Universidad Galileo Julia Imelda Pérez

Paquetes de software Carnet 12004572

MANUAL DE DROPBOX

¿Qué es Dropbox?

Dropbox es un sistema de almacenamiento de archivos en Internet con el principal objeto de servirnos como copia de seguridad de los mismos, además de para poder tenerlos sincronizados entre varios dispositivos.

Esa sería la definición general, pero para mí Dropbox es un sistema que nos ofrece mucho más:

Copia de seguridad automática de archivos.

Lo primero que debemos hacer es instalar la aplicación Dropbox en nuestro ordenador, que cuenta con versiones para Windows, Mac, Linux y algunos sistemas móviles.

Actualización de abril 2011: Dropbox en español ya esta disponible también.

Una vez instalada veremos que nos aparece en nuestro sistema una nueva carpeta llamada Dropbox. Esto es lo que más me ha enganchado de Dropbox, la integración con el sistema gracias a esta carpeta. Durante la instalación se nos dará la opción de elegir en qué lugar instalar dicha carpeta Dropbox.

Esto es lo básico de Dropbox, una cosa sencilla que te ahorra mucho tiempo y cabreos. Tan simple como guardar el archivo y ya está a salvo y disponible para compartir, así como también aparecerá en la carpeta Dropbox de todos los equipos en los que tengas instalada la aplicación.

Todos los archivos y/o carpetas que se guarden en esta carpeta serán automáticamente almacenados en los servidores de Dropbox, es decir, ya tendremos en Internet una copia de seguridad de dichos archivos y/o carpetas. Podemos acceder a dicha información a través de la web de Dropbox.

-       ¿Y si no quiero mover mis archivos a la carpeta Dropbox?

Hay documentos y carpetas que, seguramente, no queramos mover a la carpeta Dropbox, por diversas razones. En ese caso podemos crear enlaces simbólicos a esas carpetas.

Un enlace simbólico es como un acceso directo a una carpeta o archivo pero que detecta cuando el archivo o contenido de esa carpeta se actualiza, permitiendo así

que Dropbox actualice las modificaciones y las almacene en la nube sin tener que mover el archivo original a la carpeta Dropbox. Tan solo tenemos que crear el enlace simbólico y ponerlo dentro de la carpeta Dropbox.

En resumen, si metemos en la carpeta un enlace directo (el normal de toda la vida), Dropbox subirá a nuestra cuenta el acceso directo en sí y no el contenido de la carpeta original o el archivo original. En cambio, si ponemos un enlace simbólico en la carpeta Dropbox, cuando hagamos algún cambio al destino del enlace, y asea carpeta o archivo, Dropbox subirá a nuestra cuenta el contenido real y no el enlace en sí. Para crear un enlace simbólico podéis echar un ojo a esto:

Mac: SymbolicLinker es un plugin que una vez instalado hará que aparezca una opción adicional en el menú contextual de Finder. Haciendo clic con el botón derecho sobre un archivo o carpeta nos aparece la opción “Make Symbolic Link”

Descarga | Symbolic Linker

Actualización noviembre 2011: Acabo de actualizar a OSX Lion y veo que hay un fallo que hace que los enlaces simbólicos no se vean como tal en Lion, sino como alias normales. Para solucionarlo, una de las formas que tenemos es el terminal.

1. Abrimos Terminal y usamos escribimos chmod a+rx Dropbox (tenemos que estar en la ruta en la que se encuentra la carpeta Dropbox)

2. Abrimos el archivo .dmg que nos hemos descargado y copiamos el archivo SymbolicLinker.service a la carpeta Servicios que se encuentra en la librería (/Librería/Servicios). Si no existe la carpeta aún, la creamos.

De esta forma ya deberían volver a funcionar los enlaces simbólicos.

Windows: Como hace muchos años ya que no toco Güindows, salvo en el trabajo, será mejor que explique esta parte alguien que haya probado el sistema más que yo. Os dejo un par de enlaces a unas guías que me parecen interesantes: Una y otra.

Linux: Os dejo también un par de enlaces, aunque me da que probablemente no los necesitéis Uno y otro.

Control de versión de archivos

Es muy útil poder entrar a Dropbox y ver las diferentes versiones de un archivo. Cada vez que modificamos un archivo y lo guardamos, este se actualiza en nuestro Dropbox, donde podremos ver un listado de versiones del archivo y recuperar aquella que queramos.

Como podéis ver, el archivo regalosdestacada.jpg fue subido a mi Dropbox el día 20 de febrero, y modificado después el mismo día a las 8.50 PM. Si necesitase la versión antigua, tan solo hay que seleccionar esa versión y darle al botón “Restore”.

Compartir carpetas y archivos fácilmente.

La verdad es que desde que conocí Dropbox uso menos los “pinchos” USB (pendrives). Una de las cosas que más me gusta de Dropbox es la posibilidad de compartir carpetas. Una carpeta de nuestro Dropbox se puede compartir con quien o quienes queramos.

Enviamos un email desde Dropbox a la persona/s con la que queramos compartir la carpeta y listo. A partir de entonces cada archivo o carpeta que se cree en esta carpeta compartida estará disponible para todas las personas que comparten la carpeta. Podemos intercambiar información poniéndola en esa carpeta compartida con otra persona. Una gran ayuda sobre todo para aquellos archivos que no podemos enviar por correo electrónico.

En esa imagen se ve el cuadro de diálogo para compartir la carpeta “pics” .

Yo suelo usar eso para dejarles fotos, películas y archivos grandes a mis amigos sin tener que ir de uno en uno con el pendrive. En caso de que no tengan Dropbox, pueden descargar los archivos sin problema de todas formas enviándole un enlace directo a nuestra carpeta. Este enlace lo conseguimos haciendo clic derecho sobre la carpeta en cuestión y eligiendo del menú “Obtener enlace para compartir“

Ojo, este enlace permite a cualquiera que lo tenga acceder al contenido de la carpeta.

Galería de fotos

Hace tiempo que ya no uso Picasa ni Flickr, vale que estas webs tienen muchas más opciones y un gran componente social, pero yo al final no usaba ninguna de esas opciones. Dropbox es más sencillo y rápido. ¿Quieres compartir las fotos de la noche de juerga de ayer? Simplemente creas una carpeta dentro de la carpeta “Photos” de Dropbox y ya tienes una galería de fotos. Para obtener el enlace a esa galería tan solo hacemos clic derecho encima de la carpeta en cuestión, iremos a “Dropbox” y luego a “Copiar el enlace de la galería pública”.

Puedes enviar el enlace a aquellas personas que quieres que descarguen las fotos, aunque hay que recordar que esta carpeta “Photos” es pública y puede ser vista por cualquier desde internet, siempre que tengan el enlace.

En este enlace podéis ver una galería que tengo de muestra: http://db.tt/0jGh0IX

-       Otros usos para imágenes.

Yo le doy otro uso a la carpeta “Public” de Dropbox relacionado con las fotos. Normalmente subo muchas fotos a diferentes sitios, este blog, foros, otras webs, etc.

Desde Dropbox todo me resulta más rápido, ya que solo tengo que poner la imagen en la carpeta “Public” y listo. Con el botón derecho encima del archivo Dropbox nos dará el enlace directo a la imagen y así podremos usarla.

Otra gran ventaja de esto es el poder usar tu propio dominio para los archivos de Dropbox. En el siguiente punto detallaré cómo se hace. Aquí solo dejo un ejemplo de uso con nuestro dominio:

Si quiero poner en un mensaje de un foro una imagen llamada marcemola.jpg, tan solo copio esa imagen a la carpeta “Public”. Haciendo clic con el botón derecho en la imagen, Dropbox nos dará el enlace directo a la imagen que siempre será del tipo:

https://dl.dropbox.com/u/2939835/marcemola.png

En cambio, si tuviésemos configurado nuestro dominio para usar Dropbox. Es decir, podemos usar nuestro dominio sustituyendo la parte del enlace de arriba que he puesto en negrita como ejemplo. Y podríamos usar el siguiente enlace.

http://dropbox.marcefx.com/marcemola.jpg

Parece una tontería, pero cuando usas muchas imágenes y tienes que estar subiendo a un servidor externo y buscar en enlace directo a la imagen, se agradece este sistema. De esta forma no necesitas siquiera buscar el enlace a la imagen ya que sabes que siempre será http://dropbox.tudominio.com/nombredearchivo.jpg

Uso de Dropbox con tu propio dominio.

Como ya introduje antes, se puede usar Dropbox con tu propio dominio. Para eso tan solo hay que hacer una pequeña modificación en nuestro hosting. En resumen, tenemos que modificar el archivo .htaccess en la raíz del directorio donde queramos guardar los archivos.

Este directorio tendrá que ser siempre dentro de la carpeta “Public”. Si usamos esta carpeta por defecto la dirección que obtendemos sera del tipo: http://dropbox.dominio.com/archivo.jpg

Si dentro de la carpeta “Public” creamos “fotos” y colocamos aquí la modificación del archivo .htaccess, tendríamos los enlaces directos del tipo: http://dropbox.dominio.com/fotos/archivo.jpg

Aquí tenéis una explicación detallada de cómo hacerlo. Yo os lo simplifico un poco y os dejo aquí los dos archivos que deberíais subir a la raíz de la carpeta “Public”. Tenéis que abrirlos con algún editor y modificar el identificador de Dropbox, así como lo que creáis oportuno. Enlace de descarga

Con esto ya podremos acceder a la carpeta Public directamente con nuestro dominio desde http://dropbox.dominio.com

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Estos son los principales usos que le doy a Dropbox. El único inconveniente es el poco espacio que ofrecen gratuitamente, aunque siempre se puede pagar si necesitamos más, según estos precios:

Otras ventajas (actualización septiembre 2011)

Dropbox sigue creciendo, y seguramente pronto podremos tener una forma de usarlo junto a Google Docs offline. Por otro lado, compañías como HTC se están interesando en integrar Dropbox en sus terminales, como podréis comprobar con el nuevo HTC Rhyme.

Conseguir espacio adicional gratuitamente

Dropbox ofrece varias formas de conseguir espacio extra de forma gratuita hasta 8 GB, aunque si tenemos una cuenta de correo universitario podremos conseguir hasta 16 GB.

1. Sistemas de referidos, y adicionalmente cn una cuenta de correo acabada en .edu.

La forma más sencilla de conseguir espacio es mediante el sistema de referidos. Por cada persona que consigamos que se registre en Dropbox e instale la aplicación conseguiremos 250 MB más o 500 MB extra de almacenamiento si tenemos una cuenta universitaria. Para conseguirla, una vez dentro de vuestra cuenta Dropbox debéis ir a este enlace: www.dropbox.com/edu (es lo que se conoce como Dropbox Edu)

Aunque la una cuenta de correo de tu universidad no acabe en .edu puede valer. Abajo a la derecha en esa misma página te da la opción de indicar que tienes una cuenta universitaria diferente. En ese enlace indicas tu cuenta de correo y una vez que ellos comprueben que efectivamente es de estudiante te activarán la cuenta de estudiante.

A mi me funcionó con mi cuenta de correo acaba en @ugr.es (Universidad de Granada). Una vez aceptada tu solicitud automáticamente te dan 250 MB por cada referido que ya tenías y 500 MB por cada nuevo referido que consigas, hasta un límite de 16 GB.

2. A través de recomendaciones de Dropbx mediante Facebook y Twitter.

Para conseguir hasta 640 MB más tenéis que ir aquí y seguir los pasos que os indican: https://www.dropbox.com/free

3. Juegos puntuales. Consigue 1 GB más gratis. ACTUALIZACIÓN: Este paso ya no funciona, ha acabado el plazo para poder beneficiarse de la campaña.

Anotaciones adicionales, trucos y consejos

Copias conflictivas

Cuando compartimos documentos a través de Dropbox, cada usuario puede editarlos en su ordenador. Las copias conflictivas se producen por que varios usuarios modifican un documento al mismo tiempo. Ejemplo:

- El usuario 1 abre un documento de Word. A su vez, el usuario 2 abre ese mismo documento en su ordenador.

- El usuario 1 guarda los cambios en el documento y este se actualiza en Dropbox. Lógicamente, estos cambios no aparecerán en el archivo que tiene abierto el usuario 2, con lo que cuando este guarde los cambios, aparecerá en Dropbox una “copia conflictiva”, es decir, otro archivo renombrado.

- Tendremos entonces dos copias del archivo, la original y la conflictiva. Tendremos que abrir ambos documentos para ver qué cambios han realizado los usuarios y elegir los que queramos guardar.

Archivos eliminados por error

En caso de que eliminemos por error algún documento de Dropbox, siempre tendremos la opción de recuperarlo en la web. Tan sólo tenemos que acceder a nuestra área de usuario y en el menú principal veremos la opción “Mostrar archivos eliminados”

Si pasamos el ratón por encima del archivo eliminado (se muestran en color gris) nos aparece la opción para recuperarlo o eliminarlo definitivamente.

Compartir carpeta con permisos de “sólo lectura”

Muchas veces queremos compartir una carpeta con el objetivo de que la otra persona sólo vea los documentos y que no pueda modificarlos. Lamentablemente, esta opción “directa” no está disponible en Dropbox.

La alternativa que tenemos es la siguiente:

1. Vamos a la carpeta que queramos compartir2. Hacemos clic en ella con el botón derecho del ratón y seleccionamos “Obtener enlace para compartir”

3. Se abrirá el navegador web y nos dará la dirección URL para compartir esa carpeta.

Ya sólo tendremos que enviarle esa dirección web a las personas con quienes queramos compartir la carpeta. Podrán acceder a ella, y sus subcarpetas, en el navegador web, pero no podrán modificar nada.

Cómo eliminar nuestra cuenta de Dropbox

Si queremos olvidarnos de Dropbox completamente, podemos desactivar y eliminar nuestra cuenta accediendo a las opciones de “Configuración de la cuenta” en “Cuenta”.

Restringir o bloquear el acceso de aplicaciones enlazadas a nuestra cuenta

Hay ocasiones en las que enlazamos aplicaciones de terceros o servicios en web a nuestra cuenta de Dropbox. Si dejamos de usarlos o simplemente queremos que ya no tengan acceso a nuestra cuenta, tan solo tenemos que acceder vía web a la sección “Cuenta” y eliminar dichas aplicaciones en el siguiente apartado:

 

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Espero que os resulte útil esta entrada tanto para los que no conocen Dropbox como para los que ya lo usan. Si os parece interesante y os queréis registrar, podéis hacerlo como referidos míos usando este enlace, lo cual os agradecería: http://db.tt/GtLTj9v

Si no, siempre os podéis registrar de la misma forma en www.dropbox.com