MANUAL DE ZEUS

COMPRAS

1 Manual de Usuario

CONTENIDO

INTRODUCCION .................................................................................................................................. 2

CALENDARIO ....................................................................................................................................... 2

CREAR O EDITAR CALENDARIO .................................................................................................... 3

PEDIDOS DE COMPRA ....................................................................................................................... 4

REPORTE PEDIDO ........................................................................................................................... 5

CREAR O EDITAR PEDIDO DE COMPRA ....................................................................................... 7

ENTRADAS .......................................................................................................................................... 9

RECEPCION .................................................................................................................................... 10

PEDIDO DE COMPRA..................................................................................................................... 10

IMPRIMIR ........................................................................................................................................ 11

IMPORTAR XML .............................................................................................................................. 11

FACTURAR ..................................................................................................................................... 11

FACTURAS PROVEEDOR ................................................................................................................. 14

EDICION FACTURAS ...................................................................................................................... 15

BACKORDERS ................................................................................................................................... 16

COSTOS ............................................................................................................................................. 17

2 Manual de Usuario

INTRODUCCION

La sección “Compras” forma parte de la ventana Área de trabajo, en este se definirán las actividades que se

realiza en el departamento de compras como: Calendario, Pedido de compras, Facturas Proveedor, Backorders,

Costos .

CALENDARIO

Dentro de la pantalla principal, como la Figura 1, se muestra la información general del calendario para la

realización de los pedidos a los proveedores.

Estas fechas de pedido esta ya establecidas con el proveedor desde el inicio del año.

Figura 1: Calendario

3 Manual de Usuario

CREAR O EDITAR CALENDARIO

Dentro de esta ventana se darán de alta los días establecidos para dichos pedidos, los datos requeridos para

la creación o edición del calendario es: fecha y proveedor, tal como se muestra en la Figura 2,

Figura 2: Nuevo o Editar

Figura 3: Proveedores

Visualizador de Comentarios

En esta opción se podrá se

puede ver datos del proveedor

(Fig. 3)

Para información de esta

ventana ir a Ver Manual

“General”

4 Manual de Usuario

PEDIDOS DE COMPRA

La Figura 4 es la ventana en la cual se muestra la información de los pedidos realizados en un rango de fechas

determinadas mediante los campos Desde y Hasta. La opción Estado Pedido determina el proceso del mismo.

Existen 3 estados:

1. En proceso: Este es en el cual se acaba de realizar y todavía no se ha enviado al proveedor

2. Enviado: Como su nombre lo indica es cuando se ha enviado al proveedor y todavía no llega a la

sucursal, en este estado almacén ya visualiza los productos, en su pantalla “Recepción de Mercancía.”

3. Finalizado: Esto es cuando ya la mercancía este en almacén.

Figura 4: Pedido de Compra

En esta pantalla Figura 4, cuando un pedido se encuentra en el estado de Enviado se puede

Finalizar desde aquí.

Visualizador de Información

Menú Principal Este botón permite

visualizar la información

seleccionada

Reporte Pedido,

Balance de Inventario

5 Manual de Usuario

REPORTE PEDIDO

Este reporte nos permite sacar una propuesta del pedido de compra para el proveedor y el fabricante-marca

tomando en cuenta los parámetros seleccionados (No mostrar y Calcular), tal como lo muestra la Figura 5.

Luego de Seleccionar dichos parámetros se presiona el botón de Generar, creando un archivo en Excel con

los datos calculado.

Figura 5: Reporte Pedido

Dentro del Excel nos muestra el Pedido Sugerido identificado con el color azul. Tal como está en la figura 6.

Figura 6: Pedido Sugerido

6 Manual de Usuario

BALANCE DE INVENTARIO

Este reporte está diseñado para traspasar mercancía entre las sucursales de acuerdo al alcance y prioridades

que se definan en la ventana como se muestra en la figura 7.

Existen dos formas de este reporte uno es Pedido el cual consiste en que tu como sucursal vas a pedir a las

otras el envió de mercancía de sus excedentes y el Traspaso que es de tus excedentes enviar a otras

sucursales y podrán seleccionar las marcas que desean solicitar o enviar y darle prioridad a las sucursales

donde 1 es el mayor y 5 es el menor. Teniendo en cuenta el alcance definido tanto de la sucursal solicita y la

sucursal a la que se solicita.

Figura 7: Balance de Inventario

Al presionar el botón Generar, te genera un Excel con la información correspondiente tal como lo muestra la

figura 8.

Figura 8: Excel Balance

7 Manual de Usuario

CREAR O EDITAR PEDIDO DE COMPRA

Este esta sección se realizara los pedidos de compra para la cual se toman deferentes parámetros como son

el promedio de ventas, de existencias, el periodo de venta, ventas negadas, etc.

Para poder realizar dicho pedido se tiene q seleccionar al proveedor y luego pulsar en la opción de Guardar y

poder continuar el proceso como muestra la Figura 9.

Figura 9: Pedido de Compra

Datos a llenar:

N° de Orden Beta: Es un identificador interno, se genera de manera automática.

Fecha: Está se fija con el día que se hace el pedido.

Llegada Estimada: Se coloca una fecha estimada de llegada al almacén.

Proveedor: Es a quien va dirigido nuestro pedido.

N° Orden Proveedor: Este dato será llenado hasta que el proveedor les entregue la factura, es un campo

informativo.

Estado: Existen 3 estados

Proceso: Que apenas se está preparando, no se ha enviado al proveedor y ni almacén podrá

ver los productos.

Enviado: Que al proveedor ya se le envió y el producto ya está en entradas para realizar la

recepción.

Finalizado: El producto ya se encuentra en almacén, si coloca este después de realizar

el pedido este no se mostrará en Entradas para su recepción.

Comentarios: Datos que podrían considerar como notas.

Descuentos: Son los descuentos de cada producto y contemplando los parámetros establecidos con el

proveedor de acuerdo a la línea.

Eliminar Producto: Esta opción es para que se elimine algún producto de la lista.

Barra de Ventana

8 Manual de Usuario

Importar Productos Excel: Ingresa el pedido desde un archivo de Excel que contiene dos columnas.

(Producto y Cantidad), no importa la cantidad de datos que ingreses.

Carga Automática: Este botón no está funcional por el momento, pero a la larga se propone que este de una

opción de pedido tomando en cuenta algunas características.

Exportar Pedido: Extrae los pedidos a una hoja de Excel.

Existen 3 formas añadir productos:

1. Añadir Productos: Este botón sirve para añadir los productos de manera manual (uno por uno), al

darle clic se muestra una pantalla como la Figura 10. En el cual puedes buscar el producto llenando los

filtros o en buscar aparecerán todos los productos dentro de la empresa. Al seleccionar un producto y

dar agregar se mostraran en el pedido.

Figura 10: Filtro Productos

2. Filtro Rápido: Este Filtro es para los que ya se saben la clave tal cual como esta en el sistema.

Escriben la clave y la cantidad a solicitar con el botón de + lo colocan en la parte inferior y con –

limpian los valores escritos anteriormente.

Figura 11: Filtro Rápido

3. Importar Productos [Excel]: Este es una manera fácil de realizar el pedido, como se muestra en la

figura 12, el archivo de Excel solo contiene dos columnas [clave, cantidad].

Figura 12: Excel

Debe de estar guardado de la siguiente manera:

Nombre:” Se puede nombrar como se desee”

Tipo: Libro de Excel(.xlsx)

9 Manual de Usuario

Al seleccionar el archivo y dar Aceptar, manda un reporte de los archivos leídos del Excel, como la

Figura 13.

Figura 13: Reporte Excel

Al pulsar Ok, si por algún motivo alguna de las claves colocadas no es encontrada dentro de la base

de datos, te manda un mensaje informando la(s) clave(s) erróneas tal como se muestra en la Figura

14.

Figura 14: Mensaje

ENTRADAS

En dicha ventana se muestra los datos de todos los pedidos que se encentran en el estado de Enviado con

las cantidades solicitadas (parte superior de la Figura 15), sin embargo en esta ventana se puede editar las

cantidades dichas con anterioridad. Se describirá de manera detallada el funcionamiento de cada botón

mostrada la pantalla.

Figura 15: Entradas

10 Manual de Usuario

RECEPCION

Este botón nos permite modificar la cantidad recibida que almacén registró. La figura 16 es la misma pantalla

mostrad en Recepción de Mercancía.

Figura 16: Recepción

PEDIDO DE COMPRA

En siguiente ventana Figura 17 se muestra el pedido en el cual se encuentra registrado el producto

seleccionado puede ser de la parte superior o de la parte inferior. Esta ventana es de carácter informativo.

Figura 17: Pedido de Compra

11 Manual de Usuario

IMPRIMIR

Este botón es para que se tenga un reporte, ya que este genera los datos encontrados en la parte superior de

la pantalla a un archivo de Excel como se muestra en la Figura 18

Figura 18: Imprimir

IMPORTAR XML

Se utiliza para la verificación de la entrada, por medio del XML enviado por el proveedor, el cual debemos de

considerar una cosa importante “El XML debe de estar ligado al N° de Orden”, este al ser leído por el sistema

te manda en la parte inferior de la ventana con la cantidad y el precio dado por el proveedor. Sin embargo hay

que recordar que este XML debe de contener la Clave de producto para haga la relación, si este no se

encuentra, no podrá realizarse la extracción.

FACTURAR

Para poder utilizar el botón Facturar primero tienes que pasar los productos de la parte superior a la parte

inferior esto se realiza de la siguiente manera:

1. Selecciona un producto de la parte superior de la pantalla como muestra la Figura 19

Figura 19: Selección producto

12 Manual de Usuario

2. Con las flechas subir o bajar datos como muestra la Figura 20, nos permite mover los datos en el lugar

que se desea, para seguir con el proceso de facturar, los datos se desplazan hacia abajo.

Figura 20: Flecha de desplazamiento

O puedes bajarlas mediante el filtro rápido, en el cual escribes el número del pedido, la clave y

automáticamente toma la cantidad solicitada y el precio que tenga en el momento de su pedido, si estos no son

correctos los puedes editar y luego presionar el botón de +, para desplazarlo en la parte inferior.

Figura 21: Filtro Rápido

3. Al desplazar el producto en la parte de abajo Figura 22, se repite el proceso con cada producto

mencionada en dicha factura a generar. Permitirá bajar un producto que no se encuentre dentro del número de orden, mostrando un mensaje advirtiendo.

Figura 22: Generar Factura

Bajar

datos

Subir

datos

13 Manual de Usuario

4. Luego de tener todos los productos en la parte inferior, presiona el botón Facturar y saldrá una

pantalla como la figura 23, el cual al ser comparado con la factura del proveedor debe de ser iguales,

con los descuentos y el precio total.

Figura 23: Factura

5. Al verificar que la factura generada es de manera correcta, presionamos el botón de Guardar. Dentro

de esta sección existen 3 estados que permiten identificar el estado de la Factura:

a. Virtual

b. Factura Generada

c. Programar Pago

Nota: Recordemos que hasta que se genere la factura de los productos llegados, estos no se encuentran

incluidos en el Stock y los Costos no han sido modificados, por eso es importante guardar, sin embargo en

una factura virtual no se actualizan los costos ni el inventario.

14 Manual de Usuario

FACTURAS PROVEEDOR

En su ventana principal podemos encontrar información general de cada factura realizada a los proveedores,

tal como lo muestra la Figura 24.

Figura 24: Factura Proveedor

Para la búsquedas de las facturas tienes que seleccionar el rango de fechas, si no seleccionas un proveedor

salen todos los proveedores, pero lo puedes hacer únicamente para uno y presionas el botón Ver.

Otra forma de búsqueda es mediante el número del pedido, escribiéndolo donde dice N° de Orden y en Buscar.

La última forma de Búsqueda es mediante el N° de Factura de Proveedor, este lo escribes en N° Folio y Buscar.

15 Manual de Usuario

EDICION FACTURAS

En el proceso de Edición se encuentran los datos de las facturas están generadas directamente desde

Entradas (Ver manual Compras) como se muestra en la Figura 25.

Figura 25: Proveedores

Dentro de esta factura están 3 fechas importantes q son utilizadas para otras secciones las cuales son las

siguientes:

Fecha de Entrada: Esta es la fecha en la que se está generando la Factura dentro del sistema.

Fecha de Recepción: La fecha del Sello en el que almacén recibió la mercancía.

Fecha de Emisión Factura: Es la Fecha en la que el proveedor emitió la Factura.

Los datos modificables dentro de esta ventana son la cantidad de llegada, los precios unitarios y los

descuentos generales de la factura, al momento de presionar el botón Guardar se actualizan los costos de

acuerdo a los datos modificados.

En esta pantalla si es una factura virtual podemos dar entrada cambiando el estado de Virtual a Factura

Generada, y automáticamente se actualiza el inventario y costos de dichos productos, en este estado también

puedes eliminar un producto q no haya llegado dentro de la factura.

Es importante mencionar q al crear un Factura en la opción de estado se coloca de forma automática “Factura

Generada”, sin embargo esto se tiene que cambiar a Programar pago para que Tesorería puedo ponerlo en

su programación.

Al cambiar el estado de una Factura a Pagado, esta queda en modo de lectura, no se puede realizar ningún

cambio.

16 Manual de Usuario

BACKORDERS

Backorders se considera cuando un proveedor no completa el pedido solicitado y el pedido ya se encuentra

en el estado de Finalizado. Sin embargo esto se verifica hasta la llegada de la mercancía a la sucursal y se

realice el conteo de la misma.

En esta pantalla (Figura 26) se realizaran los backorders necesarios:

Desde y Hasta son las fechas que desea saber los productos faltantes.

Estado: Existen dos estados

Pendientes: No sé a colocado dentro de otro estado.

No aplica: dicho producto no se puede pedir como un backorder sino hasta el próximo

pedido.

En el recuadro superior se encuentra la información de la búsqueda solicitada.

En la parte inferior se ven los productos seleccionados con doble clic de la parte superior, para que

formen a ser parte de un backorder, sin embargo estos se muestran hasta presionar en

Mostrar/Refrescar.

Los botones:

Aplica Back Order: Al seleccionar un producto de la parte inferior y presionar este botón

se mandan al estado de backorders.

No aplica: Este es cuando los productos seleccionados entran dentro de la sección de

los proveedores que no manejan backorders.

Figura 26: BackOrders

17 Manual de Usuario

COSTOS

En la sección de Costos se podrán definir los nuevos precios y verificar los costos de los productos dados

entradas en dichas fechas seleccionadas, en esta también se podrá sincronizar los precios en los diferentes

niveles con respecto al precio modificado para su venta.

Figura 27: Costos

En esta pantalla se puede apreciar 3 botones:

1. Ver: Al presionar este botón se mostrarán la búsqueda realizada de acuerdo al rango de fecha

establecidas. Tal como se ve en la Figura 28; en la parte inferior se encuentran los precios de

ventas vigentes en los diferentes niveles, para que se pueda realizar el comparativo.

Figura 28: Opción Ver

1 2

3 4 5

6 7 8

18 Manual de Usuario

2. Diferencia: En esta opción colocas el rango de diferencia que deseas buscar, esto va de

acuerdo al costo anterior y al nuevo costo.

Figura 29: Diferencia

3. Clave: En esta opción puedes buscar únicamente por la clave del producto.

4. N° de Pedido: Como su nombre lo indica es con el número de la factura interno.

5. Aplicar Precios: En este botón se autoriza el cambio del precio de venta (A1), pero para realizar

esto la última columna debe de estar seleccionada como se indica en la Figura 30.

Si es necesario cambiar el precio de todos los productos mostrados existe la opción de

“Seleccionar todo”.

Figura 30: Aplicar Precios

Después de seleccionar dichos productos ahora sale una pantallita como la figura 31, en la que indicas la

fecha en la cual se empezara a aplicar el precio asignado. Por default da el día siguiente, pero se puede

retroceder dos días.

Figura 31: Actualizar

19 Manual de Usuario

6. Aplicar Disponible: Este botón coloca la palomita de “Disponible en sucursal” que se encuentra

en la ficha de productos tal como lo muestra la Figura 32, basándose en los productos que

tengan el precio A1.

Figura 32: Disponible

7. Sincronizar Niveles: Con esta opción se permite sincronizar el nivel de precio seleccionado,

tomando en cuenta las formulas planteadas en la descripción, tal como lo muestra la Figura 33.

Figura 33: Sincronización de Precios