manual de procedimientos

[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel

COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA

PROYECTO EDUCATIVO ÁREA DE PROCESOS

DESCRIPTOR N.1

1. DATOS INFORMATIVOS DEL PROYECTO

1.1 TÍTULO DEL PROYECTO: Elaboración de un Manual de Procedimientos

Administrativos eficaz y transparente para el CMI “COLEGIO MENOR

INDOAMÉRICA”

1.2 GRUPO META: Sección General Básica y Bachillerato

1.3 UNIDAD ACADÉMICA: Gestión de Procesos Descriptor N. 1

1.4 RESPONSABLES: Ing. Griselda Núñez

Srta. Alexandra Altamirano

1.5 COORDINADOR: Ing. Griselda Núñez

2. ANTECEDENTES

El Colegio Menor Indoamérica, es una institución de carácter Particular, que oferta

Bachilleratos Técnicos en Contabilidad y Aplicaciones Informáticas y Bachillerato en

Ciencias en Químico Biólogo, Físico Matemático y Ciencias Sociales, así como

también la Educación Básica de Primero a Tercer año y de Octavo a Decimo año, con el

proyecto de cubrir los diez años de Educación Básica.

La institución se crea mediante acuerdo ministerial N.3528 del seis de agosto de 1996, a

la presente fecha cuenta con más de cuatrocientos estudiantes. Por ofertar carreras

técnicas en los actuales momentos está sujeto a la evaluación por parte del Ministerio de

Educación, por tal razón su administración exige de mayor compromiso de toda la

comunidad educativa.

Concordante con el antecedente es necesario contar con un manual de procedimientos

que guíen la ejecución del trabajo administrativo de esta institución educativa. Para la

elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos se debe tomar en cuenta el

Reglamento Interno, Código de Convivencia, los Procedimientos Administrativos, el

Ideario y el Componente de Fortalecimiento Institucional.

1


2. JUSTIFICACIÓN

Constituye para la institución de suma importancia la elaboración del Manual de

Procedimientos Administrativos, acorde con las exigencias actuales, que proporcione

información clara y eficiente a cerca de las formas de gestión que garantice el mejor

cumplimento de las tareas legales administrativas.

Una vez elaborado el respectivo documento es necesario que todas las instancias de la

institución, conozcan este Manual de Procedimientos Administrativo, el mismo que nos

servirá de guía para el trámite pertinente.

3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Agilitar los procesos administrativos, con criterios transparentes e implicados con la

Comunidad Educativa del Colegio Menor Indoamérica

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Brindar un servicio oportuno, a todos los miembros del colegio

Forjar criterios positivos a favor de la institución

4. POBLACIÓN BENEFICIARIA

Autoridades

Docentes

Personal Administrativo

Personal de Servicio

Padres de Familia

Estudiantes

Comunidad Educativa

2


5. SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN

El presente seguimiento, control y evaluación será permanente durante el año lectivo 2012-

2013, por parte de las autoridades, docentes, Tutores, padres de familia, estudiantes y los

integrantes del Descriptor N. 1.

6. ANEXOS

Se anexa el Manual de Procedimientos revisado

7. RESULTADOS ESPERADOS

Multiplicar el conocimiento y la aceptación de la comunidad educativa y la gestión de

los recursos y procedimientos administrativos del colegio

3


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS EFICAZ Y

TRANSPARENTE

ALCANCE

El presente Manual de Procedimientos Administrativos rige para todo el personal del

Colegio Menor Indoamérica, así como a los distintos departamentos con sus respectivos

procedimientos implicados en los dos procesos principales: Administración y Gestión de la

Información.

4


Contenido

MANUAL DE PROCEDIMENTOS..........................................................................................4

CONSIDERANDO:...................................................................................................................4

ACUERDA................................................................................................................................4

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL........................................................................................6

A. PROCESO PRINCIPAL: ADMINISTRACIÓN....................................................................7

A1. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS........................................................7

A1.1 SERVICIO DE FOTOCOPIAS E IMPRESIONES...............................................................7

A1.2 LIBRERÍA............................................................................................................................8

A1.3 SUMINISTROS INTERNOS................................................................................................9

A1.4 PRÉSTAMO DE EQUIPOS................................................................................................10

A1.5 USO DE LAS INSTALACIONES POR TERCEROS........................................................11

A2. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS............................................................12

A.2.1 ELECCIÓN DE VOCALES PRINCIPALES Y SUPLENTES DE CONSEJO DIRECTIVO.....................................................................................................................................................12

A.2.2 ELECCIÓN DEL COMITÉ CENTRAL DE PADRES DE FAMILIA...............................13

A.2.3 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN E INSERCIÓN DEL PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO......................................................................................14

A.2.4 CAPACITACIÓN INTERNA Y EXTERNA.....................................................................16

A.2.5 HORARIOS DEL PERSONAL DOCENTE ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO......17

A3. ADMINISTRACIÓN ACADÉMICA...................................................................................19

A.3.1 INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS........................................................................................19

A.3.2 MATRICULACIÓN DE ALUMNOS................................................................................21

A.3.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ESTUDIANTES POR CURSO............................................22

A.3.4 CONTROL DE ASISTENCIA ENTRADA, RECESOS Y SALIDA DE LOS ESTUDIANTES...........................................................................................................................24

A.3.5 CONTROL DE ASISTENCIA DE ESTUDIANTES EN EL AULA.................................26

A.3.6 PLANIFICACIÓN ACADEMICA.....................................................................................27

A.3.7 REFUERZO PARA RECUPERACIÓN DE ASIGNATURAS..........................................29

A.3.8 EXÁMENES ATRASADOS..............................................................................................31

5


A.3.9 ORIENTACIÓN INDIVIDUAL Y GRUPAL DE ESTUDIANTES..................................32

A.3.10 BECAS O DESCUENTOS...............................................................................................33

A.3.11 ORIENTACIÓN VOCACIONAL Y PROFESIONAL....................................................34

A.3.12 SEGUIMIENTO A EGRESADOS...............................................................................35

A.3.13 SERVICIO PSICOLÓGICO............................................................................................36

A3.14 TRABAJO SOCIAL..........................................................................................................37

A3.15 TUTORÍAS.......................................................................................................................39

A3.16 REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS..............................................................41

B. PROCESO PRINCIPAL: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN..........................................42

B1. ATENCIÓN E INFORMACIÓN AL PÚBLICO...................................................................42

B.1.1 MEDICIÓN DE ATENCIÓN AL CLIENTE.....................................................................42

B2. GESTIÓN DE LAS RELACIONES Y COMUNICACIONES INSTITUCIONALES..........43

B.2.1 CONFORMACIÓN DE ESCUELA PARA PADRES........................................................43

B.2.2 ASISTENCIA DE PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO A TALLERES DE CAPACITACIÓN.............................................................................................44

B.2.3 ARCHIVO DOCUMENTAL DE RELACIONES Y COMUNICACIONES CON INSTITUCIONES, ORGANISMOS Y PERSONAS...................................................................46

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MANUAL DE PROCEDIMENTOSEl Colegio Menor Indoamérica de la cuidad de Ambato, provincia de Tungurahua. El

Rectorado de la institución en uso de sus atribuciones conferidas.

CONSIDERANDO: Que es necesario contar con procedimientos documentados que guíen la

ejecución del trabajo administrativo, dentro de los criterios de eficiencia,

eficacia y transparencia.

Que es necesario determinar y desarrollar procedimientos agiles y

confiables que permitan la optimización del funcionamiento de la

institución y la calidad der servicio académico prestado por ella.

Que es necesario implantar y aplicar el manual de procedimientos de la

institución mediante un sistema que garantice su permanente

actualización.

Que de conformidad con el Código de Convivencia, es responsabilidad

del Consejo Directivo la adopción del Manual de Procedimientos de la

institución.

Que para el ejercicio del control interno de la institución educativa, se

requiere del Manual de Procedimientos debidamente fortalecido

Que el Reglamento General de Educación y demás disposiciones

emitidas por los Organismos Gubernamentales, contempla como

componente del sistema del control interno el Manual de

Procedimientos.

ACUERDAArt. 1 Adopción del Manual de Procedimientos.- Adóptense en todas sus partes el

Manual de Procedimientos del Colegio Menor Indoamérica de la cuidad de Ambato.

7


Art. 2 Responsables y campo de aplicación.- Los procedimientos adoptados deberá, ser

aplicados en los distintos departamentos y por todos y cada uno de quienes conforman el

CMI

Art. 3 Actualización.- Toda modificación o actualización que deba realizarse en los

procedimientos adoptados, mediante el presente acuerdo, con el fin de mejorarlo para

obtener la eficiencia, eficacia y la transparencia que se pretende, procurará la oficialización

correspondiente y ser socializada según la distribución del Manual que indica en el Art. 4

del presente acuerdo. Dichas actualizaciones y modificaciones serán coordinadas con el

Rectorado, para tal fin el Consejo directivo expedirá el acuerdo respectivo de la adopción

de las mejoras introducidas.

Art. 4 El Manual de Procedimientos adoptado reposará en Rectorado, Vicerrectorado,

Inspección General, DOBE, Sala de profesores, Colecturía, Secretaria mismas, que

realizarán el manejo administrativo y difusión del manual a través de copias controladas.

Art. 5 El presente Manual de Procedimientos rige a partir de su fecha de expedición.

Publíquese, Comuníquese y Cúmplase

Dado en la cuidad de Ambato, a los 22 días del mes de mayo del 2012

Ing. Griselda Núñez

RECTORA

8


ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

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A. PROCESO PRINCIPAL: ADMINISTRACIÓN

A1. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS

A1.1 SERVICIO DE FOTOCOPIAS E IMPRESIONES

Objetivo: Brindar un adecuado servicio de fotocopias e impresiones a la comunidad educativa.

ACTIVIDADES RESPONSABLES

Recibir la solicitud de Copia e impresiones, por parte del cliente

interno(estudiantes horario establecido); y en caso de cliente externo

hacer constar el registro de copias e impresiones.

Asistente administrativa-

Bibliotecaria(o)

Proceder a fotocopiar o imprimir Asistente administrativa-

Bibliotecaria(o)

Registrar en el formato Registro de Copias e impresiones (cliente

externo y archivar la solicitud de copia e impresiones cliente interno)


Bibliotecaria(o)

Entregar la fotocopia o impresión y hace el cobro respectivo Asistente administrativa-

Bibliotecaria(o)

Realizar el cuadre diariamente con la: solicitud del cliente, informe de

auditoría emitida por la copiadora, número de hojas entregadas para

impresiones y Registro de Copias e impresiones; con las respectivas

firmas de responsabilidad


Bibliotecaria(o)

Entregar diariamente el dinero recaudado a Contabilidad para su

depósito inmediato, con las respectivas firmas de responsabilidad.


Bibliotecaria(o)

Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el

indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) para que luego

sea remitido a Rectorado


Bibliotecaria(o)

INDICADOR Número de fotocopias e impresiones para la institución

Número de fotocopias e impresiones para alumnos y docentes

10


A1.2 LIBRERÍA

Objetivo: Generar recursos económicos a través de las ventas de los materiales de la librería y cubrir

las necesidades básicas de los alumnos.


Recibir la solicitud verbal por parte del cliente interno o externo Recaudador(a)

Proceder a realizar la venta Recaudador(a)

Registrar en el formato Registro diario de ventas realizadas Recaudador(a)

Entregar el producto y hacer el cobro respectivo Recaudador(a)

Entregar diariamente el dinero recaudado a Contabilidad para su

depósito inmediato, con las respectivas firmas de responsabilidad.

Recaudador(a)

Realizar el cuadre mensual con el inventario inicial y las ventas

realizadas, con las respectivas firmas de responsabilidad

Recaudador(a)



sea remitido a Rectorado.

Recaudador(a)

INDICADOR

Inventario inicial/ número de ventas mensuales realizadas

11


A1.3 SUMINISTROS INTERNOS

Objetivo: Utilizar eficientemente los suministros internos


Entregar a cada departamento el pedido de suministros el primer día del

mes


Bibliotecaria(o)

Receptar los pedidos de suministros con los requerimientos necesarios

de cada departamento


Bibliotecaria(o)

Verificar conjuntamente con Rectorado las necesidades presentadas y la

variación en el mes anterior


Bibliotecaria(o)

Revisar si hay disponibilidad de existencias de lo solicitado Asistente administrativa-

Bibliotecaria(o)

Solicitar a bodega los materiales requeridos para su respectiva

distribución


Bibliotecaria(o)

Entregar los materiales a los departamentos con su respectiva firma de

recibido


Bibliotecaria(o)

Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con las

variaciones pertinentes y por departamento con el indicador respectivo

(tres días luego de culminar el mes) para que luego sea remitido a

Rectorado


Bibliotecaria(o)

INDICADOR

Inventario Final/número de pedidos mensuales realizados

12


A1.4 PRÉSTAMO DE EQUIPOS

Objetivo: Suministrar una adecuada utilización del equipo de acuerdo a su vida útil


Recibir una solicitud de préstamo de equipo por parte del peticionario

(personal docente, administrativo, de servicio y estudiantes)


Bibliotecaria(o)

Verificar la disponibilidad y el uso del equipo Asistente administrativa-

Bibliotecaria(o)

Analizar y dar respuesta a la solicitud Asistente administrativa-

Bibliotecaria(o)

Solicitar si amerita por escrito la disponibilidad del equipo al

responsable de su custodia.


Bibliotecaria(o)

Registrar en el formato de vida útil del equipo Asistente administrativa-

Bibliotecaria(o)

Entregar los equipos probados al peticionario con las respectivas firmas

de responsabilidad


Bibliotecaria(o)

Recibir y verificar los equipos en las condiciones entregadas con las

respectivas firmas de responsabilidad


Bibliotecaria(o)





Bibliotecaria(o)

INDICADOR

Vida útil del equipo/utilización mensual del equipo

13


A1.5 USO DE LAS INSTALACIONES POR TERCEROS

Objetivo: Poner al servicio de la comunidad educativa las instalaciones del CMI


Recibir la solicitud de uso de instalaciones por terceros por escrito de la

persona y\o la entidad peticionaria

Secretaria General

Entregar a Rectorado la solicitud recibida para su respectiva aprobación Secretaria General

Rectorado

Analizar, aprobar y dar respuesta a la solicitud de uso de instalaciones

por terceros

Rectorado

Entregar los equipos e instalaciones necesarias al peticionario Secretaria General

Asistente Administrativa

Bibliotecaria

Recibir los equipos e instalaciones en las condiciones entregadas Asistente Administrativa

Bibliotecaria




Secretaria General


Bibliotecaria

INDICADOR

Número de personas que hacen uso de las instalaciones

Actividades para las que se usan las instalaciones

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A2. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

A.2.1 ELECCIÓN DE VOCALES PRINCIPALES Y SUPLENTES DE CONSEJO

DIRECTIVO

Objetivos: Contar con una administración adecuada eficiente para el logro de la visión y misión

institucional.


Realizar la convocatoria para la junta General de Profesores a la

finalización del año lectivo.

Secretaria General

Proceder a firmar dicha convocatoria aprobando la misma Rectorado

Firmar la convocatoria emitida Profesores

Proceder a elegir vocales principales y suplentes La junta General de

Profesoras

Realizar la posesión por parte de Consejo Directivo Rectorado

Enviar a la Dirección de Educación la nómina para su ratificación Secretaria General

Entrar en funciones 30 días después de su elección Consejo Directivo

PUNTO DE CONTROL

Actas numeradas de Consejo Directivo

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A.2.2 ELECCIÓN DEL COMITÉ CENTRAL DE PADRES DE FAMILIA

Objetivo: Vincular al Padre de familia en las actividades institucionales.


Solicitar a Secretaria General realizar la convocatoria Rectorado

Realizar las convocatorias respectivas a los presidentes de padres de

familia de cada curso

Secretaria General

Asistir los padres de familia a la sesión convocada por parte de

Rectorado

Presidentes de padres de

familia de cada curso

Iniciar la sesión y tomar la palabra el Presidente del Comité de Padre de

Familia anterior

Rectorado

Dirigir la sesión y proceder a la elección de Presidente, Vicepresidente,

tres vocales principales y tres suplentes

Presidente del Comité de

padres de familia anterior

Posesionar de la nueva directiva Rectorado

Tomar la palabra con el compromiso de dirigir de mejor manera el cargo

actual

Presidente del Comité de

padres de familia actual

PUNTO DE CONTROL

Plan de trabajo

Cronograma de actividades

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A.2.3 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN E INSERCIÓN DEL PERSONAL

DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO

Objetivos: Contar con un personal idóneo para cada puesto de trabajoACTIVIDAD RESPONSABLES

RECLUTAMIENTO

Solicitar en forma verbal por parte de la persona responsable de Recursos Humanos a Rectorado la contratación de nuevo personal en caso de:

Renuncia voluntaria (La persona decide voluntariamente abandonar el puesto de trabajo)

Cargo Nuevo (Cuando existe la necesidad de crear un nuevo puesto de trabajo)

Despido (Cuando se pide la renuncia de un empleado)

RectoradoResponsable de Recursos

Humanos

Solicitar al personal requerido de acuerdo al perfil por cargo a través de publicaciones en la prensa, u otro mecanismo determinado por la Institución.

Responsable de Recursos Humanos

Receptar los documentos de los aspirantes a ocupar el cargo requerido para verificar las referencias de trabajo mediante llamadas telefónicas.


SELECCIÓNCon los documentos receptados, se realiza una preselección de los aspirantes considerados aptos para ocupar el puesto en base a la carpeta del aspirante versus el perfil por cargo.


Comunicar vía telefónica a los aspirantes preseleccionados para la entrevista personal con la persona responsable de Recursos Humanos y para rendir las pruebas que se consideren necesarias. En el caso del personal docente realizar una clase demostrativa.NOTA: Las Pruebas Psicológicas se efectúan en el departamento del DOBE del CMI.


Humanos

Presentar los resultados de las pruebas a Rectorado, para que conjuntamente realicen la selección.


HumanosEntrevistar a la nueva persona seleccionada para analizar y disponer la contratación del nuevo personal.

Rectorado

Comunicar vía telefónica a la o las personas seleccionadas para que inicien sus labores en la Institución.


Realizar el Contrato de Trabajo del nuevo empleado/a Responsable de Recursos Humanos

17


INSERCIÓN

Proporcionar la ficha personal al nuevo empleado para el llenado correspondiente

Responsable de Recursos Humanos Nuevo

Empleado

Recopilar toda la documentación en la carpeta del nuevo empleadoResponsable de Recursos

HumanosEntregar las funciones respectivas al nuevo personal con el fin de inducirlo dentro de la Institución.


PUNTO DE CONTROLFicha de PersonalPerfil por CargoDocumentación del Personal (carpeta)

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A.2.4 CAPACITACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Objetivo: Capacitar al personal permanentemente de manera interna y externaACTIVIDAD RESPONSABLE

Aplicar una encuesta para detectar necesidades de capacitación dirigida al personal operativo, administrativo y directivo de la institución.


Tabular las encuestas aplicadas al personal y emitir su respectivo informe a Vicerrectorado para su revisión.


VicerrectoradoElaborar y coordinar un Plan Anual de Capacitación Interna y Externa tomando en cuenta las necesidades detectadas, haciendo uso del personal que cuenta la Institución y convenios establecidosCuando no se pueda cumplir el plan de capacitación se deberá realizar un documento que abalice el alcance al Cronograma de Planificación Anual


Vicerrectorado

Solicitar la aprobación a Rectorado del Plan Anual de Capacitación Responsable de Recursos Humanos

VicerrectoradoRequerir la planificación de la capacitación y/o curso a/los facilitadores o capacitadores


VicerrectoradoFacilitador

Ejecutar el Plan Anual de Capacitación de acuerdo al cronograma y convocar al personal de acuerdo a lo establecido Responsable de Recursos

Humanos Vicerrectorado

Registrar la asistencia del personal a la capacitación convocadaResponsable de Recursos

Humanos

Evaluar la efectividad del objetivo planteado en base a la metodología, material utilizado, dominio del tema, cumple expectativas, lugar y hora y comentarios, sugerencias de la capacitación

Personal Capacitado

Evaluar la capacitación en base a los conocimientos, destrezas, habilidades adquiridas en la capacitación, resultado reflejado en el trabajo y cumple el objetivo de la capacitación los resultados obtenidos.


PUNTO DE CONTROL

19


Plan Anual de capacitación

A.2.5 HORARIOS DEL PERSONAL DOCENTE ADMINISTRATIVO Y DE

SERVICIO

Objetivo: Organizar eficientemente las actividades del personal durante la jornada de trabajo


Elaborar el Cronograma de Actividades Anuales para el año lectivo

vigente

Vicerrectorado

Inspección General

Secretaria General

Elaborar el Distributivo para el personal Docente del colegio

conjuntamente con una comisión de docentes.

Vicerrectorado

Inspección General

Entregar a Rectorado el Distributivo del Personal docente y el

Cronograma de Actividades Anuales para su respectivo análisis y

aprobación por Consejo Directivo

Vicerrectorado

Inspección General

Convocar a Consejo Directivo para la aprobación del Distributivo del

Personal docente y Cronograma de Actividades Anuales

Rectorado

Secretaria General

Analizar y aprobar el Distributivo del Personal docente y Cronograma

de Actividades Anuales

Consejo Directivo

Entregar el Cronograma de Actividades Anuales a Vicerrectorado e

Inspección General para el debido control y cumplimiento del mismo

Rectorado

Secretaria General

Presentar al Dpto. de Evaluación informes mensuales (tres días luego de

culminar el mes), del control y cumplimiento del Cronograma de

Actividades Anuales para que luego sea remitido a Rectorado

Vicerrectorado

Inspección General

Entregar el Distributivo del Personal docente a Inspección General para

la elaboración de horarios.

Rectorado

Secretaria General

Elaborar los horarios individuales del personal docente con la aceptación

del mismo, de nivel, seguimiento DOBE, tutoría, biblioteca, atención a

padres, reunión de área, control (puerta entrada/salida, recesos y bar) y

clases extras

Inspección General

Elaborar los horarios individuales del personal administrativo y de Recursos Humanos

20


servicio con la aceptación del mismo

Controlar diariamente el cumplimiento de los horarios establecidos del

personal

Inspección General

Elaborar el Parte Diario de los estudiantes y personal docente,

administrativo y de servicio y reportar las novedades o el

incumplimiento de los horarios establecidos

Inspección General

Entregar diariamente una copia al final de la jornada de trabajo el Parte

diario a Recursos Humanos y Vicerrectorado para el seguimiento

respectivo.

Inspección General

PUNTO DE CONTROL

Cronograma de Actividades Anuales

Distributivo del Personal docente

Horarios Personal Docente

Horarios Personal Administrativo y de Servicio

Parte diario

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A3. ADMINISTRACIÓN ACADÉMICA

A.3.1 INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS

Objetivo: Mantener un adecuado proceso de admisión de alumnos


Proporcionar la información necesaria y registrar en la Base de Datos

electrónica de inscripciones aspirante para alumno.

DOBE

Receptar las copias de la documentación de acuerdo al documento para

la inscripción de estudiantes.

DOBE

Revisar y verificar los documentos requeridos para la inscripción

adjuntando la solicitud.

DOBE

Realizar la entrevista correspondiente y el llenado de la ficha personal

del estudiante

DOBE

Representante

Estudiante

Realizar al estudiante un test psicológico de problemas de aprendizaje y

conflictos personales:

Ingreso para Octavo Año test de SACKS de niños

Ingreso a Noveno, Décimo, Bachillerato Test de Frases incompletas

SACKS adolecentes

DOBE

Estudiante

Calificar los test psicológicos aplicados y emitir un informe

inmediatamente a rectorado con los resultados y conclusiones de cada

caso.

DOBE

Tomar las decisiones del ingreso a la institución del alumno de

acuerdo a los resultados del informe.

Rectorado

Informar al represente si su representado es aceptado o no, en caso de

ser aceptado emitir la solicitud de cupo a Secretaria General para que

inicie con el proceso de matriculación.

DOBE

Entregar al Dpto. de Evaluación al inicio del año lectivo un informe con

el indicador respectivo para que luego sea remitido a Rectorado.

Secretaria General

22


INDICADOR

Número de estudiantes aceptados\Número de estudiantes inscritos

23


A.3.2 MATRICULACIÓN DE ALUMNOS

Objetivo: Cumplir con la documentación legal de los estudiantes


Presentar la documentación pertinente para la matriculación en

secretaria luego de la inscripción del estudiante

Representante

Revisar la documentación recibida del proceso de inscripción y de

matrículas anteriores.

Secretaria General

Emitir matricula provisional en caso de documentación incompleta Secretaria General

Explicar al representante y estudiante en caso de ser beneficiado por una

beca o descuento, así como por ingreso de nuevos estudiantes por

revalidaciones.

Secretaria General

DOBE

Ingresar los datos al sistema de la institución una vez receptada toda la

documentación.

Secretaria General

Imprimir la matricula con las respectivas firmas de responsabilidad y

archivar.

Secretaria General

Guiar al representante y estudiante hacia Inspección General Secretaria General

Informar al representante y estudiante, sobre las normas de conducta

establecidas por el colegio y firmar el Acta de compromiso con copia al

representante y registrar en la ficha de inspección.

Inspección General

Entregar al representante la lista de útiles aprobadas respectivamente. Vicerrectorado

Inspección General

INDICADOR

Número de estudiantes matriculados\Número de cupos aceptados

PUNTO DE CONTROL

Número total de becas

Número total de revalidaciones

Actas de compromiso de todos los estudiantes

Listas de útiles por niveles.

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A.3.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ESTUDIANTES POR CURSO

Objetivo: Contar con una adecuada organización de los estudiantes por curso


Elaborar y analizar las listas preliminares por curso para su respectiva

clasificación de los estudiantes.

DOBE

Secretaria General

Vicerrectorado

Inspección General

Elaborar las listas definitivas Secretaria General

DOBE

Entregar a Rectorado las listas definitivas para su respectiva aprobación Secretaria General

DOBE

Presentar a la Dirección de Educación las listas definitivas Secretaria General

Archivar las listas definitivas con sus respectivas firmas y sellos de

aprobación y distribuir copias de las mismas mediante acta de entrega

recepción a Vicerrectorado, Inspección General, DOBE y Recaudación

Secretaria General

Elaborar una lista tentativa para la asignación de profesor guía por curso

y paralelo

Vicerrectorado

DOBE

Entregar a Rectorado las lista tentativa de profesores guías para ser

presentado ante Consejo Directivo

Vicerrectorado

Convocar a Consejo Directivo y presentar la lista tentativa de profesores

guía para su respectivo análisis y aprobación

Rectorado

Secretaria General

Asignar un profesor guía para cada curso y paralelo Consejo Directivo

Entregar la designación a los profesores guia responsables y socializar

sus funciones

Vicerrectorado

DOBE

Entregar a Rectorado la estructura de la distribución de las aulas por

curso y paralelo y socializar a todo el personal.

Inspección General

Organizar a los estudiantes en cada aula, y presentar al profesor guía

responsable

Inspector de Curso

Entregar al inicio del año lectivo al Dpto. de Evaluación las Listas

definitivas de los alumnos, Listas definitivas de profesores guía y la

Secretaria General

25


distribución de aulas por curso y paralelo, así como cuando amerite

actualización para luego ser entregado a Rectorado.

DOBE

Inspección General

PUNTO DE CONTROL

Listas definitivas de los alumnos

Listas definitivas de profesores guía

Distribución de aulas por curso y paralelo.

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A.3.4 CONTROL DE ASISTENCIA ENTRADA, RECESOS Y SALIDA DE LOS

ESTUDIANTES

Objetivo: Mantener un control estricto de la asistencia de los estudiantes durante la jornada de

labores.


Recibir a los estudiantes en la entrada principal al iniciar la jornada Inspector General

Docentes

Realizar seguimiento a los alumnos por faltas, atrasos e indisciplina y

aplicar los correctivos necesarios de acuerdo a lo establecido por la

institución, respaldados en actas realizadas por el Dpto. de Inspección

General

Inspector General

Inspector de curso

Realizar inmediatamente llamadas telefónicas a los representantes de los

alumnos para dar a conocer la reincidencia por faltas, atrasos e

indisciplina de su representado con su respectivo registro de llamadas

telefónicas

Inspector General

Inspector de curso

Llenar una acta de compromiso que refleje el seguimiento del alumno

por inasistencia, atrasos e indisciplina

Inspector General

Inspector de curso

Representante

Estudiante

Remitir y dar seguimiento de los casos especiales con un informe

escrito al Dpto. del DOBE para su tratamiento respectivo.

Inspector General

Inspector de curso

Dar seguimiento de los casos especiales remitidos por parte de

Inspección General.

DOBE

Entregar a Rectorado un reporte mensual(un día luego de culminar el

mes) de los casos especiales reportados por Inspección General para el

análisis y solución respectivo

DOBE

Entregar hemiquimestralmente a Secretaria General el registro

correspondiente de total de faltas y atrasos para constancia en el boletín

de calificaciones.

Inspector General

Inspector de curso

Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el DOBE

27


indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) para remitir a

Rectorado.

Inspección General

INDICADOR

DOBE

Casos concluido/Casos reportados por Inspección General

Inspección General

Casos concluido/Casos presentados

PUNTO DE CONTROL

Actas de Compromiso

A.3.5 CONTROL DE ASISTENCIA DE ESTUDIANTES EN EL AULA

Objetivo: Controlar la asistencia y atrasos diariamente de los estudiantes


28


Organizar el curso en el aula de clase Docente

Tomar lista diariamente de manera obligatoria Docente

Contestar a la lista cuando escucha su nombre Estudiante

Registrar la inasistencia o atraso de los estudiantes que no responden al

llamado de lista

Inspector de Curso

Docente

Solicitar la justificación escrita en caso de inasistencia del día(s)

anterior(es)

Inspector de Curso

Representante

Citar al padre de familia y/o representante si no hay justificación Inspector de curso

Acudir a la institución para justificar la inasistencia del estudiante Representante

Presentar la copia del registro del profesor mensualmente (un día

después de culminado el mes) de la inasistencia y atraso de los alumnos

al Inspector General

Docente

Verificar la información recibida de la copia del registro del profesor

con la información del leccionario de curso

Inspector General

Inspector Curso

Reportar en el parte Diario respectivo en caso de incumplimiento o de

inconsistencia de información por parte de los docentes

Inspector General


indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes)

Inspector General

Calificar la conducta del estudiante tomando en cuenta los resultados de

los informes presentados.

Inspectores de Curso

INDICADOR

Número de inasistencia mensual de alumnos\Número total de estudiantes

Número de atrasos mensual de alumnos\Número total de estudiantes

PUNTO DE CONTROL

Justificaciones de Alumnos

A.3.6 PLANIFICACIÓN ACADEMICA

Objetivo: Garantizar los mecanismos necesarios para realizar un adecuado seguimiento y control del

29


proceso académico.ACTIVIDADES RESPONSABLES

Generar ideas para crear nuevos proyectos educativos en base al acuerdo

ministerial 1860

Rectorado

Consejo Directivo

Desarrollar conjuntamente los alcances de los proyectos. Rectorado

Consejo Directivo

Socializar a la comunidad educativa los proyectos educativos

innovadores a crear.

Rectorado

Revisar y comunicar los acuerdos ministeriales aprobados por los

organismos correspondientes.

Rectorado

Secretaria General

Aprobar finalmente la planificación y otros documentos académicos. Rectorado

Elaborar el cronograma de las actividades de planificaciones académicas

al inicio del año lectivo y entregar a Rectorado para su respectiva

aprobación

Vicerrectorado

Socializar el cronograma de actividades de planificaciones académicas

al Personal Docente.

Vicerrectorado

Revisar la planificación y aprobar en conjunto con los Directores de

Área de los diferentes niveles y áreas al inicio del año lectivo.

Vicerrector

Directores de área

Entregar a Rectorado cualquier documento curricular de acuerdo a lo

requerido.

Vicerrector

Asegurarse que exista la planificación por cada uno de los niveles. Directores de Área

Solicitar correcciones de las planificaciones si fueren necesarias antes

de ser aprobadas por Vicerrectorado.

Directores de Área

Entregar a los docentes las planificaciones revisadas y corregidas para

que los docentes desarrollen su trabajo.

Vicerrectorado

Directores de Área

Entregar a Rectora el Avance Académico de las planificaciones

establecidas mensualmente (tres días luego de culminar el mes)

Vicerrectorado

Cumplir estrictamente lo dispuesto en este procedimiento. Docentes



Vicerrectorado

INDICADOR

30


Actividades programadas del cronograma de la planificación académica/ Actividades realizadas del

cronograma de las planificaciones académica.

PUNTOS DE CONTROL

Cronograma de planificación académica

Avance académico mensual

Planificaciones académicas.

A.3.7 REFUERZO PARA RECUPERACIÓN DE ASIGNATURAS

Objetivo: Identificar los estudiantes con dificultades académicas y recuperar en cada asignatura


31


Elaborar un Cronograma Anual de Visitas Pedagógicas Vicerrectorado

Presentar a Rectorado el Cronograma Anual de Visitas Pedagógicas para

el análisis y aprobación respectivo

Vicerrectorado

Ejecutar el Cronograma Anual de Visitas Pedagógicas mediante

observaciones de clase a los docentes

Vicerrectorado

Elaborar acciones correctivas, preventivas o de mejora de acuerdo a los

resultados obtenidos de la observación de clases

Vicerrectorado

Docentes

Identificar a los estudiantes con dificultades académicas Vicerrectorado

Docentes

Tutor(es) de curso

Enviar al Padre de Familia el formato escrito de aceptación del

representado para que se quede a recibir recuperación de clases extras

Secretaria General

Enviar firmado la aceptación de recuperación de horas extras

confirmando las materias y los horarios presentados

Padre de Familia

Recuperar mediante clases extras dentro del colegio obligatoriamente,

después de la jornada de trabajo y registrar en el formato Recuperación

de clases extras

Docentes

Verificar la asistencia de los estudiantes que se quedan a recuperar en

clases extras, registrado en el formato Recuperación de clases extras

Inspección General

Reportar en el Parte Diario el incumplimiento del horario de clases

extras por parte del docente

Inspección General

Verificar los contenidos tratados en recuperación de clases extras,

acorde a las dificultades presentadas, registrado en el formato

Recuperación de clases extras

Vicerrectorado

Entregar talleres para que el estudiante resuelva en casa Docentes

Desarrollar los talleres y asistir a clases extras de recuperación que le

permiten superar dificultades

Estudiante

Presentar evaluación final para sustentar el trabajo desarrollado en casa Estudiante

Registrar en el libro de notas el resultado de actividades de recuperación Docentes

32


realizadas

Comunicar al representante dentro del horario de atención a padres, la

situación académica del hijo, antes de concluir el periodo

quinquemestral y establecer compromisos registrado en el formato

Atención a padres

Docentes

Tutor de curso

Presentar a Vicerrectorado un informe mensual (un día luego de

culminar el mes) de las actividades de recuperación realizadas

Docentes

Entregar a Rectorado un reporte mensual (dos días luego de culminar el

mes) de las actividades de recuperación realizadas por docente con su

respectivo análisis y acciones correctivas, preventivas y de mejora

realizadas

Vicerrectorado



Vicerrectorado

Decidir la situación del estudiante de acuerdo a los resultados obtenidos Junta de curso

INDICADOR

Observaciones de clase mensuales realizadas/ Observaciones de clase mensuales planificadas

PUNTO DE CONTROL

Cronograma Anual de Visitas Pedagógicas

Observaciones de Clase

Acciones correctivas, preventivas y de mejora

Recuperación de clases extras

Registro de Atención a Padres de Familia

Actas de Junta de Curso

A.3.8 EXÁMENES ATRASADOS

Objetivo: Tramitar la recepción de exámenes atrasados de conformidad con lo establecido


33


Presentar en Secretaría General la solicitud para rendir exámenes

atrasados

Representante

Estudiante

Receptar la solicitud de exámenes atrasados y pasar a Rectorado Secretaria General

Aprobar y devolver la solicitud de exámenes atrasados a Secretaria

General

Rectorado

Comunicar al Padre de Familia o estudiante el horario establecido Secretaria General

Entregar al Profesor de la Materia Estudiante

Receptar el examen y pasar la nota Docente

Recibir la nota conjuntamente con la solicitud Secretaria General

PUNTO DE CONTROL

Solicitudes de exámenes atrasados

A.3.9 ORIENTACIÓN INDIVIDUAL Y GRUPAL DE ESTUDIANTES

Objetivo: Guiar al estudiante en problemas disciplinarios y académicos

34



Recibir de Inspección General y Vicerrectorado casos especiales de los

alumnos

DOBE

Citar al padre de familia y /o estudiante cuando lo amerite el caso el

llamado a los dos responsables

DOBE

Atender y escuchar al padre de familia y/o estudiante con problemas

disciplinarios y académicos

DOBE

Padres de familia

Estudiantes

Analizar las dificultades de los estudiantes con el padre de familia y

demás responsables, cuando lo amerite.

DOBE

Padres de familia

Estudiantes

Establecer acuerdos mutuos y cerrar el caso, si lo amerita; de acuerdo a

lo establecido en Reglamento de la Ley de Educación

DOBE

Padres de familia

Estudiantes

Firmar el acta de compromiso con el estudiante y padre de familia para

los fines legales pertinentes

DOBE

Padres de familia

Estudiantes

Entregar a Rectorado un reporte mensual (un día luego de culminar el

mes) de los casos especiales reportados por Inspección General para el

análisis y solución respectivo

DOBE



DOBE

INDICADOR

Casos solucionados/Casos reportados por Inspección General

Casos solucionados/Casos reportados por Vicerrectorado

35


A.3.10 BECAS O DESCUENTOS

Objetivo: Ayudar al estudiante en situaciones vulnerables


Publicar el reglamento de becas o descuentos al final del año lectivo. Trabajadora Social

Recibe de los padres de familia las solicitudes de becas o descuentos junto con la demás documentación que se encuentra dentro de los requisitos establecidos en el reglamento de becas o descuentos de acuerdo a cada situación.

Trabajadora Social

Adquirir en Colecturía de la Institución la solicitud, y los certificados de calificaciones en Secretaria.

Colectora

Secretaria General

Reunirse a la Comisión de Becas o Descuentos para su análisis y aprobación, posteriormente se emitirá una copia del Acta a Contabilidad para el ingreso en el sistema de los descuentos o becas otorgadas por el Colegio Menor Indoamérica.

Comisión de becas o descuentos

Trabajadora Social

Hacer firmar al estudiante y representante una Acta en el que se comprometen a mantener su rendimiento, caso contario perderá el beneficio.

Trabajadora Social

Convocar a la reunión a los miembros de la Comisión de becas o descuentos para analizar y evaluar cada hemi Quimestre el descuento o beca otorgado, si el estudiante después de firmar un Acta en el DOBE mantiene o supera su promedio continuará con el beneficio otorgado, caso contrario si baja del promedio acordado se le retirara

Trabajadora Social

Comisión de becas o descuentos

Cada año realizar el trámite respectivo mediante la solicitud Representante

Comunicar al representante en el caso de que el descuento o beca sea retirado al estudiante

Trabajadora Social

PUNTO DE CONTROL

36


Número de Becas o Descuentos de los estudiantes.

A.3.11 ORIENTACIÓN VOCACIONAL Y PROFESIONAL

Objetivo: Despertar intereses vocacionales, ajustándose a los beneficios de la competencia laboral del sujeto y a las necesidades del mercado de trabajo.

Actividad Responsable

Impartir una charla sobre la importancia de la elección de la especialidad en el bachillerato con los estudiantes de los décimos años y terceros de bachillerato.

Coordinadora del DOBE

Asistente del DOBE

Aplicar los test vocacionales (Test Mauricio Gex, Test De Intereses Vocacionales, Test De Aptitudes); a los estudiantes de los décimos años y realizar el respectivo seguimiento secuencial con los primeros años de bachillerato anualmente

Asistente del DOBE

Aplicar los test vocacionales a los estudiantes de los terceros años de bachillerato anualmente, con el fin de encaminar la carrera a futuro.

Asistente del DOBE

Calificar los test vocacionales aplicadosCoordinadora del

DOBE Asistente del DOBE

Registrar en la ficha los resultados de los test aplicadosCoordinadora del

DOBEAsistente del DOBE

Archivar en la carpeta individual de cada alumno los test aplicados.

Asistente del DOBE

Realizar la entrevista con el estudiante y representante para informar los resultados de los test aplicados y direccionar sobre la especialidad a elegir en los décimos años de Educación Básica y a los primeros de Bachillerato


Asistente del DOBE

En caso que el estudiante o padre de familia no esté de acuerdo con los resultados obtenidos de la aplicación de los test, deberá firmar una Acta de compromiso para el cambio de especialidad.


Asistente del DOBEEmitir un Informe de especialidades a Rectorado y a Secretaria Académica comunicando la especialidad escogida por el estudiante.


Asistente del DOBE

37


A.3.12 SEGUIMIENTO A EGRESADOS

Objetivo: Establecer los lineamientos para dar seguimiento a egresados.

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Aplicar el llenado de los dos primeros campos de la ficha de seguimiento a ex estudiantes, una vez que los estudiantes de tercero bachillerato estén por terminar el año lectivo, en la última semana de labores

Trabajadora SocialAsistente DOBE

SEGUIMIENTO A LOS SEIS MESES, AL PRIMER AÑO, AL AÑO SEIS MESES, Y A LOS DOS AÑOSRealizar llamadas telefónicas, para el seguimiento de los egresados con cada una de las fichas existentes, hasta los dos últimos años de egresamiento:

La primera llamada realizar a los seis meses luego de egresar los estudiantes

La segunda llamada luego de terminado el siguiente año lectivo

La tercera llamada realizar al año seis meses luego del egresamiento

Y la última llamada realizar al finalizar el segundo año lectivo luego de su egresa miento

Cada llamada registrar en la ficha de seguimiento, en los respectivos campos para cada una de las fechas establecidas.

Trabajadora SocialAsistente DOBE

Crear una base de datos de toda la información obtenida Trabajadora Social

Presentar un informe de resultados del seguimiento a egresados, verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para los egresados.

Trabajadora Social

Realizar un cuadro de seguimiento a egresados en base a la Solicitado por la Dirección de Educación

Trabajadora Social

38


A.3.13 SERVICIO PSICOLÓGICO

Objetivo: Intervenir mediante asesoría psicológica al estudiante, para buscar el logro de objetivos académicos en el proceso de enseñanza-aprendizaje.


Remitir el caso solicitando el servicio psicológico a la Psicóloga del DOBE en cualquier momento que consideren necesario.

Estudiante Representante Tutor Docentes

Receptar la ficha de remitencia con el caso propuesto para brindar el servicio psicológico y archivar la misma en la carpeta del estudiante.

Psicóloga del DOBE

Realizar una entrevista con el estudiante afectado y tratar el caso las veces que sea necesario buscando solución.

Psicóloga del DOBE

Realizar una entrevista con el representante del alumno, cuando la psicóloga crea necesario y convocar a los responsables para realizar la entrevista

Psicóloga del DOBE

Aplicar si es necesario, los test psicológicos al estudiante de acuerdo al diagnóstico inicial (entrevista) y determinar las causas de sus problemas psicológicos.

Psicóloga del DOBE

Comunicar al tutor del curso en el caso que la psicóloga estipule que el estudiante tiene problemas para guiar al mismo solucionar, realizar el seguimiento y control de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de tutorías

Psicóloga del DOBE

Realizar el seguimiento psicológico si el estudiante tiene problemas graves, y hacer constar en las fichas respectivas las actividades y fechas acordadas con el representante en caso que lo amerite.

Psicóloga del DOBE

Informar al Tutor e Inspector de curso los horarios y caso a tratar con el estudiante; para su conocimiento y trámites necesarios.

Psicóloga del DOBE

Ejecutar el seguimiento planteado realizando el diagnostico en cada sesión y remitir un informe antes del hemiquimestre a Rectorado del avance de los casos reportados.

Psicóloga del DOBE

Validar los resultados en los casos que el estudiante presente problemas psicológicos diagnosticados por un especialista o avalados por la Dirección de Educación.

Psicóloga del DOBE

Comunicar inmediatamente al respectivo tutor, los casos que la psicóloga abalice, para que se mantenga un trato especial a los estudiantes y realizar el seguimiento respectivo.

Psicóloga del DOBE

39


A3.14 TRABAJO SOCIAL

Objetivo: Describir las actividades necesarias, sus criterios y vínculos con los que interactúa el procedimiento de Trabajo. Social.


Realizar un estudio socio - económico de los estudiantes, al inicio del año lectivo.

La trabajadora social,médico y coordinadora del

DOBEGenerar un informe de las necesidades básicas de los estudiantes del Colegio Menor Indoamérica basándose en el estudio socio económico realizado y presentado a Rectorado para su revisión y aprobación.

Trabajadora social,médico y coordinadora del

DOBEElaborar proyectos para apalear las necesidades básicas de los estudiantes del colegio, el mismo que debe ser revisado y aprobado por Rectorado.

Trabajadora social,médico y coordinadora del

DOBEPlanificar y ejecutar actividades generadoras de recursos para ayudas económicas o satisfacción de necesidades de los estudiantes.En el caso de necesitar fondos urgentes se deberá solicitar por escrito a Rectorado un préstamo para ser cubierto con fondos generados por los eventos planificados

Trabajadora social,Coordinadora del DOBE,

auxiliar DOBE

DE LA AYUDA NO PLANIFICADASolicitar ayuda para un estudiante del Colegio Menor Indoamérica a la trabajadora Social de la institución, Cualquier integrante de la comunidad educativa podrá hacerlo

Trabajadora social

Receptar la petición de ayuda económica y analizará el caso conjuntamente con el personal del DOBE, para aprobar o rechazar la ayuda necesaria

Trabajadora social

DE LA APROBACIÓN O RECHAZO.Recomendar por medio de un informe a Rectorado sobre la ayuda que se le va a entregar al estudiante, Rectorado debe revisar y sugerir cambios de acuerdo al caso, en base a esto se aceptara o se rechazara la ayuda.

Trabajadora social

DE LOS RECURSOS POR UTILIZARVerificar la existencia de fondos especiales, en el caso que se hubiere terminado con anticipación y los representantes de los estudiantes estén dispuestos ayudar, previo comunicado por escrito y previa autorización en el mismo documento, y de la aprobación por Rectorado, la trabajadora social debe gestionar un apoyo interno dentro de la institución con ayuda de los Inspectores de curso y/o planificar para un programa extra de ayuda y gestionar su realización.

Trabajadora social

DE LA ENTREGA Trabajadora social

40


Entregar la ayuda previa con una acta entrega recepción de los mismos, firmando su constancia la trabajadora social y el representante del estudiante, luego de la aprobación por Rectorado

PUNTO DE CONTROL

Proyectos de necesidades básicas de los estudiantesCronograma de EventosEstudio socio económico

41


A3.15 TUTORÍAS

Objetivo: Establecer los lineamientos para la aplicación de Tutorías.


Capacitar a los profesores guías sobre las obligaciones, responsabilidades y la forma de trabajo para el año lectivo, y las directrices del Plan de Acción Tutorial de acuerdo a los Lineamientos del plan de acción tutorial.

Coor. DOBE

Realizar un análisis de las debilidades, fortalezas del curso, detectar los estudiantes que posiblemente presenten necesidades educativas especiales, y entregar el diagnóstico del aula a cada uno de los profesores guías designados mediante entrevista, y conjuntamente con el profesor guía generar estrategias para el año lectivo, por cada uno de los cursos, realizando un acta de constancia entre el profesor guía y la coordinadora del DOBE

Coor. DOBE

Generar un Plan de acción Tutorial, mediante estrategias, y las transformaran en actividades puntuales para mejorar y apoyar a los estudiantes (Con actividades para reducir el impacto entre compañeros, entre alumno – docente, y para mejorar las relaciones familiares o reducir su impacto), y entregar a la coordinadora del DOBE para su revisión y aprobación.Todo cambio en los planes generados por los tutores debe ser tramitado por los profesores guías para su revisión y aprobación por la coordinadora del DOBE.

Profesor Guía.Coord. DOBE

Ejecutar el plan de acción tutorial por cada uno de sus cursos, y presentaran a la coordinadora del DOBE un informe en la reunión mensual del avance y cumplimiento del plan y retroalimentaran si las estrategias planificadas están generando resultados.En el caso que no estén generando resultados los profesores guías replantear otras estrategias y actualizaran el plan de acción tutorial, de acuerdo a las necesidades del curso, luego de las recomendaciones del profesor guía y la confirmación por parte de la coordinadora del DOBE.

Profesor Guía.

DEL SEGUIMIENTO ACADÉMICO DE LOS PROFESORES GUIAS A SUS TUTORIADOS.

DocentesProfesor Guía.

42


Registrar quincenalmente los inconvenientes académicos y disciplinarios que sean reportados por los docentes sea en los registros diarios o mediante entrevistas. Tomando en cuenta que los problemas pueden ser solucionados por el mismo docente.

Analizar los datos para solicitar las recuperaciones, Si el caso amerita, comunicara a los representantes mediante llamadas telefónicas o citaciones.

DocentesProfesor Guía.

Mantener un diálogo permanente con la finalidad de recabar información pertinente del avance académico de los estudiantes una vez por mes y deberá evidenciar en el Registro de reunión Tutor – Docentes

Profesor Guía.

Realizar una reunión mensual con el profesor guía, inspector de curso y la encargada del DOBE para conocer las novedades presentadas en el curso, entregar un informe a la encargada de curso del departamento de orientación para el análisis con la Coordinadora del DOBE, toma de decisiones y archivo Informe mensual para el DOBE

Profesor Guía.Inspectores

DOBE

Realizar un trabajo individualizado con el estudiantes que presenten problemas académicos o de disciplina el profesor guia deberá quincenalmente, así como las entrevistas que se mantengan con los representantes, evidenciar en el registro Ficha de apoyo individualizado a estudiantes

Tutores

Los docentes que deseen mantener una entrevista con los estudiantes representante. Registrar dicha entrevista en la ficha Registro de entrevista docente – estudiante / representante),

Docentes

Presentar un informe mensual al Rectorado del cumplimiento de los profesores guías, para realizar las acciones correctivas pertinentes

DOBE

PUNTO DE CONTROL

PLAN DE ACCIÓN TUTORIAL

43


A3.16 REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Objetivo: Organizar y conocer la procedencia y la custodia de los registros y documentos


Elaborar un instructivo que defina el registro, ordenación, clasificación y

archivo de la documentación administrativa, económica y académica.

Secretaria General

Presentar a Rectorado el instructivo que defina el registro, ordenación,

clasificación y archivo de la documentación administrativa, económica y

académica para el análisis y aprobación.

Secretaria General

Realizar un cronograma de revisión de documentación existente por

departamento (trimestral)

Secretaria General

Presentar a Rectorado el cronograma de revisión de documentación

existente por departamento para su debida aprobación

Secretaria General

Socializar el cronograma de revisión de documentación existente a todos

los responsables de cada departamento

Secretaria General

Ejecutar la revisión de la documentación existente y elabora el archivo

inicial, con su respectiva codificación y asignación de lugar.

Secretaria General

Revisar conjuntamente con el responsable del departamento, cada tres

meses el archivo existente y actualizar cuando lo amerite.

Secretaria General

Departamentos.

Elaborar el registro de archivo de documentos (activo, pasivo y muerto)

pertinente con las respectivas firmas de responsabilidad.

Secretaria General

Archivar el registro original de archivo de documentos (activo, pasivo y

muerto) y entregar una copia al responsable del departamento.

Secretaria General

PUNTO DE CONTROL

Registro de Archivo

44


A3.17 PROMOCIÓN DE SALUD Y CALIDAD DE VIDA.

Objetivo: Brindar una atención médica rápida al estudiante afecto de alteraciones en su estado

de salud general.


Recibir al estudiante: Se inicia con la recepción de la identificación del

estudiante, que indica su condición legal académica.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Elaborar una Historia Clínica.: Se procede a receptar datos de

identificación, antecedentes personales y familiares y signos vitales.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Entrevista Médica Sintomática al paciente: Una vez identificado el

usuario, se inicia la anamnesis, en la que se descripción cronológica de

signos y síntomas del problema de salud actual.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Evaluación Física del usuario: Previa una breve explicación de la

evaluación física a realizarse, se procede a analizar semiológica y

semiotécnicamente al usuario, en busca de alteraciones.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Registro del problema de salud en hoja de evolución: Por medio del sistema SOAP, se detallará lo encontrado durante la consulta médica, tanto en la anamnesis como en el examen físico.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Análisis del caso clínico: Se realiza un análisis clínico, y se pueden

presentar los siguientes resultados: necesidad de remitir a un

especialista, se le deben realizar exámenes complementarios, se puede

prescripción de medicamentos o se remite con urgencia a centros de

mayor complejidad.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Emisión de tratamiento Médico específico: De ser el caso en el que se

trate de una enfermedad leve que puede ser manejada se prescribe los

medicamentos a ser administrados, entregando la respectiva receta

Dispensario Médico

Estudiantil.

45


médica.

Formulación de solicitudes de exámenes médicos específicos: Si el

análisis clínico del problema de salud no es emergente y requiere

estudios complementarios, se formula el pedido de exámenes necesarios.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Remitir a un especialista: Si el resultado es remitir al paciente, se llena el

formulario de interconsulta informando el diagnóstico.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Transferencia a Unidades de salud de mayor complejidad: Si el

problema de salud requiere de acciones inmediatas y procedimientos

complejos, se activa el plan de contingencia de salud emergente.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Seguimiento con controles posteriores: Independiente del resultado del

análisis clínico, el usuario acudirá posteriormente a un control para

determinar la resolución de su problema de salud.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Registro de la actividad Médica realizada, avalada con la firma del

paciente: Al terminar la consulta médica el usuario deberá registrar su

firma en el registro de actividades diarias, en donde se constata los

procesos realizados durante la misma.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Emisión de certificados Médicos: Se pueden extender dos tipos de

certificados: de concurrencia para justificar la salida o interrupción de

clases, y la de reposo absoluto con permiso para salir de la Institución.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Archivo de Historia Clínica: Se archiva la historia clínica con las nuevas

modificaciones que se realizaron.

Dispensario Médico

Estudiantil.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Capítulo Segundo de la Constitución Política del Estado, referente a los derechos del Buen Vivir,

sección primera, Art. 13.Plan Nacional del Buen Vivir, objetivo 2.

46


A3.18 PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN CONTINUA EN SALUD

Objetivo: Fomentar y difundir medidas preventivas de salud a toda la comunidad estudiantil,

para mejorar las condiciones de vida.


Socialización de servicios Médicos ofertados: Se inicia con la

socialización de los servicios que presta el departamento como beneficio

a los estudiantes.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Difusión de Medidas Preventivas de salud Generales: Se procede a

exponer las medidas básicas de higiene que representan un ámbito de

gran importancia para mejorar las condiciones de salud estudiantil.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Estadísticas mensuales de las consultas Médicas realizadas: Al finalizar

cada mes se realiza un análisis estadístico del estado de salud de la

comunidad estudiantil, por medio de estos datos seguir a los siguientes

pasos identificación de los problemas y búsqueda de soluciones.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Determinación de las patologías prevalentes: Se procede a la

identificación de las patologías más relevantes que causan un porcentaje

alto de concurrencia médica.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Definir acciones en base a datos epidemiológicos obtenidos: Una vez

identificados los problemas de salud se deben plantear las soluciones a

corto y largo plazo, con la finalidad de disminuir los índices de ciertas

afecciones.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Planificación de conferencias por facultades: Dentro de la formación

académica de los estudiantes se conectan las medidas necesarias para

cumplir con los lineamientos en mejora de la salud.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Convenio con Instituciones Afines: De ser el caso en el que se trate de

una patología que manejen instituciones relacionadas, se procede a

convenir su participación activa en los procesos de educación como:

Dispensario Médico

Estudiantil.

47


APROFE, CONSEP, CRUZ ROJA.

Conferencia de Primeros Auxilios: El área de desenvolvimiento de los

estudiantes hace necesario la participación anticipada y emergente, es

por ello que se difundirán medidas básicas de primeros auxilios.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Campaña de Desparasitación: Se desarrollarán campañas de prevención

y tratamiento antiparasitario como parte del cuidado general a los

estudiantes.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Conferencias sobre educación sexual y reproductiva: Si el problema de

salud requiere de acciones específicas por determinados organismos,

como APROFE para exposiciones inherentes a su finalidad.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Evaluación de resultados obtenidos: Luego de aplicadas las medidas que

enfocan la educación en salud, se requiere evaluar los resultados

obtenidos.

Dispensario Médico

Estudiantil.

Elaboración de un Diagnóstico de Salud Estudiantil: Al terminó de la

planificación y ejecución de las actividades de educación en salud se

requiere realizar un informe con todos los lineamientos determinando un

diagnóstico general de la salud estudiantil.

Dispensario Médico

Estudiantil.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Capítulo Segundo de la Constitución Política del Estado, referente a los derechos del Buen Vivir,

sección primera, Art. 13.Plan Nacional del Buen Vivir, objetivo 2.

48


A3.19 PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN CONTINUA EN SALUD

49


B. PROCESO PRINCIPAL: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

B1. ATENCIÓN E INFORMACIÓN AL PÚBLICO

B.1.1 MEDICIÓN DE ATENCIÓN AL CLIENTE

Objetivo: Satisfacer a la comunidad educativa mediante el servicio brindado


Dar la bienvenida a través de un cordial saludo Guardia de seguridad

Tomar y registrar los datos del visitante (cliente interno y externo),

solicitando una credencial que acredite la veracidad del cliente

Guardia de seguridad

Entregar una credencial de visitante y guiar hacia el departamento

solicitado


Dar la bienvenida a través de un cordial saludo y brindar toda la

información general requerida por el cliente interno y externo

Departamentos

Asegurar que el cliente interno o externo (visitante) haya sido atendido

en el departamento solicitado, mediante el llenado de una encuesta de

Satisfacción al cliente


Devolver la credencial al visitante Guardia de seguridad

Recolectar las encuestas del buzón de sugerencias y tabular las mismas Asistente Administrativa

Bibliotecaria

Entregar a Rectorado un reporte mensual(un día luego de culminar el

mes) de la tabulación de las encuestas de satisfacción al cliente para el

análisis y aprobación respectivo


Bibliotecaria




Bibliotecaria

INDICADOR

Satisfacción del cliente\Atención Brindada

PUNTO DE CONTROL

Encuestas de Satisfacción al Cliente

50


B2. GESTIÓN DE LAS RELACIONES Y COMUNICACIONES INSTITUCIONALES

B.2.1 CONFORMACIÓN DE ESCUELA PARA PADRES

Objetivo: Proporcionar herramientas para el adecuado desenvolvimiento dentro del núcleo familiar


Elaborar una circular citando a padres de familia DOBE

Explicar la función e importancia de la escuela para padres DOBE

Inscribir a los que desean vincularse a la escuela de padres DOBE

Anotar los datos personales de cada padre que integra la organización DOBE

Elaborar el Cronograma de actividades de Escuela para Padres DOBE

Padre de Familia

Firmar el acta de compromiso Padres de familia e

integrantes

Asistir puntalmente a los talleres y actividades Padres de familia e

integrantes

PUNTO DE CONTROL

Cronograma de Actividades de Escuela para Padres

51


B.2.2 ASISTENCIA DE PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE

SERVICIO A TALLERES DE CAPACITACIÓN

Objetivo: Establecer relaciones institucionales fortaleciendo la capacitación del personal


Recibir publicaciones, anuncios, invitaciones, email sobre talleres de

capacitación

Secretaria General

Registrar en el formato de publicaciones, anuncios, invitaciones, email

recibidos sobre talleres de capacitación y dar seguimiento de los mismos

Secretaria General

Seleccionar al personal docente, administrativo y de servicio para que

asistan a la capacitación de acuerdo a la temática

Rectorado

Vicerrectorado académico

Recursos Humanos

Informar por escrito al personal docente, administrativo y de servicio

seleccionados

Rectorado

Vicerrectorado académico

Recursos Humanos

Asistir al taller de capacitación Personal docente,

administrativo y de

servicio

Presentar un informe escrito sobre la capacitación recibida y entregar al

Dpto. de Evaluación

Personal docente,

administrativo y de

servicio

Socializar la temática recibida en el seminario a todo el personal

docente, administrativo y de servicio cuando lo amerite

Personal docente,

administrativo y de

servicio capacitado

Recursos Humanos

(Logística)



Recursos Humanos

Secretaria General

INDICADOR

Número capacitaciones recibidas mensualmente \ Número mensual de publicaciones, anuncios,

52


invitaciones, email sobre talleres de capacitación

53


B.2.3 ARCHIVO DOCUMENTAL DE RELACIONES Y COMUNICACIONES CON

INSTITUCIONES, ORGANISMOS Y PERSONAS

Objetivo: Apoyar a la gestión administrativa a lo que refiere a las relaciones con otras instituciones


Recibir publicaciones, anuncios, invitaciones, emails de otras

instituciones, organismos o personas en general

Secretaria General

Registrar en el formato de publicaciones, anuncios, invitaciones, email

recibidos y dar seguimiento de los mismos

Secretaria General

Entregar a Rectorado para seleccionar al personal docente,

administrativo, de servicio y estudiantes que asistan de acuerdo al

evento

Secretaria General

Rectorado

Gestionar y distribuir una copia a los responsables a participar en el

mencionado evento

Secretaria General

Asistir al evento Personal designado

Presentar un informe escrito sobre el evento asistido y entregar a

Rectorado

Personal designado

Analizar y receptar el informe escrito del evento asistido y entregar a

Secretaria General para el archivo correspondiente y posibles convenios

cuando lo amerite

Rectorado



Secretaria General

INDICADOR

Número de publicaciones, anuncios, invitaciones, emails asistidas mensualmente \ Número de

publicaciones, anuncios, invitaciones, email recibidas mensualmente

Elaborado por:

..........................................

NOMBRE: ING.SONIA BARRENO, GALO ROBAYOCARGO: DPTO. EVALUACIÓNFECHA:22/05/2012

Revisado por:

.........................................

NOMBRE: ING. GRISELDA NÚÑEZCARGO: RECTORADOFECHA:22/05/2012

Aprobado por:

……………………………

NOMBRE: ING. GRISELDA NÚÑEZCARGO: RECTORADOFECHA:22/05/2012

54

manual de procedimientos

Documents