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AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL

DIRECCIÓN DE IMAGEN PÚBLICA Y DIFUSIÓN

GUBERNAMENTAL REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02

Clave: DT-PM-DIPyDG-I

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Manual de Organización, Políticas

y Procedimientos de la

Dirección de Imagen Pública

y Difusión Gubernamental

Cuernavaca, Mor., a 03 de Octubre de 2013.





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CONTENIDO:

Página

I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3

II. INTRODUCCIÓN 4

III. OBJETIVO 5

IV. MARCO JURÍDICO 6

V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7

VI. ORGANIGRAMA

8

VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 9

VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10

IX. POLÍTICAS 16

X. PROCEDIMIENTOS

17

01.- Estructura del Procedimiento para el Diseño de Imagen Institucional a Campañas

XI. DIRECTORIO

22

XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN

23

XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN

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I. HOJA DE AUTORIZACIÓN

AUTORIZÓ

Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 188 fracción XII y Art. 194 fracción XI del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos; publicado el 26 de diciembre de 2012 en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, número 5053, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal.

___________________________ Jorge Morales Barud Presidente Municipal

REVISÓ

____________________________ Luis Enrique Rodríguez Jiménez

Director General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social

APROBÓ

____________________________ María de la Luz Fernández Lugo

Secretaria de Administración

ELABORÓ

__________________________ Andrés Robles Sánchez

Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental

Fecha de Autorización

Vo. Bo. Director General de Informática y

Desarrollo Administrativo

VERSIÓN (año)

No. de paginas

03/Oct./2013 Roberto Rodolfo Soto Tapia

2013 24





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II. INTRODUCCIÓN

.

El presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos, tiene por objeto describir las actividades y procedimientos de trabajo a seguir en la Dirección de Imagen Púbica y Difusión Gubernamental, constituida como pieza fundamental de la difusión de actividades municipales hacia los Cuernavacenses, a través de la creación de información institucional de acuerdo con sus atribuciones y funciones. Este documento de trabajo está destinado al personal de la Dirección de Imagen Púbica y Difusión Gubernamental, ya que con ello se da a conocer la estructura organizacional y se tendrá conocimiento de las responsabilidades y funciones que desempeñan cada una de las personas que la integran, lo anterior con estricto apego a las Leyes que rigen su actuación.





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III. OBJETIVO

Resolver de manera clara y objetiva las necesidades de comunicación gráfica que el Ayuntamiento de Cuernavaca y sus diferentes Dependencias tengan para dar a conocer a la población las actividades y obras realizadas por el Ayuntamiento de Cuernavaca, para satisfacer las necesidades prioritarias de la sociedad Cuernavacense.





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IV. MARCO JURÍDICO

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos.

3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.

4. Ley de Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

5. Ley Estatal de Planeación.

6. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos.

7. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Pública para el estado de Morelos y sus Municipios.

8. Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Morelos.

9. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos.

10. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.

11. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal.

12. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015

13. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos.

14. Programa Operativo Anual 2013.

15. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos.

16. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observación general en el ámbito de su competencia.





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V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

MISIÓN

Se encarga de generar de manera responsable y eficiente, los lineamientos de imagen institucional, aplicados en los productos gráficos que las diferentes Dependencias requieran difusión efectiva de información, obras y actividades del mismo Ayuntamiento de Cuernavaca.

VISIÓN

Ser eficaz y eficiente en sus respuestas a las necesidades gráficas que requieran las Dependencias, al garantizar una correcta difusión de sus programas y/o campañas, para lograr con ello que la sociedad esté satisfecha por las obras, acciones, servicios municipales, protección y auxilio ciudadano; fomento de la economía, educación, salud, asistencia social, cultura y deporte que recibe; y siendo participe y corresponsable del desarrollo integral sustentable del municipio.

VALORES

Justicia

Objetividad

Responsabilidad

Equidad

Espíritu de servicio

Honestidad

Lealtad

Ética





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VI.-ORGANIGRAMA

AUTORIZÓ

JORGE MORALES BARUD PRESIDENTE MUNICIPAL

ELABORÓ

ANDRÉS ROBLES SÁNCHEZ DIRECTOR DE IMAGEN PÚBLICA Y

DIFUSÓN GUBERNAMENTAL

REVISÓ

LUIS ENRIQUE RODRÍGUEZ JIMÉNEZ DIRECTOR GENERAL DE IMAGEN PÚBLICA, DIFUSIÓN

Y COMUNICACIÓN SOCIAL

FECHA DE AUTORIZACIÓN: 03 de Octubre de 2013.





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VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA

Categoría Plaza

P u e s t o Nombre Subtotal Total

CF02002 CF03002 CF03002

Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental Jefe de Departamento de Diseño Jefe de Departamento de Publicaciones

Andrés Robles Sánchez Iván Andrés León Jacobo Jorge Ponce Jurado

1

1

1

3

TOTAL 3





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VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

PUESTO JEFE INMEDIATO


Director General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social

PERSONAL A SU CARGO

Jefe de Departamento de Diseño Jefe de Departamento de Publicaciones

FUNCIONES PRINCIPALES

I. Supervisar y administrar el uso correcto de la imagen institucional aplicado en productos internos y externos de la institución, de acuerdo al manual de identidad;

II. Supervisar las solicitudes de diseño y contenido de los instrumentos de comunicación informativo y difusión propuestos por el Ayuntamiento y las diferentes Dependencias del mismo;

III. Establecer comunicación directa con los titulares de todas las unidades administrativas de las Dependencias para coordinar y dirigir la imagen gráfica de sus eventos;

IV. Supervisar el diseño para la edición de la Gaceta Municipal; V. Establecer lineamientos para el uso de los elementos gráficos o conceptuales que

den identidad a la Administración Pública; VI. Supervisar la elaboración de los productos gráficos del informe de gobierno;

VII. Supervisar el pautado en medios; VIII. Enviar material publicitario a medios, y

IX. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Presidente Municipal o su superior jerárquico.





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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD


Licenciatura, Carrera técnica o Educación Media Superior, Carrera trunca

CONOCIMIENTOS ESPECIALES

Manejo de equipo de computo PC o MAC

Posicionamiento de marca

Edición de revistas, folletos y periódicos

Conocimiento sobre Imagen y Mercadotecnia

Relaciones públicas

Mercadotecnia política Manejo de Programas vectoriales y editor de imágenes

EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO

Actividades de Comunicación gráfica 5 años de experiencia.

Bajo presión Oficina Trabajo de Campo

ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD

Liderazgo Disciplina Responsabilidad Trabajo en equipo Iniciativa Puntualidad Creatividad

Alta

ESFUERZO

Físico – Mental





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DESCRIPCIÓN DE PUESTO

PUESTO JEFE INMEDIATO PERSONAL A SU CARGO


Director de Imagen Pública y Difusión

Gubernamental

Jefe de Departamento de Diseño

Ninguno

I. Diseñar formatos de comunicación interna de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento;

II. Diseñar productos de comunicación gráfica de las campañas institucionales de las Dependencias y Entidades del ayuntamiento;

III. Diseñar y formar la edición de la gaceta Municipal; IV. Diseñar la imagen institucional del informe de Gobierno y sus productos; y, V. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende

expresamente el Presidente Municipal o su superior jerárquico.





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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD

Jefe de Departamento de Diseño

Licenciatura, Carrera técnica o Educación Media Superior


Diseño de información de editoriales y publicaciones

Administración Pública

Manejo de software especializado


2 años Oficina

Bajo presión


Puntual Media

Disciplina

Responsabilidad

trabajo en equipo

Iniciativa

ESFUERZO

Físico – Mental





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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

PUESTO JEFE INMEDIATO

Jefe de Departamento de Publicaciones


PERSONAL A SU CARGO

Ninguno


I. Programar y administrar los portales web de las Dependencias y Entidades del

Ayuntamiento; II. Programar y editar contenidos multimedia para las campañas institucionales

de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; III. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende

expresamente el Presidente Municipal o su superior jerárquico.





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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD

Jefe de Departamento de Publicaciones Licenciatura, Educación Media Superior, Carrera trunca


Programación web HTML, PHP, JAVASCRIPT Y FLASH Manejo de programas de edición de video FINAL CUT, ADOBE PREMIER Manejo de ADOBE ACROBAT PROFESIONAL


3 años Oficina Trabajo en campo Bajo presión


Puntual Media

Disciplina

Responsabilidad

trabajo en equipo

Iniciativa

ESFUERZO

Físico – Mental





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IX. POLÍTICAS

1. La solicitud de campañas de difusión e inserciones oficiales deberá realizarse por escrito.

2. La respuesta a una petición se realizará por escrito o si es necesario

se turnara a una nueva instancia.

3. El tiempo de duración de la campaña será señalado por la Dirección General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social.

4. La solicitud de cualquier diseño deberá realizarse con tres días de

anticipación.

5. Todo requerimiento de material se realizará de acuerdo a las necesidades de la Dirección y con la autorización del Director General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social.

6. Todo diseño gráfico realizado, deberá estar justificado de acuerdo al

manual de identidad institucional.




Clave: PR-PM-DIPyDG-01

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X. PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS

1.- Propósito: Este procedimiento tiene como finalidad dar a conocer los lineamientos para desarrollar mensajes a través de prensa escrita y medios electrónicos, que representen los valores y compromiso del Ayuntamiento con la Ciudadanía, así como la responsabilidad de Gobernar, considerando los mecanismos y lineamientos establecidos.

2.- Alcance: Este procedimiento compete a la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental.

3.-Referencia: Para la elaboración de este procedimiento se tomó como referencia las políticas internas emitidas por la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental.

4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad del Director General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social la revisión de este procedimiento. Es responsabilidad del Director de imagen Pública y Difusión Gubernamental, la elaboración, implementación y supervisión de este procedimiento. Es responsabilidad del personal operativo y de apoyo llevar a cabo las actividades descritas en el procedimiento.

5.- Definiciones: Síntesis Informativa: Compendio que indica de manera esquemática o generalizada la información relativa a las actividades oficiales o de un tema en particular.

6.- Método de Trabajo:

6.1 Diagrama de Flujo 6.2 Descripción de Actividades 6.3 Registro de Calidad y Anexos





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Propuesta

Estratégica

Propuesta

Estratégica

Memoria

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS

INICIO

Acordar los programas

a promocionar

1

Desarrollar conceptos y

líneas de fuerza

2

Presentar al Director

General la propuesta

4

5

No

Si

¿Aprueba la

campaña?

Enviar a corregir

propuesta

6

Implementar la

campaña

7

3

Supervisar campaña

8

Evaluar campaña

9

Realizar memoria de

campaña

10

FIN

Director de Imagen Pública y

Difusión Gubernamental

Dirección General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación

Social

1 a 3 días

Actividad

1

1 a 3 días

Actividad

7

1 a 3 días

Actividad

3

1 a 3 días

Actividad

2

1 a 3 días

Actividad

4

1 a 3 días

Actividad

5

1 a 3 días

Actividad

6

TIEMPO PARA

REALIZAR LA

ACTIVIDAD

Diseñar propuesta para

diferentes medios de

comunicación

3

1 a 3 días

Actividad

8

1 a 3 días

Actividad

9

1 a 3 días

Actividad

10





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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS

Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo

(clave) 1 Director de Imagen

Pública y Difusión Gubernamental

(DIPyDG)

Verifica con las Dependencias del Ayuntamiento los programas que necesitan difusión.

2 DIPyDG Desarrolla conceptos y líneas de fuerza de la actividad que requiere promoción.

3 DIPyDG Diseña propuesta estratégica en diferentes medios de comunicación.

Propuesta estratégica

4 DIPyDG Presenta al Director General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social del Ayuntamiento la propuesta para su aprobación.

Propuesta estratégica

5 Director General de Imagen Pública,

Difusión y Comunicación Social

(DGIPDyCS)

¿Es aprobada la campaña? No. Ir a la actividad No. 6 Si. Ir a la actividad No. 7

6 DGIPDyCS

Devuelve al Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental para que realice las correcciones correspondientes y se conecta con la actividad No. 3.

7 DGIPDyCS

Acuerda con el Presidente Municipal e implementa campaña.





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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS

Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo

(clave) 8 DIPyDG Supervisa posicionamiento e impacto de campaña

publicitaria.

9 DIPyDG Evalúa la campaña a través de diferentes mecanismos como observación, comentarios directos por parte de los responsables de las Dependencias del Ayuntamiento.

10 DGIPDyCS

Realiza memoria, es decir archivo de la campaña. Con esta actividad finaliza este procedimiento.

Memoria





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PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS

REGISTRO DE CALIDAD

No Documentos (Clave) Responsabilidad de su

Custodia Tiempo de retención

1 Propuesta Estratégica

Andrés Robles Sánchez 1 año

2 Memoria de la campaña

Andrés Robles Sánchez 1 año

ANEXOS

Anexo No

Documento Clave

NINGUNO





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XI. DIRECTORIO

Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

Andrés Robles Sanchez Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental

3-29-44-86 Netzahualcóyotl esq. Motolinía Col. Centro.

Iván Andrés León Jacobo Jefe de Departamento de Diseño


Jorge Ponce Jurado Jefe de Departamento de Publicaciones






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XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN

FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION

19 de Marzo de 2013 03 de Octubre de 2013

PARTICIPANTES PUESTO

Andrés Robles Sánchez

Ricardo Díaz Vázquez

Emigdio González Galindo

Director de Imagen Pública y Difusión

Gubernamental

Director de

Modernización Administrativa

Técnico Informático

Ricardo Díaz Vázquez

Titular de la Dirección de

Modernización Administrativa

Emigdio González Galindo

Técnico Informático

Asesor Designado por la Dirección

General de Informática y Desarrollo

Administrativo

Andrés Robles Sánchez Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental, Responsable de la

Organización del Manual de Organización, Políticas y

Procedimientos





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XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y

PROCEDIMIENTOS

ÁREA: Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental

Apartado Motivo Del Cambio Fecha De Vigencia

Puesto

Nombre

Y Firma

Vo. Bo. de la directora General de Informática y

Desarrollo Administrativo

Todos

Elaboración del

Manual versión 2013

03/Oct./2013

Director de

Imagen Pública y Difusión

Gubernamental Andrés Robles

Sánchez

Roberto Rodolfo

Soto Tapia

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