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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 2015-2018
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ÍNDICE:
Página
INTRODUCCIÓN…………………………….……………….. 03
OBJETIVOS…………………………………………………… 04
PROCEDIMIENTOS EN EL DEPARTAMENTO……….…. 05
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS……...…………… 06
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 2015-2018
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INTRODUCCIÓN:
El área de Comunicación Social de este ayuntamiento tiene la finalidad
de informar a la población en general, sobre las acciones, decisiones,
eventos o cualquier otra actividad encaminados al desarrollo y mejora
del municipio de Soledad, para lo cual en esta área se llevan a cabo
funciones que permiten el cumplimiento eficiente de esta labor. En
este manual se encuentran contenidas a detalle, cada una de las
actividades que se realizan en el área de Comunicación Social de este
ayuntamiento. Cada actividad tiene una finalidad importante que
cumplir, que en conjunto, hacen posible el cumplimiento del objetivo
general que pretende el departamento.
La constante revisión y actualización de las normas, aquí expuestas,
es necesaria e imprescindible para su mejoría y regulación, lo que
permita facilitar su desarrollo por parte de los integrantes. De esta
manera se garantiza el buen funcionamiento de cada actividad, y por
consecuente, del departamento.
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OBJETIVOS:
Facilitar la coordinación interna en las labores diarias, para que
cada actividad se cumpla responsable y eficientemente, en
tiempo y forma.
Presentar un proyecto metodológico que se aplica en el
seguimiento de los procedimientos de este departamento.
Evitar alteración alguna durante la realización de los procesos
administrativos y prácticos, a ejecutar.
Facilitar la revisión interna y externa cuando sea requerida, del
esquema de trabajo utilizado.
Que cada integrante de esta área conozca ampliamente las
labores y actividades que se deben realizar, así como los
requerimientos para dicho proceso
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PROCEDIMIENTOS EN EL DEPARTAMENTO
DE COMUNICACIÓN SOCIAL:
Síntesis informativa de medios impresos y electrónicos.
Versiones estenográficas.
Elaboración de boletines informativos.
Realización de ruedas de prensa.
Toma de fotografías en eventos del ayuntamiento.
Grabación de video para difusión de actividades del
Ayuntamiento.
Actualización constante de redes sociales oficiales.
Pago de facturas por servicio dado en medios de comunicación.
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I. SÍNTESIS INFORMATIVA DE MEDIOS IMPRESOS
Objetivo del procedimiento: obtener el documento que sintetice la
información publicada en los medios impresos, en torno al presidente
municipal, ayuntamiento y/o cualquier dependencia, con el fin de que
directivos de primer nivel estén informados sobre los acontecimientos
cada día, y tener una postura al respecto.
Responsabilidad: Auxiliar administrativo B/ Auxiliar administrativo C
Descripción:
1) Todos los días, se reciben los periódicos de mayor circulación
(San Luis Hoy, Pulso, El Sol de San Luis, El Heraldo, La
Jornada, Plano Informativo, El Mañana) en la oficina de
Comunicación Social, ubicada en la Unidad Administrativa
Municipal.
2) Se revisan cada uno de los periódicos en los apartados con
información local, en la sección de Soledad y de la Capital. Se
considera cada nota informativa según su importancia para el
ayuntamiento, directivos y/o cualquier dependencia municipal; se
toma en cuenta boletines informativos que se generan
internamente, como notas externas, siempre y cuando, la
información aluda al ayuntamiento.
3) Se toma una fotografía de cada nota informativa de cada
periódico.
4) Todas las fotografías de las notas se incluyen en un documento
PDF, en el cual se ordenan por importancia de periódico, así
como por importancia de nota informativa. Se elaboran tres
documentos, separándose en PORTADAS, COLUMNAS y
NOTAS. Cada documento lleva portada indicando el contenido y
la fecha.
5) Los tres documentos adjuntos se envían por e-mail a directivos
de primer nivel.
Insumos: Periòdicos de mayor circulacion local.
Metas: Que todos los directivos que conforman el H. Ayuntamiento
cuenten en tiempo y forma con la informaciòn actualizada cada dìa.
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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Recepción de periodicos
Se toman las fotografias a cada nota informativa
Se elabora el documento en PDF siguiendo el orden
Se adjuntan los tres documentos
requeridos en PDF
Se envian a directivos de
gabinete por e-mail
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II. SÍNTESIS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
Objetivo del procedimiento: obtener el documento que sintetice la
información publicada en los medios electrónicos, en torno al
presidente municipal, ayuntamiento y/o cualquier dependencia, con el
fin de directos de primer nivel estén informados sobre los
acontecimientos cada día.
Responsabilidad: Auxiliar administrativo B/ Auxiliar administrativo C
Descripción:
1) Todos los días se hace un monitoreo de portales, donde se
revisa cada página electrónica de 26 medios.
2) Se abre cada link de cada nota informativa que aluda al
ayuntamiento, directivos y/o cualquier dependencia municipal, se
copia el link y se incluye en un documento PDF.
3) Todas los links de notas se separan por tema. Se incluyen
también, las columnas de mayor impacto al final del documento.
Lleva portada indicando el contenido y la fecha.
4) Este documento se envía adjunto a los tres documentos
anteriormente, explicados.
Insumos: No aplica.
Metas: Que todos los directivos que conforman el H. Ayuntamiento
cuenten en tiempo y forma con la informaciòn actualizada cada dia, en
formato digital.
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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Se monitorean las páginas web de los medios registrados
cada día
Se selecciona el link de las notas referentes al
ayuntamiento
Cada link se copia en un documento PDF ordenandose por
tema
Se adjunta a los otros formatos en
Se envía el paquete de síntesis vía e-mail
a directivos de gabinete
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III. VERSIONES ESTENOGRÁFICAS
Objetivo del procedimiento: Tener una transcripción tal y como fue
grabada, con cada palabra y expresión, de cada una de las entrevistas
que realizan reporteros de los medios de comunicación a los
funcionarios. Esto con el fin de tener respaldo de la información que se
publica de cada entrevista.
Responsabilidad: Auxiliar Administrativo A
Descripción:
1) Cada entrevista realizada a funcionarios se graba en archivo de
audio, el cual se envía al área de síntesis para que pueda ser
transcrita.
2) Cada texto transcrito se envía al área de redacción para tomarse
de base en la elaboración del boletín informativo.
3) Así mismo, cada texto transcrito se archiva para futuras
revisiones.
Insumos: No aplica. (Esta actividada no requiere insumos fisicos).
Metas: Obtener la transcripciòn de cada entrevista realizada a
funcionarios por parte de medios de comunicaciòn, con el objetivo de
facilitar el procesamiento de dicha informaciòn.
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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
En el área de síntesis se recibe el audio de las
entrevistas
Se hace la transcripción tal cual de cada audio,
generando un texto con formato
Se envía al área de redaccion para su
análisis
Cada versión estenografica se archiva
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IV. ELABORACIÓN DE BOLETINES INFORMATIVOS
Objetivo del procedimiento: a través de los boletines informativos, se
pretende resaltar cada una de las actividades y acciones de trabajo
que se realizan por parte de las dependencias del ayuntamiento en
beneficio de la población; así como mantener informadas a las
personas de los avances que se tienen en todos los rubros del
municipio.
Responsabilidad: Supervisor General
Descripción:
1) Luego de que se determinan los temas que se boletinarán a los
medios para su publicación, se redactan los boletines
informativos.
2) Se parte de entrevistas realizada a algún funcionario; eventos
llevados a cabo por parte del ayuntamiento o dependencia;
invitación a eventos, programas, talleres; cualquier información.
3) En la redacción se busca que la información sea verídica,
concreta y con un enfoque a informar a la ciudadanía, en donde
se reflejen los avances en todos los rubros que impulsa el
ayuntamiento.
4) En cada boletín, se revisa minuciosamente la ortografía y la
redacción, para que sea comprendido.
Insumos: No aplica. (Esta actividad no requiere de insumos
fisicos).
Metas: Obtener al final del dìa, un paquete de informaciòn que
incluye de tres a cuatro boletines informativos, donde se dè a
conocer las actividades que se llevan a cabo en el Ayuntamiento,
los cuales se envían a los medios para su difusiòn.
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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Se determinanlos temas que serán boletinados a
los medios
Se reciben las versiones estenograficas de las
entrevistas antes realizadas
Se redacta cada boletín informativo siguiendo las
indicaciones para su elaboración
Se adjuntan los boletines que serán enviados a los
medios vía e-mail
Se envían a los medios por e-mail, el paquete de
archivos que incluyen boletines informativos,
fotografias y audios
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V. REALIZACIÓN DE RUEDAS DE PRENSA
Objetivo del procedimiento: concentrar a los medios de comunicación
para atenderlos respecto a información sobre un acontecimiento de
relevancia, de manera oficial e inmediata.
Responsabilidad: Director General
Descripción:
1) El director de este departamento determina la hora, el lugar y las
circunstancias necesarias para llevar a cabo cada rueda de
prensa.
2) En coordinación con los funcionarios que darán a conocer
información a los medios de comunicación, se determinan las
condiciones en que será manejada la información. Todo este
proceso lo encabeza el director de este departamento.
3) Previamente, se hace la invitación a los distintos medios de
comunicación vía e-mail, telefónica, oficios, etc., indicándoles
fecha, lugar y hora.
4) El lugar en donde será ofrecida una rueda de prensa debe estar
equipada a las necesidades requeridas como son luz, sonido,
mobiliario, etc. Esto en coordinación con el área de Eventos
Especiales.
Insumos: Distintos aperitivos para ofercer a los reporteros que cubren
la fuente, mientras se desarrolla la conferencia de prensa.
Metas: Dar a conocer a la ciudadanìa las actividades y eventos que
se tienen programadas, así como informar de acontecimientos de gran
relevancia, a traves de los medios de comunicaciòn.
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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
El director de este departamento acuerda
con funcionarios la informacion que se dará a
conocer
Se hace la invitacion a los distintos medios de
comunicacion
Se adecua el lugar donde se realizara la rueda de prensa, equipandola de
mobiliario
Después de realizarse la rueda de prensa se
analiza lo sucedido con la informacion obtenida
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VI. TOMA DE FOTOGRAFÍAS Y GRABACIÓN DE VIDEO
Objetivo del procedimiento: tomar las fotografías necesarias en
todos los eventos y celebraciones que realiza el ayuntamiento, así
como de los funcionarios, que apoyen la información generada en los
boletines informativos, y que de esta forma, se le dé difusión.
Responsabilidad: Asesor General B
Descripción:
1) El encargado de tomar las fotografías necesarias, así como la
grabación en video, es informado sobre el lugar, fecha y hora de
los eventos y actos que realiza el ayuntamiento, para estar
previamente equipado y disponible para cubrir dichos eventos.
2) Durante el desarrollo de eventos y actos, se toman las
fotografías necesarias de distintos ángulos que representen la
labor de trabajo que se está llevando a cabo.
3) Respecto a la grabación de video se captan las escenas más
representativas de cada evento en lapsos cortos de tiempo. Se
busca capturar momentos importantes como los mensajes del
presidente municipal y los movimientos exactos que representen
la realización del evento.
4) Todo el material en fotografías y en video obtenido se selecciona
para su futura edición, en el caso de las videograbaciones; en el
caso de las fotografías se selecciona para adjuntar con paquete
de boletines informativos y se archiva para próximas
necesidades.
Insumos: Camara digital fotografica, camara digital de video, tripie
para montaje.
Metas: Obtener material grafico para integrar al paquete de
informaciòn que se genera durante el dia, para despues enviar a los
medios de comunicación para su difusión.
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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
El responsable del area AudioVisual es informado
sobre lugares, fecha y hora, de los eventos a
realizarse
Se toman las fotografias y grabacion de video
durante el desarrollo de cada evento.
Se selecciona el material fotografico necesario
para acompañar el paquete de boletines
informativos
Se selecciona el material audiovisual para su
edicion y futura difusion en redes sociales
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VII.- TRÁMITE ADMINISTRATIVO PARA PAGO DE
FACTURAS A MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
Objetivo del procedimiento.- Llevar el control y agilizacion de los
tramites y pago de facturas a los medios de comunicaciòn.
Responsalibilidad.- Auxiliar Administrativo C
1) Dentro de este punto, el Auxiliar Administrativo C, se encarga de
recibir mes con mes las facturas correspondientes a las
publicaciones impresas.
2) En el lapso de los dias 01 al 20 se realizan los oficios
correspondientes anexando las facturas y los respaldos/testigos
que amparen dichas facturas.
3) Posterior a esto lleva un control interno mensual para informar los
dias 25 de cada mes a la unidad de informaciòn los gastos
realizados por el departamento durante el mes a reportar.
4) Lleva el control del archivo en tràmite.
Insumos: Carpetas, hojas bond, toner (tinta para impresora), tinta
para sellos oficiales, herramientas de oficina (tijeras, lapiceros,
lapices, clips, broches, carpetas tamaño oficio y carta), engargolado
de documentos.
Metas: Cumplir en tiempo y forma con los procedimientos
administrativos que se requieren para el buen funcionamiento del
departamento, a travès de la entrega y recepciòn de documentos.
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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Se reciben de manera mensual las facturas correspondientes a
publicaciones impresas
Por cada factura recibida se realizan los oficios
correspondientes a cada factura
Se lleva un control interno para generar un informa cada 25 dìas a la Unidad de informaciòn el
gasto generado.
Se actualiza y genera un control de archivo