manual de presupuesto - ccneiva.orgmanual de presupuesto de ingresos, egresos e inversiones...

CÁMARA DE COMERCIO DE NEIVA CÓDIGO:

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA FECHA:3 ABRIL 2017

MANUAL DE PRESUPUESTO DE INGRESOS, EGRESOS E INVERSIONES

VERSIÓN: 9. PAG. 1 de 36

1

MANUAL DE PRESUPUESTO

CÁMARA DE COMERCIO DE NEIVA





2

OBJETIVO: Definir los lineamientos para el manejo y control del presupuesto de la Cámara de Comercio de Neiva, el cual se rige por lo establecido en el Decreto 4698 de 2005 y Decreto 1074 de 2015, del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Así mismo, con en el presente documento se pretende dar a conocer el procedimiento para su elaboración, periodicidad y responsabilidades. ALCANCE: Aplica para todos los procesos de la Cámara de Comercio de Neiva. Incluye la elaboración, manejo y control del Presupuesto. RESPONSABLES:

• Junta Directiva: aprobar el presupuesto de la entidad.

• Presidente Ejecutivo: Presentar el presupuesto a la Junta Directiva y evaluar su ejecución.

• Dirección Administrativa y Financiera: Administrar y asignar el presupuesto a cada una de las dependencias, hacer control en la ejecución de los presupuestos aprobados.

• Directores de departamento, seccional y sede: ejecutar el presupuesto de acuerdo a lo aprobado en los planes de acción y hacer Autocontrol de su ejecución.





3

CONTENIDO PÁGINA

1. Presentación 11

2. Políticas Generales para la elaboración del presupuesto 12

2.1.- Base de Presupuesto 12

2.2.- Plan contable y estructura de gastos 12

2.3.- Programación de actividades 12

2.4.- Programación de gastos de rutina 12

2.5.- Conversión 13

2.6.- Revisión 13

2.7.- Aprobación 13

3. Estructura de Gastos por centros de costos 13

3.1. Centro de Costos Registros Públicos 13

3.2. Centro de Costos MASC 14

3.3. Mejoramiento al Entorno y de la competitividad 14

3.4. Centro de Costos Desarrollo Empresarial 14

3.5. Centro de Costos Promoción del Comercio 15

3.6. Centro de Costos Gestión estratégica 15

3.7. Centro de Costos Gestión administrativa y de soporte 16

4. Procedimiento de actualización o modificación del catalogo del manual de uso 16

5. Instructivo de cuentas presupuestales 17

6.- Ingresos Públicos – Operacionales 17

6.1.- Del Registro Mercantil. 17

6.1.1.- Matrículas 17

6.1.2.- Renovaciones 17

6.1.3.- Inscripciones 17

6.1.4.- Formularios 17

6.1.5.- Certificados 17

6.2.- Del Registro de Proponentes 17





4

6.2.1.- Inscripción de proponentes 17

6.2.2.- Renovación Proponentes 18

6.2.3.- Formularios 18

6.2.4.- Certificados 18

6.3.- Del Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro 18

6.3.1.- Inscripción E.S.A.L. 18

6.3.1.- Certificados E.S.A.L. 18 6.4.- Ingresos Públicos – No operacionales 18

6.4.1.- Intereses 18

6.4.2.- Otros Ingresos Públicos 18

6.4.2.1.- Arrendamiento Construcciones y Edificios 18

6.4.3.- Indemnizaciones 18

6.4.3.1.- Por incapacidades Laborales 18

6.4.4.- Otros Ingresos Públicos 18

6.4.4.1.- Otros Ingresos 18

7.- Recursos del Balance 19

7.1.- Superávit de Tesorería 19

7.2.- Reinversión 19

8.- Ingresos Privados 19

8.1.- Ingresos Operacionales – Privados 19

8.1.1.- Afiliaciones 19

8.1.2.- Conciliación Arbitraje 19

8.1.3.- Publicación Balances 19

8.1.4.- Venta de Información Comercial 19

8.1.5.- Ingresos Eventos Varios 19

8.1.6.- Venta de Hojas de Libros de Comercio 20

8.1.7.- Capacitaciones varias privadas 20

8.1.8.- Comisiones 20

8.2.- Ingresos Privados – No operacionales 20

8.2.1- Incapacidades Privados 20

8.2.2.- Intereses 20





5

8.2.3.- Otros Ingresos – Privado 20

8.3.- Recursos del Balance 20

9.- Gastos Públicos 20

9.1.- Gastos Públicos – Operacionales de Administración 20

9.1.1.- Gastos de Personal 20

9.1.1.1.- Sueldos 21

9.1.1.2.- Horas Extras y Recargos 21

9.1.1.3.- Viáticos 21

9.1.1.4.- Auxilio de Transporte 21

9.1.1.5.- Cesantías 21

9.1.1.6.- Intereses sobre Cesantías 21

9.1.1.7.- Prima de Servicios 21

9.1.1.8.- Vacaciones 21

9.1.1.9.- Primas Extralegales 21

9.1.1.9.1.- Prima de Vacaciones 21

9.1.1.9.2.- Bonificaciones 21

9.1.1.10.- Dotación y Suministro Trabajadores 21

9.1.1.11.- Indemnizaciones Laborales 21

9.1.1.12.- Capacitación Personal 21

9.1.1.13.- Aportes Seguridad Social. 22

9.1.1.13.1.- Aportes ARL 22

9.1.1.13.2.- Aportes EPS 22

9.1.1.13.3.- Aportes Fondos de Pensiones 22

9.1.1.14.- Aportes Parafiscales 22

9.1.1.14.1.- Aportes Caja Compensación 22

9.1.1.14.2.- Aportes ICBF 22

9.1.1.14.3.- Aportes SENA 22

9.1.15.- Otros 22

9.1.15.1.- Relaciones Industriales Publico 22

9.1.15.2.- Apoyo económico Aprendices 22

9.1.2.- Honorarios 22





6

9.1.2.1 Honorarios Revisor Fiscal 22

9.1.2.2 Otros Honorarios 22

9.1.3.- Impuestos 23

9.1.4.- Arrendamientos 23

9.1.4.1.- Construcciones y Edificaciones 23

9.1.4.2 Equipo de Oficina 23

9.1.4.3 Vehículos 23

9.1.4.4 Otros Arrendamientos 23

9.1.5.- Contribuciones y Afiliaciones 23

9.1.5.1.- Contribuciones Súper Industria y Comercio 23

9.1.5.2.- Sostenimientos Confecámaras 23

9.1.5.3.- Contribuciones Contraloría General 23

9.1.5.4.- Otras Contribuciones 23

9.1.6.- Seguros 23

9.1.6.1 Seguro de Vida Colectivo 23

9.1.6.2 Seguro Responsabilidad Civil Extracontractual 23

9.1.6.3 Otros Seguros 23

9.1.7.- Servicios 24

9.1.7.1.- Aseo y Vigilancia 24

9.1.7.2.- Servicio de Higiene y Aseo 24

9.1.7.3.- Servicios Temporales 24

9.1.7.4.- Procesamiento de datos 24

9.1.7.5.- Acueducto y Alcantarillado 24

9.1.7.6.- Energía Eléctrica 24

9.1.7.7.- Teléfono 24

9.1.7.8.- Correo, Portes y Telegramas 24

9.1.7.9.- Transporte y Acarreos 25

9.1.7.10.- Administración Propiedad Horizontal 25

9.1.8.- Gastos legales 25

9.1.9.- Mantenimiento y Reparaciones 25

9.1.9.1.- Mantenimiento Construcciones y Edificaciones 25





7

9.1.9.2.- Mantenimiento Equipo de Oficina 25

9.1.9.3.- Mantenimiento de flota y equipo de transporte 25

9.1.9.4.- Mantenimiento de licencias y Software 25

9.1.9.5 Adecuación e instalación 25

9.1.9.5.1 Otras Adecuaciones 25

9.1.10.- Gastos de Viaje 25

9.1.10.1.- Alojamiento y Manutención 25

9.1.10.2.- Pasajes Aéreos 25

9.1.10.3 Pasajes Terrestres 25

9.1.11.- Depreciaciones 26

9.1.11.1 Depreciación Equipo de Oficina 26

9.1.11.2 Depreciación Maquinaria y Equipo 26

9.1.11.3 Depreciación Equipo de Computo 26

9.1.11.4 Depreciación Flota y Equipo de Transporte 26

9.1.12.- Amortizaciones 26

9.1.13.- Diversos 26

9.1.13.1.- Libros, Suscripciones, periódicos y revistas 26

9.1.13.2 Materia Impreso 26

9.1.13.3.- Elementos de Aseo y Cafetería 26

9.1.13.4.- Útiles de Papelería y fotocopias 26

9.1.13.5.- Combustible y Lubricantes 26

9.1.13.6.- Casino y Restaurante 26

9.1.13.7.- Otros – Público 26

9.1.13.7.1.- Devoluciones de Ingresos 26

9.1.13.7.2.- Pasantías Empresariales 27

9.1.13.7.3.- Otros Reconocimientos 27

9.1.14.- Provisiones 27

9.1.14.1.- Provisión para inventarios 27

9.1.14.2.- Provisión demandas laborales 27

9.2.- Gastos operacionales de ventas 27

9.2.1.- Publicidad y Propaganda del Registro 27





8

9.2.2.- Información Publicidad Registro Publico 27

9.3.- Gastos Públicos – No Operacionales 27

9.3.1.- Financieros 27

9.3.1.1.- Gastos Bancarios 27

9.3.1.2.- Intereses 28

9.3.1.3.- GMF contribuciones 4 x 1000 28

9.3.2 Demandas incumplimiento de contratos 28

10.- Obligaciones Financieras 28

11.- Inversiones 28

11.1.- Propiedad Planta y Equipo 28

11.2.- Maquinaria y Equipo 28

11.3.- Muebles y Enseres 28

11.4.- Construcciones en curso 28

11.5.- Equipo de Computo 28

11.6.- Equipo de Comunicaciones 28

11.7.- Equipo de Flota y Transporte 28

11.8.- Equipo de Oficina (Electrónico) 28

11.9.- Licencia y Software 28

11.10 Otros Equipos 28

12.- Gastos Privados 29

12.1.- Gastos Privados – Operacionales 29

12.1.1.- Gastos de Personal 29

12.1.1.1.- Sueldos 29

12.1.1.2.- Auxilio de Transporte 29

12.1.1.3.- Cesantías 29

12.1.1.4.- Intereses sobre Cesantías 29

12.1.1.5.- Prima de Servicios 29

12.1.1.6.- Vacaciones 29

12.1.1.7.- Bonificaciones al personal 29

12.1.1.8.- Dotación y Suministro Trabajadores 29

12.1.1.9.- Indemnizaciones Laborales 29





9

12.1.1.10.- Aportes a seguridad social 29

12.1.1.10.1.- Aportes ARL 29

12.1.1.10.2.- Aportes EPS 30

12.1.1.10.3.- Aportes a Fondo de Pensiones 30

12.1.1.11.- Aportes parafiscales 30

12.1.1.11.1-. Aportes Caja Compensación Familiar 30

12.1.1.11.2.- Aportes ICBF 30

12.1.1.11.3- Aportes SENA 30

12.1.1.12.- Relaciones Industriales Privado 30

12.1.2.- Otros Honorarios Privados 30

12.1.3.- Impuestos 30

12.1.4.- Arrendamientos 30

12.1.4.1.- Construcciones y Vehículos privado 30

12.1.4.2.- Otros Arrendamientos 30

12.1.5.- Contribuciones Privado 30

12.1.5.1.- Contribuciones Súper Industria y Comercio 30

12.1.6.- Seguros 31

12.1.6.1.- Otros Seguros 31

12.1.7.- Servicios 31

12.1.7.1.- Acueducto y alcantarillado 31

12.1.7.2.- Energía Eléctrica 31

12.1.7.3.- Teléfono 31

12.1.7.4.- Procesamiento de Datos 31

12.1.7.5.- Correo Portes y telegramas 31

12.1.7.6.- Transportes y Acarreos 31

12.1.7.7.- Administración propiedad horizontal 31

12.1.8.- Otros Gastos Legales 31

12.1.9.- Mantenimiento y Reparaciones 31

12.1.9.1.- Construcciones y Edificaciones 31

12.1.9.2.- Equipo de Oficina 31

12.1.10.- Gastos de Viaje 32





10

12.1.10.1.- Alojamiento y manutención 32

12.1.10.2.- Pasajes aéreos 32

12.1.10.3.- Pasajes Terrestres 32

12.1.11.- Depreciaciones 32

12.1.11.1.- Depreciación Equipo de Oficina 32

12.1.12.- Diversos 32

12.1.12.1.- Comisiones 32

12.1.12.2.- Libros y Suscripciones 32

12.1.12.3.- Material Impreso 32

12.1.12.4.- Elementos de Aseo y Cafetería 32

12.1.12.5.- Útiles de Papelería y fotocopias 32

12.1.12.6.- Gastos de Representación 32

12.1.12.7.- Combustibles y Lubricantes 32

12.1.12.8.- Casino y Restaurante 32

12.1.13.- Otros Privado 33

12.1.13.1.- Gastos Junta Directiva 33

12.1.13.2.- Servicio Afiliados 33

12.1.13.3.- Servicios de Conciliación 33

12.1.13.4.- Publicidad y propaganda 33

12.1.13.5.- Imprevistos 33

12.2.- Gastos Privados – No operacionales 33

12.2.1.- Financieros 33

12.2.1.1.- Gastos Bancarios 33

12.2.1.2.- GMF contribución 4 x 1000 33

12.2.2.- Gastos Diversos 33

12.2.2.1.- Apoyo Obras Sociales - Donaciones 33

12.2.2.2.- Intereses Financieros 33

12.2.2.3.- Otros Privado 34

13.- Obligaciones Financieras 34

14.- Inversiones 34

15.- Modificaciones al Presupuesto 34





11

ADICIONES 34

TRASLADOS 34

PROCEDIMIENTO GENERALES 35

16.- Presentación de informes 36

16.1.- Internos 36

16.2.- Externos 36

16.2.1- Superintendencia de Industria y Comercio 36

16.2.2- Contraloría General de la Republica 36

PRESUPUESTO DE INGRESOS, EGRESOS E INVERSIONES 1. PRESENTACIÓN Cada año, en el último trimestre operativo, la Cámara de Comercio de Neiva, debe proyectar las cifras del presupuesto de Ingresos, Gastos e Inversiones para la siguiente vigencia fiscal. El presupuesto se elabora de conformidad con las proyecciones de ingresos y gastos estimados por áreas y datos específicos de ejecuciones anteriores y proyecciones futuras, crecimiento productivo y planes especiales de la Cámara para la vigencia presupuestal del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año. La aprobación del presupuesto, sus adiciones y traslados corresponde estatutariamente a la Junta Directiva de la Cámara de Comercio de Neiva, y al Presidente Ejecutivo en uso de las facultades conferidas por la Junta Directiva mediante Acuerdo. Con ocasión de la expedición del Decreto 2153 de 1992, proferido en desarrollo del artículo 20 transitorio de la Constitución Política, se eliminó la función de la Superintendencia de Industria y Comercio de aprobar los presupuestos de las Cámaras de Comercio y sus adiciones o traslados, contenidas en el Código de Comercio y en el Decreto 50 de 1981. En consecuencia, las Cámaras de Comercio quedan relevadas de la obligación de someter los presupuestos, sus adiciones y traslados a la aprobación de la Superintendencia de Industria y Comercio. Con el fin de liquidar los derechos que deben cancelar a dicha Entidad, las Cámaras de Comercio enviarán una certificación del Revisor Fiscal respecto del monto del presupuesto y sus adiciones dentro de los 10 días hábiles siguientes a su aprobación. La Cámara de Comercio debe remitir anualmente a través del aplicativo dispuesto por la SIC, el detalle los ingresos y egresos a más tardar el 31 de enero; de otra parte debe reportar el informe trimestral de ejecución presupuestal a más tardar el último día hábil del mes siguiente a la culminación del trimestre respectivo.





12

2.- POLÍTICAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

A continuación se exponen los principales lineamientos que deben cumplir los empleados responsables de elaborar el presupuesto de la entidad con base en las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF para Pymes, y las normas establecidas en el artículo 91 del código de comercio “Los gastos de cada Cámara se pagarán con cargo a su respectivo presupuesto”, el artículo 182 de la Ley 1607 de 2012 y las demás normas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. 2.1.- Base del Presupuesto Los responsables de elaborar las proyecciones y cálculos, deben considerar los planes y programas de cada área acordes con el plan de acción, los proyectos que vienen del año anterior y que deben continuar, los indicadores que afectan su actividad tanto en los Ingresos como en los Gastos, los servicios que se desarrollarán y sus diferentes cronogramas, todo plenamente identificado y en concordancia con el programa anual de trabajo. 2.2.- Plan Contable y Estructura de Gastos Para la proyección del presupuesto se debe utilizar únicamente el plan de cuentas del presente manual y su respectiva distribución por Centros de costos y programas. Así mismo se debe conservar, al proyectar las cifras del presupuesto, el carácter o naturaleza de los recursos y su imputación en público y privado, establecido en estas cuentas. 2.3- Programación de Actividades La fijación de objetivos organizacionales, los programas, las estrategias, actividades y los proyectos a desarrollar, presentado por cada una de las áreas, se deben analizar y seleccionar en Comité de Presidencia, dentro del último trimestre de cada año, acto seguido el Presidente Ejecutivo debe socializar la propuesta de la Administración con los Directores de cada Región. Luego de escuchar las sugerencias y propuestas de los Directores por Regiones, y surtido este trámite, se analiza ante la comisión de la Mesa y se prepara una propuesta para la Junta Directiva en pleno. Responsables: Presidencia Ejecutiva. 2.4.- Programación de Gastos de Rutina (Funcionamiento) Estas cifras corresponden a las cifras del presupuesto que no forman parte de la ejecución de programas o proyectos, su elaboración corresponde a trabajo conjunto con las áreas. Están enmarcados dentro de los gastos operacionales, tanto públicos como privados y son las actividades normales en desarrollo de sus funciones.





13

2.5.- Consolidación Posteriormente se realiza la consolidación de los programas y proyectos a presupuesto, se efectúan los cálculos totales, incluyendo gastos generales de rutina (Funcionamiento), se prepara y consolida la información para ser entregada a la Presidencia Ejecutiva. Fecha límite, tres primeras semanas del mes de noviembre. Responsable: Departamento Administrativo y Financiero 2.6.- Revisión Luego de efectuar revisión, análisis, conveniencia e implicaciones en los objetivos, en las metas y desde el punto de vista financiero, se presenta el informe final. Fecha límite: ultima semana del mes de noviembre. Responsable: Presidencia Ejecutiva y Departamento Administrativo y Financiero. 2.7.- Aprobación Mediante Reunión de Junta Directiva se lleva a cabo la aprobación final, los informes comprenden el plan de acción, conformado por los programas y proyectos, presupuesto anual de Ingresos y presupuesto anual de Egresos y programa de adquisiciones o Inversiones. Fecha Límite: dentro de las tres primeras semanas del mes de diciembre. Responsable: Junta Directiva

3.- ESTRUCTURA DE GASTOS POR PROGRAMAS CENTROS DE COSTOS. La Cámara para efectos financieros y contables, mantiene una estructura por centros de costos y programas, por medio de la cual determina el estado económico en cada una de estas unidades frente a sus actividades. A continuación se definen los centros creados y sobre los cuales se debe presupuestar: Centro de Costos Registros Públicos, Centro de Costos Métodos Alternativos para la solución de conflictos, Centro de Costos Mejoramiento al Entorno y de la competitividad, Centro de Costos Desarrollo Empresarial, Centro de Costos Promoción del Comercio, Centro de Costos Gestión Estratégica, Centro de Costos Junta Directiva, Centro de Costos Gestión Administrativa. 3.1.- Centro de Costos Registros Públicos. Incluye los gastos relacionados con todas las actividades, áreas, programas y/o proyectos que se puedan asignar a las funciones de los registros Públicos. En este centro de costos podrán agruparse los gastos relacionados con:





14

• Áreas: Sedes, seccionales, oficinas receptoras y puntos de atención, áreas legales, jurídicas o de registro, áreas tecnológicas, áreas de archivo y simplificación de trámites, servicio al cliente, entre otros.

• Programas y/o proyectos: Campañas de promoción y publicidad de los registros delegados, convenios con bancos, costumbre mercantil, programa RUE, investigaciones jurídicas relacionadas con el tema registral, cámaras móviles, apoyo a otras cámaras de comercio para el desarrollo de la actividad registral, programas de seguridad y mantenimiento de la plataforma tecnológica soporte del sistema registral, servicio al cliente, servicios virtuales y actuación como comisionado en temas de bienes entre otros.

• Rubros directos: Gastos de personal, Honorarios, Impuestos, Arrendamientos, Contribuciones, Seguros, Servicios, Transportes y Acarreos, Gastos Legales, Mantenimiento Adecuaciones, Gastos de Viaje, Depreciaciones y Amortizaciones, Gastos Diversos, Publicidad, Provisiones y Gastos financieros..

3.2. Centro de Costos Métodos Alternativos para la solución de conflictos. Incluye los gastos asociados con las actividades relacionadas a los servicios de los métodos alternativos de solución de conflictos como Arbitraje, Conciliación escolar, (al igual que en los registros públicos se incluyen todos los costos, gastos en que se incurran o generen estos programas) Áreas: Centros de conciliación, arbitraje y amigable composición, Centros comunitarios de conciliación. Programas y/o proyectos: Conciliación escolar, jornadas de arbitraje y conciliación, servicios especializados, posicionamiento internacional de Centros de arbitraje y conciliación, encuentros y foros con la comunidad para el beneficio general e inversión social, desarrollo de marcos normativos, entre otros. Rubros directos: Honorarios, Servicios, Gastos de Viaje, Gastos Diversos, Servicio de Publicidad y otros servicios asignables en forma directa a estas actividades. 3.4.- Mejoramiento al Entorno y de la competitividad Busca el mejoramiento regional de las jurisdicciones de la cámara a través de programas como seguridad y convivencia, calidad de vida, veedurías, ciencia y tecnología, espacio público, transparencia, consejo regional de competitividad, redes empresariales, atracción de inversión y promoción de la región, entre otras. Áreas: Dirección de competitividad, veedurías, áreas de desarrollo regional, gestión de proyectos. Programas y/o proyectos: Veeduría, centros de política regulatoria, seguridad ciudadana, mejoramiento de la educación, concejos ínter gremiales, gestión urbana, mejoramiento de la infraestructura regional, seguimiento a la gestión pública, estudios e investigaciones, observatorios, promoción de la ciudad, entre otros. Rubros directos: Gastos por diferentes conceptos contables que puedan ser imputados en forma directa a este centro de costos, como son: Gastos de personal, Honorarios, Impuestos, Arrendamientos, Contribuciones, Servicios, Mantenimiento Gastos de Viaje, Gastos Diversos y Publicidad. 3.5.- Centro de Costos Desarrollo Empresarial Agrupa actividades que apoyan el emprendimiento, generación de nuevas empresas o su formación y estudios de factibilidad. Incluye apoyo a las empresas en el mejoramiento de su gestión mediante la





15

implementación de herramientas y/o metodologías de administración como calidad (ISO), mercadeo planeación estratégica., administración financiera, consultoría empresarial, capacitación, suministro de información comercial. Se considera igualmente como un apoyo al empresario otras actividades que realizan las cámaras. Área: Nueva empresa, centros de desarrollo empresarial, promoción y desarrollo, áreas de apoyo empresarial. Programas y/o proyectos: Centro nueva empresa, impulso y consolidación, información orientación y sensibilización, creación de empresas, convenios de cooperación, promoción del emprendimiento, asesorías técnicas y consultorías para la información de nuevas empresas y/o definición de nichos de mercado, apoyo a microempresarios, promoción de la industria regional, incubadoras de empresas, alianzas productivas tendientes a la creación de nuevas empresas, redes de consultores, consultorías y empresariales, megaproyectos agroindustriales y comerciales, programas de capacitación, convenios de apoyo empresarial, suministro de información comercial, masificación de tecnologías de información y comunicación, certificación digital, apoyo a Mipymes, servicios de salones y equipos, entre otros. Rubros directos: Gastos por diferentes conceptos contables que puedan ser imputados en forma directa a este centro de costos, como son: Gastos de personal, Honorarios, Impuestos, Arrendamientos, Contribuciones, Seguros, Servicios, Transportes y Acarreos, Gastos de Viaje, Gastos Diversos, y Publicidad. . 3.6.- Centro de Costos Promoción del Comercio. Facilita la identificación de nuevas oportunidades comerciales a nivel local, regional, nacional e internacional. Promueve y facilita la participación de los empresarios en ferias, misiones y ruedas de negocios. Áreas: Promoción del comercio, áreas de comercio exterior, Encuentros, centros de exposiciones, ferias y convenciones. Programas y/o proyectos: Misiones empresariales, apoyar a los comerciantes para su participación en ferias, ruedas de negocios, oportunidades comerciales, exhibiciones, festivales sectoriales, directorios feriales, proyectos especiales, contactos comerciales, promoción de inversiones, promoción del comercio exterior, entre otros. Rubros directos: Gastos por diferentes conceptos contables que puedan ser imputados en forma directa a este centro de costos, como son: Gastos de personal, Honorarios, Arrendamientos, Contribuciones, Servicios, Transportes y Acarreos, Adecuaciones, Gastos de Viaje, Gastos Diversos y Publicidad. 3.7.- Centro de Costos Gestión estratégica Incluyen actividades relacionadas con la Junta Directiva, Presidencia o Dirección Ejecutiva, Planeación o áreas similares, organización y métodos y administración de Afiliados (Afiliación, asambleas y mantenimiento de afiliados). Áreas: Dirección Ejecutiva, Junta Directiva, Comunicaciones, Planeación, Afiliados, Relaciones Públicas, Auditoria y/o control interno para las Cámaras de Comercio donde exista esta área.





16

Programas y/o proyectos: Cobertura y fidelización, conocimiento del cliente y estrategia de servicios, sistemas de gestión, promoción institucional, imagen corporativa, mantenimiento de afiliados, asambleas de afiliados, distinciones empresariales, elecciones de junta directiva, etc. Rubros directos: Gastos por diferentes conceptos contables que puedan ser imputados en forma directa a este centro de costos, como son: Gastos de personal, Honorarios, Contribuciones, Servicios, Transportes y Acarreos, Mantenimiento, Gastos de Viaje, Gastos Diversos y Publicidad.

3.8. Centro de Costos Gestión administrativa y de soporte.

Este centro de costos está asociado al grupo de funciones de apoyo estratégico y administrativo. Las actividades que se desarrollan y asignan a este centro de costos, se derivan del cumplimiento de las normas vigentes para las entidades de derecho privado, en materia contable, administrativa, financiera, tributaria, cambiaria, comercial, laboral y la elaboración de informes para los organismos de vigilancia y control, entre otros. También se imputarán a este centro de costos todas las acciones encaminadas al mejoramiento, sostenimiento de la gestión y actividades que se deriven del cumplimiento de las funciones. Comprende actividades para la gestión del recurso humano, contabilidad, administración financiera, servicios generales. Áreas: Administrativa y financiera, servicios generales y logística, contabilidad, tesorería, recursos humanos, presupuesto, seguridad administrativa, archivo y correspondencia. Programas y/o proyectos: Gestión del talento humano, mantenimiento y desarrollo de la infraestructura administrativa. Rubros contables: Gastos que no puedan ser imputados en forma directa a los centros de costos misionales, Gastos de personal, Honorarios, Impuestos, Arrendamientos, Contribuciones, Seguros, Servicios, Transportes y Acarreos, Gastos Legales, Mantenimiento Adecuaciones, Gastos de Viaje, Gastos Diversos, Publicidad, Provisiones y Gastos financieros. 4. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACION O MODIFICACION DEL CATALOGO Y MANUAL DE

USO (CENTRO DE COSTOS). El presente Catálogo y Manual de uso podrá ser actualizado o modificado periódicamente en virtud de las necesidades de las Cámaras de Comercio o de cambios en la normatividad aplicable a las mismas.





17

5.- INSTRUCTIVO DE CUENTAS PRESUPUESTALES La descripción de cada una de las cuentas corresponde a la naturaleza contable que se tomará como base para la ejecución de los pagos. La designación de público o privado obedece al origen de los recursos y a la utilización de los mismos, al igual que a la clasificación en la rendición de cuentas a los organismos de control.

6.- INGRESOS PUBLICOS – OPERACIONALES Y/O ACTIVIDADES ORDINARIAS

Son ingresos provenientes de los derechos que han sido legalmente establecidos en favor de las Cámaras por la prestación de los servicios de los registros públicos delegados y los provenientes de la recuperación por remates de bienes. 6.1. – Del Registro Mercantil Representa el monto de las tarifas que deban sufragarse a favor de las Cámaras de Comercio por concepto de matrículas, sus renovaciones e inscripciones de actos, documentos y libros que la ley determine efectuar en el Registro Mercantil, así como el valor de dichos certificados. 6.1.1.- Matrículas: Es el valor inicial que el comerciante debe cancelar tanto por ejercer el comercio, ya sea persona natural o jurídica, como por tener establecimiento abierto al público. 6.1.2.- Renovaciones: Es la renovación anual de su matrícula mercantil y de su establecimiento de comercio. Obligatoriedad que se debe cumplir antes del treinta y uno (31) de marzo de cada año. 6.1.3.- Inscripciones: Comprende la inscripción de todos los documentos mediante los cuales se modifique la información inicial de la matrícula mercantil, así como los libros determinados por la ley. 6.1.4.- Formularios Rues: Formatos a través de los cuales se captura la información principal y general sobre el registro de cada matrícula mercantil o establecimiento de comercio. 6.1.5.- Certificados: Son los certificados expedidos por la Cámara, mediante los cuales da fe pública de la información contenida en cada uno de los registros. 6.2. Del Registro de Proponentes Función delegada a las Cámaras de Comercio a través de la ley 80 de 1993, ley 1150 del 2007 y las demás leyes que lo reglamentan o adicionan. 6.2.1.- Inscripción Proponentes: Es el registro correspondiente a todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a contratar con las entidades estatales. 6.2.2.- Renovación Proponentes: La inscripción se renovará anualmente, caso contrario habrá cesación de efectos. La renovación se debe cumplir dentro de los primeros cinco días hábiles del mes de abril





18

conforme a lo establecido en el decreto 1082 de 2015, esta renovación no es obligatoria, por que si no renuevan se hace la cesación de efectos y debe volver a inscribirse, perdiendo la antigüedad. 6.2.3.-Actualización de proponentes: Es una solicitud que puede realizar un proponente activo para actualizar información diferente a la capacidad financiera. 6.2.4.- Certificados: Es la expedición de las certificaciones respectivas, con base en los datos contenidos en el formulario de inscripción o renovación. 6.3.- Del Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro (E.S.A.L.). Función delegada a las Cámaras de Comercio mediante el decreto 2150 de diciembre de 1995. 6.3.1.- Inscripción E.S.A.L.: Corresponde a la inscripción de las Entidades como tal, libros, disolución y liquidación, deben tener su domicilio en la jurisdicción de la Cámara, en los mismos términos, tarifas y condiciones previstas para el registro de los actos de las sociedades comerciales. 6.3.2.- Certificados E.S.A.L.: Es la certificación sobre la existencia y representación legal, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija tal formalidad. 6.3.3- Renovaciones ESAL: La inscripción se renovara anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año y sus tarifas serán reguladas por el Gobierno Nacional. 6.4. Registro nacional de operadores de libranza: Tiene por objeto dar publicidad a las entidades

operadoras de libranza o descuento directo que cumpla los requisitos para la inscripción.

6.5. Ingresos Públicos - No Operacionales Son los ingresos recibidos por todas las operaciones no relacionadas con el desarrollo del objeto social y producido por sus bienes o recursos públicos. 6.5.1.- Intereses: Rendimientos recibidos por CDT´s, depósitos fiduciarios, depósitos de ahorro a término. 6.5.2.- Arrendamientos: Arrendamientos de Auditorios, Plazoletas y Locales Comerciales 6.5.3.- Indemnizaciones: Valores recibidos por concepto de incapacidades laborales 6.5.4.- Otros Ingresos: valores recibidos por conceptos diferentes a los previamente definidos.





19

7.- RECURSOS DEL BALANCE Son valores disponibles del balance del año anterior, y que pueden ser aplicados en la vigencia actual. 7.1.- SUPERÁVIT DE TESORERIA: Es el saldo estimado que puede tener la cuenta caja y bancos del balance a 31 de diciembre del año anterior. 7.2.- REINVERSIONES Son los valores presupuestados en conceptos de gastos que no generan egresos de recursos monetarios, tales como depreciaciones y amortizaciones y se utilizan en ingresos para hacer balance presupuestal.

8.- INGRESOS PRIVADOS Son ingresos privados obtenidos por la prestación de las funciones privadas, distintas de las funciones de los registros públicos delegados y provenientes de la función de remate de bienes; se clasifican en Ingresos Operacionales Actividades Ordinarias Privados, Ingresos No Operacionales Privados. 8.1.- INGRESOS OPERACIONALES ORDINARIOS – PRIVADOS Son los originados por las cuotas anuales de afiliación y los que produzcan sus propios bienes y servicios, sus tarifas son fijadas por la Junta Directiva. 8.1.1. Afiliaciones: Provenientes de la cuota anual de afiliación para los comerciantes afiliados, son tarifas fijadas teniendo en cuenta del índice de inflación promedio del año inmediatamente anterior aprobado por la Junta Directiva de la Cámara e informadas a la Superintendencia de Industria y Comercio, 8.1.2.- Conciliación Arbitraje: Son los Ingresos recibidos por la prestación de estos servicios, las tarifas son fijadas por la Cámara y ratificadas por el Ministerio de Justicia y del Derecho, a través de los estatutos del Centro. 8.1.3.- Publicación Balances: Publicaciones del Balance, que corresponde a los Ingresos por concepto de depósito y publicación de los Estados Financieros que deben efectuar las Sociedades de acuerdo al Art. 41 de la ley 222 de 1995. 8.1.4.- Venta de información Comercial: Son los ingresos recibidos por la venta de información empresarial originada en los registros públicos (costos de producción). Igualmente los ingresos provenientes de la venta de información de otras fuentes. 8.1.5.- Ingresos Eventos Varios: Son los ingresos percibidos por los diferentes eventos y actividades privados realizados por la Cámara de Comercio.





20

8.1.6.- Venta de Hojas de libros de Comercio: Ingresos recibidos por la venta de hojas de libros de comercio. 8.1.7.- Capacitaciones Varias Privadas: Corresponde a los ingresos recibidos por seminarios, talleres y demás capacitaciones de carácter privado ofrecidas por la institución. 8.1.7.- Comisiones: Corresponde a los ingresos recibidos por comisiones producto de las alianzas con distintas instituciones de educación superior. 8.2.- INGRESOS PRIVADOS - NO OPERACIONALES Son los ingresos recibidos por todas las operaciones no relacionadas con el desarrollo de su objeto social más específicamente las operaciones no relacionadas con las funciones públicas delegadas y producidas por sus bienes o recursos privados. 8.2.1.- Incapacidades privados: Valores recibidos por concepto de incapacidades laborales privadas. 8.2.2.- Intereses: Rendimientos recibidos por CDT´S, depósitos fiduciarios, depósitos de ahorro a término. 8.2.3.- Otros Ingresos – Privado: valores recibidos por conceptos diferentes a los previamente definidos 8.3.- Recursos del Balance: Son valores disponibles del balance del año anterior, y que pueden ser aplicados en la vigencia actual.

9.- GASTOS PUBLICOS Los gastos públicos se pagarán con cargo a su respectivo presupuesto, de Ingresos de origen público debidamente aprobado por la Junta Directiva de la Cámara de Comercio de Neiva, se clasifican en Gastos Operacionales de Administración, Gastos Operacionales de Ventas y Gastos No Operacionales.- 9.1.- Gastos Públicos – Operacionales de Administración Son los gastos imputables a los ingresos públicos, en desarrollo de las funciones asignadas por el Código de Comercio, Título VI, artículo 86, Decreto 1259 del 93 artículo 1° y Decreto 1074 de 2015, correspondientes a Gastos de Personal, Honorarios, Impuestos, Arrendamientos, Contribuciones y Afiliaciones, Seguros en General, Servicios, Mantenimiento y Reparaciones, Gastos de Viaje, Depreciaciones, Amortizaciones, y Diversos, así: 9.1.1.-Gastos de Personal: Originados en cumplimiento de las funciones públicas. 9.1.1.1.- Sueldos: Correspondiente al sueldo mensual de nómina de los empleados de la Cámara., incluyendo personal ocasional. 9.1.1.2.- Horas Extras y Recargos: Generadas por trabajo extra adicional de acuerdo con el código laboral.





21

9.1.1.3.- Viáticos: Valor que se reconoce a los trabajadores para cubrir los gastos en que incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo, reconociendo principalmente, manutención y alojamiento del trabajador, en todos y cada uno de los programas a realizar en la entidad. 9.1.1.4.- Auxilio de Transporte: Valor prestación autorizado por ley para empleados hasta dos salarios mínimos legales. 9.1.1.5.- Cesantías: Corresponde a un salario por año a su valor proporcional para cada empleado. Su provisión se realiza mensualmente. 9.1.1.6.- Intereses sobre Cesantías: Corresponde al 12% anual sobre el valor de las cesantías, actualmente. 9.1.1.7.- Prima de Servicios: Corresponde a un mes de salario por empleado al año, cancelando el 50% en junio y el 50% en diciembre de acuerdo con la ley y su provisión se realiza mensualmente. 9.1.1.8.- Vacaciones: Corresponde a 15 días del salario de cada empleado por año, su provisión se realiza mensualmente. 9.1.1.9.- Bonificaciones: Valor que se paga a empleados de manera ocasional y por mera liberalidad del empleador. 9.1.1.10.- Dotación y Suministro Trabajadores: Suministro de calzado y vestuario otorgado a los empleados, que devengan hasta dos salarios mínimos de acuerdo con la ley. 9.1.1.11.- Indemnizaciones Laborales: Valor pagado realizado a empleados por despido sin justa causa. 9.1.1.12.- Capacitación al Personal: Seminarios y cursos tanto internos como externos con participación de profesionales que dicten conferencias, talleres, sobre motivación o sean específicos para los empleados. 9.1.1.13.- Aportes Seguridad Social: Valor de aportes patronales a las diferentes EPS, Fondos de Pensiones y ARP de acuerdo a la ley, según afiliaciones reportadas por los empleados. 9.1.1.13.1.- Aportes ARL: Valor aportes destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollen. 9.1.1.13.2.- Aportes EPS: Valor de aportes patronales de acuerdo a la ley según afiliaciones reportadas por los empleados para garantizar los derechos irrenunciables de la persona y a la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana. 9.1.1.13.3.- Aportes Fondos de Pensiones: Valor de aportes patronales de acuerdo a la ley según afiliaciones reportadas por los empleados para garantizar a los trabajadores el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, invalidez y la muerte.





22

9.1.1.14.- Aportes Parafiscales: Valor equivalente al 9% con destino al Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA. 9.1.1.14.1.- Aportes Caja Compensación: Valor aportes parafiscales correspondientes al 4% sobre el valor mensual de los pagos por nómina de acuerdo a la ley. 9.1.1.14.2 - Aportes ICBF: Valor aportes parafiscales correspondientes al 3% sobre el valor mensual de los pagos en nómina, actualmente. 9.1.1.14.3.- Aportes SENA: Valor aportes parafiscales correspondientes al 2% sobre el valor de los pagos por nómina, actualmente. 9.1.1.15. Otros del Público 9.1.1.15.1.- Relaciones Industriales Público: Comprende los gastos generados para el fortalecimiento del Sistema de Administración del Talento Humano de la Cámara, como los procesos de vinculación, y desvinculación del personal y el mejoramiento de la calidad de vida de los empleados. 9.1.1.15.2.- Apoyo económico Aprendices: Correspondiente al sueldo mensual o apoyo económico de los aprendices del SENA y/o judicantes. 9.1.2.- Honorarios: Pagos a personal externo calificado que se vincula a través de contratos por prestación de servicios profesionales, como: 9.1.2.1.-Revisoría Fiscal: Gastos ocasionados por pago de honorarios al revisor fiscal, de acuerdo con aprobación de Junta Directiva. 9.1.2.2.- Otros Honorarios: Gastos ocasionados por el pago de honorarios para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.3.- Impuestos: Gastos ocasionados por pago de impuestos municipales, departamentales o nacionales. 9.1.4.- Arrendamientos: Gastos ocasionados por este concepto así; 9.1.4.1.- Construcciones y Edificaciones: Gastos ocasionados por pagos de arrendamientos de inmuebles, instalaciones, maquinaria y equipo que sean necesarios para el cumplimiento de los programas propios de la Entidad. 9.1.4.2.- Equipo de Oficina: Gastos ocasionados por pagos de arrendamientos de Muebles y enseres que sean necesarios para el cumplimiento de los programas propios de la Entidad 9.1.4.3.- Vehículos: Gastos ocasionados por pagos de arrendamientos de Vehículos que sean necesarios para el cumplimiento de los programas propios de la Entidad





23

9.1.4.4.- Otros Arrendamientos - programas; Gastos ocasionados por los arrendamientos de inmuebles e instalaciones que para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.5.- Contribuciones y Afiliaciones: Gastos ocasionados por pagos realizados a las diferentes entidades: 9.1.5.1.- Contribuciones Superintendencia de Industria y Comercio: Valor correspondiente al 1% sobre el valor del presupuesto de Ingresos Públicos. 9.1.5.2.- Sostenimiento Confecámaras: Valor cuota de sostenimiento mensual por afiliación a la Confederación de Cámaras de Comercio, Confecámaras. 9.1.5.3.- Contribuciones Contraloría General: Valor cuota correspondiente a la cuota fiscal por la vigilancia ejercida a la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.5.4.- Otras Contribuciones - programas; Gastos ocasionados por la contribuciones para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.6.- Seguros: Gastos Ocasionados por las Pólizas de seguro para proteger las personas, propiedades y valores de la institución. 9.1.6.1.- Seguro de Vida Colectivo: Gastos correspondientes a las pólizas de vida para protección del personal de planta de la institución. 9.1.6.1.- Seguro Responsabilidad Civil Extracontractual: Gastos ocasionados por las pólizas de seguro para protección hacia terceros que se puede ocasionar por hechos no controlado por el asegurado. 9.1.6.3.- Otros Seguros: Gastos ocasionados por pólizas de seguros contratados para proteger los valores y las propiedades de la Institución, así:

� Seguro Corriente Débil: Con cubrimiento a los equipos eléctricos de la Institución.

� Seguro de Incendio y sustracción de dineros y cheques rayo y/o terremoto : Con cubrimiento Edificios, muebles, equipo de oficina, equipo de computación y comunicación, muebles, equipo de oficina, de computación y comunicación por sustracción y hurto.

� Seguro transporte de valores: Con cubrimiento en caso de hurto agravado del empleado

responsable.

� Otros seguros

9.1.7.- Servicios: Gastos ocasionados por los diferentes servicios contratados por la Cámara y por los servicios públicos Municipales o Nacionales.





24

9.1.7.1.- Aseo y Vigilancia: Gastos ocasionados por contratos para vigilancia prestada por empresas particulares de personal y monitoreo, prestación de servicios de higiene y para la atención del personal y la manutención de las propiedades de la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.7.2.- Servicio de Higiene y Aseo: Gastos ocasionados para la prestación de servicios de higiene y para la atención del personal y la manutención de las propiedades y de algunos programas que realiza la entidad, para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.7.3.- Servicios temporales: Gastos ocasionados para la prestación de servicios de aseo y/o vigilancia con empresas de servicios temporales. 9.1.7.4.- Procesamiento de Datos: Gastos ocasionados por la comunicación en la prestación de los servicios institucionales. 9.1.7.5.- Acueducto y Alcantarillado: Gastos ocasionados por Acueducto y Alcantarillado, en las diferentes propiedades de la Institución. 9.1.7.6.- Energía Eléctrica: Valor gastos ocasionados por pago de energía eléctrica de las diferentes propiedades de la Cámara. 9.1.7.7.- Teléfono: Valor gastos ocasionados por este servicio, en los sistemas de fijos, celular, fax, Internet, etc. 9.1.7.8.- Correo, Portes y Telegramas: Valor gastos por envío de correspondencia local, intermunicipal y nacional para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.7.9.- Transportes y Acarreos: Valor gastos ocasionados por este concepto, para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.7.10.- Administración Propiedad Horizontal: Cuota de administración de bienes inmuebles propios. 9.1.8.- Gastos legales: Gastos pagados para el cumplimiento de disposiciones legales, para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva... 9.1.9.- Mantenimiento y Reparaciones: Gastos originados por el mantenimiento de los activos fijos de la Cámara: 9.1.9.1.- Mantenimiento Construcciones y Edificaciones: Gastos originados por mantenimiento y reparaciones locativas donde presta los servicios la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.9.2.- Mantenimiento Equipo de Oficina: Gastos originados por contratos de mantenimiento y reparaciones de propiedad de la Cámara de Comercio de Neiva.





25

9.1.9.3.- Mantenimiento de flota y equipo de transporte: Gastos ocasionados del vehículo de propiedad de la Cámara de comercio de Neiva. 9.1.9.4. Mantenimiento de licencias: Mantenimiento de las licencias y software. 9.1.9.5 Adecuación e Instalación: gastos ocasionados por concepto de adecuación e instalación efectuadas para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.9.5.1 Otras Adecuaciones: gastos ocasionados por concepto de adecuación e instalación efectuadas para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.10.- Gastos de Viaje: Gastos ocasionados por viajes de empleados y miembros de la Junta Directiva en desarrollo de las diferentes actividades de la Cámara, y otras actividades, para el cumplimiento de los programas propios que realizan correspondientes al pago de. 9.1.10.1- Alojamiento y Manutención: Gastos ocasionados dentro o fuera del Departamento y/o fuera del país por concepto de hospedaje, alimentación, peajes, y demás gastos relacionados con el cumplimiento de la misión encomendada. 9.1.10.2.- Pasajes Aéreos: Gastos originados por concepto de pasajes aéreos fuera del Departamento, para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.10.3.- Pasajes Terrestres: Gastos originados por concepto de pasajes terrestres dentro y fuera del Departamento, para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.11.- Depreciaciones: Gastos ocasionados por depreciación de los activos fijos de la Cámara de Comercio, de acuerdo con los porcentajes y plazos establecidos por la Ley y comprende: 9.1.11.1.- Equipo de Oficina: Depreciación de los equipos muebles y enseres de oficina de la Cámara. 9.1.11.2.- Maquinaria y Equipo: Valor de la depreciación de la maquinaria y equipo de la Cámara 9.1.11.3.- Equipo de Cómputo: Depreciación de los equipos de sistemas y planta telefónica 9.1.11.4.- Flota y Equipo de Transporte: Depreciación de los vehículos de la Cámara. 9.1.12.- Amortizaciones: Es el reconocimiento paulatino de un gasto generado por un bien intangible que generará beneficios futuros tales como programas de computador, estudios y proyectos e investigaciones. 9.1.13.- Diversos: Gastos originados por las siguientes cuentas: 9.1.13.1.- Libros, Suscripciones, Periódicos y Revistas: Valor suscripciones, libros, periódicos, revistas y compra de libros para la biblioteca empresarial y videos empresariales, institucionales, etc.





26

9.1.13.2.- Material impreso: Gastos ocasionados por impresión de folletos, publicidad para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.13.3.- Elementos de aseo y cafetería; Valor de los gastos por elementos de aseo y cafetería, utilizados en cada una de las áreas para cumplir con los programas propios de la entidad. 9.1.13.4.- Útiles de Papelería y fotocopias: Valor gastos por útiles y papelería utilizada en cada una de las áreas y servicio de fotocopias de documentos para cumplir con los programas propios de la entidad para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.13.5.- Combustible y Lubricantes: Valor de gastos por concepto de combustible y lubricantes para los vehículos y plantas eléctricas propias o en arrendamiento. 9.1.13.6.- Casino y Restaurante: Gastos correspondientes a refrigerios, almuerzos, o comidas a empleados que realicen funciones en horas no laborales. Incluye invitaciones especiales a los miembros de la Junta Directiva y personas que colaboren en el cumplimiento de los objetivos de la Cámara para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.13.7.- Otros – Público: Valor gastos ocasionados por conceptos no determinados específicamente en las cuentas anteriores, así: 9.1.13.7.1.- Devolución de Ingresos: Gastos ocasionados para efectuar las devoluciones de ingresos de vigencias en periodos anteriores. 9.1.13.7.2.- Pasantías Empresariales: Corresponde a gastos por concepto de apoyo y subsidio para estudiantes universitarios de últimos semestres de diferentes carreras y estudiantes escolares de último año, para que realicen sus prácticas, pasantías, proyectos, judicaturas, y otras actividades en cumplimiento de los objetivos de la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.13.7.3 Otros Reconocimientos: Corresponde a gastos por concepto de reconocimientos para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.1.14.- Provisiones: Corresponde a gastos provisionados para cubrir pasivos sobre los cuales se tiene incertidumbre sobre su cuantía o el vencimiento. 9.1.14.1.- Provisión para inventarios: Sumas provisionadas para cubrir contingencias de pérdidas probables así como también para disminuir el valor de los activos cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. 9.1.14.2.-Provisión para Demandas Laborales: Sumas provisionadas por para cubrir los fallos en contra sobre demandas laborales 9.2.- Gastos Operacionales de Ventas: Gastos ocasionados por pautas publicitarias y propaganda promocional de los eventos y servicios de la Cámara de Comercio.





27

9.2.1.- Publicidad y Propaganda del Registro: Son los gastos ocasionados por los servicios contratados de comunicación hablada o escrita para promocionar el cumplimiento de las obligaciones de las personas sujetas a cumplir con la suscripción del Registro Público. 9.2.2.- Información Publicidad Registro Público: Son todas aquellas publicaciones habladas o escritas que se realicen con la finalidad de informar, Capacitar o instruir a las personas relacionadas con el Registro Público, incluyen todos los servicios necesarios para cumplir con la finalidad de la publicación relacionada con el registro, también para el cumplimiento de los programas propios que se realizan en la Cámara de Comercio de Neiva. 9.3.- Gastos Públicos – No Operacionales: Comprenden los gastos originados por operaciones no relacionadas con el desarrollo de su objeto social, pero que son de obligatorio cumplimiento de acuerdo con las funciones de las Cámaras asignadas en el Código de Comercio y que son imputables a los Gastos Públicos. 9.3.1.- Financieros: Son todos aquellos gastos financieros de las obligaciones relacionadas con los Ingresos Públicos. 9.3.1.1.- Gastos Bancarios: Gastos ocasionados por comisiones, chequeras, libretas, etc., con objeto del manejo de cuentas corrientes, cuentas de ahorros, etc, 9.3.1.2.- Intereses: Gastos ocasionados por concepto de Intereses causados por operaciones de crédito bancario o comercial. 9.3.1.3.- GMF Contribución 4 x 1000: Gastos ocasionados por la contribución del GMF 4 x 1000 cobrado por las entidades financieras por cualquier retiro que se efectúe, de las cuentas de ahorro y corrientes provenientes de Ingresos Públicos. 9.3.2.- Demandas incumplimiento de contratos: Gastos ocasionados por el incumplimiento de contratos. 10.- Obligaciones Financieras: Valor pendiente de cancelar por los créditos realizados por la institución 11.- Inversiones: Registra el valor de las inversiones realizadas por la Cámara de Comercio 11.1.- Propiedad planta y equipo: Comprende el conjunto de las cuentas que registran los bienes de cualquier naturaleza que posea la Cámara de Comercio. 11.2.- Maquinaria y Equipo: Comprende la adquisición de maquinaria y equipo necesarios para el desarrollo de las diversas actividades de la institución. 11.3.- Muebles y Enseres: Registra el valor del equipo mobiliario, según el plan de compras de la Cámara de Comercio.





28

11.4.- Construcciones en Curso: Registra los costos incurridos por la Cámara de Comercio en la construcción o amplificación de edificaciones destinadas a oficinas, locales, bodegas, así como de otras obras en proceso, que serán utilizadas en las labores operativas o administrativas, una vez Terminadas dichas obras, sus saldos se trasladaran a las cuentas correspondientes. 11.5.- Equipo de Cómputo: Registra el valor del equipo de computación, según el plan de compras de la Cámara de Comercio. 11.6.- Equipo de Comunicaciones: Registra el valor del equipo de comunicaciones, según el plan de compras de la Cámara de Comercio. 11.7.- Equipo de Flota de Transporte: Registra el valor de las adquisiciones de vehículos para el uso de la institución. 11.8.- Equipo de Oficina (Electrónico): Registra la adquisición del equipo electrónico necesario para el correcto funcionamiento de los demás equipos de la institución. 11.1.3.- Licencias Software: Compra del software necesario para el desarrollo de las funciones de la Entidad y para el cumplimiento de los programas establecidos. 12.- GASTOS PRIVADOS: Son los egresos o gastos imputables a los ingresos privados, en desarrollo de sus actividades privadas encaminadas al desarrollo regional, empresarial y de la comunidad en general, con la utilización de recursos propios y de terceros, en cumplimiento de contratos y convenios con fines específicos. 12.1.- Gastos Privados – Operacionales: 12.1.1.- Gastos de Personal: Originados en el cumplimiento de las funciones privadas como son la Oficina de Afiliados. 12.1.1.1.- Sueldos: Correspondiente al sueldo de los empleados de la Cámara, que se dediquen a ejercer funciones de actividades privadas. 12.1.1.2.- Auxilio de Transporte: Valor prestación autorizado por la ley para empleados hasta dos salarios mínimos legales. 12.1.1.3.- Cesantías: Corresponde a un salario por año a su valor proporcional para cada empleado. Su provisión se realiza mensualmente. 12.1.1.4.- Intereses sobre Cesantías: Corresponde al 12% anual sobre el valor de las cesantías. 12.1.1.5.- Prima de Servicios: Corresponde a un mes de salario por empleado al año, cancelando el 50% en junio y el 50% en diciembre de acuerdo con la ley y su provisión se realiza mensualmente.





29

12.1.1.6.- Vacaciones: Corresponde a 15 días de salario de cada empleado por año, su provisión se realiza mensualmente. 12.1.1.7.- Bonificaciones la Personal: Valor que se paga a empleados de manera ocasional y por mera liberalidad del empleador. 12.1.1.8.- Dotación y Suministro Trabajadores: Suministro de calzado y vestuario otorgado a los empleados que devenguen menos de dos salarios mínimos legales de acuerdo con la ley. 12.1.1.9.- Indemnizaciones Laborales: Gastos ocasionados por terminación unilateral de contratos laborales. 12.1.1.10.- - Aportes Seguridad Social: Valor de aportes patronales a las diferentes EPS, Fondos de Pensiones y ARP de acuerdo a la ley, según afiliaciones reportadas por los empleados. 12.1.1.10.1- Aportes ARL: Valor aportes destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollen. 12.1.1.10.2.- Aportes EPS: Valor de aportes patronales de acuerdo a la ley según afiliaciones reportadas por los empleados para garantizar los derechos irrenunciables de la persona y a la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana. 12.1.1.10.3.- Aportes Fondos de Pensiones: Valor de aportes patronales de acuerdo a la ley según afiliaciones reportadas por los empleados para garantizar a los trabajadores el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, invalidez y la muerte. 12.1.1.11.- Aportes Parafiscales: Valor equivalente al 9% con destino al Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA. 12.1.1.11.1.- Aportes Caja Compensación: Valor aportes parafiscales correspondientes al 4% sobre el valor mensual de los pagos por nómina de acuerdo a la ley. 12.1.1.11.2 - Aportes ICBF: Valor aportes parafiscales correspondientes al 3% sobre el valor mensual de los pagos en nómina, actualmente. 12.1.1.11.3.- Aportes SENA: Valor aportes parafiscales correspondientes al 2% sobre el valor de los pagos por nómina, actualmente. 12.1.1.12.- Relaciones Industriales Privado: Comprende los gastos generados para el fortalecimiento del Sistema de Administración del Talento Humano de la Cámara, como los procesos de vinculación, desarrollo y manejo del personal. 12.1.2.- Otros Honorarios Privados: Gastos ocasionados por el pago de honorarios para el cumplimiento de eventos o actividades de carácter privado.





30

12.1.3.- Impuestos: Gastos ocasionados por pago de impuestos municipales, departamentales o nacionales, de carácter privado. 12.1.4.- Arrendamientos: Gastos ocasionados por pagos por éste concepto: 12.1.4.1.- Construcciones y Vehículos Privado: Gastos ocasionados por pagos de arrendamientos de instalaciones, maquinaria y equipo y vehículos que sean necesarios para el cumplimiento de los programas propios de la entidad. 12.1.4.2.- Otros Arrendamientos: Gastos ocasionados por los arrendamientos de muebles, inmuebles e instalaciones para el desarrollo de los diversos eventos o actividades de carácter privado. 12.1.5.- Contribuciones Privado: Gastos ocasionados por pagos realizados a las diferentes entidades 12.1.5.1.- Contribuciones Superintendencia de Industria y Comercio: Valor correspondiente al aporte a la Superintendencia de Industria y Comercio. 12.1.6.- Seguros: Gastos ocasionados por pólizas de seguros contratados para proteger las personas y las propiedades de la Institución 12.1.6.1.- Otros seguros: Gastos correspondientes a las pólizas de vida para protección del personal de planta de la institución. 12.1.7.- Servicios: Gastos ocasionados por los diferentes servicios contratados por la Cámara y por los servicios públicos municipales o nacionales. 12.1.7.1.- Acueducto y Alcantarillado: Gastos ocasionados por Acueducto y Alcantarillado, en las diferentes propiedades de la Institución. 12.1.7.2.- Energía Eléctrica: Valor gastos ocasionados por pago de energía eléctrica de las diferentes propiedades de la Cámara, para la prestación de servicios de actividades privadas. 12.1.7.3.- Teléfono: Valor gastos ocasionados por este servicio, para la prestación de servicio de actividades privadas. 12.1.7.4.- Procesamiento de Datos: Gastos ocasionados por la comunicación en la prestación de los servicios de carácter privado. 12.1.7.5.- Correo Portes y Telegramas: Valor gastos por envío de correspondencia local, intermunicipal y nacional en el desarrollo de actividades privadas. 12.1.7.6.- Transportes y Acarreos: Valor gastos ocasionados por este concepto para la prestación de servicios de actividades privadas.





31

12.1.7.7.- Administración Propiedad Horizontal: Cuota de administración de bienes inmuebles propios de carácter privado. 12.1.8.- Otros Gastos Legales: Gastos pagados para el cumplimiento de disposiciones legales, para el desarrollo de eventos y actividades privadas. 12.1.9.- Mantenimiento y Reparaciones: Gastos originados por el mantenimiento de los activos fijos de la Institución de carácter privado. 12.1.9.1.- Construcciones y Edificaciones: Gastos originados por mantenimiento y reparaciones locativas de carácter privado. 12.1.9.2.- Equipo de Oficina: Gastos originados por contratos de mantenimiento y reparaciones de muebles y equipos de carácter privado. 12.1.10.- Gastos de Viaje: Gastos ocasionados por viajes de empleados en desarrollo de las diferentes actividades de la Cámara para la prestación de servicios de actividades privadas. 12.1.10.1- Alojamiento y Manutención: Gastos originados por viáticos y gastos de viajes de los empleados en cumplimiento de las funciones de la Cámara dentro y fuera del departamento, incluyendo hospedaje, alimentación, peajes y demás gastos relacionados con el cumplimiento de la misión encomendada para la prestación de servicios de actividades privadas. 12.1.10.2.- Pasajes Aéreos: Gastos originados por concepto de pasajes aéreos fuera del Departamento. 12.1.10.3.- Pasajes Terrestres: Gastos originados por concepto de pasajes terrestres dentro y fuera del Departamento. 12.1.11.- Depreciaciones: Gastos ocasionados por depreciación de los activos fijos de la Cámara de Comercio, de acuerdo con los porcentajes y plazos establecidos por la Ley. 12.1.11.1.- Depreciación Equipo de Oficina: Depreciación de los equipos, muebles y enseres de oficina de la Cámara, de carácter privado. 12.1.12.- Diversos: Gastos originados por las siguientes cuentas: 12.1.12.1.- Comisiones: Gastos Ocasionados por comisiones inherentes a la realización de eventos u actividades de carácter privado 12.1.12.2.- Libros y Suscripciones: Valor suscripciones, libros, periódicos, revistas y compra de libros. 12.1.12.3.- Material Impreso: Gastos ocasionados por impresión de folletos, publicidad para promocionar eventos o actividades de carácter privado





32

12.1.12.4.- Elementos de Aseo y Cafetería: Valor de los gastos por elementos de aseo y cafetería, utilizados en la prestación de servicios de actividades privadas. 12.1.12.5.- Útiles de Papelería y Fotocopias: Gastos por estos conceptos originados en cumplimiento de las funciones relacionadas con actividades privadas. 12.1.12.6.- Gastos de Representación: Valor de gastos originados por la Presidencia Ejecutiva, Junta Directiva y Jefes de Departamento en representación y en desarrollo de las actividades propias de la Institución para actividades, áreas de afiliados y Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición. 12.1.12.7.- Combustibles y Lubricantes: Valor de gastos por concepto de combustible y lubricantes necesarios para el desarrollo de actividades privadas. 12.1.12.8.- Casino y Restaurante: Gastos correspondientes a refrigerios, almuerzos, o comidas a empleados que realicen funciones en horas no laborales en el desarrollo de eventos o actividades privadas. Incluye cafetería para eventos externos, por concepto de servicios como: Almuerzos, comidas, desayunos, refrigerios, café, bebidas, etc, en desarrollo de eventos, seminarios o reuniones de carácter privado. 12.1.13.- Otros Privado: Valor gastos no identificados en las cuentas anteriores. 12.1.13.1.- Gastos Junta Directiva: Gastos ocasionados por representación y relaciones públicas de la Junta Directiva y la Presidencia Ejecutiva a miembros de Junta y Empleados de otras cámaras, invitados especiales que vienen a desarrollar programas conjuntos con la Cámara, atención a conferencistas, etc. 12.1.13.2.- Servicio a Afiliados: Valor gastos ocasionados para la promoción y divulgación de los servicios especiales para afiliados 12.1.13.3.- Servicios de Conciliación: Valor gastos ocasionados para el sostenimiento del Centro de Conciliación. 12.1.13.4.- Publicidad y Propaganda: Valor gastos de publicidad y propaganda relacionado con actividades diversas de la Entidad de carácter privado. 12.1.13.5.-Imprevistos: Valor gastos de menor cuantía que no son identificados en los conceptos anteriores. 12.2.- Gastos Privados - No Operacionales En este grupo de gastos se incluyen los originados por operaciones no relacionadas con el desarrollo del objeto social de la Cámara: 12.2.1.- Financieros: 12.2.1.1.- Gastos Bancarios: Gastos ocasionados por comisiones, chequeras, libretas, etc., provenientes del manejo de los recursos privados.





33

12.2.1.2.- GMF Contribución 4 x 1000: Gastos ocasionados por el contribución del GMF 4 x 1000 cobrado por las entidades financieras por cualquier retiro que se efectúe que provenga de los ingresos privados. 12.2.2.- Gastos Diversos: 12.2.2.1.- Apoyo Obras Sociales - Donaciones: Esta cuenta incluye los gastos ocasionados por apoyo a organismos, fundaciones, etc. que desarrollan programas en beneficio de la comunidad y a personas naturales en casos de calamidad doméstica. 12.2.2.2.- Intereses Financieros: Gastos ocasionados por concepto de Intereses causados por operaciones de crédito bancario o comercial privado. 12.2.2.3.- Otros Privado: Valor gastos ocasionados en la realización de actividades diversas de apoyo, eventos, capacitación, etc. 13.- OBLIGACIONES FINANCIERAS: Comprende el monto a capital por créditos bancarios. 14.- INVERSIONES: Registra el valor de las inversiones realizadas por la Cámara de Comercio 15.- MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO ADICIONES: Los ingresos sólo serán modificados mediante acto de adición, a través de Resolución suscrita por el presidente ejecutivo por autorización mediante acuerdo 001 del 30 de marzo de 2017 mediante el cual el Presidente Ejecutivo quedó facultado para adicionar recursos al presupuesto de Ingresos y Gastos de carácter Público y Privado de la Cámara de Comercio de Neiva. La adición consiste en apropiar nuevos recursos o incrementar uno ya existente, cuando se presente las siguientes situaciones previas y de acuerdo a la necesidad de adicionar:

� Que el rubro de ingresos a adicionar presente una ejecución que excede el valor presupuestado. � Que bajo el nuevo marco de las Normas Internacionales de Información Financiera para Pymes

NIIF Para PYMES, se requiera adicionar los ingresos y gastos de eventos o actividades no previstas en el plan de acción.

� Que el nuevo recurso o concepto de ingresos esté reglamentado y listo para aplicar o ya se esté

ejecutando.

� En la parte de los egresos se adicionará los rubros de gastos o inversiones ya existentes o nuevas, de acuerdo a la necesidad del rubro a incrementar.





34

� El valor del ingreso a adicionar puede ser aplicado en rubros de gastos y/o de inversiones, de acuerdo a las necesidades de ejecución.

TRASLADOS (CREDITOS Y CONTRACREDITOS) Los traslados se efectúan sobre el presupuesto de egresos a través de Resolución suscrita por el presidente ejecutivo por autorización según Acuerdo 019 del 14 de Diciembre de 2012 y Acuerdo 017 del 11 de Diciembre de 2013, mediante los cuales el Presidente Ejecutivo quedó facultado para efectuar Traslados (crédito y contra créditos) de ingresos, gastos e inversión, entre diferentes programas, rubros y centros de costos del presupuesto público y privado. El traslado consiste en disminuir el saldo de un rubro en cierto valor y con éste valor se incrementa el o los saldos de otros rubros de gastos e inversiones. Para efectos de traslados contra créditos se exceptúan los rubros de Depreciaciones y Amortizaciones. PROCEDIMIENTOS GENERALES. Una vez aprobado el presupuesto de ingresos, gastos e inversiones por la Junta Directiva, su ejecución queda bajo la responsabilidad del Ordenador del Gasto, que en Nuestra Cámara es el Representante Legal o sea el Presidente Ejecutivo. El presupuesto se presenta en cifras anuales, sin embargo su ejecución no se fracciona en doceavas partes por cuanto la Cámara presenta un comportamiento muy cíclico tanto en los ingresos como los gastos.

En reuniones previas a la elaboración del presupuesto la Junta Directiva imparte instrucciones y recomendaciones sobre los programas y actividades a realizar el año siguiente, lo mismo se plantea en reuniones del Comité Presidencia (Presidente Ejecutivo, Director del Departamento Administrativo y Financiero, Director del Departamento Jurídico, Director de Promoción y Desarrollo, Director del Departamento de Competitividad, Director de Gestión Estratégica, Director de Control Interno, Director de Seccional y Sedes).

Directrices y observaciones Junta Directiva y Comité de Presidencia

Programación de las actividades cada una de las áreas

Consolidación a pesos del programa de actividades

Presupuestación gastos de rutina.

Análisis Presidencia Ejecutiva y socialización a los Directivos de cada Sub.Región

Análisis Comisión de la

Mesa

Aprobación Junta

Ejecución y ordenación del

gasto

Control de Disponibilidad

Causación Pago (Tesorería)

Archivo





35

Posteriormente y con base en datos históricos, índice de precios al consumidor, índice de inflación proyectado el departamento administrativo y financiero presupuesta los gastos de rutina (gastos generales de funcionamiento), los cuales son consolidados con el presupuesto del programa de actividades. Este informe es analizado y discutido con la Presidencia Ejecutiva, quien lo socializará con los Directivos de cada sub región y luego se presentará a la Comisión de la Mesa, quien presenta una propuesta a la Junta en pleno, para su análisis, observaciones y aprobación. Es también función de la Junta Directiva aprobar adiciones o traslados que se presenten debidamente sustentados. Revisar De ahí en adelante la ejecución pasa a ser responsabilidad del Presidente Ejecutivo, quien es el Ordenador del Gasto, con el control permanente de la disponibilidad presupuestal, ejercida por el Departamento Administrativo y Financiero. Los gastos autorizados afectan tanto la contabilidad como el presupuesto a través del sistema JSP7 (programa contable y presupuestal, adquirido por Confecámaras para la Cámaras de Comercio), una vez se haya definido la disponibilidad presupuestal y la naturaleza del gastos (público o privado), en el momento de realizar la causación, posteriormente se sigue el proceso de giros, función implícita en tesorería, terminando con el pago y archivo de los documentos. 16.- PRESENTACIÓN DE INFORMES. La Cámara de Comercio de Neiva presenta sus informes tanto internos como externos, con destino a la Junta Directiva y a las entidades que ejercen control y vigilancia como son la Superintendencia de Industria y Comercio y la Contraloría General de la República. 16.1. Internos. Con destino a la Junta Directiva:

• Presupuesto anual de ingresos gastos e inversiones.

• Programa anual de actividades.

• Balance trimestral de prueba comparativo.

• Estado de ejecución presupuestal comparativo trimestral.

16.2. Externos.- Superintendencia de Industria y Comercio y Contraloría General de la República. 16.2.1.- Superintendencia de Industria y Comercio.

• Balance General anual.

• Estado comparativo de resultados y dictamen del Revisor Fiscal anual.

• Estado de ejecución presupuestal Trimestral y anual.

• Programa anual de trabajo, anual.

• Informe de Gestión, anual

• Presupuesto de ingresos, egresos e inversiones, anual, certificación del Revisor Fiscal respecto del valor de los ingresos y adiciones.





36

16.2.2. Contraloría General de la Republica.

• Informe anual Consolidado del 1 al 31 de diciembre de la vigencia, según Resolución 6289 de 2011 y 6445 de enero 6 de 2012. Anual.

• Informe trimestral de ejecución presupuestal.

ELABORÓ Director Administrativo Y Financiero.

APROBÓ PRESIDENTE EJECUTIVO

3 abril de 2017.

manual de presupuesto - ccneiva.orgmanual de presupuesto de ingresos, egresos e inversiones...

Documents