manual de oficial Ético y comité de Ética institucional
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Manual de Funcionamiento del
Oficial Ético y Comité de Ética Institucional
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Manual de Funcionamiento del Oficial Ético y
Comité de Ética Institucional
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MANUAL DE FUNCIONAMIENTO DEL OFICIAL ÉTICO Y COMITÉ DE ÉTICA INSTITUCIONAL
1.
OBJETIVO
El Colegio de Estudios Superiores de Administración -
CESA (el “CESA” o la “Institución”) en la búsqueda de
impulsar un sistema ético de buenas prácticas alrededor
de la excelencia como principio rector y de sus valores
institucionales, y con el fin de fortalecer la cultura ética
dentro de la Institución, expide el presente Manual de
Funcionamiento (el “Manual”).
El Manual determina las funciones y atribuciones del
Comité de Ética (el “Comité de Ética”) y del Oficial
Ético (el “Oficial Ético”), a fin de garantizar el buen
funcionamiento de la línea ética, según lo consignado en
el Código de Ética (el “Código de Ética”).
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2. OFICIAL ÉTICO
El Oficial Ético será designado por el Consejo Directivo
y será responsable de liderar las investigaciones que se
originen y tramiten a raíz de las denuncias que se reciban
o presenten a través de la línea ética.
El Oficial Ético no estará sujeto a un término o plazo para
el ejercicio de sus funciones, pero podrá ser removido de
su cargo en cualquier momento.
Serán funciones del Oficial Ético las de recibir denuncias
y tramitar por intermedio de las instancias competentes
las investigaciones a que haya lugar.
Parágrafo primero: En caso de que, como resultado de la
respectiva investigación, el Oficial Ético y/o el Comité de
Ética consideren que se han presentado circunstancias
de hecho que pudieran constituir una falta disciplinaria,
procederán inmediatamente a dar traslado de las
conclusiones de su averiguación al Director de Programa
que corresponda o a la Dirección de Gestión Humana
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según corresponda, a fin de que este de inicio a la
respectiva investigación disciplinaria, según sea el caso.
Parágrafo segundo: En caso de encontrarse el Oficial
Ético en una situación que pudiera constituir un conflicto
de interés de acuerdo con la Política de Conflictos de
Interés de la Institución (la “Política de Conflictos
de Interés”) o estar involucrado en una investigación
ética aún no resuelta, el Oficial Ético se abstendrá de
participar en los procesos de investigación respectivos en
tanto no se resuelva la situación. El Comité de Gobierno
y Estrategia delegará temporalmente a un funcionario del
CESA para que actúe como suplente del Oficial Ético en
dicha situación específica.
Parágrafo tercero: En caso de que, como resultado de
la respectiva investigación, el Oficial Ético y/o el Comité
de Ética consideren que en cabeza de alguno de los
empleados y/o directivos del CESA se presenta una
situación que pudiera constituir un conflicto de interés,
procederán inmediatamente poner dicha circunstancia en
conocimiento de las autoridades competentes, conforme
lo dispone la Política de Conflictos de Interés.
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3. FUNCIONES DEL OFICIAL ÉTICO
En desarrollo de su cargo, el Oficial Ético cumplirá con
las siguientes funciones:
a. Determinar, según la tipificación del caso y los
implicados, qué instancia es la encargada de
resolver la denuncia o la situación investigada.
Para la delegación y asignación de las denuncias
se tendrá en cuenta los siguientes criterios:
(i) Cuando la denuncia esté relacionada con
algún empleado o contratista persona natural
de la Institución, ésta será remitida al
Dirección de Gestión Humana.
(ii) Cuando la denuncia esté relacionada con
un estudiante, esta será remitida al Consejo
Académico.
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(iii) Cuando la denuncia esté relacionada con un
proveedor de la Institución, esta será remitida
al Vicerrector Administrativo y Financiero.
(iv) Cuando la denuncia esté relacionada con
alguno de los miembros del Comité de Ética, la
misma deberá ser comunicada al Presidente
del Consejo Directivo de la Institución.
(v) Cuando la denuncia esté relacionada
con cualquier persona vinculada por las
obligaciones previstas en el Código de Ética,
distinta de las señaladas en este literal a, el
proceso de investigación será adelantado por
el Comité de Ética.
b. Convocar a las reuniones ordinarias y
extraordinarias del Comité de Ética.
c. Decidir sobre la asistencia a las reuniones del
Comité de Ética de personas al mismo, esto es,
miembros del Comité de Convivencia, Dirección
de Gestión Humana o Consejo Académico,
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cuando la naturaleza los asuntos a tratar en la
reunión así lo requiera.
d. Supervisar la implementación o cumplimiento
de las medidas adoptadas por las instancias
competentes de la Institución, como resultado
de una denuncia realizada por medio de la línea
ética.
e. Informar al denunciante sobre las decisiones
adoptadas por el Comité de Ética o por la
instancia competente dentro de la Institución.
f. Informar al Comité de Ética en cada reunión
ordinaria o extraordinaria sobre el resultado de
las investigaciones adelantadas por los órganos
competentes de la Institución.
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4. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE ÉTICA
El Comité de Ética está conformado de manera
permanente por el Rector, la Secretaría General, la
Vicerrectoría de Gestión Académica, y la Vicerrectoría
Administrativa y Financiera.
Adicionalmente, por solicitud del Oficial Ético o de
cualquiera de los miembros del Comité de Ética, se
podrá convocar a sus reuniones, según sea el caso, a
un miembro del Comité de Convivencia, de la Dirección
de Gestión Humana o del Consejo Académico. Los
integrantes del Comité de Ética o cualquier tercero
dentro de la Institución que maneje información derivada
del proceso descrito en este Manual, deberán firmar un
acuerdo de confidencialidad respecto del manejo de la
información que se derive de los informes que presente el
operador externo de la línea ética (el “Operador Externo”),
el proceso de investigación realizado y el cierre de las
respectivas denuncias.
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Parágrafo primero: Los miembros del Comité de Ética
perderán su condición como tales por (i) haber sido
encontrados responsables en situaciones contrarias al
principio rector y valores establecidos en el Código de
Ética, o (ii) se hubiera determinado que ejerce actividades
que entran en conflicto permanente con las funciones del
Comité de Ética.
Parágrafo segundo: En caso de que un miembro del Comité
de Ética se encontrara en una situación de conflicto de
interés en los términos de la Política de Conflictos de
Interés o estar involucrado en una investigación ética aún
no resuelta, se abstendrá de participar en las reuniones
y las decisiones correspondientes en tanto que no se
resuelva la situación.
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5.
SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ
5.1. Sobre las reuniones ordinarias y extraordinarias
El Comité de Ética se reunirá cada dos (2) meses de
manera ordinaria y extraordinariamente cuando las
necesidades urgentes así lo requieran derivado del flujo
de denuncias reportadas por el Operador Externo.
El Comité podrá tener reuniones no presenciales o tomar
decisiones a través de medios virtuales, de conformidad
con las normas vigentes.
5.2. Sobre las actas
De cada sesión que celebre el Comité de Ética se
levantará un acta en la que constará los asistentes a la
reunión y las decisiones adoptadas en la misma.
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6. DERECHOS Y DEBERES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE ÉTICA
6.1. Derechos
Los derechos de los miembros del Comité de Ética serán
los siguientes:
a. Recibir capacitaciones de aspectos éticos
en instituciones educativas que permitan el
ejercicio adecuado de sus funciones.
b. Recibir con antelación la información necesaria
para la adecuada toma de decisiones.
c. Participar de los debates en las sesiones.
d. Tener voz y voto en las decisiones del Comité de
Ética.
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6.2. Deberes
Los deberes de los miembros del Comité de Ética serán
los siguientes:
a. Conocer y respetar lo dispuesto en el Código de
Ética y en el presente Manual.
b. Participar de manera activa en las decisiones
tomadas por el Comité de Ética.
c. Mantener la confidencialidad de los casos
recibidos por el Comité de Ética.
d. Informar de manera oportuna cualquier conflicto
de interés, inhabilidad o incompatibilidad para
abordar un asunto del Comité de Ética.
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7. PRESIDENTE Y LA SECRETARÍA DEL COMITÉ DE ÉTICA
El Comité de Ética será presidido por la Rectoría y en
su ausencia por la Secretaría General quién llevará la
secretaría técnica del Comité.
En caso de que la Secretaría General se asuma la
presidencia de la sesión, se nombrará un secretario ad
hoc para la elaboración del acta.
7.1. Funciones del Presidente
Serán funciones del Presidente del Comité de Ética las
siguientes:
a. Presidir las sesiones del Comité de Ética.
b. Establecer el cronograma anual de trabajo con
apoyo de la Secretaría General.
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c. Firmar las actas de las sesiones del Comité de
Ética.
7.2. Funciones de la Secretaría
Serán funciones de la secretaría del Comité de Ética las
siguientes:
a. Realizar la convocatoria a las sesiones ordinarias
del Comité de Ética.
b. Levantar el acta de las reuniones.
c. Solicitar y enviar la información necesaria
a quien se defina dentro de un proceso de
investigación en particular.
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8.
Funciones del Comité
Son funciones del Comité de Ética las siguientes:
a. Analizar los reportes presentados por el Oficial
Ético sobre las investigaciones adelantadas por
las diferentes instancias competentes de la
Institución y proponer la adopción de medidas
para el mejoramiento de la cultura ética dentro
de la Institución.
b. Adelantar el proceso de investigación de las
denuncias recibidas en la línea ética de la
Institución que no fueran competencia de
ninguna otra instancia dentro de la Institución.
c. Actuar como órgano de segunda instancia en
los aquellos asuntos definidos por el Código de
Ética o las políticas relacionadas, en caso de
presentarse un recurso de apelación en contra
de una decisión tomada por otra instancia
competente dentro de la Institución y que no se
encuentre prevista en los reglamentos del CESA.
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d. Proponer modificaciones al Código de Ética.
e. Impulsar el conocimiento del Código de Ética
y de la Línea Ética promoviendo actividades
de difusión y capacitación para fortalecer las
implicaciones que estos tienen para el CESA
y sus principales grupos de interés, con los
principios y valores de la Institución.
f. Presentar un informe trimestral al Comité de
Gobierno y Estrategia de la Institución, donde
se presente la gestión realizada por el Comité,
detallando los resultados de los análisis e
investigaciones realizadas y las decisiones
tomadas.
g. Establecer si se ha hecho uso indebido de la
información considerada como confidencial y
privilegiada por la Institución.
h. Garantizar el control y cierre de las denuncias
recibidas durante el año.
i. Todas las demás funciones que ameriten un
control ético al interior del CESA.
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9. GESTIÓN DE DENUNCIAS
9.1. Línea Ética CESA
El CESA dispondrá de una línea ética administrada
por una entidad externa especializada y en la cual, los
colaboradores y demás grupos de interés podrán hacer de
manera anónima, denuncias y preguntas sobre posibles
comportamientos en contra de lo dispuesto en el Código
de Ética.
Los mecanismos dispuestos por la Institución para
notificar sobre posibles infracciones al Código de Ética
son las siguientes:
a. Vía correo electrónico: lineaeticacesa@
ethicglobal.com
b. Vía telefónica: línea gratuita 01800518 9191
c. Vía formulario disponible en la página web
institucional https://lineaeticacesa.ethicsglobal.
com/
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Todos los reportes recibidos por medio de los canales
mencionados serán remitidos por el Operador Externo
al Oficial Ético, quien determinará la instancia a la cual
debe remitir los asuntos respectivos para su gestión.
9.2. Procedimiento para la toma de decisiones asociadas con denuncias presentadas por medio de la línea ética
a. El Oficial Ético recibirá las denuncias remitidas
por el Operador Externo. A continuación, el
Oficial Ético realizará una validación inicial de
las denuncias presentadas y las remitirá a la
instancia competente, teniendo en cuenta los
criterios previstos en este Manual.
b. Las instancias competentes adelantarán la
investigación respectiva y tomará las decisiones
correspondientes. Las instancias competentes
deberán garantizar el derecho de la parte
investigada de participar en el proceso y la
presentación de las pruebas a que haya lugar.
Una vez la investigación respectiva hubiera
concluido, la instancia competente tomará las
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decisiones a que haya lugar. Para estos efectos,
se tendrá en cuenta el procedimiento previsto
en el artículo 56 del Reglamento Estudiantil de
Pregrado en todo lo relacionado con el proceso
de investigación e imposición de la sanción.
c. Las decisiones adoptadas por las instancias
competentes dentro de la Institución que
impliquen la imposición de una sanción lo serán
únicamente por el incumplimiento al Código de
Ética. En ningún caso, las sanciones podrán ser
distintas de aquellas descritas en los reglamentos
del CESA o en las indicadas en los contratos
establecidos entre las partes.
d. En el evento de que, como resultado de la
investigación, el Oficial Ético, el Comité de
Ética o la instancia competente hubieran
determinado que de los hechos del caso podría
configurarse una falta disciplinaria que diera
necesidad a adelantar un proceso disciplinario,
procederán inmediatamente a dar traslado de las
conclusiones de su averiguación al Director de
Programa que corresponda, a fin de que este de
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inicio a la respectiva investigación disciplinaria,
según sea el caso.
e. Contra las decisiones adoptadas por la instancia
competente se puede interponer un recurso de
reposición dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a la fecha de notificación de la decisión.
El recurso se radicará ante la instancia competente
o ante la Secretaría General cuando se tratara de
un recurso contra una decisión adoptada por el
Comité de Ética, y en él constará el día y la hora en
que se recibió. Los recursos deben ser interpuestos
de forma independiente so pena de declararse
desiertos, por lo que no podrá presentarse un
recurso de reposición y en subsidio de apelación.
f. La decisión será notificada al investigado y se le
indicará el recurso que contra ella procede, el plazo
para interponerlo y el órgano que debe resolverlo.
g. Una vez resuelto un recurso de reposición se
puede interponer el recurso de apelación, el cual
debe ser resuelto por el Comité de Ética. En
caso de que el recurso sea presentado en contra
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de una decisión del Comité de Ética, esta será
resuelto por el Consejo Directivo.
h. El recurso de apelación debe ser interpuesto
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
a la fecha de notificación de la decisión, y ser
estudiado por el Comité de Gobierno y Estrategia,
quien le presentará en la siguiente sesión del
Consejo Directivo o del Comité de Ética, según
corresponda, su recomendación para la toma de
la decisión sobre éste.
i. Las decisiones adoptadas por el Consejo Directivo
o el Comité de Ética al recurso de apelación se
notifican al investigado y contra ellas no se puede
interponer ningún recurso.
j. El Oficial Ético informará de su decisión al
denunciante, en caso de conocerse. Si el
denunciante se mantuvo como anónimo, el
proceso de información de la decisión se realizará
por medio del Operador Externo quien dispondrá
de los medios para contactar al denunciante y de
esta manera hacer el cierre de la denuncia.
10. Vigencia, interpretación y modificación del presente Manual
El presente Manual rige a partir de su expedición
mediante la Resolución Rectoral No. 003 de 2020 y
podrá ser modificado en cualquier momento.
Henry Bradford Sicard Juan Santiago Correa R.
Rector Secretario General
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