manual de procedimientos administrativos en materia de...

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS

RELACIONADOS CON LAS MISMAS

MAYO DE 2004

CLAVE:


CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04HOJA:

ÍNDICE

Página

1 de 21

1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades)..................................................... 2

2.- Diagrama de Flujo............................................................................................ 6

3.- Marco Normativo.............................................................................................12

4.- Anexos............................................................................................................13

5.- Sección de Firmas de Autorización y Cambio.................................................21



Actividades Formatos

1.- Desarrollo (Descripción de Actividades)

Dependencias

INICIA PROCEDIMIENTO

1.-Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación delÁrea Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.

2.-Recibe solicitud de cambio, revisa y analiza. Presenta al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos el cambio con las alternativas de solución, en las que se analice factibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y establece la necesidad de prórroga, en su caso.

3.- ¿Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio?

SÍ:Continúa en la actividad No. 4A.

NO:Pasa a la actividad No. 6.

4A.-Analiza el cambio presentado y determina su procedencia considerando las alternativas propuestas por la Residencia de Obras, si fuera necesario lo envía al Área Responsable de Ingeniería para su revisión, modificación y comentarios. En su caso, informa al Área Responsable de la Contratación y Área de Programación y Presupuesto.

4B.-Se entera y propone acciones pertinentes.

4C.-Se entera, verifica suficiencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes.

Área Responsable de la Ejecución de

los Trabajos, Residencia de

Obras y Contratista

Área Responsable de la Contratación

Área de Programación y

Presupuesto

Cédula de procedencia de cambio

Residencia de Obras


los Trabajos


los Trabajos

2 de 21



Actividades FormatosDependencias

5.-¿Procede el cambio?

SÍ: Pasa a la actividad No. 8.

NO: Continúa en la actividad No. 6.

6.-Cancela la solicitud de cambio e informa a las Áreas involucradas.

7.-Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica alContratista.

TERMINA PROCEDIMIENTO

8.-Recibe visto bueno del cambio, elabora Notificación de Cambio con alcances definidos y solicita preparación de propuesta al Contratistacon toda la documentación necesaria, as í como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra la Notificación de Cambio que proceda en el Sistema Informático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obras.

9.-Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obras .

10.-Recibe propuesta, dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud, la analiza y en su caso, solicita al Área de Costos del Área Responsable de la Contratación, la autorización de Precios Unitarios Extraordinarios , debiendo dejar constancia por escrito de la aceptación de la propuesta.

Ir al Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios.

11.-Ordena por escrito la ejecución de los trabajos, indepen-dientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferentemente se buscará su autorización antes de iniciar los trabajos.

12.- Inicia los trabajos.


Contratista

Residencia de Obras


los Trabajos


los Trabajos

Residencia de Obras

Residencia de Obras

Contratista

Notificación de cambio

Residencia de Obras

3 de 21




Viene del Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios.

13.-Elabora Dictamen Técnico que funde y motive la justificación de cambio, incluyendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos .

14.-¿Cuenta con presupuesto el contrato?SÍ: Pasa a la actividad No. 18.NO: Continúa en la actividad No. 15.

15.-Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos.

16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Presupuesto, redirecciona presupuesto y envía.

17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obras.

18.-Elabora Órden de Cambio, incluyendo todas las notificaciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control.

19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órdenes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Técnico o Memoria Justificativa y en su caso Anexos Técnicos y Económicos).Solicita la elaboración del convenio correspondiente.



los Trabajos

Residencia de Obras

Residencia de Obras

Residencia de Obras

Área de Programación y

Presupuesto


los Trabajos

Dictamen Técnico

Órden de Cambio

4 de 21

Residencia de Obras




20.-Recibe solicitud con la documentación soporte y gestiona Convenioante el Área Responsable de la Contratación.

21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control.

Ir al Procedimiento Administrativo para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos.




los Trabajos

Área Responsable de la Contratación

5 de 21



Contratista Residencia de Obras

Área Responsable

de la Ejecución de los Trabajos

Actividades Formatos

2.- Diagrama de Flujo

Área Responsable

de la Contratación

Área de Programación y Presupuesto

INICIA PROCEDIMIENTO

1.- Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación delÁrea Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.

2.- Recibe solicitud de cambio, re-visa y analiza. Presenta al Área Responsable de la Ejecu-ción de los Trabajos el cambio con las alternativas de solu-ción, en las que se analice fac-tibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y estable-ce la necesidad de prórroga, en su caso.

3.- ¿Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio?

SÍ: Continúa en la actividad No.4.

NO: Pasa a la actividad No.6.

3NO

SÍ

1

I

Inicio Inicio

1 1

Inicio

A

6 de 21

2



4A 4C4B


4A.- Analiza el cambio pre-sentado y determina su procedencia consideran-do las alternativas pro-puestas por la Residen-cia de Obras, si fuera ne-cesario lo envía al Área Responsable de Inge-niería para su revisión, modificación y comen-tarios . En su caso, informa al Área Respon-sable de la Contratacióny Área de Programacióny Presupuesto.

4B.-Se entera y propone acciones pertinentes.

4C.-Se entera, verifica sufi-ciencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes.

5.-¿Procede el cambio?

SÍ: Pasa a la actividad No. 8.

NO: Continúa en la actividad No. 6.

6.- Cancela la solicitud de cambio e informa a las Áreas involucradas.

5SÍ

NO

Cédula de proce-denciade cambio

Contratista Residencia de Obras Actividades

Área Responsable

de la Contratación


Área Responsable


6

II

I

Formatos

B

A

7 de 21




7.- Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comu-nica al Contratista.


8.- Recibe visto bueno del cam-bio, elabora Notificación de Cambio con alcances defini-dos y solicita preparación de propuesta al Contratista con toda la documentación nece-saria, así como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra la Notifica-ción de Cambio que proceda en el Sistema Inform ático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obras.

9.- Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el pre-supuesto, programa de ejecu-ción y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obras.

B

Notifica-ción de cambio


Área Responsable

de la Contratación


Área Responsable


II

7

Fin

8

III

Formatos

8 de 21

9



1113

1112


10.-Recibe propuesta, dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud, la analiza y en su caso, solicita al Área de Costos del Área Responsable de la Contrata-ción, la autorización de Precios Unitarios Extraordina-rios , debiendo dejar constan-cia por escrito de la acepta-ción de la propuesta.

Ir al Procedimiento Admi-nistrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordina-rios .

11.-Ordena por escrito la ejecu-ción de los trabajos, indepen-dientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferente-mente se buscará su autori-zación antes de iniciar los trabajos.

12.- Inicia los trabajos.

Viene del Procedimiento Ad-ministrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraor-dinarios .

13.-Elabora Dictamen Técnicoque funde y motive la justi-ficación de cambio, inclu-yendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al Área Responsable de la Eje-cución de los Trabajos .

Dictamen Técnico


Área Responsable

de la Contratación


Área Responsable


III

1111

Formatos

Proc. Admvo. para Autorización de Precios Unitarios

Extraordinarios

IV

9 de 21

10

Proc. Admvo. para Autorización de Precios Unitarios

Extraordinarios



1119

1118


14.-¿Cuenta con presupuesto el contrato?

SÍ: Pasa a la actividad No. 18.NO: Continúa en la actividad No.

15.

15.-Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos.

16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Pre-supuesto, redirecciona pre-supuesto y envía.

17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obras.

18.-Elabora Órden de Cambio, incluyendo todas las notifi-caciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control.

19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órde-nes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Téc-nico o Memoria Justificativa y en su caso Anexos Técnicos y Económicos).Solicita la elaboración del convenio correspondiente.

Órden de Cambio

Contratista Residencia de Obras

Actividades

Área Responsable

de la Contratación


Área Responsable


16

V

1115

Formatos

C

14

NO

SÍ C

IV

10 de 21

17



1120

1121


20.-Recibe solicitud con la docu-mentación soporte y gestiona Convenio ante el Área Res -ponsable de la Contratación.

21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control.

Ir al Procedimiento Admi-nistrativo para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos.



Área Responsable

de la Contratación


Área Responsable


V

Formatos

Proc. Admvo. para Celebración de Convenios

Modificatorios o Adicionales de Contratos

11 de 21

Fin



6.7 pfo.469 pfo.159 pfo.121

6.7.16.7.8

69 pfo.159 pfo.120

6.7.169 pfo.159 pfo.119

6.7.218

74 pfo. 217

74 pfo. 216

74 pfo. 215

6.7.369 pfo. 113

6.7.7 pfo. 1 77 pfo. 112

6.7.7 pfo. 1 77 pfo. 211

6.7 pfos. 2 y 36.7.2

84 - XV59 pfo. 82

6.7.7 pfo.2

6.7.26.7.6

6.7.26.7.6

6.7 pfos. 2 y 3

POBALINES(PUNTO)

59 pfo. 81

709

4A

77 pfo. 159 pfo. 810

708

74 pfo. 1

R.L.O.P.S.R.M.(ARTÍCULO)

L.O.P.S.R.M.(ARTÍCULO)

ACTIVIDAD

3.- Marco Normativo

L.O.P.S.R.M.- Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las MismasR.L.O.P.S.R.M.- Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las MismasPOBALINES.- ´Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales

12 de 21



4.- ANEXOS

4.1.- Cédula de procedencia de la notificación de cambio .......................................14

4.2.- Notificación de cambio.....................................................................................16

4.3.- Dictamen técnico.............................................................................................18

4.4.-Orden de cambio del contrato.......................................................................... 20

Página

13 de 21



CEDULA DE PROCEDENCIA DE LA NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No._______

DATOS DEL CONTRATO

MOTIVO DE CAMBIO:

PROBLEMÁTICA ACTUAL:

CAMBIO PROPUESTO:

SE REQUIERE: MONTO______________ PLAZO _____________ PRÓRROGA________________

Número de Hojas presentadas como soporte: ________________

CONTRATO No. ____________________

CONTRATISTA: ____________________________

OBJETO DEL CONTRATO:

DETERMINACIÓN ACERCA DE LA PROCEDENCIA DE LA NOTIFICACION DE CAMBIO

_____________________ PROCEDE _____________ NO PROCEDE ____________

ACCIONES PROPUESTAS : _______________________________________________________

_______________________________________________________________________________

1

2

3

4

5

6

7 8 9

10

11 12

13

DETERMINA PROCEDENCIA

ÁREA RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS

NOMBRE: _____________________________ FIRMA: _______________________________14

C.c.p. Área responsable de la contratación.Área de programación y presupuesto.

14 de 21

14



Nombre del Formato:Cedula de Procedencia de la Notificación de Cambio No._______

INSTRUCTIVO DE LLENADO

Nombre y firma del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.14

Describir las acciones propuestas.13

Se indica si no procede el cambio.12

Se indica si procede el cambio.11

Se indica la cantidad de hojas del soporte.10

Se indica los días de prorroga por el cambio.9

Se indica los días del plazo requeridos por el cambio.8

Se indica importe del monto del contrato.7

Se indica el cambio propuesto.6

Narrar la problemática actual.5

Explicar el porque del cambio.4

Describir el objeto del contrato.3

Se indica Nombre del Contratista.2

Se indica Número del contrato.1

INSTRUCCIONESDATOS

15 de 21



NOTIFICACION DE CAMBIO

Representante de PEP (Residente):

Nombre:Fecha:

__ Se autoriza extensión de tiempo

Entregar propuesta en ____ días

__________________________

Contrato No.:

Fecha efectiva

NOTIFICACION DE CAMBIO:

DIRECCIÓN

Firma Autorizada del Supervisor de Obra:

Nombre:Fecha:

__ Proceder con el trabajo

__ Requiere precios extraordinarios

Planos / Datos ADJUNTOS

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO:

CONTRATISTA:

CONTRATISTA FECHA NOMBRE / CARGO EN LETRAFirma del Representate Autorizado

LA PROPUESTA SERA PRESENTADA SE ANEXA

OFICIO DEL CONTRATISTA No.

ACUSO RECIBO Y ACEPTACIÓN ACUSO RECIBO CON COMENTARIOS

1

2

3

4

5

6

8

7

9 12

10

11

13 14

15

16 17

18 19

20

16 de 21



Nombre del Formato:Notificacion de Cambio


Nombre, cargo y firma del representante autorizado y fecha de firma.20

Se marca con una “X”, si anexa propuesta.19

Se marca con una “X”, si posteriormente se anexa propuesta.18

Se marca con una “X”, si contiene observaciones.17

Se marca con una “X”, si se acepta sin observaciones.16

Se indica el No. de oficio de la compañía Contratista.15

Se indica el Nombre y firma del Residente y fecha de firma.14

Se indica el Nombre, firma del Supervisor autorizado y fecha de firma.13

Espacio para indicar cualquier otro requerimiento importante no indicado anteriormente.

12

Se indica el ( no. de días ) en que se entregue la propuesta.11

Se indica ( si o no ) se autoriza extensión de tiempo.10

Se marca con un “X,” si se anexan planos / datos, de lo contrario se deja en blanco.

9

Se indica ( si o no ) requiere precios extraordinarios8

Se indica ( si o no ) se proceda con el trabajo.7

Descripción detallada del cambio indicando el porque del mismo6

Se indica Fecha real de autorización5

Se indica Número del contrato4

Se indica No. de notificación de cambio ( se numera de manera progresiva)3

Se indica Dirección de la Contratista2

Se indica Nombre de la Contratista1

INSTRUCCIONESDATOS

17 de 21



DICTAMEN TÉCNICO

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO:

FUNDAMENTO NORMATIVO:

ANTECEDENTES DEL CONTRATO:

JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO:

DECLARACIÓN DE VERIFICACIÓN PRESUPUESTAL:

NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No.:

CONTRATO No.:

FECHA:

DICTAMINA EL CAMBIO

RESIDENTE

NOMBRE: _____________________________ FIRMA: _______________________________

1

5

4

2

3

6

7

8

9 9

18 de 21



Nombre del Formato:Dictamen Técnico


Se indican Nombre y firma del Residente de obra.9

Se declara que se verifico la disponibilidad presupuestal en caso de ampliación de monto. Si no existiere incremento al monto no aplica esta sección.

8

Se detalla la modificación y cambios pretendidos, señalando los montos o plazo, así como los porcentajes respecto a las condiciones originales adjuntando en su caso, el presupuesto estimado y la modificación o actualización del programa convenido.

7

Descripción del alcance general de la obra y mencionar los convenios que se hubieran celebrado con anterioridad.

6

Se indican los artículos de las Leyes, Reglamentos, Políticas, Bases y Lineamientos Internos y Criterios Normativos, para fundamentar el cambio.

5

Descripción completa del cambio.4

Se indican Fecha de firma del dictamen.3

Se indican Numero del Contrato.2

Se indican Numero de la Notificación de Cambio.1

INSTRUCCIONESDATOS

19 de 21



ORDEN DE CAMBIO DEL CONTRATO

ORDEN DE CAMBIO No.:Fecha efectiva:

Oficio No.Contrato No.:

DIRECCIÓN

Por la Presente el Contratista y la Residencia de Obra acuerdan, incorporar los cambios siguientes:

Monto:

Plazo:

Otros:

Anexos

Firma Autorizada del Contratista: Fecha NOMBRE Y CARGO

CONTRATISTA:

Oficios de solicitud ( Contratista, Supervisión, Área solicitante, etc.)

Ingeniería ( planos )

Notas de Bitácora

Modificación a programas

Precios Unitarios Extraordinarios

Sanciones de campo

Análisis de precios unitarios

Elaboró

Supervisor

Autorizó

Residente

Notificación(es ) de cambio No(s).____

FechaFecha

20 de 21



AprobóRevisó

Iniciales, firma y fechaDescripción

EstadoRevisión No.

HojaNo.

Sección de Cambios

5.- Sección de Firmas de Autorización

Aprobó:Revisó:Elaboró:

21 de 21

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