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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIONES Y
CONTRATACIONES DEL INSTITUTO DE FOMENTO DE HIPOTECAS
ASEGURADAS, -FHA-
ACTUALIZACIÓN: GUATEMALA, FEBRERO 2020
CREACIÓN: GUATEMALA, SEPTIEMBRE DE 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALIZACIÓN
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
Versión: 01
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INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Normas y Procedimientos para Adquisiciones y
Contrataciones de Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas -FHA-, define,
describe y establece los procesos relacionados con las modalidades de
adquisiciones y contrataciones públicas y evaluación de ofertas con criterios
imparciales, determinando los documentos que deben conformar el expediente
administrativo y los casos en que no será exigida la oferta electrónica.
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Contenido
OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................. 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................................... 5
ALCANCE .............................................................................................................................................. 6
MARCO LEGAL ..................................................................................................................................... 7
NORMATIVA INTERNA ......................................................................................................................... 7
PRESENTACIÓN .................................................................................................................................... 8
IMPLEMENTACIÓN .............................................................................................................................. 9
CAPITULO I ........................................................................................................................................ 11
PROCESO DE LICITACIÓN ............................................................................................................... 12
PROCESO DE COTIZACIÓN ............................................................................................................. 22
CAPITULO II ....................................................................................................................................... 33
1. COMPRA DE BAJA CUANTÍA .................................................................................................. 34
2. COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRÓNICA .................................................................... 40
4. ADQUISICIÓN CON PROVEEDOR ÚNICO ............................................................................... 46
5. ARRENDAMIENTOS ............................................................................................................... 47
6. ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES ............................................................................ 48
7. CASOS DE EXCEPCIÓN ........................................................................................................... 48
8. SUBASTA ELECTRÓNICA INVERSA ......................................................................................... 53
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 54
CAPITULO III ...................................................................................................................................... 58
NORMAS GENERALES .................................................................................................................... 59
CAPITULO IV ...................................................................................................................................... 65
ANEXOS Y FORMULARIOS ................................................................................................................. 69
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OBJETIVO GENERAL
Establecer una herramienta que permita orientar al personal del Instituto en el
proceso de adquisición y contratación de bienes y servicios, así como la
estandarización de las compras para que se realicen de forma eficiente y
transparente en cumplimiento de la ley y la normativa vigente.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
o Proveer a los funcionarios y empleados del Instituto una guía para la realización
y cumplimiento de las funciones y actividades asignadas a cada área,
departamento y sección para las adquisiciones y contrataciones de cualquier
naturaleza con apego a la ley.
o Definir los procesos de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios; de
forma que permita conocer, de manera oportuna, los diversos aspectos a
considerar para llevar a cabo la adquisición de un bien o contratación de un
servicio.
o Responsabilizar a cada funcionario o empleado del Instituto de la observancia y
cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo de
las actividades de contrataciones y adquisiciones, según su participación en
cada etapa del proceso.
o Las autoridades y funcionarios superiores del Instituto son responsables de
custodiar, divulgar, actualizar y capacitar al personal sobre el contenido de este
manual, para la correcta aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento, así como la inmediata implementación del mismo.
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ALCANCE
Los procedimientos señalados en el presente manual aplican para procesos
relacionados con todas las modalidades de adquisiciones y contrataciones públicas
y evaluación de ofertas, según la Ley de Contrataciones del Estado.
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MARCO LEGAL
a) Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92 del Congreso de la
República de Guatemala y sus modificaciones contenidas en el Decreto 9-2015
Reformas a la Ley de Contrataciones del Estado al Decreto 57-92 del Congreso
de la República de Guatemala y el Decreto Número 46-2016 Reformas al Decreto
Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de
Contrataciones del Estado.
b) Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo
Número 122-2016 y sus modificaciones contenidas en el Acuerdo Gubernativo
Número 147-2016 y 172-2017.
c) Resolución 18-2019 del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del
Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,
GUATECOMPRAS.
d) Resolución 19-2019 del Ministerio de Finanzas Públicas, Reformas a la
Resolución Número 18-2019 Normas para el Uso del Sistema de Información de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado, GUATECOMPRAS.
e) Decreto Número 1448 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del
Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas, -FHA-
f) Acuerdo Gubernativo Número 232-2008 del Presidente de la República,
Reglamento de la Ley del Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas, -FHA-
NORMATIVA INTERNA
a) Acuerdo de Gerencia Número 16-2020 (Actualización Manual de Contrataciones
y Adquisiciones)
b) Acuerdo de Gerencia Número 42-2016 (Creación Manual de Contrataciones y
Adquisiciones).
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PRESENTACIÓN
La administración del Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas -FHA-, de
conformidad con lo establecido en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado, Acuerdo Gubernativo Número 122-2016, elaboró el presente Manual de
Normas y Procedimientos de Contrataciones y Adquisiciones, para fortalecer y
agilizar los procesos de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios para
mejorar las capacidades de gestión.
Este manual es una herramienta de consulta para los empleados y funcionarios del
FHA, que contiene objetivos y normas generales y específicas para los regímenes
de licitación y de cotización, así como para las modalidades de compras de baja
cuantía, compras directas con oferta electrónica, casos de excepción,
arrendamientos y proveedor único; cada procedimiento incluye su propio
fundamento legal, normativa, así como también, el proceso secuencial en el cual se
identifica al responsable de cada etapa. Incluye un diagrama de flujo por
procedimiento, para visualizar en forma gráfica el proceso secuencial y sus
responsables.
Es importante indicar que este manual es una herramienta eficaz para los
funcionarios encargados de planificar por departamento y sección del Instituto, para
cuantificar adecuadamente las contrataciones y adquisiciones durante un periodo
definido.
Todo el personal que interviene en los procesos de adquisición o contratación debe
realizar las actividades apegadas a principios de ética, eficiencia, razonabilidad y
transparencia.
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IMPLEMENTACIÓN
Conforme lo establecido en el artículo 80 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado: “En dichos manuales, las entidades describirán
detalladamente los procesos relacionados a todas las modalidades de
adquisiciones y contrataciones públicas y, en su elaboración, deberán, además,
determinar las autoridades competentes y los procedimientos para la aplicación de
la modalidad de compra de baja cuantía, los documentos que deban conformar el
expediente administrativo y los casos en que no será exigida la oferta electrónica”.
El manual fue creado e implementado en septiembre del año 2016 (versión original)
dentro del Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas -FHA-, sin embargo, dada
la necesidad de actualizar a la normativa vigente, se emite esta nueva versión para
su implementación de forma inmediata, permanente y obligatoria
Este manual será revisado, modificado o actualizado nuevamente en el momento
que las condiciones lo requieran.
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ESTRUCTURA FHA
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CAPITULO I
RÉGIMEN DE COMPRAS: LICITACIÓN Y COTIZACIÓN
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PROCESO DE LICITACIÓN
Quienes intervienen en el Proceso de Compra por el Régimen de Licitación (Cuando
el monto total de los bienes, suministros y obras exceda de Q. 900.000.00,
incluyendo el impuesto al valor agregado, la compra o contratación deberá hacerse
por Licitación Pública) deben hacer uso del Sistema Guatecompras en lo que cada
uno corresponda, de conformidad a la Ley de Contrataciones del Estado y el
presente Manual de Normas y Procedimientos.
OBJETIVO
Normar dentro del Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas el procedimiento
para la adquisición de bienes, materiales, suministros, contrataciones de obras y
servicios por el régimen de Licitación.
NORMAS ESPECÍFICAS DE LICITACIÓN
LICITACIÓN: Cuando el monto total de los bienes, suministros y obras exceda de
las cantidades establecidas, en el artículo 38, la compra o contratación deberá
hacerse por Licitación Pública. Si no excede de dicha suma, se sujetará a los
requisitos de cotización o a los de compra directa, conforme se establece en esta
ley y en su reglamento. Referencia Artículo 17 del Decreto Número 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado
En el régimen de licitación, la designación de la junta de licitación y la aprobación
de la adjudicación es competencia de la Junta Directiva. Referencia Artículo 11 y 36
de la Ley de Contrataciones del Estado.
PASO 1: DOCUMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE DE LICITACIÓN. Las unidades
del FHA solicitantes, para iniciar el proceso de Licitación deberán adjuntar los
siguientes documentos:
1. Solicitud de compra
2. Bases de Licitación
3. Justificación
4. Especificaciones técnicas
5. Especificaciones generales
6. Disposiciones especiales (cuando proceda)
7. Planos de construcción (cuando proceda)
8. Nombramiento del técnico para elaboración de dictamen
9. Nombramiento del jurídico para la elaboración del dictamen
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10. Nombramiento del Jefe del departamento solicitante para dictamen
presupuestario, este debe estar acompañado por la Solicitud de
Disponibilidad Presupuestaria (Anexo H), esta solicitud será la base para
elaborar las Constancias de Disponibilidad Presupuestaria.
11. Nombramiento de Junta Directiva de la Integración de la Junta de Licitación,
Titulares y Suplentes con la idoneidad correspondiente. (Deberá incluirse un
cuadro que indique y compruebe la idoneidad por experiencia o
documentación).
12. Autorización para realizar las cargas correspondientes al Sistema
Guatecompras.
13. Oficio trasladando los anteriores documentos a la Sección de Servicios
Administrativos.
La omisión de uno de los documentos mencionados será causa de rechazo
por parte de la Sección de Servicios Administrativos, y el solicitante deberá
solventar la causa del rechazo en un plazo de 24 horas, para continuar con el
trámite.
PASO 2: REQUISITOS DE LAS BASES DE LICITACIÓN. Las bases de Licitación
serán preparadas por la unidad del FHA solicitante, según el caso, y deberán
contener como mínimo lo siguiente:
1. Perfil de los miembros titulares y suplentes de la Junta de Licitación.
2. Condiciones que deben reunir los oferentes
3. Características generales y específicas, cuando se trate de bienes y/o
servicios.
4. Lugar y forma en donde será ejecutada la obra, entregados los bienes o
prestación los servicios.
5. Listado de documentos que debe contener la plica, en original y copias
requeridas, una de las cuales será puesta a disposición de los oferentes.
6. Indicación de que el oferente deberá constituir, según el caso, las garantías
de sostenimiento de oferta y de cumplimiento, a que se refiere el Título V,
Capítulo Único de la Ley de Contrataciones del Estado.
7. En casos especiales y cuando la autoridad superior lo considere oportuno,
las garantías que deberá constituir el contratista, con indicación de los
riesgos a cubrir, su vigencia y montos.
8. Forma de pago de la obra, de los bienes y servicios1.
1 Según Resolución emitida por la Superintendencia de Administración Tributaria Número SAT-DSI-243-2019 de fecha 11 de marzo de 2019, la gestión de pago se realizará únicamente mediante la emisión de la factura electrónica en línea FEL por parte del proveedor
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9. Porcentaje de anticipo y procedimiento para otorgarlo, cuando éste se
conceda.
10. Lugar, dirección exacta, fecha y hora en que se efectuará la diligencia de
presentación, recepción y apertura de plicas.
11. Declaración Jurada del oferente que no es deudor moroso del Estado ni de
las entidades a las que se refiere el Artículo 1, de la Ley de Contrataciones
del Estado, o en su defecto, compromiso formal que, en caso de
adjudicársele la negociación, previo a la suscripción de contrato acreditará
haber efectuado el pago correspondiente.
12. Indicación de la forma de integración de precios unitarios por renglón.
13. Criterios que deberá seguir la Junta de Licitación para calificar las ofertas
recibidas.
14. Indicación de los requisitos que se consideren fundamentales.
15. Modelo de oferta y proyecto de contrato
Los requisitos anteriores también regirán en lo que fuere aplicable para los efectos
de Cotización. Referencia Artículo 19 Ley de Contrataciones del Estado.
PASO 3: PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE BASES. La publicación del proyecto
de bases de licitación estará a cargo de la Sección de Servicios Administrativos.
Publicado el proyecto de bases, éste debe permanecer en el portal Guatecompras
por un plazo no menor de 3 días hábiles.
PASO 4: APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LICITACIÓN. Los
documentos de Licitación establecidos en el paso 1, deberán ser aprobados por la
Gerencia del FHA, previo los dictámenes técnicos que determine el marco normativo
y reglamentario vigente. En todo caso se respetarán los Convenios y Tratados
Internacionales acordados entre las partes, si fuere el caso. Referencia Artículo 21
Ley de Contrataciones del Estado.
PASO 5: PUBLICACIONES. Las convocatorias a licitar se deben publicar en el
Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado
Guatecompras, y una vez en el diario oficial, y estará a cargo de la Sección de
Servicios Administrativos. Entre ambas publicaciones debe mediar un plazo no
mayor de cinco (5) días calendario. Entre la publicación en GUATECOMPRAS y al
día fijado para la presentación y recepción de ofertas deben transcurrir por lo menos
cuarenta (40) días calendario. Referencia Artículo 23 Ley de Contrataciones del
Estado.
En los procesos de Cotización y de Licitación, el FHA por intermedio de la Sección
de Servicios Administrativos, debe publicar en GUATECOMPRAS, como mínimo, la
siguiente información: bases de cotización o licitación, especificaciones técnicas,
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criterios de evaluación, preguntas, respuestas, listado de oferentes, actas de
adjudicación y los contratos de las contrataciones y adquisiciones.
PASO 6: PRESENTACIÓN DE OFERTAS Y APERTURA DE PLICAS. La
presentación de ofertas, apertura de plicas y demás documentos de licitación
deberán entregarse directamente a la Junta de Licitación, en el lugar, dirección,
fecha y hora y en la forma que señalen las bases. Transcurridos treinta (30) minutos
de la hora señalada para la presentación y recepción de ofertas, no se aceptará
alguna más y se procederá al acto público de apertura de plicas. De todo lo actuado
se levantará el acta correspondiente en forma simultánea. Referencia Artículo 24
Ley de Contrataciones del Estado.
NOTA: La Junta de Licitación trasladará a la Sección de Servicios Administrativos
el Acta de Apertura de plicas correspondiente y listado de oferentes que se
presentaron a dicho concurso, en un plazo no mayor de 24 horas a partir del cierre
de ofertas para que dicha sección proceda a publicarla en el Sistema de
GUATECOMPRAS.
PASO 7: ADJUDICACIÓN. Dentro del plazo que señale las bases, la Junta de
Licitación adjudicará al oferente que, ajustándose a los requisitos y condiciones de
las bases, haya hecho la proposición más conveniente para los intereses del FHA.
La Junta de Licitación hará una calificación de los oferentes que clasifiquen
sucesivamente. En el caso que el adjudicatario no suscribiere el contrato, la
negociación podrá llevarse a cabo con solo el subsiguiente oferente clasificado en
su orden.
En ningún caso se llevarán a cabo adjudicaciones, si existe sobrevaloración del
suministro del bien o servicio ofertado, es decir, si algún oferente oferta un producto,
bien, servicio o suministro a un precio mayor al que los mismos tienen en el mercado
privado nacional, tomando en cuenta las especificaciones técnicas y la marca del
mismo.
NOTA: La Junta de Licitación trasladará a la Sección de Servicios Administrativos
el acta de adjudicación, resolución y notificación correspondiente, en un plazo no
mayor de un día posterior a la adjudicación para ser publicada al Sistema de
GUATECOMPRAS por parte de dicha sección.
PASO 8: NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA E INCONFORMIDADES. Las
notificaciones que provengan de actos en los que se aplique la Ley de
Contrataciones del Estado serán efectuadas por vía electrónica a través de
GUATECOMPRAS y surtirán sus efectos al día siguiente de su publicación en dicho
sistema. Lo anterior estará a cargo de la Sección de Servicios Administrativos.
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Las personas inconformes por cualquier acto que contravenga los procedimientos
regulados en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento o los
reglamentos de los registros pueden presentar a través de GUATECOMPRAS sus
inconformidades.
Las inconformidades relacionadas con la adjudicación de la Junta de Licitación sólo
pueden presentarse dentro del plazo de cinco (5) días calendario, posteriores a la
publicación de la adjudicación en GUATECOMPRAS.
La Junta de Licitación cuando reciba una inconformidad, debe responderla a través
de GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de cinco (5) días calendario a partir
de su presentación. Para el efecto, la Junta de Licitación deberá elaborar la
respuesta y trasladarla a la Sección de Servicios Administrativos para su publicación
en GUATECOMPRAS.
A consecuencia de una inconformidad, la Junta de Licitación podrá modificar su
decisión, únicamente dentro del plazo señalado. Contra esta decisión por no ser un
acto definitivo, no cabrá recurso alguno.
Contra la resolución definitiva emitida la Junta Directiva podrá interponerse, en la
fase respectiva, una inconformidad.
PASO 9: APROBACIÓN DE ADJUDICACIÓN. Una vez contestadas las
inconformidades, si las hubiere, la Junta de Licitación elevará y remitirá el
expediente a la Junta Directiva del FHA, dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes. La Junta Directiva del FHA aprobará o improbará lo actuado por la Junta
de Licitación, con causa justificada, de conformidad con lo establecido en la Ley de
Contrataciones del Estado, dentro de los cinco (5) días de recibido el expediente.
La Junta Directiva del FHA dejará constancia escrita de lo actuado.
Si la Junta Directiva del FHA imprueba lo actuado por la Junta de Licitación, deberá
devolver el expediente para su revisión, dentro del plazo de dos (2) días hábiles
posteriores de adoptada la decisión. La Junta de Licitación, con base en las
observaciones formuladas por la Junta Directiva del FHA, podrá confirmar o
modificar su decisión original, en forma razonada, dentro del plazo de cinco (5) días
hábiles de recibido el expediente, revisará lo actuado y hará la adjudicación
conforme a la ley y las bases.
Dentro de los dos (2) días hábiles posteriores a la decisión, la Junta de Licitación
devolverá el expediente a la Junta Directiva del FHA, quien dentro de los cinco (5)
días hábiles subsiguientes podrá aprobar, improbar o prescindir de la negociación.
En caso de improbar, la Sección de Servicios Administrativos notificará
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electrónicamente a través de GUATECOMPRAS, dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes, dando por concluido el evento. En caso de prescindir, aplicará lo
establecido en el artículo 37 de la Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92.
En los casos en los que la Junta Directiva del FHA decida improbar o prescindir,
razonará la decisión en la resolución correspondiente.
PASO 10: SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO. Los contratos que se celebren en
aplicación de la presente ley, serán suscritos dentro del plazo de diez (10) días
contados a partir de la adjudicación definitiva en representación del Estado cuando
las negociaciones sean para las dependencias sin personalidad jurídica por el
respectivo ministro del ramo. Dicho funcionario podrá delegar la celebración de tales
contratos, en cada caso, en los viceministros, directores generales o directores de
unidades ejecutoras. Cuando los contratos deban celebrarse con las entidades
descentralizadas y las municipalidades, serán suscritos por la autoridad que
corresponda de acuerdo con su Ley Orgánica o conforme al Código Municipal.
Referencia Artículo 47 Ley de Contrataciones del Estado.
Previo a la suscripción del contrato, el oferente adjudicado tendrá que cumplir con
todo lo estipulado en la Ley Contra el Lavado de Dinero u Otros Activos y su
Reglamento, la Ley para Prevenir y Reprimir el Financiamiento del Terrorismo y su
Reglamento y Normativa Interna vigente; a efecto que el FHA realice la verificación
correspondiente, en caso contrario el FHA se reserva el derecho de continuar con
la contratación.
PASO 11: PRESENTACIÓN DE GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO. Para
garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en el contrato, el
proveedor o contratista adjudicado deberá presentar fianza equivalente al diez por
ciento (10%) del contrato respectivo, esto cuando se trate de adquisición de bienes,
suministros y servicios. Esta garantía cubrirá cualquier siniestro con la prestación
del servicio o adquisición del bien, misma deberá ser presentada dentro de los 15
días hábiles después de la Suscripción del contrato.
Tanto el contrato suscrito como la fianza de cumplimiento deberán publicarse en el
portal Guatecompras, esto por parte de la Sección de Servicios Administrativos,
luego de ser notificados por el Departamento Jurídico.
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INSTITUTO DE FOMENTO DE HIPOTECAS ASEGURADAS -FHA-
Título del Procedimiento: Contrataciones o Adquisiciones por Régimen de Licitación
Inicia: Dependencia Solicitante Termina: División de Tesorería
Dependencia
Responsable Paso No.
Actividad
Dependencia Solicitante
Empleado o funcionario de la
Dependencia Solicitante
1
Con base en la programación presupuestaria y revisión del Plan Anual de Compras, procede:
a) Revisar si el requerimiento de compra está dentro de la programación del año.
b) Confirma con la Sección de Presupuesto la disponibilidad de los recursos para el requerimiento de la compra o contratación.
Empleado o funcionario de la
Dependencia Solicitante
2 Elabora Proyecto de Bases de Licitación con las formalidades requeridas en el paso 2, Capítulo I, PROCESO DE LICITACIÓN de este Manual.
Jefe / Coordinador de la Dependencia
solicitante 3 Traslada el proyecto de Bases de Licitación mediante oficio a Gerencia.
Gerencia Gerente FHA
4
Recibe expediente y procede de la forma siguiente:
a) Emite Oficios para solicitar Dictámenes Técnico, Jurídico y Presupuestario.
b) Eleva a Junta Directiva la solicitud para el Nombramiento de la Junta
de Licitación y notifica a los miembros titulares y suplentes que formarán parte de la Junta de Licitación.
c) Emite Oficio a la Subgerencia Financiera para autorizar la publicación del Proyecto de Bases de Licitación.
Subgerencia Financiera Subgerente Financiero 5
Recibe oficios emitidos por Gerencia y procede de la forma siguiente: a) Traslada Memorándum a Sección de Servicios Administrativos para la
carga del Proyecto de Bases.
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
6
Recibe expediente y procede de la forma siguiente: a) Publica Proyecto de Bases de Licitación en el Sistema de
GUATECOMPRAS y notifica a la Junta de Licitación designada.
Gerencia Gerente FHA
7
a) Recibe Dictámenes Técnico, Jurídico y Presupuestario. b) Emite oficio para la aprobación de las Bases de Licitación.
c) Traslada el expediente a Servicios Administrativos (Convocatoria, Bases Finales, Dictámenes emitidos, Formularios).
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
8
a) Publica Proyecto de Bases de Licitación en el Sistema de
GUATECOMPRAS.
b) Publica convocatoria en el Diario Oficial de Centroamérica. c) Publica fecha y apertura de plicas.
d) Traslada expediente a Junta de Licitación.
Junta de Licitación Junta de Licitación
9
a) Ejecuta el Acto público de recepción de ofertas y apertura de plicas.
b) Emite Acta de Apertura, constatando la recepción de ofertas, misma
que traslada a Servicios Administrativos para su publicación en
Guatecompras. c) Revisan, califican y adjudican o rechazan la negociación, para lo cual
emiten el Acta de Adjudicación o Rechazo respectivo, Resolución,
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Se entenderá como dependencia solicitante a la Subgerencia, División, Departamento o Coordinación que
realice un requerimiento de contratación o adquisición.
Cuadro de Calificación, mismos que traslada a la Sección de Servicios
Administrativos para su publicación.
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
10
a) Publica los documentos de adjudicación o rechazo en el Portal
Guatecompras. b) Luego de publicados los documentos, traslada cualquier
inconformidad a la Junta de Licitación.
Junta de Licitación Junta de Licitación 11
a) Eleva a la Junta Directiva del Instituto la Certificación del Acta de
Adjudicación o Rechazo.
Autoridad Superior Junta Directiva 12
a) Aprueba o imprueba lo actuado por la Junta de Licitación y emite
la Resolución respectiva.
b) Se traslada a la Sección de Servicios Administrativos la resolución para la publicación correspondiente.
DENTRO DE LOS 10 DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA NOTIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN, SE ESTABLECE EL
PLAZO DE 10 DÍAS HÁBILES PARA LA PRESENTACIÓN DE RECURSOS (INCONFORMIDADES). ESTOS RECURSOS SE DILIGENCIARÁN SEGÚN EL TRÁMITE CORRESPONDIENTE ESTABLECIDO EN LA LEY DE LO
CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. Referencia Artículo 101 Ley de Contrataciones del Estado.
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
13
a) Solicita al contratista adjudicado los documentos requeridos para
la verificación en lo respectivo al cumplimiento de la Ley Contra el Lavado de Dinero u Otros Activos y su Reglamento, la Ley para
Prevenir y Reprimir el Financiamiento del Terrorismo y su
Reglamento y el Acuerdo de Gerencia vigente Normativo del procedimiento administrativo para cumplir con el Manual de
Prevención de Lavado de Dinero u Otros Activos y Reprimir el
Financiamiento al Terrorismo. b) Al no existir recursos interpuestos traslada el expediente del
contratista a la Oficialía de Cumplimiento para la verificación de los
documentos. c) De existir inconformidades, las eleva a la Junta de Licitación para
la resolución de los recursos presentados.
Unidad de Cumplimiento Oficial de Cumplimiento 14
a) Revisa expediente del contratista adjudicado, solicita cambios de ser necesario.
b) De no solicitar cambios, emite DICTAMEN FAVORABLE, mismo
que remite a Gerencia.
Gerencia Gerente FHA 15 a) Recibe DICTAMEN FAVORABLE, por lo que solicita la elaboración
de contrato al área jurídica.
Subgerencia Jurídica
Jefe del Departamento Jurídico
16 a) Recibe solicitud, elabora y suscribe el contrato
b) Solicita Fianza de Cumplimiento
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
17
a) Recibe factura emitida por el proveedor, elabora pedido, solicita las
autorizaciones para pago de factura.
b) Traslada el pedido para codificación presupuestaria y contable
Subgerencia Financiera División de Tesorería 18
a) Recibe pedido con codificación y retenciones aplicadas, por lo que emite cheque o acreditamiento, notificando a la unidad ejecutora
y/o a la empresa adjudicada.
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INSTITUTO DE FOMENTO DE HIPOTECAS ASEGURADAS -FHA-
Título del Diagrama de Flujo: Contrataciones o Adquisiciones por Régimen de Licitación
Inicia: Dependencia Solicitante Termina: División de Tesorería
INICIO
Inicia proceso de licitación por
medio del requerimiento de
contratación o adquisición,
acompañado del proyecto de
bases de licitación
Proceso de Licitación se eleva
a Junta Directiva para
nombramiento de Junta de
Licitación
Gerencia solicita Dictámenes,
Invitación y emite oficio para
aprobación y autorización de
Bases Finales Proceso de
Licitación
¿Cumple con
toda la
documentación?
SÍ
NO
Sección de Servicios
Administrativos carga Bases
Finales de Licitación,
Dictámenes, Formularios y
demás anexos requerido es
plataforma Guatecompras
Sección de Servicios
Administrativos
publica proyecto de
bases de licitación,
previa autorización
de Gerencia
Se establece un plazo de 24
horas para cumplir con la
documentación requerida.
Sección de Servicios
Administrativos publica
convocatoria en Diario de
Centroamérica y notifica a
Junta de Licitación fecha y
hora de recepción de plicas.
Junta de Licitación elabora acta de
apertura.
Con un máximo de 5 días después de
recibir ofertas, o de acuerdo con el
tiempo indicado en las bases, califica y
publica acta de rechazo, de
adjudicación o de ausencia de ofertas,
notifica a los oferentes y eleva a Junta
Directiva
Junta Directiva aprueba o imprueba lo
actuado por la Junta de Licitación y
elabora la Resolución del proceso de
licitación, mismo es publicado en la
plataforma Guatecompras por la
Sección de Servicios Administrativos
Sección de Servicios Administrativos solicita a la
entidad u oferente adjudicado la documentación para
cumplir con el Manual de Prevención de lavado de
dinero y traslada a Oficial de Cumplimiento
A
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALIZACIÓN
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
Versión: 01
Sección de Servicios Administrativos Página 21 de 80
¿Dictamen
favorable emitido
por oficial de
cumplimiento?
SÍ
NO Se solicitan las correcciones en la
documentación del proveedor y se remite
nuevamente a Oficial de Cumplimiento
Oficial de Cumplimiento
traslada a Gerencia dictamen
favorable
Gerencia solicita elaboración
de contrato
Departamento Jurídico
suscribe contrato y solicita
fianza de cumplimiento.
Servicios administrativos
solicita gestión de pago,
posterior de recibido el bien o
servicio y la factura,
adjuntando contrato y fianza
de cumplimiento
División de Tesorería genera
acreditamiento o emite
cheque.
FIN
A
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALIZACIÓN
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
Versión: 01
Sección de Servicios Administrativos Página 22 de 80
PROCESO DE COTIZACIÓN
OBJETIVO
Normar dentro del Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas el procedimiento
para la adquisición de bienes, materiales, suministros, contratación de obras y
servicios por el régimen de cotización.
NORMAS ESPECÍFICAS DE COTIZACIÓN
COTIZACIÓN: Cuando el precio de los bienes, de las obras, suministros o
remuneración de los servicios exceda de noventa mil Quetzales (Q.90,000.00) y no
sobrepase los siguientes montos, la compra o contratación podrá hacerse por el
sistema de cotización así:… b) Para el Estado y otras entidades, que no exceda de
novecientos mil Quetzales (Q.900,000.00). Referencia Artículo 38 Ley de
Contrataciones del Estado.
El procedimiento de cotización consiste en solicitar, mediante concurso público a
través de GUATECOMPRAS, ofertas firmes a proveedores legalmente establecidos
para el efecto y que estén en condiciones de vender o contratar los bienes,
suministros, obras o servicios requeridos. Los interesados deberán adquirir las
bases en papel o en medio electrónico descargándolas de GUATECOMPRAS.
Referencia Artículo 39 Ley de Contrataciones del Estado.
En el caso que las obras, bienes o servicios requieran documentos que no pueden
ser incluidos en GUATECOMPRAS, tales como planos no elaborados por medios
electrónicos o cualquier otro que por su naturaleza no lo permita, se deberá pagar
únicamente el costo de reproducción de estos.
Entre la publicación de la convocatoria y bases en GUATECOMPRAS y el día fijado
para la presentación y recepción de ofertas, deberá mediar un plazo mínimo de ocho
(8) días hábiles.
La entidad contratante no deberá fijar especificaciones técnicas o disposiciones
especiales que requieran o hagan referencia a determinadas marcas, nombres
comerciales, patentes, diseños, tipos, orígenes específicos, productores o
proveedores, salvo que no exista otra manera suficientemente precisa y
comprensible para describir los requisitos de la adquisición y siempre que en tales
casos se incluya en las especificaciones, requisitos y documentos de cotización,
expresiones como: o equivalente, o semejante, o similar o análogo. Referencia
Artículo 20 Ley de Contrataciones del Estado.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALIZACIÓN
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
Versión: 01
Sección de Servicios Administrativos Página 23 de 80
Modificaciones de las bases de cotización. La entidad contratante en el curso de
una cotización y antes de la presentación de ofertas, puede modificar las bases de
cotización, para lo cual debe publicar las modificaciones en GUATECOMPRAS. A
partir de la publicación de la modificación, las personas interesadas contarán con
un plazo no menor de ocho (8) días hábiles para presentar sus ofertas.
En el régimen de cotización, la presentación de las bases, designación de la junta y
la aprobación de la adjudicación, es competencia de la Gerencia, de acuerdo con lo
indicado en el artículo 9 de la Ley de Contrataciones del Estado: PARA LAS
ENTIDADES ESTATALES CON PERSONALIDAD JURÍDICA,
DESCENTRALIZADAS Y AUTÓNOMAS: a) Al Gerente o funcionario equivalente,
cuando el valor total no exceda de novecientos mil Quetzales (Q.900,000.00), en
calidad de autoridad administrativa superior.
PASO 1: DOCUMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE DE COTIZACIÓN
Las unidades solicitantes del FHA para iniciar el proceso de Cotización deberán
adjuntar los siguientes documentos:
1. Solicitud de pedido
2. Bases de Cotización
3. Justificación
4. Especificaciones técnicas
5. Especificaciones generales
6. Disposiciones especiales (cuando proceda)
7. Planos de construcción (cuando proceda)
8. Nombramiento del funcionario o empleado para la elaboración de dictamen
técnico.
9. Nombramiento del funcionario o empleado para la elaboración del dictamen
Jurídico.
10. Nombramiento del Jefe del departamento solicitante para dictamen
presupuestario, este debe estar acompañado por la Solicitud de
Disponibilidad Presupuestaria (Anexo H), esta solicitud será la base para
elaborar las Constancias de Disponibilidad Presupuestaria.
11. Nombramiento de la Junta de Cotización, Titulares y Suplentes con la
idoneidad correspondiente. (Deberá incluirse un cuadro que indique y
compruebe la idoneidad por experiencia o documentación).
12. Autorización para realizar las cargas correspondientes al Sistema
Guatecompras.
13. Oficio trasladando los anteriores documentos a la Sección de Servicios
Administrativos.
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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
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Sección de Servicios Administrativos Página 24 de 80
La omisión de uno de los documentos mencionados será causa de rechazo por parte
de la Sección de Servicios Administrativos, y el solicitante deberá solventar la causa
del rechazo en un plazo de 24 horas, para continuar con el trámite.
PASO 2: REQUISITOS DE LAS BASES DE COTIZACIÓN. Las bases de
Cotización, según el caso, deberán contener como mínimo lo siguiente:
1. Perfil de los miembros titulares y suplentes de la Junta de Cotización.
2. Condiciones que deben reunir los oferentes
3. Características generales y específicas, cuando se trate de bienes y/o
servicios.
4. Lugar y forma en donde será ejecutada la obra, entregados los bienes o
prestado los servicios.
5. Listado de documentos que debe contener la plica, en original y copias
requeridas, una de las cuales será puesta a disposición de los oferentes.
6. Indicación de que el oferente deberá constituir, según el caso, las garantías
a que se refiere el Título V, Capítulo Único de la Ley de Contrataciones del
Estado.
7. En casos especiales y cuando la Gerencia lo considere oportuno, las
garantías que deberá constituir el contratista, con indicación de los riesgos a
cubrir, su vigencia y montos.
8. Forma de pago de la obra, de los bienes y servicios2.
9. Porcentaje de anticipo y procedimiento para otorgarlo, cuando éste se
conceda.
10. Lugar, dirección exacta, fecha y hora en que se efectuará la diligencia de
presentación, recepción y apertura de plicas.
11. Declaración Jurada que el oferente no es deudor moroso del Estado ni de
las entidades a las que se refiere el Artículo 1, de la Ley de Contrataciones
del Estado, o en su defecto, compromiso formal de que, en caso de
adjudicársele la negociación, previo a la suscripción de contrato acreditará
haber efectuado el pago correspondiente.
12. Indicación de la forma de integración de precios unitarios por renglón.
13. Criterios que deberá seguir la Junta de Cotización para calificar las ofertas
recibidas.
14. Indicación de los requisitos que se consideren fundamentales.
15. Modelo de oferta y proyecto de contrato
2 Según Resolución emitida por la Superintendencia de Administración Tributaria Número SAT-DSI-243-2019 de fecha 11 de marzo de 2019, la gestión de pago se realizará únicamente mediante la emisión de la factura electrónica en línea FEL por parte del proveedor
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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
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PASO 3: PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE BASES. Estará a cargo de la
Sección de Servicios Administrativos. Publicado el proyecto de bases, éste debe
permanecer en GUATECOMPRAS por un plazo no menor de 3 días hábiles.
PASO 4: APROBACIÓN DEL FORMULARIO Y DE DOCUMENTOS PARA
COTIZACIÓN. El formulario y los documentos indicados en el artículo anterior
deberán ser aprobados por la autoridad administrativa superior de la entidad
contratante, antes de requerirse las ofertas. Referencia Artículo 40 Ley de
Contrataciones del Estado.
PASO 5: PUBLICACIONES. Las convocatorias para cotizar deben ser publicadas
en el sistema de información de contrataciones y adquisiciones del estado,
denominado GUATECOMPRAS por la Sección de Servicios Administrativos. Entre
la publicación en GUATECOMPRAS y el día fijado para la presentación y recepción
de ofertas deben transcurrir por lo menos ocho (8) días hábiles. En los procesos de
Cotización, el FHA debe publicar en GUATECOMPRAS, por intermedio de la
Sección de Servicios Administrativos, como mínimo, la siguiente información: bases
de cotización, especificaciones técnicas, criterios de evaluación, preguntas,
respuestas, listado de oferentes, actas de adjudicación, los contratos de las
contrataciones y adquisiciones.
PRESENTACIÓN DE COTIZACIONES. Los interesados presentarán sus ofertas en
forma electrónica, en un formulario que proveerá el sistema de GUATECOMPRAS,
y la oferta se podrá acompañar con la documentación física y demás requerimientos
y formalidades. Los precios unitarios y totales que figuren en las ofertas deberán ser
fijos, expresados en Quetzales, tanto en cifras como en letras. No se aceptará
ninguna oferta fuera del plazo que se estipule. La junta de cotización deberá evaluar
todas las ofertas recibidas. Referencia Artículo 41 Ley de Contrataciones del
Estado.
La Junta de Cotización deberá evaluar todas las ofertas recibidas. En caso de que
no se recibieran ofertas, la Junta de Cotización debe informar a la Gerencia, un día
hábil después de la fecha establecida para la recepción de ofertas, quien a través
de la Sección de Servicios Administrativos, procederá a publicar en el sistema de
GUATECOMPRAS, una extensión de ocho días al plazo para recibir ofertas. Si en
este plazo no se recibieran ofertas, la autoridad administrativa superior queda en
libertad de efectuar una contratación directa, siempre que se haga utilizando las
mismas bases de cotización del evento desierto, y el oferente cumpla con todos los
requisitos allí solicitados.
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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
Versión: 01
Sección de Servicios Administrativos Página 26 de 80
PASO 6: PRESENTACIÓN DE OFERTAS Y APERTURA DE PLICAS. Las ofertas
y demás documentos de cotización deberán entregarse directamente a la Junta de
Cotización, en el lugar, dirección, fecha, hora y en la forma que señalen las bases.
Transcurridos treinta (30) minutos de la hora señalada para la recepción de ofertas
no se aceptará ninguna más y se procederá al acto público de apertura de plicas.
De todo lo actuado, la Junta de Cotización levantará el acta correspondiente en
forma simultánea.
NOTA: La Junta de Cotización trasladará a la Sección de Servicios Administrativos
el Acta de Apertura de plicas correspondiente y listado de oferentes que se
presentaron a dicho concurso, en un plazo no mayor de 24 horas a partir del cierre
de ofertas para que dicha sección la publique en el Sistema de GUATECOMPRAS.
PASO 7: ADJUDICACIÓN. Dentro del plazo que señale las bases, la Junta de
Cotización adjudicará la cotización al oferente que, ajustándose a los requisitos y
condiciones de las bases, haya hecho la proposición más conveniente para los
intereses del FHA. La Junta de Cotización hará también una calificación de los
oferentes que clasifiquen sucesivamente. En el caso que el adjudicatario no
suscribiere el contrato, la negociación podrá llevarse a cabo con el subsiguiente
clasificado en su orden.
En ningún caso se llevarán a cabo adjudicaciones, si existe sobrevaloración del
suministro del bien o servicio ofertado. Para los efectos de esta Ley, sobrevaloración
significa ofertar un producto, bien, servicio o suministro a un precio mayor al que los
mismos tienen en el mercado privado nacional, tomando en cuenta las
especificaciones técnicas y la marca de este.
NOTA: La Junta de Cotización trasladará a la Sección de Servicios Administrativos
el acta de adjudicación, resolución y notificación correspondiente, en un plazo no
mayor 1 día posterior a la adjudicación, para que esta sección proceda a publicarla
en el Sistema de GUATECOMPRAS.
PASO 8: NOTIFICACION ELECTRÓNICA E INCONFORMIDADES. Las
notificaciones que provengan de actos en los que se aplique la Ley de
Contrataciones del Estado, serán efectuadas por vía electrónica a través del
Sistema de GUATECOMPRAS, y surtirán efecto al día siguiente de su publicación
en dicho sistema.
Las personas inconformes por cualquier acto que contravengan los procedimientos
regulados por la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento o los
reglamentos de los registros pueden presentar, a través del Sistema de
GUATECOMPRAS sus inconformidades.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALIZACIÓN
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
Versión: 01
Sección de Servicios Administrativos Página 27 de 80
Las inconformidades relacionadas con la adjudicación de la Junta de Cotización
sólo pueden presentarse dentro del plazo de cinco (5) días calendario, posteriores
a la publicación de la adjudicación en el Sistema de GUATECOMPRAS.
La Junta de Cotización al recibir una inconformidad, debe responderla a través del
Sistema de GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de cinco (5) días calendario
a partir de su presentación. La publicación de la contestación estará a cargo de la
Sección de Servicios Administrativos.
A consecuencia de una inconformidad, la Junta de Cotización podrá modificar su
decisión, únicamente dentro del pazo señalado. Contra esta decisión por no ser un
acto definitivo, no cabrá recurso alguno. Contra la resolución definitiva emitida por
la entidad contratante podrá interponerse, en la fase respectiva, una inconformidad.
Para efectos de requisitos de la solicitud, trámite y diligenciamiento se estará a lo
dispuesto en la Ley de lo Contencioso Administrativo que se aplicará
supletoriamente en esta materia. Referencia Artículo 101 Ley de Contrataciones del
Estado.
PASO 9: APROBACIÓN DE ADJUDICACIÓN. Publicada en el Sistema de
GUATECOMPRAS la adjudicación, y contestadas las inconformidades, si las
hubiere, la Junta de Cotización remitirá el expediente a la Gerencia, dentro de los
dos (2) días hábiles siguientes. La Gerencia aprobará o improbará lo actuado por la
Junta de Cotización, con causa justificada, de conformidad con lo establecido en la
ley, dentro de los cinco (5) días de recibido el expediente. La Gerencia dejará
constancia escrita de lo actuado.
Si la Gerencia imprueba lo actuado por la Junta de Cotización, deberá devolver el
expediente para su revisión, dentro del plazo de dos (2) días hábiles posteriores de
adoptada la decisión. La Junta de Cotización, con base en las observaciones
formuladas por la Gerencia, podrá confirmar o modificar su decisión original, en
forma razonada, dentro del plazo de cinco (5) días hábiles de recibido el expediente,
revisará lo actuado y hará la adjudicación conforme a la ley y las bases.
Dentro de los dos (2) días hábiles posteriores a la decisión, la Junta de Cotización
devolverá el expediente a la Gerencia, quien dentro de los cinco (5) días hábiles
subsiguientes podrá aprobar, improbar o prescindir de la negociación. En caso de
improbar, se notificará electrónicamente (a cargo de la Sección de Servicios
Administrativos) a través del Sistema de GUATECOMPRAS, dentro de los dos (2)
días hábiles siguientes, dando por concluido el evento. En los casos en los que la
Gerencia decida improbar o prescindir, razonará la decisión en la resolución
correspondiente.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALIZACIÓN
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
Versión: 01
Sección de Servicios Administrativos Página 28 de 80
PASO 10: SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO. Los contratos que se celebren en
aplicación de Ley de Contrataciones del Estado serán suscritos dentro del plazo de
diez (10) días contados a partir de la adjudicación definitiva. Los contratos que
deban celebrarse con el FHA serán suscritos por la Gerencia.
Previo a la suscripción del contrato, el oferente adjudicado tendrá que cumplir con
todo lo estipulado en la Ley Contra el Lavado de Dinero u Otros Activos y su
Reglamento, la Ley para Prevenir y Reprimir el Financiamiento del Terrorismo y su
Reglamento y Normativa Interna vigente; a efecto que el FHA realice la verificación
correspondiente, en caso contrario el FHA se reserva el derecho de continuar con
la contratación.
PASO 11: PRESENTACIÓN DE GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO. Para
garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en el contrato, el
proveedor o contratista adjudicado deberá presentar fianza equivalente al diez por
ciento (10%) del contrato respectivo, esto cuando se trate de adquisición de bienes,
suministros y servicios. Esta garantía cubrirá cualquier siniestro con la prestación
del servicio o adquisición del bien, misma deberá ser presentada dentro de los 15
días hábiles después de la Suscripción del contrato.
Tanto el contrato suscrito como la fianza de cumplimiento deberán publicarse en el
portal Guatecompras, esto por parte de la Sección de Servicios Administrativos,
luego de ser notificados por el área jurídica.
APLICACIÓN SUPLETORIA: Las disposiciones en materia de licitación,
regirán supletoriamente en el régimen de cotización en lo que fueren
aplicables.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALIZACIÓN
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
Versión: 01
Sección de Servicios Administrativos Página 29 de 80
INSTITUTO DE FOMENTO DE HIPOTECAS ASEGURADAS -FHA-
Título del Procedimiento: Contrataciones o Adquisiciones por Régimen de Cotización
Inicia: Dependencia Solicitante Termina: División de Tesorería
Dependencia Responsable
Paso No.
Actividad
Dependencia Solicitante
Empleado o funcionario de la
Dependencia Solicitante
1
Con base en la programación presupuestaria y revisión del Plan Anual de Compras, procede:
a) Revisar si el requerimiento de compra está dentro de la programación del año.
b) Confirma con la Sección de Presupuesto la disponibilidad de los recursos para el requerimiento de la compra o contratación.
Empleado o funcionario de la
Dependencia Solicitante
2 Elabora Proyecto de Bases de Cotización con las formalidades requeridas en el paso 2, Capítulo I, PROCESO DE COTIZACIÓN de este Manual.
Jefe / Coordinador de la Dependencia
solicitante 3 Traslada el proyecto de Bases de Cotización mediante oficio a Gerencia.
Gerencia Gerente FHA
4
Recibe expediente y procede de la forma siguiente:
a) Emite Oficios para solicitar Dictámenes Técnico, Jurídico y Presupuestario.
b) Emite el Nombramiento de la Junta de Cotización y notifica a los
miembros titulares y suplentes que formarán parte de dicha Junta. c) Emite Oficio a la Subgerencia Financiera para autorizar la publicación
del Proyecto de Bases de Cotización.
Subgerencia Financiera Subgerente Financiero 5
Recibe oficios emitidos por Gerencia y procede de la forma siguiente: a) Traslada Memorándum a Sección de Servicios Administrativos para la
carga del Proyecto de Bases.
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
6
Recibe expediente y procede de la forma siguiente: a) Publica Proyecto de Bases de Cotización en el Sistema de
GUATECOMPRAS y notifica electrónicamente a la Junta de Cotización designada.
Gerencia Gerente FHA
7
a) Recibe Dictámenes Técnico, Jurídico y Presupuestario. b) Emite oficio para la aprobación de las Bases de Cotización.
c) Traslada el expediente a Servicios Administrativos (Convocatoria, Bases Finales, Dictámenes emitidos, Formularios).
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
8
a) Publica Proyecto de Bases finales de Cotización en el Sistema de
GUATECOMPRAS.
b) Publica fecha y apertura de plicas. c) Traslada expediente a Junta de Cotización.
Junta de Cotización Junta de Cotización
9
a) Ejecuta el Acto público de recepción de ofertas y apertura de plicas
b) Emite Acta de Apertura, constatando la recepción de ofertas, misma que traslada a Servicios Administrativos para su publicación en
Guatecompras.
c) Revisan, califican y adjudican o rechazan la negociación, para lo cual
emiten el Acta de Adjudicación o Rechazo respectivo, Resolución, Cuadro de Calificación, mismos que traslada a la Sección de Servicios
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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
Versión: 01
Sección de Servicios Administrativos Página 30 de 80
Se entenderá como dependencia solicitante a la Subgerencia, División, Departamento o Coordinación que
realice un requerimiento de compra.
Administrativos para su publicación.
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
10
a) Publica los documentos de adjudicación o rechazo en el Portal Guatecompras.
b) Luego de publicados los documentos, traslada cualquier
inconformidad a la Junta de Cotización.
Junta de Cotización Junta de Cotización 11
a) Eleva a la Gerencia del Instituto la Certificación del Acta de Adjudicación o Rechazo.
Autoridad Superior Gerente FHA 12
a) Aprueba o imprueba lo actuado por la Junta de Licitación y emite
el Acuerdo respectivo. b) Se traslada a la Sección de Servicios Administrativos el Acuerdo
para la publicación correspondiente.
DENTRO DE LOS 10 DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA NOTIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN, SE ESTABLECE EL PLAZO DE 10 DÍAS HÁBILES PARA LA PRESENTACIÓN DE RECURSOS (INCONFORMIDADES). ESTOS
RECURSOS SE DILIGENCIARÁN SEGÚN EL TRÁMITE CORRESPONDIENTE ESTABLECIDO EN LA LEY DE LO
CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. Referencia Artículo 101 Ley de Contrataciones del Estado.
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
13
a) Solicita al contratista adjudicado los documentos requeridos para la verificación en lo respectivo al cumplimiento de la Ley Contra el
Lavado de Dinero u Otros Activos y su Reglamento, la Ley para
Prevenir y Reprimir el Financiamiento del Terrorismo y su Reglamento y el Acuerdo de Gerencia vigente Normativo del
procedimiento administrativo para cumplir con el Manual de
Prevención de Lavado de Dinero u Otros Activos y Reprimir el Financiamiento al Terrorismo.
b) Al no existir recursos interpuestos traslada el expediente del
contratista a la Oficialía de Cumplimiento para la verificación de los documentos.
c) De existir recursos interpuestos, las eleva a la Junta de Cotización
para la resolución de los recursos presentados, con la asistencia del Departamento Jurídico.
Unidad de Cumplimiento Oficial de Cumplimiento 14
a) Revisa expediente del contratista adjudicado, solicita cambios de
ser necesario. b) De no solicitar cambios, emite DICTAMEN FAVORABLE mismo
que remite a Gerencia.
Gerencia Gerente FHA 15 a) Recibe DICTAMEN FAVORABLE, por lo que solicita la elaboración
de contrato al área jurídica.
Subgerencia Jurídica
Jefe del Departamento Jurídico
16 a) Recibe solicitud, elabora y suscribe el contrato. b) Solicita Fianza de Cumplimiento.
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
17
a) Recibe factura emitida por el proveedor, elabora pedido, solicita las autorizaciones para pago de factura.
b) Traslada el pedido para codificación presupuestaria y contable.
Subgerencia Financiera División de Tesorería 18
a) Recibe pedido con codificación y retenciones aplicadas, por lo que
emite cheque o acreditamiento, notificando a la unidad ejecutora y/o a la empresa adjudicada.
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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
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Título del Diagrama de Flujo: Contrataciones o Adquisiciones por Régimen de Cotización
Inicia: Dependencia Solicitante Termina: División de Tesorería
INICIO
Inicia proceso de cotización
por medio del requerimiento
de contratación o adquisición,
acompañado del proyecto de
bases de cotización.
Gerencia emite el
nombramiento de Junta de
Cotización
Gerencia solicita Dictámenes,
Invitación y emite oficio para
aprobación y autorización de
Bases Finales Proceso de
Cotización
¿Cumple con
toda la
documentación?
SÍ
NO
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Administrativos carga Bases
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Dictámenes, Formularios y
demás anexos requerido es
plataforma Guatecompras
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Administrativos
publica proyecto de
bases de cotización,
previa autorización
de Gerencia
Se establece un plazo de 24
horas para cumplir con la
documentación requerida.
Junta de Cotización elabora acta de
apertura.
Con un máximo de 5 días después de
recibir ofertas, o de acuerdo con el
tiempo indicado en las bases, califica y
publica acta de rechazo, de
adjudicación o de ausencia de ofertas,
notifica a los oferentes y eleva a
Gerencia
Gerencia aprueba o imprueba lo
actuado por la Junta de Cotización
y elabora el Acuerdo del proceso,
mismo es publicado en la
plataforma Guatecompras por la
Sección de Servicios
Administrativos
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solicita a la entidad u oferente
adjudicado la documentación para
cumplir con el Manual de Prevención
de lavado de dinero y traslada a
Oficial de Cumplimiento
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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
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¿Dictamen
favorable emitido
por oficial de
cumplimiento?
SÍ
NO Se solicitan las correcciones en la
documentación del proveedor y se remite
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traslada a Gerencia dictamen
favorable
Gerencia solicita elaboración
de contrato
Departamento Jurídico
suscribe contrato y solicita
fianza de cumplimiento.
Servicios administrativos
solicita gestión de pago,
posterior de recibido el bien o
servicio y la factura,
adjuntando contrato y fianza
de cumplimiento
División de Tesorería genera
acreditamiento o emite
cheque.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALIZACIÓN
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
Versión: 01
Sección de Servicios Administrativos Página 33 de 80
CAPITULO II
MODALIDADES ESPECÍFICAS DE ADQUISICIÓN: COMPRA DE BAJA DE
CUANTÍA, COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRÓNICA, PROVEEDOR
ÚNICO, ARRENDAMIENTO, CASOS DE EXCEPCION Y SUBASTA INVERSA.
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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
Versión: 01
Sección de Servicios Administrativos Página 34 de 80
MODALIDADES ESPECÍFICAS DE ADQUISICIÓN
OBJETIVO
Normar dentro del FHA, el procedimiento para la adquisición de compra de bienes,
suministros, contratación de obras y servicios por los montos establecidos en la ley
de contrataciones del estado, fuera de los procedimientos de cotización o licitación.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Unificar los criterios en cuanto a los procedimientos de compras.
2. Minimizar el tiempo de los procesos de adquisiciones y contrataciones, a
través de las distintas modalidades de adquisición en el sistema de
GUATECOMPRAS.
3. Transparentar las transacciones de compras y/o contrataciones propias, con
una ejecución presupuestaria.
1. COMPRA DE BAJA CUANTÍA
La modalidad de compra de baja cuantía consiste en la adquisición directa de
bienes, suministros, obras y servicios, exceptuada de los requerimientos de los
procesos competitivos de las demás modalidades de adquisición pública contenidas
en la presente Ley, cuando la adquisición sea por un monto de hasta veinticinco mil
Quetzales (Q.25,000.00). La compra de baja cuantía se realizará bajo la
responsabilidad de quien autorice la adquisición pública. Las compras de baja
cuantía deberán publicarse en GUATECOMPRAS, una vez recibido el bien, servicio
o suministro, debiendo publicar la documentación de respaldo, conforme al
expediente administrativo que ampare la negociación realizada, por constituir
información pública de oficio. Cada entidad determinará los procedimientos para la
aplicación de esta modalidad. Referencia Artículo 43 Decreto 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado, modificado por el Artículo 8 Decreto 46-2016.
Los Proveedores conforme el procedimiento de compra de baja cuantía, no será
necesario que estén inscritos y precalificados ante el Registro de Adquisiciones del
Estado, RGAE3
3 Articulo 9 Acuerdo Ministerial No. 563-2018 y el artículo 16 del Acuerdo Gubernativo 170-2018.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALIZACIÓN
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
Versión: 01
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INSTITUTO DE FOMENTO DE HIPOTECAS ASEGURADAS -FHA-
Título del Procedimiento: Contrataciones o Adquisiciones por medio de Baja Cuantía
Inicia: Dependencia Solicitante Termina: División de Tesorería
Dependencia
Responsable Paso No.
Actividad
Dependencia Solicitante
Empleado o funcionario de la
Dependencia Solicitante
1
a) Cotiza el bien o servicio a adquirir b) Elabora el Anexo A c) Adjunta cotizaciones (Expediente Administrativo)
Jefe / Coordinador de la Dependencia
solicitante 2
Da el Visto Bueno a la compra, firmando el Anexo A (Autorización Jefe Inmediato) lo cual valida que la adquisición o contratación es necesaria para el funcionamiento o desarrollo de las actividades
Empleado o funcionario de la
Dependencia Solicitante
3
a) Solicita y consigna firma a Sección de Presupuesto, lo cual valida que existen los recursos económicos para la compra o adquisición, indica el Reglón Presupuestario
b) Solicita y consigna firma a Sección de Servicios Administrativos, lo cual valida que la modalidad de compra utilizada es la correcta, verifica que el expediente administrativo este completo
Gerencia Gerente FHA
4
Recibe expediente y procede de la forma siguiente:
a) Autoriza la compra firma el Anexo A, Formulario de Baja Cuantía remite el expediente a la dependencia solicitante
Dependencia Solicitante
Jefe División, Departamento o
Coordinador de Sección
5
Traslada el expediente administrativo a la Sección de Servicios Administrativos, documentos originales y con las firmas de autorización respectivas. Si es contra factura se adjunta el documento debidamente firmado como constancia que se recibió el bien o servicio a entera satisfacción.
Sección de Servicios
Administrativos
Sección de Servicios Administrativos
6
CONTRA FACTURA:
Recibe expediente y procede de la forma siguiente:
a) Realiza la carga a Guatecompras NPG de la factura correspondiente
b) Realiza el Pedido en el sistema de Órdenes de Pago
c) Traslada a la Subgerencia Financiera para el AUTORIZACIÓN del Pedido realizado
d) Una vez autorizado el pedido traslada para codificación contable y
presupuestaria GASTO POR LIQUIDAR:
a) Realiza nota solicitando emitir cheque o acreditamiento por el gasto
a liquidar. Se realizan los puntos del “b” al “d” del proceso contra factura.
Subgerencia Financiera División de Tesorería 4
a) Recibe pedido con codificación y retenciones aplicadas, por lo que
emite cheque o acreditamiento, notificando a la dependencia
solicitante y/o al proveedor.
GASTOS POR LIQUIDAR:
ES RESPONSABILIDAD DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE TRASLADAR LA FACTURA O DOCUMENTO
CONTABLE RESPECTIVO PARA REALIZAR LA LIQUIDACIÓN POR EL CHEQUE O ACREDITAMIENTO SOLICITADO,
PARA EL EFECTO TENDRÁ 15 DÍAS PARA PRESENTAR LA FACTURA A LA SECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
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Título del Diagrama de Flujo: Contrataciones o Adquisiciones por medio de Baja Cuantía
Inicia: Dependencia Solicitante Termina: División de Tesorería
INICIO
Inicia proceso de compra por
medio del requerimiento de
contratación o adquisición,
acompañado de las
cotizaciones respectivas,
cuando aplique
Dependencia solicitante
gestiona firma y
autorizaciones respectivas en
Anexo A, Formulario de Baja
Cuantía.
Dependencia solicitante
traslada expediente a Sección
de Servicios Administrativos
¿Cumple con
toda la
documentación?
SÍ
NO
Sección de Servicios
Administrativos publica
factura en el portal
Guatecompras, elabora
pedido, gestiona autorización
con Subgerencia Financiera y
traslada para codificación
presupuestaria y contable.
Se devuelve expediente y se
solicitan completar el mismo.
FIN
División de Tesorería genera
acreditamiento o emite
cheque.
En caso de gasto por liquidar,
la dependencia solicitante
traslada la factura o
documento contable, para la
liquidación del cheque o
acreditamiento
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DISPOSICIONES INTERNAS RESPECTO A LAS COMPRAS DE BAJA CUANTÍA
a) Compras realizadas por la sección de servicios administrativos
Para las compras que estén a cargo directamente a la Sección de Servicios
Administrativos, tales como: Mantenimientos en general, combustible, papel bond,
suministros que contengan la marca o membrete del Instituto, tintas y tóner para
impresoras y fotocopiadoras, papelería y útiles, cajas plásticas para resguardo de
archivos y expedientes, artículos de limpieza y cafetería y cualquier otro que sea
asignado a esta sección y respetando el límite de dicha modalidad que asciende a
Q25,000.00, se omitirán los pasos anteriormente descritos y deberán contar con el
Visto Bueno de la Subgerencia Financiera y en su defecto de la Gerencia.
Las facturas por compras relacionadas con pago de servicios tales como: Parqueos
para funcionarios y de cortesía, telefonía fija y celular, servicio de internet,
electricidad, agua pura, suscripciones a diarios y periódicos y servicio de cable y
que estén debidamente autorizadas en el Presupuesto de Gastos Aprobado por la
Junta Directiva, deberán contar con la firma del Coordinador de la Sección de
Servicios Administrativos y en su ausencia con la firma del Subgerente Financiero.
En caso de ausencia de cualquiera de las personas indicadas en el procedimiento
para autorización de compras directas o firma de facturas, las mismas podrán ser
autorizadas por la Gerencia.
b) Compras realizadas a través de caja chica
Las compras menores a quinientos quetzales (Q500.00) realizadas a través de la
Caja Chica del FHA, así como los fondos a cargo de la Asistente de Gerencia, se
exceptuarán del proceso de Baja Cuantía. El responsable de la compra será quien
la autoriza, y los responsables de estos fondos serán los encargados de liquidar las
facturas y publicarlas en el sistema de GUATECOMPRAS. La publicación será por
parte del personal capacitado y que cuente con el usuario de acceso
correspondiente para realizar dichas publicaciones.
c) Compra de alimentos
En el caso de compra de alimentos para reuniones y actividades realizadas por la
Junta Directiva, capacitaciones al personal dentro del Instituto, cierres contables,
actividades realizadas por los Subgerentes, Jefes de División, Jefes de
Departamento y cualquier otra actividad en tiempo ordinario y extraordinario que
sea autorizada por la Gerencia, y que no exceda la cantidad de cinco mil quetzales
(Q5,000.00), podrá realizarse de manera directa exceptuando las tres (3)
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cotizaciones, y deberán adjuntar a la factura correspondiente el listado o detalle de
las personas que participaron en la actividad.
d) Reparaciones (varias)
Las reparaciones al mobiliario y equipo e instalaciones del Instituto detalladas a
continuación:
Instalaciones eléctricas
Fontanería
Herrería
Cambio de vidrios
Pintura
Cerrajería
Albañilería
Carpintería
Podrán realizarse de manera directa exceptuando las tres (3) cotizaciones y
deberán contar con la autorización de la Subgerencia Financiera.
e) Contratación del servicio de mantenimiento y reparación de
vehículos
La contratación del servicio de mantenimiento y reparación de vehículos podrá
realizarse de manera directa exceptuando el proceso de Baja Cuantía, siempre y
cuando sea realizado en el taller de la agencia en donde se adquirió el vehículo. Lo
anterior por temas de garantía, repuestos originales, mano de obra calificada y
registro del historial de los servicios o reparaciones realizadas. Esto regulado por el
acuerdo vigente.
f) Compra de boletos aéreos
La compra de boletos aéreos podrá realizarse de manera directa exceptuando las
tres (3) cotizaciones, siempre que se respete el valor de la compra de la modalidad
de baja cuantía.
g) Compras con un solo proveedor
Cuando por la naturaleza del bien o servicio, sea justificado por el Coordinador de
Sección, Jefe de Departamento, Jefe de División, Subgerentes o el Gerente, la
compra con un solo proveedor, entre ellos garantía, o especialidad del servicio u
otros, podrá realizarse de manera directa exceptuando las tres (3) cotizaciones.
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Las adquisiciones con un solo proveedor también están justificadas en pago
membresías, participaciones, capacitaciones, servicios de reclutamiento, cuotas
anuales y cualquier otro servicio que por razones establecidas no pueda trabajarse
con otras entidades, siempre respetando la modalidad de compra de baja cuantía.
h) Procedimiento para el registro de las publicaciones NPG
El FHA deberá publicar en el sistema GUATECOMPRAS la Compra de Baja Cuantía
y los servicios básicos contemplados en el artículo 44 inciso g) de la Ley, en los
cuales deberá cargarse la factura una vez se haya recibido el bien, suministro o
servicio.
i) Compras o servicios solicitados por la División de Informática
Las compras o servicios solicitados por la División de Informática con el objetivo de
restaurar el servicio informático (hardware, software y elementos complementarios
que soportan la información o datos críticos para el funcionamiento del Instituto) en
forma rápida, eficiente, evitando cualquier perdida posible, como por ejemplo:
Diagnóstico para reparaciones
Visitas técnicas
Compra de repuestos e insumos informáticos, para ampliar la vida útil del
bien o su reparación.
Mantenimientos o insumos derivados de una emergencia. (cortos circuitos,
etc.)
Podrán realizarse de manera directa exceptuando las tres (3) cotizaciones, siempre
que se respete el valor de la compra de la modalidad de baja cuantía.
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2. COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRÓNICA
La modalidad de compra directa consiste en la adquisición de bienes, suministros,
obras y servicios a través de una oferta electrónica en el sistema
GUATECOMPRAS, prescindiendo de los procedimientos de licitación o cotización,
cuando la adquisición sea por montos mayores a veinticinco mil Quetzales
(Q.25,000.00) y que no supere los noventa mil Quetzales (Q.90,000.00).
Entre la publicación del concurso en GUATECOMPRAS y la recepción de ofertas
deberá mediar un plazo no menor a un (1) día hábil. Para la adjudicación deberán
tomarse en cuenta el precio, la calidad y otras condiciones que se definan
previamente en la oferta electrónica, cuando corresponda. Esta modalidad de
compra se realizará bajo la responsabilidad de quien autorice la adquisición.
La oferta electrónica se publicará en GUATECOMPRAS y debe incluir como
mínimo: detalle del bien o servicio ofertado, número de identificación tributaria y
nombre o razón social del oferente y el monto de la oferta. Luego de la adjudicación
se publicará en GUATECOMPRAS, como mínimo, el número de identificación
tributaria y el nombre o razón social del proveedor adjudicado y el monto adjudicado.
Referencia Artículo 43 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, modificado
por el articulo 8 Decreto 46-2016.
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Título del Procedimiento: Contrataciones o Adquisiciones por medio de Compra Directa con Oferta Electrónica
Inicia: Dependencia Solicitante Termina: División de Tesorería
Dependencia
Responsable Paso No.
Actividad
Dependencia Solicitante
Empleado o funcionario de la
Dependencia Solicitante
1
a) a) Elabora el Anexo B, C, D y E (Expediente Administrativo), Solo los "Términos de Referencia" (Anexo B), deberán ir firmados por la persona que los realizó, en este caso un empleado o funcionario del área solicitante.
Jefe / Coordinador de la Dependencia
solicitante 2
a) Da el Visto Bueno a los términos de referencia (firma el Anexo B), lo cual valida que lo solicitado es necesario para el funcionamiento o desarrollo de las actividades.
b) Firma la "Solicitud del Bien o Servicios"(firma el Anexo C), lo cual valida que los antecedentes y la necesidad del producto o servicio, la descripción de la compra, la garantía de los recursos y la modalidad de compra se verificaron donde correspondía.
c) Firma el "Formulario Modelo de Oferta" (Anexo D)
d) Firma el "Oficio de Invitación" (Anexo E)
Empleado o funcionario de la
Dependencia Solicitante
3
a) Solicita y consigna firma a Sección de Presupuesto, lo cual valida que existen los recursos económicos para la compra o adquisición, indica el Reglón Presupuestario
b) Solicita y consigna firma a Sección de Servicios Administrativos, lo cual valida que la modalidad de compra utilizada es la correcta, verifica que el expediente administrativo este completo
Gerencia Gerente FHA
4
Recibe expediente y procede de la forma siguiente:
b) Autoriza la compra, firma el Anexo C, remite el expediente a la
dependencia solicitante
Dependencia Solicitante
Jefe División, Departamento o
Coordinador de Sección
5
Traslada el "Expediente Administrativo" a la Sección de Servicios Administrativos para su publicación en el Portal de Guatecompras.
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
6
CONTRA FACTURA:
Recibe expediente y procede de la forma siguiente:
a) Publica el concurso en GUATECOMPRAS, y lo notifica al Departamento, División o Sección Solicitante.
b) Al cierre de recepción de ofertas, traslada las ofertas electrónicas al Departamento o Sección Solicitante, para que sean calificadas, mediante correo electrónico o por medio de un oficio.
Dependencia Solicitante
Jefe División, Departamento o
Coordinador de Sección
7
a) Califica las Ofertas, y elabora el "Cuadro de Calificación" indicando el Oferente Ganador.
b) Imprime y firma el cuadro de calificación
c) Traslada a la Sección de Servicios Administrativos, para su publicación en Guatecompras.
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
8
a) Realiza la carga a Guatecompras del "Cuadro de Calificación"
*Dicho cuadro contiene la cantidad de días que tendrá el Oferente
Ganador para realizar la entrega de la documentación física que soporte la Oferta Electrónica cargada en el Sistema de
Guatecompras.
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Se entenderá como dependencia solicitante a la Subgerencia, División, Departamento o Coordinación que
realice un requerimiento de compra.
EL OFERENTE GANADOR DEBERÁ PRESENTAR LA DOCUMENTACIÓN FÍSICA REQUERIDA CUMPLIENDO EL PLAZO DE TIEMPO INDICADO EN LAS BASES.
Dependencia Solicitante
Jefe División, Departamento o
Coordinador de Sección
9
a) Recibirá y cotejará la documentación, si la misma se encuentra correcta, elaborará el Acta correspondiente, de lo contrario se
procederá a notificar y solicitar la documentación al siguiente
Oferente con la siguiente puntuación más alta. Y deberá repetirse el paso 8.
b) Firma el Acta correspondiente, misma es trasladada para la
publicación respectiva, el acta confirma la adjudicación del evento.
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
10 a) Publica el Acta y notifica al Departamento, División y Sección
Solicitante.
Dependencia Solicitante
División, Departamento o Coordinador de
Sección
11
a) Gestiona y recibe el bien o servicio adquirido, con la factura
correspondiente.
b) Solicita la firma del Jefe Superior o Subgerente en la factura, que indica que el bien o servicio se recibió a entera satisfacción.
c) Adjunta la factura al expediente administrativo.
d) Traslada a la Sección de Servicios Administrativos
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
12
a) Recibe factura emitida por el proveedor, elabora pedido, solicita las autorizaciones para pago de factura.
b) Traslada el pedido para codificación presupuestaria y contable
Subgerencia Financiera División de Tesorería 13
a) Recibe pedido con codificación y retenciones aplicadas, por lo que
emite cheque o acreditamiento, notificando a la unidad ejecutora y/o a la empresa adjudicada.
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Título del Diagrama de Flujo: Contrataciones o Adquisiciones por medio de Oferta Electrónica
Inicia: Dependencia Solicitante Termina: División de Tesorería
INICIO
Inicia proceso de compra por
medio del requerimiento de
contratación o adquisición,
acompañado de los anexos B,
C, D y E.
Dependencia solicitante
gestiona firma y
autorizaciones respectivas en
dichos anexos, Expediente
Administrativo.
Dependencia solicitante
traslada expediente a Sección
de Servicios Administrativos
¿Cumple con
toda la
documentación?
SÍ
NO
Sección de Servicios
Administrativos publica el
concurso en GUATECOMPRAS,
y lo notifica a la dependencia
solicitante, Después del cierre
de ofertas se traslada las
ofertas electrónicas para la
calificación por parte de la
dependencia solicitante
Se devuelve expediente y se
solicitan completar el mismo.
Dependencia solicitante
Califica las Ofertas, y traslada
el "Cuadro de Calificación"
indicando el Oferente
Ganador, imprime y firma el
"Cuadro de Calificación"
Dependencia solicitante
Recibirá la documentación
física del proveedor y cotejará
la misma, si esta se encuentra
conforme a las bases y a la
oferta electrónica presentada,
elaborará el Acta
correspondiente
Servicios Administrativos
Realiza la carga a
Guatecompras del "Cuadro de
Calificación" Dicho cuadro
contiene la cantidad de días
que tendrá el Oferente
Ganador para realizar la
entrega de la documentación
física que soporte la Oferta
Electrónica A
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FIN
¿Cumple con
toda la
documentación?
NO
SÍ
De lo contrario se procederá a
notificar y solicitar la
documentación al siguiente
Oferente con la puntuación
más alta correspondiente
La Sección de Servicios
Administrativos publica el Acta
en la plataforma Guatecompras
y notifica al Departamento o
Sección solicitante
Sección de Servicios
Administrativos elabora
pedido y adjunta copia de la
adjudicación en
Guatecompras a la factura y
gestiona autorización con
Subgerencia Financiera y
traslada para codificación
presupuestaria y contable.
División de Tesorería genera
acreditamiento o emite
cheque.
A
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OTRAS CONSIDERACIONES COMPRA DIRECTA CON OFERTA
ELECTRÓNICA Referencia al Oficio Circular No. 09-2019 de la Dirección General
de Adquisiciones del Estado, Ministerio de Finanzas.
La Compra Directa no está sujeta a la precalificación del proveedor, sin embargo, el
sistema Guatecompras validará la inscripción y habilitación ante el Registro General
de Adquisiciones del Estado -RGAE-, y en caso el oferente se encuentre inscrito en
una especialidad distinta a la categoría del concurso, dicha especialidad no será
causal para rechazar la oferta.
No será necesario solicitar en el apartado de requisitos de las bases, los
documentos exigidos en el artículo 7 del Acuerdo Ministerial No. 563-2019 del
Ministerio de Finanzas Públicas, que contiene los “Requisitos y Metodología de
Inscripción y Precalificación ante el Registro General de Adquisiciones del Estado”;
Los documentos en referencia son los siguientes:
Para PERSONA INDIVIDUAL: Declaración Jurada en la que conste no estar
comprendido en ninguno de los casos a los que se refiere el artículo 80 de la Ley
de Contrataciones del Estado; Solvencia fiscal; Copia legalizada del Documento
Personal de Identificación; En caso de ser extranjero adjuntar copia legalizada del
pasaporte.
Para COMERCIANTE INDIVIDUAL: Copia legalizada Patente de Comercio de
Empresa, Declaración jurada en la que conste no estar comprendido en ninguno de
los casos a los que se refiere el artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado,
Solvencia Fiscal, Copia legalizada Documento Personal de Identificación, en caso
de ser extranjero adjuntar copia legalizada del pasaporte.
Para SOCIEDADES MERCANTILES: Copia legalizada de patente de comercio de
empresa, patente de comercio de sociedad, testimonio de escritura pública de
constitución y modificaciones, documentación que acredite cada representación
legal inscrita; Declaración Jurada en la que conste no estar comprendido en
ninguno de los casos a los que se refiere el artículo 80 de la Ley de Contrataciones
del Estado; Solvencia fiscal; Certificación emitida por la entidad en donde conste los
nombres de los miembros del órgano de administración.
Para ASOCIACIONES Y FUNDACIONES: Copia legalizada de testimonio de
escritura pública, acuerdo que autoriza su creación, documentación que acredite
cada representación legal; Declaración Jurada en la que conste no estar
comprendido en ninguno de los casos a los que se refiere el artículo 80 de la Ley
de Contrataciones del Estado; Solvencia fiscal; Certificación emitida por la entidad
en la que consten los nombres de los miembros de la misma.
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Así mismo no deberá solicitar la Declaración Jurada en la que conste que el oferente
no es deudor moroso del Estado ni de las entidades que indica el artículo 1 de la
Ley de Contrataciones del Estado, en virtud que dicha declaración es generada de
forma automática por el sistema Guatecompras.
En las condiciones de las compras directas todas las unidades solicitantes del FHA
solicitarán únicamente los requisitos sustanciales vinculados a los bienes,
suministros, servicios y obras (en caso apliquen). Así como el plazo de entrega,
experiencia del oferente en función del objeto de la contratación y cualquier otra
información relevante. Para el efecto el Sistema Guatecompras habilitará para la
presentación de ofertas ÚNICAMENTE FORMULARIOS ELECTRÓNICOS PARA
QUE LOS OFERENTES DIGITEN LOS DATOS QUE LAS ENTIDADES
COMPRADORAS REQUIERAN. Para la validación de los requisitos se solicitarán
al proveedor adjudicado los documentos de respaldo, condiciones de
negociación.
3. AUSENCIA DE OFERTAS
En el caso que en el concurso no se presentaran ofertas, se realizara la prórroga
correspondiente (Anexo F), si nuevamente no se presentaran ofertas, se cierra el
concurso con estatus “Desierto” procediendo la adquisición de forma directa.
Referencia Artículo 32 de la Ley de Contrataciones del Estado. Llenando el Anexo
G firmado por el Jefe de Departamento o Sección que solicito el concurso original.
4. ADQUISICIÓN CON PROVEEDOR ÚNICO
La modalidad de adquisición con Proveedor Único es aquella, en la que el bien,
servicio, producto o insumos a adquirir, por su naturaleza y condiciones, solamente
puede ser adquirido de un solo proveedor.
Para establecer el extremo al que se refiere el párrafo anterior, el FHA hará una
publicación en el Diario Oficial, otra en uno de los diarios de mayor circulación en el
país y en GUATECOMPRAS, invitando a los interesados en ofertar la contratación
de los bienes, suministros o servicios solicitados, señalando día, hora y lugar para
que presenten su disposición a ofertar.
En dicha invitación se especificarán las características de lo que se desea adquirir
y el plazo para presentar la manifestación de interés, el cual no podrá ser mayor de
cinco (5) días hábiles a partir de la última publicación.
Se designará una comisión receptora formada por tres miembros nombrados por la
Gerencia del FHA. Si a la hora señalada no concurrieren interesados o se presente
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uno solo, se hará constar en el acta de recepción, y la Gerencia podrá contratar con
el proveedor único.
Si se presentare más de un oferente, la comisión receptora, después de levantar el
acta respectiva, procederá de inmediato a rendir un informe escrito a la Gerencia
para que proceda a efectuar la modalidad de adquisición aplicable.
En este proceso se deberá publicar la documentación e información que el Sistema
GUATECOMPRAS requiera.
Referencia Artículo 43 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado.
5. ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES O EQUIPO
Los arrendamientos se sujetarán a la modalidad de contratación que corresponda,
según el monto a contratar. Las especificaciones técnicas deberán requerir como
mínimo:
1. Valor de compra del bien a arrendar;
2. Valor total del contrato o sumatoria de las cuotas y la opción a compra en su
caso;
3. Valor mensual de las rentas o cuotas;
4. Causales de resolución del contrato;
5. En caso hubiere opción de compra, esta no podrá en ningún caso ser mayor
al valor de una cuota mensual;
6. Detalle de la integración de la cuota o renta, especificando cargos por uso o
goce, mantenimiento, seguros, costos implícitos u otros cargos, cuando
hubiere;
7. Los seguros y garantías necesarias.
En todos los contratos de arrendamiento se incluirá la obligación de realizar
inspecciones físicas del bien, como mínimo, una (1) vez al año. Las inspecciones
serán realizadas por el arrendatario por medio de un delegado. Estas inspecciones
contendrán, como mínimo, un reporte general del estado y funcionamiento de los
bienes arrendados, así como el cumplimiento del programa de mantenimiento. A las
inspecciones se acompañará la documentación necesaria para comprobar la
veracidad del reporte, tales como fotografías y videograbaciones, entre otros.
Cuando se ejerza la opción a compra se deberá solicitar la garantía establecida en
el artículo 67 de la Ley de Contrataciones del Estado.
Los plazos serán establecidos en base a la naturaleza del bien y a la utilidad y
necesidad del requirente. El plazo del arrendamiento solo podrá prorrogarse, por
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única vez, si está contemplado en el contrato respectivo, no existiendo incremento
en el valor del contrato.
Los arrendamientos con proveedor único se regirán de conformidad a la modalidad
de adquisición con proveedor único.
6. ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES
El arrendamiento de bienes inmuebles puede efectuarse siempre que el organismo,
dependencia o entidad interesada careciere de ellos, los tuviere en cantidad
insuficiente o en condiciones inadecuadas. Para el efecto, la dependencia o unidad
interesada debe justificar la necesidad y conveniencia de la contratación, a precios
razonables en relación con los existentes en el mercado. Con estos antecedentes,
si lo considera procedente, la Gerencia aprobará el contrato o acta, según
corresponda, de acuerdo con la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento,
sin perjuicio de poder aplicar el procedimiento de cotización, a criterio de la citada
autoridad.
La compra de bienes inmuebles que sean indispensables por su localización, para
la realización de obras o prestación de servicios públicos, que únicamente puedan
ser adquiridos de una sola persona, cuyo precio no sea mayor al avalúo que
practique el Ministerio de Finanzas Públicas.
Referencia Artículo 43 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado.
7. CASOS DE EXCEPCIÓN
a) El FHA podrá realizar, de manera directa, las adquisiciones que se realicen
en el extranjero;
b) El FHA podrá realizar de manera directa, la contratación de servicios técnicos
y profesionales individuales en general.
Referencia Artículo 43 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Los pasos para efectuar el proceso de Compra o Adquisición de Servicios por medio
de la modalidad de Casos de Excepción son los siguientes:
1. El Subgerente, Jefe de División, Jefe de Departamento o Coordinador de
Sección deberá elaborar los términos de referencia Anexo III, donde indica
las generalidades del servicio a contratar.
2. Después de revisar y asegurar la disponibilidad presupuestaria, la
dependencia solicitante cotiza el servicio validando que la oferta del
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profesional o técnico individual cumpla con las condiciones y requerimientos
de los términos de referencia (Anexo I).
3. La dependencia solicitante envía oficio a Gerencia para presentar los
términos de referencia, la propuesta del oferente seleccionado. En caso de
haber más de un profesional se adjunta las propuestas del total de los
oferentes y en el oficio se hace referencia del profesional seleccionado. El
oficio en mención deberá llevar Visto Bueno de la Sección de Presupuesto.
4. Una vez obtenida la autorización de Gerencia, se traslada el expediente a la
Sección de Servicios Administrativos para solicitar la documentación
requerida con lo establecido en el Acuerdo de Gerencia que en su momento
esté vigente y todo el Normativo del procedimiento administrativo para
cumplir con el manual de Prevención de Lavado de Dinero u Otros Activos y
Reprimir el Financiamiento al Terrorismo; a efecto que el FHA realice la
verificación correspondiente, en caso contrario el FHA se reserva el derecho
de continuar con la contratación.
5. La División de Riesgos, emite el Dictamen Favorable como confirmación de
que el profesional oferente cumplió con los requisitos del procedimiento
administrativo de Prevención de Lavado de Dinero u Otros Activos y Reprimir
el Financiamiento al Terrorismo.
6. Con el Dictamen Favorable, la Gerencia realiza una nota dirigida al Área
Jurídica solicitando elaboración del contrato, indicando el objeto, plazo,
renglón presupuestario y monto de la adquisición, con copia a la Sección de
Servicios Administrativos y Sección de Presupuesto para su archivo.
7. El área Jurídica elabora contrato, solicita fianza de cumplimiento, mismas que
traslada a la Sección de Servicios Administrativos para su debido control.
8. El Subgerente, Jefe de Departamento, Jefe de División o Coordinador de
Sección firmará la factura o recibo que generó la adquisición o la contratación
del servicio, lo que indicará la recepción satisfactoria del bien y la enviará a
la Sección de Servicios Administrativos.
9. La Sección de Servicios Administrativos publicará la factura en
GUATECOMPRAS y gestionará el pago respectivo.
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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
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Se entenderá como dependencia solicitante a la Subgerencia, División, Departamento o Coordinación que
realice un requerimiento de compra.
INSTITUTO DE FOMENTO DE HIPOTECAS ASEGURADAS -FHA-
Título del Procedimiento: Contrataciones o Adquisiciones como Caso de Excepción
Inicia: Dependencia Solicitante Termina: División de Tesorería
Dependencia Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Dependencia Solicitante
Empleado o funcionario de la
Dependencia Solicitante
1
a) El Subgerente, Jefe de División, Jefe de Departamento o Coordinador de Sección deberá elaborar los términos de referencia, donde indica las generalidades del servicio a contratar.
Jefe / Coordinador de la Dependencia
Solicitante 2
a) Después de revisar y asegurar la disponibilidad presupuestaria, la dependencia solicitante cotiza el servicio validando que la oferta del profesional o técnico individual cumpla con las condiciones y requerimientos de los términos de referencia (Anexo I).
Empleado o funcionario de la
Dependencia Solicitante
3
a) La dependencia solicitante envía oficio a Gerencia para presentar los términos de referencia, la propuesta del oferente seleccionado. En caso de haber más de un profesional se adjunta las propuestas del total de los oferentes y en el oficio se hace referencia del profesional seleccionado. El oficio en mención deberá llevar Visto Bueno de la Sección de Presupuesto.
Gerencia Gerente FHA
4
Recibe expediente y procede de la forma siguiente:
a) Gerencia autoriza la contratación del servicio profesional en mención y devuelve el expediente a la dependencia solicitante.
Dependencia Solicitante
Jefe / Coordinador de la Dependencia Solicitante
5
Recibe expediente y procede de la forma siguiente: a) Traslada expediente a la Sección de Servicios Administrativos.
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
6
Recibe expediente y procede de la forma siguiente: a) Solicita al profesional seleccionado los documentos requeridos para la
verificación en lo respectivo al cumplimiento de la Ley Contra el Lavado de Dinero u Otros Activos y su Reglamento, la Ley para Prevenir y Reprimir el Financiamiento del Terrorismo y su Reglamento y el Acuerdo de Gerencia vigente Normativo del procedimiento administrativo para cumplir con el Manual de Prevención de Lavado de Dinero u Otros Activos y Reprimir el Financiamiento al Terrorismo.
b) Traslada expediente a la División de Riesgos, para la verificación de la
información
Unidad de cumplimiento Oficial de Cumplimiento 7
a) Revisa expediente del profesional seleccionado, solicita cambios de ser necesario.
b) De no solicitar cambios, emite DICTAMEN FAVORABLE, mismo que remite a Gerencia.
Gerencia Gerente FHA 8
a) Recibe DICTAMEN FAVORABLE, por lo que solicita la elaboración de contrato al área jurídica.
Subgerencia Jurídica
Jefe del Departamento
Jurídico 9
a) Recibe solicitud, elabora y suscribe el contrato b) Solicita Fianza de Cumplimiento
Sección de Servicios
Administrativos
Empleado o funcionario encargado
10
a) Recibe factura emitida por el profesional, previamente autorizada por el jefe de la dependencia solicitante, elabora pedido, solicita las autorizaciones para pago de factura.
b) Traslada el pedido para codificación presupuestaria y contable
Subgerencia Financiera División de Tesorería 11
a) Recibe pedido con codificación y retenciones aplicadas, por lo que emite cheque o acreditamiento, notificando a la unidad ejecutora y/o a la empresa adjudicada.
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INSTITUTO DE FOMENTO DE HIPOTECAS ASEGURADAS -FHA-
Título del Diagrama de Flujo: Contrataciones o Adquisiciones como Caso de Excepción
Inicia: Dependencia solicitante Termina: División de Tesorería
INICIO
La dependencia solicitante
elabora los términos de
referencia para la adquisición
o contratación del servicio
profesional o técnico
individual.
Dependencia solicitante
revisa disponibilidad
presupuestaria, cotiza el
servicio profesional y
selecciona al oferente que
se adapte a las
especificaciones requeridas.
Gerencia recibe expediente
¿Se autoriza la
contratación?
SÍ
NO
Gerencia autoriza la
contratación del profesional y
notifica a la dependencia
solicitante.
Se aplican los cambios
solicitados.
Dependencia solicitante traslada
expediente a Sección de Servicios
Administrativos
Sección de Servicios Administrativos
solicita a la entidad u oferente
adjudicado la documentación para
cumplir con el Manual de Prevención
de lavado de dinero y traslada a
Oficial de Cumplimiento
Dependencia
solicitante envía
oficio a Gerencia,
trasladando la
propuesta del
profesional y los
términos de
referencia.
seleccionado
A
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¿Dictamen
favorable emitido
por oficial de
cumplimiento?
SÍ
NO Se solicitan las correcciones en la
documentación del profesional y se remite
nuevamente a Oficial de Cumplimiento
Oficial de Cumplimiento
traslada a Gerencia dictamen
favorable
Gerencia solicita elaboración
de contrato
Departamento Jurídico
suscribe contrato y solicita
fianza de cumplimiento.
Servicios administrativos
solicita gestión de pago,
posterior de recibido la
factura adjuntando contrato y
fianza de cumplimiento.
División de Tesorería genera
acreditamiento o emite
cheque.
FIN
A
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8. SUBASTA ELECTRÓNICA INVERSA
La subasta electrónica inversa es una modalidad de adquisición pública de bienes
y servicios estandarizados u homologados, dinámica, operada en el Sistema
GUATECOMPRAS, en la cual los postores habilitados pujan de forma pública,
electrónica y en tiempo real, durante un plazo preestablecido, con base a un precio
de referencia de conocimiento público previo al evento, el cual servirá como techo
de partida el proceso. Las posturas durante la puja no podrán proponer precios
superiores al de referencia y deberán aceptarse solo posturas con precios menores
a la postura anterior. La adjudicación se hará a la postura con el precio más bajo
obtenido durante el proceso.
El precio de referencia techo lo proporcionará el Instituto Nacional de Estadística
INE, de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley de Contrataciones
del Estado y su Reglamento.
Para los efectos de la subasta electrónica inversa, debe tomarse en cuenta la
compra por el volumen que incida en mejores precios y la estandarización de
especificaciones que hacen más económica y practica la adquisición.
El FHA establecerá los requisitos y criterios que se deberán cumplir para habilitarse
como postores en un nuevo evento de subasta electrónica inversa. Además, será
responsable de definir las especificaciones técnicas y las condiciones de la
negociación, debiendo asegurarse de que dichos documentos permitan la
competencia. La Gerencia será responsable de aprobar la adjudicación.
La puja mediante este tipo de procedimiento deberá ser autorizada únicamente
cuando el número de postores habilitados sea mayor o igual a tres.
El FHA realizará en el Sistema GUATECOMPRAS la convocatoria para la subasta
electrónica inversa, con un plazo no menor de ocho (8) días antes del inicio del
proceso.
El reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado regulará todas las
condiciones de las etapas en las se sustenta esta modalidad.
Referencia Artículo 54 Bis. Adicionado por el Artículo 25 del decreto 9-2015,
modificación a la Ley De Contrataciones Del Estado:
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DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Referencia Artículo 2 Acuerdo Gubernativo Número 122-2016.
Adjudicatario: Oferente a quien se ha adjudicado la negociación.
Adjudicación Aprobada: Es la aprobación de la actuación de la Junta de
Cotización, Licitación o Calificación realizada por la autoridad competente.
Adjudicación Definitiva: Se entenderá que la adjudicación es definitiva cuando ha
trascurrido el plazo señalado en el artículo 101 de la Ley de Contrataciones del
Estado, sin que se hubiere interpuesto recurso alguno, o habiéndose interpuesto
este, fue resuelto y debidamente notificado.
Bienes o Servicios Estandarizados u Homologados: Son aquellos bienes o
servicios que son sustituibles para el mismo fin o uso, que permiten uniformizar sus
requisitos básicos y esenciales. Sirven como tipo, modelo, norma, patrón o
referencia.
Contratista: Persona individual o jurídica con quien se suscribe un contrato.
El Reglamento: Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus
Reformas.
Ley: Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas.
Monto o Valor Total de la Negociación: Es el valor de contratación de obras,
bienes, suministros o servicios con el impuesto al Valor Agregado (IVA) incluido.
Oferente: Persona individual o jurídica que presenta oferta.
Oferta Económica: Es la propuesta económica que realiza un proveedor,
expresada a través de un precio o de un valor en toda modalidad de contratación
regulada en la Ley.
En el caso de la Subasta Electrónica Inversa se entenderá como Oferta Económica
a aquella que los postores habilitados presentan durante la puja inversa y cuyo valor
se utilizará para determinar de forma automática el orden de prelación entre ofertas.
Plazo Contractual: Periodo computado en días calendario, meses o años de que
dispone el contratista para el cumplimiento del objeto el contrato.
Postor Habilitado: Es aquel proveedor o contratista que cumple con todos los
requisitos establecidos por la Ley y este Reglamento para participar en la subasta
electrónica inversa, y cumple las siguientes condiciones: (i) poseer inscripción
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vigente en el Registro General de Adquisiciones del Estado; (ii) haber cumplido con
los requisitos y criterios definidos por la entidad contratante para el evento. (iii) haber
sido notificado de su habilitación para participar en la puja inversa; y (iv) haber sido
previamente valido en el sistema y por lo tanto es apto o capaz para realizar
propuestas o lances durante una puja inversa.
Postura: Es el acto de colocar o ingresar en GUATECOMPRAS una oferta
económica durante la fase de puja de la subasta electrónica inversa.
Programación de Negociaciones: Se refiere a la lista de bienes, obras y servicios
que pretenden adquirir y/o contratar las instituciones y entidades afectas a la Ley de
Contrataciones del Estado y su Reglamento durante el año fiscal siguiente para
cumplir con los objetivos y resultados institucionales. Igual significado tendrán las
acepciones “Plan Anual de Compras”, “Plan Anual de Compras y Contrataciones”,
“Programa Anual de Adquisiciones y Contrataciones Públicas” y “Programa Anual
de Adquisiciones Públicas”.
Precio de Referencia: Valor pecuniario en que se estima un bien, insumo, material
o servicio y que sirve como límite superior en los procesos y procedimientos
establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado. Igual significado tendrán las
acepciones “Precio de Mercado Privado Nacional”, “Precio de Referencia Techo” o
“Precio Promedio”.
Puja inversa: Etapa del procedimiento en la subasta electrónica inversa durante la
cual los postores habilitados realizan ofertas económicas consecutivas
descendentes durante un tiempo predefinido.
Servicios Profesionales Individuales en General: Se denomina así a aquellos
servicios prestados por una persona individual que acredita un grado académico a
través de un título universitario y ha cumplido con los requisitos que establece la
Ley de Colegiación Profesional Obligatoria, Decreto Número 72-2001.
Servicios Técnicos: Se llama así al conjunto de actividades que requieren cierto
grado de conocimiento, experiencia, calificación, capacitación o acreditación,
realizadas por un persona individual o jurídica.
Vigencia del Contrato: Período comprendido de la fecha de aprobación del
contrato a la fecha de entrega final del bien, servicio y obra o aprobación de la
liquidación del mismo.
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GLOSARIO
1. TÉRMINOS
Adquisición: Se refiere al acto de comprar bienes o contratar servicios por parte
del comprador o contratante.
Anticipo: Es la erogación única e inicial, que se realiza cuando el contrato lo
estipula, con un destino específico, de acuerdo al programa de inversión elaborado
por el contratista y aprobado por la autoridad competente. El anticipo tiene efectos
contables y no presupuestarios.
Contrato: Es el acuerdo de dos o más personas sobre un objeto de interés jurídico;
y el contrato constituye una especie particular de convención, cuyo carácter propio
consiste en ser productor de obligaciones.
Disponibilidad Presupuestaria: Se considera comprometida una solicitud de
disponibilidad presupuestaria cuando en virtud de autoridad competente se dispone
su utilización, debiendo en dicho acto quedar determinado el monto y el renglón
presupuestario que corresponda.
Especificaciones técnicas: Son el conjunto de normas y procedimientos que
regularán las características específicas de los bienes por adquirir, servicios por
contratar u obras por realizar. Se consideran como instrucciones detalladas,
obligatorias a implementar por parte del contratista, las cuales rigen el quehacer del
contratista para que este no cometa errores en la prestación de sus servicios,
ejecución de las obras o suministro de bienes.
Fianza: Es la garantía que el contratado otorgará al contratante mediante la cual
respalda el cumplimiento de lo convenido en el contrato de bienes o servicios. Esta
fianza será aceptada únicamente cuando provenga de entidades afianzadoras
acreditadas en el país. En tal caso la entidad afianzadora se convierte en el fiador
o garante del contratado en caso de que este incumpla el contrato celebrado.
Guatecompras: Sistema de Adquisición y contrataciones del Estado de Guatemala.
Ley de Contrataciones del Estado: Ley específica, vigente a la fecha, que regula
todas las compras, adquisición de bienes y contratación de servicios que el Estado
de Guatemala realice, la cual establece los procedimientos y metodología a seguir
en función del monto de los bienes o servicios por adquirir. Esta ley es aplicable de
forma complementaria en el contrato celebrado entre el contratante y contratista.
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Plica: Es un sobre perfectamente cerrado, sellado y plenamente identificado dentro
del cual está contenida la propuesta técnica u oferta económica que el oferente
presenta con el objeto de participar en el proceso de licitación. Generalmente es un
sobre tamaño carta u oficio.
Solicitud de pedido: Documento mediante el cual se realiza una petición con el fin
de obtener productos, bienes o servicios.
2. SIGLAS
Sigla Significado
RGAE Registro General de Adquisiciones del Estado
DGAE Dirección General de Adquisiciones del Estado
SAT Superintendencia de Administración Tributaria
MINFIN Ministerio de Finanzas de Públicas
NPG Número de Publicación Guatecompras
NOG Número de Operación Guatecompras
NIT Número de Identificación Tributaria
3. SÍMBOLOS
No. Símbolo Significado
1.
Inicio o término: Indica el principio o fin del flujo.
2.
Actividad: Describe el procedimiento específico en una determinada modalidad de contratación o adquisición.
3.
Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.
4.
Conector de página: Simboliza una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
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CAPITULO III
DISPOSICIONES Y PROCEDIMIENTOS GENERALES
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NORMAS GENERALES
SOLICITUD DE CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN
Previo a solicitar de ofertas deberá contarse con la solicitud de contratación o
adquisición, esto para los procesos por medio de Licitación, Cotización o Compra
Directa con Oferta Electrónica, suscrita por el Jefe del Departamento o Coordinador
de Sección que corresponda. En la cual se debe justificar la necesidad de la compra
o contratación de los bienes, suministros o servicios, debiendo contarse con la
descripción y especificaciones de lo que se requiere, bases de contratación o
términos de referencia cuando proceda, todo aprobado por la Gerencia.
DISPONIBILIDADES PRESUPUESTARIAS
El FHA podrá solicitar ofertas aún si no se cuenta con las asignaciones
presupuestarias que permitan cubrir los pagos. Sin embargo, al momento de la
adjudicación definitiva y firma de contrato, será requisito indispensable la existencia
de partida y créditos presupuestarios que garanticen los recursos necesarios para
realizar los pagos por los avances de ejecución a ser realizados en el ejercicio fiscal
correspondiente. Referencia artículo 3 Ley de Contrataciones del Estado.
PROGRAMACION DE NEGOCIACIONES
Para la eficaz aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado, antes del inicio del
ejercicio fiscal, deberán programarse las compras, suministros y contrataciones que
tengan que hacerse durante el mismo. Referencia al artículo 4 Ley de
Contrataciones del Estado.
PRECIOS E ÍNDICES.
El Instituto Nacional de Estadística -INE-, elaborará y publicará mensualmente en
GUATECOMPRAS y en su página web, los precios de referencia o precios
promedio, salarios e índices que se requieran en las modalidades de contrato
abierto y subasta electrónica inversa.
Las entidades sujetas a la presente Ley quedan obligadas a proporcionar la
información de precios de los bienes y servicios en la forma y frecuencia que el
Instituto Nacional de Estadística -INE- les requiera.
En el caso de bienes y suministros importados, el precio lo establecerá una comisión
conformada por un representante del Instituto Nacional de Estadística -INE-, un
representante de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, y un
representante de las entidades interesadas.
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La autoridad contratante deberá solicitar al Instituto Nacional de Estadística -INE-,
los precios e índices necesarios para los procesos de contrato abierto y subasta
electrónica inversa. El reglamento establecerá la forma y especificaciones en las
que se deberán hacer estas solicitudes. El Instituto Nacional de Estadística -INE-
debe publicar mensualmente en GUATECOMPRAS, en su página web y por los
medios a su alcance, las notas metodológicas y procedimientos utilizados.
Las autoridades de conformidad a esta Ley serán responsables que los precios e
índices que se apliquen en las demás modalidades de adquisición pública
correspondan a los precios de un mercado en condiciones de competencia. Las
autoridades serán responsables de velar porque en el sistema GUATECOMPRAS
se publiquen todos los documentos que sustenten los precios empleados en la
adjudicación de concursos o empleados en modalidades no competitivas o de
excepción.
El Instituto Nacional de Estadística -INE- deberá asesorar a las entidades sobre las
metodologías estándar de cálculo de índices de precios y otros instrumentos
técnicos propios de su especialidad y competencia.
En el marco de su mandato y competencia, la Contraloría General de Cuentas,
deberá fiscalizar el cumplimiento de estas disposiciones.
Referencia Artículo 8 Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado.
DICTAMENES TÉCNICOS Y OPINION JURIDICA
Los dictámenes técnicos a que se refiere el artículo 21 de la Ley de Contrataciones
del Estado, serán emitidos por personal idóneo del FHA, y en las que no cuenten
con esta clase de personal podrán recurrir a otras dependencias que dispongan del
mismo.
Los dictámenes presupuestarios y técnicos deberán sustentar la procedencia del
proceso en sus respectivas áreas, así como la justificación objetiva de las razones
por las cuales la contratación está orientada a satisfacer las necesidades del FHA
de acuerdo con el Programa Anual de Compras respectivo.
Referencia al Artículo 15 Acuerdo Gubernativo número 122-2016 Reglamento de la
Ley de Contrataciones del Estado,
La opinión Jurídica, deberá analizar los aspectos legales de las bases de cotización
o licitación, especificaciones generales, especificaciones técnicas y disposiciones
especiales, considerando que las mismas se encuentren ajustadas con lo
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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
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establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, así como lo
establecido en su reglamento.
ACLARACIONES Y MUESTRAS
Las Juntas de Licitación y Cotización podrán solicitar a los oferentes las
aclaraciones y muestras que considere pertinentes, siempre y cuando se refieran a
requisitos y condiciones relacionados con la compra o contratación de que se trate,
que haya sido solicitado en las bases y que sea económica y físicamente posible.
Referencia Artículo 27 Ley de Contrataciones del Estado
AUTORIDADES COMPETENTES
Para efectos de aplicación de la dicha ley, se entenderán por autoridades superiores
para el FHA las siguientes:
El Gerente cuando el valor total de la compra o negociación no exceda de
novecientos mil quetzales (Q900,000.00)
La Junta Directiva del FHA, cuando el valor total de la compra o negociación
exceda de novecientos mil quetzales (Q900,000.00)
Referencia Artículo 9 Ley de Contrataciones del Estado,
JUNTA DE LICITACIÓN
La Junta de Licitación y/o Junta de Cotización, es el único órgano competente
respectivamente, para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio, las decisiones
las tomarán por mayoría simple de votos entre sus miembros. Los miembros de las
Juntas de Licitación y Cotización pueden razonar su voto.
Los miembros de la Juntas de Licitación y Cotización no podrán abstenerse de votar
ni ausentarse o retirarse del lugar en donde se encuentren constituidos durante la
jornada de trabajo en el proceso de adjudicación.
Las juntas de cotización, licitación o calificación deben dejar constancia de todo lo
actuado en las actas respectivas. Referencia Artículo10 Ley de Contrataciones del
Estado.
INTEGRACIÓN DE LAS JUNTAS DE COTIZACIÓN, LICITACIÓN O
CALIFICACION
Los miembros titulares y suplentes de las juntas de cotización, licitación o
calificación deberán ser servidores públicos, nombrados por la autoridad
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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
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competente de las entidades, según cada modalidad de adquisición. Referencia
Artículo 11 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado.
La Gerencia será responsable de verificar la idoneidad de los servidores públicos
nombrados para integrar las juntas.
La idoneidad se verificará mediante la acreditación de la experiencia o el
conocimiento suficiente en alguno de los ámbitos legal, financiero y técnico del
negocio a adjudicar, debiendo las juntas contar con miembros idóneos en cada uno
de estos ámbitos. Los miembros suplentes deberán acreditar experiencia o
conocimiento suficiente en el mismo ámbito del miembro titular que suplirán.
En caso los miembros del personal del FHA nombrados que no presenten excusa
para pertenecer a la Junta de conformidad con el artículo 13 de la Ley de
Contrataciones del Estado, la Junta Directiva del FHA o la Gerencia, bajo su
responsabilidad, dejará constancia por escrito de la verificación de la idoneidad de
los miembros nombrados.
En caso el FHA no cuente con personal idóneo, se podrá nombrar a servidores
públicos de otras dependencias del Estado, toda vez se verifique y asegure su
idoneidad, según el criterio del párrafo anterior.
La integración de las juntas se hará de la forma siguiente:
Los miembros titulares y suplentes que integrarán las Juntas de Licitación y
Cotización que conocerá el negocio a adjudicar, deberán tener el perfil siguiente con
base en el artículo 11 de la Ley de Contrataciones del Estado y 12 de su reglamento:
c) En el ámbito financiero, ser profesional con grado académico en cualquier
área de las Ciencias Económicas, o como mínimo pensum cerrado en
cualquiera de dichas áreas, o 2 años de experiencia laboral de funcionario o
empleado público en el área financiera del Instituto.
d) En el ámbito técnico/administrativo, ser profesional con grado académico en
cualquier área de las Ciencias Económicas, o como mínimo pensum cerrado
en cualquiera de dichas áreas, o dos años de experiencia laboral de
funcionario o analista en el área administrativa del Instituto.
e) En el ámbito legal, ser profesional con grado académico de Licenciado en
Ciencias Jurídicas y Sociales, Abogado y Notario o como mínimo pensum
cerrado en dicha área, o 2 años de experiencia laboral de funcionario o
empleado público en el área legal del Instituto.
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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
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Las Juntas de Licitación y Cotización estarán integradas de la siguiente manera:
Presidente Idóneo en el área administrativa o técnica
Secretario Idóneo capacitado en el área legal
Vocal Idóneo capacitado en el área financiera.
Suplente 1 Idóneo capacitado en el área financiera y/o administrativa
Suplente 2 Idóneo capacitado en el área legal
Si los miembros titulares o suplentes no pudieran participar en cualquier fase o
etapa del proceso por cuestiones de salud, nombramientos Oficiales o causas de
fuerza mayor, deberán notificar a la autoridad superior, por lo menos un (1) día
antes, soportando tal extremo. Si la causa se diera el mismo día, este deberá a más
tardar al día hábil inmediato siguiente, notificar y soportar la causa ante la autoridad
superior lo sucedido. No aplica por goce de vacaciones.
En ausencia de los miembros titulares, los mismos serán sustituidos por el miembro
suplente en el ámbito de su competencia. Los miembros suplentes al integrar las
respectivas juntas adquieren los mismos derechos y obligaciones de los miembros
titulares y el reemplazo del miembro titular deberá hacerse constar en las
actuaciones respectivas.
La Junta de Calificación podrá solicitar asistencia de asesores, tanto de la Dirección
General de Adquisiciones del Estado, como de las entidades requirentes, cuando lo
considere necesario.
En los casos en los que el número de entidades u organismos que hayan solicitado
o requerido el concurso de compra por contrato abierto, y por ende el número de
integrantes de la junta de calificación sea par, cada vez que en una votación se
tenga igual número de votos favorables y desfavorables, se repetirá la votación
hasta una tercera vez. Si en las tres votaciones consecutivas se obtiene igual
número de votos favorables y desfavorables, la junta declarará imposibilidad para
tomar decisión. La junta de calificación deberá dejar en el acta respectiva constancia
por escrito de este procedimiento.
Para el adecuado desarrollo de sus funciones, las juntas de licitación, cotización o
calificación podrán solicitar asistencia de asesores de entidades del sector público
con rectoría, atribuciones o especialidades relevantes al negocio a adjudicar. La
autoridad responsable del nombramiento de los miembros de las juntas deberá dejar
constancia por escrito de todas sus actuaciones relativas a la integración de las
juntas.
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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
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Cabe indicar que el contrato abierto que este procedimiento no ha sido usado por el
FHA y por consiguiente no se considera necesario detallar los responsables dentro
del FHA.
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CAPITULO IV
PERFILES Y USUARIOS
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NORMAS PARA EL USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO -GUATECOMPRAS-
De acuerdo con el Artículo 1 de la Resolución Número 18-2019 emitido por la
Dirección General de Adquisiciones del Estado: Para el uso del sistema
Guatecompras se definen como usuarios a los empleados públicos o personas
individuales nombrados por la autoridad de la entidad contratante para ejercer la
función designada por su perfil, los cuales se describen a continuación:
TIPO PERFIL DE USUARIO ASIGNADO
COMPRADOR PADRE Es el responsable de la administración y mantenimiento.
Del perfil de los usuarios compradores hijos de su entidad
Subgerencia Financiero
COMPRADOR HIJO AUTORIZADOR
Es el responsable de verificar y autorizar la publicación de la documentación de los procesos de adquisición
pública.
Coordinador de Sección de Servicios
Administrativos
COMPRADOR HIJO OPERADOR
Es el responsable de operar y preparar la documentación de respaldo que se genera en cada uno de los procesos de adquisición pública según la fase en
la que se encuentre el mismo.
Empleado o funcionario designado
Por ningún motivo las unidades ejecutoras podrán asignar varios perfiles en
una misma persona.
Todos los perfiles de usuario aceptan que han leído y conocen los términos y
condiciones para el uso, adicionalmente la información que se publique en el
sistema Guatecompras será considerada como notificación electrónica de cada una
de las actuaciones registradas en los procesos, realizada por los usuarios con
contraseña, siendo responsabilidad de los mismos mantener actualizado el
expediente electrónico de cada proceso, conforme las fases y plazos establecidos
en la normativa vigente.
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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Fecha: 03 de febrero 2020
Versión: 01
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1. ESTATUS PARA EL REGISTRO DE LAS PUBLICACIONES NPG
Un proceso de NPG -Número de Publicación Guatecompras- será operado en el
Sistema GUATECOMPRAS de la forma siguiente:
ESTATUS NPG
DESCRIPCIÓN ASIGNADO
Publicado
Estatus que se genera de forma automática al momento que el Usuario
Comprador Hijo Operador registra a quien se le adquirió el bien, obra,
servicio. Usuario Comprador
Hijo Operador
Anulado
Estatus que debe registrar manualmente el Usuario Comprador Hijo
Autorizador como máximo a los dos días hábiles siguientes de la decisión
adoptada. Usuario Comprador
Hijo Autorizador
INHABILITACIONES
La inhabilitación es el mecanismo por el cual la Unidad Ejecutora sanciona a las
personas individuales o jurídicas, con el impedimento de participar en eventos de
adquisiciones como oferentes, proveedores y contratistas del Estado; por
incumplimiento de un contrato que deviene de un proceso de contratación o por
causas establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento en
que hubieran incurrido; debiendo para el efecto haber agotado el procedimiento
administrativo contenido en el Manual de Normas y procedimientos de
Adquisiciones y Contrataciones o las normas que regulan los respectivos
procedimientos, respetando el derecho de defensa contemplado en el artículo 12 de
la Constitución de la República de Guatemala.
DESCRIPCIÓN USUARIO RESPONSABLE DE
PUBLICACIÓN
Corresponde al usuario de perfil comprador padre o hijo nombrado para el efecto por la autoridad del FHA, realizar dicha acción en el módulo de inhabilitaciones del sistema Guatecompras, la cual podrá ser realizada por tiempo definido o permanente
Usuario Comprador Padre
Usuario Comprador Hijo
Los usuarios Comprador Padre e Hijo de las entidades contratantes, así como los
usuarios de los sistemas externos vinculados al Registro General de Adquisiciones
del Estado, podrán registrar, modificar, agregar comentarios o documentos de
respaldo en las inhabilitaciones de sus propias entidades. El usuario Administrador
registrará las inhabilitaciones únicamente a solicitud de tribunal competente
derivado de una sentencia firme.
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OTRAS REFERENCIAS
IMPEDIMENTOS PARA INTEGRAR LAS JUNTAS DE COTIZACIÓN,
LICITACIÓN O CALIFICACIÓN. (Artículos 12 del Decreto 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado).
EXCUSA OBLIGATORIA PARA INTEGRAR LAS JUNTAS DE COTIZACIÓN,
LICITACIÓN O CALIFICACIÓN. (Artículos 13 del Decreto 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado).
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN (Articulo 28 Decreto Número 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado).
UN SOLO OFERENTE (Articulo 31 Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones
del Estado).
AUSENCIA DE OFERTAS (Articulo 28 Decreto Número 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado).
ADJUDICACION (Articulo 33 Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del
Estado).
ADJUDICACION PARCIAL (Articulo 34 Decreto Número 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado).
NOTIFICACION ELECTRONICA E INCONFORMIDADES (Articulo 35 Decreto
Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
APROBACION DE ADJUDICACION (Articulo 36 Decreto Número 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado).
PROHIBICIONES (Articulo 80 Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del
Estado).
FRACCIONAMIENTO (Articulo 81 Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones
del Estado).
OTRAS INFRACCIONES (Artículo 83 Decreto Número 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado).
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ANEXOS Y FORMULARIOS
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ANEXO A (COMPRA BAJA CUANTÍA)
Este formato podrá ser sujeto a cambios de forma, de acuerdo con las necesidades de la
dependencia solicitante, siempre y cuando se mantenga la estructura y los datos requeridos.
Modalidad:
Fecha:
Dependencia Solicitante:
SOLICITANTE
Nombre, firma y sello
No. XX-XX-2020
Baja Cuantía
Q.00.01 a Q.25,000.00
Servicio o Producto a Adquirir:
SOLICITUD DE COMPRA
Pedido:
CDP: (Cuando corresponda)
INFORMACION GENERAL
FORMA DE PAGO
Proveedor: NIT:
No. de Cotización Nombre del Contacto:
Correo Electrónico:
Con cheque:
Teléfono:
No. de Cuenta:
Nombre del Banco:
Emitir Cheque a nombre de:
Nombre dela cuenta:
JUSTIFICACION DE LA COMPRA
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Nombre, firma y sello
AUTORIZACIÓN JEFE
INMEDIATO
Nombre, firma y sello
Vo.Bo.GERENCIA
Nombre, firma y sello
Observaciones
Marcar con una X la opción a utilizar
Marcar con una X la opción a utilizar
Valor a pagar: Q.
GESTION DE LA FACTURA
Gasto Por Liquidar: Entrega contra Factura:
Por medio de Acreditamiento:
PRESUPUESTO
Reglón Presupuestario:
______________________________
Nombre, firma y sello
AUTORIZACIONES
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ANEXO B (COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRÓNICA)
TÉRMINOS DE REFERENCIA
El Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas invita a las empresas a ofertar por la
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXX bajo la modalidad de Compra Directa por oferta electrónica.
1. CONDICIONES QUE DEBEN REUNIR LOS OFERENTES
No se tomarán en cuenta las ofertas que no se ajusten a las características específicas
de estas bases.
El oferente acepta desde el momento de presentar su oferta, todas las condiciones de
estas bases.
Los oferentes deberán apegarse a la(s) especialidad(es) de precalificación que
correspondan con el objeto de la contratación de estas bases, de conformidad con el
Catálogo de Especialidades del Registro General de Adquisiciones del Estado. (Aunque
este no será causal de rechazo)
El oferente debe velar que el monto máximo de contratación reflejado en la Constancia
de Inscripción en el Registro de Adquisiciones del Estado cubra el monto de la Oferta que
presente.
Detallar las demás condiciones que deben reunir los oferentes
2. CARACTERÍSTICAS GENERALES
Detallar las especificaciones generales del bien o servicio
3. CARACTERÍSTICAS ESPECIFICAS
Detallar las especificaciones técnicas, consideraciones específicas del bien o servicio
4. DIRECCION DE ENTREGA DEL BIEN O SERVICIO
El servicio o bien arriba descrito deberá ser proporcionado para el Instituto de Fomento de Hipotecas
Aseguradas –FHA-, con sus oficinas localizadas en las en la Avenida Reforma 7-62 zona 9, Edificio
Aristos Reforma oficina 207 Guatemala, Guatemala o especificar si por las condiciones del bien a
adquirir o servicio a prestar se requiere que se entregue en una dirección distinta.
5. DOCUMENTOS A PRESENTAR CON LA OFERTA
Conforme a lo establecido en el Artículo 43 literal b) de la Ley de Contrataciones del Estado Decreto
número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, se presentará una oferta
electrónica en el sistema Guatecompras la cual debe incluir como mínimo: detalle del bien o servicio
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ofertado, número de identificación tributaria, nombre o razón social del oferente y el monto de la
oferta, o detallar si se requerirá de otra manera.
6. FORMA DE PAGO
El pago se realizará contra la entrega de la factura correspondiente, posterior de recibido el bien o
servicio, acreditado en cuenta o por medio de emisión de cheque. No se efectuarán anticipos de pago
de ningún tipo. Los datos de la factura serán los siguientes:
NOMBRE: FHA
DIRECCIÓN: Avenida Reforma 7-62 Zona 9, Edificio Aristos Reforma, Nivel 2, Oficina 207
NIT: 33736-6
Cualquier modificación en la forma de pago detallar en este apartado.
7. PRECIO
Los valores de la oferta deben ser expresados en quetzales, tanto en números como en letras,
especificando el monto total, incluyendo IVA así como cualquier otro impuesto que pudiera
corresponder conforme a las Leyes de la República de Guatemala.
Cualquier modificación en la moneda detallar en este apartado
8. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE LA OFERTA
Detallar los criterios de calificación y formas de evaluar cada oferta y ponderarlos. La suma de los
criterios debe ser 100
CRITERIOS A CALIFICAR PONDERACIÓN
XXXXXX XX XXXXXX XX XXXXXX XX XXXXXX XX
TOTAL 100
9. ADJUDICACIÓN
Los oferentes deberán tomar en cuenta que el Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas -FHA-
podrá prescindir de la negociación, si el proveedor adjudicado incumple con el plazo de entrega de
la papelería que respalda la oferta electrónica, la cual debe de ser entregada a más tardar XXXXX
(indicar el número de días hábiles) después de adjudicado el bien o servicio, a la siguiente dirección:
Avenida Reforma 7-62 Zona 9, Edificio Aristos Reforma, Nivel 2, Oficina 207.
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Aprobada la adjudicación (cotejada la Oferta Electrónica con la documentación física), se procederá
a la suscripción del acta administrativa y se realizará la carga posteriormente al sistema
Guatecompras.
NOTA: La documentación servirá para corroborar la información presentada en la oferta electrónica
generada por el portal de GUATECOMPRAS, así como el respaldo necesario para la suscripción del
acta respectiva. Los documentos deberán ser foliados y autenticados mediante una misma acta de
legalización. Todo contenido de la documentación a presentar debe ser legible, caso contrario no se
aceptará.
Con base al artículo 26 de la Ley de Contrataciones del Estado Decreto número 57-92 del Congreso
de la República de Guatemala y sus reformas, establece que: “...Si se descubriere falsedad en la
declaración, la autoridad a que corresponda la adjudicación descalificará a aquel oferente” si este
fuera el caso se adjudicara la contratación al siguiente proveedor calificado.
O detallar algún otro criterio para la adjudicación
10. DOCUMENTOS A PRESENTAR CONJUNTAMENTE CON LA OFERTA
Oferta electrónica, firmada por el propietario en caso de persona individual, el
representante legal o mandatario en caso de persona jurídica, con sello de la entidad.
El formulario “Pedido de compras y control presupuestario” debidamente firmado y llenado con los datos correspondientes (Este debe ser impreso desde el portal Guatecompras, cargado en el presente evento, no se aceptarán formularios modificados o alterados).
El oferente deberá de consignar dentro de la oferta el listado de especificaciones
técnicas que cumple. Un documento o presentación en donde mencione cada una de
las especificaciones y garantice que el producto ofertado cumple con las mismas (ver
ítem 4).
Detallar cualquier otro documento fundamental que el proveedor adjudicado debe presentar
f.____________________________________________
Nombre del Colaborador que realizó los términos de Referencia
Puesto del Colaborador que realizó los términos de Referencia
f.____________________________________________
Vo.Bo. Nombre del Subgerente, Jefe, Coordinador o Inmediato superior que valida los términos de referencia
Puesto del Subgerente, Jefe, Coordinador o Inmediato superior que valida los términos de referencia
(Utilizar Hojas membretadas)
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ANEXO C (COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRÓNICA)
Guatemala
XXX de XXX de 20XX
Referencia XX: XX-XXXX
Licenciado
XXXXXXXX
GERENTE
Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas, FHA
Licenciado xxxx:
Atentamente me dirijo a usted, con el objeto de informarle que: (describir antecedentes y
necesidad del producto o servicio)
Para efecto, me permito adjuntarle bases de especificaciones generales o términos de
referencia que en consideración (del Departamento o Sección), deberían ser tomados en
cuenta para proceder a la compra directa con oferta electrónica de acuerdo a lo que
establece la Ley de Contrataciones del Estado. Por lo cual solicito se continúe con el trámite
administrativo para la: (describir la compra del producto o servicio)
No está de más manifestarle que se consultó a la Sección de Presupuesto, contando con la
disponibilidad presupuestaria respectiva en el renglón presupuestario (Número y nombre
del renglón).
Respetuosamente,
Firma Subgerente, Jefe o Inmediato Superior que valida los términos de referencia
Departamento Solicitante
Vo.Bo. Vo.Bo.
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ANEXO D (COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRÓNICA)
* Llenar el presente formulario de manera legible, no se aceptará un formulario diferente a éste que
se encuentra firmado de autorización y publicado en el portal Guatecompras.
Firma Subgerente, Jefe o Inmediato Superior que valida los términos de referencia
Dependencia solicitante
Este formato podrá ser sujeto a cambios de forma, de acuerdo con las necesidades de la
dependencia solicitante, siempre y cuando se mantenga la estructura y los datos requeridos.
No. XXXX-XXXX-XXXX
Modalidad Compra Directa con Oferta Electronica
PEDIDO DE COMPRAS
Entidad Oferente ______________________________ Nit________________
Representante Legal ___________________________________________________
Cantidad Descripción Precio Unitario Precio Total
XX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Q.
Precio en Quetzales
Q.
Precio en Quetzales
TOTAL EN LETRAS:
______________________________________________________________________________________
El valor de la oferta incluye el IVA y demás impuestos establecidos por las leyes guatemaltecas.
PRESENTACION DE LA OFERTA: Portal de GUATECOMPRAS Oferta Electrónica.
Firma del Representante Legal
Entidad Oferente
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ANEXO E (COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRÓNICA)
INVITACIÓN PROCESO DE COMPRA DIRECTA
POR MEDIO DE OFERTA ELECTRÓNICA
Guatemala
XXX de XXX de 20XX
Empresas
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Presente
INVITACIÓN PARA PRESENTAR OFERTAS: El Instituto de Fomento de Hipotecas
Aseguradas –FHA- invita a ofertar el servicio:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXX
OFERENTES: Solamente podrán participar como oferentes, entidades que estén
autorizadas y que tengan como giro comercial o actividad principal proveer el
producto y/o servicio que se les está solicitando. No deberán estar comprendidos en
las prohibiciones enumeradas en el Artículo 34 del Decreto número 09-2015 que
reforma el artículo 80 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado. Deben
estar inscritos y habilitados como proveedores en el Sistema de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS. No deben ser deudores
morosos del Estado, ni de las entidades a que se refiere el artículo 1 del Decreto 9-
2015 citado.
Firma Subgerente, Jefe o Inmediato Superior que valida los términos de referencia
Dependencia solicitante
(Hoja membretada)
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ANEXO F (COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRÓNICA)
Prórroga de plazo No. XX-XXXXX
Por este medio solicito que se realice el trámite correspondiente para la prórroga del evento
“XXXXXX.” con el número de XXXX. Este evento debe prorrogarse hasta el día XXXX 0X
de octubre del XXXX.
Atentamente,
Firma Subgerente, Jefe o Inmediato Superior que valida los términos de referencia
Dependencia solicitante
(Hoja membretada)
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ANEXO G (AUSENCIA DE OFERTAS)
Guatemala
XXX de XXX de 20XX
Referencia
XX. XXXX-2020
Licenciado
XXXXXXXX
GERENTE
Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas, FHA
Licenciado XXXXXXXXXX
De manera atenta se notifica que con fecha XX de XXXXXXX del año XXXX se publicó el
proyecto de bases para la XXXXXXXXXXXXXXXXXX, con Número de Operación
Guatecompras NOG XXXXXXX, publicando las bases finales el XX de XXXX del año XXXX,
el cual fue prorrogado, puesto que no se recibió ninguna oferta, dicha prórroga finalizó el
XX de XXXX del año XXXX, sin embargo, el evento se finalizó desierto, puesto que tampoco
se recibieron ofertas después de publicar la prórroga.
Ante tal situación solicitamos la autorización para realizar la compra bajo la modalidad de
adquisición directa por ausencia de ofertas (Artículo 32 LCE).
Adicionalmente le comento que por XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX el proveedor
seleccionado es XXXXXXXXX., empresa que cumple las formalidades requeridas como
proveedor del Estado.
De ser autorizado se estarán creando el evento respectivo para adjudicar y realizar la
adquisición correspondiente.
Nombre
Puesto
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ANEXO H (SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA)
ELIJA UN OPCIÓN
DÍA MES AÑO
1. INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE
Nombre Solicitante:
Departamento/SeccIón/División:
2. CONCEPTO DEL GASTO:
3. VALOR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL SOLICITADA
EN EL VALOR SOLICITADO SE DEBE CONTEMPLAR TODOS LOS IMPUESTOS Y GASTOS ADICIONALES QUE DEN LUGAR AL MISMO, EJEMPLO: IVA
VALOR (Q)
4. ASIGNACIÓN DE REGLÓN PRESUPUESTARIO Y AUTORIZACION
No. Renglón(s)
Actividad
FIRMA SOLICITANTE FIRMA DE PRESUPUESTO
TIPO DE
SOLICITUD
INICIAL
ADICIÓN ( * )
ESCRIBA EL FIN ESPECÍFICO DE LA DISPONIBILIDAD. EJEMPLO: COMPRA DE ELEMENTOS DE PAPELERÍA, ALQUILER DE COMPUTADORES, PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PERSONALES, ETC.
SECCIÓN DE PRESUPUESTO
SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
CORRELATIVO
FECHA DE SOLICITUD
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ANEXO I (CASOS DE EXCEPCIÓN)
TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACION DE SERVICIO
PROFESIONAL O TECNICO INDIVIDUAL
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DETALLE DE ACTIVIDADES
4. RESULTADOS ESPERADOS
5. PERFIL DE LA PERSONA A CONTRATAR
6. PERIODO
7. MONTO
8. FORMA DE PAGO
Responsable Puesto
El propósito de la contratación del servicio profesional
Delimitar el servicio requerido
Enlistar detalladamente las actividades que deberá realizar el profesional a contratar
Indicar que logros se desean obtener a corto, mediano o largo plazo y los beneficios para el FHA
Indicar grado académico, experiencia, trayectoria, certificaciones, especialidades o cualquier otro
requerimiento para la contratación del profesional
Indicar el plazo de la contratación (fecha de inicio y de finalización)
Especificar si los pagos serán mensuales o único pago, adicionalmente solicitar que los
contribuyentes que provean Servicios Profesionales Individuales en General estén incorporados
al Régimen de Factura Electrónica en Línea FEL. RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA NÚMERO
SAT-DSI-838-2019
Indicar monto total de contrato