manual de excel informatica ii (2)

2015

Apuntes de la Materia de Informtica II


M.A. Rigoberto Lpez Escalera

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Introduccin

Principios de la Hoja de Clculo

Hoja de Clculo

Introduccin

La necesidad de realizar clculos para muchas tareas cotidianas se remota a una historia de ms de mil aos. Es precisamente esta necesidad la que desencadena el origen y desarrollo de mquinas para facilitar los clculos, que despus dieron origen a la computadora moderna. Las viejas y enormes computadoras podan realizar ms operaciones en un tiempo mucho menor y con mayor precisin que cualquier persona. Con el pasar de los aos, el uso de la PC (Personal Computer) se vuelve popular a partir de 1980, cuando se desarrolla software que facilita algunas tareas diarias de las personas comunes y no slo de gobiernos o centros de investigacin. Uno de los programas de software ms tiles fue la hoja electrnica de clculo.

La aparicin de la hoja de clculo marc un notable incremento en la aceptacin de la

computadora personal (PC) como herramienta de trabajo en los pequeos negocios, las escuelas y

en el hogar, ya que permite automatizar muchas tareas que antes se realizaban con una hoja de

papel, lpiz y tal vez una calculadora.

Aunque hay muchas marcas de hojas de clculo, Microsoft Excel es la ms popular del mundo. Excel es parte de los programas de la suite de oficina Microsoft Office. Aunque este material tiene como base Excel (Microsoft Office Excel 2010), despus de estudiarlo sers capaz de trabajar con cualquier marca de hoja de clculo a al que te enfrentes en el futuro.

Principios de la Hoja de Clculo

Libros y hojas

Los archivos de la hoja de clculo se conocen como libros. Un libro est formado de una o ms hojas de clculo. En su concepcin ms simple, una hoja de clculo es un cuadriculado de filas y columnas donde se pueden guardar datos y aplicar frmulas. La utilidad y el poder de la hoja de clculo estn en su capacidad de realizar clculos con la informacin que contiene la hoja. Las hojas de clculo tienen la enorme ventaja de que si alguno de los datos cambia, no es necesario volver a hacer los clculos, ya que los resultados se actualizan automticamente.



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Pantalla principal de Excel 2010

Al iniciar MS Excel 2010 se crea un nuevo libro en blanco. La nueva interfaz de la versin 2010 facilita al usuario encontrar los comandos que necesitas. Los comandos del programa se encuentran agrupados en las diferentes fichas que contiene la cinta de opciones. 1.- Cinta de opciones: Est compuesta por fichas en las que se organizan comandos o acciones especficos. Los controles de cada ficha se organizan adems en varios grupos. 2.- Barra de herramientas de acceso rpido: Contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se est mostrando en la Cinta de opciones. 3.- Cuadro de Nombres: Muestra la referencia o direccin de la celda activa. 4.- Barra de Frmulas: Muestra el contenido real de la celda activa y permite modificarlo. 5.- Celda Activa: Indica la celda seleccionada donde se introducirn los datos. 6.- Barra de Ttulo: Muestra el nombre del programa y el nombre del libro activo. 7.- Barra de hojas: Muestra los nombres de las hojas de un libro. Con un clic puedes cambiar a otra hoja o renombrar una hoja con doble clic.

Cinta de opciones

La Cinta de opciones est diseada para ayudarte a encontrar fcilmente los comandos necesarios para completar tu trabajo. La cinta de opciones reemplaza los mens tradicionales de las versiones anteriores de Office. Los comandos se encuentran organizados en grupos lgicos, que a su vez se concentran en fichas. Estas fichas estn relacionadas con un tipo de actividad, como trabaja con frmulas, insertar objetos o utilizar vistas de trabajo.

Grupos Botones de comandos

Fichas



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TIP Puedes ocultar o mostrar la Cinta de opciones presionando las teclas . Tambin puedes ocultar la cinta haciendo doble clic en la ficha activa. La cinta de opciones tambin se maneja en otros programas de Microsoft Office 2010 como Access, PowerPoint o Word. Nota Importante: En este material utilizaremos la siguiente nomenclatura para localizar algn comando en la cinta de opciones: Ficha/Grupo/Comando Por ejemplo, para referirnos al botn Copiar que se encuentra en el grupo Portapapeles de la ficha de Inicio, simplemente se mencionar: Ficha Inicio/ Portapapeles/Copiar

Excel 01 Pantalla principal Excel 2010

Acceso rpido con el teclado

Algunas personas se sienten ms cmodas y trabajan ms rpido utilizando nicamente el teclado y dejando el ratn para algunas acciones menores. Para ello, casi todas las aplicaciones tienen combinaciones de teclas que hacen las mismas funciones que muchos botones de comando. Presiona y suelta la tecla . Aparecern pequeas etiquetas sobre cada funcin disponible en la ficha activa como muestra en la siguiente imagen:

1.Ficha

2.Boton Copiar

3.Grupo



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Presiona la letra o las teclas que aparecen sobre la funcin que desees utilizar. Dependiendo las teclas que presiones podrn aparecer nuevas etiquetas. Sigue presionando las teclas hasta llegar al comando o control especfico que desea utilizar.

Para que desparezcan las etiquetas sobre los botones, nicamente vuelve a presionar la tecla .

Botones divididos (persiana)

En las aplicaciones de Microsoft Office 2010 muchos botones estn divididos en dos secciones. La primera seccin muestra un icono de identificacin. Si haces clic con el ratn sobre l, se ejecuta la accin inmediatamente. Al lado de la imagen aparece un pequeo tringulo que indica que existe un men colgante con ms opciones para ese botn. Observa la siguiente imagen

Cuadros de dilogo

En algunos Grupos aparece en la parte inferior derecha una pequea flecha diagonal. Esta flecha se llama iniciador de cuadros de dilogo. Al presionarla, aparecer una caja con ms opciones relacionadas ala Grupo. Tambin puede aparecer un apanel de tareas con opciones detalladas de alguna actividsad. Por ejemplo, ste es el Cuadro de dilogo asociado al grupo Fuente.

Si das clic en la cubeta, inmediatamente las celdas seleccionadas se rellenarn con el ltimo color utilizado.

Si das un clic en este tringulo (persiana) se desplegarn ms opciones de color para el relleno.



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Desde aqu se tienen opciones relacionadas al formato de las fuentes, que no aparecen directamente en el grupo de botones. Barra de herramientas de acceso rpido Es una barra personalizable con comandos independientes a la Cinta de opciones. Te ayuda a tener acceso rpido a los comandos que ms utilices en un trabajo. Los comandos predeterminados de la barra son Guaradar, deshacer, repetir e impresin rpida. Puede ubicarse en dos lugares: sobre la barra de titulo de Microsoft Office o debajo de la Cinta de ocpiones. Puedes agregar o eliminar botones de comando de la Barra de herramientas de acceso rpido de dos maneras diferentes: 1.- Haz clic en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rpido que se encuentra en el extremo derecho de la barra. Aparecer un cuadro de dilogo coo el siguiente, y desde ah puedas agregar o eliminar los comandos que desees.

2.- Haz clic sobre cualquier botn de la cinta de opciones del botn secuandario del ratn y despus selecciona la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Esto agrega el comando seleccionado a la barra de herramientas de acceso rpido, de modo que sea de fcil acceso.



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Actividad 01 Conociendo Excel

1. Inicia MS Excel 2010. 2. Escribe cules son los grupo dentro de las siguientes fichas:

Ficha Insertar _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Ficha Datos __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Ficha Frmulas __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Sin la ayuda del ratn y utilizando las teclas de Acceso rpido, escribe cules son las combinaciones de teclas para seleccionar los siguientes comandos: Cambiar de fuente (Ficha Inicio/Fuente) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Negritas (Ficha Inicio/Fuente) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Zoom (Ficha Vista/Zoom) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Imgenes prediseadas (Ficha Insertar/Ilustraciones) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________



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Texto Centrado (Ficha Inicio/Alineacin) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido. Agrega los comandos: Guardar como, Cerrar y Salir. Ordnalos de manera que queden como en la siguiente imagen:

5. Escribe los ttulos de los cuadros de dilogo adicionales, que se ubican en los siguientes grupos de la Ficha Insertar. Fuente ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Alineacin ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Nmero __________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

6. Revisa tu respuesta anterior y observa que los tres cuadros (Fuente, Alineacin y Nmero)

son en realidad el mismo cuadro de dilogo.

Escribe los nombres de todas las fichas que estn en este cuadro de dilogo:

__________________________________________________________________________

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__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

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__________________________________________________________________________

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Entrada de datos

Crear un nuevo libro

Recuerda que un archivo de Excel se llama libro. Un libro contiene una o ms hojas de clculo. Se puede crear un nuevo libro en cualquier momento, aun cuando exista ya un libro en pantalla. Para crear un libro utiliza el botn del comando Nuevo o la combinacin de teclas . En el nuevo libro los datos se empiezan a introducir en el punto de insercin de la celda activa. Puedes hacer clic en cualquier celda para que se la celda activa y poder introducir datos en ella.

Excel 02 Opciones de Excel para un nuevo documento

Referencia de una celda

La hoja de clculo se compone de celdas, formadas por la interseccin de una columna (vertical) y una fila (horizontal). Las columnas se identifican con letras (A, B, C) y las filas de identifican con nmeros (1, 2, 3). Para referirnos a una celda, se utiliza la letra de la columna y el nmero de la fila que la forman, por ejemplo A1, B4 C12. A esto se llama referencia de la celda.

Celda activa

Cuando trabajas con una hoja de clculo, siempre hay una celda resaltada o seleccionada. sta es la celda activa. Si escribes algo o aplicas algn formato, los cambios tendrn efecto sobre la celda activa. Para cambiar la celda activa puedes usar el ratn o moverte por la hoja de clculo usando las teclas de desplazamiento del teclado. La direccin o referencia de la celda activa aparece en el cuadro de nombres, por ejemplo:



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Actividad 02

Conceptos bsicos

Define los siguientes conceptos clave relacionados con las hojas de clculo:

1. Libro: ____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Hoja de clculo:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Celda:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Fila:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Columna:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Referencia: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Celda Activa:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



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Entrada y edicin de datos Para introducir un dato en la celda activa simplemente se escribe con el teclado, pero el dato no entra en la celda hasta que presionas la tecla o te cambies a otra celda (cambies de celda activa). Es importante mencionar que los comandos de la cinta de opciones (a excepcin de los de grupo Fuente) no funcionan mientras ests introduciendo un dato: es necesario presionar o cambiar de celda.

Para editar (modificar) un dato, haz doble clic en la celda que lo contiene, o bien corrige la informacin directamente en la Barra de Frmulas o presiona la tecla F2.

Cuando los datos no caben en una celda, la hoja de clculo despliega una serie de signos de nmero (#####) en la celda si es un dato numrico, o bien, muestra el dato truncado si es texto. En realidad el dato est completo en la celda, aunque el espacio para mostrarlo no sea suficiente.

Cuando estudiemos las frmulas, vers tambin que una frmula mal escrita o un error en los clculos, desplegarn un cdigo especial en la celda. En otras palabras, es posible que veas algo en la celda cuando el contenido real sea otro.

Siempre puedes verificar el contenido real de la celda activa en la Barra de Frmulas. Si la celda contiene un dato numrico, puedes acercar el puntero del ratn a la celda para desplegar una etiqueta con el contenido completo de dicha celda.

Excel 03

Referencia de una celda y edicin de contenido

Deshacer y Rehacer

Al trabajar en un libro, Excel va guardando en una lista todos los cambios que se van haciendo. Si cometes un error puedes deshacer la ltima accin que se haya realizado con slo dar clic al botn Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rpido usando la combinacin de teclas . El men colgante de este botn (el tringulo hacia abajo del botn Deshacer persiana) muestra en



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un orden las ltimas acciones que se han realizado y puedes seleccionar tantas como quieras deshacer.

En caso contrario, si queremos repetir o restaurar una accin utilizamos el botn Rehacer de la misma Barra de Herramientas de acceso rpido o la combinacin de teclas . El botn Rehacer tambin tiene su men colgante (el tringulo hacia abajo) Persiana para restaurar mltiples acciones.

Actividad 03 Rehacer o Repetir

El botn Rehacer a veces se convierte en el botn Repetir y cambia de forma. Otras veces el botn no est disponible y queda inhabilitado. Experimenta con el programa y los botones Deshacer, Rehacer (o repetir) y deduce:

1. Cundo aparece el botn Rehacer?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Dibuja el botn Rehacer.

3. Cundo aparece el botn Repetir? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Dibuja el botn Repetir.

5. Cundo se deshabilita el botn Rehacer?

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Combinaciones de teclas

Aprender algunas teclas o combinaciones de teclas puede ahorrarte mucho tiempo cuando trabajas en una hoja de clculo. Muchas combinaciones son las mismas que en otras aplicaciones, lo que facilita su aprendizaje. Esta tabla muestra las teclas y combinaciones de las teclas que se



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pueden utilizar para mover rpidamente el punto de insercin, para seleccionar o para editar celdas.

Teclas Desplazamiento

Flecha izquierda Moverse una celda a la izquierda

Flecha derecha Moverse una celda a la derecha

Flecha abajo Moverse una celda hacia abajo

Flecha arriba Moverse una celda hacia arriba

Inicio Ir a la primera celda de una fila

Ctrl + Inicio Ir a la celda A1

Ctrl + Fin Ir a la ltima celda de datos

Av Pag Avanza hacia abajo una pantalla

Re Pag Avanza hacia arriba una pantalla

Ctrl + flecha izq. Ir a la primera columna

Crtl + flecha der. Ir a la ltima columna de datos

Ctrl + flecha arriba Ir a la primer fila de un bloque de datos

Ctrl + fecha abajo Ir a la ltima fila de un bloque de datos

Teclas Seleccin

Shift + flechas Seleccionar un rango de celdas contiguas

Ctrl + Clic Seleccionar un rango de celdas no contiguas

Ctrl + Barra Espaciadora

Seleccionar toda la columna

Clic en la letra de columna

Seleccionar toda la columna

Clic en el nmero de fila

Seleccionar toda la fila



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Teclas Edicin

Doble clic Editar un dato en la celda seleccionada o en la barra de frmulas

Clic en la barra de frmulas Edita el dato de la celda seleccionada en la barra de frmulas

Enter Introducir el dato de la barra de frmulas a la celda

Esc Salir del modo de edicin sin introducir nuevos datos o sin realizar cambios a la celda

Nota: Para utilizar una combinacin de teclas debes mantener presionada la primera tecla y luego presionar la segunda tecla. Cuando se ejecuta la accin suelta las dos teclas.

Actividad 04 Navegador en la hoja de clculo

1. Escribe en la hoja siguiente la referencia de las celdas rellenas en esta tabla:

Amarillo

Azul

Gris

Naranja

Negro

Olivo

Prpura

Rojo

Violeta



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2. Inicia en el Excel una hoja de clculo nueva. 3. Usando las teclas de desplazamiento adecuadas, busca y anota aqu:

Las letras de la ltima columna: El nmero de la ltima fila: La referencia (direccin) de la ltima celda: En total, Con cuntas celdas cuenta una hoja de Excel 2010?:

4. Introduce en la hoja de clculo la informacin que se muestra en la siguiente figura, usando exactamente los datos y celdas que se muestran.

Por ahora no te preocupes por el formato (colores, ancho, alto de las celdas, entre otros), nicamente asegrate que cada dato est correcto y en la celda que le corresponde.

5. Guarda tu trabajo en la carpeta que el profesor indique con el nombre Pagos05.xlxs

Cortar, copiar y pegar

En el grupo Ficha Inicio/Portapapeles se encuentran los comandos Pegar, Cortar, Copiar, y Copiar formato. Copiar y Cortar son acciones similares que sirven para pasar un dato o datos seleccionados a una memoria temporal especial llamada portapapeles. El portapapeles de Excel 2010 se muestra automticamente en la pantalla cuando contiene varios elementos, a menos que se encuentre desactivado. Para ver el portapapeles en cualquier momento, utiliza el iniciador de cuadro de



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dilogo del Grupo Portapapeles (la flechita diagonal que est en la esquina inferior derecha del grupo).

Portapapeles de Excel

La imagen muestra tres elementos que se han almacenado en el portapapeles, ya sea que hayan sido copiados o cortados de la hoja de clculo. Para pegar algunos elementos del portapapeles en el punto de insercin, simplemente se hace un clic sobre l Al copiar (botn Copiar o (), los datos seleccionados permanecen en su posicin original en la hoja de clculo y una copia se crea en el portapapeles. La accin cortar (botn Cortar o ), borra el contenido seleccionado de su lugar de origen. Al momento de Copiar o Cortar, alrededor de la celda o celdas seleccionadas, se activa una lnea punteada animada. Para desactivarla presiona la tecla . La accin Pegar (botn Pegar o) coloca el contenido almacenado en el Portapapeles en la ubicacin que se elija: puede ser incluso en una hoja diferente o en el otro libro y se puede utilizar las veces que sean necesarias. El portapapeles Excel 2010 puede guardar hasta 24 elementos seleccionados. Cuando se usa el comando Pegar en alguna celda, Excel 2010 inserta automticamente una etiqueta inteligente de pegado. Con esta etiqueta puedes elegir si el nuevo contenido tendr el mismo formato que en la celda original o si deseas aplicarle otro formato para que coincida con el formato de su nueva ubicacin, entre otras opciones. La etiqueta inteligente de pegado permite realizar algunas acciones con mayor rapidez y ahorra tiempo para el formato apropiado de la celda. Analiza las opciones que tiene la etiqueta inteligente de pegado que se muestra en la siguiente figura:

1

2

3

4

5

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1 Aplica el mismo formato que tena la celda copiada. 2 Aplica el mismo formato que tiene la celda donde se est pegando la informacin 3 Deja el mismo formato con el que fue copiada la celda. 4 Aplica el formato numrico que tenan las celdas al ser copiadas. 5 Aplicar slo el formato de la celda copiada, pero no pega el contenido de dicha celda. 6 Vincula las celdas origen y destino, de modo que si cambian los valore de origen, automticamente cambiarn los valores en el destino.

Mover y copiar slo con el ratn

Puede mover la informacin de una o ms celdas seleccionadas con ayuda del ratn, arrastrando la seleccin de un borde mientras el apuntador del ratn cambia su forma a cuatro flechas: Para copiar mientras se arrastra una seleccin, se mantiene presionada la tecla hasta que se suelta la informacin en su nueva posicin (suelta primero el botn y luego la tecla Control). Como ayuda adicional, junto al puntero del ratn aparece un signo + y una pequea etiqueta con el nombre de la celda a la que te ests desplazando. Nota: Cuando mueves o copias slo con el ratn, la informacin no se guarda en el portapapeles.

Borrar contenido y formato de celdas

La tecla o en tu teclado es la forma ms fcil de eliminar el contenido de las celdas seleccionadas. Sin embargo, esta tecla no elimina el formato ni los comentarios que pudieran tener celdas. Utiliza el comando Ficha Inicio/ Modificar/Borrar cuando sea necesario borrar algo en especial. Analiza las opciones:

Borra el contenido de la celda y su formato. Borra solamente el formato de la celda.

Borrar solamente el contenido de la celda,

quedando preestablecido el formato.

Borra solamente los comentarios asignados a la celda.



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Excel 04 Copiar, Cortar y Pegar (incluye mover y borrar)

Parmetros de fila y columna

Puedes modificar el ancho de una columna o el alto de una fila directamente con el ratn. Para

cambiar el ancho de una columna, coloca el puntero en el extremo derecho del encabezado de

columna (la letra de columna), hasta que tome la forma de dos flechas y arrastra.

Para cambiar el alto de una fila coloca el puntero en el extremo inferior del encabezado de la fila (el nmero de fila), hasta que tome la forma de dos flechas y arrastra.

Adicionalmente, cuando el puntero tiene la forma de flechas, puedes hacer doble clic para un

ajuste automtico que se adapta a los contenidos de las celdas en una fila o columna.

Si necesitas aplicar dimensiones especificas a columnas o filas, selecciona en la Ficha

Inicio/Celdas/Formato/Alto o Ancho o con el men contextual dando un clic con el botn

derecho del ratn ya sea en la columna o en la fila.

Excel 05

Parmetros de fila y columna

Operaciones con filas y columnas

Para seleccionar una fila completa o toda una columna, haz clic en el encabezado de columna o de fila. Veras que el puntero cambia a la forma de una flecha gruesa vertical para columnas u horizontal para filas.



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Si en este punto haces un clic secundario con el ratn, un men contextual te dar opciones para insertar, eliminar, ocultar o mostrar filas o columnas.

Aparece tambin una mini barra de herramientas que es til para aplicar formato al rea seleccionada. Esta mini barra facilita el trabajo con fuentes, estilo de fuente, tamao de fuente, color de texto, y uso de decimales. No es personalizable. Para mostrar de nuevo una fila o columna oculta, hay que hacer un clic secundario justo en la lnea donde debera estar la fila o columna que se desea mostrar, cuando el puntero del ratn toma la forma de doble lnea con doble flecha. En la figura siguiente por ejemplo, est oculta la columna F.

Excel 06 Insertar, eliminar, ocultar y mostrar y columnas

Actividad 05

Manejo de celdas

1. Inicia Excel y abre el libro Pagos.xlsx que anteriormente guardaste

2. Modificar el ttulo de la tabla a Pagos realizados en 2005.

3. Agrega a partir de la celda I3 los ttulos de los meses de agosto a diciembre.

4. Abre el portapapeles de Office.

Mini barra de herramientas

Men contextual



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5. Con ayuda del ratn, las teclas de acceso rpido y el portapapeles, realiza las siguientes

acciones:

a) Copia los gastos del mes de enero y pgalos en octubre y diciembre. b) Haz que los pagos de agua de los meses de febrero y marzo, sea iguales a los de agosto

y septiembre. c) Pega sobre los datos de Luz y Telfono de junio y julio, para que sean iguales a los de

agosto y septiembre. d) Copia los gastos de Gas de marzo y abril, pues debe ser el mismo para agosto y

septiembre. e) En el mes de noviembre se pagaron cantidades iguales que en otros meses: Agua igual

que en marzo, Luz igual que en agosto, Telfono igual que en abril y Gas igual que enero.

6. Selecciona completa las filas 1 - 7 y copia la tabla en A10.

7. Modifica el segundo ttulo a Pagos realizados en 2006.

8. Escribe los pasos que realizaste para copiar la tabla completa.

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9. Cuntos elementos tienes en el portapapeles? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Trabajo con hojas de clculo

Manejo de las hojas de un libro

Un nuevo libro de Excel tiene de forma predeterminada tres hojas de clculo. Aunque para muchas aplicaciones estas tres hojas son suficientes, en ocasiones es necesario insertar ms hojas, reorganizar o incluso eliminar alguna hoja existente. Las hojas estn identificadas con etiquetas que de forma predeterminada se llama Hoja1, Hoja2, Hoja3, etctera. Puedes cambiar el nombre de una hoja haciendo doble clic sobre su etiqueta.

Adems de cambiar el nombre, es posible mover, copiar, insertar o eliminar hojas de clculo en un libro, haciendo un clic secundario sobre la etiqueta de una hoja de clculo:



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Si el men contextual eliges el comando Mover o copiar, aparece la siguiente caja de dilogo:

Para insertar una hoja de clculo nueva sigue alguno de estos pasos:

Haz clic en la ficha Insertar hoja de clculo que se encuentra a la derecha de las etiquetas de las hojas existente en un libro. La nueva hoja se insertar al final de las dems hojas, pero puedes arrastrarla a una nueva posicin.

Para insertar una hoja nueva antes de una hoja seleccionada, da clic al comando Ficha Inicio/Celdas/Insertar/Insertar hoja

Tambin puedes dar clic a una hoja de clculo existente con el botn secundario del ratn y el men contextual seleccionar Insertar. Desde el cuadro de dilogo Insertar que se despliega, selecciona Hoja de clculo.

Para eliminar una hoja de clculo existente utiliza el comando Ficha/Inicio/Celdas/Eliminar/Eliminar hoja Tambin puedes eliminar una hoja haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre la etiqueta de la hoja de clculo y seleccionando Eliminar del men contextual.

Permite elegir el libro actual o un nuevo libro

para mover o copiar la hoja seleccionada

Define en qu lugar del libro se desea mover o

insertar la hoja

Si se activa esta opcin se crea una copia de la

hoja seleccionada. Si est desactivada, solo se

mueve la hoja a la nueva posicin.



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Excel 07

Manejo de las hojas de un libro

Insertar celdas

Es posible insertar una celda en cualquier lugar de la hoja de clculo, pero toma en cuenta que al hacerlo las celdas existentes se desplazan para dar cabida a la nueva celda. Para insertar una celda es muy importante seleccionar la celda que se desea desplazar. El comando Ficha Inicio/Celdas/Insertar/Insertar celdas muestra la siguiente caja de dilogo.

Eliminar celdas

De manera contraria al insertar, cuando se elimina una celda, las celdas contiguas se desplazan para ocupar el lugar de la celda eliminada. No confundas eliminar una celda con borrar su contenido. Al borrar el contenido la celda se queda ah, pero si la eliminas, otras celdas ocuparn su lugar. Las celdas desplazadas cambian de referencia, de manera que la hoja de clculo conserva su integridad de filas y columnas, por lo que no tienes que preocuparte. Para eliminar una celda o celdas seleccionadas, utiliza el comando Ficha Inicio/Celdas/Eliminar/Eliminar celdas que muestra la siguiente caja de dilogo:

Mueve a la derecha el contenido de la celda

seleccionada y de todas las que estn

directamente a su derecha.

Mueve hacia abajo el contenido de la celda

seleccionada y de todas las celdas directamente

debajo de ella.

Inserta toda una fila arriba o toda una columna a

la izquierda de la celda seleccionada.



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Excel 08

Insertar y eliminar celdas

Formato de Datos

Alineacin, rotacin, y sangra

Al introducir la informacin en las celdas, de forma automtica los nmeros se alinean siempre a la derecha de la celda y los textos se alinean siempre a la izquierda. Si necesitas modificar la alineacin de cierta informacin, puedes utilizar los botones Alinear a la izquierda, Centrar y Alinear a la derecha de la Ficha Inicio/Alineacin. Tambin es posible alinear el contenido de una celda verticalmente, para ubicarlo en la parte superior, central o inferior de una celda. La forma ms exacta de realizar una alineacin o incluir una sangra (espacio entre el extremo de la celda y su contenido) es a travs del cuadro de dilogo de la Ficha Inicio/Alineacin que aparece al dar clic al iniciador de cuadro de dilogo de este grupo (la flecha pequea diagonal de la parte inferior). Analiza cuidadosamente todas las opciones de esta ficha:

Mueve a la izquierda el contenido de la celda

seleccionada y de todas las que estn directamente a su

derecha.

Mueve hacia arriba el contenido de la celda

seleccionada y de todas las que estn directamente

debajo.

Elimina toda la fila o toda la columna en que est la

celda seleccionada.



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Excel 09 Alineacin, rotacin y sangra

Formatos de celda

Dar formato quiere decir modificar la apariencia de los datos, sin que se modifique su contenido o estructura. Todas las acciones para dar color, estilos, tipos de letra y adems aspectos que tienen que ver con la presentacin o apariencia de la celda, caen dentro de la categora de Formato. Puedes modificar casi todos los parmetros de formato con los botones del grupo Ficha Inicio/Fuente

Ajustar texto Distribuye un texto en varios renglones, ajustando el alto de la fila. Reducir hasta ajustar Reduce el tamao de la fuente para que el texto quepa en el ancho de la celda. Cambiar celdas Permite combinar o descombinar dos o ms celdas seleccionadas.

Alineacin vertical Podemos definir las alineaciones superior, inferior, centrado, justificado o distribuido dentro de la altura de una celda

Alineacin Horizontal Podemos definir las alineaciones a la derecha, a la izquierda, centrado o justificado dentro del ancho de una celda

Sangra Determina el espacio entre el dato y la orilla de la celda.

Orientacin Cambia el contenido de una celda a orientacin vertical. Orientacin (giro en grados) del texto.



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Si deseas ms control, utiliza los comandos de la ventana Formato de celdas que aparece al activar

el iniciador de cuadro de dilogo del grupo Fuente.

Excel 10

Formatos de celda

Bordes

Los bordes se aplican a una o varias celdas que se quieren resaltar o marcar como alguna parte importante de la hoja de clculo. Cuando deseamos aplicar un borde a una o ms celdas seleccionadas, damos clic en la fecha junto al botn Ficha Inicio/Fuente/Borde, para elegir alguno de los bordes definidos.

Para aplicar bordes con estilo ms especficos, selecciona las opciones Ms bordes



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TIP El botn Bordes muestra el estilo de borde usado por ltima vez. Para aplicar directamente ese estilo haz clic en el botn y no en la flecha.

Sombreados y tramas

Los sombreados y tramas (color o tipo de fondo) se aplican a una celda que se quiere resaltar o marcar como alguna parte importante de la hoja de clculo. Desde el botn colgante en la Ficha Inicio/Fuente/Color de relleno puedes aplicar un sombreado a una o varias celdas seleccionadas. Elige alguno de los colores predefinidos que aparecen cuando das clic en el tringulo del botn.

Se define la ubicacin del borde de la celda.

Estilo y color de la lnea del borde. Bordes preestablecidos con contorno y borde interior.



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Para aplicar rellenos con estilos ms especficos, es necesario utilizar la caja de dilogo Formato de Celdas que selecciona desde el botn colgante en la Ficha Inicio/Celdas/Formato celda. En este cuadro de dilogo usa la ficha Relleno.

Actividad 06

Aplicando formato

Crea un libro nuevo y realiza las siguientes actividades:

1. En la celda F4 introduce tu nombre completo. Cuando el formato de fuente de la celda F4 a Garamond, 13 puntos, color azul, negritas, con bordes externos.

2. Cambia el color de la etiqueta de la primera hoja a rojo,

3. Cambia el nombre de la primera hoja (su etiqueta) a Administracin.

4. Ajusta automticamente le ancho de la columna F para que se adopte exactamente al texto.

Aplicar color de fondo a las celdas utilizando la paleta de colores.

Da color al primer plano para crear una trama que utilice dos colores

Las tramas son diseos de patrn, como cuadriculados, lneas diagonales, puntos, entre otros

Agregar colores que no estn disponibles en la paleta de colores.

Aplicar degradado, textura y relleno en las celdas seleccionadas.



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5. Inserta una nueva hoja al libro, de manera que despus de la primera hoja.

6. Crea una copia de la hoja Administracin ubicndola al final de todas las hojas. Renombra esta hoja como Alumnos.

7. Mueve la hoja Alumnos antes de la hoja Administracin.

8. Guarda el libro en tu USB o correo con el nombre Admins08.xlsx.

Combinar celdas Al combinar dos o ms celdas aparecen como si fueran una sola. Un grupo de celdas seleccionadas se combinan con el botn Ficha Inicio/Alineacin/Combinar y centrar. Notars que este es un botn dividido que contiene otras opciones de combinacin. La referencia (direccin) de la celda combinada ser de la primera celda del grupo. Para desactivar la combinacin de celdas puedes usar tambin el mismo botn.

Excel 11

Bordes, sombreados, tramas y copiar formato

Copiar formato

A veces se quiere dar a una celda o conjunto de celdas, el mismo formato (colores, estilo, tamaos y fuentes) que se ha aplicado a otra parte de la hoja de clculo. En vez de establecer manualmente los colores, estilos, tamaos y fuentes, puedes copiar el formato de una celda a otra. Para hacerlo basta seleccionar la celda que ya tiene el formato y presionar el botn de la Ficha Inicio/Portapapeles/Copiar formato. Despus, con el nuevo puntero del ratn en forma de brocha, basta seleccionar las celdas en las que se quiere copiar el formato.

Actividad 07 Aplicar formato-Horario

1. Inicia un nuevo libro en Excel. 2. Cambia el nombre (etiqueta) de la primera hoja de clculo a Horario. 3. A partir de la fila 3, captura tu horario de clases, utilizando columnas para cada da de la

semana y las filas para cada periodo de clase. 4. Modifica el ancho de las columnas y el alto de las filas para una mejor presentacin. 5. Escribe el ttulo Horario de Clases en la celda B1. Despus selecciona todas las celdas

desde B1 hasta G1 y combnalas con el botn Combinar y Centrar.



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6. Utiliza las herramientas del grupo Fuente para asignar estilos de fuentes, alineacin, bordes y sombreados. Puedes usar diferentes colore.

7. Utiliza la herramienta Copiar formato para dar a la tabla un formato uniforme sin tener que asignar manualmente el formato a cada parte.

8. Guarda tu trabajo con el nombre Horario07

Formato Nmero

De forma predeterminada los valores numricos tienen un formato estndar, pero para muchas aplicaciones es ms conveniente mostrar los nmeros con algn formato especial. Imagina que en una celda est el nmero 75456.876. Con el botn Ficha Inicio/Nmero/Estilo millares los nmeros se muestran con separadores de miles y dos decimales. En nuestro ejemplo el nmero se vera as: 75,456.88 (redondeado con dos decimales). Los botones Aumentar decimales y Disminuir decimales permiten mostrar el nmero con ms o menos posiciones decimales respectivamente. Los botones de Formato de nmero de contabilidad ($) y porcentaje, son otras maneras de mostrar nmeros en una celda. El mismo nmero puede mostrarse de varias maneras usando uno o varios de estos formatos en combinacin, por ejemplo:

75,456.8760 con 4 decimales

75,456.9 con 1 decimal

75,457 con 0 decimales

$ 75,456.88 con formato de contabilidad

7545688% con formato de porcentaje sin decimales

Es importante mencionar que sea cual fuere el formato que apliques a un nmero, slo cambiara su apariencia en la hoja, pues el dato original permanece intacto. En todos los casos anteriores, el nmero que est realmente en la celda sigue siendo 75456.876 y lo puedes comprobar revisando el contenido de la celda en la barra de frmulas. Por la misma razn, es necesario recordar que al introducir valores numricos, slo debes teclear los nmeros, evitando escribir comas para separar los miles o smbolos como $ u otros. Los separadores de miles, smbolos de moneda y porcentaje, entre otros, se aplican utilizando comandos de formato. En el grupo Nmero se encuentra en un men colgante en donde puedes seleccionar un formato de nmero de forma rpida.



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Para formatos de nmero ms especficos es necesario utilizar la caja de dilogo Formato de celdas (Nmero), dando clic al iniciador de cuadro de dilogo (la flecha pequea diagonal) del grupo Nmero.

Nota: Acerca de la configuracin regional: El separados de los miles (una coma o un punto), el separador de decimales (un punto o una coma), el smbolo de moneda y el formato de fecha predeterminados, dependen del pas en que te encuentres. Se especifican en la configuracin regional del sistema operativo (Windows o Mac OS). Si en tu equipo estos smbolos estn mal configurados o tienes necesidad de cambiarlos, pregunta a tu profesor cmo se hace.

Formato fecha

Puedes introducir una fecha directamente separando el da, mes y ao con guiones o lneas diagonales. Excel sabr automticamente que se trata de un dato de fecha y lo presenta adecuadamente. Por ejemplo: el 30 de enero de 2008 se puede introducir de cualquiera de estas formas (entre otras posibilidades):

30/01/2008

30/1/8

30-1-08

30/ene/8

Indica el nmero de decimales (hasta 30 posiciones).

Separa con una coma los miles.

Forma en que se presentarn los nmeros negativos



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Una vez introducido un valor de fecha, Excel aplicar un formato de fecha automticamente que se puede modificar con las opciones del men colgante Formato de Nmero del grupo Nmero. Tambin puedes utilizar el cuadro de dilogo Formato de Celda (Nmero)

Formato de Nmero de contabilidad

Este formato agrega automticamente un smbolo monetario como $ y muestra los nmeros con separador de miles y dos decimales. El men colgante del botn contiene diferentes smbolos monetarios que varan dependiendo de la configuracin regional de tu computadora. Estilos ms especficos se aplican con las opciones del cuadro de dilogo Formato de celda/ Nmero, directamente en las Categoras de Moneda o Contabilidad.

Indica el smbolo de la moneda correspondiente a la regin.

Forma en que se presentarn los nmeros negativos.



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Formato porcentaje

Al aplicar el formato porcentaje, cualquier nmero en la celda aparece multiplicado por 100 y seguido el smbolo de porcentaje %. Por ejemplo: 0.15 se var como 15%, 0.3 se ver como 3% y 12 se ver como 1,200%. No olvides que 3% es en realidad el nmero 0.03 y 1,200% en realidad un 12. Analiza tambin el cuadro de dilogo Formato de celda/Nmero, directamente en la Categora de Porcentaje.

Excel 12

Formato nmero, fecha, contabilidad y porcentaje

Actividad 8

Formato de celdas

1. Inicia un nuevo libro de Excel.

2. Copia en forma idntica la siguiente tabla.



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3. Utilizando los comandos de la Ficha Inicio/Grupo Nmero para dar formato a las columnas y filas de manera que tu trabajo quede igual a la siguiente imagen. No debes volver a teclear nada. Dar formato a los nmeros debe ser suficiente para que queden igual.

4. Utiliza tambin los comandos del grupo Fuente para agregar formato de relleno y borde, as como el botn Combinar y Centrar cuando se requiere.

Estilos

Los etilos son formatos predefinidos que se pueden aplicar directamente a una o ms celdas. Un estilo puede incluir un formato de nmero, alineacin color, bordes y tramas, entre otras. La ventaja de utilizar un estilo en vez de formatos por separado, es que al aplicarlo a una celda, se aplican a todos los formatos al mismo tiempo. Los estilos se dan a una tabla una apariencia predefinida de forma rpida

Los estilos se pueden aplicar a las celdas seleccionadas desde un grupo Ficha Inicio/Estilo. Los estilos disponibles se identifican por el Nombre de estilo. El grupo Estilo tiene 3 botones que por practicidad describiremos en orden distinto a como aparecen en el grupo:



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Estilos de Celda

Dar formato como tabla

Para dar formato rpido de tabla, puedes utilizar los formatos preestablecidos que incluye Excel. Es muy sencillo dar una excelente apariencia a una tabla: Selecciona el conjunto de celdas al que quieras aplicar el estilo y desde el botn de la Ficha Inicio/Estilo/Dar formato como tabla selecciona algn estilo predefinido.

Formato condicional

Con un formato condicional se resaltan y enfatizan celdas dependiendo de su contenido. El formato condicional puede cambiar automticamente si el contenido de una celda cambia. As puedes encontrar rpidamente valores fuera de rangos o identificar tendencias.



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Como podrs ver, el botn de Formato condicional contiene 5 opciones principales que a su vez contienen comandos ms detallados:

Resaltar las celdas. Permite elegir un formato para resaltar slo las celdas qu ecumplan con alguna de las condiciones que se especifiquen. Por ejemplo, puedes hacer que el color de texto sea rojo si el valor de una celda es menor que 6 y que sea verde si es mayor que 8.

Reglas superiores e inferiores. Sirve para resaltar N elementos de un grupo de celdas que cumplan con alguna de las condiciones disponibles, como ser los N mejore, los N inferiores o estar por encima del promedio.

Barra de datos. Est es una vistosa forma de gregar una ayuda grfica a uan lista de datos. Permite desplegar una barra de color cuya logitud depende del valor de una celda comparado con los valores de otras celdas de una lista.

Escalas de color. Tiene la msima fucnicin que el formato de Barras de datso, pero en vez de mostar barras de diferentes longitudes, asigna diferentes tonalidades de color a las celdas.

Conjunto de conos. Similarmente a los dos anteriores, este comando permite desplegar en las celdas, iconos que cambian dpendiendo de su valor, en comparacin con los valores de otras celdas en una lista.

Excel 13

Estilos

Actividad 9

Estilos

1. Inicia un nuevo libro en Excel.



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2. En las celdas A1 A10, captura los nmeros del 1 al 10, utilizando una celda para cada nmero.

3. Copia esta lista a las columnas B, C, D, E, F y G.

4. Ahora copia la tabla creada (A1 G10) en la celda A1 de la Hoja2 en la celda A1 de la

Hoja3. Debers tener copias idnticas de la tabla de nmeros en las 3 primeras hojas del libro.

5. Renombra las hojas. La Hoja1 debe llamarse Estilos de Celda. A la Hoja2 nmbrala

Formato de Tabla. Renombra la Hoja3 como Formato Condicional.

6. En la hoja Estilos de Celda utiliza el botn Ficha Inicio/Estilo/Estilos de celda para aplicar un estilo diferente a cada columna de nmeros.

7. En la hoja Formato de tabla utiliza el botn Ficha Inicio/Estilo/Dar formato como tabla

para dar un formato a toda la tabla. Recuerda que debes seleccionar primero. Cuando el comando te pregunte dnde estn los datos y si tienen o no encabezados, revisa que des las respuestas correctas.

8. Ahora ve a la hoja Formato condicional, donde paso a paso comprobars cada una de las

opciones realizando lo siguiente:

a) Selecciona los 10 nmeros de la columna A. utiliza el botn Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Resaltar reglas de celda/Es mayor que para hacer que todas las celdas mayores que 7.5 tengan un Relleno verde con texto verde oscuro.

b) Similarmente en la misma columna A, aplica un formato condicional para que todas las celdas menores que 6 tengan un Relleno rojo con texto rojo oscuro.

c) Comprueba el formato y cambia los valores de algunas celdas para verificar que el formato cambia automticamente para adaptarse al contenido de la celda.

d) Ahora selecciona los 10 nmeros de la columna B. Utiliza el botn Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Reglas superiores e inferiores/Por debajo del promedio para resaltar con rojo los valores que estn debajo de la media de la lista.

e) Comprueba el formato y cambia los valores de algunas celdas para verificar que el formato cambia automticamente para adaptarse al contenido de la celda.

f) Selecciona los 10 nmeros de la columna C. Utiliza el botn Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Barras de datos y aplica cualquier color. Cambia algunos valores de esta lista y comprueba cmo la longitud de las barras se adapta a la comparacin de los valores de las celdas.

g) Selecciona los 10 nmeros de la columna D. Utiliza el botn Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Escalas de colores y aplica cualquier combinacin disponible. Cambia algunos valores de esta lista y comprueba cmo la tonalidad de fondo se adapta a la comparacin de los valores de las celdas.

h) En la columna E selecciona la lista de nmeros y aplica la opcin de 5 flechas del botn Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Conjunto de iconos. Cambia



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algunos valores de la columna E para que verifiques que el icono que se muestra depende de la relacin de valores en la lista. En este caso, el valor medio se identifica con una flecha horizontal; las flechas de todos los valores por debajo del promedio se inclinan hacia abajo, mientras las flechas de los valores arriba del promedio giran hacia arriba.

i) Aplica un formato condicional de iconos diferentes a los nmeros de las columnas F y G.

Actividad 10

Estilos y Autoformatos

1. Inicia un nuevo libro en Excel. 2. Captura la siguiente lista de calificaciones:

3. Cambia el nombre de la hoja de clculo a Condicional. 4. Copia la tabla que capturaste a la Hoja2 y cambia su nombre por Estilos. 5. Regresa a la hoja Condicional y aplica a la lista de calificaciones un formato condicional

del tipo Barra de datos. Describe en este espacio qu ventajas puede tener este formato para un alumno o profesor. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



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6. Para conocer a los alumnos con mejor promedio, vuelve a seleccionar la lista de

calificaciones y aplica un formato condicional para destacar aquellos valores que sean mayores al promedio del grupo.

7. Ahora resalta de otro color a los alumnos que no aprobaron el curso.

8. Escribe los nombres de los alumnos que no aprobaron: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Cambia a la hoja de clculo que nombraste como Estilos.

10. Selecciona el rango de todas las celdas y aplica un formato de tabla. Recuerda que este comando requiere que confirmes el rango de la tabla.

11. Prueba con diferentes estilos de tabla. Cul es le nombre del estilo que ms te agrad?

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12. Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre Calificaciones10



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Ordenar datos

Cuando se trabaja con listas o tablas de datos, es muy comn que se quieran acomodar de acuerdo a algn criterio de ordenacin. Por ejemplo, una tabla con nombres de alumnos y calificaciones podra ordenarse alfabticamente de acuerdo al apellido del alumno o de mayor a menor promedio, entre otras posibilidades. Para ordenar una tabla de datos de acuerdo al contenido de una de sus columnas, selecciona uno de los elementos de la columna en cuestin y en la Ficha Inicio/Modificar elige entre las opciones Ordenar de A- Z u Ordenar de Z- A. Pero si deseas ordenar tomando en cuenta ms de una columna, es necesario utilizar la opcin Ordenar personalizado, la cual te permite considerar hasta un mximo de sesenta y cuatro niveles para ordenar una tabla.

Los criterios de ordenado se guardan para que puedas volver a aplicarlos. TIP Puedes ordenar datos por texto (A Z o Z A), nmeros (de menos a mayor o de mayor a menor) fechas y horas, ya sea en una o en varias columnas. Tambin puedes ordenar de acuerdo a una lista personalizada o a un formato, incluyendo el color de celdas y el color de fuente. Adems de ordenar por columnas, tambin es posible ordenar por filas.

manual de excel informatica ii (2)

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