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Manual de ProcedimientosDepartamento de Almacenes e

Inventarios

Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosMarzo 2010

SFA/DGA/SACI-P-03-A4

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ÍNDICE

SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN

SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS

MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS

SACISACISACISACISACI

1

2

4

9152226323743

50

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento..............................................................................

Simbología de Diagramas.................................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Almacenes e Inventarios

Recepción de Bienes Materiales...........................................................................................Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativasde la SEFIPLAN..................................................................................................................Altas en el Inventario de Bienes............................................................................................Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas............................................Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.............................................................................Baja de Mobiliario y Equipo..................................................................................................Reasignación de Mobiliario y Equipo......................................................................................Alta en el Padrón de Proveedores..........................................................................................

Firmas de Autorización.....................................................................................................

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PRESENTACIÓN





La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:

• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública Estatal centralizada,descentralizada y autónoma.

• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.

• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.

• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.

Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.

Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Almacenes eInventarios, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el mismo sedetallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.

La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:

• Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquizacióndel Área, objeto del Manual en cuestión.

• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.

• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.

• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe del Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.

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PRESENTACIÓN





Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las

actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.

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ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO





11111

DEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGO A

PROVEEDORES

DEPARTAMENTODE LICITACIONES

DEPARTAMENTODE SEGUROS

Y FIANZAS

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE CATÁLOGOS

AUXILIARADMINISTRATIVO

AUXILIARADMINISTRATIVO

ALMACENISTA DEDE BANDERILLA

ALMACENISTADE SEFIPLAN

ADMINISTRATIVOESPECIALIZADODE ALMACENES

AUXILIARADMINISTRATIVODE INVENTARIOS

AUXILIARADMINISTRATIVO DE

INVENTARIOSSECTORIALES

ANALISTAADMINISTRATIVODE INVENTARIOS

DEPARTAMENTODE ALMACENESE INVENTARIOS

DEPARTAMENTODE CONTROL

PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES Y

CONTROL DEINVENTARIOS

SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y

PROCESOSADMINISTRATIVOS

SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO

PÚBLICO DE CARRERA

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOSGENERALES

DIRECCIÓNGENERAL

DEADMINISTRACIÓN

TESORERÍA

DIRECCIÓNGENERAL DEINNOVACIÓN

TECNOLÓGICA

DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y

DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS

DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO DEL

ESTADO

OFICINA SECTORIALDE ENLACE DE

TURISMO, CULTURAY NEGOCIOS

INTERNACIONALES

DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

DIRECCIÓNGENERAL DE

INVERSIÓN PÚBLICA

SUBSECRETARÍADE

INGRESOS

SUBSECRETARÍADE

FINANZAS YADMINISTRACIÓN

PROCURADURÍAFISCAL

UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN

PÚBLICA

SECRETARÍADE FINANZAS Y

PLANEACIÓN

COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL

COMITÉ DEPLANEACIÓN PARAEL DESARROLLODEL ESTADO DE

VERACRUZ

COORDINACIÓN DE

ASESORES

COPIA NO CONTROLADA

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS





22222

COPIA NO CONTROLADA

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS





33333

DEPARTAMENTO DEALMACENES E INVENTARIOS

COPIA NO CONTROLADA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NORMAS

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

DE MANERA INTERMEDIA CON:

AL FINAL CON:





44444

MARZO 2010

ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN

VISTO BUENO AUTORIZACIÓN

SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN

Recepción de Bienes Materiales.

Recibir los bienes materiales de acuerdo a los requerimientos especificados y convenidos con losproveedores.

Diaria.

- Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.- Trámite de Pago a Proveedores (Materiales y Suministros y Servicios Generales), (Departamento de

Cotizadores y Pago a Proveedores).- Trámite de Pago a Proveedores (Subsidios y Transferencias y Bienes Muebles e Inmuebles).

(Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores).- Altas en el Inventario de Bienes.

• El Almacenista será el responsable de la recepción, custodia, manejo y almacenamiento de losbienes que se reciban para posterior distribución; así como generar la existencia de almacén.

• La existencia de almacén será originada por un proceso licitatorio, para lo que el Almacenistadeberá disponer del Listado de los bienes adjudicados en licitación, a fin de verificar que en elSistema de Almacén esté la recepción de bienes que asegure los Pedidos de compra surtidosy correspondan a los solicitados en cuanto a tipo, cantidad, precio, calidad, plazo de entrega ydemás condiciones pactadas.

• En la Nota de entrada al almacén, se deberá detallar la descripción del bien, unidad de medida,cantidad contratada, cantidad entregada, diferencias y observaciones a las que haya lugar.

• La Nota de entrada al almacén deberá contar con la firma de entrega del proveedor para validarlas condiciones de la mercancía.

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





55555

• La existencia de almacén se deberá integrar con:- Los bienes adquiridos por medio de proceso licitatorio.- Los bienes materiales remanentes del ejercicio inmediato anterior, y que por alguna

circunstancia no se utilizaron.- Los bienes devueltos, recuperados, depósitos y muestras de licitaciones que tengan más de

treinta días posteriores a la notificación de fallo, de lo que se levantará acta administrativa deintegración y se reportarán dentro de la contabilidad como aprovechamientos.

• En el caso de los bienes elaborados a precio de producción, la valorización de los bienes deberáser a precio de adquisición.

• Los bienes en administración a través del almacén, deberán afectar al presupuesto al momento deltrámite de pago.

• En el caso de que la entrega de los bienes se realice de manera parcial, se podrá realizar laentrega con una Nota de Remisión.

• La entrada en almacén de equipo cuando se cubra el total del pedido, deberá entregarseacompañado de Factura en copia en papel membretado del proveedor, misma que contará con elnúmero de serie de dichos bienes.

• En los casos en los que los bienes de fábrica no tengan el número de serie, el proveedor deberáasentarlo en la Factura correspondiente.

• En el caso en que los números de serie, por su cantidad o complejidad, no pueden ser detalladosen la Factura en original, el detalle podrá presentarse en papel membretado de la empresa anexoa la Factura correspondiente, en el cual se hará referencia a su número, fecha y bienesentregados, el almacenista en la entrada al almacén de bienes muebles, deberá reportar al área deinventarios de este hecho para que procedan al registro y alta en activo fijo según corresponda.

COPIA NO CONTROLADA


ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD





66666

Almacenista de SEFIPLAN ode Banderilla.

Recibe del Proveedor, la Nota de remisión o Factura en copia(cuando se trate de la entrega total del pedido la Factura debede presentarse en original en papel membretado), y losMateriales correspondientes.

Elabora la Nota de entrada de almacén en original y copia ycomprueba que los Materiales recibidos coincidan con losestipulados en la Nota de remisión o Factura en copia.

¿Coinciden los Materiales recibidos con los estipulados en laNota de remisión o Factura?

En caso de no coincidir los Materiales recibidos con losestipulados en la Nota de remisión o Factura:

Realiza anotaciones en el apartado de observaciones de laNota de entrada de almacén en original y copia.

Devuelve al Proveedor, la Nota de remisión o Factura en copiay los Materiales.

Continúa en la actividad No. 1.

En caso de coincidir los Materiales recibidos con losestipulados en la Nota de remisión o Factura:

Recaba firma del Proveedor, en la Nota de entrada dealmacén en original y copia.

Firma de recibido en la Nota de entrada de almacén enoriginal y copia e informa al Proveedor que deberá acudir alDepartamento de Cotizadores y Pago a Proveedores, para queinicie su trámite de pago.

Entrega al Proveedor, la Nota de entrada de almacén encopia.

Escanea la Nota de entrada de almacén en original y larespalda en el archivo electrónico y archiva de maneracronológica temporal, la Nota de remisión o Factura y laNota de entrada de almacén en original.

1.

2.

2A.

2A.1.

3.

4.

5.

6.


COPIA NO CONTROLADA







77777

Clasifica y ordena los Materiales recibidos.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con los procedimientos:- Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas

Administrativas de la SEFIPLAN.- Trámite de Pago a Proveedores (Materiales y Suministros y

Servicios Generales), (Departamento de Cotizadores y Pagoa Proveedores).

- Trámite de Pago a Proveedores (Subsidios y Transferencias yBienes Muebles e Inmuebles), (Departamento de Cotizadoresy Pago a Proveedores).

- Altas en el Inventario de Bienes.



7.

COPIA NO CONTROLADA

NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN

NOTA DE REMISIÓNO FACTURA

ARCHIVO ELECTRÓNICO


ENTREGA

1

CLASIFICA Y ORDENA

RECEPCIÓN DE BIENES MATERIALESALMACENISTA DE SEFIPLAN O BANDERILLA

PROVEEDOR

MATERIALES

RECIBE

1C

1

INICIO

MATERIALES

1C

ESCANEA

MATERIALES

FIN

PROVEEDOR

PROVEEDOR

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- ENTREGA DE PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO A LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN.- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES (MATERIALES Y SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES ), (DEPARTAMENTO DE COTIZACIONES Y PAGO A PROVEEDORES).- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES (SUBSIDIOS Y TRANSFERENCIAS Y BIENES MUEBLES E INMUEBLES), (DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES). - ALTAS EN EL INVENTARIO DE BIENES.

ELABORA Y COMPRUEBA QUE LOS MATERIALES

COINCIDAN CON LOS QUE APARECEN EN LA NOTA DE

REMISIÓN O FACTURA


O-1C

O-1C

NO

SI

PROVEEDOR

RECABA FIRMA


REALIZA ANOTACIONES EN EL APARTADO DE

OBSERVACIONES

DEVUELVE

O-1C


O-1C

FIRMA DE RECIBIDOE INFORMA



C

O

1C

O

¿COINCIDEN LOS MATERIALES RECIBIDOS CON LOS DE LA NOTA DE

REMISIÓN OFACTURA?



SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL

DE INVENTARIOS MARZO 2010

ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN

PROVEEDOR

O

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





99999

MARZO 2010






Variable con base en el calendario establecido.

Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.

Recibir del Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores, las notas de salida para la entrega depapelería y consumibles de cómputo y atenderlas de acuerdo a la disponibilidad de las mismas.

• Los bienes materiales de consumo sin importar su modalidad de adquisición, se deberán entregarcon nota de salida de almacén.

• Las áreas administrativas de la SEFIPLAN se abstendrán de realizar adquisiciones a través defondo revolvente en los conceptos 2101 Materiales y útiles de oficina y 2106 Materiales y útilespara el procesamiento en equipos y bienes informáticos, debido a que dicha compra deberátramitarse a través de la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios.

• La entrega de materiales se deberá realizar en días hábiles, con horario de 9:00 a 14:30 horas,previa solicitud del área administrativa.

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





1010101010

• El calendario semanal para entregar materiales a las áreas administrativas será el siguiente:Almacén de SEFIPLAN:Lunes Unidad presupuestal 108S21001 Subsecretaría de Ingresos.Martes Unidad presupuestal 108S31001 Dirección General de Administración,

Dirección General de Innovación Tecnológica,Tesorería, Dirección General de Fideicomisosy Desincorporación de Activos, DirecciónGeneral del Patrimonio del Estado, OficinaSectorial de Enlace de Turismo, Cultura yNegocios Internacionales.

Miércoles Unidad presupuestal 108S51001 Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN.Miércoles Unidad presupuestal 108S61001 Coordinación Ejecutiva del COPLADEVER.Jueves Unidad presupuestal 108S41001 Dirección General de Inversión Pública,

Dirección General de Programación yPresupuesto y Dirección General deContabilidad Gubernamental.

Viernes Unidad presupuestal 108S11001 Secretaría de Finanzas y Planeación.

Almacén de Banderilla:Lunes a viernes Oficinas de Hacienda del Estado y Delegaciones Regionales de Catastro.Nota: Las Delegaciones Regionales del Patrimonio del Estado, están consideradas dentro de la

Dirección General del Patrimonio del Estado.

• En los casos en los que el día establecido para la entrega del material sea inhábil, se deberáentregar al siguiente día hábil.

• La cantidad solicitada por semana podrá hacerse hasta por el 5% del total en existencia dealmacén de acuerdo a la Solicitud interna de adquisición (compra), con excepción de losmateriales destinados para una actividad específica, kits de limpieza, equipos o unidades mínimaspara entrega.

• En los casos en que las áreas administrativas requieran más del 5% del total mencionado en elpunto anterior, deberán cumplir con lo siguiente:- Presentar justificación.- Contar con el visto bueno de la Dirección General correspondiente.- Establecer si habrá futuras entregas del mismo volumen y el período en que se necesitará.

• En el caso de artículos de oficina de desgaste, se deberá entregar un bien nuevo a cambio del biendado de baja, en caso de que no se cuente con éste, se entregará un bien nuevo sólo conautorización y visto bueno del Director General correspondiente.

• El Sistema de Inventarios de la papelería y consumibles de cómputo, se deberá realizar bajo elsistema PEPS (primeras entradas, primeras salidas).

• Todos aquellos bienes en resguardo y que hayan permanecido en el almacén por seis meses, y nohayan tenido desplazamiento, se deberán registrar como disponibles para todas las áreasadministrativas que los soliciten, sin que esto represente algún tipo de transferencia presupuestalo retribución en especie.

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





1111111111

• Con la finalidad de optimizar los espacios y evitar la ocupación de los mismos con subalmacenes,las áreas administrativas que tengan destinado un espacio superior a seis metros cúbicos paraalmacenamiento de bienes materiales de consumo, deberán informarlo a la Subdirección deAdquisiciones y Control de Inventarios, con el fin de tramitar el resguardo de dicho material en elAlmacén.

• El término máximo de distribución de la papelería y consumibles de cómputo, deberá ser igual alejercicio fiscal vigente.

• En el supuesto de que los materiales en existencia de almacén no tengan movimiento en elejercicio fiscal vigente, se deberá clasificar como de lento desplazamiento (entre tres y seis mesessin movimiento) o nulo (con seis meses o más sin movimiento).

• El Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicio y Enajenaciones de cada Sector, deberádeterminar el destino de los materiales que tengan un movimiento nulo en el almacén, mismo quepodrá ser primeramente la cancelación del registro de los bienes y posteriormente la transferenciainterinstitucional o la donación de conformidad con los preceptos normativos vigentes.

• El Almacenista deberá realizar el Informe de movimientos diarios, para determinar losmateriales en tránsito y conocer las existencias físicas reales del almacén.

• La salida del almacén de un bien mueble, deberá contener el número de Inventario oficial,Dependencia de destino y nombre y firma de quien recibe; invariablemente, se deberá enviar copiaal área de Inventarios, para la asignación y registro correspondiente.

• En los casos en que los bienes muebles no cuenten con Inventario oficial, se deberá consignaren la nota de salida en número de serie, y de ser el caso, establecer si de origen no cuenta conéste.

• La vigencia de la Nota de salida de almacén será de 48 horas a partir de la fecha de emisión, altérmino de este lapso la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios se reserva lacancelación de la misma.

COPIA NO CONTROLADA







1212121212


Recibe del Cotizador correspondiente vía electrónica, las Notasde salida de almacén.

Imprime las Notas de salida de almacén en dos tantos.

Folia las Notas de salida de almacén en dos tantos.

Selecciona el Material de papelería y consumibles decómputo y verifica si están correctas las Notas de salida dealmacén en dos tantos.

¿Están correctas las Notas de salida de almacén?

En caso de no estar correctas las Notas de salida dealmacén:

Devuelve al Cotizador correspondiente, las Notas de salida dealmacén en dos tantos y le indica las correccionescorrespondientes.

Pasa el tiempo.

Recibe del Cotizador correspondiente, las Notas de salida dealmacén corregidas en dos tantos.

Continúa con la actividad No. 5.

En caso de estar correctas las Notas de salida de almacén:

Notifica al área administrativa de la SEFIPLAN, la entrega delMaterial de papelería y consumibles de cómputo.

Recaba fecha y firma de recibido del área administrativa de laSEFIPLAN, en las Notas de salida de almacén en dostantos.

Firma y sella de despachado, las Notas de salida dealmacén en dos tantos.

Entrega al área administrativa de la SEFIPLAN, las Notas desalida del almacén en segundo tanto y el Material depapelería y consumibles de cómputo.

Accesa al Sistema de Almacén y registra la salida del Materialde papelería y consumibles de cómputo, con base en lasNotas de salida de almacén en primer tanto.

1.

2.

3.

4.

4A.

4A.1.

5.

6.

7.

8.

9.


COPIA NO CONTROLADA







1313131313

Pasa el tiempo, al final del día.

Elabora el Resumen de notas de salida en un tanto y recabael visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios

Escanea el Resumen de notas de salida en un tanto y lasNotas de salida de almacén en primer tanto, las respalda enel archivo electrónico y procede a archivar de maneracronológica temporal el Resumen de notas de salida en untanto y las Notas de salida de almacén en primer tanto.



10.

11.

Almacenista de SEFIPLANo de Banderilla.

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NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN

RESUMEN DE NOTAS DE SALIDA

ENTREGA DE PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO A LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLANALMACENISTA DE SEFIPLAN O BANDERILLA

COTIZADORCORRESPONDIENTE

FIN

FOLIA

RECIBE

INICIO



RECIBE CORREGIDAS


NOTIFICA LA ENTREGA DEL MATERIAL DE

PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE

CÓMPUTO

DEVUELVE Y LE INDICACORRECCIONES

¿ESTÁN CORRECTAS LAS NOTAS DE SALIDA DE

ALMACÉN?

MATERIAL DE PAPELERÍA Y

CONSUMIBLES DE CÓMPUTO

SELECCIONA Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTAS

MATERIAL DE PAPELERÍA Y

CONSUMIBLESDE CÓMPUTO

ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN

SI

NO

2T

ACCESA Y REGISTRA LASALIDA DE MATERIAL DE

PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE

CÓMPUTO

CON BASE EN LAS NOTAS DE SALIDA

DE ALMACÉN

SISTEMA DEALMACÉN




RECABA FECHA YFIRMA DE RECIBIDO

FIRMA Y SELLA DEDESPACHADO

ENTREGA






1-2T

1-2T

1-2T

1-2T

1-2T

1-2T









ELABORA Y RECABA FIRMA

1T

SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y

CONTROL DE INVENTARIOS



ESCANEA Y RESPALDA

1T

1T

ARCHIVO ELECTRÓNICO

C

1T

1T


IMPRIME


1-2T

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





1515151515

MARZO 2010






Eventual.

Altas en el Inventario de Bienes.

Dar de alta en el Sistema de Adquisiciones, los bienes adquiridos y asignarles su clave de inventario.

- Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas.- Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.- Baja de Mobiliario y Equipo.

• Estarán sujetos a registro y resguardo los bienes muebles que se adquieran y que por sunaturaleza y costo deban constituir activo fijo de la Secretaría y que cumplan con las condicionessiguientes:- Los que tengan un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en la Capital

del Estado.- Aquellos cuya vida útil sea superior a un año y dos años para los bienes muebles de carácter

científico y técnico, que no tengan la consideración de bienes de consumo.Dichos bienes incluirán las refacciones y accesorios que restablezcan en todo o en parte lacapacidad de producción, servicio o que aumente la duración, costo y/o uso del equipo más alládel término normal previsto de vida.

• Cada área administrativa deberá llevar el control interno de todos aquellos bienes que por suestructura física tengan un tiempo útil superior a un año o más, pero que su costo no rebase los 15salarios mínimos establecidos para alta en inventario.

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





1616161616

• Dentro de los bienes de control interno, se deberán considerar las herramientas de desgaste y losaccesorios de oficina que por su estructura de fabricación tengan una durabilidad superior a un año.

• En el caso de los bienes de desgaste, considerados los bienes de control interno, se deberáentregar un bien nuevo a cambio del bien dado de baja. En el caso de no contar con éste, seentregará sólo con la autorización y visto bueno del Director General correspondiente.

• Para que un bien sea incluido en el inventario de bienes muebles, se deberá proporcionar unadescripción apropiada de cada uno de ellos y por lo menos precisar:- Nombre genérico del bien.- Copia de factura de adquisición, la cual contendrá número, nombre del proveedor, fecha de

adquisición y costo unitario.- Marca.- Modelo, en el caso de que se incluya desde fabricación.- Estructura general de fabricación.- Color predominante del bien.- Medida, capacidad, peso o contenido cuando ello marque una diferencia entre bienes

homogéneos.- Número de serie en el caso de que se incluya desde fabricación.- Nombre del usuario directo que tenga a cargo el bien.- Registro Federal de Contribuyentes / Clave Única de Registro de Población preferentemente esta

última.- Clave del Departamento en el cual está ubicado físicamente el bien, dicha clave estará

constituida de cuatro dígitos de la unidad presupuestal y tres de la clave del departamento.

• El número de inventario se deberá integrar por seis dígitos de la clave del bien y por un númeroprogresivo.

• El registro y control de inventarios, se deberá realizar de acuerdo a los siguientes motivos deingreso:- Adquisición (factura).- Comodato.- Donación.- Permuta.- Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad o posesión del Gobierno del

Estado.

• La clasificación para el registro y control de inventarios deberá realizarse de acuerdo con:- Sus características, por ejemplo: Equipo de Oficina, Herramientas mayores, Equipo fotográfico y

audiovisual por mencionar algunos.- Las necesidades de control, todos los equipos que por circunstancias de operación deban

incrementar y/o disminuir sus componentes, aquellos que aumenten el tiempo de vida normal,los que requieran el uso delicado o higiénico, los que sean de gran volumen, aquellos que laexposición a ambientes extremos lo deterioren, desgasten o corran el riesgo de destrucción, porejemplo: Equipo de cómputo, Software, Enciclopedias y material bibliográfico, Instrumentalmédico, Mobiliario escolar, Equipo que por su naturaleza deba estar aislado o no pueda estar a lavista, Equipo de señalamiento y tráfico vehicular, entre otros.

• El registro de alta en inventarios se deberá realizar con el valor de adquisición; respecto de losbienes muebles producidos, el valor se asignará de acuerdo con el costo de producción y si setrata de semovientes capturados, el que se cotice en la fecha de la captura.

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





1717171717

• Tratándose de bienes muebles cuyo valor de adquisición no se encuentre determinado, laDependencia o Entidad deberá aplicar el Art. 92 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos,Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave,para efectos administrativos de inventario.

• A efecto de evitar duplicidad en el registro, la Dependencia deberá implantar sistemas deidentificación claros y visibles a efectos de regularizar los bienes que no cuentan con una Etiquetade inventario y que están en proceso de alta o en los casos que ésta sea ilegible o estédeteriorada.

• Las Etiquetas de inventario deberán adherirse en piezas fijas, nunca en piezas desprendibles; enel vértice superior derecho de la parte que se le dé uso de manera principal; en caso de los equiposde cómputo en la parte posterior del chasis del CPU.

• La Dirección General de Innovación Tecnológica, será responsable de imprimir las Etiquetas deinventario que se requieran para los bienes de acuerdo con la información del Archivo de textoproporcionada por la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios.

• Se deberá proceder en forma semestral por lo menos a la revisión de los bienes muebles a cargo dela Secretaría, a fin de mantener actualizados los inventarios y Resguardos.

• Dichos inventarios y Resguardos deberán contener todos los bienes de propiedad estataldebidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron suadquisición.

• Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar el Resguardo elaborado por laSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios; así como informar cualquier cambio en losmismos para mantenerlos actualizados.

• Los usuarios directos de los bienes, deberán firmar los resguardos, que no tengan ningunaobservación, en un plazo no mayor a 5 (cinco) días hábiles a partir de la fecha de entrega del mismopor la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios. En caso contrario se notificará alÓrgano Interno de Control para fincar las responsabilidades a que haya lugar.

• Todo bien no resguardado se concentrará en el almacén que determine la Subdirección deAdquisiciones y Control de Inventarios, para la posterior asignación al área administrativa que losolicite de manera oficial, sin que esto implique reposición del bien al área administrativa original.

• Los Resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cadabien y de conformidad con la inscripción en el inventario.

• Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles, seránresponsables del cuidado y, de ser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño y/o perjuicio causado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. En los casosde bienes asegurados, los servidores públicos que los tengan bajo custodia pagarán los gastosdirectos e indirectos del rescate del monto asegurado.

• La Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios, deberá enviar a la Subdirección deRegistro y Consolidación Contable, un Concentrado de importe de altas y bajas en donde seincluya el importe de los activos fijos adquiridos para que éstos se vean reflejados en los EstadosFinancieros de la Dependencia.

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





1818181818

• En los casos fortuitos o de fuerza mayor, en los que no exista Titular del área administrativa, elSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios, deberá autorizar los movimientos dereubicación de bienes, cambio de usuario o salida de los bienes inventariados de las instalaciones(pase de salida), en tanto no se designe al Titular correspondiente.

• La Documentación que ampare la propiedad de los bienes, deberá permanecer en el área deInventarios, para su resguardo y custodia.

• Las Facturas se deberán registrar en el inventario general de bienes una vez concluido su trámiteante el Departamento de Órdenes de Pago o su equivalente en las demás Dependencias del PoderEjecutivo.

COPIA NO CONTROLADA







1919191919

Jefe del Departamento deAlmacenes e Inventarios.

Auxiliar Administrativo deInventarios.

Recibe del Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedoresel Pedido en fotocopia.

Accesa al sistema de cómputo y registra información en elformato Control de reportes.

Imprime el Control de reportes en un tanto, y registra elnombre de la persona a la que le asigna el trabajo.

Turna al Auxiliar Administrativo de Inventarios encargado derealizar el trabajo el Pedido en fotocopia y el Control dereportes en un tanto.

Recibe del Jefe del Departamento de Almacenes e Inventariosel Pedido en fotocopia y el Control de reportes en un tanto.

Accesa y registra en el Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios los siguientes datos: Sector, usuario actual, tipo deequipo, descripción, precio, proveedor, y clave de inventarioactual, con base en el Pedido en fotocopia, realizando lasanotaciones que se requieran en el Control de reportes en untanto.

Genera a través del Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios un Archivo de texto con los datos capturados, locomparte en intranet en la carpeta de adquisiciones y archivade manera cronológica temporal, el Pedido en fotocopia juntocon el Control de reportes en un tanto.

Elabora e imprime la Solicitud de impresión en dos tantos,en donde solicita la impresión de las etiquetas de inventario yrecaba firma de autorización del Jefe del Departamento deAlmacenes e Inventarios.

Turna a la Dirección General de Innovación Tecnológica, laSolicitud de impresión en primer tanto, recabando sello derecibido en el segundo tanto, el cual archiva de maneracronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Dirección General de Innovación Tecnológica, laEtiqueta de inventario correspondiente.

Pasa el tiempo.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


COPIA NO CONTROLADA







2020202020

Recibe del Departamento de Órdenes de Pago, la Factura enoriginal.

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios eingresa los datos siguientes: Factura actual y número de serierespectivo, y archiva de manera cronológica temporal laFactura en original.

Adhiere la Etiqueta de inventario a los bienes,desplazándose para ello al Almacén de Banderilla o de laSEFIPLAN, según corresponda.

Pasa el tiempo.

Acude al área administrativa de la SEFIPLAN y obtiene elnombre completo del usuario directo y su Registro Federal deContribuyentes o Clave Única de Registro de Población.

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios yregistra el nombre completo del usuario directo y su RegistroFederal de Contribuyentes o Clave Única de Registro dePoblación.

Imprime a través del Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios, el Resguardo en dos tantos y los firma.

Recaba la firma del usuario directo y distribuye el Resguardode la siguiente forma:- Primer tanto, al usuario directo del bien.- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal.


Conecta con los procedimientos:- Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas

Administrativas.- Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.- Baja de Mobiliario y Equipo.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.



COPIA NO CONTROLADA

ALTAS EN EL INVENTARIO DE BIENESDEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO

A PROVEEDORES

FIN

INICIO

IMPRIME Y FIRMA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

TURNA

1T

AUXILIAR ADMINISTRATIVODE INVENTARIOS

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA

C

O

C

C

O

C

RECIBE

ACCESA Y REGISTRADATOS

SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS

GENERA UN ARCHIVO DE TEXTO Y COMPARTE

EN INTRANET

1F

1-2T

ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA DE

AUTORIZACIÓN

SOLICITUD DEIMPRESIÓN

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E

INVENTARIOS


JEFE DEL DEPARTAMENTODE ALMACENES E

INVENTARIOS


1T

2T

TURNA RECABANDOSELLO DE RECIBIDO

RECIBE

RECIBE

ACUDE Y OBTIENE NOMBRE DEL USUARIO

DIRECTO Y R.F.C. O C.U.R.P.

ACCESA E INGRESADATOS

ACCESA Y REGISTRA EL NOMBRE COMPLETO

DEL USUARIO DIRECTO Y SU R.F.C. O C.U.R.P.



ADHIERE ALOS BIENES

RECABA FIRMA Y DISTRIBUYE

ETIQUETA DE INVENTARIO

FACTURA

O

FACTURA

O

ETIQUETA DE INVENTARIO


RESGUARDO

1-2T

RESGUARDO

1T

2T

DEPARTAMENTO DE ÓRDENES

DE PAGO

USUARIODIRECTO

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO POR AVISO DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN.- REVISIONES AL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES.- BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS

RECIBE

PEDIDO

1F

ACCESA Y REGISTRA INFORMACIÓN EN

EL FORMATO

CONTROL DE REPORTES

IMPRIME Y REGISTRA NOMBRE DE LA

PERSONA A QUIEN LE ASIGNA EL TRABAJO

CONTROL DEREPORTES

1T

CONTROL DEREPORTES

PEDIDO

1F

PEDIDO

CONTROL DEREPORTES

1F

1T

PEDIDO

CONTROL DEREPORTES 1T

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA CON BASE EN

EL PEDIDO

USUARIO DIRECTO

ÁREAADMINISTRATIVA








COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





2222222222

MARZO 2010






• Los inventarios y Resguardos deberán contener todos los bienes de propiedad estataldebidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron suadquisición.

• El número de inventario se deberá integrar por seis dígitos de la clave del bien y por el númeroprogresivo.


• Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo, bienes muebles, seránresponsables, de ser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño y/o perjuiciocausado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. En los casos de bienesasegurados, los servidores públicos que los tengan bajo custodia pagarán los gastos directos eindirectos del rescate del monto asegurado.

• Las áreas administrativas de la SEFIPLAN, deberán informar a la Subdirección de Adquisiciones yControl de Inventarios, sobre los cambios de usuarios directos de los bienes materiales.

Eventual.

Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas.

Actualizar los resguardos del Inventario por cambio de área administrativa de adscripción o de usuariodirecto de los bienes.

- Baja de Mobiliario y Equipo.

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





2323232323

• En la revisión de bienes muebles a cargo de la Secretaría, se deberá proceder en forma semestralpor lo menos, a fin de mantener actualizados los inventarios y Resguardos.

• Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar el Resguardo elaborado por laSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios.

• En caso de no existir Resguardo firmado de un determinado bien propiedad del Gobierno delEstado, la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios deberá informarlo al ÓrganoInterno de Control para su conocimiento.

COPIA NO CONTROLADA







2424242424



Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN, el Reporte porcambio de usuario o de departamento en original.

Revisa el Reporte por cambio de usuario o dedepartamento en original y lo turna al Auxiliar Administrativode Inventarios.

Recibe del Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios,el Reporte por cambio de usuario o de departamento enoriginal.

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios, yregistra la nueva área administrativa de adscripción o el nombrecompleto del usuario directo y su Registro Federal deContribuyentes o Clave Única de Registro de Población.

Imprime a través del Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios, el Resguardo en dos tantos y lo firma.

Recaba la firma del usuario directo y distribuye el Resguardode la siguiente forma:- Primer tanto, al usuario directo del bien.- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal, junto con el

Reporte por cambio de usuario o de departamento, enoriginal.


Conecta con el procedimiento:- Baja de Mobiliario y Equipo.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas.

COPIA NO CONTROLADAFIN

ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO POR AVISO DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVASDEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS


REVISA Y LO TURNA

RECIBE

REPORTE POR CAMBIO DE USUARIO O DE DEPARTAMENTO

O

O

INICIO


O

C

ACCESA Y REGISTRALA NUEVA ÁREA

ADMINISTRATIVA DE ADSCRIPCIÓN O EL

NOMBRE DEL USUARIO


IMPRIME Y FIRMA

RESGUARDO

1-2T

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMECENES E

INVENTARIOS


RESGUARDO

1T

2T

RECABA FIRMAY DISTRIBUYE

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO.



RECIBE


O

USUARIODIRECTO

REPORTE POR CAMBIO DE USUARIO O DE DEPARTAMENTO O


USUARIO DIRECTO








COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





2626262626

MARZO 2010






• Deberán estar sujetos a registro y resguardo los bienes muebles que se adquieran y que por sunaturaleza y costo deban constituir activo fijo de la Secretaría y que cumplan con las doscondiciones siguientes:- Los que tengan un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en el Distrito

Federal.- Aquellos cuya vida útil sea superior a un año - dos años para los bienes muebles de carácter

científico y técnico y que no tengan la consideración de bienes de consumo.Dichos bienes incluirán las refacciones y accesorios que restablezcan en todo o en parte lacapacidad de producción, servicio o que aumente la duración, costo y/o uso del equipo más alládel término normal previsto de vida.

• Para que un bien sea incluido en el inventario de bienes muebles, se deberá proporcionar unadescripción apropiada de cada uno de ellos y por lo menos precisar:- Nombre genérico del bien.- Factura en copia de la adquisición, la cual contendrá número, nombre del proveedor, fecha de

adquisición y costo unitario.

Semestral.

Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.

Verificar que el inventario de bienes muebles esté acorde a las condiciones existentes.


COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





2727272727

- Marca.- Modelo, en el caso de que se incluya desde fabricación.- Estructura general de fabricación.- Color predominante del bien.- Medida, capacidad, peso o contenido cuando ello marque una diferencia entre bienes

homogéneos.- No. de serie en el caso de que se incluya desde fabricación.- Nombre del usuario directo que tenga a cargo el bien.- Registro Federal de Contribuyentes/Clave Única de Registro de Población preferentemente esta

última.- Clave del Departamento en el cual está ubicado físicamente el bien, dicha clave estará constituida

de cuatro dígitos de la unidad presupuestal y tres de la clave del Departamento.

• Se deberá proceder por lo menos en forma semestral, a la revisión de los bienes muebles a cargode la Secretaría, a fin de mantener actualizados los inventarios y resguardos.

• Los inventarios y resguardos, deberán contener todos los bienes debidamente clasificados, sinimportar la procedencia de recursos públicos que generaron su adquisición.

• El registro y control de inventarios, se deberá realizar de acuerdo con los siguientes motivos deingreso:- Adquisición (factura).- Comodato.- Donación.- Permuta.- Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad o posesión del Gobierno del Estado.

• El número de inventario se deberá integrar por cuatro dígitos de la unidad presupuestal, cinco de laclave del bien y por un número progresivo.

• El registro de alta en inventarios se deberá realizar con el valor de adquisición; respecto de losbienes muebles producidos, el valor se asignará de acuerdo con el costo de producción y si setrata de semovientes capturados, el que se cotice en la fecha de la captura.

• Tratándose de bienes muebles cuyo valor de adquisición no se encuentre determinado, laDependencia o Entidad deberá aplicar el Art. 92 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos,Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave,para efectos administrativos de inventario.

• A efecto de evitar duplicidad en el registro, la Dependencia deberá implantar sistemas deidentificación claros y visibles a efectos de regularizar los bienes que no cuentan con una Etiquetade inventario y que están en proceso de alta o en los casos que ésta sea ilegible o estédeteriorada.

• Las Etiquetas de inventario deberán adherirse en piezas fijas, nunca en piezas desprendibles; enel vértice superior derecho de la parte que se le uso de manera principal; en caso de los equipos decómputo en la parte posterior del chasis del CPU.

• La Dirección General de Innovación Tecnológica, será responsable de la impresión de lasEtiquetas de inventario cuando le sean solicitadas.

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





2828282828


• Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles, seránresponsables de su cuidado y de ser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño y/o perjuicio causado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. En los casosde bienes asegurados, los servidores públicos que los tengan bajo custodia pagarán los gastosdirectos e indirectos del rescate del monto asegurado.

• Dichos inventarios y Resguardos deberán contener todos los bienes de propiedad estataldebidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron suadquisición.

• Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar Resguardo elaborado por laSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios; así como informar cualquier cambio en losmismos para mantenerlos actualizados.

• La Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios, deberá elaborar y enviar mensualmentea la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, un Concentrado de importe de altas ybajas en donde se incluya el importe de los activos fijos adquiridos para que éstos se veanreflejados en los Estados Financieros de la Dependencia.

COPIA NO CONTROLADA







2929292929



Determina y comunica al Auxiliar Administrativo de Inventarios,el inicio de los trabajos de revisión del inventario.

Recibe instrucciones de manera verbal del Jefe delDepartamento de Almacenes e Inventarios, del inicio de revisióndel inventario.

Obtiene del archivo cronológico temporal, los Resguardos enun tanto.

Verifica en las áreas administrativas si se requiere actualizarlos Resguardos de los bienes muebles, en un tanto.

¿Se requiere actualizar los Resguardos?

En caso de no requerir actualizar los Resguardos:

Determina como correctos los Resguardos en un tanto y losarchiva de manera cronológica temporal.

Fin del Procedimiento.

En caso de requerir actualizar los Resguardos:

Completa el formato de Reporte de inventario de bienesmuebles en original y recaba firma de conformidad del usuariodirecto del bien.

Analiza cuáles son las causas de la actualización.

¿Cuáles son las causas de la actualización?

En caso que la causa de la actualización sea un bienproducido:

Accesa y registra en el Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios los siguientes datos: sector, usuario actual, tipo deequipo, descripción, precio, proveedor, fecha de entrada y clavede inventario, nombre completo del usuario directo y suRegistro Federal de Contribuyentes o Clave Única de Registrode Población.

Genera a través del Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios, un Archivo de texto con los datos capturados y locomparte en intranet en la carpeta de adquisiciones.

1.

2.

3.

4.

4A.

5.

6.

6A.

6A.1.


COPIA NO CONTROLADA







3030303030

Imprime la Solicitud de impresión en dos tantos, en dondesolicita la impresión de las etiquetas de inventario y recabafirma de autorización del Jefe del Departamento de Almacenese Inventarios.

Turna a la Dirección General de Innovación Tecnológica, laSolicitud de impresión en primer tanto, recabando sello derecibido en el segundo tanto la cual archiva de maneracronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Dirección General de Innovación Tecnológica, laEtiqueta de inventario y la adhiere al bien material.


En caso de que la causa de la actualización sea por un cambiode usuario:

Accesa y registra en el Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios, el nombre completo del usuario directo y suRegistro Federal de Contribuyentes o Clave Única de Registrode Población.

Imprime a través del Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios, el Resguardo actualizado en dos tantos y lofirma.

Recaba la firma del usuario directo y distribuye el Resguardoactualizado de la siguiente manera:- Primer tanto, al usuario directo del bien, junto con el

Resguardo en un tanto.- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal, junto con el

Reporte de inventario de bienes muebles en original.

Elabora cada mes, el Concentrado de importe de altas ybajas en original, en donde señala el precio que teníanasignados los activos dados de baja y recaba firma deautorización del Jefe del Departamento de Almacenes eInventarios.

Turna a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, elConcentrado de importe de altas y bajas en original.



6A.2.

6A.3.

6A.4.

7.

8.

9.

10.

11.



COPIA NO CONTROLADA

REVISIONES AL INVENTARIO DE BIENES MUEBLESDEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

JEFE DEL DEPARTAMENTO DEALMACENES E INVENTARIOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS

INICIO

C

O

C

O

COMPLETA EL FORMATO Y RECABA

FIRMA DE CONFORMIDAD

REPORTE DE INVENTARIO DEBIENES MUEBLES

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E

INVENTARIOS

TURNA RECABANDOSELLO DE RECIBIDO


1T

2T

DE MANERA VERBAL

CAMBIO DEUSUARIO

USUARIODIRECTO


NO

SI

FIN

C

BIENPRODUCIDO

IMPRIME Y FIRMA


RESGUARDOACTUALIZADO

1-2T

USUARIODIRECTO

1

FIN

C

USUARIODIRECTO


DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA

DETERMINA Y COMUNICA EL INICIO DE

LOS TRABAJOS DE REVISIÓN DEL INVENTARIO

RECIBE INSTRUCCIONES DEL

INICIO DE REVISIÓN DEL INVENTARIO

OBTIENE

VERIFICA EN LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS SI

REQUIEREN ACTUALIZAR

RESGUARDOS

1T

RESGUARDOS

1T

¿ SE REQUIERE ACTUALIZAR LOS RESGUARDOS?

DETERMINA COMO CORRECTOS

RESGUARDOS

1T

REPORTE DE INVENTARIO DEBIENES MUEBLES O


2T

RESGUARDO

1T


1T

RECABA FIRMA Y DISTRIBUYE

ANALIZA CUÁLES SON LAS CAUSAS DE LA

ACTUALIZACIÓN

¿ CUÁLES SON LAS CAUSAS DE LA

ACTUALIZACIÓN?

ACCESA Y REGISTRA DATOS DEL USUARIO

ACCESA Y REGISTRADATOS DEL USUARIO

GENERA ARCHIVO DETEXTO Y LO COMPARTE

EN INTRANET

IMPRIME Y RECABAFIRMA DE

AUTORIZACIÓN






INVENTARIOS

1-2T

1

RECIBE Y ADHIEREAL BIEN MATERIAL

ETIQUETA DEINVENTARIO

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA

ELABORA Y RECABA FIRMA DE

AUTORIZACIÓN

CONCENTRADO DEIMPORTE DE ALTASY BAJAS

O

O


TURNA


INVENTARIOS

CADA MES









COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





3232323232

MARZO 2010






• Se podrán dar de baja los bienes muebles, previo cumplimiento de las formalidades establecidasen la ley en materia y demás disposiciones aplicables, en los siguientes casos:- El estado físico o cualidades técnicas ya no resulten útiles o funcionales.- Los extraviados o robados.- Los que se hubieren deteriorado notablemente o destruido.- Los que ya no se requieran para el servicio al cual se les destinó.- Formen parte de un lote de muebles que se desincorporen de una Dependencia o Entidad.

• Las Dependencias y Entidades, deberán documentar y efectuar el trámite administrativo de baja,enajenación y destino final de los bienes muebles que figuren en sus respectivos inventarios, einformar al respecto a la Secretaría de Finanzas y Planeación.

• En los casos de enajenación, la Secretaría de Finanzas y Planeación deberá tramitar laautorización correspondiente ante el H. Congreso del Estado.

Eventual.

Baja de Mobiliario y Equipo.

Desincorporar del inventario, los bienes en desuso de las áreas administrativas de la SEFIPLAN, paramantener actualizado el Sistema de Adquisiciones.

- Reasignación de Mobiliario y Equipo.- Enajenaciones Gratuitas de Mobiliario y Equipo (Donaciones), (Departamento de Licitaciones).- Enajenaciones Onerosas de Mobiliario, Equipo o Material de Desecho (Departamento de

Licitaciones).

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





3333333333

• Será responsabilidad de la Dependencia o Entidad, la guarda y custodia de los bienes que seencuentren en proceso de baja, en tanto no se obtengan las autorizaciones, trámitesadministrativos o se determine el destino final de los mismos.

• La Secretaría de Finanzas y Planeación, deberá operar la baja del sistema informático deinventarios, previa entrega del Acta del Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas de cadasector, el cual autorizó dicho movimiento y donde se especifican los motivos que pueden ser:- Deterioro.- Obsolescencia.- Destrucción.- Donación.- Extravío.- Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad del Gobierno del Estado.

• En el caso de no contar con Etiqueta, los bienes a desincorporar del inventario general delGobierno del Estado, se deberá informar los motivos de dicha carencia.

• Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar el Resguardo elaborado por laSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios, en el cual no se contemple el bien dado debaja.

• La Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios deberá elaborar y enviar a la DirecciónGeneral de Contabilidad Gubernamental, el Concentrado de importe de altas y bajas en dondese incluya el importe de los activos fijos adquiridos o dados de baja para que éstos se veanreflejados en los Estados Financieros de la Dependencia.

COPIA NO CONTROLADA







3434343434

Almacenista de Banderilla.


Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN, la Baja debienes muebles en tres tantos y el Mobiliario y equipo querequieren dar de baja.

Sella de recibido la Baja de bienes muebles en tres tantos, ydistribuye el documento de la siguiente manera:- Primer tanto, al área administrativa de la SEFIPLAN que

solicita la baja.- Segundo tanto, al Auxiliar Administrativo de Inventarios.- Tercer tanto, al archivo cronológica temporal.

Resguarda en el Almacén el Mobiliario y Equipo entregadopara baja.

Recibe del Almacenista de Banderilla la Baja de bienesmuebles, en segundo tanto.

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventariosen el módulo de bajas y realiza la baja del bien.

Pasa el tiempo.

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios ygenera, imprime y firma el Resguardo actualizado en dostantos, del usuario directo que tenía a su custodia el bien dadode baja, en el cual ya no se incluye.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Resguardo delusuario directo del bien en un tanto, en el cual se incluía el biendado de baja.

Recaba la firma del usuario directo en el Resguardoactualizado en dos tantos y lo distribuye de la siguientemanera:- Primer tanto, al usuario directo del bien, junto con el

Resguardo en un tanto.- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal.

Elabora cada mes, el Concentrado de importe de altas ybajas en original, en donde señala el precio que teníanasignados los activos dados de baja y recaba firma deautorización del Jefe del Departamento de Almacenes eInventarios.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.


COPIA NO CONTROLADA







3535353535



Conecta con los procedimientos:- Reasignación de Mobiliario y Equipo.- Enajenaciones Gratuitas de Mobiliario y Equipo (Donaciones)

(Departamento de Licitaciones).- Enajenaciones Onerosas de Mobiliario, Equipo o Material de

Desecho (Departamento de Licitaciones).

10.Auxiliar Administrativo deInventarios.


COPIA NO CONTROLADA

BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPODEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

INICIO

ALMACENISTA DE BANDERILLA


FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- REASIGNACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO.- ENAJENACIONES GRATUITAS DE MOBILIARIO Y EQUIPO (DONACIONES) (DEPARTAMENTO DE LICITACIONES).- ENAJENACIONES ONEROSAS DE MOBILIARIO, EQUIPO O MATERIAL DE DESECHO (DEPARTAMENTO DE LICITACIONES).

C


RECIBE

BAJA DE BIENESMUEBLES

1-3T

MOBILIARIOY EQUIPO


1-2T

OBTIENE

RESGUARDO

1T


AUTORIZACIÓN


O

O


TURNA


INVENTARIOS

CADA MES


C



RESGUARDO


1T

1T

2T

ACCESA Y REALIZALA BAJA DEL BIEN

SISTEMA DE ADQUISICIONES Y


RECIBE



SELLA DE RECIBIDOY DISTRIBUYE

1T

2T

3T

C



ALMACENISTA DEBANDERILLA

2T

USUARIODIRECTO

MOBILIARIOY EQUIPO

RESGUARDA ENEL ALMACÉN

ACCESA, GENERA, IMPRIME Y FIRMA

SISTEMA DE ADQUISICIONES Y


USUARIODIRECTO








COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





3737373737

MARZO 2010






• Será responsabilidad de la Dependencia o Entidad, la guarda y custodia de los bienes que seencuentren en proceso de baja, en tanto no se obtengan las autorizaciones, trámitesadministrativos o se determine el destino final de los mismos.

• Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar el Resguardo elaborado por laSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios; así como informar cualquier cambio en losmismos para mantenerlos actualizados.

• Los Resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cadabien de conformidad con la inscripción en el inventario.

• Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles, seránresponsables de su cuidado y, de ser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún dañoy/o perjuicio causado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. En loscasos de bienes asegurados, los servidores públicos que los tengan bajo custodia pagarán losgastos directos e indirectos del rescate del monto asegurado.

Eventual.

Reasignación de Mobiliario y Equipo.

Reincorporar al inventario los bienes dados de baja, que pongan en servicio las áreas administrativasde SEFIPLAN.


COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





3838383838

• La Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios, deberá enviar a la Dirección General deContabilidad Gubernamental, un Concentrado de importe de altas y bajas en donde se incluyael importe de los activos fijos que habían sido dados de baja y que han sido reincorporados alservicio, para que éstos se vean reflejados en los Estados Financieros de la Dependencia.

COPIA NO CONTROLADA







3939393939


Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN, el Oficio desolicitud de asignación de mobiliario y equipo en original.

Accesa y verifica en el Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios si dispone de los bienes que solicita el áreaadministrativa de la SEFIPLAN, en el mobiliario y equipo dadode baja.

¿Dispone del mobiliario y equipo que solicitan?

En caso de no disponer del mobiliario y equipo que solicitan:

Elabora e imprime el Oficio de respuesta en dos tantos, en elcual señala que no hay mobiliario y equipo disponible.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de respuesta en dos tantos.

Turna al área administrativa de la SEFIPLAN, el Oficio derespuesta en primer tanto y archiva el segundo tanto demanera cronológica temporal, junto con el Oficio de solicitudde asignación de mobiliario y equipo en original.

Fin del procedimiento.

En caso de disponer del mobiliario y equipo que solicitan:

Recaba autorización verbal del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios, para que el área administrativa de laSEFIPLAN realice una inspección ocular de los bienes querequiere del Almacén de Banderilla.

Informa al área administrativa de la SEFIPLAN de maneraverbal, que verifique con el Almacenista de Banderilla si elmobiliario y equipo disponible se ajusta a sus necesidades.

Pasa el tiempo.

Verifica si el mobiliario y equipo cubre las necesidades del áreaadministrativa de la SEFIPLAN.

¿Cubre las necesidades el mobiliario y equipo?

En caso de que no cubra las necesidades el mobiliario yequipo:

Recibe comentarios de manera verbal del área administrativade la SEFIPLAN, respecto de la no cobertura de necesidades.

1.

2.

2A.

2A.1.

2A.2.

3.

4.

5.

5A.


COPIA NO CONTROLADA







4040404040

Fin del procedimiento.

En caso de que cubra las necesidades el mobiliario y equipo:

Elabora e imprime la Nota de salida de almacén en trestantos y recaba firma de autorización del Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios.

Entrega al área administrativa de la SEFIPLAN, la Nota desalida de almacén en tres tantos.

Pasa el tiempo.

Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN, la Nota desalida de almacén en tres tantos.

Sella de recibido la Nota de salida de almacén en trestantos.

Entrega la Nota de salida de almacén en tercer tanto, al áreaadministrativa de la SEFIPLAN y el Mobiliario y Equiposolicitado.

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios yregistra la salida del Mobiliario y Equipo, con base en la Notade salida de almacén en dos tantos, mismas que distribuyede la siguiente manera:- Primer tanto, al Auxiliar Administrativo de Inventarios.- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal.

Recibe del Almacenista de Banderilla la Nota de salida dealmacén en primer tanto.

Obtiene del área administrativa el nombre completo del usuariodirecto y su Registro Federal de Contribuyentes o Clave Únicade Registro de Población.

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios yregistra el nombre completo del usuario directo y su RegistroFederal de Contribuyentes o Clave Única de Registro dePoblación.

Genera, imprime a través del Sistema de Adquisiciones yControl de Inventarios el Resguardo actualizado en dostantos del usuario directo que tiene a su custodia el bienreasignado.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.


Almacenista de Banderilla.



COPIA NO CONTROLADA







4141414141

Firma el Resguardo actualizado en dos tantos.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Resguardo delusuario directo del bien en un tanto, en el cual no se incluía elbien que ahora tiene bajo su custodia.

Recaba firma del usuario directo, en el Resguardo actualizadoen dos tantos y lo distribuye de la siguiente manera:- Primer tanto, al usuario directo del bien, junto con el

Resguardo en un tanto.- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal, junto con la

Nota de salida de almacén en primer tanto.

Pasa el tiempo.

Elabora mensualmente, el Concentrado de importe de altas ybajas en original, en donde señala el importe global que teníanlos activos reasignados en el momento de haber sido dados debaja y recaba firma de autorización del Jefe del Departamento deAlmacenes e Inventarios.




16.

17.

18.

19.

20.

Auxiliar Administrativode Inventarios.


COPIA NO CONTROLADA

REASIGNACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPODEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

INICIO


ÁREAADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN

FIN



RECIBE

OFICIO DE SOLICITUDDE ASIGNACIÓN DEMOBILIARIO Y EQUIPO

O

ALMACENISTA DE BANDERILLA

FIN

C


NO

SISUBDIRECTOR DEADQUISICIONES Y



NO

SI

SUBDIRECTOR DEADQUISICIONES Y


FIN



C

C

C

MENSUALMENTE

ALMACENISTADE BANDERILLA


JEFE DELDEPARTAMENTODE ALMACENESE INVENTARIOS

USUARIODIRECTO

ACCESA Y VERIFICA SI SE DISPONE DE

MOBILIARIO Y EQUIPO DADO DE BAJA


¿DISPONE DEL MOBILIARIO Y EQUIPO

QUE SOLICITAN?

ELABORA E IMPRIME

1-2T

RECABA AUTORIZACIÓN VERBAL PARA VISITA

OCULAR

INFORMA QUE VERIFIQUE SI EL

MOBILIARIO Y EQUIPO DISPONIBLE SE AJUSTA

A SUS NECESIDADES

VERIFICA SI EL MOBILIARIO Y EQUIPO

CUBRE LAS NECESIDADES DEL

ÁREA ADMINISTRATIVA

¿CUBRE LAS NECESIDADES EL

MOBILIARIO YEQUIPO?

OFICIO DERESPUESTA

ENTREGA

RECIBE COMENTARIOS DE MANERA VERBAL DE LA NO COBERTURA DE

NECESIDADES

ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA DE

AUTORIZACIÓN

NOTA DE SALIDADE ALMACÉN

1-3T


1-3T


RECIBE


1-3T

SELLA DE RECIBIDO


1-3T

ENTREGA


3T

MOBILIARIOY EQUIPO

ACCESA, REGISTRA SALIDA DEL MOBILIARIO Y EQUIPO Y DISTRIBUYE



1T


OBTIENE EL NOMBRE DEL USUARIO DIRECTO

Y R.F.C. O C.U.R.P.

ACCESA Y REGISTRA NOMBRE COMPLETO Y

R.F.C. O C.U.R.P.



GENERA E IMPRIME

RESGUARDO ACTUALIZADO

1-2T

FIRMA

1-2T

OBTIENE

RESGUARDO

1T

USUARIODIRECTO



RESGUARDO


1T

1T

2T


AUTORIZACIÓN

CONCENTRADO DE IMPORTE DE ALTAS Y BAJAS

O

TURNA

CONCENTRADO DE IMPORTE DE ALTAS Y BAJAS

O

SUBDIRECTOR DEADQUISICIONES Y


OFICIO DERESPUESTA

1-2T

RECABA FIRMA

TURNA

OFICIO DERESPUESTA

1T

OFICIO DE SOLICITUDDE ASIGNACIÓN DEMOBILIARIO Y EQUIPO

O

2T

2T

AUXILIARADMINISTRATIVODE INVENTARIOS

RECIBE


1T



1T








COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





4343434343

MARZO 2010






• El Proveedor adjudicado, deberá inscribirse o estar inscrito en el Padrón de Proveedores de laSEFIPLAN y el Cotizador correspondiente deberá informar al respecto a dichos Proveedores.

• La inscripción deberá realizarse una vez sin importar que se adjudiquen pedidos de diversasDependencias en diferentes ejercicios.

• Los Proveedores deberán informar cualquier cambio en su constitución que afecte los datosproporcionados a esta Secretaría.

• El formato Alta al padrón de proveedores deberá ser llenado en dos tantos.

• La documentación presentada por los Proveedores en original, sólo servirá para cotejo y seregresará a los mismos en el momento de su presentación.

• Los archivos del formato de Alta al padrón de proveedores, estarán a disposición delDepartamento de Licitaciones.

Eventual.

Alta en el Padrón de Proveedores.

Registrar en el padrón, a los Proveedores que se les han adjudicado pedidos para las Dependenciasdel Gobierno Estatal.

- Cotización de Requisiciones (Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores).

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





4444444444

• Este procedimiento deberá regirse por los artículos 22, 23, y 24 de la Ley de Adquisiciones,Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave.

• Al registrarse un Proveedor en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz, éste le asignará el número consecutivo que le corresponda.

• Cuando se trate de refrendo, el Proveedor deberá proporcionar copia simple de la documentaciónque haya cambiado.

COPIA NO CONTROLADA







4545454545

Auxiliar Administrativo deCatálogos.

Recibe del Proveedor los siguientes documentos:- Alta al padrón de proveedores en dos tantos.- Carta para pago electrónico en dos tantos.

Verifica si el Proveedor es persona física o moral.

¿De qué tipo de persona se trata?

En caso de que se trate de persona física:

Recibe del Proveedor la siguiente documentación:- Registro Federal de Contribuyentes, en original y

fotocopia.- Identificación oficial vigente, en original y fotocopia.- Acta de nacimiento, en original y fotocopia.- Última declaración, en original y fotocopia.

Integra el Paquete de documentos con lo siguiente:- Registro Federal de Contribuyentes, en original.- Identificación oficial vigente, en original.- Acta de nacimiento, en original.- Última declaración, en original.

Integra el Expediente del proveedor con lo siguiente:- Registro Federal de Contribuyentes, en fotocopia.- Identificación oficial vigente, en fotocopia.- Acta de nacimiento, en fotocopia.- Última declaración, en fotocopia.


En caso de que se trate de persona moral:

Recibe del Proveedor la siguiente documentación:- Acta constitutiva de la sociedad, en original y fotocopia.- Poder del representante legal, en original y fotocopia.- Registro Federal de Contribuyentes, en original y

fotocopia.- Última declaración, en original y fotocopia.

Integra el Paquete de documentos con lo siguiente:- Acta constitutiva de la sociedad, en original.- Poder del representante legal, en original.- Registro Federal de Contribuyentes, en original.- Última declaración, en original.

1.

2.

2A.

2A.1.

2A.2.

3.

4.


COPIA NO CONTROLADA







4646464646

Integra el Expediente del proveedor con lo siguiente:- Acta constitutiva de la sociedad, en fotocopia.- Poder del representante legal, en fotocopia.- Registro Federal de Contribuyentes, en fotocopia.- Última declaración, en fotocopia.

Coteja el Paquete de documentos (documentos originales)contra el Expediente del proveedor (documentos enfotocopia) para verificar que estén correctos y completos.

¿Están correctos y completos los Documentos?

En caso de no estar correctos y completos los Documentos:

Notifica verbalmente al Proveedor, los Documentos querequiere o la corrección que debe efectuar.

Pasa el tiempo.

Recibe del Proveedor los Documentos faltantes o corregidos.


En caso de estar correctos y completos los Documentos:

Firma de recibido en el Alta al padrón de proveedores endos tantos.

Entrega al Proveedor el Paquete de documentos(documentos originales) y el Alta al padrón de proveedoresen primer tanto.

Integra al Expediente del proveedor, el Alta al padrón deproveedores en segundo tanto y la Carta para pagoelectrónico en segundo tanto.

Accesa y captura en el Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz (SIAFEV), los datos que serequieren para dar de alta al Proveedor en el padrón, con baseen la información contenida en el Expediente del proveedor.

5.

6.

6A.

6A.1.

7.

8.

9.

10.

Auxiliar Administrativo deCatálogos.


COPIA NO CONTROLADA







4747474747

Turna a la Tesorería, la Carta para pago electrónico en primertanto y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel proveedor.


Conecta con el procedimiento:- Solicitudes Internas de Adquisiciones (Departamento de

Cotizadores y Pago a Proveedores).

11.Auxiliar Administrativo deCatálogos.


COPIA NO CONTROLADA

ALTA EN EL PADRÓN DE PROVEEDORESDEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

INICIO

PROVEEDOR


PERSONA MORAL

PROVEEDOR

¿DE QUE TIPO DE PERSONA SE TRATA?

PERSONA FÍSICA

VERIFICA SI EL PROVEEDOR ES PERSONA FÍSICA

O MORAL

RECIBE

ALTA AL PADRÓNDE PROVEEDORES

CARTA PARA PAGO ELECTRÓNICO

1-2T

1-2T

PROVEEDOR

REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES

INTEGRA EL PAQUETE DE DOCUMENTOS

O

IDENTIFICACIÓN OFICIAL VIGENTE

ACTA DE NACIMIENTO

ÚLTIMA DECLARACIÓN

O

O

O


INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL

PROVEEDOR

1F


ACTA DE NACIMIENTO


1F

1F

1F

1

INTEGRA PAQUETEDE DOCUMENTOS

O

O

O

O

INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL

PROVEEDOR

1F

1F

1F

1F

ACTA CONSTITUTIVADE LA SOCIEDAD


PODER DEL REPRESENTANTE LEGAL






1

COTEJA PARA VERIFICAR QUE ESTÉN

CORRECTOS Y COMPLETOS

PAQUETE DEDOCUMENTOS

EXPEDIENTE DELPROVEEDOR

O



1F

O

O

O

O

1F

1F

1F

RECIBE

O

RECIBE





1F

O

O

O

O

1F

1F

1F

1


ACTA DE NACIMIENTO

COPIA NO CONTROLADA

ALTA EN EL PADRÓN DE PROVEEDORESDEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS


FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- SOLICITUDES INTERNAS DE ADQUISICIONES (DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES).

C

PROVEEDOR

NOTIFICA LOS DOCUMENTOS QUE

REQUIERE, O LA CORRECCIÓN QUE DEBE EFECTUAR

PROVEEDOR

PROVEEDOR

VERBALMENTE

INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL

PROVEEDOR

¿ESTÁN CORRECTOSY COMPLETOS?

FIRMA DE RECIBIDO

ENTREGA


DOCUMENTOS

PAQUETE DE DOCUMENTOS

RECIBE LOS FALTANTESO CORREGIDOS

NO

SI

1-2T

1T


1T



2T

2T

TURNA


EXPEDIENTE DELPROVEEDOR

TESORERÍA

CON BASE EN EL EXPEDIENTEDEL PROVEEDOR

ACCESA Y CAPTURA DATOS PARA EL ALTA

DEL PROVEEDOR EN EL PADRÓN

SISTEMA INTEGRALDE ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ

1








COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN





5050505050

LIC. IGNACIO GARCÍA LEYVASUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y


MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS

Y PLANEACIÓN

LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

Elaborado y autorizado en marzo de 2010Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave

LIC. LUIS ALONSO GONZÁLEZ ROSASJEFE DEL DEPARTAMENTO DEALMACENES E INVENTARIOS

manual de procedimientos - veracruz.gob.mx · acompañado de factura en copia en papel membretado...

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