manual de open office

PLÁSTICOS MODERNOS S.A.

DEPARTAMENTO DE CÓMPUTO

2002


INTRODUCCIÓN

El siguiente documento tiene la finalidad de ser una guia para el usuario de la aplicación Open

Office, tanto durante el periodo de aprendizaje como también durante el trabajo diario.

DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN

Open Office es una novedosa aplicación de distribución mundial que incorpora la más novedosa

tecnología y además ofrece gran versatilidad al usuario tradicional con el fin de poder facilitar su

trabajo.

La aplicación esta compuesta de varios elementos que se pueden acceder de forma individual o bien

ser llamadas desde alguna ventana en uso, los componentes de open office son:

1. Writer, para la creación de documentos de texto.

2. Calc, para la gestión de hojas electrónicas.

3. Impress, usado para la realización de presentaciones.

4. Draw, creador de dibujos y afiches.

5. Math, permite elaborar formulas matemáticas para ser incorporadas a otro documento.

6. HTML Editor, esta aplicación permite editar documentos con formato HTML.

Cabe destacar que esta suite de aplicaciones es completamente compatible con aplicaciones de otros

fabricantes tales como Microsoft Office o SmarSuite de Lotus, permitiendo tanto abrir como archivar

documentos en formatos nativos a estos programas.

La utilización de las aplicaciones es sumamente inutiuiva y si el usuario posee conocimientos

previos, no va a encontrar dificultades para poder sentirse a gusto.


WRITER

Writer es la aplicación destinada a

la creación de documentos de texto;

al igual que Ms-Word poseer

herramientas de avanzada como auto

texto, revisión automática de la

ortografía, etc.

Como se puede apreciar la

ventana del procesador de texto es

Figura 2 Entorno de trabajo Writer

Figura 1 Apertura de archivos


similar a la de otros programas de su tipo, esto facilita el aprendizaje del mismo. El entorno esta

compuesto por el área de trabajo, la barra de menú y tres barras de herramientas personalizarles.

También se pueden tener cuadros de dialogo que “flotan” sobre el documento de manera que no

interfieren con la labor de creación del documento.

Estos cuadros pueden ser desactivados si el usuario siente que le dificultan su trabajo y ser

invocados cuando sean necesarios.

Gestión de archivos

La gestión de archivos es un paso fundamental que se debe dominar con el fin de evitar perder

información, por tal motivo es recomendable detenerse en este punto y estudiarlo de forma detallada.

Abrir un documento;

El proceso de apertura de un archivo conlleva la invocación de un archivo que físicamente

se encuentra almacenado en un medio al cual el equipo tiene acceso ya sea de forma local (disquete,

disco duro, cd-rom) o bien en forma remota atra vez de una red.

Para realizar la apertura de un archivo basta con presionar el botón de apertura en la barra

de herramientas o bien usar el comando Abrir del menú “Archivo”, pueden presionarse las teclas CTRL

+ O, en cualquier caso se obtendrá una ventana que permite navegar para buscar el archivo deseado:

Como es normal en otras aplicaciones el usuario debe buscar su archivo y proceder a presionar el

botón “abrir” con lo cual obtendrá la información deseada.

Como se mencionó anteriormente todas las aplicaciones que componen el Open Office pueden

acceder documentos de otras aplicaciones por lo que no es difícil poder abrir un documento de Ms-

Word o de otra aplicación como SmartSuite.

Guardar un documento


El proceso para guardar un archivo lleva al almacenamiento de la información que el usuario ha

creado mediante el uso de la aplicación, se indica el nombre del archivo, la ubicación y el formato

deseado.

Debe notarse como aquí

aparece una opción para

poder agregar una

contraseña o “password”

la cual protege el documento

y debe ser ingresada cada

vez que se abra el archivo.

También se puede indicar

que el documento sea

guardado en un formato

que sea compatible con

otras aplicaciones

permitiendo compartir

información con quienes no tengan la misma plataforma.

Otras opciones

Writer posee otras opciones para la gestión de archivos que son de mucha utilidad para el usuario y

que permiten aprovechar mejor al software, una de ellas es recargar la cual anula los cambios hechos a

un documento y llamar la ultima versión archivada.

Así mismo existe una opción que permite tener varias “versiones” de un mismo documento con un

solo nombre de archivo siendo esto muy útil para cuando se desean manejar revisiones.

Creación de un documento

Como en cualquier otro procesador de texto es fundamental que él usuario domine los conceptos

básicos de este tipo de programas al momento de ingresar el texto.

Figura 3Guardar un documento


Primero que nada se debe entender que en un procesador de texto, se escribe de corrido y solamente

se presiona la tecla “Retorno” para finalizar un párrafo e indicar punto y aparte o para separar párrafos.

De lo anterior se deriva que un “párrafo” es para el procesador todo aquel texto que se encuentra

entre punto y aparte.

Otra definición importante es la de palabra, la cual difiere de lo que tradicionalmente se conoce, aquí

definimos una palabra como todo aquel esto que esta entre dos espacios, no importa si tiene sentido o

no.

Así mismo definimos una oración como aquellas palabras delimitadas por un signo de puntuación

como puede ser un punto y seguido.

Dominando estas reglas sencillas pero de gran importancia se puede empezar a ingresar texto dentro

del Writer.

Un documento escrito en un procesador de texto no se limita al simple texto que antiguamente era

escrito en una máquina de escribir sino que puede ser toda una publicación que contenga además del

texto de forma tradicional, gráficos, tablas, imagenes...etc.

Por tal motivo es importante conocer la forma de darle al texto el formato adecuado con base al

objetivo que se persigue para crear un documento. Para realizar las operaciones de formato es necesario

saber como el texto debe ser seleccionado, para este propósito existen varios métodos y formas que son

descritas a continuación,

Selección de texto

a- una palabra, para seleccionar una palabra es necesario ubicar el mouse sobre la palabra y

presionar doble click.


b- una línea de texto puede seleccionada al realizar un triple click sobre la misma.

c- Selección no adyacente, este tipo de selección permite poder “marcar” porciones de texto de

forma alterna o “salteada”, esto se realiza manteniendo la tecla CRTL presionada y con el mouse se da

click y se arrastra sobre el texto que se desea seleccionar.

Una vez que el texto ha sido seleccionado se puede proceder a aplicar el formato deseado. Otra

forma en que se puede definir formato para el texto es definirlo antes de iniciar la escritura del mismo,

aquí hay que dejar claro que las características de formato que sean establecidas se van a mantener

hasta que no sean definidas unas nuevas.

Tipos de formato.

El formato puede ser definido a tres niveles, carácter, párrafo, documento. El mismo abarca

opciones para la apariencia (tipo de letra, estilo, color), forma (alineación, espaciado, sangrías),

documento (tamaño del papel, orientación, # de paginas). Según el tipo de formato que se desee aplicar

así será necesario realizar la selección o no. De esta forma en caso de tener que modificar un párrafo en

su alineación o interlineado NO es necesario seleccionarlo, solamente basta con que el cursor se

encuentre dentro del mismo.

Formato tipo carácter.

Este formato como se mencionó anteriormente permite modificar el tipo de letra, color, tamaño,

estilo...etc.

Se realiza de la siguiente forma:

En la siguiente barra de herramientas puede seleccionar las alternativas disponibles,


La primera casilla permite seleccionar la fuente que se

desea, posteriormente sigue el tamaño y los estilos NEGRITA, CURSIVA y SUBRAYADO. También

es posible acceder a más opciones mediante el menú formato y la alternativa Carácter con lo cual se

despliega la siguiente caja de dialogo

Aquí se pueden modificar otras

alternativas disponibles como posición

(sub índice y super índice), idioma para

revisión ortográfica, efectos especiales, y

colores.

Formato tipo párrafo

El formato tipo párrafo conlleva varias opciones de aplicación muy sencilla, primero se encuentra la

alineación la cual se da en cuatro tipos, izquierda, derecha, central y justificada. Cada una de las

anteriores cumple con un propósito claro.

Las barras de botones que presentan las funciones de alineación son las siguientes:

Figura 4Barra de botones para formato deletra

Figura 5Caja de dialogo para formato de Caracteres


Cada uno de estos botones permite alinear un párrafo en la posición indicada.

Existen otras funciones para darle al párrafo formato adicional, nuevamente en el

menú formato se puede seleccionar el comando párrafo para obtener la caja de dialogo con las

alternativas disponibles,

Cada una de estas alternativas aplica para el párrafo

activo o bien para los párrafos previamente

seleccionados.

Sangrías y tabuladores

Dentro del formato de párrafo merece especial

atención la posibilidad de establecer sangrías y

tabuladores. Hay que tener claro que ambas

alternativas bien usadas permiten dar al texto una

apariencia realmente agradable.

Sangrías

Una sangría la podemos definir como “Espacio que se deja en blanco al sangrar una línea.” 1. Según

el tipo de documento se pueden necesitar diferentes tipos de sangrías. Es muy importante entender que

las sangrías NO SON LOS MARGENES del documento ya que afectan a un párrafo.

Las sangrías pueden ser definidas en la regla superior en pantalla,

Los círculos marcan la posición de los indicadores de las sangrías.

1 Diccionario VOX en WWW.DICCIONARIOS.COM

Figura 6 Botonespara alineaciónde texto

Figura 7 Opciones para párrafos


El primer indicador permite modificar la sangría de la primera línea de un párrafo, el segundo marca

la sangría izquierda y el tercero la sangría derecha.

También se pueden modificar en la caja de dialogo párrafo.

Tabuladores

Los tabuladores son marcas que permiten acomodar texto en columnas, muchas veces son

confundidos con las sangrías lo cual es un error. El mejor uso que se le puede brindar a un tabulador es

la creación de que pequeños cuadros columnares que no ameritan una tabla, existen diferentes tipos de

tabuladores los cuales según su tipo permiten alinear el texto.

Los tabuladores son definidos en la regla superior, primero se selecciona el tipo deseado en el cuadro

para este fin , posteriormente se marca en la regla en la posición de las “marcas” de tabulación. Un

cuadro con tabuladores se podría ver como el siguiente;

Nombre Dirección Teléfono

xxxx xxxxxx xxxxxxxx

xxxxxx xxxxxx xxxxxxxxx

xxxxx xxxxxx xxxxxxxxxx

Se puede notar como las tres columnas mantienen alineación individual, esto es que un tabulador

izquierdo solo afecta al texto bajo su marca y un tabulador derecho hace lo mismo con el texto bajo su

Figura 8Sangrías

Sangrías


marca. Nuevamente el cuadro de dialogo de párrafo permite también definir los tabuladores de una

forma diferente. Se recomienda solo colocar los tabuladores necesarios y aquí es recomendable que los

tabuladores sean definidos antes de iniciar la creación de un “cuadro columnar” .

Otras opciones para párrafos

Los párrafos tienen otras alternativas importantes que se pueden usar como son bordes, control de

flujo de texto (manejo de viudas y huérfanas), letra capital...etc, están disponibles mediante el cuadro

de dialogo párrafo.

Formato tipo documento

El formato tipo documento nos incluye las alternativas que están dirigidas a permitir modificar

alternativas como el tamaño del papel, la orientación, las columnas que se deseen, los margenes...etc.

Para acceder a todas estas posibilidades es necesario ingresar al menú forma y seleccionar el

comando página, dando el siguiente cuadro de dialogo.

Hay que tener claro que las modificaciones

realizadas en este punto van a dar como resultado

la alteración de todo el documento.

Mas adelante se verá como se pueden obtener

documentos con diferentes alternativas a este

nivel.

Navegación y visualización del documento

Figura 9 Formato de página


Una característica importante que posee todo procesador de texto es la posibilidad de poder navegar

por un documento y poder verlo de formas diferentes, esto le da versatilidad al proceso de administrar

de forma eficiente documentos de gran tamaño dando al usuario la posibilidad de poseer total control

sobre su trabajo.

Para visualizar un documento se debe usar el menú “ver” el cual presenta diferentes posibilidades

siendo la más útil la de poder seleccionar la escala. Aquí puede el usuario seleccionar diferentes

factores de aumento para su documento:

De esta forma un documento se puede ver con diferentes

factores de aumento tanto hacia el aumento como hacia la

disminución, de esta forma es posible visualizar el archivo a un

nivel que permite ver la posición de todos los elementos y

detalles del mismo.

La navegación no es tampoco una labor de difícil gestión, ya

que aparte de las teclas y formas tradicionales de desplazamiento

se cuenta también con la posibilidad de poder navegar a travez de elementos como imágenes, tablas,

títulos de capitulo o marcas definidas por el usuario dentro del documento. Con el pequeño botón que

se encuentra al final de la barra de desplazamiento vertical ubicada a la derecha de la pantalla se accede

a un cuadro de dialogo en cual es posible seleccionar las alternativas de navegación, para luego usar los

botones con dos flechas dobles en la pantalla.

Figura 10 Cambio del factor de escala

Figura 11 Elementos de navegación


Otra posibilidad que se mencionó es la creación de marcas de navegación definidas

por el usuario, esta habilidad se debe combinar con una novedosa herramienta llamada

navegador la cual se encuentra el la barra de herramientas y tiene la forma de una rosa de

los vientos. Al activarla se puede ver y seleccionar a los diferentes elementos que posee

el texto.

Una marca de texto permite definir un punto dentro del

documento y luego usando el navegador es posible llegar hasta el punto

previamente establecido.

Para insertar una marca de texto solo es necesario ubicar el

cursor en el punto en donde se desea insertar la misma, luego del menú

“insertar” se selecciona la alternativa marca de texto, se define un

nombre y se presiona la tecla enter.

Impresión de un documento

En la mayoría de los casos en que se crea un documento su objetivo final es ser impreso para su

posterior distribución y divulgación. El proceso de imprimir un documento mediante Writer, es

bastante sencillo y no debe de representar mayores inconvenientes para los usuarios.

Como siempre es aconsejable que el documento se encuentre guardado para evitar aquellos

imprevistos que siempre aparecen para arruinar toda una tarde de trabajo.

Seleccione del menú archivo la alternativa imprimir o bien presione las teclas CTRL + P para

activar la caja de dialogo de impresión.

Figura 12Barra dedesplazamiento

Figura 13 Navegador


Las alternativas de impresión permiten seleccionar las páginas que se desea imprimir ya sea de

forma individual, separadas por

comas o bien en rangos separados por

el guión. También puede ser usada

una combinación de páginas

separadas y rangos.

Funciones Avanzadas de Edición de

texto

A partir de este momento se explicarán aquellas funciones que posee el programa para mejorar y

facilitar el proceso de edición de texto.

La idea de esta sección es poder permitirle que su trabajo sea más ágil y pueda crear documentos con

características especiales que le ayuden en su labor.

Funciones Automáticas

Si lo desea, writer formatea su documento mientras Ud. trabaja en él, o en un momento posterior, así

mismo puede corregir su digitación para que de esta manera no tenga que detenerse a revisar lo que

escribe. Estas funciones se encargaran de la corrección de la ortografía y le ayudaran si siempre comete

los mismos errores mecanográficos.

El formateado automático se encarga de algunos aspectos del formato que se pueden aplicar sin

necesidad de la intervención del usuario u operador del programa.

En Herramientas-Auto corrección/Auto formato o puede determinar las opciones que desea usar.


Así por ejemplo se puede indicar que cada vez que se escriba la palabra “qeu” la sustituya de

forma automática por “que”. Esta función es útil por cuanto se puede aprovechar para crear entradas

rápidas de texto, por ejemplo se le puede indicar al programa que cada vez que se escriba “PMSA” lo

sustituya por “Plásticos Modernos S.A” y de esa forma cada vez que sea necesario ingresar el nombre

de la empresa solo se debe de escribir el acrónimo seleccionado.

Texto automáticoEl texto automático es similar al proceso de auto corrección que posee writer y permite componer

textos completos para cartas, faxes y cualquier otro documento. Para crear un texto automático siga los

pasos que a continuación se le describen

1- Escriba el texto que quiere incorporar al texto automático y seleccionelo.

2 - Presione CTRL + F3 o seleccione “Texto Automático” del menú “Editar”.

4 - Asigne un nombre para el texto, por Firma del Gerente.


5 - Determine las iniciales de acceso rápido.

6 - Presione el botón “ “ y seleccione nuevo.

7 - La próxima vez que escriba las iniciales definidas y presione la tecla F3 se insertará el texto

automático.

Es conveniente para poder dar un mejor uso a esta alternativa que se mantenga una lista actualizada de

las entradas de texto automático que se posean.

La corrección ortográfica

Writer dispone de una corrección ortográfica automática que opcionalmente está activa durante la

introducción de texto o cuando se elija.


Corrección automática

La corrección ortográfica automática durante la introducción de texto se puede activar y desactivar

con el icono Corrección automática en la barra de herramientas. Si está activada, las palabras que no se

encuentren en el diccionario usado se subrayarán con una línea sinuosa roja. writer contiene un

diccionario llamado "Standard.dic". Usted puede crear su propio diccionario en cualquier momento o

adaptar a sus necesidades y ampliar el diccionario estándar existente. Un diccionario propio lo puede

crear en la ficha Lingüística, a la que accede a través de Herramientas - Opciones - Generales...

Lingüística.

Cuando contemple de nuevo su texto, se le indicarán posibles errores de ortografía con una línea

ondulada. Por supuesto que no se puede excluir que su texto contenga otro tipo de faltas en palabras

que casualmente aparezcan escritas correctamente (cuando escribe por ejemplo "alma" en vez de

"arma"). El subrayado rojo se percibe en la pantalla mientras esté activada la corrección automática,

pero no se imprimirá.

Lo más fácil para corregir las palabras marcadas en rojo es pulsar la palabra correspondiente con el

botón derecho del ratón. A continuación verá un menú contextual en el que se le ofrecerá una serie de

alternativas correctas, siempre que se encuentren en el diccionario usado. Pulse sobre una alternativa

para sustituir por la alternativa la palabra subrayada en rojo. Si desea incluir en su diccionario la palabra

subrayada por estar correctamente escrita, también es posible en el menú contextual.

Usted notará durante el trabajo un gran alivio en cuanto a faltas frecuentes de mecanografía si

sustituye, a través del menú contextual, una palabra subrayada en rojo por la propuesta de la corrección

ortográfica. Pulse sobre la propuesta y writer sustituirá la palabra subrayada en rojo y además se

acordará de esta sustitución durante esta sesión de trabajo con writer. En cuanto usted vuelva a cometer

la misma falta, writer sustituirá automáticamente la palabra errónea por la palabra con la que

anteriormente fue sustituida. Esta función la denominamos AutoCorrect.


Activar la corrección ortográficaEl comando Ortografía - Revisar... en el menú Herramientas le permite corregir en su texto las

faltas ortográficas de una "forma clásica". Ud verá un cuadro de dialogo solo si su texto contiene

palabras desconocidas para la revisión.

Cuando usted incluye en su diccionario una palabra desconocida a través del cuadro de diálogo

perteneciente a la ortografía, al mismo tiempo puede definir si lo desea los lugares de separación

permitidos para la separación silábica automática. Especifique en la palabra los lugares de separación

con un signo igual (=). (Le adelantamos aquí una pequeña sugerencia para avanzados: Si pone el signo

igual al final de la palabra, no será separada nunca automáticamente.)

Cómo excluir un texto de la corrección ortográficaSi desea excluir de la corrección ortográfica en su texto algún área, palabras o tablas, por ejemplo

cuando existan contenidos en una lengua extranjera para la que no haya instalado un módulo de

corrección ortográfica, no le asigne idioma a este texto. Para ello puede usar el formateado rígido

(seleccione el texto, luego Formato - Carácter... Registro Fuente - Idioma "ninguno") o modificar

correspondientemente el estilo para el texto (p.ej. Menú contextual - Comando Modificar estilo de

párrafo...).

Viñetas y numeraciónLas viñetas son símbolos que ayudan todavía mas en la apariencia del documento y para activarlas

solo se presiona el botón que para tal fin se ha dispuesto. También se pueden activar mediante el menú

formato.

De manera automática se activarán las viñetas si:


1) Se escriben los símbolos -, * se deja un espacio.

2) Para desactivar las viñetas se presiona Enter después de el ultimo texto escrito.

El procesador de texto también cuenta con la posibilidad de usar números en lugar de viñetas y el

proceso de creación es similar al anterior.

De hecho se puede incluso usar elementos de esquematización como 1.1 para tener una lista de

elementos que tenga un mejor orden.

TablasEl writer permite la creación de tablas de una forma bastante ágil y las herramientas para mejorar la

presentación de una tabla son bastante poderosas. La inclusión de formulas matemáticas en la tabla es

bastante sencilla incluso más que en Word de Microsoft.

También es posible crear gráficos a partir de una tabla de un documento de texto y de esta forma

evitar el tener que importar la información desde la hoja electrónica.

Otro aspecto importante es que el procesador posee varias funciones automatizadas para el ingreso

de datos en la tabla como por ejemplo el que los números se alinean de forma automática a la derecha.

Para insertar una tabla siga los siguientes pasos:

1. Ubique el cursor en la posición en donde desea insertar la tabla.

2. Del menú insertar seleccione “Tabla” (puede presionar también CTRL+F12).

3. Seleccione cuantas columnas y filas desea. Asigne un nombre a la tabla sobre todo si su

documento va a tener varias.

4. Defina las opciones mostradas


5. Presione aceptar.

Una vez creada la tabla lo que verá es algo similar al ejemplo.

La tabla usará todo el espacio disponible entre los márgenes izquierdo y derecho y tanto las

columnas como las filas tendrán medidas similares.

Dentro de la tabla el movimiento del cursor tiene ciertos aspectos importantes, se puede usar las

teclas direccionales para navegar en la tabla o dar click sobre la celda en la que se desea trabajar. La

tecla Enter se presiona solo con el fin de hacer más alta una fila de la tabla. Se puede presionar la tecla

“Tab” para que el cursor se desplace dentro de las celdas y si se presiona esta tecla en la ultima celda se

insertará en la tabla una fila exactamente igual a la ultima.

En una celda de una tabla se puede además definir sangrías y tabuladores de la misma forma en que

se realiza dentro del documento.

Una vez que el cursor se encuentra dentro de la tabla las barras de herramientas ajustan su contenido

para mostrar los elementos asociados a la creación, modificación y manipulación de las tablas.

Formulas en la tablaUna vez que una tabla se encuentra lista y los datos están debidamente ordenados se pueden ingresar

formulas dentro de la tabla, para esto se ubica el cursor en la celda en donde se desea ver el resultado y

se presiona la tecla F2, a partir de este momento la formula se crea de igual forma que en una hoja de

calculo seleccionando los operandos (celdas que contienen valores) con el ratón.


Algunos ejemplos:

GASTOS ENERO Y FEBRERO DEL 2000Enero Febrero Total Promedio

Luz 5.458,00 55.882,00 61.340,00 61.340,00Agua 55.887,00 45.899,00 101.786,00 101.786,00Teléfono 5.588,00 100000 105.588,00 105.588,00Total 66.933,00 201.781,00

A partir de la tabla anterior se puede crear un gráfico, seleccionando los datos en negro.

El gráfico se puede ver de la siguiente forma:

Siendo así se evitan los inconvenientes de tener que crear el gráfico en la hoja electrónica y tener

luego que copiarlo al documento. Es importante aclarar que con doble click se puede editar el gráfico.

Fila 1 Fila 2 Fila 3 Fila 4

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Título principal

Columna 1Columna 2Columna 3


Formato a la tablaDentro de la tabla se pueden definir diferentes aspectos del formato con lo cual se puede mejorar la

apariencia de la misma. El procesador cuenta incluso con un asistente de auto formato el cual permite

cambiar la apariencia de la tabla sin mucho esfuerzo.

Entre los aspectos que son modificables en la tabla están el poder unir o dividir sus celdas, cambiar

la forma en que los números se aprecian, usar colores para contenido, fondo y bordes...etc.

Se puede apreciar la diferencia entre las dos

tablas, ambas son iguales en cuando a su estructura

de filas columnas y celdas pero en la primera no se

aplico formato alguno salvo que se dejaron las

líneas básicas, mientras que en la segunda tabla se

aplico el formato automático que esta disponible

en el menú de formato.

Insertar imágenes

Como en cualquier otro procesador de texto el uso de este programa permite poder insertar imágenes

para lograr documentos de formas diferentes. Un aspecto que hay que tener en cuenta es que al insertar

una imagen el tamaño del documento al momento de archivar crece de forma considerable ya que una

imagen dependiendo de sus colores, resolución y tamaño guarda una gran cantidad de información, esto

es importante de considerar al momento de archivar, imprimir o envían por correo electrónico el

documento.

Las imágenes pueden ser insertados desde la “galería” del programa, esta galería se activa

presionando el siguiente botón , después de presionar este botón la pantalla cambia de apariencia;


Cabe destacar que la galería puede ser enriquecida con imágenes del usuario.

Una vez seleccionada la imagen que se desea solamente debe de arrastrarla hacia el documento y

colocarla en la posición indicada, al volver a presionar el botón de la galería esta se cierra.

Otra forma en que puede ser insertada una imagen es usando el menú insertar, seleccionar la

alternativa imagen y seleccionar Scanner o archivo; la primera opción permite que una imagen sea

insertada directamente desde el scanner o una cámara digital y la alternativa archivo permite

seleccionar un archivo previamente guardado. Claro está que también puede ser usado el método copiar

y pegar.

Una vez que la imagen ha sido puesta sobre el documento un menú contextual brinda una gran

cantidad de opciones para su manipulación, dicho menú puede activarse al presionar el botón derecho

del ratón sobre la imagen.

Figura 14 Galería de imágenes


También es posible activar una caja de dialogo sobre la imagen al

presionar doble click sobre la misma.

Se aclara nuevamente que si el documento posee una gran

cantidad de imágenes su proceso, archivado e impresión pueden

ser lentos.

Figura 15 Menú contextual sobre unaimagen


CALC“Calc” es el programa de hoja de cálculo que OpenOffice ofrece como una alternativa al uso de

Excel, esta aplicación es compatible con sus contra partes de la competencia lo cual ofrece fidelidad en

la presición y contenido de los archivos al momento de realizar un intercambio entre aplicaciones.

Cualquier persona que tenga conocimientos de 123, Quattro o Excel no a va a tener mayores

problemas para usar Calc.

Figura 16 Calc Pantalla principal


Como se aprecia en la figura anterior la pantalla de este programa es similar a otros mencionados y

también su funcionamiento lo es.

Una hoja de Calc esta conformada por 256 columnas y 32000 filas para un total de 8192000

celdas las cuales pueden almacenar cada una un total de 255 caracteres. En su funcionamiento una hoja

de calculo de Calc es similar a los programas más populares, solamente hay que respetar algunas reglas

que son claves.

Tipos de datos

Una hoja electrónica puede procesar básicamente dos tipos de datos, los valores y las etiquetas,

con los primeros es factible realizar todo tipo de operaciones, tanto de tipo matemático como lógicas y

de bases de datos, las etiquetas son también manejables como bases de datos y en algunos casos de

forma lógica.

Para ingresar datos en una celda basta con ubicarse sobre esta, iniciar la escritura y presionar la

tecla “Enter”. Si la información que se introduce es superior al ancho de la columna pueden suceder dos

cosas,

1- Si se esta ingresando un valor este se representará con los símbolos ##

2- Si la información que se ingresa es superior al ancho de la columna este se desborda hacia la

siguiente celda siempre y cuando se encuentre vacía. En caso de que el texto se desborde hacía una

celda ocupada aparecerá un indicador en la celda que muestra que está contiene aun más información

para mostrar y que el ancho de la columna ha de ser ajustado.

Creación de formulas

Como en cualquier otra hoja de calculo el proceso de creación de formulas involucra a los datos

que sean de tipo “valor” y se pueden crear formulas usando celdas como variables o valores usados

como constantes.


Para crear una formula se debe seleccionar la celda en donde se desea que el resultado se

muestre, posteriormente se debe presionar el símbolo igual (=)2, se escriben la dirección de la celda o

bien el valor, se indica el operador, se indica el segundo operando y se presiona “Enter”.

Ejemplos:

=a1+b1 =5443+7887 =43^2

=a1+5448-c1 =c2/844 =98*c10

Los operadores que se usan en la hoja de calculo son el asterisco (*) para la multiplicación, el

guión (-) para la resta, el slash (/) para la división, el más (+) para la suma, el acento circunflejo (^) para

elevar potencias y el ampersand (&) para concatenar.

Al igual que sucede con las matemáticas cuando se mezclan operadores existe una jerarquía que

debe ser respetada y que una hoja de calculo usa para la elaboración de operaciones, así de esta forma la

formula =8+2/2 no da como resultado cinco sino nueve, esto por cuanto según lo establecido primero se

divide antes de sumar y la operación se ejecuta 2 entre 2 igual a uno más ocho igual a nueve. Para

lograr el resultado deseado se deben de encerrar al suma entre paréntesis para que al quedar la formula

=(8+2)/2 se obtenga cinco como resultado. Para la mejor comprensión de este tema a continuación se

agregan unos cuantos ejemplos que debe de resolver de forma manual, posteriormente resuelvalos con

la el Calc y compare sus resultados.

=(8+0)-(4*2) =25+25*2-75 =((4+4)/2)+12-16

Direccionamiento

Una de las ventajas de poder usar una hoja de calculo basada en filas y columnas es que las

formulas que se usan pueden ser copiadas y de esta forma se puede reducir el tiempo de trabajo y evitar

errores en las formulas por problemas de digitación. Recuerde que la hoja esta formada por filas y

2 No puede usarse ningún otro símbolo como sucede en Excel en donde se puede usar el símbolo +


columnas las cuales al cruzarse dan origen a las celdas y de esta forma se crean las direcciones, por

ejemplo el punto de referencia de la columna c y la fila 32 se conoce como la celda c32 y puede ser

referenciada para crear una formula. Existen tres tipos de direcciones las relativas, las absolutas y las

mixtas. Cada una de ellas cumple una función que a continuación se describe:

A B C D1 GASTOS ENERO FEBRERO TOTAL2 LUZ 458854 557744 “=A1+B1+C1”

3 AGUA 25668 358774 TEL 74417 977415

De esta forma al ser copiada hacia abajo la formula solo la parte que hace referencia a las filas

varía y todo lo que es a1+b1+c1 se convierte a a2+b2+c2, ya que la formula esta siendo copiada entre

líneas las cuales son identificadas por números. Si la formula fuera copiada de manera horizontal, la

parte numérica se mantendría fija y las variaciones se darían en las columnas representadas por la parte

alfabética. Este tipo de direcciones se le conoce como “relativa”.

Esta característica de las hojas de calculo no ahorra mucho tiempo ya que solamente se crea la

primera formula y es copiada al resto de las celdas, pero no siempre funciona cuando se tiene una

dirección que es referencia común para diferentes filas o columnas.

A B C D1 TIPO DE CAMBIO ¢ 305.45

2 DÓLARES COLONES CORRECTO

3 $458,88 “=A3*B1” INCORRECTO “=A3*B$1”

4 $587,66

5 $997,66

6 $ 4.477.65

La primera formula es incorrecta ya que la celda B1 es referencia común para todos los montos

en dólares pero al aplicar la primera formula y copiarla la referencia B1 se transforma a B2 lo cual es


incorrecto. El ejemplo correcto posee un signo de dólares3 delaten del número que representa la fila.

Este símbolo lo que indica es que al ser copiada la formula, la parte numérica de la formula se

mantenga invariable. Al ser copiada la formula de manera vertical el B$1 se va a mantener mientras que

A3 se convierte en A4, A5 y sucesivos. Este tipo de referencia se llama mixta por cuanto el símbolo $

solo afecta al número de fila y no a la letra de identifica a la columna. Si se deseara fijar una columna

se debe de colocar el símbolo $ delante de la letra.

Si lo que se busca es fijar una celda en su totalidad se deben agregar dos símbolos de $ uno

delante de la letra y otro delante de la fila, ($B$1) este tipo de dirección se llama absoluta ya que tanto

fila como columna están fijas.

Copiar datos y formulas

Al igual que en otros paquetes se pueden copiar datos y formulas en Calc, esto permite que se

pueda ahorrar mucho tiempo de trabajo, el tradicional método de seleccionar, copiar y pegar sigue

siendo valido ya que este es una forma universal de hacerlo. Por otra parte existe el proceso de arrastrar

la información y dependiendo de donde se ubique el punto del ratón se obtendrán diferentes resultados.

De esta forma si el punto del ratón es colocado sobre un borde de una celda o un rango al mantener

presionando el botón derecho se logra mover los datos de una posición a otra. Cuando se selecciona

una celda o un grupo aparece en la esquina inferior derecha un asa la cual al ser arrastrada permite que

se pueda llenar un rango con los datos contenidos en la o las celdas seleccionadas, este proceso es de

mucha utilidad ya que permite que fácilmente se puedan copiar formulas o crear series de valores,

etiquetas ya sea de forma secuencial en aumento, disminución o de forma cronológica.

Restringir la entrada de datos

Muchas veces la validez o el correcto funcionamiento de una hoja de calculo depende de que

sean ingresados los datos correctos, de esta forma en una hoja o en una parte de la misma puede ser

necesario que solo se ingresen datos enteros o con decimales, que cumplan con un criterio previamente

3 El hecho de que el ejemplo sea en dólares no tiene relación alguna con el uso del símbolo $ en la formula.


fijado. Calc permite que se pueda realizar varios tipos de restricciones lo cual es muy conveniente sobre

todo cuando es una persona distinta al creador el que ingresa los datos en una hoja de calculo.

Para restringir el ingreso de datos, se debe primero seleccionar las celdas que serán restringidas

posteriormente se debe seleccionar la alternativa Validez, del menú datos, el siguiente cuadro de

dialogo se aparece en pantalla,

Esta caja tiene tres seccione en

la primera se definen los tipos de

valores que se pueden y cuales

son las restricciones que

aplican, se pueden definir

también mensajes que

expliquen al digitador que tipos

de datos se deben ingresar y

mensajes de error en caso de

ingresar datos no permitidos.

Creación de gráficos

Un gráfico representa lo que los valores “dicen” en forma de una imagen, muchas veces es más

fácil para una persona entender lo que los números representan si se ven de esta forma.

Al crear un gráfico es importante respetar algunas reglas que si bien no son exigidas si ayudan

ahorrando mucho trabajo:

1. Se deben evitar a toda costa dejar filas y columnas de por medio en blanco.

2. Es importante que todas las columnas y filas estén debidamente rotuladas.

3. En la medida de lo posible es importante representar los valores con la misma cantidad de dígitos.

Figura 17 Validación de datos


Con estas reglas un gráfico es de creación sencilla.

Pasos para crear un gráfico

Una vez que se tienen los datos se deben de seleccionar,

Posteriormente se

debe presionar el

botón de inserción

de objetos en la

barra de

herramientas de la

izquierda de la

pantalla, aquí es

importante explicar que este es un botón que activa una pequeña barra de botones y la forma correcta de

presionarlo es hacer click sobre este botón por lo menos durante 1 seg, en el momento en que se

despliega el resto de alternativas se debe soltar el click y hacer un click normal en el primero botón.

Después de esto se debe presionar el primer botón y arrastrar sobre

la sección de la hoja electrónica en donde se desea ubicar el

gráfico. Posteriormente se presenta en pantalla un asistente

compuesto por varios cuadros de dialogo el cual se usa para definir

el tipo, la forma y otros aspectos importantes del gráfico.

Una vez que el gráfico ha sido creado se puede dar click en varios de sus elementos internos

para modificar aspectos de formato y presentación.

Figura 18 Datos seleccionados para crear un gráfico

Figura 19 Botón para insertar ungráfico


Figura 20 Asistente para la creación de gráficos paso 1




Al finalizar la creación del diagrama se podrá observar el mismo junto con los datos en una

forma similar a la siguiente;

Figura 23 Asistente para la creación de gráficos paso 4 y final

Figura 24 Hoja con datos y gráfico


Funciones

Muchas veces es requerido la creación de formulas que son complicadas y que por lo general no

se recuerdan con facilidad o bien requieren muchos pasos intermedios para obtener el resultado, para

solventar este tipo de situaciones existen las funciones que son formulas “predefinidas” y que al recibir

los parámetros adecuados regresan el resultado. Las funciones por lo general se encuentran agrupadas

por categorías, se cuentan con funciones para la estadística, financieras, texto, lógicas.

En principio las funciones trabajan mediante la aceptación de parámetros (ya sean valores o

referencias a las celdas que contienen los valores) y devuelven el resultado. Algunas funciones tienen

algunos parámetros opcionales.

El usuario debe ingresar el símbolo igual seguido del nombre de la función, abrir un paréntesis e

ingresar los parámetros necesarios.

Si el usuario conoce el nombre de la función puede escribir su nombre como cualquier otra

formula, en caso contrario puede llamar el asistente funciones al presionar el siguiente botón de la barra

de formulas , esto le brindará un cuadro de dialogo con las opciones necesarias para poder

seleccionar una función y llenar todos sus parámetros.

Para cada función se muestra su

sintaxis e incluso una breve

explicación de objetivo que tiene y el

resultado que regresa.

Una alternativa importante es que las

funciones pueden ser anidadas lo que

significa que una función puede ser

colocada dentro de otra, así por

ejemplo se podría obtener la suma de

un grupo de valores de coseno de unFigura 25 Asistente para funciones


rango de datos.

Formato

Al igual que con el procesador de texto, se cuentan con herramientas para modificar el formato y

la presentación de los datos y es que no solo es importante que los datos que se presenten estén

correctos sino que también cuenten con una presentación que sea agradable a la vista de la persona que

los recibe.

De esta forma se cuentan con opciones para el formato de letras, presentación de valores

numéricos, color y tipos de líneas, fondo de las celdas entre otras, incluso existe la alternativa de

establecer un formato condicional el cual según el valor de las celdas va a ser aplicado.

Básicamente las opciones de formato pueden ser aplicadas desde el menú con el mismo nombre,

la barra de herramientas o bien el menú contextual al presionar el botón derecho del ratón sobre la o las

celdas seleccionadas.

Es importante recordar que el formato muchas veces puede afectar la “mascara” de los datos al

momento de presentarse y esto puede obligar a que el ancho de la columna tenga que ser modificado.

De igual forma un cambio de formato puede causar distorsión si no se sabe usar bien, esto produce por

ejemplo que si se ha ingresado el dato 100 en una celda y se aplica un formato porcentual el dato se

vera multiplicado por 100 acompañado del símbolo de %.

Existe también un tipo de formato llamado condicional el cual permite que según un valor que

posean los datos que se ingresen se aplique o active un tipo determinado de formato. Esta alternativa se

encuentra presente en el menú Formato.

Se indican los parámetros necesarios y después de lo cual el formato que se seleccione se

activara al momento de que los valores cumplan con lo indicado.


Impresión

La parte final de la creación de

una hoja electrónica por lo general es la

impresión de la misma por esto es

importante el poder dominar todos los elementos que encierran este procedimiento.

Para realizar la impresión de una hoja de cálculo se debe recordar que esta posee muchas

columnas y filas y que por lo tanto el concepto tradicional de hoja no se aplica en todo el sentido de la

palabra, un reporte puede requerir de varias páginas tanto a lo largo como a lo ancho.

Existen variables que se pueden ajustar para controlar la forma y la distribución de la impresión,

primero en el menú formato se pueden definir las características globales del papel, posteriormente en

el menú editar se puede modificar tanto el texto para el pie de página como para el encabezado del

documento.

Figura 26 Formato Condicionado

Figura 27 Formato de Página


Estas opciones se complementan

con la presentación preliminar del

documento para poder apreciar sus partes,

como con la vista previa de saltos de

página que permite conocer de una forma

interactiva la forma en que los saltos han

sido ubicados.

Figura 28 Encabezado y pie de página

manual de open office

Documents