manual de organizacion y funciones - sofipo mar 2010

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Modelo Técnico - Financiero para

Intermediarios Financieros Rurales:

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Modelo Genérico para Intermediario

Financiero Rural: SOFIPO

México, Marzo 2010

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR

Elaborado por: Aprobado por: Consejo de Administración - Sesión del Vigencia: Actualización: Página 2 de 86

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Índice de Contenido

Página

GLOSARIO DE ABREVIATURAS ....................................................................................... 4

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 5

1. GENERALIDADES............................................................................................ 6 1.1. ANTECEDENTES DE LA SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR........................................... 6 1.2. OBJETIVO DE LA SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR.................................................. 6 1.3. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES DE LA SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR............................ 6 1.4. BASE LEGAL .............................................................................................. 6 1.5. ALCANCE.................................................................................................. 6 1.6. APROBACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓN..................................................... 6

2. ESTRUCTURA ORGÁNICA.................................................................................. 7 2.1. ÓRGANO DE GOBIERNO................................................................................. 7 2.2. ÓRGANO DE DIRECCIÓN ................................................................................ 7 2.3. ÓRGANO DE CONTROL .................................................................................. 8 2.4. ÓRGANO DE SUPERVISIÓN ............................................................................. 9 2.5. ÓRGANOS O COMISIONES ESPECIALES ............................................................... 9 2.6. ÓRGANOS CONSULTIVOS ..............................................................................10 2.7. ÓRGANOS DE ASESORÍA...............................................................................10 2.8. ÓRGANOS DE LÍNEA....................................................................................10

3. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL......................................................................... 11

4. FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE LOS ÓRGANOS DE LA SOCIEDAD FINANCIERA POPULAR14 4.1. ÓRGANO DE GOBIERNO................................................................................14 4.1.1. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS ..............................................................14 4.2. ÓRGANO DE DIRECCIÓN ...............................................................................16 4.2.1. CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN .......................................................................16 4.2.2. DIRECTOR O GERENTE GENERAL .....................................................................19 4.2.3. SECRETARÍA DE GERENCIA ............................................................................23 4.3. ÓRGANO DE CONTROL .................................................................................24 4.3.1. COMISARIOS ............................................................................................24 4.3.2. AUDITORIA INTERNA ...................................................................................27 4.3.2.1. ASISTENTE DE AUDITORÍA ............................................................................29 4.4. ÓRGANO CONSULTIVO .................................................................................29 4.4.1. UNIDAD DE RIESGOS ..................................................................................29 4.4.1.1. AUXILIAR DE RIESGOS.................................................................................32 4.5. ÓRGANO DE ASESORÍA ................................................................................32 4.5.1. ASESORÍA LEGAL .......................................................................................32 4.5.2. ÁREA DE MARKETING E IMAGEN INSTITUCIONAL ...................................................34 4.5.2.1. ASISTENTE DE MARKETING............................................................................36 4.6. ÓRGANOS DE LÍNEA....................................................................................37 4.6.1. ÁREA DE ADMINISTRACIÓN............................................................................37 4.6.1.1. CONTABILIDAD..........................................................................................38 4.6.1.2. ASISTENTE DE CONTABILIDAD ........................................................................40 4.6.1.3. AUXILIAR DE CONTABILIDAD..........................................................................41 4.6.1.4. PERSONAL Y LOGÍSTICA ...............................................................................43 4.6.1.4.1. ASISTENTE DE PERSONAL Y LOGÍSTICA..............................................................46 4.6.1.4.2. AUXILIAR DE ALMACÉN Y ARCHIVO...................................................................47



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Índice de Contenido (Continuación)

4.6.1.4.3. ASISTENTE DE SEGURIDAD............................................................................48 4.5.3. ÁREA DE SISTEMAS ....................................................................................50 4.5.3.1. ASISTENTE DE SISTEMAS..............................................................................52 4.5.3.2. AUXILIAR DE SISTEMAS (HARDWARE)...............................................................54 4.5.3.3. AUXILIAR DE SISTEMAS (SOFTWARE) ...............................................................55

4.6.2. FINANZAS E INVERSIONES ............................................................................. 56 4.6.2.1. GERENTE DE FINANZAS INVERSIONES ...............................................................56 4.6.2.2. INVERSIONES Y OPERACIONES........................................................................57 4.6.2.3. CAJERO O GUARDAVALOR GENERAL/TESORERO....................................................59 4.6.2.3.1. ASISTENTE DE CAJA GENERAL ........................................................................61 4.6.2.4. AUXILIAR DE OPERACIONES...........................................................................62

4.6.3. ADMINISTRADOR DE AGENCIA .............................................................................64 4.6.3.1. AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN DE AGENCIA .......................................................69 4.6.4. ÁREA DE CRÉDITOS ....................................................................................71 4.6.4.1. GERENTE DE CRÉDITO .................................................................................71 4.6.4.2. COORDINADOR DE CRÉDITO ..........................................................................74 4.6.4.2.1. ANALISTA DE CRÉDITOS ...............................................................................77 4.6.4.2.2. AUXILIAR DE CRÉDITO .................................................................................80 4.6.4.3. ENCARGADO DE RECUPERACIONES ...................................................................81 4.6.4.3.1. AUXILIAR DE RECUPERACIONES ......................................................................83

ANEXOS............................................................................................................... 85

ANEXO 1: HOJA DE ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN ........................................................ 85

ANEXO 2: GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................. 86



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Glosario de Abreviaturas

SOFIPO: Sociedad Financiera Popular

CNBV: Comisión Nacional Bancaria y de Valores

LACP: Ley de Ahorro y Crédito Popular

CUACP: Circular Única de Ahorro y Crédito Popular

MOF: Manual de Organización y Funciones

LGISM: Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros

LGTOC: Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito



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Introducción El presente Manual de Organización y Funciones ha sido elaborado a fin de propiciar que los ejecutivos de la Sociedad Financiera Popular interactúen en el marco de las normas, políticas, procedimientos y reglamentos vigentes. En este sentido, el presente Manual tiene como objetivo básico normar la estructura interna de la Sociedad Financiera Popular, así como el ordenamiento y sistematización de las funciones y responsabilidades que corresponden a cada uno de los niveles de la estructura organizativa y está orientado a constituirse en un instrumento útil y dinámico para la gestión exitosa.



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1. Generalidades

1.1. Antecedentes de la Sociedad Financiera Popular

[Incorporar Descripción de origen, evolución y cambios significativos]

1.2. Objetivo de la Sociedad Financiera Popular

La Sociedad Financiera Popular tiene como objetivos: � [Citar los objetivos de la Sociedad Financiera Popular]. La estructura orgánica de la Sociedad Financiera Popular debe apoyar el logro de estos objetivos. Para ello es indispensable asegurar que todos los niveles jerárquicos actúen con rapidez en la toma de decisiones y en el otorgamiento de los servicios financieros. 1.3. Misión, Visión y Valores de la Sociedad Financiera Popular Misión: [Incorporar Misión en caso que la Sociedad Financiera Popular ya lo tenga definido o definirlo con el nivel superior] Visión: [Incorporar Visión en caso que la Sociedad Financiera Popular ya lo tenga definido o definirlo con el nivel superior]. Valores: [Incorporar la declaración de Valores de la Sociedad Financiera Popular o definirlo con el nivel superior]. 1.4. Marco Legal

La Sociedad Financiera Popular se rige por las siguientes disposiciones legales:

� Acta constitutiva de la Sociedad Financiera Popular.

� Ley de Ahorro y Crédito Popular.

� Ley General de Sociedades Mercantiles.

� Código Civil Federal

� Disposiciones de Carácter General emitidas por la CNBV [Citar las resoluciones].

� Código Fiscal de la Federación.

� Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

1.5. Alcance El Manual de Organización y Funciones rige a todos los empleados, funcionarios y miembros que integran la estructura organizacional de la Sociedad Financiera Popular, quienes deben familiarizarse con su contenido, deberá ser de conocimiento y cumplimiento de todos. 1.6. Aprobación, Divulgación y Actualización El presente Manual deberá ser aprobado por el Consejo de Administración y en caso de presentarse la necesidad de insertar modificaciones sustanciales, éstas podrán ser sugeridas por la Gerencia. La Gerencia en coordinación con el área de Recursos Humanos de la



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Sociedad Financiera Popular dará a conocer al Consejo de Administración las modificaciones necesarias, dichas modificaciones y las aprobaciones se realizaran en la hoja adjunto como Anexo 1: Hoja de Actualización y Aprobación. 2. Estructura Orgánica A continuación se procede a detallar la estructura orgánica de la Sociedad Financiera Popular de conformidad con el organigrama estructural propuesto.

2.1. Órgano de Gobierno

Asamblea General de Accionistas

La Asamblea General de Accionistas es el Órgano Supremo de la Sociedad; podrá acordar y ratificar todos los actos y operaciones de ésta y sus resoluciones serán cumplidas por la persona que ella misma designe, o a falta de designación, por el Consejo de Administración.

La asamblea ordinaria de las SOFIPO conocerá de todos los asuntos que le corresponda conforme a la ley y a los estatutos sociales o bases constitutivas que las rijan, pero será facultad exclusiva de la asamblea extraordinaria decidir sobre los asuntos siguientes:

i. Aumento o disminución del valor de los certificados de aportación o de las acciones, en su caso;

ii. Remoción y sustitución por causas extraordinarias de los miembros del consejo de administración y de vigilancia que deban ser designados por la asamblea;

iii. Modificación de estatutos sociales o bases constitutivas, y iv. Fusión, escisión, transformación o disolución de la Entidad.

Las decisiones de la asamblea extraordinaria serán tomadas por el voto en el mismo sentido del setenta y cinco por ciento de:

a. Del capital social, en el caso de las Sociedades Financieras Populares.

A las asambleas deberá acudir con voz pero sin voto un representante de la Federación que la supervise de manera auxiliar.

Será nulo todo acuerdo tomado en asamblea ordinaria o extraordinaria que contraviniendo las sanas prácticas financieras o las condiciones prevalecientes en el mercado, tenga como propósito provocar un deterioro en la condición financiera de la SOFIPO.

2.2. Órgano de Dirección

Consejo de Administración: El Consejo de Administración de las Sociedades Financieras Populares estará integrado por no menos de cinco personas ni más de quince. Los consejeros desempeñarán su encargo por un periodo de hasta cinco años, según se establezca en estatutos, con posibilidad de una sola reelección. Por cada consejero propietario se podrá designar un suplente.

Asimismo, el Consejo de Administración deberá contar con un comité de auditoría, el cual tendrá carácter consultivo. La Comisión establecerá mediante disposiciones de carácter general, las funciones mínimas que deberá realizar el comité de auditoría, así como las normas relativas a su integración, periodicidad de sus sesiones y la oportunidad y suficiencia de la información que deba considerar.

Para garantizar la continuidad en los procesos de toma de decisiones del Consejo de Administración, en los estatutos de las Sociedades Financieras Populares se deberá establecer un sistema de renovación cíclica y parcial de sus consejeros.



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Dirección ó Gerencia General

El Consejo de Administración, podrá nombrar a un Director o gerente general o gerentes especiales y acordar su remoción.de acuerdo al procedimiento que establezcan los estatutos o bases constitutivas de la SOFIPO (Art. 18 LACP);

El director o gerente general de la SOFIPO, deberá reunir los requisitos siguientes:

I. Ser residentes en territorio mexicano, en términos de lo dispuesto por el Código Fiscal de la Federación;

II. Haber prestado por lo menos cinco años sus servicios en puestos de alto nivel decisorio, cuyo desempeño requiera conocimiento y experiencia en materia financiera y administrativa, o bien, acreditar experiencia y conocimientos en materia financiera y administrativa en términos de lo que para tales efectos establezca la Comisión mediante disposiciones de carácter general;

III. No tener alguno de los impedimentos que para ser consejero señalan las fracciones III a VIII del Artículo 21 de la LACP, y

IV. No estar realizando funciones de regulación de las Sociedades Financieras Populares.

Son facultades del director o gerente general:

i. Asistir, con voz pero sin voto, a las sesiones del consejo de administración y de los comités de la Entidad, y

ii. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad determinen.

2.3. Órgano de Control

Consejo de Vigilancia o Comisarios

El consejo de vigilancia o comisario será el encargado de supervisar el funcionamiento interno de la Entidad y el cumplimiento de sus estatutos, políticas, lineamientos y de las disposiciones aplicables. Tratándose del consejo de vigilancia, estará integrado por no menos de tres personas ni más de siete nombradas y removidas por la asamblea general, las cuales no deberán tener alguno de los impedimentos que para ser consejero señala el artículo 21 de la Ley de Ahorro y Crédito Popular. Las mismas restricciones serán aplicables en el caso del comisario.

Son facultades del consejo de vigilancia o comisario:

i. Asistir con voz, pero sin voto a las sesiones del consejo de administración;

ii. Solicitar al consejo de administración, al director o gerente general o a los comités de la Entidad, la información que requiera para el correcto desempeño de sus funciones;

iii. Para las Entidades ubicadas en el Nivel de Operaciones que establezca la Comisión en las reglas de carácter general, solicitar al auditor externo nombrado, la información sobre el desarrollo y resultados de la auditoria;

iv. Convocar a asamblea ordinaria y/o extraordinaria a falta de convocatoria expedida por el consejo de administración;

v. Proponer la remoción del director o gerente general, o en su caso, emitir la opinión a que se refiere la fracción IX del artículo 22 de la Ley de Ahorro y Crédito Popular



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vi. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad determinen.

Son obligaciones del consejo de vigilancia o comisario:

i. Vigilar que los actos de todos los órganos de la Entidad se realicen con apego a los estatutos o bases constitutivas de la misma y a la normatividad aplicable;

ii. Presentar a la asamblea un informe anual sobre su gestión y la del consejo de administración, del director o gerente general y de los comités que la Entidad establezca;

iii. Informar a la asamblea de la Entidad y al Comité de Supervisión de la Federación sobre las irregularidades detectadas en la operación de los órganos de gobierno de la Entidad;

iv. Supervisar que las observaciones efectuadas se atiendan y las irregularidades detectadas se corrijan;

v. En su caso, recomendar a la asamblea y justificar la aceptación o rechazo de los estados financieros del ejercicio y del informe del consejo de administración, y

vi. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad determinen.

2.4. Órgano de Supervisión

Las Entidades estarán sujetas a la supervisión de la Comisión, la que tendrá en lo que no se oponga a la Ley de Ahorro y Crédito Popular, todas las facultades que en materia de inspección y vigilancia le confiere la Ley antes mencionada y la Ley de Instituciones de Crédito. Dichas facultades podrán ser ejercidas directamente por la Comisión y de manera auxiliar por las Federaciones autorizadas conforme al Título III de la Ley de Ahorro y Crédito Popular.

La Comisión establecerá mediante disposiciones de carácter general la forma en que las Federaciones ejercerán las facultades de supervisión auxiliar de las Entidades.

El Artículo 48 de la Ley de Ahorro y Crédito Popular establece que la Federación se constituirá con la agrupación voluntaria de Entidades, y deberá estar autorizada por la Comisión, para el desempeño de las facultades de supervisión auxiliar. Dichas facultades serán indelegables.

2.5. Órganos o Comisiones Especiales

Se permite a la Sociedad Financiera Popular tantas comisiones como sean necesarias para atender mejor la administración y vigilancia de la misma.

La Comisión podrá establecer, mediante disposiciones de carácter general, criterios relativos a los requisitos que las citadas personas estén obligadas a cumplir y lineamientos para su debido acreditamiento, así como para la integración de la documentación comprobatoria relativa.

En todo caso, las personas a que se refiere el párrafo anterior deberán manifestar por escrito a la SOFIPO de que se trate y bajo protesta de decir verdad, que no se ubican en alguno de los supuestos que les impidan de acuerdo a la Ley ejercer el cargo.

Las SOFIPO deberán informar a la Comisión la designación de nuevos consejeros, o comisario, director o gerente general, dentro de los quince días hábiles posteriores a su designación.



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Tratándose de consejeros, comisario, director o gerente general, la Comisión tendrá la facultad de veto.

La Comisión expedirá las reglas de carácter general para el funcionamiento de las SOFIPO, en las que se determinarán las operaciones activas, pasivas y de servicios que éstas podrán realizar de acuerdo al Nivel de Operaciones que les sea asignado, así como las características de dichas operaciones y los requisitos para celebrarlas.

Las reglas generales que establezcan los criterios para asignar el Nivel de Operaciones de cada Entidad deberán considerar entre otros elementos, el monto de activos y pasivos de la Entidad; el número de Socios o Clientes; el ámbito geográfico de las operaciones; y la capacidad técnica y operativa de la Entidad.

2.6. Órganos Consultivos

Unidad de Riesgos

Es el órgano encargado de la administración de los riesgos de todo tipo a los que se enfrenta la Sociedad Financiera Popular, su finalidad es implementar el sistema de control de riesgos que permita identificar, medir, prevenir, controlar y reportar los riesgos operativos que enfrenta la empresa, ya sean estos riesgos ante la posibilidad de perdidas financieras, por deficiencias o fallas en procesos internos, en la tecnología de información, en las personas o por ocurrencia de eventos externos adversos.

2.7. Órganos de Asesoría

Área de Asesoría Legal

Es el órgano de asesoramiento en materia legal y normativa a la alta dirección y a las demás áreas de la Sociedad Financiera Popular, presta asesoramiento jurídico integral en todo tipo de materia legal ya sea civil, mercantil, comercial, penal, laboral, administrativa y en general, en todos los aspectos relacionados con el desarrollo de las actividades de la Sociedad Financiera Popular. Área de Marketing e Imagen Institucional

Es el área que asesora a toda la Sociedad Financiera Popular y especialmente a la alta dirección en todas las actividades referidas a Marketing y a la promoción de la Imagen Institucional, en general realiza todas las actividades que mejoren los resultados de mercadeo, colocación de productos y servicios que ofrece la institución, y todo lo relacionado a mantener y mejorar la imagen de la Sociedad Financiera Popular. Se puede contar con un personal de Marketing si la SOFIPO es una sociedad grande y maneja un importante volumen de operaciones, en el detalle de los puestos se incluye la figura del Asistente de Marketing e Imagen Institucional, que podría considerarse según la necesidad, la otra alternativa es contar con este servicio de forma tercerizada con la contratación de un profesional de marketing según los requerimientos.

2.8. Órganos de Línea

Gerencia de Administración

Soporta las actividades en general de todas las áreas, supervisa y gestiona las actividades administrativas y operativas de la entidad, tales como las Áreas de Personal, Logística, Sistema y Contabilidad.



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Gerencia de Créditos

Involucra las actividades de negocios de la Sociedad Financiera Popular entidad relacionadas con la administración, evaluación, aprobación y desembolso de los créditos solicitados por los clientes, el manejo de los empleados de las áreas a su cargo. Están consideradas en esta gerencia, las Áreas de Créditos y Recuperaciones. Gerencia de Finanzas e Inversiones

Involucra las actividades operativas de la Sociedad Financiera Popular relacionadas con las operaciones financieras, administración de fondos, operaciones de inversión y las actividades de atención a clientes. Están consideradas en esta gerencia las Áreas de Operaciones, Tesorería y Caja General. 3. Organigrama Estructural Seguidamente se presentará el organigrama estructural de la Sociedad Financiera Popular, el cual deberá completarse conforme se distribuyen las responsabilidades y trabajos al interior de la organización, el mismo irá tomando forma según la organización de la SOFIPO. El organigrama que se plasma a continuación recoge, gráficamente la estructura organizativa diseñada para las Sociedades Financieras Populares donde se contempla la estructura de la casa Matriz y la Casa Central u Oficina Principal. Se presenta una estructura completa para una SOFIPO grande y otra con una estructura básica para una SOFIPO pequeña. En el se identifican las diferentes unidades que se acuerdo al tamaño de la entidad se deberán realizar las adecuaciones necesarias. Secuencialmente se desglosa la estructura de la Agencia o Sucursal detallando cada una de las áreas que las integran, al igual que la estructura general la misma deberá ir adoptando las diferentes formas de la sucursal o agencia.



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Estructura Orgánica Completa Sociedad Financiera Popular

CONSEJO DE VIGILANCIA/COMISARIO/S

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

UNIDAD DE RIESGOS

AUDITOR INTERNO

GERENTE GENERAL

ASESORÍA LEGAL

MARKETING E IMAGEN INSTITUCIONAL SECRETARIA DE GERENCIA

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

GERENCIA DE FINANZAS E INVERSIONES

GERENCIA DE CRÉDITO

CONTADOR GENERAL

ADMINISTRADOR DE AGENCIA

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

ENCARGADO DE PERSONAL Y LOGÍSTICA

ENCARGADO DE INVERSIONES Y OPERACIONES

CAJERO GENERAL/TESORERO

ASISTENTE DE CAJA GENERAL

AUX. DE OPERACIONES/CAJERO

COORDINADOR DE CRÉDITO

ENCARGADO DE RECUPERACIONES

AUXILIAR DE RECUPERACIONES

ANALISTA DE CRÉDITO

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

JEFE DE SISTEMAS

ASISTENTE DE SISTEMAS

ASISTENTE DE PERSONAL Y LOGÍSTICA

AUX. DE ALMACÉN Y ARCHIVO

AUXILIAR DE CRÉDITO ASISTENTE DE CONTABILIDAD

ASISTENTE DE SEGURIDAD



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Estructura Orgánica Básica Sociedad Financiera Popular

CONSEJO DE VIGILANCIA/COMISARIO/S

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

AUDITOR INTERNO

GERENTE GENERAL

ASESORÍA LEGAL

SECRETARIA DE GERENCIA

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

GERENCIA DE CRÉDITO

CONTADOR GENERAL

ADMINISTRADOR DE AGENCIA

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

ENCARGADO DE PERSONAL Y LOGÍSTICA

ENCARGADO INVERSIONES Y OPERACIONES

CAJERO GENERAL/TESORERO

AUX. DE OPERACIONES/CAJERO

COORDINADOR DE CRÉDITO

ENCARGADO DE RECUPERACIONES

AUXILIAR DE RECUPERACIONES

ANALISTA DE CRÉDITO

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

JEFE DE SISTEMAS

ASISTENTE DE SISTEMAS

AUXILIAR DE CRÉDITO

Estructura Orgánica de Agencia o Sucursal



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4. Funciones y Descripción de los Órganos de la Sociedad Financiera Popular

A continuación se describen las funciones de cada uno de los órganos que componen la estructura organizativa de la Sociedad Financiera Popular:

4.1. Órgano de Gobierno

4.1.1. Asamblea General de Accionistas

Órgano: Asamblea General de Accionistas

Designado por: Los Accionistas de la Sociedad Financiera Popular Objetivo del Puesto

La asamblea General de Accionistas es el máximo órgano de gobierno de la Sociedad Financiera Popular las decisiones que toman son estratégicas y corporativas. Nombra a los responsables del Consejo de Administración y Comisarios delegándoles facultades y obligaciones, sobre los asuntos de mayor trascendencia y tomar decisiones para que la Sociedad opere con base a lo establecido en la Ley de Ahorro y Crédito Popular, las Disposiciones de Carácter General para las SOFIPO, Estatutos Sociales y Reglas de Operación. Funciones

1. Participar en las asambleas ordinarias y/o extraordinarias, cuando sean convocados por el Consejo de Administración y/o Comisarios, para tratar asuntos relacionados con la operación de la SOFIPO.

2. Recibir los estados financieros e informes económicos, financieros y asociativos de la Sociedad Financiera Popular de parte del Consejo de Administración y Comisarios, los examina y se pronuncia al respecto, pudiendo disponer que se realicen investigaciones o auditorias en caso sea necesario.

3. Elegir y remover con causa justificada a los integrantes del Consejo de Administración.

4. Determinar el mínimo de aportaciones que deben suscribir los socios con arreglo a las normas legales vigentes y a propuesta del Consejo de Administración.

5. Fijar los emolumentos de los miembros del Consejo de Administración y de los comités, así como los gastos de representación del Presidente del Consejo de Administración para fines que exclusivamente beneficien a la Sociedad Financiera Popular con cargo a precisar su uso en los informes que presente a la sesión de Consejo de Administración.

6. Aprobar la distribución de los remanentes y excedentes a propuesta del Consejo de Administración.

7. Aprobar la apertura, traslado o cierre de oficinas de la Sociedad Financiera Popular.

8. Pronunciarse sobre los objetivos estratégicos y generales de la institución a propuesta del Consejo de Administración.

9. Resolver sobre las reclamaciones de los clientes contra los actos del Consejo de Administración y Comisarios.



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10. Resolver sobre las apelaciones de los socios que fueren excluidos en virtud de resoluciones del Consejo de Administración.

11. Aprobar, reformar, e interpretar el estatuto y el reglamento general de elecciones.

12. Resolver sobre la fusión, escisión, disolución y liquidación de la Sociedad Financiera Popular, de acuerdo con lo establecido en el estatuto.

13. Imponer las sanciones de suspensión, destitución o exclusión del cargo directivo, según sea el caso a los directivos que con su acción, omisión hubiere contribuido.

14. Determinar las sanciones que correspondan, en caso sucedan infracciones no previstos en el inciso anterior y que sean de responsabilidad de los dirigentes para imponerles las medidas que correspondan estatutariamente.

Atribuciones

Las Entidades a través de su asamblea, podrán designar consejeros independientes para que participen en los trabajos del consejo de administración, en igualdad de circunstancias que el resto de los consejeros.

Se entenderá por consejero independiente a la persona que sea ajena a la administración de la Entidad, y que reúna los requisitos y condiciones que determine la Comisión, mediante disposiciones de carácter general.

La Comisión, mediante disposiciones de carácter general, determinará los casos en los que la Entidad, atendiendo a su Nivel de Operaciones, deberá contar con al menos un Consejero independiente.

La asamblea ordinaria

Conocerá de todos los asuntos que le corresponda conforme a la ley y a los estatutos sociales o bases constitutivas que las rijan, pero será facultad exclusiva de la asamblea extraordinaria decidir sobre los asuntos siguientes:

i. Aumento o disminución del valor de los certificados de aportación o de las acciones, en su caso;

ii. Remoción y sustitución por causas extraordinarias de los miembros del consejo de administración y de vigilancia que deban ser designados por la asamblea;

iii. Modificación de estatutos sociales o bases constitutivas, y iv. Fusión, escisión, transformación o disolución de la SOFIPO.

Las decisiones de la asamblea extraordinaria serán tomadas por el voto en el mismo sentido del setenta y cinco por ciento de:

a) Del capital social, en el caso de las Sociedades Financieras Populares. A las asambleas deberá acudir con voz pero sin voto un representante de la Federación que la supervise de manera auxiliar.

Será nulo todo acuerdo tomado en asamblea ordinaria o extraordinaria que contraviniendo las sanas prácticas financieras o las condiciones prevalecientes en el mercado, tenga como propósito provocar un deterioro en la condición financiera de la Entidad.



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4.2. Órgano de Dirección

4.2.1. Consejo de Administración

Órgano: Consejo de Administración Designado por: Asamblea General de Accionistas Línea de Autoridad: Gerente General

Objetivo del Puesto

El Consejo de Administración es el órgano encargado de determinar los lineamientos de la política general de la Sociedad Financiera Popular, así como de supervisar su implementación. Funciones Específicas 1. El Consejo de Administración ejerce la representación institucional de la Sociedad

Financiera Popular. Está encargado de formular y/o aprobar los lineamientos de la política general de la institución, así como, supervisar su ejecución.

2. Fijar los objetivos de política general y plan anual de gestión de la Sociedad Financiera Popular.

3. Vigilar las actividades del Director/Gerente General y conocer sobre los resultados periódicos de la institución, pudiendo para el efecto recabar de la misma, cualquier información que estime conveniente;

4. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, las normas internas y los acuerdos de la asamblea general de accionistas.

5. Elaborar propuestas de modificación del estatuto de la Sociedad Financiera Popular y elevarlo a la asamblea general de delegados para su aprobación, previo análisis.

6. Aprobar el Manual de Organización y Funciones de la Sociedad Financiera Popular.

7. Aprobar los Manuales de Procedimientos de la Sociedad Financiera Popular.

8. Supervisar la gestión administrativa, económica y financiera de la Sociedad Financiera Popular.

9. Aprobar la Memoria Anual, así como el Balance y el Estado de Ganancias y Pérdidas y la capitalización de utilidades mensuales.

10. Aprobar las Políticas de los tipos de créditos que vaya a desarrollar la Sociedad Financiera Popular.

11. Velar por el cumplimiento de las limitaciones a que están sujetas las operaciones de la Sociedad Financiera Popular, de acuerdo con la ley;

12. Elegir o remover Al Gerente General, previo el cumplimiento de los procedimientos legales vigentes.

13. Asignar a los Gerentes sus respectivas áreas de mando, a propuesta de estos, sobre los Departamentos, Secciones, Agencias, para un cabal cumplimiento de los objetivos empresariales, así como para adquirir un nivel adecuado de especialización.



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14. Supervisar y controlar la correcta aplicación de los recursos de la Sociedad Financiera Popular.

15. Aprobar los presupuestos de la Sociedad Financiera Popular, así como sus modificaciones.

16. Aprobar los reglamentos que fueran necesarios para la mejor marcha operativa de la Sociedad Financiera Popular.

17. Decidir sobre las transacciones de inmuebles destinados a servir como locales de la Sociedad Financiera Popular, así como el establecimiento de agencias.

18. Otorgar los poderes que juzgue necesarios.

19. Conceder licencias a los miembros del Consejo de Administración y al Gerente General.

20. Aprobar los aumentos de capital.

21. Declarar la vacante de miembros del Consejo de Administración.

22. Aprobar las políticas de los programas de crédito que vaya a desarrollar la Sociedad Financiera Popular;

23. Resolver los asuntos de su competencia que le sean sometidos por el Gerente General;

24. Designar en su caso, el miembro del Consejo de Administración que representará a la Sociedad Financiera Popular en la Federación.

25. Redactar el reglamento de sesiones de las asambleas general de delegados

26. Aprobar la remuneración del Gerente General, Auditor Interno, así como la política global de remuneraciones.

27. Las demás que le señala el estatuto y las normas aplicadas a la Sociedad Financiera Popular.

28. El Vice Presidente reemplaza al Presidente en caso de licencia, ausencia o impedimento, vacancia o renuncia al cargo. Cuando faltaren el Presidente y el Vice Presidente asumirá la Presidencia el miembro más antiguo del Consejo de Administración, y si hubiesen varios con igual tiempo, lo hará el de mayor edad.

Responsabilidades

1. La determinación de los lineamientos de la política general y la supervisión de la gestión económica, financiera y administrativa de la Sociedad Financiera Popular.

2. Aprobar el Plan Anual de Auditoria Interna y sus modificaciones.

3. Estudiar y aprobar las respuestas a los informes de auditoria e inspectoría practicados a la Sociedad Financiera Popular, por Auditoria Interna, Auditores Externos, Comisión Nacional Bancaria y de Valores, Federación a la que pertenece la Sociedad Financiera Popular si corresponde.

Atribuciones

Son facultades y obligaciones indelegables del consejo de administración:

1. Establecer las políticas generales de administración de la Entidad, así como las políticas para otorgamiento de crédito;

2. Acordar la creación de los comités que sean necesarios para el correcto desarrollo de las operaciones de la Entidad;



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3. Autorizar los reglamentos que propongan los comités respectivos y los que el propio consejo determine;

4. Instruir la elaboración y aprobar los manuales de administración y operación, así como los programas de actividades;

5. Autorizar las operaciones que, de acuerdo a los estatutos o bases constitutivas de la Entidad y por su monto o importancia, necesiten tal autorización;

6. En su caso, aprobar y hacer del conocimiento de la asamblea general los estados financieros del ejercicio;

7. Informar a la asamblea sobre los resultados de su gestión;

8. Atender las observaciones por irregularidades detectadas por el consejo de vigilancia o comisario;

9. Nombrar al director o gerente general y acordar su remoción, en este último caso previa opinión del consejo de vigilancia, de acuerdo al procedimiento que establezcan los estatutos o bases constitutivas de la Entidad;

10. Otorgar poderes generales o especiales al director o gerente general;

11. Autorizar los contratos que las Entidades celebren con las empresas o sociedades con las que tengan nexos patrimoniales en los términos de las disposiciones de carácter general que emita la Comisión, o tengan el control administrativo conforme a lo señalado en el artículo 53 fracción I de la Circular Única de Ahorro y Crédito Popular.

12. Acordar la emisión de obligaciones subordinadas, y

13. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad determinen.

Requisitos

Los consejeros de la SOFIPO deberán reunir los requisitos siguientes:

I. Acreditar conocimientos y experiencia en materia financiera y administrativa;

II. No tener alguno de los impedimentos señalados en el Artículo 21, y

III. Los demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos de la Sociedad Financiera Popular determinen.

“Artículo 21LACP.- Los nombramientos de consejeros de las Sociedades Financieras Populares deberán recaer en personas que cuenten con calidad técnica, honorabilidad e historial crediticio satisfactorio, así como con amplios conocimientos y experiencia en materia financiera, legal o administrativa.

Los consejeros estarán obligados a abstenerse expresamente de participar en la deliberación y votación de cualquier asunto que implique para ellos un conflicto de interés. Asimismo, deberán mantener absoluta confidencialidad respecto de todos aquellos actos, hechos o acontecimientos relativos a la Sociedad Financiera Popular de que sea consejero, así como de toda deliberación que se lleve a cabo en el consejo, sin perjuicio de la obligación que tendrá la Sociedad de proporcionar toda la información que les sea solicitada al amparo de la presente Ley.

En ningún caso podrán ser consejeros de Sociedades Financieras Populares:

I. Los funcionarios y empleados de la Sociedad Financiera Popular, con excepción del director o gerente general y de los funcionarios de la Sociedad que ocupen cargos con las dos jerarquías administrativas inmediatas inferiores a la de aquél, sin que éstos constituyan más de la tercera parte del Consejo de Administración;



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II. El cónyuge, concubina o concubinario de cualquiera de las personas a que se refiere la fracción anterior. Las personas que tengan parentesco por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado, o civil, con más de dos consejeros;

III. Las personas que tengan litigio pendiente con la Sociedad de que se trate;

IV. Las personas sentenciadas por delitos patrimoniales; las inhabilitadas para ejercer el comercio o para desempeñar un empleo, cargo o comisión en el servicio público, o en el sistema financiero mexicano;

V. Los quebrados y concursados que no hayan sido rehabilitados;

VI. Quienes realicen funciones de inspección y vigilancia de las Sociedades Financieras Populares;

VII Quienes realicen funciones de regulación y supervisión de las Sociedades Financieras Populares, y

VIII. Quienes participen en el Consejo de Administración de otra Sociedad Financiera Popular.

La mayoría de los consejeros deberán ser mexicanos o extranjeros residentes en el territorio nacional.

La persona que vaya a ser designada como consejero de una Sociedad Financiera Popular y sea consejero de otra entidad financiera deberá revelar dicha circunstancia a la asamblea de accionistas de dicha Sociedad para el acto de su designación.

Los mismos impedimentos se aplicarán, cuando corresponda, a los casos de las Federaciones”.

4.2.2. Director o Gerente General

Cargo: Director o Gerente General Designado por: Consejo de Administración Depende de: Consejo de Administración Línea de Autoridad: Todas las áreas de la Sociedad Financiera Popular

Objetivo El Director o Gerente General asume la representación legal de la Sociedad Financiera Popular. Es responsable de planear y coordinar las actividades administrativas, operativas, financieras y crediticias de la Sociedad Financiera Popular. Así como de resolver los asuntos que requieren su intervención de acuerdo a las facultades delegadas.

Funciones 1. Dictar las disposiciones que estime convenientes a fin de asegurar que las actividades de

la Sociedad Financiera Popular se desarrollen de acuerdo a las políticas y planes aprobados por el Consejo de Administración.



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2. Velar por el cumplimiento de la Ley de ACP, del Estatuto Social, de los Manuales, Reglamentos y Políticas de la Institución y demás disposiciones que afecten a la Sociedad Financiera Popular;

3. Cumplir y hacer cumplir los acuerdos del Consejo de Administración.

4. Formular y proponer al Consejo de Administración, para su aprobación los Reglamentos, Manuales y disposiciones internas que regulen el funcionamiento de la Sociedad Financiera Popular y los que sean necesarios para el mejor desarrollo de sus actividades.

5. Proponer al Consejo de Administración las modificaciones en la organización de la Sociedad Financiera Popular.

6. Diseñar y proponer al Consejo de Administración, para su aprobación, la implementación de nuevas modalidades de inversiones, créditos y servicios financieros, así como de introducir mejoras a los servicios y productos financieros existentes.

7. Elaborar y someter al Consejo de Administración, para su aprobación los presupuestos y metas a corto, mediano y largo plazo.

8. Informar periódicamente y asesorar al Consejo de Administración sobre la gestión económico-financiera y administrativa de la Sociedad Financiera Popular, Para ello debe presentar periódicamente análisis de liquidez, rentabilidad, morosidad e informes sobre evaluación de la ejecución del Programa Anual de Operaciones: Plan de captaciones de recursos, de colocaciones, del presupuesto de ingresos, gastos e inversiones, así como del flujo de caja. Implementar medidas correctivas con la finalidad de que el desempeño y los resultados tengan lugar de acuerdo a los planes.

9. Preparar informes periódicos para el Consejo de Administración, y para la Asamblea General de Accionistas sobre la situación patrimonial y financiera de la Sociedad Financiera Popular.

10. Presentar oportunamente al Consejo de Administración los Estados Financieros correspondientes a cada período o ejercicio económico.

11. Preparar la memoria anual.

12. Presentar a las instituciones de supervisión, control y regulación monetaria, la documentación e informes que le sean requeridos, en concordancia con las normas legales vigentes.

13. Contratar y/o nombrar al personal de acuerdo con la política establecida. La contratación de personal se hará previa selección por concurso de méritos, mediante convocatoria pública y en casos excepcionales; como de contratar personal experimentado o especializado dará cuenta al Consejo de Administración.

14. Nombrar o contratar a los empleados de acuerdo con los resultados de concurso, dando cuenta al Consejo de Administración y fijando sus remuneraciones en concordancia con la evaluación y política de remuneraciones.

15. Proponer al Consejo de Administración aumentó de sueldos para los Gerentes o jefes de área, administradores de agencia y Auditor Interno.

16. Fijar la remuneración de empleados y funcionarios no comprendidos en el punto anterior, previa evaluación y de acuerdo a la política de remuneraciones.

17. Fomentar la participación del personal en el desarrollo institucional.

18. Velar por la suficiencia de la cobertura de seguros y de las medidas generales de seguridad para proteger a las personas, valores y bienes patrimoniales de la institución, de clientes y terceros dejados en garantía o en custodia.



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19. Determinar la aplicación de los recursos financieros en las operaciones activas más convenientes para la institución.

20. Decidir sobre las inversiones en el sistema financiero de los excedentes de fondos disponibles que no pueden ser destinados a las colocaciones y vigilar sobre la rentabilidad de dichas operaciones.

21. Atraer los recursos financieros necesarios para asegurar un adecuado desarrollo de las actividades de intermediación, así como velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas.

22. Conformar el Comité de Crédito (de acuerdo a los niveles de aprobación de las operaciones de crédito establecido en el Manual de Crédito) de la Sociedad Financiera Popular y autorizar los créditos solicitados por los clientes, en el marco de las normas establecidas para tal fin y dentro de los límites establecidos por el Consejo de Administración.

23. Revisar la evaluación y calificación de la cartera de colocaciones, determinando el nivel de provisiones.

24. Suscribir los Estados Financieros, conjuntamente con los directores y el contador de la Sociedad Financiera Popular.

25. Asistir a las sesiones de Consejo de Administración de la Sociedad Financiera Popular con voz pero sin voto y redactar las actas.

26. Asumir en forma individual la responsabilidad de la planificación, dirección, ejecución y control del área de mando (Departamentos, Secciones) directa e indirecta, que le haya sido delegada.

27. Cumplir con las demás funciones que le señale el Consejo de Administración y las disposiciones legales vigentes.

Responsabilidades 1. Ejecutar las políticas establecidas por el consejo de administración, por el comité de

crédito o su equivalente y los demás comités operativos que se establezcan en la Entidad, actuando en todo momento con apego a los estatutos o bases constitutivas de la misma y a la normatividad aplicable;

2. Preparar y proponer el presupuesto de cada ejercicio;

3. Informar mensualmente de la situación financiera de la Entidad al consejo de administración;

4. Presentar al consejo de administración, para su aprobación, los estados financieros que deban ser aprobados por el mismo;

5. Representar a la Entidad en los actos que determine el consejo de administración;

6. Aplicar los reglamentos y manuales operativos;

7. Llevar y mantener actualizados los libros y registros contables y sociales de la Entidad, y

8. El cumplimiento de los objetivos y las metas trazadas, así como de la buena marcha económica, financiera y administrativa de la Sociedad Financiera Popular.

9. Resolver en forma óptima el conflicto de objetivos internos de: rentabilidad versus liquidez.

10. Adoptar medidas de control que garanticen una eficiente operatividad institucional.



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11. Mantener y mejorar la buena imagen de la Sociedad Financiera Popular ante sus clientes, acreedores y su comunidad.

12. Disponer las medidas de seguridad, control y una adecuada cobertura de seguros, de los bienes y valores de la Sociedad Financiera Popular de los clientes y de terceros dejadas en garantía o en custodia.

13. Mantener el patrimonio de la Sociedad Financiera Popular en términos reales.

Atribuciones 1. Asistir, con voz pero sin voto, a las sesiones del consejo de administración y de los

comités de la Entidad, y

2. Las demás que la Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad determinen.

3. Adoptar políticas internas que permitan el logro de los objetivos institucionales.

4. Administrar el buen uso y empleo de los recursos financieros, bienes, materiales y de personal de la Sociedad Financiera Popular, observando que su aplicación sea exclusivamente para alcanzar sus objetivos.

5. Abrir, transferir, cancelar, afectar y retirar cargos o imposiciones de cuentas bancarias, cuentas corrientes, cuentas de ahorros, cuentas a plazo, certificados bancarios y otros valores.

6. Con la Autorización del Consejo de Administración y en forma mancomunada con un Consejero abrir cuentas bancarias de: cheques,cuentas de ahorro, contratos a plazo fijo, certificados de depósito y otros valores. Contratos de Inversión en Casas de Bolsa, Operadoras de Fondos y Fondos de Inversión.

7. Endosar cheques a favor de terceros.

8. Contratar el personal necesario de acuerdo al cuadro de asignación de personal aprobado por el Consejo de Administración.

9. Endosar Pólizas de Seguros.

10. Celebrar contratos para todo tipo de crédito de acuerdo a la política de la materia.

11. Depositar valores en custodia y retirarlos.

12. Solicitar fianzas.

13. Dar y tomar bienes muebles e inmuebles en arriendo.

14. Suscribir contratos de crédito y elevarlos a escritura pública cuando se otorguen a los acreditados con garantía hipotecaria a favor de la SOFIPO, para garantizar los créditos otorgados.

15. Autorizar gastos por servicios generales y administrativos, así como la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con el presupuesto aprobado por el Consejo de Administración y de conformidad con las normas vigentes.

16. Representar a la Sociedad Financiera Popular en todos los actos civiles, comerciales, judiciales, administrativos y laborales, con las facultades generales del mandato.



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El director o gerente general, deberá reunir los requisitos siguientes: 1. Tener conocimientos y experiencia de por lo menos tres años en materia financiera y

administrativa, con excepción de las Entidades con Nivel de Operaciones I, en cuyo caso, deberán acreditar conocimientos en materia financiera y administrativa a satisfacción de la Federación;

2. No tener alguno de los impedimentos que para ser consejero señala el artículo 21 de la Ley de Ahorro y Crédito Popular.

3. Los demás que la Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad determinen.

4.2.3. Secretaría de Gerencia Cargo: Secretaría de Gerencia Depende de: Gerencia

Coordinaciones para Gerencia: Con todas las áreas de la Sociedad Financiera Popular

Funciones Específicas 1. Atender y brindar información a funcionarios, empleados y público que la soliciten, en

concordancia con la política de información de la Sociedad Financiera Popular; para tal efecto deberá informarse adecuadamente sobre los servicios que presta la institución.

2. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentación y correspondencia interna y externa que ingresa a la Sociedad Financiera Popular.

3. Preparar correspondencia, elevarla a la Gerencia General para su aprobación, distribución y/o envío.

4. Prestar apoyo secretarial y documentario a los distintos órganos de la Sociedad Financiera Popular que requieran su servicio.

5. Archivar la correspondencia, así como la documentación originada por las sesiones del Consejo de Administración y Gerencia.

6. Archivar las disposiciones legales relacionadas con las actividades bancarias.

7. Llevar el libro de Actas de Gerencia, Reglamentos, políticas, normas internas y el detalle de las tarifas aprobadas por el Consejo de Administración para la SOFIPO.

8. Efectuar y atender las llamadas telefónicas locales y a larga distancia.

9. Tomar dictados, preparar correspondencia y documentos que se le encomienden.

10. Llevar control de los fondos fijos de Caja Chica.

11. Controlar el uso de los teléfonos de la Institución, de acuerdo con las disposiciones emitidas por Gerencia General.

12. Cumplir con las demás funciones que le encomiende Gerencia General. Responsabilidades 1. Guardar confidencia de los acuerdos del Consejo de Administración, decisiones de

Gerencia, documentos e informaciones que requieran este tratamiento.



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2. Velar por el adecuado control y organización del archivo a su cargo.

3. Velar por la oportuna y envío de información oficial y autorizada por el Gerente General.

4. Velar por el mantenimiento, conservación y buen uso de los bienes, equipos y materiales a su cargo.

Atribuciones 1. Atender a los miembros del Consejo de Administración y Gerentes en sus sesiones.

2. Llevar consigo las llaves del archivo confidencial.

3. Establecer un sistema de archivo adecuado.

4. Organizar eventos internos de confraternidad entre el personal.

5. Realizar los pedidos de útiles y formularios impresos para uso del Gerente General.

4.3. Órgano de Control

4.3.1. Comisarios Órgano: Comisarios Designado por: Asamblea General de Accionistas Línea de Coordinación: Consejo de Administración y Director Gerente General

Línea de Autoridad: Auditor Interno Objetivo Los comisarios de las Sociedades Financieras Populares deberán contar con calidad técnica, honorabilidad e historial crediticio satisfactorio en términos de las disposiciones a que se refiere la fracción II del Artículo 10 de esta Ley, así como con amplios conocimientos y experiencia en materia financiera, contable, legal o administrativa y, además, deberán cumplir con el requisito establecido en la fracción I del presente Artículo.

Dicha fracción II se refiere a:

La relación e información de las personas que directa o indirectamente pretendan mantener una participación en el capital social de la Sociedad Financiera Popular a constituir, que deberá contener, de conformidad con las disposiciones de carácter general que al efecto expida la Comisión, previo acuerdo de su Junta de Gobierno, lo siguiente:

a) El monto del capital social que cada una de ellas suscribirá y el origen de los recursos que utilizará para tal efecto;

b) La situación patrimonial, tratándose de personas físicas, o los estados financieros, tratándose de personas morales, en ambos casos de los últimos tres años, y

c) Aquélla que permita verificar que cuentan con honorabilidad e historial crediticio y de negocios satisfactorio;



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Funciones 1. Nombrar o remover al Auditor Interno y al personal de la unidad de control, siempre

cumpliendo con el reglamento de selección de personal y en coordinación con el Consejo de Administración.

2. Ratificar la aprobación del Plan de Trabajo del Departamento de Auditoria interna, conocer los resultados de las auditorias o exámenes que en la Sociedad Financiera Popular se practiquen, enviando al Consejo de Administración los informes del departamento de auditoria debidamente sustentado y analizado por el comité de auditoria para que actué en consecuencia, caso contrario y de haberse comprobado un hecho que afecta el patrimonio de la institución lo remitiría para que la asamblea general de delegados decida sobre el mismo, pudiendo convocarla para su realización.

3. Aprobar su reglamento y el plan anual de trabajo del consejo, asimismo fijar la política de control y fiscalización de la Sociedad Financiera Popular.

4. Verificar la ejecución del plan anual de control y conocer sobre los resultados periódicos que ejecuta el órgano de auditoria interna, pudiendo para el efecto recabar de la misma, cualquier información que estime conveniente;

5. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, las normas internas y los acuerdos de la asamblea general de delegados en lo relacionado a control y fiscalización

6. Elaborar propuestas de modificación al sistema de control interno que viene aplicando la Sociedad Financiera Popular y elevarlo al Consejo de Administración para su análisis y aprobación,

7. Aceptar la renuncia de sus miembros;

8. Solicitar informes al Consejo de Administración sobre el cumplimiento de los acuerdos de la asamblea general y de los adoptados por el Consejo de Administración, así como de las actividades cumplidas por la Gerencia.

9. Recibir las normas, reglamentos, manuales, planes de negocio y estratégico, así como otras disposiciones aprobadas por el Consejo de Administración;

10. Revisar los libros de actas del Consejo de Administración y de los comités, así como de los demás instrumentos a que se refiere la ley general de Sociedad Financiera Popular.

11. Informar al Consejo de Administración y/o Asamblea general su opinión u observaciones sobre las reclamaciones de los miembros de la Sociedad Financiera Popular contra los órganos de ésta, siempre y cuando tengan sustento en la indagación efectuada por la unidad de auditoria interna

12. Disponer que en el orden del día de las sesiones de Asamblea General de delegados se inserten los asuntos relativos al Comisario;

13. Convocar a Asamblea general, cuando habiéndole solicitado al Consejo de Administración, el mismo no la convoque y puede ser para los casos de: fines imperativamente establecidos en el estatuto y cuando se trate de graves infracciones a la ley, el estatuto o no se implementen los acuerdos de la Asamblea General.

14. Integrar el comité de adquisiciones1 para la realización del proceso de selección de los auditores externos, informando conjuntamente con los demás miembros del comité la

1 Comité de Adjudicaciones: no es un comité permanente sería solo para casos que lo amerite, lo puede integrar el comisario, el presidente del Consejo de Administración, el Gerente General, los Gerentes de Áreas, personal técnico en la materia de que se trate.



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terna que califico para que el Consejo de Administración encargue al Gerente General la contratación, previo análisis.

15. Solicitar informes al Auditor Interno sobre el seguimiento de la implementación de las recomendaciones efectuadas por el órgano de auditoria interna y por los auditores externos.

16. Objetar los acuerdos del Consejo de Administración en cuanto fueren incompatibles con la ley, el estatuto, los reglamentos y los acuerdos de la asamblea general.

17. Presentar a la Asamblea General el informe de sus actividades y proponer las medidas correctivas para asegurar el correcto funcionamiento de la Sociedad Financiera Popular

18. Ejercer las demás atribuciones de su competencia, por disposición expresa de la ley. Facultades del consejo de vigilancia o comisario: 1. Asistir con voz, pero sin voto a las sesiones del consejo de administración;

2. Solicitar al consejo de administración, al director o gerente general o a los comités de la Entidad, la información que requiera para el correcto desempeño de sus funciones;

3. Para las Entidades ubicadas en el Nivel de Operaciones que establezca la CNBV en las reglas de carácter general, solicitar al auditor externo nombrado, la información sobre el desarrollo y resultados de la auditoria;

4. Convocar a asamblea ordinaria y/o extraordinaria a falta de convocatoria expedida por el consejo de administración;

5. Proponer la remoción del director o gerente general, o en su caso, emitir la opinión a que se refiere la fracción IX del artículo 22 de la Ley de Ahorro y Crédito Popular.

6. Las demás que esta Ley, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la Entidad determinen.

Obligaciones del comisario: 7. Vigilar que los actos de todos los órganos de la SOFIPO se realicen con apego a los

estatutos o bases constitutivas de la misma y a la normatividad aplicable;

8. Presentar a la asamblea un informe anual sobre su gestión y la del consejo de administración, del director o gerente general y de los comités que la Entidad establezca;

9. Informar a la asamblea de la Entidad y al Comité de Supervisión de la Federación sobre las irregularidades detectadas en la operación de los órganos de gobierno de la Entidad;

10. Supervisar que las observaciones efectuadas se atiendan y las irregularidades detectadas se corrijan;

11. En su caso, recomendar a la asamblea y justificar la aceptación o rechazo de los estados financieros del ejercicio y del informe del consejo de administración, y

12. Las demás que la Ley de ACP, la asamblea o los estatutos o bases constitutivas de la SOFIPO determinen.



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4.3.2. Auditoria Interna Órgano: Auditoria Interna Cargo: Auditor Interno Designado: Consejo de Administración / Consejo de Vigilancia o

Comisario Depende de: Consejo de Vigilancia o Comisario Línea de Autoridad: Asistente de Auditoria Objetivos

Dicha área verificará, entre otros aspectos, el funcionamiento adecuado del sistema de control interno, para lo cual, deberá evaluar la adecuada implementación y cumplimiento de las políticas y procedimientos en materia de control interno establecidos por el Consejo de Administración. Funciones

1. Elaborar el Plan Anual de Auditoria según las normas emitidas por los entes rectores y de acuerdo a las necesidades de la Sociedad Financiera Popular;

El programa anual para el desarrollo de sus funciones, debe contemplar, al menos, los aspectos siguientes:

I. La periodicidad con la que se realizarán las auditorías en cada área, tomando en cuenta el tipo de revisión que se efectúe;

II. El plazo máximo de realización de la auditoría según su tipo;

III. Procedimientos para llevar a cabo la auditoría;

IV. Rotación de personal según las áreas sujetas a revisión, y

V. Características mínimas de los informes según el alcance y tipo de auditoría realizada.

2. Elevar el Plan Anual de Auditoria al Comité de Auditoría2 / Comisario para su aprobación y luego al Consejo de Administración para que presupueste su ejecución y posterior a ello, a los entes de control y supervisión.

3. Evaluar mediante pruebas sustantivas, procedimentales y de cumplimiento, el funcionamiento operativo de las distintas áreas de la Entidad, así como su apego a los manuales de políticas y procedimientos que les sean aplicables, incluyendo el cumplimiento del código de ética por parte de Miembros del Consejo de Vigilancia o Comisario, funcionarios y empleados;

4. Revisar que los sistemas informáticos, incluyendo los contables, operacionales y de cualquier otro tipo de registros, cumplan con los objetivos para los cuales fueron implementados o diseñados, así como verificar que dichos sistemas generen información suficiente, íntegra, consistente y que fluya adecuadamente;

2 Comité de Auditoría: no es un comité permanente se podría conformar para discutir temas que lo amerite, lo puede integrar miembros del Consejo de Administración, Comisario, Auditor Interno, Gerente General.



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5. Vigilar los flujos de todo tipo de transacciones u operaciones que se lleven a cabo en la Entidad, con el objeto de identificar fallas potenciales en cualquier aspecto del sistema de control interno;

6. Vigilar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, incluyendo la calidad de los reportes requeridos por las autoridades y los procedimientos para evitar el lavado de dinero y demás operaciones sospechosas;

7. Facilitar a los auditores externos la información necesaria, a fin de que estos últimos determinen la oportunidad y alcance de sus procedimientos de auditoría y puedan efectuar su análisis sobre la calidad de los controles internos, y

8. Verificar la efectiva segregación de funciones y ejercicio de facultades atribuidas a cada unidad de negocios, en la estructura organizacional de la Entidad.

9. Realizar acciones o actividades no programadas cuando lo considere conveniente o a pedido expreso del Comisario, Consejo de Administración o a solicitud del Director Gerente General, previa aprobación del Consejo de Administración cuando así lo amerite, comunicando el hecho a los entes de control y supervisión.

10. Elaborar el memorando de Planificación y Programas de Trabajo para cada acción de control.

11. Supervisar la ejecución de los programas de trabajo por parte del equipo de auditoria.

12. Consolidar los hallazgos de auditoria y remitirlos a las personas comprendidas en ellos.

13. Evaluar los descargos recibidos de las personas comunicadas.

14. Elaborar el Informe de Auditoria y elevarlo al Comité de Auditoría y luego simultáneamente al Consejo de Administración y Organismos de Control, con copia para el Gerente General.

15. Evaluar trimestralmente el grado de cumplimiento del Plan anual de Auditoria e informar al Comisario para que lo eleve al Consejo de Administración y entes de control en forma simultanea.

16. Evaluar el seguimiento a la implantación de las recomendaciones formuladas por Auditoria Externa, Federación y Auditoria Interna.

17. Revisar que los papeles de trabajo se encuentren debidamente codificados, referenciados, archivados y contengan la información mínima según el Manual de Auditoria

18. Revisar periódicamente el MOF de Auditoria Interna y Proponer su actualización al comité de auditoria y Consejo de Administración.

19. Actuar a solicitud del Consejo de Administración como coordinador en el proceso de designación de Sociedades de Auditoria Externa y formar parte de la comisión de cautela3. Durante la ejecución de su trabajo.

20. Participar en las reuniones de los comisarios y del Consejo de Administración en calidad de invitado.

21. Coordinar permanentemente el trabajo con la Unidad de Riesgos.

3 Comisión de Cautela: grupo integrado por el Auditor Interno, Gerente General y Gerentes de Áreas para brindar atención y dar repuesta a los requerimientos de los Auditores Externos, tomando nota de las observaciones realizadas por los mismos.



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22. Comunicar de manera inmediata el informe sobre hechos significativos a los otros comisarios para que luego lo remitan simultáneamente al Consejo de Administración y entes de supervisión y control.

23. Verificar la eficacia de los controles internos implementados para una operación o producto en la etapa previa a su lanzamiento.

24. Proponer de acuerdo a las necesidades, el Personal, recursos técnicos, logísticos y de capacitación de acuerdo a la magnitud y complejidad de las operaciones, estructura y riesgos que enfrenta la Sociedad Financiera Popular velando por el fortalecimiento de la Oficina de Auditoria Interna.

25. Efectuar arqueos e inventarios de manera sorpresiva tanto en la oficina principal como en Agencias.

26. Participar como observador en el proceso de licitación y concursos públicos convocados por la SOFIPO.

27. Realizar otras funciones inherentes a su cargo.

4.3.2.1. Asistente de Auditoría Cargo: Asistente de Auditoría

Depende de: Auditor Interno Funciones

1. Ejecutar el Programa de Trabajo encargado por el Auditor Interno.

2. Comunicar al Auditor Interno los resultados de la aplicación de los programas de trabajo, elaborando el Borrador de Hallazgos de Auditoria, sugiriendo las recomendaciones.

3. Apoyar en la realización de arqueos e inventarios.

4. Mantener los equipos y documentos en forma limpia y ordenada

5. Guardar reserva y confidencialidad sobre los asuntos de su conocimiento

6. Codificar, referenciar y archivar los papeles de trabajo.

7. Elaborar el requerimiento de materiales de la Oficina

8. Velar para que se encuentre actualizado el archivo permanente

9. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, por delegación del Auditor Interno.

4.4. Órgano Consultivo

4.4.1. Unidad de Riesgos Unidad: Riesgos.

Cargo: Jefe de Unidad de Riesgos

Depende de: Dirección / Gerencia General.

Línea de Coordinación: Gerentes de Área Jefes de Departamento Administrador de Agencia

Línea de Autoridad: Auxiliar de Riesgos (si es necesario)



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Funciones

1. Elaborar un diagnostico trimestral sobre el comportamiento económico financiero del país, con énfasis en los mercados donde opera la Sociedad Financiera Popular tiene agencias.

2. Realizar estudios de mercado para conocer la competencia y las necesidades de los clientes.

2. Elaborar informes sobre los sectores económicos de los mercados en donde funciona la Sociedad Financiera Popular.

3. Elaborar informes sobre la capacidad de inversión de los asociados de los mercados en donde funciona la Sociedad Financiera Popular.

4. Coordinar con Cajero o Guardavalor general/tesorero los requerimientos mínimos de liquidez elaborando para ello, el reporte de tesorería y posición diaria y mensual de liquidez.

5. Coordinar con el encargado de sistemas el envío y la recepción del informe crediticio confidencial

6. Evaluar e informar sobre posibles fluctuaciones del tipo de cambio.

7. Establecer sistemas de control para la parte operativa con la finalidad de mejorar el control y reducir el riesgo administrativo.

8. Evaluar las pólizas de seguros con la finalidad de determinar si los bienes propios y/o de terceros (embargos), el dinero, las garantías y otros se encuentren con cobertura adecuada, informando al Gerente General sobre el particular.

9. Evaluar de manera permanente que el área de créditos de cumplimiento a los límites, políticas y procedimientos establecidos para las operaciones y las disposiciones de la CNBV, en materia de administración de riesgo.

10. Evaluar y calificar la cartera de colocaciones en forma mensual de acuerdo con las circulares y oficios que sobre el particular dicte la CNBV, determinar y proponer la provisión correspondiente.

11. Remitir a la FEDERACIÓN (a la que pertenezca, si corresponde) dentro de los plazos correspondientes los anexos, reportes y todo tipo de información que la CNBV u otro organismo de control requiera dentro de lo que sea su competencia.

12. Evaluar los riesgos de operación, de forma previa al lanzamiento de nuevos productos y ante cambios importantes en el ambiente operativo o informático.

13. Identificar las necesidades de capacitación y difusión para una adecuada administración de los riesgos.

14. Conocer y mantenerse enterado de las normas, reglamentos internos, leyes y decretos que rigen los procedimientos de otorgamiento, evaluación y seguimiento de los créditos.

15. Recomendar medidas correctivas tendentes a mejorar los sistemas de control que puedan representar mayor seguridad en las colocaciones crediticias en la Sociedad Financiera Popular.

16. Formular el Plan Anual de Supervisión de Sucursales considerando exámenes especiales, visitas inopinadas u otros que le encomiende el Gerente General o coordinada con el Gerente de Crédito.



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17. Preparar para la Gerencia General, estadísticas, informes mensuales de los exámenes efectuados a su cargo sobre:

• Fallas o errores en la aplicación de las normas internas y externas que rigen los créditos (aún cuando se hayan corregido) por tipo de falla y responsable, causas probables y medidas correctivas realizadas.

• Morosidad general de la cartera, fallas o errores en la recuperación.

18. Analizar los factores causales de fallas o errores recurrentes, determinar la frecuencia de los mismos y sugerir a la gerencia y jefatura de crédito las medidas correctivas adecuadas a tomar.

19. Atender, por escrito si así lo solicita, las consultas acerca de las normas internas y externas que rigen el criterio del crédito, formuladas por el personal responsable de su promoción, otorgamiento o recuperación.

20. Señalar las fallas encontradas de inmediato a la Gerencia General, coordinar con los Gerentes de Áreas las medidas correctivas a tomar.

21. Revisar los expedientes de créditos, en cualquier estado de los mismos y emitir su opinión con respecto al cumplimiento de las normas internas y externas que lo rigen.

22. Con respectos a los créditos en mora:

• Revisar los planes de seguimiento de créditos en mora, especialmente a los créditos refinanciados y verificar su cumplimiento.

• Informar a la Gerencia de Crédito y Gerencia General, de las desviaciones notorias de los planes de seguimiento, de los créditos en mora.

23. Verificar que los expedientes de créditos refinanciados:

• Su conformidad formal de acuerdo con las normas internas y externas que lo rigen.

• Sus condiciones y garantías ya formalizadas cumplan con las normas internas y externas que los rigen.

24. Efectuar eventualmente visitas y entrevistas con los prestatarios, garantes y otras personas involucradas en los expedientes de créditos sujetos a revisión, cuando el caso lo amerite.

25. Otras funciones relativas a la revisión de créditos que lo asigne la Gerencia General. Responsabilidades 1. Entregar al departamento de contabilidad dentro de los plazos establecidos la evaluación

y clasificación de la cartera de créditos.

2. Desarrollar el plan anual de la Unidad de Riesgos debidamente aprobado por el Comité de Riesgos.

3. Convocar en forma mensual a reunión del Comité de Riesgos4. Atribuciones

1. Solicitar toda la información necesaria a las áreas de negocio y de registro con la finalidad de ejecutar su labor.

4 Comité de Riesgos: No es un comité permanente, se integra cuando sea requerido para analizar los diferentes riesgos y su impacto que pudiera afectar a la SOFIPO, lo integra el Jefe de la Unidad de Riesgos, el Gerente General y los Gerentes de Áreas.



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2. Evaluar y Clasificar la cartera de colocaciones.

3. Sugerir (a través del Comité de Riesgos) al Gerente General tomar las debidas precauciones para la administración de los riesgos de mercado.

4.4.1.1. Auxiliar de Riesgos

Cargo: Auxiliar de Riesgos Depende de: Jefe de la Unidad de Riesgos Función General

Colaborar, coordinar, y apoyar al Jefe de la Unidad en la elaboración, de los diversos reportes anexos e informes, referentes a los riesgos que la Sociedad Financiera Popular pudiera enfrentar. Funciones Específicas 1. Obtener y recabar la información de la oficina Principal y agencias para la elaboración

del informe de Liquidez.

2. Colaborar con la evaluación y clasificación de la cartera de créditos

3. Apoyar en la verificación del cumplimiento de los parámetros de Riesgo Crediticio.

4. Coordinar la elaboración de reportes patrimoniales por posiciones afectas a Riesgos cambiario.

5. Obtener la información respectiva para la elaboración reportes de Activos y Pasivos por Plazo de Vencimiento.

6. Ordenar y Archivar la correspondencia recibida y emitida por la Unidad.

7. Otras que le encargue el Jefe de la Unidad.

4.5. Órgano de Asesoría

4.5.1. Asesoría Legal (Nota: El Asesor Legal puede ser funcionario de la SOFIPO, o

puede ser un profesional externo contratado según los requerimientos).

Unidad: Asesoría Legal Cargo: Jefe de Asesoría Legal

Depende de: Director General

Línea de Coordinación: Gerentes de Área

Jefes de Departamentos Administradores de Agencias Funciones Básica

1. Brindar asesoría legal al Consejo de Administración, Comisario, Gerentes de Áreas y a todos los departamentos de la institución con la finalidad de evitar posibles contingencias que pongan en riesgo los activos de la Sociedad Financiera Popular.

2. Defender en procesos jurídicos de toda índole los intereses y derechos de la Sociedad Financiera Popular.



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3. Dirigir, coordinar y controlar las actividades legales relacionadas con poderes, consultas judiciales, garantizando la calidad, eficiencia y oportunidad de los servicios a prestar a la Sociedad Financiera Popular.

Funciones Específicas 1. Coordinar e informar a Gerencia sobre el estado que se encuentran los procesos

judiciales seguidos por la Sociedad Financiera Popular.

2. Coordinar con todas las áreas de la Sociedad Financiera Popular sobre los diversos asuntos legales que se puedan presentar dentro de sus funciones.

3. Realizar gestiones para llevar a cabo todas las diligencias que se presentan dentro de los procesos que no sean de recuperación de créditos

4. Asistir a las diversas diligencias que se llevan a cabo en los juzgados.

5. Revisar los Contratos de Prenda, los laborales, los de servicios externos que la empresa suscribe con terceros.

6. Revisar los documentos (pagaré, contratos, hipotecas, entre otros) que requieran opinión legal.

7. Interpretar leyes decretos y normas que afecten en cualquier aspecto las operaciones de rutina de la Sociedad Financiera Popular.

8. Verificar y hacer seguimiento de las inscripciones de Poderes de Gerentes y/o Funcionarios.

9. Verificar las modificaciones del estatuto y su proceso de inscripción y presentación a los organismos pertinentes.

10. Control de las labores efectuadas por los asistentes legales en el cumplimiento de sus funciones.

11. Otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Gerente General. Atribuciones

1. Velar por el cumplimiento de las Normas y Reglamentos Establecidos

2. Asistir a reuniones que convoque el Gerente General.

3. Organizar el funcionamiento interno del Área, estableciendo los medios para acelerar los procesos judiciales en que se encuentre incursa la Sociedad Financiera Popular.

4. Inspeccionar el Cumplimiento de los deberes del Personal a su cargo.

5. Remitir Informes Verbales y escritos sobre el cumplimiento de las funciones y metas trazadas.

6. Representar al Área Legal en las reuniones con el Gerente General y con otras Áreas.

7. Programar la Capacitación del personal a su cargo a fin de optimizar el rendimiento en el cumplimiento de sus labores.

Responsabilidades

1. Redactar o analizar, de acuerdo a ley los diferentes contratos que celebre la Sociedad Financiera Popular con terceros y con el personal que contrate la institución



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2. Remitir Informes respecto de posibles contingencias legales en las que pueda encontrarse involucrada la institución

3. Velar el cumplimiento de todas las disposiciones emanadas por la Asamblea General de Accionista, el Consejo de Administración y el Director Gerente General.

4. Llevar a cabo labores de cobranza extrajudicial y judicial.

5. Elaborar las demandas que por falta de pago tenga que realizar la SOFIPO.

6. Vigilar la inscripción en RPPyC de los contratos de crédito afectos a este trámite.

7. Acudir a la Notaría de que se trate para la revisión de los contratos de crédito

4.5.2. Área de Marketing e Imagen Institucional El personal de Marketing e Imagen Institucional puede ser un profesional de la SOFIPO o contar con el servicio tercerizado de un profesional especializado que será contratado según los requerimientos de la SOFIPO. Se propone la figura de un Asistente de Marketing el mismos se podrá considerar solo si la SOFIPO opta por contar con un área de Marketing e Imagen Institucional. Departamento: Marketing e Imagen Institucionales Cargo: Jefe de Marketing e Imagen Institucional Depende de: Gerente General Línea de Coordinación: Gerentes General Gerentes de Áreas

Administradores de Agencias

Línea de Autoridad: Asistente de Marketing e Imagen Institucional Función Básica Es el órgano central de promoción y mejoramiento de la imagen institucional de la Sociedad Financiera Popular, cuya función principal es crear e idear novedosas técnicas de negocios para difundir los diversos servicios o productos financieros que ofrece la Sociedad Financiera Popular, utilizando criterio técnico para evaluar las oportunidades y riesgos de los diferentes mercados en donde la Sociedad Financiera Popular brinda sus servicios, a fin de mejorar los productos existentes y crear nuevos productos. Funciones Específicas 1. Difundir la misión, visión y objetivos estratégicos de la Sociedad Financiera Popular a

nivel interno y en las diversas localidades en donde la institución brinda sus servicios.

2. Elaborar y proponer al Gerente General el plan anual de marketing y de imagen institucional.

3. Diseñar estrategias de penetración a los diferentes mercados donde funciona la Sociedad Financiera Popular.



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4. Elaborar y aplicar encuestas a los clientes de la Sociedad Financiera Popular para conocer su percepción respecto del servicio financiero brindado y sobre las mejoras que se puedan realizar.

5. Elaborar estudios de mercado para conocer la oferta y demanda de los servicios financieros de la competencia, así como, estar al tanto de la satisfacción de sus usuarios.

6. Coordinar con los administradores de las agencias las campañas a realizar en cada una de las zonas, con la finalidad de incrementar el volumen de intermediación, mediante la captación de mayor número de clientes.

7. Coordinar con el Gerente de Administración la preparación del presupuesto y metas de Departamento, controlar su ejecución y explicar las variaciones en la evaluación del presupuesto y metas.

8. Fomentar reuniones con los diferentes gremios de las diversas zonas donde la Sociedad Financiera Popular brinda sus servicios con la finalidad de realizar charlas para proponer los servicios que presta la institución.

9. Desarrollar conjuntamente con el Gerente de Crédito la implementación de nuevos productos o modalidades de créditos en concordancia con las normas vigentes.

10. Desarrollar conjuntamente con el Gerente de Finanzas e Inversiones la implementación de nuevos productos o modalidades de inversiones en concordancia con las normas vigentes.

11. Elaborar las ideas publicitarias a desarrollar para el lanzamiento de nuevos productos, mejoramiento de los actuales productos, implementación de nuevas agencias y difusión de las diversas campañas.

12. Elaborar el plan de publicidad y de contratación de medios de comunicación en los cuales se difundirían los spot publicitarios de la Sociedad Financiera Popular, previo estudio del nivel de sintonía.

13. Promocionar la imagen institucional de la Sociedad Financiera Popular, vía charlas corporativas y mediante la utilización de los diversos medios de comunicación.

14. Coordinar y realizar las actividades de prensa y propaganda planificadas y aprobadas en el Plan de Medios que se desarrollan en la Sociedad Financiera Popular.

15. Coordinar con los medios de comunicación trabajos relativos a mejorar y promocionar la Imagen Institucional de la Sociedad Financiera Popular.

16. Realizar las actividades de información y difusión de las actividades de la Sociedad Financiera Popular, a través de los diferentes medios de comunicación.

17. Elaborar los artículos y material a publicar o entregar a los medios a fin de lograr los objetivos de mantener la buena imagen de la Sociedad Financiera Popular.

18. Verificar y gestionar la aprobación por parte de la Gerencia de la información, comunicaciones y similares de prensa y propaganda, antes de su impresión, publicación o divulgación.

19. Organizar y coordinar las conferencias de prensa solicitadas por la Gerencia y el Consejo de Administración.

20. Coordinar con los medios de comunicación, periodistas, reporteros, agencias de publicidad y otros, las actividades de imagen, promoción y publicidad que se han planificado desarrollar para el año.

21. Cumplir con las demás funciones que le encomiende el Gerente General.



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4.5.2.1. Asistente de Marketing Cargo: Asistente de Marketing e Imagen Institucional Depende de: Jefe de Marketing Funciones 1. Apoyar en la elaboración y ejecución del plan anual de marketing e imagen institucional.

2. Desarrollar los diferentes eventos de promoción programados por el departamento de Marketing e Imagen Institucional y apoyar aquellos que ejecuten los administradores de agencia, previa coordinación con el jefe del departamento.

3. Participar activamente en la ejecución de los estudios de mercado.

4. Crear e innovar proyectos de spot publicitarios.

5. Fomentar la participación de los trabajadores en los diversos eventos que organice la Sociedad Financiera Popular.

6. Apoyar en el diseño de los artículos de promoción.

7. Organizar el archivo del material publicitario y de los videos institucionales.

8. Elaborar un directorio de los diversos medios de comunicación de la localidad.

9. Realizar las coordinaciones necesarias para la ejecución de las actividades en las agencias de la Sociedad Financiera Popular.

10. Proponer y ejecutar la difusión de la imagen institucional.

11. Otras que le asigne el Jefe de Marketing e Imagen Institucional. Responsabilidades 1. Controlar la realización de los contratos de publicad en forma coordinada con los

administradores de agencia.

2. Coordinar con su Jefe la ejecución del plan anual de trabajo.

3. Mantener organizado el directorio de medios de comunicación.

4. Organizar la realización de los eventos de promoción programados por la Sociedad Financiera Popular.

5. Velar por el perfecto estado de conservación de los muebles, enseres y útiles asignados.

6. Apoyar decididamente en la ejecución del plan de trabajo del departamento. Atribuciones 1. Atender y solucionar los problemas que se presenten en la realización de los eventos de

promoción, lanzamiento de nuevos productos o inauguración de agencias.

2. Coordinar las mejores técnicas de atención a los clientes con los auxiliares de operación y con los analistas de créditos con la intención de ofrecer la atención más rápida y cómoda para los clientes.

3. Solicitar los recursos necesarios para el normal desarrollo de las actividades.



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4.6. Órganos de Línea

4.6.1. Área de Administración Área: Administración Cargo: Gerente de Administración Depende de: Director / Gerente General Línea de Coordinación: Director / Gerente de Crédito Director / Gerente de Finanzas y Captaciones Línea de Autoridad: Departamento de Contabilidad Departamento de Personal y Logística Departamento de Sistemas Función Básica Es el órgano central de ejecución, encargado de planear de dirigir y controlar las actividades relacionadas con el Personal, recursos materiales, organizacionales, así como con la contabilidad y sistemas. Funciones Específicas 1. Establecer normas, procedimientos para la eficiente Administración del Personal y los

materiales en la oficina principal y agencias con el objeto de buscar eficiencia y racionalizar su empleo respectivamente.

2. Evaluar constantemente la organización, los procedimientos y la mecánica operativa de la Sociedad Financiera Popular.

3. Proponer al Director / Gerente General el reordenamiento orgánico-funcional y operativo de las distintas dependencias de la Sociedad Financiera Popular, cuando las necesidades del servicio lo requieran.

4. Elaborar proyectos de manuales de organización y funciones, de procedimientos y otros documentos de carácter normativo, así como los organigramas correspondientes en coordinación con las áreas que lo requieran.

5. Formular y dirigir planes y programas para las áreas de contabilidad, logística y personal.

6. Supervisar y controlar el cumplimiento de los contratos y programas de construcción y/o ampliación de locales e instalaciones que la Sociedad Financiera Popular haya contraído con terceros.

7. Velar por la eficiencia en la provisión de los diferentes servicios que se prestan para toda la Sociedad Financiera Popular y que se proporcionan a través de las áreas a su cargo.

8. Vigilar que los departamentos de Contabilidad, Sistemas, Crédito, Cobranza y Personal cumplan con las disposiciones legales vigentes que afectan sus actividades.

9. Velar por la oportuna presentación de información requerida por la CNBV, la Federación, Organismos Fondeadores y otros Intermediarios Financieros.



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10. Velar, en coordinación con el Gerente General, por la suficiencia de cobertura de seguros y medidas de seguridad, con la finalidad de salvaguardar adecuadamente los activos, bienes y personal de la institución, así como los bienes dejados en garantía por clientes.

11. Elaborar el Programa Anual de Operaciones de la Sociedad Financiera Popular, en coordinación con el Gerente General, Gerentes de áreas, Administradores de Agencias, Jefes de Departamento y/o Sección, teniendo en cuenta el establecimiento de metas: controlar su ejecución y explicar las variaciones en la evaluación del presupuesto y metas.

12. Elaborar en coordinación con el Gerente General las modificaciones al Presupuesto de Operación, Inversión, Metas y someterlas al Consejo de Administración para su aprobación, cuando sea necesario.

13. Presentar y proponer al Consejo de Administración para su aprobación el Balance Mensual de la Sociedad Financiera Popular.

14. Controlar que la adquisición de Bienes y Servicios se encuentren presupuestados y que el proceso de adquisiciones de recursos materiales y su abastecimiento a las diferentes áreas de la entidad, se realicen de acuerdo a las disposiciones legales y reglamento interno de adquisiciones de bienes y servicios.

15. Dirigir y controlar el cambio de claves de las puertas de Bóveda y Cajas Fuertes ubicadas en los locales de la Sociedad Financiera Popular.

16. Administrar la prestación de servicios generales dentro de la institución, en apoyo de las diversas agencias, áreas y secciones.

17. Determinar la política contable de la Sociedad Financiera Popular.

18. Dirigir y controlar el aspecto tributario.

19. Controlar el correcto llenado de los formularios y declaraciones sobre el impuesto, tasas y contribuciones ordenando sus pagos.

20. Autorizar y ordenar el pago de sueldos, Vacaciones, reintegros, adelantos, liquidaciones por tiempo de servicios, beneficios y otros en coordinación con gerencia.

21. Integrar y presidir el Comité de Adjudicaciones5.

22. Realizar las demás funciones que le encomiende el Gerente General.

4.6.1.1. Contabilidad Departamento: Contabilidad. Cargo: Contador General Depende de: Director / Gerente de Administración Línea de Coordinación: Director / Gerentes de Áreas Administradores de Agencias Línea de Autoridad: Asistentes y Auxiliares de Contabilidad.

5 Comité de Adjudicaciones: No es un comité permanente se conforma de acuerdo a los requerimientos especialmente en los casos de ejecución de bienes en garantía, lo puede conformar el Gerente General, el Jefe de Riesgos, los Gerentes de Áreas, encargado del Departamento de Personal y Logística para analizar el caso en particular y tomar la decisión mas favorable para la SOFIPO.



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Función Básica Elaborar los estados financieros según los principios de contabilidad generalmente aceptados y de acuerdo a las normas de la CNBV, tributarias y las internacionales. Funciones Específicas 1. Elaborar los estados financieros

2. Registrar las operaciones en los correspondientes libros contables.

3. Revisar y dar su conformidad de los comprobantes por los desembolsos (pagos a proveedores de bienes y servicios) a realizar

4. Controlar y elaborar los formularios del pago de impuestos y retenciones.

5. Elaborar en forma mensual las notas explicativas y anexos a los estados financieros.

6. Realizar análisis mensual de los estados financieros, emitiendo un informe económico financiero de la marcha de la Sociedad Financiera Popular para el Director / Gerente General y para el Consejo de Administración.

7. Informar al Gerente de Administración posibles omisiones en la contabilización que se cometan en las diferentes áreas o agencias, con la finalidad de que se apliquen las medidas correctivas pertinentes.

8. Validar la información contable previo al registro correspondiente con la finalidad de no tener futuras contingencias laborales, tributarias y de otra índole.

9. Remitir información contable a los organismos superiores que así lo requieran. Responsabilidades 1. Preparar los estados financieros: Balance General y Estado de Resultados y las

correspondientes Notas a los Estados Financieros, en los plazos señalados.

2. Enviar mensualmente en los plazos establecidos, los Balances de Comprobación en Moneda Nacional, Moneda Extranjera y Consolidado por el medio de comunicación que corresponda y Anexos correspondientes al área de los órganos de supervisión y de regulación.

3. Preparar la información financiera comparativa, anexos a los estados financieros, e información complementaria para el Consejo de Administración.

4. Coordinar con el área de Informática el envío del Balance Dígito Integrador en forma mensual a los órganos de control correspondiente.

5. Enviar los anexos correspondientes a los órganos de control correspondientes.

6. Solicitar la publicación, en los plazos señalados por la CNBV, en el diario Oficial de la Federación, del Balance General y el Estado de Resultados, así como el reporte de Activos y Créditos Contingentes Ponderados de Riesgo.

7. Realizar los ajustes de cierre del ejercicio.

8. Elaborar la Declaración Anual del Impuesto a la Renta de la Sociedad Financiera Popular.

9. Solicitar se realicen copias de seguridad de la información contable al área de Informática.



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10. Dar de alta en el sistema de contabilidad el catalogo de cuentas que la Autoridad emita al iniciar el año.

Atribuciones

1. Revisar los códigos de las cuentas de los comprobantes verificando también que los documentos que sustentan los desembolsos (pagos) estén conformes.

2. Revisión permanente de los documentos que sustentan las operaciones de Caja Chica de Oficina Principal y de Agencias; Código contable, importes y conformidad de los documentos sustentatorios (con sello de pagado, firmado). Devolver aquellos documentos que no cumplen las formalidades legales.

4.6.1.2. Asistente de Contabilidad Cargo: Asistente de Contabilidad Depende de: Contador General Línea de Autoridad: Auxiliar de Contabilidad Funciones 1. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de caja diarias tanto de oficina

principal como agencias.

2. Revisar la conformidad de los comprobantes por los desembolsos a realizar, en ausencia del Contador.

3. Elaborar la información complementaria a los estados financieros.

4. Llevar el control contable del activo fijo de acuerdo al Reglamento de Logística.

5. Verificar que la información remitida a Tributaciones.

6. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la institución. Responsabilidades 1. Revisar los saldos de las cuentas de Caja tanto de la oficina Principal como de las

Agencias.

2. Verificar los saldos de las cuentas: Provisiones de bienes y servicios, colocaciones, activos fijos, adjudicados.

3. Realizar en coordinación con el área de Personal y Logística, los inventarios de Activo Fijo, en forma semestral, conciliando los resultados con los Administradores, Gerentes de áreas, jefes de departamentos y/o sección, que tiene a cargo dichos bienes.

4. Preparar los anexos a los estados financieros: Activo Fijo, Balance sectorizado por agentes económicos

5. Preparar semestralmente las Planillas de Inventario de Activo Fijo, Bienes no Depreciables, bienes totalmente depreciados y dados de baja por áreas y agencias para el inventario de equipos de cómputo con el control que lleva el encargado de Sistemas-Hardware.



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6. Revisar los saldos de las cuentas de intereses devengados no cobrados de créditos en cartera vencida administrativa y litigiosa.

7. Revisar los saldos de las cuentas de orden de castigados de la oficina principal y de las agencias.

8. Realizar el control contable en coordinación con el área de Logística o Sistemas de los Activos Fijos, Depreciables y no Depreciables, verificando la depreciación, cambio de lugar del bien, baja, etc.

9. Realizar inventario a la Unidad de Almacén en coordinación con el Jefe del área de Personal y Logística.

10. Revisar, corregir y registrar los Fondos Fijos. Atribuciones 1. Practicar los arqueos de caja que se le encomienden.

2. Revisar los códigos de la cuentas de los comprobantes, (en el caso de ausencia del contador) verificando también que los documentos que sustenten los desembolsos estén conformes.

3. Revisar permanentemente los documentos sustentatorios de Caja Chica de Oficina Principal y de Agencias (en ausencia del contador): código contable, importes y conformidad de los documentos sustentatorios (con sello de pagado y firmado). Devolver aquellos documentos que no cumplan con las formalidades legales.

4.6.1.3. Auxiliar de Contabilidad Cargo: Auxiliar de Contabilidad

Depende de: Contador General Funciones 1. Elaborar la Estadística Adelantada para lo cual debe coordinar con el Cajero o

Guardavalor General/Tesorero y los Administradores de las respectivas Agencias para luego remitirla a la Federación.

2. Elaborar la Estadística Adelantada y remitirla a los órganos de controles correspondientes.

3. Elaborar la posición bancaria y remitirla a los órganos de controles correspondientes.

4. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de inversiones de los clientes diarias tanto de oficina principal como agencias.

5. Elaborar la información complementaria a los estados financieros.

6. Registrar y revisar los asientos por las operaciones diarias, tanto de oficina principal como agencias de las cuentas, colocaciones pendientes y de orden.

7. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la institución. Responsabilidades

1. Preparar y enviar el encaje legal en moneda nacional y extranjera con sus respectivos anexos a los Organismos correspondientes de acuerdo a las normas legales vigentes.



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2. Conciliar las cuentas de Bancos con los extractos de ahorros y de cuentas corrientes en moneda nacional y extranjera.

3. Revisar los saldos de las cuentas y efectuar el cruce así como los correspondientes ajustes en moneda nacional y extranjera.

4. Verificar los saldos de las cuentas: Operaciones en trámite y Órdenes de Pago, Pendientes de Caja, Gastos de transporte y viáticos en el área de personal y logística, y libreta de ahorros de la Sociedad Financiera Popular y cheques de gerencia con el área de Caja General.

5. Generar los balances de comprobación en moneda nacional y extranjera, así como con el digito integrador; imprimirlos y sellarlos.

6. Imprimir el libro diario y mayor en moneda nacional y extranjera. Dichos documentos son legalizados por Notario.

7. Preparar los anexos a los estados financieros: depósitos y colocaciones por Oficinas, Oficinas en Funcionamiento y número de personal, Compensación por tiempo de Servicios, Fondo de Seguro de Depósito y Líneas de Crédito otorgadas proveniente del exterior.

8. Revisar los saldos de las cuentas colocaciones y efectuar el cruce así como los correspondientes asientos de provisiones en moneda nacional y extranjera.

9. Archivar los comprobantes de pago de Caja General, manteniéndolos bajo su custodia y de conformidad con los procedimientos de la administración tributaria.

10. Ingresar la información correspondiente al Registro de Compras, Ventas, Renta.

11. Ingresar la información mensual al programa de Confrontación de Operaciones Autodeclaradas y enviar dicha información en los plazos establecidos.

12. Preparar la información necesaria para poden realizar los reparos tributarios.

13. Mantener organizados los archivadores con los documentos sustentatorios de la oficina principal y de las agencias.

Atribuciones

1. Practicar los arqueos de caja que se le encomienden.

2. Revisar los códigos de la cuentas de los comprobantes, (en el caso de ausencia del contador y Asistente) verificando también que los documentos que sustenten los desembolsos estén conformes.

3. Revisar permanentemente los documentos que sustentan los pagos por Caja Chica de Oficina Principal y de Agencias (en ausencia del contador y asistente): código contable, importes y conformidad de los documentos fuentes (con sello y pagado y firmado). Devolver aquellos documentos que no cumplan con las formalidades legales.



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4.6.1.4. Personal y Logística Departamento: Personal y Logística Cargo: Encargado de Personal y Logística Depende de: Gerente de Administración. Línea de Coordinación: Gerentes de Áreas Administradores de Agencias Línea de Autoridad: Asistente de Personal y Logística Auxiliar de Almacén y Archivo Funciones – Área de Personal 1. Elaboración del cuadro de vacantes de Personal para el año, en coordinación con el

Director / Gerente General y de acuerdo a los requerimientos y crecimiento Institucional.

2. Organización de los procesos de selección, evaluación e inducción del personal que ingrese a laborar a la Institución, debiendo coordinar con el Gerente General, Gerentes de áreas y administradores de agencia

3. Comunicar al Departamento de Informática los datos del nuevo personal, con la finalidad de que se ingresen en el sistema de nómina.

4. Verificación de la Planilla de Sueldos, vacaciones, gratificaciones, compensación por tiempo de servicios, distribución de utilidades y otros beneficios de Ley.

5. Elaboración del rol de vacaciones, debiendo coordinar con el Gerente General, Gerentes de áreas y administradores de agencias.

6. Otorgar permisos al personal, debiendo coordinar con el jefe inmediato superior la posibilidad del otorgamiento.

7. Verificación de las Planillas de pago de impuestos correspondientes al área de Personal.

8. Vigilar por el cumplimiento y vigencia de los contratos del personal, coordinando con el Gerente de administración la renovación o vencimiento de los mismos.

9. Disponer y autorizar el envío de comunicaciones administrativo-laboral a los diferentes organismos relacionados con el Área de Personal.

10. Revisar los documentos de autorización de descuento y capacidad de endeudamiento del personal, teniendo en cuenta los plazos de vencimiento de contratos.

11. Supervisar la actualización anual de los expedientes del personal.

12. Verificación y actualización de la información correspondiente a la compañía de seguros, referente a seguro de vida ley y accidentes personales de los trabajadores de la Institución.

13. Coordinar la atención al personal de la Institución, (refrigerios) cuando se desarrollen labores fuera de hora, o cierres de fin de mes.

14. Coordinar y conducir actividades culturales, sociales y deportivas que contribuyan al desarrollo, identificación e integración del personal.

15. Coordinar, ejecutar y controlar los cursos de capacitación organizados por la Sociedad Financiera Popular.



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16. Elaborar las liquidaciones del personal que ha cesado.

17. Verificar el estricto control de permisos del personal y la permanencia en el centro de trabajo de los mismos.

18. Controlar el vencimiento de contratos.

19. Mantener actualizado el cuadro de movimiento de personal.

20. Supervisar las funciones del personal a su cargo. Funciones – Área de Logística 1. Supervisar y verificar la ejecución de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios

de acuerdo a la normatividad vigente, así como del Manual de procedimientos de compras de la Sociedad Financiera Popular.

2. Supervisar la adecuada prestación y funcionamiento de los servicios auxiliares de las instalaciones de la Sociedad Financiera Popular.

3. Supervisar y controlar el cumplimiento de funciones del Asistente de seguridad o vigilante de la Sociedad Financiera Popular. Así como verificar los sistemas de seguridad de las instalaciones, bienes y equipos de la Institución, asimismo deberá mantener bajo custodia las llaves de puertas del local y duplicados de las unidades de transporte.

4. Conciliación con el Departamento de Contabilidad, del Inventario físico de los bienes, instalaciones y materiales de propiedad de la Institución.

5. Verificación y trabajo coordinado con el departamento de contabilidad del inventario anual de bienes de la Sociedad Financiera Popular.

6. Participación como miembro y secretario del Comité de Adjudicaciones

7. Mantener adecuada custodia de las Pólizas de Seguros contratadas por la Sociedad Financiera Popular, en salvaguarda de los valores de la institución y de terceros.

8. Firmar la documentación respectiva de las cotizaciones realizadas para las diferentes adquisiciones de bienes y/o servicios, así como de la contratación de obras.

9. Otras que le designe el Gerente de Administración. Responsabilidades El Encargado de personal y de logística, es responsable de:

1. Supervisión del cumplimiento de las Normas internas de trabajo, Directivas y Normas legales vigentes directamente relacionadas con el Departamento de Personal y logística.

2. Realizar el presupuesto de compras de bienes y servicios de la Sociedad Financiera Popular, en coordinación con el Gerente General, Gerentes de Áreas, Administradores de Agencias y Jefes o Encargados de Departamento.

3. El cumplimiento de los cronogramas de pagos de impuestos, sueldos, depósitos, utilidades y otros derivados del Departamento de Personal y Logística.

4. Cumplimiento de remisión de información establecidas por las instituciones y velar por el cumplimiento de las normas vigentes.

5. Cumplimiento de las labores del personal a su cargo.

6. Estricto cumplimiento de actualización de los expedientes del personal de la Institución



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7. Cumplir con la verificación de servicios de mantenimiento necesarios en las instalaciones de la Sociedad Financiera Popular y agencias con la finalidad de que se encuentren en buen estado de conservación.

8. Elaborar en forma semestral un informe de los gastos y principales adquisiciones realizadas.

9. Informar trimestralmente a las Instituciones supervisoras, sobre las adjudicaciones realizadas de acuerdo a lo establecido en las normas vigentes.

10. Coordinar con el Gerente de Administración, Gerentes de Áreas y Administradores de agencias, de la actualización de las pólizas de seguros respectivas.

11. Revisar los movimientos contables que deriven del Departamento de Personal y Logística.

12. Informar al Gerente de Administración en forma mensual y luego de recibido el balance sobre la situación actual, haciendo llegar sus sugerencias para el mejor control y adecuado desarrollo del presupuesto.

13. Realizar estudios del consumo promedio de bienes empleados por la entidad, debiendo informar en forma periódica.

Atribuciones 1. En coordinación con el Gerente de Administración y los jefes inmediatos aplicar

sanciones al personal que incumpla las Normas de Trabajo, reglamentos y Políticas vigentes.

2. Presentar informes escritos o verbales a la gerencia de administración sobre acciones de importancia del personal

3. Autorizar los permisos señalados de acuerdo a las Normas Internas de Trabajo.

4. Solicitar a las compañías de Seguros por intermedio del Gerente General la actualización de las Pólizas.

5. Firmar las planillas de sueldos, vacaciones, gratificaciones. Distribución de utilidades y otros beneficios de ley para el personal.

6. Controlar la ejecución del rol vacacional del personal de la Sociedad Financiera Popular.

7. Decidir la adquisición de algún bien o servicio considerado como urgente, necesario para la continuación del trabajo de la Sociedad Financiera Popular, previo requerimiento y autorización del Gerente General.

8. Participar en las reuniones del Comité de Adjudicaciones como miembro de este con voz y voto.

9. Determinar fechas y personal de apoyo en la realización del inventario físico de materiales y de almacén.

10. Entregar vales de consumo de combustible de los vehículos y grupo electrógeno de la Sociedad Financiera Popular.

11. Revisar las facturas de compras de acuerdo a las normas vigentes.

12. Verificar y controlar así como autorizar el mantenimiento de las unidades móviles de la Sociedad Financiera Popular.



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4.6.1.4.1. Asistente de Personal y Logística Cargo: Asistente de Personal y Logística Depende de: Encargado de Personal y Logística Funciones 1. Elaborar la documentación respectiva de transferencias de puestos, sanciones,

vacaciones y otros que le encargue el encargado de personal y logística.

2. Elaborar la planilla de sueldos, vacaciones, gratificaciones.

3. Confeccionar las planillas de pago de impuestos.

4. Enviar la documentación respectiva por los diferentes medios de comunicación.

5. Mantener el archivo de los expedientes del personal de la Sociedad Financiera Popular, verificando la actualización periódica de los mismos.

6. Elaborar los contratos de personal, previa coordinación con el Encargado del Departamento.

7. Elaborar y remitir las solicitudes de cotización, cuadros, actas y órdenes de compra respectivos, en coordinación con el Encargado de Personal y Logística.

8. Mantener actualizado el control y récord de asistencia del personal

9. Mantener un adecuado registro y control de la correspondencia del Departamento.

10. Registrar las compras realizadas y el seguimiento del proceso en el cuadro de control de adquisiciones.

11. Elaborar las órdenes de compra repetitivas. Responsabilidades 1. Verificar el correcto desarrollo y sustentación respectiva de los descuentos de

remuneraciones del personal.

2. Elaborar en forma oportuna la documentación respectiva correspondiente para pagos de impuestos, remuneraciones y otros con la finalidad de dar cumplimiento a los cronogramas respectivos.

3. Mantener actualizados los expedientes del personal y otros documentos importantes de los trabajadores.

4. Mantener actualizado el cuadro de compras realizadas.

5. Supervisar la existencia de stocks mínimo de almacén

6. Elaborar las órdenes de compra respectivas u órdenes de servicios, para la respectiva verificación y remisión.

7. Mantener actualizado el sistema de control de asistencia, velando por el cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento Interno de Trabajo.

8. Entregar la documentación al personal. (memos, cartas, informes, otros, etc.)

9. Entrega de los reportes de asistencia mensual, con la finalidad de que el jefe directo informe la decisión de las sanciones a aplicar a los infractores.



V - Mar. /10

10. Apoyar en la realización de arqueos programados apoyando al encargado del departamento.

Atribuciones 1. Realizar arqueos sorpresivos de almacén, previa coordinación con el encargado del

departamento.

2. Otorgar permisos al personal, previa coordinación con el Gerente General, Gerentes de áreas y los administradores de agencias.

3. Decidir en ausencia del titular sobre las compras urgentes a realizar, previa coordinación con el Gerente de Administración.

4. Comunicar al encargado de departamento sobre irregularidades que pudieran ocurrir en las diferentes acciones del personal y de compras

4.6.1.4.2. Auxiliar de Almacén y Archivo Cargo: Auxiliar de Almacén y Archivo Depende de: Encargado de Personal y Logística Funciones 1. Recibir los bienes adquiridos por la Sociedad Financiera Popular. verificando el estado y

calidad de los artículos, dando ingreso a almacén.

2. Atender las solicitudes de materiales mediante boleta de requerimiento, debidamente autorizado por el Encargado de Logística y/o quien haga sus veces.

3. Dar salida del almacén a los materiales requeridos, con la firma de recibido conforme del solicitante.

4. Mantener el stock mínimo en almacén, debiendo informar al Encargado de Personal y Logística la relación de útiles que deben adquirirse, con la finalidad de que el almacén se encuentre en condiciones de atender los requerimientos necesarios.

5. Informar al Encargado de Personal y Logística de los saldos en forma mensual.

6. Archivar las boletas de requerimiento, las ordenes de ingreso y salidas de almacén.

7. Verificar el ingreso de los bienes embargados y adjudicados, mediante acta de entrega que remite el Gerente de Crédito; observando su grado de conservación, característica, nombre del cliente y del analista responsable.

8. Inventariar los bienes embargados y adjudicados.

9. Verificar la salida de bienes embargados y adjudicados, con autorización del Gerente de Administración y verificado por el Gerente de Créditos, levantando el acta respectiva de entrega de los bienes embargados, hacer firmar la conformidad al cliente.

10. Mantener actualizadas las tarjetas de reparación y mantenimiento de los activos remitir mensualmente a contabilidad y a la jefatura de logística, la relación de bienes no depreciables y activo fijo, indicando, código, descripción del bien, ubicación, estado de conservación.

11. Distribución de correspondencia en forma oportuna.



V - Mar. /10

12. Organizar el sistema de archivos de la Sociedad Financiera Popular; así como controlar el ingreso y salida de documentos.

Responsabilidades

1. Comunicar al Encargado del departamento sobre el stock mínimo de materiales, con el

fin de poder abastecerse de los mismos.

2. Mantener al día las tarjetas de control de los bienes y materiales a su cargo.

3. Mantener el archivo ordenado y limpio.

4. Mantener ordenado y Limpio, los bienes embargados y adjudicados.

5. Otras que le designe su Jefe inmediato.

6. Revisar la calidad de la mercadería recibida, emitiendo el informe respectivo de haber irregularidades.

Atribuciones 1. Rechazar los pedidos de materiales que no cuenten con la debida autorización

2. Rechazar los pedidos de información del archivo de personas no autorizadas.

3. Solicitar al Encargado del Departamento realizar el proceso de compra de aquellos artículos que estén por llegar al stock mínimo

4. Comunicar y mantener informado al Encargado del Departamento de posibles irregularidades que se presenten durante el cumplimiento de sus funciones.

5. Revisar y realizar la devolución de los bienes que no se ajusten a lo indicado en la Orden de compra y/o de servicio respectivas.

6. Confeccionar constancias de entrega de documentos del archivo, así como dar conformidad de la devolución de los documentos solicitados.

4.6.1.4.3. Asistente de Seguridad Cargo: Asistente de Seguridad Depende de: Encargado de Personal y Logística Funciones 1. Velar por la seguridad física de las instalaciones, material y personal de la Sociedad

Financiera Popular.

2. Diseñar estrategias de seguridad para las zonas de mayor riesgo de la Sociedad Financiera Popular.

3. Coordinar con la Empresa de Vigilancia privada sobre la instrucción y entrenamiento de los agentes de Vigilancia así como de la instrucción del personal de la Sociedad Financiera Popular en lo referente a seguridad.

4. Verificar la apertura y cierre de la Oficina Principal y coordinar el cierre de los locales de las agencias

5. Verificar el empleo del sistema de seguridad de la oficina.



V - Mar. /10

6. Realizar visitas imprevistas al local de la Sociedad Financiera Popular los días domingos y feriados, levantando el acta respectiva.

7. Asesorar al personal sobre seguridad integral.

8. Establecer mecanismos para custodiar el transporte de valores, según la magnitud y lugar.

9. Verificar que el armamento del personal de vigilancia que presta servicios en la Sociedad Financiera Popular se encuentre en perfecto estado de conservación.

10. Planear y conducir programas de instrucción al personal, coordinando con el Gerente General y Encargado de Personal y Logística.

11. Aplicar medidas preventivas para evitar acotes delincuenciales como asaltos y robos.

12. Realizar acciones de inteligencia sobre la acción delictiva en las zonas en donde posee oficinas la Sociedad Financiera Popular, así como el avance o exterminio de la subversión.

Responsabilidades 1. Controlar por intermedio del personal de vigilancia la salida de materiales de propiedad

de la Sociedad Financiera Popular.

2. Constatar la apertura y cierre de bóveda cerciorándose que no haya elementos extraños en las inmediaciones. Asimismo coordinar con los Administradores de las Agencias dicha labor

3. Presenciar la ejecución de los ejercicios de tiro y evaluación de los agentes de seguridad.

4. Constatar los domicilios de los agentes de seguridad y del personal de limpieza que presten servicio en las instalaciones de la Sociedad Financiera Popular.

5. Verificar el cumplimiento de las disposiciones de los agentes de seguridad dados por su empresa.

6. Revisar la correcta presentación de prendas de vestir y equipos de los agentes.

7. Verificar el armamento y la licencia respectiva de los agentes de seguridad.

8. Revisar que los materiales asignados se encuentren en perfecto estado de conservación.

9. Coordinar el cambio de clave de las puertas de acceso a bóvedas cuando crea conveniente en coordinación con el Gerente de Administración.

10. Confeccionar el Plan de seguridad de la Institución

11. Verificar el mantenimiento y limpieza de los locales de la Sociedad Financiera Popular.

12. Efectuar revisión de las instalaciones del local con la finalidad de detectar posibles objetos extraños o sospechosos

13. Activar el sistema de alarma en caso de asaltos.

14. Confeccionar cartillas de seguridad y revisar que las instalaciones cuenten con las respectivas señales de seguridad.

15. Informar periódicamente y de inmediato al Gerente de Administración en caso de cualquier situación que se presente.

16. Brindar seguridad a los funcionarios de la Sociedad Financiera Popular, en visitas que realicen a clientes y que ameriten su presencia.



V - Mar. /10

Atribuciones 1. Prohibir el ingreso de personas no identificadas al local de la Sociedad Financiera

Popular.

2. Sugerir e informar al Encargado de Departamento, sobre cambios e incumplimiento por parte de los agentes de vigilancia.

3. Solicitar los implementos necesarios para el cumplimiento de sus funciones al Encargado de Departamento.

4. Comunicar al Encargado de personal, sobre irregularidades en el ingreso y salida del personal, así como de actos sospechosos que perjudiquen a la institución.

4.5.3. Área de Sistemas (Nota: La SOFIPO puede contar con un área de sistemas o puede tercerizar este servicio con la contratación de profesionales calificados según los requerimientos). Departamento: Sistemas Cargo: Encargado de Sistemas Depende de: Gerente Administrativo Línea de Coordinación: Gerentes de Área Administradores de Sucursales

Funciones Generales

1. Identificar las necesidades informáticas de la Sociedad Financiera Popular.

2. Implementación, mantenimiento y seguimiento de los sistemas y aplicativos de información mecanizada existente, en coordinación con los Gerentes de áreas, Administradores de Agencias y con el Gerente General de la Sociedad Financiera Popular.

3. Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de procesamiento electrónico de datos que se realizan con las distintas áreas de la Sociedad Financiera Popular.

4. Programar y coordinar el mantenimiento de los activos fijos que son de responsabilidad del área de Sistemas.

Funciones Específicas

1. Proponer las políticas que orienten las actividades de informática impartiendo las

directivas necesarias para su cumplimiento en coordinación con el Gerente General.

2. Formular el plan de desarrollo de informática con participación de las áreas usuarias y en coordinación con el Gerente General.

3. Emitir las normas técnicas necesarias para el uso racional de los equipos de cómputo y activos fijos, como: UPS, generadores, estabilizadores, comunicadores, etc., que han sido confiados al área de Sistemas.



V - Mar. /10

4. Efectuar las coordinaciones necesarias para la capacitación y entrenamiento del personal de la Sociedad Financiera Popular en el campo de la informática, a fin de mantener un adecuado nivel de actualización.

5. Asesorar al Gerente General en el uso de las técnicas informáticas, a fin de apoyar la gestión.

6. Apoyar a la mecanización de las tareas administrativas de la Sociedad Financiera Popular.

7. Dirigir la ejecución de estudio e investigaciones de factibilidad y aplicación de sistemas mecanizados.

8. Orientar y asesorar a las diferentes áreas en el desenvolvimiento de las actividades de procesamiento electrónico de datos.

9. Verificar que la documentación presentada por el área de Sistemas sea lo suficientemente completa para ejecutar los trabajos sin asistencia de los que desarrollaron el sistema.

10. Apoyar la preparación de la documentación de los sistemas y programas.

11. Realizar estudios para determinar la factibilidad de mecanización de sistemas y recomendar reformas y/o técnicas nuevas.

12. Ejecutar las tareas de análisis de sistemas.

13. Preparar y aprobar programas informáticos.

14. Dirigir y asesorar la implementación de sistemas.

15. Planificar, asignar tareas en orden prioritario, designar a los encargados de aplicaciones y el equipo de programadores.

16. Supervisar e informar sobre la calidad de producción del área de Sistemas.

17. Supervisar la preparación de equipos para su óptimo funcionamiento.

18. Supervisar el tratamiento en la recepción, verificación y almacenamiento de la información en general.

19. Administrar los equipos de informáticos y no informáticos asignados al área de sistemas.

20. Sugerir modificaciones de los sistemas en fase de producción.

21. Realizar otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el jefe inmediato superior.

22. Coordinar con el personal del área para la documentación de procesos, procedimientos y actividades que competan con el área.

23. Elaboración de Manuales, Entrenamiento y asignación del personal para el manejo de equipos no informáticos.

24. Organizar el plan de contingencia y seguridad para el área y todo lo relacionado a software y hardware.

25. Modificar en forma periódica las claves de acceso que tenga el personal a programas específicos importantes para la SOFIPO.

Responsabilidades 1. Administrar y controlar los recursos y programas de uso general y específico.



V - Mar. /10

2. Vigilar que se realicen las copias de seguridad necesarias de acuerdo a las normas, con el objeto de salvaguardar la información correctamente.

3. Guardar en custodia exterior las copias de seguridad mensuales de los sistemas de información, coordinando para tal efecto con el Gerente General.

4. Velar por la marcha eficiente y ordenada del área de Sistemas.

5. Supervisar y coordinar las actividades de procesamiento electrónico de datos.

6. Velar por la seguridad y confidencialidad de la documentación e información y de datos a cargo del área de Sistemas.

7. Responsabilizarse por la actualización de los libros, manuales existentes en la biblioteca y software utilitario del área.

8. Controlar y cuidar los materiales de oficina y formatos especiales de programación y control que le han confiado, evitando su uso sin autorización e información sobre su existencia a fin de mantener un stock adecuado.

9. Crear mecanismos de seguridad para que la información tratada por el área de Sistemas sea utilizada única y exclusivamente para los fines del usuario.

10. Controlar la calidad de los datos.

11. Velar por el cumplimiento de las operaciones de mantenimiento de los equipos informáticos y no informáticos.

Atribuciones 1. Planear, dirigir, conducir, evaluar y controlar la ejecución de las acciones del área de

Sistemas.

2. Representar al área de Sistemas en su relación con las otras áreas de la Sociedad Financiera Popular.

3. Programar y participar en la capacitación del personal del área de Sistemas, así como al personal de las otras áreas de la Sociedad Financiera Popular.

4. Cambiar y hacer mantenimiento periódicamente a las claves y accesos de seguridad del personal de los sistemas, conexiones Internet y los recursos de red local.

5. Actualizarse de los avances tecnológicos y transmitirlos a su personal.

6. Asignar tareas al personal de su área, las labores de mantenimiento y servicio de todo el entorno informático de la Sociedad Financiera Popular.

7. Desactivar accesos y terminales no autorizadas en forma inmediata.

4.5.3.1. Asistente de Sistemas Cargo: Asistente de Sistemas Depende de: Encargado de Sistemas Funciones 1. Realizar modificaciones, referentes al Sistema, solicitadas por las diferentes, áreas,

departamentos o gerentes; tales como:



V - Mar. /10

a) Cambio de parámetros.

b) Actualización de variables del sistema.

2. Resolver los problemas operativos que se presenten concernientes al área de Sistemas.

a) Caída de línea de comunicaciones.

b) Problemas en el ingreso de terminales.

c) Problemas en las operaciones de los usuarios.

3. Emitir reportes solicitados por los Gerentes de área, para un mejor control de sus funciones.

4. Actualización y control de los datos de información al socio o cliente.

5. Supervisión de la calidad de los resultados producidos por el Sistema.

6. Elaboración de reportes mensuales solicitados por las áreas y departamentos.

7. Confección y mantenimiento constante de la pagina WEB, en coordinación con las áreas, administradores de agencia o gerentes.

8. Cambio de acceso de usuarios a los recursos del Sistema y Red en forma bimensual, en coordinación con el encargado de área.

9. Comunicación constante con las agencias y oficinas especiales para conocer sus necesidades.

10. Desarrollo y modificación de programas, de acuerdo a las necesidades de cada área, con debida sustentación y conocimiento del encargado de departamento.

11. Desarrollo y ejecución de las tareas específicas designadas por el Encargado de departamento.

Responsabilidades 1. Que el sistema y sus aplicaciones se encuentren operando en óptimas condiciones para

ser usado por los diferentes departamentos y/o agencias de la Sociedad Financiera Popular.

2. Supervisar la correcta aplicación de los programas.

3. Verificar el término de las operaciones diarias y mensuales en forma normal.

4. Absolver las consultas provenientes de los terminales en línea.

5. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del área de Sistemas.

6. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de los plazos previstos.

Atribuciones 1. Brindar opiniones técnicas que involucren al departamento de Sistemas.

2. Distribuir los trabajos de información para el mejor empleo de los recursos.

3. Coordinar con las áreas respectivas para lograr la mejor solución a los problemas presentados.



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4.5.3.2. Auxiliar de Sistemas (Hardware) Cargo: Auxiliar de Sistemas (Hardware) Depende de: Encargado / Jefe de Sistemas Funciones 1. Encendido y preparación de los sistemas informáticos para el desarrollo de las

actividades diarias: a) Encendido de los equipos de seguridad eléctrica. b) Encendido de Servidores. c) Control y Cargado del control de asistencia.

2. Respaldo de soporte técnico. a) Identificar las causas de los problemas que se presenten en los equipos, dándole

solución o alternativas de solución, b) Prestar ayuda y asesoramiento en la identificación de las mejores características

técnicas para la adquisición de equipos de cómputo. c) Preparación de documentos que sustenten pedidos de equipos y materiales para la

mejor eficiencia en el mantenimiento.

3. Planificar y controlar los recursos informáticos disponibles, para su empleo optimo.

4. Prestar ayuda, asesorar y capacitar al usuario en el manejo de equipos.

5. Cumplir con el Cronograma de mantenimiento preventivo de equipos en la Sociedad Financiera Popular.

6. Controlar el buen estado de los circuitos eléctricos y de comunicación.

7. Mantener un control adecuado y estricto de los inventarios de equipos y accesorios de mantenimiento preventivo y correctivo.

8. Preparar y acondicionar los equipos y accesorios para uso del personal.

9. Mantener en orden los instrumentos y equipos de mantenimiento.

10. Desarrollo y ejecución de las tareas específicas designadas por el Jefe de departamento. Responsabilidades 1. Que los equipos en general se encuentren en óptimas condiciones para la labor normal

del personal de la Sociedad Financiera Popular.

2. Mantener e informar los stocks mínimos de materiales de mantenimiento preventivo y correctivo.

3. Velar por la seguridad y el orden de los instrumentos de mantenimiento de equipos.

4. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del departamento de Sistemas.





V - Mar. /10

2. Coordinar con las áreas respectivas para lograr la mejor solución a los problemas presentados.

4.5.3.3. Auxiliar de Sistemas (Software) Cargo: Auxiliar de Sistemas (Software) Depende de: Jefe / Encargado de Sistemas Funciones 1. Apagado de los sistemas informáticos en la culminación de las actividades diarias:

a) Apagado del los Servidores b) Apagado de los equipos de seguridad eléctrica c) Control y apagado del control de asistencia.

2. Procesamiento de Cierres Diarios y Mensuales de los sistemas de información.

3. Control e impresión de reportes diarios y mensuales.

4. Ordenar y clasificar los reportes que se generan en el cierre diario, para entregarlos posteriormente a las áreas correspondientes.

5. Asesoramiento en el uso de los sistemas y aplicativos al personal.

6. Control del funcionamiento de sistemas y aplicativos de la Sociedad Financiera Popular.

7. Realizar las copias de seguridad diaria, mensual de acuerdo a las normas de seguridad interna.

8. Desarrollo y modificación de programas, de acuerdo a las necesidades de cada área, con debida sustentación y conocimiento al Jefe del departamento.

9. Planificar y controlar los recursos informáticos disponibles, para su empleo optimo.

10. Apoyo, Solución y asesoramiento en problemas esporádicos presentados por los usuarios.

11. Coordinar labores con el auxiliar de Hardware.

12. Desarrollo y ejecución de las tareas específicas designadas por el Jefe / Encargado del departamento.

Responsabilidad 1. Que las copias de seguridad tengan 0% de margen de error en su procesamiento y

control de fechas.

2. Mantener e informar periódicamente el stock de materiales para el uso de copias de seguridad y útiles de escritorio.

3. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del departamento de Sistemas.





V - Mar. /10

2. Coordinar con las áreas y administradores de agencias respectivas para lograr la mejor solución a los problemas presentados.

4.6.2. Finanzas e Inversiones

4.6.2.1. Gerente de Finanzas Inversiones

Área: Finanzas e Inversiones Cargo: Director / Gerente de Finanzas e Inversiones Depende de: Director / Gerente General

Línea de Coordinación: Gerente de Administración Gerente de Crédito

Línea de Autoridad: Departamento de Inversiones y Operaciones

Cajero o Guardavalor General/Tesorero Función Básica

Es el órgano central de ejecución encargado de planificar, organizar y ejecutar las actividades relacionadas con la captación de depósitos, de proponer la política financiera de la institución y de organizar las actividades de mercadotecnia. Funciones Específicas

1. Conducir las actividades relacionadas con la captación de inversiones de los clientes y desarrollar otras modalidades de captación de depósitos.

2. Evaluar constantemente el desarrollo alcanzado en la captación de depósitos con el objeto de lograr una mayor participación en el mercado.

3. Mantener información actualizada de los productos y modalidades de inversión que ofrece la competencia.

4. Establecer relaciones comerciales con clientes y efectuar visitas para la inversión de nuevos clientes.

5. Preparar los presupuestos y proyecciones financieras de la Sociedad Financiera Popular a corto, mediano y largo plazo, y efectuar las evaluaciones correspondientes.

6. Efectuar el análisis sobre los costos y rendimientos de las operaciones de inversión más convenientes para la institución y recomendar al respecto.

7. Encaminar la política financiera de la Sociedad Financiera Popular a supervisar la suficiencia de los requerimientos de reservas de acuerdo con las pautas indicadas por el Director o Gerente General.

8. Interpretar las informaciones económicas, financieras, contables, presupuestales y estadísticas para ser reportada al Director o Gerente General y al Consejo de Administración.

9. Preparar estudios económicos e informes de carácter financiero para el Director o Gerente General y el Consejo de Administración.



V - Mar. /10

10. Atraer los recursos financieros necesarios para asegurar un adecuado desarrollo de las actividades de intermediación así como velar por el cumplimiento de las obligaciones pactadas.

11. Proponer al Director o Gerente General el presupuesto y Cronograma de Actividades a desarrollar en materia de publicidad, promoción y de relaciones públicas.

12. Integrar el Comité de Crédito.

13. Integrar el Comité de Adjudicaciones.

14. Controlar el cumplimiento de convenios de servicio de tesorería que celebre la Sociedad Financiera Popular con otras instituciones.

15. Cumplir con las demás funciones que le encomienden.

4.6.2.2. Inversiones y Operaciones Cargo: Encargado de Inversiones y Operaciones

Depende de: Director / Gerente de Inversiones y Finanzas

Línea de Coordinación: Administradores de Sucursales

Contador General Encargado de Personal y Logística Cajero o Guardavalor General/Tesorero Jefe de Sistemas Gerente de Crédito

Función General Ejecutar las políticas de inversiones implementadas por el Gerente de Inversiones y Finanzas, dirigidas a mejorar la imagen de la institución e incrementar el grado de penetración en el mercado. Realizar el control de las operaciones y estadísticas de la sección, tanto en moneda nacional como extranjera. Funciones Específicas 1. Controlar que todas las operaciones que se realicen en el departamento se efectúen de

acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

2. Resolver las consultas de los clientes respecto al sistema de inversiones que ofrece la institución, modalidades, plazos, tasas de interés, forma de capitalización, etc. Si la consulta se hace por escrito, contestar de la misma forma. Atender toda la correspondencia o consultas respecto a personas fallecidas, pedidos de extractos de cuentas y cualquier otra situación que no se considere del Gerente, consulta con el Área Legal de la Sociedad Financiera Popular sobre solicitudes de retiros anticipados de inversiones.

3. Controlar el nivel de sobre compra o sobreventa de Moneda Extrajera e informar al Gerente, cuando no se logra el nivel adecuado a fin de tomar medidas correctivas. Coordinar con los Bancos o Casas de Cambio la comprar de dólares para atender a clientes, cuando una situación de sobreventa así lo requiera.

4. Revisar los Listados de Capitalización de Inversiones, mensualmente.



V - Mar. /10

5. Coordinar con el Encargado de Sistemas las modificaciones que pudieran realizarse en el software de plataforma a fin de mejorar el servicio.

6. Mantener comunicación con los asociados que manejen montos considerables de inversión en la entidad, a fin de controlar la liquidez (controlar la fecha de vencimiento y comunicar al Gerente del área posibles retiros).

7. Presentar al Gerente del área un Plan Anual de Requerimientos sobre Incentivos de Inversiones y Publicidad, a fin de elaborar el Plan de Gestión correspondiente.

8. Planificar el abastecimiento de los Artículos de Promoción, para un periodo mínimo de tres meses; con el fin de que las operaciones de aperturas se realicen sin inconvenientes.

9. Evaluar e informar a Gerencia sobre el desarrollo de la captación de inversiones.

10. Actualizar y Publicar el tarifario de inversiones (Tasas Mínimas y Máximas).

11. Llevar el control de la cuenta contable “OPERACIONES EN TRAMITE”, tanto en Moneda Nacional y Moneda Extranjera, esto es :

• Pendiente entre Sociedades Financieras Popular. • Pendiente con Bancos. • Otras Operaciones por Liquidar.

12. Proponer al Gerente del área planes sobre Campañas de Captación de Inversiones de los asociados.

13. Monitorear los planes de desarrollo del área.

14. Coordinar con los administradores de las agencias lo relacionado con la atención al público, sobre los servicios que brinda el área.

15. Verificar, responder y archivar los documentos de embargo, cobranzas coactivas y solicitud de informes del poder judicial.

16. Coordinar con Asesoría legal todo lo concerniente a la apertura de inversiones de personas morales.

17. Identificar cuentas de inversiones que realicen aperturas con montos significativos a fin de verificar la procedencia de los fondos.

18. Elaborar los Anexos y Reportes Contables concernientes al área.

19. Ejercer las funciones relacionadas con el área de reclamos.

20. Coordinar la promoción de inversiones en la Oficina Principal y Agencias.

21. Otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Gerente del área. Responsabilidades 1. Mantener cuadrados los saldos de las cuentas de Inversión en moneda nacional y

extranjera, con lo que se refleja en el balance. A fin de mes todos los datos deben estar sustentados con los que aparecen el listado de capitalización.

2. Hacer cumplir todas las disposiciones que emanen de Gerencia.

3. Trabajar con responsabilidad dentro de los principios de calidad total, a fin de mejorar el servicio y la atención al cliente. Es importante lograr y mantener un ambiente de armonía que se refleje en el incremento de la productividad.



V - Mar. /10

4. Proporcionar información al Gerente de Crédito y administradores de agencia sobre garantía de Plazo Fijo, cuando lo sea requerido.

5. Guardar debidamente el protocolo diario, así como el movimiento diario de cajeros o guardavalores y alcanzarlo oportunamente a la Oficina de Archivos.

Atribuciones 1. Mediante la clave de autorización de extorno, se podrán anular operaciones mal

efectuadas, así como también la ejecución de alguna transacción que necesite de dicha clave, en coordinación con los administradores de las agencias.

2. Recibir cuadres de efectivo de los administradores de agencias para el cierre final del día, e ingresarlo al sistema, en coordinación con el Cajero o Guardavalor General/Tesorero.

3. Solicitar a Contabilidad cuando crea conveniente, listados de las cuentas contables para la confrontación de los saldos de las mismas.

4. Autorizar la reactivación o cancelación de las cuentas inactivas en coordinación con los administradores de las agencias.

5. Firmar los contratos de certificados de inversiones y otros documentos del área.

6. Remitir carta de bienvenida a nuevos clientes y obsequios de cumpleaños.

7. Otras atribuciones que le designe el Director o Gerente General.

4.6.2.3. Cajero o Guardavalor General/Tesorero

Cargo: Cajero o Guardavalor General/Tesorero

Depende de: Director / Gerente de Inversión y Finanzas Línea de Coordinación: Administradores de Agencia Jefes de Departamento Función Básica Conducir y supervisar las actividades operativas y financieras de la oficina principal y de las agencias, relacionadas con los productos de créditos, inversión y otros servicios que brinda la Sociedad Financiera Popular Funciones Específicas 1. Habilitar a las Agencias, mediante cheques y/o depósitos, del efectivo necesario para el

desarrollo normal de sus operaciones diarias.

2. Atender a los clientes absolviendo sus consultas y/o reclamos.

3. Elaborar y reportar a la Unidad de Riesgos la situación diaria de Caja, así como los saldos de Cuentas Bancarias y Cuentas en otras Sociedad Financiera Popular tanto en Moneda Nacional como Moneda Extranjera.

4. Mantener en custodia los valores (Letras, Bonos, Certificados Bancarios, Cheques de Reembolso, etc.) que se originan producto de las operaciones de la Sociedad Financiera Popular.



V - Mar. /10

5. Custodiar las chequeras de las diferentes cuentas corrientes bancarias de la Sociedad Financiera Popular, así como el uso correlativo de los cheques. En caso de anular un cheque destruir las firmas y remitirlo a contabilidad.

6. Coordinar en forma permanente con el Gerente de Inversiones y Finanzas, sobre los saldos disponibles en Caja y Bancos, así como la posición de Cambio en Moneda Extranjera.

7. Establecer, con conocimiento y en coordinación con el Gerente de Inversiones y Finanzas, el Tipo de Cambio para las operaciones diarias de Compra /Venta de Moneda Extranjera, efectuando las variaciones necesarias de acuerdo a la información del mercado cambiario recogida en bancos o en el mercado informal.

8. Certificar Órdenes de Pago, previa verificación y cargo en cuenta, y efectuar la regularización de las mismas al momento de recibirlas en canje.

9. Revisar y dar V°B° a la documentación que sustenta las operaciones del día y remitir la información al área respectiva para su contabilización.

10. Verificar cierres diarios de operaciones y de caja general, dejando constancia en los documentos respectivos.

11. Confeccionar estadísticas e informes respectivos para el Gerente del área en forma quincenal y mensual.

12. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en las circulares, memos y/o reglamentos emitidos por el Gerente del área.

13. Verificar que se cumplan con los límites de autorización.

14. Coordinar con los administradores de las agencias a fin de obtener en forma oportuna la información necesaria.

15. Vigilar que se cruce diariamente los resultados de las operaciones con contabilidad.

16. Coordinar con la jefatura de créditos la entrega de los cheques de las instituciones con las que se ha firmado convenios para los créditos otorgados

17. Solicitar a la Gerencia de Crédito la conformidad de los listados de los créditos de descuentos o retenciones de créditos por convenio sean los correctos.

18. Llevar en perfecto orden los libros de control.

19. Coordinar con el Encargado de Sistemas las modificaciones que pudieran realizarse en el sistema a fin de mejorar el servicio.

20. Solucionar las consultas presentadas por el personal que opera bajo su mando.

21. Autorizar los extornos de operaciones en el sistema computarizado y a solicitud del administrador de la agencia correspondiente. El extorno se realiza a través de una clave autoritativa y antes de su aplicación se debe averiguar las causas del mismo.

22. Atender al público cuando la demanda del servicio así lo requiera

23. Efectuar control de calidad de los diversos productos en forma trimestral, emitiendo un informe correspondiente al gerente del área, quien lo revisará y devolverá para su archivo.

24. Ejecutar control de calidad al trabajo realizado por los asistentes y auxiliares, a fin de hacer cumplir las normas internas y superar cualquier deficiencia que se presente.

25. Proponer al Gerente de Administración, el monto de la cobertura de las Pólizas de Seguros para efectivo en las diferentes agencias de la Sociedad Financiera Popular.



V - Mar. /10

26. Otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Gerente del área. Responsabilidades 1. Es responsable de hacer cumplir todas las disposiciones que emanen de Gerencia.

2. Que el personal a su cargo, así como los auxiliares de operación trabajen con responsabilidad, enmarcado dentro de los principios de calidad total, a fin de mejorar el servicio y la atención al cliente. Es importante lograr y mantener un ambiente de armonía que se refleje en el incremento de la productividad.

Atribuciones 1. Incautar billetes falsos y visar las Actas de Retención de las Ventanillas, remitiendo el

informe respectivo al gerente general.

4.6.2.3.1. Asistente de Caja General

Cargo: Asistente de Caja General

Depende de: Cajero o Guardavalor General/Tesorero

Línea de Coordinación: Administradores de Sucursales Directores / Gerentes de Áreas

Funciones

1. Habilitar, en la Oficina Principal, de efectivo a las Ventanillas de Atención (Recibidor/Pagador), para el funcionamiento de sus operaciones diarias, asimismo coordinar con los administradores de las agencias la devolución de excedentes o habilitación de dinero cuando tengan necesidad de efectivo.

2. Efectuar retiros de los Bancos, para las operaciones diarias de la Sociedad Financiera Popular, previa autorización al nivel correspondiente

3. Llevar los Libros de Caja General, tanto en Moneda Nacional como en Moneda Extranjera, registrando en forma diaria las operaciones en efectivo.

4. Registrar y efectuar en forma diaria las entregas bancarias de los cheques que han ingresado por operaciones tanto de inversiones como de créditos.

5. Llevar Libros Auxiliares de Bancos y mantenerlos actualizados para efectos de conciliación de las cuentas bancarias, así como también Libro de Ordenes de pago para un mejor control.

6. Organizar el Archivo de documentos del área, manteniendo bajo custodia y reserva la información pertinente.

7. Ordenar los documentos que sustentan las operaciones diarias de Caja, para su remisión a Contabilidad, junto con el Reporte Contable.

8. Registrar los cheques recibidos para su posterior depósito en Cuentas de la Sociedad Financiera Popular.

9. Solicitar el requerimiento de materiales, papelería y formularios en forma mensual, verificando que no exista desabastecimiento en el área

10. Realizar pagos, sea en efectivo o con cheques, a proveedores, de servicios, de



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impuestos, de planillas, honorarios a directores y por otros conceptos debidamente documentados y autorizados por el Área de Logística o Personal, y por el Gerente General o quien estipule el reglamento.

11. Retener, elaborando el acta respectiva, todo billete y/o moneda falsa que haya sido presentado para su depósito o pago ante cualquier ventanilla de la Sociedad Financiera Popular.

12. Elaborar y/o revisar el asiento contable de las operaciones diarias de Caja y Bancos, y remitirlo a Contabilidad conjuntamente con los documentos que dieron origen a la operación.

13. Controlar el nivel de efectivo en ventanillas de acuerdo con los límites asegurados.

14. Efectuar Arqueos sorpresivos a ventanillas y a las Agencias de la Sociedad Financiera Popular.

15. Informar al Cajero o Guardavalor general/Tesorero sobre las necesidades de cobertura de Seguros

16. Otras funciones que le encomiende el Cajero general/Tesorero. Atribuciones 1. Sellar y firmar las habilitaciones de caja realizadas.

2. Pago de proveedores, personal y otros de acuerdo a la documentación presentada por las áreas, debidamente visados por gerencia o por el que autorice el reglamento.

3. Incautar billetes falsos y remitirlos al Cajero o Guardavalor General/Tesorero conjuntamente con el Acta de Retención.

4. Elaborar el Calendario de Pagos de los Adeudados para un mejor control de los mismos.

5. Otras que le designe el Cajero o Guardavalor general/Tesorero.

4.6.2.4. Auxiliar de Operaciones Cargo: Auxiliar de Operaciones/Cajero o Guardavalor Depende de: Cajero o Guardavalor General/Tesorero Administradores de Sucursal Funciones 1. Atender amablemente al público brindando información de los productos y servicios que

ofrece la Sociedad Financiera Popular.

2. Ser responsable del dinero habilitado, así como preparar el material de trabajo al inicio de la atención al público.

3. Ser responsable por la autenticidad o falsedad de los billetes y la buena conservación de los mismos que estén bajo su custodia.

4. Atender todas las operaciones que provienen de los productos o servicios que brinda la Sociedad Financiera Popular; tales como:



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a. Apertura de inversiones.

b. Retiro de intereses de inversiones de clientes.

c. Cancelación y retiro de inversiones de clientes.

d. Amortizar y cancelar los préstamos a clientes que lo soliciten.

e. Operaciones de Compra/venta de moneda extranjera.

f. Depósitos en efectivo y/o cheques.

g. Retiros, pago de órdenes de pago.

h. Retiros de intereses de cuentas a plazo.

i. Cancelaciones y amortizaciones de créditos.

j. Desembolsos de los créditos.

k. Operaciones con otras agencias o con entidades con convenio.

l. Compra venta de moneda extranjera.

m. Cobro de las aportaciones que hacen los socios

5. Cumplir con los niveles de autorización establecidos para los retiros.

6. Ser responsable de cuadrar diariamente su caja y enviar reportes al Cajero o Guardavalor general

7. Llevar control del material a utilizar en la sección: Formularios, útiles de oficina, etc. que requiera la sección.

8. Elaboración de los movimientos contables de Inversiones y/o Créditos, cuando lo solicite el Cajero o Guardavalor general.

9. Revisión de la documentación de la agencia u oficina; tales como: retiros, comprobantes de pago, comprobantes de desembolso y darles la conformidad para su posterior archivo.

10. Preparación y entrega de Órdenes de Pago a los clientes.

11. Recepción y verificación de las solicitudes de créditos descuento por planilla y con Garantía Auto liquidable para su posterior aprobación.

12. Digitación de solicitudes de crédito.

13. Verificar en forma diaria que los comprobantes de las operaciones realizadas del mes se encuentren completos, a fin de archivarlas y embalarlas para ser enviadas al archivo general de la Sociedad Financiera Popular.

14. Controlar el orden y la limpieza de la sección.

15. Cuando el caso lo requiera, realizar algunas operaciones propias de otras secciones.

16. Otras encomendadas por el Cajero General/Tesorero o el administrador de agencia. Responsabilidades 1. Cuadrar su caja y enviar reportes al Cajero o Guardavalor general.

2. Verificar diariamente que cuenta con los recursos de dinero suficiente para el buen desempeño de sus funciones, así como contar con el material necesario para el desempeño de las mismas.



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3. Mantener el nivel necesario de efectivo en su ventanilla, cuidando siempre de no exceder la cobertura de la póliza de seguros.

4. Responsables de la autenticidad y buena conservación de los billetes.

5. Brindar información precisa (requisitos y limitaciones) de los productos financieros que brinda la institución.

6. Atender los depósitos, retiros, cancelaciones, Notas de cargo y abono, transferencias de acuerdo a los procedimientos establecidos.

7. Declarar los faltantes y/o sobrantes de efectivo detectados en los cierres diarios

8. Enviar a Caja los cheques recibidos durante el día.

9. Atender los créditos de acuerdo a los procedimientos establecidos.

10. Atender amablemente y sin demoras los reclamos de cualquier cliente sobre los productos que brinda la institución.

11. El uso adecuado de los bienes conferidos por la institución.

12. Verificar las firmas de los clientes al momento de realizar las operaciones con el documento de identidad nacional.

13. Responsables del archivo de la documentación del área.

14. Cumplir con todas las funciones encomendadas por el administrador de agencia o por el jefe de la oficina.

Atribuciones 1. Informar a los clientes sobre las tasas de interés y los productos ofrecidos por la

institución.

2. Incautar billetes falsos y remitirlos vía administrador de agencia, al Cajero o Guardavalor general/Tesorero conjuntamente con el Acta de Retención.

3. Pagar directamente los montos según el nivel autorizado por Gerencia. 4.6.3. Administrador de Agencia Cargo: Administrador de Agencia Depende de: Director / Gerente General Línea de Coordinación: Director / Gerente de Administración Director / Gerente de Finanzas e Inversiones Director / Gerente de Crédito Línea de Autoridad: Personal de la Sucursal o Agencia Función Básica Conducir y supervisar las actividades administrativas y operativas de la Agencia a su cargo relacionadas con el otorgamiento y recuperación de créditos, captación de Inversiones en sus diversas modalidades, así como de la parte administrativa de la agencia.



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Funciones Específicas 1. Dirigir y controlar las operaciones y actividades de la agencia, así como velar por el

efectivo desempeño del personal a su cargo.

2. Establecer relaciones y efectuar visitas para la captación de nuevos clientes.

3. Atender a los clientes absolviendo sus consultas y/o reclamos.

4. Revisar y dar visto bueno a la documentación que sustentan las operaciones del día y remitir la información al departamento de Contabilidad para su registro.

5. Atender y dar conformidad a los cheques recibidos por las operaciones de inversión y crédito.

6. Remitir las estadísticas para los Gerentes y para contabilidad.

7. Controlar y explicar las variaciones en cuanto a captaciones y colocaciones de créditos.

8. Verificar cierres diarios, saldos de caja dejando constancia en los documentos respectivos.

9. Mantener bajo control las claves de la bóveda y cajas de seguridad.

10. Vigilar que los saldos de caja y el valor de las prendas dejadas en garantía se encuentren en plena cobertura por la póliza de seguro.

11. Revisar y firmar las aperturas de cuentas de inversión.

12. Confeccionar las estadísticas e informes respectivos para los Gerentes de las áreas respectivas en forma mensual y/o cuando sea requerido.

13. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en las circulares, memorándum, directivas y/o reglamentos remitidos por el Gerente General y por los Gerentes de áreas.

14. Revisar y atender la correspondencia en general.

15. Informar de cualquier suceso o acontecimiento al Gerente General mediante informes escritos.

16. Proponer al Gerente general programas de promoción y publicidad.

17. Coordinar con los diversos departamentos a fin de obtener en forma oportuna la información necesaria, para la evaluación del crecimiento de la agencia y toma de medidas correctivas.

18. Conciliar los resultados de las operaciones con el departamento de Contabilidad.

19. Mantener la Caja en nivel óptimo de efectivo, así como velar por la custodia del mismo, observando que dichos recursos se encuentren en plena cobertura con la póliza de seguros.

20. Recibir y mantener en custodia todo tipo de valores (títulos de crédito, contratos u otros documentos) de la institución.

21. Habilitar efectivo a las diferentes secciones que lo soliciten para el funcionamiento de sus operaciones diarias. (En agencias que no cuenten con auxiliar administrativo).

22. Efectuar arqueos y verificar los saldos de caja diarios con la finalidad de tener la suficiente liquidez para el normal desarrollo de las operaciones diarias.

23. Coordinar con el Cajero o Guardavalor general/tesorero sobre el manejo del disponible.

24. Remitir a la Oficina Principal la situación diaria de caja.



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25. Mantener información actualizada de los tipos de créditos y modalidades de inversión que ofrece la competencia.

26. Realizar copias de seguridad con el objeto de salvaguardar la información.

27. Vigilar el resguardo de las instalaciones, máquinas y equipos de cómputo y asegurar el funcionamiento de los mismos.

28. Mantener actualizado el inventario físico de los bienes despreciables y no despreciables de la Agencia.

29. Implementar controles para un mejor desarrollo de las actividades.

30. Fomentar la participación del personal en el desarrollo institucional.

31. Llevar el control y custodia de los pagarés y contratos de crédito.

32. Enviar al Encargado de Recuperaciones expedientes de crédito para cobranza judicial para el inicio de las acciones legales pertinentes.

33. Hacer las liquidaciones de créditos para cobranza judicial.

34. Coordinar la entrega y recoger los cheques de las instituciones con las que se han firmado convenios para los descuentos por planilla.

35. Verificar que los listados para los descuentos o retenciones de créditos de descuento por planilla sean los correctos.

36. Autorizar los gastos de caja chica de acuerdo con el reglamento.

37. Llevar en perfecto orden los libros de control y arqueos.

38. Administrar y lograr las metas de colocaciones o de incremento de saldo neto que le asignen a su equipo de Analistas.

39. Recopilar información sobre los diferentes productos y servicios financieros ofertados en las áreas de influencia de la agencia y desarrollar estrategias innovadoras que aseguren el liderazgo y posicionamiento de la Sociedad Financiera Popular.

40. Dirigir a los Analistas de Crédito en el cumplimiento de los lineamientos y las metas señaladas por el Gerente de Crédito.

41. Distribuir, organizar y controlar diariamente el trabajo de los Analistas de Crédito que pertenecen a su equipo, los horarios de atención al público, horarios de reuniones de Comité de Crédito, rapidez en la resolución de solicitudes, realización de trabajo de campo (visitas de promoción y visitas de análisis), y demás funciones y actividades, para el logro de las metas de colocación y recuperación.

42. Proveer a los Analistas a su cargo, de listados y reportes de apoyo a su trabajo: Morosidad, pendiente de desembolso, tamaño de cartera, evolución de ratios, número de clientes nuevos, représtamos, etc. Según los requerimientos.

43. Apoyar a los Analistas de Crédito en las visitas a clientes especiales y que requieran su presencia, tanto para la promoción, análisis, reclamo por falta de pago, etc.

44. Promocionar, brindar charlas y exposiciones sobre los productos y servicios que ofrece la Sociedad Financiera Popular.

45. Participar en el Comité de Créditos, especialmente en aquellos donde se requiere su firma para las aprobaciones, según niveles de autonomía. Deberá revisar el análisis económico y financiero de las operaciones de crédito que se presentan a su Comité, a efectos de determinar los niveles de riesgo que conllevan y evaluar el desempeño de los Analistas a su cargo.



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46. Verificar que el monto y las condiciones de repago de los créditos, guarden una razonable relación con la situación económica financiera del cliente, el comportamiento crediticio anterior, la naturaleza y el valor de las garantías ofrecidas, los niveles de riesgo, etc., de acuerdo con el Manual de Crédito.

47. Vigilar los límites de concentración de los créditos otorgados por su equipo de Analistas.

48. Elevar y fundamentar ante el Comité de Crédito de niveles superiores, las propuestas de crédito elaboradas de acuerdo a las disposiciones legales y normas de la Sociedad Financiera Popular.

49. Supervisar y/o velar por la correcta y veraz información que el Analista presenta para el sustento de la propuesta de crédito.

50. Controlar la elaboración de las Actas del Comité de Crédito y Comité de Mora6 de la Agencia a su cargo.

51. Visitar personalmente a algunos clientes (de acuerdo al monto de los créditos, según la normativa de Crédito) en su domicilio particular y comercial para confirmar, analizar y evaluar el trabajo del Analistas y también, para atender consultas de crédito.

52. Llevar un control de los créditos rechazados de cada uno de los Analistas a su cargo, por lo tanto, solicitará a los Analistas la entrega de toda la documentación de los créditos que sean rechazados en el Comité de Crédito o por el mismo, a fin de llevar el control de estos.

53. Analizar los incumplimientos de los planes de colocaciones, de su equipo y aplicar las medidas correctivas necesarias.

54. Elaborar un informe mensual consolidado para la Gerencia de Crédito para evaluar y analizar la evolución de la cartera de cada uno de los Analistas de Crédito a su cargo: Colocaciones, morosidad, créditos aprobados, créditos rechazados, créditos refinanciados, zonas promocionadas, posibles operaciones a concretar, entre otros aspectos que considere relevantes.

55. Verificar al final del día, la emisión de información(en caso que amerite) para ejercer control de los pagarés emitidos, créditos desembolsados, pagarés cancelados, pagarés enviados a cobro judicial, porcentajes de morosidad, listados en general acorde a la actividad diaria de la agencia.

56. Participar en el Comité de Morosidad, a fin de evaluar si los problemas de morosidad son generados por fallas en el análisis de la capacidad y voluntad de pago de los clientes y poder tomar medidas correctivas.

57. Conocer y reportar el sistema de incentivos variable con el cual serán remunerados los Analistas de Crédito y que al mismo tiempo servirá para la evaluación de gestión y desempeño.

58. Coordinar con la Gerencia de Crédito, la liquidación del incentivo monetario variable de los Analistas a su cargo.

59. Realizar la evolución periódica del equipo de analista y auxiliar de recuperaciones, e informar al Encargado de Personal el resultado de los mismos.

6 Comité de Mora: no es un comité permanente, se integra para analizar la situación de los créditos en mora, conformado por el Gerente de Crédito, Coordinador de Crédito, Analistas de Crédito, Personal de Recuperaciones y Jefe de Riesgos.



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60. Conocer y mantenerse enterado de las normas internas y externas que rigen los crédito: Políticas, Procedimientos y Reglamentos y transmitir su conocimiento a los Analistas de Crédito a su cargo.

61. Participar como instructor en programas de capacitación y entrenamiento para Analistas de Crédito, de acuerdo con la política de la Sociedad Financiera Popular.

62. Instruir a los Analistas para que puedan explicar a los clientes las políticas de crédito de la Sociedad Financiera Popular de ser aceptado su crédito, especialmente de los beneficios de pagar puntualmente y explicar técnicamente a los clientes las razones por las cuales un crédito no es aprobado.

63. Instruir a los Analistas en cuanto a los requerimientos de documentos e información de los expedientes de crédito y resolver sus consultas al respecto.

64. Solicitar al Gerente de Crédito, la reasignación o reclasificación de cartera que estime conveniente, una vez autorizado por el Comité de Crédito argumentando adecuadamente la misma.

65. Solicitar el traslado oportuno de los créditos vencidos para iniciar acciones preventivas o judiciales; al Gerente de Crédito, en coordinación con la Gerencia General.

66. Realizar cualquier otra función que El Gerente General o los Gerentes de áreas le designen.

Atribuciones

1. Dirigir las operaciones de la agencia de acuerdo con las disposiciones y normas dictadas por el Gerente General.

2. Firmar los contratos de inversiones y otros documentos del área.

3. Asistir a las reuniones que convoque el Gerente General.

4. Proponer al Gerente de Administración la rotación de personal de acuerdo con las aptitudes y desempeño con que efectúen sus funciones.

5. Velar por el cumplimiento de las normas y reglamento establecidos.

6. Organizar el funcionamiento interno de la agencia, estableciendo los medios de acelerar las operaciones con el público y ofrecer un servicio ágil y eficiente.

7. Velar por la recuperación de los créditos, verificar que los registros e información financiera se mantengan al día.

8. Verificar la seguridad diurna y nocturna del local.

9. Efectuar arqueos a ventanillas.

10. Llevar un control adecuado de los Pagarés.

11. Efectuar retiros del Banco de acuerdo a los límites establecidos por el Gerente de Inversiones y Finanzas, controlando el efectivo que se debe mantener en caja.

12. Evaluar al personal a su cargo y remitir el informe respectivo a la Oficina de Personal, por lo menos 1 vez al año.

13. Hacer cumplir las normas, procedimientos y políticas. Responsabilidades 1. Mantener en armonía al personal haciendo cumplir las políticas y normas establecidas.



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2. Mantener reserva de las actividades de la Sociedad Financiera Popular, de todo lo relacionado con el secreto bancario.

3. Emitir informes verbales o escritos que solicite el Gerente General u otra dependencia de la Sociedad Financiera Popular.

4. Salvaguardar la información de los clientes en especial a lo que se refiere a los que ahorran en la Sociedad Financiera Popular.

5. Hacer cumplir las normas, políticas y procedimientos de las operaciones efectuadas por los trabajadores y los clientes.

6. Guardar en la bóveda, debidamente ordenados e inventariados, los documentos que sustenten las operaciones y los títulos valores dejados como garantía a la Sociedad Financiera Popular.

7. Promover el desarrollo efectivo de la agencia, optimizando los recursos materiales y humanos con que cuenta.

8. Ejecutar un eficiente control de morosidad y recuperación de créditos.

9. Realizar las evaluaciones del personal a su cargo manteniendo la imparcialidad y equidad que el caso amerita.

4.6.3.1. Auxiliar de Administración de Agencia Cargo: Auxiliar de Administración de Agencia Depende de: Administrador de Agencia Línea de Coordinación: Asistente y Auxiliar de Operaciones Funciones 1. Atender y brindar información a funcionarios, empleados y público que la soliciten, en

concordancia con la política de información de la Sociedad Financiera Popular; para tal efecto deberá informarse adecuadamente sobre los servicios que presta la institución.

2. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentación y correspondencia interna y externa que ingresa a la Agencia.

3. Preparar correspondencia, elevarla a Administración para su aprobación, distribución y/o envío.

4. Prestar apoyo secretarial y documentario a las distintas secciones de la Agencia que requieran su servicio.

5. Archivar la correspondencia, así como la documentación originadas de las actividades de la agencia.

6. Tomar dictados y mecanografiar correspondencia y documentos que se le encomienden.

7. Llevar control de los fondos fijos de Caja Chica.

8. Coordinar con el administrador de Agencia, la compra de refrigerios al personal que se queda a laborar fuera de hora.

9. Controlar el mantenimiento y conservación del archivo de la Institución.



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10. Actualizar periódicamente el Inventario físico de los bienes instalaciones y materiales de la Agencia en coordinación con la Administración, conciliando con el personal que tenga a cargo dichos bienes.

11. Llevar el archivo de copias de Facturas de la Agencia.

12. Supervisar la existencia de stocks mínimos de suministros necesarios en el almacén.

13. Recibir el material que ha sido enviado por la Oficina Principal, tanto de impresos, papelería y suministros diversos y otros que hacen posible la operatividad de la empresa.

14. Entregar a las unidades solicitantes, previa coordinación con la administración, el material requerido, para el desarrollo de sus actividades.

15. Controlar el stock mínimo del material, mediante tarjetas de control y comunicar al Administrador la necesidad del material.

16. Atender las solicitudes de fotocopias del Administrador y trabajadores de la Agencia.

17. Hacer legalizar documentos importantes y protestos.

18. Realizar pagos de servicios: Agua, Luz, Teléfono y otros que sean requeridos.

19. Cumplir con las demás funciones que le encomiende la Administración. Responsabilidades 1. Guardar reserva de las operaciones e información de la Agencia, y documentos e

informaciones que requieran este tratamiento.

2. Velar por el adecuado control y organización del archivo a su cargo.

3. Velar por la oportuna remisión de información oficial y autorizada por la Administración.

4. Velar por el mantenimiento, conservación y buen uso de los bienes, equipos y materiales a su cargo.

5. Sugerir al Administrador la compra de materiales necesarios para el mejor desempeño de las funciones encomendadas.

6. Comunicar al Administrador sobre el Stock mínimo de materiales, con el fin de poder abastecerse de los mismos.

7. Llevar al día las tarjetas de control de materiales.

8. Mantener el Archivo en forma ordenada y limpio

9. Distribuir la correspondencia interna y externa en forma oportuna, dejando constancia, a través del cargo respectivo.

10. Realizar el pago de servicios que se le encomiende en los plazos establecidos. Atribuciones 1. Atender a los clientes y/o usuarios de la Agencia.

2. Llevar consigo las llaves del archivo confidencial.

3. Establecer un sistema de archivo adecuado.

4. Organizar eventos internos de confraternidad entre el personal.

5. Atender al Personal con los medicamentos de primeros auxilios.



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4.6.4. Área de Créditos

4.6.4.1. Gerente de Crédito

Cargo: Gerente de Crédito Ubicación: Oficina Central Jefe/puesto al que reporta: Director / Gerente General Personal a su cargo: Coordinador de Crédito Analistas de Crédito Encargado de Recuperaciones Coordinación funcional: Gerencia de Administración Gerencia de Finanzas e Inversiones Unidad de Riesgos Marketing e Imagen Institucional Asesoría Legal Objetivo del Puesto

Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades, del Área de Crédito de la Sociedad Financiera Popular en sus diferentes modalidades, gestionar las recuperaciones de los créditos, utilizando criterios definidos en las políticas, reglamentos y procedimientos, evaluar los productos y servicios crediticios procurando obtener la máxima rentabilidad al menor riesgo posible en las colocaciones. Formular y controlar el cumplimiento de las políticas de créditos dentro de los dispositivos legales que norman la intermediación financiera en el país, así como los tarifarios referentes a las modificaciones de créditos en coordinación con la Gerencia General. Formular planes tendentes a la optimización de las operaciones crediticias. Cumplir y hacer cumplir las normas y políticas dictadas por la Sociedad Financiera Popular y los Órganos supervisores, para la operación crediticia. Funciones Específicas 1. Dirigir, controlar y actualizar de ser necesario, los procedimientos relacionadas con

evaluación, otorgamiento, vigilancia y recuperación de los créditos concedidos por la Sociedad Financiera Popular.

2. Vigilar que las operaciones de crédito presentadas, mediante solicitudes de préstamo y transacciones especiales que se ajusten a los dispositivos legales vigentes y a las normas internas de la Sociedad Financiera Popular.

3. Proveer los lineamientos necesarios que posibiliten el liderazgo en cualquier modalidad de crédito que la institución ofrezca.

4. Controlar a través de reportes, los resultados obtenidos en cada una de sus áreas y cuando sea necesario, decidir las medidas correspondientes.

5. Elaborar el Presupuesto y Plan Operativo del Área de Crédito, proponerlo al Gerente General y presentarlo al Consejo de Administración en caso de ser necesario, una vez aprobado, controlar su correcta ejecución y cumplimiento de metas.



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6. Elaborar periódicamente los estados financieros comparativos entre el presupuesto proyectado y ejecutado, evaluando permanentemente el desarrollo de la ejecución del presupuesto de su Área.

7. Mantener informado a Gerencia General sobre la situación operativa de la Sociedad Financiera Popular en cuando a colocaciones y recuperaciones.

8. Presidir el Comité de Crédito de acuerdo a los límites establecidos en el Manual de Crédito y Aprobado por el Consejo de Administración.

9. Evaluar las solicitudes de crédito de montos mayores, presentados por los Analistas de Crédito, autorizándolas o denegándolas dentro del nivel de autorización que le ha sido conferido.

10. Evaluar las actividades de seguimiento de los créditos otorgados y verificar el cumplimiento de las condiciones estipuladas en las propuestas de crédito.

11. Controlar los informes estadísticos presentados por el coordinador de crédito.

12. Verificar el cálculo de incentivo de cada sucursal y evaluación de desempeño proporcionado por coordinador de crédito.

13. Coordinar con el encargado de personal el rol de vacaciones, el plan de capacitación, los permisos, sanciones, ascensos, despidos, esquemas de remuneración, etc., para canalizar las acciones a realizar.

14. Realizar la evaluación del personal a su cargo y de los administradores de sucursales en lo concerniente al área de su competencia.

15. Colaborar en los eventos de capacitación aportando su experiencia a fin de lograr la comprensión, el conocimiento pleno de la filosofía y tecnología aplicada al sector meta, de las Políticas, Procedimientos y Reglamentos para los productos y servicios de la Sociedad Financiera Popular.

16. Elaborar y proponer el sistema de incentivos con el cual serán remunerados el personal de Crédito y que al mismo tiempo servirá para la evaluación de gestión y desempeño. Deberá capacitar al coordinador de crédito y administradores de sucursales el sistema de incentivos, para despejar dudas al respecto.

17. Realizar un control aleatorio de la formalización de los créditos aprobados, de acuerdo a las normas y regulaciones de la Sociedad Financiera Popular, y las disposiciones de los órganos de control.

18. Dar conformidad a los reportes mensuales establecidos en el Manual de Prevención de Lavado de Dinero.

19. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en el Manual de Prevención de Lavado de Dinero.

20. Vigilar que el monto máximo de los créditos concedidos a una sola persona física o moral, no exceda de los límites fijados por los dispositivos legales vigentes.

21. Llevar un control sobre las acciones realizadas por el área de recuperaciones para el control de los créditos vencidos e iniciar las acciones pertinentes para la recuperación oportuna de los créditos, informando al Comité de Crédito sobre las propuestas de pago de los deudores para su pronunciamiento.

22. Atender las observaciones o reparos que efectúen las auditorias internas o externas sobre la función crediticia en general, evaluando sus observaciones y recomendaciones.



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23. Preparar informes especiales que soliciten la Gerencia General y organismos rectores de la actividad económica financiera nacional.

24. Establecer las coordinaciones pertinentes respecto a la asignación de recursos para el desembolso de los créditos y a las nuevas líneas que van a operar.

25. Aprobar la oportuna transferencia a cobranza judicial de las obligaciones vencidas cuidando que no pierdan su mérito ejecutivo y que se efectúen las provisiones correspondientes.

26. Presidir los comités de mora en la oficina principal y cuando le sea posible en las agencias.

27. Participar o delegar su participación en los remates de bienes adjudicados, en resguardo de los intereses de la Sociedad Financiera Popular.

28. Representar a la Sociedad Financiera Popular en actos públicos, así como en litigios y prestar juramento en los juicios, acatando las citaciones para comparendo o confesiones en asuntos de su competencia, de acuerdo a los poderes conferidos por los Estatuto, el Directorio y los regímenes de poderes.

29. Autorizar convenios judiciales de pago, condenaciones de intereses, liberación de garantías, conversión de deudas de moneda extranjera a moneda nacional o viceversa, de acuerdo a lo aprobado o reglamentado por el Directorio.

30. Coordinar con el Coordinador de Créditos y Administradores de Sucursales los procedimientos de otorgamiento, seguimiento, vigilancia y recuperación de los créditos otorgados en las sucursales de acuerdo a las autorizaciones de líneas de crédito para cada caso.

31. Desarrollar e implementar nuevos productos o nuevas modalidades de crédito en coordinación con la Gerencia General y el Área de Marketing.

32. Coordinar con el Área de Sistemas el funcionamiento, mantenimiento y desarrollo de la Central de riesgos y Sistemas de Crédito.

33. Vigilar que los créditos concedidos bajo convenios de financiamiento suscritos por la Sociedad Financiera Popular con Organismos Financieros Nacionales e Internacionales, cumplan con las condiciones pactadas en dichos instrumentos.

34. Gestionar y coordinar con los órganos respectivos la regularización de los créditos cuya recuperación no se realice dentro de los plazos otorgados a los deudores para su pronunciación.

35. Autorizar la cancelación de los recibos de los secretarios de juzgado, procuradores judiciales, tramitados, peritos judiciales, martilleros y otros por sus actuaciones judiciales.

36. Controlar los informes de Asesoría Legal sobre situación de créditos en cobranza judicial, monto de la deuda, estado del juicio y situación de garantías.

37. Constatar que los créditos concedidos a los clientes que se encuentren en situación de observación, se aprueben de acuerdo a las disposiciones vigentes para tal efecto.

38. Representar a la Sociedad Financiera Popular en las Oficinas de los Secretarios de Juzgado para autentificar las firmas autorizadas en los recursos judiciales.

39. Evaluar la cartera de créditos en concordancia con las normas vigentes estipuladas.

40. Proponer normas o reglamentos para el otorgamiento, control, supervisión de crédito, recuperación de crédito, con los niveles y poderes necesarios para la Gerencia,



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Administradores de Sucursales, Recuperadores, Asesor Legal y Analistas de Crédito, delegando representación.

41. Normar sobre el correcto contenido de los documentos del expediente del cliente acreditado.

42. Otras funciones que le encargue la Gerencia General dentro del campo de su competencia.

4.6.4.2. Coordinador de Crédito Ubicación: Oficina Principal Jefe/puesto al que reporta: Gerente de Crédito Personal a su cargo: Asesor de Crédito. Coordinación funcional: Administradores de Sucursales Encargado de Recuperaciones Objetivo del cargo

El objetivo del cargo es, administrar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades relacionadas a la concesión y recuperación de créditos haciendo énfasis en la calidad del servicio y la atención personalizada; colaborando en la promoción, evaluación, seguimiento y administración de los productos y servicios de Crédito.

Tiene la responsabilidad de elaborar y proponer el presupuesto detallado de colocaciones de Crédito en conjunto con las sucursales y lograr la adecuada productividad de su equipo de trabajo, consiguiendo las metas establecidas. Por lo anterior, también deberá diseñar y proponer la estrategia comercial para alcanzar las proyecciones de cartera.

Deberá estar al tanto de las actividades de los equipos de Analistas de las diferentes sucursales, monitoreando y apoyando el cumplimiento de las metas. Será el responsable de reportar al Gerente de Crédito los resultados y requerimientos del personal de crédito, así como proponer estrategias de crecimiento en las sucursales de cada zona.

Deberá participar, en los Comités de Crédito y de Morosidad de los Analistas de Crédito. Participará Presidirá los Comités de Crédito en los cuáles participe con voz y voto. Funciones Específicas 1. Planificar, organizar y dirigir las actividades relacionadas con la colocación de recursos

financieros del Área a su cargo, así como controlar el desarrollo de las operaciones en el ámbito administrativo, de créditos, dentro de las normas aplicables.

2. Colaborar en la definición de las características y atributos de los productos y servicios ofrecidos (precio, plazos, condiciones, garantías, etc.), también deberá colaborar y/o proponer al Gerente de Crédito nuevos procesos que signifiquen mejoras en temas relacionados al área comercial.

3. Proponer a la Gerencia de Crédito, las políticas y normas necesarias para una adecuada operatividad en la atención al cliente y gestión dentro del ámbito de su competencia.



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4. Comparar las estrategias empleadas por la competencia y las implementadas por la Sociedad Financiera Popular, a fin de desarrollar mejoras e innovaciones en la calidad de los productos y servicios ofrecidos.

5. Mantener información actualizada de los productos y servicios que ofrece la competencia.

6. Controlar que se mantenga actualizada la publicación de las tasas de interés y otros costos de los productos y servicios, para conocimiento de los clientes y de todos los funcionarios del área de crédito.

7. Dar cumplimiento a las normas internas y externas en el ámbito de su competencia,

8. Promover y supervisar la correcta atención a los clientes de la Sociedad Financiera Popular, velando por conservar la buena imagen institucional.

9. Atender y/o responder los reclamos presentados por los clientes de la Sociedad Financiera Popular en el ámbito de su competencia.

10. Recibir y analizar las sugerencias de los usuarios y del personal del área de crédito, presentando propuestas de mejora para la atención al cliente.

11. Conducir, organizar y difundir las campañas promociónales con el fin de alcanzar los objetivos planteados respecto a operaciones de crédito en la Sociedad Financiera Popular.

12. Dirigir y controlar el correcto desarrollo de las operaciones de crédito.

13. Autorizar con clave de acceso las operaciones de aprobación de créditos, según el nivel establecido por la Gerencia.

14. Verificar el cumplimiento de los plazos establecidos de los contratos de constitución de hipotecas.

15. Proponer las campañas publicitarias en las diversas instituciones que la Sociedad Financiera Popular tenga convenio, en las ferias y festividades representativas de cada región.

16. Eventualmente, apoyar en las actividades de promoción de los productos y servicios así como en las actividades de reclamo de pago a los clientes atrasados, realizando trabajo de campo con los Analistas de Crédito y los Administradores de Sucursales.

17. Apoyar en la negociación comercial que se requiera (convenios, créditos, etc.).

18. Elaborar y proponer a la Gerencia de Crédito, las metas de colocación de los diferentes productos, detallando las proyecciones de crecimiento por: Productos, Cantidad de Operaciones, Monto Promedio de las Operaciones, Moneda, Zonas Geográficas, Sucursales, Administradores de Sucursal, Analistas de Crédito, entre otras; que permitan un seguimiento afinado de la Gestión Comercial. Posteriormente, encargarse de la implementación y seguimiento.

19. Autorizar descuentos de gastos de cobranza o condonación de intereses moratorios, dentro de los niveles autorizados por el Consejo de Administración.

20. Autorizar el desbloqueo de cuentas de Inversiones presentados como garantía para el otorgamiento de créditos.

21. Verificar y dar conformidad a los documentos de su competencia antes de remitirlos a las áreas competentes.

22. Programar y dirigir el proceso de emisión de cartas de invitación a los clientes de la Sociedad Financiera Popular.



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23. Supervisar la oportuna entrega de los reportes diarios y/o mensuales a las áreas que corresponde y especialmente a los Administradores de Sucursales para que cuenten con las herramientas necesarias para realizar su trabajo.

24. Elaborar los reportes y/o estadísticas de control, análisis y aquellos solicitados por la Gerencia de Crédito.

25. Dar conformidad a los reportes mensuales establecidos en el Manual de Prevención de Lavado de Activos.

26. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en el Manual de Prevención de Lavado de Activos.

27. Realizar visitas aleatorias a los Clientes para verificar los datos e información declarada por los mismos, cumpliendo con las normas establecidas en el Manual de Crédito.

28. Velar para que el otorgamiento de crédito, que se sujeten a las condiciones crediticias establecidas.

29. Opinar sobre el otorgamiento de créditos, cancelaciones anticipadas, refinanciaciones y otros asuntos crediticios que estén dentro y fuera de su autonomía de aprobación.

30. Revisar y firmar los contratos y/o minutas dentro de su competencia hasta los límites establecidos en el Manual de Crédito.

31. Registrar y controlar el vencimiento de las pólizas de seguros de aquellas garantías que ameriten.

32. Revisar en el sistema informático las refinanciaciones, reprogramaciones y reestructuraciones de créditos, verificando que estas cumplan con los requisitos exigidos.

33. Colaborar en la organización y dirección de la recuperación de créditos vencidos, en cobranza judicial y créditos castigados conjuntamente con los Administradores de Sucursales y analistas de créditos.

34. Llegar a acuerdos prejudiciales y extrajudiciales con los Clientes cuando sea requerido.

35. Supervisar aleatoriamente el correcto registro de los pagarés en el momento del desembolso de créditos.

36. Supervisar que se realicen oportunamente la entrega de los títulos valores al área de operaciones de la Sociedad Financiera Popular.

37. Verificar el cumplimiento de la elaboración de los Libros de Actas del Comité de Créditos y del Comité de Mora.

38. Controlar el Mantenimiento de un flujo de caja proyectado para el desembolso de créditos semanales, mensuales.

39. Realizar las coordinaciones con el área de operaciones para el desembolso de créditos y de esta manera disponibilidad de efectivo para la normal atención de los clientes de crédito en todas las sucursales.

40. Informar y motivar el personal del área de crédito en el cumplimiento de las metas trazadas.

41. Evaluar el desempeño del personal del área de crédito dentro de su competencia.

42. Participar en eventos sociales que se considere de importancia para realizar la imagen de la Sociedad Financiera Popular.

43. Levantar las observaciones efectuadas por los órganos de control interno y externo, en el ámbito de su competencia.



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44. Autorizar o rechazar, en coordinación con la Gerencia de Crédito, la reasignación o reclasificación de cartera que solicite un Administrador de Sucursal, e informar a quien corresponda para que realice los cambios en el sistema informático.

45. Llevar el adecuado control de las reasignaciones y/o reclasificaciones de cartera, así como de las refinanciaciones que se hayan realizado y elaborar un informe mensual detallado para la Gerencia de Crédito.

46. Controlar los informes estadísticos de cada sucursal para el cálculo de incentivos y evaluación de desempeño.

47. Coordinar con el Gerente de Crédito el rol de vacaciones, el plan de capacitación, los permisos, sanciones, ascensos, despidos, esquemas de remuneración, etc., para canalizar las acciones a realizar con Recursos Humanos.

48. Colaborar en los eventos de capacitación aportando su experiencia a fin de lograr la comprensión y el conocimiento pleno de la filosofía y tecnología aplicada, de las Políticas, Procedimientos y Reglamentos para los productos y servicios de la Sociedad Financiera Popular.

49. Conocer el sistema de incentivos con el cual serán remunerados los funcionarios de Crédito y que al mismo tiempo servirá para la evaluación de gestión y desempeño. Deberá estar en capacidad de explicar el sistema de incentivos, para despejar dudas al respecto.

50. Velar por el adecuado abastecimiento de material logístico para el correcto desempeño del personal del área de crédito.

51. Cumplir las demás funciones que asigne la Gerencia de Crédito mediante documentos normativos internos.

4.6.4.2.1. Analista de Créditos Cargo: Analista de Crédito Ubicación: Oficina Principal / Sucursales Jefe/puesto al que reporta: Coordinador de Crédito - Administrador de Sucursal Personal a su cargo: Ninguno Objetivo del Puesto El trabajo de Analista de Crédito es básicamente de campo. Se requiere estar permanentemente visitando prospectos y clientes en mercados y zonas comerciales muchas veces alejadas. El trabajo dentro de oficina es mínimo. El perfil requiere una particular mezcla de una personalidad vendedora (promoción de crédito), analítica (evaluación de la capacidad de pago) e intuitiva (evaluación de la voluntad de pago). Funciones Específicas 1. Elaborar un cronograma de trabajo diario (hoja de ruta) y coordinar con el Coordinador

de Crédito - Administrador de Sucursal las actividades a realizar con respecto a la promoción, visitas de análisis, visitas de requerimiento de pago a clientes morosos, créditos a presentar en Comité, etc.



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2. Completar su hoja de seguimiento de promoción diaria.

3. Completar adecuadamente los formatos y formularios de crédito para cada cliente o potencial cliente.

4. Realizar la promoción de los productos y servicios de la Sociedad Financiera Popular.

5. Realizar exposiciones y charlas ante los clientes comparando los productos y servicios que ofrece la Sociedad Financiera Popular, resaltando las ventajas con respecto a la competencia.

6. Facilitar la suscripción de créditos por parte de los solicitantes, orientándolos y ayudándolos respecto a la documentación que tienen que presentar para gestionar su crédito.

7. Actuar con rapidez y eficiencia en la respuesta de las solicitudes de los clientes y potenciales clientes.

8. Administrar las metas presupuestarias que se le asignen y su consecución mensual.

9. Visitar, calificar y evaluar objetiva y exhaustivamente la unidad económica y la empresa a financiar, con la finalidad de detectar oportunamente los riesgos y estimar adecuadamente la capacidad y voluntad de pago de los clientes y potenciales clientes.

10. Informar sobre los solicitantes y los clientes con obligaciones vencidas, que aparezcan en la Central de Riesgo Interna de la Sociedad Financiera Popular y en las Centrales de Riesgos Externas, adoptando las precauciones del caso en resguardo de los intereses de la Sociedad Financiera Popular.

11. Preparar expedientes de crédito con todas las informaciones requeridas y con suficiente y adecuada documentación para ser presentada al Comité de Crédito, debidamente ordenado y caligrafía legible.

12. Ejecutar la política crediticia de la Sociedad Financiera Popular, en armonía con las disposiciones de las entidades rectoras del sistema financiero nacional, así como mantenerse actualizado respecto al desarrollo de operaciones en el ámbito financiero local y nacional, evaluando alternativas y proponiéndolas ante los niveles correspondientes

13. Realizar visitas posteriores al otorgamiento del crédito según sea el destino del crédito, con la finalidad de disminuir el riesgo crediticio, determinando nuevas necesidades y evaluando las posibilidades de nuevos créditos.

14. Brindar atención oportuna y apoyo técnico al cliente, informando con veracidad y transparencia acerca de los productos financieros que la Sociedad Financiera Popular ofrece, buscando su fidelización.

15. Comunicar a los clientes el resultado de la resolución del Comité de Aprobación de Créditos, orientando los pasos a seguir del proceso de desembolso del crédito.

16. Elaborar y sustentar la respuesta a las consultas o reclamos de los clientes en coordinación con su Jefe Inmediato.

17. Evaluar exhaustivamente la unidad económica, negocio y/o empresa a financiar del solicitante, con la finalidad de determinar la capacidad de pago del cliente, detectar oportunamente los riesgos crediticios, estimando la voluntad de pago, aplicando así la tecnología crediticia de la Sociedad Financiera Popular.

18. Efectuar el análisis e interpretación de los estados financieros presentados por los clientes y potenciales clientes de la Sociedad Financiera Popular, así como las proyecciones de dichos estados.



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19. Presentar al respectivo Comité la propuesta del otorgamiento de crédito, debidamente documentada (basada en información cuantitativa y cualitativa del solicitante), aplicando la tecnología crediticia.

20. Presentar al Administrador de Sucursal, las solicitudes de crédito en sus distintas modalidades, incluyendo las ampliaciones, reprogramaciones, reestructuraciones y refinanciaciones, para su aprobación o denegación según los niveles al que corresponde.

21. Verificar que el ingreso en el sistema informático se realice bajo las condiciones establecidas en la resolución del Comité de Crédito.

22. Comunicar oportunamente y explicar técnicamente a los clientes las razones por las cuales el crédito no fue aprobado o las decisiones del Comité, que indiquen cambio de plazos, disminución de montos de crédito, nuevos avales, etc.

23. Participar de los Comités de Mora, tanto para comentar su experiencia de gestiones crediticias con los colegas, como para analizar las causas que originaron la mora de sus clientes, las medidas de recuperación aplicadas y ofrecer alguna alternativa de solución a fin de que se regularice el pago o proceder al inicio de las acciones prejudiciales o judiciales.

24. Participar en el comité de mora para los casos que resolverán pasar a incobrables.

25. Tomar nota de los acuerdos de recuperación administrativa o extrajudicial y vigilar su cumplimiento.

26. Asumir con responsabilidad la calidad, confiabilidad y veracidad de la información que presenta y sustenta a través del expediente de crédito ante el Comité de Crédito designado de acuerdo a los niveles de aprobación.

27. Seleccionar, evaluar y verificar las garantías presentadas para la propuesta del crédito (ubicación, área, construcciones, valorización, propietarios u otros) de acuerdo a las normas vigentes, realizando el seguimiento para su formalización de ser el caso.

28. Completar las hojas de seguimiento de clientes morosos, de acuerdo al procedimiento de reclamo establecido en el Manual de Crédito.

29. Realizar el seguimiento, control y recuperación de los créditos en mora y vencidos de acuerdo al Manual de Crédito.

30. Apoyar al Área de Recuperaciones, en el seguimiento de los créditos en etapa pre-judicial y judicial.

31. Mantener permanentemente una cartera saneada, cumpliendo con las metas en saldos números de créditos vigentes y nivel de mora.

32. Cumplir con las normas establecidas en el Manual de Prevención de Lavado de Activo, dentro del ámbito de su competencia

33. Preparar o reportar la información que corresponde, cuando lo soliciten los Órganos de Control.

34. Mantener y conservar en buen estado los materiales y equipos asignados para el mejor desempeño de su trabajo.

35. Mantener y conservar en buen estado los vehículos asignados para el mejor desempeño de su trabajo, en cumplimiento al reglamento interno sobre los mismos.

36. Mantenerse informado acerca de las características de los productos financieros de la Sociedad Financiera Popular con la finalidad de difundirlos al público en general.



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37. Programar visitas a aquellos clientes que están terminando de cancelar su crédito para ofrecerles nuevas operaciones.

38. En caso de reasignación de cartera, los Analistas de Crédito, tienen la obligación de visitar a los clientes que les sean reasignados para interiorizarse de la realidad de cada cliente: Conocer su negocio y domicilio, determinar si la evaluación anterior estuvo bien realizada, verificar la información que consta en el expediente (como garantías, activos fijos y mercaderías declaradas) y especialmente establecer relación comercial con estos clientes a fin de que no se pierda el vínculo con la Sociedad Financiera Popular.

39. Colaborar con los colegas nuevos, que se encuentren en etapa de entrenamiento y realizando actividades de Analista en entrenamiento.

40. Conocer el sistema de incentivos variable con el cual será remunerado y, que al mismo tiempo servirá para la evaluación de su gestión.

41. Cumplir las demás funciones que le asigne su jefe inmediato o asignado mediante documentos normativos internos.

4.6.4.2.2. Auxiliar de Crédito Cargo: Auxiliar de Crédito Ubicación: Oficina Principal / Sucursales Jefe/puesto al que reporta: Coordinador de Crédito/Administrador de Sucursal Personal a su cargo: Ninguno Objetivo del Puesto El objetivo del cargo es cumplir una función de apoyo en la revisión y ordenamiento de presolicitudes y solicitudes de crédito. El Auxiliar deberá administrar los archivos de expedientes y emitir reportes de centrales de riesgos.

Se encargará de realizar la digitación de los expedientes de crédito, desde la solicitud hasta la aprobación o denegación del crédito, según la resolución de los Comités de Crédito. Verificará las referencias comerciales, financieras y/o bancarias que declare el solicitante de crédito, apoyara en carga de información en el sistema informático.

No será responsabilidad de este personal, regularizar las firmas o documentaciones que los Analistas de Crédito deban presentar obligatoriamente para que sus expedientes sean analizados en Comité de Crédito. Funciones Específicas 1. Digitar las Presolicitudes en el sistema informático asignando las mismas, al Analista que

corresponda, cuidando que la zona de ubicación del negocio de los solicitantes esté de acuerdo a la zona de trabajo de los Analistas y de acuerdo a la sucursal donde trabaja.

2. Entregar las Presolicitudes a los Analistas de Crédito.

3. Realizar las consultas a las Sociedades de Información Crediticia definidas por la Sociedad Financiera Popular, sobre las referencias bancarias y financieras de los solicitantes de Crédito para renovaciones.



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4. Apoyar en la verificación de las referencias comerciales realizadas por los Analistas de Crédito, llamando por teléfono a las personas de contacto.

5. Apoyar en la atención de los clientes proporcionando información sobre los productos y servicios crediticios de la Sociedad Financiera Popular y llenar la solicitud básica cuando sea necesario.

6. Apoyar en ingresar al Sistema Informático, la información recopilada por los Analistas de Crédito, en el expediente de cada solicitante de crédito.

7. Verificar que el ingreso de datos esté correcto y conforme a la información disponible como actividad, el destino del crédito, tipo de garantía del crédito, avales, análisis de la capacidad de pago, cuadre de estados financieros, entre otros.

8. Emitir los reportes de control y verificación del ingreso de expedientes al sistema.

9. Archivar los expedientes cuando se haya finalizado el proceso hasta su desembolsado.

10. Atender a los clientes, proporcionándoles información sobre los productos crediticios, tratando de resolver las dudas que los mismos puedan tener sobre el trámite a realizar, requisitos, garantías, pagos, intereses, costos adicionales, morosidad, etc.

11. Realizar labores secretariales y asistencia administrativa en tareas de oficina, al administrador de sucursal y a los Analistas de Crédito dentro de su ámbito de acción y sus facultades.

12. Recibir, registrar, clasificar y disponer la correcta distribución, comunicación y envío a quien corresponda, facilitando la contestación de las notas recibidas de los solicitantes que requieran una resolución, llevando ordenadamente su archivo.

13. Apoyar a los ejecutivos del área de recuperaciones en la coordinación de la emisión y remisión de cartas de requerimientos de pago a clientes con atraso, así como las gestiones de cobranza y recuperación de créditos morosos.

14. Apoyar en la supervisión del correcto cumplimiento de las operaciones,

15. Apoyar en el ingreso y actualización de los datos de los expedientes de créditos, con la finalidad de agilizar el otorgamiento de crédito.

16. Mantenerse informado acerca de las características de los productos financieros de la Sociedad Financiera Popular con la finalidad de difundirlos al público usuario en general.

17. Realizar cualquier otra función que le asigne el Administrador de Sucursal, dentro del campo de su competencia.

4.6.4.3. Encargado de Recuperaciones Cargo: Encargado de Recuperaciones Ubicación: Oficina Principal. Jefe/puesto al que reporta: Director / Gerente de Crédito. Coordinación Funcional: Coordinador de Créditos. Administrador de Sucursal Personal a su cargo: Auxiliar de Recuperación



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Objetivo del Puesto El objetivo del puesto es trabajar coordinadamente con el Área de Crédito, a fin de que los clientes con créditos en mora regularicen su situación.

Su colaboración, no implica que los Analistas de Crédito se desvinculen de la responsabilidad de la recuperación de los créditos con problema de mora.

El Personal de Recuperaciones, ejercerá una mayor presión para conseguir que los clientes con préstamos en mora paguen su deuda; y finalmente en caso de no lograr una solución por la vía administrativa, se encargarán de la tramitación necesaria para el cobro por vía prejudicial o judicial.

Participarán de los Comités de Morosidad, a fin de compartir la experiencia de los casos que se hayan presentado y también para coordinar y controlar el trabajo de seguimiento realizado por los Analistas de Crédito.

Realizarán el registro, control, seguimiento y recuperación de los préstamos que se encuentran en situación de cobranza difícil, desafectando la cartera de los Analistas de Crédito. Funciones Específicas 1. Realizar labores de requerimiento de pago a socios o clientes que se encuentran con

crédito con mora crítica y en cobranza judicial. A los efectos realizará visitas de requerimiento de pago al domicilio comercial y/o particular del cliente y del obligado solidario, acompañado del Analista de Crédito responsable, cuando lo considere necesario.

2. Planificar las visitas de cobranza, en coordinación con el Gerente de Crédito / Administrador de Sucursal y con los Analistas de Crédito.

3. Revisar junto con el personal del área los listados diarios de morosidad y de vencimiento de pago de cuotas y organizar el trabajo para gestionar la regularización de los créditos vencidos.

4. Coordinar la emisión y remisión de cartas de notificación a clientes con mora, para lo cual deberá coordinar con el Gerente de Crédito / Administradores de Agencia y Analistas de Crédito y visitar a aquellos clientes que ameriten una gestión directa.

5. Preparar expedientes en situación de mora para su traslado a asesoría legal.

6. Registrar los gastos en el sistema informático, remitiendo al Departamento de Contabilidad las boletas emitidas por la Notaría para su pago.

7. Revisar los planes de seguimiento de créditos en mora, especialmente a los créditos refinanciados y los que tienen compromiso de regularización y verificar su cumplimiento.

8. Sugerir y solicitar a la Gerencia de Crédito, la oportuna transferencia a cobranza prejudicial o judicial de las obligaciones vencidas cuidando que no pierdan su mérito ejecutivo y que se efectúen las provisiones correspondientes.

9. Recibir los expedientes de crédito que pasan a cobranza extrajudicial y realizar la entrega de dichos expedientes al Asesor Legal adjuntando los títulos valores.

10. Velar por la documentación de seguimiento de mora en cada expediente de crédito con mora, en cobranza prejudicial o judicial y velar por su archivo y custodia.

11. Colaborar con el Asesor Legal en el seguimiento de créditos que se encuentran en proceso judicial, observando el avance procesal de las causas iniciadas a los deudores y



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en el trámite a las resoluciones judiciales que ordenan trabar embargo en forma de retención sobre fondos, bienes o cualquier modalidad, que el deudor pueda tener en la causa.

12. Llevar un control sobre los créditos vencidos e iniciar las acciones pertinentes para la recuperación oportuna de los créditos, informando a la Gerencia de Crédito y a la Gerencia General sobre las propuestas de pago de los deudores para su pronunciamiento, y definición de soluciones a los problemas de morosidad.

13. Preparar para la Gerencia de Crédito informes sobre el control periódico de la morosidad por Sucursal, por Analista responsable, por montos, etc.; con mención separada para los créditos refinanciados.

14. Preparar estadísticas, informes mensuales de los controles efectuados a su cargo, sobre la morosidad general de la cartera, fallas en la concesión de los créditos y en la recuperación de la cartera con mora, por rango de montos, por rango de mora, créditos normales, créditos refinanciados, por Analista de Crédito, entre otras.

15. Elaborar informes y cuadros estadísticos periódicos de la cobranza prejudicial y judicial, por rango de montos, por rango de mora, créditos normales, créditos refinanciados, por Analista de Crédito, entre otras.

16. Llevar control de los pagos a cuenta, realizados por clientes con mora de difícil recuperación.

17. Dejar constancia de los compromisos de pagos y de los resultados de las acciones adoptadas respecto a los clientes morosos y sus fiadores solidarios.

18. Proponer alternativas de solución (cambio de días de pago, posposición de pago de cuotas, refinanciamiento, reestructuración), para solucionar los problemas de morosidad que presentan los clientes, previo análisis de cada caso, junto con el Analista de Crédito responsable.

19. Informar sobre el progreso en la recuperación de créditos de los acuerdos prejudiciales o extrajudiciales que se haya pactado y solicitar información al Asesor Legal, sobre las acciones realizadas con aquellos clientes que hayan pasado a su Área.

20. Realizar cualquier otra función que le asigne la Jefatura de Crédito, dentro del campo de su competencia.

4.6.4.3.1. Auxiliar de Recuperaciones Cargo: Auxiliar de Recuperaciones Ubicación: Oficina Principal / Sucursales Jefe/puesto al que reporta: Encargado de Recuperaciones / Administrador de

Sucursal Coordinación Funcional: Analistas de Crédito Personal a su cargo: Ninguno Objetivo del Puesto

Realizar acciones para negociar la recuperación de créditos de acuerdo a las instrucciones del Encargado de Recuperaciones y coordinadamente con el Administrador de Sucursal.



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Funciones Específicas

1. Recibir los expedientes remitidos por el Encargado de Recuperaciones / Administrador de Sucursal y agregar en ellos la documentación correspondiente a las acciones de recuperación que se ejecuten, velar por su archivo y custodia.

2. Apoyar en la verificación de la veracidad de las Inscripciones de garantía en los Registros Públicos.

3. Realizar acciones de notificación y negociación prejudicial a los prestatarios morosos.

4. Ejecutar las acciones de recuperación prejudicial que se le indique.

5. Tomar nota de los acuerdos de recuperación administrativa o extrajudicial y vigilar su cumplimiento.

6. Informar al Administrador de Sucursal / Encargado de Recuperaciones sobre el incumplimiento de los acuerdos prejudiciales o extrajudiciales.

7. Realizar las diligencias judiciales notariales y otras, que le indique el Encargado de Recuperaciones / Administrador de Sucursal necesarias para la recuperación de créditos vencidos, así como la ejecución de sus garantías.

8. Apoyar en las diligencias para tramitar la adjudicación a la Sociedad Financiera Popular de bienes en garantía o embargados cuando el caso lo requiera.

9. Informar al Administrador de Sucursal / Encargado de Recuperaciones acerca de la marcha de la recuperación de algunos expedientes con problemas.

10. Remitir las Cartas Notariales que se requiera.

11. Elaborar los Informes de Recuperación para el Administrador de Sucursal / Encargado de Recuperaciones de Agencia de acuerdo a las instrucciones de los mismos.

12. Preparar los cargos en la cuenta del prestatario, las tarifas y gastos que ocasione la recuperación, de acuerdo a lo prescrito por el Reglamento de Crédito.

13. Preparar los cargos a las cuentas de los prestatarios por tarifas y gastos originados por las acciones de recuperación.

14. Otras funciones de su competencia que le asigne el Jefe inmediato.



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ANEXOS

Anexo 1: Hoja de Actualización y Aprobación Manual de Organización y Funciones Elaborado Por: Aprobado Por: Sesión del: Acta Nº: Vigencia: Actualización Nº: Elaborado Por: Aprobado Por: Sesión del: Acta Nº: Vigencia:



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Anexo 2: Glosario de Términos

Comisión: La Comisión Nacional Bancaria y de Valores.

Secretaría: La Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Socio: En singular o plural, aquella persona que participe en el capital social de la SOFIPO.

Cliente: En singular o plural, cualquier persona física o moral que utilice los servicios que prestan las SOFIPO o realice Operaciones con ellas.

Comité: Grupo de personas que se reúne periódicamente para discutir y resolver problemas de interés común o atender ciertas funciones con un propósito u objetivo predeterminado, a fin de que las lleven a cabo colegiadamente.

Coordinación: Proceso de integración de las acciones administrativas de una o varias instituciones que tiene como finalidad obtener de las distintas áreas de trabajo la unidad de acción necesaria para contribuir al mejor logro de los objetivos, así como armonizar la actuación de las partes en tiempo, espacio, uso de recursos y producción de bienes y servicios para lograr en forma conjunta las metas establecidas.

Cultura Organizacional: Modo de vida, sistema de creencias y valores, forma aceptada de interacción y de relaciones típicas en la entidad.

Control: La capacidad de una persona o grupo de personas para imponer, directa o indirectamente, decisiones en las asambleas generales de accionistas de socios u órganos equivalentes; nombrar o destituir a la mayoría de los consejeros, administradores o sus equivalentes de una persona moral; el mantener la titularidad de derechos que permitan, directa o indirectamente, ejercer el voto respecto de más del cincuenta por ciento del capital social de una persona moral; dirigir, directa o indirectamente, la administración, la estrategia o las principales políticas de una persona moral, ya sea a través de la propiedad de valores, por contrato o por cualquier otro acto jurídico.

Tarea: Fracción de trabajo que debe ser ejecutado para la realización de una acción concreta.

Actividad: Conjunto de tareas que realizan en una entidad o sección de la misma. La actividad esta constituida por varias acciones practicadas por más de una persona, con un resultado preferentemente caracterizable.

manual de organizacion y funciones - sofipo mar 2010

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