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Normativa del Área de Servicios Generales
Maxiefectivo Perú SAC
Gregorio Huamán Puclla.
Jefe de del Área de Servicios Generales
Mxiefectivo del Perú S.A.C.
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Contenido I. INTRODUCCIÓN. ......................................................................................................................... 3
II. OBJETIVO. ................................................................................................................................... 3
III. ALCANCE .................................................................................................................................... 4
IV. PRINCIPIOS ................................................................................................................................ 4
V. DEFINICION .............................................................................................................................. 4
VI. ORGANIZACIÓN .................................................................................................................. 5
VII. SERVICIOS ........................................................................................................................... 6
1.1 En el Area de Construccion, Mantenimiento, Conservación e Instalacion .................. 6
1.2 En el Área de Servicios Varios ....................................................................................... 6
1.3 En el Área de Seguridad Perimetral .............................................................................. 6
VIII. POLÍTICAS Y PARAMETROS ........................................................................................... 7
IX. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS. .................................................................... 8
X. DIAGRAMAS DE FLUJO. ..................................................................................................... 10
XI. ANEXOS .............................................................................................................................. 12
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I. INTRODUCCIÓN.
Este Manual tiene como objetivo fundamental la definición y documentación de los Procedimientos que sustentan la operación del Departamento de Servicios Generales de Maxiefectivo Perú S.A.C., las políticas que norman a los mismos, así como también, señalar los puestos involucrados en la ejecución de las diversas funciones que realice, a fin de establecer el control y funcionamiento más eficiente y transparente del departamento en cuestión. Un Procedimiento Administrativo es un instrumento básico de coordinación mediante el cual se ordenan y enlazan las diversas actividades de trabajo, de acuerdo a una secuencia de las operaciones realizadas por las distintas personas que en él intervienen. Así mismo, los Procedimientos se orientan hacia objetivos específicos, que se rigen por Políticas o lineamientos que además, describen la manera de lograr los objetivos establecidos. Las Políticas son lineamientos que norman las operaciones que conforman los Procedimientos Administrativos para que éstos se lleven a cabo de acuerdo a criterios y controles establecidos, así como para facilitar el cumplimiento de las responsabilidades.
II. OBJETIVO.
El presente Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos tiene como objetivo fundamental la definición y documentación de los Procedimientos que sustentan la operación del Departamento de Servicios Generales de Maxiefectivo Perú S.A.C. en la ejecución de diversas funciones administrativas a fin de establecer el control y funcionamiento más eficiente y transparente del departamento en cuestión. Así mismo, tiene como objetivos específicos los siguientes: • Establecer un mecanismo de control que permita dirigir, supervisar, verificar y ejecutar las actividades que se llevan a cabo en el Departamento de Servicios Generales de Maxiefectivo Perú S.A.C. •Cumpliendo con los principios de oportunidad, transparencia, eficiencia y eficacia administrativa. • Prestar un mejor servicio, transparentar nuestras funciones y homologar los criterios a utilizar al realizar actividades propias del Departamento. • Proporcionar información que sirve de base para evaluar la eficiencia del personal y proveedores en el cumplimiento de sus funciones específicas. • Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y de esta manera facilitar la toma de decisiones.
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• Contribuir al enriquecimiento del acervo documental de la empresa y a la consolidación de la institucionalización de procesos operativos y administrativos relacionados al a los servicios generales.
III. ALCANCE
. Las políticas, procedimientos, flujos de información, reportes y responsabilidades, descritos en el presente Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Departamento de Servicios Generales de Maxiefectivo Perú S.A.C., son aplicables al personal adscrito a este Departamento y en su caso a otras Dependencias de la Empresa, cuando impliquen su interacción, siendo el enlace con éstas el Responsable Administrativo de cada Departamento.
IV. PRINCIPIOS
. Los principios que rigen tanto las adecuaciones, el mantenimiento y todas las operaciones que sean realizadas por este Departamento y que deberán ser siempre observados y atendidos en este orden de importancia son: a) Seguridad.-En toda adecuación y/o mantenimiento correctivo y preventivo que se haga en las agencias, se debe atender la protección a la integridad física tanto de las personas que prestaran el servicio de mantenimiento o remodelación (adecuación) necesaria. b) Funcionalidad.-El mantenimiento a realizar deberá atender la funcionalidad, utilidad y buen aprovechamiento de los espacios y mantener un orden de los bienes inmuebles tanto como muebles de cada agencia. c) Economía.-Los trabajos a realizar deberán realizarse respetando los límites presupuestales definidos y aprovechando los recursos que se tienen para realizar los trabajos de mantenimiento. d) Comodidad.- El último principio a atender en este orden de ideas, más no por ello sea menos importante, será la confortabilidad. Deberá, en lo posible, hacer del lugar de trabajo, un área cálida y confortable.
V. DEFINICIÓN
El Área Servicios Generales de la Empresa Maxiefectivo Perú SAC constituye el conjunto
de actividades técnicas de apoyo a la operación tanto en Oficina Central y Agencias y
tiene por objetivo asegurar de forma permanente, general, regular y continua la
satisfacción de las necesidades operativas y administrativas de las áreas que la integran,
así como las de los usuarios o clientes internos, estos pueden prestarse en forma directa
por la propia área o a través de empresas particulares.
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VI. ORGANIZACIÓN
Dependerá del area de Operaciones
El funcionamiento del Area de Servicios Generales esta a cargo del Sr. Gregorio Huaman
Puclla quien se encargara de la supervisión de servicios contratados a las empresas
auxiliares que sean precisas en los distintos trabajos que se requiera.
CONSTRUCCION, MANTENIMIENTO, CONSERVACION E
INSTALACION
SERVICIOS VARIOS
SEGURIDAD PERIMETRAL
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VII. SERVICIOS
Los servicios a atender por el Area de Servicios Generales serán:
1.1 En el Area de Construccion, Mantenimiento, Conservación e Instalacion
- Construccion.
- Instalaciones eléctricas
- Instalaciones de telefonía
- Instalaciones Sanitarias
- Instalaciones contraincendios
- Instalaciones de climatización (aire acondicionado y calefacción)
- Albañilería
- Cerrajería
- Carpintería y Muebleria
- Soldadura eléctrica
- Pintura
- Cristalería
- Tratamiento de plagas (fumigacion)
1.2 En el Área de Servicios Varios
- Mensajería y Traslado.
- Limpieza.
- Almacén.
1.3 En el Área de Seguridad Perimetral
- Seguridad Electrónica.
A.- Sistema de seguridad y control de acceso mediante un PLC en a bóveda.
B.-Verificación de buen funcionamiento del sistema de teclado 39 E, teclado soyal,
brazos hidráulicos.
- CCTV
A.- Revisión de buen funcionamiento de DVR, cámaras, fuente centralizada, y
cableado.
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VIII. POLÍTICAS Y PARAMETROS
1. Referentes al Programa de Mantenimiento Correctivo (Bienes Inmuebles): 1.1 Será responsabilidad del Departamento de Servicios Generales exigir a cada una de las agencia solicitar dentro del mismo día por escrito los servicios y compras que se requieran para atender al mantenimiento correctivo del solicitante. 1.2 La prioridad de los servicios solicitados la determinará el Departamento de Servicios Generales de acuerdo a sus parámetros establecidos:
Criterios Nivel de prioridad Tiempo de respuesta
La no reparación pone en riesgo las instalaciones
Alto
1 hora
La no reparación pone en riesgo la salud de los usuarios
Alto
1 hora
La no reparación impide el buen funcionamiento de las actividades
Alto
1 hora
Todas aquellas acciones de mantenimiento correctivo que no se encuentren dentro de estos criterios no se consideraran como prioritarios, por lo tanto, el tiempo de respuesta será menor a 3 días. 1.3 Será responsabilidad del Departamento de Servicios Generales llevar un registro de
las solicitudes recibidas con fecha y hora de recepción así como fecha de atención y
solución a cada uno de ellos, con el fin de tener una medición de la eficiencia de los
tiempos de respuesta del Departamento de Servicios Generales, a través, de su
programación elaborada.
1.4 Todo mantenimiento preventivo, correctivo y/o adecuación en las agencias será ejecutada por el Departamento de Servicios Generales. Cualquier otra adecuación Deberá sujetarse al procedimiento de mantenimiento correctivo, el cual establecerá el Departamento de Servicios Generales (PROCEDIMIENTOS referentes al programa de mantenimiento correctivo.) 2. Referentes al Programa de Mantenimiento preventivo (Bienes Inmuebles): 2.1 El Departamento de Servicios Generales deberá realizar una inspección de todos los locales de las agencias cuando menos una vez cada 15 días para garantizar la buena funcionalidad de los mismos.
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2.2 Será responsabilidad del Departamento de Servicios Generales atender los mantenimientos preventivos de todos y cada uno de los locales de las agencias de acuerdo a la calendarización previamente establecida (Ver Anexo 1 tabla en excel). 2.3 Será responsabilidad del Departamento de Servicios Generales establecer el presupuesto necesario para el Mantenimiento de los locales de las agencias, en base a los históricos de consumo del año anterior, unos meses antes de los tiempos fijados por tesorería (Antes del término del año laboral). 3. Referentes al Programa de Adecuaciones (Bienes Muebles):
3.1 Será responsabilidad del Departamento de Servicios Generales, solicitar a cada una de las agencia los requerimientos necesario para realizar las adecuaciones requeridas en sus agencias, un meses antes de los fijados por la tesorería (antes del término del año laboral) 3.2 En caso de realizar adecuaciones •Proyecto Arquitectónico o Técnico de Remodelación y/o Mantenimiento de algunas de las agencias se deberá contar con al menos lo siguiente: •Especificación del trabajo a realizar. •Especificación de los materiales necesarios. •Recomendación sobre las marcas a utilizar. •Recomendación de los modelos de los acabados (donde aplique). •Tiempos y plazos •Presupuesto base
IX. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS.
1. Referentes al Programa de Mantenimiento Correctivo:
DEPENDENCIA: Realiza la solicitud del servicio de mantenimiento correctivo por medio de un oficio especificando el lugar y la reparación solicitada llevando además la firma del encargado de agencia solicitante. SERVICIOS GENERALES: El Departamento recibe el oficio de la solicitud de mantenimiento, asigna un folio de control interno para su seguimiento y lo envía a la persona responsable de compras o Jefe de Oficina Operativa para su resolución y se evalúa si se necesitara proveedor y contacto de él para su respectiva cotización. SERVICIOS GENERALES: El técnico en Mantenimiento y/o proveedor realiza una inspección al área que solicita reparación y/o mantenimiento elaborando una lista con el material requerido para su solución y realizara su respectivo presupuesto. SERVICIOS GENERALES:
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La persona responsable de compras solicita al proveedor correspondiente (después de haber cotizado con tres proveedores el precio más bajo y de mejor calidad) la lista del material solicitado o en caso que un proveedor registrado realice el trabajo entonces deberá evaluarse su cotización. SERVICIOS GENERALES: Cuando la reparación esté terminada el Técnico en Mantenimiento y/o proveedor deberá llenar un reporte que firmará el encargado agencia solicitante y entregarlo debidamente requisitado al Jefe del Departamento de Servicios Generales.
2. Referentes al Programa de Mantenimiento Preventivo:
SERVICIOS GENERALES: El Jefe del Departamento a tiende y controla los tiempos establecidos en la calendarización (Anexo 1y Anexo 2) de mantenimiento preventivo de las agencias y envía al personal y/o proveedor registrado específico para dichas reparaciones. SERVICIOS GENERALES: El Técnico de Mantenimiento y/o proveedor realiza una inspección al área que solicita mantenimiento elaborando una lista con el material requerido para su prevención. SERVICIOS GENERALES (COMPRADOR): La persona responsable de compras solicita al proveedor correspondiente (después de haber cotizado con tres proveedores el precio más bajo y de mejor calidad según evaluación) la lista del material solicitado para realizar los mantenimientos requeridos. SERVICIOS GENERALES: Cuando la reparación esté terminada el Técnico en Mantenimiento y/o proveedor deberá llenar un reporte que firmará el Jefe del Departamento o de Agencia solicitante y entregarlo debidamente requisitado al Jefe del Departamento de Servicios Generales.
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X. DIAGRAMAS DE FLUJO.
1. Referentes al Programa de Mantenimiento Correctivo (Bienes Inmuebles). 1.- Flujo del Procedimiento de Mantenimiento Correctivo de agencias.
Inicio
Agencia realiza solicitud de
mantenimiento correctivo y
manda a servicios generales
Servicios Generales recibe
solicitud de mantenimiento,
asigna folio y envía técnico o
proveedor según evaluación
Técnico de mantenimiento realiza
inspección de la agencia y realiza
diagnóstico (listado de material
para reparación) y para comprar
Proveedor Especialista realiza
inspección de la agencia y realiza
diagnóstico
Comprador realiza cotizaciones y
compra material necesario.
Realiza cotización y envía al
departamento.
Técnico de mantenimiento llena
reporte del trabajo realizado y lo
presenta al jefe de agencia que
solicito el mantenimiento.
Con la cotización aceptada y
confirmada con una orden de
compra se precede a realizar el
mantenimiento.
Jefe de agencia y supervisor jefe
de departamento firman el
reposte de conformidad.
Técnico de mantenimiento o
proveedor entrega el reporte al
jefe del área.
Jefe de área archiva el reporte de
mantenimiento correctivo.
Fin
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2. Referentes al Programa de Mantenimiento Preventivo (Bienes Inmuebles). 1.- Flujo del Procedimiento de Mantenimiento Preventivo de agencias
Inicio
Jefe de departamento revisa
calendario de
mantenimiento preventivo
Jefe de departamento pide a
proveedores atender solicitudes de
mantenimiento o la misma área
programa su atención.
Técnico de mantenimiento realiza
inspección de la agencia y realiza
diagnóstico (listado de material
para reparación) y para comprar
Proveedor Especialista realiza
inspección de la agencia y realiza
diagnóstico
Comprador realiza cotizaciones y
compra material necesario.
Realiza cotización y envía al
departamento.
Técnico de mantenimiento llena
reporte del trabajo realizado y lo
presenta al jefe de agencia que
solicito el mantenimiento.
Con la cotización aceptada y
confirmada con una orden de
compra se precede a realizar el
mantenimiento.
Jefe de agencia y supervisor jefe
de departamento firman el
reposte de conformidad.
Técnico de mantenimiento o
proveedor entrega el reporte al
jefe del área.
Jefe de área archiva el reporte de
mantenimiento preventivo.
Fin
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XI. ANEXOS
Anexo 1
Programa de Mantenimiento Preventivo.
Programa de Mantenimiento Preventivo del Área de Servicios Generales
EMPIEZA DESCRICIÓN DURACIÓN TÉRMINO PROBABLE
Anexo 2
Programa de Actividades.
Programa de Actividades del Área de Servicios Generales
EMPIEZA DESCRICIÓN DURACIÓN TÉRMINO PROBABLE