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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS PAGOS DE LOSSERVICIOS DE SENCAMER

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOSPAGOS DE LOS SERVICIOS DEL SERVICIO AUTONOMO

NACIONAL DE NORMALIZACIÓN, CALIDAD, METROLOGÍAY REGLAMENTOS TÉCNICOS – SENCAMER.

Código: 02-MAN-019 Vigente desde: 16/07/2014Elaborado por: Oficina Planificación y Presupuesto Pág: 1 de 28


INDICE

Pág.

INTRODUCCIÓN 4

1. OBJETIVO DEL MANUAL 5

2. ALCANCE DEL MANUAL 5

3. REFERENCIAS O BASE LEGAL 5

4. DEFINICIONES BASICAS 6

5. NORMAS GENERALES 7

6. PROCEDIMIENTO 10

6.1. INGRESO AL SISTEMA INTEGRAL DE SENCAMER (SIS) 10

6.2. REGISTRO DE EMPRESA MANUFACTURERAS (REM) Y REGISTRO DE CONSULTORES (PERSONAS NATURAL Y JURÍDICO)

11

6.3. REGISTRO DE PRODUCTOS NACIONALES E IMPORTADOS (044) Y REGISTRO DE TEXTIL Y CALZADO (ETIQUETADO)

14

6.4. REGISTRO DE PRODUCTO ENVASADOS (CPE) 19

6.5. DIRECCIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 22

7. SIMBOLOGÍA A UTILIZAR 23

8. FLUJOGRAMA DE LOS PAGOS DE LOS SERVICIOS 24

9. ANEXOS 25



INTRODUCCION

Este Manual establece las normas y procedimientos del área de Tesorería que tiene como

finalidad dar a conocer de una manera detallada y sencilla los pasos que se lleva a cabo a

través del uso del Sistema Integral SENCAMER (SIS) y el Sistema en línea, con el propósito

de que los usuarios conozcan el procedimiento a seguir para los pagos de las solicitudes de

los servicios.

El Manual de Normas y Procedimientos de los pagos de los servicios de SENCAMER, es un

instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado periódicamente por la unidad

administrativa creadas para tales fines. Tomando en consideración lo señalado, el Manual,

contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir los pasos en el

Sistema Integral SENCAMER (SIS) y el sistema en línea para los pagos de las solicitudes

de los servicios.

El responsable de revisar y solicitar la actualización ante la Oficina de Planificación y

Presupuesto de las normas y procedimientos establecidas en el presente Manual, es el

Director (a) de la Oficina de Administración conjuntamente con el Responsable de Tesorería.

Las normas y procedimientos deben revisarse cuando menos una vez al año o antes si

hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el sistema administrativo y

operativo del Servicio Autónomo Nacional de Normalización, Calidad, Metrología y

Reglamentos Técnicos (SENCAMER).



1. OBJETIVO DEL MANUAL:

Dotar a los funcionarios que integran SENCAMER de un instrumento normativo y

procedimental que permita uniformar los procesos involucrados en los pagos de las

solicitudes del servicios por los Usuarios.

2. ALCANCE:

Este manual involucra a todo el personal que conforma el Servicio Autónomo

Nacional de Normalización, Calidad, Metrología y Reglamentos Técnicos – SENCAMER, en

el área de Tesorería y los Usuarios.

3. REFERENCIAS O BASE LEGAL:

• CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA (Publicada en

Gaceta Oficial N° 5.453 (extraordinaria) de fecha 24 de marzo de 2000).

• LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN (Gaceta Oficial N° 5.637 (extraordinaria) de fecha 07

de abril de 2003).

• LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (Gaceta Oficial

N° 2.818 de fecha 01 de julio de 1981).

• LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL (Gaceta Oficial N° 6.013 (extraordinaria)

de fecha 23 de diciembre de 2010).

• LEY DEL ESTATUTO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA (Gaceta Oficial N° 37.522 de fecha

06 de septiembre de 2002).

• LEY DE CARRERA ADMINISTRATIVA (Gaceta Oficial N° 1.745 de fecha 23 de mayo

de 1.975).

• LEY ORGÁNICA DEL TRABAJO, LOS TRABAJADORES Y LAS TRABAJADORAS

(Gaceta Oficial N° 6.076 (extraordinario) de fecha 07 de mayo de 2012).



• Decreto N° 825 mediante el cual se declara el acceso y el uso de internet como

política prioritaria para el desarrollo cultural, económico, social y político de la

República Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial N° 36.955 de fecha 22 de mayo

de 2000).

• Reglamento de Registro de Presentación de Documentos (establecido en el Decreto

N° 1.364 de fecha 30 de diciembre de 1981).

• Decreto N° 6265 con Rango, Valor y Fuerza de Ley sobre Simplificación de Trámites

Administrativos (Gaceta Oficial N° 5.891 de fecha 31 de julio de 2008).

4. DEFINICIONES BÁSICAS:

• Depósito Bancario: Es el contrato por el cual el banco recibe del Usuario una suma

de dinero, que va hacer entregado y de la cual puede disponer libremente

SENCAMER.

• Funcionario: Todo Trabajador de SENCAMER con dependencia funcional bajo

régimen de la Ley de Estatuto de la Función Pública.

• Oficina de Atención al Ciudadano: Lugar donde se puede acudir a denunciar

irregularidades, presentar quejas, reclamos, sugerencias, peticiones y/o realizar

solicitudes de servicios de los organismos o entidades públicas del país.

• Pagos: Se refiere a la entrega de un dinero por el cumplimiento efectivo de una

solicitud y/o prestación de un servicio.

• Servicios: Son un conjunto de actividades que intentan satisfacer las necesidades de

los Usuarios.

• Transferencia Bancaria: Es la operación por la que un Usuario envía dinero de una

cuenta, (de la misma entidad bancaria u otra entidad bancaria), a la cuenta de

SENCAMER.

• Trámite: Es cada una de las actividades necesarias para resolver un asunto.



• Unidad Administrativa: Las distintas unidades orgánicas funcionales que conforman

SENCAMER (Dirección General, Oficinas, Direcciones y Coordinaciones).

5. NORMAS GENERALES:

5.1. Es responsabilidad de todo el personal de SENCAMER dar cumplimiento a las normas

descritas en el presente manual.

5.2. El incumplimiento de las normas es causal de sanciones, sin excepción, según lo

previsto en la Ley del Estatuto de la Función Pública y la Ley Orgánica del Trabajo para los

Trabajadores y las Trabajadoras (LOTTT).

5.3. Dar a conocer los pasos para los pagos de solicitud de servicios de SENCAMER, ante

los funcionarios y usuarios.

5.4. Los datos que se señalen en la “Planilla de Servicio”, depósito bancario y/o

transferencia bancaria deben ser exactos para la correcta identificación del usuario.

5.5. El Usuario debe proporcionar los requisitos establecidos por SENCAMER para

garantizar un servicio de calidad.

5.6. Los Servicios que se encuentran disponibles en la página Web de SENCAMER son los

siguientes:

➢ En Reglamentos Técnicos

• Registro de Productos Nacionales e Importados (044).

• Registro de Textil y Calzado (Etiquetado).

• Registro de Empresa Manufactureras (REM).

• Registro de Consultores (Personas Natural y Jurídico).

• La Norma del VIN.

➢ En Servicios de Metrología

• Registro de Productos Envasados (CPE).



5.7. Las Solicitudes de los Servicios de SENCAMER que actualmente se realizan de forma

manual son los siguientes y deben estar acompañados de un presupuesto emitido por

SENCAMER:

➢ En Reglamentos Técnicos.

• Registro de Identificación Vehicular (VIN).

• Eficiencia Energética.

• Consumo de Energía.

• Entre otros.

➢ En Servicios de Metrología.

➢ Acreditación.

5.8. Para los casos de las Solicitudes de los Servicios de forma manual los usuarios deben

solicitar el presupuesto antes de depositar, ya que es un requisito obligatorio para la

facturación.

5.9. Para los casos de las Solicitudes de los Servicios de forma manual y siendo el Pago a

través de transferencias bancarias, el Usuario debe esperar cinco (5) días hábiles para la

entrega de su servicio.

5.10. Para los Pagos a través de “Transferencia Bancaria”, el usuario debe imprimir el

COMPROBANTE ORIGINAL emitido por el banco en donde se refleje el Link.

5.11. El Analista de Facturación debe facturar con el depósito bancario original o el

comprobante de transferencia bancaria original. En caso contrario es responsabilidad del

Analista de Facturación el incumplimiento de esta norma.

5.12. En caso de extravío del depósito bancario y/o transferencia bancaria por parte del

usuario y en caso de que se presente una Certificación del mismo, el analista de facturación

debe solicitar la verificación al área de Tesorería para su facturación.

5.13. Se debe asociar una Solicitud de Servicio con un (1) solo depósito bancario original y/o

transferencia bancaria.



5.14. Todos los depósitos vencen el día treinta y uno (31) del mes de Diciembre del año en

curso.

5.15. Para los casos de “ANULACIONES” de las solicitudes, el usuario debe realizarlo a

través del Sistema Integral de SENCAMER (SIS).

5.16. En caso de las “ANULACIONES” por el Sistema en Linea, el usuario debe hacerlo

antes de entregar la documentación requerida ante la Oficina de Atención al Ciudadano para

la elaboración de la factura del servicio.

5.17. Las Notas de Créditos deben emitirse en casos donde se compruebe la estricta

necesidad de la misma.

5.18. En caso de emitir una Nota de Crédito el Usuario debe asumir la cancelación del diez

por ciento (10%) por concepto de gastos administrativos, los cuales serán descantados de la

misma Nota de Crédito.

5.19. Antes de realizar la Solicitud de Servicio y en aras de garantizar que el monto

depositado sea el correcto, SENCAMER tiene a su disposición un Simulador de Trámite

para las solicitudes Web.

5.20. Para mayor información hemos puesto a su disposición la linea 0800-calidad

(2254323), para cualquier inquietud, pregunta, reclamo y/o sugerencia.

5.21. El Analista de Atención al Ciudadano debe verificar los datos del usuario en la “Planilla

de Solicitud” con el depósito bancario original y/o la transferencia bancaria.

5.22. Analista de Atención al Ciudadano debe sellar en la parte de atrás el depósito bancario

original y luego anexar al expediente del Usuario.

5.23. El Analista de Facturación debe ingresa la información de los depósitos bancarios

originales y/o transferencias bancarias al “Registro Diario de Ingresos”.

5.24. El área de Tesorería debe comunicar mediante el “Registro Diario de Ingresos” a los

Analista de Atención al Ciudadano si la transferencia bancaria es efectiva para realizar la

entrega del Servicio.



6. PROCEDIMIENTO:

6.1. INGRESO AL SISTEMA INTEGRAL DE SENCAMER (SIS)

6.1.1. Una vez que el usuario haya realizado su pago en efectivo a través de la cuenta

bancaria de su preferencia, se coloca en su navegador (FireFox, IE, etc) la siguiente

dirección electrónica http://www.sencamer.gob.ve.

6.1.2. Seguidamente proceda a situarse en la sección SERVICIOS EN LINEA ubicada en la

parte superior derecha de la página, inmediatamente se desplegará una ventana donde se

selecciona el link SISTEMAS EN LINEA.

6.1.3. Elegir Modulo correspondiente al Servicio Solicitado y presione la tecla “clic aqui”.


http://www.sencamer.gob.ve/


6.2. Registro de Empresa Manufactureras (REM) y Registro de Consultores (Personas

Natural y Jurídico).

6.2.1. Aparece la página de inicio del Modulo correspondiente.

6.2.1.1. Escribir: Correo electrónico. Clave. Código de imagen, luego hacer clic en “Acceder”.

6.2.2. Situarse en la opción Registro del servicio y presionar en el mismo.6.2.3. Selecciona la opción de Mis solicitudes, se genera la ventana de datos de lasolicitud de la empresa.

En la esquina derecha de la ventana presionar para elegir la regional mascercana a su domicilio y presionar en el icono “guardar”.



6.2.4. Se genera ventana de Lista de Solicitudes de la Empresa, situarse en el icono de“Bsf” y teclear en el mismo.

6.2.5. Se genera una ventana donde se selecciona:

En la esquina derecha de la ventana presionar y escoger la Forma de Pago (efectivo). En la ventana “Seleccionar” se teclea en el mismo y se abre una ventana paraelegir Banco a su preferencia, presionar en el mismo. Ingresa el número de cuenta bancaria. Colocar número de deposito (usar la información del troquelado o ráfaga del cajeroentre ellos la referencia o el serial, ver anexos). Verifica la información descrita y después clic en el icono de “aceptar”.



6.2.6. Sistema se regresa a la ventana principal.

6.2.7. Se genera ventana de Lista de Solicitudes de la Empresa, cambia el estatus de lasolicitud “Pendiente por Facturar”. Se situarse en el icono de “impresora” y teclear en elmismo, se imprime la planilla (opcional)

6.2.8. Se sitúa en la opción “Cerrar” para salir del sistema.6.2.9. Se dirige con la planilla de Solicitud (opcional) y el depósito bancario original ocomprobante de transferencia a la Oficina de Atención al Ciudadano. Continua elprocedimiento en el paso nro. 6.5.



6.3. Registro de Productos Nacionales e Importados (044) y Registro de Textil y

Calzado (Etiquetado).

6.3.1. Aparece la página de inicio del Modulo.

6.3.1.1. Escribir: Identificador. Contraseña. Código de imagen, luego hacer clic en “Acceder”.

6.3.2. Sistema genera la siguiente ventana.



6.3.3. Situarse en la opción Solicitudes y presionar en el icono de (+).6.3.4. Selecciona la opción “Req. Productos Nacionales e Importados (Res.044)” o“Req. Etiquetado de Prendas de Vestir (Textil y Calzado)”, se genera la ventana dedatos de la solicitud de la empresa.

6.3.5. Observar la solicitud que este pendiente por pagar; Situarse en la columna Pago y

presionar en el mismo.

6.3.6. Sistema genera mensaje, hacer clic en “Continuar”.(imagen cambiar)



6.3.7. Sistema genera ventana Datos del Pago de la Solicitud.

• Banco, ubicarse en el icono de binoculares y presionar en el mismo.

6.3.7.1. Se genera la siguiente ventana, para seleccionar el banco de su preferencia, se

ubica en el icono “OK” y presionar en el mismo. Sistema agrega el nombre del Banco y el

numero de cuenta del mismo.

• Ingresar el Número de deposito (usar la información del troquelado o ráfaga del

cajero entre ellos la referencia o el serial, ver anexos)

• Indicar el Monto.



• Fecha: ubicarse en el icono de calendario para inserta la fecha.

• Observaciones (si aplica).

6.3.8. Sistema genera el mensaje de pago registrado exitosamente, hacer clic en

“Aceptar”.

6.3.9. Sistema se regresa a la ventana de Solicitudes, donde se verifica el cambio de

estatus de la Solicitud “pendiente por facturar”.

6.3.10. Situarse en la columna Nro. Solicitud, hacer clic en el número de la solicitud.



6. 3.11. Sistema genera la planilla de solicitud, hacer clic en la opción de Imprimir “Planilla

de Solicitud” (opcional).

6.3.12. Se sitúa en la opción “Salir” para cerrar el sistema.6.3.13. Se dirige con la planilla de Solicitud (opcional) y el depósito bancario original ocomprobante de transferencia a la Oficina de Atención al Ciudadano. Continua elprocedimiento en el paso nro. 6.5.



6.4. Registro de Productos Envasados (CPE).

6.4.1. Aparece la página de inicio del Modulo.

6.4.1.1. Transcribir:• Identificación• Contraseña

6.4.2. Se genera la siguiente ventana.

6.4.3. Situarse en la opción Solicitudes y presionar en el icono de (+).6.4.4. Selecciona la opción “solicitudes inscripciones CPE”, se genera la ventanaNotificaciones (Tickets) - 50.6.4.5. Se selecciona la solicitud correspondiente, Situarse en la columna Pago y presionaren el mismo.



6.4.6. Sistema genera la siguiente ventana.



6.4.6.1. Sección de SENCAMER• Banco: situándose en el icono que se encuentra en la esquina del lado

derecho, se presiona en el mismo y se despliega la ventana donde aparecenlos nombre de diferentes banco, seleccionar el de su preferencia einmediatamente se genera el número de la cuenta.

• Ingresar el Número de deposito (usar la información del troquelado o ráfaga

del cajero entre ellos la referencia o el serial, ver anexos).

• Deposito en: situándose en el icono que se encuentra en la esquina del lado

derecho, se presiona en el mismo y se despliega la ventana donde aparecen

los tipos de deposito, seleccionar si es en efectivo o transferencia y hacer clic

en el mismo.




6.4.6.2. Sección de FODENORMA

• Ingresar el numero de deposito realizado.

• Deposito en: situándose en el icono que se encuentra en la esquina del lado

derecho, se presiona en el mismo y se despliega la ventana donde aparecen

los tipos de deposito, seleccionar si es en efectivo o transferencia y hacer clic

en el mismo.




• Presionar en el icono de “Grabar”.



6.4.7. Se genera la ventana de mensaje y se presiona en el “Regresar a misnotificaciones”.

6.4.8. Situarse en la opción Solicitudes y presionar en el icono de (+).6.4.9. Selecciona la opción “solicitudes inscripciones CPE”, se genera la ventanaNotificaciones (Tickets) - 50.6.4.10. Ubica la solicitud correspondiente para anotar el número de ticket de la solicitud.6.4.11. Se sitúa en la opción “Salir” para cerrar el sistema.6.4.12. Se dirige con la planilla de Solicitud (opcional) el depósito bancario original ocomprobante de transferencia a la Oficina de Atención al Ciudadano. Continua elprocedimiento en el paso nro. 6.5.

6.5. Oficina de Atención al Ciudadano.6.5.1. El Usuario entrega la documentación respectiva al Analista de Atención al Ciudadano.6.5.2. Se activa el procedimiento de ATENCIÓN AL CIUDADANO.



7. SIMBOLOGIA A UTILIZAR.

Con el fin de facilitar la representación visual de los procedimientos, se realizan los

flujogramas, los cuales se basan en la utilización de diversos símbolos para representar las

actividades. La simbología utilizada para la elaboración de los flujogramas del presente

Manual es la siguiente:

SIMBOLO DESCRIPCION

Inicio o Fin.

Actividad.

Decisión.

Documento.

Conector.

Archivo permanente.

Archivo temporal.



8. FLUJOGRAMA DE LOS PAGOS DE LOS SERVICIOS:

N. FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

1 Usuario

Ingresa al Sistema Integral de SENCAMER (SIS) y/o al Sistema en Línea.

Selecciona el tipo de servicio a utilizar.

• Registro de Empresa Manufactureras (REM).

• Registro de Consultores (Personas Natural y Jurídico)).

• Registro de Productos Nacionales e Importados (044).

• Registro de Textil y Calzado (Etiquetado).

• Registro de Productos Envasados (CPE).

Ingresa el número de pago del depósito bancario y/o transferencia bancaria.

Se dirige a la Oficina de Atención al Ciudadano y realiza la entrega de los documentos correspondientes.

2Atención alCiudadano

Ver el procedimiento Atención alCiudadano.


Atención al Ciudadano

FIN

Ingresa número de pago del servicio


INICIO

Usuario ingresa al SIS o al Sistema

en línea

Selecciona Servicio

¿REM o Consultores?

¿044 o Etiquetado?

CPE

Entrega documentos


SI

NO

NO

SI


9. ANEXOS


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