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INTRODUCCIÓN

UNIVERSIDAD NACIONAL

DE LOJA

MODULO “III” PARALELO “B”

TRABAJO INDIVIDUAL

Loja - Ecuador

2012

ÁREA JURÍDICA SOCIAL Y ADMINISTRATIVA

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

AUTORAS:

María del Auxilio Ortega Guamán

Paola Maricela Díaz Eras

DIRECTORA:

C.P.A. Econ. Rosario E. Moreno A. de Peláez

TESIS PREVIA A OPTAR EL GRADO DE

INGENIERAS EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,

CONTADOR PÚBLICO AUDITOR

CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA EFICAZ DE

LA GESTIÓN EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y

CRÉDITO “EL COMERCIANTE” LTDA. DEL CANTÓN

SARAGURO

i

C.P.A. ECON. ROSARIO E. MORENO A. DE PELÁEZ DOCENTE DE LA

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA DEL ÁREA JURÍDICA,

SOCIAL Y ADMINISTRATIVA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA Y

DIRECTORA DE TESIS.

CERTIFICA:

Que la presente tesis efectuada por las Egresadas. María del Auxilio Ortega

Guamán y Paola Maricela Díaz Eras, titulada “CONTROL INTERNO COMO

HERRAMIENTA EFICAZ DE LA GESTIÓN EN LA COOPERATIVA DE

AHORRO Y CRÉDITO EL COMERCIANTE LTDA. DEL CANTÓN

SARAGURO”, previa a optar el Grado de Ingenieras en Contabilidad y

Auditoría, ha sido dirigida, en su desarrollo teórico y práctico; y al cumplir con

las Normas Generales para la Graduación en la Universidad Nacional de

Loja , autoriza su presentación ante el respectivo Tribunal de Grado.

Loja, Abril del 2012

C.P.A. ECON. ROSARIO E. MORENO A. DE PELÁEZ DIRECTORA DE TESIS

ii

AUTORÍA

El contenido del presente trabajo así como las opiniones, criterios,

conclusiones y recomendaciones vertidas son de exclusiva responsabilidad

de las Autoras.

María del A. Ortega G. Paola M. Díaz E.

iii

DEDICATORIA

El presente trabajo lo dedico

primeramente a Dios, a mis

padres, quienes con cariño,

comprensión y sacrificio supieron

guiarme y formarme por el sendero

del bien, mi padre que aunque no

esté ahora a mi lado siento que va

a sentirse muy orgulloso de mi, a

mis hermanos quienes de una u

otra manera me apoyaron y me

incentivaron para así poder

culminar mis estudios con éxito.

MARÍA DEL AUXILIO

El presente trabajo de tesis lo

dedico primeramente a Dios por

saber guiarme por el camino del

bien, de la misma manera a los

seres que más amo en este

mundo, mis hijas y esposo, a mis

padres y hermanos, quienes con

profundo gratitud, cariño y respeto

me apoyaron moral y

económicamente para culminar

con éxito mis estudios.

PAOLA MARICELA

iv

AGRADECIMIENTO

Expresamos nuestro más profundo agradecimiento a las Autoridades de

la Universidad Nacional de Loja y de manera particular de la Área Jurídica

Social y Administrativa, a la Carrera de Contabilidad y Auditoría,

Autoridades y Docentes quienes han contribuido con sus valiosos

conocimientos para concluir con éxito nuestros estudios universitarios.

A la C.P.A. Econ. Rosario E. Moreno A. de Peláez, quien con su

humanismo y ética profesional dirigió la presente tesis haciendo posible

su culminación.

Así mismo nuestro agradecimiento a la Cooperativa de Ahorro y Crédito

“El Comerciante” Ltda. Del Cantón Saraguro, por la disposición que

tuvieron para brindarnos todas las facilidades y la información necesaria

para poder desarrollar con éxito nuestro trabajo de tesis.

LAS AUTORAS

TÍTULO

1

a. CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA EFICAZ DE

LA GESTIÓN EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y

CRÉDITO “EL COMERCIANTE” LTDA. DEL CANTÓN

SARAGURO

RESUMEN

2

b. RESUMEN

El presente trabajo de tesis denominado: Control Interno como

Herramienta Eficaz de la Gestión en la Cooperativa de Ahorro y Crédito

“El Comerciante” Ltda. se realizó en función a los objetivos planteados,

los mismos que tiene relación a establecer en forma sistematizada las

funciones del personal que labora en la cooperativa y diseñar un plan de

organización que contenga métodos y procedimientos; adicionalmente, se

elaboró la documentación necesaria para el control de la capacitación y

desarrollo del personal, justificación ausencia temporal, solicitud de

vacaciones, permisos y licencias, control de asistencia, sistema contable,

captación de ahorros, captación de depósitos a plazo, control de efectivo,

manejo del fondo de caja chica, concesión de crédito, pago de

remuneraciones, adquisición de activos fijos, ingreso de activos fijos,

egreso de activos fijos, que se verán reflejados en la propuesta con la

finalidad de mejorar el desempeño y el cumplimiento de la misión y

visión para la cual fue creada.

Como alternativa de solución a las deficiencias encontradas mediante una

entrevista realizada al gerente de la entidad, se diseñó un manual de

funciones y procedimientos administrativo – financiero con sus

respectivos flujogramas que contribuirá al desarrollo de la institución,

orientada al área de trabajo para la ejecución de actividades de acuerdo a

3

las políticas de la institución; de la misma manera permitirá al personal

instruirse sobre la organización de sus funciones y responsabilidades,

objetivos, normas y procedimientos, finalmente se presentan conclusiones

y recomendaciones a las que se llegó durante el presente trabajo de tesis

encaminadas a coadyuvar la gestión tanto administrativa como financiera

de sus directivos.

4

SUMMARY

This thesis entitled: Effective Internal Control as a Tool for the

Management of Cooperative Savings and Credit "El Comerciante" Ltda.

was made according to the objectives, the same as is related in a

systematic way to establish the functions of personnel working in the

cooperative and design an organizational plan that contains methods and

procedures, in addition, necessary documentation was prepared for the

control of training and staff development, justification, temporary absence,

vacation requests, permits and licenses, control of assistance, accounting

system, savings deposits, collection of deposits, cash management,

handling petty cash fund, credit, payroll, fixed asset acquisition, asset

income, expenditure of fixed assets, which will be reflected in the proposal

in order to improve performance and fulfillment of the mission and vision

for which it was created.

As an alternative solution to the deficiencies found by an interview with the

manager of the company, designed a manual administrative functions and

procedures - with their respective financial spreadsheet that contribute to

the development of the institution, oriented to the work area to execute

activities according to the policies of the institution in the same way will

instruct staff on the organization of their duties and responsibilities,

objectives, standards and procedures, finally presents conclusions and

5

recommendations that were reached during this thesis designed to assist

both management and financial management of its directors.

INTRODUCCIÓN

6

c. INTRODUCCIÓN

Toda entidad y organismo tanto del sector público como privado deben

contar con un sistema de control interno administrativo - financiero, esto

implica, la forma correcta de hacer las cosas, para lo cual la utilización de

políticas y procedimientos permite la protección y conservación de sus

operaciones sean estas administrativas o financieras. En este contexto es

de vital importancia el sistema de control interno como herramienta eficaz

para salvaguardar estos recursos y bienes que son vitales para el

desarrollo normal de las funciones específicas de estas entidades.

Con la aplicación de la propuesta de Control Interno como Herramienta

Eficaz de la Gestión en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “El

Comerciante” Ltda. del cantón Saraguro se pretende ofrecer a sus

directivos un manual de control interno que permita implementar

procedimientos adecuados en cuanto a sus operaciones, las mismas que

se aplicaran de acuerdo a las normas legales vigentes. Situación que

proporcionará información administrativa - financiera de calidad.

La tesis presentada se encuentra estructurada de acuerdo a lo que

determina el reglamento de régimen académico vigente en la Universidad

Nacional de Loja a la fecha, por lo tanto se inicia con una parte

introductoria, el Resumen que es la síntesis de todo el trabajo en

castellano e inglés; la Introducción, resalta la importancia del tema, y el

7

aporte que se entrega a la cooperativa; seguidamente la Revisión de

Literatura, la cual en su contenido ha considerado las categorías

necesarias que ayudan a fundamentar y hacer conocer los elementos

teóricos del tema de tesis; continuando con los Materiales y Métodos en

donde se expone los materiales, métodos, técnicas y procedimientos que

permitieron el desarrollo del trabajo, describiendo cómo y cuándo se hizo

uso de los mismos; Resultados, se establece como la parte fundamental

del trabajo, ya que muestra un diagnóstico situacional basado en la

entrevista aplicada al gerente y empleados de la cooperativa y que se

constituye en la base de la propuesta. Discusión, en esta parte se

presenta un conjunto de procedimientos de control interno administrativas

y financieras, que son alternativas que se proponen para mejorar el

control interno de la entidad, finalizando este trabajo con la presentación

de las Conclusiones y Recomendaciones, las mismas que deberán ser

tomadas en cuenta por quienes dirigen esta cooperativa, la Bibliografía,

que es el resumen de la documentación que fue objeto de estudio como

son libros, textos, reglamentos, estatutos de la entidad, tesis e internet,

que permitieron la explicación teórica, finalmente se incluyen los

respectivos Anexos.

REVISIÓN DE

LITERATURA

8

d. REVISIÓN DE LITERATURA

COOPERATIVISMO

CONCEPTO

“El cooperativismo es una herramienta que permite a las comunidades y

grupos humanos participar para lograr el bien común. La participación se

da por el trabajo diario y continuo, con la colaboración y la solidaridad,

que promueve la organización de las personas para satisfacer sus

necesidades de manera conjunta. La participación del ser humano común,

asumiendo un rol protagonista en los procesos socio-económico en la

sociedad en que vive, se rige por valores y principios basados en el

desarrollo integral del ser humano.”1

El Cooperativismo es el movimiento socioeconómico más grande de la

humanidad; por ende, la Economía Solidaria es el sistema económico,

social, político y cultural, que ha permitido ascender el nivel de vida de

millones de personas fundamentalmente de la clase media y baja,

implementado en ellas los valores y principios de la solidaridad, equidad y

justicia.

1 VAZQUEZ GALARZA, Germán. Cooperativismo “Décima Edición 1996” Pág. 28

http://www.monografias.com/trabajos11/grupo/grupo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/fintrabajo/fintrabajo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/solidd/solidd.shtml

9

VALORES DEL COOPERATIVISMO

El Cooperativismo nace como una propuesta que busca el bien común de

un grupo de personas que se asocian y se organizan en una empresa

para el alcance de un objetivo, mediante el trabajo mancomunado de

todos sus asociados se orienta por los siguientes valores:

•El grupo que asume una cooperativa mantiene una interrelación de apoyo, de trabajo individual en función de la meta común.

AYUDA MUTUA

•Todas las personas que conforman un grupo cooperativo están pendientes de cumplir siempre el trabajo que les corresponde. Nunca se permite que el logro del equipo se pare por haber pospuesto alguna tarea.

RESPONSABILIDAD

•La máxima autoridad dentro de un grupo cooperativo es la reunión en Asamblea de todos sus integrantes. Las decisiones se toman entre todos.

DEMOCRACIA

•Todos los miembros de un grupo cooperativo tienen los mismos derechos y deberes. La asignación de cargos directivos tiene un fin cooperativo pero no existen privilegios especiales.

IGUALDAD

•Los cooperativistas se comportan siempre de manera justa y equitativa, entendiendo que el reconocimiento del trabajo aportado por cada asociado es la base del buen funcionamiento de una empresa cooperativa.

EQUIDAD

•El cooperativista siempre está dispuesto a dar apoyo a otras personas. Jamás es indiferente a la injusticia ni, al atropello de la dignidad humana.

SOLIDARIDAD

Elaborado Por: Las Autoras

Fuente: Vázquez Galarza Germán,

Cooperativismo, Décima Edición

10

PRINCIPIOS DEL COOPERATIVISMO

“Como complemento de los valores señalados, los principios básicos del

cooperativismo son siete:”2

2 AILLON ALBAN Jaime. Lecciones de Cooperativismo. Primera Edición 1983. Pág. 9

PRIMER PRINCIPIO

• Adhesión abierta y voluntaria

SEGUNDO PRINICIPIO

• Control democrático de los socios

TERCER PRINICIPIO

• Participación económica de los socios

CUARTO PRINICIPIO

• Autonomía e independencia”

QUINTO PRINICIPIO

• Educación, entrenamiento e información

SEXTO PRINCIPIO

• Cooperación entre cooperativas

SÉPTIMO PRINCIPIO

• Compromiso con la comunidad

ELABORADO POR: LAS AUTORAS

FUENTE: Aillon Albán Jaime,

lecciones del Cooperativismo

11

1.) ADHESIÓN ABIERTA Y VOLUNTARIA: Todos los socios tienen la

posibilidad de acceder a los servicios que presta la Cooperativa, sin

discriminación por género, raza, clase social, posición económica,

política o religiosa, en la cual las personas deben estar dispuestas a

aceptar las responsabilidades que conlleva ser socio.

2.) CONTROL DEMOCRÁTICO DE LOS SOCIOS: Se gobierna a

través de una Asamblea, en la que los socios asambleístas son

electos mediante selección democrática, por lo cual todos los socios

tienen derecho a elegir y ser elegidos.

3.) PARTICIPACIÓN ECONÓMICA DE LOS SOCIOS: Los socios

contribuyen de manera equitativa y controlan de manera

democrática el capital de la Cooperativa.

4.) AUTONOMÍA E INDEPENDENCIA: Las cooperativas son

organizaciones autónomas e independientes de ayuda mutua que

son controladas por sus socios, al basarse en el esfuerzo propio

estimulan las iniciativas individuales y el sentido de responsabilidad

social.

5.) EDUCACIÓN, ENTRENAMIENTO E INFORMACIÓN: Las

cooperativas brindan educación y entrenamiento a sus socios,

directivos y colaboradores e informan, acerca de la naturaleza y

beneficios del cooperativismo.

6.) COOPERACIÓN ENTRE COOPERATIVAS: Las cooperativas

sirven a sus socios eficazmente y fortalecen el movimiento

12

cooperativo, trabajando de manera conjunta por medio de

estructuras locales, nacionales, regionales e internacionales.

7.) COMPROMISO CON LA COMUNIDAD: La cooperativa trabaja

para el desarrollo sostenible de su comunidad, región o áreas de

influencia, por medio de políticas aceptadas por sus miembros.

COOPERATIVA

DEFINICIÓN

“Son cooperativas las sociedades de derecho privado, formadas por

personas naturales o jurídicas que, sin perseguir finalidades de lucro,

tienen por objeto planificar y realizar actividades o trabajos de beneficio

social o colectivo, a través de una empresa manejada en común y

formada con la aportación económica, intelectual y moral de sus

miembros.”3

IMPORTANCIA

Las cooperativas permiten preservar la autonomía, dignidad y libertad de

las personas sin alterar la unidad de esfuerzos y la labor común, debido a

que sus miembros se adhieran o se retiren de acuerdo con su voluntad,

3 Codificación de la Ley de Cooperativas 2001 (Cod. s/n. RO 400: 29-ago-2001) Art. 1

13

se basa en el esfuerzo propio y ayuda mutua, son verdaderas escuelas

de democracia y fuentes de preparación técnica y económica de vastos

sectores de la población.

CLASIFICACIÓN DE LAS COOPERATIVAS

Las Cooperativas se clasifican según la actividad para la que fueron

creadas, entre las cuales se encuentran las siguientes:

- Producción.- Es aquella en las que sus socios

se dedican personalmente a actividades

productivas lícitas, en una empresa en común.

- Consumo.- Son aquellas que tienen por objeto

abastecer a los socios de cualquier clase de

artículos de libre comercio.

- Ahorro y Crédito.- Son las que reciben ahorros

y depósitos, hacen descuentos y préstamos a

sus socios y verifican pagos y cobros por

cuenta de ellas.

- Servicios.- Son las que, sin pertenecer a los

grupos anteriores, se organizan con el fin de

llenar diversas necesidades comunes de los

socios o de la colectividad.

POR LA ACTIVIDAD

14

COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO

CONCEPTO

“Las Cooperativas de Ahorro y Crédito son aquellas que tienen por objeto

fundamental fomentar el ahorro y otorgar préstamos a sus asociados con

los recursos aportados por los mismos, a un interés muy bajo, con el fin

de eliminar los altos costos que representan los créditos otorgados por los

bancos comerciales.”4

OBJETIVOS

- Promover el desarrollo socioeconómico de sus cooperadores y

cooperadoras; y, de las Comunidades del sector rural, urbano

marginal mediante la prestación de servicios financieros.

- Fortalecer el ahorro y los créditos.

- Fomentar, a través de sus servicios los principios de esfuerzo

propio, autogestión, autocontrol y equidad como base del

funcionamiento y desarrollo de la cooperativa.

- Establecer otros servicios y actividades que contribuyan al

mejoramiento social y económico.

4 CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO (6, 1988, QUITO,

EC.) 1988. Memorias. Quito, Pág. 37

15

- Promover la ampliación de la membrecía de socios y socias y de

terceros en la cooperativa, tendiente a su consolidación y

crecimiento según las leyes vigentes.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COOPERATIVAS DE

AHORRO Y CRÉDITO

La forma de organización que establecen en su conformación las

cooperativas de ahorro y crédito, es por medio de órganos directivos, los

que son integrados para el funcionamiento por los mismos asociados,

quienes ejecutan las labores de acuerdo a lineamientos establecidos en

los estatutos de la cooperativa y del Reglamento de la Ley de

Cooperativas.

La estructura administrativa y de control de la cooperativa de ahorro y

crédito está a cargo de:

Asamblea General de

Socios

Consejo de Vigilancia

Consejo de Administración

Comite de Asuntos Sociales

Comité de Crédito

Comite de Educación


FUENTE: INVESTIGACIÓN PROPIA

16

CONTROL INTERNO

DEFINICIÓN

“El Control Interno constituye un proceso aplicado por la máxima

autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona

seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los

objetivos institucionales.

Constituyen elementos de control interno: el entorno de control, la

organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos

institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y

las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de información, el

cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna

de las deficiencias de control.”5

OBJETIVOS

El Control Interno es una herramienta de consulta y dirección que

contiene un conjunto de políticas, normas, disposiciones, métodos y

procedimientos que rigen las actividades administrativas y financieras,

comprometiendo acciones orientadas al cumplimiento de metas y

5 CULTURAL DE EDICIONES, S.A., AUDITORIA I, Edición 1996, pág. 67

17

objetivos previstos, mediante la eficiente asignación y utilización de los

recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros disponibles.

Los objetivos que la entidad busca alcanzar a través de la implementación

del Control Interno son:

- Eficacia y eficiencia en sus operaciones

- Confiabilidad de la información financiera

- Protección y salvaguardar sus activos

- Cumplimiento de las leyes y normas que le sean aplicables.

TIPOS DE CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO FINANCIERO

“El Control Interno Financiero comprende los procedimientos y registros

que conciernen a la custodia de los recursos, así como la verificación de

la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros.

Este Control Interno Financiero generalmente incluye el control sobre los

sistemas de autorización y aprobación, segregación de deberes entre las

funciones de registros e información contable que involucra directamente

18

las operaciones o la custodia de los recursos, así como los controles

físicos de dichos recursos.”6

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Son documentos que sirven como medios de comunicación y

coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y

sistemática la información de una organización.

Es por ello que tiene relación con el plan de organización, los

procedimientos y registros concernientes a los procesos gerenciales, las

políticas dictadas, las metas y objetivos gerenciales. La ausencia del

control interno administrativo es signo de una administración débil e

inadecuada.

CONTROL PREVIO

Todas las entidades públicas y privadas tienen establecidos los

procedimientos (desde la autorización hasta la evaluación) de sus

operaciones. El control interno previo pone énfasis en la existencia de

reglamentos de organización, manuales o disposiciones específicas que

6 LIBRO AUTÉNTICO DE LEGISLACIÓN ECUATORIANA. Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado y su Reglamento 2005. Pág. 5

19

señalan todo el proceso que se necesita para poder realizar una

determinada operación.

CONTROL POSTERIOR

Tiene dos modalidades: La primera tiene que ver con el cumplimiento de

los procedimientos establecidos para cada operación y son llevadas a

cabo por los directores, jefes de áreas o gerentes, evalúa los aspectos

administrativos de cada operación.

La segunda, además de evaluar los procedimientos administrativos al

interior de cada entidad también toma en cuenta la gestión de las mismas

en función de las metas programadas.

CONTROL CONCURRENTE

Este control está implícito en el control previo, es el que se produce en el

momento en que se ejecuta su registro.

POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO

a. EVALUACIÓN DEL RIESGO INTERNO Y EXTERNO.- El Control

Interno deberá realizar evaluaciones para identificar los diferentes

20

riesgos internos y externos, que pudieran afectar de forma negativa el

logro de los objetivos operacionales y de informaciones, esta

evaluación debe cubrir los riesgos crediticios, de mercado, de liquidez

y de operaciones (incluye delitos, malversación, información financiera

no confiable, lavado de dinero entre otros).

Los controles internos serán objeto de revisión constante para atender

apropiadamente cualquier nuevo riesgo no controlado y reaccionar a las

condiciones y circunstancias que puedan sufrir cambios. Las actividades

de control interno incluyen:

- Revisiones de informaciones que muestren los resultados

financieros.

- Controles de actividades: informes diarios, semanales y

mensuales.

- Controles físicos: arqueos periódicos del efectivo, efectos y valores,

inventarios periódicos, custodia de valores y documentos.

- Establecimiento de responsabilidades para cada operación en las

aprobaciones y autorizaciones.

- Examen y valoración de las operaciones contables y de la

aplicación de las disposiciones administrativas y legales

correspondientes.

21

- Valoración del grado de economía, eficacia, eficiencia en la

utilización de los recursos.

- Verificar que las transacciones u operaciones autorizadas se

inician, ejecutan y registran según la intención original.

- Control de las operaciones que se realizan por vía electrónica.

b. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES.- Garantizar la adecuada

segregación de tarea y funciones, la rotación periódica del personal y

que no se le asignen responsabilidades contrapuestas, de manera que

se reduzca el riesgo de manipulación de la información financiera o de

comisión de delitos.

c. IDENTIFICACIÓN Y MONITOREO DE LAS AREAS.- Realizar una

identificación y monitoreo cuidadoso de las áreas de conflicto

potencial, así como revisiones periódicas de las responsabilidades y

funciones del personal clave para asegurar que no estén en una

posición de encubrir acciones inadecuadas.

d. INFORMACIÓN ADECUADA Y COMUNICACIÓN EFECTIVA.-

Garantizar una información adecuada y comunicación efectiva. La

información debe ser oportuna, confiable, puntual, accesible y con

formato apropiado. El sistema informático deberá incluir información

financiera, datos de operaciones. Deben existir procedimientos de

22

archivo que garanticen la conservación de los datos necesarios a la

cooperativa.

e. CANALES DE COMUNICACIÓN.- Deben existir canales de

comunicación que aseguren que el personal esté consciente de las

políticas y procesos que afecten sus tareas y responsabilidades y que

cualquier información relevante llegue al personal correspondiente.

f. CONTROLES SOBRE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA.- Debe

garantizarse que existan controles sobre los sistemas y tecnologías de

información, tales como procedimientos y su custodia fuera de la

institución, de recuperación, planes de contingencia, controles de

seguridad física y lógica, controles para los accesos y control de datos.

CONTROL INTERNO EN LAS COOPERATIVAS

El control interno será definitivo como la serie de acciones diseñadas y

ejecutadas por la administración activa para proporcionar seguridad

razonable en torno a la consecución activa de los objetivos de la

organización, fundamentalmente en las siguientes categorías:

- Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida,

despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

23

- Exigir confiabilidad y oportunidad de la información;

- Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones y

- Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

PARTICIPANTES DEL CONTROL INTERNO

El sistema de control interno involucra a los directivos y trabajadores que

forman parte de la cooperativa, por lo que la participación de cada uno de

ellos deberá estar claramente definida en los manuales de organización y

funciones, de políticas y procedimientos, de control de riesgos y en

normas de naturaleza similares establecidas por la cooperativa.

DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

Las deficiencias de control interno identificadas en cualquier unidad de la

cooperativa deberán ser reportadas oportuna y simultáneamente a la

comisión de vigilancia y al consejo de administración, para la adopción de

las medidas necesarias para su pronta corrección.

PROCEDIMIENTO Y APLICACIÓN DE CONTROL INTERNO

Para diseñar el sistema de control interno y evaluar adecuadamente la

gestión de la institución es necesario definir y analizar los procesos

24

existentes para determinar las falencias y proponer las recomendaciones

correspondientes. Generalmente se los prepara para ser aplicados en

toda entidad, departamento, sección, etc., describiendo paso a paso las

actividades que forman parte de una función.

MÉTODOS PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO

Al evaluar la estructura del control interno, los responsables lo podrán

hacer a través de cuestionarios, flujogramas y cuestionarios narrativos,

según las circunstancias, o bien aplicar una combinación de los mismos,

con la finalidad de documentar y evidenciar la labor.

MÉTODOS

DIAGRAMA DE FLUJO O

FLUJOGRAMA

Representación gráfica de la

secuencia y movimiento de las

operaciones.

CÉDULAS NARRATIVAS

Descripción detallada de las

operaciones o procedimientos

importantes a evaluar.

CUESTIONARIO

Conjunto de preguntas

orientadas a verificar el

cumplimiento de operaciones.

Por medio de entrevistas y

observaciones


FUENTE: LEY ORGÁNICA DE

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 2010

25

A continuación se explica el funcionamiento de cada uno de estos

métodos:

CUESTIONARIO

Los cuestionarios de control interno tienen un conjunto de preguntas

orientadas a verificar el cumplimiento de los principios básicos de control

interno contenidos en las normas de control interno y otra normatividad,

con la finalidad de tomar conocimiento y familiarizarse con el

cumplimiento de los controles implementados en cada área, rubro o

cuenta bajo examen.

ES

TR

UC

TU

RA

DE

L C

UE

ST

ION

AR

IO D

E C

ON

TR

OL

IN

TE

RN

O

Encabezamiento que contendrá: nombre de la entidad, el nombre de rubro o cuenta evaluada, fecha en la que se ejecuta la

reevaluación.

El número de orden de la pregunta.

Detalle de preguntas relacionadas con la cuenta o rubro que se evalúa.

Registro de respuestas, desglosadas en las columnas de SI o NO.

Referencia a papeles de trabajo: en donde se consignará la ejecución de las pruebas de cumplimiento.

Valoración de las respuestas, las mismas que consta de dos columnas: ponderación y calificación.

Pruebas de cumplimiento.


FUENTE: LEY ORGÁNICA DE

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 2010

26

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

La descripción narrativa, consisten en presentar en forma de relato las

actividades del ente, indican la secuencia de cada operación, las

personas que participan, los informes que resultan de cada

procesamiento en forma de una descripción simple. Es importante el

lenguaje a emplear y la forma de trasladar el conocimiento adquirido del

sistema a los papeles de trabajo, de manera que no resulte engorroso el

entendimiento de la descripción vertida.

Este método de descripción narrativa o cuestionarios descriptivos, se

compone de una serie de preguntas; las respuestas describen aspectos

significativos de los diferentes controles que funcionan en una entidad,

incluyendo los límites de autoridad, de tal manera que evidencien los

controles que funcionan en una entidad, incluyendo los límites de

autoridad de tal manera que evidencien los controles y los formularios

utilizados, cantidad de ejemplares, dependencias, forma de archivo y la

presencia de las operaciones que se realizan.

Las preguntas se formarán en los siguientes términos:

¿Qué informes se producen?

¿Quién los prepara?

27

¿A base de que registros se preparan los informes?

¿Con qué frecuencia se prepara los informes?

¿Qué utilidad se da los informes preparados?

¿Quién realiza funciones de control?

¿Con qué frecuencia se llevan a cabo los controles?

FLUJOGRAMAS

DEFINICIÓN

“Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que

componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia

cronológica son importantes para el diseñador porque le ayudan en la

definición formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de

flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo

con las operaciones de los procedimientos.”7

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR FLUJOGRAMAS

Para evaluar el control interno utilizando la técnica de flujogramas, es

necesario que el auditor conozca y tenga alguna experiencia en esta

técnica y deberá observar los siguientes pasos:

7CRUZ Atig. Flujogramacion y control Interno. Primera Edición. Año 2009. Pág. 28

http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIT

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml

28

- El levantamiento de la información se efectuará a través de las

entrevistas con los funcionarios que intervienen en el proceso o

sistema, con la descripción detallada de las actividades que

realizan, desde el inicio hasta la terminación del trámite, incluirá la

información que se registra en los formularios y libros contables.

- A base de la información que se dispone del sistema, se efectuará

el diseño del flujograma de la situación encontrada.

- Con el flujograma procederá a comprobar el funcionamiento del

sistema en aquellos pasos que no estén debidamente aclarados,

con el objeto de que el diagrama esté de acuerdo con el

funcionamiento real.

- Se comprobará el flujograma actual con la normatividad pertinente

para determinar el grado de concordancia con las disposiciones

legales y reglamentarias.

29

SIMBOLOGÍA DE LOS FLUJOGRAMAS

SÍMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO

INICIO

Inicio del flujo grama, representa

las áreas de responsabilidad de

un sistema.

LÍNEAS DE

CONEXIÓN

La línea de flujo o comunicación,

representa la conexión o el

movimiento del flujo a través de

operaciones o de documentos.

La flecha indica el sentido del

proceso y concatenación de una

acción a otra.

PROCESO

Representa el proceso o paso a

seguir en la ejecución de un

procedimiento.

DECISIÓN

Se utiliza este símbolo cuando

una operación está sujeta a

ciertas alternativas que puedan

plantearse antes de continuar el

procedimiento. La decisión

dependerá del resultado de una

prueba, una comparación o la

existencia de alguna condición.

ALTERNATIVAS

Representa las posibles

alternativas a tomar en un

determinado proceso.

ARCHIVO

Este símbolo se utiliza para

indicar que ciertos datos o

información han sido

almacenados.

FIN DEL

PROCESO

Este símbolo se utiliza para

indicar que ha finalizado el

procedimiento.


FUENTE: INVESTIGACIÓN PROPIA

F

30

MANUAL

DEFINICIÓN

“Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y

sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones,

organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como

las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la

ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de

referencia los objetivos de la institución.”8

IMPORTANCIA

Ayuda al personal de la institución a poder desempeñar mejor sus labores

ya que se ubica específicamente en el área de trabajo y de esta manera

pueda ejecutar sus actividades de acuerdo a las políticas de la

institución, y por medio de los manuales se instruya al personal de la

organización de sus funciones, responsabilidades, objetivos, políticas,

normas y procedimientos.

Se considera los siguientes tipos de manuales:

8MELGAR CALLEJA María. 1998. Organización y Métodos para el mejoramiento Administrativo

Pág. 193

31

CL

AS

ES

DE

MA

NU

AL

ES

MANUAL ADMINISTRATIVO

Este manual es un documento que contiene información detallada referente a la organización, incluyendo sus antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, niveles jerárquicos, grado de autoridad y responsabilidad, legislación aplicable, así como los canales de comunicación y coordinación en una organización. El contenido de este manual permite que las actividades de la empresa sean realizadas en forma eficiente.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Este manual es un documento que contiene información detallada referente a la organización, incluyendo sus antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, niveles jerárquicos, grado de autoridad y responsabilidad, legislación aplicable, así como los canales de comunicación y coordinación en una organización. El contenido de este manual permite que las actividades de la empresa sean realizadas en forma eficiente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Es un instrumento administrativo de comunicación, de carácter técnico, que contiene información acerca de la sucesión cronológica y secuencial de operaciones para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización. También se conoce con el nombre de “Manual de normas y procedimientos” debido a que en ocasiones se incluyen además de los procedimientos – normas y métodos o guías de trabajo. Este manual es un documento que indica cómo hacer el trabajo. Además, debe identificar quienes participan en el proceso, en cuanto tiempo debe realizarse, y en dónde se lleva a cabo.


FUENTE: Melgar Calleja María. 1998.

Organización y Métodos para el

mejoramiento Administrativo

32

MANUAL DE CONTROL INTERNO EN LAS COOPERATIVAS

CONCEPTO

“Los manuales son un medio de comunicación por medio del cual los

diferentes niveles jerárquicos de una organización dan a conocer las

decisiones de administración, organización, políticas y procedimientos,

servir de guía para ejecución de actividades tareas, entrenar a personal

de reciente ingreso, entre otros.”9

El control interno será definido como la serie de acciones diseñadas y

ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad

razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización,

fundamentalmente en las categorías en las siguientes categorías:

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida,

despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto legal;

b) Exigir confiabilidad y oportunidad de información;

c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones; y ;

d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

9 VEGA Calva Paulina Alexandra, Diseño de un Manual de Control Interno; (2008).

33

RAZÓN PARA ELABORAR UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN

LAS COOPERATIVAS

La aplicación de procedimientos para un mismo asunto, constituye una

razón fundamental para que las entidades se preocupen de elaborar

manuales que norman el desarrollo de sus funciones y responsabilidades.

El manual enfocará con claridad cuál es la naturaleza de la función, la

forma de llevarla a cabo, los límites a los que se llegue la autoridad y

responsabilidad; y, la clase de relación que hay entre los diferentes

niveles de la organización, aumentando así la eficiencia de los

empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo

determinando en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o

errores.

CONTENIDO DE LOS MANUALES

El contenido de un Manual dependerá directamente de los siguientes

aspectos:

a) Tamaño de la empresa

b) Asunto por tartar

http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml

34

c) No deberán ser simplemente una colección de leyes o reglamentos; el

manual es un libro básico que permite que todos hablen el mismo

lenguaje, piensen y actúen en forma sincronizada.

COMO DEBE SER ESTRUCTURADO UN MANUAL

El Manual se lo considera un instrumento que permite adiestrar al

personal y una guía que sirve para obtener una mayor comprensión de la

estructura orgánica que rige a la empresa. Un Manual de Procedimientos

para que logre el objetivo para que fuera creado debe cumplir con las

siguientes cualidades:

CUALIDADES

SENCILLES.- Es un requisito fundamental, especialmente si se pretende realizar con el manual una acción de adiestramiento. Se considera que en la cualidad de sencillez deben sobresalir por lo menos tres virtudes:

- Facilitar la lectura de las instrucciones.

-Eliminar la posibilidad de erróneas interpretaciones.

- Reduce la dispersión de esfuerzos.

PERFECCIÓN.- Esta cualidad nos indica que no se debe omitir ningún aspecto importante del problema examinado, que ha sido plenamente cumplida la función informativa del manual.

EQUILIBRIO.- Nos indica que dentro del manual no deben existir desproporciones entre las diversas partes del manual.

Es decir debe haber uniformidad en todas las partes que componen al Manual de Procedimientos

ELABORADO POR: MAOG – PMDE

FUENTE: Vega Calva Paulina Alejandra,

Diseño de un Manual de Control Interno.

MATERIALES

Y MÉTODOS

35

e. MATERIALES Y MÉTODOS

MATERIALES

Para la ejecución del trabajo de tesis se utilizaron los siguientes

materiales, los cuales sirvieron de ayuda para el cumplimiento del mismo.

BIBLIOGRÁFICOS: libros, tesis, documentos específicos de la

cooperativa.

DE OFICINA: papel bond

DE COMPUTACIÓN: computadora e impresora

MÉTODOS

CIENTÍFICO

Se lo utilizó para conocer la realidad referente a la organización de la

cooperativa, especialmente sobre el control de la parte administrativa -

financiera, y así poder obtener elementos de juicio para formular la

propuesta.

36

DEDUCTIVO

La aplicación del presente método permitió evaluar el desempeño

Administrativo y Financiero de la Cooperativa así como la ordenanza que

regula las actividades de la institución, las cuales se basan en

reglamentos y leyes.

ANALÍTICO

La aplicación de este método ayudó para clasificar, ordenar y sintetizar

los referentes teóricos, luego de recolectar la información necesaria

proporcionada por los miembros de la cooperativa, lo que permitió

conocer la carencia de manuales e instructivos requeridos para el control

interno administrativo – financiero.

TÉCNICAS

OBSERVACIÓN

Esta técnica hizo posible verificar la documentación que presento la

cooperativa, por ejemplo sirvió al momento de revisar los estatutos y

reglamentos de la entidad.

37

ENTREVISTA

Realizada la entrevista al gerente y empleados de la cooperativa permitió

conocer la carencia de un sistema de control interno adecuado, es por ello

que surge la propuesta de diseñar un manual de control interno

administrativo – financiero que les permita tener un mejor desempeño

laborar como personal dentro de la misma.

PROCEDIMIENTOS

El proceso investigativo se inició con la búsqueda de información en la

cooperativa, luego se continuó con la investigación de carácter

bibliográfico con lo cual se pudo obtener conceptos definiciones y

categorías relacionadas con la fundamentación teórica del problema

inmediatamente se siguió con la aplicación de una entrevista para la

obtención de información que permitió realizar un diagnóstico de la

situación que es la base de la propuesta, en la que se detallan los

procedimientos diseñados para mejorar el control administrativo –

financiero en la cooperativa, mediante estrategias y el diseño de

flujogramas de ejecución de algunos procedimientos como: capacitación y

desarrollo del personal, justificación ausencia temporal, solicitud de

38

vacaciones, permisos y licencias, control de asistencia, procedimiento del

sistema contable, procedimiento de captación de ahorros, procedimiento

captación de depósitos a plazo, entre otros y finalmente se presentan las

conclusiones, recomendaciones, del proyecto de tesis y presentación de

la Bibliografía en un listado de libros y textos consultados, para concluir

con la presentación de los anexos que permitan asociarlos en la forma

correcta.

RESULTADOS

39

f. RESULTADOS

CONTEXTO INSTITUCIONAL

La Cooperativa de Ahorro y Crédito “El Comerciante” Ltda., domiciliada

en la ciudad y cantón Saraguro provincia de Loja, aprobada mediante

acuerdo ministerial Nº 042 del 12 de Mayo del 2010 queda inscrita en el

registro general de cooperativas con el Nº de orden 7414, el 14 de Mayo

del 2010, controlada por la Dirección Nacional de Cooperativas, Dirección

Provincial del Ministerio de Inclusión Económica y Social (MIES).

Cuenta con 38 socios fundadores y un capital social de $16.000,00 en

certificados de aportación comunes y obligatorios; basado en los

principios de solidaridad cooperativista, su función principal es la

intermediación financiera, es decir captar recursos del público a través de

los ahorros y depósitos a plazo; los mismo que están orientados a la

colocación de créditos comerciales, consumo, vivienda y microcréditos:

Créditos Comerciales: Están dirigidos a actividades productivas y

comercialización o prestación de servicios a mediana y grande escala.

40

Créditos de Consumo: Los créditos de consumo son los destinados a la

adquisición de bienes de consumo, y la fuente de pago del

crédito provienen de los sueldos o salarios de los asociados.

Créditos de Vivienda: La cooperativa “El Comerciante” ofrece créditos

para la construcción, reconstrucción y la compra de tu vivienda, con un

financiamiento a largo plazo y con una tasa de interés competitiva.

Microcréditos: Los microcréditos que ofrecemos en la cooperativa “El

Comerciante” están orientados a solucionar necesidades de

financiamiento de actividades en pequeña escala de producción,

comercialización o servicios, cuya fuente principal de repago son los

ingresos del negocio.

41

MISIÓN

Promover los valores y principios del cooperativismo brindando servicios

financieros y no financieros con excelencia, para impulsar el desarrollo y

bienestar de nuestros asociados y la sociedad, siempre pensando en el

ser humano.

VISIÒN

Ser una institución solidaria y líder del sistema cooperativo, brindando

servicios financieros y no financieros de calidad en el ámbito cantonal,

provincial, nacional.

BASE LEGAL

La Cooperativa de Ahorro y Crédito “El Comerciante” Ltda., para

desarrollar sus actividades se fundamenta en lo siguiente:

Ley de cooperativas y su reglamento

Estatutos de la cooperativa

Ley general de instituciones del sistema financiero

Dirección Nacional de Cooperativas-MIES

42

DISEÑO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “EL

COMERCIANTE” LTDA.

43

ÍNDICE DEL MANUAL

No DESCRIPCIÓN

1. ESQUEMA DEL MANUAL

2. DESARROLLO DEL MANUAL

2.1. Presentación

2.1.1. Objetivos

2.1.2. Importancia

2.1.3. Características

2.2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO

2.3. FLUJOGRAMAS

2.3.1. Simbología de flujogramas a utilizar en los procedimientos de

Control Interno

2.4. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

2.4.1. Procedimientos Administrativos

2.4.2. Procedimientos Financieros

2.5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

44

1. ESQUEMA DEL MANUAL

ESQUEMA DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO QUE CONTRUBUIRÁ AL

DESRROLLO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y

CRÉDITO “EL COMERCIANTE” LTDA.

PRESENTACIÓN

DEL MANUAL

Objetivos del Manual

Importancia

del Manual

Características del

Manual

ORGANIGRAMA

ESTRUCTURAL

PROPUESTO

ELABORADO POR: Equipo

de Tesis

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO

ADMINISTRATIVO:

ASAMBLEA GENERAL

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

CONSEJO DE VIGILANCIA

GERENCIA GENERAL

TESORERO/A

SECRETARIO/A

COMISIONES ESPECIALES

a. COMISIÓN DE EDUCACIÓN

b. COMISIÓN DE ASUNTOS SOCIALES.

c. COMISIÓN DE CRÉDITO

CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL

PERSONAL

JUSTIFICACIÓN AUSENCIA TEMPORAL

SOLICITUD DE VACACIONES, PERMISOS Y

LICENCIAS

CONTROL DE ASISTENCIA

Manual de Control Interno

Administrativo y Financiero

Simbología del

Flujogramas

FINANCIERO:

SISTEMA CONTABLE

CAPTACIÓN DE AHORROS

CAPTACIÓN DE DEPÓSITOS A PLAZO

CONTROL DE EFECTIVO

MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA

CONCESIÓN DE CRÉDITO

PAGO DE REMUNERACIONES

ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS

INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

EGRESO DE ACTIVOS FIJOS


FLUJOGRAMA

45

2. DESARROLLO DEL MANUAL

2.1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL

Presentamos la propuesta de un manual de control interno a la

cooperativa de ahorro y crédito “EL COMERCIANTE” LTDA. del cantón

Saraguro como una herramienta eficaz con la que se logrará optimizar la

gestión administrativa y financiera de las operaciones que desarrollan

diariamente.

Con el fin de asegurar que la administración esté debidamente

protegida, que los registros sean fidedignos y que las actividades se

desarrollen eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la

gerencia, en atención a las metas y objetivos establecidos.

2.1.1. OBJETIVOS

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa

para determinar responsabilidades.

Describir los procesos administrativos secuenciales de forma

ordenada que faciliten el control y cumplimiento mediante

flujogramas.

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al

personal, y proporcionar la uniformidad en el trabajo.

Servir como medio de integración y orientación al personal

de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas

ELABORADO POR: Equipo

de Tesis

46

funciones operacionales.

Contribuir con el manual a la toma de decisiones.

2.1.2. IMPORTANCIA

Instruir al personal de la cooperativa sobre las funciones,

responsabilidades, objetivos, políticas, normas, procedimientos,

etc.

Ayuda a que se pueda evaluar de manera continua los

procedimientos que se están llevando a cabo en la cooperativa, y

así se pueden hacer ajustes a las desviaciones y proyectarse a

las mejoras de los mismos.

Sirve como una herramienta a los administradores, lo cual les

facilita la toma de decisiones.

Permite transmitir la información dentro de la entidad sin que se

distorsione y recibirla por las personas competentes de una

manera clara y veraz, en el manual se incluyen formatos que se

utilizan en sus respectivas actividades.

2.1.3. CARACTERÍSTICAS

Partiendo de la efectividad y beneficios del manual de control interno se

presentan a continuación las siguientes características:

Satisfacer las necesidades reales de las diferentes áreas de la

cooperativa.

47

Contar con instrucciones apropiadas en los procedimientos

establecidos para el uso y manejo del manual.

Es adaptado a las necesidades administrativas y financieras-

contables de la cooperativa.

El manual ha sido elaborado con base a lineamientos, normativas

técnicas y políticas aplicables.

Cuenta con un plan de implementación, lo que permite el

desarrollo del manual de una forma más efectiva.

48


CONSEJO DE VIGILANCIA

COMISIÓN DE CRÉDITO

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

COMISIONES ESPECIALES

CONTABILIDAD

PRESIDENCIA

SECRETARIA

COMISIÓN DE

ASUNTOS SOCIALES

COMISIÓN DE EDUCACIÓN

CAJERA 2 (Ahorro y Crédito)

OFICIAL

CRÉDITO Y COBRANZAS

CAJERA 1 (Servicios

Cooperativos)

SERVICIOS GENERALES

ASESOR JURIDICO

ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS

2.2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA LA

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “EL COMERCIANTE” LTDA.

GERENCIA

SIMBOLOGÍA

NIVEL EJECUTIVO

NIVEL ASESOR

NIVEL OPERATIVO

49

2.3. FLUJOGRAMAS

2.3.1. SIMBOLOGÍA DE FLUJOGRAMAS A UTILIZAR

EN LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

SÍMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO

INICIO

Inicio del flujo grama, representa las

áreas de responsabilidad de un

sistema.

LÍNEAS DE

CONEXIÓN

La línea de flujo o comunicación,

representa la conexión o el

movimiento del flujo a través de

operaciones o de documentos. La

flecha indica el sentido del proceso y

concatenación de una acción a otra.

PROCESO

Representa el proceso o paso a

seguir en la ejecución de un

procedimiento.

DECISIÓN

Se utiliza este símbolo cuando una

operación está sujeta a ciertas

alternativas que puedan plantearse

antes de continuar el procedimiento.

La decisión dependerá del resultado

de una prueba, una comparación o

la existencia de alguna condición.

ALTERNATIVAS

Representa las posibles alternativas

a tomar en un determinado proceso.

ARCHIVO

Este símbolo se utiliza para indicar

que ciertos datos o información han

sido almacenados.

FIN DEL

PROCESO

Este símbolo se utiliza para indicar

que ha finalizado el procedimiento.

ELABORADO POR:

MAOG - PMDE

MANUAL DE

FUNCIONES

50

2.4. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-

FINANCIERO.

2.4.1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ASAMBLEA GENERAL

1 de 4

Elaborado: MAOG-PMDE

Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN DEL CARGO: Asamblea General ÁREA: Administrativa CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los Cargos

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Es la máxima autoridad de la Cooperativa y sus resoluciones son

obligatorias tanto para los demás organismos directivos, mismas que hayan

sido tomadas conforme a la Ley de Cooperativas, su Reglamente General,

los principios universales del cooperativismo.

FUNCIONES DEL CARGO

Elegir y remover con causa justa a los miembros de los Consejos de

Administración y Vigilancia de las Comisiones Especiales y cualquier otro

delegado que deba designar la Cooperativa ante Entidades del Sistema

Cooperativo.

Autorizar la adquisición de bienes o la enajenación o gravamen total o

parcia de ellos;

Reformar el presente Estatuto, así como los Reglamentos Internos que se

dictaren;

51



2 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

Relevar de sus funciones al Gerente con causa justa;

Decretar la distribución de los excedentes de conformidad con la Ley de

las Cooperativas, su Reglamento General y su presente Estatuto;

Aprobar el Plan de trabajo Anual de la Cooperativa;

Autorizar la adquisición de los bienes, enajenación de bienes o los

contratos que se efectuaren estén dirigidos exclusivamente en beneficio

del objeto fundamental de la Cooperativa;

Acordar la disolución de la Cooperativa, su función con otra u otras

Entidades similares.

Resolver en apelación sobre las reclamaciones y conflicto de los socios

entre sí o de estos con cualquiera de los socios entre sí o de estos con

cualquiera de los organismos de la cooperativa;

Las demás atribuciones que de conformidad con la Ley y Reglamento de Cooperativas le competan.

REQUISITOS DEL CARGO

1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

EDUCACIÓN

Estudios en Administración, Economía o Ciencias Jurídicas.

COMPLEMENTARIA

Estudios o capacitación en Cooperativismo o Economía Solidaria.

EXPERIENCIA

En manejo gerencial y administrativo.

52



3 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

2. COMPETENCIAS

HABILIDAD

Fluidez verbal

Fluidez escrita

Capacidad analítica

Liderazgo y dirección del personal

Elaboración de informes

Toma de decisiones

Manejo de equipos y programas de computación

RASGOS DE PERSONALIDAD

Creatividad e innovación

Compromiso y motivación

Adaptación a cambios del entorno y la organización

Buenas relaciones interpersonales

Puntualidad

Trabajo en Equipo

Interés por la calidad

Deseo de superación

ESFUERZO

MENTAL

Alto en el análisis y toma de decisiones que garanticen la permanencia y la existencia de la Cooperativa.

53



4 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

VISUAL

Normal por la naturaleza de su cargo

FISICO Normal por la naturaleza de su cargo

CONDICIONES DE TRABAJO

ILUMINACIÓN

Adecuado

RUIDO

Normal

ESPACIO

Adecuado

TEMPERATURA

Moderada

RIESGOS

Normal, de acuerdo a la labor que desempeña

54


PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

1 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE


DENOMINACIÓN DEL CARGO: Consejo de Administración ÁREA: Administrativa CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los Cargos


El consejo de Administración es el organismo directivo de la Cooperativa,

responsable de la Administración General de la entidad, y estará integrado

de acuerdo a lo establecido en el Art.35 del Reglamento General de Ley de

Cooperativas, elegidos por la Asamblea General, durarán un año en sus

funciones, pudiendo ser reelegidos por un período igual.

FUNCIONES DEL CARGO

Sesionar una vez por semana y extraordinariamente cuando lo creyere

conveniente;

Sancionar a los socios de conformidad con la ley de Cooperativas, su

Reglamento General y el presente Estatuto;

Interesarse por el adelanto cultural y por la práctica de actividades

tendientes al conocimiento y divulgaciones del Cooperativismo;

Nombrar o remover con causa justa al Gerente, Subgerente,

Administradores, Jefe de Oficina y Empleados caucionados;

55



2 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

Pedir al gerente y demás empleados que manejan los fondos de la

Cooperativa

Fijar los gastos de administración de la Cooperativa, mismo que estarán

en relación al presupuesto de la entidad;

Designar Comisiones que se estime necesarias para el mejor

desenvolvimiento de las actividades de la Cooperativa.

Autorizar la transferencia de los certificados de aportación de acuerdo

con lo que dispone la Ley de Cooperativas y su Reglamento General;

Presentar para su aprobación a la Asamblea General los balances

semestrales, el Consejo de Vigilancia en el mes posterior, acompañando

el correspondiente informe y el proyecto de distribución de los excedentes

sociales.

Nombrar al Gerente y fijar el monto de la caución que debe rendir previo

al ejercicio de sus funciones, nombrar su remplazo a falta de este por

ausencia temporal o de enfermedad.

Elaborar reglamentos Internos de la Cooperativa para someterlo a

consideración de la Asamblea General;

Designar el Secretario.

Presentar a la Asamblea General de socios los informes de labores

anuales;

Aprobar el presupuesto anual de los gastos de la Cooperativa; y

Ejercer las demás atribuciones que le faculte la Ley y el Reglamento

General de Cooperativas y el presente Estatuto.

56



3 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE



EDUCACIÓN: Estudios en Administración, Banca y Finanzas, Economía o Ciencias Jurídicas.

COMPLEMENTARIA

Estudios o capacitación en Cooperativismo o Economía Solidaria.

EXPERIENCIA

En manejo gerencial y administrativo.

2. COMPETENCIAS

HABILIDAD

Fluidez verbal

Fluidez escrita




Toma de decisiones


R ASGOS DE PERSONALIDAD




Orden en el desarrollo de las actividades

57



4 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE


Puntualidad

Trabajo en Equipo


Actitud de servicio al cliente


ESFUERZO

MENTAL

Alto en el análisis y toma de decisiones que garanticen la

permanencia y la existencia de la cooperativa.

VISUAL


FÍSICO



ILUMINACIÓN

Adecuado

RUIDO

Normal

ESPACIO

Adecuado

TEMPERATURA

Moderada

RIESGOS


58


PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJO DE VIGILANCIA

1 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE


DENOMINACIÓN DEL CARGO: CONSEJO DE VIGILANCIA

ÁREA: Administrativa

CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los

Cargos


Es el órgano de control interno de las actividades económicas que, sin

injerencia e independiente de la administración, responde a la asamblea

general; estará integrado por tres miembros y máximo cinco vocales

principales y sus respectivos suplentes, elegidos en Asamblea General en

votación secreta de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de esta Ley.

FUNCIONES DEL CARGO

Comprobar la exactitud de los balances e inventarios y de todas las

actividades de la Cooperativa;

Súper vigilas las inversiones de la Cooperativa;

Dictar normas para el manejo y elaboración de la contabilidad;

Proponer a la Asamblea General de Administración, que hayan violado el

Estatuto. Los cargos que se hicieren deberán ser motivados.

Conocer de los balances semestrales y presentar el informe para

conocimiento de la Asamblea General;

Efectuar o solicitar que se realice por lo menos una auditoría anual que

permita realizar el examen general de las actividades administrativas

contables y financieras de la Cooperativa y rendir sobre sus resultados un

informe al Consejo de Administración o a la Asamblea General de

59



2 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

Socios;

Resolver el aumento o disminución del capital social de la Cooperativa de

acuerdo a lo dispuesto en el presente Estatuto;

Emitir su dictamen sobre el balance semestral y someterlo a

consideración de la Asamblea General por intermedio del Consejo de

Administración;

Ejercer los derechos y demás facultades que emanen de la resolución de

Asamblea General;

Controlar los ingresos, los egresos económicos verificando que estén con

los soportes respectivos.

Conocer las reclamaciones que se presenten por actos del Consejo de

Administración, de las Comisiones y en general por los servicios que

presta la cooperativa y de ser necesarios pondrá a conocimiento de la

Asamblea General;

Ejercer las demás funciones que le correspondan de acuerdo con el

presente Estatuto y el Reglamento Interno que se dictaré, así como la Ley

de Cooperativas y su Reglamento.



EDUCACIÓN Estudios en Contabilidad, Banca, Administración,

Economía o Ciencias Jurídicas.

COMPLEMENTARIA Estudios o capacitación en Cooperativismo o

Economía Solidaria

60



3 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

EXPERIENCIA En manejo de procesos contables, auditoría, de

control y legales.

2. COMPETENCIAS







Puntualidad

HABILIDAD

Fluidez verbal

Fluidez escrita




Toma de decisiones

Razonamiento numérico


61



4 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE




ESFUERZO

MENTAL

Alto en el análisis y toma de decisiones que garanticen la permanencia y la existencia de la cooperativa.

VISUAL


FÍSICO



ILUMINACIÓN

Adecuado

RUIDO

Normal

ESPACIO

Adecuado

TEMPERATURA

Moderada

RIESGOS


62

MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS GERENCIA

1 de 7


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE


DENOMINACIÓN DEL CARGO: GERENCIA


CARGO AL CUAL REPORTA: Consejo Administrativo

CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los Cargos


El Gerente es el representante legal y extrajudicial y su administrador

responsable, será nombrado por el Consejo de Administración y será

caucionado y remunerado. Estará amparado por el Código del Trabajo y del

seguro Social, será elegido por un año.

FUNCIONES DEL CARGO

Cumplir y hacer cumplir las normas estatutarias, la Ley y el Reglamento

General de Cooperativas, el estatuto y los Reglamentos Interno;

Cumplir las disposiciones emanadas por la Asamblea General y de los

Consejos de Administración y Vigilancia.

Representar legalmente, tanto judicial como extrajudicial a la

Cooperativa, necesitando la autorización del Consejo de Administración,

para proponer demandas y demás actividades judiciales que requieran

de Poder Especial;

Administrar a la Cooperativa dentro de los términos legales, estatutarios y

reglamentarios.

Firmar los cheques junto con el Presidente

63



2 de 7


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

Presentar los informes que soliciten los organismos de la Cooperativa;

Encargarse de la administración interna y cuidar de los empleados para

que cumplan con sus obligaciones;

Controlar el estado de Caja e interesarse que los valores se mantengan

con las seguridades del caso;

Cuidar que la contabilidad se lleve con la debida corrección y los

soportes necesarios ;

Presentar los informes que soliciten los organismos de la Cooperativa;


que cumplan con sus obligaciones.

Controlar el estado de Caja e interesarse que los valores se mantengan

con las seguridades del caso;


soportes necesarios;

Presentar los informes que soliciten los organismos de la Cooperativa.


que cumplan con sus obligaciones;

Controlar el estado de caja e interesarse que los valores se mantengan

con la seguridad del caso.


soportes necesarios;

Presentar un informe administrativo y los balances semestrales a

consideración de los Consejos de Administración y de Vigilancia;

Rendir la caución fijada por el Consejo de Administración,

64



3 de 7


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

Ejercer las demás funciones concernientes a su cargo;

Llevar con toda la corrección los libros de contabilidad que sean

necesarios para el desempeño de su cargo;

Recaudar y depositar en una institución financiera los fondos que4 por

cualquier concepto ingresaren a la Cooperativa dentro de las 24 horas de

recaudados;

Presentar mensualmente al Consejos de Administración y Vigilancia, del

Presidente y de los socios, los libros y demás documentos que se

encuentren a su cargo, previo inventario que será suscrito entre Gerentes

salientes y entrante.

Ejecutar los acuerdos y resoluciones de las Asambleas Generales y del

Consejo de Administración;

Rendir los informes sean verbales o escritos, que le soliciten el Consejo

de Administración y el de Vigilancia, así como los socios de la

Cooperativa;

Cuidar que los libros de contabilidad sean llevados con exactitud, claridad

y se conserven actualizados, reflejando la verdad de cifras y resultados.

Nombrar, aceptar renuncias y cancelar a los empleados cuya

designación o remoción no corresponda a otros organismos de la

Cooperativa; y

Realizar las demás funciones que en concordancia con su cargo le hayan

sido asignadas por el Consejo de Administración y que no signifiquen

violación de disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias o de la

Asamblea General.

65

MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO


4 de 7


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE



EDUCACIÓN Estudios en Administración, Banca y Finanzas Economía.

COMPLEMENTARIA Estudios o capacitación en Cooperativismo o Economía Solidaria

EXPERIENCIA En manejo gerencial y administrativo.

2. COMPETENCIAS







Puntualidad

Trabajo en Equipo




66



5 de 7


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

ESFUERZO

MENTAL

Alto en el análisis y toma de decisiones que garanticen la permanencia y la existencia de la cooperativa.

VISUAL


FÍSICO


RESPONSABILIDADES

POR INFORMACIÓN

Alta por el manejo de la información

operacional, administrativa y financiera de

la Cooperativa, además de la alta

responsabilidad ante las entidades de

control de la Cooperativa.

POR ARCHIVOS Y REGISTROS

Normal por los informes que son

presentados por el personal de la

Cooperativa.

POR BIENES

Alta por el control y responsabilidad que

tiene sobre los activos fijos de la

Cooperativa.

POR DINERO

Alta por tener firma autorizada en bancos.

El valor para la autorización de cheques

está determinada de acuerdo a la política

financiera de la Cooperativa.

67



6 de 7


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA COOPERATIVA

CON QUIÉN PARA QUÉ FRECUENCIA

Socios

Atención y autorización de créditos.

Diariamente

Proveedores

Realización de actividades.

Periódicamente

Gremios y

Asociaciones

Interactuar con el medio.

Periódicamente

2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA COOPERATIVA

CON QUIÉN PARA QUÉ FRECUENCIA

Con todos los cargos

de la Cooperativa.

Revisión del cumplimiento de

metas y objetivos.

Diariamente

Consejo de

Administración

Ejecutar las decisiones tomadas

y dar informe del

funcionamiento de la

Cooperativa en todas sus áreas.

Periódicamente

68



7 de 7


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

Comisiones Especiales

Manejo de las diferentes actividades realizadas en la Cooperativa para sus socios.

Frecuentemente


ILUMINACIÓN

Adecuado

RUIDO

Normal

ESPACIO

Adecuado

TEMPERATURA

Moderada

RIESGOS

Normal, de acuerdo a la labor que

desempeña

69


PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SECRETARIA

1 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE


DENOMINACIÓN DEL CARGO: Secretario/a


CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente

CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguna


OBJETIVO

Ejecutar labores de oficina y apoyo a las directivas y funcionarios de la

Cooperativa en el desarrollo de actividades: recepción telefónica y apoyo a

la gestión documental.

FUNCIONES DEL CARGO

Firmar con el Presidente los documentos y correspondencia que por

su naturaleza requiere de la intervención de estos dos funcionarios;

Llevar y certificar los libros de actas de las sesiones de Asamblea

General y del Consejo de Administración, así como el listado

completo de los socios;

Certificar con su firma los documentos de la cooperativa;

Foliar los libros de actas de Asamblea General y del Consejo de

Administración,

Desempeñar todos los demás deberes que le asigne el Consejo de

Administración, siempre que no viole disposiciones legales y

estatutarias.

70



2 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE



EDUCACIÓN: Secretariado COMPLEMENTARIA: Manejo de software relacionado con su actividad EXPERIENCIA: En funciones relacionadas

2. COMPETENCIAS

HABILIDAD

Fluidez verbal

Fluidez escrita




Toma de decisiones






Puntualidad

Trabajo en Equipo



71



3 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

ESFUERZO

MENTAL Bajo no toma de decisiones

VISUAL Normal por la naturaleza de su cargo

FÍSICO Normal por la naturaleza de su cargo

RESPONSABILIDADES

POR INFORMACIÓN: Alta por el manejo de la información administrativa y

operacional de la cooperativa

POR ARCHIVOS Y REGISTROS: Alta porque maneja los registros y

archivos de la correspondencia y actas en general.

POR BIENES: Media por el equipo de trabajo personal que tiene a cargo.

ENTORNO DEL CARGO

1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA

COOPERATIVA

CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA Socios Atención en general del este. Diariamente

Proveedores Atención y recepción de facturas Periódicamente

Público en general Atención del conmutador y la recepción Diariamente

72



4 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

3. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA

COOPERATIVA

CON QUIEN

Con todos los cargos de la cooperativa

Con todos los Directivos

PARA QUÉ

Para el buen funcionamiento ya que se requiere comunicación con

todos.

Requerimiento de actas o cualquier información.

FRECUENCIA

Diariamente

Periódicamente


ILUMINACIÓN: Adecuado

RUIDO: Normal

ESPACIO: Adecuado

TEMPERATURA: Moderada

RIESGOS: Normal, de acuerdo a la labor que desempeña.

73


PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS COMISIONES ESPECIALES

1 de 5


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE


DENOMINACIÓN DEL CARGO: Comisiones Especiales


CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente

CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguna


Las Comisiones Especiales, estarán conformadas por tres miembros

designados por el Consejo de Administración o la Asamblea General, y sus

atribuciones constarán en el Reglamento Interno. La Cooperativa designará

las siguientes Comisiones Especiales:

a. Comisión de Educación

b. Comisión de Asuntos Sociales; y ,

c. Comisión de Crédito.

a. COMISIÓN DE EDUCACIÓN

DESCRIPCIÓN

Se encargará de desarrollar programas de instrucción y difusión cooperativista en beneficio de los socios de la Cooperativa y de la Comunidad en general.

FUNCIONES

Realizar la presupuestaciòn para los cursos de educación Cooperativa.

Nombrar a su presidente y secretario, del seno de su organización;

74



2 de 5


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

Elaborar el programa anual de actividades de educación

cooperativa, para dirigentes, empleados y socios, realizando la

promoción entre los mismos y coordinando con el Consejo de

Administración, especiales disposiciones para lograr la participación

obligatoria de aquellos a los cursos, seminarios, conferencias de

educación cooperativa y otras;

Mantener directa y constante relación con los líderes locales e

instructores especializados para cumplir con la programación y difusión

del Sistema Cooperativo;

Utilizar los medios de comunicación social de la Cooperativa y locales,

para cumplir con los objetivos propuestas;

Editar boletines informativos, periódicos y otros medios de información

para los socios;

Elaborar y publicar la Memoria Anual, conjuntamente con el Consejo

de Administración, la misma que será entregada a los socios con quince

días de anticipación a la realización de la Asamblea Anual; y,

Las demás funciones acordes con la naturaleza del organismo,

enmarcadas en la normatividad vigente.

CARACTERÍSTICAS

RESPONSABILIDAD: por el adecuado manejo de los cursos de

capacitación de Educación Cooperativa a los socios.

CAPACIDAD: de análisis, evaluación, liderazgo, toma de decisiones,

supervisión y gestión.

75

MANUAL DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO - FINANCIERO


3 de 5

Elaborado:

MAOG-PMDE

Revisado:

REMA

Aprobado:

GERENTE

SUPERVISADO: por el Consejo de Administración.

b. COMISIÓN DE ASUNTOS SOCIALES

DESCRIPCIÓN

Desarrollará actividades tendientes a fomentar la solidaridad, la fraternidad y

la ayuda mutua entre los socios. Como también tiene la finalidad de estudiar

y solucionar los problemas sociales de la Cooperativa y de los miembros de

la misma.

FUNCIONES

Elaborar la presupuestaciòn para la organización de asuntos

sociales referentes a la Cooperativa;

Nombrar a su presidente y secretario del seno de su organización;

Programar y coordinar la ejecución de eventos sociales, culturales y

deportivos en los que participe directa e indirectamente la Cooperativa;

Coordinar con el Consejo de Administración y demás instancias la

preparación de las Asambleas Generales; y,

Las demás funciones acordes con la naturaleza del organismo

enmarcadas en la normatividad vigente.

76



4 de 5


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

CARACTERÍSTICAS

RESPONSABILIDAD: por la adecuada administración de los asuntos

sociales de la Cooperativa.

CAPACIDAD: de análisis, evaluación, liderazgo, toma de decisiones,

supervisión y gestión.

SUPERVISADO POR: el Consejo de Administración.

c. COMISIÓN DE CRÉDITO

DESCRIPCIÓN

Conocerá las solicitudes de préstamo atendiendo estrictamente al orden de

su presentación y los aprobará por mayoría de votos. Cuando se rechace

una solicitud, el socio afectado podrá apelar para ante el Consejo de

Administración, organismo que por mayoría de votos podrá revocar la

decisión adoptada por la Comisión de Crédito.

La Comisión de Crédito informará mensualmente de sus actividades al

Consejo de Vigilancia y semestralmente a la Asamblea General. En su

informe podrá hacer las observaciones y sugerencias que considere

adecuadas para mejorar el servicio de Concesión de Crédito.

FUNCIONES

Resuelven sobre las solicitudes de crédito en el marco de las políticas,

77



5 de 5


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

niveles y condiciones establecidas en el Reglamento de Crédito;

Nombran de entre sus miembros, de acuerdo al estatuto de la

Cooperativa, al Presidente, Secretario y vocal de la comisión;

Cumplen y hacen cumplir el Reglamento de Crédito y demás normas

complementarias sobre la materia;

Resuelven sobre la concesión de créditos a los usuarios,

considerando la calificación técnica que efectúen los funcionarios

responsables de la administración crediticia;

Elaboran y presentan al Consejo de Administración iniciativas y/o

proyectos de reformas y/o actualización al Reglamento de Créditos;

Emiten informes mensuales, a los Consejos de Administración,

Vigilancia sobre la gestión realizada;

Coordinan con Gerencia General, funcionarios de crédito, los asuntos

relacionados con la actividad crediticia de la Cooperativa;

Aprueban o rechaza las solicitudes de crédito presentadas dentro de

los montos y límites establecidos en el Reglamento de Crédito;

Las demás funciones que correspondan a la naturaleza y

mandato de la comisión, enmarcadas en la normatividad vigente.

CARACTERÍSTICAS

RESPONSABILIDAD: Para la aprobación y rechazo de los créditos.

CAPACIDAD: de análisis, evaluación, liderazgo, toma de

decisiones, supervisión, gestión y conocimientos sobre créditos.

SUPERVISADO POR el Consejo de Administración.

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVO

78


PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL

PERSONAL

1 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

OBJETIVO

Establecer procedimientos para la capacitación y el desarrollo del

personal.

ÁREA DE APLICACIÓN

Los procedimientos son de aplicación para las actividades de

capacitación, actualización de conocimientos y todo lo que implique el

desarrollo del personal de la agencia.

RESPONSABLES

Gerente

Secretaria

79


PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

DEL PERSONAL

2 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

PASOS

DESCRIPICIÓN

RESPONSABLE

1

Evalúa las necesidades de capacitación, a

través de técnicas como aplicación de

encuestas al personal o pruebas de

rendimiento para establecer la necesidad de

capacitar en ciertas áreas que necesita el

personal.

GERENTE

2

Prepara un programa de capacitación, luego

de establecer la necesidad de capacitación en

ciertos temas o áreas.

GERENTE

3

Autorizar y prueba el Programa de

capacitación y el respectivo.

Presupuesto para financiar esta actividad.

PRESIDENTE

4

Administra prepara la Logística, que

comprende los materiales metodológicos y

humanos para proceder a la capacitación de

acuerdo al cronograma preparado para el

afecto.

GERENCIA

5

Autorizar y aprueba gastos, para que la

secretaria proceda a realizar las adquisiciones

necesarias para iniciar con la capacitación.

GERENCIA

80



PERSONAL

3 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

PRESIDENTE

GRRENTE

SECRETARIA

PERSONAL

CONTABILIDAD

No

Si

No

Si

INICIO

Evalúa las

necesidades

de capacitación

Prepara

programa de

capacitación

Autoriza y

aprueba

Programa

de

capacitaci

ón

Administra

la Logística

Aprueba

Presupu

esto?

1

81



PERSONAL

4 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

PRESIDENTE

GRRENTE

SECRETARIA

PERSONAL

CONTABILIDAD

No

Si

1

Autoriza

y

aprueba

gastos?

Efectúa

gastos

Reciben

capacitación

FIN

82


PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS JUSTIFICACIÓN POR AUSENCIA

TEMPORAL

1 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

OBJETIVO

Definir procedimientos para la justificación de ausencia temporal de los empleados.


Los procedimientos son de aplicación para los empleados que se ausentan de la Cooperativa.

PROCEDIMIENTO

En caso de existir ausencia tanto de directivos como de empleados

se solicitará el permiso respectivo a la máxima autoridad de la

agencia, para lo cual la persona interesada requerirá a secretaria el

formulario de JUSTIFICACIÓN POR AUSENCIA TEMPORAL, en el

cual hará constar nombres y apellidos completos, tiempos

solicitado, motivo, fecha, hora de salida y regreso, firma del

empleado, Visto Bueno del Gerente y especificación de la ausencia.

Formato de documento para solicitar Justificación por Ausencia

Temporal de directivos o empleados, el cual debe ser llenado por

triplicado.

PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1 Solicita formulario para justificar su

ausencia.

EMPLEADO

2 Entrega del formulario. SECRETARIA –

EMPLEADO

3 Autoriza y aprueba se justifique la ausencia

del empleado.

GERENTE

4 Archiva el formulario firmado y autorizado. SECRETARIA

83



TEMPORAL

2 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

EMPLEADO

SECRETARIA

GERENTE

No

Si

INICIO

Solicita

formulario

Autoriza

y

aprueba

FIN

Archiva el

formulario

autorizado

Entrega

formulario

Recibe el

formulario

84



TEMPORAL

3 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO

“EL COMERCIANTE” LTDA.

JUSTIFICACIÓN POR AUSENCIA TEMPORAL

NOMBRES:

POR EL TIEMPO:

MOTIVO:

ASUNTOS INSTITUCIONALES:

ASUNTOS PERSONALES:

ENFERMEDADES:

FECHA: HORA: ……………………………….

SALIDA: ……………………………..

REGRESO: ………………………….

VISTO BUENO EMPLEADO

MOTIVO DE LA SALIDA:

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………..

85


PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SOLICITUD DE VACACIONES,

PERMISOS Y LICENCIAS

Pág. 1 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

OBJETIVO

Definir procedimientos para Solicitar Vacaciones, Permisos y licencias

por parte del personal de la agencia


Los procedimientos son de aplicación para el personal que solicita

vacaciones, permisos y licencias.

PROCEDIMIENTO

Para la utilización de esta solicitud la cooperativa deberá regirse a un

calendario de vacaciones, el mismo que deberá ser acatado por el

gerente y empleados con la finalidad que la cooperativa tenga una

mejor organización y no se quede desabastecida al momento de que

sus empleados hagan uso de este beneficio de ley.

El permiso será autorizado por el gerente, para lo cual la persona

interesada requerirá a secretaria el formulario de Vacaciones,

Permisos y Licencias, en la cual hará constar nombres y apellidos

completos, cargo, asunto, tiempo solicitado, fecha, firma del empleado

y Visto Bueno del Gerente.


1 Solicita formularios EMPLEADO

2 Entregar formulario SECRETARIA

3 Autorizar y aprueba las vacaciones,

permisos o licencias

GERENTE

4 Archiva formulario firmado y autorizado SECRETARIA

86




2 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

EMPLEADO SECRETARIA GERENTE

No

Si

INICIO

Solicitar

formulario

Entrega

formulario

Autoriza y

aprueba las

vacaciones,

permisos o

licencias.

FIN

Archivar

formularios

firmados y

autorizados

87




3 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE



SOLICITUD DE VACACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS

PERSONAL POR CONTRATO

VACACIONES GERENTE

PERMISO CON CARGO A VACACIONES

LICENCIA POR CALAMIDAD DOMESTICA

LICENCIA POR MATERNIDAD

PERMISO PARA LACTANCIA

OTROS………………………………………………………………………………………………………………

EXPLICACIÓN……………………………………………………………………………………

……………………………..

………………………….

f. del solicitante Visto Bueno

Gerente

PARA USO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO

………………………….

ULTIMA VACACIONES

……………………….

PERIODO

Tiempo que tiene derecho………………… Periodo que corresponde….…………………. Fecha desde que se rige………………........... Documentos justificativos………………

PERMISO TIEMPOS

ACT ACUM TOTAL

Observaciones………………………………………………………………………………

88


PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTROL DE ASISTENCIA

1 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

OBJETIVO

Establecer un mecanismo para el control de asistencias del

personal que labora en la cooperativa con el fin de mantener un

mejor control del cumplimiento del horario establecido.


Los procedimientos son de aplicación para todo el personal que

labora en la Cooperativa.

PASOS

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

1

Se realizara el registro de las asistencias en un

programa computarizado que para el efecto se

ha diseñado, el cual estará en la computadora

de la secretaria.

SECRETARIA

2

Diariamente el personal que labora en la

cooperativa realizara el registro de asistencia

por medio de la digitación del número de

cédula.

EMPLEADOS

3 Mensualmente se imprimirá el resumen de

asistencia del personal

SECRETARIA

4 Recibe el resumen para revisarlo y poder

autorizar el pago correspondiente

GERENTE

5

Recibe la autorización de gerencia y procede a

registrar en el rol respectivo.

CONTABILIDAD

89



2 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

EMPLEADOS SECRETARIA GERENTE CONTABILIDAD

INICIO

Instalar

programa

diseñado para

las asistencias

Registro de

asistencia en

el programa

Mensualmente

se imprimirán

los informes de

asistencia

Recibe

informe y

autoriza el

pago

Registro en el rol

respectivo para

su pago

FIN

90



3 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

FORMATO DE CONTROL DE ASISTENCIA


“EL COMERCIANTE” LTDA REGISTRO DE ASISTENCIAS

NOMBRES Y APELLIDOS………………………………………………

TOTAL HORAS QUE DEBE CUMPLIR………………

FECHA

EN LA MAÑANA EN LA TARDE

HORA DE ENTRADA

HORA DE SALIDA

HORA DE ENTRADA

HORA DE SALIDA

TOTAL HORAS CUMPLIDAS ……………..

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FINANCIEROS

91


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS SISTEMA CONTABLE

1 de 2


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

OBJETIVO

Realizar procedimientos para el control del sistema contable de la

Cooperativa.


Los procedimientos son de aplicación para todo el proceso

contable.

DESCRIPCIÓN

El sistema contable es una estructura organizada mediante la cual se

recogen la información como resultado de sus operaciones, valiéndose de

recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la

gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. No es

más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las

operaciones y suministrar información financiera en la Cooperativa.


1 Se Originan Los Documentos Fuentes SOCIOS

2

Recepta y revisa, si está conforme,

continua, si no devuelve a la fuente

original.

CONTABILIDAD

3 Elabora los comprobantes del diario y

registrar en el diario auxiliar.

CONTABILIDAD

4 Mayorizar CONTABILIDAD

5

Formula Estados Financieros y pone a

consideración del Gerente.

CONTABILIDAD

6 Legalizar los Estados Financieros. GERENCIA

7 Archivar y custodiar los documentos. CONTABILIDAD

92


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS SISTEMA CONTABLE

2 de 2


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

CLIENTES INTERNOS Y

EXTERNOS

CONTADORA

GERENTE

No

Si

INICIO

Documentos

Fuentes

Varios

Documentos Recepta, Revisa Y

autoriza

Documentos

correctos

Elabora

Comprobantes

Diarios

Comprobante

Diario General

Formulación de

Estados Financieros

Legalidad

Est. Situación F.

Est. Resultados

Flujo de Caja

Archivar

FIN

Mayores

93


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CUENTA DE AHORROS

1 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

OBJETIVO

Identificar los requisitos necesarios para la apertura de la cuenta de

ahorros en la Cooperativa.


Los procedimientos son de aplicación para el departamento

financiero.

DESCRIPCIÓN

Documento que registra los movimientos del ahorro de los clientes. Se

debe de actualizar cada vez que el cliente realice un depósito, retiro o

cuando la cooperativa le realice un débito o crédito a su cuenta por

capitalización de interés.

Para realizar un depósito no es indispensable presentar la libreta,

solo se debe llenar una papeleta y acompañar el dinero que se

deposita.

Los retiros de la cuenta de ahorros deben hacerse obligadamente

con la presentación de la libreta, adjuntando la cédula de identidad

del dueño de la cuenta, y si el caso lo requiere la presentación de la

cédula de identidad del dueño y de quien retira el dinero.


1

La solicitud de apertura de cuenta debida

mente llena.

CLIENTE

94



2 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE


2

Copia de la cédula de ciudadanía,

certificado de votación actualizado y

copia de otro documento q lo identifique.

CLIENTE

3

Copia de la última carta de luz, agua o

teléfono.

CLIENTE

4

Depósito mínimo de $10,00 para la

apertura de la cuenta.

CLIENTE

5

Una vez que el interesado ha cumplido

con los requisitos y realizado el depósito,

la cooperativa le emite una libreta de

ahorro para que el ahorrista pueda

realizar sus futuros depósitos o retiros.

CLIENTE

6

Finalmente se procede a archivar la

respectiva documentación del cliente

solicitante.

SECRETARIA

95



3 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

CLIENTE SECRETARIA

INICIO

La solicitud de

apertura de cuenta

debida mente llena.

Copia de la cédula de

ciudadanía, certificado

de votación actualizado

y copia de otro

documento que lo

identifique.

Copia de la última

carta de luz, agua

o teléfono.

Depósito mínimo

de $10,00 para la

apertura de la

cuenta.

Entrega de la

libreta de ahorros

al cliente.

FIN

Archivar toda la

documentación

solicitada

96



4 de 4


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE


“EL COMERCIANTE” LTDA LIBRETA DE AHORROS

NOMBRE: No Cliente: CÉDULA/RUC: Oficina: No CTA: No Lib.: Fecha Apert.:

FECHA TRANSACCIÓN INGRESO EGRESO SALDO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

97


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CAPTACIÓN DE DEPÓSITOS A

PLAZO

1 de 2


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para realizar el proceso de

la captación de depósitos a plazo para la Cooperativa.


Los procedimientos son de aplicación para el departamento

financiero.

DESCRIPCIÓN

Son imposiciones de dinero en las cuales el capital se liquida únicamente

al vencimiento del plazo pactado y los intereses pueden pagarse al

vencimiento o mensualmente a solicitud del socio o cliente el cual solo

procede para plazos mayores a 90 días, abonándose en una cuenta de

ahorros.


1

Atender la petición de los socios para la

inversión de depósitos a plazo.

OFICIAL DE

CRÉDITO

2

Verificar la disponibilidad del monto a

invertir en la cuenta de ahorros de los

socios solicitantes.

CAJERO

3 Emite el certificado de depósito a plazo

en original y dos copias.

OFICIAL DE

CRÉDITO

4

Debita de la cuenta de ahorros del socio

solicitante, el monto establecido para el

depósito a plazo.

CAJERO

5 Registra contablemente la captación. CONTABILIDAD

6 Organiza y archiva la documentación CONTABILIDAD

98


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CAPTACIÓN DE DEPÓSITOS A

PLAZO

2 de 2


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

COMISIÓN DE CRÉDITO CAJA CONTABILIDAD

No

Si

INICIO

El Socio solicita

la inversión

Verificación

de

Documento

Emisión de

Certificado

Se debita de la

cuenta del

socio

Registro

contable

Organiza y

Archivar

FIN

99


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS FONDO DE CAJA CHICA

1 de 2


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

OBJETIVO

Describir procedimientos para el manejo del fondo de caja chica.

DESCRIPCIÓN

Se lo utiliza para atender necesidades urgentes como la adquisición de

materiales de oficina, alimentación, movilización, también puede ser

utilizado en caso de retiro de ahorros, para esta situación el retiro no debe

ser mayor a $100,00 y otros que no puedan ser cubiertos con cheques.

- Todo gasto efectuado con fondos de caja chica, debe registrarse

con documentación de soporte contable.

- El fondo de caja chica está a cargo de la tesorera.

- Será liquidado y reembolsado en un plazo no mayor de 30 días y se

debe presentar la liquidación al Consejo de Administración.


1

Solicitar y justificar el fondo de caja chica. DEPARTAMENT

SOLICITANTE

2

Autoriza y solicita la presentación de GERENCIA

3

Elaborar un recibo como constancia y

entregar al solicitante.

CONTABILIDAD

4

Realiza los gastos necesarios y cuando el

valor asciende el 100% solicitará la

reposición del fondo .

RESPONSABLE

5

Realiza el control de la documentación

sustentadora, y si existe alguna novedad al

CONTABILIDAD

100


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS FONDO DE CAJA CHICA

2 de 2


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

DEPARTAMENTO

SOLICITANTE

GERENCIA

CONTABILIDAD

RESPONSABLE

No

Si

INICIO

Solicitar y justificar

el fondo de caja

Autoriza y solicita

la entrega del

fondo.

Elabora el recibo

y entrega al

responsable o

solicitante.

Realiza gastos y

solicita

reposición

Control de

documentos

Desviacion

Recibe

Reposición

FIN

101


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CONCESIÓN DE CRÉDITO

1 de 5


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

OBJETIVO

Identificar los requisitos necesarios para conceder un crédito a sus

clientes o asociados.


Los procedimientos son de aplicación para los servicios financieros.

DESCRIPCIÓN

Los siclos de crédito deben comprender las etapas de trámite de la

solicitud y sus respectivos controles, trámite de escrituración y sus

controles, otorgamiento, trámites de garantías con sus respectivos

controles y recuperaciones.


1

Realizar la solicitud por escrito por medio

del formulario de solicitud de crédito,

adjuntando la siguiente documentación:

- Documentos personales del

solicitante y en caso de tener de

los garantes.

- Copia de la cédula, certificado de

votación actual, copia del rol de

pagos y algún otro documento que

los identifique.

SOLICITANTE

2

La secretaria del comité de crédito recibe

la solicitud, verifica que reúna los

requisitos y la presenta en la próxima

COMITÉ DE

CRÉDITO

102



2 de 5


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE


reunión del comité.

3

El comité analiza las solicitudes recibidas

basándose en:

- Autenticidad de los documentos

- Aportaciones y ahorros

constituidos en la cooperativa

- Calidad de record crediticio del

socio o cliente

- Destino y características del

crédito solicitado.

- Calidad y cantidad de las

garantías presentadas.

- Capacidad de pago del deudor y

fiador en el caso de garantía

fiduciaria.

COMITÉ DE CRÉDITO

4

En reunión el Comité de Crédito decide

sobre la aprobación o no aprobación del

crédito.

COMITÉ DE

CRÉDITO

5

En caso de ser rechazada la solicitud, el

expediente será devuelto al solicitante

junto con las observaciones respectivas.

Si es aprobado es trasladado al

secretario del consejo de administración.

COMITÉ DE

CRÉDITO

6

El secretario del Consejo de

Administración recibe y traslada al

CONSEJO DE

103



3 de 5


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE


Presidente del consejo para su

aprobación.

ADMINISTRACIÓN

7

Aprobado el crédito se debe de formalizar

mediante el contrato de crédito el cual

debe ser autenticado ante un abogado

cuando el monto sea mayor.

COMITÉ DE CRÉDITO

8

El solicitante firma y acepta las

condiciones del crédito.

SOLICITANTE

9

El secretario del comité de crédito recibe

la documentación autorizada y archiva.

COMITÉ DE

CRÉDITO

104



4 de 5


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

SOLICITANTE

COMITÉ DE

CRÉDITO

CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN

No

Si

INICIO

Se efectúa la

solicitud al comité de

crédito

Recibe la solicitud

y verifica toda la

documentación

Análisis del crédito

previo a la

concesión

Aprobación

Entrega al presidente

del consejo de

administración para su

aprobación

1

105



5 de 5


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

SOLICITANTE

COMITÉ DE

CRÉDITO

CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN

FIN

Archiva la

documentación

Formalización

del crédito

1

Firma y acepta

las condiciones

del crédito

106


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS PAGO DE REMUNERACIONES

1 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

OBJETIVO

Establecer los procedimientos necesarios para el control del pago

de las remuneraciones al personal.


Los procedimientos son de aplicación para los pagos efectuados

por concepto de remuneraciones.


1

El personal registrara todos los días su

asistencia en el registro de asistencia, en

el cual consta la hora de entrada y salida

de las labores.

PERSONAL

2

Al llegar el primer día laborable del mes

siguiente de trabajo, la Contadora, revisa

el registro de asistencia del personal y

realiza un informe el cual es enviado a

Gerencia.

CONTABILIDAD

3

Gerencia luego de recibir el informe con la

documentación sustentatoria autoriza el

pago de las remuneraciones al personal.

GERENCIA

4

La Contadora elabora los roles de pago;

los cheques y envía a gerencia para la

firma y aprobación del pago.

CONTABILIDAD

5

Con el visto bueno de Gerencia la

Contadora procede a entregar el pago al

personal.

CONTABILIDAD

107


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS PAGO DE REMUNERACIONES

2 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

PERSONAL CONTABILIDAD GERENCIA

No Si

Si

INICIO

Registrar la

asistencia diaria

Elabora el

reporte para

efectuar el pago

Revisa el

informe y

autoriza el

pago

Realiza los roles

de pago y

cheques

Recibe el

cheque y

firma el rol

de pagos

Archiva

documentos FIN

108


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS MODELO DE ROL DE PAGOS

3 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE



ROL DE PAGOS

MES:

N.

NÓMINA

CARGO

INGRESOS

TOTAL

INGRESO

EGRESOS

TOTAL

EGRESO

LIQUIDO A

PAGAR

FIRMA

S.B.U.

APORTE PERSONAL

I.R



PROVISIONES SOCIALES

MES:

N.

NÓMINA

CARGO

S.B.U.

APORTE

PATRONAL

DÉCIM. TERCE

DÉCIM CUART

FONDOS

DE RESERVA

VACACIONES

TOTAL

GERENTE CONTADORA

109


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS

1 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

OBJETIVO

Determinar el proceso para las adquisiciones.


Los procedimientos son de aplicación para las adquisiciones como

la compra de bienes y servicios.

DESCRIPCIÓN

Este procedimiento se aplica cada vez que se adquiera un mueble o

equipo y contempla aquellos bienes cuya vida útil sea mayor a un año,

no está destinado para la venta del giro normal de la cooperativa y se

usa con el objetivo de emplearlo permanentemente en la prestación de

servicios a los socios y clientes.


1 Recibe la solicitud de compra y entrega a

contabilidad y presupuesto.

BODEGA

2 Determina la disponibilidad presupuestaria

y envía al Gerente.

CONTABILIDAD

3

Antecede de acuerdo a los siguientes

casos:

Caso 1

No existe disponibilidad

presupuestaria.

Envía a la unidad de compras, la solicitud

de compras no autorizadas con las

observaciones del caso.

GERENCIA

110



2 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE


4

Remite a bodega la solicitud autorizada

para que comunique el particular a la

unidad solicitante.

GERENCIA

5

Caso 2

Existe disponibilidad presupuestaria.

Autoriza la solicitud de compras y envía a

la unidad de compras.

GERENCIA

6

Revisa el archivo de cotizaciones y solicita

nuevas cotizaciones.

Efectúa en análisis de las cotizaciones.

Determina si la adquisición debe realizarse

con caja o con orden de compras.

GERENCIA

7 Inspecciona y verifica las condiciones del

pedido.

BODEGA

8

Contabiliza el pago en base a la

documentación recibida y archiva dichos

documentos.

CONTABILIDAD

111



3 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

BODEGA GERENCIA PROVEEDORES CONTABILIDAD

No Si

INICIO

Recibe la

solicitud de

compra

Autoriza la compra y

envía a unidad de

compra

Existe

disponibili

dad

presupues

taria?

Contabiliza el

pago y archiva

dichos

documentos.

FIN

Inspecciona,

verifica

condiciones del

pedido.

Revisa

cotizaciones y

solicita nuevas

Establece formas

de pago y envía la

mercadería

112


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

1 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

OBJETIVO

Establecer procedimientos que permitan el control de los activos

que ingresan a formar parte de la cooperativa.


Los procedimientos serán de aplicación para el departamento de

Contabilidad, Bodega y Departamento solicitante..

DESCRIPCIÓN

Los bienes adquiridos serán ingresados a bodega, salvo aquellos que

por su naturaleza deban ser ingresados directamente a la unidad

solicitante. El bodeguero revisará si los bienes cumplen con las

especificaciones y características establecidas en la solicitud de compra.

Si en la recepción de un bien se presentaren observaciones, se las

comunicará al superior y se podrá exigir un informe técnico para

posibilitar la recepción en forma definitiva, esto es, hasta que se cumpla

cabalmente con las observaciones.

Los caucionados o usuarios tendrán que verificar si al momento de la

recepción consta en el activo fijo el código de inventario correspondiente;

caso contrario, solicitarán al bodeguero el código asignado.

Cuando un empleado o funcionario se separe definitivamente de la

entidad, los bienes a su cargo serán devueltos antes de la aceptación de

la renuncia, dejando constancia escrita del mismo.

113



2 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

Los responsables del uso de los bienes, velarán porque los códigos de

inventario que poseen cada uno de ellos se conserven, en caso de que

se borren tendrán que volver a colocárselos inmediatamente después de

que se lo haya detectado.

No se podrá legalizar el pago de activos fijos adquiridos mediante

compra, si previamente los custodios no han certificado en la factura

respectiva, que ingresaron efectivamente a la entidad y corresponden a

las características, calidad y condiciones de la compra.


1

Legaliza el comprobante de pago o el

cheque.

CONTABILIDAD

2

Recepción de materiales y emisión de

documentos de recepción.

BODEGA

3

Elabora el informe de recepción. COMITÉ DE

ADQUISICIÓN

4

Clasificación y codificación de los

materiales.

CONTABILIDAD

5

Elaboración de kardex o método que

permita llevar un adecuado control de los

materiales de bodega.

BODEGA

6

Registrar el comprobante de ingreso de

materiales a bodega.

CONTABILIDAD

114



3 de 3


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

CONTABILIDAD

BODEGA COMITÉ DE

ADQUISICIÓN

No Si

INICIO

Legaliza el

comprobante de

pago o el cheque.

FIN

Recepción de

materiales

Elabora el informe

de recepción.

Correcto

Elaboración de kardex o

método para el control

de materiales a bodega.

Clasificación y

codificación de los

materiales.

Registrar el

comprobante de

ingreso de

materiales a

bodega.

115


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS EGRESO DE ACTIVOS FIJOS

1 de 2


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

OBJETIVO

Establecer procedimientos que permitan el control de los activos

fijos que egresan de bodega.


Los procedimientos serán de aplicación para el departamento de

Contabilidad, Bodega y departamento solicitante.

DESCRIPCIÓN

Es una constancia de que los materiales han salido de bodega, producto

de pedidos solicitados por los funcionarios. El empleado encargado del

uso directo de los bienes comunicará por escrito al Gerente, Contador

mediante listado los bienes que se han vuelto inservibles, obsoletos y/o

que han dejado de usarse en el área.

Recibida la comunicación, el Gerente comunicará al Contador, para que

verifique el estado de dichos bienes y elabore un informe de inspección

el mismo que será suscrito por el contador.


1 Recepción de solicitud de materiales de

los diferentes departamentos.

BODEGA

2 Verificar las existencias, si hay precede,

si no devuelve al departamento

solicitante la petición.

BODEGA

3 Recibe los materiales que ha solicitado. DEPARTAMENTO

SOLICITANTE

4 Archiva el acta de entrega recepción de

materiales.

BODEGA

116


PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS EGRESO DE ACTIVOS FIJOS

2 de 2


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

BODEGA DEPARTAMENTO

SOLICITANTE

No

Si

INICIO

Recepción de

solicitud de bienes

Verificar las

existencias

Archivar el acta

de entrega

Verificación con

documentos

adjuntos

FIN

Constatación física

de las partes

Elaboración del acta

de Entrega-

Recepción

Entrega de bienes

117


1.4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

1 de 2


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE

TÉRMINO SIGNIFICADO

Activo Fijo

Activos tangibles o intangibles que se presume son

de naturaleza permanente porque son necesarios

para las actividades normales de una compañía y no

serán vendidos o desechados en el corto plazo, ni

por razones comerciales.

Adquisición:

Acción y efecto de realizar una compra, acto por el

cual se hace dueño o se obtiene la propiedad del

bien.

Administración

Coordinación de actividades de trabajo de tal manera

que se concluya en forma eficiente y eficaz con otras

personas y a través de ellas.

Confiabilidad

Probabilidad de buen funcionamiento de algo.

Capacidad de un instrumento de selección para

medir lo mismo de manera constante.

Confianza

Esperanza firme que se tiene de alguien o algo.

Creencia en la integridad, carácter y habilidad de un

líder.

Control

Comprobación, inspección, fiscalización,

intervención, proceso que consiste en supervisar las

actividades para garantizar que se realice según lo

planteado.

Contador:

Quien por ocupación o empleo lleva la contabilidad

de una empresa particular o pública, cumple las

actividades administrativas que se le encomiende.

118

MANUAL DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO – FINANCIERO

GLOSARIO DE TÉRMINOS

2 de 2


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE


Control Interno

Función de la administración que aplica la

supervisión del rendimiento, la comparación del

rendimiento de una norma y la toma de acciones si

es necesario.

Decisión

Determinación, resolución que se toma o se da en

una cosa dudosa.

Dirección

Función de la Administración que consiste en motivar

a los subordinados, influir en los individuos o equipos

mientras trabajan, seleccionar canales de

comunicación.

Eficacia

Concluir las actividades de tal manera que se logren

los objetivos organizacionales.

Eficiencia

La relación que existe entre el producto (en término

de bienes, servicios u otros resultados) y los recursos

empleados en su producción.

Equipo de

trabajo

Grupos cuyos miembros trabajan intensamente en un

objetivo común, específico usando su energía

positiva, responsabilidad individual y mutua.

Estructura

Organizacional

Distribución formal de los empleos dentro de una

organización.

Empleado

Se designa con este nombre a la persona técnico o

profesional que presta sus servicios dentro de la

institución.

119


GLOSARIO DE TÉRMINOS

2 de 2


Revisado: REMA

Aprobado: GERENTE


Flujograma

Representación gráfica de un proceso administrativo

caracterizado por su naturaleza secuencial.

Gerente

Alguien que trabaja con otras personas y a través de

ellas, coordinando sus actividades de trabajo para

lograr los objetivos organizacionales.

Misión Propósito de una entidad.

Norma

Son regulaciones que soportan la ejecución de un

procedimiento. Las normas se dividen en normas

generales y normas específicas.

Procedimientos

Sucesión cronológica de operaciones conectadas

entre sí, que se constituyen en una unidad de función

para la realización de una actividad o tarea

específica dentro de un ámbito predeterminado de

aplicación.

Política

Arte para concluir un asunto, aplicando los medios a

un fin, promoviendo el bien común.

Visión Razón de ser de la entidad.

DISCUSIÓN

120

g. DISCUSIÓN

Una vez realizada la entrevista al gerente y secretaria se pudo determinar

que la cooperativa carece de un manual de funciones y procedimientos

que le permita tener un control interno adecuado en las operaciones

administrativas y financieras, con la finalidad de ofrecer servicios de

calidad a sus asociados.

Luego del análisis correspondiente se pudo verificar que es necesario la

estructura de un manual de Control Interno el mismo que está

desarrollado de acuerdo a lo que establece el estatuto de la Cooperativa,

en el Título IV de la Organización y Administración menciona que estará

controlado por la Asamblea general de Socios, Consejo de

administración, Consejo de Vigilancia, Comisiones Especiales y el

Gerente, organismos que tiene la facultad de promover el orden en la

Institución, para el cumplimiento a lo que establece el estatuto, se

elaboró un conjunto de procedimientos orientados a los organismos de

control y de la misma manera a la parte administrativa. Estos

procedimientos engloban documentos que permitan a los colaboradores

de la cooperativa justificar la ausencia temporal, además se indica el

procedimiento que se debe seguir para solicitar vacaciones, permisos y

licencias, control de asistencias, y finalmente todo lo referente a la

capacitación del personal.

121

Para la parte Financiera se estableció los procedimientos que se deben

seguir para realizar un control adecuado de las operaciones crediticias

tales como: captación de ahorros, depósitos a plazo, control de efectivo,

manejo de fondos de caja chica, concesión de créditos, pago de

remuneraciones y adquisición de activos fijos, para la Cooperativa de

Ahorro y Crédito, “El Comerciante” Ltda. Del Cantón Saraguro,

procedimientos que se verán reflejados en sus respectivos flujogramas.

Con el desarrollo del presente trabajo investigativo, se pretende mejorar,

los procedimientos adoptados por los directivos o autoridades de la

cooperativa, mejorando la calidad de servicios que se ofertan y por ende

mejorar la rentabilidad tanto económica como financiera de la misma.

Adicionalmente, cuenta con organigramas estructural y funcional, los

mismos que están encaminados a mejorar la atención al público, así

como, lograr mayor compromiso y responsabilidad por parte del recurso

humano, en cuanto a asistencias y permisos internos.

CONCLUSIONES

122

h. CONCLUSIONES

Al término del presente trabajo de tesis se plantea las siguientes

conclusiones:

La Cooperativa de Ahorro y Crédito el Comerciante Ltda. del cantón

Saraguro, por ser de reciente creación no cuenta con una organización

estructural y funcional adecuada, por lo que creímos conveniente

elaborarlo y proponerlo al gerente, basándonos en los estatutos y Ley

de Cooperativas.

La cooperativa estudiada no posee un manual de control interno

administrativo y financiero que les sirva de base para el

funcionamiento y desarrollo de sus actividades. Al no contar con un

adecuado control interno la cooperativa es vulnerable al riesgo

crediticio.

Los integrantes del Consejo de Administración y Comisión de

Vigilancia de la cooperativa objeto de estudio no tienen los

conocimientos mínimos del proceso administrativo, por lo que no están

en la capacidad de elaborar procedimientos y controles internos

necesarios para salvaguardar sus activos, promover la eficiencia

operativa y obtener la información financiera confiable y oportuna.

123

La cooperativa no cuenta con un departamento de auditoria interna,

que se encargue de supervisar y evaluar el control interno de la

misma.

Al concluir el trabajo de tesis se dio cumplimiento a los objetivos

planteados en el proyecto poniendo a consideración de los Directivos

de la Cooperativa los resultados obtenidos.

RECOMENDACIONES

124

i. RECOMENDACIONES

Ante el planteamiento de las conclusiones se hace necesario proponer las

siguientes recomendaciones:

Acoger el planteamiento de organización desarrollada en este trabajo

ya que ello le permitirá proporcionar las directrices a su personal en el

cumplimiento de sus funciones y la consecución de los objetivos

institucionales.

Aplicar el manual propuesto de funciones y procedimientos

Administrativas-Financieros como herramientas de control para el

buen funcionamiento de la Cooperativa y evitar posibles riesgos a

futuro.

Solicitar al comité de educación que a través de la Dirección Nacional

de Cooperativas se les brinde talleres de capacitación permanentes a

directivos, empleados y socios de la cooperativa.

Designar un departamento de control interno que permita verificar que

se realicen las operaciones financieras de acuerdo a lo estipulado en

los estatutos y reglamentos internos de la cooperativa.

125

Poner en ejecución la propuesta del Manual de Control Interno

Administrativo – Financiero, lo que facilitará a sus directivos obtener

un mayor desempeño laboral y personal.

BIBLIOGRAFÍA

126

j. BIBLIOGRAFÍA

- AILLON ALBAN Jaime. Lecciones de Cooperativismo. Primera

Edición 1983. Pág. 9

- Codificación de la Ley de Cooperativas 2001 (Cod. s/n. RO 400:

29-ago-2001) Art. 1

- CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE COOPERATIVAS DE

AHORRO Y CRÉDITO (6, 1988, QUITO, EC.) 1988. Memorias.

Quito, 558 p.

- COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “EL COMERCIANTE

LTDA. Estatutos – Reglamentos -2010.

- CRUZ Atig. Flujogramacion y control Interno. Primera Edición. Año

2009. Pág. 28

- CULTURAL DE EDICIONES, S.A., AUDITORIA I, Edición 1996

- LIBRO AUTÉNTICO DE LEGISLACIÓN ECUATORIANA. Ley

Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento

2005. Pág. 5

- Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, Edición

actualizada 2010.

- MELGAR CALLEJA, MARÍA organización y métodos para el

mejoramiento administrativo Pág. 193

127

- MENDEZ, Carlos. Metodología de Investigación en Ciencias

Económicas, Administrativas y Contables. 12 Edición.Editorial Mc

Graw Hill, Bogotá – Colombia, 2004.

- VAZQUEZ GALARZA, Germán. Cooperativismo “Décima Edición

1996” Quito-Ecuador.

- VEGA CALVA Paulina Alexandra, Diseño de un Manual de Control

Interno; (2008).

- UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA, Módulo 7 2009

CONTABILIDAD PARA ORGANIZACIONES ESPECIALES,

pág. 159

- UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA, Módulo 9 Septiembre 2010-

Febrero 2011-AUDITORÍA PARA EL SECTOR PÚBLICA Y

EMPRESAS PRIVADAS, Pág. 196 – 211 - 215

ÍNDICE

128

ÍNDICE

PORTADA

CERTIFICACIÓN..........................................................................................i

AUTORÍA…………………………………………………………………………ii

DEDICATORIA………………………………………………………………….iii

AGRADECIMIENTO…………………………………………………………...iv

TÍTULO……………………………………………………………….…………..1

RESUMEN…………………………………………………………….……........2

SUMMARY……………………………………………………………………….4

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………..6

REVISIÓN DE LITERATURA………………………………………….…..…..8

Cooperativismo…………………………………………………….…………..8

Valores del Cooperativismo

Principios del Cooperativismo

Cooperativa……………………………………………………………………12

Definición

Importancia

Clasificación

Cooperativa de Ahorro y Crédito………………………………..…….…..14

Concepto

Objetivos

Control Interno……………………………………………………….…….…16

129

Introducción

Definición

Objetivos

Clases de Control Interno

Políticas de Control Interno

Control Interno en las Cooperativas

Procedimientos de aplicación de Control Interno

Métodos para Evaluar los Controles Internos

Manual…………...……………………………………………………………..31

Definición

Importancia

Clases de Manuales

MATERIALES Y MÉTODOS……...……………………………………….…36

Materiales

Métodos

Técnicas

RESULTADOS………………...……………………………………………....39

Contexto Institucional

Base Legal

Logotipo de la Cooperativa

Propuesta Alternativa

Presentación

Objetivos

130

Justificación

Diseño del Manual de Control Interno

Índice del Manual

Esquema del Manual

Desarrollo del Manual

DISCUSIÓN………………………………………………………….….........120

CONCLUSIONES………………………………………………...………….122

RECOMENDACIONES……………………………………………………...124

BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………126

manual de control - universidad nacional de loja · social y administrativa de la universidad...

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