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Manual de operación

Contenido

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CAPÍTULO I CONCEPTOS BÁSICOS E INSTALACIÓN........................................................................ 4 BIENVENIDO .................................................................................................................................................... 4

Características generales: .......................................................................................................................... 4 Requerimientos sugeridos:.......................................................................................................................... 4

INSTALACIÓN................................................................................................................................................... 5 Desde CD.................................................................................................................................................... 5 Desde internet ............................................................................................................................................. 5

ARRANQUE DEL SISTEMA................................................................................................................................. 5 REGISTRO DEL SISTEMA .................................................................................................................................. 6 PROCEDIMIENTOS GENERALES ........................................................................................................................ 7

Manejo de catálogos................................................................................................................................... 8 Como agregar o dar de alta un registro ................................................................................................... 8 Como modificar un registro .................................................................................................................... 8 Como eliminar o dar de baja un registro................................................................................................. 8

Impresiones de reportes.............................................................................................................................. 8 Consulta de catálogos (tecla F4) ................................................................................................................ 9 Calendario perpetuo ................................................................................................................................. 10 Consulta de estados de cuenta (Tecla F6) ................................................................................................ 10 Captura de partidas en procesos .............................................................................................................. 10

Como agregar partidas .......................................................................................................................... 10 Como editar o modificar partidas.......................................................................................................... 11 Como eliminar o dar de baja partidas ................................................................................................... 11

CAPÍTULO II OPERACIÓN DEL SISTEMA............................................................................................ 12 INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................. 12 INICIO DEL MÓDULO ...................................................................................................................................... 12 CATÁLOGOS .................................................................................................................................................. 13

Definición del sistema............................................................................................................................... 13 Clasificadores ........................................................................................................................................... 14 Proveedores/Vendedores y Clientes.......................................................................................................... 15 Monedas.................................................................................................................................................... 15 Tipos de póliza .......................................................................................................................................... 16 Cargos y Abonos....................................................................................................................................... 16 Chequeras ................................................................................................................................................. 17 Tipos de cambio........................................................................................................................................ 17 Cuentas contables ..................................................................................................................................... 18 Familias de productos o servicios ............................................................................................................ 18 Tablas de impuestos.................................................................................................................................. 18 Productos y servicios ................................................................................................................................ 18

PROCESOS...................................................................................................................................................... 19 Compras.................................................................................................................................................... 19 Ventas ....................................................................................................................................................... 20

Facturas................................................................................................................................................. 20 Nota de venta ........................................................................................................................................ 21

Facturar notas de venta............................................................................................................................ 22 Ajustes....................................................................................................................................................... 22 Depósitos y abonos ................................................................................................................................... 23 Cheques y cargos ...................................................................................................................................... 24 Aplicación de anticipos............................................................................................................................. 25 Traspasos entre chequeras ....................................................................................................................... 26 Estado de cuenta bancario........................................................................................................................ 27 Cancelación de saldos menores................................................................................................................ 28 Modificación de fechas de vencimiento .................................................................................................... 29

REPORTES...................................................................................................................................................... 29

Contenido

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UTILERÍAS ..................................................................................................................................................... 29 Reestructuración de inventarios ............................................................................................................... 30 Reestructuración de saldos ....................................................................................................................... 30 Actualiza consecutivo de pólizas............................................................................................................... 30 Cálculo de comisiones .............................................................................................................................. 30 Inventarios iniciales y finales ................................................................................................................... 30 Cierre anual.............................................................................................................................................. 31 Eliminación de movimientos saldados...................................................................................................... 31

CAPÍTULO III HERRAMIENTAS.............................................................................................................. 32 INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................. 32 INICIO DEL MÓDULO ...................................................................................................................................... 32 CATÁLOGOS .................................................................................................................................................. 32

Empresas................................................................................................................................................... 32 CONTABILIDAD.............................................................................................................................................. 32

Generación de pólizas contables .............................................................................................................. 32 DERECHOS..................................................................................................................................................... 33

Asignación y bitácora ............................................................................................................................... 33 INFORMACIÓN................................................................................................................................................ 35

Respaldo ................................................................................................................................................... 35 Recuperación ............................................................................................................................................ 35 Base de datos ............................................................................................................................................ 35

Actualiza versión .................................................................................................................................. 35 Eliminar bloqueos ................................................................................................................................. 35 Reparar base de datos............................................................................................................................ 36

CAPÍTULO IV INTERNET .......................................................................................................................... 37 INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................. 37

Bajar actualización del servidor FTP....................................................................................................... 37 Actualizar V-RAZ...................................................................................................................................... 37

CAPÍTULO V SOPORTE ............................................................................................................................. 38 AYUDA EN LÍNEA........................................................................................................................................... 38 SOPORTE VÍA WWW ....................................................................................................................................... 38 SOPORTE VÍA FTP ........................................................................................................................................... 38 SOPORTE VÍA CORREO ELECTRÓNICO O TELEFÓNICO ..................................................................................... 39

Capítulo I Conceptos básicos e instalación

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Bienvenido Bienvenido al V-RAZ, el sistema administrativo más flexible y económico del mercado. Este manual le permitirá descubrir los procedimientos generales de los programas que integran el V-RAZ. Si ya esta familiarizado con algún programa que funcione bajo el ambiente Windows, se le facilitará enormemente el uso del sistema. El V-RAZ se compone de diferentes módulos que en conjunto integran el sistema administrativo y son los siguientes:

• V-RAZ. Modulo principal del sistema, aquí se controlan todas las actividades comerciales de la empresa (inventarios, facturación, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos). Aquí se capturan los catálogos y los documentos de trabajo así como se imprimen todos los reportes.

• Herramientas. Módulo que nos permite crear empresas, definir usuarios y respaldar y dar mantenimiento a las bases de datos

• Internet. Módulo que nos permite actualizar en forma automática vía internet el sistema.

Características generales:

• Trabaja en ambiente Windows. • Multiusuario (Red). • Multiempresa. • Multimoneda. • Integrado a Internet.

Requerimientos sugeridos:

• Windows 95/98/ME/2000/NT 4.0/XP • Procesador Intel Pentium o similar a 133 Mhz. • 32 Mb de memoria RAM. • 50 Mb de espacio disponible en disco duro. (esto puede variar dependiendo el número de

empresas y los movimientos por empresa) • Monitor SVGA color con resolución de 800 x 600 pixels. • Lector de CD. • Acceso a Internet. • Para ambiente Red: red punto a punto con Windows o red cliente servidor con servidores

Microsoft NT/2000 o Novell 5.0 (o superior).


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Instalación

Desde CD

1. Inserte el CD en su unidad lectora, el programa iniciará el proceso de instalación en forma automática. De lo contrario, ejecute el programa setup del mismo CD.

2. Aparecerá la pantalla de bienvenida, seguida de la licencia de uso, si esta de acuerdo presione el botón Sí.

3. A continuación se le preguntará el directorio de destino de los programas, si desea instalarlo en un directorio diferente al de omisión, presione el botón Examinar y seleccione el directorio. Si este no existe el sistema lo creará por usted.

4. Se mostrará una animación con el avance de la instalación, preguntando al finalizar si desea salir del asistente de instalación. Nota: En algunos casos será necesario reiniciar su equipo.

5. Véase Arranque del sistema

Desde internet

1. Desde nuestra página en Internet www.v-raz.com puede “bajar” el sistema haciendo clic en la liga Descargue una demostración gratuita, siguiendo las instrucciones de pantalla.

2. El archivo que usted descargó, esta en formato ZIP, desempáquelo utilizando cualquier utilería compatible con este formato (pkzip, winzip, pkware, etc.)

3. Posiciónese en el directorio donde desempacó los archivos y ejecute el programa setup. 4. Aparecerá la pantalla de bienvenida, seguida de la licencia de uso, si está de acuerdo

presione el botón Sí. 5. A continuación se le preguntará el directorio de destino de los programas, si desea

instalarlo en un directorio diferente al de omisión, presione el botón Examinar y seleccione el directorio. Si este no existe el sistema lo creará por usted.

6. Se mostrará una animación con el avance de la instalación, preguntando al finalizar si desea salir del asistente de instalación. Nota: En algunos casos será necesario reiniciar su equipo.

7. Véase Arranque del sistema.

Arranque del sistema Una vez instalado su sistema, se generarán los iconos de acceso: V-RAZ, Herramientas e internet en la carpeta V-RAZ. (O en la que usted definió en el proceso de instalación) Usted dispone de 30 días a partir de la fecha de instalación para registrar el sistema, Véase Registro del sistema.

Para utilizar por primera vez su sistema siga el siguiente procedimiento:

1. De la carpeta donde instaló su sistema ejecute el programa herramientas. 2. Le aparecerá una pantalla solicitando el nombre de usuario y password Nota: El usuario

por omisión es admin sin password. 3. Para dar de alta la empresa y la ubicación de los archivos de trabajo, seleccione empresas

del menú catálogos. Véase figura 4. Capture el número de empresa en el campo clave, y presione el botón Agregar. 5. Capture la descripción de la empresa y la ubicación de sus archivos de trabajo. Si el

directorio no existe el sistema le preguntara si desea crearlo. Nota: Puede hacerlo ayudándose del mouse, utilizando la interfase tipo explorer.

6. Si desea generar pólizas, habilite esta opción y seleccione el sistema de contabilidad utilizado. Nota: Puede ser diferente para cada empresa.

http://www.v-raz.com/


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7. El sistema puede generar las pólizas de manera automática, seleccione esta opción para que el sistema las genera por usted.

Véase Generación de pólizas del módulo herramientas. 8. Presione el botón Guardar

Importante: Es necesario capturar o importar el catálogo de cuentas contables para la generación de pólizas.

Registro del Sistema Su sistema, tiene una licencia temporal de 30 días a partir de su fecha de instalación, para registrarlo de forma definitiva siga el siguiente procedimiento:

1. Entre a cualquiera de los módulos del sistema. (V-RAZ o Herramientas) Nota: En la pantalla de inicio le aparecerán los días que le quedan de vigencia a su licencia temporal.

2. Presione el botón Registrar.


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3. Seleccione el botón con el método de solicitud de clave de acceso.

a. Fax.- Llene la forma con los datos solicitados, imprímala y envíela por fax al (33) 3641-4136. Nota: Se sugiere conservarla, para futuras referencias.

b. Internet.- El sistema le presentará el número de control de su sistema, anótelo y haga clic en aceptar, el sistema abrirá el navegador de internet y lo llevara a nuestra página de solicitud de clave de acceso, llénela y presione el botón enviar. Nota: se sugiere imprimirla y conservarla para futuras referencias

Importante: Para el registro vía internet es necesario tener activa la conexión a internet.

4. Le enviaremos su clave de registro vía electrónica al siguiente día hábil como máximo.(si no cuenta con correo electrónico lo haremos vía fax) Nota: no se proporcionan claves de registro vía telefónica ni a solicitudes incompletas.

5. Con la clave de registro en su poder, siga los pasos 1 y 2 del procedimiento, haga clic en el botón registrar y capture la clave.

6. Haga clic en el botón aceptar Importante: La clave de registro es diferente para cada equipo en que se instale el sistema y una vez registrado, no volverá a solicitar esta.

Procedimientos Generales Todos los módulos del V-RAZ utilizan “menús” para operar sus opciones. Los “menús” son listados que muestran en la pantalla todas las opciones posibles en un momento dado. Para utilizar una opción del “menú” tiene varias opciones:

a) Seleccionarlo con el botón izquierdo de su mouse. b) Utilizar las teclas de dirección de su teclado (flechas) y presionar enter. c) Presionar la tecla de la letra subrayada en la opción deseada. Nota: En algunos casos es

necesario presionar conjuntamente la tecla alt.

Existe también una barra de herramientas con iconos para accesos directos a los catálogos y procesos más comunes, al “pasar” el puntero del mouse sobre éste, se desplegará un letrero con el nombre, sólo haga clic y el sistema “abrirá” el proceso deseado.

Como es un sistema desarrollado para trabajar en ambiente Windows, las formas de

captura de datos pueden variar dependiendo de la configuración de su entorno, pero recomendamos:

• Capturar las fechas con el formato dd/mm/aaaa. • No incluir signos de monedas en la captura de importes. • No incluir comas como separador de unidades.


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• Capturar los textos como desea aparezcan impresos, esto es, utilizando mayúsculas o minúsculas.

Manejo de catálogos Los catálogos son las bases de datos maestras del V-RAZ, por eso es necesario capturarlos inicialmente (antes de capturar los movimientos). Algunos de estos sólo se componen de clave y descripción, pero en otros, son necesarios más datos, dependiendo la naturaleza del mismo. Importante: En algunos catálogos existen separadores (tabs), cerciórese de completar todos los datos solicitados antes de iniciar con la captura del siguiente registro.

Como agregar o dar de alta un registro

1. Haga clic sobre el campo de captura Clave. 2. Capture la clave de identificación (Esta debe ser única por registro y puede ser

alfanumérica). Véase consulta de catálogos (tecla F4) 3. Haga clic en el botón Agregar. 4. Capture todos los datos solicitados en sus campos de captura. 5. Haga clic en el botón Guardar.

Como modificar un registro

1. Haga clic sobre campo de captura Clave. 2. Capture la clave de identificación ó selecciónela de la lista. Véase consulta de catálogos

(tecla F4) 3. Haga clic en el botón Editar. 4. Edite el (los) dato(s) en su(s) campo(s) de captura 5. Haga clic en el botón Guardar.

Como eliminar o dar de baja un registro

1. Haga clic sobre campo de captura Clave. 2. Capture la clave de identificación ó selecciónela. Véase consulta de catálogos (tecla F4) 3. Haga clic en el botón Eliminar. 4. Confirme o cancele la eliminación del registro en el cuadro de diálogo.

Impresiones de reportes El V-RAZ utiliza el generador de reportes Crystal Reports, por lo que le será muy fácil familiarizarse con el procedimiento de impresión. Para imprimir cualquier reporte, siga el siguiente procedimiento:

1. Seleccione al reporte a imprimir 2. De las opciones que aparecen, seleccione los criterios deseados y presione el botón

imprimir. 3. Aparecerá en pantalla una vista previa del reporte con los siguientes botones en la parte

superior:

http://www.seagatesoftware.com/products/crystalreports/


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• Las flechas con una barra vertical, nos mueven al inicio o al fin del reporte

(respectivamente). • Las flechas sencillas nos mueven a la página anterior o la página siguiente. • El cuadro, nos permite detener la ejecución de un reporte • El icono de la impresora nos manda a la impresora por omisión de Windows nuestro

reporte. • El icono de la impresora con una llave, nos permite seleccionar alguna otra impresora

disponible • El icono del sobre con una flecha, nos permite exportar nuestro reporte diferentes

formatos como: ASCII, Excel, Word, lotus, etc. Dependiendo de los ODBC instalados. • El cuadro con porcentaje, nos permite visualizar nuestro reporte en diferentes tamaños. • El cuadro con el icono de los binoculares, nos permite “buscar” algún texto dentro de

nuestro reporte

4. Terminado el reporte cerrar la ventana.

Consulta de catálogos (tecla F4) En algunas pantallas se solicitará información que ha sido previamente capturada en el módulo de catálogos, para consultarla y en su caso seleccionarla, solo posiciónese en el campo y presione la tecla F4 o haga doble clic. Aparecerá una lista con la totalidad de los registros del catálogo. El contenido de algunos catálogos es muy extenso (clientes, proveedores, productos y servicios, etc.), en esos casos, le aparecerá una pantalla solicitando los primeros caracteres del registro a buscar, al presionar el botón aceptar, se desplegaran sólo los registros que cumplen con el criterio dado, si se deja este campo en blanco se desplegarán todos los registros. Véase figura


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En la pantalla de consulta, podemos reordenar los registros, haciendo clic en el título de la

columna que deseamos utilizar como criterio de ordenamiento.

Importante: El criterio de búsqueda es alfanumérico tomando como base el campo de nombre o descripción del catálogo.

Calendario perpetuo

Si utilizamos la tecla F4 en un campo de fecha, aparecerá un calendario para seleccionar la fecha deseada, haciendo clic en las flechas se cambia el año ó el mes. Haciendo doble clic en el día, lo inserta en el campo de captura. Véase figura

Consulta de estados de cuenta (Tecla F6) En la captura de Partidas, usted puede consultar En Línea el estado de cuenta de algún cliente o proveedor. Con sólo presionar la tecla F6 en el grupo de datos Se aplica a... se obtiene en pantalla el estado de cuenta. Nota: Puede seleccionar un movimiento haciendo doble clic en la fecha de operación

Captura de partidas en procesos En la captura de partidas en los procesos, aparece una pantalla con 3 iconos:

Agregar o nueva partida Eliminar o Baja de la partida Editar o modificar la partida

Como agregar partidas

1. En el modo edición de la captura de movimientos, haga clic en el icono de agregar partida 2. Capture la Fecha de Operación y el Num. de Cliente o Deudor 3. En el grupo de datos Movimiento Capture el Número, Serie (Dados de alta en el Catálogo

de Cargos y Abonos) y Folio.


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4. Si es un movimiento aplicado Capture además los datos de su movimiento origen en el grupo de datos Se aplica a...

5. Capture el Importe del movimiento. 6. Si es un movimiento en moneda extranjera, capture su Paridad. Véase Definición del

sistema.

Como editar o modificar partidas Nota: Sólo se puede modificar el importe del movimiento en este proceso.

1. Dentro del modo de Edición en la captura de movimientos, haga clic en el botón de selección de la partida a Editar.

2. Haga clic en el icono de editar o modificar partida. 3. Capture el Importe del movimiento.

Como eliminar o dar de baja partidas

1. Dentro del modo de Edición en la captura de movimientos, haga clic en el botón de selección de la partida a Editar.

2. Haga clic en el icono de eliminar o dar de baja partida. 3. Confirme o cancele la eliminación del registro en el cuadro de diálogo.

Importante: Usted puede utilizar las funciones de Consulta de Catálogos y Calendario Perpetuo (Tecla F4) y Consulta de estados de cuenta (Tecla F6).

Capítulo II Operación del sistema

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Introducción

El sistema V-RAZ nos permite llevar un control de nuestros inventarios, facturación, clientes, proveedores y bancos de una forma sencilla y ágil.

El sistema V-RAZ, esta diseñado para trabajar en ambiente red, usted puede definir que la

captura de su información sea por área o por usuario con la tranquilidad de que su información estará segura y actualizada. Véase Asignación de derechos del Módulo de Herramientas

Inicio del módulo El procedimiento de instalación, creó una carpeta con los iconos del sistema. Véase instalación Haga doble clic en el icono V-RAZ y aparecerá la siguiente pantalla:

1. Seleccione la empresa y presione el botón iniciar. Nota: Puede iniciar directamente, haciendo doble clic en el nombre de la empresa.

2. Capture el usuario o selecciónelo de la lista, teclee su password y presione el botón Iniciar.

Importante: Usted puede definir sus usuarios y derechos en el módulo de herramientas. El usuario por omisión es admin sin password.


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Catálogos Como cualquier sistema administrativo, es necesario capturar las bases de datos maestras antes de iniciar con la captura de movimientos y la generación de reportes. Véase Manejo de catálogos.

Definición del sistema Catálogo donde se configuran los parámetros de trabajo del sistema y sus campos son: Rangos de antigüedad de saldos en días: Los reportes de cartera vencida y antigüedad de saldos, necesitan estos datos para agrupar los datos en subtotales. Capture esta información tanto para Cuentas por cobrar (CxC) como para Cuentas por pagar (CxP). Impuestos Retenidos: Según el giro de su negocio, esta información puede ser necesaria para aplicarla a sus documentos de trabajo y obtener reportes. Nota: Esta información se obtiene del catálogo de tablas de impuestos, por lo que, en caso de manejarse, se debera captura este catálogo previamente. Puede utilizar la tecla F4 para desplegar el contenido de dicho catálogo. Ubicación de la información del año anterior: Directorio donde se alojan los archivos del periodo anterior. Nota: Esto es muy útil para validar movimientos hechos en otro año. P. Ej. Para validar una devolución de mercancía que se hace en los primeros días del año y su factura origen es del año anterior.

Inventarios: Habilite o deshabilite las opciones No permitir salidas sin existencias y Utiliza vendedores de acuerdo a sus procesos administrativos Manejo de Series: Si utiliza además del folio, letras para identificar la serie, habilite esta opción para cada documento que las maneje y capture las letras que utiliza para identificarla. Nota: las series son útiles para identificar los documentos de distintas sucursales, p. Ej. M para México y G para Guadalajara. Formatos: El sistema permite manejar diferentes formatos para los diferentes documentos, capture aquí la ubicación del archivo con el formato de impresión de cada uno de ellos. Nota: Haciendo clic en el icono, aparece una interfaz tipo explorer para facilitar la selección del archivo. Importante: El sistema V-RAZ incluye formatos para factura, nota de crédito y nota de debito de la compañía fabricante de formas Ennis www.ennis.com. Pero utilizando el reporteador de crystal reports, puede adaptar el sistema a sus propios formatos. Si tiene alguna duda al respecto, favor de ponerse en contacto con su distribuidor. Listas de precios: El V-RAZ maneja hasta 5 listas de precios diferentes y cada uno de estas puede ser en diferente moneda e incluir o no el IVA. Seleccione aquí la moneda de cada lista y si incluye o no el IVA. Véase catálogo de monedas y catálogo de tablas de Impuestos

http://www.ennis.com/


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Clasificadores Nos permite clasificar nuestra información para simplificar su análisis e impresión y se compone de los catálogos de: Países, Estados, Ciudades, Territorios, Bancos, Tipos de Clientes y Tipos de Proveedores.

Seleccione el catálogo haciendo clic en el botón de selección y siga el procedimiento de actualización.


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Proveedores/Vendedores y Clientes Catálogos imprescindibles para el manejo de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, aquí se capturan los generales de nuestros proveedores y clientes, así como la información contable para la generación de las pólizas. Como el V-RAZ esta diseñado para manejar monedas extranjeras, en el separador de contabilidad se solicitan los campos de: Moneda extranjera y complemento. Para una explicación mas detallada de su manejo, Véase el apéndice de Manejo contable con monedas extranjeras. El separador de clasificadores, toma la información previamente capturada en el catálogo del mismo nombre, si no existe el registro deseado, usted puede abrir el catálogo en una nueva ventana, capturar la información y al guardarla estará disponible para su uso.

Importante: Los vendedores para efectos del sistema se manejan como proveedores, así que dé de alta aquí a sus vendedores y la forma de cálculo de sus comisiones (si los hay).

Monedas Además de los generales de Clave, Descripción y Símbolo de la moneda, aquí se define cuando la moneda es extranjera haciendo clic en el campo Extranjera.

Importante: Este catálogo esta ligado directamente al Catálogo Tipos de cambio


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Tipos de póliza

Son los tipos de póliza contable que es utilizarán en el sistema, se pueden manejar hasta 26 diferentes tipos. Sólo haga clic en la letra deseada, teclee la descripción y presione el botón Guardar para dar de alta un tipo ó el botón Eliminar para eliminarlo. Nota: Las letras que ya han sido utilizadas aparecerán en negrita.

Cargos y Abonos Aquí se capturan los diferentes tipos de movimientos que manejara el sistema

Clave y Descripción: Explícitos por si mismos. Anticipo: Tipo de movimiento que abona al saldo del cliente o proveedor y afecta el efectivo pero sin aplicarse a un movimiento en particular . Ejemplo: Cuando se recibe un anticipo y no se ha generado la factura. Véase Aplicación de anticipos. Orígen/Aplicado: Un movimiento Origen es el que “inicia” una serie de movimientos aplicados. Ejemplo: Una factura es un movimiento origen, sus pagos son movimientos aplicados. Cargo/Abono: Naturaleza del movimiento, el cargo aumenta el saldo del cliente o proveedor el abono lo disminuye. Ejemplo: La Factura es cargo, el pago es abono. Efectivo: En caso afirmativo, afecta el saldo de las chequeras. Ejemplo: Un pago si afecta el saldo, una factura no. Series Cuentas por Cobrar y Series Cuentas por Pagar: En algunos casos se manejan series de facturas diferentes para cada oficina o sucursal, capture aquí las diferentes series por


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medio de letras, seguidas una de otra, sin comas ni espacios. Ejemplo: Puede existir el mismo folio 100 en la oficina de Guadalajara y Monterrey, para diferenciarlos se incluye una serie G para Guadalajara y M para Monterrey.

Chequeras Capture aquí la o las chequeras con las que trabajará el sistema, los campos No de chequera, Clave del Banco, Sucursal Bancaria y ciudad, No. Cuenta Bancaria, No. Cuenta Contable, No. Cuenta Complemento y Clave de la moneda son explícitos por si mismos. Fecha del Saldo inicial: Fecha en la cual se da de alta la cuenta de cheques o Fecha desde cuando se iniciara el control de la chequera con el sistema. Saldo inicial según libros: El saldo en libros es el que tenemos registrado en el talonario de nuestra chequera a la Fecha del saldo inicial. Nota: si es una cuenta nueva el saldo es 0. Saldo inicial según bancos: El saldo en Bancos es el saldo que tiene registrado el banco a la Fecha del saldo inicial. Nota: si es una cuenta nueva el saldo es 0. Ubicación del formato de cheque: El sistema permite manejar diferentes formatos para diferentes chequeras, capture aquí la ubicación del archivo con el formato de impresión del cheque/poliza. Nota: Haciendo clic en el icono, aparece una interfaz tipo explorer para facilitar la selección del archivo.

Importante: Es necesario capturar los catálogos de Bancos y Monedas antes de iniciar con la captura del catálogo de Chequeras.

Tipos de cambio Si maneja moneda extranjera, es necesario capturar diariamente los tipos de cambio para actualizar los reportes contables. Véase el apéndice de Manejo contable con monedas extranjeras.


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Cuentas contables El V-RAZ permite exportar la información capturada vía pólizas a diferentes sistemas contables, si desea hacerlo, es necesario que capture o importe el catálogo de cuentas. Véase Definición del sistema

Sólo capture La cuenta y Descripción ya que son los únicos datos que se necesitan para generar la póliza contable. Importante: Tanto la importación como la exportación de información contable es por medio de archivos ASCII y no hace ninguna validación, por lo que es importante que su sistema contable lo haga.

Familias de productos o servicios Catálogo que permite agrupar nuestros productos o servicios, de acuerdo a un criterio contable común. Capture la Clave y Descripción así como sus cuentas contables de compras y ventas respectivamente. Importante: De acuerdo a estos criterios se generaran las pólizas contables, si se optó por la Generación de pólizas contables automática.

Tablas de impuestos Catálogo que permite dar de alta los diferentes impuestos y sus porcentajes, aquí damos de alta el IVA con sus diferentes tasas, así como las retenciones que dependiendo el giro del negocio sean necesarias. Clave y descripción: Explícitos por si mismos. Porcentaje: Tasa de impuesto Nota: En el caso de IVA se sumara al subtotal del documento. En caso de retención se restará al subtotal del documento. Cuentas contables: Capture aquí, las diferentes cuentas contables donde se acumularan los importes calculados. Nota: consulte con su contador para mayor información.

Productos y servicios Es el catálogo indispensable en el sistema, aquí se dan de alta los productos y servicios que se manejan.


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Clave y descripción: Explícitos por si mismos Producto o Servicio: Seleccione aquí si se trata de un producto o servicio Nota: Aunque los servicios no son inventariables, el V-RAZ puede facturarlos e imprimir sus reportes. U. de M.: Unidad de medida (Pieza, kilo, litro, etc.) Familia: Familia del producto o servicio. Véanse el catálogo respectivo.

Costo inicial: Capture aquí el costo inicial del producto o servicio. Nota: Dependiendo el método seleccionado en el reporte de costeo, el sistema tomara los nuevos costos de las facturas de compra.

Texto adicional: La descripción del producto tiene una longitud máxima de 40 caracteres, que en algunos casos no es suficiente en la impresión de facturas No: Imprime sólo la descripción del producto (Opción por omisión)

Fijo: Capture aquí la descripción adicional del producto, cuenta con 3 líneas de 40 caracteres cada una. Nota: Esta información quedará grabada en la base de datos para futuras impresiones.

Variable: Al momento de imprimir la factura, el sistema le solicitará que capture la

descripción adicional del producto. (hasta 3 líneas de 40 caracteres cada una). Nota: Esta información No queda grabada en la base de datos, por lo que se solicita cada vez que imprime este producto o servicio en la factura. Precios: El V-RAZ permite manejar hasta 5 diferentes listas de precios y cada una de estas

en diferente moneda. Véase catálogo de monedas. Capture aquí los diferentes precios de los productos o servicios. Nota: Se sugiere al menos capturar 1 lista de precios para facilitar el proceso de impresión de facturas

Procesos

Compras Proceso que captura los documentos de compra, utilizando este proceso se afectan de manera automática las entradas a almacén así como las cuentas por pagar.


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1. Capture el Proveedor y el Número de Factura Nota: Si maneja series, capture aquí la letra

de la serie en el campo respectivo. 2. Haga clic en el botón Agregar, Editar o Eliminar según sea el caso. 3. Capture la Fecha de factura, Fecha de vencimiento, Lista de precios y Tabla de IVA. 4. Capture el Descuento en porcentaje (si lo hay). 5. Seleccione el tipo de cambio para documentos en moneda extranjera si es el caso. 6. Capture el detalle de los movimientos. Véase Captura de Partidas en Procesos. 7. Haga clic en el botón Guardar.

Ventas Procesos que capturan los documentos de venta, utilizando estos procesos se afectan de

manera automática las salidas de almacén y las cuentas por cobrar.

Facturas Documento de venta que reúne los requisitos fiscales.

1. Seleccione factura 2. Capture el Folio.


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3. Haga clic en el botón Agregar. 4. Capture fecha, cliente, vendedor, referencia, lista de precios, % de descuento, y

observaciones. Nota: Algunos de estos campos son opcionales. 5. Los campos IEPS e IVBSS son necesarios solo en caso de que la legislación fiscal se los

solicite. Nota: Revisar con su contador las disposiciones fiscales. 6. Los campos Ret. I.S.R. y Ret. I.V.A. se calculan con base a los parámetros capturados en

definición del sistema. 7. Capture el detalle de los movimientos. Véase Captura de Partidas en Procesos. 8. Haga clic en el botón Imprimir para imprimir la factura y posteriormente haga clic en

Guardar. Nota: Antes de grabar o imprimir el documento le aparecerá una ventana solicitando la forma de pago.

Nota de venta Documento de venta que no reúne los requisitos fiscales y se puede expedir a clientes de

mostrador (cliente 99999999) o a clientes dados de alta en el catálogo. Estos documentos posteriormente se pueden convertir en facturas mediante el proceso Factura de notas de venta.

1. Seleccione nota de venta 2. Capture el Folio 3. Haga clic en el botón Agregar. 4. Capture fecha, cliente, vendedor, referencia, lista de precios, % de descuento, y

observaciones. Nota: Algunos de estos campos son opcionales. 5. Los campos IEPS e IVBSS son necesarios solo en caso de que la legislación fiscal se los

solicite. Nota: Revisar con su contador las disposiciones fiscales. 6. Los campos Ret. I.S.R. y Ret. I.V.A. se calculan con base a los parámetros capturados en

definición del sistema.


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7. Capture el detalle de los movimientos. Véase Captura de Partidas en Procesos. 8. Haga clic en el botón Imprimir para imprimir la factura y posteriormente haga clic en

Guardar. Nota:Antes de grabar o imprimir el documento le aparecerá una ventana solicitando la forma de pago.

Facturar notas de venta Proceso que de una o varias notas de venta genera una factura.

1. Capture cliente Nota: Recuerde que para ventas de mostrador es el cliente 9999999. 2. Seleccione la moneda 3. Seleccione el rango de fechas de notas de venta que desea le aparezcan. 4. Capture el Folio y fecha de la factura. 5. Le aparecerá una lista con las notas de venta que no han sido facturadas, seleccione una a

una la o las que desee se incluyan en la factura, presionando el botón ctrl simultáneamente con el botón del mouse.

Ajustes

Si al levantar inventarios físicos, existen diferencias con el sistema. En este proceso, se capturan los ajustes a favor o en contra.

1. Capture el número de Ajuste. 2. Haga clic en el botón Agregar, Editar o Eliminar según sea el caso. 3. Capture la Fecha. 4. Seleccione si el ajuste es A favor o En contra.


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5. Capture los campos Autorizado por y Observaciones. 6. Capture el detalle de los movimientos. Véase Captura de Partidas en Procesos 7. Haga clic en el botón Guardar.

Depósitos y abonos

1. Seleccione el mes y año de proceso. 2. Capture el tipo de póliza (Definida en el Catálogo de Tipos de Póliza) y número. 3. Haga clic en el botón Agregar, Editar o Eliminar Según sea el caso. 4. Si es un movimiento nuevo seleccione si es depósito o abono y capture el día. Nota:

Usualmente los depósitos provienen de la actividad preponderante del negocio y los abonos no. Ejemplo: Un ingreso por pago de un cliente es depósito, un ingreso por intereses ganados es un abono.

5. Seleccione si afecta a Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar o es una Operación Aislada. Nota: Cuentas por Cobrar afecta al estado de cuenta del cliente y al saldo de la chequera, Cuentas por Pagar afecta al estado de cuenta del proveedor y a la chequera y Operación Aislada, solo afecta el saldo de la chequera. Ejemplo: Seleccione Cuentas por Cobrar para pagos de los clientes, Cuentas por pagar para devoluciones de proveedores y Operación Aislada para Préstamos.

6. Capture Chequera, Concepto e Importe. Nota: El saldo de su chequera se actualiza en línea

7. Capture el detalle de los movimientos. Véase Captura de Partidas en Procesos. 8. Haga clic en el botón Guardar.


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Cheques y cargos

1. Seleccione el mes y año de proceso. 2. Capture el tipo de póliza (Definida en el Catálogo de Tipos de Póliza) y número. 3. Haga clic en el botón Agregar, Editar o Eliminar Según sea el caso. 4. Si es un movimiento nuevo seleccione si es Cheque o Cargo y capture el día. Nota: Cargos

pueden ser los hecho por el banco por el cobro de comisiones o los hechos por nosotros mismos vía electrónica.

5. Seleccione si afecta a Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar o es una Operación Aislada. Nota: Cuentas por Cobrar afecta al estado de cuenta del cliente y al saldo de la chequera, Cuentas por Pagar afecta al estado de cuenta del proveedor y a la chequera y Operación Aislada, solo afecta el saldo de la chequera. Ejemplo: Seleccione Cuentas por Cobrar para devoluciones a los clientes, Cuentas por pagar para pago a proveedores y Operación Aislada para caja Chica.

6. Capture Chequera, Concepto, Beneficiario e Importe. Nota: El saldo de su chequera se actualiza en línea

7. Si es el caso, seleccione la casilla de Retenido. Nota: Un cheque retenido también afecta mi saldo, pero además lo incluye en el reporte de cheques retenidos.

8. Capture el detalle de los movimientos. Véase Captura de Partidas en Procesos. 9. Haga clic en el botón Guardar.


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Importante: En los procesos anteriores, los campos de Concepto y Beneficiario, se actualizan en forma automática para su consulta con la tecla F4.

Aplicación de anticipos

El anticipo es un movimiento origen capturado en Depósitos y Abonos o en Cheques y Cargos. En este proceso se convierte en movimiento aplicado y se hace la aplicación a su movimiento origen. Ejemplo: Se recibe el anticipo de un cliente, el sistema hace la aplicación a su saldo y al saldo en chequera, posteriormente se hace la factura. En este procedimiento se reclasifica el movimiento para aplicarlo a la factura, sin afectar los saldos nuevamente.


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1. Seleccione si la aplicación del anticipo es de Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar. 2. Capture el Num. de Cliente o Proveedor. 3. Capture el movimiento definido como anticipo en el catálogo de Cargos y Abonos y el

Folio. Nota: el número del movimiento por omisión es 70. 4. Haga clic en el botón Editar 5. Capture el detalle de los movimientos. Véase Captura de Partidas en Procesos. 6. Haga clic en el botón Guardar

Traspasos entre chequeras Cuando hacemos transferencias electrónicas entre chequeras, no se hace la aplicación tradicional de cheque-depósito, en este procedimiento se lleva el registro de estos movimientos.

1. Seleccione el mes y año de proceso. 2. Capture el tipo de póliza (Definida en el Catálogo de Tipos de Póliza) y número. 3. Haga clic en el botón Agregar, Editar o Eliminar Según sea el caso. 4. Capture el Día, Chequera Origen y Chequera Destino. 5. Capture el Importe del traspaso Nota: Los saldos se actualizan en línea. 6. Haga clic en el botón Guardar.

Importante: La chequera origen y destino deben de utilizar la misma moneda.


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Estado de cuenta bancario Proceso que permite capturar los movimientos en bancos (estado de cuenta bancario) para su conciliación. Véase reporte de conciliación bancaria.

1. Seleccione el año y mes de proceso. 2. Capture la clave de la chequera tipo de póliza . 3. Haga clic en el botón Editar o Cerrar según sea el caso y entre a la captura de detalle.

Véase captura de partidas en procesos 4. Capture el Día, seleccione el tipo de movimiento y capture la referencia. Nota: La

referencia debe ser numérica y usualmente es la que utiliza el banco en su estado de cuenta.

5. Capture el Importe. Nota: Los saldos se actualizan en línea. 6. Haga clic en el botón Aceptar y al finalizar la captura en Guardar.

Importante: Los cargos y abonos por movimientos financieros, deben capturarse también en los procesos de captura de cargos y abonos para actualizar el saldo en libros.


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Cancelación de saldos menores Existen casos en que el importe de algún movimiento aplicado no coincide con el movimiento origen P ej. Cuando el importe de algún pago de factura difiere en centavos. Con este procedimiento puede saldar esas diferencias que se ven reflejadas en algunos reportes.

1. Seleccione el año y mes de proceso. 2. Capture el tipo y número de póliza. 3. Haga clic en el botón Agregar y capture el día. 4. Seleccione si el movimiento afecta a cuentas por cobrar o a cuentas por pagar y capture el

concepto 5. Entre a la captura de detalle. Véase captura de partidas en procesos 6. Capture el número de cliente o proveedor, el movimiento origen, el movimiento al que se

aplica y el importe. Nota: El movimiento por omisión es el 78, Cancelación de saldos. 7. Haga clic en el botón Aceptar y al finalizar la captura en Guardar.

Importante: Los movimientos que se capturen en este proceso sólo afectan a cobros y pagos, no afectan al efectivo.


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Modificación de fechas de vencimiento Existen casos en que por negociaciones con el proveedor o con el cliente se acuerda la modificación de la fecha de vencimiento de algún documento en especial, este proceso nos permite hacerlo.

1. Seleccione si se trata de cuentas por cobrar o cuentas por pagar. 2. Seleccione el cliente y documento. 3. Capture la nueva fecha de vencimiento

Reportes Como cualquier sistema desarrollado bajo la plataforma de Windows, usted puede visualizar un reporte y enviarlo a cualquier dispositivo configurado en su equipo o red (Impresora, fax, www, correo electrónico, etc.). Para información del procedimiento de impresión Véase Impresión de reportes.

Utilerías Las utilerías son rutinas destinadas a eficientar la operación con este módulo y sus archivos de trabajo.


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Reestructuración de inventarios En algunos casos los saldos reflejados en los reportes no son correctos, esto puede ser debido a fallas en el equipo, fallas en el suministro de energía, interrupciones de conexión con el servidor o cualquier otra causa ajena al sistema.

Este proceso recalcula y actualiza las existencias de inventarios para solucionar este problema. Importante: Se puede ejecutar este procedimiento periódicamente como una forma de mantenimiento preventivo a los archivos.

Reestructuración de saldos En algunos casos los saldos reflejados en los reportes no son correctos, esto puede ser debido a fallas en el equipo, fallas en el suministro de energía, interrupciones de conexión con el servidor o cualquier otra causa ajena al sistema.

Este proceso recalcula y actualiza los saldos de Clientes, Proveedores o Efectivo para solucionar este problema. Importante: Se puede ejecutar este procedimiento periódicamente como una forma de mantenimiento preventivo a los archivos.

Actualiza consecutivo de pólizas En algunos casos el número consecutivo de las pólizas en los diferentes procesos (depósitos, cheques, etc.) no es correcto, esto puede ser debido a fallas en el equipo, fallas en el suministro de energía, interrupciones de conexión con el servidor o cualquier otra causa ajena al sistema.

Este proceso actualiza los consecutivos de las diferentes pólizas en base a movimientos para solucionar este problema. Importante: Se puede ejecutar este procedimiento periódicamente como una forma de mantenimiento preventivo a los archivos.

Cálculo de comisiones

Si se definió el uso de vendedores, este proceso realiza el cálculo de comisiones con la forma de cálculo y porcentaje seleccionados en el catálogo. Importante: Ejecutar este proceso antes de imprimir los reportes de comisiones por vendedor.

Inventarios iniciales y finales

Proceso necesario para llevar un adecuado control de inventarios, se sugiere al instalar el sistema, capturar las existencias de su catalogo de productos en la sección de inventarios iniciales y al menos una vez al año “levantar” un inventario físico y capturar esta información en la sección de inventarios finales.


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Importante: Se sugiere capturar los inventarios finales antes de ejecutar el proceso de cierre anual.

Cierre anual

Este proceso deberá realizarse al finalizar cada año calendario, borrará toda la información correspondiente al año actual de proceso y preparará los archivos para iniciar con la captura del próximo año.

1. Capture el directorio destino donde se realizará una copia de seguridad de sus

archivos antes de borrarlos. 2. Haga clic en los botones de bodega, clientes y proveedores para obtener los

reportes de diferencias en inventario actual contra el físico. Véase Captura de Inventarios Iniciales y Finales.

3. Una vez de acuerdo con dichas diferencias haga clic en iniciar para realizar el proceso de manera automática.

Importante: Si no se desean capturar los datos del inventario final, el botón Existencia actual -> Inventario final me permite utilizar las existencias actuales como inventario final.

Eliminación de movimientos saldados Procedimiento que elimina movimientos saldados a una fecha. Esto es muy útil cuando tenemos problemas de espacio en el disco duro o cuando por la cantidad de información le ejecución de procesos y reportes es lenta. Importante: Respalde sus archivos de trabajo antes de ejecutar este procedimiento. .

Capítulo III Herramientas

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Introducción

El módulo de Herramientas incluye una serie de programas suplementarios a los demás módulos. Es aquí conde se crean las empresas, se crean y asignan derechos a los usuarios y respaldamos la información del V-RAZ.

Importante: Los procesos de este módulo deben ejecutarse siempre y cuando no se encuentre ningún otro usuario utilizando el V-RAZ.

Inicio del módulo El procedimiento de instalación, creó una carpeta con los iconos de los módulos. Véase instalación Haga doble clic en el icono Herramientas y aparecerá la siguiente pantalla:

Capture el usuario o selecciónelo de la lista, teclee su password y presione el botón Iniciar.

Catálogos

Empresas Catálogo para crear la o las empresas con las que el sistema trabajará. Véase arranque del sistema.

Contabilidad

Generación de pólizas contables Proceso que genera las pólizas contables y exporta esta información a diferentes sistemas de contabilidad.

1. Seleccione la empresa de la lista que aparece en pantalla. Nota: el sistema toma la información definida en el catálogo de empresas. Véase arranque del sistema.

2. Seleccione el tipo de pólizas a generar. Nota: Puede seleccionar varios tipos a la vez. 3. Capture el rango de fechas que se tomaran para generar las pólizas. 4. Capture las cuentas contables de compras, ventas y notas de credito 5. Haga clic en el botón Generar 6. Al terminar el proceso, le aparecerá un cuadro de diálogo solicitando el nombre del archivo

y la ubicación donde se almacenará la información.


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Derechos

Asignación y bitácora Proceso que permite crear a los usuarios que utilizarán los módulos del V-RAZ, así como definir sus derechos de acceso. Nota: Este proceso también incluye una bitácora que nos muestra los accesos al sistema de los diferentes usuarios. Para creación de usuarios y asignación de derechos:

1. Seleccione el módulo y la empresa y haga clic en el botón Asignación.


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2. Para agregar un usuario haga clic en el icono agregar y capture su login, Nombre y password. Nota: Usted puede cambiar posteriormente tanto el nombre como el password, seleccionando el usuario de la lista y haciendo clic en el botón propiedades.

3. Aparecerá una pantalla en la que usted, haciendo clic con el mouse, puede permitir o negar el acceso a cada una de las opciones del sistema. Nota: La palomita indica el permiso.

4. Haga clic en el icono grabar antes de salir. Importante: Para consultar la bitácora de acceso, seleccione el módulo y la empresa y haga clic en el botón Bitácora.


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Información

Respaldo Proceso que nos permite obtener una copia de seguridad de nuestra información. Este proceso respalda las bases de datos y los formatos de los documentos definidos por el usuario (Facturas, remisiones, pólizas cheque, etc)

1. Seleccione de la ventana izquierda la empresa a respaldar. 2. En la ventana derecha, seleccione la unidad y el directorio destino. Nota: si el destino es

una unidad de disco flexible, puede formatear o borrar el disco.. 3. Capture el nombre del archivo de respaldo Nota: usted puede generar diferentes archivos

de respaldo para una mayor seguridad, el nombre por omisión es la fecha del sistema. 4. Haga clic en el botón Iniciar.

Importante: Este proceso genera un archivo compactado (.zip) que puede “abrir” con cualquier utilería compatible con este formato.

Recuperación Proceso que nos permite recuperar la información del archivo de seguridad obtenido con el procedimiento anterior.

1. Seleccione de la ventana izquierda la empresa a recuperar. 2. En la ventana derecha, seleccione la unidad y el directorio donde se encuentra el archivo

de seguridad. 3. Seleccione el archivo a recuperar. 4. Haga clic en el botón Iniciar.

Base de datos

Actualiza versión Proceso que actualiza las bases de datos a la versión actual del sistema de herramientas. Importante: Es necesario ejecutar este proceso después de cada actualización de versión. Véase Internet

Eliminar bloqueos El V-RAZ esta diseñado para trabajar en ambiente red y puede suceder que por fallas ajenas a este (fallas de energía, fallas en el equipo o interrupciones de conexión con el servidor). Algunos registros “queden bloqueados”, es en estos casos cuando se debe ejecutar este proceso.


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Reparar base de datos Proceso que repara la base de datos del V-RAZ. Si por alguna razón, su sistema presenta fallas, ejecutando este proceso se revisan y corrigen algunos de los errores mas comunes. Importante: Este proceso no sólo “repara” la base de datos, sino también “compacta” la información, por eso se recomienda ejecutarlo periódicamente para optimizar el uso de su sistema.

Capítulo IV Internet

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Capítulo IV Internet

Introducción

Este módulo nos permite actualizar (vía internet) en forma automática los diferentes módulos del V-RAZ. Para iniciar sólo haga doble clic en el icono internet.

Bajar actualización del servidor FTP

1. Haga clic en el botón Bajar actualización del servidor ftp. Nota: en este momento el sistema hará la conexión a nuestro servidor, así que verifique que este preparado su MODEM (o el medio de acceso a internet que utilice) para proseguir.

2. Haga clic en el botón Bajar actualización V-RAZ 3. Se presentará una animación con los Bytes enviados y un aviso en el momento que

termine. 4. Para finalizar la conexión, haga clic en el botón Salir.

Actualizar V-RAZ Este proceso, instala los archivos “bajados” en el proceso anterior. Solo capture la unidad y directorio donde se encuentra instalado el V-RAZ y haga clic en el botón Actualizar. Nota: Se utiliza este proceso para optimizar tiempos de conexión a internet, ya que los archivos en nuestro servidor están “compactados” con el formato .zip Importante: La unidad y directorio solicitados, deben ser los mismos que capturamos en el proceso de instalación.

Capítulo V Soporte

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Capítulo V Soporte Ayuda en línea

Presionando la tecla F1 o escogiendo la opción índice del menú ayuda, aparecerá una pantalla sensible al contexto, siguiendo las instrucciones usted podrá, buscar otros temas o imprimir el tema deseado.

Soporte vía www Usted puede consultar nuestra página de soporte en internet con un solo clic del mouse. En la opción, acerca de.. del menú ayuda, haga clic en la liga a nuestra página véase figura.

Ahí encontrará respuestas a dudas frecuentes, podrá descargar las últimas versiones de sus sistemas o solicitar claves de acceso. La versión de su programa es la fecha de su liberación (aparece también al iniciar cualquier módulo) y tiene el siguiente formato: 1.aaaa.mmdd siendo aaaa el año, mm el mes y dd el día Importante: Los usuarios registrados del V-RAZ tienen derecho a actualizar su versión por un periodo limitado sin costo alguno.

Soporte vía ftp Usted puede entrar a nuestro servidor ftp en la dirección ftp://ftp.v-raz.com como usuario publico01 con password publico y “bajar” directamente el sistema o actualizaciones del directorio \public.

ftp://ftp.v-raz.com/

Capítulo V Soporte

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Soporte vía correo electrónico o telefónico Para cualquier información adicional estamos a sus órdenes en: [email protected] para soporte [email protected] para solicitud de claves de acceso [email protected] para información en general de los sistemas Teléfono (33) 3641-6307 o al Fax (33) 3641-4136

mailto:[email protected]



manual de operación -...

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