manual de ofimÁtica contenido unidad 01 ofimática.pdf · manual de ofimÁtica contenido unidad...

Ofimática

Técnico Superior en Instalaciones Eléctricas

Adela Speratti 1673 c/ República Francesa – Tel.: (021) 201-249 y Cel.: (0971) 213-424 www.itc.edu.py

Recopilado por Ing. Arturo Britez Caballero

MANUAL DE OFIMÁTICA

CONTENIDO

UNIDAD 01:

Introducción a la Informática

Según el diccionario de la Real Academia Española el término informática es el

conjunto de conocimientos científicos y técnicas que hacen posible el tratamiento

automático de la información por medio de ordenadores (dispositivos electrónicos

configurables mediante programas capaces de procesar la información). Su origen

es la palabra francesa informatique, compuesta por las palabras information y

automatique, cuyo significado es evidente.

El ordenador es una de las piezas clave de la informática junto con la

información que procesa. Para procesar esa información el ordenador utiliza una

serie de circuitos electrónicos (hardware) y una serie de programas (software).

El Sistema Informático: Un sistema informático resulta de la conjunción de

dos partes bien diferenciadas: hardware y software.

Hardware

Se llama hardware al conjunto de los componentes y elementos que integran la

parte material de un ordenador, es decir, el conjunto formado por todos los

elementos físicos que componen el ordenador.

Arquitectura de un Ordenador

La estructura de un ordenador se puede esquematizar básicamente en una

agrupación de los siguientes componentes indispensables:

Unidad Central de Proceso (CPU/UCP): Unidad que se encarga del control

del ordenador, procesando para ello instrucciones. Podemos distinguir en

ella tres partes principales:

o Unidad Aritmético-Lógica (ALU/UAL): Se encarga del procesamiento

de datos y permite realizar una serie de operaciones simples, tales

como suma, resta, etc.

o Unidad de Control (CU/UC): Se encarga de realizar el control, es

decir, de generar las señales necesarias para activar los elementos

el ordenador en función de las instrucciones.

o Registros: Memoria interna del procesador que proporciona los datos

a la unidad aritmético-lógica y en la que ésta almacena el resultado

de sus operaciones.

Ofimática




Memoria Principal: Es una unidad de almacenamiento de información. Está

dividida en posiciones que se identifican mediante una dirección única.

Cada posición suele estar formada por un conjunto de puntos de memoria,

o bits, que permiten almacenar 0 o 1.

Buses: canales (cables, circuitos electrónicos, etc.) por los cuales las

instrucciones, los datos y las señales de control viajan entre las distintas

unidades físicas del ordenador.

Periféricos (entrada/salida) de datos: Permiten enviar y recibir información

del mundo exterior al ordenador.

Gabinete principal

En la siguiente imagen se puede apreciar los componentes mínimos actuales

que se necesita tener instalados en un ordenador.

a) Parte frontal

b) Parte trasera

Ofimática




El microprocesador

Es el cerebro del PC y aporta la velocidad necesaria para el perfecto manejo de

los datos. Los micros actuales poseen dos velocidades que se miden en

megahercios (MHz) o en gigahercios (GHz):

Velocidad interna: Velocidad a la que funciona el microprocesador (450

MHz, 1,8 GHz, 3 GHz, etc.).

Velocidad externa o del bus: Velocidad a la que se comunica el micro y la

placa base (33 MHz, 66 MHz, 133 MHz o 233 MHz).

Memoria Principal

Es el lugar en el que el PC guarda los datos que se están utilizando en el

momento presenta. Por ejemplo, se está trabajando con un programa, éste

generará archivos, y será en la memoria RAM desde dónde se lean y donde se

escriban de una forma rápida. El funcionamiento del programa y del PC es

proporcional a la cantidad de memoria que su PC tenga.

Periféricos y puertos de comunicación

Los dispositivos externos que se conectan al PC permitiéndole la comunicación

con el exterior se llaman periféricos. Estos se clasifican en:

Periféricos de entrada: Son los que permiten que el usuario aporte

información exterior.

Periféricos de salida: Son los que muestran al usuario el resultado de las

operaciones realizadas por el PC.

Periféricos de entrada/salida: Son los dispositivos que pueden aportar

simultáneamente información exterior al PC y al usuario.

Ofimática




Puertos de comunicación

Todos los dispositivos del PC deben ir conectados, por norma general, a la

parte posterior de la CPU, donde se observan diferentes entradas para cada

conexión y dispositivo como:

Puerto serie

Un puerto serie es una interfaz a través del cual los periféricos se pueden

conectar mediante un protocolo serie que consiste en la transmisión de datos de

un bit detrás de otro y a través de una sola línea de comunicación. Solo puede

enviar un bit a la vez. El tipo más común de puerto serie es un D-sub o un

conector D-sub que llevan señales RS-232. Normalmente, los puertos serie tienen

9 ó 25 clavijas o pines. Es el que utilizaban antiguamente los ratones y módems.

Los datos viajan a 115 kilobits por segundo.

Puerto paralelo

Un puerto paralelo, por otro lado, es una interfaz a través del cual la

comunicación entre un computador y su dispositivo periférico es de manera

paralela, es decir los datos se transfieren en paralelo utilizando más de una línea

de comunicación (canales). Pueden enviar varios bits a la vez. El puerto de la

impresora es un ejemplo de puerto paralelo. Se utiliza, cada vez menos, para

escáneres, impresoras y los llamados PS/2 para el teclado y el ratón del

ordenador.

Hoy en día casi todos los periféricos utilizan los puertos llamados USB.

Puerto USB (Universal Serial Bus)

Se puede conectar todo tipo de dispositivos USB externos, tales como un disco

duro externo, una impresora, un escáner, ratón, teclado, etc. Fue introducido en

1997 para para estandarizar cómo se conectan los periféricos, es decir que todos

los periféricos se conectaran de la misma forma. Su característica principal es que

Ofimática




son plug and play (enchufar y usar) que significa que se pueden conectar y

desconectar con el ordenador encendido y ya reconoce el periférico conectado.

Los antiguos puertos se tenían que apagar y reiniciar el ordenador para que los

reconociera. Además son más rápidos para transmitir la información. Los datos

viajaban a 12 megabits por segundo en los primeros USB, aunque según se van

mejorando se consiguen mayores velocidades. Para saber qué tipo de USB

estamos utilizando se pone un número que nos dice la versión del puerto.

USB-1.0 = los datos viajan a 12Mb/s (OJO megabits por segundo, no Kilobits

como dijimos en el serie y paralelo)

USB-2.0 = Los datos viajan a 480Mb/s.

USB-3.0 = Los datos viajan a 5Gb/s. (Gigabits por segundo). El 3.1 alcanza

velocidades de 10Gb/s.

Puerto VGA

Se conecta el monitor a la tarjeta de video de una computadora. Tiene 15

pines. Es similar al conector de puerto serie, pero el conector de puerto serie tiene

pasadores metálicos (pines), y el VGA que tiene agujeros.

Puerto DVI (Interfaz de Vídeo Digital)

Donde se conecta el monitor LCD de pantalla para enviar video digital.

Maximiza el rendimiento de monitores de pantalla plana. Son mejores que los

VGA.

Ofimática




Puerto HDMI

Para conectar Multimedia en Alta Definición (HD). Es el sustituto del llamado

Euroconector que ya no se utiliza.

Puerto RJ 45 o Ethernet

Donde se conecta a una red a Internet de alta velocidad. Se llama RJ45

(hembra) y el macho será el del cable del router. Este puerto está situado en una

tarjeta Ethernet usadas para la conexión a internet.

Tarjetas de Expansión

Se utilizan las tarjetas de expansión para adaptar las características de una

placa base a las necesidades del usuario, por ejemplo, aumentar la calidad del

sonido o de las imágenes que puede reproducir su PC.

Ofimática




Tarjeta de vídeo: Es el dispositivo que permite al monitor mostrar

imágenes visuales. En algunas ocasiones, la tarjeta de vídeo se encuentra

ya impresa en la placa base.

Tarjetas de red: (también llamada placa de red o Network Interface Card

(NIC)) es una clase de tarjeta destinada a ser introducida en la placa madre

de una computadora o se conecta a uno de sus puertos para posibilitar que

la máquina se sume a una red y pueda compartir sus recursos (como los

documentos, la conexión a Internet o una impresora, por ejemplo).

Fuente de alimentación

En electrónica, la fuente de alimentación o fuente de potencia es el dispositivo

que convierte la corriente alterna (CA), en una o varias corrientes continuas (CC),

que alimentan los distintos circuitos del aparato electrónico al que se conecta

(computadora, televisor, impresora, router, etc.)

https://es.wikipedia.org/wiki/Electr%C3%B3nica

https://es.wikipedia.org/wiki/Corriente_alterna

https://es.wikipedia.org/wiki/Corriente_continua

https://es.wikipedia.org/wiki/Aparato_electr%C3%B3nico

https://es.wikipedia.org/wiki/Computadora

https://es.wikipedia.org/wiki/Televisor

https://es.wikipedia.org/wiki/Impresora

https://es.wikipedia.org/wiki/Router

Ofimática




Software

Se llama software al conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas

para ejecutar ciertas tareas en un ordenador. Se suele decir que es el soporte

lógico de un sistema informático, es decir, el conjunto de todos los programas

informáticos capaces de funcionar en un ordenador.

De todos los programas existentes podemos hacer una división general en dos

tipos:

Sistemas operativos

Aplicaciones

Un sistema operativo es el puente que enlaza el ordenador (hardware) con el

resto del software de que disponga el ordenador. Es decir es el encargado de

hacer que el ordenador nos entienda y de controlar todos los dispositivos. Es el

intermediario entre la persona y la máquina, y sin él sería imposible trabajar.

Todos los ordenadores necesitan tener instalado un sistema.

Las aplicaciones o programas de aplicación son programas creados para

facilitar tareas concretas en función del trabajo que se quiera desarrollar. Así

encontramos algunos programas de tipo:

Procesadores de texto.

Hojas de cálculo.

Presentaciones.

Tratamiento de imágenes.

Navegadores de Internet.

Dentro de la enorme cantidad de software existente, aparece aquel que es de

un uso genérico y de amplia aplicación en diferentes contextos. En un futuro

inmediato será imprescindible su conocimiento, por entrar ya dentro de las

exigencias básicas que imponen la sociedad, como anteriormente lo fueron saber

leer y escribir.

Los programas que nos ayudarán a resolver esos problemas cotidianos, tanto a

nivel personal como profesional, se encuadran dentro de lo que se conoce

como Ofimática.

Los principales tipos de aplicaciones usados en la ofimática son:

Procesadores de texto. Programas cuya finalidad fundamental es la de

tratar textos, con una amplitud de posibilidades impensable hasta hace

poco tiempo, tales como disponer de corrección automática, manipulación

Ofimática




de márgenes, multitud de tipos de letras, inclusión de imágenes, tablas,

gráficos, etc.

Hojas de cálculo. Facilitan y aceleran fundamentalmente el manejo de datos

numéricos, fórmulas, funciones, así como la confección de gráficos a

medida de los datos que se manipulan.

Sistemas Operativos

Corno hemos podido comprobar en las unidades anteriores, un Sistema

Informático es el resultado de conjuntar hardware y software.

El software hoy día está formado por innumerables programas. Los más

divulgados son: procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones, una gran

variedad de aplicaciones específicas y sistemas operativos. Por tanto, debernos

tener claro que los sistemas operativos forman parte del software.

Algunos sistemas operativos

Antes vimos lo que era un sistema operativo y las funcionalidades que tiene,

ahora tendremos que decidir (en función de la capacidad de nuestro ordenador y

las prestaciones que necesitemos) qué sistema operativo instalaremos de entre

los existentes en el mercado. Entre los más usuales nos encontramos:

Windows: es el sistema operativo más usado. Existen versiones personales

y profesionales y el coste varía en función de la versión.

Mac OS: es un sistema operativo que funciona sólo en los ordenadores que

fabrica la empresa Apple. Apple fue la primera empresa que diseño una

interfaz de ventanas para los sistemas operativos que fabricaba.

GNU/Linux: Los profanos solemos llamar Linux a lo que técnicamente es

GNU/Linux. En 1984 Richard Stallman inició el desarrollo de un proyecto de

sistema operativo libre compatible con Unix, y lo llamó GNU. El núcleo

o Kernel lo desarrolló Linus Torvalds en 1991. GNU más Linux forman el

sistema operativo GNU/Linux.

Ofimática




UNIDAD 02:

Word

Microsoft Word es un programa informático orientado al procesamiento de

textos. Fue creado por la empresa Microsoft, y viene integrado

predeterminadamente en el paquete ofimático denominado Microsoft Office.

¿Para qué sirve Word?

Word es un programa de computadora que sirve para crear, modificar, e

imprimir documentos escritos. A este tipo de programas se los conoce como

Procesadores de Texto, y son los más comunes de entre todas las aplicaciones de

computadora.

Con los procesadores de texto si uno se equivoca puede corregirlo cuantas

veces quiera antes de mandarlo a imprimir. Además el procesador de texto, al ser

un programa de computadora, puede incluir funciones útiles como la de corrección

ortográfica y la de buscar y reemplazar una palabra por otra, todo

automáticamente. Puede utilizarse además para la elaboración de presupuestos.

¿Cómo utilizar Word?

Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los

nombres de los diferentes elementos los hemos señalado con líneas y texto en

color rojo.

La pantalla que se muestra (y en general todas las de este curso) puede no

coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede

Ofimática




decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más

adelante.

La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y

pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.

En Word la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen

las operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamaño de letra, tipo

de letra, etc.), Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.),

Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.). Cada una de las secciones, se ha

creado con botones de acceso rápido a la tarea que se desea realizar. Una forma

más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el menú que al hacer

clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo está diseñado con

iconos de acceso rápido.

Herramientas utilizadas para la elaboración de presupuestos en Word

A la hora de elaborar presupuestos en Word, una de las herramientas más

recomendadas para su elaboración es la de las tablas.

Tablas

Una tabla de contenido en Word es una forma de organizar los datos.

En un principio, crear una tabla en Word, es más o menos fácil. Tal y como

indica la imagen siguiente, se accede al menú Insertar/Tabla, se selecciona la

tabla que queramos, 1 casilla (también es una tabla), 1 fila x 2 columnas, 2 filas x

1 columnas y así según nuestra necesidad.

Ofimática




Ahora bien, ¿qué sucede, cuando nuestras tablas en Word se complican?

Si necesitas una tabla más grande de 10 columnas por 8 filas que es lo que

ofrece Microsoft Word, has llegado al sitio adecuado.

Planifica tus tablas en Word

Una de las cosas que más enfadan a uno, es precisamente tener que modificar

una tabla de contenido en Word cuando está el trabajo medio hecho. Se

desmontan las filas, se desmontan las columnas.

En resumidas cuentas, un pequeño galimatías. Y seguramente es una de las

partes más complejas de emplear tablas en Word.

Presenta la tabla de Word con colores. No es sólo una cuestión de

presentación. Presentar la tabla con colores, te va a ayudar a organizar tus datos

de mejor manera. Y al lector de tu documento, también.

Opciones de las tablas en Word

A pesar de que las tablas de Word, tienen muchas opciones hay que

conocerlas. Para que nuestras tablas en Word sean fantásticas, existen algunos

elementos para mejorarlas.

Combinar celdas.

Dirección del texto.

Alineación de celdas.

En la imagen siguiente, tienes las opciones.

Ofimática




Combinar celdas

Esta opción, se activa cuando tienes dos filas o dos columnas y las quieres

juntar en una sola.

Para poder utilizar esta función, tienes que seleccionar las casillas que quieras

unir y o bien pulsar el botón derecho del ratón o acceder a la parte superior del

menú de Word. En la imagen siguiente, tienes el otro sitio dentro de Word, donde

puedes combinar celdas.

Dirección del texto

Esta opción, es muy interesante cuando el texto tiene que tomar diferentes

direcciones. La dirección puede ser vertical u horizontal. Si es vertical, puedes

decidir si quieres que el texto se lea de izquierda a derecha o de derecha a

izquierda.

Alineación de celdas

La alineación de celdas es una opción que te permite que todas las celdas que

necesites, tengan la misma orientación. Esto sucede cuando tienes tablas que el

texto de una celda está en la parte superior de la celda, o bien en la parte inferior.

Esta opción, te permite, igualar todas las celdas y que queden ordenadas.

Elaboración de presupuestos

Un presupuesto es uno de los documentos clave para cualquier técnico,

especialmente si su actividad implica la prestación de servicios o si el precio de

sus productos no es cerrado.

El presupuesto es, además, la carta de presentación de todo técnico y

constituye, en muchas ocasiones, la primera toma de contacto con un cliente, por

lo que es una herramienta que hay que utilizar con cuidado, ya que un uso

incorrecto puede ser determinante para hacernos perder un posible comprador o

usuario.

Si bien es cierto que el precio es muchas veces un factor determinante en la

decisión de compra del usuario, un presupuesto puede aportar un valor añadido a

nuestro producto o servicio, ya que permite mostrar nuestra experiencia o

implementar diferentes técnicas de marketing para hacer nuestra oferta más

atractiva al cliente.

Ofimática




Cuando un profesional se plantea cómo hacer un presupuesto, debe tratar de

conseguir equilibrar el total de los gastos, las horas de trabajo y recursos

consumidos y el margen de beneficio que se quiera obtener.

Hacer el presupuesto correcto para cada proyecto o cliente puede llegar a ser

todo un arte, pero siempre desde la transparencia y el sentido común.

Criterios para fijar precios en tu presupuesto

Cubrir costes: Se debe analizar previamente cuál es el precio hora a repercutir

por su trabajo en base a sus costes fijos y variables y al reparto de su tiempo de

trabajo. Al precio de la mano de obra habrá que añadirle el de los materiales o

gastos directamente asociados al trabajo a realizar.

Margen de beneficio: Sobre el coste de los trabajos, el profesional definirá un

porcentaje de beneficio empresarial. Su cuantía dependerá de la estrategia

comercial con el cliente y de si los costes son lo suficientemente bajos como para

permitirlo.

Precio de mercado: Es importante tener referencias de los precios de la

competencia y también de hasta dónde están dispuestos a llegar los clientes, tanto

por arriba como por abajo.

Promociones: El técnico deberá valorar la inclusión o no de posibles promociones

para hacer más atractiva su oferta.

Hay dos errores habituales que hay que tratar de evitar al fijar precios:

Un precio demasiado bajo devalúa el valor de tu trabajo, de tu producto o

de tu servicio, además de correr el riesgo de no llegar a cubrir costes.

Además, si comienzas con precios demasiado bajos, luego será más

complicado incrementarlos para llegar a obtener un verdadero beneficio.

Un precio demasiado alto o muy por encima del precio medio de mercado o

del valor añadido que pueda ofrecer tu producto o servicio puede hacerte

perder un cliente antes, incluso, de iniciar una negociación. Si optas por

moverte en un rango de precios elevado, por encima de la media de tus

competidores, asegúrate de justificar ese incremento del precio

debidamente o de proporcionar un valor añadido que equilibre la relación

calidad/precio.

¿Qué debe incluir un presupuesto?

Un presupuesto debe ser claro, conciso y detallado. Existen diversas técnicas

para redactar un presupuesto, pero, sea cual sea la opción que escojas, lo más

aconsejable es que detalles al máximo todos y cada uno de los elementos que

Ofimática




constituyen en servicio, para que el cliente sepa exactamente qué es lo que está

pagando.

Existen una serie de elementos básicos que todo presupuesto debe

incluir

Datos de la empresa/prestador del servicio: En ésta sección deberá detallarse

los datos de la empresa o técnico prestador del servicio, tales como el nombre o

razón social y otros datos de contacto, como el teléfono y/o el correo electrónico.

Datos del cliente: El presupuesto deberá reflejar el nombre del cliente (ya sea

particular o empresa), así como su C.I. o RUC y el domicilio.

Concepto: El concepto detalla los elementos que conforman el producto/s y/o el

servicio/s presupuestados. De ésta forma, en el concepto pueden incluirse

diferentes productos y servicios, además de las horas de trabajo, los materiales

utilizados y, en su caso, otros costes asociados, como puede ser la contratación

de otros servicios de terceros, licencias, suministros. En éste apartado ha de

incluirse el número de unidades de cada elemento que conforma el concepto, el

coste unitario de cada una de ellas y el coste total de cada grupo de unidades de

la misma naturaleza.

Importe: El importe ha de desglosarse indicando la base imponible, es decir, la

suma de los conceptos sin IVA, el tanto por ciento de IVA que se aplica y el

importe total del presupuesto, que resulta de la suma de la base imponible más el

IVA.

Modo de pago: Es importante estudiar la forma de pago de cada presupuesto.

Normalmente, cuando el monto no es elevado o no requiere la adquisición previa

de material, no se suelen establecer anticipos. Pero en caso de que se trate de un

presupuesto de elevada cuantía o que implique una importante adquisición de

material o contratación de servicios de terceros, conviene acordar un el adelanto

de un tanto por ciento del importe total. En éste apartado se puede especificar,

además, el medio de pago, ya sea mediante transferencia o ingreso bancario o en

efectivo.

Otros elementos del presupuesto

Además de los elementos obligados anteriormente descritos, existen diversas

técnicas que pueden ayudarnos a hacer nuestro presupuesto más atractivo y

generar una mayor confianza en nuestro cliente.

Plazo de entrega: Incluir el plazo de entrega de un proyecto acabado o, incluso,

los plazos intermedios de las diferentes etapas es un importante recurso para

dotar de valor añadido a nuestro servicio. No obstante, en el momento que un

Ofimática




presupuesto adquiere validez legal, es importante cumplir bien con éstos plazos y

planificarlos con anterioridad.

Garantías y soporte técnico: Existen determinados servicios o proyectos que

pueden necesitar ser dotados de ciertas garantías (en especial cuando se trata de

servicios a largo plazo) o de un soporte técnico, que no tiene por qué estar incluido

en el importe del servicio en sí y que debe ser presupuestado aparte. Una buena

técnica para hacer más atractivo nuestro presupuesto es ofrecer éste soporte

técnico de forma gratuita durante un determinado periodo de tiempo.

Condiciones legales: Añade las condiciones legales que estimes necesarias para

evitar malentendidos o abusos por cualquiera de las partes. De ésta forma podrás

impedir una inadecuada interpretación de lo estipulado en el documento y ahorrar

problemas, tiempo y dinero.

Formato: En ocasiones será necesario presentar el presupuesto con un formato

diferente, como por ejemplo el de una factura proforma o el de una propuesta de

contrato mercantil de prestación de tus servicios que lleve implícito el presupuesto,

Esta última modalidad es habitual para agentes comerciales, formadores o

programadores que desarrollen su trabajo de manera continua en el tiempo.

Recomendaciones para elaborar un buen presupuesto

Para dotar a tu presupuesto de valor añadido, puedes incluir ciertos elementos

que te ayudarán en el proceso de venta. Recuerda siempre evitar la “literatura” y

ser conciso.

Presenta el problema del cliente desde tu visión profesional, haciendo un

análisis del mismo.

Muestra de qué forma puede tu negocio o empresa ayudar a tu cliente a

buscar una respuesta a su problema. Incluye un plan de trabajo en el que además

de para vender y explicar la metodología y la forma que tienes de hacer las cosas,

podrás explicar a tu cliente de una forma más práctica en qué va a gastar su

dinero.

Alcance del trabajo

Debes de tratar de evitar un error habitual, que es detallar lo que se incluye,

pero no dejar por escrito lo que no está incluido. No dejar constancia de lo que no

incluye el presupuesto puede dar lugar a malentendidos, ya que en muchas

ocasiones el cliente puede dar por sentado que se presupuestan ciertos elementos

o servicios “extra” que nosotros no habíamos incluido en la oferta.

Ofimática




Ofimática




UNIDAD 03:

Excel

Excel es un programa diseñado por la empresa Microsoft, destinado a la

creación, modificación y manejo de hojas de cálculo. Se trata de un programa

diseñado para trabajos de oficina, en especial en lo tocante al ámbito de la

administración y contaduría, aunque gracias a la gran gama de funciones y

herramientas que posee, es útil para muchos otros campos, como la creación de

ciertas bases de datos, y demás.

Se trata de un programa que cuenta con funciones para el procesamiento de

texto y diversas herramientas matemáticas y de gráficas, para trabajos de

contaduría y administración, con los que se pueden llevar a cabo registros

detallados de diversas informaciones, en una forma ordenada gracias al sistema

de casillas con que cuenta.

¿Para qué sirve Excel?

Microsoft Excel sirve para:

La elaboración de tablas.

La creación de gráficos.

Hacer sumas.

Hacer restas.

Realizar multiplicaciones.

La elevación a potencias.

Hacer calendarios especializados.

Hacer facturas.

Realizar horarios, de trabajo o escolares.

Crear informes detallados (por ejemplo informes contables).

Sirve para elaborar presupuestos.

Permite inserta vínculos a textos u hojas de cálculo relacionadas.

Insertar imágenes (por ejemplo gráficas), en las hojas de cálculo.

¿Cómo utilizar Excel?

Configurar la hoja de cálculo

1. Inicia un nuevo libro (un archivo de Excel). Haz clic en "Archivo" y luego en

"Nuevo". En "Plantillas disponibles", haz clic en "Libro en blanco" y luego en

"Crear". A continuación, se abrirá un libro en blanco.

2. Guarda el libro. Haz clic en el botón de Office (o en la pestaña Archivo si

cuentas con una versión anterior de Excel) y selecciona "Guardar como".

Ofimática




Escoge una ubicación en tu computadora para guardar el archivo (por ejemplo,

la carpeta "Mis documentos"), digita el nombre de tu libro en el cuadro "Nombre

de archivo", y asegúrate de que el tipo de archivo esté configurado como "Libro

de Excel".

3. Familiarízate con las pestañas de la cinta en la parte superior de tu libro.

Estas son “Archivo”, “Inicio”, “Insertar”, “Diseño de página”, “Fórmulas”,

“Datos”, “Revisar” y “Vista”.

4. Familiarízate con el lenguaje necesario para utilizar este programa. Es

importante conocer los términos más comunes en tecnología para poder utilizar

con facilidad y comprender mejor las guías de este tipo de programas.

Una fila es una sección que cruza la pantalla de derecha a izquierda. Las

filas están indicadas por números a lo largo del lado izquierdo de la

pantalla.

Una columna es un conjunto de datos que va desde la parte superior hasta

la parte inferior de la hoja de cálculo, y se identifica con una letra en la parte

superior de la hoja.

Una celda es cualquier cuadrado individual de la hoja de cálculo dentro del

cual se colocan los datos.

5. Prepara la hoja de cálculo para almacenar los datos. Cada libro de Excel

tiene 3 hojas de trabajo predeterminadas. La “Hoja 1” se abre de manera

predeterminada y puedes encontrar su pestaña en la parte inferior de la

ventana.

6. Cambia el nombre de una hoja haciendo clic derecho sobre la pestaña “Hoja

1”. Selecciona la opción "Cambiar nombre" y escribe el nuevo nombre para la

hoja. Si es necesario, agrega más hojas haciendo clic en el botón a la derecha

de "Hoja 3", que muestra una hoja de papel con una estrella en la esquina.

7. En la fila superior de la hoja, escribe un título en cada celda para identificar

aquello que vas a colocar en cada columna. Por ejemplo, podrías escribir

“Nombre”, “Fecha” y “Cantidad”. Las filas debajo de estos títulos son para

colocar tus datos.

8. Guarda tus avances con frecuencia. A medida que introduces tus datos,

debes guardar tu trabajo con frecuencia haciendo clic en el símbolo de

disquete en la parte superior izquierda de la pantalla, o haciendo clic en el

botón de Office y seleccionando la opción "Guardar". Como alternativa, puedes

mantener presionada la tecla "Ctrl" en tu teclado mientras presionas la tecla

"G".

Ingresar y gestionar datos en Excel

Ofimática




1. Comienza a ingresar los datos en las celdas de la hoja de cálculo. Es posible

que quieras comenzar con una o dos columnas o filas para practicar antes de

ingresar todos los datos en la hoja.

Haz clic en una celda y escribe los datos.

Para editar los datos después de ingresarlos en la celda, haz doble clic en

la celda o edita los datos en la barra de edición en la parte superior de la

hoja de cálculo (la que se encuentra justo por encima de las letras de las

columnas).

2. Aprende a darle formato a las celdas. Se utiliza el formato "General" de

manera predeterminada, pero puedes cambiar las configuraciones de cada

celda, fila o columna.

Este formato se puede cambiar a uno preestablecido (como “Número”,

“Fecha”, “Hora”, o “Moneda”) seleccionando la flecha desplegable junto a

"General" en la pestaña "Inicio".

Además, puedes cambiar el tipo de letra y estilo, así como la alineación de

los números o el texto utilizando las secciones de "Fuente" y "Alineación" de

la pestaña "Inicio".

Cambia el formato de una columna entera, seleccionando la letra en la

parte superior y luego realizando los cambios.

Cambia el formato de una fila entera seleccionando el número en el lado

izquierdo de la pantalla y luego realizando los cambios.

3. Ingresa tus datos. Agrega todos los datos a la hoja de cálculo.

Presiona la tecla “Enter” para pasar a la siguiente celda (debajo de la celda

actual). Presiona la tecla “Tab” para pasar a la celda de la derecha, o utiliza

alguna de las teclas de dirección para cambiar de celda.

Recuerda que siempre debes guardar tus avances.

4. Ordena tus datos. Selecciona los datos que deseas ordenar. Si deseas,

puedes seleccionar columnas individuales o columnas múltiples e incluir títulos

de texto.

Asegúrate de seleccionar varias columnas si deseas mantener las filas de

datos juntas. Si ordenas una sola columna, el orden de la columna

cambiará, pero dejará las columnas adyacentes sin ordenar.

Selecciona la pestaña “Datos” y haz clic en "Ordenar". Aparecerá un cuadro

de diálogo de ordenación.

Selecciona la columna que deseas ordenar en la lista "Ordenar por". Si has

ingresado títulos en la fila superior, los títulos de tus columnas aparecerán

en el cuadro "Ordenar por".

Ofimática




Selecciona "Valores", "Color de celda", "Color de fuente" o "Ícono de celda".

Si has ingresado un texto, es probable que desees seleccionar “Ordenar

por Valores".

Selecciona el orden en que deseas aplicar la operación de ordenación. Este

puede ser ascendente o descendente (“de la A a la Z” o “de la Z a la A”

para textos, o “de mayor a menor” o “de menor a mayor” para números).

5. Filtra tus datos. Selecciona los datos que deseas filtrar resaltando una o

varias columnas.

Selecciona la pestaña “Datos” y haz clic en "Filtro" (el ícono de embudo) en

la sección “Ordenar y filtrar”.

Las flechas aparecerán en la parte superior de cada columna. Haz clic en la

flecha para ver la lista de opciones en el encabezado de la columna.

Selecciona los valores que deseas utilizar y haz clic en "Aceptar" para ver

los resultados. El resto de tus datos se ocultará para que puedas ver solo

los datos filtrados.

6. Busca textos específicos en tu libro. Haz clic en el ícono "Buscar y

seleccionar" (binoculares) en la pestaña “Inicio”.

Haz clic en "Buscar" y escribe el texto que estás buscando.

Selecciona "Buscar todos" y aparecerá una lista con todas las instancias de

ese texto en la hoja de cálculo. Nota: para buscar en todo el libro,

selecciona el botón "Opciones" en la ventana emergente “Buscar y

reemplazar” y en la opción "Dentro de", cambia "Hoja" por "Libro", y luego

haz clic en "Buscar todos".

7. Imprime la hoja de trabajo haciendo clic en "Archivo" y luego en "Imprimir", o

manteniendo presionada la tecla control en tu teclado mientras presionas la

tecla "P" (comando de teclado: “Ctrl + P”).

Puedes obtener una vista preliminar del archivo haciendo clic en el botón de

Office y luego en "Imprimir". Luego, puedes seleccionar la opción "Vista

preliminar". A partir de allí, puedes seleccionar el ícono de impresión en la

parte superior izquierda de la pantalla.

Puedes cambiar la configuración, el tamaño, los márgenes y otras opciones

de página accediendo al menú "Configurar página" en la pestaña "Diseño

de página". Selecciona la flecha pequeña en la esquina de la sección

"Configurar página" para expandir el menú.

Ajusta toda la hoja de cálculo para que encaje en una sola página impresa

accediendo a la pestaña "Diseño de página". Luego, haz clic en la flecha

pequeña al lado de "Ajustar a". Debajo de "Ajuste de escala" en la pestaña

"Página", selecciona "Ajustar a" y cambia la configuración a "1 página de

ancho por 1 de alto". Luego, haz clic en “Aceptar”.

Ofimática




Para imprimir solo una parte, haz clic sobre la hoja de cálculo y selecciona

el rango de datos que deseas imprimir haciendo clic, manteniendo pulsado

el botón del ratón y arrastrándolo para cubrir la selección que deseas.

Luego, haz clic en el botón de Office, selecciona "Imprimir" y selecciona

"Imprimir Selección" en "Configuración". Luego, haz clic en “Aceptar”.

Utiliza el cuadro desplegable debajo de "Impresora" para ver las impresoras

que se encuentran instaladas en el equipo y selecciona la impresora que

deseas utilizar.

Realizar cálculos básicos

1. Utiliza la función de sumatoria para realizar una suma básica en la columna.

Haz clic en la celda vacía debajo de una columna de números que deseas

sumar.

Haz clic en el símbolo "Autosuma" al lado derecho de la cinta de la pestaña

“Inicio” (que parece una "M" de costado).

Haz clic una segunda vez y la celda previamente vacía ahora mostrará el

total de la columna de números.

2. Utiliza un signo igual (=) para comenzar una fórmula. Si vas a ingresar una

fórmula a mano (en lugar de utilizar el botón de sumatoria), debes comenzar la

fórmula con un signo igual. Coloca primero el signo igual en la celda en la que

deseas que aparezca la respuesta.

3. Suma una columna entera de números. Puedes realizar esto utilizando la

Autosuma (revisa el paso 1 de esta sección), pero también lo puedes realizar

escribiendo la fórmula tú mismo.

Digita el signo “=” en una celda vacía (en la que deseas que aparezca la

suma), y luego, escribe “SUM”.

Digita un paréntesis de apertura "(", luego, la letra de la columna y el

número del rango superiores (primeros) que deseas sumar. A continuación,

digita el signo de dos puntos.

Escribe la letra de la columna y el número del rango inferiores (últimos) que

deseas sumar. A continuación, cierra el paréntesis para encerrar las letras y

los números. Por ejemplo, tu fórmula debe quedar de la siguiente manera:

“=SUM (B5:B9)”. Presiona “Enter” para que tu columna de números se

sume.

4. Suma números utilizando tu propia fórmula. Si deseas sumar números que

no están alineados en una columna, puedes crear tu propia fórmula para

sumar.

Haz clic en la celda vacía en la que te gustaría que aparezca la suma.

Ofimática




Digita el signo “=”. Luego, haz un clic en la primera celda que deseas sumar

o escribe la letra de la columna y el número de fila correspondiente a tu

primer número (por ejemplo, “B2”).

Digita el signo “+” y luego haz clic en la siguiente celda que deseas sumar o

escribe la letra de la columna y el número de fila correspondiente a tu

segundo número. Por ejemplo “=B2+C5”. Repite hasta que hayas

seleccionado todos los números que deseas sumar. Presiona “Enter” y

aparecerá la respuesta.

5. Utiliza el mismo método para restar, cambiando el signo “+” por “-”. En una

celda vacía, digita el signo “=”. Luego, escribe la letra de la columna y el

número de fila del primer valor. Digita el signo “-“, y luego, el segundo número

(por ejemplo, “=D5-C5”). Presiona “Enter” y aparecerá el cálculo.

Crear gráficos

1. Selecciona los datos que deseas que aparezcan en el gráfico.

Ubica la pestaña “Insertar” y la sección “Gráficos”.

Haz clic en el tipo y subtipo de gráfico que deseas utilizar.

2. Crea una tabla seleccionando un rango de celdas. Todas las celdas pueden

contener tus datos, o algunas pueden estar vacías.

Busca la pestaña “Inicio” y la sección “Estilos”. Luego, haz clic en "Dar

formato como tabla".

Selecciona el estilo de la tabla a partir de las muchas opciones que

aparecen.

3. Sombrea o colócale bordes a tus celdas. Selecciona el rango de celdas al

que deseas aplicarle esto.

Ve a la pestaña “Inicio” y luego a la sección “Fuente”.

Haz clic en "Fuente" y en la pestaña "Bordes".

En el cuadro de diálogo, selecciona el estilo requerido.

Para sombrear celdas, ve a la pestaña “Inicio” y a la sección “Fuente”

Haz clic en "Fuente" y en la pestaña "Relleno", y selecciona el color de

sombreado que desees.

Consejos

Ten en cuenta que lo que se muestra en el presente artículo son apenas

instrucciones básicas para utilizar Excel. En este programa de gran

alcance, están disponibles muchas fórmulas más (entre otras funciones).

Ofimática




Esta guía está basada en la versión de Excel del año 2007, y pueden existir

ligeras variaciones de una versión a otra. Además, las configuraciones de tu

sistema operativo pueden hacer que tu pantalla luzca un poco diferente.

Si necesitas más espacio en la pantalla de tu computadora, minimiza la

cinta. Haz clic derecho sobre la cinta y selecciona "Minimizar la cinta de

opciones".

Elaboración de un presupuesto

Ejemplo

1. Comenzamos por escribir el nombre de Presupuesto y los 5 rubros o partidas

que trabajaremos

2. Escribimos las cantidades presupuestadas en cada uno de los rubros por

estos cuatro meses

2. Ahora pongamos en negrita la palabra Rubro y los meses. Para ello

sombreamos estas cinco celdas, que queremos cambiar formato

Ofimática




4. Buscamos la opción negrita de la barra de herramientas y la pulsamos

5. Ya tendremos estas celdas marcadas en color negrito.

6. Vamos a cambiar el color del fondo. Ahora démosle un toque especial, si nos

fijamos el fondo de estas celdas es de color blanco, el cual podemos cambiar.

Para ello sombreamos estas celdas, y buscamos en nuestra barra de

herramientas el botón Color de relleno, (que es el botón en forma de cubeta).

7. Desplegamos el menú y seleccionamos el color deseado de relleno, en este

caso será el verde.

8. Ya tendremos nuestras celdas seleccionadas con relleno de color verde.

Formato de celdas del presupuesto

Si observamos nuestro presupuesto, hay cuatro rubros que no pueden leerse

completamente en la columna que se encuentran porque el espacio no es

suficiente. Veamos cuales son:

Si observamos están cortados cuando introducimos información en la columna

a su derecha Tendríamos dos opciones para que la información se vea: ampliar el

ancho de la columna hasta visualizar todo el detalle, que ya hemos visto en una

Ofimática




lección anterior; y la otra forma, es ampliar el alto de la fila de tal manera que se

muestre la información en forma de párrafo.

1. Nos posicionamos en la celda que queremos aumentar el alto de su fila. Por

ejemplo, tomemos primero Papelería y suministros de oficina.

2. Posicionados en esta celda, pulsamos el botón derecho del ratón y se nos

desplegará un menú

3. Seleccionamos la opción Formatos de celdas.

4. Se abrirá otro menú de opciones.

Ofimática




y seleccionamos Ajustar texto.

5. Además seleccionamos en la misma pantalla de menú la Alineación del texto

Vertical, en este ejemplo escogeremos Superior

6. Nuestra celda quedará ajustada al tamaño de la columna, con el alto de la fila

requerido para que toda la información sea visualizada

7. Repetimos los pasos anteriores para ajustar las demás celdas cortadas al

tamaño de la columna.

Formato de tabla y cantidades del presupuesto

Ya hemos realizado más cambios a nuestro presupuesto, ahora ya podemos

ver toda la información escrita en cada una de las celdas.

Formato de Tabla

Daremos formato de tabla a nuestro presupuesto, para mejorar su

presentación. Practiquemos nuevamente este proceso.

1. Sombreamos las celdas que conformarán la tabla.

Ofimática




2. Ahora seleccionamos el botón de la barra de herramientas que se utiliza para

dibujar los Bordes de las celdas.

3. En las opciones que se despliegan seleccionamos Todos los bordes, esto

cuadriculará todas las celdas.

Formato de Cantidades

Si nos fijamos en nuestra tabla, las cantidades se encuentran sin separador de

miles ni decimales. Pero podemos dar este formato a las celdas.

a) Seleccionamos el área a la que queremos dar formato. En este caso

las cantidades

b) Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botón

Inicio, la opción para dar el estilo de miles.

c) Ya nuestra tabla quedará con las cantidades en miles con punto

decimal y la información visualizada

Ofimática




Combinar Celdas

1. Buscamos y seleccionamos el botón Combinar y centrar la alineación de la

barra de herramientas.

2. Ahora veamos como quedo finalmente nuestro presupuesto

Ofimática




UNIDAD 04:

PowerPoint

Microsoft Office PowerPoint es un programa que está diseñado para realizar

presentaciones mediante diapositivas; diapositivas que pueden estar conformadas

por textos, imágenes, animaciones, audios y videos.

Posee herramientas que permiten realizar las diapositivas ajustándose a las

necesidades y gustos del usuario, e incluso permite manipular al gusto o la

necesidad, los tiempos de duración de cada diapositiva, los sonidos o música que

el usuario quiera agregar, los videos, así como el tiempo en que el usuario

pretenda que duren cada una de las diapositivas dentro de la presentación,

sincronizando imágenes, textos y audios. Son de fácil uso ya que están dispuestas

de manera intuitiva para que el usuario, pueda realizar los cambios que considere

necesarios en las plantillas o crear sus propias plantillas.

Además permite la opción de guardar el documento en varios formatos además

de los formatos nativos del programa, (PPT y PPS), estos formatos nativos del

programa, permiten que al guardarse la presentación se pueda ver como tal, o en

su caso se pueda editar si así lo considera necesario el usuario.

¿Para qué sirve el PowerPoint?

Sirve para hacer y modificar diapositivas, con este programa se pueden

realizar diversas diapositivas, ya sea usando las plantillas que posee el

programa, o diseñando las propias, adecuadas a las necesidades que

necesitemos.

Sirve para exponer y explicar de manera más detallada, diversas

investigaciones, como es el caso de algunas investigaciones de índole

científico técnica, como las que se suelen hacer en ámbitos como la

industria, la ingeniería, o la arquitectura.

Sirve para exponer diversos proyectos (económicos, sociales, industriales,

técnicos, etc.), siendo una herramienta muy útil, ya que permite que

personas ajenas a los conocimientos profesionales necesarios dentro de

una profesión, puedan entender de manera gráfica y detallada, los detalles

que presenta un proyecto.

Sirve para difundir noticias e información, y expresar hechos en diferentes

ámbitos, como disposiciones dentro de una empresa, exponer estudios, etc.

Sirve para realizar instructivos, explicando cómo se deben de armar y

utilizar aparatos.

Ofimática




Crear una presentación de diapositivas con PowerPoint paso por paso

Para empezar con PowerPoint si es nuestra primera vez, podemos usar

algunas de las plantillas que incluye el programa e irlas editando a nuestro gusto.

Son presentaciones totalmente funcionales, solo se requiere sustituir su contenido

por el nuestro.

1- Inicia el programa, el tema predeterminado de la nueva presentación es:

"Presentación en blanco", es decir sin fondo ni efectos. Si deseas usar otro, en

la vista Diseño escoge el tema entre los disponibles.

2- La primera dispositiva es la dedicada a la introducción, introduce los datos

como el título, la descripción, el autor, etc. Tienes la opción de darle un fondo

personal y único, para eso en la ficha Diseño abre Estilo de fondos y

selecciona: "Formato del fondo". Después de crear tu propio fondo usa el botón:

"Aplicar a todo" para que todas las dispositivas siguientes lo usen.

3- Da un clic en la parte inferior del botón "Nueva diapositiva" para insertar la

siguiente. Hay disponibles varios formatos, pero puede ser más fácil insertar

una en blanco.

Ofimática




En ella puedes pegar directamente texto sin que sea necesario que tenga el

clásico cuadro de texto, aparecerá después de pegar.

Las líneas de cuadro de texto no se muestran en la presentación.

Para cambiar el formato, el estilo o el color del texto selecciónalo y usa las

herramientas en la barra superior en la ficha Inicio

Para copiar texto en cualquier documento, selecciónalo y usa las teclas

CONTROL + C.

Para pegarlo en una diapositiva usa las teclas: CONTROL + V

Para insertar cualquier imagen en una diapositiva en blanco, simplemente

arrástrala desde una carpeta y suéltala encima de la diapositiva.

Dale el tamaño exacto usando los puntos de selección.

También puedes insertarla (si trabajas a pantalla completa) usando el botón

"Imagen" en la ficha Insertar. Al seleccionar una imagen se acciona

automáticamente la barra "Herramienta de imagen", con herramientas que

permiten modificarla y aplicarle efectos.

Ofimática




También se pueden insertar formas, gráficos, videos, audio, etc.

4- Después de crear todas las dispositivas que llevará la presentación, el

próximo paso es configurar su funcionamiento y probarla.

A partir de ahora en la medida que hagas algún cambio, debes de probar como

se mostrará la presentación al reproducir.

Para probar como luce la presentación usa la tecla F5.

Para retornar el programa usa Escape.

Para reproducir a partir de una diapositiva específica, selecciónala y en la

ficha "Presentación con diapositivas" da un clic en el botón: "Desde la

diapositiva actual".

Agregarle transiciones a las diapositivas

Agregarle efectos de transición a las diferentes diapositivas, puede darle un

estilo muy atractivo a una presentación, aunque también puede ser muy nocivo

para el rendimiento.

Agregar música y canciones a las presentaciones de PowerPoint

A las presentaciones se les puede agregar música y canciones para que se

escuchen de fondo, además grabaciones de voz o efectos de sonido.

Da un clic en la dispositiva, en la ficha Insertar da un clic bajo el botón "Audio",

escoge: "Audio de archivo" o "Grabar audio".

Al insertar audio en la diapositiva aparece el icono de una bocina, que al dar un

clic inicia la reproducción.

Se forma predeterminada esta termina al pasar a la siguiente diapositiva.

El icono se puede ocultar, así como también hacer que la reproducción se

inicie de forma automática y que continúe en el resto de las diapositivas.

• Selecciona la diapositiva donde se insertó el audio.

• Da un clic en el icono de la bocina.

• En la ficha Herramientas de audio abre "Reproducción".

• En el grupo Opciones de audio escoge en Iniciar una de las tres opciones: "Al

hacer clic", "Automáticamente" o "Reproducir en todas las diapositivas".

• Marca la casilla: "Repetir la reproducción hasta su interrupción" para que no se

detenga la música o el audio.

Ofimática




• Marca la casilla: "Ocultar durante la presentación" para que no se muestre el

icono. Lógicamente esta opción vale solo si se ha seleccionado la reproducción

automática.

Mostrar videos en las presentaciones de PowerPoint

En PowerPoint podemos mostrar videos de tres formas diferentes:

Insertar un video que tenemos en nuestro equipo en la presentación. En

este caso el video forma parte de la presentación, aunque aumentará su

tamaño.

Vincular un video que tenemos en nuestro equipo. Con esta opción solo

vinculamos el archivo de video. Para eso es necesario copiarlo a la carpeta

que contiene la presentación y deberá acompañar a la misma cuando la

distribuyamos.

Vincular un video existente en YouTube u otro sitio web. Con esta opción se

mostrará el video en la presentación, solo si existe conexión a internet en el

equipo donde se reproduzca.

Insertar notas en las presentaciones de PowerPoint

La página de notas es una opción poco utilizada muy útil. Es una página

adicional adjunta a cada diapositiva. En ella podemos agregar texto o imágenes

que no se mostraran en la presentación, pero si cuando esta se imprima. En ella

podemos relacionar información adicional necesaria pero que no deseamos incluir

en la presentación para no recargar las diapositivas. Si para mostrar la

presentación contamos con dos equipos (por ejemplo una Laptop y un proyector u

otro monitor) podemos configurar el primero de ellos para ir mirando las notas

incluidas en cada dispositiva, aunque el auditorio los no las verán.

Ofimática




➔ Para insertar una nota en la ficha Vista da un clic en el botón: "Pagina de

notas".

Guardar la presentación creada

Por último si todo funciona correctamente solo resta guardar la presentación.

En el menú archivo escoge "Guardar como". De forma predeterminada las

presentaciones se guardan en el formato: PPTX. PPTX es un archivo que solo se

puede abrir con las versiones de PowerPoint 2007/2010 para editarlas o

reproducirlas. Para guardarla de forma tal que sea compatible con todas las

versiones usa: "Presentación de PowerPoint 97-2003 (*.ppt)".

En ambos caso para reproducir una presentación, es necesario dar dos clics en

el archivo y usar la tecla F5 seguidamente. Otra opción es guardarla usando el

formato: PPSX o PPS que al ejecutar comienza inmediatamente la reproducción.

Para eso después de usar la opción "Guardar como", en Tipo selecciona la opción:

"Presentación con diapositivas de PowerPoint (*.ppsx)".

Ofimática




También puedes guardarla como un PDF o guardar las imágenes de forma

independiente.

10 Consejos para elaborar una presentación en PowerPoint

1. Utiliza frases clave sobre tu temática

Los presentadores experimentados utilizan frases clave e incluyen solamente la

información esencial. Elige solamente los tres o cuatro puntos más destacados de

tu tema y haz que sean consistentes a lo largo de toda la exposición. Simplifica y

limita el número de palabras de cada diapositiva. Intenta no utilizar más de tres

claves por diapositiva. El espacio que rodee a las letras debe permitir la lectura

fácil.

2. El diseño es importante

Haz que tus dispositivas sean fáciles de seguir. Pon el título en la parte de

arriba, donde la audiencia espera encontrarlo. Las frases deben ser leídas de

izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Mantén la información relevante en la

parte alta de la diapositiva. A veces las frases de la parte de abajo no pueden ser

vistas por las personas que se encuentran en la parte de atrás de la habitación o

aula.

Ofimática




3. Limita la puntuación y evita todas las letras mayúsculas

La puntuación puede cubrir innecesariamente la diapositiva y el uso constante

de mayúsculas hace que se difícil la lectura. Además, parece que el estás

GRITANDO a la audiencia.

4. Evita las fuentes de fantasía

Elige una fuente de letra simple y fácil de leer como la Arial, la Times New

Roman o la Verdana. Evita tipos de fuentes que sean difíciles de leer en una

pantalla. Utiliza, al menos, dos fuentes diferentes, quizás una para los

encabezados y otra para el contenido. Mantén las letras lo suficientemente

grandes (al menos 24 puntos, pero mejor 30 puntos) para que la gente que se

encuentre al fondo de la habitación pueda leer de forma sencilla lo que está escrito

en la pantalla.

5. Utiliza colores contrastados para el texto y el fondo

Lo mejor es utilizar un texto oscuro y un fondo claro. No obstante, evita utilizar

fondos blancos, prueba con un beige u otro calor claro que pueda ser fácil de leer.

Los fondos oscuros son efectivos si se quieren mostrar los colores de la compañía

o si quieres deslumbrar al público. En este caso, asegúrate de que la luz del texto

sea fácil de leer. Ten en cuenta que los patrones o la textura del fondo puede

reducir su legibilidad. El fondo que elijas debe ser mantenido a lo largo de toda la

presentación.

6. Utiliza diseños efectivos

Cuando utilizas un tema de diseño, elige el más adecuado para tu audiencia.

Un diseño sencillo y limpio es el mejor a la hora de presentar el negocio a los

clientes. Por su parte, si deseas captar la atención de un público joven, es

aconsejable utilizar un diseño lleno de color con variedad de formas.

7. Limita el número de diapositivas

Intenta que el número de diapositivas sea pequeño. Asegúrate de que la

presentación no sea tan larga que pueda aburrir a tu audiencia. Esto también evita

el problema de estar cambiando continuamente de diapositivas, ya que puede ser

una distracción para tu audiencia. Como promedio, una diapositiva por minuto, es

buena idea.

8. Incluye fotos, tablas y gráficos

Combina fotos, tablas y gráficos e, incluso, puedes incluir vídeos digitalizados

con texto. Esto añadirá una gran variedad a tu presentación y mantendrá a tu

audiencia interesada. Evita poner solamente texto a lo largo de las diapositivas.

Ofimática




9. Evita el uso excesivo de transiciones y animaciones

A pesar de que las transiciones y las animaciones puedan mantener el interés

de tu audiencia, también pueden hacer que se distraigan de lo que estás

contando. Recuerda, las diapositivas son un apoyo al tema central sobre el que

estás hablando, no el punto central. Mantén las animaciones de forma consistente

a lo largo de la presentación y utiliza la misma transición a lo largo de toda la

exposición.

10. Asegúrate de que funcione en cualquier ordenador

No todas las formas de PowerPoint son compatibles con todos los programas

de ordenador, por lo que antes de acudir a tu exposición asegúrate de guardarla

en varios formatos. Incluso puede suceder, que algunos ordenadores no tengan

instalado este programa.

Consejos para la presentación

Evita leer lo que está escrito en las diapositivas, sólo debes utilizarlas como

soporte de tu exposición.

Mantén contacto visual con el auditorio y no le des la espalda al hablar.

Utiliza tu rostro, tu voz, tus manos y tu cuerpo para acompañar la

exposición.

Realiza pausas intencionales en diapositivas centrales, para garantizar

variación en el ritmo de la exposición.

Por respeto a la audiencia, debes controlar, con anticipación, que todo

funcione correctamente. Siempre conviene estar preparado, en caso de que

el equipo no funcione. Se puede llevar una copia de las diapositivas, si el

equipo falla, el estudiante debe continuar.

Ofimática




UNIDAD 05:

CAD

El diseño asistido por computadoras, más conocido por sus

siglas inglesas CAD (Computer Aided Design), es el uso de un amplio rango de

herramientas computacionales que asisten a ingenieros, arquitectos, técnicos

y diseñadores.

Aplicaciones CAD

Introduciremos el uso de herramientas para creación y edición de circuitos

eléctricos, electromecánicos y más como complemento profesional.

ProfiCAD

ProfiCAD está diseñado para dibujar diagramas eléctricos y electrónicos,

esquemas, diagramas de circuitos de control y también se puede utilizar para

diagramas hidráulicos, neumáticos y otros tipos de diagramas técnicos.

Vista principal de inicio de ProfiCAD

WEB: https://es.proficad.com/

Manual: https://es.proficad.com/ProfiCAD.pdf

https://es.wikipedia.org/wiki/Idioma_ingl%C3%A9s

https://es.wikipedia.org/wiki/Computadora

https://es.wikipedia.org/wiki/Ingenier%C3%ADa

https://es.wikipedia.org/wiki/Arquitecto

https://es.wikipedia.org/wiki/Dise%C3%B1ador

https://es.proficad.com/capturas-pantalla.aspx

manual de ofimÁtica contenido unidad 01 ofimática.pdf · manual de ofimÁtica contenido unidad...

Documents