Autores: 

Bohórquez Lino RosaPonce Arreaga Lucía

  Materia: Auditoria II Docente: C. P. A. Carlos Parrales Choez Curso: 6/50 CPA Fines de Semana

 

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO DE

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Y DETERIORO

INTRODUCCION

El presente trabajo trata de determinar el procedimiento de auditoría a seguir para auditar los activos fijos no financieros de una Institución Educativa bajo la NIC 16, desde el ámbito y aplicación de las NIAS.

OBJETIVOS OBEJTIVO GENERAL Establecer un esquema de manejo administrativo y contable adecuado de los

activos fijos en una Institución Educativa Particular acorde con sus necesidades y con los requerimientos legales establecidos como una herramienta de control.

  Propiedad: Comprobar que todos los bienes que figuran en el balance se encuentren en

posesión de la empresa o de terceros.   Existencia Física: Comprobar que los activos existen y figuran en el rublo de propiedad, planta y

equipo   Medición: Comprobar que los activos fijos estén valuados a su costo o a su valor

razonable, menos depreciación acumulada o provisión por desvalorización   Cumplimiento de las normas contable: Verificar si se ha cumplido con el registro adecuado en función a las NIC y NIFF

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar un diagnóstico de la situación actual de los activos de la Universidad Tecnológica Equinoccial.

Identificar los elementos del sistema de activos fijos.

Establecer las necesidades de un esquema de control de activos fijos en particular.

Diseñar un sistema uniforme de registro contable que permita el control y verificación física.

Definir niveles de responsabilidades por uso y/o custodia.

ALCANCE

Este capítulo realizara una revisión de las definiciones y normativas que fundamenta el tratamiento de los activos fijos de una institución, ahora conocidos como propiedad, planta y equipo, su manejo, depreciación, deterioro y demás implicaciones.

Propiedades, planta y equipos.

Definición   “Las propiedades, planta y equipo son activos tangibles que:

posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y se esperan usar durante más de un periodo.”

  “Importe en libros es el importe por el que se reconoce un

activo, una vez deducidas la depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas.”

Esta definición es importante para establecer el valor de cada bien, tomando en cuenta el paso del tiempo y de la depreciación que va disminuyendo paulatinamente el valor que representa para la empresa o institución.

DEPRECIACION

Importe depreciable es el costo de un activo, u otro importe que lo haya sustituido, menos su valor residual.

Es decir que para realizar el cálculo de la depreciación, primero se debe calcular el importe depreciable, el cual se obtiene de restar el valor residual del valor total de compra del bien.

La norma contable nic 16 comenta también que:  Se depreciará de forma separada cada parte de un elemento

de propiedades, planta y equipo que tenga un costo significativo con relación al costo total del elemento. El cargo por depreciación de cada periodo se reconocerá en el resultado del periodo, salvo que se haya incluido en el importe en libros de otro activo. El método de depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al cual se espera que sean consumidos, por parte de la entidad, los beneficios económicos futuros del activo.

  Una vez que se calcule la depreciación de cada periodo y por

cada tipo de bien, este valor debe ser reconocido en el balance de resultados de la entidad. Así mismo acepta que existe más de una forma de calcular la depreciación; los métodos más conocidos son: método de línea recta, suma de los dígitos del año, y saldo decreciente.

IMPORTANCIA La depreciación cumple una función importante: la de reflejar el

uso de los bienes de una institución, ya que el valor del bien va decrementando con la depreciación y presenta cada periodo el valor disminuido que refleja el valor a la fecha de cada bien.

  Si no se utilizaría la depreciación, principalmente se tendrían dos

situaciones:   Los bienes no reflejan el valor al fin de cada periodo, ya que

tendrían el mismo valor todo el tiempo, cosa que es incierta debido a que el desgaste normal del uso, evita que el activo tenga el mismo costo con el paso del tiempo.

  La institución no reflejaría el costo real de la operación al omitir el

costo de la depreciación de los bienes en cada periodo reportado.

Deterioro de propiedades, planta y equipos.

Para determinar si un elemento de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor, la entidad aplicará la NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos. En dicha Norma se explica cómo debe proceder la entidad para la revisión del importe en libros de sus activos, cómo ha de determinar el importe recuperable de un activo, y cuándo debe proceder a reconocer, o en su caso, revertir, las pérdidas por deterioro del valor

Identificación de un bien que podría estar deteriorado equipos.

Una pérdida por deterioro es el exceso del importe en libros de un activo sobre su importe recuperable.

  La norma comenta que:

La entidad evaluará, al final de cada periodo sobre el que se informa, si existe algún indicio de deterioro del valor de algún activo. Si existiera este indicio, la entidad estimará el importe recuperable del activo.

Con independencia de la existencia de cualquier indicio de deterioro del valor, la entidad deberá también:◦ Comprobar anualmente el deterioro del valor de cada activo intangible con una vida

útil indefinida, así como de los activos intangibles que aún no estén disponibles para su uso, comparando su importe en libros con su importe recuperable. Esta comprobación del deterioro del valor puede efectuarse en cualquier momento dentro del periodo anual, siempre que se efectúe en la misma fecha cada año. La comprobación del deterioro del valor de los activos intangibles diferentes puede realizarse en distintas fechas. No obstante, si dicho activo intangible se hubiese reconocido inicialmente durante el periodo anual corriente, se comprobará el deterioro de su valor antes de que finalice el mismo.

MEDICION DEL IMPORTE RECUPERABLEImporte recuperable de un activo o de una unidad

generadora de efectivo es el mayor entre su valor razonable menos los costos de disposición y su valor en uso.

No siempre es necesario determinar el valor razonable del activo menos los costos de disposición y su valor en uso. Si cualquiera de esos importes excediera al importe en libros del activo, éste no sufriría un deterioro de su valor y no sería necesario estimar el otro importe

Resumen Técnico NIC 36, IASC. Párrafo 6

POLITICAS

Con el objetivo de mantener uniformidad en el control de los bienes de la entidad.◦ Todas las decisiones de compra y/o venta deberán ser

aprobadas por el rector de la institución

◦ El requerimiento de propiedades y equipos tales como: muebles y enseres, equipos de oficina, equipos de computación, etc, deberá estar sustentado por escrito, dirigido al departamento financiero y aprobado por el rector.

◦ Los bienes adquiridos cuyo valor sea superior a 100 dólares ($100) serán considerados o registrados como propiedades planta y equipos de la unidad educativa, siempre y cuando su vida util sea igual o mayor al tiempo de depreciación definido para el grupo al cual pertenece.

El registro contable de la cuenta de Propiedad, planta y equipos de las adquisiciones deberá realizarse en un tiempo no mayor a 20 días laborables después de haber sido cancelada al proveedor la factura correspondiente.

El método de depreciación de propiedades, planta y equipo que aplicara la institución será el de línea recta, de acuerdo al porcentaje anual para cada uno de los valores de cativos establecidos según la Ley de Régimen Tributario Interno:◦ Terrenos: no aplica◦ Edificaciones: 5% anual◦ Muebles y enseres: 10% anual◦ Equipos de oficina: 10% anual◦ Equipos de computacion: 33.33% anual◦ Vehiculo: 20% anual

La depreciación se calculara a partir del siguiente mes de la fecha de compra del bien, es decir que el ítem depreciara meses completos.

Todo traslado o traspaso de bienes debe ser registrado mediante el respectivo formulario al momento de producirse y remitirse una copia al auxiliar contable.

En el caso de adiciones y/o mejoras a cualquier bien existente, el departamento financiero determinara si esta le da valor al bien referido, en cuyo caso se sujetara a los mismos términos y condiciones: de lo contrario el valor del ítem comprado será reconocido como gasto.

La administración de los bienes será responsabilidad del rector, el cual designa dicha actividad al inspector general de la institución.

El control contable, físico y lógico de los bienes será responsabilidad del auxiliar contable, auxiliar de biblioteca y personal .

PROCEDIMIENTOS

Procedimiento para compra de equipos

Procedimientos para dar de baja un equipo

Proceso para traspaso de un bien de un departamento a otro.

Procedimiento para mantenimiento de equipos

PROCEDIMIENTOS RIESGOS CONTROLES

a) Recibir mínimo 3 cotizaciones del activo fijo que se va a comprar.

 b) Determinar cuál de estas

cotizaciones es la más conveniente para efectuar la compra, si no, será devuelta al área de compras, manifestando el motivo de su no aprobación.

 c) Ya aprobada la cotización, se

entrega con visto bueno de autorización, del vicepresidente administrativo para efectuar la compra, al área compras.

 d) Recibir y verificar la información

de los activos fijos, que componen cada punto de venta.

  e) Entregar información de los

activos fijos, por punto de venta, a la aseguradora, teniendo en cuenta las fechas establecidas por la aseguradora.

 f) Recibir la factura de la

aseguradora y entregarla con vistos de autorización para su pago, por parte del vicepresidente administrativo, soportada con la información de cada punto de venta con su valor asegurado

 

                         Entregar información con datos inexactos, ficticios e irregulares a la aseguradora 

                         Establecer requisitos en la rendición de informes de acuerdo a las exigencias de la aseguradora.Definición clara y precisa, de los procedimientos de recepción de la información junto con sus requisitos y establecer periodos de entrega. 

    APROBADO: FECHA:

MATRIZ DE EVALUACIÓN PARA EL CONTROL INTERNO PARA LOS ACTIVOS FIJOS DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO