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MANUAL DE ORGANIZACIÓN GENERAL
Y FUNCIONES DE LA DIRECCION DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
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CONTENIDO
I Presentación
II Marco Jurídico
III Funciones Principales y
Atribuciones
IV Organigrama
V Misión y Visión
VI Objetivos, funciones principales y perfil básico del puesto
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I.- PRESENTACION
El presente Manual de Organización de la Coordinación de Comunicación Social es de observancia general, y tiene la función de servir como instrumento de información y consulta para conocer tanto la estructura orgánica de la dependencia como sus atribuciones, objetivos y responsabilidades.
Este documento deberá ser usado por los empleados del Ayuntamiento, y podrá ser consultado por las personas externas que necesiten conocer el trabajo interno de la Coordinación. Este Manual de Organización será revisado los meses de enero de cada año.
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II.-MARCO JURÍDICO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Art. 115 Constitucional Constitución Política del Estado
de Quintana Roo Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Pública del Estado de Quintana
Roo Ley de los Municipios del Estado
de Quintana Roo.
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III.-. FUNCIONES PRINCIPALES
Diseñar y difundir por los canales y en las frecuencias optimas, la identidad, políticas y acciones del Gobierno Municipal de Isla Mujeres.
Lograr y mantener el mejor posicionamiento de entre los gobiernos municipales del
Estado. Obtener y mantener un alto
nivel de identificación y aceptación con los isleños.
Diseñar la Agenda Temática y políticas bajo la cual se difundirá la información generada por la Administración Municipal.
Diseñar los esquemas de comunicación interna necesarios para la motivación e integración en el ejercicio legal y operativo de la Administración Municipal.
Coordinar la comunicación social que surja de las diferentes dependencias municipales.
Cubrir periodísticamente los eventos oficiales de la Presidencia Municipal y de las dependencias de la Administración Municipal.
Lograr y mantener relación institucional con los medios de comunicación social.
Atender a los representantes de los medios de comunicación social en la obtención de información oportuna, veraz y objetiva.
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Definir los pautados y espacios a contratar en medios de comunicación social.
Diseñar y/o aprobar la realización de los productos de comunicación requeridos según agenda temática municipal.
Distribuir a todos los medios de comunicación objetivo, los boletines de prensa de manera profesional y asertiva.
Video filmar y audio grabar los eventos oficiales de la Administración Municipal, así como las entrevistas a su presidencia y funcionarios, con el fin de crear la videoteca y la audioteca.
Difundir los Informes de Gobierno anuales, y en su caso, parciales o especiales que así plantee la Presidencia
Monitorear permanentemente los medios de comunicación y generar una síntesis de los mismos para la administración municipal.
Mantener vigente y en cumplimiento el Manual de Identidad del Municipio, previamente aprobado
Mandar a realizar los estudios de opinión que determine necesarios para conocer la percepción ciudadana sobre los temas relevantes del municipio de Isla mujeres.
Cumplir las demás funciones que indiquen las disposiciones legales aplicables y aquellas que le confiera expresamente la Presidencia Municipal.
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Dirección Comunicación Social
Jefe Relaciones Públicas
Asistente
Jefe de Redacción Jefe Editorial
Eventos
Diseño Grafico
Reportero
IV.- ORGANIGRAMA
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V.-MISION Y VISION
MISIÓNGenerar una comunicación interna y externa de la administración municipal de Isla Mujeres, que sea institucional, eficaz, oportuna, persuasiva, y que logre posicionar a esta administración como la mejor del Estado de Quintana Roo.
VISIÓNAportamos a la Administración Municipal el soporte comunicacional eficiente y ordenado que responde a una planificación más que a la atención coyuntural, presentando e imprimiendo en los isleños (y en todos los Quintanarroenses) una identidad clara y bien definida del gobierno municipal de Isla Mujeres.
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VI.- OBJETIVOS, FUNCIONES PRINCIPALES Y PERFIL BASICO DEL PUESTO
Dependencia: Comunicación SocialPuesto: Director de Comunicación Social del MunicipioNivel: IIJefe Inmediato: Presidente Municipal
Personal a su cargo: Jefe de Relaciones Públicas Jefe de Redacción Jefe de Editorial Diseño Gráfico Eventos Reportero Asistente
OBJETIVO GENERAL
Sus facultades son: organizar el trabajo de toda la Coordinación de Comunicación Social, fijando los objetivos específicos y sus tiempos de realización, mantener vigente el Manual de Identidad, revisión de las políticas de comunicación de la Administración Municipal y las demás que se describen en el apartado de Funciones de la
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Coordinación de Comunicación Social de este.
FUNCIONES DEL PUESTO. Coordinar las acciones de
comunicación social de la Presidencia Municipal y de toda la Administración Municipal.
Asesorar a la Presidencia Municipal en las actividades oficiales, en cuanto a mensaje, temas coyunturales y trato con los medios de comunicación social.Consolidar la agenda, en cuanto a medios, entrevistas y demás se trate, de los titulares de las dependencias municipales para dar a conocer sus actividades.
Mantener comunicación permanente con los responsables de los medios de comunicación.
Aprobar los diseños finales, publicación, inserción, emisión o exhibición de los mensajes y/o la publicidad de la Administración Municipal.
Representar al Presidente Municipal a actos oficiales.
ESCOLARIDAD REQUERIDA Licenciatura en Periodismo,
Ciencias de la Comunicación o carrera afín.
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS Administración pública. Política social. Redacción de géneros
periodísticos.
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Trato con medios de comunicación.
Manejo de equipos de trabajo. Mínimos de fotografía y video. Ingles 80%.
EXPERIENCIA LABORAL Manejo de medios de
comunicación (2 años)
HABILIDADES ESPECÍFICAS Facilidad de expresión oral y
escrita. Análisis político. Amplitud de criterio. Trabajo en equipo. Liderazgo en grupos de
opinión. Manejo de crisis mediáticas en
Administración Pública. Relaciones Públicas. Espíritu de servicio. Iniciativa y toma de
decisiones. Trabajo bajo presión.
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Dependencia: Comunicación SocialPuesto: Jefe de Relaciones PúblicasNivel: IVJefe Inmediato: Director de Comunicación SocialPersonal a su cargo: Ninguno
OBJETIVO GENERALOrganizar el trabajo para cubrir periodísticamente los eventos oficiales de la Presidencia Municipal y de la Administración Municipal, coordinando el trabajo de los subordinados, así como organizar y administrar los eventos en el Centro de Convenciones Establece relación con otras instituciones, organismos y personalidades de interés para el Ayuntamiento.
FUNCIONES DEL PUESTO Realiza las tareas de previo de
negociación con estas instituciones, organismos y personalidades de tal forma que el coordinador o la presidencia municipal solo realice el cierre de la misma.
Realizar y coordinar en el municipio todo tipo de eventos deportivos, artísticos, sociales, culturales, turísticos, etc.
Desarrollar e impulsar ante los diferentes sectores, el aprovechamiento de sus
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instalaciones a nivel municipal, estatal, nacional e internacional.
Impulsar a promotores del sector turístico estatal, nacional y extranjero, con el propósito de que desarrollen sus programas y proyectos.
Suscribir contratos de prestación de servicios, convenios y acuerdos con instituciones públicas, privadas, así como particulares de los diferentes sectores.
Participar en congresos, convenciones, ferias, exposiciones, etc.
Participar en actividades productivas, comerciales, turísticas, etc. con la finalidad de obtener utilidades que le ayuden a la consecución de sus objetivos.
Las demás que le otorguen las disposiciones legales aplicables o por su superior inmediato.
Atender a los representantes de los medios de comunicación.
Coordinar y administrar el Centro de Convenciones, para la realización de eventos sociales, artísticos, culturales, turísticos y deportivos.
Establecer políticas de precios, cotizaciones y descuentos en los servicios que el
Centro de Convenciones proporciona.
Mantener coordinación permanente, con las instituciones estatales, nacionales e internacionales, con la finalidad de suscribir convenios de
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colaboración y programas con el centro de Convenciones.
Promover el Centro de Convenciones, ante las instituciones públicas, privadas y a la sociedad.
Elaborar reportes, tarjetas informativas, solicitudes y requisiciones de materiales para la conservación y mantenimiento del Recinto en coordinación con la Dirección y el Departamento de Administración y Finanzas.
Mantener disponibles y en condiciones de ser utilizadas las diferentes áreas para los eventos que se contratan.
Programar las diferentes reparaciones de instalaciones, maquinas y equipos para su conservación y mantenimiento.
Formular el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos con base a los ingresos posibles de recaudar en el Centro de Convenciones, para su aprobación.
Establecer y Coordinar fechas de los eventos en el año, así como su debido cobro.
Establecer mecanismos de trabajo internos, para que se lleven a cabo los eventos de acuerdo a los requerimientos establecidos previamente por los solicitantes.
ESCOLARIDAD REQUERIDA Licenciatura en Relaciones
Públicas, en Ciencias de la Comunicación, o Relaciones Internacionales, Mercadotecnia,
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en Ciencias Políticas y Administración Pública o carrera afín.
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS Relaciones públicas. Administración pública. Manejo de personal. Coordinación de eventos.
EXPERIENCIA LABORAL En el área de administración
de empresas o administración pública o grupos sociales o relaciones públicas (2 años)
HABILIDADES ESPECÍFICAS Capacidad analítica. Amplitud de criterio. Interpretación de datos. Manejo de relaciones
humanas. Iniciativa y toma de
decisiones. Liderazgo. Facilidad de expresión oral y
escrita. Sensibilidad ante grupos
sociales.
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Dependencia: Comunicación SocialPuesto: Jefe EditorialNivel: IVJefe Inmediato: Director de Comunicación SocialPersonal a su cargo:
Ninguno
OBJETIVO GENERALGenera y/o aprueba los mensajes que emita la administración municipal sean congruentes con los objetivos en materia de comunicación, cuidando la redacción e imagen pública que deben guardar. Atender los requerimientos de los representantes de los medios y generar información de la propia administración.
FUNCIONES DEL PUESTO. Revisar la síntesis informativa,
vigilar que se realice la videoteca y la audioteca de los eventos oficiales de las autoridades municipales.
Autorizar las órdenes de inserción en la prensa escrita, revisar las boletines de prensa y las fotografías que se publiquen en la página de Internet del Municipio de Isla Mujeres atender las solicitudes de información de los representantes de la prensa.
Generar boletines de prensa para los medios de comunicación social de los eventos oficiales del Presidente Municipal y de la
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Administración Municipal ordena la grabación en audio y video y fotografiar los actos oficiales del Presidente.
Municipal y directores de dependencias municipales y llevar el archivo de los mismos.
Publicar en la página de Internet del Municipio la información e imágenes correspondientes.
Elaborar las publicaciones oficiales del Ayuntamiento.
Cooperar en la producción y post-producción de las producciones de radio y televisión en las que participe el Presidente Municipal.
Elaborar el archivo de las notas publicadas en la prensa escrita del Presidente Municipal y de la Administración Municipal.ESCOLARIDAD REQUERIDA
Licenciatura en Ciencias de la Comunicación o carrera técnica o profesional afín.
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS Administración de recursos. Mercadotecnia. Diseño. Fotografía, video y sonido.
EXPERIENCIA LABORAL En medios de comunicación o
en área afín en empresa o dependencia gubernamental (1 año).
HABILIDADES ESPECÍFICAS Capacidad de organización. Iniciativa. Creatividad. Responsable.
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Dependencia: Comunicación SocialPuesto: Jefe de RedacciónNivel: IVJefe Inmediato: Director de Comunicación SocialPersonal a su cargo: Ninguno
OBJETIVO GENERALAtender los requerimientos de los representantes de los medios y generar información de la Administración Municipal.
FUNCIONES DEL PUESTO. Generar boletines de prensa
para los medios de comunicación social de los eventos oficiales del Presidente Municipal y de la Administración Municipal.
Grabar en audio y video y fotografiar los actos oficiales del Presidente Municipal y directores de dependencias municipales y llevar el archivo de los mismos.
Publicar en la página de Internet del Municipio los boletines de prensa y las fotografías correspondientes.
Redactar las publicaciones oficiales del Ayuntamiento.
Elaborar el archivo de las notas publicadas en la prensa escrita del Presidente Municipal y de la Administración Municipal.
Elaborar la síntesis informativa Municipal y de la Administración Municipal.
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ESCOLARIDAD REQUERIDA Técnico en Ciencias de la
Comunicación, Licenciatura en Ciencias de la Comunicación o en Periodismo o carrera técnica o profesional afín.
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS Capacidad para redactar
adecuadamente boletines de prensa.
EXPERIENCIA LABORAL Manejo de medios de
comunicación, prensa o en área afín en empresa o dependencia gubernamental (1 año).
HABILIDADES ESPECÍFICAS Facilidad de expresión oral y
escrita. Capacidad analítica. Creatividad. Iniciativa. Espíritu de servicio. Trabajo bajo presión.
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Dependencia: Comunicación SocialPuesto: Jefe de Área de DiseñoNivel: VJefe Inmediato: Director de Comunicación SocialPersonal a su cargo: Ninguno
OBJETIVO GENERALAtender los requerimientos de diseño de las publicaciones oficiales y en prensa de la Administración Municipal así como en impresos, propaganda, publicidad.
FUNCIONES DEL PUESTO Diseñar la publicidad del
Municipio que se publicará en la prensa escrita y en las páginas de Internet de noticias.
Diseñar trípticos, dípticos y cualquier clase de publicidad oficial de la Administración Municipal.
Diseñar las publicaciones oficiales del Ayuntamiento.
Diseñar diversas publicaciones de la Administración Municipal.
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Dependencia: Comunicación SocialPuesto: Jefe el Área de EventosNivel: VJefe Inmediato: Director de Comunicación SocialPersonal a su cargo: Ninguno
OBJETIVO GENERALAtender, coordinar y organizar los eventos de los diferentes departamentos de la Administración Municipal.
FUNCIONES DEL PUESTO Coordinar el trabajo del
personal de la Jefatura para cubrir periodísticamente los eventos oficiales del Presidente Municipal y de la Administración Municipal.
Organizar las ruedas de prensa del Presidente Municipal y de los directores de las dependencias municipales.
Participar en las jornadas Comunitarias que realiza el Presidente en las Delegaciones Municipales.
Coordinación con los organismos y dependencias, tanto públicos, como privados para la realización de eventos, Congresos y Convenciones en la Ciudad en los cuales participe el Ayuntamiento.
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Dependencia: Comunicación SocialPuesto: ReporteroNivel: VIIJefe Inmediato: Director de Comunicación SocialPersonal a su cargo: NingunoOBJETIVO GENERALDar cobertura fotográfica a los eventos de la Secretaría de Relaciones Exteriores que se efectúen dentro y fuera de sus instalaciones, mantener actualizada la memoria gráfica del Ayuntamiento, y apoyo a los medios de comunicación.FUNCIONES DEL PUESTO Realizar la cobertura fotografía
de las actividades y eventos públicos de los servidores públicos de la dependencia.
Realizar las fotos, reportajes y entrevistas que se requieran, para los funcionarios o para los medios de comunicación.
Archivar los negativos. Actualizar de manera
permanente el archivo de fotos digitales, datos generales y noticias en computadora.
Grabación en audio de eventos públicos del Ayuntamiento.
Grabación en audio de las entrevistas a funcionarios del Ayuntamiento.
Confirma la recepción de materiales periodísticos gráficos, en audio, video y fotografía, a los medios de comunicación.
Realizar las demás funciones que le sean asignadas por sus superiores jerárquicos.
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