manual de normas y procedimientos...en materia de potestades investigativas y determinación de...
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD
DE AUDITORÍA INTERNA
CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
República Bolivariana de Venezuela Contraloría del Estado Barinas
MANUAL DE AUDITORÍA INTERNA
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye
Ana Torrealba María Andreina Gutiérrez
Lymar Betancourt Cap. Sec. Pág.
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ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3
2. BASE LEGAL........................................................................................................... 4
3. MISIÓN ..................................................................................................................... 5
4. VISIÓN ..................................................................................................................... 5
5. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. ........................................................................ 6
6. Funciones de la Unidad de Auditoría Interna............................................................ 8
7. Funciones de Área de Control Posterior ................................................................. 10
8. Funciones del Area de Determinación de Responsabilidades ................................. 11
9. Atribuciones de Auditor Interno: ............................................................................ 12
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1. INTRODUCCIÓN
El presente “MANUAL DE AUDITORIA INTERNA” establece las normas relacionadas
con la estructura, organización y funcionamiento de las direcciones y demás dependencias
de la Contraloría del estado Barinas, la distribución de funciones y la asignación de
competencias.
A fin de mantener una efectiva y eficiente administración de los recursosy de aplicar de
manera uniforme las normas y procedimientos del proceso de auditoría interna, será objeto
de revisiones periódicas, las cuales deberán someterse a la revisión por parte de las
Direcciones de Control, la Dirección Técnica, Planificación y Control de Gestión y
aprobación del Despacho de la Contralora.
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2. BASE LEGAL
INSTRUMENTO GACETA OFICAL FECHA
Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela, con enmienda Nº1 5.908 Ext. 19/02/2009
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal.
Ex. 6.013 23/12/2010
Ley Orgánica de Procedimientos
Administrativos. Ext. 2.818. 01/07/1981
Ley de la Contraloría del Estado Barinas. 70-96 Ext. 26/11/1996
Reglamento de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal.
39.240 12/08/2009
Resolución Nº 104, Reglamento Interno de la Contraloría del estado Barinas, de fecha 11-11-2010
013-10 16-11-2010
Resolución Nº105, Resolución Organizativa
Nº 1de la Contraloría del Estado Barinas. 013-10 16-11-2010
Normas Generales de Control Interno. 36.229 17/06/1997
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3. MISIÓN
Controlar y vigilar todas las operaciones relativas a los gastos del organismo, a los
bienes adscritos al mismo y a los ingresos que le corresponda liquidar por cualquier
concepto, lo cual realizará a través del examen posterior, objetivo y sistemático de la
actividad financiera y administrativa de la Contraloría.
4. VISIÓN
Consolidarse como una Unidad eficiente, eficaz, de calidad, de asesoría y de apoyo
a la gestión de éste Órgano de Control, sin perjuicio de las competencias que la ley atribuye
en materia de potestades investigativas y determinación de responsabilidades, todo de
conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal y su Reglamento.
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5. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
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Para el cumplimiento de sus funciones, la Unidad de Auditoría Interna tendrá suestructura
organizativa siguiente:
Área de Control Posterior.
Área de Determinación de Responsabilidades.
UNIDADUDITORIA
INTERNA
AREA DE
DETERMINACIÓN DE
RESPONSABILIDADES
ÁREA DE CONTROL
POSTERIOR
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6. Funciones de la Unidad de Auditoría Interna
1) Ejercer funciones de control posterior en el respectivo órgano.
2) Evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de
los sistemas de administración y de información gerencial.
3) Examinar los registros y estados financieros para determinar su pertinencia y
confiabilidad.
4) Realizar el examen posterior de los programas, proyectos u operaciones, para
determinar el cumplimiento de objetivos y metas, y la eficiencia, eficacia, economía,
calidad e impacto de su desempeño.
5) Recibir y tramitar las denuncias de particulares o las solicitudes que formule cualquier
órgano, ente o empleado público, vinculadas con la comisión de actos, hechos u
omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, relacionados con la
administración, manejo y custodia de fondos o bienes públicos del órgano sujeto a su
control.
6) Ejercer la potestad investigativa, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de
la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su
Reglamento.
7) Iniciar, sustanciar y decidir los procedimientos administrativos para la formulación de
reparos, declaratoria de responsabilidad administrativa o imposición de multas, de
conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su Reglamento.
8) Elaborar su Plan Operativo Anual tomando en consideración las solicitudes y los
lineamientos que le formule la Contraloría General de la República y la Contraloría
Estadal, o cualquier órgano o ente legalmente competente para ello, según el caso; las
denuncias recibidas, las áreas estratégicas a nivel nacional, estadal, distrital o
municipal, así como la situación administrativa, importancia, dimensión y áreas críticas
del órgano sometido a su control.
9) Promover el uso y actualización de manuales de normas y procedimientos que
garanticen la realización de procesos eficientes y el cumplimiento de los aspectos
legales y técnicos de las actividades.
10) Elaborar su proyecto de presupuesto anual con base en criterios de calidad, economía
y eficiencia, a fin de que la máxima autoridad del órgano, lo incorpore al presupuesto
de la Contraloría.
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11) Establecer sistemas que faciliten el control y seguimiento de las actividades
realizadas, así como medir su desempeño.
12) Fomentar la participación ciudadana en el ejercicio del control sobre la gestión pública,
sin menoscabo de las funciones que le corresponde ejercer a la Oficina de Atención al
Ciudadano.
13) Presentar informe de gestión de sus actividades, ante la máxima autoridad jerárquica
del respectivo órgano o ente.
14) Participar, cuando lo estime pertinente, con carácter de observador sin derecho a voto,
en los procedimientos de contratación promovidos por el órgano sujeto a control.
15) Apoyar las actuaciones de control de la Unidad de Auditoría Interna con los informes,
dictámenes y estudios técnicos que realicen los auditores, consultores y profesionales
independientes, debidamente calificados y registrados en la Contraloría General de la
República.
16) Realizar seguimiento al plan de acciones correctivas implementado por el órgano
sujeto a su control, con la finalidad de que se cumplan las recomendaciones
contenidas en los informes de auditoría o de cualquier actividad de control.
17) Recibir las cauciones presentadas por los funcionarios encargados de la
administración y liquidación de ingresos o de la recepción, custodia y manejo de
fondos o bienes públicos, antes de la toma de posesión del cargo.
18) Las demás que le asigne el Contralor o Contralora, la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y el respectivo
manual.
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7. Funciones de Área de Control Posterior
1) Evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de
los sistemas que lo integran.
2) Examinar los registros y estados financieros, para determinar su pertinencia y
confiabilidad.
3) Realizar el examen posterior de los programas, proyectos, para determinar el
cumplimiento de objetivos y metas, y la eficiencia, eficacia, economía, calidad e
impacto de su desempeño.
4) Tramitar las denuncias de particulares o las solicitudes que formulen cualquier órgano
o ente o empleado público, vinculada con la comisión de actos, hechos u omisiones
contrarios a una disposición legal o sublegal relacionados con la administración,
manejo y custodia de fondos o bienes públicos, del órgano o ente sujeto a su control
5) Realizar el examen selectivo o exhaustivo, así como la calificación y declaratoria de
Fenecimiento de las cuentas de ingresos, gastos y bienes públicos.
6) Efectuar estudios organizativos, estadísticos, económicos y financieros, análisis e
investigaciones de cualquier naturaleza, para determinar elcosto de los servicios
públicos, los resultados de la acción administrativa y en general, la eficacia con la que
opera el órgano o ente sujeto a su control.
7) Verificarlas cauciones presentadas por los funcionariosencargados de la
administración y liquidación de ingresos o de larecepción, custodia y manejo de fondos
o bienes públicos, antesde la toma de posesión del cargo.
8) Utilizar los métodos de control perceptivo posterior que sean necesarios, con el fin de
comprobar la legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de las operaciones y
acciones administrativas y financieras, así como la ejecución de contratos.
9) Verificar la sinceridad y exactitud de las actas de entrega por parte de las máximas
autoridades jerárquicas y demás directores o jefes de cada dirección u oficinas.
10) Otras actividades inherentes al área de Control Posterior.
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8. Funciones del Área de Determinación de Responsabilidades
1) Valorar el informe de resultados a que se refiere el artículo 81 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, a fin de
ordenar, mediante auto motivado, el archivo de las actuaciones realizadas o el inicio del
procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades, para la
formulación de reparos, la declaratoria de responsabilidad administrativa, o la imposición
de multas, según corresponda.
2) Iniciar, sustanciar y decidir, previa delegación del Auditor Interno, los procedimientos
administrativos para la determinación de responsabilidades, de conformidad con lo
previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal y su Reglamento.
3) Notificar a los interesados de la apertura del procedimiento administrativo para la
Determinación de Responsabilidades, de conformidad con lo previsto en la LeyOrgánica
de Procedimientos Administrativos y Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y suReglamento.
4) Elaborar comunicación, a fin de que el Auditor Interno remita al Contralor oContralora
General de la República, copia certificada de la decisión que declare laresponsabilidad
administrativa, así como del auto que declare la firmeza de ladecisión o de la resolución
que resuelva el recurso de reconsideración, según elcaso, a fin de que éste acuerde la
suspensión del ejercicio del cargo sin goce desueldo por un período no mayor de
veinticuatro (24) meses; la destitución o lainhabilitación para el ejercicio de las funciones.
5) Elaborar comunicación, a fin de que el Auditor Interno remita al Contralor oContralora
General de la República el expediente de la investigación, cuandoexistan elementos de
convicción o prueba que pudieran dar lugar a laformulación de reparos, a la declaratoria
de responsabilidad administrativa o a laimposición de multas a funcionarios de alto nivel
de los órganos y entesmencionados en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de la Ley
Orgánica de laContraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal, aque se refiere el artículo 65 de su Reglamento, que se encuentren en ejercicio
desus cargos.
6) Las demás que le asigne el Auditor Interno.
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9. Atribuciones de Auditor Interno:
1) Planificar y supervisar las actividades desarrolladas por las áreas que conforman la
Unidad de Auditoría Interna.
2) Elaborar y someter a la aprobación de la máxima autoridad jerárquica del respectivo
órgano, el reglamento interno, la resolución organizativa, así como, los manuales de
organización, normas y procedimientos, con el fin de regular el funcionamiento de la
Unidad de Auditoría Interna.
3) Aprobar el Plan Operativo Anual del órgano de control fiscal interno y coordinar la
ejecución del mismo.
4) Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de la Unidad de Auditoría
Interna. Asegurar el cumplimiento de las normas, sistemas y procedimientos de control
interno, que dicte la Contraloría General de la República y la máxima autoridad del
órgano.
5) Elaborar el informe de gestión anual de la Unidad de Auditoría Interna y presentarlo
ante la máxima autoridad jerárquica del órgano.
6) Declarar la responsabilidad administrativa, formular reparos, imponer multas, absolver
de dichas responsabilidades o pronunciar el sobreseimiento.
7) Decidir los recursos de reconsideración y/o de revisión interpuestos contra las
decisiones que determinen la responsabilidad administrativa, formulen reparos e
impongan multas.
8) Solicitar a la máxima autoridad jerárquica del órgano la suspensión en el ejercicio del
cargo de funcionarios sometidos a una investigación o a un procedimiento
administrativo para la determinación de responsabilidades.
9) Comunicar los resultados, conclusiones y recomendaciones de las actuaciones
practicadas, a las dependencias evaluadas y demás autoridades a quienes legalmente
esté atribuida la posibilidad de adoptar medidas correctivas.
10) Participar a la Contraloría General de la República, el inicio de las investigaciones que
ordene, así como de los procedimientos administrativos para la determinación de
responsabilidades que inicie.
11) Participar a la Contraloría General de la República las decisiones de absolución o
sobreseimiento que dicte.
12) Remitir al Contralor General de la República copia certificada de la decisión que
declare la responsabilidad administrativa, así como del auto que declare la firmeza de
la decisión o de la resolución que resuelva el recurso de reconsideración, a fin de que
éste acuerde la suspensión del ejercicio del cargo sin goce de sueldo por un período
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no mayor de veinticuatro (24) meses; la destitución o la imposición de la inhabilitación
para el ejercicio de las funciones públicas hasta por un máximo de quince (15) años
del declarado responsable, por haber incurrido en alguno de los supuestos
generadores de responsabilidad administrativa.
13) Remitir al Ministerio Público la documentación contentiva de los indicios de
responsabilidad penal y civil cuando se detecte que se ha causado daño al patrimonio
del órgano, pero no sea procedente la formulación de un reparo.
14) Expedir copias certificadas de los documentos que reposen en los archivos de la
Unidad de Auditoría Interna y delegar esta competencia en funcionarios del Órgano de
Control Fiscal.
15) Certificar y remitir a la Contraloría General de la República las copias de los
documentos que reposen en los archivos de las dependencias del órgano o ente
sujeto a su control, que ésta les solicite en su carácter de Órgano Rector del Sistema
Nacional de Control Fiscal, actuando de conformidad con lo previsto en el artículo 77
de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal.
16) Remitir a la Contraloría General de la República, el acta de entrega de la Unidad de
Auditoría Interna a su cargo, de conformidad con lo previsto en la normativa que regula
la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus
respectivas oficinas o dependencias.
17) Recibir las cauciones presentadas por los funcionarios encargados de la
administración y liquidación de ingresos o de la recepción, custodia y manejo de
fondos o bienes públicos, antes de la toma de posesión del cargo.
18) Recibir las denuncias de particulares o las solicitudes que formule cualquier órgano,
ente o empleado público, vinculadas con la comisión de actos, hechos u omisiones
contrarios a una disposición legal o sublegal, relacionados con la administración,
manejo y custodia de fondos o bienes públicos, del órgano sujeto a su control.Firmar la
correspondencia y documentos emanados de la Unidad de Auditoría Interna.
19) Las demás que le asigne el Contralor o Contralora del estado Barinas y las que señale
la respectiva norma legal o sublegal que le sea aplicable.