REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO

“SANTIAGO MARIÑO”

EXTENSIÓN MATURÍN

INGENIERIA INDUSTRIAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROFESORA: INTEGRANTE:

Morelia Moreno Leidis Roca

C.I: 19.875.603

Maturín, Julio de 2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos es un documento que describe la realización d todas las funciones que deben hacerse en una o varias unidades administrativas, contienen formularios, autorizaciones, documentos, equipos de oficina necesarios para realizar adecuadamente las actividades.

Los manuales de procedimientos facilitan las labores de auditoria, evaluación, control interno, vigilancia y la concientización adecuado para todos los miembros de la empresa para la eficacia del trabajo, facilitan el conocimiento del funcionamiento interno de las tareas ubicación de los puestos de trabajo, capacitan a todo el personal de trabajo, simplifican los trabajos en análisis de tiempo, establecen un sistema de información e cual puede modificarse todo esto contribuye en aspectos positivos ya que mejora la eficiencia de los trabajadores, sistemas y operaciones.

El manual de procedimiento está constituido por una serie de especificaciones y procedimientos que describen toda elaboración, especificaciones, procedimientos, funciones, objeticos, importancia de ellos, políticas, formularios, diagramas con el fin de conocer las funciones y actividades que se realizaran en el área a trabajar.

Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se evalúe su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organización

Los manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización.

Los manuales de procedimientos también como métodos de información en áreas de trabajo, personas, instituciones, empresas, clientes, usuarios de manera de obtener bases de información de las áreas importantes a ejecutar las labores de trabajo.

Los manuales de procedimiento tienen una ventaja, son documentos en los que dice cuáles son los pasos que se deben seguir en una empresa para brindar un servicio, o elaborar un producto, lo cual nos ayudan a tener claro quién es el responsable de cada tarea, y como las acciones de todos en la empresa, se articulan para llevar a cabo las tareas cotidianas, otras de las ventajas que tiene el manual de procedimiento es que las actividades se realizan siempre de la misma manera sin importar la persona que la ejecute.

El manual de procedimiento es una importante herramienta para asegurar que la empresa opere siempre bajo los mismos criterios además de asegurar que las personas no se lleven el conocimiento generado y que es propiedad de la empresa.

Para llevar cabo un manual se debe de tener listo el documento de inicio para concretarlo y debe de tener:-Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.

-Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.

-Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que ello reportará a la organización.

Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.

-Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecución.

-Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos y/ o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno.

-Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y/ o territorial.-Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo.

-Costo: estimación global y específica de recursos financieros que demanda su ejecución.

-Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y asignación de recursos.

-Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

En las empresas Grandes o Internacionales tienen manuales de procedimientos no solo largos como la sino muy bien definidos, y con manuales por cada departamento o área. Esto es realmente necesario que todas las actividades sean entendibles en todo el mundo obvio en diferentes idiomas.

El tener un manual de procedimientos permitirá que todos sepan que hacer en el día a día y sobre todo cómo hacerlo para beneficio final del negocio y de los clientes permitiendo así una mayor eficiencia en las operaciones diarias, en el manual de procedimientos debe de establecerse las funciones de cada puesto de trabajo y la

jerarquía interna para que cada empleado sepa cuál es su rol dentro de la organización y como puede promover ideas, Se deberá incluir también formatos o modelos de cartas o emails para que todas las comunicaciones que la empresa haga hacia afuera tengan un mismo formato y se le dé así a la empresa una identidad propia y cultura que la distinga y sea compartida por todos los miembros de la misma, deberá incluir inclusive la manera de contestar el teléfono.

También es necesario actualizar cada cierto tiempo los manuales para el avance de la eficacia del trabajo como para la implantación de nuevas técnicas que mejores es status de los manejos y procedimientos de los trabajos que operen.