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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

Santo Domingo, RD

Mayo, 2017

Manual de Organización y Funciones

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INDICE

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 3

1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL .......................................................................... 4

1.1 OBJETIVOS ................................................................................................................................... 4 1.2 ALCANCE ....................................................................................................................................... 4 1.3 DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL ............................................................................................... 4 1.4 EDICIÓN, PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN ................................................................. 5

3. INFORMACIONES GENERALES DE LA INSTITUCIÓN ....................................... 7

3.1 MISIÓN, VISIÓN Y VALORES ............................................................................................... 7 3.2 ORIGEN Y EVOLUCIÓN ............................................................................................................... 7 3.3 BASE LEGAL ..................................................................................................................................... 8 3.4 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................. 10

4. ORGANIZACIÓN ......................................................................................................................... 12

4.1 NIVELES JERÁRQUICOS ....................................................................................................... 12

FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS................................................................. 15


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INTRODUCCIÓN

El Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Salud Pública, constituye un instrumento técnico normativo y operativo de gestión institucional, que tiene como finalidad orientar y normar las funciones generales y específicas del área de Recursos Humanos en el marco funcional del proceso administrativo, con el propósito de alcanzar el grado de eficiencia y eficacia en la gestión.

En el mismo se describen las funciones específicas, objetivos, autoridad y responsabilidad de las diferentes áreas de trabajo que componen la estructura organizativa de la Dirección de Recursos Humanos. Es de aplicación y uso del personal del área a fin de dinamizar el funcionamiento de la gestión, además, establece las relaciones de línea de autoridad y el nivel de coordinación teniendo en consideración la estructura organizativa.

Este Manual debe ser revisado recurrentemente por la Dirección de Planificación y Desarrollo, con el apoyo de la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Salud Pública, para garantizar su actualización y su vigencia.


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1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL

1.1 Objetivos

• Instaurar en la institución una estructura organizativa para facilitar la planificación, dirección y control de las operaciones y de los recursos humanos.

• Establecer las responsabilidades de las diferentes áreas de la

Dirección de Recursos Humanos para mejorar el funcionamiento de las mismas.

• Delimitar las actividades correspondientes a cada una de las diferentes áreas de la Dirección de Recursos Humanos.

1.2 Alcance

• En el presente Manual de Organización y Funciones se describen las Unidades Organizativas que conforman la estructura formal de la Dirección de Recursos Humanos.

• Este Manual deberá ser puesto en vigencia mediante una Resolución del Ministro (a); donde se instruya el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el mismo.

1.3 Distribución del Manual

Se entregará una copia del Manual a:

Director(a) y Encargados(as) Departamentales.


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1.4 Edición, Publicación y Actualización

El Manual de Organización y Funciones debe ser revisado cada vez que ocurra un cambio en la organización de la institución. Dichos cambios deben ser notificados por escrito. El Ministro asigna a la Dirección de Planificación y Desarrollo la actualización, edición y distribución del Manual.

1.5 Puesta en Vigencia

El Manual debe ser puesto en vigencia mediante comunicación firmada por el Ministro (a), donde se le indique al personal su compromiso de cumplimiento con las disposiciones contenidas en el mismo.

2. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Organización: Conjunto de elementos, compuesto principalmente por personas, que actúan e interactúan entre sí bajo una estructura pensada y diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, trabajen de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, para el logro de determinados fines.

Funciones: Conjunto de actividades afines, y responsabilidades asignadas a una institución u área organizativa para desarrollar su misión, incluye, entre otras, la planeación, organización, coordinación, dirección y control.

Nivel Jerárquico: Lugar que ocupa una unidad organizativa dentro de la cadena de mando establecida en una organización.


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Nivel Directivo Máximo: Es donde se establecen objetivos institucionales, políticas y estrategias de la institución.

Nivel Ejecutivo: Es donde se aplican las políticas y se toman las decisiones para el funcionamiento de la entidad de acuerdo con los objetivos y estrategias definidas en el nivel máximo.

Nivel Sustantivo u Operativo: Es donde se ejecutan las operaciones de la institución y se transforman las decisiones en bienes y/o servicios.

Nivel Desconcentrado: Consiste en asignar a una unidad administrativa, la ejecución de ciertas funciones y/o prestación de servicios, pudiendo ser a nivel local o nacional, cuya responsabilidad final le corresponde a otro superior.

Unidad Organizativa: Es una parte de la estructura organizacional a la que se le asignan uno o varios objetivos, desagregados de los objetivos institucionales y funciones homogéneas y especializadas.

Dirección de área: Le corresponde el cuarto nivel jerárquico, subordinada a un Ministerio, Dirección General/Nacional u Oficina Nacional. Sus funciones son generalmente de tipo sustantivas y para áreas específicas. Tiene a su cargo la responsabilidad completa sobre uno o más de los resultados prioritarios que la institución debe producir para terceros.

Departamento: Son unidades del nivel de dirección intermedia o de supervisión de operaciones. Su creación obedece a una división del trabajo por funciones, por producto, territorio, clientes, procesos, etc.

División: Unidad de nivel jerárquico inmediatamente menor al departamento, especializada en determinada función o servicio de las asignadas al departamento, bajo la cual está subordinada.

Sección: Unidad de nivel jerárquico inmediatamente menor a la división; especializado en determinada función o servicio de las asignadas a la unidad bajo el cual está subordinada.

Organigrama: Gráfico de la estructura formal de una organización, el cual señala las diferentes unidades organizativas, jerarquía, relaciones y dependencia existente entre ellas.


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3. INFORMACIONES GENERALES DE LA INSTITUCIÓN

3.1 Misión, Visión y Valores MISIÓN Garantizar el acceso equitativo a servicios integrales de salud con calidad, promoviendo la producción social de Salud, a través del ejercicio de la rectoría y funciones esenciales de la salud pública, para satisfacer las necesidades de la población, con énfasis en los grupos prioritarios. VISIÓN Ser reconocida como la máxima autoridad sanitaria nacional por nuestro desempeño efectivo en las funciones de rectoría y el cumplimiento de las funciones esenciales de la salud publica, con RRHH competentes y comprometidos con los principios de la ética y la solidaridad humana. VALORES

Responsabilidad Honestidad Respeto Competencia Transparencia Compromiso

3.2 Origen y Evolución

El 13 de Octubre de 1919 mediante la orden ejecutiva No. 330, las fuerzas invasoras crearon el departamento de Sanidad y Beneficiencia, el cual, el 25 de Junio 1924, mediante la Ley 685, elevó a la categoría de Secretaria de Estado de Sanidad y Beneficiencia.


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Mediante la Ley No. 013 del 24 de Noviembre del 1941, el nombre de la Secretaria fue cambiado por el de Secretaria de Sanidad y Asistencia Pública, porque resultaba más acorde a sus funciones.

En el año 1955 la Secretaría de Estado de Sanidad y Asistencia Pública pasó a denominarse Secretaría de Estado de Salud Pública, coexistiendo con la Secretaría de Estado de Prevención Social.

El 11 de Febrero del año 1956 se dicta el reglamento No. 1489, el cual específica las funciones a cargo de la Secretaria de Estado de Salud Pública.

El Decreto No. 2786 del año 1957 unificó las funciones de ambas secretarías en una sola entidad bajo el nombre de Secretaría de Estado de Salud y Provisión Social y, en 1967, la Ley No. 175 del 31 de agosto cambio el nombre por el de Secretaría de Estado de Salud Pública y Asistencia Social.

La Constitución de la República del 26 de Enro del 2010 consagra el cambio de la denominación Secretaría de Estado a Ministerio.

El decreto No. 74-10 del 12 de febrero del 2010 cambió el nombre de la Secretaría a Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.

3.3 Base Legal

El Ministerio de Salud Pública realiza sus funciones de acuerdo a lo establecido en la legislación nacional vigente, fundamentada en la Constitución Dominicana de 2010, la cual expresa lo siguiente:

Articulo 61.- Derecho a la salud. Toda persona tiene derecho a la salud integral. En consecuencia:

1) El Estado debe velar por la protección de la salud de todas las personas, el acceso al agua potable, el mejoramiento de la alimentación, de los servicios sanitarios, las condiciones higiénicas, el saneamiento ambiental, asi como procurar los medios para la prevención y tratamiento de todas las


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enfermedades, asegurando el acceso a medicamentos de calidad y dando asistencia médica y hospitalaria gratuita a quienes la requieran.

2) El Estado garantizará, mediante legislaciones y políticas públicas, el ejercicio de los derechos económicos y sociales de la población de menores ingresos y, en consecuencia, prestará su protección y asistencia a los grupos y sectores vulnerables; combatirá los vicios sociales con las medidas adecuadas y con el auxilio de las convenciones y las organizaciones internacionales.

Las leyes del Sistema Nacional de Salud son:

• La Ley General de Salud No. 42-01 del 8 de Mayo de 2001 • La Ley que era el Sistema Dominicano de Seguridad Social No.

87-01 del 8 de Marzo de 2001

Otras leyes y decretos que conforman la base legal de la institución son:

• Ley No. 6097, de Organización del Cuerpo Médico de los hospitales, del 13 de Noviembre de 1962.

• Ley 414-98 que modifica el artículo 7 de la Ley 6097, del 13/11/1962, sobre organización del Cuerpo Médico de los Hospitales del 22/8/1998.

• Ley No. 41-08 de Función Pública y sus reglamentos. • Reglamento de Relaciones Laborales en la Administración

Publica No. 523-09. • Reglamento de Reclutamiento y Selección de Personal en la

Administración Publica No. 524-09. • Reglamento de Evaluación de Desempeño y Promoción de los

Servidores Públicos y funcionarios de la Administración pública No. 525-09.

• Reglamento de Estructura Organizativa, Cargos y Política salarial No. 527-09.

• Ley Orgánica de la Administración Pública 247-12. • Ley General de Libre Acceso a la Información Pública No. 200-

2004 y, Reglamento No. 130-05.


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• Ley No. 340-2006 modificada por la ley 449-2006 de compras y contrataciones.

• Ley No. 10-2007 Sistema Nacional de Control Interno y de la Contraloría de la República.

• Decreto No. 491 del año 2007. • Resolución No. 00041-2013, Código de Ética del Ministerio de

Salud Pública. • Decreto No. 434-2007 que establece el Reglamento de

Recursos Humanos del Sistema Nacional de Salud. • Reglamento Orgánico de la Secretaría de Estado de Previsión y

Asistencia Social No. 1312 de fecha 25 de Noviembre de 1955, gaceta oficial No. 7919

3.4 Objetivo general

Objetivos Estratégicos del Ministerio:

• Fortalecer la capacidad rectora de la SESPAS, mediante la conducción efectiva del SNS el desarrollo institucional, la gestión efectiva del talento humano para consolidar el liderazgo sectorial.

• Garantizar servicios integrales de salud a la población, con calidad, oportunidad y equidad, mediante el desarrollo y descentralización de las redes de SRS y el fortalecimiento y desconcentración de los programas de salud colectiva.

• Promover la creación de espacios y oportunidades de participación social en el quehacer de los servicios públicos de salud y el ejercicio de la rectoría, con la finalidad de adecuar los servicios a las necesidades e intereses de la comunidad, contribuyendo al desarrollo del concepto de ciudadanía.


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• Mejorar el desempeño de las FESP, mediante el desarrollo y fortalecimiento de las competencias requeridas, a fin de contribuir a elevar la calidad de vida de la población.

• Garantizar el acceso equitativo a medicamentos de calidad seguros y efectivos, mediante la correcta aplicación de la Política Nacional de Medicamentos, para asegurar la salud de la población y la sosténbilidad financiera del Sistema Nacional de Salud.

• Promover e implementar una cultura de calidad institucional, desarrollando estrategias de gestión, mejorando la productividad y calidad del empleo para promover la satisfacción de los usuarios y el posicionamiento positivo de lo público en la percepción social dominicana.

Objetivos Estratégicos de la Dirección General de Recursos Humanos

Objetivos estratégicos de la DRH promueven hacia donde debe dirigirse esta nueva gestión, como son:

a. Ejercer la rectoría de los RRHH mediante el establecimiento e implementación de políticas, normas y estrategias, a fin de contribuir con el desarrollo sostenible de los RRHH en el Sistema Nacional de Salud.

b. Impulsar un proceso de fortalecimiento institucional y desarrollo organizacional de la gestión de los RRHH, mediante un modelo de gestión descentralizado y la organización y profesionalización de las unidades de recursos humanos del MSP.

c. Promover el desarrollo de los RRHH a través de estrategias que aumenten las capacidades técnicas, el liderazgo y la ética del servidor público, para contribuir al mejoramiento del desempeño y a la motivación en el trabajo.


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d. Fortalecer y mejorar los procesos técnicos y administrativos en la DGRH y las condiciones de trabajo, a fin de lograr mayor calidad en las intervenciones y mayor calidad en el empleo

4. ORGANIZACIÓN

4.1 Niveles Jerárquicos

• Ministro • Direcciones • Departamentos • Divisiones • Secciones

4.2 Estructura Organizativa Unidades de Dirección

Director(a) de Recursos Humanos Unidades Asesoras y Consultivas

Departamento de Planificación Estratégica de Recursos Humanos Unidades Sustantivas u Operativas

Departamento de reclutamiento y selección Departamento de registro, control, relaciones laborales y nómina

o División de registro y control Sección de archivo

o División de nómina o División de relaciones laborales

Departamento de seguridad y salud o Dispensario médico

Sala de lactancia Departamento organización de trabajo y compensación Departamento de capacitación, desarrollo y evaluación del

desempeño


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ORGANIGRAMA


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FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS


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Titulo de la Unidad : Dirección de Recursos Humanos

Naturaleza de la Unidad : Asesora

Estructura Orgánica : El personal que lo integra

Relaciones de:

Dependencia : Despacho de el/la Ministro(a)

Coordinación : Con todas las Unidades de la institución

Organigrama:

Despacho de el/la Ministro (a)

Dirección RRHH

Departamento Reclutamiento y

Selección

Departamento Registro, Control,

Relaciones Laborales y

Nómina

Departamento Seguridad y Salud

en el Trabajo

Departamento del Trabajo y

Compensación

Departamento Capacitación, Desarrollo y

Evaluación del Desempeño

Departamento Planificación y

Estratégica de RRHH


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Objetivo General:

Administrar los recursos humanos de la nnstitución, planificando e implementando los subsistemas de reclutamiento, selección, evaluación del desempeño, capacitación y desarrollo, registro y control, relaciones laborales y compensación y beneficios, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, logrando un desarrollo y desempeño efectivo del personal. Funciones Principales:

• Planificar, dirigir, organizar y controlar la gestión de los distintos subsistemas de gestión de recursos humanos en coherencia con las disposiciones de la Ley Núm. 41-08 de Función Pública, sus reglamentos de aplicación y las que emanen del Ministerio de Administración Publica.

• Actuar como enlace entre el MSP y el Ministerio de Administración Publica.

• Dirigir la aplicación y el desarrollo de los subsistemas de la administración de recursos humanos de la institución.

• Planificar y asegurar la realización del proceso de reclutamiento y selección, según las normas, políticas y procedimientos establecidos.

• Programar, coordinar y dirigir la ejecución de estudios de necesidad del personal, reorganización, clasificación de cargos y velar por la actualización del Manual de Descripciones de Puestos de la institución.

• Programar y dar seguimiento a las actividades de evaluación de desempeño de los empleados de la institución y sus respectivos planes de acción.

• Velar por el adecuado sistema de control de entrada y salida de los empleados mediante el registro de las tardanzas, ausencias, permisos óptimos y seguimiento a los informes correspondientes a cada caso.

• Planificar, desarrollar y velar por la implementación de programas de compensaciones y beneficios laborales para los empleados de la institución.

• Asegurar la prevención, atención y solución de conflictos laborales, así como la seguridad en el trabajo, según las normativas establecidas.

• Planificar y dirigir los estudios de clima y cultura organizacional, e implementar los planes de acción.

• Diseñar, implementar y supervisar la actualización permanente de la base de datos que contenga todas las informaciones concernientes al historial de cada empleado, asegurando un sistema de información completo y actualizado.

• Elaborar y proponer los planes, estrategias y acciones de recursos humanos, alineados a la estrategia institucional.

• Proponer políticas, normas y procedimientos de recursos humanos que contribuyan al mejor desenvolvimiento de las funciones y operaciones de la institución, alineadas a la normativa vigente.


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• Elaborar el plan operativo y presupuesto anual del área, monitorear y dar seguimiento al cumplimiento de estos, logrando la optimización de los recursos.

• Velar por el buen ambiente en el trabajo, manejar las necesidades, motivaciones e inquietudes del personal bajo su dirección, que permitan mantener un enfoque a resultados de los empleados.

• Elaborar los reportes establecidos de gestión y seguimiento de indicadores del área.

• Realizar cualquier otra función a fín o complementaria que le sea asignada por su superior inmediato.

Estructura de Cargos:

• Director(a) de Recursos Humanos

• Asistente Administrativa

• Secretaria Ejecutiva.

• Encargado (a) Departamento Planificación de Recursos Humanos

• Encargado (a) Departamento Reclutamiento y Selección.

• Encargado (a) Departamento Registro, Control, Relaciones Laborales y Nómina.

• Encargado (a) Departamento Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Encargado (a) Departamento Organización del Trabajo y Compensación.

• Encargado (a) Departamento Capacitación, Desarrollo y Evaluación del Desempeño.


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Titulo de la Unidad : Departamento Planificación Estratégica de Recursos Humanos



Relaciones de:

Dependencia : Del Director(a) de Recursos Humanos

Coordinación : Con todas las unidades de la institución

Organigrama:

Objetivo General:

Establecer los lineamientos para la planificación estratégica de recursos humanos, necesidades de personal, incrementos de plazas, nuevos proyectos, indicadores y estadísticas, cultura organizacional y comunicación interna; incidiendo de forma efectiva en el logro de metas y estrategias y en su correcta ejecución de los roles definidos en las leyes, buscando siempre la mejora continua.

Dirección de Recursos Humanos

Departamento Planificación y

Estratégica de RRHH


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Funciones Principales:

• Elaborar el plan de recursos humanos, dirigir, coordinar, evaluar, controlar su ejecución, y remitir al Ministerio de Administración Pública los informes relacionados con este, así como cualquier otra información que le fuere solicitada.

• Planificar, dirigir e implementar las políticas, metodologías, herramientas y modelos que establezca el Ministerio de Administración Pública, en materia de gestión del cambio y gestión del conocimiento.

• Colaborar en la implementación del modelo CAF y los procesos que de ello se deriven.

• Establecer las normas y procedimientos para la creación, clasificación, modificación y supresión de los cargos presupuestados del personal del MSP.

• Identificar las necesidades cuantitativas y cualitativas de recursos humanos, de la organización, a corto, mediano y largo plazo.

• Elaborar los Manuales de Organización y Funciones, políticas, normas y procedimientos de recursos humanos, en coordinación con el área de Planificación.

• Crear, implementar, monitorear y evaluar las políticas y regulaciones del sector salud en materia de recursos humanos.

• Colaborar en el diseño y poner en ejecución las directrices, políticas, normas, que en materia de planificación de RRHH determine el MSP, en concertación con las directrices del MAP u otras instancias competentes en este campo.

• Definir y aplicar los mecanismos para el análisis de información estratégica y medición de necesidades de recursos humanos (perfil, cantidad, especialidad) a nivel nacional.

• Cooperar con la Dirección de Planificación Institucional en los procesos de diseño de la estructura organizativa de la institución y la documentación de funciones y procesos del MSP.

• Someter a la Dirección de Planificación Institucional las propuestas de instrumentos, formatos y procedimientos en materia de recursos humanos.

• Monitorear la implementación y aplicación de las políticas, normas y metodologías de los RRHH.

• Garantizar la generación y socialización de información estratégica en materia de RRHH a través del observatorio, que facilite el monitoreo y evaluación para la toma de decisiones estratégicas.


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• Planificar y dirigir los estudios de clima y cultura organizacional del MSP y dar seguimiento a la medición del clima laboral de la institución para la elaboración y cumplimiento de sus respectivos planes de acción, por áreas.

• Colaborar con la estandarización de la comunicación interna según los lineamientos establecidos por el área correspondiente.

• Mantener actualizados los indicadores de gestión de resultados correspondientes a la Dirección, incluidos en el sistema de monitoreo de la administración pública.

• Procurar el desarrollo de registros y controles de información adecuada para la toma de decisiones en materia de recursos humanos.

• Colaborar con la implementación, recopilación y seguimiento de indicadores y estadísticas de la Dirección de Recursos Humanos.

• Elaborar, actualizar y dar seguimiento al plan operativo anual y al presupuesto de la DRH.

• Formular y participar en nuevos proyectos de competencia del área de Recursos Humanos y monitorear, presentando informes de seguimiento.

• Realizar la memoria anual de la Dirección de Recursos Humanos.

• Realizar cualquier otra función a fín o complementaria que le sea asignada por su superior inmediato.



• Encargado (a) Departamento Planificación Estratégica de Recursos Humanos

o Analista de Planificación


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Titulo de la Unidad : Departamento de Reclutmamiento y Selección



Relaciones de:



Organigrama:

Objetivo General:

Administrar, realizar y dar seguimiento al subsistema de reclutamiento y selección del personal idóneo asegurándose de atraer candidatos calificados de acuerdo a los perfiles y competencias establecidos en los puestos, cumpliendo los principios de mérito, capacidad, igualdad y no discriminación.


Departamento Reclutamiento y

Selección


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• Velar por el cumplimiento de las políticas y normas de reclutamiento y selección establecidas por la institución y las entidades rectoras del sector.

• Programar y coordinar el reclutamiento y selección del personal a través de concursos de oposición, según las normativas establecidas, para dotar a la institución de personal idóneo.

• Cumplir con los procedimientos y políticas establecidas para la celebración de los concursos internos o externos, del proceso de reclutamiento y selección y del de inducción a nuevos empleados.

• Ejecutar las políticas, normas y procedimientos establecidos por el Ministerio de Administración Pública relacionados con el subsistema de reclutamiento y selección de personal.

• Realizar concursos internos para vacantes que lo ameriten, evaluando a los participantes según las normas establecidas.

• Brindar una efectiva orientación general al personal de nuevo ingreso sobre las funciones que desempeñará, los fines de la institución y del estado, que garantice la efectiva adaptación e identificación con la institución durante el periodo probatorio.

• Convocar, por distintos medios, los concursos para las vacantes existentes.

• Dar seguimiento las necesidades de personal de las áreas en conjunto con la Dirección de Recursos Humanos.

• Desarrollar sistemas y técnicas para la selección efectiva de los recursos humanos en salud que se ajusten a los perfiles ocupacionales.

• Coordinar y realizar las entrevistas, aplicando las pruebas psicotécnicas, exámenes teóricos y prácticos.

• Conformar los expedientes, de los servidores públicos seleccionados, con los documentos generados en el desarrollo de los concursos.

• Garantizar que el personal de nuevo ingreso reciba tanto la inducción institucional como la del puesto.

• Representar a la DRH en el jurado Ad-hoc como responsable de velar porque el proceso de reclutamiento y selección del personal, se realice con estricto apego a los principios, disposiciones y procedimientos técnicos establecidos en las normas vigentes.

• Conformar y mantener actualizado el registro de elegibles con aquellos servidores públicos o candidatos que hayan participado y superado la puntuación mínima requerida en el concurso, y que no fueron seleccionados para el cargo.

• Realizar publicaciones en diferentes medios externos e internos, a fin de captar nuevos candidatos para cubrir las vacantes.


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• Coordinar y ejecutar con el Ministerio de Administración Pública -MAP- la celebración de concursos públicos para cubrir cargos de carrera.

• Administrar, implementar y dar seguimiento a la Evaluación del Desempeño anual, elaborando los informes de resultados por áreas.

• Dar seguimiento y asegurar las renovaciones de contratos a personal de la nómina de contratados, con el soporte de la evaluación del desempeño.

• Colaborar con la elaboración de los planes operativos y presupuesto anual del departamento en coordinación con la dirección.

• Monitorear la efectiva adaptación de los servidores públicos en periodo probatorio.

• Mantener actualizados los indicadores correspondientes a su unidad, incluidos en el sistema de monitoreo de la administración pública.

• Realizar cualquier otra función a fin o complementaria que le sea asignada por su superior inmediato.



• Encargado (a) Departamento de Reclutamiento y selección

o Analista de Reclutamiento y Selección

o Encargado Sección de Contratos


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Titulo de la Unidad : Departamento Registro, Control, Relaciones Laborales y Nómina



Relaciones de:



Organigrama:

Objetivo General:

Administrar, coordinar, implementar y dar seguimiento el subsistema de relaciones laborales y registro y control, asegurando el cumplimiento de los principios y normas vigentes, con el fin de garantizar un buen clima laboral, además de llevar el control de la nómina.


Departamento Registro, Control,

Relaciones Laborales y Nómina

Division de Registro y Control

Sección de Archivos

División de Nómina

Div/Secc Relaciones Laborales


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• Gestionar las acciones de personal: entradas, promociones, traslados, vacaciones, licencias, desvinculaciones, entre otras.

• Mantener el debido registro y control de las acciones de personal.

• Velar por el cumplimiento de las políticas y normas de relaciones laborales y de registro y control establecidas por la institución y las entidades rectoras del sector.

• Brindar asesoría en temas de relaciones laboral, según sea requerido, en base a lo establecido en la normativa vigente.

• Mantener actualizado los sistemas de administración pública (SASP) y tramite regular estructurado (TRE).

• Originar y revisar las distintas modalidades de contratos en el sistema TRE de la Contraloría General de la República.

• Aplicar la política de retribución que se acuerde con el órgano rector de la función pública.

• Recibir, custodiar y controlar los expedientes de los empleados activos e inactivos del MSP.

• Recibir y controlar los documentos que ingresan a la DRH relacionados con la actualización de los expedientes de los recursos humanos.

• Llevar a cabo los procesos de elaboración y entrega de las certificaciones, registro y control de documentos expedidos por la DRH.

• Implementar métodos que permitan el mejoramiento continuo del área a través de la optimización de procedimientos relacionados a la calidad del pago, minimizando en lo posible la cantidad de reclamaciones por parte de los servidores públicos, además de reducir los tiempos que tardan en tramitarse cada una de ellas.

• Garantizar que los pagos correspondientes a la nómina se realicen en los tiempos establecidos, para que el empleado de la empresa pueda hacer el cobro de las mismas.

• Asegurar que el procedimiento de retenciones funcione de manera correcta supervisando que se hagan los ajustes adecuados al sueldo.

• Velar por la elaboración de la nómina de pago (Sueldos, Salarios, Horas Extras, entre otros) del personal que labora en el MSP.

• Gestionar todo el proceso de contratación de personal de nuevo ingreso administrativo, 911 y DIGEMAPS, además de las renovaciones y adendas de los mismos.


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• Controlar, dar seguimiento e investigar a las faltas de empleados identificadas, tomando las medidas correspondientes según la Ley de Función Pública, políticas y procedimientos establecidos por la institución.

• Asegurar el cumplimiento de la Ley de Función pública en lo que respecta al régimen ético y disciplinario.

• Controlar, supervisar y dar seguimiento al adecuado registro, control y actualización de los sistemas con las informaciones requeridas de personal de la institución.

• Controlar el sistema de asistencia y puntualidad de la institución y elaborar los informes correspondientes por áreas.

• Administra, coordinar y supervisar la inducción al personal de nuevo ingreso a la Institución.

• Velar por el cumplimiento de las normas y procesos establecidos para los cargos de carrera en coordinación con el Ministerio de Administración Pública.

• Asegurar el cumplimiento y seguimiento al Régimen Ético Disciplinario, según la normativa vigente establecida.

• Velar por la actualización continua de los expedientes de empleado en cuanto novedades se refiere.

• Registrar los nombramientos de los nuevos empleados y preparar los expedientes correspondientes.

• Velar por el cumplimiento de las regulaciones sobre asistencia y puntualidad del personal y elaborar los informes correspondientes.

• Coordinar y supervisar la elaboración y seguimiento del programa anual de vacaciones de los empleados.

• Llevar registros estadísticos mensuales de las cantidades de acciones de personal generadas y debidamente clasificadas.

• Asegurar un servicio oportuno y de calidad a los empleados de la institución que requieran los servicios del área.

• Velar por el registro y control de los archivos de la dirección.


• Colaborar con la elaboración de los planes operativos y presupuesto anual de la división, en coordinación con la dirección.




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• Encargado (a) Departamento (a) de Registro, Control, Relaciones Laborales y Nómina

o Recepción

o Enc. División Registro y Control

Enc. Sección Archivo

o Enc. División Nomina

o Enc. Div/Sección Relaciones Laborales


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Titulo de la Unidad : División de Registro y Control



Relaciones de:

Dependencia : Del Encargado Departamento Registro, Control, Relaciones Laborales y Nómina


Organigrama:

Objetivo General:

Coordinar, implementar y dar seguimiento el subsistema de registro y control, asegurando el cumplimiento de los principios y normas vigentes, con el fin de garantizar un buen clima laboral.

Departamento Registro, Control, Relaciones Laborales y Nómina


Sección de Archivos


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• Velar por el cumplimiento de las políticas y normas de registro y control establecidas por la institución y las entidades rectoras del sector.

• Gestionar las acciones de personal: entradas, promociones, traslados, vacaciones, licencias, desvinculaciones, entre otras, además de elaborar los informes correspondientes.

• Mantener el debido registro y control de las acciones de personal.

• Asegurar la recepción, custodia y control de los expedientes de los empleados activos e inactivos del MSP.



• Controlar, dar seguimiento e investigar a las faltas de empleados identificadas, tomando las medidas correspondientes según la Ley de Función Pública, políticas y procedimientos establecidos por la institución.

• Controlar, supervisar y dar seguimiento al adecuado registro, control y actualización de los sistemas con las informaciones requeridas de personal de la institución.

• Controlar el sistema de asistencia y puntualidad de la institución y elaborar los informes correspondientes por áreas.

• Velar por el cumplimiento de las normas y procesos establecidos para los cargos de carrera en coordinación con el Ministerio de Administración Pública.

• Velar por la actualización continua de los expedientes de empleado en cuanto novedades se refiere.

• Registrar los nombramientos de los nuevos empleados y preparar los expedientes correspondientes.

• Coordinar y supervisar la elaboración y seguimiento del programa anual de vacaciones de los empleados.

• Llevar registros estadísticos mensuales de las cantidades de acciones de personal generadas y debidamente clasificadas.

• Asegurar un servicio oportuno y de calidad a los empleados de la institución que requieran los servicios del área.

• Velar por el registro y control de los archivos de la dirección.


• Colaborar con la elaboración de los planes operativos y presupuesto anual de la división en coordinación con la dirección.


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• Encargado (a) División (a) de Registro,

o Mensajero

o Analista de Registro y Control

o Auxiliar de Recursos Humanos

o Enc. Sección Archivo


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Titulo de la Unidad : Sección de Archivo

Naturaleza de la Unidad : Operativa


Relaciones de:

Dependencia : Del Encargado División Registro y Control,


Organigrama:

Objetivo General:

Coordinar y supervisar las labores de recepción, gestión, organización y custodia de documentos de los recursos humanos del MSP y de expedición de certificaciones.


• Coordinar y controlar el proceso de registro y clasificación, de los archivos y expedientes de la Dirección de Recursos Humanos,

• Recibir, custodiar y controlar los expedientes de los empleados activos e inactivos del MSP.



Sección de Archivo


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• Mantener un registro digitalizado de todas la comunicaciones y expedientes, según normas y procedimientos establecidos por la institución.


• Asegurar el mantenimiento de un archivo organizado de los distintos documentos de los empleados.

• Establecer y dar seguimiento a los cronológicos del material archivado.

• Velar por el cumplimiento del protocolo de las herramientas tecnológicas implementadas para el manejo de archivos, además de las normativas de la entidad rectora.




• Encargado (a) Sección de Archivos

o Archivista

o Digitador


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Titulo de la Unidad : División de Nómina



Relaciones de:



Organigrama:

Objetivo General:

Administrar y coordinar, el procesamiento de todos los pagos concernientes a nominas y beneficios del personal, aplicando los beneficios y descuentos correspondientes.


• Aplicar la política de retribución que se acuerde con el órgano rector de la función pública.

• Dar seguimiento a la aplicación en nómina de las acciones de personal.

• Implementar métodos que permitan el mejoramiento continuo del área a través de la optimización de procedimientos relacionados a la calidad del

Departamento Registro, Control, Relaciones Laborales y Nómina

División de Nómina


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pago, minimizando en lo posible la cantidad de reclamaciones por parte de los servidores públicos, además de reducir los tiempos que tardan en tramitarse cada una de ellas.

• Garantizar que los pagos correspondientes a la nómina se realicen en los tiempos establecidos, para que el empleado de la empresa pueda hacer el cobro de las mismas.

• Asegurar que el procedimiento de retenciones funcione de manera correcta supervisando que se hagan los ajustes adecuados al sueldo.

• Velar por la elaboración de la nómina de pago (Sueldos, Salarios, Horas Extras, entre otros) del personal que labora en el MSP.

• Introducir modificaciones en la Nómina de acuerdo a los diferentes movimientos de personal a saber: Ingresos, Egresos, Transferencias, Ascensos y Promociones, Reclasificaciones, Creaciones de Cargos, Decretos Presidenciales, etc.

• Preparar y enviar al área correspondiente el desembolso de las nóminas especiales (regalías y bonificaciones).


• Elaborar los reportes de las novedades de la nómina institucional




• Encargado (a) División de Nómina

o Coordinador de Nomina

o Analista de Procesamiento de Nómina

o Fotocopiador


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Titulo de la Unidad : División de Relaciones Laborales



Relaciones de:



Organigrama:

Objetivo General:

Administrar, coordinar, implementar y dar seguimiento el subsistema de Relaciones Laborales, asegurando el cumplimiento del régimen ético disciplinario, y la resolución de conflictos laborales.


• Asegurar el cumplimiento de las políticas y normas de Relaciones Laborales establecidas por la institución y las entidades rectoras del sector.

• Establecer, monitorear y mecanismos de control del ausentismo y tardanzas y generar informe de los mismos.

• Brindar asesoría en temas de relaciones laboral, según sea requerido, en base a lo establecido en la normativa vigente.

Departamento Registro, Control, Relaciones Laborales

y Nómina

Div/Secc Relaciones Laborales


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• Controlar, dar seguimiento e investigar a las faltas de empleados identificadas, tomando las medidas correspondientes según la Ley de Función Pública, políticas y procedimientos establecidos por la Institución.

• Asegurar el cumplimiento de la Ley de Función pública en lo que respecta al régimen ético y disciplinario.

• Asegurar el cumplimiento y seguimiento al Régimen Ético Disciplinario, según la normativa vigente establecida.

• Verificar la necesidad de despidos, el cumplimiento de los procedimientos establecidos, para garantizar la acreditación objetiva de las circunstancias que le dieron origen.


• Colaborar con la elaboración de los planes operativos y presupuesto anual de la división, en coordinación con la dirección.




• Encargado (a) Departamento (a) de Registro, Control, Relaciones Laborales y Nómina

o Recepción

o Enc. División Registro y Control

Enc. Sección Archivo

o Enc. División Nomina

o Enc. Div/Sección Relaciones Laborales


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Título de la Unidad : Departamento Seguridad y Salud en el Trabajo



Relaciones de:



Organigrama:

Objetivo General:

Procurar que se cumpla el derecho de los servidores públicos de gozar de prevención, protección, salud y seguridad en el trabajo, de conformidad con la ley, normas de seguridad social y reglamentos establecidos, reduciendo al mínimo las causas de los riesgos inherentes al medio ambiente del trabajo en la Institución.


Departamento Seguridad y Salud

en el trabajo


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• Diseñar políticas sectoriales y estrategias de organización dirigidas al cumplimiento estructurado sistemático de todos los requisitos establecidos de prevención de riesgos laborales, en la institución.

• Evaluar condiciones de seguridad y salud ocupacional en la institución.

• Garantizar la permanencia de condiciones óptimas en el ámbito de seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo a las leyes y normas vigentes.

• Elaborar planes y programas de prevención de riesgos de salud y seguridad en el trabajo.

• Promocionar, educar y capacitar sobre prevención de los riesgos laborales y sus efectos en la salud.

• Realizar reportes de accidentes y afecciones a la salud contraídos por los trabajadores durante su jornada laboral.

• Mantener actualizados los indicadores de gestión de los resultados correspondientes a su unidad, incluidos en el sistema de monitoreo de la administración pública.

• Prevenir y controlar los riesgos de accidentes de trabajo y de las enfermedades profesionales u ocupacionales.

• Investigar y registrar las causas y factores determinantes de los accidentes de trabajo, de las enfermedades profesionales u ocupacionales y el impacto de los factores de riesgo en la salud de los trabajadores, proponiendo las medidas preventivas adecuadas.

• Promover y desarrollar programas de investigación sobre métodos y técnicas de seguridad y salud en el trabajo.

• Establecer y vigilar el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo.

• Elaborar guías e instructivos sobre riesgos laborales que sirvan de instrumento para planificar las políticas de prevención en los lugares de trabajo.

• Promover y dar seguimiento, para la creación de Comités de Seguridad y Salud en el Trabajo en los establecimientos del sector salud.

• Realizar auditorías internas periódicas y evaluar el cumplimiento de las medidas establecidas (políticas, procedimientos, uso de equipos de protección, ropa de trabajo, entre otros), así como identificar oportunidades de mejora.

• Elaborar e implementar planes de contingencia en respuesta a los diferentes escenarios de emergencias.


40



Dirección de Recursos Humanos.

• Encargado (a) Departamento de Seguridad y Salud en el trabajo

o Medico Ocupacional

o Analista Ocupacional

o Dispensario Médico

Medico General

Enfermera

Sala de Lactancia


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Titulo de la Unidad : Departamento Organización del Trabajo y Compensación



Relaciones de:



Organigrama:

Objetivo General:

Dirigir, desarrollar e implementar la definición y perfiles de puestos y dar seguimiento al subsistema de compensación y beneficios, según las normativas establecidas por el órgano rector.


• Programar, supervisar y coordinar el análisis de los cargos y la definición de los perfiles de puesto, de acuerdo a las normas que emite el órgano rector.


Departamento Organización del

Trabajo y Compensación


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• Colaborar en los procesos de racionalización de la estructura organizativa

• Definir las características y condiciones del ejercicio de las tareas (descripciones de puestos), y los requisitos de idoneidad de las personas para desempeñarlas (perfiles de competencia).

• Desarrollar e implementar políticas y prácticas de retribución monetaria y no monetaria, para estimular en los servidores públicos, el esfuerzo el rendimiento individual o de grupo, el aprendizaje y desarrollo de competencias.

• Asegurar la prevención, atención y solución de conflictos laborales.

• Implementar los planes de acción producto de los estudios de clima y cultura organizacional.

• Mantener la motivación del personal y su identificación con la organización

• Gestionar el registro de asistencia, licencias, permisos y vacaciones.

• Supervisar en los diferentes órganos, el cumplimiento de sus instrucciones en cuanto al proceso de gestión de RHS en materia de relaciones laborales.

• Gestionar talleres prácticos a fin de que los servidores públicos conozcan los derechos y deberes que les confiere la ley.

• Orientar a los servidores públicos del MSP en los temas de pensión y jubilación.

• Procurar el cumplimiento de las disposiciones vigentes en materia de pensión y jubilación; así como velar por la tramitación de las solicitudes de retiro de los servidores públicos.

• Velar por el cumplimiento de las políticas y normas de compensación y beneficios establecidas por la institución y las entidades rectoras del sector.

• Controlar y dar seguimiento al sistema el registro de las novedades de personal según las políticas y procedimientos establecidos.

• Coordinar, implementar y dar seguimiento al proceso completo de planes de salud público y privado, AFP, ARS, de la institución, planes de funeraria y otros, asegurando un buen servicio e información al empleado.

• Controlar y asegurar la realización de los descuentos en nómina de empleados, según las políticas y procedimientos establecidos.

• Asegurar el proceso de ejecución, validación y seguimiento de los incentivos establecidos al personal, según las políticas y procedimientos establecidos.

• Ejecutar y dar seguimiento a los pagos de entidades gubernamentales en el tiempo establecido, cumpliendo con los procedimientos y soportes establecidos.

• Garantizar la elaboración de la nómina y aplicación de las novedades del personal según las políticas y procedimientos establecidos.


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• Asegurar y validar el pago correcto de las prestaciones laborales según las leyes establecidas vigentes.

• Proponer, implementar y dar seguimiento a planes de reconocimientos e incentivos que fomenten un desempeño excepcional y cumplimiento de las estrategias y valores institucionales por parte de los empleados.

• Colaborar con el diseño, implementar y velar por la actualización de la escala salarial por niveles, asegurando la equidad interna.


• Mantener actualizados los indicadores de gestión de resultados correspondientes a su unidad, incluidos en el sistema de monitoreo de la administración pública.




• Encargado (a) Departamento de Organización del Trabajo y Compensación

o Analista de Recursos Humanos

o Analista de Compensación y Beneficios


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Titulo de la Unidad : Departamento Capacitación, Desarrollo y Evaluación del Desempeño



Relaciones de:



Organigrama:

Objetivo General:

Programar, dirigir, implementar y dar seguimiento a procesos e iniciativas para el desarrollo integral de los empleados basados en la gestión de las competencias y habilidades laborales requeridas, con el fin de lograr en cada uno su mayor desempeño y cumplimiento de los objetivos estratégicos y valores de la institución.

Dirección RHH

Departamento Capacitación, Desarrollo

y Evaluación del Desempeño


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• Planificar y coordinar los procesos de inducción, formación y capacitación del personal en coherencia con la estrategia institucional, para asegurar el crecimiento individual y organizacional.

• Diseñar, proponer e implementar estrategias y lineamientos en el área de capacitación y desarrollo de competencias laborales del sector.

• Velar por el cumplimiento de la normas, políticas y protocolos que permitan certificar y recertificar los recursos humanos en salud, establecidas por la institución y las entidades rectoras del sector.

• Concertar con las entidades formadoras de recursos humanos en salud acerca de incluir y fortalecer los contenidos de las acciones de promoción de la salud.

• Mantener actualizados los indicadores de gestión de los resultados correspondientes a su unidad, incluidos en el sistema de monitoreo de la administración pública.

• Diseñar y poner en vigencia metodologías de evaluación de desempeño y programas de actualización, que garanticen el desarrollo permanente de los recursos humanos en función de los requerimientos de la sociedad.

• Evaluar los logros obtenidos por los servidores públicos con relación a metas establecidas, el cumplimiento del régimen ético y disciplinario y la capacidad que tiene el servidor público para desempeñar sus funciones.

• Realizar evaluación de impacto de las capacitaciones.

• Coordinar con las entidades de educación superior, instituciones de educación especializadas del sector, así como las que desarrollen actividades de formación y capacitación de recursos humanos en salud, los criterios para la formación continua, capacitación y evaluación de los diferentes tipos de profesionales y técnicos en salud.

• Elaborar mecanismos que permitan la verificación real y sustentada de los efectos de la evaluación del desempeño, procurando el perfeccionamiento periódico y sistemático de la metodología utilizada.

• Realizar detección de necesidades de capacitación.

• Gestionar la progresión en la Carrera Administrativa/Especial.

• Establecer la metodología y los procedimientos a seguir para la programación, medición, retroinformación y mejoramiento del desempeño, así como las promociones y los ascensos de los servidores.

• Realizar las adecuaciones necesarias de los instructivos e instrumentos de la evaluación de desempeño para que permita su aplicación de forma efectiva.


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• Coordinar la capacitación y orientación a los jefes de área y subalternos sobre el manejo del sistema de evaluación de desempeño a nivel nacional y facilitar este proceso a nivel desconcentrado.

• Colaborar en los procesos de reasignación y reclasificación del personal con base en las necesidades institucionales y la asunción de nuevos roles o funciones tanto en el nivel central como en los niveles desconcentrados de la rectoría.

• Realizar estudios diagnósticos de detección de necesidades de adiestramiento y capacitación del personal de la institución.

• Administrar, organizar y desarrollar los programas de capacitación anual establecidos por la institución.

• Establecer y/o participar en la coordinación para el desarrollo de programas o proyectos de capacitación con entidades públicas o privadas, nacionales e internacionales.

• Organizar los ciclos formativos a partir de las competencias técnicas y conductuales de los grupos ocupacionales, fomentando el desarrollo y desempeño excepcional del personal de la institución.

• Coordinar y dar seguimiento a la organización de seminarios, cursos, conferencias y otros eventos a desarrollarse en la institución.

• Evaluar y dar seguimiento a los planes de formación en términos de calidad, tiempo, costo e impacto.

• Definir periódicamente metas, resultados e indicadores de los cambios en el desempeño a partir de la capacitación realizada.

• Realizar análisis de los resultados de las evaluaciones de los eventos formativos realizados y elaborar informes.





• Encargado (a) Departamento de Capacitación, Desarrollo y Evaluación del Desempeño

o Analista de Capacitación y Desarrollo

o Analista/Auxiliar de Recursos Humanos

manual de organización y funciones direccion de recursos … · 2018. 5. 30. · manual de...

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