términos previstos en la respectiva Ley de Presupuestos de cada año;

CASO 2 : TRANSPARENCIA PASIVA (CENTRO DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUCIONAL) El segundo es la “Transparencia Pasiva”, considera una serie de tareas, entre ellas se solicita completar el formulario de catastro documental con la información de carácter público de la respectiva División con la información generada por sus Oficinas, Unidades, Departamentos y/o Programas, etc.) disponibles tanto en archivos en uso o enviadas a bodegas, por eventuales consultas que pueda realizar la Ciudadanía, en el marco de la Ley de acceso a la Información Pública, en el marco de la TRANSPARENCIA PASIVA, objeto del presente Manual de Procedimientos de la Gestión Documental. Los requerimientos de información que se puede solicitar por la ciudadanía en el ámbito de la “Transparencia Pasiva”, se describe básicamente como:

• El acceso a la información comprende el derecho de acceder a las informaciones contenidas en actos, resoluciones, actas, expedientes, contratos y acuerdos, así como a toda información elaborada con presupuesto público, cualquiera sea el formato o soporte en que se contenga, salvo las excepciones legales.



• Es relevante toda información que posean los órganos de la Administración del Estado, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de

creación, origen, clasificación o procesamiento. Para dar un ordenamiento a los procedimientos administrativos para una gestión eficiente y oportuna en la centralización de los documentos, se solicita designar un encargado de archivos en cada División del Gobierno Regional (Finanzas y Administración, Análisis y Control de Gestión y la de Planificación y Desarrollo Regional), para dar inicio formal de los nuevos procedimientos que deberán efectuarse a partir de esta fecha. Esto permitirá contar con un sistema de información administrativa y documental de la Institución estructurada. A partir de la aprobación del presente manual, se dará cumplimiento a la Ley Nº 20.285, sobre Acceso a la Información Pública, debiendo el Gobierno Regional seguir el esquema de orientación de procesos que a continuación se presenta.

SISTEMA D INFORMACION ADMINISTRATIVA - GESTION DEL CAMBIO CULTURAL GORE LOS LAGOS

ACTO ADMINISTRATIVO TRAMITACION Y REGISTRO SIA ARCHIVOS

OFICINA DE PARTES

RETROALIMENTACION

División de Administración y Finanzas PRODUCTOS :

BIBLIOTECA CENTRO DE

DOCUMENTACION REGISTROS:

SISTEMA TICs.

UNIDAD DE GESTION DE ARCHIVOS Unidad de Auditoria Gore

Consejo Regional Consejo Producción Limpia

División de Análisis y Control de Gestión

División de lanificación y Desarrollo Regional

Actos administrativos Serie Documental Interna:

Comunicaciones enviadas 1) Oficios 2) Ordenes Internas 3) Providencias 4) Resoluciones 5) Actas 6) Proyectos 7) Balances 8) Comisiones 9) Convenios 10) Contratos 11) Difusión 12) Capacitación 13) Libro Mayos 14) Inventarios 15) Informes 16) Otros.

Serie Documental Externa: Comunicaciones Recibidas 1) Decretos Supremos 2) Decretos Exentos 3) Copias de Decretos 4) Resoluciones con T.R.C 5) Copias Resoluciones 6) Circulares Emitidas. 7) Providencias 8) Publicaciones



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL

POLITICA Y LINEAMIENTOS BASICOS Página 1

Unidad Gestión Archivos (UGA-GORE)

El manejo y proceder respecto a la documentación de una institución contempla entre sus lineamientos básicos, lo siguiente: 1. Todos los documentos generados por funcionarios de este servicio en cumplimiento de sus

funciones como tales y los documentos generados por mandatos del servicio a personas naturales y jurídicas externas, se consideran parte integrante del patrimonio documental del servicio.

2. El patrimonio documental del servicio están respaldadas sus políticas, responsabilidades legales

y administrativas, así como su desarrollo y evolución institucional. En este sentido, todo documento tiene información y, consecuentemente, se hace necesario su control.

3. Los documentos de una institución son únicos, en tanto cada trámite es producto de una acción

administrativa. El hecho de ser únicos y constituir una fuente primaria de información y prueba jurídica de ello, demanda cuidados especiales de conservación.

4. Para hablar efectivamente de archivos, los documentos han de estar organizados y su

información accesible para su uso, en instalaciones adecuadas y bajo dirección de un funcionario de la misma repartición, nombrado especialmente para tal cometido, el cual se denomina encargado de archivos. Esta persona tendrá a su cargo un equipo de apoyo por el volumen de los documentos generados y administrados por el Gobierno Regional, que para los efectos prácticos lo constituirán los encargados de archivos de cada División de esta institución.

Se debe tener presente que los documentos de carácter personal y/o privados no deben ser conservados en conjunto con los institucionales.

Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009 Fuente: Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos Comisión de Probidad y Transparencia Ministerio Secretaria General de la Presidencia.



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL Página 2


La gestión documental es el conjunto de acciones asociadas al manejo y proceder respecto de la documentación que genera la institución. Normalmente incluye una primera fase, cuando los documentos están en proceso de tramitación, y una segunda fase, cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las tareas y procedimientos que se realizan en esta segunda fase son, propiamente, la gestión de archivos. La gestión documental se inicia a partir de la generación y/o recepción del documento, y se extiende por todo el ciclo de vida que tiene la documentación. El ciclo de vida de un documento incluye cinco instancias funadamentales: 1. Unidad generadora del documento 2. Oficina encargada de la tramitación 3. Archivos locales o de oficina 4. Archivo administrativo central del servicio 5. Archivo histórico





CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

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Unidades generadoras de documentos

División de Administración y Finanzas Departamento de Finanzas y Presupuesto (Tesorería, Unidad Funcionamiento y Unidad Contable FNDR) Departamento de Administración y Personal (Unidad de Personal, Unidad de Adquisiciones, Unidad de Remuneraciones y Unidad de Capacitación) División de Planificación y Desarrollo Regional Departamento de Desarrollo Social y Municipios Unidad Fondo Regional de Iniciativas de Inversión Local (FRIL) Programa de Saneamiento Rural Unidad de Fortalecimiento Planificación Regional (ERD, Ordenamiento Territorial, Coordinación de Inversiones ARI, PROT, Admisibilidad) Unidad de Asuntos Internacionales Unidad de Sistemas de Información Geográfica (SIG) y SNIT Unidad de Ordenamiento Territorial Programa de Apoyo la Pre-Inversión Programa Puesta en Valor Patrimonial Unidad de Producción Limpia Unidad de Zonificación del Borde Costero

División de Análisis y Control de Gestión Departamento de Estudios e Inversiones (Unidad de Ejecución y Unidad de Control) Departamento de Cultura y Universidades (Secretaría y Unidad de Proyectos) Departamento Jurídico (Secretaría) Coordinaciones Productivas Ex Departamento de Fomento Productivo y Desarrollo Tecnológico (Unidad de Coordinación Productiva, Unidad Pesca Artesanal y Acuicultura, Unidad Fomento Productivo y Turismo y Unidad Silvoagropecuaria) Programas(Programa de Infraestructura Regional de Desarrollo Territorial-PIRDT, Programa de Residuos Sólidos y el Programa de Electrificación Rural-PER) Otras estructuras de la orgánica del Gobierno Regional Unidad de Auditoria Interna Secretaría de l Consejo Regional Secretaría Ejecutiva de Producción Limpia

OFICINA DE PARTES Recepción y emisión oficial de la documentación de la Institución

ARCHIVOS LOCALES O DE OFICINA (Divisiones) Sólo documentos de alto nivel de consulta de funcionarios oficina

ARCHIVO ADMINISTRATIVO CENTRAL DEL SERVICIO (UNIDAD DE GESTION DE ARCHIVOS-UGA GORE) (Unidad de centralización de la documentación de consulta –clasifica-valora-selecciona y cataloga-

instala y conserva y envía al archivo histórico y atención de consultas).

ARCHIVO HISTORICO – BIBLIOTECA INSTITUCIONAL (UGA-GORE) Conserva para la posteridad los documentos cuya información es esencial para la investigación histórica.

El depositario final de la documentación histórica de los servicios y órganos de la administración del Estado es el Archivo Nacional.




PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVOS LOCALES

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Los archivos locales del Gobierno Regional de Los Lagos, en tanto centros productores de información primaria, son la base de una eficiente gestión documental. Consecuentemente se hace necesario unificar los procedimientos de común aplicación, para lo cual se recomiendan las siguientes prácticas: 1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Es recomendable que en las distintas divisiones se designe a un funcionario encargado de la gestión de archivos, con el fin de mantener organizada la documentación que se conserva en su propia oficina. Para lo anterior, existen dos operaciones básicas que permiten organizar la documentación: clasificación y ordenación. Clasificación: En su sentido más simple, clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo. En el caso de la clasificación documental, ésta debe responder en primera instancia al organigrama institucional, y en segunda, al tipo de documento (serie documental), trátese de oficios, memorandos, egresos, entre otros. Ordenación: Ordenar es el segundo procedimiento que debe aplicarse a los documentos. Es la acción de reunir los documentos de una serie documental, relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida previamente.






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Cada serie de documentos tendrá su propio criterio de ordenamiento, según sea su contenido. Normalmente, los criterios de ordenamiento son de orden cronológico, alfabético, geográfico y numérico. TRASPASO DE DOCUMENTOS Para el caso de este Gobierno Regional se ha dispuesto de un archivo central distinto del archivo local1, para lo cual se sugiere que periódicamente los archivos locales remitan su documentación a dicho archivo administrativo central del servicio. La periodicidad del traspaso variará según el nivel de consulta que tienen los documentos, definiéndose el correspondiente cronograma. Para las Divisiones del Gobierno Regional que no tengan definido un procedimiento al respecto, se recomienda seguir las siguientes pautas generales: Documentación administrativa y contable, se remite al comienzo del segundo año calendario de haber sido generada. Por ejemplo, la correspondencia enviada del año 2006 se traspasa a comienzos del año 2008, la del 2007, a comienzos del año 2009. Documentación técnica2, se remite a partir del segundo año calendario de haber finalizado la ejecución de los proyectos. En estos casos, la documentación que forma parte del expediente de un proyecto debe ser mantenida en el archivo local, bajo el resguardo y control del funcionario a cargo, hasta que el proyecto esté finalizado. Sólo entonces, es traspasable al archivo administrativo central del servicio.


1 Se entiende como archivo local el que se mantiene en la misma oficina en la cual se generó el documento y al interior de la misma repartición. 2 Generalmente la documentación técnica es aquella asociada a proyectos.





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Una vez traspasado el documento al archivo administrativo central es de responsabilidad de éste último la conservación y la disponibilidad para su consulta.

Por lo anterior, y con el objetivo de tener un adecuado control de los traspasos de documentación, se recomienda que el archivo administrativo central disponga de una Ficha de Traspaso, donde se especifique la unidad y el funcionario que está haciendo dicha tarea, el inventario de los documentos que están siendo remitidos (serie documental y período), la fecha del traspaso y el funcionario responsable del archivo administrativo central que recibe la documentación.

DIAGRAMA DE FLUJO TRASPASO DE DOCUMENTOS DEL GORE LOS LAGOS

Estructura documento origen archivo local Traspaso documento archivo central institución

Tipo Documento Plazo

Administrativa y Contable

2º año

Técnica 2º año de finalizado el proyecto.

Divisiones Unidad Auditoria Secretaria Ejecutiva Core Producción Limpia

Traspaso-Recepción

Formulario

Ficha Traspaso Vº Bº Control Documentos.

Unidad Gestión de Archivos

SIA y TICs. Biblioteca Archivos

CENTRALIZACION DOCUMENTACION INSTITUCIONAL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA


TRASPASO DE DOCUMENTOS GORE LOS LAGOS AÑO 2009

COORDINA NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVOS GORE LOS LAGOS




PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVOS ADMINISTRATIVO CENTRAL DEL SERVICIO

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El servicio habilitará un archivo administrativo central, dependiente del Encargado de Archivos de la Unidad de Gestión de Archivos, que le corresponderá: 1. Recibir periódicamente documentación proveniente de los archivos locales. 2. Realizar catalogación, identificación e instalación física en el depósito del archivo. 3. Mantener la documentación y el depósito de archivo en buen estado. 4. Satisfacer las consultas de información que las unidades realicen. Habitualmente las acciones referidas al cumplimiento de las obligaciones impuestas por el Decreto con Fuerza de Ley Nº 5.2003, sobre el envío de documentos al Archivo Nacional, y las normas sobre disposición y eliminación de documentos contenidas en el Oficio Circular Nº 28.7044 de la Contraloría General de la República, le son delegadas también al archivo administrativo central, sin perjuicio de las políticas internas de este servicio. Consideraciones importantes del proceso de catalogación e instalación Al traspasar la documentación desde los archivos locales al archivo administrativo central del servicio, es importante considerar las siguientes acciones: 1. Limpieza de las unidades documentales. 2. Retiro de notas y materiales que formen parte de la documentación. 3. Retiro de elementos corrosivos como clips, apretadores metálicos y otros. 4. La eventual eliminación de duplicados (siempre que esté el orginal).


3 Ver link: http://www.bcn.cl/leyes/129136. 4 Ver link: http://www.dibam.cl/archivo_nacional/pdf/circular_28704.pdf





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5. Verificar que la documentación se encuentre completa, incluyendo los antecedentes. 6. Descripción del contenido de los documentos en una base de datos. 7. Instalación de la documentación en archivadores en buen estado o, idealmente, en carpetas. 8. Proceder al empaste, carpetas y archivadores. 9. Almacenamiento de la documentación en cajas (excepto empastes), e identificación. ELIMINACION DE DOCUMENTOS La eliminación de documentos es el procedimiento mediante el cual se determina y ejecuta la destrucción física de la documentación de un archivo, un proceso que sólo puede llevarse a cabo tras el correspondiente análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la documentación, y dejando un registro del material eliminado5. Las principales disposiciones legales e indicaciones asociadas al proceso de eliminación de documentos están contenidas en el Oficio Circular Nº 28.704 (1986)6 de la Contraloría General de la República. Dicha norma señala que la autorización para eliminar documentos de los órganos de la Administración del Estado debe darla, por regla general, el Presidente de la República, en su calidad de Jefe de Estado, y en el caso de los órganos que gozan de autonomía administrativa, procede que dicha autorización la confiera la respectiva Jefatura Superior, dictándose para ello la correspondiente resolución7. Lo anterior, sin perjuicio de las modalidades especiales contempladas en la ley8. 1. Se distingue en dicha Circular aquella documentación no oficial que ha perdido las condiciones que la hacían útil o aprovechable por el servicio respectivo (Párrafos II Nº 3 y V), a la cual se le aplica las prescripciones del Decreto Nº 577, de 11 de octubre 1978, del ex Ministerio de Tierras y Colonización

Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009 Fuente: Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos Comisión de Probidad y Transparencia - Ministerio Secretaria General de la Presidencia.

5 Circular Nº 51 de 2009 de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos. 6 Ver link: htpp://www.dibam.cl/archivo_nacional/pdf/circular_28704.pdf 7 Dictamen Nº 15.231/96 C.G.R. 8 Ejemplo de ello es el art. 6 del DL Nº 2859/79, Ley Orgánica de Gendarmeria de Chile, que autoriza al Director Nacional para tal fin (aplica Dictamen Nº 1908/92 C.G.R.) y el artículo 17del DFL Nº 830/80 Ley Orgánica del Servicio de Impuestos Internos, que radica en el Secretario General tal facultad.





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(hoy Ministerio de Bienes Nacionales). El mencionado Decreto señala en sus artículos 30, 31 y 32 que el material de desecho como papel, cartulina, cartón, tarjetas perforadas, celuloide y cualquier otro elemento en desuso o no aprovechable, será enajenado por el Ministerio citado, en representación del Fisco, mediante subasta pública o privada, fijando al efecto las modalidades o condiciones más favorables. En caso calificado, la Seremi respectiva podrá autorizar la venta directa del material de desecho, o bien su destrucción o incineración. Ante cualquier duda, corresponde a dicho Ministerio determinar si el material reúne las condiciones antes mencionadas. En este punto cabe recordar que el artículo 13 del Decreto Ley Nº 2.341, del 7 de octubre de 1978, autorizó a los Servicios de la Administración Pública para enajenar directamente el papel de desecho y archivos en desuso, señalando que el producto de tales enajenaciones tendrá el carácter de ingresos propios del servicio respectivo9. 2. En cuanto a la documentación oficial de los órganos y servicios públicos, y de conformidad a lo

dispuesto en el artículo 14 del Decreto con Fuerza de Ley Nº 5.200, debe ingresar al Archivo Nacional cuando haya cumplido 5 años de antigüedad, no procediendo su destrucción o disposición.

3. En cuanto a los documentos de la deuda pública, libros, documentos y cuentas aprobadas,

documentos tributarios, previsionales y situaciones especiales, las normas que rigen en este caso están contenidas en los artículos 14, 21 y 42 de la Ley Nº 10.336 Orgánica de la Contraloría General de la República, artículos 17 y 97 del Código Tributario, artículos 3 y 26 de la Ley Nº 10.395, entre otros.


9 Sobre el particular, ver el Nº2 del Oficio Circular Nº 4.369/87 de Servicio de Impuestos Internos.





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4. Sin perjucio de las normas anteriores, la Contraloría General de la República sugiere, en su Oficio Circular Nº 28.704, algunas directrices sobre la documentación relativa al personal, documentos del área operacional, documentos representativos de obligaciones pendientes, documentos de fiscalía, entre otros.

Consideraciones para la eliminación de documentos Para la eliminación de documentos, se recomienda considerar los siguientes aspectos: 1) Definir un cronograma de eliminación con cada una de las unidades que forman parte del servicio. 2) Según el cronograma, realizar un proceso de consulta y valoración de los documentos con las

áreas involucradas en su generación, teniendo en cuenta la normativa legal y criterios institucionales, dependiendo del tema y la importancia que la documentación puede haber adquirido con el transcurso del tiempo.

3) Realizar un inventario de los documentos que serán eliminados. 4) Hacer un Acta de Eliminación, donde se expongan los procedimientos llevados a cabo. El acta debe

ser firmada por todos quienes participaron en el proceso de valoración y selección. 5) Tramitar una resolución que apruebe la eliminación, la que debe estar acompañada por el

inventario de la documentación seleccionada para eliminar y el acta de eliminación correspondiente.

6) El jefe del servicio debe firmar la resolución. 7) Proceder a la eliminación física de la documentación mediante un mecanismo que garantice su

total destrucción. Hacer un acta que deje constancia de la eliminación. Se recomienda incluir material visual (video/fotografía).






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Consulta y préstamo de documentos El encargado del archivo administrativo central del servicio, para efectos de respaldo y control de cualquier consulta y/o préstamo de documentos, debe llevar un Registro de Consulta y/o Préstamo. Cualquier usuario que realice una consulta debe completar este registro en forma obligatoria. Como mínimo, este formulario debe indicar el documento que se está solicitando, quién lo solicita, fecha de la solicitud y fecha de devolución. Una recomendación ineludible es que ningún documento original salga del depósito de Archivo. En caso contrario, es aconsejable que la solicitud sea firmada por quien retira el documento.





ANEXO 1

FORMATO DE SOLICITUD ACCESO A INFORMACION PUBLICA

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Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009



CUADRO, TIPOS DE DOCUMENTOS Y

ANTIGÜEDAD PARA ENVIO AL ARCHIVO NACIONAL

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CUADRO CLASIFICATORIO DE DOCUMENTOS

SERIE DOCUMENTAL ORDENADA CRONOLOGICAMENTE SEGÚN TIPO DOCUMENTO

TABLA ANTIGÜEDAD DE LOS DOCUMENTOS POR INSTITUCION




ANEXO 2.0

FORMATO DE PRESTAMOS DE DOCUMENTOS

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FORMULARIO USO PETICIONES EXTERNAS

(FORMULARIO DE CONSULTA Y/O REGISTRO OBLIGATORIO)

SOLICITUD “PRESTAMOS DE DOCUMENTOS EXTERNA”

Folio Nº _________/

Unidad Gestión Archivos

(UGA-GORE)

Fecha solicitud Nombre el Solicitante : ________________________________________________

DETALLE DEL PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Persona Natural/Jurídica

Tipo de documento Serie documental Período

Día Mes Año

Fecha devolución __________________________________ __________________________ Firma del Solicitante VºBº Encargado Unidad Archivos

Día Mes Año





ANEXO 3

FORMATO FICHA TRASPASO DOCUMENTOS

Página 15 Unidad Gestión Archivos

(UGA-GORE)

FORMULARIO USO INTERNO

(FORMULARIO DETRASPASO DE DOCUMENTOS)

“FICHA DE TRASPASO DE DOCUMENTOS”

Folio Nº _________/


(UGA-GORE)

Fecha Traspaso División Gore: _____________________________________________________________ Encargado archivo división : ___________________________________________________________

DETALLE DEL TRAPASO DE DOCUMENTOS

Unidad/Depto. Funcionario a cargo Serie documental Período

Día Mes Año

Fecha recepción __________________________________ __________________________

Día Mes Año



Firma del Funcionario VºBº Encargado Unidad Archivos



ANEXO 2.1

FORMATO DE PRESTAMOS DE DOCUMENTOS

Página 14




FORMULARIO USO INTERNO

(FORMULARIO DE CONSULTA Y/O REGISTRO OBLIGATORIO)

SOLICITUD “PRESTAMOS DE DOCUMENTOS INTERNA”

Folio Nº _________/


(UGA-GORE)

Fecha solicitud División Gore: _____________________________________________________________ Encargado archivo división : ___________________________________________________________

DETALLE DEL PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Unidad/Depto. Funcionario a cargo Serie documental Período

Día Mes Año

Fecha recepción __________________________________ __________________________ Firma del Solicitante VºBº Encargado Unidad Archivos

Día Mes Año




FASE 1 : CATASTRO DE DOCUMENTOS, CATALOGACION Y ORDENACION

FICHA DE INFORMACION DOCUMENTAL DEL GORE LOS LAGOS Utilice todo el espacio que sea necesario para completar el formulario, si desea agregar algún documento (flujo u otro) adjúntelo al final indicando el Nº de respuesta.

1. División

2. Unidad

3. Información que se produce en la unidad

4. Procedimientos de generación de información (flujo)

5. Susceptibilidad de ser entregada, detalle para cada caso.

6. Razones por las cuales la información no puede ser entregada.

7. Información que se guarda / archiva en la unidad

8. Información que se guarda / archiva en otro sitio. Identificar en que sitio( archivo Express , Unidades Regionales Subdere, otros)



9. Años de los que dispone de la información, detalle para cada caso.

10. Ubicación de la información, detalle para cada caso. (dirección, oficina, mueble, pc, etc)

11. Mecanismos de almacenamiento, detalle para cada caso (papel-digital)

12. Responsable del resguardo de la información, nombre y cargo

13. Fecha

manual de procedimientos de gestión documental · sistemas de archivo institucional magneticos y...

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