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Código: MA-S-02-01-12

Manual de Políticas y Procedimientos para las Operaciones de Intermediación y Libro de Órdenes

Larraín Vial Colombia S.A. Comisionista de bolsa

Diciembre 2017

MACROPROCESO

GOBIERNO GESTIÓN DE RIESGOS

Información Interna POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS

OPERACIONES DE INTERMEDIACIÓN Y

LIBRO DE ÓRDENES Gerencia de Riesgo – LV Colombia

Código: MA-S-02-01-12 Versión: 002 Fecha versión: 14/12/2017 Fecha Publicación: 18/12/2017

Elaborado por: Secretario General Fecha Elaboración: 06/03/2013

Revisado por: Comité de Riesgos – Acta N° 034 Fecha Revisión: 12/12/2017

Aprobado por: Junta Directiva Acta N° 64 Fecha Aprobación: 14/12/2017 Página 2 de 21

CONTROL DE CAMBIOS

Nombre del proceso

Código

Fecha mod.

Versión

Motivo

Descripción cambio

Gestión de Riesgos

MA-S-GRS-01 Marzo/2013 001 Versión Inicial Versión inicial

Gestión de Riesgos

MA-S-02-01-12 Diciembre/2

017 002 Actualización

Incluye numeral 5 sobre Deber de certificacion de

operadores Junta Directiva 64 dic. 2017

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Contenido

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 4

2. ALCANCE ................................................................................................................... 4

3. LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES ...................................................................... 5

3.1. POLITICAS GENERALES ....................................................................................... 5

3.2 POLITICAS GENERALES PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES ................ 6

3.2.1 CONTENIDO DE LAS ÓRDENES ..................................................................... 6

3.2.2. ETAPAS DEL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES ........................................... 7

3.2.2.1. Políticas para recepción de órdenes .......................................................... 7

3.2.2.2. Personas autorizadas a recibir órdenes ...................................................... 9

3.2.2.3 Ordenes incompletas ................................................................................. 10

3.2.2.4. Recepción de órdenes fuera del horario de negociación o fuera de las

oficinas. ................................................................................................................. 10

3.2.2.7. Libros electrónicos de órdenes ................................................................. 11

3.2.3. POLITICAS GENERALES DEL REGISTRO DE ÓRDENES EN EL LEO ........ 11

3.2.4. CANCELACIONES Y/O MODIFICACIONES DE LAS ÓRDENES:.................. 12

3.2.5. POLITICAS GENERALES DE EJECUCION ................................................... 12

4. PROCESO ÓRDENES. ............................................................................................ 14

4.1. RECEPCIÓN DE ÓRDENES ................................................................................. 14

4.2. REGISTRO DE LA ORDEN EN EL LEO ............................................................... 14

4.3. TRANSMISIÓN DE LAS ÓRDENES A UN SISTEMA DE NEGOCIACIÓN ........... 15

4.4. EJECUCIÓN DE ÓRDENES ..................................................................................... 15

5. CONTROL AL CUMPLIMIENTO DEL DEBER DE CERTIFICACION

ANEXO 1 DEFINICIONES ............................................................................................... 16

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1. INTRODUCCIÓN

El Manual de políticas y procedimientos para la intermediación de valores y libro electrónico

de órdenes, establece las políticas, parámetros y procesos necesarios para velar por una

operación transparente, acorde a las normas y protegiendo los intereses de nuestros

clientes.

El Libro Electrónico de Órdenes (LEO), es el sistema electrónico en el que se registran las

órdenes de compra y venta que imparten los clientes a los operadores de Larraín Vial

Colombia S.A. Sociedad Comisionista de Bolsa, con el objetivo de establecer la

trazabilidad, equidad, revelación, integridad y seguridad en el manejo de la información

asociadas a las órdenes que respaldan las operaciones ejecutadas en los sistemas

transaccionales.

2. ALCANCE

Las políticas procedimientos y directrices relacionadas en este Manual deben ser aplicadas

a todas las ordenes que impartan los clientes de Larraín Víal sociedad comisionista y las

ordenes correspondientes a Posición propia

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3. LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES

3.1. POLITICAS GENERALES MEJOR EJECUCIÓN.

El desarrollo de actividad de intermediación bajo el contrato de comisión, exige el desarrollo

de políticas y procedimientos para la ejecución de operaciones, con el objetivo de velar por

el mejor resultado posible para los clientes, de acuerdo a las instrucciones impartidas.

Es política de Larraín Vial Colombia S.A. Sociedad Comisionista, ejecutar las operaciones a

nombre de tercero teniendo en cuenta los siguientes principios:

TRAZABILIDAD: La sociedad verificará y auditará las condiciones en las cuales se surten

cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes.

EQUIDAD: La sociedad tratará equitativamente las órdenes impartidas por sus clientes.

REVELACION DEL SISTEMA PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES: La sociedad

informará a sus clientes acerca de las características generales del sistema de registro de

órdenes.

INTEGRIDAD Y SEGURIDAD EN EL MANEJO DE LA DOCUMENTACION: La sociedad

propenderá por la integridad, veracidad, seguridad y disponibilidad de la documentación

institucional en materia de órdenes.

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CONTROL INTERNO: Dentro de las funciones Control Interno la sociedad incluye la

realización de revisiones selectivas con periodicidad trimestral sobre las etapas

contempladas para el procesamiento de las órdenes. El resultado de los reportes será

informado a Presidencia.

PUBLICIDAD: La sociedad dispondrá la divulgación del manual de Intermediación de

Valores y Libro electrónico de órdenes, en su página web.

3.2 POLITICAS GENERALES PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES

3.2.1 CONTENIDO DE LAS ÓRDENES

La sociedad cuenta con libros electrónicos de órdenes automáticos diseñados por el

proveedor del sistema, los cuales contienen los campos requeridos mencionados en la carta

circular 022 del 2008 de AMV, así:

Fecha y hora en que la orden se recibe.

Identificación del cliente, y del ordenante en caso de que aplique.

Identificación de quien recibió la orden.

Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado, de condiciones determinables por el

mercado (VWAP)). En caso de que no se especifique el tipo de orden se presumirá

que la orden es a mercado.

Indicación de si la orden es de compra o venta

Cantidad o monto, según aplique.

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Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento se

entenderá que la orden es impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores de

renta fija y t+3 tratándose de valores de renta variable.

Identificación idónea del valor sobre la cual se imparte la orden.

Vigencia de la orden. En ausencia de instrucción sobre el lapso en el cual deba

cumplirse o imposibilidad de especificar el término de ésta, se aplicará un término

máximo de cinco (5) días hábiles, que empezará a correr desde el día en que la

misma sea ingresada al LEO correspondiente.

En caso que aplique, si la orden se debe ejecutar durante una oferta pública de

adquisición o martillo.

Nota:

El LEO asignará a cada una de las órdenes registradas un número consecutivo, de acuerdo

con el momento de ingreso de cada orden.

3.2.2. ETAPAS DEL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES

3.2.2.1. Políticas para recepción de órdenes

Personas autorizadas /ordenantes

Con la documentación de vinculación el cliente registrará las personas que faculta para

impartir órdenes en su nombre.

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Así mismo, en la vinculación los comerciales tienen la responsabilidad de explicar a los

clientes las atribuciones de los ordenantes y personas autorizadas, según la información que

se encuentre contenida en los formatos de vinculación que son suscritos por los clientes.

Un ordenante no podrá serlo de más de cinco (5) clientes, salvo las excepciones previstas en

la ley como partes relacionadas.

La sociedad adoptará controles a fin de generar alertas para informar cuando un ordenante

actúa con más de cinco clientes.

Se entenderá que son partes relacionadas:

a) Las personas jurídicas de las que sea administrador, director y/o miembro de cualquier

órgano de control.

b) Las personas jurídicas en las que tenga una participación material.

c) Las personas jurídicas en las cuales su conyugue, compañero (a) permanente o sus

familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil,

estén en las causales descritas en los numerales a y b.

d) El conyugue, compañero permanente y las personas que se encuentren en relación de

parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil.

e) Aquellas personas naturales y/o jurídicas con las cuales exista una relación contractual o

de cualquier otra naturaleza, que pueda afectar la objetividad que debe caracterizar las

relaciones comerciales.

No se permite que ningún operador de la sociedad actúe en la calidad de ordenante de los

clientes de la misma.

Los ordenantes en ninguna circunstancia representan a Larraín Vila Colombia S.A.

Comisionista de Bolsa ni se entienden como funcionarios de la misma.

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3.2.2.2. Personas autorizadas a recibir órdenes

Cada cliente tiene asignado un Comercial debidamente certificado ante el AMV, en caso de

presentarse el retiro del funcionario se prevé informarle al cliente.

Las únicas personas autorizadas por la sociedad para recibir órdenes de los clientes son los

Operadores con Acceso Directo, Operadores sin Acceso Directo y Asesores Comerciales

3.2.2.3. Medios verificables para recepción de las órdenes

La sociedad recibirá las órdenes de los Clientes o bien de los ordenantes o personas

autorizadas a través de un medio verificable, no existirá la orden sino fue recibida a través

de los siguientes medios verificables:

- Llamada Telefónica Grabada: La sociedad cuenta con un sistema interno de

grabación que permite grabar la conversación en la que el cliente imparte la

instrucción, este medio permite consultar y verificar la orden en cualquier momento.

- Órdenes recibidas a través del Chat Bloomberg: Las órdenes recibidas a través del

Chat de Bloomberg serán consideradas por la sociedad como medio verificable.

- Ruteo de Ordenes: instrucciones registrada por el cliente a través de la Plataforma

Comercial de la sociedad.

- Ordenes Escritas: Las que sean recibidas por las personas autorizadas para

recepción de órdenes y a través de correo electrónico y/o Messenger con la cuenta

de correo aprobada por el cliente al momento de la apertura de cuenta.

- Orden en Formato escrito: Serán las órdenes escritas que se radiquen en las oficinas

de la sociedad en los formatos físicos pre impresos.

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3.2.2.3 Ordenes incompletas

En caso de presentarse órdenes incompletas se informará al cliente a través de medio

verificable sobre la información faltante, la orden no quedará en firme hasta que no se reciba

la totalidad de la información requerida.

3.2.2.4. Recepción de órdenes fuera del horario de negociación o fuera de las oficinas.

La sociedad podrá recibir las órdenes para registrar en el LEO, cuando han sido recibidas

por fuera de la oficina hasta una hora antes del cierre de los Sistemas de Negociación.

Los operadores o asesores comerciales que reciban órdenes por fuera de la oficina deberán

comunicarse a la mayor brevedad posible utilizando uno de los medios verificables.

Para las órdenes recibidas del cliente por fuera del horario de negociación se tiene

establecido el ingreso al Libro Electrónico de Órdenes antes del inicio de la siguiente sesión

de negociación y es responsabilidad del correspondiente operador velar porque estás sean

incluidas de acuerdo al tiempo establecido.

3.2.2.5. Ordenes en grupos

Los funcionarios responsables de recibir las órdenes por fuera de las oficinas, podrán

organizar las órdenes en grupos, siempre que el contenido mínimo de las órdenes esté

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completo y éstas se encuentren organizadas dentro de cada grupo por fecha, hora y minuto

de recepción.

3.2.2.6. Canales de recepción de órdenes

La sociedad podrá recibir las órdenes de los clientes a través de los siguientes canales de

recepción:

- Recepción a través de Asesores Comerciales

- Recepción a través de un Operador Con Acceso Directo

- Recepción a través de un Operador sin Acceso Directo

- Recepción a través de un Sistema Electrónico de Ruteo de órdenes

3.2.2.7. Libros electrónicos de órdenes

La sociedad podrá contar con los siguientes Libros Electrónicos de Órdenes. Cada libro

realizará una priorización de órdenes de la más antigua a la más reciente.

LEO- Operador con Acceso Directo

LEO- Operador sin Acceso Directo

LEO- Ruteo de Ordenes

3.2.3. POLITICAS GENERALES DEL REGISTRO DE ÓRDENES EN EL LEO

Cada orden tendrá un número consecutivo, según su momento de registro.

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En el evento que se presente una interrupción en el funcionamiento del Leo se organizarán

las órdenes en forma consecutiva utilizando un reloj electrónico.

En el caso en que se haya registrado información errónea en el LEO, se dejará registro de la

corrección, las razones para la corrección, el usuario que la realizó, la fecha y hora de la

corrección.

3.2.4. CANCELACIONES Y/O MODIFICACIONES DE LAS ÓRDENES:

La información registrada en el LEO solo podrá modificarse en los siguientes casos:

Mal Ingreso al LEO

Cambio en las condiciones de la orden por instrucción del cliente, en este caso se dará lugar

a una orden nueva y a la cancelación de la orden inicial.

Los clientes podrán modificar o cancelar órdenes recibidas y/o registradas en el LEO,

siempre y cuando estas no hayan sido ejecutadas en el sistema transaccional.

Las cancelaciones y/o modificaciones de las órdenes deberán ser recibidas por el Comercial

que recibió la orden inicial y a través de un medio verificable. Se entiende que no existe tal

cancelación o modificación si no ha sido impartida a través de estos medios.

3.2.5. POLÍTICAS GENERALES DE EJECUCIÓN

Todas las personas autorizadas por la sociedad para ingresar y ejecutar órdenes en los

sistemas transaccionales deberán estar inscritas en el Registro Nacional de Profesional del

Mercado de Valores RNPMV.

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Todas las órdenes ingresadas al LEO deberán ser transmitidas a la mayor brevedad posible

en los sistemas transaccionales cumpliendo la prioridad dada en el sistema.

Los Operadores con acceso directo podrán ejecutar la instrucción en los sistemas

transaccionales antes de realizar el ingreso en el LEO siempre y cuando se haga respetando

la prelación de las órdenes recibidas y que la transmisión de la orden se realice

inmediatamente después de su recepción.

Los Operadores con o sin Acceso Directo y/o Asesores Comerciales deberán confirmar a

través de medio verificable la ejecución de las órdenes de la siguiente manera:

Si la orden queda en firme en el sistema de negociación el mismo día en que se recibió, el

comercial autorizado deberá informar al cliente que la orden fue ejecutada.

Si la orden es condicionada y no queda en firme en el sistema de negociación el mismo día

en que se recibió la orden, el comercial autorizado tiene como plazo máximo la vigencia de la

orden para informar si fue ejecutada o no.

Si la orden no queda en firme en el sistema de negociación el mismo día en que se recibió la

orden y no es condicionada, el comercial a cargo informará al cliente que la orden no fue

ejecutada.

Los clientes que hayan impartido órdenes a través de la Plataforma de la sociedad recibirán

confirmación de la operación realizada.

ÓRDENES DE GRANDES MONTOS: son aquellas operaciones que no pueden ser

ejecutadas en una sola liquidación debido a las condiciones del mercado, el fraccionamiento

de las órdenes de grandes montos será informado a la presidencia.

La sociedad propenderá para que el fraccionamiento o el ingreso parcial de órdenes de

grandes montos al sistema de negociación propendan por el mejor interés para el cliente.

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La sociedad podrá consolidar órdenes previamente ingresadas al LEO para después ser

fraccionadas siempre y cuando se cuente con la respectiva autorización del cliente.

La distribución de las órdenes consolidadas una vez ejecutadas se realizarán en proporción

directa a la cantidad negociada por el cliente y evitando conflictos de interés.

Las políticas de fraccionamientos no son permitidas en los casos de partes vinculadas.

4. PROCESO ÓRDENES

Para todos los efectos se deberá implementar el siguiente proceso para las órdenes dadas

por los clientes:

4.1. RECEPCIÓN DE ÓRDENES

El cliente imparte la orden y operador la recepciona a través de cualquiera de los medios

verificables establecidos por la sociedad.

4.2. REGISTRO DE LA ORDEN EN EL LEO

Una vez recepcionada y verificada la orden por parte del operador directo la orden deberá

ser registrada en el LEO correspondiente. Es de aclarar, si el operador tiene acceso directo,

la orden podrá ser ejecutada y luego registrada en el LEO, sin que transcurra un tiempo

prolongado entre uno y el otro.

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4.3. TRANSMISIÓN DE LAS ÓRDENES A UN SISTEMA DE NEGOCIACIÓN

Una vez el operador verifique que la orden reúne las condiciones para ser ejecutada, se

registrará en el sistema transaccional.

4.4. EJECUCIÓN DE ÓRDENES

Si la orden ingresada al sistema de negociación se cierra o calza con la punta contraria.

4.5. PROCESOS OPERATIVOS POSTERIORES A LA EJECUCIÓN.

Se desarrollan todos los procesos asociados al cumplimiento de la operación. Las órdenes

ejecutadas en los sistemas transaccionales.

4.6. INFORME SOBRE EL PROCESAMIENTO DE LA ÓRDEN

Se informa al cliente sobre las condiciones en que se procesó la orden y si esta pudo ser

ejecutada o no.

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5. CONTROL AL CUMPLIMIENTO DEL DEBER DE CERTIFICACIÓN

Se establece como política de Larraín Vial S.A. que todas las personas vinculadas a la

sociedad comisionista, que pudieren ejecutar actividades para las que la ley exige el deber

de contar con una certificación en el RNPMV, deberán de manera previa, obtener dicha

certificación y/o su renovación, sin importar si se trata de la condición de principal o suplente

del cargo.

Los funcionarios de Larraín Vial S.A. que para el desarrollo de sus funciones deban contar

con una certificación vigente en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de

Valores –RNPMV- son responsables porque dicha certificación permanezca vigente y se

abstendran de actuar cuando la misma pierda vigencia por cualquier razón.

Cada vez que se revisen manuales y/o perfiles de cargos que requieran de certificación se

incorporará de manera expresa esta obligacion en tales documentos.

Para verificar el adecuado cumplimiento del deber de certificación, el Secretario General

revisará con una peridiodicidad mensual la existencia y/o vigencia de las certificaciones y

comunicará al respectivo operador sobre el estado de las mismas. Para esta revisión podrá

consultar el SIMEV, el SIAMV y o/ el RNPMV, entre otras fuentes. Esta revisión se efectúa

sin perjuicio del cumplimiento del principo de autocontrol que debe acatar cada operador y/o

funcionario obligado a contar con certificación vigente.

Así mismo reportará periodicamente a la Junta Directiva sobre esta funcion y comunicará al

AMV cuando identifique algun incumplimiento al deber de certificación.

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ANEXO

1 DEFINICIONES

CLIENTE: Se denomina genéricamente cliente quien intervenga en cualquier operación de

intermediación en la que a su vez participe un intermediario de valores.

Sólo se considerará que un intermediario es cliente de otro intermediario cuando éste último

actúe en desarrollo del contrato de comisión para la adquisición o enajenación de valores

inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE o de valores extranjeros

listados en un sistema local de cotizaciones de valores extranjeros o en desarrollo del

contrato de corretaje sobre valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores –

RNVE o de valores extranjeros listados en un sistema local de cotizaciones de valores

extranjeros.

Igualmente, se consideran clientes los afiliados, inversionistas y suscriptores de vehículos de

administración de recursos de terceros.

OPERADOR CON ACCESO DIRECTO: Quien cumpla las funciones de operador de acuerdo

con el Reglamento de AMV y tenga acceso a una pantalla activa que le permita ingresar las

órdenes de manera directa a un Sistema de negociación.

OPERADOR SIN ACCESO DIRECTO: Quien cumpla las funciones de operador de acuerdo

con el Reglamento de AMV y no tenga acceso una pantalla activa que le permita ingresar las

órdenes de manera directa a un sistema de negociación.

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OPERADOR POR CUENTA PROPIA: Es aquella persona que discrecionalmente toma

decisiones de inversión a nombre de la entidad y con los recursos propios de ésta, teniendo

la posibilidad de asumir posiciones abiertas.

OPERADOR POR CUENTA DE TERCEROS: Es aquella persona que ejecuta las órdenes o

toma decisiones de inversión a nombre de terceros, en los cuáles se incluyen los vehículos

de administración de recursos de terceros.

OPERADOR DE DISTRIBUCION: Es aquella persona que representa a una entidad que

actúa como contraparte de clientes, y no tiene discrecionalidad para tomar decisiones de

inversión o asumir posiciones abiertas a nombre de la entidad ni con los recursos propios de

ésta.

ASESOR COMERCIAL: Quien cumpla las funciones de asesor comercial de acuerdo con el

Reglamento de AMV y no teniendo acceso a los sistemas transaccionales puede dar

asesoría y recibir órdenes de clientes.

DIGITADOR: Quien cumpla las funciones de digitador de acuerdo con el Reglamento de

AMV y tenga acceso a una pantalla de negociación. El digitador podrá realizar ingreso de

órdenes a Libro electrónico de órdenes de los Operadores con y sin acceso directo y

asesores comerciales.

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CANALES DE RECEPCION DE ORDENES: Personas o sistemas con los cuales el cliente

interactúa al momento de impartir una orden y que comparten unas características comunes

de acuerdo con los procedimientos de cada miembro.

LIBRO ELECTRÓNICO DE ÓRDENES (LEO): Sistema electrónico en el que todas las

órdenes de compra, venta, y demás operaciones sobre valores, que reciba un miembro

actuando por cuenta de un tercero, quedan registradas y son ordenadas cronológicamente.

CENTRO DE TRANSMISION: Lugar donde o mecanismo a través del cual se centralizan las

órdenes para su registro en el (los) LEO y transmisión a los sistemas de negociación o a la

contraparte en el mercado mostrador.

ORDENANTE: Persona natural autorizada por el cliente para impartir órdenes a nombre de

este último.

ORDEN: Instrucción para celebrar una operación sobre un valor.

ORDEN DE MERCADO: Orden impartida por un cliente la cual tiene que ser ejecutada al

mejor precio que se obtenga en el mercado.

ORDEN CON LÍMITE: Orden impartida por un cliente en la cual se especifica el precio

mínimo o máximo, Según se trate de una orden de venta o de compra, al cual puede ser

ejecutada la orden. En todo caso, la operación podrá ser efectuada a un precio distinto,

siempre y cuando esto represente mejores condiciones para el cliente.

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ORDEN CONDICIONADA: Orden impartida por un cliente en la cual se indica un precio

específico que es condición para la ejecución de la orden.

ORDEN CON CONDICIONES DETERMINABLES POR EL MERCADO: Orden impartida por

un cliente, cuyo momento de ejecución, precio y/o volumen, son determinables por funciones

algorítmicas aplicadas a las variables del mercado de valores que son identificadas

expresamente por un cliente.

CONSOLIDACION DE ORDENES: Mecanismo por medio del cual se agrupan órdenes de

diferentes clientes y se ingresan de manera unificada al sistema de negociación o se le

transmiten a una contraparte como una sola orden.

FRACCIONAMIENTO DE ORDENES: Trámite posterior a la ejecución de las órdenes

consolidadas por medio del cual se Prorratea o distribuye el resultado de la operación entre

los clientes.

SISTEMA ELECTRÓNICO DE RUTEO DE ÓRDENES: Sistema electrónico a través del cual

los clientes imparten órdenes, directamente o a través de un funcionario de la entidad, para

CENTRO DE TRANSMISION: Lugar donde o mecanismo a través del cual se centralizan las

órdenes para su registro en el (los) LEO y transmisión a los sistemas de negociación o a la

contraparte en el mercado mostrador.

MERCADO MOSTRADOR: Aquel que se desarrolla fuera de los sistemas de negociación.

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MEDIO VERIFICABLE: Es aquel mecanismo adoptado institucionalmente que permite el

registro confiable del momento y de la información correspondiente a las órdenes recibidas

las negociaciones realizadas en el mercado, o de cualquier otro hecho relevante. Este medio

será, entre otros, un teléfono con grabación de llamadas, medios escritos o medios de

intercambio electrónico de datos (IED).

RED DE OFICINAS: Conjunto de locaciones abiertas al público mediante las cuales un

miembro ofrece sus productos, ya sea directamente o a través de un tercero en desarrollo de

un contrato de utilización de red de oficinas, o un contrato de corresponsalía.

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