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UNIVERSIDAD AUTONOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACION, ORGANIZACIÓN Y METODOS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL CENTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

CENTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL

DIRECCIÓN DE CENTROS REGIONALES UNIVERSITARIOS

1ª. Edición

No. de ejemplares emitidos

Chapingo, Méx., Octubre de 2002.



NIVELES JERÁRQUICOS.

Centro de Información Documental de la Dirección de Centros Regionales Universitarios

Elaborado por: María de Jesús Buendía García.

Técnico bibliotecario

Revisor de captura:

José Rodríguez Silvano.

Captura:

Ma. de Jesús Buendía García

Brenda Cárdenas Sosa

Unidad asesora: Departamento de Organización y Métodos de la UPOM

Ing. Felipe Ramos Villalobos

Asesoría:

Jorge Bernal Santos.

Yolanda Castillo Derflingher

Gloria Leticia Clemente Ríos.



MANUAL DE ORGANIZACIÓN


DIRECCIÓN DE CENTROS REGIONALES UNIVERSITARIOS

Chapingo, Méx., Octubre de 2002



CONTENIDO

Pág

Introducción ....................................................................................................................................................5

Directorio ......................................................................................................................................................6

Antecedentes Históricos .................................................................................................................................7

Base Legal .................................................................................................................................................... 11

Atribuciones ................................................................................................................................................. 12

Estructura Orgánica ..................................................................................................................................... 14

Objetivo........................................................................................................................................................ 15

Organigrama Estructural .............................................................................................................................. 16

Organigrama Estructural de puestos (Plazas y Unidades Administrativas) ............................................... 17

Misión y Visión ........................................................................................................................................... 18

Objetivo particular ....................................................................................................................................... 18

Funciones ..................................................................................................................................................... 19

Atribuciones ................................................................................................................................................. 21

Responsabilidades ........................................................................................................................................ 23

Glosario de Términos................................................................................................................................... 25

Bibliografía .................................................................................................................................................. 28



INTRODUCCIÓN

El Centro de Información Documental de la Dirección de Centros Regionales Universitarios surge como un

espacio académico para el acopio, sistematización, organización, procesamiento y difusión de los resultados de

investigación, docencia y servicio que se realizan en los Centros Regionales de la Universidad Autónoma

Chapingo. En su acervo reúne material bibliográfico, estadístico y cartográfico que sirve de apoyo a las

actividades académicas, y otros que han sido generados por la propia Dirección (videos, fotografías, filminas,

etc); paralelamente se incrementa el acervo mediante la adquisición, canje y donación de materiales

bibliográficos.

El perfil del Centro de Información Documental CID. se ha definido a partir de la identificación de las

necesidades que tiene la comunidad universitaria de Chapingo con respecto a información sobre temas

ambientales, técnicos, económicos y sociales de carácter regional. A 25 años de iniciados sus trabajos el Sistema

de Centros Regionales Universitarios SCRU ha generado un importante acervo documental que a la fecha esta

constituido por 11 600 volúmenes aproximadamente entre obras de consulta y documentales, libros, folletos, tesis

y revistas que contribuyen al conocimiento de la agricultura regional.

El presente manual contiene la jerarquía, los grados de autoridad, responsabilidad y las funciones que componen

específicamente el Centro de Información Documental de la Dirección de Centros Regionales Universitarios, se

recomienda revisarlo anualmente.

______________________________

Dr. Quito López Tirado

Director de Centros Regionales Universitarios

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DIRECTORIO

Ma. de Jesús Buendía García Técnico Bibliotecario. Responsable del Centro de Información Documental de la

Dirección de Centros Regionales Universitarios

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ANTECEDENTES HISTÓRICOS.

1980 En el documento que sirvió de base para la creación del Sistema de Centros Regionales Universitarios

SCRU se propuso el establecimiento de un área de archivo documental cuya función sería: seleccionar,

adquirir, organizar y divulgar la información bibliográfica, fotográfica y cartográfica: que se considerara

conveniente para apoyar las actividades académicas de la Dirección de Centros Regionales

Universitarios DCRU.

1981 A partir de esta fecha se fue constituyendo el archivo del Centro de Documentación CEDOC con

diferentes materiales: libros, documentos y mapas que el personal académico del SCRU, requería para

apoyar sus actividades de investigación. Estas publicaciones provenían de instituciones de investigación

de la industria editorial o bien de dependencias oficiales, pero a la par que crecía el acervo por materiales

generados en el exterior, se fue conformando una colección muy importante originada por el propio que

hacer de los integrantes del SCRU, este acervo se fue incrementando con los informes de los viajes de

estudio, resultados de investigación sobre el análisis regional de la agricultura y agroindustria

principalmente y con los documentos redactados en colectivo que rigen la vida académica del sistema.

1983 En este año el CEDOC amplia sus servicios de préstamo al resto de la comunidad universitaria y agrega

un objetivo todavía más importante que por él que fue creado. Constituirse en memoria y canal de

divulgación del quehacer del propio Sistema de Centros Regionales Universitarios.

1984-1991 La T.S. Graciela Flores González estuvo a cargo del Centro de información y se mantuvo el servicio.

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1992 Con la integración del Departamento de Trabajos de Campo Universitarios DETCU al SCRU. Surge la

necesidad de conformar estructural y funcionalmente los centros de documentación de estas dos

instancias, debido a la similitud y complementación de sus acervos bibliográficos con el fin de optimizar

los recursos humanos y materiales.

1995 Se elabora una propuesta de creación y organización de la Unidad de Información Documental del

SCRU con el objetivo de conjuntar las áreas que adquieran, capten, procesen y difundan información

documental generada por el propio sistema. Iniciativa que se aprueba por las autoridades de la DCRU

1997 Con el fin de continuar instrumentando la Unidad de Información Documental se decide formalizar la

fusión de los centros de documentación de la Dirección de Centros Regionales Universitarios y del

Centro Regional Universitario del Anahuác CRUAN, como consta en el acta levantada el 10 de

septiembre de 1997. Con la integración de los CEDOCs, se concibe un solo centro de documentación

dependiente de la Unidad de Información del SCRU. Con el objetivo de acrecentar la calidad y

especialización de los servicios.

1999 Se propicia el cambio del local del Centro de Documentación con el fin de estar mas cerca de las

oficinas centrales de la DCRU, y al mismo tiempo lograr un lugar mas digno donde puedan establecerse

las áreas que permitan cumplir con los objetivos planteados para esta instancia. El funcionamiento de los

CEDOCs y creación de la Unidad de Información Documental del Sistema de Centros Regionales

Universitarios se considera un signo de maduración ante nuestra Institución y Comunidad Universitaria.

Ma. de Jesús Buendía García, recibe el nombramiento de responsable del nuevo Centro de Información

Documental.

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2000 El Centro de Información Documental propone implementar un sistema automatizado que permita el

control y recuperación de información bibliográfica en forma precisa y sencilla, con el objeto de

proporcionar a los usuarios un servicio de calidad. Así como también formar una red de información

bibliográfica y documental entre las bibliotecas regionales.

Para este propósito se llevo a cabo la revisión de tres diferentes sistemas automatizados. Se seleccionó

y adquirió el Sistema Integral Automatizado para Bibliotecas elaborado por la Universidad de Colima

SIABUC.

Se organizaron dos cursos de capacitación en coordinación con la Dirección General Académica de la

UACh y la Dirección de Centros Regionales Universitarios.

1. Sistema Integral Automatizado para Bibliotecas elaborado por la Universidad de Colima SIABUC.

2. Biblioteconomía nivel básico.

Inicialmente programado para bibliotecas regionales, ampliándose después a las Bibliotecas

Departamentales de la UACh

Se gestionó el fotocopiado y encuadernado de obras que se consideran herramientas indispensables para

la actividad cotidiana de cada una de las bibliotecas regionales:

1. Sistema de clasificación de Melvil Dewey, 1995. 4 Tomos.

2. Reglas angloamericanas de catalogación de Gloria Escamilla.

Se han visitado 3 bibliotecas regionales Morelia, Tabasco y Veracruz, con el fin de apoyar la

organización y funcionamiento del programa SIABUC.

Se elaboró el Reglamento para el uso de los servicios del Centro de Información Documental.

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2001 Se elaboró una normatividad para servir de intermediario en la búsqueda de información existente en

medios electrónicos y en papel de instituciones con quien hemos establecido convenio de préstamo

interbibliotecario.

Se obtuvo un presupuesto anual para gastos de manejo y operación del Centro de Información

Documental.

Se gestionaron tres donaciones de libros:

600 obras de la Biblioteca CONASUPO a través de la Biblioteca Central de la UACh.

1 100 del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática. INEGI. Leyes y códigos de

México. Que ha sido de interés del Prof. Juan Pablo de Pina García, mantener actualizada esta

colección.

Estas donaciones nos han permitido completar colecciones del Centro de Información Documental y

hacer extensiva la donación de materiales entre las Bibliotecas de los distintos Centros Regionales

Universitarios.

Se organizó un curso taller para uso y manejo de discos compactos editados por el INEGI, para

alumnos de la Maestría en Ciencias en Desarrollo Rural Regional MCDRR, profesores de la DCRU

y personal responsable de bibliotecas departamentales de la UACh.

2002 Se gestionó la suscripción a 14 títulos de publicaciones seriadas

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BASE LEGAL

1. Ley que crea la Universidad Autónoma Chapingo, publicada en el Diario Oficial del 30 de diciembre de 1974.

2. Modificación por decreto presidencial a la Ley que Crea la Universidad Autónoma Chapingo; publicada en el

Diario Oficial del 30 de diciembre de 1977. Artículo 3º fracciones III, artículo 4º fracciones I, III, Articulo 9º.

3. Estatuto de la Universidad Autónoma Chapingo, aprobado por la Comunidad Universitaria el 12 de mayo de

1978, artículo 101 numeral 3.

4. Duch Gary, Jorge., Sánchez Mondragón, Alfredo. Proyecto para la Creación, Organización y Funcionamiento

del Sistema de Centros Regionales. 1980. Incisos C y C1.

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ATRIBUCIONES

DE LA LEY QUE CREA LA UACH

Artículo 3º La Universidad Autónoma Chapingo tiene como objetivos:

Fracción III Preservar, difundir y acrecentar la cultura y promover la realización del hombre

especialmente en el medio rural para lograr una sociedad más justa y creadora.

Artículo 4º La Universidad Autónoma Chapingo, para el cumplimiento de su objetivo, tendrá las atribuciones

siguientes:

Fracción I organizarse como lo considere necesario, dentro de los lineamientos generales que

inspiran la presente Ley;

Fracción III crear, modificar, o suprimir unidades regionales universitarias, divisiones,

departamentos, programas y centros regionales.

Articulo 9º El ejercicio de las funciones académico-administrativas de la Universidad estará a cargo del Rector,

los Vicerrectores, los Directores de División y Jefes de Departamento y de las Unidades

Administrativas que se establezcan.

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DEL ESTATUTO UNIVERSITARIO

Artículo 101. Para su funcionamiento la Dirección Académica contará con los siguientes departamentos:

Numeral III. Departamento de informática que tendrá la función de llevar el control y manejo de bibliotecas

y de los diferentes Centros de documentación existentes.

DEL PROYECTO PARA LA CREACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CENTROS REGIONALES

UNIVERSITARIOS.

Inciso C. La coordinación académica tiene a su cargo también, la sección de archivo documental, la sección

editorial, la sección de campo y la sección de exposiciones.

Inciso C.1. La sección de archivo documental es la sección encargada de solicitar, recibir y clasificar la

información bibliográfica, fotográfica, cartográfica y fonográfica que se considere conveniente para apoyar

técnica y metodológicamente las actividades de cada área de trabajo. Esta información esta disponible

también para aquellas personas que laboran en otras instituciones.

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ESTRUCTURA ORGANICA

1.0.1.0.1.1.0.0.0.0.0.1 Centro de Información Documental

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OBJETIVO

Incrementar, preservar, y difundir la información documental, bibliográfica y audiovisual, con el fin de apoyar en

sus actividades académicas a la Dirección de Centros Regionales Universitarios, mediante la selección, proceso

técnico y difusión del acervo, así como proporcionar a los usuarios internos y externos servicios bibliotecarios de

calidad que satisfagan sus necesidades de Información.

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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL CENTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE LA DIRECCIÓN DE

CENTROS REGIONALES UNIVERSITARIOS

Autorizó Vo. Bo.

El Subdirector Académico Unidad de Planeación, Organización y Métodos

M.C. Jorge Duch Gary Lic. Concepción Beltrán Cabrera

Asesoría y Autorización Técnica

Departamento de Organización y Métodos

Ing. Felipe Ramos Villalobos

Autoridad en línea

16 Chapingo, México, Octubre de 2002.

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SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA DE CENTROS REGIONALES




ORGANIGRAMA DE INTEGRACION DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL CENTRO DE

INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE LA DIRECCION DE CENTROS REGIONALES UNIVERSITARIOS

E R

CENTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL 3 2

JEFE DE SECCION 1

TECNICO BIBLIOTECARIO 2

CAJERA 1

SECRETARIA 1

Autorizó Vo. Bo. Asesoría y Autorización Técnica

El Subdirector Académico Unidad de Planeación, Organización y Métodos Departamento de Organización y Métodos

M.C. Jorge Duch Gary Lic. Concepción Beltrán Cabrera Ing. Felipe Ramos Villalobos

E = Existente

R = Requerido

Chapingo, México, Octubre de 2002

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MISIÓN

Proporcionar servicios bibliotecarios de calidad que satisfagan la necesidad de información al personal docente y

de investigación de la Dirección de Centros Regionales Universitarios, Comunidad Universitaria de la UACh y de

otras instituciones que lo soliciten.

VISIÓN

El Centro de Información Documental es la base primera y fundamental del proyecto global de donde se

desprenderán otras áreas internas de esta Dirección que ofrecen algún servicio de información documental, para

que sean integradas a una sola estructura que optimice los servicios y racionalice los recursos para un mejor

funcionamiento congruente y eficaz en beneficio de nuestra Comunidad Universitaria. Así como la creación de un

Sistema de Información entre los distintos Centros Regionales que conforman el Sistema de Centros Regionales

Universitarios aprovechando las ventajas que nos ofrecen los medios automatizados.

OBJETIVO PARTICULAR

Dar al acervo documental el tratamiento técnico especializado que permita la creación de nuevos servicios que

apoyen las actividades de la Dirección de Centros Regionales Universitarios.

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FUNCIONES.

Planear, organizar, controlar y evaluar actividades generales del Centro de Información Documental tratando

de optimizar los recursos asignados para esta área.

Recibir, registrar, ordenar, catalogar, clasificar y poner en circulación toda clase de publicaciones.

Procesar técnicamente los materiales del Centro, a fin de lograr la organización necesaria para prestar los

servicios documentales adecuadamente.

Asignar encabezamientos de materia según el contenido de la obra, de acuerdo a las listas de encabezamientos

de materias para bibliotecas agropecuarias.

Elaborar bibliografías sobre temas específicos según necesidades de profesores investigadores de la DCRU.

Reclasificar y recatalogar el material cuando se considere necesario.

Orientar a los lectores sobre el uso de los recursos bibliográficos.

Proporcionar el servicio a usuarios.

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Supervisar y mantener ordenado el material bibliográfico dentro de la estantería.

Registrar correspondencia y materiales bibliográficos que ingresen al CID.

Elaborar bibliografías para su adquisición, de acuerdo a las necesidades y sugerencias del personal académico de

La Dirección de Centros Regionales Universitarios.

Implementar un mecanismo de comunicación entre bibliotecas regionales..

Retroalimentar y compartir los acervos de las bibliotecas regionales.

Servir de intermediario en la búsqueda de información existente en catálogos electrónicos y en papel de

Instituciones con quienes se ha establecido convenio de préstamo interbibliotecario. Este servicio será

extensivo a profesores-investigadores y alumnos de los Centros Regionales Universitarios.

Hacer participes a las bibliotecas regionales de los trabajos del grupo de bibliotecas dentro de la UACh.

Realizar el trabajo secretarial que se derive de las funciones que realiza el CID.

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ATRIBUCIONES.

Desarrollar el acervo en el Programa SIABUC a fin de ampliar las alternativas de consulta y recuperación de

información.

Crear nuevos servicios para los usuarios del CID.

Establecer normas de catalogación y asignación de encabezamientos de materia.

Integrar a profesores e investigadores al programa de trabajo del CID para que apoyen el desarrollo de las

colecciones y aprovechen las ventajas que nos ofrece la automatización.

Recibir y contestar oficios.

Boletinar y dar a conocer a la Comunidad Universitaria los materiales bibliográficos en papel y formatos

digitales obtenidos.

Elaborar convenios con instituciones afines de: canje y donación de material bibliográfico.

Realizar actividades de gestión e instalación de mobiliario y equipo para el CID.

Implantar un mecanismo de comunicación entre bibliotecas regionales.

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Implantar la automatización de los servicios del CID.

Visitar Bibliotecas Regionales con el fin de apoyar la organización y funcionamiento del Programa SIABUC.

Determinar y supervisar funciones del personal a mi cargo.

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RESPONSABILIDADES.

Establecer comunicación permanente con editoriales a fin de mantener actualizada la colección.

Elaborar un reglamento del Centro de Información Documental.

Informar de las actividades del CID, con la periodicidad que determinen las autoridades de la DCRU.

Formular y administrar el presupuesto asignado anualmente para el CID.

Controlar préstamos y devoluciones.

Organizar y mantener actualizados los catálogos.

Elaborar informes y estadísticas de los procesos técnicos.

Verificar que los libros y otras publicaciones no estén mutilados o dañados al recibirlos.

Seleccionar libros para encuadernar, reparar o descartar.

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Vigilar el adecuado aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros.

Formular recordatorios de préstamo de publicaciones ya vencidos.

Solicitar capacitación en Inglés y computación para el personal del CID.

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GLOSARIO DE TERMINOS

Acervo bibliográfico.- Caudal o conjunto de libros, folletos y demás material que posee el Centro de Información

Documental para uso de sus lectores.

Bibliografía.- Catálogo de libros o escritos referentes a materia, autor o lugar determinado.

Catalogación.- Proceso técnico de un libro antes de ponerse en servicio.

Catálogos.- Lista de libros, publicaciones periódicas, mapas, documentos, tesis, audiovisuales, etc., con

indicaciones mediante una clave o símbolo, de lugar donde se localiza el material enlistado.

Clasificación.- Distribución de libros, folletos, etc., existentes en el Centro de Información Documental o

colección según el orden de un sistema determinado.

Encuadernación.- Forro o cubierta que se le pone a un libro para protegerlo.

Ficha bibliográfica.- Tarjeta en la que se describen los datos que identifican una obra.

Índice bibliográfico.- Catálogo de uno o más volúmenes donde están inscritos en orden alfabético o cronológico,

los nombres de autores o materias o ambos, de las obras que se conservan dentro del Centro de Información Documental..

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Intercalación de fichas en catálogo.- Arreglar bajo un orden determinado, las tarjetas de un catálogo.

Mapoteca.- Sección de mapas en una biblioteca.

Material bibliográfico.- Cualquier material usado con fines de consulta o información.

Obras de consulta.- Nombre que se da a los diccionarios, enciclopedias, atlas, anuarios, directorios, índices,

bibliografías, publicaciones periódicas.

Procesos técnicos.- Actividad consistente en la catalogación, clasificación y asignar encabezamiento de materia

a cada obra. Proceso que permite la recuperación de la información existente en el centro de información

documental.

Recatalogar.- Modificar el proceso de catalogación por haber detectado algún error de omisión.

Reclasificar.- Modificar el número asignado a una obra por haber detectado algún error u omisión.

Registro de préstamo.- Registro en el que se anotan, el nombre y la dirección de cada lector.

Usuario.- Persona que hace uso del material bibliográfico y documental del Centro de Información Documental.

Capturar.- Registro lógico de Información.

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BIBLIOGRAFIA

Guía Técnica para Elaborar Manuales de Organización Específicos. UACh. Unidad de Planeación, Organización y

Métodos. Chapingo, México. 1999.

Duhalt Krauss, Miguel. Los Manuales de Procedimientos en las Oficinas Públicas. México, UNAM. , 1977. 235 p.

Escuela Nacional de Agricultura. Ley que crea La Universidad Autónoma Chapingo. Diario Oficial, México,

1974.

Instituto Politécnico Nacional. Dirección de Organización y Métodos. Guía Técnica para la Elaboración de

Manuales de Organización. México, IPN. 1984.

Kramis Joubland, José Luis. Sistemas y procedimientos administrativos: Metodología para su aplicación en

instituciones privadas y públicas. México, Ed. Pac. , 1982.

Secretaría de la Presidencia. Comisión de Administración Pública. Metodología para la formulación y

procedimientos, Manual de Organización del Gobierno Federal 1972-1973. México, 1969.

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Universidad Autónoma Chapingo. Estatuto de la Universidad Autónoma Chapingo. Chapingo, Méx., 12 de Mayo

de 1978.

Duch Gary, Jorge. Sánchez Mondragón, Alfredo. Proyecto para la Creación, Organización y Funcionamiento del

Sistema de Centros Regionales. UACh. Dirección de Centros Regionales Universitarios. Chapingo, Méx.,

1980.

Universidad Autónoma Chapingo. Modificaciones a la Ley que Crea La Universidad Autónoma Chapingo.

Diario Oficial. México, 1977.

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