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Manual de Gestión para Fiscalías Electrónicas de Flagrancias 1click

Manual de Gestión para Fiscalías Electrónicas de Flagrancias 2

Contenido

Portada �� 1

Presentación �� 3

Recepción electrónica de denuncias �� 5

Validación de cuentas de correo electrónico �� 7

Recepción oral de entrevista de testigo �� 8

Gestión electrónica de acusaciones ��11

Gestión electrónica de medidas cautelares y salidas alternas al juicio ��12

Gestión electrónica de pericias oficiales ��13

Almacenamiento de información electrónica ��19

Gestión electrónica entre fiscales (as) y defensores (as) ��21

Anexos ��23


Presentación

Licda. Alexa Natalia Gómez HerreraDirectora de PRONAFE

“Para hacer grandes cosas se necesita comenzar con cosas pequeñas Robert Babben Powell

Desde hace varios años, nuestro Poder Judicial, bajo liderazgo de un hombre visionario y optimista, como lo fue el Dr. Luis Paulino Mora Mora 1 dio inicio con la implementación de diversos cambios, necesarios para replantear el papel de la institución, en una sociedad que día a día, exige una reinvención en su organización y los servicios que ofrece en su quehacer diario de administrar justicia.

La globalización se ha encargado de formar ciudadanos más preparados y exigentes; las oportunidades de educación son cada vez mayores, lo cual implica una doble exigencia para todas las dependencias del Poder Judicial. Lo anterior implica, prestar el servicio al usuario y que además sea de calidad, eficiente y eficaz, sumado a la obligación de que se encuentre adap-tado a las nuevas tecnologías que el mundo ofrece, las cuales facilitan a todas luces, la vida de las personas. Asimismo, estas múltiples facilidades, disponibles a través de la implementación de nuevas tecnologías, le permiten al ser humano, aprovechar aún más ese valioso tesoro, que llamamos tiempo.

El Ministerio Público no ha estado exento de esta realidad, y día a día, se acercaba el momento del cambio. El primer paso se logró en enero del 2012, momento en que la Fiscalía del II Circuito Judicial de San José, bajo el liderazgo del Lic. Luis Antonio Chang Pizarro, inició con la implementación de un nuevo modelo electrónico de gestión de casos penales, con el fin de solventar los inconvenientes que se habían presentado a raíz de la desarticulación que existía con el Juzgado Penal de ese mismo circuito judicial, el que desde tiempo atrás venía funcionando como despacho electrónico.


Esta iniciativa fue titulada como Fiscalía Electrónica, y contó con el aval de la Fiscalía General de la República. Una vez verifi-cados los resultados positivos de este emprendimiento, el señor Fiscal General de la República, Lic. Jorge Chavarría Guzmán y el entonces Presidente del Poder Judicial, Dr. Luis Paulino Mora Mora (q.d.D.g.), tomaron la decisión conjunta de aunar es-fuerzos en la réplica progresiva de este modelo, en las fiscalías de Pérez Zeledón, Limón, Cartago y San Carlos. De este mismo acuerdo nace el “Proyecto Nacional de Fiscalías Electrónicas” (PRONAFE).

Desde hace muchos años antes de la creación de PRONAFE, he tenido la bendición y valiosa oportunidad de trabajar al lado de don Luis Chang, de quien hasta la fecha, todos los días he aprendido algo, por su vasta experiencia y trayectoria en nuestra institución. Una apreciable práctica que don Luis Chang ha implementado en todas las fiscalías que ha tenido bajo su cargo, es la elaboración de memorandos, mediante los cuales ha establecido por escrito, todas sus directrices. En igual sen-tido, al iniciar en Goicoechea, con este nuevo modelo de gestión electrónica, empezamos a elaborar y comunicar diferentes “Protocolos de gestión electrónica”, en los cuales se incorporan una combinación de directrices de la Fiscalía General de la República, normas de control interno, pasos a seguir en el Sistema de gestión y Escritorio Virtual, entre otros. Todo este ma-terial, se convirtió en una guía esencial para todos lo integrantes de la fiscalía, ya que fuimos creando un protocolo para cada proceso. Con el nacimiento de PRONAFE, dimos continuidad a la elaboración de más protocolos, con los cuales creamos el pri-mer “Manual de Gestión para Fiscalías Electrónicas”. Tomando como base la experiencia obtenida en la elaboración del ma-nual aludido, decidimos crear un Manual de Gestión para las fiscalías electrónicas de flagrancias, mediante el cual ajustamos todos los pasos a seguir en cada protocolo al procedimiento expedito de delitos en flagrancia.

Como toda obra humana, este manual es perfectible y estoy segura que constituye la primera de muchas versiones, que poco a poco podremos ir mejorando. Todo lo anterior, con el fin de brindar una herramienta de consulta, para todos los compañeros actuales, y una guía útil que permita facilitar el trabajo a los futuros nuevos integrantes de nuestras queridas fiscalías electrónicas de flagrancias.

1-Ex presidente de la Corte Suprema de Justicia (q.d.D.g.)


Recepción electrónica de denuncias


1. Recepción de denuncia. La o el Fiscal (a) auxiliar recibirá a la o el oficial de policía, la víctima, testigos, bienes decomisados, actas y personas detenidas. Posteriormente, verificará que a la persona detenida se le haya informado de sus derechos.

2. Valoración inicial. Una vez realizado lo anterior, la o el fiscal (a) auxiliar realizará una valoración inicial y determinará si existe mérito para iniciar la investigación por el trámite expedito de flagrancias. Para lo anterior, contará con la versión inicial que le brindará la autoridad de policía que intervino en un primer momento, así como toda la prueba que se acompañe. En el caso de que considere que el asunto corresponde a una flagrancia, en el mismo acto autorizará el ingreso del mismo y solicitará a la persona encargada de administrar el sistema la creación del expediente en el Sistema de Gestión de Despachos Judiciales, sin perjuicio de que el/la misma (o) fiscal (a) auxiliar proceda a crear el expediente.

3. Ingreso del caso. La o el fiscal (a) auxiliar o la persona encargada de administrar el sistema procederá a la creación del expediente electrónico en el Sistema de Gestión de Despachos Judiciales asignándole número único; cumplido lo cual, en el caso de la persona encargada de administrar el sistema informará a la o el fiscal (a) auxiliar que por turno corresponde recibir la denuncia, según la organización interna de la Fiscalía.

4. Grabaciones. Una vez concluido lo anterior, la o el técnico (a) judicial realizará en el Escritorio Virtual un cambio de ubicación del expediente electrónico, a la o el Fiscal Auxiliar, con la tarea “Expediente nuevo”, para que proceda a la recepción de la denuncia, entrevista a la autoridad policial, lo cual fijará en audio; asimismo procederá a describir los objetos decomisados (evidencia) en el mismo archivo de audio; y se escaneará la prueba documental, como actas de decomiso, todo lo cual será incorporado en el expediente electrónico�

5. La o el fiscal (a) auxiliar, consultará a la persona detenida si cuenta con abogada (o) particular, de lo contrario, ordenará a la o el técnico (a) judicial que realice las gestiones correspondientes consignadas en el protocolo de gestiones electrónicas entre fiscalas (es) y defensores (as) de flagrancia, para la asignación de un (a) defensor (a) público (a). Una vez realizado lo anterior, y habiéndose apersonado el defensor (a) público (a), se procederá a la identificación de la persona detenida, ingresando la mayor cantidad de información posible e intimación de los hechos; todo lo anterior se grabará en audio y se incorporará al expediente electrónico mediante el escritorio virtual (ver anexo 2).

6. Una vez concluido lo anterior, la o el fiscal (a) auxiliar realizará en el Escritorio Virtual un cambio de ubicación a la o el técnico (a) judicial con la tarea “Tramitar” y en el espacio de observaciones le solicitará realizar la gestión electrónica de los juzgamientos de la persona detenida, además de la creación inmediata de la o el defensor como interviniente, para que pueda conocer de toda la prueba

existente�


7. Solicitud de juzgamientos. Una vez recibido el expediente electrónico en su buzón de tareas del Escritorio Virtual, la o el técnico (a) judicial ingresará por medio de la intranet al sistema de administración y control electrónico de juzgamientos (SACE) a fin de solicitar y descargar los juzgamientos de la persona detenida.

8. Una vez descargados los Juzgamientos, ingresará nuevamente al Escritorio Virtual, e incorporará la información obtenida como

documento externo en el expediente electrónico. De igual forma incorporará cualquier otro documento de interés en el expediente.

2. Validación de cuenta de correo electrónico.

2.1. Cuando una persona usuaria, señale un correo electrónico como medio para recibir notificaciones, el personal de apoyo ingresará al escritorio virtual, y en la parte de “mantenimiento de domicilios” le asignará a dicho (a) interviniente el tipo de domicilio por prioridad, en este caso “email”. Posteriormente, digitará la dirección de correo electrónico y seleccionará la opción guardar (ver anexo 3).

2.2. Si la cuenta de correo no ha sido validada ante el Poder Judicial, el sistema mostrará un mensaje con la leyenda “el email asociado no pertenece a los correos autorizados por el Poder Judicial”, caso en el cual, el técnico judicial, inmediatamente, le indicará a la persona usuaria lo sucedido y le ofrecerá el servicio de validación, ingresando a la página oficial del Poder Judicial en ese mismo momento, a través de intranet, allí se seleccionará la pestaña “Sistemas Judiciales” y seguidamente el icono “Validación de correo para notificaciones”, completando los datos requeridos para tales efectos, e informándole a la persona usuaria que recibirá un correo electrónico de confirmación de la gestión realizada.

2.3. Asimismo se insta a las y los funcionarios (as) judiciales, para que al solicitar un medio para atender notificaciones, consulten siempre a la persona usuaria si posee una cuenta de correo electrónico, ya que tratándose de la tramitación de expedientes digitales,

será mucho más ágil y expedito el acceso a la información, y por ende la comunicación en general.


Recepción oral de entrevistas de testigo, con el sistema de grabación de audiencias


1. Cuando comparezca al despacho, una persona para rendir declaración como testigo, será conducida a la oficina de la o el Fiscal (a) Auxiliar responsable de la causa, y donde se encuentra el equipo de grabación para iniciar la diligencia.

2. La o el Fiscal (a) Auxiliar procederá a explicarle a la persona usuaria la dinámica de la entrevista, poniéndole en conocimiento que se grabará lo que narre a continuación, respecto de los hechos que le constan.

3. Así las cosas, la o el fiscal (a) ingresará al expediente electrónico a través del Escritorio Virtual, específicamente al icono denominado “grabar audiencia” el cual está representado por la imagen de unos audífonos.

4. Si es la primera vez que inicia la aplicación, el explorador le mostrará un mensaje preguntándole si desea ejecutar o no la aplicación, por lo que debe seleccionar la opción “ejecutar”.

5. El navegador descargará los archivos necesarios para el correcto funcionamiento de la aplicación, esto sólo sucederá la primera vez que se ejecute la herramienta. Las siguientes veces se abrirá la pantalla de la aplicación inmediatamente.

6. El sistema le mostrará una pantalla con los datos del expediente, a saber el número de expediente (NUE), intervinientes, otras grabaciones que se hubiesen realizado de forma previa en esa causa y el despacho.

7. Para iniciar la grabación se debe dar clic en el botón “grabar audio”, dará inicio con la diligencia, indicando la fecha, hora, lugar donde se está llevando a cabo la entrevista, y número de expediente, así como las calidades de la o el testigo.

8. En el inicio de la entrevista, la o el Fiscal (a) Auxiliar, no juramentará a la o el testigo; sin embargo, deberá exhortarlo para que diga la verdad, al relatar los hechos que le constan y en todo lo que se le preguntaría. Asimismo, la persona entrevistadora instruirá a la o el testigo, acerca de las penas con que la ley castiga la denuncia calumniosa, el falso testimonio y la simulación de delito; y las prevenciones establecidas en los artículos 36 de la Constitución Política, y 205 y 206 del Código Procesal Penal. Cuando procediere la o el testigo iniciará la relación de los hechos que le constan, permitiendo al finalizar ésta, el interrogatorio por parte de la o el Fiscal (a) Auxiliar, a fin de aclarar alguna cuestión propia del fondo del asunto, conforme a lo manifestado.

9. A la o el testigo se le permitirá relatar espontáneamente los hechos que le constan y luego se someterá al interrogatorio de la o el Fiscal (a) Auxiliar.

10. Cuando así se requiera, la o el fiscal (a) auxiliar aprovechará la funcionalidad de incluir notas, mientras la o el testigo realiza su narración de los hechos. Para tales efectos, la o el fiscal (a) dará clic en el espacio “nota” o teclear “enter/intro” en el mismo espacio, para que el sistema tome el tiempo de grabación de ese momento específico y se identifique con un número de nota; ello, para facilitar la búsqueda posterior de algún punto especial de la entrevista.

11. Para la inserción de notas, se recomienda utilizar un lenguaje adecuado, dado que las mismas pueden ser observadas por todas las personas intervinientes en el proceso�


12. Finalmente, la o el Fiscal (a) Auxiliar indicará la hora de finalización de la diligencia, deteniendo en ese momento la grabación. El sistema agregará el archivo de audio directamente al expediente electrónico, al cual se podrá cambiar de nombre, bajo el título “Entrevista de Testigo…” seguido del nombre de la persona que ha declarado en esa condición.

13. Antes de la utilización del sistema de grabación, se recomienda consultar el anexo 2 de este manual.


Gestión electrónica de acusaciones


1. Trámites previos a la formulación de la acusación (de forma oral). En el supuesto de delito flagrante y cuando la acusación sea el acto conclusivo, que corone a una investigación penal preparatoria, la o el Fiscal (a) auxiliar a cargo de la misma, realizará un cambio de ubicación al expediente electrónico, a su Técnico (a) Judicial, quien deberá corroborar la incorporación de la totalidad de la prueba según indique la o el fiscal (a) encargado (a) de la investigación.

2. Incorporación ordenada de documentos. El personal de apoyo deberá guardar en el expediente electrónico, cada uno de los documentos digitalizados, de manera ordenada y según corresponde su naturaleza, bajo los siguientes títulos:

a) Legajo Principal,b) Legajo de Medidas Cautelares,c) Legajo de Querella,d) Legajo de Acción Civil, ye) Legajo de Prueba.

3. Control y verificación de atestados incorporados. Cumplidas las tareas de digitalización e incorporación de los documentos relacionados, la o el Técnico (a) Judicial devolverá el expediente electrónico a la o el Fiscal (a) o Fiscal (a) Auxiliar, con la tarea “para revisar” y en el apartado de observaciones indicará que todos los documentos del expediente fueron debidamente incorporados.

4. Modificación de documentos en “Borrador Público” a “Terminado” y otros. Cumplidas y verificadas las tareas y trámites indicados en el punto anterior, la o el Fiscal (a) o Fiscal (a) auxiliar o Técnico (a) judicial, según corresponda, deberán de cambiar el estado de todos aquellos documentos, creados en el Escritorio Virtual o en el Sistema de Gestión, que se encuentran en “Borrador Público”, convirtiéndolo al estado de “Terminado”, a fin de permitir su posterior lectura y control, por parte del resto de los sujetos procesales�

5. Respaldo e itineración del expediente electrónico. Una vez cumplido el trámite anterior, la o el Fiscal (a) Auxiliar realizará un cambio de ubicación a la o el Coordinador (a) Judicial quien realizará un respaldo de la totalidad de las piezas del expediente electrónico en el disco duro externo de la fiscalía y seguidamente procederá a realizar el cierre estadístico de la carpeta para su posterior itineración al Tribunal de Flagrancias.

6. Medidas alternas y cautelares. La o el fiscal (a) a cargo del expediente, solicitará cuando corresponda, la medida alterna o medida cautelar al juez o jueza del Tribunal de Flagrancias, en la audiencia señalada para el conocimiento de la acusación, dicha solicitud se realizará de manera oral y quedará plasmada en una grabación que la o el técnico (a) judicial del Tribunal incorporará al expediente una vez resuelto�


Gestión electrónica de pericias oficiales


I. Gestiones de pericias digitales ante el Departamento de Ciencias Forenses:

1. Cuando se requiera una pericia de alguna de las secciones del Departamento de Ciencias Forenses, a saber, Ingeniería Forense, Pericias Físicas, Análisis de Escritura y Documentos Dudosos, Biología Forense, Bioquímica, Toxicología, Química Analítica, Fotografía y Audiovisuales, se asignará a el o la técnica (o) judicial la labor de completar la fórmula oficial (fórmula F83i) para solicitar la pericia, realizando un cambio de ubicación en el Escritorio Virtual, bajo la tarea “tramitar”, y en el apartado de observaciones le indicará lo que considere necesario�

2. Una vez completada la fórmula oficial, el o la técnica (o) judicial, realizará el procedimiento de asignación de firma para su jefatura inmediata, quien de previo a la aplicación de su firma electrónica o digital, revisará que la fórmula indicada contenga todos los requisitos necesarios, los elementos de comparación o análisis, así como el detalle de la información que se requiere.

3. Al aplicar la firma electrónica o digital, la o el fiscal (a) auxiliar realizará un cambio de ubicación después de firmado, mediante la inserción de un “check” en el cuadro destinado para tal efecto. Asimismo, seleccionará la ubicación de la o el técnico (a) judicial a quien desea remitirlo.

4. Una vez recibido el documento por la o el técnico (a) judicial, este procederá a la remisión de la fórmula oficial, por medio del “Enviador” del Escritorio Virtual (este paso se aplicará a criterio de la o el fiscal (a), quien determinará si lo envía su persona directamente o la o el técnico (a) judicial), al correo oficial y autorizado al efecto por la sección que corresponda, con copia a su correo personal. Las cuentas oficiales autorizadas se detallan a continuación:

Ingeniería Forense: [email protected]

Pericias Físicas: [email protected]

Análisis de Escritura y Doc. Dudosos: [email protected]

Biología Forense: biologí[email protected]

Bioquímica: [email protected]

Toxicología: [email protected]

Química Analítica: [email protected]ía y Audiovisuales: [email protected]


5. Enviada dicha solicitud, la o el técnico (a) judicial o la o el fiscal (a) auxiliar (según quien haya realizado el envío) incluirá una copia del correo al expediente electrónico como constancia de dicho trámite.

6. En caso de que se requiera enviar cualquier indicio para comparación, deberá respetarse la cadena de custodia de la prueba. Asimismo en la fórmula de envío se consignará un número de oficio de la Fiscalía, que deberá colocarse en la “boleta única de cadena de custodia”, (aprobada por el Departamento de Planificación, referencia número Pla. Rev 8-2010), la cual se adhiere al sobre o embalaje de los indicios; ello para permitir a el o la perito oficial, una fácil asociación de la solicitud con los indicios a comparar.

7. Aparte de lo expresado en el punto anterior, la o el fiscal (a) deberá asegurarse de que su gestión ante el Departamento de Ciencias Forenses, cuente con toda la documentación necesaria para la realización de la pericia (elaboración de la solicitud en la fórmula F83i completa y la boleta única de cadena de custodia), así como del envío oportuno de los indicios y elementos de comparación. En el evento de que se carezca de alguno de los elementos indicados, el Departamento de Ciencias Forenses, no podrá dar inicio a la peritación requerida, no obstante ello, este mismo Departamento informará acerca de dicha situación a la persona solicitante. De no recibirse respuesta, dentro de un plazo máximo de ocho días, el Departamento de Ciencias Forenses archivará la solicitud y devolverá los indicios�

8. De darse el supuesto de archivo de la solicitud y devolución de indicios, el fiscal interesado procederá a subsanar las carencias o yerros detectados, y formulará una nueva solicitud de pericia, dentro de un plazo no mayor a 24 horas.

9. Practicada la pericia y emitido el dictamen respectivo con la firma digital del perito, éste se remitirá a la fiscalía solicitante, a través del Sistema de Gestión en Línea, herramienta habilitada previamente por el departamento de Tecnología de la Información, para la incorporación de la pericia al expediente electrónico correspondiente. Una vez realizado lo anterior, el perito procederá a realizar la devolución o destrucción de la evidencia, según corresponda.

10. En el supuesto de encontrarse inconsistencias jurídico-procesales en la pericia, la o el fiscal (a) auxiliar, deberá ipso facto ponerse en contacto con la o el perito (a) que realizó la pericia, para la subsanación de los defectos detectados.

II. Gestiones ante el Departamento de Medicina Legal:

1. Cuando la o el Fiscal (a) Auxiliar estime necesario remitir a una persona usuaria para su valoración, a alguna de las secciones del Departamento de Medicina Legal, a saber: Clínica Médico Forense, Consejo Médico Forense, Medicina del Trabajo, Patología Forense, ó Unidad Médico Legal (regionales), le ordenará a la o el técnico (a) judicial que complete la fórmula oficial existente para el respectivo dictamen, realizando un cambio de ubicación bajo la tarea “tramitar” y en el apartado de observaciones le indicará lo que considere necesario�


2. Una vez completa la fórmula oficial, la o el técnico (a) judicial, realizará el procedimiento de asignación de firma para su jefatura inmediata, quien de previo a la aplicación de su firma electrónica o digital, revisará que la fórmula indicada contenga todos los requisitos necesarios, así como el detalle de la información que requiere.

3. Al aplicar la firma electrónica o digital, la o el fiscal (a) auxiliar realizará un cambio de ubicación después de firmado, mediante la inserción de un “check” en el cuadro destinado para tal efecto. Asimismo, procederá a seleccionar la ubicación de la o el técnico (a) judicial a quien desea remitirlo.

4. Una vez recibido por parte de la o el técnico (a) judicial, se procederá a la remisión de la fórmula oficial, por medio del “Enviador” del Escritorio Virtual (este paso se aplicará a criterio de la o el fiscal (a), quien determinará si lo envía su persona directamente o la o el técnico (a) judicial), al correo oficial y autorizado al efecto, de la sección que corresponda, con copia a su correo personal. Las cuentas oficiales autorizadas se detallan a continuación:

Clínica Médico Forense: [email protected]

Medicina del Trabajo: [email protected]

Patología Forense: patologí[email protected]

Unidad Médico Legal de Cartago: [email protected]

Unidad Méd. Legal de Pérez Zeledón: [email protected]

Unidad Médico Legal de Limón: [email protected]

Unidad Médico Legal de San Carlos: [email protected]


5. En el mismo acto de envío de la solicitud de la pericia, la o el fiscal (a) auxiliar deberá instruir a la persona usuaria, sobre lo siguiente: a) cuando la persona usuaria se presente a la fiscalía en horas de la mañana, deberá comparecer a su valoración a las trece horas de ese mismo día; b) cuando la persona usuaria se presente a la fiscalía en horas de la tarde, se le instruirá para que comparezca a las siete horas y treinta minutos del día siguiente. Lo anterior, sin perjuicio de la atención inmediata que se le pueda brindar a la persona usuaria por parte de cada Unidad Médico Legal regional. Además, deberá considerarse para los mismos efectos, que la Clínica Médico Forense, ha implementado un horario extraordinario de atención, para los días sábados y domingos, de las 8 horas a las 16 horas.

6. Cuando alguna de las partes apele el dictamen emitido por las oficinas mencionadas anteriormente, la o el técnico judicial remitirá la solicitud de apelación a la cuenta de correo electrónico del Consejo Médico Forense: <[email protected]�cr>, o en caso de inconvenientes a la cuenta alternativa: <[email protected]>. Además adjuntará copia de la solicitud del dictamen médico legal apelado y las piezas del expediente que previa valoración de la o el fiscal del caso se consideren necesarias para realizar el peritaje.

III: Seguimiento de la gestión de dictamen médico legal

1) De no presentarse la persona usuaria a la valoración médica, dentro de las cuarenta y ocho horas siguientes a la recepción de la solicitud de dictamen médico, la persona designada por el departamento de medicina legal, para la recepción de este tipo de documentos, lo informará por la vía más expedita a la o el fiscal (a) auxiliar que emitió la solicitud, quien deberá contactar a la persona usuaria, indagar acerca de los motivos de su inasistencia y recordarle el plazo para comparecer a su valoración, así como las consecuencias legales por su eventual incomparecencia.

2) Si a pesar de las advertencias aludidas, la persona usuaria no se presenta a su valoración médica, dentro de los diez días hábiles, contados a partir del envío de la solicitud de dictamen, la cita se cancelará en Medicina Legal.

IV. Solicitud a Psiquiatría y Psicología Forense:

1. Cuando la o el fiscal (a) estime necesario remitir a un (a) interviniente de un caso a la sección de Psiquiatría y Psicología Forense para su valoración, le ordenará a la o el técnico (a) judicial que complete la fórmula oficial existente para el respectivo dictamen, realizando un cambio de ubicación bajo la tarea “tramitar” y en el apartado de observaciones le indicará lo que considere necesario.


2. Una vez completada la fórmula oficial, la o el técnico (a) judicial, realizará el procedimiento de asignación de firma a su jefatura inmediata, quien de previo a la aplicación de su firma electrónica o digital, revisará que la fórmula indicada contenga todos los requisitos necesarios, así como el detalle de la información que se necesita y la evidencia (expedientes médicos) que se remitirá.

3. Al aplicar la firma electrónica o digital, la o el fiscal (a) auxiliar realizará un cambio de ubicación después de firmado, mediante la inserción de un “check” en el cuadro destinado para tal efecto. Asimismo, procederá a seleccionar la ubicación de la o el técnico (a) judicial a quien desea remitirlo.

4. Una vez recibido el documento por el personal de apoyo, se procederá a la remisión de la fórmula oficial y copia del expediente electrónico, por medio del “Enviador” del Escritorio Virtual (este paso depende del criterio de la o el fiscal (a), quien determina si lo envía su persona directamente o la o el técnico (a) judicial), al correo [email protected], autorizado al efecto, con copia a su correo personal, a fin de adjuntarlo como constancia de dicho trámite.

5. En caso de que se requiera enviar cualquier documentación en papel (expedientes médicos, psiquiátricos, diagnósticos particulares), ésta se remitirá respetando la cadena de custodia. Asimismo, en la fórmula de envío se consignará un número de oficio de la Fiscalía, que deberá colocarse en la Boleta de Control de Evidencia, que se adhiere al sobre o embalaje de los indicios; ello para permitir a la o el perito (a) oficial, una fácil asociación de la solicitud con la documentación remitida.

6. Recibida la solicitud por dicha sección, la persona encargada de esta dependencia, procederá a programar la cita de atención de la persona usuaria la cual comunicará al correo oficial de la fiscalía, a fin de que la o el técnico (a) judicial a cargo, le informe a la persona usuaria el detalle de la hora, fecha y requerimientos para su valoración. Para la programación de la cita de atención, será indispensable que la Fiscalía tenga bajo su custodia, toda la documentación necesaria para la rendición de la pericia, restando únicamente su remisión.

7. Asimismo el o la técnica (o) judicial verificará con la sección de Psiquiatría y Psicología Forense que los elementos remitidos, fueron debidamente recibidos para evitar cualquier inconveniente o atraso a la persona usuaria.

8. Al día siguiente de la cita, el o la técnica (o) judicial a cargo del trámite de la causa corroborará mediante una llamada telefónica, si la persona usuaria compareció a la valoración. En caso de no haberse presentado, confeccionará una constancia indicando esta situación y lo informará su jefatura inmediata, quien deberá contactar a la persona usuaria, indagar acerca de los motivos de su inasistencia y hacer de su conocimiento las consecuencias legales por su incomparecencia.


Almacenamiento de la información electrónica


1. Respaldo de información almacenada en el directorio “D” del disco duro de las computadoras asignadas a las y los fiscales (as). A fin de cumplir con los lineamientos establecidos por el Departamento de Tecnología de la Información, todo (a) funcionario (a) judicial de la fiscalía, deberá respaldar mensualmente la información del equipo de cómputo asignado, para lo cual copiará su información en el directorio denominado “Disco Local D/. En el mismo sentido, pero sólo a modo de recomendación, se sugiere respaldar periódicamente los circulantes individuales de las y los fiscales (as).

2. Respaldo de las acusaciones. Será responsabilidad de los y las Fiscalas (es) o técnicos (as) judiciales a cargo de itinerar el expediente electrónico, realizar de previo el respaldo del mismo en el disco duro externo del despacho.

3. Respaldo de los casos con personas detenidas, graves y complejos. Será responsabilidad de la o el fiscal (a) a cargo del expediente, el respaldar electrónicamente todos aquellos legajos electrónicos, de gravedad, complejidad y con personas detenidas.

4. Trámite para el respaldo de la información aludida en los puntos 2 y 3. La o el Fiscal (a) o Fiscal (a) Auxiliar, remitirá a su personal de apoyo a cargo de la custodia del disco duro extraíble del despacho, las piezas del expediente que deben almacenarse, utilizando el enviador del Escritorio Virtual, al correo personal institucional de la o el técnico (a) judicial. Dicho (a) funcionario (a) dará un acuse de recibo, confirmando la recepción de la información y procederá de inmediato a su respaldo.


Gestiones electrónicas entre fiscales (as) y defensores (as)


1. Cuando se requiera solicitar la asistencia legal de un (a) defensor (a) público (a), para un (a) imputado (a), de conformidad con el artículo 82 inciso c) del Código Procesal Penal, la o el técnico (a) judicial confeccionará la solicitud oficial en el Escritorio Virtual, se asignará la firma y la firmará electrónicamente, y mediante el “enviador” del Escritorio Virtual la o el técnico (a) judicial, remitirá la solicitud aludida a la cuenta de correo oficial de la Defensa Pública del Circuito Judicial que corresponda.

2. En el supuesto de requerirse el nombramiento de un (a) defensor (a) público (a), para la realización de alguna diligencia (ejemplo: reconocimiento físico), sin que la persona imputada haya rendido su declaración, la o el técnico (a) judicial remitirá la solicitud respectiva, en los términos establecidos en el acápite primero de este protocolo, pero en el apartado de “observaciones” plasmará la leyenda “Solicitud de defensor (a) para diligencia previa a identificación”.

3. Cuando se requiera defensor (a) designado (a) en el caso, para realizar una diligencia, con señalamiento de hora y fecha, la o el Fiscal (a) deberá consultar previamente con la o el defensor (a), para evitar colisiones con otros señalamientos anteriores de la o el defensor (a).

4. Recibida la gestión por la persona encargada de la cuenta de correo de la Defensa Pública, procederá a dar trámite a la misma, asignándola y remitiéndola a la o el defensor (a) responsable de atender la solicitud.

5. Firma de escritos electrónicos. La o el Defensor (a) Público (a) asignado al caso, procederá a confeccionar y firmar digital u holográficamente el apersonamiento o cualquier otro documento que desee aportar al expediente, a efectos de autenticar y validar su gestión�

6. Una vez firmado el documento, lo remitirá a la fiscalía mediante el Sistema de Gestión en Línea, al cual tendrá acceso desde la página web del Ministerio Público, en el espacio denominado “servicios en línea”. Previo a que realice las gestiones anteriores, así como la consulta de cualquier otro expediente en el cual intervenga, deberá garantizarse que fue incluido (a) como parte en el caso (ver anexo 1).


Anexo n°1

Anexo nº 1Procedimiento de incorporación de la o el defensor (a) como interviniente del proceso.

a) Solicitarle a la o el defensor (a) el número de código, el cual es único, y su número de plaza, a fin de crear el ID que se consignará en el sistema. Este estará compuesto por: nº de código+DEF+nº de plaza. Ejm: 081DEF01.

*Es necesario incorporar el nº de código de defensor (a), ya que éste no cambia, mientras que el número de plaza, se puede repetir en otros circuitos judiciales.*

b) Crear el interviniente, con los siguientes datos:

• Nombre: en este espacio se colocará la localidad (ejm: Goicoechea, Limón, Pérez Zeledón, Cartago ó San Carlos).

• Apellidos: en el primer espacio se colocará Defensor (a), y en el segundo el nº de plaza.

• Tipo de Id: siempre se debe seleccionar pasaporte, ya que es la opción que permite combinar números y letras.

• Nº (Id): en este espacio se consignará el constituido inicialmente. Ejm: 081DEF01.

• Los campos obligatorios se rellenarán con la opción “desconocido”.

• En el lugar de residencia y trabajo, se consignará la localidad donde se encuentre el despacho (Ejm: Limón, Pérez Zeledón, etc).


De este modo la o el defensor (a) se garantiza su acceso al expediente en que fue incluido, a través del sistema de gestión en línea.

Importante: si se da una sustitución de defensor (a), el que llegue nuevo deberá solicitar la persona a cargo de otorgar las contraseñas en la fiscalía, la generación de una nueva contraseña, a fin de mantener la confidencialidad de los casos penales.


Anexo n°2Anexo nº 2

Sistema de Grabación de Audiencias

Antes de iniciar la interacción con la herramienta de grabación de audiencias desde escritorio virtual, es necesario primero: Ir a la pantalla de detalles generales del expediente.

El expediente seleccionado debe de estar en la ubicación del usuario con la sesión activa en ese momento.

Si estas condiciones se cumplen, en la pantalla de detalles generales se le mostrara un icono con la forma de unos audífonos (ver imagen 1), este es el icono para iniciar la aplicación en modo de grabación de audiencias.

Imagen 1

Si lo que se sea es reproducir una audiencia grabada con el sistema (su versión actual o la anterior), el usuario debe de seleccionar la opción “Descargar Copia de Archivo”, la cual iniciara la aplicación en su modalidad de reproducción.


Primera Ejecución:

Si es la primera vez que inicia la aplicación, el explorador le preguntara di desea ejecutar o no ejecutar la aplicación, para continuar con el proceso debe de seleccionar la opción ejecutar.

Imagen 2

Una vez seleccionada la opción de ejecutar, el navegador descargara los archivos necesarios para el correcto funcionamiento de de la aplicación, cabe destacar que esto solo sucederá la primera vez que ejecute esta versión de la herramienta en la computadora, en las demás veces la aplicación simplemente se mostrara en pantalla.


Imagen 3

Cuando la descarga y la instalación de la aplicación finalicen en caso de grabación se mostrara la pantalla que se muestra en la imagen 3, donde se exponen datos del expediente, tales como el NUE, los intervinientes, las audiencias grabadas previamente y el despacho. En caso de reproducción se mostrara solamente el reproductor como se muestra mas adelante en la imagen 9.


Imagen 4

Grabación: Una vez en ejecución el programa, para iniciar la grabación de una audiencia de se le debe de dar clic al botón “Grabar Audio”, en caso de tratarse de una audiencia exclusiva de audio (ver imagen 5) o “Grabar Video”, en caso de desear una grabación con audio y video (ver imagen 6).

Al darle clic el sistema presentara la pantalla correspondiente para cada caso, a pesar de que su apariencia cambia levemente, ambas funcionan de la misma manera.


Nombre Descripción Botón

GrabarInicia la grabación también la reanuda�

PausarPausa la grabación una vez iniciada.

DetenerDetiene la grabación.

ReproducirLlama la pantalla de reproducción.

ExportarLlama a la pantalla de exportación, para exportar la grabación a CD o a una llave maya.

Menú CámaraMenú para poder seleccionar la cámara para la grabación de video

Menú MicrófonoMenú para poder seleccionar el micrófono para la grabación de video

Volumen Aumenta o disminuye el volumen de la grabación.

T i e m p o grabación

Muestra el tiempo que lleva la grabación.

Tabla 1

Para iniciar la grabación en ambos casos es necesario presionar el botón de “Grabar” este botón mostrara iniciara la grabación, como evidencia de estos, la pantalla mostrara una barra debajo del menú desplegable de selección del micrófonos, que muestra el nivel o calidad del audio que esta captando el micrófono (ver imagen 6).

Una de las funcionalidades que resulta extremadamente útil para la navegación entre el audio, es la inclusión de notas mientras la grabación se da, estas pueden agregarse en la tabla de de notas, donde al darle clic al campo “Nota” o teclear “Enter/Intro” en el mismo campo, el sistema toma el tiempo de la grabación en ese momento y le otorga un numero de nota, en este punto el usuario es capaz de introducir la nota correspondiente en el campo “Nota”.


Es importante recordar que estas notas deben de ser para que el usuario que luego pueda encontrara con facilidad puntos específicos de la audiencia, estas notas no están destinadas para ingresar comentario personales, debido a que estas notas son entregadas con el audio a usuarios externos�

Imagen 5


En este punto el usuario es libre de pausar, reanudar o detener la grabación en el punto que le parezca conveniente, dándole clic al botón correspondiente (ver tabla 1).

Imagen 6


Imagen 7


Exportación

Una vez concluida la grabación, por razones de seguridad y de distribución (las grabaciones hechas se entregan a usuarios externos.), es importante exportar o hacer una copia de la audiencia realizada. Esta función se puede realizar desde cinco lugares diferentes en la aplicación:

• Pantalla Principal: Desde la pantalla principal en la pestaña de “Audiencias” al lado derecho de la tabla que muestra las audiencias realizadas en el expediente, se muestra el botón Exportar. Sin embargo antes de poder utilizar esta opción, es necesario seleccionar un o varias audiencias�

• Pantalla “Grabación de Audio”, una vez finalizada la grabación, se muestra el botón de “Exportar” a la derecha del botón “Reproducir”.

• Pantalla “Grabación de Video”, una vez finalizada la grabación, se habilita el botón “Exportar”, a la derecha del botón “Reproducir”.

• Pantalla “Reproducir Audio” en la esquina inferior derecha en el botón “Exportar”.

• Pantalla “Reproducir Video” en la esquina inferior derecha en el botón “Exportar”

Cada una de las opciones anteriormente mencionadas muestran la ventana “Exportar” (ver imagen 8), dende el usuario podrá ver la o las audiencias que serán exportadas y escoger entre exportar a un disco compacto o a una carpeta, ya sea una carpeta en una llave maya o en la computadora donde se esta ejecutando la aplicación.

Nombre Descripción BotónExaminar Muestra en pantalla una ventana donde se

escoge la carpeta donde guardar la audiencia�Exportar a Ubicación

Guarda la audiencia en la ubicación seleccionada�

Exportar a Disco Guarda la audiencia en un disco�

Tabla 2


Imagen 8

Importación:La importación es una funcionalidad que le brinda portabilidad a las audiencias, permitiendo integrar audiencias grabadas en un circuito judicial a un expediente ubicado en otro circuito judicial, dando como resultado una inclusión transparente y sencilla.

Para poder realizar una importación, el usuario debe de estar en la pantalla de preparación de la audiencia, posteriormente debe de seleccionar la pestaña “Audiencias”, donde al constado derecho se mostrara el botón “Importar”. Al darle clic a este botón, se mostrara la pantalla de “Importar datos de audiencia”, en esta pantalla el usuario debe de darle clic al botón “Examinar” para ubicar la audiencia exportada en la ventana de exploración (el archivo que se debe de seleccionar para la importación es AudienciaXML.xml, ubicado dentro de la carpeta creada como resultado de la exportación), una vez encontrada la audiencia se le debe de dar clic al botón “Abrir”, este cerrara la ventana de exploración�

Una vez seleccionada la audiencia, se le debe de dar clic al botón “Importar”, este iniciara la integración de la audiencia al expediente, una vez concluido este proceso, se le mostrara un mensaje de conclusión exitosa.


Imagen 9

Reproducción:Si un usuario desea reproducir una audiencia, es necesario que este deba de ingresar a los datos generales del expediente e ingresar a la pestaña de “Doc. Asociados”, en la cual al darle clic a la opción de “Descargar copia del documento” (ver imagen 10), el reproductor del sistema se mostrara en pantalla (ver imagen 11).

Nota: Si en la maquina del usuario es la primera vez que se ejecuta esta versión de la aplicación, se deberán de seguir los pasos que se presentan en el punto Primera ejecución.


Imagen 10

Una vez desplegado el reproductor, sea el de audio (ver imagen 11) o el de video (ver imagen 12), el usuario puede realizar las siguientes funciones:

Nombre Descripción Botón

PausarPausa la reproducción�

DetenerDetiene la reproducción.

ReproducirInicia o reanuda la reproducción.

ExportarLlama a la pantalla de exportación, para exportar la grabación a CD o a una llave maya.

Volumen Aumenta o disminuye el volumen de la reproducción�

Tiempo de la Reproducción

Muestra el tiempo trascurrido y el total de la reproducción�

Balance Distribuye el sonido entre un lado y otro de los parlantes�

Tabla 3


Imagen 11

Imagen 12


Anexo n°3

Se ingresa al buzón electrónico en este caso, también se puede hacer la consulta

Se escoge el expediente que vamos a actualizar el domicilio o ingresar el o la interviniente.


Se abre el principal y escogemos el mantenimiento de domicilios o agregamos un (a) interviniente.

Luego de abierto el mantenimiento agregamos un domicilio en caso de no tenerlo, si lo tiene y hay que editarlo se abre el domicilio.


Se escoge el tipo de domicilio por prioridad, el medio de comunicación en este caso EMAIL, se digita el email y por ultimo se guarda.


En caso de que el correo no sea autorizado se observa una leyenda que le indica a la o el técnico (a) que el correo no es autorizado en caso de no serlo, para que este le indique a la persona usuaria externos para que haga el tramite correspondiente. Para todos los casos si se guarda el EMAIL.

En caso que no exista conexión con el web service que valida si es un correo autorizado, manda el siguiente mensaje.

manual de gestión para fiscalías electrónicas de ... · la o el fiscal (a) auxiliar o la persona...

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