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SIGET SUPERINTENDENCIA GENERAL DE

ELECTRICIDAD Y TELECOMUNICACIONES

GOBIERNO DE EL SALVADOR.

SUPERINTENDENCIA GENERAL DE ELECTRICIDAD Y TELECOMUNICACIONES

MANUAL DE NORMAL1ZACION DE DOCUMENTOS

Edición N°2

Unidad de Gestión Documental y Archivos Gerencia de Operaciones

San Salvador,15 de abrir, de 2020



GOBIERNO DE EL SALVADOR.

INDICE

Índice

1. Introducción 1

2. Objetivos. 1

2.1 General. 1

2.2 Específicos. 1

3. Alcances 1

4. Aspectos Generales. 2

4.1 Tipo de letra Interlineado y énfasis. 2

4.2 Los apartados de un Texto 2-3

4.3 Presentación de Párrafos. 3-4

4.4 Criterios de Paginación 4

5 Contenidos Básico de los Documentos Administrativos 5

5.1 Encabezado. 5

5.2 Destinatario 5

5.3 Cuerpo. 5

5.4 Formalización ... 6

6 Comunicaciones Oficiales y Administrativas 6

6.1 Notas y Oficios 6-7

6.2 Elaboración de notas al Interior de SIGET. 7

6.3 Boletín Informativo 8-9

6.4 Memorandos. 9

7 Abreviaturas Siglas y Acrónicos. 10-12

8 Aprobación de Documentos 12


ELECTRICIDAD Y TELECONIUNICACION•S

GOBIERNO DE EL SALVADOR

Introducción.

La Superintendencia General de Electricidad y Telecomunicaciones, SIGET, está comprometida con los nuevos cambios planteados bajo los lineamiento del Instituto de Acceso a la Información Pública, es por ello que se pretende llevar a cabo la modernización en cuanto a la administración de los documentos de la institución, jugando un papel fundamental para ello, la Unidad de Gestión Documental y Archivos, presenta el "Manual de Normalización de Documentos Institucional", en él se encontraran los lineamientos que deben seguir las Gerencias y Unidades productoras, con la intención que los documentos tengan un orden en el almacenado, también en su elaboración, sea este, tipo y tamaño de letra, encabezado, márgenes entre otros.

Hoy en día, requiere gran importancia el hecho de tener una documentación clara y precisa, pues la trasparencia adquiere un gran valor para la población, así como normalizar la totalidad de los documentos generados por las unidades de la Superintendencia General de Electricidad y Telecomunicaciones.

Es por ello que el Manual de Normalización de Documentos Institucional, pretende ser un instrumento para mejorar la presentación y el lenguaje de la producción documental de SIGET. Se trata de un manual práctico, concebido para facilitar el trabajo cotidiano del personal que labora en la institución y en el que se ofrecen tanto las indicaciones generales como los formatos concretos que han de seguirse de ahora en adelante para la elaboración de documentos administrativos.

Objetivos

2.1. General

Normalizar los documentos generados por las distintas unidades productoras de la Superintendencia General de Electricidad y Telecomunicaciones, SIGET.

2.2. Específicos

Emplear reglamentos normativos y estándares generales en la configuración y contenido básico de los documentos que se producen en la Superintendencia General de Electricidad y Telecomunicaciones, SIGET. Generar herramientas básicas para las Gerencias/ unidades productoras de la Superintendencia General de Electricidad y Telecomunicaciones, SIGET.

3. Alcances

Los procedimientos de este documento están dirigido a las Gerencias Unidades productoras de la Superintendencia General de Electricidad y Telecomunicaciones, de acuerdo a las políticas de gestión documental y Archivos, tiene la responsabilidad de producir los documentos de acuerdo a sus fundiciones que realiza dentro de esta Institución del Estado, es por ello que, la presente normativa busca estandarizar la producción de documentos.

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4. ASPECTOS GENERALES

En este apartado se establecen los aspectos, tanto formales como de estilo, que hay que tener en cuenta a la hora de redactar un documento. No obstante, la estructura, el formato y los supuestos de utilización de los distintos tipos de documentos administrativos se recogen en el capítulo tercero de este manual de forma más pormenorizada y con el ejemplo correspondiente.

4.1. Tipo de letra, interlineado y énfasis.

Todo documento que sea producido en SIGET, deberán contener membrete que identifica su naturaleza pública, el logo institucional con el Escudo de la República localizado en el encabezado en la parte superior central. Se utilizará, con carácter general, el tipo de letra, Bembo Std, Museo Sans 100, museo 100, tamaño 12, para títulos de documento, tamaño 11, e interlineado sencillo para cuerpo de texto. Para los pies de página, será tamaño 10 e interlineado sencillo y se aplicará también al contenido de tablas insertadas en documentos de texto. Los informes, investigaciones y documentos normativos, el interlineado será de 1.0 Los énfasis se harán en cursiva para referirse a documentos normativos elaborados por SIGET, tales como lineamientos, guías y otros que se refieren a la aplicación de las actividades de la institución. La negrita se empleará en color negro para el título del documento, de los apartados, sus apartados y otras subdivisiones, pero en estos casos, no se utilizará el punto (.) Se podrá emplear otros colores de negrita en documentos normativos, informes e investigaciones según lo estime conveniente la dependencia, pero siempre considerando la formalidad del mismo. Casos especiales de negrita: se utilizará en el cuerpo del texto únicamente para referirse al nombre de la SIGET, cuando se utiliza al inicio de un párrafo en documentos oficiales.

4.2. Los apartados de un texto.

La inclusión de excesivas divisiones puede llegar a dificultar la comprensión; por lo tanto, se utilizarán decimal hasta tres dígitos. Ejemplo: 1.1.3. El uso de números romanos se limitará a informes extensos e investigaciones que requieran utilizar capitulados. Luego de los apartados en decimal, se utilizará sub-apartados en cursiva para textos no mayores de tres párrafos. Los apartados no llevan ninguna puntuación, excepto cuando se hará una cita textual ejemplo. Las ideas que requieran un sub-apartado a manera de lista o punteo, se recurrirá a símbolos como el guion largo (— para señalar observaciones y recomendaciones. En documentos normativos se utilizará números o letras con paréntesis derecho. Ej. 1), 2); a), b). En el siguiente esquema se muestra el modelo a seguir:

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Copiar formato N K abt 10', • 1. • :P. • ›. • EE • Norrnal_, E Sin espa.

Fonapabel. Fuente t Párrafo ra

, Justificar (Ctr1.1)

Permite distribuir el luto de forma homogénea entre lelo márgenes.

El texto justificado hace que los bordes del documento sean Mido: y definidos para

una presentncIón mes Cuidada.

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ELECTRICIDAD V TELECOMUNICACIONES

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TÍTULO DEL DOCUMENTO (negrita, mayúscula, tamaño 14)

1.- TÍTULO DEL APARTADO (numero con punto, negrita, mayúscula)

1.1. Título del sub-apartado (negrita, sin sangría)

1.12 Título del sub-apartado (negrita y sangría) Sub-apartado (sangría, cursiva, sin negrita)

4.3. Presentación de los Párrafos.

a) El texto se ajustará a ambos lados (justificación total)

El espacio en blanco previo al título del documento será de lcm bajo el membrete y bajo éste, de lcm para el inicio del texto. El margen inferior del texto irá a 2.5 cm del borde del papel o, en su caso, de la línea de paginación.

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Mulo 1 NUM 2 TRA


ELECTRICIDAD V TELECOMUNICACIONES


d) Los usos de sangrías se emplearán cuando son documentos que llevan apartados o con varias divisiones y sub divisiones, por ejemplo, para los subtítulos con sus párrafos, punteos, etc. lo cual facilite la lectura evitando la densidad de textos por páginas. Esta disposición no aplica en oficios, notas y demás de comunicación interna o externa.

e) El espacio en blanco antes del título de un apartado o sub-apartado deberá ser mayor que el existente entre dicho título y el párrafo siguiente.

f) Deberá evitarse que la última página de un documento contenga menos de dos líneas de texto; se considerará a estos efectos que la línea de lugar y fecha no forma parte del texto. Para ello se podrá recurrir a una de las siguientes opciones:

disminuir el interlineado del documento; aumentar el interlineado a fin de que parte del texto pase a la página siguiente.

g) Los capítulos o grandes apartados numerados deben ir al inicio de la página.

4.4. Criterios de paginación.

Se deben numerar todas las páginas de los documentos que contengan más de una página. Es conveniente que en el oficio de remisión al que se adjunta un documento se indique el número de páginas, cuando conste de más de una en aquellos de carácter probatorio. El número de página se colocará ubicado en el extremo inferior derecho de la página.

Lugar donde se colocará el

número de pagina

d) Las portadas no son numeradas, como tampoco el índice, sino a partir de la introducción del documento.

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SIGET DUPEDIDITNDENCIA DE

IILICTRICIDAD Y TELECONIUDICACIONID

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5. CONTENIDO BÁSICO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

5.1. Encabezado

En todos los documentos que se retiren actos administrativos, incluidos los trámites oficiales, cuyos destinatarios sean los ciudadanos y funcionarios de otras entidades públicas, privadas o no gubernamentales, debe figurar un encabezado en el que cite al menos los siguientes datos:

El título, que expresará con claridad y precisión el tipo de documento, su contenido esencial y en su caso, el procedimiento en el que se inserta.

Referencia o codificación.

5.2. Destinatario.

La identificación del destinatario del documento comprende el nombre y los apellidos si se trata de una persona física; la denominación social en los casos de personas jurídicas privadas. Este se ubica en el margen superior derecho, dos espacios abajo del lugar y fecha; sin punto al final. Se comienza con el nombre de la persona, abajo su cargo y abajo la institución. El tratamiento de la persona será como aparece en documentos enviados por la misma, o en circunstancias, preguntar a la persona que le asiste cuando se está en comunicación con ella. Cuando es primera vez que se dirige una comunicación, se utilizará Sr. /Sra. En el caso de titulares, el orden será: 1) Sr. / Sra., Lic., Ing., Superintendente, Presidente, Director, etc. a continuación el nombre

de la institución;

5.3. Cuerpo.

En la elaboración de los documentos y comunicaciones administrativos, se deberá disponer el texto en forma clara y concisa. Para ello se usarán párrafos breves; y se evitará la aparición de apartados excesivamente largos o complejos que dificultarían su comprensión. No se incluirán en las comunicaciones administrativas e internas, o en los modelos de documentos fórmulas de salutación o despedida, ni expresiones o giros que no sean esenciales para la exposición del contenido del documento. Las fórmulas de tratamiento, irán en la despedida del escrito o en el apartado que se refiere al destinatario cuando se trata de notas u oficios. El uso de siglas está permitido siempre y cuando sean de conocimiento y aceptación general, procurando explicar el significado en la primera vez que se emplea en el texto utilizando guion o coma. Ejemplo: Superintendencia General de Electricidad y Telecomunicaciones, SIGET.

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LICTRICIDAD V WECONIUNICACIONES

* * *


5.4. Formalización.

Todo documento que recoja actos administrativos, incluidos los trámites oficiales, debe estar formalizado, manifestada mediante firma manuscrita o la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o telemáticos de acuerdo a las normativas legales. En las resoluciones administrativas y comunicaciones oficiales, internas o externas, será obligatorio incluir:

Por lugar se entiende el municipio; la fecha es la del día en que se formaliza el documento. Para el día y el año (sin punto) se usarán los números; para el mes, la letra minúscula. La línea del lugar y fecha llevará justificación a la derecha para las notas u oficios.

Lugar y Fecha

La firma se compone del firmante del documento seguido abajo de su cargo. Estos irán alineados a la derecha en caso de informes, a la izquierda en notas u oficios; y centrada. A la izquierda de la firma se estampará el sello de la gerencia Unidad correspondiente.

Firma: Sello: Cargo:

6. COMUNICACIONES OFICIALES Y ADMINISTRATIVAS

Es el conjunto de notas que son emitidas y recibidas por las unidades administrativas, debe entenderse que la correspondencia materializa relaciones dentro de una o con otras instituciones, por lo cual, aquella documentación relacionada con procedimientos administrativos o sustanciales, deben ser archivadas en una serie distinta o remitirlas a determinada unidad para ser integrada a su respectivo expediente. Por ejemplo, al remitir informes o documentos ya sea de oficio o a solicitud, las notas de remisión deben guardarse junto a los documentos remitidos.

6.1. Notas y Oficios.

Sor documentos de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicaciones oficiales y particulares. Su finalidad puede ser: invitar, solicitar, remitir, informar. Se le llama oficio cuando se desarrolla entre personas que ocupan cargos directivos o titulares entre dos o más

instituciones.

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SUPERINTENDENCIA GENERAL DE ELECTRICII \.] Y TELECOMUNICACIONES

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Duo ne meis mediocrem si viviendo detracto votuptaria ut. El sea vide inani guando. met at

minimum verterem. Brute placerat prodesset id duo. unum ubique diceret et eam. Ei electram




Las notas internas por su parte, el asunto suele ser una solicitud de una persona a otra con el propósito de obtener sus buenos oficios para resolver una situación, sea personal, administrativa o relacionada con determinado trámite. Su contenido se expone de manera ordenada y coherente, estableciendo primero el contexto o las causas que justifican su redacción, para dar lugar a la petición o motivo esencial de la nota. Las normas de producción son las siguientes:

Notas oficiales emitida por las altas direcciones de SIGET, llevara un membrete y diseño utilizado en las notas. Bajo los datos del lugar y fecha, se escribirá en un punto menor de tamaño de fuente la información de control que consiste en la referencia y asunto. Ejemplo:

Para su impresión se empleará papel especial por su bajo grado de acidez como también para una mejor imagen institucional. La impresión deberá ser de tipo láser para mayor calidad y duración en el tiempo. Para estas comunicaciones se sugiere ocupar letra Bembo Std, tamaño 11, Museo Sans 100 tamaño 11, con márgenes superior e izquierdo de 2.5 cm y márgenes inferior y derecho de 2.5 cm. La firma del remitente será preferentemente de color azul e irá al centro del documento.

Las notas u oficios dirigidos por otras dependencias administrativas y oficinas jurídicas de SIGET, hacia el exterior se emitirán con las características siguientes:

Las unidades internas autorizadas para emitir correspondencia externa son: aquellas que por sus funciones brinde algún servicio a la ciudanía o estén autorizadas por la SIGET. Serán elaboradas e impresos en papel bond. La firma se alineará hacia la izquierda del documento. El resto de características serán iguales a las anteriormente establecidas.

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6.2. Elaboración de notas al interior de SIGET.

Las notas internas serán elaboradas y resguardadas por las personas que cumplen funciones de asistencia a las jefaturas. Las notas internas se realizarán bajo un formato establecido, el cual consta de un membrete superior con el logo institucional y el escudo de la república al centro y con la identificación de la dependencia productora remitente. Bajo los datos del lugar y fecha, se escribirá en un punto menor de tamaño de fuente la información de control que consiste en el código y asunto. El asunto debe ser breve y no exceder las 10 palabras. Para estas comunicaciones se empleará letra Museo Sans 100 tamaño 11 con márgenes

superior izquierdo de 2.5 cm y márgenes inferior y derecho de 2 cm. La firma será en color negro o azul con su respectivo sello y se ubicará en el margen

izquierdo del documento.

6.3. Boletín Informativo

Es una orden o conjunto de instrucciones de carácter interno que reglamentan o establecen procedimientos definidos sobre un asunto en particular de interés institucional.

La unidad asignada envía físicamente o por correo electrónico, el boletín informativo, a las demás áreas o departamento a, es decir, interno.

Por lo general, las medidas o instrucciones tienen son temporales o indefinida y suele tratar normas complementarias o aclaratorias de los instrumentos administrativos o normativa existente.

Indicaciones generales para su producción:

Llevarán membrete superior, con el logo Institucional y escudo de la República al centro. El documento llevará encabezado y centrado: TEMA DEL BOLETIN y correlativo del año en curso, en letra Museo Sans 300 tamaño 12, en negrita y todo en mayúscula. Dependiendo el tipo de boletín Informativo llevara al lado derecho de la página imágenes respaldando el documento.

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Miembros del COSSO y brigadistas reciben capacitación sobre prevención y control de incendios

ale 62 de rnar20 de 2020, lkss integrantes del ComIle Stxpindad y Salud °ovaciona' iCasTO) de SIGUI'. asá como los mtentios de las (ligadas de Incendio, PtIITILYOS Amibos y

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d) En el cuerpo del documento se empleará letra Museo Sans 100 tamaño 11 con márgenes superior e izquierdo de 3cm y márgenes inferior y derecho de 2.5 cm.

6.4. Memorandos

Documento que expresa de manera breve y precisa asuntos de carácter administrativo al interior de SIGET, se dirige a nivel general o hacia un grupo específico, proveniente de una autoridad hacia sus colaboradores o de una autoridad hacia otras. Las normas de producción son las siguientes:

Se utilizará formato definido el cual deberá contar en el encabezado lado superior Izquierdo con el escudo de la república El Salvador y al lado deberá colocar en nombre de la institución en la parte inferior de la página el nombre de la dependencia administrativa a la cual pertenece el memorándum. Su extensión no pasa de los dos párrafos, por lo que debe ser breve y preciso. Se utiliza también para, remitir documentos solicitados o de oficio que, por su importancia en el trámite, necesitan dejarse constancia de su entrega y recepción. En éste caso, las partes involucradas pueden ser dos o más personas y el memorándum se vuelve parte del documento adjunto, por lo que no puede ser retirado o destruido.

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7. ABREVIATURAS, SIGLAS Y ACRÓNIMOS

Admón. administración

a.m. ante meridiem (antes del mediodía)

Apdo. apartado

Art. Artículo

Aut. Autor

bl. y n. blanco y negro

cap. Capitulo

c/z, cta. cte. cuenta corriente

Cía., C. compañía

C código postal

D., D. don, doña

dcha. derecha

Depto., dpto. Departamento

Dir. Dirección

Dir. Dir. director, directora

doc. Documento

Dr. Dra. Doctor, doctora.

dupdo. Duplicado

etc. etcétera

Excmo., Excma. Excelentísimo, Excelentísima

Expte. Expediente

Fdo. Firmado

fol. Folio

10 1 12

SIGET 1110.1111UNTIINDINCIA SINUAL PU

ELECTIIICIDAD Y TELICOMMICACIONUI

* *

•

* * GOBIERNO DE EL SALVADOR

fra. Factura

Gral. General

h. Hoja

ibíd., ib. ibídem, en el mismo lugar

id. ídem

izq., izqda. izquierda

Lic., Licdo., Ldo.Licda. Licenciado, Licenciada.

núm., n.2 número

p., pág. página

P.A. por autorización

P.D. por delegación

Pdte., Pdta. Presidente, presidenta

p.ej. por ejemplo

p.m. post meridiem (después del médiodía)

Prof., Prof.@ profesor, profesora

Rte. Remitente

Rvdo. Reverendo

S.A. sociedad anónima

sec. Sección

secret. @ secretaría

serv. Servicio

sig. Siguiente

tel., tfno. Teléfono

11 1 12

* *

G0131 ERNO 1)E EL SALVADOR

SIGET SUPIIIIINTINDINCIA OINIIIRALON

IILICTRICIOAD Y TILICOMUNICACIONES

II 141 • • Telecomunicaciones y Archivo

SIGET

Sello: Sello: Sello:

ing Carlos Eduardo Rodas Lic. Luis Javier Suarez •

ing. Manuel Ernesto Aguilar . .

Ud. Usted

Uds. ustedes

VaBo. visto bueno

8. APROBACION DE DOCUMENTO.

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Documents