manual de procedimientos almacÉn judicial acceso a la informacion publica/articulo 10... · 71 del...
TRANSCRIPT
1
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ALMACÉN JUDICIAL (Actualización 2016)
Guatemala, mayo de 2016
i
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVO DEL MANUAL 4
ALCANCE 4
NORMAS GENERALES DEL MANUAL 4
DESCRIPCIÓN DE LA DEPENDENCIA 5
OBJETIVO DE LA DEPENDENCIA 5
BASE LEGAL 5
FUNCIONES 6
POLITICA INSTITUCIONAL A LA QUE RESPONDE 6
ORGANIGRAMA UNIDAD 7
PROCEDIMIENTOS (DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE FLUJO) 8
PROCESO No. 1: ÁREA DE BODEGA 8
1.01 Recepción de objetos 8
1.02 Recepción de Valores. 11
1.03 Recepción de objetos de difícil o peligrosa conservación. 14
1.04 Destrucción de objetos por orden de Juez o Presidencia del Organismo Judicial. 17
1.05 Entrega de objetos al interesado. 21
1.06 Donación. 26
1.07 Exhibición de evidencia para peritaje. 29
1.08 Entrega de evidencia para audiencia o debate. 32
1.09 Subasta de objetos. 35
1.10 Ingreso a Bóveda externa. 41
PROCESO No. 2: ÁREA DE VEHÍCULOS 44
2.01 Recepción de Vehículos 44
2.02 Devolución de vehículos. 47
2.03 Donación de Vehículos. 54
2.04 Vehículos a subastar, inactivados en la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- 57
2.05 Entrega de vehículos en comiso para uso interno del Organismo Judicial. 60
2.06 Subasta de Vehículos 62
PROCESO No. 3: ÁREA DE ASESORÍA LEGAL 68
ii
3.01 Solicitar, gestionar y procurar el comiso, la afección al Decreto Número 69-71 del Congreso de la República de Guatemala, uso temporal o destrucción de bienes según las leyes vigentes 68
PROCESO No. 4: VALUACIÓN 71
4.01 Valuación de bienes en comiso, que hayan sido declarados en afección al Decreto Número 69-71 del Congreso de la República de Guatemala o pertenecientes al Organismo Judicial 71
GLOSARIO 73
3
INTRODUCCIÓN
El presente instrumento es parte fundamental para el desarrollo de las actividades administrativas y
como auxiliar de la administración de justicia del Almacén Judicial del Organismo Judicial, pues
consiste en el desarrollo del “Manual de Procedimientos” que tiene por objetivo describir los pasos
que se deben seguir en cada uno de los procesos que se desarrollan para las actividades
Administrativas y de ámbito Judicial.
Con este Manual administrativo se pretende que cada empleado tenga el conocimiento de las
actividades que debe realizar de manera exacta, así mismo que se fomente la colaboración con
otro tipo de actividades que realizan otros compañeros y la relación existente entre los mismos.
El manual de procedimientos, es el documento por medio del cual se describe la sucesión
cronológica de las actividades más importantes del Almacén Judicial, especificando las tareas
individuales de cada trabajador e identificando al responsable de las mismas, las que serán
representadas por medio de diagramas de secuencia.
4
OBJETIVO DEL MANUAL
El Manual de Procedimientos es una herramienta administrativa que proporciona a la organización
parámetros para la realización de ciertas actividades que requieran la implementación de
estándares de tiempo y de responsabilidad.
ALCANCE
El presente manual está enfocado a los procedimientos de guarda, conservación y venta en
subasta pública de los bienes que dan lugar a la actividad jurisdiccional. La implementación del
mismo tiene como fin, facilitar la realización de dichas actividades a todo el personal de la
dependencia.
NORMAS GENERALES DEL MANUAL
Proporcionar una copia a cada empleado de la Unidad para que sea conocido por todos y sirva
de guía al momento de ejecutar sus actividades.
Deberá hacerse una revisión del contenido cada año para mantenerlo actualizado con relación
a los cambios que se presenten e informar a los empleados sobre el fiel cumplimiento de los
procedimientos que se establecen.
Servirá como medio de comunicación entre los empleados y el encargado de la Unidad.
Deberá emplearse como herramienta de control.
5
DESCRIPCIÓN DE LA DEPENDENCIA
El Almacén Judicial, fue creado como dependencia administrativa de la Presidencia del Organismo
Judicial, para la guarda, conservación y venta en su caso, de bienes muebles de lícito comercio,
relacionados con hechos que dan lugar a la actividad judicial.
Le corresponde la conservación y mantenimiento de toda evidencia que está bajo responsabilidad
de los tribunales de justicia del país, así como realizar las diligencias correspondientes para la
gestión adecuada de los diferentes comisos.
Se encuentra estructurado por la Administración, Sub Administración y las Áreas de Apoyo
Administrativo, Bodega, Vehículos, Asesoría Legal y los Almacenes Regionales y
Departamentales; tal como se muestra en el organigrama de dicha Unidad.
OBJETIVO DE LA DEPENDENCIA
Ser una dependencia administrativa del Organismo Judicial, que se encarga de la guarda, custodia,
conservación, venta y destrucción en su caso, de bienes muebles de ilícito comercio, relacionados
con hechos que den lugar a la actividad judicial.
BASE LEGAL
Constitución Política de la República de Guatemala.
Decreto 69-71, del Congreso de la República de Guatemala creación del Almacén Judicial.
Código Penal.
Código Procesal Penal.
Acuerdos de Corte Suprema de Justicia y Presidencia del Organismo Judicial aplicables a la
dependencia.
Acuerdo No. 81/005 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de
Justicia “Creación de la Dirección de Servicios de Gestión Tribunalicia y la Dirección de
Servicios del Área Jurisdiccional”.
6
Acuerdo Número 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, referente a normas de control
interno que contiene la norma 1.10 y que literalmente dice:
“La máxima autoridad de cada ente público debe apoyar y promover la elaboración de manuales de
funciones y procedimientos para cada puesto de trabajo y procesos relativos a las diferentes
actividades de la entidad”.
FUNCIONES
Guarda, conservación y venta en su caso, de bienes muebles de lícito comercio, relacionados
con hechos que den lugar a la actividad judicial.
Integrar al sistema digital los objetos a que se refiere el inciso anterior, con el objeto que forme
parte del proceso de inventario y control de evidencia.
Orden y funcionamiento administrativo del personal.
Gestionar ante los Juzgados y Tribunales del país la pronta remisión de los objetos e
instrumentos del delito y demás bienes muebles.
Elaborar las actas correspondientes a la devolución de evidencia, siempre y cuando sea
autorizada por el Juez Competente.
Realizar gestiones ante la Presidencia del Organismo Judicial para realizar las subastas
públicas.
Valuar todos los bienes que serán subastados.
Resolver todos los asuntos administrativos que sean ordenados por la Presidencia del
Organismo Judicial.
POLITICA INSTITUCIONAL A LA QUE RESPONDE
Fortalecer la credibilidad del Organismo Judicial y la confianza de la población en la
administración de justicia y en la prestación de otros servicios.
Impulsar mecanismos de transparencia, buenas prácticas y anti-corrupción en el Organismo
Judicial.
Privilegiar acciones de fortalecimiento en la agilización de procesos.
Dar continuidad al Sistema de Integridad Institucional y a las normas de comportamiento ético
del Organismo Judicial.
7
ORGANIGRAMA UNIDAD
El Almacén Judicial está conformado estructuralmente de la siguiente manera:
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE
GESTIÓN TRIBUNALICIA
PRESIDENCIA DEL ORGANISMO
JUDICIAL
ADMINISTRACIÓN
ALMACÉN JUDICIAL
SUB - ADMINISTRACIÓN
APOYO
ADMINISTRATIVO
ASESORÍA
LEGAL
ÁREA DE
VEHÍCULOS
ALMACENES
JUDICIALES
REGIONALES Y
DEPARTAMENTALES
ÁREA DE
BODEGA
8
PROCEDIMIENTOS (DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE FLUJO)
PROCESO No. 1: ÁREA DE BODEGA
1.01 Recepción de objetos
AJ - 1.01 - Recepción de Objetos
INICIO
AUXILIAR DE BODEGA
Elabora y presenta
oficio para ingreso de
bienes
1
JUZGADO COMPETENTE /
MINISTERIO PÚBLICO
¿Tipo de
solicitud?
2
FIN
Revisa si se adjunta orden de
secuestro firmada por juez
competente, causa o proceso,
cadena de custodia, sellos y
datos generales del oficio
3
Revisa si se adjunta
oficio firmado por juez
competente, causa o
proceso, cadena de
custodia, sellos, datos
generales del oficio
4
Juzgado competente
Ministerio Público
Devuelve papelería al
interesado
16
¿Requisitos
completos?
5
Recibe
17
NO
Revisa documentación
con bienes físicos
8
SI¿Objetos
embalados?
6
SI
Deja el bien
embalado, haciendo
constar por medio
de una observación
en el oficio (1)
7
NO
¿Proceso
de revisión
correcto?
9
NO
Firma y sella oficio
y copia de ingreso
10
SI
Devuelve copia del
oficio, al interesado
11
Recibe copia
15Verifica lo recibido,
ingresa al sistema
firmando
electrónicamente, y
genera el formato
habilitado.
12
(1) Se debe anotar a mano en el oficio de ingreso del objeto lo siguiente: “Se recibe el presente sobre, caja, bolsa, etc., con la indicación escrita y/o
verbal de la persona que ingresa el oficio, de lo que contiene” (La persona que ingresa el oficio debe firmar y sellar la observación).
Almacena el bien,
registra en el sistema
y coloca etiqueta de
identificación
13
DIGITALIZADOR
Recibe oficio
de notificación
14
Pagina: 1/1
9
1.01 Recepción de Objetos
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Elabora y presenta oficio para ingreso de bienes.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si la solicitud es realizada por el Ministerio Público, continúa en operación
número 3. Si la solicitud es realizada por Juzgado competente, continúa en operación número 4.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta orden de secuestro firmada por juez competente, causa
o proceso, cadena de custodia, sellos y datos generales del oficio.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta oficio firmado por juez competente, causa o proceso,
cadena de custodia, sellos, datos generales del oficio.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos, continúa en operación número 6. Si los
requisitos no están completos, continúa en operación número 16.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si los objetos están embalados, continúa en operación número 7. Si los
objetos no están embalados, continúa en operación número 8.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Deja el bien embalado, haciendo constar por medio de una observación en
el oficio. Se debe anotar a mano en el oficio de ingreso del objeto lo siguiente: “Se recibe el presente sobre, caja, bolsa, etc., con la indicación escrita y/o verbal de la persona que ingresa el oficio, de lo que contiene” (La persona que ingresa el oficio debe firmar y sellar la observación). Continúa en operación número 10.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Revisa documentación con bienes físicos.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si el proceso de revisión es correcto, continúa en operación número 10. Si
el proceso de revisión no es correcto, continúa en operación número 16.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Firma y sella oficio y copia de ingreso.
10
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Devuelve copia del oficio, al interesado. Continúa en las operaciones
número 12 y número 15.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Ingresa al sistema, confronta el o los objetos con lo consignado en el oficio
que remite el solicitante, luego confirma el correcto ingreso de los datos firmando electrónicamente en el sistema. Posteriormente el sistema genera el formato autorizado por Contraloría General de Cuentas, habilitando el registro para que el Auxiliar de Bodega pueda visualizar la información del mismo, para proceder con el almacenamiento del bien.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Almacena el o los objetos donde corresponda y registra en el sistema la
ubicación donde se almacena, coloca etiqueta de identificación que incluye la ubicación física del o los objetos y el correspondiente código asignado por el sistema.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe oficio de notificación y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe copia y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Devuelve papelería al interesado.
No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe y continúa en operación número 1.
11
1.02 Recepción de Valores.
AJ -1.02 - Recepción de Valores
INICIO
AUXILIAR DE BODEGA
Elabora y
presenta oficio
para ingreso de
valores
1
JUZGADO
COMPETENTE /
MINISTERIO PÚBLICO
¿Tipo de
solicitud?
2
FIN
Revisa si se adjunta orden
de secuestro firmada por
juez competente, causa o
proceso, sellos, datos
generales del oficio y
verifica si es en depósito o
en comiso.
3
Revisa si se
adjunta oficio
firmado por juez
competente, causa
o proceso, sellos y
datos generales
del oficio. Verifica
el resguardo si es
en depósito o en
comiso.
4
Juzgado
competente
Ministerio Público
Devuelve papelería
y valores
al interesado
16
¿Requisitos
completos
5
Recibe
17
NO
Revisa
documentación
con valores
físicos
9
SI¿Valores
embalados?
6
SI
Hace constar por
medio de una
observación en el
oficio (1)
7
NO
¿Verificación
correcta?
10
NO
Firma, sella oficio y
copia de ingreso y
observa embalaje en
bolsa de evidencia del
Organismo Judicial
11
SI
Devuelve copia del
oficio al interesado
12
Recibe copia
15
Trasladan los
valores a bóveda
para su resguardo
correspondiente
14
Observa
desembalaje de
los valores,
realizado por el
MP o Juzgado
8
(1) Se debe anotar a mano en el oficio de ingreso de los valores lo siguiente: “Se recibe el presente sobre, caja, bolsa, etc., con la indicación escrita y/o
verbal de la persona que ingresa el oficio, de lo que contiene” (La persona que ingresa los valores debe firmar y sellar la observación).
Procedimiento:
AJ – 1.10
Ingreso a
Bóveda Externa
ADMINISTRADOR / SUB
Y ENCARGADO DE
BODEGA
A
A
DIGITALIZADOR
Verifica lo
recibido, ingresa
al sistema
firmando
electrónicamente
, y genera el
formato
habilitado
13
Pagina: 1/1
12
1.02 Recepción de Valores
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Elabora y presenta oficio para ingreso de valores.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si la solicitud es realizada por el Ministerio Público, continúa en operación
número 3. Si la solicitud es realizada por Juzgado competente, continúa en operación número 4.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta orden de secuestro firmada por juez competente, causa
o proceso, sellos, datos generales del oficio y verifica si es en depósito o en comiso.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta oficio firmado por juez competente, causa o proceso,
sellos y datos generales del oficio. Verifica el resguardo si es en depósito o en comiso.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos, continúa en operación número 6. Si los
requisitos no están completos, continúa en operación número 16.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si los valores están embalados, continúa en operación número 7. Si los
valores no están embalados, continúa en operación número 9.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Hace constar por medio de una observación en el oficio. Se debe anotar a
mano en el oficio de ingreso de los valores lo siguiente: “Se recibe el presente sobre, caja, bolsa, etc., con la indicación escrita y/o verbal de la persona que ingresa el oficio, de lo que contiene” (La persona que ingresa los valores debe firmar y sellar la observación).
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Observa desembalaje de los valores, realizado por el Ministerio Público o
Juzgado. Continúa en operación número 11.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Revisa documentación con valores físicos.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si la verificación es correcta, continúa en operación número 11. Si la
13
verificación no es correcta, continúa en operación número 16.
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Firma, sella oficio y copia de ingreso y observa embalaje en bolsa de
evidencia del Organismo Judicial.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Devuelve copia del oficio al interesado. Continúa en operaciones número 13
y número 15.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Ingresa al sistema, confronta el o los objetos con lo consignado en el oficio
que remite el solicitante, luego confirma el correcto ingreso de los datos firmando electrónicamente en el sistema. Posteriormente el sistema genera el formato autorizado por Contraloría General de Cuentas, habilitando el registro para que el Auxiliar de Bodega pueda visualizar la información del mismo, para proceder con el almacenamiento del bien.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Administrador / Sub y Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Trasladan los valores a bóveda para su resguardo correspondiente.
Continúa en Procedimiento: AJ – 1.10 Ingreso a Bóveda Externa y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe copia y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Devuelve papelería y valores al interesado.
No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe y finaliza el procedimiento.
14
1.03 Recepción de objetos de difícil o peligrosa conservación.
AJ - 1.03 - Recepción de objetos de difícil o peligrosa conservación
INICIO
AUXILIAR DE BODEGA
Elabora y presenta
oficio para ingreso de
bienes
1
JUZGADO COMPETENTE /
MINISTERIO PÚBLICO
¿Tipo de
solicitud?
2
FIN
Revisa si se adjunta orden de
secuestro firmada por juez
competente, causa, cadena de
custodia, sellos y datos
generales del oficio y verifica si
es en depósito o en comiso.
3
Revisa si se adjunta
oficio firmado por juez
competente, causa,
cadena de custodia,
sellos y datos generales
del oficio
4
Juzgado
competente
Ministerio Público
Devuelve papelería
al interesado para
su corrección
16
¿Requisitos
completos?
5
NO
SI
SI
Revisa
documentación con
bienes físicos y
realiza inventario
8
Recibe copia
15
Verifica el tipo de
producto (Art. 4
Decreto 69-71 del
Congreso de la
República de
Guatemala) (1)
6
¿De lícito
comercio?
7
NO
Devuelve copia
del oficio al
interesado
10
Recibe oficio de
notificación
14
(1) No se reciben productos de ilícito comercio tales como los descritos en la Ley de Narcoactividad.
(2) Se debe anotar a mano en el oficio de ingreso de las sustancias lo siguiente: “Se recibe el presente sobre, caja, bolsa, etc., con la indicación escrita y/
o verbal de la persona que ingresa el oficio, de lo que contiene” (La persona que ingresa el oficio debe firmar y sellar la observación).
A
DIGITALIZADOR
Recibe
17
A
Firma y sella
oficio y copia de
ingreso (2)
9
Envía oficio al
Juzgado / MP
notificando de los
objetos recibidos y
archiva copia
13
Verifica lo
recibido, ingresa
al sistema
firmando
electrónicamente,
y genera el
formato habilitado
11
Almacena el bien,
registra en el sistema
y coloca etiqueta de
identificación
12
Pagina: 1/1
15
1.03 Recepción de objetos de difícil o peligrosa conservación.
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Elabora y presenta oficio para ingreso de bienes.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si la solicitud es realizada por el Ministerio Público, continúa en operación
número 3. Si la solicitud es realizada por Juzgado competente, continúa en operación número 4.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta orden de secuestro firmada por juez competente,
causa, cadena de custodia, sellos y datos generales del oficio y verifica si es en depósito o en comiso.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta oficio firmado por juez competente, causa, cadena de
custodia, sellos y datos generales del oficio.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos, continúa en operación número 6. Si los
requisitos no están completos, continúa en operación número 16.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Verifica el tipo de producto (Art. 4 Decreto 69-71 del Congreso de la
República de Guatemala). No se reciben productos de ilícito comercio tales como los descritos en la Ley de Narcoactividad.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si son de lícito comercio, continúa en operación número 8. Si no son de
lícito comercio, continúa en operación número 16.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Revisa documentación con bienes físicos y realiza inventario.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Firma y sella oficio y copia de ingreso. Se debe anotar a mano en el oficio
de ingreso de las sustancias lo siguiente: “Se recibe el presente sobre, caja, bolsa, etc., con la indicación escrita y/o verbal de la persona que ingresa el oficio, de lo que contiene” (La persona que ingresa el oficio debe firmar y sellar la observación).
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Devuelve copia del oficio al interesado. Continúa en operaciones número 11
y número 15.
16
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Ingresa al sistema, confronta el o los objetos con lo consignado en el oficio
que remite el solicitante, luego confirma el correcto ingreso de los datos firmando electrónicamente en el sistema. Posteriormente el sistema genera el formato autorizado por Contraloría General de Cuentas, habilitando el registro para que el Auxiliar de Bodega pueda visualizar la información del mismo, para proceder con el almacenamiento del bien.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Almacena el o los objetos donde corresponda y registra en el sistema la
ubicación donde se almacena, coloca etiqueta de identificación que incluye la ubicación física del o los objetos y el correspondiente código asignado por el sistema.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Envía oficio al Juzgado / Ministerio Público notificando de los objetos
recibidos y archiva copia.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe oficio de notificación y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe copia y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Devuelve papelería al interesado para su corrección.
No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe y finaliza el procedimiento.
17
1.04 Destrucción de objetos por orden de Juez o Presidencia del Organismo Judicial.
AJ - 1.04 - Destrucción de objetos por orden de Juez o Presidencia del Organismo Judicial
INICIO
ADMINISTRADOR /SUB
Ordena a la Asesoría Legal
del Almacén Judicial, elaborar
el memorial de solicitud de
destrucción de objetos
ingresados por Juzgados y
Tribunales
1
¿Es procedente
la destrucción?
4
Verifica caso y
analiza
3
Emite orden de
destrucción
5
SI
Solicita con visto bueno del
administrador a Juez
competente, la destrucción
de bienes (por caducidad,
ley, propiedad intelectual y
contaminación ambiental),
adjuntando informe de
bodega (1)
2
JUEZ / PRESIDENCIA
Recibe la negativa del
juez
16
NO
Recibe orden de destrucción,
se procede a verificar lugar,
hora y fecha y según sea el
caso se comisiona a personal
del Almacén Judicial
6
Según programación,
verifica presencia de los
miembros de la comisión
8
Ubica físicamente
los objetos a destruir
7
Procede a la
destrucción
de los bienes
9
Elabora acta
correspondiente
para dejar
constancia de
los objetos
destruidos
10
A
(1) Número de causa, tipo de objeto a destruir y registro interno.
ÁREA DE ASESORÍA
LEGAL
ENCARGADO DE
BODEGACOMISIÓN DIGITALIZADOR
AUXILIAR DE
BODEGA
B
Pagina: 1 / 2
18
AJ - 1.04 - Destrucción de objetos por orden de Juez o Presidencia del Organismo Judicial
ADMINISTRADOR /SUB
FIN
JUEZ / PRESIDENCIA
Informa al Juzgado
correspondiente sobre la
destrucción
(Adjunta certificación de
acta)
11
Recibe documentación,
verifica los objetos,
elabora acuse,
descarga del sistema
firmando
electrónicamente y
genera formato
habilitado
12
Recibe acuse de
Destrucción
13
A
ÁREA DE ASESORÍA
LEGAL
ENCARGADO DE
BODEGACOMISIÓN DIGITALIZADOR
Recibe
documentación y
archiva
15
AUXILIAR DE
BODEGA
Entrega documentación
completa a Auxiliar de
Bodega
14
B
Pagina: 2 / 2
19
1.04 Destrucción de objetos por orden de Juez o Presidencia del Organismo Judicial. No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Ordena a la Asesoría Legal del Almacén Judicial, elaborar el memorial de
solicitud de destrucción de objetos ingresados por Juzgados y Tribunales.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Área de Asesoría Legal DESCRIPCIÓN : Solicita con visto bueno del Administrador a Juez competente, la destrucción
de bienes (por caducidad, ley, propiedad intelectual y contaminación ambiental) adjuntando informe de bodega que contenga nmero de causa, tipo de objeto a destruir y registro interno.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Juez / Presidencia DESCRIPCIÓN : Verifica caso y analiza.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Juez / Presidencia DESCRIPCIÓN : Si es procedente la destrucción, continúa en operación número 5. Si no es
procedente la destrucción, continúa en operación número 16.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Juez / Presidencia DESCRIPCIÓN : Emite orden de destrucción.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Recibe orden de destrucción, se procede a verificar lugar, hora y fecha y
según sea el caso se comisiona a personal del Almacén Judicial.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Ubica físicamente los objetos a destruir.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Según programación, verifica presencia de los miembros de la comisión.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Procede a la destrucción de los bienes.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Elabora acta correspondiente para dejar constancia de los objetos
destruidos.
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Informa al Juzgado correspondiente sobre la destrucción. (Adjunta
certificación de acta).
20
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Recibe documentación, verifica los objetos, elabora acuse dirigido a
autoridad competente y descarga del sistema confirmando el egreso a través de la firma electrónica, y genera formato habilitado por Contraloría General de Cuentas.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Juez / Presidencia DESCRIPCIÓN : Recibe acuse de cumplimiento de la instrucción girada de destrucción.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Entrega documentación completa a Auxiliar de Bodega.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Recibe documentación y archiva, finalizando el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Recibe la negativa del Juez y finaliza el procedimiento.
21
1.05 Entrega de objetos al interesado.
AJ - 1.05 – Entrega de objetos al interesado
INICIO
AUXILIAR DE BODEGA
Elabora oficio para
devolución/entrega de
evidencia/bienes al
interesado
1
JUZGADO COMPETENTE /
MINISTERIO PÚBLICO
Revisa si el oficio tiene la
información completa tanto
del objeto como de la
persona interesada (1)
2
Devuelve
papelería al
interesado
22
¿Requisitos
completos?
3
Completa requisitos
23
NOSI
Reproduce copia de
documento de
identificación (2)
4
Revisa si la evidencia/
objeto se encuentra en
el Almacén Judicial y
traslada la información
al Encargado de
Bodega
5
¿Evidencia en
bodega?
6
Informa a la Autoridad
competente que con la
información
proporcionada no se
encuentra la evidencia,
con visto bueno del
Administrador / Sub
24
NO
Firma y sello de
recepción
25
Designa a la personal o
trabajador que ratificará
la firma personal o
electrónicamente ante
la Autoridad que
ordenó
7
SI
Traslada orden
ratificada
13
Juez o Fiscal
Procede a la ratificación
electrónica
10
(1) Destinatario, datos de la evidencia, datos del interesado, firma y sello.
(2) Documento Personal de Identificación -DPI-, gafete institucional.
ADMINISTRADOR / SUBENCARGADO DE BODEGADIGITALIZADORENCARGADO DE
RATIFICACIÓN
A
B
¿Ratificación?
8
Realiza la ratificación
de la orden de entrega
de manera electrónica
9
Electrónica
Confirma la ratificación
electrónica y elabora oficio
con visto bueno del
Administrador / Sub
11
Se constituye al
Juzgado que
emitió la orden de
devolución y
solicita firma del
Juez competente
en forma personal
12
Física
Pagina: 1 / 2
22
AJ - 1.05 – Entrega de objetos al interesado
AUXILIAR DE BODEGAJUZGADO COMPETENTE /
MINISTERIO PÚBLICO
FIN
Entrega bienes
embalados al
interesado, firmando
el Acta
correspondiente,
dejando a su criterio
el desembalaje
26
¿Objeto
embalado?
15
NO
Facciona el acta,
entrega los
bienes y el
interesado firma
de conformidad,
elabora y envía
acuse
27
Recibe
documentación,
verifica los objetos,
elabora acuse,
descarga del sistema
firmando
electrónicamente y
genera formato
habilitado
19
SI
Recibe acuse
28
¿Entrega del
contenido?
16
Total
Solicita presencia
de Fiscal para
desembalar el
objeto
17
Parcial
Fiscal
Desembala los objetos y
extrae los que se van a
entregar, embalando
nuevamente los objetos
restantes
18
Regresa
documentación a
Auxiliar de Bodega
20
Recibe
documentación y
archiva
21
ADMINISTRADOR / SUBENCARGADO DE
BODEGADIGITALIZADOR
ENCARGADO DE
RATIFICACIÓN
A
B
B
Ubica físicamente
los objetos
14
Pagina: 2 / 2
23
1.05 Entrega de objetos al interesado.
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Elabora oficio para devolución/entrega de evidencia/bienes al interesado.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Revisa si el oficio tiene la información completa tanto del objeto como de la
persona interesada: Destinatario, datos de la evidencia, datos del interesado, firma y sello.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos, continúa en operación número 4. Si los
requisitos no están completos, continúa en operación número 22.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Reproduce copia de Documento Personal de Identificación -DPI-, gafete
institucional.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Revisa si la evidencia/objeto se encuentra en el Almacén Judicial y traslada
la información al Encargado de Bodega.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Si la evidencia está en bodega, continúa en operación número 7. Si la
evidencia no está en bodega, continúa en operación número 24.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Designa a la persona o trabajador que ratificará la firma personal o
electrónicamente ante la Autoridad que ordenó.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Si la ratificación es electrónica, continúa en operación número 9. Si la
ratificación es física, continúa en operación número 12.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Realiza la ratificación de la orden de entrega de manera electrónica.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público (Juez o Fiscal) DESCRIPCIÓN : Procede a la ratificación electrónica.
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Confirma la ratificación electrónica y elabora oficio con visto bueno del
Administrador / Sub. Continúa en operación número 13.
24
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado de Ratificación DESCRIPCIÓN : Se constituye al Juzgado que emitió la orden de devolución y solicita firma
del Juez competente en forma personal.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Encargado de Ratificación DESCRIPCIÓN : Traslada orden ratificada.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Ubica físicamente los objetos.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si el objeto está embalado, continúa en operación número 16. Si el objeto
no está embalado, continúa en operación número 27.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Si la entrega del contenido es Parcial, continúa en operación número 17. Si
la entrega del contenido es Total, continúa en operación número 26.
No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Solicita presencia de Fiscal para desembalar el objeto. No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público (Fiscal) DESCRIPCIÓN : Desembala los objetos y extrae los que se van a entregar, embalando
nuevamente los objetos restantes.
No. OPERACIÓN : 19 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Recibe documentación, verifica los objetos, elabora acuse de entrega
dirigido Juzgado y descarga del sistema confirmando el egreso a través de la firma electrónica, y genera formato habilitado por Contraloría General de Cuentas.
No. OPERACIÓN : 20 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Regresa documentación a Auxiliar de Bodega.
No. OPERACIÓN : 21 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Recibe documentación y archiva. Finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 22 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Devuelve papelería al interesado. No. OPERACIÓN : 23 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Completa requisitos. Continúa en operación número 1.
25
No. OPERACIÓN : 24 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Informa a la Autoridad competente que ordena la entrega de los objetos que
con la información proporcionada no se encuentra la evidencia, con visto bueno del Administrador / Sub.
No. OPERACIÓN : 25 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Firma y sello de recepción, finalizando el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 26 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Entrega bienes embalados al interesado, firmando el Acta correspondiente,
dejando a su criterio el desembalaje.
No. OPERACIÓN : 27 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Facciona el acta, entrega los bienes y el interesado firma de conformidad,
elabora y envía acuse.
No. OPERACIÓN : 28 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe acuse y finaliza el procedimiento.
26
1.06 Donación.
AJ - 1.06 - Donación
INICIO
PRESIDENCIA
Elabora solicitud de
donación dirigida al
Presidente del
Organismo Judicial,
especificando el o los
bienes requeridos
1
INSTITUCIÓN SOLICITANTE
DE DONACIÓN
(NO LUCRATIVA)
ADMINISTRADOR /
SUB
ENCARGADO DEL
DEPARTAMENTO
Recibe solicitud
y traslada al
Almacén
Judicial
2
Recibe
expediente y
traslada a
donde
corresponda
3
SECRETARIA
¿Existencia
de lo
solicitado?
5
Informa a
Administración
que si hay
existencia y
adjunta
resolución o
sentencia de
comiso
6
SI
NO
Informa al
Administrador /
Sub que no hay
existencia
13
Ordena por medio
de resolución la
donación a la
Institución
solicitante y
traslada al
Almacén Judicial
10
Facciona Acta
de avalúo y
regresa
expediente a
Administrador
o Sub
8
Recibe expediente
completo, facciona
Acta de donación
y entrega el bien,
informando a
Presidencia de lo
actuado
11
Verifica
existencia de
lo solicitado e
informa
4
Informa a
Presidencia que
no hay
existencia
14
Informa a
Institución que
realizó solicitud,
que no hay bien
15
Traslada informe
de existencia a
Valuador para
realizar avalúo
7
Informa a
Presidencia la
existencia del bien
y adjunta el
comiso y el avalúo
correspondiente
9
Verifica y
descarga el bien
del sistema
firmando
electrónicamente,
genera formato
habilitado
12
FIN
DIGITALIZADOR DEL
DEPARTAMENTOVALUADOR
A
A
Pagina: 1 / 1
Recibe
16
27
1.06 Donación
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Institución solicitante de donación (No lucrativa) DESCRIPCIÓN : Elabora solicitud de donación dirigida al Presidente del Organismo Judicial,
especificando el o los bienes requeridos.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Recibe solicitud y traslada al Almacén Judicial.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe expediente y traslada a donde corresponda.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado del Departamento DESCRIPCIÓN : Verifica existencia de lo solicitado e informa.
No. OPERACIÓN : 5
RESPONSABLE : Encargado del Departamento DESCRIPCIÓN : Si hay existencia de lo solicitado, continúa en operación número 6. Si no
hay existencia de lo solicitado, continúa en operación número 13.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado del Departamento DESCRIPCIÓN : Informa a Administración que si hay existencia y adjunta resolución o
sentencia de comiso.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Traslada informe de existencia a Valuador para realizar avalúo.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Valuador DESCRIPCIÓN : Facciona Acta de avalúo y regresa expediente a Administrador o Sub.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Informa a Presidencia la existencia del bien y adjunta el comiso y el avalúo
correspondiente.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Ordena por medio de resolución la donación a la Institución solicitante y
traslada al Almacén Judicial.
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Recibe expediente completo, facciona Acta de donación y entrega el bien,
informando a Presidencia de lo actuado.
28
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Digitalizador del Departamento DESCRIPCIÓN : Verifica y descarga el bien del sistema confirmando el egreso a través de la
firma electrónica, y genera formato habilitado por Contraloría General de Cuentas. Finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Encargado del Departamento DESCRIPCIÓN : Informa al Administrador / Sub que no hay existencia.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Informa a Presidencia que no hay existencia.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Informa a Institución que realizó solicitud, que no hay bien.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Institución solicitante de donación (No lucrativa) DESCRIPCIÓN : Recibe y finaliza el procedimiento.
29
1.07 Exhibición de evidencia para peritaje.
AJ - 1.07 - Exhibición de evidencia para peritaje
INICIO
SECRETARIA
Presenta oficio
para solicitar el
bien para su
exhibición
1
JUZGADO
COMPETENTE
Recibe oficio,
verifica requisitos
y traslada a
Digitalizador (1)
3
Entrega oficio a
Encargado de
Departamento
indicando la
existencia del bien
6
¿Embalado?
8 SI
Recibe oficio y
traslada al
Encargado del
Departamento
2
SI
NO
Devuelve al
interesado
12
Indica al
interesado que el
Fiscal debe
presentarse a
desembalar
9
Exhibe la evidencia
y se facciona el
documento que
respalda la
exhibición de la
evidencia (2)
10
NO
Procede al
resguardo de la
evidencia
11
(1) Verifica la correcta descripción de los bienes a entregar y datos del interesado, firma y sello y que esté dirigido al Almacén Judicial.
(2) La evidencia será exhibida únicamente al Juez o Secretario del juzgado solicitante o la persona nombrada por el Juez.
FIN
Verifica
existencia del
bien
4
ENCARGADO DE DEPARTAMENTO DIGITALIZADOR
¿Requisitos
completos y/o
existencia del
bien?
5
Ubica la evidencia
físicamente
7
Recibe
13
Pagina: 1/1
30
1.07 Exhibición de evidencia para peritaje
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado competente DESCRIPCIÓN : Presenta oficio para solicitar el bien para su exhibición.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe oficio y traslada al Encargado del Departamento.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Recibe oficio, verifica requisitos y traslada a Digitalizador. Verifica la
correcta descripción de los bienes a entregar y datos del interesado, firma y sello y que esté dirigido al Almacén Judicial.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Verifica existencia del bien.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos y/o si hay existencia del bien, continúa en
operación número 6. Si los requisitos no están completos y/o si no hay existencia del bien, continúa en operación número 12.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Entrega oficio a Encargado de Departamento indicando la existencia del
bien.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Ubica la evidencia físicamente.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Si está embalado, continúa en operación número 9. Si no está embalado,
continúa en operación número 10.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Indica al interesado que el Fiscal debe presentarse a desembalar.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Exhibe la evidencia y se facciona el documento que respalda la exhibición
de la evidencia. La evidencia será exhibida únicamente al Juez o Secretario del juzgado solicitante o la persona nombrada por el Juez.
31
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Procede al resguardo de la evidencia y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Devuelve al interesado.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Juzgado competente DESCRIPCIÓN : Recibe y finaliza el procedimiento.
32
1.08 Entrega de evidencia para audiencia o debate.
AJ - 1.08 – Entrega de evidencia para audiencia o debate.
INICIO
SECRETARIA
Presenta oficio
para solicitar el
bien para su
entrega
1
JUZGADO
COMPETENTE
Recibe oficio,
verifica requisitos y
traslada a
Digitalizador (1)
3
Entrega oficio a
Encargado de
Departamento
indicando la
existencia del
bien
6
¿Ratificación?
8
Recibe oficio y
traslada al
Encargado de
Departamento
2
SI
NO
Devuelve al
interesado
17
Realiza la
ratificación de la
orden de
entrega de
manera
electrónica
9
Se constituye al
Juzgado que
emitió la orden de
devolución y
solicita firma del
Juez competente
en forma personal
12
Física
Elabora oficio con visto
bueno del
Administrador / Sub y
hace entrega de la
evidencia, traslada a
Digitalizador
14
(1) La evidencia será entregada únicamente al Juez o Secretario del juzgado solicitante o la persona nombrada por el Juez.
FIN
Verifica
existencia
del bien
4
ENCARGADO DE DEPARTAMENTOENCARGADO DE
RATIFICACIÓN
¿Requisitos
completos y/o
existencia del
bien?
5
Traslada oficio a
donde
corresponda
para ratificación
7
Traslada orden
ratificada al
Encargado de
Departamento
13
Recibe
documentación,
verifica y descarga
la evidencia del
sistema firmando
electrónicamente,
genera formato
habilitado y
elabora acuse de
entrega
15
Juez
Procede a la
ratificación
electrónica
10
Confirma la ratificación
electrónica y elabora
oficio con visto bueno
del Administrador / Sub
y hace entrega de la
evidencia y traslada a
Digitalizador para su
respectivo descargo
11
DIGITALIZADOR
Electrónica
Recibe
18
Recibe
notificación
16
Pagina: 1/1
33
1.08 Entrega de evidencia para audiencia o debate
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado Competente DESCRIPCIÓN : Presenta oficio para solicitar el bien para su entrega.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe oficio y traslada al Encargado de Departamento.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Recibe oficio, verifica requisitos y traslada a Digitalizador. La evidencia será
entregada únicamente al Juez o Secretario del juzgado solicitante o la persona nombrada por el Juez.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Verifica existencia del bien.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos y/o si hay existencia del bien, continúa en
operación número 6. Si los requisitos no están completos y/o no hay existencia del bien, continúa en operación número 17.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Entrega oficio a Encargado de Departamento indicando la existencia del
bien.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Traslada oficio a donde corresponda para ratificación.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Si la ratificación es electrónica, continúa en operación número 9. Si la
ratificación es física, continúa en operación número 12.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Realiza la ratificación de la orden de entrega de manera electrónica.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Juzgado competente (Juez) DESCRIPCIÓN : Procede a la ratificación electrónica.
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Confirma la ratificación electrónica y elabora oficio con visto bueno del
34
Administrador / Sub y hace entrega de la evidencia y traslada a Digitalizador para su respectivo descargo. Continúa en operación número 15.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado de Ratificación DESCRIPCIÓN : Se constituye al Juzgado que emitió la orden de devolución y solicita firma
del Juez competente en forma personal.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Encargado de Ratificación DESCRIPCIÓN : Traslada orden ratificada al Encargado de Departamento.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Elabora oficio con visto bueno del Administrador / Sub y hace entrega de la
evidencia, traslada a Digitalizador para descargo de evidencia en el sistema.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Recibe documentación, verifica y descarga la evidencia del sistema
firmando electrónicamente, generando el formato habilitado por Contraloría General de Cuentas y elabora acuse de entrega.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Juzgado competente DESCRIPCIÓN : Recibe notificación y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Devuelve al interesado.
No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Juzgado competente DESCRIPCIÓN : Recibe y finaliza el procedimiento.
35
1.09 Subasta de objetos.
AJ - 1.09 – Subasta de objetos
INICIO
ENCARGADO DE
BODEGA
Elabora
listado digital,
registrando
las
características
de cada bien
(1)
1
ÁREA ADMINISTRATIVA
DEL ORGANISMO
JUDICIAL
SECRETARIA
DIRECTORA/
GESTIÓN
TRIBUNALICIA
Ubica
físicamente y
agrupa en
partidas o
lotes los
bienes a
subastarse
2
Valúa las
partidas o lotes
asignando
precio base y
facciona el
Acta
correspondient
e
3
Conforma el
expediente el
cual debe
contener
todos los
documentos correspondiente
s de una
subasta y
traslada al
Área de
Asesoría
Legal
4
Recibe
expediente
completo y
elabora
proyecto de
Resolución
5
Recibe
expediente
completo, lo
revisa y
traslada para
visto bueno de
la Dirección
de Gestión
Tribunalicia
6
Revisa
expediente y
proporciona
visto bueno
para la subasta
correspondient
e y traslada
expediente a
Presidencia
7
Secretaría
General de la
Presidencia
Traslada
expediente
completo a
Auditoría Interna
9
SI
COMISIÓN
B
Presidencia
¿Autoriza
subasta?
8
NO
A
Auditoría
Interna
Verifica
expediente,
emite dictamen
y traslada a
Presidencia
10
(1) De conformidad con la naturaleza del bien el Administrador / Sub podrá solicitar un dictamen a la institución correspondiente.
AUXILIAR DE
BODEGAVALUADOR
ÁREA DE
ASESORÍA LEGAL
ADMINISTRADOR /
SUBADJUDICATARIO DIGITALIZADOR
Pagina: 1 / 3
36
AJ - 1.09 – Subasta de objetos
ENCARGADO DE
BODEGA
ÁREA
ADMINISTRATIVA DEL
O.J.
SECRETARIA
DIRECTORA/
GESTIÓN
TRIBUNALICIA
Presidencia
Recibe expediente,
emite Resolución y
traslada copia del
mismo a la
Secretaría de
Comunicación
Social y Protocolo
para su
publicación en el
Diario Oficial y otro
de mayor
circulación
11
Recibe el
expediente
13
Notifica a los
miembros de la
Comisión
designada para
la subasta
14
COMISIÓN
B
Comunicación
Social
Publica conforme
lo establece el
Artículo 5 del
Decreto 69-71 (2)
12
Da inicio al
Acto de
Subasta
procediendo
a adjudicar
las partidas
al mejor
postor
16
Recibe
notificación
para integrar
Comisión de
Subasta
15
Elabora Forma
de pago 220-C
de cada partida
adjudicada,
entregándose-
las a los
adjudicatarios
para que
efectúen el
pago en la
agencia
bancaria
correspondiente
18
Facciona
Acta de
Adjudicación
de
conformidad
con bases
17
AUXILIAR DE
BODEGAVALUADOR
ADMINISTRADOR /
SUB ADJUDICATARIO DIGITALIZADOR
C
(2) Debiendo publicarse el aviso en el Diario Oficial y otro de mayor circulación, dentro de un plazo no menor de 15 días, ni mayor de 30.
ÁREA DE
ASESORÍA LEGAL
Pagina: 2 / 3
37
AJ - 1.09 – Subasta de objetos
ENCARGADO DE
BODEGA
ÁREA
ADMINISTRATIVA DEL
O.J.
SECRETARIA
DIRECTORA/
GESTIÓN
TRIBUNALICIA
COMISIÓN
(3) En una próxima subasta, se incluirán las partidas con un 20% menos de su precio.
Recibe la
forma de
pago 220-C
de las
partidas que
le adjudicaron
19
¿Efectúa
pago?
20
Pierde
derecho de
adjudicación
(3)
29
NO
Recibe del
adjudicatario
las Formas de
pago 220-C ya
canceladas,
verifica en el
SDJ el pago
efectuado e
imprime
constancia
21
SI
Elabora la
forma de
entrega de
partidas que
contiene la
descripción de
los bienes e
imprime
22
Entrega los
bienes por
partida o lote
23
Facciona el
Acta de
Cancelación
y cierre de
subasta
24
Recibe
expediente,
verifica y
descarga los
objetos en el
sistema
firmando
electrónica-
mente,
genera
formato
habilitado
25
Informa por
escrito de lo
actuado en la
subasta a
Presidencia
del
Organismo
Judicial
26 Recibe los
objetos y de
conformidad
firma
28
FIN
AUXILIAR DE
BODEGAVALUADOR
ADMINISTRADOR /
SUB
A
ADJUDICATARIO DIGITALIZADOR
C
A
Informa por
escrito de lo
acontecido en
la subasta a
Presidencia
del
Organismo
Judicial
27
ÁREA DE
ASESORÍA LEGAL
Pagina: 3 / 3
38
1.09 Subastas de objetos.
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Elabora listado digital, registrando las características de cada bien. De
conformidad con la naturaleza del bien el Administrador / Sub podrá solicitar un dictamen a la institución correspondiente.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Ubica físicamente y agrupa en partidas o lotes los bienes a subastarse.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Valuador DESCRIPCIÓN : Valúa las partidas o lotes asignando precio base y facciona el Acta
correspondiente.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Conforma el expediente el cual debe contener todos los documentos
correspondientes de una subasta y traslada al Área de Asesoría Legal.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Área de Asesoría Legal DESCRIPCIÓN : Recibe expediente completo y elabora proyecto de Resolución.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Recibe expediente completo, lo revisa y traslada para visto bueno de la
Dirección de Gestión Tribunalicia.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Directora / Dirección de Servicios de Gestión Tribunalicia DESCRIPCIÓN : Revisa expediente y proporciona visto bueno para la subasta
correspondiente y traslada expediente a Presidencia.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Si autoriza subasta, continúa en operación número 9. Si no autoriza
subasta, finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Secretaría General de la Presidencia DESCRIPCIÓN : Traslada expediente completo a Auditoría Interna.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auditoría Interna DESCRIPCIÓN : Verifica expediente, emite dictamen y traslada a Presidencia.
39
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Recibe expediente, emite Resolución y traslada copia del mismo a la
Secretaría de Comunicación Social y Protocolo para su publicación en el Diario Oficial y otro de mayor circulación.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Comunicación Social DESCRIPCIÓN : Publica conforme lo establece el Artículo 5 del Decreto 69-71. Debiendo
publicarse el aviso en el Diario Oficial y otro de mayor circulación, dentro de un plazo no menor de 15 días, ni mayor de 30.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe el expediente.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Notifica a los miembros de la Comisión designada para la subasta.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Recibe notificación para integrar Comisión de Subasta.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Da inicio al Acto de Subasta procediendo a adjudicar las partidas al mejor
postor.
No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Facciona Acta de Adjudicación de conformidad con bases.
No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Elabora Forma de pago 220-C de cada partida adjudicada, entregándoselas
a los adjudicatarios para que efectúen el pago en la agencia bancaria correspondiente.
No. OPERACIÓN : 19 RESPONSABLE : Adjudicatario DESCRIPCIÓN : Recibe la forma de pago 220-C de las partidas que le adjudicaron.
No. OPERACIÓN : 20 RESPONSABLE : Adjudicatario DESCRIPCIÓN : Si efectúa pago, continúa en operación número 21. Si no efectúa pago,
continúa en operación número 29
40
No. OPERACIÓN : 21 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Recibe del adjudicatario las Formas de pago 220-C ya canceladas, verifica
en el SDJ el pago efectuado e imprime constancia.
No. OPERACIÓN : 22 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Elabora la forma de entrega de partidas que contiene la descripción de los
bienes e imprime.
No. OPERACIÓN : 23 RESPONSABLE : Auxiliar de Bodega DESCRIPCIÓN : Entrega los bienes por partida o lote.
No. OPERACIÓN : 24 RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Facciona el Acta de Cancelación y cierre de subasta.
No. OPERACIÓN : 25 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Recibe expediente de subasta, verifica y procede a descargar del sistema
firmando electrónicamente y generando el formato habilitado de Contraloría General de Cuentas.
No. OPERACIÓN : 26 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Informa por escrito de lo actuado en la subasta a Presidencia del Organismo
Judicial.
No. OPERACIÓN : 27 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Informa por escrito de lo acontecido en la subasta a Presidencia del
Organismo Judicial.
No. OPERACIÓN : 28 RESPONSABLE : Adjudicatario DESCRIPCIÓN : Recibe los objetos y de conformidad firma, finalizando el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 29 RESPONSABLE : Adjudicatario DESCRIPCIÓN : Pierde derecho de adjudicación. En una próxima subasta, se incluirán las
partidas con un 20% menos de su precio, finalizando el procedimiento.
41
1.10 Ingreso a Bóveda externa.
INICIO
Procedimiento:
AJ-1.02 Recepción de
valores
AJ - 1.10 Ingreso a Bóveda externa.
ENCARGADO DE UNIDAD DE
BODEGA
Recibe oficio e identifica a
las personas nombradas y
procede a ratificación vía
electrónica
4
Permite ingreso a bóveda
7
SI
ADMINISTRADOR / SUB
Solicita vía correo electrónico
custodia para el traslado de
valores
1
Procede a aperturar la
bóveda, deposita o retira los
valores y registra en el
sistema la ubicación
8
No permite el ingreso
11
(1) El oficio debe contener nombre, cargo, Documento Personal de Identificación -DPI- de personas nombradas.
Procede a faccionar el acta
sobre la diligencia practicada
9
Se retira de la bóveda y se
anota en el libro de registro
10
Solicita que personas
designadas se registren en
libro de control de ingreso y
egreso
6
Traslada los valores
debidamente embalados y
entrega oficio sellado y
firmado por el Administrador /
Sub
3
¿Confirmación?
5NO
FIN
Envía oficio a Administrador
de Edificio autorizando a las
personas designadas para el
ingreso a bóveda (1)
2
ADMINISTRADOR DE EDIFICIO COMISIÓN NOMBRADA
A
A
Pagina: 1/1
42
1.10 Ingreso a bóveda externa
DESCRIPCIÓN : Inicia en Procedimiento: 1.02 Recepción de valores.
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Solicita vía correo electrónico custodia para el traslado de valores.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Envía oficio a Administrador de Edifico autorizando a las personas
designadas para el ingreso a bóveda. El oficio debe contener nombre, cargo, Documento Personal de Identificación -DPI- de personas nombradas.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Traslada los valores debidamente embalados y entrega oficio sellado y
firmado por el Administrador / Sub.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Administrador del Edificio DESCRIPCIÓN : Recibe oficio e identifica a las personas nombradas y procede a ratificación
vía electrónica.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Si confirma, continúa en operación número 6. Si no confirma, continúa en
operación número 11.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Administrador del Edificio DESCRIPCIÓN : Solicita que personas designadas se registren en libro de control de ingreso
y egreso.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Administrador del Edificio DESCRIPCIÓN : Permite ingreso a bóveda.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Procede a aperturar la bóveda y deposita o retira los valores. Si es un
depósito se registra en el sistema la ubicación física.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Comisión nombrada DESCRIPCIÓN : Procede a faccionar el acta sobre la diligencia practicada.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Comisión nombrada DESCRIPCIÓN : Se retira de la bóveda y se anota en el libro de registro, finalizando el
procedimiento.
43
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Administrador del Edificio DESCRIPCIÓN : No permite el ingreso y finaliza el procedimiento.
44
PROCESO No. 2: ÁREA DE VEHÍCULOS
2.01 Recepción de Vehículos
AJ - 2.01 - Recepción de Vehículos
INICIO
DIGITALIZADOR
Presenta
documentación para
ingreso de vehículos
1
JUZGADO COMPETENTE /
MINISTERIO PÚBLICO /
POLICÍA NACIONAL CIVIL
FIN
Revisa si se adjunta
documentación
correspondiente (1)
2
Devuelve la
documentación al
interesado
13
¿Requisitos
completos?
3
Recibe
documentación
14
NO
SI
Traslada la papelería
y formulario de
inventarios al Auxiliar
para su recepción
4
Envía acuse de
cumplimiento de
orden de recepción a
donde corresponda
11
Verifica los datos del
vehículo físicamente (2)
5
Llena la hoja de inventario del
vehículo, toma fotografías del
mismo, solicita firmas del
depositario y del Agente de
Seguridad de turno, sella y
firma de recibido y entrega
copia del inventario al
depositario
6
Verifica y registra los
datos del vehículo en el
sistema, firma
electrónicamente e
imprime el formato
habilitado
9
Revisa toda la
documentación
correspondiente y
resguarda las llaves (si
hubiere)
8
Rotula el vehículo con el
número correlativo del
sistema
10
(1) Autoridad competente, firma y sello, datos del vehículo y Juzgado al que está consignado.
(2) Número de chasis, motor, placa, marca, color, accesorios, llantas, radio, silvines, vidrios, retrovisores, estado general, etc.
Ubica el vehículo
físicamente, entrega
documentación completa y
llaves (si hubiere) del
vehículo al Encargado
7
ENCARGADO DE VEHÍCULOS AUXILIAR DE VEHÍCULOS
Recibe
documentación
12
Página 1 / 1
45
2.01 Recepción de Vehículos
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Presenta documentación para ingreso de vehículos.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta documentación correspondiente: Autoridad competente,
firma y sello, datos del vehículo y Juzgado al que está consignado.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos, continúa en operación número 4. Si los
requisitos no están completos, continúa en operación número 13.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Traslada la papelería y formulario de inventarios al Auxiliar para su
recepción.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Verifica los datos del vehículo físicamente: Número de chasis, motor, placa,
marca, color, accesorios, llantas, radio, silvines, vidrios, retrovisores, estado general, etc.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Llena la hoja de inventario del vehículo, toma fotografías del mismo, solicita
firmas del depositario y del Agente de Seguridad de turno, sella y firma de recibido y entrega copia del inventario al depositario.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Ubica el vehículo en su respectivo lugar, entrega documentación completa y
llaves (si hubiere) del vehículo al Encargado.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Revisa toda la documentación correspondiente y resguarda las llaves (si
hubiere).
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Verifica y registra los datos del vehículo en el sistema, firma
electrónicamente y genera el formato habilitado por Contraloría General de Cuentas.
46
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Rotula el vehículo con el número correlativo del sistema.
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Envía acuse de cumplimiento de orden de recepción a donde corresponda.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe documentación y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Devuelve la documentación al interesado.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe documentación y finaliza el procedimiento.
47
2.02 Devolución de vehículos.
AJ – 2.02 - Devolución de vehículos
INICIO
AUXILIAR DE VEHÍCULOS
Presenta oficio u
orden de
entrega o
devolución
1
JUZGADO
COMPETENTE /
MINISTERIO PÚBLICO
Devuelve papelería al
interesado
31
Recibe
32
NO
¿Tipo de
entrega?
2
Revisa si se adjunta
resolución en la cual el
vehículo se encuentra a
disposición del Ministerio
Público, firmadas y selladas
por Juez competente, proceso
y datos generales del vehículo
3
Revisa si se adjunta oficio
y/o formulario firmado por
el Juez competente,
sellos, proceso y datos
generales del vehículo
4
Juzgado
competente
Ministerio Público
¿Requisitos
completos?
5
SI
PRESIDENCIAINTERESADO
VEHÍCULO
ACOMODADOR
DE VEHÍCULOS
ENCARGADO DE
RATIFICACIÓNDIGITALIZADOR
Reproduce copia de
documento de
identificación (1)
6
Revisa si el vehículo
se encuentra en el
Almacén Judicial y
ubica el sector en el
cual se encuentra, e
informa al Auxiliar de
Vehículos
7
¿Vehículo en
deposito?
8
Informa al interesado
y devuelve
documentación
completa
33
NO
SI
Recibe
documentación
34
(1) Documento Personal de Identificación -DPI- y si es extranjero se debe identificar con Pasaporte.
B
A
Traslada orden de
entrega a donde
corresponda para
ratificación
9
Página 1 / 3
48
B
AJ – 2.02 - Devolución de vehículos
AUXILIAR DE VEHÍCULOSJUZGADO
COMPETENTE /
MINISTERIO PÚBLICO
Se constituye al Juzgado
o Ministerio Público que
emitió la orden de
entrega y solicita firma y
sello del Juez/Agente
Fiscal competente en
forma personal
14
Traslada orden de
entrega ratificada al
Auxiliar del Departamento
15
Ratificada la orden de entrega,
realiza el cálculo de pago de
almacenaje y solicita al
Acomodador la ubicación física
del vehículo (2)
16
¿Paga
totalidad de
almacenaje?
17
Elabora forma de
pago por concepto de
depósito de vehículos
22
SI
Solicita rebaja
por concepto de
depósito de
vehículos a
Presidencia del
Organismo
Judicial
18
NO
¿Procede
rebaja?
20
Elabora
resolución
de rebaja,
notifica al
interesado y
envía
expediente
al Almacén
Judicial
19
SI
¿Decide
pagar monto
total?
21
NOSI
Procedimiento:
AJ - 3.01 – Solicitar,
gestionar y procurar el
comiso de bienes según
las leyes vigentes
NO
PRESIDENCIAINTERESADO
VEHÍCULO
A
ACOMODADOR
DE VEHÍCULOS
ENCARGADO DE
RATIFICACIÓNDIGITALIZADOR
¿Ratificación?
10
Realiza la ratificación
de orden de entrega
de manera electrónica
11
Electrónica
Procede a la
ratificación
electrónica
12
Confirma la
ratificación
13
Física
(2) Según Acuerdo de Corte Suprema de Justicia No. 47-2002.
C
Página 2 / 3
49
C
AJ – 2.02 - Devolución de vehículos
AUXILIAR DE VEHÍCULOSJUZGADO
COMPETENTE /
MINISTERIO PÚBLICO
Recibe forma de pago
e imprime reporte de
ingreso a los fondos
privativos del
Organismo Judicial
24
Recibe forma
de pago y
procede a
realizar el pago
en los bancos
autorizados
23
PRESIDENCIAINTERESADO
VEHÍCULO
ACOMODADOR
DE VEHÍCULOS
ENCARGADO DE
RATIFICACIÓNDIGITALIZADOR
Verifica y registra
egreso de vehículo
firmando
electrónicamente,
genera formato
habilitado y entrega al
Acomodador
25
Procede a la
entrega del
vehículo
26
Recibe de
conformidad,
firma o coloca
huella digital en
el formulario
habilitado
27 Recibe
formulario
habilitado y
entrega a
digitalizador
28
Elabora acuse y
traslada a autoridad
competente
29
Recibe acuse
30
FIN
A
Página 3 / 3
50
2.02 Devolución de Vehículos
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Presenta oficio u orden de entrega o devolución.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Si la entrega es para el Ministerio Público, continúa en operación número 3.
Si la entrega es para Juzgado competente, continúa en operación número 4.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta resolución en la cual el vehículo se encuentra a
disposición del Ministerio Público, firmadas y selladas por Juez competente, proceso y datos generales del vehículo, continúa en operación número 5.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta oficio y/o formulario firmado por el Juez competente,
sellos, proceso y datos generales del vehículo.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos, continúa en operación número 6. Si los
requisitos no están completos, continúa en operación número 31.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Reproduce copia de documento de identificación. Documento Personal de
Identificación –DPI- y si es extranjero se debe identificar con Pasaporte.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Revisa si el vehículo se encuentra en el Almacén Judicial y ubica el sector
en el cual se encuentra, e informa al Auxiliar de Vehículos.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Si el vehículo está en depósito, continúa en operación número 9. Si el
vehículo no está en depósito, continúa en operación número 33.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Traslada orden de entrega a donde corresponda para ratificación.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Si la ratificación es electrónica, continúa en operación número 11. Si la
ratificación es física, continúa en operación número 14.
51
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Realiza la ratificación de orden de entrega de manera electrónica.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Procede a la ratificación electrónica.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Confirma la ratificación. Continúa en operación número 16.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Encargado de Ratificación DESCRIPCIÓN : Se constituye al Juzgado o Ministerio Público que emitió la orden de entrega
y solicita firma y sello del Juez/Agente Fiscal competente en forma personal.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Encargado de Ratificación DESCRIPCIÓN : Traslada orden de entrega ratificada al Auxiliar del Departamento.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Ratificada la orden de entrega, realiza el cálculo de pago de almacenaje y
solicita al Acomodador de Vehículos la ubicación física del vehículo. Según Acuerdo de Corte Suprema de Justicia No. 47-2002.
No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Interesado vehículo DESCRIPCIÓN : Si paga la totalidad del almacenaje, continúa en operación número 22. Si no
paga la totalidad del almacenaje, continúa en operación número 18.
No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Interesado vehículo DESCRIPCIÓN : Solicita rebaja por concepto de depósito de vehículos a Presidencia del
Organismo Judicial.
No. OPERACIÓN : 19 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Elabora resolución de rebaja, notifica al interesado y envía expediente al
Almacén Judicial.
No. OPERACIÓN : 20 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Si procede rebaja, continúa en operación número 22. Si no procede rebaja,
continúa en operación número 21.
52
No. OPERACIÓN : 21 RESPONSABLE : Interesado vehículo DESCRIPCIÓN : Si decide pagar monto total, continúa en operación número 22. Si no decide
pagar el monto total, continúa en Procedimiento: AJ - 3.01 – Solicitar, gestionar y procurar el comiso de bienes según las leyes vigentes y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 22 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Elabora forma de pago por concepto de depósito de vehículos.
No. OPERACIÓN : 23 RESPONSABLE : Interesado vehículo DESCRIPCIÓN : Recibe forma de pago y procede a realizar el pago en los bancos
autorizados.
No. OPERACIÓN : 24 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Recibe forma de pago e imprime reporte de ingreso a los fondos privativos
del Organismo Judicial.
No. OPERACIÓN : 25 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Verifica y registra egreso de vehículo, firma electrónicamente y genera
formato habilitado, entrega al Acomodador
No. OPERACIÓN : 26 RESPONSABLE : Acomodador de Vehículos DESCRIPCIÓN : Procede a la entrega del vehículo.
No. OPERACIÓN : 27 RESPONSABLE : Interesado Vehículo DESCRIPCIÓN : Recibe de conformidad, firma o coloca huella digital en el formulario
habilitado por Contraloría General de Cuentas.
No. OPERACIÓN : 28 RESPONSABLE : Acomodador de Vehículos DESCRIPCIÓN : Recibe formato habilitado y entrega a digitador.
No. OPERACIÓN : 29 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Elabora acuse y traslada a autoridad competente.
No. OPERACIÓN : 30 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe acuse de cumplimiento y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 31 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos
53
DESCRIPCIÓN : Devuelve papelería al interesado.
No. OPERACIÓN : 32 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 33 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Informa al interesado y devuelve documentación completa.
No. OPERACIÓN : 34 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe documentación y finaliza procedimiento.
54
2.03 Donación de Vehículos.
AJ – 2.03 - Donación de Vehículos
PRESIDENCIA
Elabora solicitud de
donación dirigida al
Presidente del
Organismo Judicial,
especificando lo
requerido
1
INSTITUCIÓN SOLICITANTE
DE DONACIÓN
(NO LUCRATIVA)
¿Existencia
y estado del
vehículo?
5
NO
SI
DIGITALIZADORADMINISTRADOR / SUB
Recibe expediente
y lo traslada al
Almacén Judicial
2
Recibe expediente
y lo traslada a
donde
corresponda
3
ENCARGADO DE
VEHÍCULOS
Informa a
Administrador /
Sub que si hay
existencia y
adjunta resolución
o sentencia de
Comiso (1)
6
Traslada informe
de existencia a
Valuador para
realizar el avalúo
7
Informa al
Administrador /
Sub que no hay
existencia de lo
solicitado
14
Facciona el
Acta de avalúo
y regresa
expediente a
Administrador /
Sub
8
Ordena por medio
de resolución la
donación a la
Institución
solicitante y
traslada al
Almacén Judicial
11
¿Autoriza
donación de
vehículo?
10
SI
A
Verifica y
descarga del
sistema
firmando
electrónicame
nte y genera
el formato
habilitado
13
Recibe expediente
completo, facciona
Acta de donación
y entrega el bien,
informando a
Presidencia de lo
actuado
12
NO
SECRETARIA
Verifica la
existencia de
lo solicitado e
informa
4
Informa a
Presidencia
que no hay
existencia
15
Informa a
Institución que
realizó solicitud,
que no se tiene
existencia de lo
solicitado
16
Recibe
17
VALUADOR
Informa a
Presidencia la
existencia del
bien
9
Informa a Institución
que realizó solicitud,
que no se tiene
existencia de lo
solicitado
18
FIN
A
(1) De conformidad con la naturaleza del vehículo (terrestre, marítimo o aéreo) el Administrador / Sub podrá solicitar un Dictamen a la Institución
correspondiente. Asimismo, en el caso de vehículos terrestres con motor, deberá de solicitar al Registro de Vehículos de la SAT el desplegado respectivo.
INICIO
Página: 1/1
55
2.03 Donación de Vehículos
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Institución solicitante de Donación (No lucrativa) DESCRIPCIÓN : Elabora solicitud de donación dirigida al Presidente del Organismo Judicial,
especificando lo requerido.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Recibe expediente y lo traslada al Almacén Judicial.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe expediente y lo traslada a donde corresponda.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Verifica la existencia de lo solicitado e informa.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Si está el vehículo, continúa en operación número 6. Si no está el vehículo,
continúa en operación número 14.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Informa a Administrador / Sub que si hay existencia y adjunta resolución o
sentencia de Comiso. De conformidad con la naturaleza del vehículo (terrestre, marítimo o aéreo) el Administrador / Sub podrá solicitar un Dictamen a la Institución correspondiente. Asimismo, en el caso de vehículos terrestres con motor, deberá de solicitar al Registro de Vehículos de la SAT el desplegado respectivo.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Traslada informe de existencia a Valuador para realizar el avalúo.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Valuador DESCRIPCIÓN : Facciona el Acta de avalúo y regresa expediente a Administrador / Sub.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Informa a Presidencia la existencia del bien.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Si autoriza la donación del vehículo, continúa en operación número 11. Si
no autoriza la donación del vehículo, continúa en operación número 18.
56
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Ordena por medio de resolución la donación a la Institución solicitante y
traslada al Almacén Judicial.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Recibe expediente completo, facciona Acta de donación y entrega el bien,
informando a Presidencia de lo actuado.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Verifica y descarga del sistema firmando electrónicamente y genera el
formato habilitado por Contraloría General de Cuentas.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Informa al Administrador / Sub que no hay existencia de lo solicitado.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Informa a Presidencia que no hay existencia.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Informa a Institución que realizó solicitud, que no se tiene existencia de lo
solicitado.
No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Institución solicitante de Donación (No lucrativa) DESCRIPCIÓN : Recibe y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Informa a Institución que realizó solicitud, que no se tiene existencia de lo
solicitado y finaliza el procedimiento.
57
2.04 Vehículos a subastar, inactivados en la Superintendencia de Administración
Tributaria -SAT-
INICIO
ENCARGADO DE VEHÍCULOS
Elabora listado digital, registrando las
características de los vehículos, de
conformidad con los Decretos y
Acuerdos vigentes
1
ADMINISTRADOR / SUB ÁREA DE ASESORÍA LEGAL ÓRGANO JURISDICCIONAL
Solicita por medio de oficio
desplegado de vehículos al
Registro de Vehículos de la SAT
2
Recibe informe de los desplegados
por parte de la SAT y verifica los
vehículos que se encuentran
inactivados judicialmente, a solicitud
del Juzgado competente, Ministerio
Público o por Órdenes Internas de la
SAT
3
Por medio de oficio, informa al
Administrador / Sub sobre los
vehículos inactivados, adjuntando la
documentación correspondiente
4
Traslada al Área de Asesoría
Legal la documentación
correspondiente
5
Analiza y gestiona ante el
Órgano Jurisdiccional
correspondiente la activación
del o los vehículos
6
Emite orden de activación
del o los vehículos y
notifica a donde
corresponda
7
Recibe notificación e
informa al Administrador /
Sub
8
Traslada el expediente
completo al Encargado de
Vehículos para proceder a la
venta del o los vehículos en
Subasta Pública
9
Incluye los vehículos para su
venta en próxima subasta
pública
10
Procedimiento:
2.06 Subasta de
Vehículos
FIN
AJ - 2.04 Vehículos a subastar, inactivados en la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- Página: 1/1
58
2.04 Vehículos a subastar, inactivados en la Superintendencia de Administración
Tributaria – SAT.
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Elabora listado digital, registrando las características de los vehículos, de
conformidad con los Decretos y Acuerdos vigentes.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Solicita por medio de oficio desplegado de vehículos al Registro de
Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-..
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Recibe informe de los desplegados por parte de la Superintendencia de
Administración Tributaria –SAT- y verifica los vehículos que se encuentran inactivados judicialmente, a solicitud del Juzgado competente, Ministerio Público o por Órdenes Internas de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Por medio de oficio, informa al Administrador / Sub sobre los vehículos
inactivados, adjuntando la documentación correspondiente.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Traslada al Área de Asesoría Legal la documentación correspondiente.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Área de Asesoría Legal DESCRIPCIÓN : Analiza y gestiona ante el Órgano Jurisdiccional correspondiente la
activación del o los vehículos.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Órgano Jurisdiccional DESCRIPCIÓN : Emite orden de activación del o los vehículos y notifica a donde
corresponda.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Área de Asesoría Legal DESCRIPCIÓN : Recibe notificación e informa al Administrador / Sub.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Traslada el expediente completo al Encargado de Vehículos para proceder a
la venta del o los vehículos en Subasta Pública.
59
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Incluye los vehículos para su venta en próxima subasta pública y continúa
en Procedimiento: 2.06 Subasta de Vehículos, finalizando el procedimiento.
60
2.05 Entrega de vehículos en comiso para uso interno del Organismo Judicial.
AJ - 2.05 - Entrega de vehículos en comiso para uso interno del Organismo Judicial
INICIO
Informa sobre el
comiso de vehículos
1
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Emite dictamen en relación si el
vehículo será subastado o pasa
a formar parte de los bienes del
Organismo Judicial
2
Traslada información de vehículo
para que Valuadora elabore el
avalúo correspondiente
4
ADMINISTRADOR / SUB
Realiza avalúo del
vehículo y facciona el
Acta correspondiente y
traslada a Administrador /
Sub (1)
5Recibe expediente, verifica y
descarga del sistema
firmando electrónicamente y
genera formato habilitado
7
VALUADOR DIGITALIZADOR
Realiza formal entrega en la
Unidad de Inventario del
Organismo Judicial, juntamente
con el avalúo correspondiente y
copia del comiso
6
¿Será parte del
inventario del Organismo
Judicial?
3
SI
Traslada información al
Encargado del Departamento,
donde se indica que se debe
subastar
8
NO
FIN
A
A
Procedimiento:
2.06 Subasta de vehículos
(1) Deberá de solicitar al Registro de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- el desplegado respectivo
Página: 1/1
61
2.05 Entrega de vehículos en comiso para uso interno del Organismo Judicial.
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Informa sobre el comiso de vehículos.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Gerencia Administrativa DESCRIPCIÓN : Emite dictamen en relación si el vehículo será subastado o pasa a formar
parte de los bienes del Organismo Judicial.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Gerencia Administrativa DESCRIPCIÓN : Si será parte del inventario del Organismo Judicial, continúa en la operación
número 4. Si no será parte del inventario del Organismo Judicial, continúa en operación número 8.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Traslada información de vehículo para que Valuadora elabore el avalúo
correspondiente.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Valuador DESCRIPCIÓN : Realiza avalúo del vehículo y facciona el Acta correspondiente y traslada a
Administrador / Sub. Deberá de solicitar al Registro de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- el desplegado respectivo.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Realiza formal entrega en la Unidad de Inventario del Organismo Judicial,
juntamente con el avalúo correspondiente y copia del comiso.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Recibe expediente completo, verifica y descarga del sistema firmando
electrónicamente y generando el formato habilitado.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Traslada información al Encargado del Departamento, donde se indica que
se debe subastar. Continúa en Procedimiento: AJ – 2.06 Subasta de Vehículos y finaliza el procedimiento.
62
2.06 Subasta de Vehículos
ENCARGADO DE
VEHÍCULOS
INICIO
Elabora listado
digital,
registrando las
características
de los
vehículos, de
conformidad
con los
Decretos y
Acuerdos
vigentes (1)
1
AUXILIAR DE
VEHÍCULOS
Ubica
físicamente y
agrupa en
partidas o
lotes los
vehículos a
subastarse,
asignando el
número
correspondiente
y toma
fotografías
2
VALUADOR
Valúa las
partidas o
lotes
asignando
precio base y
facciona el
Acta correspondiente
3
Conforma el
expediente el
cual debe
contener los
documentos
correspondientes
de una Subasta
y traslada al
Área de
Asesoría Legal
4
ÁREA DE
ASESORÍA
LEGAL
Recibe
expediente
completo y
elabora
proyecto
de
Resolución
5
ADMINISTRADOR
/ SUB
Recibe
expediente
completo, lo
revisa y
traslada para
Visto bueno
de Dirección
de Servicios
de Gestión
Tribunalicia
6
DIRECTORA DE
SERVICIOS DE GESTIÓN
TRIBUNALICIA
Revisa
expediente y
proporciona visto
bueno para la
subasta
correspondiente y
traslada
expediente a
Presidencia
7
ÁREA
ADMINISTRATIVA
DEL ORGANISMO
JUDICIAL
Presidencia
¿Autoriza
subasta?
8
Secretaría
General de la
Presidencia
Traslada
expediente
completo a
Auditoría
Interna
9
SI
A
NO
SECRETARIA COMISIÓNACOMODADOR
DE VEHÍCULOSDIGITALIZADORADJUDICATARIO
B
(1) De conformidad con la naturaleza del vehículo (terrestre, marítimo o aéreo) el Administrador / Sub podrá solicitar un dictamen a la Institución correspondiente. Asimismo, en el caso de vehículos terrestres
con motor, deberá solicitar al Registro de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- el desplegado respectivo y al Ministerio de Gobernación nombre a expertos para revisar los
números que identifican a los vehículos.
AJ – 2.06 - Subasta de vehículos Página 1 / 3
63
ENCARGADO DE
VEHÍCULOS
AUXILIAR DE
VEHÍCULOSVALUADOR
DEPARTAMENTO
JURÍDICO
ADMINISTRADO
R / SUB
ÁREA
ADMINISTRATIVA
DEL O.J.
Auditoría
Interna
Verifica
expediente,
emite dictamen
y traslada a
Presidencia
10
Presidencia
Recibe
expediente,
emite
resolución y
traslada copia
del mismo a la
Secretaría de
Comunicación
Social y
Protocolo para
su publicación
en el Diario
Oficial y otro
de mayor
circulación
11
Secretaría de
Comunicación
Social y
Protocolo
Publica
conforme lo
establece el
Artículo 5to.
Del Decreto
69-71
12
SECRETARIA
Recibe el
expediente
13
Notifica a los
miembros
de la
comisión
designada
para la
subasta
14
COMISIÓN
Recibe
notificación
para integrar
comisión de
subasta
15
El día de la
Subasta da
inicio a la
hora indicada
al acto de
subasta
procediendo
a adjudicar
las partidas o
lotes al mejor
postor
16
Facciona
acta de
adjudicación
de
conformidad
con las
bases
17
ACOMODADOR
DE VEHÍCULOS
Elabora
formas de
pago de cada
partida o lote
adjudicada,
entregándola
a los
adjudicatarios
para que
efectúen el
pago en la
agencia
bancaria que
corresponda
18
DIGITALIZADORADJUDICATARIO
B
C
(2) En una próxima subasta, se incluirán las partidas o lotes con un 20% menos de su precio base.
AJ – 2.06 - Subasta de vehículos
DIRECTORA DE
SERVICIOS DE GESTIÓN
TRIBUNALICIA
Página 2 / 3
64
ENCARGADO DE
VEHÍCULOS
AUXILIAR DE
VEHÍCULOSVALUADOR
DEPARTAMENTO
JURÍDICO
ADMINISTRADOR /
SUB
ÁREA
ADMINISTRATIVA
DEL O.J.
SECRETARIA COMISIÓNACOMODADOR
DE VEHÍCULOSDIGITALIZADORADJUDICATARIO
Recibe la
forma de
pago de las
partidas o
lotes que le
fueron
adjudicadas
19
¿Efectúa
pago?
20
Pierde
derecho de
adjudicación
(2)
29
NO
Recibe la forma
de pago de las
partidas o lotes
que
adjudicaron, ya
canceladas,
verifica en el
reporte de
ingreso de
fondos
privativos del
Organismo
Judicial, el pago
efectuado e
imprime
constancia
21
SI
Elabora la
forma de
entrega de
partidas o lotes
que contiene la
descripción de
los vehículos y
del
adjudicatario e
imprime
22Entrega los
vehículos por
partida o lote
23
C
(2) En una próxima subasta, se incluirán las partidas o lotes con un 20% menos de su precio base.
A
AJ – 2.06 - Subasta de vehículos
DIRECTORA DE
SERVICIOS DE GESTIÓN
TRIBUNALICIA
Recibe los
objetos y de
conformidad
firma
24
Facciona
acta de
cierre de
evento de
subasta
25
Recibe
expediente,
verifica y
descarga
del sistema
firmando
electrónica
mente y
genera
formato
habilitado
26
Informa por
escrito de lo
actuado en
la subasta
27
Informa por
escrito de lo
acontecido en
la subasta a
Presidencia
del
Organismo
Judicial
28
FIN
A
Página 3 / 3
65
2.06 Subasta de vehículos.
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Elabora listado digital, registrando las características de los vehículos, de
conformidad con los Decretos y Acuerdos vigentes. De conformidad con la naturaleza del vehículo (terrestre, marítimo o aéreo) el Administrador / Sub podrá solicitar un dictamen a la Institución correspondiente. Asimismo, en el caso de vehículos terrestres con motor, deberá solicitar al Registro de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- el desplegado respectivo y al Ministerio de Gobernación nombre a expertos para revisar los números que identifican a los vehículos.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Ubica físicamente y agrupa en partidas o lotes los vehículos a subastarse,
asignando el número correspondiente y toma fotografías.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Valuador DESCRIPCIÓN : Valúa las partidas o lotes asignando precio base y facciona el Acta
correspondiente.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Conforma el expediente el cual debe contener los documentos
correspondientes de una Subasta y traslada al Área de Asesoría Legal.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Área de Asesoría Legal DESCRIPCIÓN : Recibe expediente completo y elabora proyecto de Resolución.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Recibe expediente completo, lo revisa y traslada para Visto bueno de
Dirección de Servicios de Gestión Tribunalicia.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Directora de Servicios de Gestión Tribunalicia DESCRIPCIÓN : Revisa expediente y proporciona visto bueno para la subasta
correspondiente y traslada expediente a Presidencia.
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Si autoriza subasta, continúa en operación número 9. Si no autoriza
subasta, finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Secretaría General de la Presidencia DESCRIPCIÓN : Traslada expediente completo a Auditoría Interna.
66
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auditoría Interna DESCRIPCIÓN : Verifica expediente, emite dictamen y traslada a Presidencia.
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Recibe expediente, emite resolución y traslada copia del mismo a la
Secretaría de Comunicación Social y Protocolo para su publicación en el Diario Oficial y otro de mayor circulación.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Secretaría de Comunicación Social y Protocolo DESCRIPCIÓN : Publica conforme lo establece el Artículo 5to. Del Decreto 69-71.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe el expediente.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Notifica a los miembros de la comisión designada para la subasta.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Recibe notificación para integrar comisión de subasta.
No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : El día de la Subasta da inicio a la hora indicada al acto de subasta
procediendo a adjudicar las partidas o lotes al mejor postor.
No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Facciona acta de adjudicación de conformidad con las bases.
No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Elabora formas de pago de cada partida o lote adjudicada, entregándola a
los adjudicatarios para que efectúen el pago en la agencia bancaria que corresponda.
No. OPERACIÓN : 19 RESPONSABLE : Adjudicatario DESCRIPCIÓN : Recibe la forma de pago de las partidas o lotes que le fueron adjudicadas.
No. OPERACIÓN : 20 RESPONSABLE : Adjudicatario DESCRIPCIÓN : Si efectúa pago, continúa en operación número 21. Si no efectúa pago,
continúa en operación número 29.
67
No. OPERACIÓN : 21 RESPONSABLE : Encargado de Vehículos DESCRIPCIÓN : Recibe la forma de pago de las partidas o lotes que adjudicaron, ya
canceladas, verifica en el reporte de ingreso de fondos privativos del Organismo Judicial, el pago efectuado e imprime constancia.
No. OPERACIÓN : 22 RESPONSABLE : Auxiliar de Vehículos DESCRIPCIÓN : Elabora la forma de entrega de partidas o lotes que contiene la descripción
de los vehículos y del adjudicatario e imprime.
No. OPERACIÓN : 23 RESPONSABLE : Acomodador de Vehículos DESCRIPCIÓN : Entrega los vehículos por partida o lote.
No. OPERACIÓN : 24 RESPONSABLE : Adjudicatario DESCRIPCIÓN : Recibe los objetos y de conformidad firma.
No. OPERACIÓN : 25 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Facciona acta de cierre de evento de subasta.
No. OPERACIÓN : 26 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Recibe expediente de subasta, verifica y descarga del sistema firmando
electrónicamente y genera formato habilitado.
No. OPERACIÓN : 27 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Informa por escrito de lo actuado en la subasta.
No. OPERACIÓN : 28 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Informa por escrito de lo acontecido en la subasta a Presidencia del
Organismo Judicial y finaliza el procedimiento.
No. OPERACIÓN : 29 RESPONSABLE : Adjudicatario DESCRIPCIÓN : Pierde derecho de adjudicación. En una próxima subasta, se incluirán las
partidas o lotes con un 20% menos de su precio base y finaliza el procedimiento.
68
PROCESO No. 3: ÁREA DE ASESORÍA LEGAL
3.01 Solicitar, gestionar y procurar el comiso, la afección al Decreto Número 69-71 del
Congreso de la República de Guatemala, uso temporal o destrucción de bienes según las
leyes vigentes
ENCARGADO DEL
DEPARTAMENTO
INICIO
Verifica la existencia
del bien y traslada la
información a
Administrador / Sub
1
Traslada informe al Área
de Asesoría Legal
indicando que proceda a
solicitar el comiso al
Tribunal o Juzgado
competente
2
Recibe expediente,
analiza y procede a
revisar lo que
corresponda
3
JUZGADO CORRESPONDIENTE
Solicita audiencia
ante Juez
competente
4
¿Comiso?
7
Resuelve otorgar
comiso a favor del
Organismo Judicial y
elabora Resolución
8
SI
NO
Después de la
audiencia realizada,
resuelve conforme a
derecho
6
Procede según lo
establecido en el
Decreto 69-71 o según
la naturaleza del bien
(1)
10
Recibe resolución de
comiso y ordena al área
correspondiente ubicar
físicamente el bien
9
AJ - 3.01 – Solicitar, gestionar y procurar el comiso de bienes según las leyes vigentes
Recibe solicitud y
señala día y hora
para audiencia
5
Interpone
impugnaciones
legales, según
sea el caso
12
FIN
Notifica que no
procede el comiso
indicando las causas
11
ADMINISTRADOR / SUBÁREA DE ASESORÍA
LEGAL
SECRETARIA DEL
ÁREA DE
ASESORÍA LEGAL
¿Comiso?
13
Registra información
en expediente y
programa para
próximas actuaciones
y traslada a
Secretaria para que
se archive
temporalmente
14
NO
Recibe y
archiva
temporalmente
15
SI
(1) Naturaleza del bien: En caso que el comiso otorgado, sea un vehículo, objeto, valores o evidencia de difícil y peligrosa conservación, se realizaran el
proceso “2.05 Entrega de vehículos en Comiso para uso Interno del Organismo Judicial; 1.09 Subasta de objetos o 2.04 Subasta de vehículos.” según
corresponda.
Página 1 / 1
69
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Encargado del Departamento DESCRIPCIÓN : Verifica la existencia del bien y traslada la información a Administrador /
Sub.
No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Traslada informe al Área de Asesoría Legal indicando que proceda a
solicitar el comiso al Tribunal o Juzgado competente.
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Área de Asesoría Legal DESCRIPCIÓN : Recibe expediente, analiza y procede a revisar lo que corresponda.
No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Área de Asesoría Legal DESCRIPCIÓN : Solicita audiencia ante Juez competente.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Juzgado Correspondiente DESCRIPCIÓN : Recibe solicitud y señala día y hora para audiencia.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Juzgado correspondiente DESCRIPCIÓN : Después de la audiencia realizada, resuelve conforme a derecho.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Juzgado correspondiente DESCRIPCIÓN : Si es comiso, continúa en operación número 8. Si no es comiso, continúa
en operación número 11..
No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Juzgado correspondiente DESCRIPCIÓN : Resuelve otorgar comiso a favor del Organismo Judicial y elabora
Resolución.
No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Recibe resolución de comiso y ordena al área correspondiente ubicar
físicamente el bien.
No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Procede según lo establecido en el Decreto 69-71 o según la naturaleza del
bien y finaliza el procedimiento. (1) Naturaleza del bien: En caso que el comiso otorgado, sea un vehículo, objeto, valores o evidencia de difícil y peligrosa conservación, se realizaran el proceso “2.05 Entrega de vehículos en Comiso para uso Interno del Organismo Judicial; 1.09 Subasta de objetos o 2.04 Subasta de vehículos.” según corresponda y finaliza el procedimiento.
70
No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Juzgado correspondiente DESCRIPCIÓN : Notifica que no procede el comiso indicando las causas.
No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Área de Asesoría Legal DESCRIPCIÓN : Interpone impugnaciones legales, según sea el caso.
No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Área de Asesoría Legal DESCRIPCIÓN : Si se da el comiso, continúa en operación número 8. Si no se da el comiso,
continúa en operación número 14.
No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Área de Asesoría Legal DESCRIPCIÓN : Registra información en expediente y programa para próximas actuaciones y
traslada a Secretaria para que se archive temporalmente.
No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe y archiva temporalmente y finaliza el procedimiento.
71
PROCESO No. 4: VALUACIÓN
4.01 Valuación de bienes en comiso, que hayan sido declarados en afección al Decreto
Número 69-71 del Congreso de la República de Guatemala o pertenecientes al
Organismo Judicial
ADMINISTRADOR / SUB
AJ - 4.01 - Valuación de bienes en comiso, que hayan sido declarados en afección al Decreto Número 69-71 del Congreso de la
República de Guatemala o pertenecientes al Organismo Judicial
INICIO
Traslada expediente a
valuador para avalúo
correspondiente
1
FIN
Recibe expediente y solicita
verificar la ubicación física
del bien a valuar
2
Ubica el bien o vehículo y lo
pone a la vista
3
Realiza revisión física del bien
4
Verifica certificación y
expediente completo
(donación, destrucción,
subasta y otros) y traslada
a donde corresponde
7
Investiga valores y determina
el valor de mercado, según
aspectos físicos y técnicos del
bien, realiza valuación y
procede a faccionar el acta
correspondiente
5
Elabora certificación de acta
para adjuntar al expediente
que originó la valuación y
traslada al Administrador / Sub
6
(1) Valuador / a Registrada por la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles.
VALUADOR(A) (1) ENCARGADO DEL DEPARTAMENTOSECRETARIA / TÉCNICO /
OFICINISTA
Página 1 / 1
72
No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Traslada expediente a valuador para avalúo correspondiente. No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Valuador(a) DESCRIPCIÓN : Recibe expediente y solicita verificar la ubicación física del bien a valuar. (El
Valuador(a) debe estar registrada por la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles).
No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Encargado del Departamento DESCRIPCIÓN : Ubica el bien o vehículo y lo pone a la vista. No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Valuador(a) DESCRIPCIÓN : Realiza revisión física del bien.
No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Valuador(a) DESCRIPCIÓN : Investiga valores y determina el valor de mercado, según aspectos físicos y
técnicos del bien, realiza valuación y procede a faccionar el acta correspondiente.
No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Secretaria / Técnico / Oficinista DESCRIPCIÓN : Elabora certificación de acta para adjuntar al expediente que originó la
valuación y traslada al Administrador / Sub.
No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Verifica certificación y expediente completo (donación, destrucción o
subasta y otros) y traslada a donde corresponde, finalizando el procedimiento.
73
GLOSARIO
Acomodador de objetos: Persona encargada de acomodar en la bodega correspondiente cada uno
de los objetos que ingresan al Almacén Judicial.
Cadena de custodia: La cadena de custodia es el mecanismo a través del cual se asegura la
conservación de un objeto secuestrado, incautado o recogido, con motivo de la posible comisión de
un delito.
Comiso: Es una pena accesoria que consiste en la pérdida a favor del Estado, de los objetos que
provengan de un delito o falta, y de los instrumentos con que se hubieren cometido.
Custodia: Custodia legal o guardia legal es la situación jurídica que se da cuando un tribunal
otorga, mediante una sentencia la guardia y custodia de un objeto.
Digitalizador: Persona encargada de ingresar al sistema todo lo relacionado con la evidencia en el
Almacén Judicial.
Embalaje: Es un recipiente o envoltura que contiene evidencia de manera temporal o permanente,
principalmente para que sea manipulable en el almacenaje.
Evidencia: Es todo objeto, instrumento, huella, marca, rastro, señal o vestigio que se usa y se
produce respectivamente en la comisión de un hecho.
Personería Jurídica: Documento por medio del cual se acredita que una persona se encuentra
legitimada para representar a otra persona, ya sea individual o jurídica.
Ratificación de firma: Proceso realizado por un trabajador del Almacén Judicial, para verificar la
veracidad y autenticidad de una orden de Juez.
Resolución Judicial: Es el acto procesal proveniente de un tribunal mediante el cual resuelve las
peticiones de las partes, autoriza u ordena el cumplimiento de determinadas medidas.
Revisión: Método utilizado para verificar todo lo ingresado a determinado lugar en determinada
circunstancia.
74
Subasta: Es una venta pública organizada y autorizada por la Presidencia del Organismo Judicial,
de un objeto a la persona que así considere su compra, es decir, a aquel comprador (postor) que
pague la mayor cantidad de dinero por el objeto.