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MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LAS

OPERACIONES DERIVADAS DE LOS CONTRATOS Y

CONVENIOS CELEBRADOS ENTRE LA EGAT Y LAS

ENTIDADES REQUIRENTES

versión 1 /2021

Có

digo

: PG

DC

-P1

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La Junta Directiva de la ENTIDAD DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y TÉCNICA -EGAT-, en

ejercicio sus facultades legales y estatutarias, especialmente las conferidas por los artículos 23 y

siguientes de los estatutos sociales de la corporación, y

CONSIDERANDO

Que mediante el Acuerdo 641 del 6 de abril de 2016, el Concejo de Bogotá D.C., autorizó la

creación de la Entidad Asesora de Gestión Administrativa y Técnica -EAGAT- constituida mediante

el Acuerdo 1 de 2016, como una entidad mixta, sin ánimo de lucro, de control y mayoría pública

en su composición, organizada como una corporación en los términos del artículo 96 de la Ley

489 de 1998, regida por el derecho privado, con autonomía administrativa y financiera vinculada

al sector salud del distrito capital.

Que mediante el Acuerdo 761 de 2020, el Concejo de Bogotá D.C., expidió el “Plan de desarrollo

económico, social, ambiental y de obras públicas del Distrito Capital 2020 – 2024 ‘Un nuevo

contrato social y ambiental para la Bogotá del siglo XXI” y en sus artículos 98 y 99 se modificó

tanto la razón social de la corporación, ahora denominada “ENTIDAD DE GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y TÉCNICA -EGAT-“, así como su objeto social y las funciones esenciales a

su cargo.

Que conforme lo dispuesto por los artículos 98 y 99 del Acuerdo 761 de 2020, la Asamblea de la

corporación, adoptó las modificaciones estatutarias correspondientes, de modo tal que en la

actualidad la EGAT es el “ente responsable de la contratación de bienes y servicios para el sector

salud en el Distrito Capital, y su objeto principal es desarrollar e impulsar herramientas orientadas

a la organización y articulación de los partícipes en procesos de compras y contratación de bienes

y servicios del sector salud, con el fin de lograr una mayor eficacia, transparencia y optimización

de los recursos del Estado, enmarcado siempre en los principios de la contratación pública.”

Que conforme el artículo 98 del Acuerdo 761 de 2020, las Empresas Sociales del Estado del

Distrito Capital, así como las Empresas Industriales y Comerciales y todas aquellas del sector

salud que tengan participación del Distrito, están obligadas a asesorarse y contratar con la Entidad

de Gestión Administrativa y Técnica -en adelanta la EGAT- los equipos de tecnología biomédica,

infraestructura y dotación hospitalaria, medicamentos y todo tipo de insumos farmacológicos y los

servicios de aseo, vigilancia y cafetería y todos los demás servicios relacionados con las funciones

esenciales de ella.

Que en el artículo 99 del mismo Acuerdo Distrital, así como en el artículo 6 de los estatutos sociales

de la EGAT, se establecen las siguientes funciones esenciales a cargo de la EGAT:

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a. Desarrollar e impulsar herramientas orientadas a la organización y articulación de los

partícipes en procesos de compras y contratación de bienes y servicios del sector salud;

b. Solicitar, analizar y centralizar las necesidades en materia de contratación de las Empresas

Sociales del Estado del Distrito, las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito y

todas aquellas del sector salud que tengan participación del Distrito y estén obligadas a

asesorarse y contratar con la EGAT, con el fin de hacer la programación de la adquisición

de bienes o servicios no misionales que éstas requieran;

c. Liderar el proceso de estandarización de necesidades de las Empresas Sociales del

Estado del Distrito, las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito y todas aquellas

del sector salud que tengan participación del Distrito y estén obligadas a asesorarse y

contratar con la EGAT;

d. Contratar bienes y servicios no misionales para el sector de la salud en el Distrito Capital,

incluyendo los temas de infraestructura, dotación, medicamentos y todo tipo de insumos

farmacológicos;

e. Adelantar acciones de inteligencia de mercados con el fin de identificar a nivel nacional e

internacional las mejores prácticas y procesos administrativos relacionados con el

funcionamiento de los prestadores de servicios de salud;

f. Asesorar el proceso de integración informática del sector salud en el Distrito Capital que

incluya tanto a las entidades de aseguramiento como a las de prestación de servicios de

salud;

g. Asesorar el proceso de compras conjuntas de insumos y medicamentos para las ESE del

Distrito;

h. Asesorar para las ESE distritales los procesos de facturación, call center, agendamiento

de citas médicas por medios electrónicos, referencia y contra referencia de pacientes y

negociación para la venta de servicios de salud;

i. Asesorar respecto a los servicios administrativos a cargo de las ESE en los cuales por

economías de escala o estandarización de la calidad sea recomendable adelantar en forma

conjunta;

j. Asesorar a las subredes de prestación de servicios de salud en la creación y puesta en

marcha de mecanismos efectivos de defensa de los derechos de los usuarios en salud de

conformidad con lo establecido en la ley;

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k. Las demás actividades que señalen los estatutos y que sean conexas con su objeto social.

Que conforme lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 98 del Acuerdo 761 de 2020, “La EGAT,

para la gestión de las necesidades de las personas arriba descritas, implementará su manual de

contratación bajo los preceptos y principios propios de la Ley 80 de 1.993”.

Que, en armonía con el marco legal y estatutario ya mencionado, la EGAT adopta el presente

Manual de Contratación de las Operaciones Derivadas de los Contratos y Convenios celebrados

entre la EGAT y las Entidades Requirentes.

TÍTULO PRIMERO

CAPÍTULO ÚNICO

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

El presente manual establece los procedimientos y etapas que deberá surtir y adelantar la

Corporación cuando en condición de contratante deba adelantar la contratación de los

requerimientos de las Empresas Sociales del Estado del Distrito, Empresas Industriales y

Comerciales del Distrito y de todas aquellas del sector salud que tengan participación del Distrito;

en cumplimiento de lo establecido en los artículos 98 y 99 del Acuerdo 761 de 2020 y conforme lo

establecido en los contratos y o convenios que para estos efectos se celebren con estas entidades

requirentes.

Para el efecto, el Manual que se adopta en el presente documento tendrá en cuenta la naturaleza

y los objetivos de la Corporación, el mandato que le corresponde satisfacer en términos de

contratación de bienes y servicios para empresas y entidades del Distrito capital y su régimen de

contratación, todo ello sobre la base del imperativo de generar mayor eficiencia, transparencia y

optimización en los procesos de negociación, selección y/o contratación de proveedores.

Parágrafo 1. Se exceptúan de la aplicación de este Manual los contratos que celebre la

corporación, en su condición de contratista, y aquellos que tengan por objeto gestionar y contratar

la prestación de bienes y servicios con el fin de satisfacer sus propios requerimientos necesarios

para asegurar su debida operación.

Artículo 2. Régimen Jurídico

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Por tratarse de una entidad mixta, sin ánimo de lucro, organizada como corporación de aquellas a

las que se refiere el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, el régimen aplicable a su

actividad precontractual, contractual y poscontractual, cuando la desarrolla en calidad de

contratante, corresponde justamente al del derecho privado, lo anterior sin perjuicio de la

aplicación de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los

artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente, según sea el caso, y estarán

sometidos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la

contratación estatal en la Ley 80 de 1.993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, la Ley 1778

de 2016 o aquellas que las modifiquen, adicionen, complementen o deroguen.

En lo que corresponde a la celebración de contratos con organismos internacionales, son de

aplicación por la EGAT las reglas previstas en el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, o aquellas

disposiciones que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

Artículo 3. Inhabilidades e Incompatibilidades.

De conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas

concordantes, no podrán contratar con la EGAT o continuar con la ejecución de contratos

celebrados en el caso de una inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente, quienes se encuentren

incursos en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con el Estado,

contenidas en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011 y 1778 de 2016 o aquellas que

las modifiquen, adicionen, complementen o deroguen.

Con la manifestación de la voluntad de celebrar un negocio jurídico con la EGAT, todo interesado

declarará que no está incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, y que conoce

las normas aplicables de soborno transnacional contenidas en la Ley 1778 de 2016 y demás

normas concordantes. También manifestará no haber cometido alguna conducta o acto de

corrupción transnacional u otras normas de lucha contra la corrupción.

Artículo 4. Prohibiciones

Sin perjuicio de las prohibiciones establecidas en el marco normativo aplicable, se prohíbe a los

representantes legales, a los apoderados y, en general, a todos los trabajadores de la EGAT, en

relación con el cumplimiento de sus funciones relacionadas con la contratación, de manera directa

o por interpuesta persona, al igual que a los proponentes y contratistas que celebren contratos con

la corporación, incurrir en las siguientes conductas:

a) Celebrar actos o contratos con terceros para su beneficio, que impliquen el uso indebido

de información privilegiada, conflicto de interés o actos de competencia con la EGAT.

b) Ofrecer o pedir remuneración, dádiva, invitación o cualquier otro tipo de compensación o

promesa de compensación en dinero o en especie, por parte de cualquier persona natural

o jurídica.

c) Hacer uso en beneficio propio o de un tercero, de la información que conozca por razón

del ejercicio de sus funciones.

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d) Interferir en beneficio propio o de un tercero, de manera directa o por interpuesta persona,

en cualquier etapa del proceso de contratación, prohibición que cobija, entre otras, las

acciones tendientes a obtener información sobre el avance del proceso o entorpecer su

resultado.

e) Actuar en forma desleal con la EGAT.

f) Los servidores de la Corporación no podrán asesorar a terceros que tengan interés en

celebrar contratos con ella.

Artículo 5. Conflictos de Interés y deberes de conducta de los administradores,

representante legal, apoderados y funcionarios de la EGAT.

Se entiende que existe conflicto de interés cuando un administrador, el representante legal, los

apoderados, asesores y, en general, cualquier funcionario de la EGAT, deban actuar en un asunto

en el que tengan interés particular y directo en su gestión, control o decisión, o lo tuviere su

cónyuge, compañero o compañera permanente o sus parientes dentro del cuarto grado de

consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o sus socio o socios de hecho y de derecho.

Los administradores, el representante legal, los apoderados, asesores y en general los

funcionarios de la EGAT, deberán abstenerse de participar por si o por interpuesta persona, en

actividades de contratación de la corporación que les generen un conflicto de interés, evento en el

cual deberán manifestárselo, por escrito, tan pronto les sea posible, al representante legal de la

entidad y en caso de este último a la Junta Directiva, competente (s) para que luego de analizada

la situación decidan si se presenta el conflicto y en caso afirmativo acepten el impedimento y

adopten la decisión de apartarlo del conocimiento del procedimiento, proceso o asunto contractual

correspondiente.

Tanto en los términos de condiciones contractuales, términos de la invitación a contratar, invitación

a presentar oferta o documento equivalente, así como en los contratos que se suscriban, podrá

regularse la forma de administración de las situaciones generadoras de conflicto de interés y sus

consecuencias, dentro de estas la no elegibilidad para la contratación.

Artículo 6. Ordenación del Gasto y Celebración de Contratos.

El Gerente General será el representante legal de la entidad para todos los efectos contractuales,

incluyendo la ordenación del gasto, y podrá delegar total o parcialmente, la competencia para

expedir los actos inherentes a la actividad precontractual, contractual y poscontractual a la que se

refiere este manual, realizar los procesos de selección, celebrar los contratos y demás facultades

de contratación y ordenación del gasto y el pago en desarrollo de la gestión contractual, en

funcionarios del nivel directivo o ejecutivo.

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Las facultades delegadas deberán ser ejercidas de acuerdo con el acto que confiere la delegación

y teniendo en cuenta las normas consagradas en este manual y las normas vigentes aplicables.

Los delegatarios designarán a los supervisores de los contratos que suscriban en el ejercicio de

la ordenación del gasto.

Los delegatarios no podrán subdelegar la ejecución de los actos o la celebración de los contratos

objeto de la delegación.

Parágrafo 1. El Gerente General, en cualquier oportunidad podrá revisar los actos expedidos por

los delegatarios, quienes deberán rendir los informes que sean requeridos por el Gerente General,

en relación con el ejercicio de las funciones delegadas.

Artículo 7. Principios rectores. Con arreglo al ordenamiento superior constitucional, legal y

reglamentario, la actividad contractual de la EGAT regulada en este reglamento y las actuaciones

de quienes intervengan en ella, deben materializar el mandato de selección objetiva; respetar los

postulados que rigen la función administrativa y la gestión fiscal, y desarrollarse con sujeción a los

siguientes principios:

7.1 Igualdad. En la gestión contractual de la EGAT los interesados, proponentes y contratistas no

serán objeto de trato discriminatorio. En los Procedimientos Competitivos de Selección se les dará

a los interesados que se encuentren en la misma situación de hecho y de derecho un tratamiento

igual, lo que incluye poner a su disposición la información necesaria para su concurrencia en

estricta igualdad de oportunidades.

7.2 Moralidad. La gestión contractual de la EGAT se adelantará por la corporación y los

interesados con rectitud, lealtad, honestidad y buena fe. Dicha gestión ha de acatar siempre el

ordenamiento jurídico constitucional, legal y reglamentario superior; encaminarse al cumplimiento

oportuno, eficaz y eficiente de las funciones de la EGAT; observar el presente reglamento y no

incurrir en situaciones constitutivas de inhabilidad, incompatibilidad, prohibiciones y conflicto de

interés.

7.3 Economía. En desarrollo del principio de economía, los recursos destinados a la gestión

contractual de la corporación, regulada en este reglamento, han de administrarse y ejecutarse con

austeridad, en procura del cumplimiento oportuno, eficaz y eficiente de objetivos y obligaciones.

Se emplearán instrumentos gerenciales y administrativos que permitan reducir costos, así como

mecanismos y procedimientos legales para precaver o solucionar rápida y eficazmente eventuales

diferencias o situaciones litigiosas.

7.4 Celeridad. Las actuaciones contractuales de la EGAT se adelantarán dentro de los plazos

previstos, de manera que se eviten dilaciones injustificadas y trámites innecesarios.

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7.5 Transparencia. La selección de contratistas se realizará mediante los procedimientos

previstos en este acuerdo, que han de estructurarse y cumplirse a partir de los principios rectores

y de las disposiciones generales contenidas en el mismo, mediante actuaciones públicas. Los

oferentes en los procedimientos de selección deberán garantizar que la información contenida en

sus propuestas es cierta y podrá ser consultada y verificada por la corporación y cualquier

interesado. Cuando haya información sujeta a reserva o que sea confidencial, los oferentes

deberán indicarlo en su propuesta, con identificación de los documentos o apartes de los mismos

cobijados por la reserva o la confidencialidad y su fundamento jurídico. Esta disposición deberá

incorporarse en los términos de las invitaciones a contratar, a presentar oferta o documento

equivalente.

7.6 Responsabilidad. Los servidores de la EGAT, cualquiera que sea el vínculo contractual que

tengan con la corporación, a quienes corresponda ejercer funciones inherentes a la gestión

contractual, han de velar porque en la celebración y el desarrollo de los contratos a que se refiere

el presente reglamento se cumplan los objetivos tanto de la EGAT como de las entidades

requirentes.

Las actuaciones de la EGAT y de sus Contratistas deben tener en cuenta la solidaridad prevista

en el artículo 119 de la Ley 1474 de 2011 y acatar integralmente el ordenamiento jurídico

constitucional, legal y reglamentario superior, especialmente, en materia de seguridad; de recursos

naturales y protección del medio ambiente; de seguridad industrial y salud ocupacional, y de

responsabilidad social y respeto de comunidades y grupos étnicos.

7.7 Debido proceso. Las actuaciones contractuales de la corporación se adelantarán de

conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en el marco normativo

aplicable, con plena garantía de los derechos de todos los sujetos participantes o interesados en

estas.

7.8 Selección objetiva. En el desarrollo de su gestión contractual, la EGAT escogerá la

propuesta más favorable para sus intereses, para el interés general que esta representa y para

los fines que debe alcanzar, de modo tal que no podrán tener incidencia en la selección del

contratista razones personales o intereses particulares de los que intervienen en ella.

La oferta más favorable será aquella que teniendo en cuenta los requisitos habilitantes y los

factores técnicos y económicos establecidos en las invitaciones a contratar o documento

equivalente, resulte más conveniente para los intereses de la corporación, sin tomar en

consideración factores de afecto o de interés, y, en general, cualquier motivación subjetiva.

La celebración de contratos de manera directa ha de tener lugar también de manera objetiva y

favorecer las Propuestas que cumplan integralmente los requisitos fijados para el efecto y los

Proponentes que acrediten sus condiciones de Capacidad en la forma exigida.

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7.9 Imparcialidad. Sin perjuicio de la aplicación pertinente de los parámetros del artículo 3o del

Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en concordancia con

el 13 de la Constitución Política, en las actuaciones contractuales de la EGAT objeto del presente

reglamento, sus determinaciones han de fundarse en el ordenamiento superior y en criterios

objetivos, sin consideraciones subjetivas de naturaleza alguna.

7.10 Publicidad. Además de respetar las reglas del artículo 3o del Código de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo aplicables a las comunicaciones, notificaciones

y publicaciones que dispone el ordenamiento superior y otras normas de jerarquía legal que

desarrollen este principio, las actuaciones contractuales de la EGAT serán públicas y los

expedientes que las contengan estarán abiertos al público, salvo aquellos aspectos o materias

amparados legalmente por reserva o contractualmente por confidencialidad. En los

Procedimientos de Selección de Contratistas se pondrá a disposición de los interesados la

información necesaria y oportuna para asegurar la participación de todos ellos, en condiciones de

igualdad, para efectos de garantizar la aplicación del principio de Selección Objetiva.

7.11 Contradicción. Los Proponentes, Contratistas y, en general, personas que acrediten interés

legítimo, tendrán oportunidad de conocer y de controvertir las determinaciones que adopte la

EGAT en desarrollo de la actuación contractual, por los medios legales y en las oportunidades

dispuestas para el efecto.

7.12 Legalidad y calidad. Las actividades, los bienes y los servicios que los contratistas

desarrollen, adquieran, empleen y contraten para la ejecución de los negocios jurídicos materia

del presente reglamento, han de ser de calidad acorde con la naturaleza de los correspondientes

trabajos y compromisos contractuales; reunir las especificaciones y características técnicas

adecuadas a su objeto y propósito, y respetar el ordenamiento superior, en especial, el

concerniente a seguridad en general; seguridad industrial y salud ocupacional; la legislación

ambiental y de recursos naturales; el régimen de importaciones y exportaciones; las normas y

estipulaciones en materia de responsabilidad social; las disposiciones sobre protección y respeto

de comunidades o grupos étnicos; las inherentes a la prevención, detección, investigación y

sanción de toda conducta delictiva, incluidas las inherentes a financiación del terrorismo y lavado

de activos.

7.13 Planeación. Los procedimientos de contratación a que se refiere este reglamento deben

estar precedidos de los estudios y las evaluaciones que permitan establecer el objeto, alcance y

viabilidad de los correspondientes proyectos; los requisitos exigidos a interesados, proponentes,

ofrecimientos y contratistas; la forma de acreditarlos; las obligaciones y prestaciones a cargo de

aquellos y de las Partes contratantes, y, en general, información completa que asegure la

satisfacción de los objetivos y funciones de la EGAT.

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Artículo 8. Definiciones.

Cuando en el presente Manual se encuentren algunos de los siguientes términos, se entenderá

que tienen las siguientes definiciones, sin perjuicio de lo que sobre estas se determine en el marco

normativo y la jurisprudencia aplicable:

TÉRMINO DEFINICIÓN

Acta de liquidación La liquidación es el procedimiento por

medio del cual, una vez concluido el

contrato y dentro de los términos allí

establecidos, sus partes cruzan cuentas,

desde los aspectos económico, jurídico y

técnico, en relación con sus obligaciones

recíprocas.

El objetivo de la liquidación es determinar

si las partes pueden declararse a paz y

salvo o si existen obligaciones incumplidas.

Los términos de la liquidación del contrato

constarán en un documento escrito que se

llamará acta de liquidación del contrato y

será elaborado por el interventor o el

supervisor del contrato, según

corresponda.

Si el contratista no suscribe el acta porque

no la acepta o no le interesa suscribirla, o

si no existe por muerte de la persona

natural o liquidación de la persona jurídica,

el supervisor o interventor informará de

este hecho al ordenador del gasto y dejará

constancia en un informe final de gestión y

financiero del contrato, que será suscrito

tanto por el Interventor y/o el supervisor,

como por el ordenador del gasto.

Acuerdo marco de precios Es el Contrato para la provisión de Bienes

y Servicios de Características Técnicas

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Uniformes, en la forma, plazo y condiciones

establecidas, celebrado entre uno o más

proveedores y la Agencia Nacional de

Contratación Pública – Colombia Compra

Eficiente –, o quien haga sus veces o los

que autónomamente celebre la EGAT con

Entidades Públicas afines.

Adición Documento Contractual mediante el cual se

incluyen recursos adicionales al valor del

Contrato con el fin de cumplir el objeto

contractual

Adenda Documento por medio del cual se modifican

las reglas de participación de un

procedimiento de selección en curso

Análisis del sector Descripción de las opciones que el sector

económico ofrece para satisfacer la

necesidad, bajo los Códigos CIIU y

Códigos UNSCSP.

Análisis económico Labor que realiza la Corporación, con el fin

de establecer el presupuesto de la

contratación, cuyo resultado se apoya en

variables tales como: cotizaciones respecto

de las especificaciones técnicas de la

necesidad o requerimiento, consulta de

precios dentro del mercado actual, valores

históricos, plazo de ejecución, entre otras.

Así mismo, se tendrán en cuenta los costos

asociados a dicha contratación, como tasas

e impuestos.

Bienes y servicios de características

técnicas uniformes

Son los bienes y servicios de común

utilización con especificaciones técnicas y

patrones de desempeño y calidades

iguales o similares, que en consecuencia

pueden ser agrupados como bienes y

servicios homogéneos para su adquisición.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

-CDP-

Documento expedido por la dependencia

competente, para garantizar la existencia

de apropiación suficiente y libre de

afectación en un rubro presupuestal, para

atender un determinado compromiso con

cargo al presupuesto de la vigencia. Sin

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este documento, la EGAT NO podrá iniciar

procedimiento de selección alguno.

Conformación dinámica de oferta Procedimiento que permite que la oferta

puede ser presentada total o parcialmente

de manera dinámica mediante Subasta

Inversa, en las condiciones que se fijen en

las Reglas de Participación. Para el efecto,

se fijarán las variables sobre las cuales los

oferentes pueden realizar la puja. En la

fecha previa señalada en las Reglas de

Participación, los oferentes deben

presentar los documentos que acrediten los

requisitos habilitantes

Contratos o Convenios celebrados en el

marco de las funciones de la EGAT

Son los negocios jurídicos celebrados por

la EGAT en calidad de Contratista, con sus

clientes en los que desarrolla su objeto y

misión.

Competencia para contratar Facultad asignada por la Ley o delegada

mediante acto administrativo para

adelantar procedimientos de selección y

comprometer u obligar a la EGAT mediante

Contratos, ejercida por el representante

legal o por sus delegatarios.

Conflicto de Interés Con sujeción al ordenamiento jurídico

superior y lo previsto en este Manual, se

entiende que existe conflicto de interés

cuando el interés general propio de la

función o actividad que se desempeña

entre en conflicto con el interés particular y

directo del empleado o vinculado a la

Corporación, quienes deberán declararse

impedidos. Todo aquel que deba adelantar

o sustanciar actuaciones administrativas,

realizar investigaciones, practicar pruebas

o pronunciar decisiones definitivas podrá

ser recusado si no manifiesta su

impedimento. En cada uno de los

documentos se definirá el procedimiento

para uno y otro evento.

Contrato Es un acto por el cual una parte se obliga

para con otra a dar, hacer o no hacer

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alguna cosa. Cada parte puede ser de una

o de muchas personas. Los contratos que

celebre la EGAT siempre deberán constar

por escrito.

Cronograma Documento que establece las fechas,

horas y plazos para las actividades propias

del Proceso de Contratación y el lugar en el

que éstas deben llevarse a cabo, este

podrá ser modificado de forma excepcional

siempre que exista una justificación que lo

amerite.

Declaración de Desierto del Procedimiento

de Selección

Evento en el cual no se presentaron ofertas

dentro de un Procedimiento de Selección,

en la fecha indicada en el Cronograma

contenido en el respectivo documento de

Reglas de Participación.

Declaración de fallido del procedimiento de

selección

Evento en el cual se presentaron oferta(s)

dentro de un Proceso de Selección, pero

esta(s) no cumplieron con los

requerimientos contenidos en las Reglas

de Participación.

Descripción de la necesidad que la EGAT

pretende satisfacer con la contratación

Expresión escrita y detallada de cada una

de las razones que justifican el qué y para

qué, del bien, obra o servicio que se

pretende contratar.

Entidades requirentes Persona jurídica o natural que requiere los

servicios de la Corporación, en los términos

dispuestos en los artículos 98 y 99 del

Acuerdo 761 de 2020, expedido por el

Concejo de Bogotá D.C., y demás normas

que los modifiquen, aclaren o

complementen.

Sin perjuicio de la naturaleza del

requirente, la iniciación de cualquier

certamen o modalidad para la selección de

contratistas comportará el traslado

presupuestal correspondiente a la

Corporación.

Estudio de Riesgo Estudio contenido en un documento

mediante el cual se identifican, estiman y

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asignan los riesgos del procedimiento y del

futuro contrato, con el detalle de las fuentes

de riesgos, eventos económicos, sociales,

operacionales, financieros, regulatorios,

ambientales y tecnológicos. En el Estudio

de Riesgos debe preverse la gradualidad

con la que se asigna el riesgo al contratista

o a la entidad contratante.

Estudio y documentos previos Manifestación del principio de planeación

contractual a cargo de la EGAT, mediante

los cuales se identifica la necesidad que se

pretende satisfacer con el futuro contrato,

por medio de criterios técnicos, financieros

y jurídicos que aseguren el establecimiento

de estándares de selección que permitan

que la oferta por escoger garantice la

ejecución del objeto que se pretende

contratar en las mejores condiciones

técnicas, financieras y jurídicas para la

EGAT.

Forma de pago Determinación de las condiciones en que

se pagará el precio del contrato.

Garantías Amparos que debe cubrir el contrato de

seguro contenido en una póliza expedida

por compañías de seguros legalmente

autorizadas para funcionar en Colombia; en

garantías bancarias a primer

requerimiento; en cartas de crédito “stand

by”, irrevocables y a la vista; en Patrimonio

Autónomo en Garantía constituido en una

entidad fiduciaria igualmente autorizada

para operar en el país, y, en general, en los

demás mecanismos de cobertura del riesgo

autorizados por la EGAT con arreglo al

ordenamiento superior sobre la materia.

Los amparos, sus vigencias, el valor

asegurado o amparado y los beneficiarios,

se determinarán teniendo en cuenta la

naturaleza del contrato a celebrarse, su

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objeto, su cuantía y los riesgos que se

deban cubrir.

Grandes superficies Se refiere a compras de bienes que pueden

ser adquiridos en establecimientos que

correspondan a la definición de “gran

almacén” dispuesta por la

Superintendencia de Industria y Comercio

y acorde a los lineamientos planteados por

la Agencia Nacional de Contratación

Pública -Colombia Compra Eficiente-.

Inhabilidades e incompatibilidades No podrán contratar con la EGAT o

continuar con la ejecución de contratos

celebrados en el caso de una inhabilidad o

incompatibilidad sobreviniente, quienes se

encuentren incursos en alguna causal de

inhabilidad o incompatibilidad para

contratar con el Estado, contenidas en las

Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de

2011 y 1778 de 2016 o aquellas que las

modifiquen, adicionen, complementen o

deroguen.

Manual de Contratación Es el documento que adopta la EGAT por

decisión de su órgano de Gobierno,

mediante el cual se establecen la política,

los principios, definiciones, lineamientos y

reglas de los procedimientos de selección

de Contratistas, la celebración, ejecución y

liquidación de Contratos para la

Contratación Derivada de los contratos y

convenios celebrados entre la EGAT y las

entidades requirentes.

Modificación contractual Documento por el que se modifican las

condiciones específicas del contrato

respectivo diferentes a su plazo y valor.

Modalidad de selección del Contratista Precisa identificación del mecanismo de

escogencia por utilizar en el procedimiento

precontractual, conforme a las reglas del

presente documento.

Lugar de ejecución Es el espacio geográfico donde se

desarrollará la actividad contractual.

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Plan Anual de Adquisiciones Instrumento de planeación contractual que

detalla los bienes y servicios que se

pretenden adquirir durante la vigencia, y

facilita a la Corporación el registro, la

programación y la divulgación de las

necesidades que se van a adquirir durante

el año.

Plazo de ejecución Conforme las reglas del derecho común, es

el término dentro del cual se ejecutará el

objeto del contrato.

Población vulnerable Personas que por su naturaleza o que por

determinadas circunstancias se encuentran

en mayor medida expuestas a la exclusión,

la pobreza y los efectos de la inequidad y la

violencia de todo orden, entre las cuales

están poblaciones étnicas, con

necesidades educativas especiales,

menores en riesgo social y personas en

condiciones de discapacidad.

Presupuesto Recursos con los que cuenta la Entidad

para satisfacer la necesidad como

resultado del análisis económico realizado.

Procedimiento de contratación Es el conjunto de actos y actividades, y su

secuencia, adelantadas por la EGAT desde

la planeación hasta la liquidación o cierre

del respectivo contrato.

Prórroga Documento contractual mediante la cual se

amplía el plazo de ejecución de un

contrato.

Reglas de Participación Documento mediante el cual se establecen,

entre otras. la descripción técnica,

detallada y completa del objeto a contratar,

los fundamentos del procedimiento de

selección, su modalidad, plazos,

procedimientos, y las demás reglas

objetivas que gobiernan la presentación de

las ofertas, así como la evaluación y

ponderación de las mismas, la aceptación

de los ofrecimientos, las razones y las

causas que generarían el rechazo de las

propuestas, la declaratoria de desierta o

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fallido del proceso, las condiciones de

celebración del Contrato, presupuesto, y

las reglas que regirán la relación negocial.

Registro Presupuestal Documento expedido por el responsable

del presupuesto o quien haga sus veces,

mediante el cual se garantiza en forma

definitiva la existencia y la destinación

específica de los recursos para atender los

compromisos contractuales contraídos.

Obligaciones generales y específicas de

las partes

Conjunto de compromisos que asumirán

las partes, una vez se haya escogido la

mejor oferta y se suscriba el contrato o

acuerdo negocial correspondiente.

Requisitos habilitantes Se refiere a la aptitud para participar en el

Procedimiento de Contratación, referidos a

la capacidad jurídica, condiciones de

experiencia, capacidad financiera y de

organización de los proponentes que serán

objeto de verificación y de cumplimiento,

para la habilitación de su participación en el

proceso de selección de contratistas

correspondiente.

Riesgo previsible Evento que puede generar efectos

adversos y de distinta magnitud en el logro

de los objetivos del Procedimiento de

Contratación o en la ejecución de un

Contrato, y que están debidamente

tipificados, cuantificados y asignados a una

de sus partes.

Subasta Inversa Puja dinámica que se efectúa presencial o

electrónicamente, mediante la cual los

oferentes, durante un tiempo determinado,

ajustan su oferta económica, con el fin de

lograr su menor precio, sin perjuicio de la

calidad y cantidad del objeto a contratar.

Términos contractuales Estipulaciones consignadas en la minuta

de contrato que se celebre, que incluyen,

pero no se limitan, al plazo de ejecución

convenido y obligaciones, prestaciones y

compromisos a cargo de cada una de las

partes.

18

Tipificación, cuantificación y distribución o

asignación de los riesgos previsibles de la

ejecución del Contrato

Deben ser definidos, valorados y asignados

antes de iniciarse la ejecución del Contrato,

con el propósito de establecer su posible

afectación en la ejecución del contrato y la

asignación de sus consecuencias.

Si se trata de una contratación cuyo objeto

no presenta riesgos previsibles, así deberá

dejarse consignado.

Los riesgos podrán ser estimados con

distintas metodologías, según la

información disponible, mediante modelos

prospectivos estadísticos tales como:

simulador de Montecarlo, boot trap,

matrices cruzadas, árbol de fallas, panel de

expertos o cualquier otra aplicable, según

los criterios y descripciones pertinentes

contenidas en la norma técnica o

estándares correspondientes.

Tipo de contrato Es la clase de contrato utilizado para

satisfacer la necesidad identificada, el cual

puede o no estar nominado en la Ley.

Vigilancia y control de la actividad

contractual

Función de verificación del cumplimiento

técnico, administrativo, Legal y financiero

del contrato durante su desarrollo, de

acuerdo con los parámetros establecidos

en la Ley y en el Manual de Supervisión e

Interventoría de la EGAT. Dicha actividad

podrá ser asumida, según el caso, por un

particular en calidad de interventor, o por un

supervisor.

TÍTULO SEGUNDO

CAPÍTULO PRIMERO

DISPOSICIONES ESPECIALES

19

Artículo 9.- Alcance. La gestión contractual comprende las siguientes etapas:

9.1 Precontractual

9.1.1 Planeación. Se surte desde la realización de los estudios previos, hasta la proyección del

Procedimiento de Selección aplicable y de los negocios jurídicos por celebrar y estará a cargo de

la entidad, de los oferentes y de sus contratistas.

Comprende las actuaciones antecedentes a la celebración del contrato, que incluye las de

examen, evaluación de documentos y propuestas extendidas y de los contratos por celebrar;

determinación de los requisitos de Capacidad y la Habilitación de interesados en celebrarlos; las

de definición y regulación del Procedimiento de Selección por emprender; las de determinación de

textos preliminares de Reglas y Términos de Referencia; las de publicación de los mismos; las de

formulación de observaciones y consultas sobre su texto, y las de respuestas motivadas de la

EGAT a las mismas.

9.1.2 Selección objetiva. Se extiende entre la regulación definitiva de los Procedimientos de

Selección hasta la adjudicación del contrato. En esta etapa deben adelantarse las actuaciones

encaminadas a examinar, evaluar y escoger los contratistas y la suscripción de los

correspondientes negocios jurídicos.

Comprende, entre otras, las actuaciones referidas a la adopción de Términos de Referencia

definitivos; la recepción, respuesta y publicación de preguntas y observaciones sobre los mismos;

la adopción de eventuales modificaciones a unos y otros; la determinación del cumplimiento de los

requisitos de Habilitación de los Interesados; las de análisis, evaluación y calificación de

Propuestas; las de conclusión de tales procedimientos, bien con la adjudicación del o de los

contratos proyectados, o con la declaración de fallido o de desierto del proceso de selección.

9.2 Contractual: Comprendida entre la celebración y la terminación del correspondiente Contrato,

sea por vencimiento de su plazo de ejecución o por otras causas legales o contractuales.

Incorpora, entre otras; la suscripción de los contratos; el cumplimiento de los requisitos de

ejecución, en su caso, incluido el otorgamiento y la aprobación de garantías; el desarrollo de todas

las actividades y prestaciones inherentes a tal ejecución; el cumplimiento de las obligaciones de

resorte de cada una de las Partes;, y, en general, la administración de tales Contratos, así como

el ejercicio de las actividades y funciones inherentes a la vigilancia, control y seguimiento de

negocios jurídicos, prestaciones y obligaciones derivadas de estos.

9.3. Postcontractual. Comprendida entre la finalización del plazo de ejecución del contrato y

finaliza con su liquidación, constancia de archivo o acta de cierre, según sea el caso.

Incorpora el desarrollo de las actividades de evaluación acerca del estado de ejecución de

obligaciones y compromisos; la determinación consecuencial de reconocimientos o penalizaciones

a que hubiere lugar; el establecimiento de obligaciones que se extienden después de terminado el

20

negocio jurídico, y el ajuste de las garantías que deben ampararlas, todo para cerrar el ciclo de

compromisos y prestaciones recíprocos, con arreglo al régimen jurídico y al correspondiente

Contrato.

También incluye las obligaciones cuya vigencia se extiende más allá de la liquidación, según la

ley y el respectivo contrato, fundamentalmente posibles reclamaciones por concepto de

obligaciones laborales y de actos, hechos u omisiones determinantes de responsabilidad civil

extracontractual, así como todas las derivadas de licencias ambientales, en su caso.

CAPÍTULO SEGUNDO

LA PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL

Artículo 10. El principio de planeación será aplicable a todas las etapas de la gestión contractual

de la EGAT.

Comprende, entre otras, el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, documentos

y estudios previos, estudios del sector, estudios de mercado, autorizaciones, apropiación

presupuestal, y demás actividades que se encuentren acordes con la naturaleza de la necesidad

identificada.

Artículo 11.- Plan de adquisiciones. El Gerente General suscribirá el Plan Anual de

Adquisiciones, el cual debe obedecer a las contrataciones proyectadas por las empresas y

entidades requirentes del Distrito en los términos de los artículos 98 y 99 del Decreto Acuerdo 761

de 2020, y los convenios o contratos que se suscriban entre estas y la EGAT.

Sin perjuicio de lo anterior, este plan tiene naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas son

estimaciones que pueden ser revisadas, modificadas o canceladas. Esta información no

representa compromiso u obligación alguna para la EGAT ni lo compromete a adquirir los bienes,

obras y servicios en él señalados.

La contratación de la EGAT debe responder a una debida y oportuna planeación, para lo cual,

conforme los mandatos del mencionado acuerdo, las empresas y entidades requirentes tienen la

obligación de disponer de la apropiación presupuestal correspondiente que permita garantizar las

obligaciones de pago que asuma la EGAT.

La elaboración, adopción, consolidación y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones atenderá lo

dispuesto por el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, o aquellos que lo modifiquen, adicionen o

sustituyan, en torno a los lineamientos de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia

Compra Eficiente para el efecto.

21

Artículo 12.- Deber de Análisis de los sectores económicos y estudio de riesgos: Durante la

etapa de planeación EGAT adelantará los análisis para conocer el sector relativo al objeto del

procedimiento de selección desde la perspectiva comercial y que le permita establecer las

condiciones del mercado, necesario para determinar los riesgos previsibles, todo ello con miras a

su tipificación, estimación, valoración y asignación.

Artículo 13. Requisitos habilitantes: Para establecer los requisitos habilitantes, se tendrá en

cuenta, entre otros:

(i) El objeto por contratar

(ii) La capacidad jurídica y las demás condiciones de experiencia, capacidad financiera y

de organización de los proponentes.

(iii) El Presupuesto Oficial Estimado del Proceso de Contratación,

(iv) El análisis del sector económico respectivo:

(v) El análisis de los indicadores financieros.

Artículo 14. Estudios y documentos previos: El documento de Estudios Previos deberá

contener como mínimo:

(i) Descripción de la necesidad que EGAT pretende satisfacer con la contratación.

(ii) Descripción del objeto a contratar.

(iii) Análisis del sector.

(iv) Determinación y justificación de los criterios de habilitación y selección.

(v) Especificaciones del bien, obra o servicio a contratar.

(vi) Tipo de Contrato.

(vii) Plazo.

(viii) Lugar de ejecución.

(ix) Análisis Económico.

(x) Análisis Tributario.

(xi) Presupuesto.

(xii) Forma de pago.

(xiii) Obligaciones generales y específicas de las partes.

(xiv) Tipificación, cuantificación y distribución o asignación de los riesgos previsibles de la

ejecución del contrato.

(xv) Modalidad de selección del contratista.

(xvi) Garantías.

(xvii) Vigilancia y control de la actividad contractual.

22

CAPÍTULO TERCERO

MODALIDADES DE SELECCIÓN

Artículo 15. Convocatoria abierta: Se acudirá a esta modalidad cuando se trate de

contrataciones superiores a tres mil quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (3500

SMLMV), incluido el IVA, salvo que se encuentre expresamente contenido en otra de las

modalidades previstas en el presente Manual.

Artículo 16. Procedimiento de Convocatoria Abierta

(i) En cumplimiento del negocio jurídico celebrado entre la entidad requirente y la EGAT,

la corporación elaborará los estudios previos, para estos efectos aquella le aportará los

insumos técnicos necesarios para tal fin. El proyecto de estudios previos se discutirá y

examinará con la entidad requirente, de modo tal que el producto final será el que

resulte aprobado por ambas partes.

(ii) Definidos los términos, condiciones y requisitos del procedimiento de selección, la

EGAT dispondrá de un equipo de profesionales para la preparación de los documentos

relativos al procedimiento de selección, así como el examen de las propuestas

presentadas.

La EGAT publicará tanto en su página web como en el Sistema Electrónico de

Contratación Pública Secop II, el Proyecto de Reglas de Participación junto con los

anexos correspondientes de acuerdo con la información relacionada en el artículo 14

de este Manual de Contratación, durante cinco (5) días hábiles.

La publicación del proyecto de Reglas de Participación no compromete, obliga o

demanda de la EGAT la apertura del procedimiento de selección.

(iii) Vencido el término de publicación del Proyecto de Reglas de Participación, se revisarán

las observaciones y pertinencia de iniciar el procedimiento de selección y de ser el caso

la EGAT publicará el acto de apertura de la Convocatoria y de las condiciones, términos

y reglas de participación.

(iv) Los interesados en participar podrán presentar por escrito sus observaciones o

solicitudes de aclaración, dentro del plazo previsto para ello en las condiciones,

términos y reglas de participación. La EGAT dará respuesta a las mismas y de ser

procedente incluirá modificaciones en las condiciones, términos y reglas de

participación.

23

(v) Según el objeto del procedimiento de selección y las condiciones previstas para la

ejecución del negocio jurídico que se derive de una eventual adjudicación, se

establecerá el término para la recepción de ofertas, que en ningún caso podrá ser

inferior a cinco (5) días hábiles contados a partir de la publicación del acto de apertura

y de las condiciones, términos y reglas de participación.

(vi) Vencido el plazo para la presentación de las ofertas, se preparará el acto de cierre del

procedimiento de selección, en el que se designará el Comité Evaluador de las ofertas.

(vii) En caso de no presentarse ofertas, el Gerente General procederá a suscribir Acta de

Declaratoria de Desierta del Procedimiento de Selección.

(viii) El estudio, análisis y evaluación de las ofertas estará a cargo del Comité Evaluador

designado para el efecto, quien dispondrá del término establecido en el cronograma

del respectivo procedimiento de selección.

(ix) El Comité Evaluador proyectará y publicará en la plataforma del Secop II el documento

en el que se consignen las observaciones y las solicitudes de aclaración o subsanación

a las propuestas presentadas con precisión del término que los proponentes tienen

para atenderlas o comentarlas, así como para examinar el contenido de aquellas, si así

lo consideran. El término para atender los requerimientos de la EGAT no podrá ser

inferior a dos (2) días hábiles contados a partir de la publicación del (los) requerimientos

correspondientes.

(x) Aportados los comentarios, observaciones, subsanaciones y aclaraciones

correspondientes junto con los anexos conducentes, el Comité Evaluador publicará en

la plataforma Secop II el Informe de Evaluación de las Propuestas, dentro del término

que se establezca en el cronograma del respectivo procedimiento de selección.

(xi) Sobre este nuevo informe se correrá traslado por el término que se establezca en el

cronograma del respectivo procedimiento de selección para que los interesados

presenten las observaciones que consideren también en la plataforma Secop II. En el

término dispuesto para el efecto, la Corporación contestará las observaciones y

presentará a consideración del ordenador del gasto la recomendación sobre la

adjudicación del proceso o su declaratoria de proceso fallido.

(xii) El Ordenador del Gasto adoptará la decisión que corresponda, la cual deberá estar

debidamente motivada, y se procederá con la respectiva publicación en el Secop II.

(xiii) En el plazo previsto en el cronograma, el oferente seleccionado deberá presentar la

documentación requerida para la suscripción del contrato, so pena de hacer exigible la

garantía de seriedad de la oferta y la EGAT podrá contratar con el oferente que haya

24

ocupado el segundo lugar de elegibilidad, siempre y cuando la oferta esté vigente o

estando vencida proceda con su ratificación por escrito y sus condiciones sean

igualmente favorables para Entidad, o con el que siguiere en lista hasta adjudicarse el

certamen, de ser ello posible.

(xiv) Suscrita la minuta contentiva del contrato por el proponente seleccionado, el ordenador

del gasto deberá aprobar la misma en la plataforma del Secop II.

(xv) El Contratista tendrá un máximo de tres (3) días hábiles siguientes a la firma del

contrato para presentar las garantías exigidas en las Reglas de Participación para su

respectiva aprobación. De lo contrario se tendrá como un incumplimiento del contrato

y la EGAT adelantará los procedimientos, trámites y procesos necesarios para hacer

exigible la garantía correspondiente junto con las demás penas a las que por este

hecho haya lugar.

En este evento podrá contratar con el oferente que haya ocupado el segundo lugar de

elegibilidad, si la oferta se encuentra vigente o estando vencida es ratificada por este

proponente, y además sus condiciones son favorables para la EGAT, o con el que

siguiere en lista hasta adjudicarse el certamen, de ser esto posible.

Artículo 17. Convocatoria limitada: Se acudirá a esta modalidad cuando se trate de

contrataciones que se encuentren entre tres mil cuatrocientos noventa y nueve salarios mínimos

mensuales legales vigentes (3499 SMMLV) y trescientos salarios mínimos mensuales legales

vigentes (300 SMMLV) incluido IVA, salvo que se encuentre expresamente contenido en otra de

las modalidades previstas en el presente Manual.

Artículo 18. Procedimiento de Convocatoria Limitada

(i) En cumplimiento del negocio jurídico celebrado entre la entidad requirente y la EGAT,

la corporación elaborará los estudios previos, para estos efectos aquella le aportará los

insumos técnicos necesarios para tal fin. El proyecto de estudios previos se discutirá y

examinará con la entidad requirente, de modo tal que el producto final será el que

resulte aprobado por ambas partes.

(ii) Definidos los términos, condiciones y requisitos del procedimiento de selección, la

EGAT dispondrá de un equipo de profesionales para la preparación de los documentos

relativos a aquel, así como el examen de las propuestas presentadas.

(iii) Según la información que se disponga, la EGAT enviará las reglas de participación a

un número plural y limitado de potenciales proponentes con comprobada y demostrada

experiencia en la contratación materia del procedimiento de selección, para que en el

25

término establecido en aquellas formulen las consultas, observaciones y

consideraciones que estimen convenientes.

(iv) Sin perjuicio de lo anterior, la EGAT publicará por un término máximo de tres (3) días

hábiles en la plataforma SECOP II y en su página web un aviso de convocatoria y las

Reglas de Participación, así como el listado de los potenciales proponentes de que

trata en subnumeral anterior.

(v) Recibidas las observaciones, consultas y consideraciones, la EGAT ajustará o

complementará las reglas de participación y otorgará un término que será de máximo

cinco (5) días para la presentación y recepción de propuestas.

(vi) Vencido el plazo para la presentación de las ofertas, se preparará el acto de cierre del

procedimiento de selección, en el que se designará el Comité Evaluador de las ofertas.

(vii) En caso de no presentarse ofertas, el Gerente General procederá a suscribir Acta de

Declaratoria de Desierta del Procedimiento de Selección.

(viii) El estudio, análisis y evaluación de las ofertas estará a cargo del Comité Evaluador

designado para el efecto, quien dispondrá del término establecido en el cronograma

del respectivo procedimiento de selección.

(ix) El Comité Evaluador proyectará y publicará en la plataforma del Secop II el documento

en el que se consignen las observaciones y las solicitudes de aclaración o subsanación

a las propuestas presentadas con precisión del término que los proponentes tienen

para atenderlas o comentarlas, así como para examinar el contenido de aquellas, si así

lo consideran. El término para atender los requerimientos de la EGAT no podrá ser

superior a dos (2) días hábiles contados a partir de la publicación del (los)

requerimientos correspondientes.

(x) Aportados los comentarios, observaciones, subsanaciones y aclaraciones

correspondientes junto con los anexos conducentes, el Comité Evaluador publicará en

la plataforma Secop II el Informe de Evaluación de las Propuestas, dentro del término

que se establezca en el cronograma del respectivo procedimiento de selección.

(xi) Sobre este nuevo informe se correrá traslado por el término que se establezca en el

cronograma del respectivo procedimiento de selección para que los interesados

presenten las observaciones que consideren también en la plataforma Secop II. En el

término dispuesto para el efecto, la Corporación contestará las observaciones y

presentará a consideración del ordenador del gasto la recomendación sobre la

adjudicación del proceso o su declaratoria de proceso fallido.

26

(xii) El Ordenador del Gasto adoptará la decisión que corresponda, la cual deberá estar

debidamente motivada, y se procederá con la respectiva publicación en el Secop II.

(xiii) En el plazo previsto en el cronograma, el oferente seleccionado deberá presentar la

documentación requerida para la suscripción del contrato, so pena de hacer exigible la

garantía de seriedad de la oferta y la EGAT podrá contratar con el oferente que haya

ocupado el segundo lugar de elegibilidad, siempre y cuando la oferta esté vigente o

estando vencida proceda con su ratificación por escrito y sus condiciones sean

igualmente favorables para Entidad, o con el que siguiere en lista hasta adjudicarse el

certamen, de ser ello posible.

(xiv) Suscrita la minuta contentiva del contrato por el proponente seleccionado, el ordenador

del gasto deberá aprobar la misma en la plataforma del Secop II.

(xv) El Contratista tendrá un máximo de tres (3) días hábiles siguientes a la firma del

contrato para presentar las garantías exigidas en las Reglas de Participación para su

respectiva aprobación. De lo contrario se tendrá como un incumplimiento del contrato

y la EGAT adelantará los procedimientos, trámites y procesos necesarios para hacer

exigible la garantía correspondiente junto con las demás penas a las que por este

hecho haya lugar.

En este evento podrá contratar con el oferente que haya ocupado el segundo lugar de

elegibilidad, si la oferta se encuentra vigente o estando vencida es ratificada por este

proponente, y además sus condiciones son favorables para la EGAT, o con el que

siguiere en lista hasta adjudicarse el certamen, de ser esto posible.

Artículo 19.- Convocatoria meritoria. Se adelantará esta modalidad para la contratación de

servicios de consultoría o interventoría.

Artículo 20. Procedimiento de Convocatoria meritoria

La convocatoria meritoria se llevará a cabo siguiendo el procedimiento de la convocatoria abierta,

salvo los aspectos que se indican a continuación:

(i) En cumplimiento del negocio jurídico celebrado entre la entidad requirente y la EGAT,

la corporación elaborará los estudios previos, para estos efectos aquella le aportará los

insumos técnicos necesarios para tal fin. El proyecto de estudios previos se discutirá y

examinará con la entidad requirente, de modo tal que el producto final será el que

resulte aprobado por ambas partes.

(ii) Definidos los términos, condiciones y requisitos del procedimiento de selección, la

EGAT dispondrá de un equipo de profesionales para la preparación de los documentos

27

relativos al procedimiento de selección, así como el examen de las propuestas

presentadas.

(iii) La EGAT publicará tanto en su página web como en el Sistema Electrónico de

Contratación Pública Secop II, el Proyecto de Reglas de Participación junto con los

anexos correspondientes de acuerdo con la información relacionada en el artículo 14

de este Manual de Contratación, durante cinco (5) días hábiles. La publicación del

proyecto de Reglas de Participación no compromete, obliga o demanda de la EGAT la

apertura del procedimiento de selección.

(iv) En ningún caso será un criterio de desempate el menor valor de las ofertas calificadas

en el primer lugar de elegibilidad, estos se establecerán en las reglas de participación

en consideración de los criterios de tipo técnico y/o de idoneidad según corresponda.

(v) Vencido el término de publicación del Proyecto de Reglas de Participación, se revisarán

las observaciones y pertinencia de iniciar el procedimiento de selección, caso en el cual

la EGAT publicará el acto de apertura de la Convocatoria y de las condiciones, términos

y reglas de participación.

(vi) Los interesados en participar podrán presentar por escrito sus observaciones o

solicitudes de aclaración, dentro del plazo previsto para ello en las condiciones,

términos y reglas de participación. La EGAT dará respuesta a las mismas y de ser

procedente incluirá modificaciones en las condiciones, términos y reglas de

participación.

(vii) Según el objeto del procedimiento de selección y las condiciones previstas para la

ejecución del negocio jurídico que se derive de una eventual adjudicación, se

establecerá el término para la recepción de ofertas, que en ningún caso podrá ser

inferior a cinco (5) días hábiles contados a partir de la publicación del acto de apertura

y de las condiciones, términos y reglas de participación.

(viii) Las ofertas deberán presentarse dentro del término establecido en las reglas de

participación, de la siguiente manera: a) De un lado los documentos o la información

que acredite el cumplimiento de los Requisitos habilitantes y técnicos exigidos por la

corporación, en medio magnético, los cuales serán cargados en la Plataforma Secop

II; (b) la oferta económica deberá radicarse en físico, en sobre cerrado, en la dirección

establecida para el efecto. Vencido el término para la presentación de las ofertas se

suscribirá el Acta de cierre del procedimiento.

(ix) En caso de no presentarse ofertas, el Ordenador del Gasto procederá a suscribir Acta

de Declaratoria de Desierta del procedimiento de selección.

28

(x) El estudio, análisis y evaluación de las ofertas estará a cargo del Comité Evaluador

designado para el efecto y dentro del término establecido en las reglas de participación

se publicará el informe evaluativo de las ofertas en lo que al cumplimiento de los

requisitos habilitantes y la evaluación técnica se refiere.

(xi) De este informe se dará traslado por el término establecido en las reglas de

participación, que no podrá ser inferior a dos (2) días hábiles siguientes a su

publicación, para que los interesados presenten observaciones por el mismo medio.

(xii) Presentadas las observaciones al informe de cumplimiento de requisitos habilitantes y

la evaluación técnica de las propuestas presentadas, el Comité Evaluador las revisará

y procederá a elaborar el Informe evaluativo en el cual se les dará respuesta a las

observaciones presentadas y de ser necesario lo actualizará, dicho informe también

contendrá el orden de elegibilidad y será puesto a consideración del ordenador del

gasto. Si la recomendación es acogida por el ordenador del gasto, esta será

debidamente publicada.

(xiii) Conforme lo establecido en las reglas de participación, se procederá a celebrar una

audiencia con el fin de darle apertura al sobre económico del Oferente que ocupó el

primer lugar en el orden de elegibilidad. De resultar que la oferta económica supera el

valor del Presupuesto Oficial Estimado o ésta no guarda concordancia con la propuesta

técnica, será rechazada, evento en el cual se efectuará la apertura del sobre económico

del oferente que haya ocupado el segundo lugar y así agotar el orden de elegibilidad.

Si ninguna de las propuestas elegibles cumple con los supuestos mencionados

anteriormente, el procedimiento se declarará fallido.

(xiv) De determinarse, conforme lo señalado en la viñeta anterior, que alguno de los

oferentes cumple con las condiciones exigidas, se procederá a adjudicarle el contrato,

acto de adjudicación que será publicado en la plataforma de Secop II.

(xv) El oferente seleccionado tendrá un plazo máximo de dos (2) días hábiles siguientes a

la publicación del Acta de Selección para presentar la documentación requerida

tendiente a la suscripción del contrato, so pena de hacer exigible la garantía de

seriedad de la oferta y la EGAT citará a una audiencia con el fin de darle apertura al

sobre económico del proponente que quedó en el segundo orden de elegibilidad y en

caso de ser procedente, procederá a adjudicarle el contrato, si no, agotará este

procedimiento hasta agotar el orden de elegibilidad.

(xvi) Suscrita la minuta por el proponente seleccionado, el ordenador del gasto deberá

aprobar la misma en la plataforma del Secop II.

29

(xvii) El Contratista dispondrá de un máximo de tres (3) días hábiles siguientes a la firma del

contrato para presentar las garantías exigidas en las Reglas de Participación para su

respectiva aprobación. De lo contrario, se entenderá que no tiene interés en su

ejecución y la EGAT podrá hacer exigible la garantía correspondiente junto con las

demás penas a las que por este hecho haya lugar y previa la apertura del sobre

económico podrá contratar con el oferente que haya ocupado el segundo lugar si las

condiciones de la oferta son igualmente favorables o con el que siguiere en lista hasta

adjudicarse el procedimiento, de ser ello posible.

Artículo 21.- Contratación directa.

Procederá esta modalidad en los siguientes eventos:

(i) Contratos y convenios interadministrativos.

(ii) Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, para cuyo efecto

se tendrá en cuenta la definición contenida en el artículo 2 del decreto Ley 591 de 1991

y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

(iii) Cuando no exista pluralidad de oferentes, es decir, cuando conforme a la Ley el

Contratista sea titular de los derechos de autor o propiedad industrial y/o sea un

distribuidor único o exclusivo de un bien o servicio. La circunstancia que corresponda

deberá constar en el estudio previo que soporta la contratación y el presupuesto oficial

se establecerá tomando como referencia los últimos tres (3) contratos que haya

celebrado el contratista, que tengan un objeto similar al que se requiere contratar. En

el evento de ser imposible cumplir con lo anterior, aquel se estimará tomando como

base el valor de un bien o servicio de características técnicas afines o que mas se

identifiquen con las del bien o servicio a contratar.

(iv) Cuando el objeto a contratar sean trabajos o servicios que solo puedan encomendarse

a determinada persona por la especialidad de sus conocimientos o habilidades, lo cual

deberá estar debidamente sustentado en los estudios previos.

(v) Los Convenios o Contratos que se celebren con organismos de cooperación, asistencia

o ayudas internacionales, con personas extranjeras de derecho público u organismos

de derecho internacional, los organismos multilaterales de crédito y entes

gubernamentales extranjeros.

(vi) Cuando se trate de contratos de fiducia o encargo fiduciario para la administración de

los recursos correspondientes a los contratos de los que trata este manual.

30

(vii) Cuando la contratación, cualquiera sea su objeto, tenga una cuantía inferior a

trescientos (300) salarios mínimos mensuales legales vigentes, incluido IVA.

(viii) Cuando se declara desierta una Convocatoria Abierta, una Convocatoria Limitada o

una Convocatoria Meritoria. En este caso no se podrá modificar el objeto a contratar y

en caso tal de que se modifiquen las condiciones de experiencia y los requisitos

técnicos y financieros exigidos en el procedimiento declarado desierto o fallido, en los

estudios previos de la contratación directa se deberán justificar en debida formar las

razones que justifican tales decisiones.

Artículo 22. Procedimiento que deberá surtirse para la celebración de contratos derivados

de la modalidad de contratación directa.

(i) En cumplimiento del negocio jurídico celebrado entre la entidad requirente y la EGAT,

la corporación elaborará los estudios previos indicando expresamente las razones por

las cuales proceda la contratación directa por esta causal, para estos efectos aquella

le aportará los insumos técnicos necesarios para tales fines. El proyecto de estudios

previos se discutirá y examinará con la entidad requirente, de modo tal que el producto

final -los estudios previos definitivos-, será el que resulte aprobado por ambas partes.

En dichos estudios se analizará la necesidad de exigir o no garantías a la entidad

pública contratista.

(ii) De cumplirse con los requisitos de contratación establecidos en la Ley, en el presente

reglamento y en otros dispuestos por la EGAT para el efecto, se proyectará la minuta

de contrato.

(iii) Suscrita la minuta por el contratista, el ordenador del gasto deberá aprobar la misma

en la plataforma del Secop II.

(iv) En el evento el cual conforme los estudios previos y el contrato, se exija la presentación

de garantías, este dispondrá de un máximo de tres (3) días hábiles siguientes a la firma

del contrato para presentarlas a la EGAT. La no presentación de las garantías se tendrá

como un incumplimiento del contrato y la EGAT adelantará los procedimientos, trámites

y procesos necesarios para hacer exigible las penas a las que por este hecho haya

lugar.

Artículo 23.- Subasta Inversa

31

Esta modalidad de selección procederá cuando se requiera la adquisición de bienes con

características técnicas uniformes y de común utilización.

Artículo 24.- Procedimiento de subasta inversa

(i) En cumplimiento del negocio jurídico celebrado entre la entidad requirente y la EGAT,

la corporación elaborará los estudios previos, para estos efectos aquella le aportará los

insumos técnicos necesarios para tal fin. El proyecto de estudios previos se discutirá y

examinará con la entidad requirente, de modo tal que el producto final será el que

resulte aprobado por ambas partes.

(ii) Definidos los términos, condiciones y requisitos del procedimiento de selección, la

EGAT dispondrá de un equipo de profesionales para la preparación de los documentos

relativos al procedimiento de selección, así como el examen de las propuestas

presentadas.

(iii) La EGAT publicará tanto en su página web como en el Sistema Electrónico de

Contratación Pública Secop II, el Proyecto de Reglas de Participación junto con los

anexos correspondientes de acuerdo con la información relacionada en el artículo 14

del Manual de Contratación de la EGAT durante tres (3) días hábiles. La publicación

del proyecto de Reglas de Participación no compromete, obliga o demanda de la EGAT

la apertura del procedimiento de selección.

(iv) Vencido el término de publicación del Proyecto de Reglas de Participación, se revisarán

las observaciones y pertinencia de iniciar el procedimiento de selección, caso en el cual

la EGAT publicará el acto de apertura y de las condiciones, términos y reglas de

participación.

(v) Los interesados en participar podrán presentar por escrito sus observaciones o

solicitudes de aclaración, dentro del plazo previsto para ello en las condiciones,

términos y reglas de participación. La EGAT dará respuesta a las mismas y de ser

procedente incluirá modificaciones en las condiciones, términos y reglas de

participación.

(vi) Según el objeto del procedimiento de selección y las condiciones previstas para la

ejecución del negocio jurídico que se derive de una eventual adjudicación, se

establecerá el término para la recepción de ofertas, que en ningún caso será inferior a

tres (3) días hábiles contados a partir de la publicación del acto de apertura y de las

condiciones, términos y reglas de participación.

(vii) Vencido el plazo para la presentación de las ofertas, se preparará el acto de cierre del

procedimiento de selección, en el que se designará el Comité Evaluador de las ofertas.

32

(viii) En caso de no presentarse ofertas, el Gerente General procederá a suscribir Acta de

Declaratoria de Desierta del Procedimiento de Selección.

(ix) El estudio, análisis y evaluación de las ofertas estará a cargo del Comité Evaluador

designado para el efecto, quien dispondrá del término establecido en el cronograma

del respectivo procedimiento de selección.

(x) El Comité Evaluador proyectará y publicará en la plataforma del Secop II el documento

en el que se consignen las observaciones y las solicitudes de aclaración o subsanación

a las propuestas presentadas con precisión del término que los proponentes disponen

para atenderlas o comentarlas, así como para examinar el contenido de aquellas, si así

lo consideran. El término para atender los requerimientos de la EGAT no podrá ser

inferior a dos (2) días hábiles contados a partir de la publicación del (los) términos

correspondientes.

(xi) Sobre este nuevo informe se correrá traslado por el término que se establezca en el

cronograma del respectivo procedimiento de selección para que los interesados

presenten las observaciones que consideren también en la plataforma Secop II. En el

término dispuesto para el efecto, la Corporación contestará las observaciones y

presentará a consideración del ordenador del gasto la recomendación sobre la

adjudicación del proceso o su declaratoria de proceso fallido.

A su turno y de ser el caso se indicará la fecha y hora de la celebración de la audiencia

de conformación dinámica de la oferta, en la cual solo podrá participar aquellos

oferentes que hayan dado cumplimiento a los requisitos jurídicos, técnicos y financieros

previstos.

La Audiencia de conformación Dinámica de la Oferta se llevará a cabo siempre que

haya, como mínimo, dos (2) oferentes habilitados. Las condiciones de aquella serán

definidas en las Reglas de Participación del respetivo Procedimiento de Selección.

(xii) En caso de que un solo oferente cumpla con los requisitos mínimos establecidos en las

Reglas de Participación, la EGAT podrá aceptar la oferta si el proponente presenta una

mejora sobre su precio total, que sea válido conforme a lo establecido en las Reglas de

Participación, caso en el cual la mejora de la oferta deberá presentársela por escrito a

la entidad antes de la aceptación de su oferta.

En este caso, no hay lugar a la subasta inversa, por lo que se procederá, conforme lo

señalado en el subnumeral anterior, con la correspondiente aceptación de la oferta, y

consecuente decisión de contratar por el ordenador de gasto.

33

De cualquier manera, el valor de la oferta aceptada deberá ser inferior al presupuesto

oficial definido en el procedimiento.

(xiii) En el evento en que se cuente con más de 2 oferentes calificados para participar en la

audiencia, la subasta iniciará con la oferta de precio más bajo presentada por los

oferentes y, en consecuencia, solamente serán válidos los lances en los cuales el

precio total de la oferta sea mejorado en por lo menos el Margen Mínimo establecido

en las Reglas de Participación.

En el curso de la audiencia, a la conclusión de cada Lance, la EGAT informará el valor

del Lance más bajo.

(xiv) En caso de empate, la EGAT seleccionará al oferente que presentó el menor precio

inicial. De persistir, se definirá la aceptación de la oferta conforme lo establecido en las

Reglas de Participación.

(xv) La Audiencia terminará cuando ocurra alguno de los siguientes eventos: (a) Se agote

el tiempo establecido para la ronda sin que se haya presentado ningún lance; (b) no se

presente ningún lance válido en la ronda. (c) Sólo uno de los oferentes realice un lance

válido en la ronda. En cualquiera de estos casos, la EGAT aceptará la oferta que

corresponda al único Lance válido de la ronda, o al que corresponda al precio total más

bajo, conforme a la ronda anterior, con indicación del nombre de los oferentes y el

precio del último Lance presentado por cada uno de ellos.

(xvi) Para finalizar la audiencia, el Comité Evaluador comunicará al representante legal o al

apoderado del oferente la aceptación de la oferta.

(xvii) El Comité Evaluador publicará, dentro del día hábil siguiente, el Informe de Evaluación

y de ser necesario la actualización del mismo con la recomendación respectiva.

(xviii) Ante la recomendación del Comité Evaluador, el Ordenador del Gasto suscribirá el Acta

de Selección o de Declaratoria de Proceso Fallido o de Cancelación del proceso de

selección según corresponda y se procederá con la respectiva publicación en el Secop

II.

(xix) La EGAT procederá con la elaboración de la minuta de Contrato y requerirá al

proponente seleccionado que aporte la documentación correspondiente para su

suscripción.

(xx) Suscrita la minuta por el proponente seleccionado, el ordenador del gasto deberá

aprobar la misma en la plataforma del Secop II.

34

(xxi) El Contratista tendrá un máximo de tres (3) días hábiles siguientes a la firma del

contrato para presentar las garantías exigidas en las Reglas de Participación para su

respectiva aprobación. De lo contrario, se tendrá como un incumplimiento del contrato

y la EGAT adelantará los procedimientos, trámites y procesos necesarios para hacer

exigible la garantía correspondiente junto con las demás penas a las que por este

hecho haya lugar.

(xxii) En este evento la EGAT podrá contratar con el oferente que haya efectuado el siguiente

lance más bajo, si la oferta se encuentra vigente o estando vencida es ratificada por

dicho proponente y además sus condiciones son favorables para la EGAT.

CAPÍTULO IV

INSTRUMENTOS DE AGREGACIÓN DE LA DEMANDA

Artículo 25. La EGAT podrá suscribir acuerdos marco para la adquisición o suministro de los

bienes y servicios requeridos por las entidades requirentes, siendo estos acuerdos marco un

instrumento de agregación de la demanda que contienen la identificación del bien o servicio, el

precio máximo de adquisición, las garantías y el plazo mínimos de entrega.

La celebración de acuerdos marco le permitirá a la EGAT realizar órdenes de pedido sin que se

requiera para cada caso el trámite de un proceso de selección.

La disponibilidad y el registro presupuestal por parte de la EGAT solo se requerirá para cada orden

de pedido.

Sin perjuicio de lo anterior, la entidad requirente deberá entregarle dichos recursos a la EGAT

como un requisito previo a la orden de pedido que esta tramite.

Tratándose de la celebración de acuerdos marco, la entidad requirente identificará la necesidad

de adquirir los bienes y servicios, suministrándole a la EGAT la información detallada de sus

características técnicas, incluyendo, si hay lugar a ello, la información de planos, licencias o

normas técnicas que apliquen para la contratación.

La EGAT elaborará los estudios previos y las reglas de participación y seguirá el procedimiento

establecido para la Convocatoria Abierta, pudiendo prescindir de aquellos aspectos que le resten

celeridad y eficacia al instrumento de agregación de demanda pretendido.

CAPÍTULO IV

DISPOSICIONES COMUNES

35

Artículo 26. Condiciones generales de las Reglas de participación: En Las Reglas de

Participación se fijarán los requisitos jurídicos, técnicos, financieros y económicos que los

oferentes deberán cumplir para que su oferta pueda ser habilitada, calificada y escogida, es decir

los parámetros que disciplinan la participación, determinan las condiciones de favorabilidad de los

ofrecimientos y el contenido obligacional del Contrato. Tales requisitos y condiciones deberán ser

objetivos y las reglas claras, completas, objetivas, adecuadas y proporcionales a la naturaleza del

Contrato por suscribir y su valor.

Las Reglas de Participación deben contener por lo menos la siguiente información:

(i) La descripción detallada y completa de la necesidad del bien o servicio objeto del

Contrato.

(ii) La modalidad del proceso de selección y su justificación.

(iii) Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos

cuando a ello haya lugar.

(iv) Las condiciones de costo y calidad que la EGAT debe tener en cuenta para la selección

objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del Contratista.

(v) Las características técnicas mínimas.

(vi) Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la aceptación

de la oferta.

(vii) Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

(viii) El valor del Contrato, el plazo y la forma de pago.

(ix) Los riesgos asociados al Contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo

entre las partes Contratante y Contratista.

(x) Las garantías exigidas y sus condiciones.

(xi) Las reglas, condiciones y minuta del Contrato.

(xii) Las normas de la supervisión y de la interventoría del Contrato.

Artículo 27.- Modificación de las Reglas de Participación. La EGAT puede modificar las Reglas

de Participación por medio de Adendas expedidas previamente al vencimiento del plazo para

36

presentar ofertas, para lo cual presentará los motivos y causas correspondientes, cuyos términos

deberá publicar en la plataforma Secop II. Estas se podrán expedir hasta un (1) día hábil antes del

cierre, evento en el cual podrá prorrogarse la fecha del cierre.

Adicionalmente se podrán expedir adendas posteriores al cierre solamente para modificar el

cronograma del proceso.

La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales.

Artículo 28.- Reglas de subsanación de requisitos y documentos.

Con sujeción a los principios de igualdad, prevalencia del interés general y primacía del derecho

sustancial, en los procedimientos de selección de contratistas que adelante la EGAT prevalecerá

lo sustancial sobre lo formal, de modo que la falta de documentos habilitantes no será título

suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos y podrán ser subsanados dentro del plazo

otorgado por la entidad para ello.

En la etapa de verificación de los requisitos habilitantes, la EGAT podrá solicitar a los oferentes

las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables, así como verificar la veracidad de la

información contenida en la propuesta.

Cuando se trate de los requisitos habilitantes, el Comité Evaluador podrá solicitar, si resulta

necesario, las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables. La documentación

solicitada o aquella que bajo los mismos términos aporte el oferente debe corresponder a los

contratos y/o proyectos y/o experiencias relacionados en la oferta, razón por la cual, no podrá

solicitarse, ni aceptarse el aporte de documentos de proyectos y/o experiencias diferentes a los

allí aportados.

Por el contrario, aquellos requisitos o documentos que constituyan factor de escogencia no podrán

ser corregidos, adicionados, modificados ni mejorados.

En ningún caso el proponente podrá, so pretexto de rendir las aclaraciones y explicaciones

solicitadas o atender los requerimientos de subsanación, mejorar su oferta.

Artículo 29.- Acto de cierre. Una vez llegado el plazo señalado para presentar ofertas, la EGAT

en acto público, que puede ser virtual, en la fecha y hora establecida en el cronograma del

procedimiento verificará el número total de ofertas recibidas en la oportunidad de finalización del

término para su presentación y se dejará constancia de ello en la plataforma Secop II. En el acto

de cierre se verificará el número de la garantía de seriedad de la oferta y el nombre o razón social

del oferente.

37

Artículo 30.- Suspensión y cancelación del procedimiento de selección. Las convocatorias o

en general cualquier tipo de invitación que realice para recibir propuestas o cotizar, en ningún caso

constituyen propuesta con oferta de Contrato o legítima expectativa del proponente o cotizante

para que su propuesta sea considerada, razón por la cual la EGAT tendrá siempre la facultad de

seleccionar o no alguna(s) de la(s) oferta(s) e incluso podrá suspender o cancelar en cualquier

tiempo el respectivo procedimiento de selección, por lo que la participación de un oferente no le

otorgará derecho alguno al agotamiento del procedimiento iniciado o a la aceptación de la oferta.

Corolario de lo anterior, la EGAT podrá suspender el procedimiento de selección en cualquiera de

sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, económicas, de fuerza mayor, orden de

autoridad, razones de utilidad o conveniencia que puedan justificar esta decisión. La decisión será

motivada e informada a los interesados u oferentes por medio del(os) medio(s) electrónico(s) de

publicidad.

Así mismo, si existen razones que lo justifiquen, el procedimiento de selección podrá ser

cancelado. Esta decisión requiere de la respectiva justificación y será informada mediante

publicación en la plataforma de Secop II.

Por razón de la suspensión o terminación del proceso de selección o trámite de contratación, no

se generará responsabilidad civil en cabeza de la EGAT.

Sin perjuicio de lo anterior, una estipulación en este sentido será incluida en las reglas de

participación de los procesos que adelante la EGAT y además se le indicará al proponente que en

el documento de presentación de la oferta o cotización deberá renunciar a cualquier reclamación

en contra de la entidad por razón de la suspensión o terminación del proceso.

Artículo 31.- Comité Evaluador. El Comité evaluador se encuentra conformado por un grupo

interdisciplinario de, al menos, tres (3) personas encargadas individualmente de los siguientes

aspectos: a) Jurídico, b) Financiero, c) Técnico. Éste será designado por el Gerente General de la

Corporación, una vez recibidas las ofertas.

Artículo 32.- Funciones del Comité Evaluador en los procedimientos de selección.-. Son

funciones del Comité evaluador:

(i) Proteger los intereses de la EGAT.

(ii) Evaluar las propuestas presentadas en el proceso de selección conforme lo

establecido en las reglas de participación, documentos precontractuales y adendas

que los modifiquen.

38

(iii) Participar en las audiencias que se lleven a cabo en desarrollo del proceso con

posterioridad a la presentación de las propuestas.

(iv) Realizar los respectivos informes de evaluación con soportes.

(v) Estudiar y dar respuesta a las observaciones formuladas por los oferentes.

(vi) Hacer los requerimientos necesarios que se generen durante el proceso de

evaluación.

(vii) Recomendar la adjudicación o declaratoria de desierta del proceso al Ordenador del

Gasto.

(viii) Presentar al Comité de Contratación los resultados de las evaluaciones realizadas,

cuando a ello haya lugar.

Artículo 33.- Deberes de los Evaluadores. - Son deberes del Comité evaluador:

(i) En ejercicio de la calidad de miembros del Comité Evaluador, el designado o el

contratado para el efecto, asume total responsabilidad de su labor y no está

subordinado al cumplimiento de instrucción o mandato de su superior jerárquico o de

quienes en el desempeño de sus funciones ejerzan control y vigilancia; por lo tanto su

informe debe surtirse conforme a la competencia que le haya sido asignada y no podrá

revelar parcial o totalmente los resultados de su ejercicio de manera previa a la

publicación de los resultados preliminares, a menos que haya sido solicitado

expresamente en el marco del Comité de Contratación.

(ii) El Comité Evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, con apeo

exclusivamente a lo descrito en las Reglas Participación y en los documentos

constitutivos del procedimiento de selección.

Los miembros del Comité Evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e

incompatibilidades y conflicto de interés previstos en la Constitución y la ley.

Además, serán responsables por sus acciones u omisiones y serán sujeto de aplicación del

Código Único Disciplinario en ejercicio de sus funciones como evaluador en cada

procedimiento.

Artículo 34.- Participantes. Podrán celebrar Contratos con la EGAT, en forma individual o

conjunta, las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o extranjeras, con o

39

sin ánimo de lucro que, de conformidad con la Ley, las disposiciones que las regulen, sus actos

de creación y las Reglas de Participación, les asista capacidad jurídica.

En los casos de propuestas u ofertas conjuntas, independientemente de la forma, naturaleza o

tipo de asociación del proponente, sus miembros serán obligados solidarios frente a la EGAT,

respecto de todas las prestaciones, compromisos, sanciones y penas previstos en los acuerdos

de voluntades conforme lo determine la Ley aplicable.

También podrán celebrar Contratos con la EGAT, en calidad de contratistas, las entidades públicas

o patrimonios autónomos, que conforme a la Ley tengan capacidad para contratar al igual que los

organismos internacionales y la banca multilateral.

En la actividad contractual de la EGAT se tendrá en cuenta el régimen de inhabilidades e

incompatibilidades previsto constitucional y legalmente y los conflictos de interés previstos en la

Ley o los que se fijen en las Reglas de Participación, así como lo previsto también en el

ordenamiento jurídico en torno a conocimiento de clientes e identificación de terceros, control y

prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo

En la etapa de evaluación de ofertas, se debe verificar que el (los) oferente(s) (persona natural o

jurídica, su representante legal y socios) no estén incluidos en las listas vinculantes y restrictivas

que consulta la Entidad. En caso de aparecer registrado en una lista vinculante o en una restrictiva

que conlleve una inhabilidad para contratar, se debe considerar esta situación como causal de

rechazo de la oferta y la EGAT se abstendrá de formalizar una relación contractual con este(os).

Así mismo, de ser procedente se deberá reportar a las autoridades competentes cualquier

inconsistencia o inexactitud en los documentos aportados por proponentes o interesados.

CAPÍTULO V

CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS

Artículo 35.- Consideración preliminar. Si bien los contratos celebrados por la EGAT son de

naturaleza estatal, sujetos a un régimen especial, regulado por el derecho privado, deben

cumplirse requisitos o formalidades previas como contar con la Disponibilidad Presupuestal,

documento de estudios previos y prever el agotamiento del procedimiento de selección según la

modalidad que corresponda.

Artículo 36. Contenido del contrato. Las estipulaciones de los Contratos serán las que, de

acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en la Ley, correspondan a su esencia

y naturaleza. Podrán incluirse las modalidades, condiciones y en general, las cláusulas o

estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, conforme a la autonomía de

40

la voluntad, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la Ley, el orden público y las buenas

costumbres.

Artículo 37.- Anticipos. La EGAT podrá pactar la entrega de Anticipos en los Contratos de Obra,

que no podrá ser superior al diez por ciento (10%) del valor inicial del Contrato. Para su giro será

obligatoria la constitución y aprobación de una garantía que ampare su devolución, su buen

manejo y correcta inversión del mismos hasta por el ciento por ciento (100%).

Los dineros provenientes del Anticipo deben ser empleados o aplicados de acuerdo con el plan de

inversión y su entrega final al contratista deberá ser previamente aprobada por el interventor o

supervisor del Contrato, según el caso. Dichos dineros tienen la naturaleza de recursos públicos,

no pueden destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución del Contrato, por lo cual,

su manejo inadecuado, el cambio de su destinación o su apropiación, dará lugar a las

responsabilidades correspondientes.

La amortización del Anticipo y demás condiciones especiales para su otorgamiento se

establecerán en las reglas de participación.

Para el manejo del anticipo, el contratista deberá constituir una fiducia mercantil irrevocable, con

el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente al contrato correspondiente.

Los costos de la comisión fiduciaria serán cubiertos directamente por el contratista.

En los contratos que se suscriban por contratación directa no se requerirá la constitución de fiducia,

pero el contratista deberá constituir una póliza de buen manejo y correcta inversión del anticipo,

conforme lo exija la entidad.

El desembolso del anticipo no será un requisito para iniciar la ejecución del contrato.

Artículo 38.- Modificaciones, adiciones y prórrogas contractuales. Cuando exista la

necesidad de celebrar una Adición al Contrato, no podrá excederse del ciento por ciento (100%)

del valor del Contrato inicial expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes, salvo en

los de interventoría.

Los Contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el

Contrato objeto de vigilancia o hasta por un mes más siempre que se encuentre debidamente

justificado.

La solicitud de modificación, adición, prórroga o suspensión deberá presentarse por la empresa,

entidad o dependencia correspondiente a la Gerencia General, con mínimo tres (3) días de

antelación a su pretendida celebración acompañada de las justificaciones, soportes y evaluaciones

respectivas.

41

Artículo 39.- Garantías y seguro de responsabilidad civil extracontractual. Inmediatamente

suscrito el contrato y como requisito para iniciar su ejecución, el Contratista debe constituir y

someter a la aprobación de la EGAT las garantías y el seguro de responsabilidad civil

extracontractual aplicables, exigidos en las Reglas de Participación del respectivo Procedimiento

de Selección, a tono con la minuta del negocio jurídico.

La naturaleza, cuantía, vigencia, términos y condiciones de dichas garantías y seguro deben fijarse

en tales Términos o Reglas, también de acuerdo con las minutas aprobadas.

Han de consistir en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para

funcionar en Colombia; en garantías bancarias a primer requerimiento; en cartas de crédito “stand

by”, irrevocables y a la vista; en Patrimonio Autónomo en Garantía, constituido en una entidad

fiduciaria igualmente autorizada para operar en el país, y, en general, en los demás mecanismos

de cobertura del riesgo autorizados por la EGAT con arreglo al ordenamiento superior sobre la

materia. Tratándose de pólizas de seguro, no expirarán por falta de pago de la prima o por

revocatoria unilateral, circunstancia que debe constar expresamente en su texto.

El Contratista está obligado a restablecer el valor de las garantías y del seguro, cuando quiera que

este se haya visto reducido por razón de reclamaciones o por la ocurrencia de siniestros.

En caso de incumplimiento del deber de constituir, extender, renovar o restablecer las garantías y

seguro que amparen la satisfacción oportuna, eficaz y eficiente de las prestaciones, compromisos

y obligaciones derivados de la celebración, ejecución, terminación y liquidación del contrato, y los

riesgos inherentes, la EGAT podrá conminarlo para la entrega correspondiente.

Para efectos de aprobar o improbar garantías y seguro, la EGAT debe constatar su autenticidad y

verificar otorgante o tomador, asegurado o afianzado, beneficiarios, objeto, monto, vigencia,

riesgos amparados, estipulaciones exigidas, posibles exenciones de responsabilidad no

autorizadas por el ordenamiento superior, y, en general, su correspondencia con este último. De

no satisfacer integralmente cualquier requisito, debe solicitar inmediatamente las enmiendas,

correcciones o reemplazos pertinentes, con la determinación del plazo perentorio para adoptarlos,

de manera que no se presenten lapsos sin cobertura.

CAPÍTULO VI

ETAPA POSTCONTRACTUAL

Artículo 40. Consideración preliminar: Una vez finalizado el plazo de ejecución del Convenio o

Contrato inicia la etapa postcontractual, la cual culmina con la suscripción del Acta de Liquidación,

Constancia de Archivo o Acta de Cierre, según sea el caso. En esta etapa se verifica el

42

cumplimiento de las obligaciones contractuales y la actualización de las garantías constituidas

para amparar su ejecución a cargo del área ejecutora del proyecto, misma que deberá preparar la

documentación para presentar al área encargada de la elaboración y liquidación del contrato.

La liquidación es el acto jurídico por medio del cual, concluido el contrato, las partes definen los

derechos y obligaciones que aún subsisten a su favor o a su cargo y a partir de allí realizan un

cruce o balance final de cuentas para de esta forma extinguir de manera definitiva todas las

relaciones jurídicas que surgieron con aquel.

El objetivo de la liquidación es que las partes se declaren en paz y salvo mutuamente, de manera

total o parcial, con el establecimiento de las obligaciones post-contractuales y las circunstancias

de tiempo, modo y lugar para su cumplimiento. Por esta razón, este acto sólo procede con

posterioridad a la terminación del contrato.

Artículo 41.- Contratos que requieren liquidación. Serán objeto de liquidación los siguientes

contratos:

(i) Los contratos y/o convenios interadministrativos que celebre la EGAT.

(ii) Los contratos de tracto sucesivo: aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonga

en el tiempo.

(iii) Los contratos terminados anormalmente, por mutuo acuerdo o de manera unilateral.

(iv) Los contratos que en principio no requieren liquidación, pero hayan sido objeto de

afectación de garantías.

(v) Los contratos que a su terminación reporten obligaciones pendientes de ejecución.

(vi) Los Contratos en los que las partes pacten expresamente la liquidación.

Artículo 42.- Excepciones. Los contratos no susceptibles de liquidación son:

(i) Contratos cuya cuantía sea inferior a 100 SMLMV.

(ii) Contratos de ejecución instantánea.

Artículo 43. Término de liquidación de contratos y convenios suscritos. La liquidación de los

contratos y/o convenios celebrados por la EGAT en desarrollo de su objeto y misión, se hará de

mutuo acuerdo dentro del término que fijen las partes. Si no se establece plazo alguno deberá

realizarse dentro de los diez (10) meses siguientes al vencimiento del plazo contractual.

43

En los contratos o convenios interadministrativos, si las partes no pactan plazo de liquidación, se

aplicará el establecido en la Ley. Vencido este plazo se podrá realizar en cualquier tiempo, en

consideración a la caducidad o la prescripción de acuerdo con la naturaleza jurídica del

contratante.

En consideración a la complejidad del objeto contractual, su naturaleza y su cuantía, las partes de

común acuerdo y durante la vigencia de los Convenios y/o Contratos podrán modificar la Cláusula

de Liquidación y prorrogar el plazo inicialmente establecido para la misma.

Artículo 44. Reglas de la liquidación: La EGAT y el contratista suscribirán el acta de liquidación,

que consiste en un documento suscrito por las partes en el que se realiza un corte de cuentas,

entre la entidad contratante y el contratista, con el propósito de finiquitar la relación jurídica

obligacional, en donde a su turno se consignan los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que

llegaren las partes para poner fin a eventuales divergencias presentadas y poder declararse en

paz y a salvo.

Cuando el acta contenga salvedades por cualquiera de las partes, se deberá remitir una copia a

la EGAT para las acciones a las que haya lugar y se entenderá que las partes se encuentran a

paz y salvo con excepción de lo que en las salvedades se consigne.

En caso de no existir acuerdo o de que el contratista no comparezca a la suscripción del acta de

liquidación, dentro de los diez (10) días hábiles al acaecimiento de cualquiera de estos hechos, el

interventor o el supervisor, según corresponda, con el acompañamiento del área legal de la EGAT,

elaborará y suscribirá un informe final de gestión y financiero del contrato, el cual también será

suscrito por el ordenador del gasto y el supervisor.

En el informe se incluirán los antecedentes contractuales, el balance financiero del contrato, las

razones del desacuerdo, el monto de las reclamaciones del contratista, la identificación de los

incumplimientos del contratista y la cuantía de los mismos, si es el caso la evaluación de la matriz

de riesgos y su incidencia en la terminación del contrato, el estado de las garantías constituidas,

las sanciones contractuales o aquellas que en consideración de quienes suscriben el informe debe

gestionarse su aplicación. Así mismo se dejará constancia sobre la negativa del contratista a la

liquidación.

En el evento de existir obligaciones pendientes o incumplimientos contractuales por parte del

contratista, el informe será remitido a la dependencia de la EGAT correspondiente, para que de

ser procedente adelante los trámites para la exigibilidad de las obligaciones pendientes o para el

pago de las sanciones contractuales.

44

Artículo 45. Acta de cierre y de ser el caso, de liberación de saldos. Se elaborará Acta de

Cierre en los contratos que no requieren liquidación.

El Acta de Cierre deberá contener la misma información contemplada para el informe final de

gestión y financiero del contrato, de que trata el artículo anterior.

El documento será suscrito por el supervisor del Contrato y deberá remitirse al área de gestión

documental de la Corporación, así mismo deberá ser remitido a las áreas de contabilidad y control

presupuestal y demás dependencias según sus funciones o competencias.

Artículo 46.- Acuerdos, conciliaciones, reconocimientos y transacciones consignadas en el

acta de liquidación. Durante la etapa de liquidación las partes podrán llegar a acuerdos,

conciliaciones, reconocimientos y transacciones y hacer uso de cualquier mecanismo alternativo

de resolución de conflictos siempre que sea compatible con la relación contractual que se liquida

con el objeto de dar por terminadas sus diferencias y declararse en paz y a salvo, previa

aprobación del Comité de Contratación y/o Comité de Conciliación de la Corporación.

CAPÍTULO VII

MEDIDAS CONTRACTUALES

Artículo 47. Aviso de la ocurrencia de siniestro. Una vez la interventoría y/o la Supervisión,

haya informado a la EGAT del incumplimiento del objeto y obligaciones contractuales, se

procederá de conformidad con lo dispuesto en el Código de Comercio a presentar aviso de

siniestro del Contrato ante el garante, con el objetivo de lograr la indemnización de los perjuicios

causados. Para tal efecto, el supervisor deberá presentar la solicitud al área jurídica con sujeción

a las disposiciones contractuales, el documento de condiciones generales de la póliza de seguro

que ampara el contrato y lo contemplado en el procedimiento que se disponga para el efecto.

CAPITULO VIII

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 48. Actualización de procedimientos relacionados. El área jurídica de la EGAT deberá

realizar las actualizaciones normativas, doctrinales, jurisprudenciales y documentos asociados con

el presente Manual de Contratación, previa aprobación de la Gerencia General, de conformidad

con el régimen excepcional aplicable a la EGAT, sin perjuicio de los lineamientos o políticas que

le corresponda emitir a la Gerencia General o la propia Junta Directiva.

Los procedimientos de contratación y sus flujogramas se establecerán en documentos anexos y

sus modificaciones no implican la del Manual de Contratación.

45

De igual manera, la Gerencia General deberá actualizar o emitir los reglamentos, procedimientos

o guías que se requieran para que la actividad contractual se desarrolle conforme a los sistemas

de gestión y autocontrol aplicables la EGAT.

Artículo 49. Supervisión e interventoría. Las condiciones bajo las cuales se ejercerán las

funciones de supervisión e interventoría se desarrollarán en un manual independiente y acorde

con las políticas del presente Manual.

Artículo 50.- Comité de contratación. De conformidad con lo establecido en las

reglamentaciones vigentes o en aquellos que la EGAT expida sobre la materia, sesionará un

Comité de Contratación, como órgano consultivo de la Gerencia General y los ordenadores del

gasto.

En la contratación de funcionamiento y en la derivada, el Gerente General actuará en calidad de

Ordenador del Gasto, quien a su vez podrá designar ordenadores del gasto delegatarios en la

cuantía y condiciones que para tales efectos autorice la Junta Directiva.

Artículo 51.- Cumplimiento del Contrato: La EGAT, teniendo en cuenta la naturaleza y

condiciones particulares de cada contrato, en el aparte correspondiente de las reglas de

participación y en la minuta del contrato, podrá incluir descuentos derivados de los hechos que allí

se establezcan, cláusulas de apremio en su favor, acuerdos de niveles de servicio, cláusula penal

pecuniaria en su favor, o cualquier otra clase de estipulación permitida en la legislación aplicable

que sea pertinente para defender sus derechos e intereses como parte contratante.

De ser el caso, en dichos documentos también se establecerá el procedimiento para hacer efectivo

el descuento, la garantía, el acuerdo de niveles de servicio o cualquier otra cláusula estipulada,

que la ley le permita ejecutar sin acudir al juez del contrato.

Artículo 52. Control ciudadano. Sin importar la modalidad de selección, el objeto y el valor del

contrato, en todas las actuaciones contractuales de la EGAT se permitirá, cuando a ello hubiere

lugar, la participación de las Veedurías Ciudadanas y la participación ciudadana, de conformidad

con lo previsto en la Constitución y la Ley.

Artículo 53. Cláusula compromisoria. La EGAT podrá incluir en sus contratos una cláusula

compromisoria atendiendo cualquier consideración de relevancia que lo amerite, tales como el

análisis de riesgos, la complejidad del objeto a contratar, el monto del contrato, etc.

Artículo 54. Solución de conflictos. La EGAT podrá incluir en sus contratos una cláusula en

virtud de la cual las diferencias surgidas con ocasión de la actividad contractual, se dirimirá

mediante la utilización de mecanismos alternos de resolución de conflictos.

46

Artículo 55. Indemnidad. En los contratos que celebre la EGAT deberá incluirse una cláusula de

indemnidad. En ella se pactará la obligación del contratista de atender y asumir con su patrimonio

las reclamaciones y el pago de los perjuicios que cause el contratista o sus subcontratistas o

dependientes a terceros o a sus propios trabajadores, por la ejecución del contrato o por las

labores previas encaminadas a su ejecución.

Artículo 56.- Régimen de transición. Los procedimientos de selección, en los cuales, para la

oportunidad de expedición de este Manual ya se hubieran publicado sus Reglas de Participación

en el SECOP II o se haya efectuado invitación a ofertar, continuarán con el régimen previsto en

ellas.

Artículo 57.- El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las

disposiciones que le sean contrarias.

Manual aprobado por la Junta Directiva en sesión ordinaria del 2 de agosto del 2021 acta 33.