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Tipo de documento: Versión: UNO

MANUAL

Título: MANUAL DE CONTROL INTERNO

Código: CI-01

MANUAL DE CONTROL INTERNO

El contenido de este documento pertenece enteramente a CORPORACIÓN FINANCIERA DE OCCIDENTE SA DE CV SOFOM E.N.R. (FINOX) y es de carácter estrictamente confidencial. Este material deberá permanecer en todo momento en el ambiente interno de la SOFOM. FINOX

podrá ejercer acción legal en contra del o los individuos que hagan uso indebido de la información contenida en este Código, o que hayan facilitado dicho uso indebido.

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Auditoría Interna Contraloría Consejo Administración Página 1 de 68


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CLAVE 01102012

FECHA DE EMISIÓN 2012

Elaborado por: Validado por: Vo. Bo. Autorizado por:

Gerencia Contraloría y Auditoria Interna

Director General Adjunto

Comité de Auditoria

Consejo de Administración

CONTROL DE VERSIONES Número de versión

Fecha en que entra en vigor la versión

Nombre del responsable del proceso de revisión

Ver 1.3 25 de Octubre 2012 Víctor Alviter Villa

Ver 1.4 11 de Diciembre 2013 Víctor Alviter Villa

CONTENIDO

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Ver 1.5 11 de Diciembre 2014 Víctor Alviter Villa


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INTRODUCCION El propósito del Manual de Control Interno es establecer las directrices en materia de supervisión y control de las diversas áreas participantes en el proceso crediticio, así como a las políticas y procedimientos que habrán de observarse en el marco normativo que regulará las operaciones que realice FINOX con el fin de lograr su misión y objetivos. El Manual de Control Interno, tiene como objeto primordial servir como fuente de consulta y orientación al personal que participa en las auditorías y revisiones de las diferentes etapas del proceso crediticio, así como a las áreas participantes en el proceso, así como contribuir para evaluar y controlar el apego normativo de los diferentes organismos regulatorios. Otro objetivo del presente documento, es el de homogenizar el proceso en la evaluación del control interno, para facilitar al usuario la aplicación del mismo.

ÍNDICE Página

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000 INTRODUCCIÓN 4 005 Objetivo, estructura y actualización del manual. 4

010 Marco Regulatorio 4

015 Marco Conceptual 5

020 Capacitación 9

030 Normas y Políticas 9

100 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

105 Organigrama 11

110 Descripción de puestos 12

200 CONTROL INTERNO 24

205 Matriz de facultades 24

300 PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

27

400 PROCESO INTEGRAL DE OPERACIÓN Etapas del Proceso Integral de Operación 405 Etapa de planeación 55 410 Etapa de crédito 56 415 Etapa administrativa y sistemas 57 415.1 Etapa de fondeo 57 420 Etapa de supervisión 57 425 Etapa de recuperación de cartera 57 430 Etapa de actualización de expedientes de crédito 59

500 DISPOSICIONES FINALES 63

000 INTRODUCCIÓN 005 OBJETIVO, ESTRUCTURA Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

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• Objetivo y Estructura del Manual de Control Interno.

El Manual de Control Interno tiene como objetivo primordial normar y orientar al personal que participa en las diferentes auditorías y revisiones de supervisión y control, en el adecuado desempeño de la estructura con apego a la normatividad, políticas y procedimientos regulatorios de FINOX, con la finalidad de contribuir al logro de los objetivos y la misión de la misma.

Entre otros objetivos importantes de FINOX destacan los siguientes: a) Procurar que los mecanismos de operación sean acordes con las estrategias y fines de las Instituciones, que

permitan prever, identificar, administrar, dar seguimiento y evaluar los riesgos que puedan derivarse del desarrollo de su objeto social, con el propósito de minimizar las posibles pérdidas en que puedan incurrir.

b) Delimitar las diferentes funciones y responsabilidades entre sus órganos sociales, unidades administrativas y

personal, a fin de procurar eficiencia y eficacia en la realización de sus actividades. c) Contar con información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa que sea completa,

correcta, precisa, íntegra, confiable y oportuna y que contribuya a la adecuada toma de decisiones. d) Coadyuvar permanentemente a la observancia de la normatividad aplicable a las actividades de las

instituciones. 010 MARCO REGULATORIO

• Marco Regulatorio La normatividad contenida en el Manual de Control Interno es de carácter obligatorio y aplica a la estructura organizacional de FINOX. El marco regulatorio se basa en la Circular Única Bancaria del 2005 y sus subsecuentes reformas.

Regulación Externa

Entidades Rectoras

Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) Banco de México (BM) Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) Fideicomisos Instituidos en Relación con la Agricultura (FIRA)

Legislación aplicable

Ley de Instituciones de Crédito Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito “Disposiciones de Carácter General de la CNBV Título Segundo, “Disposiciones Prudenciales”, Capítulo VI,

“Controles Internos” en todas sus secciones, particularmente la Sección Séptima, “De las funciones de Contraloría Interna”, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 2 de diciembre de 2005 considerando sus respectivas modificaciones.

Regulación Interna Manual de Normas y Políticas de Crédito Manual de Procedimientos de Operación del Proceso de Crédito

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Manual de Administración de Riesgos Manual de Organización Manual de Contabilidad Manual de Sistemas Reglamento Interno de FINOX

El Manual de Control Interno está dividido en tres secciones inventariadas en grupos de centenas, a fin de permitir que en cada grupo se puedan intercalar nuevos capítulos o sustituir los ya existentes. Se integra con los capítulos referentes a cada una de las etapas del Sistema de Control Interno: Estructura Organizacional, Proceso Integral de Operación, Control Interno. 015 Marco Conceptual El Manual de Control Interno de FINOX ha sido integrado en apego a las disposiciones de carácter prudencial en materia de Control Interno emitidas por las Autoridades y por la reglamentación de FIRA. El Control Interno, tiene como función ser preventivo, y se aplica a todas las unidades administrativas y a todos los procesos que ejecuta la organización.

Las disposiciones prudenciales, establecen lo siguiente:

• Adopción de sanas prácticas, en el desempeño de la función de control interno • Los lineamientos mínimos que deberán observarse en el desempeño de la función de control interno • La implantación de medidas de control en la operativa del negocio, capaces de identificar, medir y limitar de

manera oportuna la toma de riesgos La Contraloría Interna como área específica para el desarrollo de la función de control interno: El control interno se presenta de forma natural al ser ejecutado por las áreas dueñas de cada proceso, adicionalmente para darle personalidad a la función, asegurar la calidad del proceso, y como estrategia de FINOX debe existir un área específica para el desarrollo del control interno, siendo esta la Contraloría Interna. La instrumentación de la Contraloría Interna debe estar alineada a lo establecido en la normatividad en términos de lo siguiente: Cumplir con los objetivos planteados en la Sección Séptima de las disposiciones de carácter general emitidas por la CNBV, “de las funciones de la contraloría interna” Los Manuales de operación de CORPORACIÓN FINANCIERA DE OCCIDENTE, documentados por separado, en donde se encuentran documentadas las políticas y procedimientos de todas sus actividades, son la base de la operación, así como la referencia para evaluar la efectividad de los controles internos en lo particular, así como el adecuado funcionamiento del sistema de control interno en lo general. Corporación Financiera de Occidente S.A. de C.V. SOFOM E.N.R., ha desarrollado un modelo de control interno como una aportación para eficientar la función de control interno de las instituciones financieras. El siguiente diagrama ilustra la estructuración conceptual del Proceso de Control Interno.

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La evaluación de los procesos se basa en el Método COSO, que se define como un método para el desarrollo estructurado de actividades de evaluación por parte de la Contraloría Interna de FINOX. El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e integrados al proceso de gestión: I. Ambiente de control La definición de las tareas se encuentra asentada dentro de la descripción de puestos en la que se incluyen las responsabilidades y facultades de las áreas involucradas en el Control Interno. El ambiente de control y la cultura de la organización están influidos de forma significativa por el Consejo de Administración y el Comité de Auditoría, el grado de independencia del Consejo o del Comité de Auditoría respecto de la dirección, la experiencia y la calidad de sus miembros, grado de implicación y vigilancia y el acierto de sus acciones son factores que inciden en la eficacia del control interno. Factores críticos: La independencia de los consejeros o miembros del Comité. La frecuencia y oportunidad de las reuniones con el director financiero y/o contable, auditores internos y externos. La suficiencia y oportunidad con que se facilita información a los miembros del Consejo o Comité de Auditoría para permitir supervisar los objetivos y las estrategias, la situación financiera, así como los resultados de explotación de la entidad. Es importante considerar la evaluación de los procesos del PDC. Procedimientos del PDC:

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Promoción de Negocios Evaluación del acreditado Autorización del crédito Contratación y Registro. Mesa de Control Guarda y Custodia de Títulos de Crédito Supervisión y Seguimiento al acreditado Calificación de Cartera Administración y Control de Cartera Gestión de Cobranza Supervisión y Seguimiento al PDC Integración y custodia de expedientes de crédito II. Evaluación de riesgos Adoptando los lineamientos de la CNBV, relativos a las Disposiciones de Carácter Prudencial en Materia de Administración Integral de Riesgos y adecuándolos a la realidad de FINOX, se establece un área independiente de las áreas de negocio denominada Unidad de Administración de Riesgos (UAR). La Unidad de Administración Integral de Riesgos se encarga de la verificación el procedimiento, da seguimiento al cumplimiento de los límites en la asunción de riesgos al celebrar operaciones, acorde con las disposiciones legales aplicables, así como con las políticas establecidas por la empresa. El propósito general de la Unidad de Administración de Riesgos es: Identificar, medir, vigilar, evaluar, limitar, controlar, e informar de los riesgos cuantificables que enfrenta la Institución en sus operaciones, tales como riesgos de crédito, mercado, liquidez y operativo con el fin de proteger el patrimonio de FINOX. Cabe destacar que las funciones de esta unidad están asentadas con mayor detalle dentro del Manual de Administración de Riesgos. III. Actividades de control El Control Interno, se aplica a todos los puestos, áreas y procesos de CORPORACIÓN FINANCIERA DE OCCIDENTE. La Contraloría Interna desarrolla permanentemente las actividades de control, las cuales consisten en el desempeño cotidiano y permanente de las actividades relacionas con el diseño, establecimiento y actualización de medidas y controles que:

• Propicien el cumplimiento de la normatividad interna y externa aplicable a FINOX.

• Permitan que la concertación, documentación, registro y liquidación diaria de operaciones, se realice conforme a las políticas y procedimientos establecidos en los manuales institucionales y en apego a las disposiciones legales aplicables

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• Propicien el correcto funcionamiento de los sistemas de procesamiento de información conforme a las políticas de seguridad, así como la elaboración de información completa, correcta, precisa, íntegra, confiable y oportuna, incluyendo aquella que deba proporcionarse a las autoridades competentes, y que coadyuve a la adecuada toma de decisiones

• Tengan como finalidad el verificar que los procesos de conciliación entre los sistemas de operación y contables

sean adecuados

• Contraloría Interna no intervendrá en la ejecución de las operaciones de las áreas involucradas en los procesos. IV. Información y comunicación Un adecuado control interno requiere de la elaboración de reportes con el fin de identificar las áreas de oportunidad de las unidades revisadas, así mismo esta actividad es parte fundamental debido a que en caso de ser necesario se apliquen las medidas correspondientes con el fin de mejorar los procesos de la organización. Las actividades de información y comunicación se encuentran descritas dentro de las funciones de las áreas involucradas en el control interno. Se estable que se informará anualmente o cuando se requiera al Consejo de Administración, en los siguientes aspectos: La descripción de las deficiencias, desviaciones o aspectos del control interno que requieran una mejoría, tomando en cuenta para tal efecto los informes y dictámenes de los auditores interno y externo El informe de seguimiento a las deficiencias o desviaciones relevantes detectadas por el auditor interno, estará en todo momento a disposición del Consejo de Administración y de las Autoridades financieras competentes. Informar mensualmente de la exposición global, en su caso, por tipo de riesgo y, la exposición específica por cada

unidad de negocio Informar mensualmente, al Comité de Administración de Riesgos y al Director General, sobre las desviaciones que

presenten las unidades de negocio, en su caso, con respecto a los límites de riesgo establecidos, proponiendo cuando así corresponda las acciones correctivas necesarias

V. Monitoreo Entre otra de las funciones de Contraloría Interna se encuentra el monitoreo al control interno en información financiera. Se asegurará la emisión oportuna de la información financiera Se asegurará la emisión mensual de la información financiera Se asegurará la entrega de información financiera en tiempo y forma a usuarios internos y externos Se asegurará que los estados financieros dictaminados sean turnados a usuarios internos y externos Se verificará que la información financiera sea verídica y refleje la situación financiera real de CORPORACIÓN

FINANCIERA DE OCCIDENTE.

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VI. Optimización y seguimiento El Comité de Auditoría da seguimiento a las actividades de Auditoría Interna y externa, así como de Contraloría Interna, manteniendo informado al Consejo, respecto del desempeño de dichas actividades, entre las actividades relacionadas con el seguimiento y optimización destacan las siguientes: En las situaciones que sea determinada la falta de apego a las disposiciones normativas, se acordará con el

funcionario responsable, las alternativas de solución para resolver la problemática detectada así como la fecha compromiso en que será atendida y regularizada

Se establecerá en todos los casos fechas compromiso para la atención de desviaciones o incumplimientos a los mecanismos de control interno

Se dará seguimiento a las fechas compromiso acordadas entre el área de Contraloría y el área responsable de su implantación

En los casos que la alternativa de solución de control interno requiera implantación en varias etapas, se desarrollará un plan de su ejecución y cumplimiento.

o Actualización del Manual de Control Interno.

Los objetivos del Sistema de Control Interno y los lineamientos para su implementación se podrán actualizar, modificar, ajustar y/o precisar a través de las sugerencias o propuestas de cambio, que deberán ser presentadas preferentemente por escrito, por el área solicitante a la atención de la Dirección de Contraloría. Dicha dirección será la encargada de presentar las propuestas al Consejo de Administración. La actualización del Manual se hará cuando menos una vez al año, a fin de incorporar las nuevas disposiciones internas, así como las emitidas por las autoridades regulatorias. Este Manual se difunde por dos medios: impreso y vía electrónica. Todos los cambios serán dados a conocer oportunamente a los usuarios del Manual de Control Interno a través de la Dirección de Contraloría.

Es interés de CORPORACIÓN FINANCIERA DE OCCIDENTE, en su carácter de institución dedicada a la intermediación financiera como SOFOM, apegar su operación a sanas prácticas establecidas para el sector financiero y a la legislación aplicable al ámbito de su funcionamiento.

020 CAPACITACIÓN

o Propósito.

Formar y actualizar al personal que interviene en las diferentes auditorías y revisiones de los procesos y procedimientos internos, a través de un programa de auditoría, que permita contar con personal capacitado de alto nivel que coadyuve a un adecuado funcionamiento y desempeño de FINOX.

o Lineamientos.

La Dirección de Contraloría, será la responsable de definir los cursos internos y externos, para el personal de FINOX involucrado con el proceso de auditoría.

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Los cursos que integran el programa de capacitación especializada podrán llevarse a cabo en forma presencial, videoconferencias ó autocapacitación a través de medios electrónicos, según lo determine la Dirección General de FINOX.

030 NORMAS Y POLÍTICAS En este capítulo se describen los objetivos generales y operativos de CORPORACIÓN FINANCIERA DE OCCIDENTE, a través de las normas y políticas que rigen el control interno. Políticas generales CORPORACIÓN FINANCIERA DE OCCIDENTE desarrolla permanentemente las funciones de Contraloría Interna que consisten, por lo menos, en el desempeño diario de las actividades relacionadas con el diseño, establecimiento e implantación de medidas y controles. Las funciones de Contraloría Interna que, en principio, corresponden a la Dirección General, recaen en el Área de la Contraloría, quien es la responsable de ejecutar y cumplir los objetivos generales y específicos establecidos. La Contraloría es un área independiente de las Direcciones Operativas de CORPORACIÓN FINANCIERA DE OCCIDENTE, por lo que el desempeño de sus funciones no representa conflicto de intereses. Para apoyar al Consejo de Administración en la definición y actualización de políticas y procedimientos de Control Interno, CORPORACIÓN FINANCIERA DE OCCIDENTE contará con un Comité de Auditoria, que estará integrado con al menos tres miembros propietarios del Consejo de Administración, uno de los cuales será independiente y será quien lo presida. Adicionalmente, el Comité podrá contar con la presencia del auditor interno, el comisario, el responsable de la función de Contraloría Interna, así como cualquier otra persona, cuando se considere conveniente por la naturaleza de los asuntos a tratar, asistiendo todos éstos en calidad de invitados con derecho a voz y sin voto. El Comité de Auditoria se reunirá cuando menos semestralmente. Todas las sesiones y acuerdos del Comité de Auditoria tendrán como sustento actas debidamente circunstanciadas y suscritas por todos y cada uno de sus integrantes. El contenido de los manuales de operación de CORPORACIÓN FINANCIERA DE OCCIDENTE, en la parte relativa a las políticas y procedimientos, incluirá desde la perspectiva de control interno los siguientes aspectos:

La estructura orgánica de CORPORACIÓN FINANCIERA DE OCCIDENTE Los canales de comunicación El flujo de información entre las distintas áreas La entrega en tiempo y forma de información proporcionada a las Autoridades Financieras competentes,

conforme a lo establecido en las disposiciones legales y administrativas aplicables Las políticas generales de operación, los procedimientos operativos claramente descritos y documentados, así

como mecanismos para la revisión periódica de los mismos Los programas de contingencia y seguridad cuyo funcionamiento será sometido regularmente a pruebas de

efectividad y hacerse del conocimiento del personal Todo procedimiento operativo contará con medidas de control y asegurará que todas las transacciones sean: Aprobadas, procesadas y

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registradas correctamente, incluyendo las medidas que se consideren necesarias para prevenir la comisión de

ilícitos, actos u operaciones con recursos, derechos o bienes, que procedan o representen el producto de un probable delito.

Los manuales de operación en la parte relativa a las políticas y procedimientos serán revisados al menos una vez al año o cuando existan cambios significativos en la operación de CORPORACIÓN FINANCIERA DE OCCIDENTE.

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100 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

105 ORGANIGRAMA

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Director General Roberto Ureña

Asistente de DirecciónAngélica Acosta

ContraloríaVíctor Pérez

Director General AdjuntoGustavo Ramírez

Auditoría InternaV. Alvíter

Director Integral de Riesgos

Alan Coria

Gerente JurídicoJaime Andrade

Gerente de Administración y Finanzas

Rosa Ureña

Gerente de PromociónVacante

Gerente de Análisis de Crédito

Felipe Cedillo

Gerente de SupervisiónClaudia Becerra

Gerente de Operaciones Javier Rivas

Gerente de SistemasIgnacio Beyer

Ejecutivo de RRHMRamiro Zaizar (5)

Ejecutivo de Promoción

Gabriela Guevara Ejecutivo de Operaciones

Virginia Bañuelos

Infraestructura Tecnológica

Lucas PedemontiJavier Mandujano

Producción y Desarrollo

(Arquitectura de Sistemas)

Víctor OrozcoJacqueline Camacho

Asistente AdministrativaMa. Esther Blanco

ContabilidadRoberto Briseño

Auxiliar ContableVacante

Ejecutivo de Promoción

Claudia Martínez

Ejecutivo de PromociónJuan Rangel

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Comité de Prácticas Societarias Comité de Riesgos

Comité de Comunicación y

ControlComité de CréditoComité de

Auditoría

Auditoría Externa

TesoreríaAlejandra Martinez


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110 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS A continuación se describen las funciones de los responsables de la ejecución del Control Interno

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

Objetivo Directrices en la naturaleza, administración de la sociedad y definición y estructura el objeto social. Funciones

a) Autoridad suprema de la Sociedad, goza de las facultades más amplias. b) Establecer las directrices, objetivos y normatividad.

c) Cualquier acto permitido por la Ley General de Sociedades Mercantiles.

d) Convocar para las Asambleas ordinarias o extraordinarias a los accionistas.

e) Nombrar, otorgar, ampliar o restringir las facultades del Consejo de Administración

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CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Objetivo Administración de la sociedad, derivado de la facultad conferida por la Asamblea de Accionistas. Funciones a. El Consejo, a propuesta del Comité de Auditoria deberá conocer y, en su caso, aprobar los objetivos del Sistema de Control Interno y los lineamientos para su implementación, dentro de los cuales se incluirán por lo menos: i. Aquéllos para el adecuado empleo y aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. ii. Los que regulen y controlen la dependencia de proveedores externos. iii. Los que regulen y controlen lo relativo a la instalación y uso de los sistemas automatizados de procesamiento de datos y redes de telecomunicaciones. b. El Consejo, una vez aprobados los objetivos del Sistema de Control Interno y los lineamientos para su implementación, deberá en el ámbito de su competencia: i. Aprobar, al menos, hasta el segundo nivel jerárquico la estructura orgánica de la empresa, presentada por el director general, así como las eventuales modificaciones hasta ese nivel. ii. Analizar mediante reportes elaborados al efecto por la Dirección General y el Comité de Auditoria, que el Sistema de Control Interno esté funcionando adecuadamente. iii. Aprobar, en su caso, el código de conducta, así como promover su divulgación y aplicación en coordinación con la Dirección General. iv. Designar, a propuesta del Comité de Auditoria, al auditor externo y al auditor interno. v. Revisar, por lo menos anualmente, los objetivos del Sistema de Control Interno y los lineamientos para su implementación, así como evaluar las funciones del Comité de Auditoria y de la Dirección General al respecto. vi. Determinar las acciones que correspondan a fin de subsanar las irregularidades que sean de su conocimiento e implementar las medidas correctivas correspondientes. La totalidad de los asuntos que conforme a los presentes lineamientos deben ser autorizados por el Consejo, serán presentados para tal efecto directamente por el Comité de Auditoria.

COMITÉ DE AUDITORÍA

Objetivo El Comité de Auditoria deberá dar seguimiento a las actividades de Auditoria Interna y externa, así como de Contraloría Interna, manteniendo informado al Consejo, respecto del desempeño de dichas actividades, asimismo, el comité supervisará que la información financiera y contable se formule de conformidad con los lineamientos, disposiciones y con los principios de contabilidad que le sean aplicables.

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Integrantes Los miembros del Comité de Auditoría deberán ser seleccionados por su capacidad

y prestigio profesional y cuando menos uno de sus integrantes deberá ser una persona que por sus conocimientos y desarrollo, tenga amplia experiencia en el área financiera y/o de auditoría y control interno.

El Comité de Auditoría se integrará con al menos tres Consejeros Independientes que podrán ser propietarios o suplentes.

El comité de auditoría deberá ser presidido por un consejero independiente.

En ningún caso podrán ser designados como miembros del Comité de Auditoria los directivos y empleados de la propia empresa.

Los consejeros propietarios o suplentes que sean miembros del Comité de Auditoria podrán ser suplidos por cualquier otro consejero.

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Sesiones

INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE AUDITORIA CA FACULTADES Consejero Independiente Presidente Consejero Independiente (3-5) Voz y Voto Auditor Interno Voz sin Voto Contralor Voz sin voto Comisario Voz sin Voto Invitado especial Voz sin voto

Adicionalmente, el Comité contará con la presencia de: El auditor interno, como invitado sin derecho a voto El contralor, como invitado sin derecho a voto El Comisario El encargado del área de Contraloría. Cualquier otra persona, a invitación del Comité de Auditoria, cuando se

requiera por la naturaleza de los asuntos a tratar, con derecho a voz y sin voto

Las sesiones del Comité de Auditoría serán válidas con la participación de la mayoría de sus miembros, siempre y cuando intervenga su presidente o el suplente de éste. Los acuerdos que se emitan se tomarán por mayoría de votos de los miembros presentes, teniendo el presidente voto de calidad en caso de empate.

El responsable de las funciones de Auditoría Interna y el director general, podrán someter a consideración del Comité, asuntos para su inclusión dentro del orden del día. El Comité de Auditoría deberá sesionar, cuando menos, trimestralmente, haciendo constar los acuerdos tomados en actas debidamente suscritas por todos y cada uno El Comité de Auditoria deberá ser presidido por un consejero independiente. En caso de ausencia del presidente en alguna sesión del comité, los integrantes designarán de entre los consejeros independientes propietarios o suplentes del comité, a la persona que deba presidir esa sesión, en el entendido de que dichas sesión podrán celebrarse por medios electrónicos, videoconferencia o teléfono. El secretario, será el responsable de levantar las actas de las sesiones respectivas, quien podrá o no ser miembro integrante de aquél.

Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno

Políticas generales relativas a la estructura organizacional, procurando que exista una clara segregación y delegación de funciones y responsabilidades entre las distintas unidades o áreas, así como la independencia entre las unidades, áreas y funciones que así lo requieran.

Establecimiento de los canales de comunicación y de flujo de información entre las distintas unidades y áreas

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Las políticas generales de operación, que servirán para la definición,

documentación y revisión periódica de los procedimientos operativos. Dichas políticas deberán:

• Establecer que las operaciones se llevan a cabo por el personal autorizado.

• Prever el registro contable sistemático de operaciones activas, pasivas y de servicios, así como sus resultados, con el fin de que:

o La información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa, sea completa, correcta, precisa, íntegra, confiable y oportuna, y que haya sido elaborada en apego a la normatividad aplicable.

o Se cuente con registros denominados “huellas de auditoria” que permitan reconstruir cronológicamente y constatar las transacciones.

o Se establezcan sistemas de verificación y reconciliación de cifras reportadas tanto al interior de la empresa, como a las autoridades.

Programas de continuación de la operación ante contingencias, cuyo funcionamiento deberá ser sometido regularmente a pruebas de efectividad y hacerse del conocimiento de su personal. Las medidas de control para que las transacciones sean aprobadas, procesadas y registradas correctamente.

Informe anual al Consejo de Administración

El informe deberá contener, como mínimo, lo siguiente:

1. Las deficiencias, desviaciones o aspectos del Sistema de Control Interno que, en su caso, requieran una mejoría tomando en cuenta para tal efecto los informes y dictámenes de los auditores interno y externo respectivamente, así como de los responsables de las funciones de Contraloría Interna.

2. La mención y seguimiento de la implementación de las medidas preventivas y correctivas derivadas de los resultados de las auditorias interna y externa, así como de la evaluación del Sistema de Control Interno realizada por el propio Comité de Auditoria.

3. La valoración del desempeño de las funciones de Contraloría Interna y del área de Auditoria Interna.

4. La evaluación del desempeño del auditor externo, así como de la calidad de su dictamen y de los reportes o informes que elabore.

5. Los aspectos significativos del Sistema de Control Interno que pudieran afectar el desempeño de las actividades de la empresa.

6. Los resultados de la revisión del dictamen, informes, opiniones y comunicados del auditor externo.

El Comité de Auditoria en la elaboración del informe sobre la situación que guarda al Sistema de Control Interno, escuchará a la Dirección General, al auditor interno y al responsable o responsables de las funciones de Contraloría Interna. En caso de existir diferencia de opinión con estos últimos, al respecto del Sistema de Control Interno, deberán incorporarse en dicho informe, tales diferencias.

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COMISARIO

Objetivo Su función principal consiste en prever e identificar desviaciones, deficiencias y omisiones, proponer las vías de solución para evitarlas o remediarlas y vigilar el cumplimiento éstas, velando por el interés de los socios.

Funciones a. En la realización de sus actividades, deberá evaluar el funcionamiento y observancia del Sistema de Control Interno, con base en los informes que elaboren el comité de auditoría, el responsable de la auditoria interna y de las funciones de contraloría interna, así como la suficiencia y razonabilidad de dicho sistema; lo anterior sin perjuicio de examinar adicionalmente, acorde a sus facultades, las operaciones de la empresa, su documentación y registro, así como cualquier evidencia comprobatoria que requieran al efecto. b. En caso de que los comisarios accedan a información protegida por alguna ley, deberán guardar la debida confidencialidad. c. Exigir a los administradores información, que incluya por lo menos, un estado de situación financiera y un estado de resultados.

d. Realizar un examen de las operaciones, documentación, registros y demás evidencias comprobatorias, en el grado y extensión que sean necesarios para efectuar la vigilancia de las operaciones que la ley les impone y, para poder rendir con fundamentos el dictamen que se menciona en el siguiente inciso

e. Rendir anualmente a la asamblea general ordinaria de accionistas, un informe respecto a la veracidad, suficiencia y razonabilidad de la información presentada por el consejo de administración a la propia asamblea de accionistas. Este informe deberá incluir, por lo menos:

f. La opinión del comisario, sobre si las políticas y criterios contables y de información, seguidos por la sociedad, son adecuados y suficientes tomando en consideración las circunstancias particulares de la sociedad. g. La opinión del comisario, sobre si esas políticas y criterios han sido aplicados consistentemente en la información presentada por los administradores h. La opinión del comisario, sobre si como consecuencia de lo anterior, la información presentada por los administradores, refleja de forma veraz y suficiente la situación financiera y los resultados de la sociedad.

i. En general, vigilar ilimitadamente y en cualquier tiempo, las operaciones de la sociedad

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DIRECCIÓN GENERAL

Objetivo Administrar y representar legalmente a FINOX, así como celebrar los actos y contratos, dirigiendo el cumplimiento de los objetivos y funciones que le confieren las disposiciones legales y reglamentarias establecidas. Funciones a. Será responsable de la debida implementación del Sistema de Control Interno; lo anterior, en el ámbito de las funciones que correspondan a dicha dirección. En la implementación deberá procurarse que su funcionamiento sea acorde con las estrategias y fines de la empresa, aplicando las medidas preventivas y correctivas necesarias para subsanar cualquier deficiencia detectada. Al efecto, la Dirección General, en adición a lo señalado, le corresponderá llevar a cabo las actividades siguientes: i. Elaborar, revisar y, en su caso, actualizar o proponer la actualización, para someter a la consideración del Comité de Auditoria y posterior presentación al Consejo, por lo menos una vez al año o con frecuencia mayor de acuerdo a lo determinado al efecto por el propio Consejo, los objetivos y lineamientos del Sistema de Control Interno y el código de conducta. ii. Elaborar, revisar y, en su caso, actualizar o proponer la actualización de los manuales de la empresa, definiendo las áreas o personal responsable de las actividades respectivas. iii. Identificar y evaluar los factores internos y externos que puedan afectar la consecución de las estrategias y fines que la empresa haya establecido. iv. Prever las medidas que se estimen necesarias para que las transacciones u operaciones de la empresa y el Sistema de Control Interno, sean congruentes entre sí, adoptando, entre otras, las medidas siguientes: 1. Diseñar para aprobación del Consejo, la estructura organizacional de la empresa y sus modificaciones, observando para ello las políticas generales en la materia elaboradas por el director general y sujetas a la consideración del Comité de Auditoria. Al efecto, dicha estructura deberá contemplar, cuando menos, los aspectos siguientes: a. Las facultades generales o específicas otorgadas al personal, preservando una adecuada segregación y delegación de funciones, por línea de producto, tipo de operación, monto, nivel jerárquico, áreas, unidades de negocios o administrativas y comités, entre otros criterios de clasificación, así como sus restricciones. b. La definición de áreas y niveles jerárquicos del personal de la empresa, asegurándose que sus responsabilidades sean acordes con sus facultades. c. La delimitación de facultades entre el personal que autorice, ejecute, vigile, evalúe, registre y contabilice las transacciones, evitando su concentración en una misma persona y un posible conflicto de interés. d. La descripción general de las funciones de Contraloría Interna, indicando la estructura y las características generales para el desarrollo de las mismas, así como las medidas establecidas para evitar se presenten conflictos de interés en su desempeño. 2. Diseñar los canales de comunicación y de flujo de información entre las distintas unidades y áreas de la empresa, que tengan por objeto, al menos, lo siguiente: a. Generar información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa, así como la relativa al seguimiento de los mercados financieros, relevante para la toma de decisiones. Dicha información deberá formularse de manera tal que facilite su uso y permanente actualización.

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b. Proporcionar información en forma oportuna al personal que corresponda conforme a su nivel jerárquico y facultades. c. Procesar, utilizar y conservar información relativa a cada transacción, con grado de detalle suficiente; utilizando mecanismos de seguridad que permitan su consulta sólo al personal autorizado y que limiten su modificación. d. Proporcionar en tiempo y forma, información a las autoridades financieras competentes, conforme a lo establecido en las disposiciones legales aplicables. 3. Proveer mecanismos para que las diversas actividades se lleven a cabo por personal que cuente con la calidad técnica y experiencia necesarias, así como con honorabilidad, para lo cual deberá efectuar una evaluación del personal, periódicamente. 4. Proveer a todas las áreas de la empresa de los objetivos del Sistema de Control Interno y los lineamientos para su implementación y de los manuales de acuerdo a su ámbito de competencia, así como difundirlos oportunamente. 5. Contar con programas de verificación del cumplimiento del Sistema de Control Interno, así como de las políticas y procedimientos en materia de control interno establecidos en los distintos manuales. 6. Proteger la integridad y adecuado mantenimiento de los sistemas informáticos, incluidos los sistemas automatizados de procesamiento de datos y redes de telecomunicaciones, así como la inalterabilidad, confidencialidad y disponibilidad de la información procesada, almacenada y transmitida por los mismos, determinando los mecanismos de respaldo de la información en caso fortuito o de fuerza mayor, así como los planes de contingencia que permitan asegurar la capacidad y continuidad de los sistemas. 7. Proponer medidas para evitar que terceros o personal propio, utilicen la empresa para la comisión de actos ilícitos o irregularidades. 8. Procurar que se observen procedimientos, estructuras organizacionales y políticas de seguridad informática adecuadas. v. Cumplir las medidas correctivas y preventivas determinadas por el Consejo o el Comité de Auditoria, relacionadas con las deficiencias o desviaciones del Sistema de Control Interno, debiendo circunstanciar en un registro especial los actos y hechos que motiven dichas medidas. vi. Dictar las medidas necesarias para que en el manejo de la información relativa a los clientes se observe la confidencialidad requerida. vii. Elaborar y presentar al Consejo para su aprobación, las políticas para el adecuado empleo y aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. viii. Informará por escrito, al menos anualmente, al Consejo y al Comité de Auditoria, sobre el desempeño de sus actividades en materia de control interno y sobre el funcionamiento del Sistema de Control Interno en su conjunto. ix. Formular las modificaciones a la estructura orgánica básica y su correspondiente adecuación en el Reglamento Interior.

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DIRECTOR GENERAL ADJUNTO Objetivo Administración de la Sociedad, dirigiendo el cumplimiento de los objetivos y funciones que le confieren las disposiciones legales y reglamentarias establecidas. Funciones

a) Control y organización de FINOX. b) Celebrar y otorgar en forma mancomunada toda clase de actos y documentos inherentes al objeto de la

Sociedad, en uso de sus facultades para realizar actos de administración, de dominio, cambiario, general judicial para pleitos y cobranzas, nombramientos y ejecución de acuerdos laborales.

c) Administrar los bienes y negocios mediante la celebración de convenios y la ejecución de actos que requiera la

marcha normal de la Sociedad.

d) Coordinar la elaboración de reportes e informes de desempeño para las autoridades internas y externas, en su caso junto con los informes de los auditores externos; y demás estados financieros.

e) Revisar la correcta aplicación y ejecución de los planes de operación y presupuestos autorizados por el Consejo

de Administración.

f) Realizar las actividades estratégicas de la Sociedad consistentes en la correcta, eficaz y oportuna aplicación de los estatutos sociales.

g) Promover nuevos productos y/o servicios.

h) Determinar la toma de riesgo y nivel de financiamiento.

i) Presidir los Comités Menores de Crédito, verificar la existencia de quórum, otorgando su opinión sobre los

proyectos presentados y participar en los Comités Internos de Crédito.

j) Ejecutar la política operativa, normativa y funcional, así como los programas que deben seguir las diferentes áreas.

k) Proporcionar la información requerida por las autoridades competentes.

l) Plantear los lineamientos, normas y políticas bajo los cuales las diferentes áreas proporcionarán informes, datos y

cooperación técnica que sea requerido por algún organismo público o privado.

m) Celebrar contratos, convenios y, en general, toda clase de actos jurídicos directamente vinculados con el desarrollo de la Sociedad.

n) Evaluación del personal.

o) Elaborar el código de conducta que el Comité de Auditoría presentará a autorización del Consejo.

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CONTRALORÍA

Objetivo Fortalecer y hacer integral la función de control dentro de la sociedad en apoyo de la gestión directiva, mediante el establecimiento del sistema integrado de control y la evaluación de sistemas, procedimientos y mecanismos de control, a efecto de promover su modernización y la realización de auditorias a las diversas operaciones de la Sociedad con el fin de elevar los niveles de eficiencia y eficacia dentro de un marco de legalidad y disciplina. Funciones a. FINOX desarrolla permanentemente las funciones de Contraloría Interna que consistirán, por lo menos, en el desempeño cotidiano y permanente de las actividades relacionadas con el diseño, establecimiento y actualización de medidas y controles que: i. Propicien el cumplimiento de la normatividad interna y externa aplicable en la realización de las operaciones. ii. Permitan que la concertación, documentación, registro y liquidación diaria de operaciones, se realicen conforme a las políticas y procedimientos establecidos en los manuales de la empresa y en apego a las disposiciones legales aplicables. iii. Propicien el correcto funcionamiento de los sistemas de procesamiento de información conforme a las políticas de seguridad, así como la elaboración de información completa, correcta, precisa, íntegra, confiable y oportuna, incluyendo aquélla que deba proporcionarse a las autoridades competentes, y que coadyuve a la adecuada toma de decisiones. iv. Tengan como finalidad el verificar que los procesos de conciliación entre los sistemas de operación y contables sean adecuados. b. Las funciones de Contraloría Interna que, en principio, corresponden a la Dirección General, podrán ser asignadas a un área específica o, en su caso, a personal distribuido en varias áreas, pudiendo llegar, incluso, a ser independientes jerárquicamente de la Dirección General; sin embargo, en ningún caso podrán atribuirse al personal integrante del área de Auditoria Interna, o a personas o unidades que representen un conflicto de interés para su adecuado desempeño. Las citadas funciones de Contraloría Interna, así como su asignación al interior de la empresa, deberán estar documentadas en manuales. c. El personal responsable de las funciones de Contraloría Interna, deberá entregar un reporte de su gestión, cuando menos semestralmente, al auditor interno o bien al Comité de Auditoria, así como al Director General. d. Planear, programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las auditorías financieras, administrativas, operacionales, integrales y de seguimiento a las distintas unidades de trabajo, previstas en el Programa Anual de Auditoría y presentar los informes de las observaciones y recomendaciones, conforme a los lineamientos establecidos por la Dirección General.

e. Promover la observancia y cumplimiento de las disposiciones legales y normativas. f. Revisar y verificar los informes y reportes que se elaboran para las diferentes instancias.

g. Asistir a los Comités Internos de Crédito donde se requiera su participación. h. Determinar mecanismos para llevar a cabo las auditorías.

i. En su caso promover las correcciones de las irregularidades detectadas y promover la creación de controles internos preventivos y autoevaluación.

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j. Vigilar y comprobar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las disposiciones legales, políticas y procedimientos establecidos en los diferentes manuales que emita la sociedad y que regulen el funcionamiento de la misma, así como las que aplican en materia de responsabilidades administrativas.

k. Reportar al buró de crédito las claves preventivas.

l. Realizar las funciones de mesa de control consistentes en:

a. Verificar que las operaciones cumplan con los requisitos propuestos por las diferentes instancias facultadas en

la autorización de crédito. b. Autorización de las disposiciones de las líneas de crédito.

Mesa de Control

b) Verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad para la celebración de las operaciones de crédito mediante la liberación de las líneas de las solicitudes de crédito, autorizaciones especiales.

c) Aprobar cada una de las disposiciones de los créditos.

d) Verificar el registro contable de las reservas, quitas, castigos, quebrantos y recuperaciones.

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AUDITORIA INTERNA

Objetivo a. Fortalecer la función de control dentro de la sociedad en apoyo de la gestión de Contraloría, mediante el establecimiento del sistema integrado de control y la evaluación de sistemas, procedimientos y mecanismos de control, a efecto de promover su modernización y la realización de auditorías a las diversas operaciones de la Sociedad con el fin de elevar los niveles de eficiencia y eficacia dentro de un marco de legalidad y disciplina. b. El área de Auditoria Interna deberá ser independiente de las unidades de negocio y administrativas, cuyo responsable o responsables serán designados por el Consejo, a propuesta del Comité de Auditoria, sin detrimento del ejercicio de las funciones que en materia de Administración Integral de Riesgos, también le corresponda desempeñar. Funciones Estará encargada de revisar periódicamente, mediante pruebas selectivas, que las políticas y normas establecidas por el Consejo para el correcto funcionamiento de la empresa se apliquen de manera adecuada, así como de verificar en la misma forma, el funcionamiento correcto del Sistema de Control Interno y su consistencia con los objetivos y lineamientos aplicables en dicha materia. Entre otras funciones destacan las siguientes: i. Evaluar con base en un programa anual de trabajo, mediante pruebas sustantivas, procedimentales y de cumplimiento, el funcionamiento operativo de las distintas unidades o áreas, así como su apego al Sistema de Control Interno, incluyendo la observancia del código de conducta. ii. Revisar que los mecanismos de control implementados, conlleven la adecuada protección de los activos de la empresa. iii. Verificar que los sistemas informáticos, incluyendo los contables, operacionales de cartera crediticia, con valores o de cualquier otro tipo, cuenten con mecanismos para preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, que eviten su alteración y cumplan con los objetivos para los cuales fueron implementados o diseñados. Asimismo, vigilar dichos sistemas a fin de identificar fallas potenciales y verificar que éstos generen información suficiente, consistente y que fluya adecuadamente. En todo caso, deberá revisarse que se cuente con planes de contingencia y medidas necesarias para evitar pérdidas de información, así como para, en su caso, su recuperación o rescate. iv. Cerciorarse de la calidad, suficiencia y oportunidad de la información financiera, así como que sea confiable para la adecuada toma de decisiones, y tal información se proporcione en forma correcta y oportuna a las autoridades que corresponda. v. Valorar la eficacia de los procedimientos de control interno para prevenir y detectar actos u operaciones con recursos, derechos o bienes, que procedan o representen el producto de un probable delito, así como comunicar los resultados a las instancias competentes dentro de la empresa. vi. Facilitar a las autoridades financieras competentes, así como a los auditores externos, la información necesaria de que dispongan con motivo de sus funciones, a fin de que éstos determinen la oportunidad y alcance de los procedimientos seguidos por la propia área de Auditoria Interna y puedan efectuar su análisis para los efectos que correspondan. vii. Verificar la estructura organizacional autorizada por el Consejo, en relación con la independencia de las distintas funciones que lo requieran, así como la efectiva segregación de funciones y ejercicio de facultades atribuidas a cada unidad de la empresa. viii. Verificar el procedimiento mediante el cual la unidad para la Administración Integral de Riesgos, dé seguimiento al cumplimiento de los límites en la asunción de riesgos al celebrar operaciones, acorde con las disposiciones legales

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aplicables, así como con las políticas establecidas por la empresa. Asimismo, verificar que las responsabilidades de la cartera activa, que sirven de base para la estimación de reservas preventivas, concilien con las reportadas a la CNBV. ix. Proporcionar al Comité de Auditoria los elementos que le permitan informar al Consejo, cuando menos una vez al año, sobre la situación que guarda el Sistema de Control Interno. x. Dar seguimiento a las deficiencias o desviaciones relevantes detectadas en relación con la operación de la empresa, con el fin de que sean subsanadas oportunamente, informando al respecto al Comité de Auditoria, para lo cual deberán elaborar un informe específico. xi. Presentar para aprobación del Comité de Auditoria, previa opinión del Director General, un programa anual de trabajo correspondiente a lo establecido en sus funciones. xii. Proporcionar, en su caso, al Comité de Auditoria los informes de gestión elaborados por el o los responsables de las Funciones de Contraloría Interna. c. El responsable del área de Auditoria Interna, desempeñará sus funciones establecidas, observando las disposiciones legales aplicables a las operaciones de la empresa y tomando en cuenta los manuales correspondientes. d. El responsable de las funciones de Auditoria Interna informará por escrito el resultado de su gestión, al Comité de Auditoria cuando menos trimestralmente o con una frecuencia mayor cuando así lo establezca dicho comité. Lo anterior, sin perjuicio de hacer de su conocimiento, en forma inmediata, la detección de cualquier deficiencia o desviación que identifique en el ejercicio de sus funciones y que conforme al Sistema de Control Interno se considere significativa o relevante. Adicionalmente, tales informes se entregarán a la Dirección General y a otras unidades de la empresa, cuando así lo estime conveniente en atención a la naturaleza de la problemática detectada. e. El área de Auditoria Interna deberá contar con procedimientos documentados para el desarrollo de sus funciones, contemplando al menos, los aspectos siguientes: i. La periodicidad con la que se realizarán las auditorias en cada área, tomando en cuenta el tipo de revisión que se efectúe. ii. El plazo máximo de realización de la auditoria, según su tipo. iii. Procedimientos y metodologías para llevar a cabo la auditoria, así como el seguimiento de las medidas correctivas implementadas, como consecuencia de las desviaciones detectadas en la propia auditoria. iv. Rotación del personal de auditoria, según las áreas sujetas a revisión, a fin de preservar su independencia. v. Características mínimas de los informes según el alcance y tipo de auditoría realizada. vi. Documentación de los avances y desviaciones en la realización de cada revisión en particular. vii. El plazo máximo para, una vez realizada la auditoria, emitir el informe correspondiente. 200 CONTROL INTERNO

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205 Matriz de Facultades o Propósito. Establecer las facultades de las diversas Instancias de FINOX, con el propósito de coadyuvar a agilizar la

toma de decisiones en materia de crédito. o Lineamientos. Para el otorgamiento de créditos y avales no se podrá presentar a consideración de las diferentes

Instancias y Funcionarios Facultados, casos de empresas que presenten cartera vencida con FINOX u otras instituciones (con excepción de casos de reestructuraciones de crédito) o que presenten claves de prevención que sean causa de rechazo automático.

Los montos indicados en la Matriz de Facultades están referidos en Dólares, Moneda del curso legal de los Estados Unidos de América, en el entendido de que la facultad podrá ejercerse por su equivalente en cualquier otra moneda.

La M (Mancomunado) de la Matriz de Facultades indica que se requiere de la firma de todos los

involucrados para ejercer la facultad que corresponda. La M con un asterisco (*), indica que será indispensable la firma de dicho funcionario, junto con la firma de

cuando menos otro de los funcionarios indicados en la facultad de que se trate. Cuando aparece en una misma facultad las letras "X" y “M”, se deberá entender que la primera hace

referencia a la facultad que tienen las diferentes Instancias por sí mismas, y la segunda a la facultad que se les otorga a diferentes funcionarios en forma mancomunada.

Es conveniente que para el ejercicio de facultades mancomunadas, los funcionarios involucrados en la toma de decisión lleven a cabo una reunión en la que puedan intercambiar puntos de vista y emitir su opinión, respecto de la solicitud de crédito que se esté sancionando.

La autorización o modificación de tasas de interés y comisiones de crédito diferentes a las establecidas

por política, deberán ser presentadas a consideración del Director General.

Por grupo empresarial deberá entenderse al conjunto de empresas que, estando o no constituidas formalmente como tal, presenten alguna de las siguientes características:

a) Que tengan accionistas comunes, con una participación en conjunto mayor al 50% en el capital

social, y b) Que el control (toma de decisiones) de las empresas recaiga sobre una (s) misma (s) persona (s)

física (s) o moral (es). No se acumularán responsabilidades cuando se trate de:

a) Empresas con accionistas comunes que tengan en conjunto una participación en el capital social menor al 50%.

b) Empresas de un mismo Grupo que se dediquen a giros totalmente independientes, que no tengan

avales ni responsabilidades cruzadas.

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La matriz de facultades que más adelante se presenta incluye facultades relativas al otorgamiento de

crédito, así como facultades delegadas a diversos funcionarios, con el objeto de agilizar la toma de decisiones que permitan llevar una adecuada administración y seguimiento de la cartera crediticia de FINOX.

Siglas Las siglas que más adelante se indican corresponden a las diferentes Instancias de FINOX facultadas para

tomar decisiones sobre créditos.

SIGLAS SIGNIFICADO DG Dirección General DGA CIC

Dirección General Adjunta Comité Interno de Crédito

CCM CRR CI

Comité Créditos Menores Comité de Reestructuras y Renovaciones

Consejero Independiente DAC DOC DJ

Dirección de Análisis de Crédito Dirección de Operación y Contabilidad Dirección

Jurídica

X = FACULTADO M = MANCOMUNADO (Firma de todos los involucrados)

Facultades Facultados CIC CCM CRR DG DAC DJ DGA

Autorización de Crédito

1.- Aprobar el otorgamiento de créditos, prorrogas, renovaciones, reestructuraciones, avales, garantías de crédito, así como todo tipo de apoyos financieros contemplados en la Matriz de Productos Financieros de FINOX,.

- Hasta $1 millón USD X - Hasta el límite legal. X

Garantías

2.- Aprobar relaciones de cobertura de garantías menores a las establecidas como política.

X X

3.- Aceptar garantías gravadas a favor de terceros, siempre y cuando el remanente cubra la cobertura establecida de acuerdo a políticas vigentes. Esta facultad será ejercida por la instancia que corresponda conforme a los montos citados en la facultad No.1.

X X

Autorización de Crédito

4.- Autorizar recibir bienes, valores o derechos como dación en pago. X X

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Asimismo, se deberá vigilar que el conjunto de responsabilidades acumuladas no exceda del 10 o el 30% del capital contable de FINOX, según se trate de personas físicas o personas morales, respectivamente. Cabe señalar que con respecto a las Políticas para el Otorgamiento, Ejercicio y Recuperación de Recursos Financieros bajo el Mecanismo de Reporto, se considerará la normativa establecida en las mismas, en forma independiente, de lo que se establezca en el presente manual. Tanto el Comité Interno de Crédito, como el Comité Créditos Menores tendrán además las siguientes atribuciones, conforme a los montos establecidos en la Matriz de facultades:

• Prorrogar la vigencia de la Carta de Términos y Condiciones, en su caso. • Autorizar la disposición de créditos mediante la suscripción de documento que se estime conveniente

previo a la formalización del crédito por un período no mayor a 90 días. • Diferir el cumplimiento de los requisitos establecidos en la mecánica de operación. • Autorizar modificaciones al calendario de disposiciones • Autorizar modificaciones a la lista de bienes y servicios • Autorizar la modificación a la documentación para la disposición y comprobación.

• Autorizar liberaciones totales o parciales de garantías

Cuando sesione el Comité de Créditos Menores, se deberá informar en la siguiente sesión del Comité Interno de Crédito sobre los acreditados y las principales características de los mismos. Las autorizaciones que emita el Comité de Reestructuras y Renovaciones tendrán validez únicamente cuando cuenten con el Vo.Bo. del Director General en todos los casos.

300. PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

Normatividad de Crédito

5.- Lo no previsto en el presente Manual y/o en la Matriz de Facultades, conforme a los montos establecidos:

X

Reestructuras y Renovaciones

6.- Autorizar hasta tres cambios en los términos y condiciones autorizados por el CIC o por el CCM.

X X X

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s

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I. CONSIDERACIONES

La auditoría interna deberá ser una herramienta de apoyo a la función directiva de la empresa misma que, como actividad independiente de las actividades del auditado, promueva el cumplimiento de la normatividad y el cumplimiento de sus metas y programas sustantivos.

Normas Generales de Auditoría Interna: Las Normas Generales de Auditoría interna confieren a todos y cada uno de los auditores, la responsabilidad de garantizar que: a) Preserven su independencia mental. b) Cada auditoría sea ejecutada por personal que posea los conocimientos técnicos y la capacidad profesional

necesarios para el caso particular. c) Cumplan con la aplicación de las normas relativas a la ejecución del trabajo, del informe y del seguimiento de

auditoría. d) Se sujeten a un programa de capacitación y autoevaluación, buscando la excelencia en su trabajo.

Representan los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor interno, el trabajo que desarrolla y la información que obtiene como resultado de las revisiones que practica; clasificándose en personales, de ejecución del trabajo y sobre el informe de auditoría y su seguimiento. En síntesis, lo antes mencionado no es más que una compilación de elementos básicos que el auditor debe tener presentes en el desarrollo de su trabajo.

II. ETAPAS DE LA AUDITORÍA La auditoría interna se realiza en tres etapas y con el seguimiento a las recomendaciones determinadas, como se muestra a continuación:

II.1 PLANEACIÓN

Planeación Ejecución

EJECUCIÓN DE AUDITORÍA

Informe

ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

PLANEACIÓN GENERAL

INICIO

PLANEACIÓN DETALLADA

SEGUIMIENTO

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Las principales Normas Generales de Auditoría relacionadas con la planeación y con los sistemas de control se refieren a: Aspectos a considerar en torno a la planeación, tales como la descripción de los métodos, técnicas y procedimientos que se sugiere aplicar para cumplir con los objetivos de la auditoría; la base para asignar el trabajo a los auditores y a sus supervisores. La comprensión del auditor respecto de los sistemas de control interno del ente y del Concepto a revisar, para que con base en la suficiencia o insuficiencia de los mecanismos de control encontrados, determine el grado de confianza que debe depositar en los mismos y, de esta manera, establecer el alcance, la naturaleza y la oportunidad que requieren sus pruebas de auditoría.

PLANEACIÓN GENERAL Objetivo Conocer antecedentes y generalidades del Concepto a revisar y determinar los objetivos y actividades generales de la auditoría, así como delimitar la oportunidad de los recursos y tiempos asignados, aspectos que se precisarán en la carta de planeación y en el cronograma de actividades a desarrollar. Para las auditorías incluidas en los programas anuales de trabajo se retomarán los resultados de la investigación previa, realizada para la formulación de dicho programa y, en su caso, se complementará con información actualizada.

Carta de Planeación La información obtenida en la investigación previa se incluirá en el documento denominado Carta de Planeación, según el anexo 1. La Carta de Planeación adicionalmente incluirá el nombre y cargo del personal participante en la auditoría, definiéndose al auditor que fungirá como Jefe de Grupo, quien será el responsable de su elaboración, misma que contará con el visto bueno y autorización del Director General Adjunto de Corporación Financiera de Occidente SA de CV.

Cronograma de Actividades a Desarrollar El tiempo programado para llevar a cabo la auditoría se registrará en el documento denominado Cronograma de Actividades a Desarrollar, según anexo 2, en el que también se describirán las actividades que el grupo de auditores efectuará desde el inicio hasta su conclusión. Es responsabilidad del Jefe de Grupo vigilar que las actividades determinadas para alcanzar el objetivo y metas de las auditorías se realicen en el tiempo y forma programados. Al finalizar la auditoría, se complementará el Cronograma de Actividades a Desarrollar con el tiempo real utilizado y, en su caso, las razones que originen las variaciones importantes INICIO Objetivo Notificar al auditado el inicio formal de la auditoría, presentar al grupo de auditores que participará en la misma, e informarle los alcances y trabajos a desarrollar.

Orden de auditoría

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La práctica de la auditoría invariablemente se llevará a cabo mediante mandamiento escrito que se denomina Orden de Auditoría, que deberá: a) Incluir nombre del área, a auditar. b) Estar dirigida Titular de mayor jerarquía responsable del área o programa a auditar, con quien se entenderá la

auditoría. c) Estar fundamentada en las disposiciones normativas internas del ente por auditar. d) Incluir el nombre de todos los auditores que practicarán la auditoría. e) Describir de manera general los alcances de la auditoría y el período por revisar. De ser necesario modificar el

período y/o el alcance.

La orden de auditoría se entregará a quien va dirigida, obteniendo de puño y letra de éste, el acuse de recibo en una copia de la misma. En el anexo 3, se incluye el modelo de orden de auditoría.

PLANEACIÓN DETALLADA Objetivo Determinar la naturaleza, alcance, oportunidad y procedimientos por aplicar para cada uno de los Conceptos a revisar. Para lo anterior se considera el análisis de la información complementaria y del estudio y evaluación del control interno, lo que permitirá al auditor conocer el ambiente de control y el grado de confianza que podrá depositar en el Concepto a revisar.

La suficiencia o insuficiencia del control interno en el trabajo de auditoría se representa de la manera siguiente:

Eficiencia del control interno

Confianza en la información

Profundidad requerida en las pruebas de auditoría

Mayor mayor menor

Menor menor mayor

La comprensión del control interno se da a través de la indagación, observación, inspección de documentos, registros y operaciones a las que se sujetará la auditoría, mediante el empleo, entre otros, de los siguientes métodos:

Descriptivo

Consiste en la identificación y clasificación de las actividades de un proceso, incluidas las áreas y personal que intervienen; los registros y periodicidad con que se realizan, así como la normatividad a la que se encuentran sujetas.

Cuestionarios

Consiste en la formulación de preguntas enfocadas a la obtención de información específica.

Gráfico Consiste en la presentación de las actividades y elementos que conforman un proceso mediante gráficas y esquemas.

Marco conceptual

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Con base en lo anterior se formulará el Marco Conceptual, con los siguientes datos: identificación de la auditoría; Concepto a revisar; objetivo específico que se persigue; universo, muestra, así como los procedimientos que se aplicarán durante el desarrollo del trabajo, de acuerdo con las especificaciones del anexo 4. Podrá elaborarse un marco conceptual por cada Concepto a revisar.

II.2 EJECUCIÓN

Las principales Normas Generales de Auditoría relacionadas con esta etapa de la auditoría, se refieren a: Comprobación de información y de datos mediante la obtención de pruebas suficientes, competentes y relevantes, para que el auditor interno exprese de manera razonable su juicio y opinión respecto de lo que examina. Cédulas de trabajo y evidencia documental que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas. Cuidado profesional al dar seguimiento a los indicios de actos ilícitos para no interferir con las investigaciones y/o procedimientos legales que puedan emprenderse en lo futuro, lo cual implica que, cuando sea necesario, el auditor deberá consultar previamente a los asesores legales apropiados y/o a las autoridades a las que competa aplicar las leyes correspondientes. El objetivo es obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente que permita al auditor conocer la situación de los Conceptos revisados, para emitir una opinión sólida, sustentada y válida. Fases de la ejecución Recopilar, registrar y analizar información. La ejecución del trabajo de auditoría interna consiste en una serie de actividades que se realizan de manera lógica y sistemática para que el auditor interna se allegue de los elementos informativos necesarios y suficientes para cubrir sus pruebas selectivas. Las cuatro fases de la ejecución se describen enseguida: a) Recopilación de datos

El auditor interno se allega de la información y documentación para el análisis del Concepto a revisar; debe ser cuidadoso y explícito en la formulación de sus solicitudes.

b) Registro de datos Se lleva a cabo en cédulas de trabajo, en las que se asientan los datos referentes al análisis, comprobación y conclusión sobre los Conceptos a revisar, cuyas especificaciones más adelante se detallan.

c) Análisis de la información Consiste en la desagregación de los elementos de un todo para ser examinados en su detalle, y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes. La profundidad del análisis estará en función del objetivo planteado y en relación directa con el resultado del estudio y evaluación de control interno. Si el Concepto a revisar específico muestra irregularidades relevantes que pudiesen constituir posibles responsabilidades, el análisis será más extenso.

d) Evaluación de los resultados La evaluación de los resultados sólo es posible si se toman como base todos los elementos de juicio suficientes para poder concluir sobre lo revisado y sustentados con evidencia documental que pueda ser constatada, y no basarse en suposiciones.

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Esta conclusión se asentará en los papeles de trabajo diseñados por cada auditor interno y, en caso de determinarse irregularidades, se incluirán en cédulas de observaciones, en las que además se describirán sus causas y efectos, las disposiciones normativas que se incumplen, transgreden u omiten, y las recomendaciones preventivas y correctivas Procedimientos y técnicas de auditoría Conjunto de técnicas de investigación aplicables a un Concepto a revisar, mediante las cuales el auditor interno obtiene bases sólidas para fundamentar sus conclusiones. Las técnicas de auditoría más comunes en el trabajo de auditoría son las siguientes 1. Estudio general. Apreciación sobre las características generales del área y del Concepto a revisar, así como de las

partes importantes, significativas o extraordinarias que lo constituyen. Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del auditor público que, basado en su preparación y experiencia, podrá identificar en los datos e información del Concepto a revisar las situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Esta técnica sirve de orientación, por lo que generalmente debe aplicarse antes de cualquier otra.

2. Análisis. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman el Concepto a revisar, constituidos en unidades homogéneas y significativas; por ejemplo, el análisis de saldos que consiste en el estudio de aquellas partidas que integran el saldo de una cuenta de balance, así como el análisis de movimientos consiste en el estudio de los movimientos registrados en una cuenta del estado de resultados. El análisis puede realizarse sobre eventos y documentos diferentes a los que directamente soportan un registro contable o presupuestal.

3. Inspección. Examen físico de bienes materiales o documentos, con objeto de cerciorarse de su existencia o autenticidad.

4. Confirmación. Obtención de la comunicación escrita de una persona independiente al ente auditado, que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, de informar de una manera válida sobre ella (autenticidad de un hecho, operación o saldo). Esta técnica se aplica solicitando a la persona a quien se pide la confirmación, que conteste por escrito al auditor interno y proporcione la información que se solicita. Puede ser aplicada de diferentes formas: • Positiva: Se envían datos a la persona y se le solicita que confirme la información y que emita sus comentarios,

en su caso. • Negativa: Se envían datos al confirmante y se le solicita dé respuesta sólo si está en desacuerdo con la

información presentada. • Indirecta, ciega o en blanco: No se envían datos y se solicita información sobre saldos, movimientos o cualquier

otro dato necesario para la auditoría.

5. Investigación. Obtención de información, datos y comentarios emitidos por personal del ente auditado. Con esta técnica el auditor puede obtener información y formarse un juicio sobre algunos hechos, operaciones o saldos del ente auditado y del Concepto a revisar.

6. Declaración. Manifestación por escrito con la firma de empleados que emiten la declaratoria de información o

datos solicitados por el auditor interno. Esta técnica debe ser aplicada a las personas que directamente conocen de la situación que se analiza; puede realizarse mediante una solicitud de información o una comparecencia donde la declaratoria del empleado quede asentada por escrito.

7. Certificación. Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal atribución.

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8. Observación. Presencia física para constatar cómo se realiza una operación o evento. Mediante esta técnica el

auditor interno se cerciora de la ejecución de procesos, mismos que puede cotejar contra los manuales y flujos respectivos.

9. Cálculo. Verificación matemática de alguna operación o partida. El auditor podrá realizar visitas domiciliarias para solicitar documentación a terceros y compararla con la presentada por el área auditada. En este caso, el auditor asiste directamente al domicilio del tercero y levanta un acta de la visita.

Papeles de trabajo La aplicación de los procedimientos de auditoría se hace constar en cédulas de trabajo, las cuales deben contener el soporte documental de la planeación, ejecución, conclusión y supervisión del trabajo. Las cédulas de trabajo se clasifican de la siguiente manera: • Cédulas sumarias: contienen la integración de un grupo homogéneo de datos e información que conforman el

Concepto a revisar, hacen referencia a las cédulas analíticas e indican la conclusión general sobre el concepto revisado.

• • Cédulas analíticas: contienen datos e información detallada del concepto revisado y los procedimientos de

auditoría aplicados.

El número de cédulas a utilizar dependerá de la amplitud de las operaciones revisadas y de la profundidad con que sean analizadas. Lo importante es el ordenamiento lógico que se les dé dentro de los expedientes de auditoría y la anotación de la conclusión a la que se llegó.

De manera general, en el anexo 5 se mencionan las especificaciones que deben contener las cédulas de trabajo. Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados. Si llegan a utilizarse reportes y resúmenes elaborados por las áreas revisadas, a estos documentos se les deberá dar el mismo tratamiento como si fuera un papel de trabajo elaborado por el auditor interno, siempre y cuando lleve la anotación de dónde se obtuvo y cómo se verificó la veracidad de la información en él contenida. En lo general, basta con dejar marcas en las cédulas correspondientes como evidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepción de aquéllos que sustentan las observaciones, cuya documentación deberá cubrir las características de suficiencia, competencia, relevancia y pertinencia. La documentación que compruebe una presunta responsabilidad, se integrará al expediente que se envíe al Director General y al Director General adjunto. Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el análisis de esos datos en otras cédulas. Estas claves se conocen como índices, referencias y marcas de auditoría: a) Índices. Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cédula en el o los legajos de papeles de trabajo.

Se sugiere que éstos se anoten con lápiz color rojo en la esquina superior derecha de cada foja. b) Referencias. Son el enlace entre cifras o información que aparece en las diferentes cédulas, que se anotan para

cruzar los datos. c) Marcas. Son señales que se anotan junto a la información registrada por el auditor interno para evidenciar las

investigaciones realizadas.

Por lo anterior, los auditores internos deberán contar con los sistemas de índices numéricos, alfabéticos o alfanuméricos que consideren más adecuados, siendo de uso obligatorio y homogéneo. Para efectos de esta guía, en el anexo 6, a manera de ejemplo, se relacionan las marcas más comunes en el trabajo de auditoría interna; lo importante es que desde el inicio de la auditoría el auditor interno señale su significado al calce de su cédula o en una cédula de marcas.

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Las reglas generales para la elaboración de las cédulas de trabajo son: a) Identificar el Concepto a revisar, la fecha de elaboración de la cédula, iniciales y rúbrica del auditor público que la

elaboró e iniciales rúbrica del Jefe de Grupo como evidencia de la supervisión que realizó. b) Estar completas y suficientemente detalladas, de tal manera que permitan su inmediata comprensión sin dificultad

alguna y sin perder claridad. c) Contener fuentes de información, cruces, marcas, referencias y notas. d) Ser pulcras, legibles y ordenadas lógicamente. e) Ser elaboradas con bolígrafo de tinta negra o mediante impresiones claras de computadora, con el fin de evitar la

alteración de su contenido. Los papeles de trabajo y demás documentos que se hayan generado u obtenido formarán parte del expediente de auditoría, deben integrarse en legajos ordenados de manera lógica, con un índice y ser resguardados de conformidad con las disposiciones normativas del archivo institucional. II.3 INFORME El informe de auditoría, debe contar con suficiente información respecto de la magnitud e importancia de los hallazgos, su frecuencia con el número de casos o transacciones revisadas y la relación que tengan con las operaciones del ente. El informe debe ser oportuno, completo, exacto objetivo, convincente, claro, conciso y útil. Objetivo

Emitir la opinión general o juicio respecto de la situación de los conceptos auditados, apoyada en la evidencia obtenida y dar a conocer los hallazgos detectados, con las recomendaciones que contribuyan a mejorar la eficiencia en la operación de los procesos sustantivos de los entes y al fortalecimiento del control interno.

Cédulas de observaciones

Aquellos resultados en los que se determinen situaciones irregulares o susceptibles de mejora se consignarán en las cédulas de observaciones, mismas que contendrán sus causas y efectos, en su caso, las disposiciones legales y normativas incumplidas, las recomendaciones sugeridas por el auditor para promover su solución y, cuando proceda, el monto fiscalizable y fiscalizado, por aclarar y/o por recuperar. La presentación de las observaciones a los responsables de la operación revisada y del área auditada, se llevará antes de su presentación formal en el informe de auditoría. En dicha reunión se solicitará la participación del personal involucrado en los hallazgos determinados, así como de personal con atribuciones para tomar decisiones, obteniendo en su caso, elementos adicionales que rectifiquen o ratifiquen las situaciones observadas. La discusión permite al auditor interno tener plena confianza y solidez en los planteamientos detallados en las cédulas de observaciones; asimismo, podrá concertar con los auditados las recomendaciones que incluyan aquellas acciones que permitan dar solución a las situaciones observadas y a la problemática esencial que las ocasiona. La cédula de observaciones contendrá un apartado en el que el o los responsables del área auditada asentarán el día, mes y año en que se comprometen a atender las recomendaciones., sin exceder de un plazo de treinta días hábiles.

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En este mismo apartado se anotará el nombre y cargo del responsable del área u operación donde surgieron las observaciones y, además, se obtendrán las respectivas firmas. Se incluirá también el nombre y la firma del auditor interno que detectó la irregularidad y del Jefe de Grupo. En el anexo 7 se presenta el modelo de la cédula de observaciones. La importancia de la cédula de observaciones radica en el planteamiento claro y preciso de la problemática detectada, del origen de la misma y de las recomendaciones para su solución. La dificultad para ubicar el origen de la observación va en proporción directa con la profundidad del aspecto revisado; es decir, la revisión superficial únicamente permite identificar causas inmediatas y, por ende, las recomendaciones propuestas por el auditor público interno para mitigar parte de la problemática en la que posteriormente se volverá a incurrir; por su parte, una profundidad adecuada en la revisión permite llegar al origen de la observación y posibilita al auditor interno para plantear recomendaciones que den solución a la problemática.

Para que las recomendaciones incidan favorablemente en la mejora de las actividades y operaciones y, en su caso, elimine la recurrencia de las observaciones, se debe definir la problemática detectada, identificar las causas que la provocaron y las repercusiones a corto y mediano plazo en los procesos, actividades o unidades responsables que se interrelacionan con el concepto revisado.

Informe de Auditoría El informe de auditoría debe contener la declaración de haber desarrollado el trabajo de conformidad con las Normas institucionales aplicables a cada rubro analizado y aplicando los procedimientos que en cada caso se consideraron necesarios.

Se genera en dos tantos originales, de los cuales uno se entrega al auditado con copia simple de las observaciones firmadas, mientras que el otro tanto se utiliza como acuse de recibo y se archiva por separado, junto con los originales de las cédulas de observaciones. El informe de auditoría se constituye de cuatro elementos:

1. Oficio de envío Documento mediante el cual se entrega el informe de auditoría al titular del area a quien le fue remitida la orden de auditoría.

2. Índice Lista ordenada de los capítulos que integran el informe, señalando la hoja de su localización.

3. Cuerpo del informe Apartado que se conforma por:

a) Antecedentes

b) Objetivo y alcance

c) Resultados del trabajo desarrollado

d) Conclusión y recomendación general

4. Cédulas de Observaciones

Apartado en el que se incluyen todas las cédulas de observaciones comentadas y firmadas por los responsables de las áreas auditadas y por los auditores internos que las generaron.

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En los anexos 8 y 9 se presentan los modelos de oficio de envío de informe de auditoría y del informe de auditoría, respectivamente. Acta de Cierre de Auditoría Los resultados de las auditorías se dan a conocer al área auditada mediante el informe de auditoría respectivo; no obstante habrá ocasiones en las que dichos resultados se les darán a conocer mediante actas administrativas.

En tal virtud, cuando los responsables de atender las recomendaciones de las observaciones determinadas se negaran a firmarlas, podrán realizarse actas de cierre de auditoría en las que se harán constar los motivos por los que no fueron firmadas las observaciones, así como las declaraciones del auditado y de los auditores, anexando las cédulas de observaciones. Se informara trimestralmente al Comité de auditoría sobre el resultado d elso trabajos realizados y su seguimiento. III SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES La revisión y comprobación de las acciones realizadas por el auditado para atender, en tiempo y forma, las recomendaciones propuestas en las cédulas de observaciones. Objetivo Verificar que las áreas auditadas atiendan, en los términos y plazos acordados, las recomendaciones preventivas y correctivas planteadas en las cédulas de observaciones de los informes emitidos en auditorías anteriores e informar el avance de su solventación. Aspectos a considerar Para el seguimiento de las recomendaciones, los auditores internos recopilarán y registrarán datos, analizarán la información y evaluarán los resultados, así como aplicarán los procedimientos de auditoría que consideren necesarios para contar con la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante con la que sustenten sus conclusiones.

Con el fin de que la instancia de control pueda orientar los seguimientos, se recomienda: a) Comprometer al Titular del área auditada en la atención de las recomendaciones. b) Fortalecer la comunicación con el área auditada para llevar a cabo un seguimiento permanente de las

observaciones determinadas, hasta su solventación. c) Promover que el área auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de las

recomendaciones. d) Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicación de las recomendaciones, con objeto de

determinar si es adecuado o tiene deficiencias. e) Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicación de las recomendaciones. Cédulas de seguimiento Las cédulas de seguimiento hacen referencia al avance en la atención de las recomendaciones hechas por el auditor y si las acciones implantadas por el área auditada permitieron la solución de la problemática. Las cédulas de seguimiento deben contener, además de la identificación de la auditoría, los siguientes datos: • La observación a la cual se da seguimiento. • Las acciones realizadas por el área auditada para dar solución a la problemática planteada. • El juicio u opinión del auditor interno para considerar solventada o no la observación. • De ser el caso, el replanteamiento de la recomendación debidamente justificado. • La fecha compromiso en la que el área auditada considera resolver las recomendaciones replanteadas.

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• El nombre, cargo y firma del responsable del área, encargado de la atención de las recomendaciones

replanteadas.

Las cédulas de seguimiento de observaciones deben ser comentadas con el responsable del área auditada; se incluirá también el nombre y la firma del auditor interno que realizó el. En el anexo 10 se incluye el modelo de las cédulas de seguimiento.

IV. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El éxito, efectividad y calidad de una auditoría dependen en gran medida de la supervisión y conocimiento en todos los niveles jerárquicos que se le den a la misma, ya que teniendo una adecuada supervisión se permite controlar y reforzar las actividades que se realizan en ella. Al considerar que el término de supervisión se utiliza tradicionalmente para identificar el acto que realiza una persona para revisar el trabajo que realiza otra, se define la supervisión del trabajo de auditoría como:

La revisión del trabajo del grupo de auditores realizado en cumplimiento de los objetivos de la auditoría, mediante la aplicación de normas y procedimientos específicos, llevados a cabo desde el inicio de la auditoría hasta su conclusión.

La supervisión persigue los siguientes objetivos: a) Incrementar la calidad de las auditorías, a través de la revisión constante del trabajo del auditor interno, en función

de los objetivos planteados. b) Buscar que el desarrollo de las revisiones se logre con la máxima eficiencia, eficacia y economía, en apego a la

normatividad aplicable. c) Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la práctica de la auditoría interna. d) Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que éstos apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen

información objetiva, además de obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente. e) Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoría. f) Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos de auditoría. g) Asegurar que las recomendaciones efectuadas por el auditor contribuyan a solucionar las irregularidades

observadas y a prevenir su recurrencia.

También influye la dificultad y especialidad del aspecto que se audita; más no se debe coartar la libertad y se debe ser flexible al aplicar la supervisión. En cualquier caso debe abarcar la verificación de: • La adecuada planeación de los trabajos y el cumplimiento de los objetivos de la auditoría. • La ejecución del trabajo conforme a la Carta de Planeación, el Marco Conceptual y las modificaciones autorizadas

a los mismos, el cumplimiento de los tiempos establecidos en el Cronograma de Actividades a Desarrollar y, en su caso, justificar las variaciones, observando que el resultado de la aplicación de técnicas sea congruente con los alcances previstos.

• La correcta elaboración de los papeles de trabajo. • El adecuado sustento de las observaciones y conclusiones. • La adecuada elaboración de los informes de auditoría en cuanto a su contenido, claridad y oportunidad. • La correcta determinación, redacción y clasificación de las observaciones, así como la congruencia y calidad de

las acciones correctivas y preventivas recomendadas.

V. ACTUACIÓN DEL AUDITOR INTERNO.

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Libertad del auditor interno en el desarrollo de su trabajo con integridad de juicio, autonomía y objetividad, para planear sus revisiones, seleccionar sus muestras, aplicar las técnicas y procedimientos de auditoría, así como emitir sus conclusiones, opiniones y recomendaciones con firmeza, desde el punto de vista organizacional y totalmente imparcial.

Preparación académica y experiencia profesional del auditor interno, que lo sitúe en condiciones de prestar satisfactoriamente sus servicios.

Realización de los trabajos del auditor interno de manera responsable y cuidadosa, de manera tal que su criterio sea adecuado en las auditorías que practique.

Por otra parte e independientemente de la formación académica, el auditor interno debe tener un comportamiento ético, para garantizar servicios profesionales de alta calidad.

En materia de ética, cada profesión cuenta con sus propios códigos, entendidos o formales y, aún cuando en esencia son similares, existen particularidades en cada uno de ellos.

Con base en la heterogeneidad de las disciplinas de técnicos y profesionales de los auditores públicos se elaboraron las “Políticas de Actuación”, mismas que se describen en el anexo 11, con el propósito de que éstos se desempeñen con juicio y criterio profesional uniformes, de tal manera que su desempeño como auditor interno sea inobjetable. VI. ANEXOS Los formatos que se presentan a continuación deberán considerarse enunciativos más no limitativos, ya que deberán ajustarse a las necesidades o circunstancias de cada auditoría.

Anexo 1 Carta de Planeación Instructivo de llenado

Identificador Descripción

1. Número de la auditoría que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo o el número que le corresponda tratándose de auditorías no programadas.

2. Nombre del área sujeta a revisión.

3. Fecha de elaboración de la carta de planeación.

4. Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo.

5.

Antecedentes del área por auditar, con la descripción de: objetivo del área, su estructura, marco legal aplicable, principales políticas y funciones, actividades que realiza, distribución física de las áreas de trabajo, resultados más importantes de auditorías anteriores, información financiera y presupuestaria, así como los demás elementos que permitan al auditor interno tener un conocimiento general antes de iniciar la auditoría.

6. Objetivo de la auditoría, el que debe ser congruente con el Programa Anual de Trabajo, con excepción de las auditorías no programadas. Este objetivo debe caracterizarse por ser claro, preciso, medible y alcanzable.

7. Alcance general referido al ejercicio o período y Concepto a revisar.

8. Problemas a los que pueden enfrentarse los auditores públicos para la ejecución de la auditoría como pueden ser: especialidad de las operaciones, atraso en el registro o desarrollo de funciones, actitud del personal auditado, antigüedad de las operaciones.

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9.

La estrategia debe considerar las acciones para realizar la auditoría en el tiempo y con el personal asignado y, en su caso, para reducir el efecto de la problemática que pudiese incidir en la ejecución de la auditoría. De ser necesario se justificarán las modificaciones del tiempo a emplear y/o la cantidad y/o perfil de los auditores públicos.

10. Nombre completo del personal asignado a la auditoría, y las iniciales de su nombre, firma y rúbrica para identificar sus papeles de trabajo.

11. Nombre y firma de la persona que elabora la carta de planeación.

12. Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno a la carta de planeación.

13. Nombre y firma de la persona que autoriza la carta de planeación (Titular del Área de Auditoría Interna).

CARTA DE PLANEACIÓN

No. de auditoría (1) Área a revisar (2) Fecha: (3)

Descripción de la auditoría (4)

Antecedentes

(5)

Objetivo

(6)

Alcances

(7)

Problemática

(8)

Criterios y Estrategia de la Auditoria.

(9)

Personal Comisionado

(10)

Nombre Iniciales firma rúbrica

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elaboró (11) visto bueno (12) autorizó (13)

nombre y firma nombre y firma nombre y firma Anexo 2 Cronograma de Actividades a Desarrollar Instructivo de llenado En este documento se representa de manera gráfica la programación y cumplimiento de las actividades de auditoría, dentro de cada una de sus etapas.



2. Número de la auditoría que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo o el número que le corresponda tratándose de auditorías no programadas.


4. Mes al que se refieren las actividades.

5. Número consecutivo de las actividades.

6. Descripción de las actividades.

7. Iniciales de los auditores a los que se les asignó la actividad.

8.

Estos renglones se refieren en primera instancia al tiempo en que se estima llevar a cabo una actividad y la segunda al tiempo real en que se realizó. Su llenado se realiza rellenando los cuadros de días y actividades con los formatos de sombreado mostrados en la parte inferior izquierda del formato.

9. Totales de días programados y de días utilizados, respectivamente, por cada actividad.

10. Iniciales y nombre de los auditores internos comisionados, mismas que sirven de referencia para identificar quién es el responsable de cada actividad.

11. Totales de días programados y de días utilizados, respectivamente, de la auditoría.

12. Nombre y firma de la persona que elabora el cronograma.

13. Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno al cronograma.

14. Nombre y firma de la persona que autoriza el cronograma (Titular del Área de Auditoría Interna).

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Área por Auditar: (1) No. de auditoría: (2)Clave del programa y descripción de la auditoría (3)

Mes : (4)1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

E (8)R (8)ERERERERERERERERERERERERERER

Sábados y Domingos (10)Asueto (10) Estimado

Real

T: TiempoAud: Iniciales del auditor que realiza la actividad E: Estimado

R: Real

(12) (13)Elaboró Vo.Bo.

No. Actividad Aud. T

(5) (6) (7)

Anexo 3 Orden de Auditoría Instructivo de llenado


1. Número de la auditoría.

2. Localidad y fecha de elaboración de la orden de auditoría.

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3. Nombre y cargo del Titular del área a quien se dirige la orden y el domicilio donde se ubica el área por auditar.

4. Normatividad en la que se fundamente la emisión de la orden de auditoría, dependiendo del area a auditar.

5. Líder del equipo y personal comisionado en la auditoría.

6. Alcances de la auditoría y período por revisar.

7. Nombre y firma del Titular del Área de Auditoria Interna.

8. Nombre, cargo y adscripción de los funcionarios a los que se enviará copia de la orden.

ORDEN DE AUDITORÍA NÚMERO (1)

(2)

Asunto: Se ordena la práctica de auditoría

(3) Presente Con objeto de verificar y promover en esa area el cumplimiento de sus programas sustantivos y de la normatividad aplicable, y con fundamento en lo dispuesto por (4) , se le notifica que se auditará esa area en sus áreas o cualquier otra instalación.

Para tal efecto se servirá proporcionar a los CC. Auditores Internos: (5) , a quienes se servirá proporcionar los libros principales y auxiliares, registros, reportes, correspondencia y demás efectos relativos a sus operaciones financieras, presupuestales, así como suministrarles todos los datos e informes que soliciten para la ejecución de la auditoría, la cual se practicará a: (6) y abarcará el período (6).

Atentamente, (7)

c.c.p. (8)

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Anexo 4 Marco Conceptual Instructivo de llenado



2. Número de la auditoría que se practica, de acuerdo con su Programa Anual de Trabajo o el número que le corresponda tratándose de auditorías no programadas.


4. Concepto a revisar específico asignado al auditor interno para su análisis.

5. Fin que se persigue al efectuar la revisión de los conceptos seleccionados. Los objetivos deben ser claros, concisos, medibles y alcanzables.

6. Procesos, programas u operaciones totales susceptibles de ser revisados. Cuando el universo se refiera a datos que puedan cuantificarse económicamente, también se indicará dicha cuantificación.

7. Parte seleccionada del universo para su revisión y los criterios utilizados. Indicar el porcentaje que representa la muestra respecto del universo.

8. Mención cronológica de los procedimientos de auditoría que se desarrollarán; considerando el alcance y naturaleza de las pruebas que el auditor interno considere pertinentes para cumplir el objetivo de la revisión del concepto seleccionado.

9. Nombre y firma de la persona que elabora el marco conceptual.

10. Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno al marco conceptual.

MARCO CONCEPTUAL

Área a auditar: (1) No. de auditoría: (2) Clave de programa y descripción de la auditoría: (3)

Concepto a revisar:

(4)

Objetivo:

(5)

Universo:

(6)

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Muestra:

(7)

Procedimientos:

(8)

Fecha de elaboración: ____________________

elaboró (9) visto bueno (10)

nombre y firma nombre y firma

Anexo 5 Cédulas de Trabajo Instructivo de elaboración La ejecución de los procedimientos de auditoría se registra en cédulas de trabajo, las cuales se realizan conforme las necesidades de información que requiere analizar y registrar el auditor interno. Enseguida se describen algunos requisitos mínimos que deben contener las cédulas de trabajo:


1 Nombre del área sujeta a revisión.

2 Número de auditoría.

3 Nombre específico del Concepto a revisar.

4 Tipo de cédula: sumaria, analítica

5 Iniciales del auditor que elaboró la cédula, rúbrica y fecha.

6 Iniciales del Jefe de Grupo, rúbrica y fecha.

7 El cuerpo de la cédula debe identificar claramente los datos ahí asentados, haciendo uso de conectores, marcas y cruces para dar mayor claridad al contenido.

8 Al calce de la cédula se incluyen las notas aclaratorias que procedan.

9 Al calce de la cédula se define el significado de las marcas utilizadas (en caso de no contar con cédula de marcas).

10 Al calce se menciona la fuente documental de los datos registrados en la cédula.

11 Opinión del auditor respecto de la situación de los Conceptos revisados.

Elaboró (5) Fecha (5)

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Área auditada: (1) Revisó (6) Fecha (6)

Número de auditoría: (2)

Concepto a revisar: (3)

Tipo de cédula: (4)

(7)

Cuerpo de la Cédula

Notas: (8)

Marcas: (9)

Fuentes: (10)

Conclusiones (11)

Anexo 6 Marcas de Auditoría

Las marcas de auditoría son signos que utiliza el auditor para señalar el tipo de procedimiento que está aplicando, simplificando con ello su papel de trabajo.

A continuación se presentan las marcas más comunes que se utilizan en el trabajo de auditoría; sin embargo, pueden ser utilizadas otras marcas, mismas que deberán ser definidas al calce de la cédula o en una “cédula de marcas” al final del expediente, que permita su fácil consulta.

Marca Significado

√ suma correcta

cálculos verificados

cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en tabulaciones, sumatorias, inventarios, etcétera

documento o asunto pendiente por aclarar, revisar o localizar

√ √

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Marca Significado

documento o asunto pendiente aclarado, revisado o localizado

verificado contra registros

Verificado contra documento original o expediente

Confrontado contra evidencia física, se utiliza cuando algún dato o cifra se compara contra bienes o artículos tangibles, ejemplo: bienes inventariados o fondos arqueados

Fuente origen de la información

Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor referenciar y comentar la información contenida en sus papeles de trabajo:

Conectores

Notas

Los conectores son números arábigos encerrados en círculo con una flecha que indica la dirección donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o cifras en una cédula que dependen uno de otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo dato o cifra, pero con diferentes niveles de desagregación.

Las notas son referencias alfabéticas dentro de la cédula de trabajo, que son explicadas al calce del mismo. Se utilizan para ampliar, explicar o hacer alguna acotación sobre un dato, cifra o elemento incluido en la cédula de trabajo.

1 1 2 2

B A C D

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Anexo 7 Cédula de Observaciones Instructivo de llenado


1 Número consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del índice y se numerará una vez que se cuente con el informe completo.

2 Número de auditoría.

3 Número asignado a la observación dentro de la auditoría.

4 Importe expresado en miles de pesos del total de los procesos, programas u operaciones del concepto susceptible de revisar, cuando proceda cuantificar.

5 Importe revisado, expresado en miles de pesos.

6 Nombre del área a la que se practicó la auditoría.

7 Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo –detallado.

8

Observación Título: Describir de manera concisa el concepto de la observación. Observación: Plantear de manera clara y precisa las situaciones, hechos, conductas u omisiones detectadas, con la identificación de los elementos que la constituyen y, en su caso, la integración de los importes por recuperar y/o aclarar expresados en pesos. Causa: Señalar el motivo que dio origen a la observación. Efecto Señalar las posibles repercusiones generadas y las que en un futuro puedan generarse con la continuación de la situación observada. Fundamento legal: En su caso, indicar los artículos o referencias de las leyes, reglamentos y toda normatividad transgredida, por los actos u omisiones descritos en la observación.

9

Recomendaciones: Correctiva: Proponer acciones inmediatas de solución a los hechos observados. Preventiva: Propuesta que permita prevenir la recurrencia de las observaciones determinadas, que elimine las causas que las originaron o que promuevan una mejora.

10

Fecha compromiso: Anotar día, mes y año en el que el titular responsable encargado de su atención se compromete a atender las recomendaciones propuestas, sin exceder de un plazo de 45 días hábiles; quien debe firmar cada cédula anotando su nombre, cargo y fecha de firma.

11 Nombre, cargo y firma del auditor interno que detectó la observación y del Jefe de Grupo.

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Cédula de Observaciones

hojas No._____de_____ (1) Número de auditoría: (2) Número de observación: (3) Monto fiscalizable: (4) Monto fiscalizado: (5)

Área Auditada: (6) Clave de programa y descripción de la auditoría (7)

Observación (8) Recomendaciones (9)

Título

Observación

Causa:

Efecto:

Fundamento legal:

Correctiva:

Preventiva:

Fecha compromiso (10)

_____________ _______________ Auditor Jefe de Grupo

Anexo 8 Oficio de Envío de Informe de Auditoría Instructivo de llenado


1 Número consecutivo de las hojas del oficio de envío.

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2 Número total de las hojas que integran el oficio de envío.

3 Número de la auditoría que corresponda, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo o el que le corresponda a la auditoría no programada.

4 Nombre del área auditada.

5 Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo.

Nota: En el cuerpo del modelo de oficio se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre paréntesis, para identificar la información que se debe incluir en cada espacio.

Anexo 9 Informe de Auditoría Instructivo de llenado


1 Número consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del índice y se numerará una vez que se cuente con el informe completo.

2 Número total de hojas que integran el informe de auditoría a partir del índice

3 Número de la auditoría que corresponda, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo o el que le corresponda a la auditoría no programada.

4 Nombre del área auditada.


Nota: En el cuerpo del modelo del informe se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre paréntesis, para identificar la información que se debe incluir en cada espacio.

Hoja No.: (1) de (2) No. de auditoría: (3)

Área auditada: (4) Clave de programa y descripción de auditoría (5)

Fecha:

(Anotar el nombre del Titular a quien se dirigió la orden de auditoría) (Cargo del destinatario)

En relación con la orden de auditoría No. (anotar el número de la orden de auditoría) de fecha (mencionar la fecha de emisión de la orden de auditoría), se adjunta el informe de la auditoría practicada a (indicar el área auditada). En el informe adjunto se presentan con detalle las observaciones determinadas, que previamente fueron comentadas y aceptadas por los responsables de su atención, de las cuales sobresalen las siguientes:

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(Redactar brevemente las observaciones que se consideren más importantes).

Al respecto, le solicito girar las instrucciones que considere pertinentes, a fin de que se implementen las medidas correctivas y preventivas acordadas conforme a los términos y plazos establecidos con el área auditada en las cédulas de observaciones correspondientes. Informo a usted que a partir de la fecha comprometida para su atención, realizaremos el seguimiento de las observaciones determinadas hasta constatar su solución definitiva.

Atentamente Nombre y firma del Titular del área de Auditoría interna

c.c.p. (Nombre, cargo y adscripción de los funcionarios a los que se enviará copia del informe).

ÍNDICE

Hoja

(anotar el número de hoja donde se ubica cada capítulo)

I. Antecedentes

II. Objetivo y Alcance

III. Resultado del Trabajo Desarrollado

IV. Conclusión y Recomendación General

V. Cédulas de Observaciones

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Hoja No.: (1) de (2) No. de auditoría: (3)

Área auditada: (4) Clave de programa y descripción de auditoría (5)

I. Antecedentes Indicar la causa que dio origen a la revisión, así como el número y fecha de la orden de auditoría, fecha de notificación y los datos de quien la recibió.

Mencionar los nombres de los auditores comisionados conforme la orden de auditoría y en caso de sustitución o incorporación de personal asignado; esto se mencionará conforme al oficio respectivo.

Indicar la fecha de inicio y conclusión de la auditoría (esta última deberá coincidir con la fecha del oficio de envío del informe).

Señalar el área que se auditó, así como su objetivo primordial.

II. Objetivo y Alcance

II.1 Objetivo Mencionar de manera clara y concisa los propósitos que se persiguieron con la auditoría, determinados desde su planeación.

II.2 Alcance Señalar de manera clara y precisa los alcances de la revisión, las áreas o conceptos evaluados, el período revisado (lapso en el que se realizaron las operaciones revisadas), cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas y su proporción porcentual respecto de sus universos particulares e indicar los principales procedimientos utilizados.

III. Resultados del Trabajo Desarrollado Resumir las deficiencias u omisiones detectadas en la revisión con la finalidad de captar la atención e interés hacia aquellos aspectos relevantes que requieren mayor cuidado y celeridad para su resolución, sin que sea una transcripción de las observaciones determinadas.

El objetivo del informe va más allá de evidenciar los errores o deficiencias, también podrá destacar aquellos aciertos que fueron identificados. En este sentido, debe hacerse referencia a los elementos de éxito que permitieron la consecución de los objetivos.

IV. Conclusión y Recomendación General Expresar la opinión que el auditor interno se forma sobre la situación de los Conceptos revisados, en su caso, indicar los logros alcanzados, el cumplimiento de objetivos y metas, apego a la normatividad aplicable y confiabilidad de los sistemas de control e información del área auditada.

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La recomendación general consiste en un planteamiento objetivo, aplicable y concreto para la solución de las áreas de oportunidad detectadas en la auditoría y para promover la eficiencia de operación.

V. Cédulas de Observaciones En este apartado se incluyen todas las cédulas de observaciones comentadas y firmadas por los responsables de las áreas auditadas, las cuales también deben estar firmadas por los auditores internos que intervinieron en la auditoría

Anexo 10 Cédula de Seguimiento Instructivo de llenado


1 Número de auditoría en la que se generó la observación.

2 Número asignado a la observación en la auditoría original.

3 Número consecutivo que corresponde a la cédula y al total de las cédulas elaboradas en el seguimiento.

4 Porcentaje de avance alcanzado a la fecha del seguimiento.

5 Nombre del área a la que se practica la auditoría de seguimiento.


7 Transcribir la observación y recomendación original a la cual se dio seguimiento, tal como se encuentran en la cédula de observaciones original. Las causas, efectos y fundamentos legales no se incluyen.

8 Resumen de las acciones implantadas por las áreas responsables de dar atención a las recomendaciones señaladas en la observación original, montos aclarados y/o recuperados. Argumentos para dar por solventada o no la observación.

9 En caso de que la recomendación original no permita dar solución a la observación, ésta deberá replantearse.

10 Fecha en la que el responsable del área auditada implementará las recomendaciones replanteadas, en caso de aprobarse el replanteamiento. Asimismo, asentar nombre y cargo del Titular responsable de dar atención a las recomendaciones; quién deberá firmar la cédula.

11 Nombre y firma del auditor interno que practicó el seguimiento.

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Hoja No. de (3)

Cédula de Seguimiento

DATOS ORIGINALES Número de Auditoría: (1) Número de Observación: (2)

DATOS DEL SEGUIMIENTO Avance: (4)

Área Auditada: (6) Clave de programa y descripción de la auditoría: (6)

Observación (7) Situación Actual (8) Replanteamiento (9)

Observación Original

Recomendaciones Originales

Fecha compromiso y Titular responsable de su atención. (10)

(11) (11)

or Jefe de Grupo

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TITULAR DEL AREA QUE SE PRACTICÓ EL SEGUIMIENTO

Informo a usted que en el___ trimestre de este ejercicio se dio seguimiento a las recomendaciones de (3) observaciones, cuyos avances fueron comentados y aceptados por los responsables de atenderlas. Del análisis a la documentación e información que fue proporcionada al personal auditor, se constató que (4) fueron atendidas; Clasificación: Alto Riesgo Mediano Riesgo: Bajo Riesgo . Antigüedad: Mayor a 18 meses de 6 a 18 meses: Menor a 6 meses .

Anexo 11 POLÍTICAS DE ACTUACIÓN

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR INTRENO

1. Actuar con la máxima diligencia, eficacia y eficiencia en las comisiones y servicios que le sean encomendados,

absteniéndose de realizar cualquier acto, conducta u omisión que cause deficiencias en el trabajo y en consecuencia, suspensión del mismo o implique abuso o ejercicio indebido del empleo, cargo o comisión. Por la importancia que reviste la función del auditor, es necesario que en su trabajo fije el cuidado y esmero necesarios para su mejor desarrollo, así como actuar con la máxima probidad y responsabilidad profesional, apegándose a las presentes políticas, al Código de Ética.

2. Encauzar las facultades atribuidas, la información y todo tipo de recurso asignado, exclusivamente para los fines del servicio en el desempeño de sus funciones, por lo tanto deberá:

3. 2.1 Abstenerse de aceptar de las áreas auditadas y/o del ente cualquier invitación (comidas, eventos sociales,

favores, etc.) y de solicitar, aceptar o recibir por sí o por interpósita persona, cualquier tipo de favor o atención que pueda constituir o presuponer un conflicto de intereses, y afecte o haga suponer que se afecta la independencia de juicio que debe mantener.

2.2 Desempeñar su empleo o comisión sin obtener, ni pretender beneficios adicionales a la contraprestación que

su función le otorga. 2.3 Usar la información obtenida en el desarrollo de su trabajo con toda integridad profesional, sin ocultar ni

deformar los hechos o la información con el propósito de obtener algún beneficio personal o beneficiar a

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terceros. Asimismo, es responsable de mantener absoluta reserva y confidencialidad respecto de los informes, datos y hechos obtenidos como consecuencia de sus labores.

3. Tratar con respeto, diligencia, imparcialidad y rectitud a las personas con las que tenga relación con motivo de la comisión y función que desempeñe.

4. Observar en la dirección y supervisión de sus subordinados, adecuadas reglas de trato y abstenerse de incurrir en agravio, desviación y abuso de autoridad.

5. Observar respeto y subordinación legítimas con sus superiores jerárquicos; cumpliendo con las disposiciones por ellos dictadas en el ejercicio de sus atribuciones.

6. Abstenerse de autorizar a un subordinado a no asistir a sus labores sin causa justificada, así como de otorgar licencias y permisos, lo cual sólo podrá ser autorizado con la debida justificación por las Dirección General Adjunta.

7. Abstenerse de desempeñar algún otro empleo, cargo o comisión oficial de otra naturaleza durante el desempeño de su función, que resultaren incompatibles con ésta.

8. Abstenerse de coaccionar por sí o por interpósita persona al personal de las áreas auditadas para obtener a su favor, de un familiar o de terceras personas, resoluciones favorables sin cumplir con los requisitos que señalan las leyes respectivas.

9. Abstenerse de promover y gestionar por sí o por interpósita persona la tramitación y resolución ilícita de negocios.

10. Abstenerse de participar indebidamente en la selección, nombramiento, designación, contratación, promoción, suspensión, remoción, cese o sanción de cualquier prestador de servicios, cuando exista interés o pueda derivar alguna ventaja y/o beneficio personal, familiar o de negocios.

POLÍTICAS DE CARÁCTER PARTICULAR 11. Previamente al inicio de cualquier auditoría deberá formularse la planeación, la cual contempla la elaboración de

la carta de planeación, el cronograma de actividades a desarrollar y el marco conceptual. La planeación deberá formularse conjuntamente por el Jefe de Grupo y los integrantes del grupo de auditoría. Todos deben conocer y comprender el plan, particularmente en aquellos aspectos que les sean asignados para su desahogo.

12. El Jefe de Grupo invariablemente deberá permanecer tiempo completo en la misma y ejercer su responsabilidad y función en forma adecuada, a fin de vigilar el avance del trabajo establecido en la planeación.

13. Las autoridades de FINOX serán responsables de ejercer una adecuada supervisión, estableciendo una adecuada comunicación con el Jefe de Grupo y los auditores, para evaluar su rendimiento, oportunidad y profundidad en el análisis, así como estar dispuesto en todo momento para la atención y solución de los problemas que se susciten.

14. En el desarrollo de la auditoría el grupo de auditores actuantes deberá cerciorarse de haber obtenido la evidencia suficiente, relevante, pertinente y competente que sustente la opinión que se emite. En este sentido, el Jefe de Grupo deberá encauzar a los auditores para que realicen su trabajo con sentido crítico y profesional, asegurándose que sus cédulas, papeles de trabajo, oficios y notas informativas estén completos.

15. Se deberá evitar el extravío de los papeles de trabajo y de la documentación que le sea suministrada; por lo que durante su estancia en las áreas revisadas deberá mantenerlos bajo su estricto control, debiendo documentar mediante recibos los expedientes que le sean entregados, así como conservar la constancia de su devolución.

16. El Titular del Área de Auditoría Interna deberá distribuir el trabajo entre los auditores de acuerdo con la capacidad y experiencia de cada uno de ellos, apoyándolos con una supervisión adecuada, con el objeto de incrementar la productividad de la auditoría y mejorar los procedimientos y técnicas que se apliquen en la misma.

17. Las Directores de Finox fomentarán la actualización y desarrollo personal de los auditores internos, proporcionándoles los manuales, guías y circulares de manera oportuna; además de los cursos de capacitación que conforme al diagnóstico de detección de necesidades se programen. Por su parte, los auditores deben aplicar los conocimientos e instrucciones que se les transmitan, así como participar con propuestas y sugerencias que permitan una mayor eficiencia de la operación.

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POLÍTICAS RELATIVAS AL DESEMPEÑO DE COMISIONES FORÁNEAS

18. El personal asignado para realizar la auditoría debe contar con la disposición, preparación técnica, experiencia y

capacitación necesaria para el eficiente desarrollo de sus actividades con la adecuada supervisión y comunicación.

19. Las consultas y solicitudes que presenten los auditores internos comisionados deberán hacerse de manera planeada y concreta, a fin de reducir el tiempo y número de llamadas de larga distancia.

20. Las Directores de Finox deberán programar los viajes, de tal forma que la salida sea por la mañana y el regreso en las noches.

21. El Jefe de Grupo deberá reforzar las acciones en la planeación y durante el desarrollo de la auditoría, a fin de que la misma se realice en el menor tiempo, evitando que el auditor tenga que regresar al sitio de la comisión para obtener información complementaria o solicitarla cuando éste ya haya regresado de la comisión.

22. El Jefe de Grupo deberá mantener una estrecha coordinación y comunicación con los superiores jerárquicos, a fin de mantenerlos informados del avance de la auditoría.

23. Por lo tanto, al inicio de la auditoría inmediatamente después de instalarse, deberán informar los números telefónicos donde puedan ser localizados (oficina y hotel) y establecer un día para reportar el avance de la revisión, lo anterior independientemente de que en el caso de situaciones relevantes o urgentes se establezca la comunicación inmediata y oportuna.

24. En el momento en que se determinen hechos que diesen lugar a una ampliación del tiempo de la comisión, deberán comunicarlo oportunamente por vía telefónica y/o por correo electrónico, a fin de autorizarse y tramitarse los viáticos correspondientes y ajustar el programa de trabajo y el cronograma de actividades a desarrollar.

25. Los viáticos asignados deberán erogarse bajo criterio de economía, racionalidad y disciplina presupuestaria, cuidando que los documentos comprobatorios que se recaben, reúnan los requisitos legales y fiscales requeridos por la normatividad vigente, con el objeto de que la comprobación de pasajes y viáticos se realice correctamente.

POLÍTICAS DE SUPERACIÓN, EFICIENCIA Y ECONOMÍA

26. Todos los auditores internos deberán tomar plena conciencia de las medidas de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal y ser, a la vez, promotores de las mismas y ejemplo a seguir para el resto del personal del ente, cuidando los materiales y equipos asignados para el desarrollo de su labor.

27. El grupo de auditores deberá hacer su mejor esfuerzo para llevar a cabo un trabajo a nivel de excelencia, en el menor número de días factibles.

28. Los auditores internos deben tener plena conciencia de que el elemento más importante de su labor lo constituye el informe de auditoría, el cual reflejará imparcialmente el resultado de las pruebas, análisis realizados y los hechos que en él se consignen, además de estar soportado con la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente.

DECÁLOGO DEL AUDITOR INTERNO

Sé Íntegro Mantén tu independencia mental cuando expreses una opinión, sé objetivo y mesurado al actuar frente a los asuntos bajo tu responsabilidad.

Sirve Tú eres el responsable en el que los auditados confían en que propondrás soluciones adecuadas a los

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problemas. Las deficiencias cualquiera las comenta, pero proponer acciones de mejora debe ser tu objetivo de excelencia.

Sé Honesto Tú eres el primero que debe estar dentro de la legalidad y promover su cumplimiento. No aceptes favores que impliquen o aparenten corromper tu función.

Sé Prudente Tu profesionalismo empieza con tu discreción; recuerda que la información que obtienes es únicamente para formarte una opinión y emitir un juicio.

Sé Humilde Preguntar es la mejor manera de conocer el porqué de las cosas, ten la modestia de reconocer que no lo sabes todo; además, la calidad de tu trabajo se incrementa encontrando explicaciones de las personas que realizan la función, enriqueciéndola con la opinión de la gente con experiencia.

Actualízate y Compite Estimula tu desarrollo profesional con la educación continua y aprovecha la oportunidad de no ser un auditor obsoleto. En los límites de la cortesía y el respeto mutuo, la competencia leal entre compañeros y auditados te impulsará a obtener trabajos que representen un reto mayor.

Coopera Interésate por el trabajo en grupo. Intercambia opiniones con tus compañeros de trabajo, esto enriquece la auditoría.

Planea Antes que todo, establece los puntos de control, las actividades, las relaciones de grupo y las estimaciones de tiempo: ése es tu proyecto.

Convéncete y Convence La evidencia es tu única arma. Obtén la necesaria para formarte un juicio y soportar tu opinión ante terceros, ya que la función de auditoría implica convencer para mejorar y no vencer para que prevalezca tu opinión.

Ama tu Función Sólo así lograrás la excelencia en tu profesión y dignificar al auditor público.

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400 PROCESO INTEGRAL DE OPERACIÓN

o Propósito. Realizar las funciones de Control Interno en cada una de las etapas del proceso crediticio que llevan a cabo las Áreas que intervienen en el otorgamiento, supervisión, administración y recuperación de los créditos.

o Lineamientos.

Las solicitudes de financiamiento seguirán el proceso crediticio establecido por FINOX, el cual comprende las funciones de originación y administración del crédito, mismas que incluyen las siguientes etapas: I. ORIGINACIÓN

a. Promoción, b. Análisis (evaluación), c. Autorización (aprobación), d. Contratación (instrumentación), e. Liberación,

II. ADMINISTRACIÓN a. Operación (seguimiento), b. Supervisión y c. Recuperación.

Los esquemas de apoyos financieros específicos, se ajustarán al proceso que en cada caso autorice el Consejo de Administración.

o Etapas del Proceso Integral de Operación

405 ETAPA DE PLANEACIÓN

Programa que contemple la revisión en el cumplimiento del objeto social autorizado de FINOX, con los criterios de regulación por parte de las Autoridades, políticas internas y plan de negocios de FINOX con base a sus metas y resultados obtenidos. Se realiza anualmente preferentemente durante el penúltimo bimestre previo al año a proyectar. Las bases de elaboración del programa deben contemplar lo estipulado en el Plan de Negocios, consistiendo en las metas de colocación de cartera, análisis del mercado objetivo, perfil de clientes, cobertura geográfica, entre otros. El programa se someterá a la autorización del Consejo de Administración de FINOX, durante el último bimestre previo al año a proyectar. Una vez autorizado, el desarrollo del programa estará bajo la responsabilidad de la Dirección General, quien coordinará los trabajos con los Directores de cada una de las áreas.

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Es responsabilidad de la Dirección General supervisar su correcta aplicación, asimismo cada Dirección lo será en lo referente a sus funciones. Al final del año, la Dirección General deberá presentar al Consejo de Administración un informe que contenga los resultados, logros y alcances del programa, así como las causas que los hicieron posibles. La Dirección General deberá supervisar que las áreas responsables cumplan oportunamente con los requerimientos de información por parte de las Autoridades Reguladoras del Sector Financiero y las Fuentes de Fondeo.

410 ETAPA DE CRÉDITO

La Contraloría será responsable de vigilar que el proceso de crédito sea en apego a las políticas y procedimientos, así como en los manuales aprobados por el Consejo de Administración. Lo anterior, se realizará a través de un programa de auditoria, que contemple las revisiones necesarias tanto a los procedimientos como a las operaciones de crédito. Los resultados obtenidos deberán informarse a la Dirección General, incluyendo una notificación a la Dirección auditada. El proceso de crédito inicia con el contacto con el prospecto y calificación de los criterios de elegibilidad de la solicitud de crédito. Posteriormente se realiza la integración de solicitud de crédito y documentación requerida de acuerdo a normatividad vigente. Se realiza el informe de crédito y dictamen jurídico, mismos que en caso de ser favorables, se procede al análisis y evaluación de crédito, desarrollando la propuesta de autorización integrando el expediente de crédito y de identificación (Art. 115) misma que será sometido a la autorización del Comité Interno de Crédito o Facultades correspondientes. Se lleva a cabo la contratación del crédito, la liberación de la línea, para la obtención y dispersión de recursos al cliente, registro contable y emisión de factura. Respecto a la liberación de las disposiciones se maneja una Bitácora de Mesa de Control (Anexo XV) con el fin de dar seguimiento de las observaciones derivadas de la revisión del cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad.

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415 ETAPA ADMINISTRATIVA Y SISTEMAS

El enfoque principal de FINOX es la satisfacción de las necesidades de los clientes, mismos que a continuación se describen:

Externos Autoridades regulatorias Usuarios de productos financieros Proveedores de servicios

Internos Funcionarios y empleados

Para lo anterior, FINOX cuenta con sistemas de información que cumplen con altos niveles de calidad, apegados a los lineamientos que emiten las autoridades que regulan las actividades de las sociedades de información financieras de objeto múltiple.

Observar el adecuado cumplimiento de la normativa aplicable y la búsqueda de mecanismos que permitan el mejoramiento continuo de la misma.

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415.1 ETAPA DE FONDEO

Contempla la entrega de los recursos al cliente y la aplicación de los pagos de los créditos otorgados.

Revisar los lineamientos que deberán observarse, a efecto de llevar acabo las acciones necesarias para optimizar los recursos financieros de FINOX, bajo la responsabilidad de la Dirección de Administración (DA) en sus funciones de Tesorería.

Dar seguimiento a las funciones siguientes:

La optimización de los recursos financieros de FINOX. La inversión de los excedentes de tesorería que generen los mejores rendimientos. Que se cuente con los recursos necesarios y suficientes que cubran los requerimientos de flujos de efectivo de FINOX en su parte activa y pasiva.

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420 ETAPA DE SUPERVISIÓN Revisar que la Dirección de Análisis y Supervisión de Crédito, realice la revisión del cumplimiento de los términos y condiciones contractuales, su calificación crediticia y la evolución y perspectivas de las acreditadas. En caso de detectar situaciones que puedan incidir en un mayor riesgo para la empresa y en consecuencia para la recuperación del crédito, deberá reportar a la Dirección General para que determinen las acciones a seguir a fin de revertir la situación y minimizar el riesgo en la recuperación del crédito, realizando el planteamiento a consideración del Comité Interno de Crédito.

425 ETAPA DE RECUPERACIÓN DE CARTERA Revisar que se lleven a cabo las gestiones que se realizan para la regularización de los adeudos que no hayan sido cubiertos por las acreditadas en las fechas convenidas. Asimismo, contempla las acciones que llevará a cabo el área Jurídica para la recuperación de los créditos por la vía judicial.

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430 ETAPA DE ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES DE CRÉDITO Revisar que se cuente con un historial documentado y actualizado de cada acreditada, que permita cumplir con las disposiciones legales y los requerimientos de las autoridades.

Se deberá integrar, actualizar y conservar un expediente por cada una de las acreditadas, denominado expediente de decisión o de crédito, mismo que contendrá toda la información y documentación relativa a los apoyos otorgados a la misma. Asimismo, se integrará la información generada con motivo de la relación crediticia con el cliente. De la información que las acreditadas proporcionen de manera periódica, deberá conservarse en el expediente de decisión, únicamente la que corresponda de acuerdo a las disposiciones establecidas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores.

INTEGRACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Los expedientes de crédito deberán ser integrados y actualizados en cada una de sus secciones

conforme a la normatividad establecida por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, en su Circular 1464 del 24 de marzo del 2000, y Disposiciones Prudenciales de Carácter General aplicables a la integración de los expedientes de Crédito de las Instituciones de Crédito del 6 de octubre del 2004, acuerdo a lo siguiente:

a) Solicitud de crédito debidamente requisitada. b) Escrituras constitutivas del acreditado y garantes, en su caso, así como de sus modificaciones debidamente

inscritas en el Registro Público de Comercio. c) Escrituras de otorgamiento de poderes que acredite las facultades, en favor de la(s) persona(s) que

suscribirán el contrato y documentos que se deriven del mismo. d) Escrituras de otorgamiento de poderes o documentación que acredite las facultades, en favor de la(s)

persona(s) que otorguen las garantías. e) Estados financieros de los tres últimos ejercicios, incluyendo relaciones analíticas de los principales

renglones. Los citados estados financieros deberán estar dictaminados, en caso que conforme a las disposiciones legales aplicables se deba observar tal requisito.

f) Estado de situación patrimonial que incluya pasivos, en caso de personas físicas. g) Estados financieros internos con firma autógrafa del representante legal, y del Contador facultado,

incluyendo relaciones analíticas de los principales renglones. h) Estudios de crédito y, tratándose de créditos de la cartera comercial, estudios de viabilidad económica o,

en su caso, constancia que acredite el cumplimiento de los parámetros determinados en los programas masivos de crédito que al efecto se establezcan.

i) Documentación que acredite haber consultado a una sociedad de información crediticia respecto del solicitante del crédito, así como el informe expedido por la misma.

j) Autorizaciones de crédito y mecánica de operación respectiva. k) Análisis de la situación financiera del garante, en su caso. l) Copia de los contratos de crédito, convenios y/o títulos de crédito con los que se haya documentado el

crédito y, en su caso, de los convenios en que se documenten las reestructuraciones. m) Avalúos actualizados de los bienes que garanticen el adeudo, realizados de conformidad con las

disposiciones establecidas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores.

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n) Certificados de gravámenes tanto de la acreditada, como de las garantías, en su caso. o) Reportes de la institución, sobre la verificación de la existencia, legitimidad, valor y demás características

de las garantías. p) Pólizas de seguros de las garantías a favor de FINOX, cuando por la naturaleza de los bienes se requiera su

aseguramiento. q) Información que permita apreciar el comportamiento del acreditado en el cumplimiento de sus

obligaciones crediticias con FINOX. r) Informe(s) sobre el cumplimiento de las previsiones establecidas en la autorización de crédito, previo a su

otorgamiento o renovación, así como sobre el seguimiento de condiciones contractuales y garantías, durante la vigencia del crédito.

s) Alternativas de pago y/o propuesta de reestructuración, en su caso. t) Estudios de viabilidad de la reestructura, en su caso. u) Autorización de la reestructura y/o convenio judicial, en su caso. v) Identificación e integración del grupo económico al que pertenezca el acreditado, en su caso. w) Información periódica del responsable de la cobranza judicial o extrajudicial del crédito, así como la

documentación soporte correspondiente, en su caso. x) Correspondencia con el acreditado, como cartas, telegramas y otros. y) Cédulas de calificación trimestral de los últimos dos años, en su caso.

CONSULTA DE LOS EXPEDIENTES DE DECISIÓN

Revisar que se tenga bajo guarda y custodia la información que se genere con motivo de las autorizaciones de crédito deberá integrarse al Expediente de Decisión del cliente, con el fin de llevar un historial de la situación que guarda la acreditada y quedará bajo la custodia de la Dirección de Análisis y Supervisión de Crédito.

Cuando se trate de un acreditado nuevo será responsabilidad del área de Análisis de Crédito armar el Expediente de Decisión una vez que sea autorizada la solicitud de crédito, anexando la relación de documentación que contenga dicho expediente. Las áreas que generen información en forma posterior a la autorización, como pueden ser Promoción, Análisis, Jurídico, Operación, Supervisión y Recuperaciones de Crédito serán responsables de enviarla al archivo de Expedientes de Decisión para su guarda y control. La consulta de los expedientes de decisión se realizará previa autorización del responsable de su guarda y custodia. Se anexa como parte del Control Interno respecto a la Guardia y Custodia de Guardavalores, los siguientes formatos: Anexo I Usuarios facultados para acceso a información y doctos valor y Anexo II Formato multifuncional para guarda valores.

500. DISPOSICIONES FINALES Los objetivos del Sistema de Control Interno y los lineamientos para su implementación, así como sus modificaciones, al igual que los manuales referidos en el párrafo anterior, deberán hacerse del conocimiento de los consejeros, directivos, empleados y personal de la empresa, de acuerdo a su ámbito de competencia y serán la base para la operación de la misma.

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manual de control internofinox.com.mx/adm/manuales/control_interno/manual_de... · 2015-01-28 ·...

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