manual de elaboraciÓn de documentos del sistema de …

E-GES-FM-009 Versión. 9.0

Enero de 2020

MANUAL DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE

GESTIÓN

MACROPROCESO ESTRATÉGICO DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL PROCESO SISTEMAS DE GESTIÓN MANUAL DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN Código: E-SGE-MA-003 Versión: 2.0 Vigente desde Enero de 2020

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el repositorio de documentos SIG del DASCD.

Carrera 30 No 25 – 90, Piso 9 Costado Oriental. Tel: 3 68 00 38 Código Postal: 111311 www.serviciocivil.gov.co

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NOMBRE DEL DOCUMENTO

Bogotá, D.C., Bogotá, D.C., Versión 2.0, Enero, de Año 2020

http://www.serviciocivil.gov.co/





CONTENIDO 1. INTRODUCCION .................................................................................................................. 3

2. OBJETIVO ............................................................................................................................ 3

3. ALCANCE ............................................................................................................................. 3

4. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN ........................... 3

5. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................... 6

5.1. Pasos a Seguir para la Codificación de Documentos .................................................... 6

5.2. Versión e Identificación del Documento......................................................................... 7

6. CARACTERISTICAS ESPECÍFICAS DE LOS DOCUMENTOS ............................................ 8

6.1. Estructura general de los manuales y Documentos Estratégicos, Se encuentra definida en el formato E-GES-FM-009 Formato de Documentos Estratégicos del DASCD. ................... 8

6.2. Estructura general de los demás documentos ............................................................. 12

7. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS .................................................................................. 17

7.1. Control De Cambios, elaboración, revisión y aprobación ............................................ 18

7.2. Almacenamiento de Documentos ................................................................................ 18

7.3. Distribución de Documentos ........................................................................................ 19

7.4. Control De Documentos De Origen Externo ................................................................ 19

7.5. Control De Documentos Obsoletos ............................................................................. 19

7.6. Copia No Controlada ................................................................................................... 19

7.7. Papel ........................................................................................................................... 19

7.8. Fuente ......................................................................................................................... 20

7.9. Aspectos De Redacción .............................................................................................. 20

8. ADMINISTRACION DE LA CARPETA COMPARTIDA (Z): SIG-DASCD ............................ 20

8.1. Responsabilidades ...................................................................................................... 20

8.2. Control Documental..................................................................................................... 20

8.3. Responsabilidad de la actualización de los documentos. ............................................ 20






1. INTRODUCCION La información es el activo más importante de cualquier organización, por esta razón es importante establecer los mecanismos y directrices para estandarizar y dar lineamentos para la información documentada establecida en cada uno de los procesos con los que cuenta el Departamento.

2. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la elaboración y aprobación de los diferentes documentos estandarizados y controlados dentro del sistema de gestión de la calidad.

3. ALCANCE Este manual aplica para la elaboración de documentos estratégicos, manuales, guías, procedimientos, instructivos, protocolos y formatos que se generen en cada uno de los procesos existentes en la Entidad.

4. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN La pirámide documental representa gráficamente la documentación generada por el DASCD. Bajo este esquema se detallan los tipos documentales existentes de forma jerárquica en 4 niveles, de manera que representan el grado de importancia frente al Sistema de Gestión de Calidad del Departamento.






TIPO DE DOCUMENTO DEFINICIÓN

NIVEL 1

MANUAL Documento que describe políticas, e información estratégica para la Entidad, también sirve para especificar el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad u otros Sistemas de Gestión.

NIVEL 2

NIVEL 1 LINEAMIENTOS

INTERNOS Y ESTRATÉGICOS

Documento general que describe el Sistema Integrado de Gestión y establece las políticas generales o lineamientos del DASCD, documentos estratégicos, políticas.

NIVEL 2 DOCUMENTACIÓN

OPERATIVA

Los documentos para cumplir las políticas del DASCD y especifican las características de los Macro procesos, los procesos y sus principales rasgos diferenciadores, así como la forma de hacer las cosas

NIVEL 3 DOCUMENTOS DETALLADOS

Los documentos para cumplir las directrices del DASCD. y describen la forma como se ejecutan las actividades de un procedimiento, los formatos asociados a ellos, las guías y los instructivos

NIVEL 4 DOCUMENTOS DE

RESULTADO O EVIDENCIA

Los documentos son un registro y proporcionan evidencian y/o soporte, los cuales presentan los resultados obtenidos de actividades desempeñadas.

DOCUMENTOS ESTRATEGICOS






TIPO DE DOCUMENTO DEFINICIÓN

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Documento en el que se define y consolida las características que determinan a un proceso, cómo su objetivo, alcance, actividades, así como las interacciones del proceso con otros procesos.

PROCEDIMIENTO Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. NOTA: Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.

NIVEL 2

INSTRUCTIVO

Es el documento que presenta de manera detallada las tareas que se deben desarrollar en el marco de una actividad específica de un procedimiento y que establece las advertencias, precauciones y cuidados que deben tenerse en cuenta. (instrucciones organizadas para llevar a cabo una tarea o actividad)

GUÍA Documento que sirve para orientar, guiar, dar concejos sobre cómo realizar una actividad.

PROTOCOLO Es el conjunto de conductas, reglas y normas, ya sean sociales o metodológicas que se deben conocer, respetar y cumplir: no sólo en el medio oficial ya establecido, sino también en el medio social, laboral, académico, político, cultural, etc.

MANUAL DE USUARIO Es el documento que brinda la información necesaria para entender la forma en que opera un equipo, una herramienta o un software. Igualmente permite conocer las advertencias, precauciones y cuidados que deben tenerse en cuenta.

DOCUMENTO EXTERNO Información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la entidad a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías, videos, audiovisuales, los cuales sirven de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades del proceso.

DOCUMENTO INTERNO

Los documentos producidos internamente (Físicos o Virtuales) como cartillas, boletines, revistas, folletos entre otros, no se codifican, cada proceso maneja estos documentos, se controlan en el Formato de Caracterización Documental. Los procesos deben verificar la necesidad de la incorporación este tipo de Documentos cada vez que haya lugar; por medio de correo electrónico notifican al proceso de Gestión Documental. Nota : Si el documento requiere publicación en la pagina WEB, se requiere sea cordinado con el Proceso de Gestión de la Comunicación con el fin de garantizar la identidad institucional.

FORMATO

Documento en el que se diligencia la información requerida para el desarrollo de una actividad o derivada de su ejecución y cuyo diligenciamiento se ha establecido como obligatorio en un documento del Sistema Integrado de Gestión.

La estructura del Formato corresponde a las necesidades de cada proceso y es de libre presentación en cuanto al contenido de fondo.

Instrucciones de Diligenciamiento: En caso de incluir instrucciones de diligenciamiento para el formato debe ir de la Siguiente manera:

Word debe ir en la página siguiente.

Excel, debe ir en otra hoja del libro.

NIVEL 3

REGISTROS

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. Para efectos de la corrección de un registro debe trazar una línea transversal en el dato a corregir, colocando adjunto el dato válido y la firma o las iniciales de la persona que realizó la corrección y la fecha. Ver: Procedimiento de Control y Registros A-GDO-PR-005






5. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS La documentación generada por el Sistema debe ser controlada a partir de la actualización de sus versiones; es por eso que la codificación por proceso se convierte en una herramienta útil para hacerlo. El MAPA DE PROCESOS: es la representación gráfica de las actividades que desarrolla la Entidad, agrupadas en procesos, que permite cumplir con la misión y la visión establecidas en el DASCD, la cual está conformada por la interacción de dichos procesos, de acuerdo con el alcance y la organización de la entidad.

5.1. Pasos a Seguir para la Codificación de Documentos

Identificación del Tipo de Proceso:

CÓDIGO TIPO DE MACROPROCESO MACROPROCESO

E ESTRATÉGICO Direccionamiento Institucional

M MISIONAL Gestión Integral del Servicio Civil

A APOYO Procesos de Apoyo a la Gestión

C EVALUACIÓN (Control Interno) Control y Seguimiento

Identificación de los Procesos:

CÓDIGO PROCESO MACROPROCESO

GES Gerencia Estratégica

ESTRATÉGICO

SGE Sistemas de Gestión

SIN Seguridad de la Información

COM Gestión de la Comunicación

ACI Atención al Ciudadano

GCO Gestión del Conocimiento

ODT Organización del Trabajo MISIONAL

DCH Bienestar, Desarrollo y medición del rendimiento

GTH Gestión del Talento Humano

APOYO

RFA Gestión de Recursos Físicos y Ambientales

GDO Gestión Documental

TIC Gestión de las Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones

FIN Gestión Financiera






CÓDIGO PROCESO MACROPROCESO

CON Gestión Contractual

JUR Gestión Jurídica

CYS Control y Seguimiento EVALUACIÓN

Codificación de Acuerdo con el tipo documental

CODIFICACIÓN TIPO DE DOCUMENTO CODIFICACIÓN TIPO DE DOCUMENTO

CB Caracterización Bienes y Servicios IN Instructivo

CP Caracterización de Proceso MA Manual

DE Documento Estratégico PL Planes y Programas

FM Formato PR Procedimiento

GI Guía PT Protocolo

El consecutivo de un documento, se identifica al final de la codificación, el cual consta de tres (3) números comenzando por cero (0). No existe consecutivo 000 o “borrador” en la documentación vigente. Ejemplo: Suponiendo que el Proceso de Gestión Documental posee 3 Procedimientos, la codificación es la siguiente:

SIGLA DEL MACROPROCESO SIGLA DEL PROCESO TIPO DE DOCUMENTO CONSECUTIVO

A GDO PR 003

De esta manera, los códigos son como en los siguientes ejemplos:

Para Procedimientos: A-GDO-PR-001, A-GDO-PR-002, A-GDO-PR-003.

Para los Instructivos: A-GDO-IN-001, A-GDO-IN-002.

Para los Formatos: A-GDO-FM-001, A-GDO-FM-002.

Para los documentos estratégicos: A-GDO-DE-001 Así mismo se codifican los demás tipos de documentos que se especificaron anteriormente en cada proceso.

5.2. Versión e Identificación del Documento

El manejo de control de versión representa los cambios sustanciales que, en cuanto a su estructura, contenido, objetivo, alcance, descripción de actividades, etc.; que ha tenido un documento a través del tiempo.






Está compuesto por dos (2) dígitos separados por un punto (.). Este número debe ser un número entero seguido de cero (0). Cuando el documento se emite y se aprueba su versión es: 1.0 y al realizar modificaciones posteriores comienza a numerarse consecutivamente es decir, 2.0, 3.0, etc. No hay Versionamiento intermedio: 3.1, 3.2, etc. Control de Cambios: En los documentos se debe detallar los cambios que surte un documento de una versión a otra así:

Ejemplo: Se eliminó el numeral XX que hablara sobre XXX debido a que la nueva resolución excluyó este tema, Se adiciona párrafo en el numeral XX indicando que…. Se incluye el formato XX o se elimina el formato XX por…

El nombre del documento finalmente elaborado/creado, consta de:

CÓDIGO + NOMBRE + VERSIÓN

Ejemplo: Instructivo para la Elaboración y Control de Documentos

E-SIG-IN-001 Instructivo elaboración y control de doc SIG V2.0

6. CARACTERISTICAS ESPECÍFICAS DE LOS DOCUMENTOS Este contenido debe contemplar las consideraciones normativas relacionadas con la temática del asunto central del documento, de tal forma que permita evidenciar el desarrollo de los objetivos y políticas planteadas, en capítulos debidamente organizados, que le permitan al lector entender con claridad los diferentes lineamientos para el desarrollo de la planeación, ejecución, verificación, seguimiento, control y toma de decisiones.

6.1. Estructura general de los manuales y Documentos Estratégicos, Se encuentra definida en el formato E-GES-FM-009 Formato de Documentos Estratégicos del DASCD.






Portada Contra Portada

CÓDIGO, VERSIÓN, MES, AÑO DE LA PLANTILLA DE DOC

ESTRATÉGICOS

TITULO DEL DOCUMENTO


MACROPROCESO, PROCESO Y


CIUDAD, VERSIÓN, MES AÑO.

PIE DE PÁGINA ESTABLECIDO

POR AL ENTIDAD






Créditos La Estructura general del manual, informes y Documentos Estratégicos:

El encabezado de los manuales y Documentos Estratégicos del DASCD, contiene los siguientes elementos:

Slogan del Departamento

- ALCALDE (CUADO APLIQUE - SECRETARIO GENERAL (CUANDO APLIQUE) - DIRECTOR DASCD - JEFES DE OFICINA - SUBDIRECTORES

NOMBRES DEL EQUIPO DE TRABAJO QUE DESARROLLO EL DOCUMENTO

ENCABEZADO

CONTENIDO Preferiblemente letra Arial entre 10 y

12 puntos

PIE DE PÁGINA






Título del documento

Nombre del Proceso

Código del Documento

Versión del Documento

Vigencia del Documento El slogan del departamento es utilizado en los encabezados y el establecido por el Manual Estratégico de Comunicaciones E-COM-MA-001. Pie De Página Del Manual y Documento Estratégico: Para todos los casos, el tipo de letra es Arial y el tamaño es 8. El Final de la página del documento debe estar conformado por los datos de la Entidad:

Dirección completa sin abreviaturas: Carrera 30 No 25-90 Piso 9 costado oriental

Teléfono (PBX, conmutador): PBX: (1) 368 0038

Código Postal: 111311

Página web: www.serviciocivil.gov.co

Para todos los documentos de Nivel 1, 2, 3 y 4, los logos de certificación de calidad deben ir de izquierda a derecha, como se muestra a continuación: Ejemplo

Lo anterior, dando cumplimiento al Decreto 208 de 2016 “Por medio del cual se adoptan el Manual de Imagen Corporativa y Visual de la Administración Distrital y el lema institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para el periodo 2016-2020”.

La Numeración de las páginas del documento se realiza de la siguiente manera:







En el menú: “Insertar - Número de Página – en el centro de la Página”, se escoge la opción “Página 1 de 1”.

Nota 1: En los tipos documentales establecidos anteriormente debe dejarse en la parte final del documento como pie de página, junto con los logos el siguiente mensaje en letra cursiva tamaño máximo arial 8: Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia no

Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el repositorio de documentos SIG del DASCD.

6.2. Estructura general de los demás documentos

Encabezado El encabezado de los documentos del DASCD, contiene los siguientes elementos:

Logo Institucional

Tipo de Macroproceso

Nombre del Macroproceso

Nombre del Proceso

Nombre del Documento

Código del Documento

Versión del Documento

Vigencia del Documento

ENCABEZADO

CONTENIDO

PIE DE PÁGINA






El logo utilizado en los encabezados de los documentos es el establecido por el Manual Estratégico de Comunicaciones E-COM-MA-001, de conformidad con las políticas de imagen corporativa de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, solamente puede ser cambiado si existe algún tipo de normatividad distrital que así lo indique.

El tipo de Macroproceso corresponde a: Estratégico, Misional, Apoyo, Control y Seguimiento según corresponda, el cual debe expresarse en MAYÚSCULA SOSTENIDA, letra Arial Negrilla a 11 puntos.

Ejemplo:

MACROPOCESO ESTRATEGICO

Nombre del Macroproceso (Ver Numeral 3. Denominación de los Macroprocesos), el cual debe expresarse en MAYÚSCULA SOSTENIDA, letra Arial Negrilla a 11 puntos.

Ejemplo:

MACROPROCESO ESTRATEGICO DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL

El campo del nombre del Proceso, debe contener la Palabra “PROCESO” + el Nombre del proceso al que pertenece el documento, el cual debe expresarse en MAYÚSCULA SOSTENIDA, letra Arial Negrilla a 11 puntos.

NOMBRE DEL MACROPROCESO

TIPO DE MACROPROCESO






Ejemplo:


PROCESO SISTEMAS DE GESTION

El campo nombre del Documento, debe escribirse con mayúscula inicial el Tipo de Documento objeto de descripción + el nombre que se la haya dado al mismo así: Manual de XXX, Plan de XXX, Procedimiento de XXX, Instructivo de XXX, el cual debe expresarse en letra Arial Negrilla a 10 puntos. Ejemplo:


PROCESO SISTEMAS DE GESTIÓN

Instructivo para la elaboración y Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión

Codificación: (Ver Numeral 3.1.3: tabla tipo documental) El Código, la Versión y la Vigencia deben expresarse en Minúscula, con letra Arial a 10 puntos. Ejemplo:


Código: E-SIG-IN-001

PROCESO SISTEMAS DE GESTIÓN Versión: 2.0

Instructivo para la elaboración y Control de documentos del Sistema Integrado de

Gestión

Vigencia desde: Febrero de 2015

ENCABEZADO TERMINADO DEL DOCUMENTO


Código: E-SIG-IN-001

NOMBRE DEL PROCESO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

CODIFICACIÓN

VERSIÓN

VIGENCIA






PROCESO SISTEMAS DE GESTIÓN Versión: 2.0

Instructivo para la elaboración y Control de Documentos del Sistema Integrado de

Gestión

Vigencia desde: Febrero de 2015

ENCABEZADO DOCUMENTOS DE NIVEL 1 Y 2 Para los documentos de NIVEL 1 y 2 como: Documentos Estratégicos, Manuales, Planes, Informes de Gestión, Caracterización de proceso, entre otros se aplica el siguiente encabezado.

Ejemplo: Proceso de Gestión Jurídica; Documento: Caracterización del Proceso

MACROPROCESO DE APOYO RECURSOS DE APOYO A LA GESTIÓN

Código: A-JUR-CP-001

PROCESO GESTIÓN JURÍDICA Versión: 1.0

Caracterización del Proceso Vigencia desde: Febrero de 2015

ENCABEZADO DOCUMENTOS DE NIVEL 3 Para los documentos del NIVEL 3, Procedimientos, Instructivos, Guías, Protocolos; manual del Usuario, el encabezado se aplica de la misma manera que los del Nivel 1 y 2 Ejemplo

MACROPROCESO DE TIPO DE MACROPROCESO Arial 11 Nombre del Macroproceso en mayúscula sostenida Arial 11

Código: X-XXX-XX-001

PROCESO NOMBRE DEL PROCESO mayúscula sostenida Arial 11puntos, centrado

Versión: 1.0

Tipo de Documento + Nombre del Documento Arial 10 puntos, centrado

Vigencia desde: Mes de año

MACROPROCESO DE TIPO DE MACROPROCESO Arial 11 Nombre del Macroproceso en mayúscula sostenida Arial 11


PROCESO NOMBRE DEL PROCESO mayúscula sostenida Arial 11, centrado

Versión: 1.0

Tipo de Documento + Nombre del Documento Arial 10 puntos, centrado

Vigencia desde: Mes de año






Nota 1: Para los FORMATOS producidos por el DASCD (Documentos Internos NIVEL 3. El encabezado se aplica de la siguiente manera:

Se ubica el Logo del DASCD en el recuadro izquierdo.

El campo que contiene: la palabra “FORMATO” + el nombre del Formato que se pretende aplicar en MAYÚSCULA SOSTENIDA, Letra Arial a 11 puntos y negrilla.

El código, la versión vigente y la fecha de la vigencia desde, los cuales deben expresarse en Minúscula con letra Arial a 10 puntos.

Ejemplo

Nota 2: Los formatos Tabla de Retención Documental (A-GDO-FM-001) y Tabla de Valoración Documental (A-GDO-FM-016), tendrán el siguiente encabezado, en atención de las orientaciones impartidas en lineamientos del Archivo Distrital. CONTENIDO El contenido del documento deberá expresarse preferiblemente en Letra tipo Arial 10 puntos PIE DE PÁGINA DOCUMENTOS NIVEL 1, 2 y 3

Para todos los casos, el tipo de letra es Arial y el tamaño es 8 sin negrilla. El Final de la página del documento debe estar conformado por los datos de la Entidad:

Dirección completa sin abreviaturas: Carrera 30 No 25-90 Piso 9 costado oriental Teléfono (PBX, conmutador): PBX: (1) 368 0038 Código Postal: 111311 Página web: www.serviciocivil.gov.co

MACROPROCESO DE TIPO DE MACROPROCESO Arial 11 Nombre del Macroproceso en MAYÚSCULA SOSTENIDA Arial 11


PROCESO NOMBRE DEL PROCESO mayúscula sostenida Arial 11, centrado

Versión: 1.0

FORMATO DE MAYÚSCULA SOSTENIDA Arial 11 puntos Vigencia desde: Mes de año







Para todos los documentos de Nivel 1, 2, 3 y 4, los logos de certificación de calidad deben ir de izquierda a derecha, como se muestra a continuación:

Ejemplo


Carrera 30 No 25 – 90 Piso 9 Costado Oriental Tel: 3 68 00 38 Código Postal: 111311 www.serviciocivil.gov.co Página 1 de 2 Versión: 3.0

Lo anterior, dando cumplimiento al Decreto 52 de 27 de enero de 2012 “Por medio del cual se adoptan el Manual de Imagen Corporativa y Visual de la Administración Distrital y el lema institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para el periodo 2012-2015”. La Numeración de las páginas del documento se realiza de la siguiente manera:

En el menú: “Insertar - Número de Página - Final de Página”, se escoge la opción “Página 1 de 1”.

Nota 1: En todas las páginas de documentos de grandes volúmenes de páginas, con excepción de aquellos que son para uso externo, tales como: oficios, comunicados y memorandos, se debe dejar el siguiente escrito en cursiva: Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el repositorio de documentos SIG del DASCD.

Nota 2: Para los Comunicados Oficiales (Circular, Memorando, Oficio, Resolución), en atención de la imagen institucional vigente del distrito, se debe tener en cuenta las directrices dadas desde la Oficina de Comunicaciones con respecto a la imagen que rige en cada administración.

7. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS La administración y el control de la documentación generada por el Sistema Integrado de Gestión del DASCD, es responsabilidad única de la Oficina Asesora de Planeación. El presente documento debe ser divulgado a todos los Servidores Públicos del DASCD, para su estricta aplicación cuando se requieran mejoras a los procesos en los que participen.







Cada Responsable de proceso debe asegurarse que todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión que aplican en sus procesos, se encuentran establecidos, documentados, implementados y mantenidos.

7.1. Control De Cambios, elaboración, revisión y aprobación

Se deben relacionar los cambios que se han realizado a las versiones del documento, en orden cronológico, con letra Arial 9 puntos sin negrilla, en la siguiente tabla:

Los roles a tener en cuenta son los siguientes:

ACCIÓN NOMBRE Y CARGO

Elaboró / Actualizó

Nombre, seguido del Cargo que ocupa (de acuerdo con el Manual de Funciones) o Rol desempeñado (de acuerdo con los Documentos del SIG), de quien o quienes elaboraron el documento. FUNCIONARIO ENTIDAD.

Revisó La revisión está a cargo del LIDER OPERATIVO (en caso de ser diferente a quien elabora) y se debe incluir la persona que realiza el control de Normalización del SIG en la OAP (Profesional de la OAP). Mencionar Nombre y Cargo o Rol de ambos.

Aprobó En la aprobación se debe indicar Nombre y cargo o rol de acuerdo con la Tabla de Responsabilidad del Documento, del DIRECTIVO RESPONSABLE del proceso.

Declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales.

Nota 1: Con letra Arial 9 puntos sin negrilla.

7.2. Almacenamiento de Documentos

La creación, modificación o eliminación de los documentos del Sistema de Gestión, se realiza de acuerdo al procedimiento establecido para la administración y control de documentos, y posteriormente son almacenados en la carpeta compartida que está ubicado en la siguiente ruta: Z:\1-SIG-DASCD De la misma manera, cuando se trate de Documentos Obsoletos, para las versiones anteriores a la vigencia 2013, corresponde a cada proceso su control y almacenamiento. Los documentos obsoletos de las versiones generadas desde 2013, deben aparecer en las carpeta compartida del SIG, ubicada en Z:\1-SIG-DASCD\20-DOCUMENTOS OBSOLETOS, sin embargo, la Oficina de Gestión de TICS debe generar back up de la información de los servidores de manera periódica.

VERSIÓN No. FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

1.0 dd/mm/aaaa XXXXX









7.3. Distribución de Documentos

La distribución de los documentos del Sistema de Gestión está a cargo de la Oficina Asesora de Planeación a través de la Carpeta Compartida (z:) / 1. SIG_DASCD dispuesta para todos los funcionarios Cuando haya novedades y/o se apruebe una nueva versión, la Oficina Asesora de Planeación debe enviar notificación a los correos Institucionales de su actualización y publicación.

7.4. Control De Documentos De Origen Externo

Cada responsable y líder de proceso identifican en los normogramas los documentos aplicables a los Procesos que son de Origen Externo.

7.5. Control De Documentos Obsoletos

Cuando se apruebe una nueva versión, las copias obsoletas se deben llevar a la carpeta digital, denominada “DOCUMENTOS OBSOLETOS” en custodia de la OAP.

7.6. Copia No Controlada

Las copias impresas en las diferentes dependencias o reproducción parcial o total de cualquiera de ellas, se le denomina “COPIA NO CONTROLADA”; donde no se garantiza a los usuarios de los documentos que se esté utilizando su última versión.

7.7. Papel

Su color, opacidad y calidad deben facilitar la impresión, la lectura y la reproducción del documento. Se utiliza generalmente tamaño carta u oficio, puede ser por las dos caras de la hoja, a renglón o interlineado sencillo. Existen algunas excepciones en el caso del manejo del tamaño oficio, el cual aplica en documentos más extensos y que requieren la utilización de este formato por el volumen de la información. En documentos de gran extensión (de más de 20 páginas) como son los documentos técnicos, informes o términos de referencia, se sugiere imprimir el documento utilizando las dos caras de la hoja con el objetivo de economizar papel, adoptando la “Cultura de Cero Papel”.






7.8. Fuente

Para la generación de documentos se sugiere utilizar letra tipo Arial en su contenido y el manejo en otras versiones, programas o computadores. El tamaño puede variar de diez (10) a doce (12) puntos en los textos dependiendo de la extensión del documento, y de (12) a catorce (14) puntos en negrilla para los títulos.

7.9. Aspectos De Redacción

La redacción del texto debe ser clara, concisa y precisa. Adicionalmente, debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico.

8. ADMINISTRACION DE LA CARPETA COMPARTIDA (Z): SIG-DASCD

8.1. Responsabilidades

La Administración de la Carpeta Compartida (Z): SIG-DASCD es responsabilidad exclusiva de la Oficina Asesora de Planeación y solo esta dependencia puede autorizar las modificaciones de los documentos en este repositorio.

8.2. Control Documental

EL control se realiza a través del Listado Maestro de Documentos por parte de la Oficina Asesora de Planeación en los cargos que el Jefe delegue, cuando se actualiza, elimina o crea un documento dentro del Sistema de Gestión se publica en la carpeta compartida SIG-DASCD y se actualiza en el listado maestro documentos.

8.3. Responsabilidad de la actualización de los documentos.

Cada responsable de proceso y cada líder operativo son los responsables de verificar que los documentos permanezcan actualizados acorde con la realidad y realizar los ajustes que considere pertinentes en estos documentos cada vez que se considere necesario.






CONTROL DE CAMBIOS:

ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN:

ETAPA NOMBRE Y CARGO

Elaboró / Actualizó Natalia Gómez Lara – Profesional Oficina Asesora de Planeación Revisó Natalia Gómez Lara – Profesional Oficina Asesora de Planeación Aprobó Rosa Salcedo Camelo / Jefe Oficina Asesora de Planeación

Declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales.

VERSIÓN

No. FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

1.0 20/10/2019 Se crea el documento como nuevo, ya que el tema estaba contenido

dentro del manual del sistema integrado de gestión E-SGE-MA-001.

2.0 27/01/2020 Se pasa a la nueva plantilla de acuerdo con el nuevo logo, se

actualizan imágenes en el contenido de las plantillas.


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