manual de procedimientos centro de … · procedimiento recepción de solicitud de capacitación...

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Dirección de Apoyo Institucional

1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CENTRO DE PROFESIONALIZACIÓN

GUBERNAMENTAL –CEPROG-



2

ÍNDICE

Página

Objetivo………………………………………………………………………….. 1

Marco Legal…………………………………………………………………….. 2 Red de Proceso………………………………………………………………… 3

Procedimiento Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones…. 5

Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 6 Procedimiento Ejecución del Programa Calendarizado……..……… 7

Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 9

Procedimiento Ejecución del Programa Calendarizado………………. 10

Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 11 Procedimiento Desarrollo del Evento...…………………………………… 12


Procedimiento Planificación de Capacitación Interna y Externa…. 14 Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 15

Procedimiento Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o

Externa…………………………………………………………………………. 16 Diagrama de Flujo…………………………………………….................... 18

Procedimiento Elaboración del Plan Mensual de Capacitación

(Análisis de Detención)……………………………………………………… 19

Diagrama de Flujo…………….……………………………………………… 20

Procedimiento Solicitud de salón de Capacitación en zona 13, refacción, mobiliario y equipo ……………………………………………... 21


Procedimiento Designación y Requerimiento del Capacitador Interno y Externo…………………………………………………….……….. 23


Procedimiento Solicitud de Refacción para las Capacitaciones...….. 25 Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 27



3

ÍNDICE

Página

Procedimiento Colocación de Material en los Estantes………………. 28

Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 29 Procedimiento Control de Publicaciones que conforman la

Hemeroteca……………………………………………………………………... 30

Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 31 Procedimiento Ingreso de Material Bibliográfico (libro de inventario

interno por compra, canje o donación)…………………………………… 32


Procedimiento Preparación Física del Material Bibliográfico (marbete, etiqueta, catálogo)……………………………………………….. 34


Procedimiento Préstamo de Libros………………………………………… 36 Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 37

Procedimiento Registro de Inventario y Sellado Bibliográfico……….. 38

Diagrama de Flujo…………………………………………….................... 39 Procedimiento Solicitud y Adquisición de Material (por compra)…. 40


Procedimiento Solicitud y Adquisición de Material (por donación)… 42 Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 43

Procedimiento Solicitud y Adquisición de Material (por canje)……… 44


Simbología Básica para la Descripción de los Procedimientos Administrativos……………………………………………………………….. 46



1

OBJETIVO

Las normas y procedimientos del Centro de Profesionalización Gubernamental en su abreviatura –CEPROG- , tienen como objetivo dar a

conocer la forma en que se brindan las capacitaciones gubernamentales al

personal interno y personal externo, es decir de instituciones del sector publico que manejen recursos del estado, en el procedimiento y aplicación

de la fiscalización gubernamental que lleva a cabo la Contraloría General

de Cuentas y así lograr la total transparencia en el manejo de los bienes y

recursos del Estado.



2

MARCO LEGAL

Según el artículo 32 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría

General de Cuentas, el Centro de Profesionalización Gubernamental –

CEPROG-, es la Dependencia encargada de brindar capacitación

profesional en control gubernamental al personal de la Contraloría y de las

instituciones del sector público que laboren en el área cuyas funciones

tengan incidencia en el manejo de Recursos Públicos.



3

RED DE PROCESOS

PROCESO PROCEDIMIENTOSDEPENDENCIA

Dirección de

Apoyo

Institucional

Centro de

Profesionalización

Gubernamental

-CEPROG-

Brindar

Capacitación

Profesional en

Control

Gubernamental

Elaboración del Plan

Mensual de

Capacitaciones

Ejecución del

Programa

Calendarizado

Desarrollo del

Evento

Planificación de

Capacitación

Interna y Externa

Recepción de

Solicitud de

Capacitación

Internas y Externas

Solicitud de Salón

de Capacitación en

zona 13 refacción,

mobiliario y equipo

Designación y

Requerimiento del

Capacitador Interno

y Externo

Solicitud de

Refacción para las

Capacitaciones

Elaboración del Plan

Mensual de

Capacitación (Análisis

de Detención)

Ejecución del

Programa

Calendarizado



4

PROCEDIMIENTOSPROCESODEPENDENCIA

Centro de

Profesionalización

Gubernamental

-CEPROG-

Biblioteca

Consulta,

Préstamo y

Reproducción de

Libros

Colocación de Material

en los Estantes

Control de

Publicaciones que

conforman la

Hemeroteca

Ingreso de Material

Bibliográfico (libro de

inventario interno por

compra, canje o donación)

Preparación Física del

Material Bibliográfico

(marbete, etiqueta,

catalogo)

Préstamo de libros

Registro de Inventario y

Sellado Bibliográfico

Solicitud y Adquisición

de Material

(por compra)


de Material

(por donación)


de Material (por canje)



5


Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental

-CEPROG-

Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración: junio/ 2013

Paso Actividad Responsable Unidad

Administrativa

1 Calendariza los temas a impartir

Jefe

Centro de Profesionalización

Gubernamental -CEPROG-

2 Enumera y lista las Instituciones y posibles capacitaciones

3 Elabora programas de capacitaciones

internas y externas

4 Verifica que no se traslapen las

capacitaciones tanto internas como externas

5 Calendariza capacitaciones

6 Distribuye la calendarización de capacitaciones a todo el personal

7 Fin del Procedimiento



6

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1

Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental- CEPROG

Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones

Jefe de CEPROG

inicio

Calendariza los

temas a impartir

Enumera y lista

las instituciones y

posibles

capacitaciones

Elabora programas

de capacitaciones

internas y externas

Verifica que no se

traslapen las

capacitaciones

Calendariza

capacitaciones

Distribuye la

calendarizaciòn a

todo el personal

Fin



7


Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Procedimiento: Ejecución del Programa Calendarizado

(Coordinador Interno y Externo) Hoja 1 de 2



Administrativa

1 Recibe la calendarización de las capacitaciones programadas

Coordinador de Capacitaciones

Internas

Centro de Profesionalización Gubernamental

-CEPROG-

2 Recibe los nombramientos Jefe

3

Recibe y traslada los nombramientos debidamente firmados por el Jefe al Director y Sub-Contralor que corresponda

Asistente Administrativo

4 Recibe los nombramientos

Director


5 Revisa, firma y sella los nombramientos

6 Traslada los nombramientos debidamente firmados

7

Recibe los nombramientos oficializados Sub-contralor

Subcontraloría de Probidad

8 Revisa, firma y sella los nombramientos

9 Traslada los nombramientos debidamente firmados

10 Recibe los nombramientos debidamente oficializados

Coordinador de Docencia


-CEPROG-

11 Elabora cartas de compromiso para las capacitaciones y docentes

12 Traslada las cartas de compromiso para el Visto Bueno del Jefe



8


Unidad, Departamento , Sección: Centro de Profesionalización

Gubernamental-CEPROG-

Procedimiento: Ejecución del Programa Calendarizado

(Coordinador Interno y Externo) Hoja 2 de 2



Administrativa

13 Recibe las cartas de compromiso

Jefe


-CEPROG-

14 Revisa, firma y sella las cartas de compromiso debidamente firmadas por el capacitador

15 Traslada las cartas de compromiso debidamente firmados

16 Recibe las cartas debidamente firmadas por el Jefe


17 Reproduce una copia de los nombramientos

18 Entrega original y copia del nombramiento y carta de compromiso al capacitador

19 Recibe original y copia del nombramiento y la carta de compromiso

Capacitador

20 Firma y sella original, copia del nombramiento y carta de compromiso

21 Devuelve copia del nombramiento y carta de compromiso debidamente firmada

22

Recibe y devuelve copia del nombramiento y carta de compromiso

debidamente firmada por el capacitador

Coordinador de

Docencia

23 Elabora listado de participantes a la capacitación

Asistente Logístico y

Técnico 24 Elabora hojas de evaluación

25 Hace recordatorio vía telefónica al capacitador, dos días antes de la capacitación


26 Desarrolla el evento Capacitador




9

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Centro de profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Nombre del Procedimiento: Ejecución del Programa calendarizado (Coordinador Interno y

Externo)

Subcontraloría de

Probidad

Dirección de Apoyo

Institucional


-CEPROG-

Inicio

Coordinador Interno

recibe la

calendarización de las

capacitaciones

programadas

Jefe recibe los

nombramientos

Asistente

Administrativo recibe y

traslada los

nombramientos

firmados al Director

Director recibe los

nombramientos

Director revisa, firma y

sella los

nombramientos

Director traslada los

nombramientos

debidamente

firmados

Subcontralor revisa,

firma y sella los

nombramientos

Subcontralor recibe los

nombramientos para

su oficialización

Subcontralor traslada

los nombramientos

oficializados

Coordinador de

Docencia recibe los

nombramientos

oficializados

Coordinador elabora

cartas de compromiso

para las capacitaciones

y docentes

Coordinador de

Docencia traslada las

cartas de compromiso

para Vo.Bo.

Jefe recibe las

cartas de

compromiso

Jefe revisa, firma y

sella las cartas de

compromiso

debidamente firmadas

por el capacitador

Jefe traslada las cartas

de compromiso

debidamente firmadas

Coordinador de

Docencia recibe las

cartas debidamente

firmadas por el Jefe

Coordinador de

Docencia reproduce

una copia de los

nombramientos


entrega original y copia del

nombramiento y carta de

compromiso a los

capacitadores

Capacitador recibe

original y copia del

nombramiento y la

carta de compromiso

Capacitador firma y sella

original, copia del

nombramiento y la carta de

compromiso

Capacitador devuelve

copia del

nombramiento y carta

de compromiso


recibe y devuelve copia del

nombramiento y carta de

compromiso debidamente

firmada por el capacitador

Asistente Logístico y

Técnico elabora listado

de participantes a la

Capacitación

Asistente Logístico

y Técnico elabora

hoja de evaluación


Hace recordatorio vía

telefónica al capacitador,

dos días antes de la

capacitación

Capacitador

desarrolla el evento

Fin

A

A

B

B



10



–CEPROG-

Procedimiento: Ejecución Programa Calendarizado Hoja 1 de 1


Paso Actividad Responsable

Unidad

Administrativa

1 Recibe la calendarización de las capacitaciones programadas

Coordinador de Eventos de

Capacitación Interna


-CEPROG-

2 Elabora oficio de solicitud de salón para la capacitación

3 Solicita material didáctico al capacitador para reproducirlo

4 Entrega material didáctico al encargado de reproducirlo

Docente

5

Recibe el material didáctico para su reproducción

Asistente Administrativa

y Logística

6

Reproduce material didáctico




11

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Nombre del Procedimiento: Ejecución Programa Calendarizado

DocenteAsistente Administrativa y

Logística

Coordinador de Eventos de

Capacitación Interna

Inicio

Recibe la

calendarización de

las

Capacitaciones

programadas

Reproduce

material

didáctico

Entrega material

Didáctico al

encargado de

reproducirlo

Recibe el material

didáctico

para su

reproducción

Fin

Elabora oficio

de solicitud de

salón

Solicita material

didáctico al

capacitador para

reproducirlo



12


Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización

Gubernamental-CEPROG-

Procedimiento: Desarrollo del Evento Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Registra y verifica a los participantes en el listado de asistencia

Asistente

Administrativa y Logística


-CEPROG-

2 Distribuye el material didáctico a los participantes

3 Presenta a los participantes al docente que impartirá la capacitación

Jefe

4 Imparte el tema y aclara dudas a los participantes

Docente

5 Distribuye las boletas de evaluación

Asistente Administrativa y

Logística

6 Evalúa el tema expuesto

Participante

7 Traslada las boletas de evaluación al Asistente

8 Recibe las boletas de evaluación y los listados de los participantes Asistente

Administrativa y

Logística

Centro de

Profesionalización

Gubernamental -CEPROG-

9 Traslada las boletas de evaluación al Coordinador de Profesionalización




13

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Desarrollo del Evento

Jefe Docente Participantes

Asistente

Administrativa y

Logística

Registra y verifica a

los participantes en

el listado de

asistencia

Distribuye el

material didáctico a

los participantes

Presenta a los

participantes al

docente que

impartirá la

capacitación

inicio

Imparte el tema y

aclara dudas a los

participantes

Distribuye boleta

de evaluación

Traslada boletas

de evaluación

Recibe boletas de

evaluación y los

listados de

participantes

Fin

Evalúa el tema

expuesto

Traslada las boletas

de evaluación al

Coordinador de

Profesionalización



14



–CEPROG-

Procedimiento: Planificación de Capacitación Interna y Externa Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Recibe solicitud de capacitación Asistente

Administrativo


–CEPROG-

2

Verifica si la capacitación se encuentra programada SI: sigue paso 3 NO: sigue paso 5

Jefe

3 Coordina con el solicitante el lugar, hora y fecha de la capacitación

4 Si no hay acuerdo con el solicitante se rechaza la solicitud, o se calendariza para otra fecha

5 Calendariza el lugar, hora y fecha de la capacitación

6 Confirma al solicitante la capacitación

7 Incluye la capacitación dentro del plan mensual




15

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Planificación de Capacitación Interna y Externa

Jefe Asistente

Administrativo

inicio

Recibe solicitud

de capacitación

Sino hay acuerdo con

el solicitante se

rechaza la solicitud o

se calendariza otra

fecha

Confirma al

solicitante la

capacitación

Fin

Capacitación

está

Programada?

SiNo

Calendariza el lugar,

hora y fecha de la

capacitación

Coordina con el

solicitante el lugar,

hora y fecha

Incluye la capacitación

dentro del plan

mensual

A

A



16


Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-

Procedimiento: Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o

Externa Hoja 1 de 2



Administrativa

1 Entrega original y copia de la solicitud de capacitación al Asistente Administrativo

Interesado


-CEPROG-

2 Recibe original y copia de la solicitud de capacitación


3 Firma y sella de recibido original y copia de la solicitud

4 Devuelve copia de la solicitud al interesado debidamente sellada y firmada de recibido

5 Traslada al Jefe para su conocimiento

6 Recibe la solicitud de capacitación

Jefe

7

Revisa y analiza si procede o no la capacitación Si: procede paso 8 No: procede paso 15

8 Solicita aprobación de la Dirección de Apoyo Institucional

9 Traslada la solicitud al Asistente Administrativo

10 Recibe la solicitud debidamente aprobada o rechazada Asistente

Administrativo

11

Aprobada la solicitud la traslada para

aprobación de la Dirección de Apoyo Institucional

12 Recibe solicitud de autorización para capacitación

Director

Dirección de Apoyo

Institucional 13

Revisa, analiza, margina de aprobado o rechazado y traslada



17

Dirección de Apoyo Institucional.


Procedimiento: Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o

Externa Hoja 2 de 2



Administrativa

14 Recibe la solicitud marginada de la Dirección de Apoyo Institucional



-CEPROG-

15 Rechazada la solicitud elabora oficio al interesado indicando el motivo del rechazo

16 Aprobada la solicitud elabora oficio para la Institución que solicito la capacitación

17 Traslada oficio para revisión y firma al Jefe

18 Recibe, revisa, firma y sella el oficio

Jefe

19 Traslada el oficio firmado al Asistente Administrativo

20 Recibe y traslada el oficio al solicitante Asistente

Administrativo




18

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental

-CEPROG-

Nombre del Procedimiento: Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o Externa

Asistente

AdministrativoJefe

Director

DAIInteresado

Inicio

Entrega original y copia

de la solicitud de

capacitación

Recibe original y copia

de la solicitud de

capacitación

Firma y sella de

recibido la solicitud de

capacitación

Devuelve copia al

itneresado

Traslada al Jefe para

su conocimiemto

Recibe la solicitud

de capacitación

Procede la

Capacitación ?

SiNo

Se margina la

solicitudSolicita aprobación

de la DAI

Traslada la solicitud

a la Asistente

Administrativo

Recibe solicitud

aprobada o rechazada

Aprobada la solicitud

la traslada a la DAI

Recibe solicitud de

autorización

Margina de aprobado o

rechazado

Recibe solicitud

marginada de la DAI

Rechazada la solicitud

elabora oficio

indicando el rechazo

Aprobada la solicitud

elabora oficio para la

Institución

Traslada oficios para

revisión y firma del

Jefe

Recibe, revisa, firma

y sella el oficio

Traslada el oficio

firmado

Recibe y traslada el

oficio al solicitante

A

A

Fin

B

B

C

C



19



Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitación

(Análisis de Detección) Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Clasifica y enumera los posibles temas de capacitación

Jefe


-CEPROG-

2 Calendariza e imprime los temas a impartir

3 Enumera las Instituciones y temas de capacitación

4 Coordina la capacitación con la Dependencia que la solicita




20

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución : Contraloría General de Cuentas Página 1/1


Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitación (Análisis de

Detección)

Jefe

-CEPROG-

Inicio

Clasifica y enumera

los posibles temas

de

capacitación

Calendariza e

imprime los temas a

impartir

Enumera las

Instituciones y

temas de

capacitación

Coordina la

capacitación con la

Dependencia que la

solicita

Fin



21



Gubernamental –CEPROG-

Procedimiento: Solicitud de Salón de Capacitación en zona 13, refacción, mobiliario y equipo

Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Elabora oficio solicitando el salón, refacción, mobiliario y equipo, indicando el número de participantes, fecha y hora del evento



–CEPROG-

2 Traslada el oficio al Jefe para su visto bueno


Jefe

4 Traslada oficio debidamente sellado y firmado

5 Recibe oficio y lo traslada al Director DAI


Dirección de Apoyo

Institucional 6

Recibe oficio firma y sella de Visto Bueno

Director

7 Traslada oficio al Director Administrativo y Financiero

8 Recibe, analiza y autoriza la

solicitud de - CEPROG- Director

DAF

Dirección Administrativo

Y Financiero 9 Gira instrucciones para que se acomode el mobiliario y equipo en el salón asignado




22

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental-CEPROG-

Nombre del Procedimiento: Solicitud de salón de Capacitación en zona13 , refacción,

mobiliario y equipo


Gubernamental

Dirección Administrativa

y Financiera

Dirección de Apoyo

Institucional

inicio

Asistente elabora

oficio solicitando el

salón, refacción

mobiliario y

equipo

Asistente

Administrativo

traslada oficio al Jefe

para Vo.Bo.

Asistente Recibe

oficio y lo traslada

al Director DAI

Director traslada

oficio a la

Dirección

Financiera

Director Recibe,

analiza y autoriza

la solicitud del

CEPROG

Gira instrucciones

para que se

acomode con

Mobiliario y equipo

Fin

Jefe recibe, revisa,

firma y sella oficio

Jefe traslada oficio

debidamente sellado y

firmado

Director DAI

Recibe oficio,

firma y sella de

Vo.Bo.



23




Procedimiento: Designación y Requerimiento del

Capacitador Interno y Externo Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Elabora oficio de invitación para impartir la capacitación Coordinador de

Profesionalización


–CEPROG-

2 Traslada el oficio al Jefe para visto bueno


Jefe

4 Traslada el oficio firmado y sellado

5 Recibe, reproduce una copia del oficio Coordinador de

Profesionalización 6

Traslada original y copia al capacitador

7 Recibe original y copia del oficio

Capacitador 8 Firma y sella de recibido el original y la copia del oficio

9 Devuelve copia firmada y sellada

10 Recibe la copia firmada y

sellada por el capacitador

Coordinador de

Profesionalización




24

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Designación y Requerimiento del Capacitador

Interno y Externo

Jefe CapacitadorCoordinador de

Profesionalización

Inicio

Elabora oficio de

invitación para

impartir la

Capacitación

Recibe, revisa,

firma y sella el

oficio

Traslada el oficio

firmado y sellado

Traslada el oficio al

Jefe para Visto

Bueno

Recibe, reproduce

una copia del oficio

Firma y sella de

recibido el original

y la copia del oficio

Recibe original y

copia del oficio

Devuelve copia

firmada y sellada

Traslada original y

copia al

capacitador

Fin

Recibe la copia

firmada y sellada

por el capacitador



25




Procedimiento: Solicitud de Refacción para las Capacitaciones Hoja 1 de 2



Unidad

Administrativa

1

Elabora oficio requiriendo refacción para los participantes y docentes de las capacitaciones calendarizadas, indicando número de participantes

lugar, fecha y hora

Asistente

Administrativo

Centro de

Profesionalización Gubernamental

–CEPROG- 2 Traslada oficio para firma


Jefe 4 Traslada oficio debidamente firmado sellado

5 Recibe oficio firma y sella de Visto Bueno

Director

Dirección de Apoyo

Institucional

6 Traslada oficio al Jefe de Departamento de Compras

7 Recibe , firma y sella de recibido el oficio requiriendo las refacciones

Jefe

Departamento

Compras

8 Autoriza la refacción solicitada

9

Traslada oficio a la Dirección

Administrativa y Financiera para Vo.Bo.



26




Procedimiento: Solicitud de Refacción para las

Capacitaciones Hoja 2 de 2



Unidad

Administrativa

10 Recibe el oficio firmado y sellado por el Jefe de

Compras

Director

Dirección Administrativa y Financiera

11 Da Visto Bueno a la solicitud de refacciones

12

Devuelve el oficio autorizado al Departamento de Compras

13 Recibe el oficio firmado y sellado

Jefe Departamento de Compras

14 Compra los suministros y los envía al Almacén

15 Hace la solicitud de Almacén



–CEPROG- 16

Recibe los suministros solicitados para la refacción

17 Traslada los suministros al área de capacitación

18 Fin de Procedimiento



27

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Solicitud de Refacción para las Capacitaciones

Dirección

Administrativa y

Financiera


Gubernamental

-CEPROG-

Departamento

de Compras

Dirección de Apoyo

Institucional

inicio


Elabora oficio

requiriendo refacción

para los participantes


Traslada oficio para

firma

Asistente

Administrativo hace la

solicitud de Almacén

Jefe recibe, firma y

sella de recibido el

oficio requiriendo las

refacciones

Jefe autoriza la refacción

solicitada

Fin

Jefe traslada oficio a la

Dirección

Administrativa y

financiera para Vo.Bo.

Director Recibe, oficio

firma y sella de Vo.Bo.

Director

Traslada oficio al Jefe

de Departamento de

Compras

Director recibe oficio

firmado y sellado por el

Jefe de compras

Director da Visto

Bueno a la solicitud de

refacciones

Director devuelve oficio

autorizado al

Departamento de

compras

Jefe recibe el oficio

firmado y sellado.

Jefe compra los

suministros y los

envía al Almacén

Asistente

Administrativo recibe

los suministros para la

refacción

Asistente

Administrativo traslada

los suministros al área

de capacitación

Jefe

recibe, revisa firma y

sella el oficio

Jefe traslada oficio

firmado



28

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-

Unidad, Departamento, Sección: Biblioteca

Procedimiento: Colocación del Material en los estantes Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Prepara el material para ser colocado en su respectivo anaquel

Encargado de Biblioteca

Biblioteca 2

Ordena en forma ascendente y de izquierda a derecha, tomando en cuenta la materia de que se trate

3 Retira de los anaqueles el material que esta deteriorado o fuera de uso

4

Intercala el nuevo material con el que ya se encuentra colocado en los estantes, conservando el orden de los números




29

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Biblioteca

Nombre del Procedimiento: Colocación del Material en los estantes

Encargada de Biblioteca

Inicio

Prepara material

para ser

colocado

Ordena en forma

ascendente e

izquierda y

derecha

Retira de los

anaqueles

material

Deteriorado

Fin

Intercalar el

nuevo

Material



30



Procedimiento: Control de Publicaciones que conforman la

Hemeroteca Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Adquiere los ejemplares de los periódicos por medio de suscripción, compra o donación. En caso de suscripción debe renovarla antes de vencer.


Biblioteca

2 Anota e identifica en una tarjeta de kardex

los datos de cada ejemplar que recibe

3 Recibe diaria o semanalmente los ejemplares

4 Identifica cada ejemplar colocando el sello en la portada

5 Anota el número del ejemplar en la tarjeta de registro correspondiente

6 Revisa si es el número que correlativamente corresponde

7 Reclama a donde corresponde, si hay algún faltante, en caso de suscripción el o los ejemplares correspondientes

8 Coloca en la vitrina el ejemplar recibido y lo cambia cuando recibe el nuevo

9 Ordena los fascículos que ingresan en el anaquel correspondiente en forma alfabética y cronológica

10 Clasifica el material que debe encuadernarse y empastarse,

11

Verifica que existan los recursos económicos para la empastada y encuadernación de los ejemplares por mes o por año




31

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia :Biblioteca

Nombre de procedimiento: Control de Publicaciones que conforman la

Hemeroteca


Adquiere los

ejemplares de los

peridicos

Inicio

Anota e identifica

en una tarjeta

de Kardex

Recibe diario o

semanalmente los

ejemplares

Anota el número

del ejemplar en la

tarjeta de registro

correspondiente

Revisa si es el

número que

correlativamente

corresponde

Reclama si hay

algún faltante, en

caso de

suscripción o

ejemplares

Coloca en la vitrina

el ejemplar

deteriorado y lo

cambia cuando

recibe el nuevo

Ordena los

fascículos que

ingresan en el

Anaquel

Clasifica el

material que debe

encuadernarse y

empastarse,

Verifica recursos

económicos para

empastar y

encuadernar por

mes o año.

Fin



32


Unidad, Departamento, Sección : Biblioteca

Procedimiento: Ingreso del material Bibliográfico (libros

de Inventario Interno por Compra, Canje, Donación) Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Si los libros se adquieren por compra,

se revisa para confirmar que se recibe lo solicitado, si está completo y si se encuentra en buenas condiciones lo pedido


Biblioteca

2 Cuando el material que recibe es por canje se verifica los listados de la bibliografía que se envía y se recibe

3

Si el material bibliográfico que se recibe es por Donación, este debe ingresar en forma gratuita a la biblioteca. Envía nota de agradecimiento al donante




33

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas página 1/1

Nombre de la Dependencia :Biblioteca

Nombre de procedimiento: Ingreso del Material Bibliográfico ( libro de inventario

Interno por Compra, Canje , Donación)


Inicio

Si los libros se

adquieren por

compra, se revisa

Para confirmar lo

solicitado

Cuando el material

que recibe es por

canje se verifican

los listados de la

bibliografía

Si es bibliográfico

que se recibe es

por Donación, este

debe ingresar en

forma gratuita

Fin



34


Unidad, Departamento, Sección : Biblioteca

Procedimiento: Preparación física del Material

Bibliográfico (Marbete, Etiqueta, Catálogo) Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Rotula los marbetes para identificar la signatura topográfica del documento colocándolo en el lomo, a una distancia de tres pulgadas del vértice posterior


Biblioteca 2

Utiliza etiqueta para uso de sobres y tarjetas de control de préstamo. Este se adiciona en la parte interior de la caratula posterior y contiene datos como identificadores ,del documento; donde el usuario anotara su nombre e indicará posteriormente la devolución para que el usuario tenga la fecha presente

3

Revisa que el documento esté sellado en las hojas que se señalaron y si el documento tiene suficiente paginas o hojas se le adiciona otro sello

4

Ordena los catálogos de autor, titulo y materia se ordenan alfabéticamente para su fácil recuperación por parte del usuario




35

Diagrama de Flujo



Nombre del procedimiento: Preparación física del Material Bibliográfico (marbete, etiqueta,

catalogo)


Inicio

Rotula marbete

para

identificar

Utiliza etiqueta

para

uso de sobres y

tarjeta de control

Revisa el

documento que

esté sellado en las

hojas

Ordena los

caalogos por

autor, titulo y

materia

Fin



36



Procedimiento: Préstamo de Libros Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Realiza préstamo del material o libro requerido por las autoridades o trabajadores de la Contraloría, que estén bajo los renglones presupuestarios 011, 021,031 y 029


Biblioteca

2

Registra en la tarjeta correspondiente los datos personales, como del material prestado, incluyendo la fecha en que vence el préstamo

Usuario CGC

3 Marca en la hoja última del documento o libro prestado la fecha de entrega y la fecha de devolución Encargada de

Biblioteca

4 Archiva la tarjeta clasificándola en orden alfabético según el nombre del usuario, para un mejor control




37

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución :Contraloría General de Cuentas página 1/1


Nombre del procedimiento: Préstamo de Libros

Usuario

CGC

Encargada

de Biblioteca

Inicio

Realiza préstamo

del material o libro

requerido por las

autoridades

Marca en la hoja

última del

documento o libro

prestado la fecha

de devolución

Archiva la tarjeta

clasificando a en

orden alfabético

Fin

Registra en la

tarjeta

correspondiente los

datos personales



38



Procedimiento: Registro de Inventario y Sellado

Bibliográfico Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Registra el material bibliográfico en el catálogo de inventario


Biblioteca

2 Asigna número correlativo a cada tomo de publicaciones

3

Registra los datos bibliográfico siendo el siguiente: 1)Número de inventario; 2) Ubicación física; 3) Fecha de ingreso del libro; 4)Nombre del autor; 5) Título del libro; 6) Edición; 7) Editorial 8) Procedencia

4

Escribe en la página de portada de cada uno de los volúmenes cerca de los límites de la encuadernación los datos de inventario, fecha y costo.

5 Asigna en el catálogo de inventario, un número correlativo, fecha de ingreso y precio

6

Identifica con el sello de biblioteca los materiales bibliográficos, el cual se coloca en la página de portada, los lomos y la página clave




39

Diagrama de Flujo



Nombre del procedimiento: Registro de Inventario y sellado Bibliográfico


Inicio

Registra el material

bibliografico

Asigna numero

correltivo

Registra los datos

bibliográfico

Escribe en la

pagina de portada

de cada uno de los

volumenes

Asigna en el

catálogo de

inventario un

número

correlativo

Identifica con el

sello de biblioteca

los materiales

bibliográficos

Fin



40



Procedimiento: Solicitud y Adquisición de Material (por compra) Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Requiere el material necesario para la biblioteca


Biblioteca

2 Selecciona los libros de su interés y requiere la aprobación del Jefe de CEPROG para su adquisición

3 Solicita una proforma del material seleccionado

4 Elabora formulario de solicitud del gasto y lo envía a CEPROG para firma y visto bueno del Jefe

5 Recibe y traslada solicitud del gasto al Jefe de CEPROG para firma y visto bueno



–CEPROG-

6 Recibe, revisa, firma y sella el formulario Jefe

7 Traslada a asistente administrativo

8 Traslada solicitud a la Dirección de Apoyo Institucional

Asistente Administrativa

9 Recibe solicitud del Gasto, la traslada al Director de Apoyo Institucional



10 Revisa y aprueba firmando y sellando la solicitud del gasto

Director

11

Recibe solicitud firmada y sellada y la traslada Dirección General Administrativa y Financiera


12 Recibe solicitud del gasto firmada Asistente

Administrativo Dirección General Administrativa y

Financiera 13

Recibe solicitud y aprueba o rechaza la compra

Director

14

Da seguimiento al proceso de compra ante la Dirección Financiera para la adquisición del material ya sea a nivel nacional o extranjero


Biblioteca

15 Comprado el material, verifica que se encuentre en buenas condiciones




41

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Solicitud y Adquisición de material (por compra)

Dirección

General

Administrativa y

Financiera

CEPROGDirección

de Apoyo InstitucionalBiblioteca

Inicio

Encargado requiere el

material necesario para

biblioteca

Encargado selecciona los

libros de su interés y

requiere la aprobación

del Jefe CEPROG

Encargado solicita una

proforma del material

seleccionado


Recibe y traslada solicitud

del gasto al Jefe CEPROG

Jefe

recibe, revisa firma y sella

el formulario Encargado elabora

formulario de solicitud del

gasto

AsistenteAdministrativo

traslada solicitud a la

DAI

Fin


recibe solicitud del

Gasto

Asistente recibe solicitud del

gasto firmada

Director recibe solicitud y

aprueba o rechaza la Compra

Jefe

traslada a asistente

Administrativo

Director revisa y

aprueba firmando y

sellando la solicitud del

gasto


recibe solicitud firmada y

sellada y la traslada del

Dirección General

Administrativa y Financiera

Encargada da seguimiento al

proceso de compra ante la

Dirección General

Administrativa y Financiera

para la adquisición

Encargada

Comprado el material, verifica

que se encuentre en buenas

condiciones



42


Unidad, Dependencia, Sección: Biblioteca

Procedimiento: Solicitud y Adquisición de Material (por donación) Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Adquiere material bibliográfico o publicaciones periódicas de las Instituciones en forma gratuita a la biblioteca


Biblioteca

2 Selecciona el material que se ha recibido en calidad de donación

3

Verifica la documentación para ser

ingresado al fondo bibliográfico de la biblioteca

4 Selecciona lo que va a ser de utilidad para la biblioteca

5 Recibe material que puede servir en canje o, para donar a otras Instituciones que lo requieran

6 Envía nota de agradecimiento a entidad que envió la donación

7 Adjunta lisado de lo recibido en la nota de agradecimiento




43

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Solicitud y Adquisición de material (por donación)


Inicio

Adquiere material

bibliográfico o

publicaciones periódicas

Selecciona el material que

se ha recibido en calidad de

donación

Verifica la documentación

para ser ingresado al fondo

bibliográfico de la

biblioteca

Selecciona lo que va a ser

de utilidad para la

biblioteca

Recibe material que puede

servir en canje o para

donar a otras

Instituciones que

lo quieran

Envía nota de

agradecimiento a entidad

que envío la donación

Adjunta listado de lo

recibido en la nota de

agradecimiento

Fin



44



Procedimiento: Solicitud y Adquisición de Material (por canje) Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración junio/ 2013


Administrativa

1 Adquiere por canje material bibliográfico de la biblioteca sin mayor costo presupuestal


Biblioteca

2

Intercambia información entre Instituciones y efectúa envió de listados de obras que una Institución

ofrece a otra

3 Recibe los listados de cada una de las Instituciones que le envían para canje

4 Verifica entre los responsables y hacer la selección de material y escoger los Títulos afines a la Biblioteca

5 Recibe en calidad de canje el material bibliográfico de algunas instituciones.

6 Atiende las solicitudes en el orden que se reciben

7 Recibe material con este servicio

8 Envía listados de documentos que ofrece la Institución

9 Informa si representa algún gasto de envió o tramite aduanal

10 Confronta los listados enviados por la bibliotecaria con lo recibido de otro

lugar

11 Agradece al donante, el material que se incluye en el fondo bibliotecaria




45

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Solicitud y adquisición de material ( por canje)


inicio

Adquiere por canje

El material

bibliográfico

Intercambia

información entre

Instituciones

Recibe los listados

de cada

Institución

Verifica y

selecciona el

material

Envía listados de

documentos

Recibe en calidad

de canje al

material

Atiende las

solicitudes en

orden

Agradece al

donante el material

que se incluyo

Confronta los

listados enviados

Informa si

representa algún

gasto

Fin



46

SIMBOLOGÍA BÁSICA PARA LA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

Inicio o Final: Indica el principio o el fin del flujo

Puede ser acción o lugar; además, se usa para

indicar una unidad administrativa o persona que

recibe o proporciona información.

Actividad: Describe las funciones que

desempeñan las personas involucradas en el

procedimiento.

Documento: Representa cualquier documento

que entre, se utilice, se genere o salga del

procedimiento.

Decisión o alternativa: Indica un punto dentro

del flujo en donde se debe tomar una decisión

entre dos o más opciones.

Archivo Permanente: Indica que se guarde un

documento en forma permanente.

Archivo Temporal: Indica que se guarde un

documento en forma temporal.



47

Proceso Predefinido: Hace referencia a otro

procedimiento preestablecido.

Conector de página: Representa una conexión o

enlace con otra hoja diferente, en la que continúa

el diagrama de flujo.

Conector: Representa una conexión o enlace del

diagrama de flujo dentro de la misma página.

Transporte o Desplazamiento: Indica el

movimiento de los empleados, material y equipo

de un lugar a otro.

Conector Dinámico: Establece de forma

automática la ruta entre las formas.

Conector de Línea: Conecta los procesos en el

diagrama, mediante líneas rectas.

manual de procedimientos centro de … · procedimiento recepción de solicitud de capacitación...

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