MS-PROJECT

GERENCIA DE PROYECTOS

GERENCIA DE PROYECTOS

MS_ PROJECT

PLANEAMIENTO - ACTIVIDADES

PROGRAMACION TIEMPOS DETERMINISTICOSPROGRAMACION TIEMPOS PROBABILISTICOS

PROGRAMACION DETALLADA PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDARECURSOS (hUMANOS , MATERIALES , ) COSTOS PRESUPUESTOS

NIVELACION DE RECURSOS

LINEA BASE , SEGUIMIENTO CONTROL MONITOREO

GENERACION DE INFORMES DECISIONES.MULTIPROYECTOSREINGENIERIA

OTROS:

EXCEL FINANCIERO PROGRAMACION MACROS CON VISUAL

ESTADISTICA - SPSS

MATEMATICA FINANCIERA , PROBABILIDADES

formulacion evaluacion economica , financiera de proyectosevaluacion de riesgos en proyectosmS project

Objetivo:

Dearrollar las habilidades necesarias para el manejo, conocimiento, diseo e implantacin de un proyecto con el soporte de Ms-projectsesion 1INTRODUCCION A PROYECTOSque es un proyecto .

qUE ES EL pmbok

una guia de administracion de proyectos

ediciones 2000 , 2004

describe el contexto y los procesos de la administracion de proyectos

sintetiza los procesos mas importantes que todos los proyectos deben cumplir

Grupo de procesos:

1. Proceso de iniciacion

2. proceso de planificacion

3. proceso de ejecucion

4. proceso de control

5. proceso de cierre

area de conocimiento:

1. integracion

2. alcance

3. tiempo

4. costo

5. calidad

6. rr.hh.

7. comunicaciones

8. riesgo

9. adquisiciones.

ciclo de proyectos sin snip

idea ------ expediente tecnico ------ ejecucion de obra.

ciclo de poyectos con snip fases:

1. preinversion .- Perfil , Prefactibilidad, factibilidad2. inversion .- expediente tcnico , Ejecucin3. post inversion .- Evaluacion ex postGERENCIA PLANIFICACION REDES

No se puede gerenciar lo que no se puede medirTECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACIONES

SOFTWARE MS-PROJECT

iNICIO -- pROGRAMAS ...........................

PANTALLA INICIAL DE TRABAJOMs-project muestra una pantalla estandar dentro del contexto de office.

Como cualquier aplicacin de Office presenta en la parte superior de la pantalla Barra de Titulo. Barra de men, Barra de herramientas, Barra de Formato, Barra ... las Barras de desplazamiento vertical y horizanotal.

COMENZAR UN PROYECTO NUEVO Muestra Tabla de Entrada (Datos de Actividades, Tiempo, Vinculaciones) , Al lado derecho muestra el grafico de Gantt ( Diagrama de Barras) o cronograma de trabajo.Ambos paneles estn separados por una ;linea doble vertical, la cual es deslizable con el mouse de acuerdo a requerimientos de visualizacin.1.Barra de Titulo 2. Barra de Menu 3. Barra Estandar 4.Barra de Formato

Tabla de Entrada Barra de Desplazamiento Grafico Gantt

INGRESO DE INFORMACION BASICA DEL PROYECTO

La informacin Bsica y generalidades de un Proyecto, se ingresan en esta parte.

En la ficha Resumen permite ingresar:

A).-Titulo.-Es el nombre asignado al Proyecto.

B).-Asunto.- Asunto que trata el Proyecto.

C).-Autor.- Persona o empresa que concebi el Proyecto

D).-Administrador.-Responsable del Proyecto Obra

E).-Organizacin.-Empresa que administra el proyecto.

F).- Categora.- Categora del Proyecto

F).-Palabras Clave.- Siglas que identifican al Proyecto.

G).-Comentarios.-Comentarios relacionados al Proyecto

PROCESAMIENTO

A). Tabla de Entrada - HOJA DE TAREAS

Contiene los siguientes campos (columnas):

1) Numero de Identificacin de la Tarea.- Contiene la numeracin correlativa de las tareas.

2) Nombre de Tarea.-Es la tercera columna o campo donde se ingresa el nombre de las tareas, actividades3) Duracin.-Se ingresa el tiempo necesario para cumplir con la tarea. Dias, Semanas, ..4) Comienzo.- Calculado por Ms-Project 5) Fin.- Calculado por Ms-project 6) Predecedora.-En esta columna se ingresa(n) el (los) nmeros de identificacin ID de la(s) tarea(s) predecedora(s) , son las vinculaciones entre Tareas.7) Nombre de los recursos.- En esta columna se ingresa los nombres de los recursos asignados a la tarea.

El cursor puede desplazarse por las celdas utilizando las teclas:

ACCION

TECLASUna fila arriba

Flecha arriba

Una fila abajo

Flecha abajo

Una pgina arriba

Page Up

Una pgina abajo

Page Down

Una columna a la derecha

Flecha a la derecha o Tab

Una columna a la izquierda

Flecha a la izquierda o SHIFT + Tab

Cursor al Inicio

CTRL + HOME

Cursor a ltima fila con datos

CTRL + END

Cursor al Campo o columna

END

Cursor al primer campo (Fila)

HOME

Cursor a ultima fila ( )

CTRL + Flecha abajo

INGRESO DE TAREAS AL PROYECTO

Al iniciarse presenta el Diagrama Gantt y el cursor se ubica en la primera celda del la columna Nombre de Tarea en la hoja de tareas; en esta celda se ingresa el nombre de la primera tarea; por default asume la duracin de 1 dia, que es la duracin predeterminada, representada por una barra en el Diagrama de barras de Gantt. Luego se puede ingresar las dems tareas.

Al ingresar o modificar la duracin de cada tarea, stas se representan en barras cuya longitud refleja la duracin. Se usa la duracin de 0 dias para indicar que una tarea es un Hito o etapa del proyecto; representado por un rombo lleno.

Adicionalmente, la tarea critica se muestra de color rojo y corresponde a la tarea de mayor duracin.

INGRESO DE DURACION (TIEMPO) A LAS TAREAS

DURACION Es el tiempo requerido para completar una tarea. Se ingresa colocando un nmero seguido de una abreviatura que indica la unidad de duracin. El tiempo laborable no considera los sbados y Domingos como dias laborables, mientras que el tiempo transcurrido (Elapsed time) si:

Tiempo

Tiempo

Laborable

Transcurrido(elapsed)

Minutos

m

mt [em]

Hora

h

ht [eh]

Dias

d

dt [ed]

Semanas

s

st [ew]

Meses

ms mst

ALGORITMO

CREACION DE CALENDARIOHerramientas

Menu Proyecto informacin del proyecto...En la ficha Proyecto es posible ingresar:

A). Fecha de Comienzo.-Corresponde a la fecha de inicio del Proyecto. Por default muestra fecha actual.

B).- Fecha de Fin.- Es la fecha final del Proyecto. Se puede editar dicho casillero.

C).-Programar a partir de: Permite seleccionar si la programacin del proyecto se efecta tomando punto de partida la fecha comienzo del proyecto o la fecha de fin de proyecto.

Cuando la programacin se selecciona desde la fecha inicial se muestra el texto Todas las tareas comienzan lo antes posible, cuando la programacin se selecciona desde la fecha final se muestra el texto Todas las tareas comienzan lo ms tarde posible

D).-Fecha de hoy.- Corresponde a la fecha actual del sistema, que normalmente es la fecha actual del calendario.

Cuando se desea hacer simulacin sobre el avance de un proyecto es posible ingresar una fecha posterior. Notar que en el Diagrama de barras de Gantt aparece una linea vertical punteada que corresponde a la fecha actual; su ubicacin en la escala temporal depende de la fecha que se indica en la casilla fecha de hoy.

E).-Calendario.- Corresponde al calendario que usa el Proyecto. Por omisin se utiliza el calendario Estndar.

COMANDOS DE EDICION Los comandos del men Edicin, permiten mover,copiar y pegar informacin, buscar informacin especifica, vincular y desvincular tareas y deshacer los ltimos comandos ejecutados.

..

Cuando se selecciona o se hace clic con el mouse en una celda, sta sola celda ser considerada a efectos del uso del portapapeles. Para marcar una tarea completa (fila o registro) deber hacer clic en el nmero ID de la tarea seleccionada.

Cuando se pega campos o columnas en una nueva ubicacin, la informacin ser colocada en el rea seleccionada reemplazando a la informacin existente. Cuando se pega una fila completa esta es insertada entre filas existentes, es decir no reemplaza a la informacin actual.

USO DEL COMANDO EDICION COPY

Permite copiar el contenido de celdas o tareas completas, dependiendo de la seleccin efectuada.

Procedimiento

a.Seleccionar con el mouse las celdas o tareas que desea copiar.

b.Invocar el comando Edicin, copiar; la informacin se almacena en el portapapeles.

c. Hacer clic en el lugar donde se desea insertar la copia.

d. Seleccionar el comando Pegar

nota: Es posible copiar utilizando los botones Copiar y Pegar de la barra de herramientas Estndar. Asimismo, se puede utilizar la facilidad de arrastrar y soltar.

USO DEL COMANDO EDICION, CORTAR

Se usa para anular la informacin seleccionada y almacenarla en el Portapapeles. Dicha informacin puede ser pegada para lograr su reubicacin.

Procedimiento

a.- Seleccionar las celdas o tareas que desea anular o mover.

b.- Invocar el comando Edicin, Cortar.

c.- En caso que se desee reubicar la informacin, hacer clic con el mouse en la celda donde se desea ingresar la informacin del portapapeles.

d.- Invocar el comando Edicin, Pegar.

NOTA.- Es posible mover la informacin de celdas o tareas usando los botones Cortar y Pegar de la barra de herramientas estndar. Asimismo, puede utilizar la facilidad arrastrar y soltar.

USO DEL COMANDO EDICION LLENAR HACIA ABAJO.

Permite ejecutar el copiado desde la primera fila de una seleccin hacia las dems filas de abajo.

Este comando est disponible para hojas y el Diagrama Gantt.

USO DEL COMANDO EDICION BORRAR

Remueve diferentte tipo de informacin y formato de tareas y recursos.Los submens que se presenta son:

Todo.- Remueve el contenido y formato de los campos seleccionados y remueve las notas de las tareas o recursos seleccionados.

Formato.-Remueve el formato de los campos seleccionados.

Contenido.-Remueve el contenido de los campos seleccionados.

Tarea Completa/Recurso completo.- Remueve del proyecto la tarea o recurso seleccionado.

USO DEL COMANDO EDICION BUSCAR

Busca una tarea especfica, recurso o fecha de acuerdo a un criterio que se indica.Es posible utilizar () o (*) como patrones.

Donde:

Campo.- Se selecciona el campo que se desea buscar.

Prueba.-Indica el tipo de prueba lgica para comparar el dato que se ingresar en la casilla de texto Valor, con la informacin existente en el campo seleccionado.

USO DEL COMANDO EDICION, IR A...

Ubicar el cursor en la tarea, recurso o fecha que se especifique.

Identificador [ID].- Permite ingresar el nmero que identifica la tarea o recurso que se desea seleccionarSESION 2

TIEMPOS PROBABILISTICOSESTADISTICA - EXCELEl PERT trabaja de manera similar al CPM. La diferencia consiste en que el PERT opera con duraciones probabilisticas.

Para cada tarea es necesario estimar tres valores que son:

-Tiempo Optimista ( a )

-Tiempo Normal ( m )

-Tiempo Pesimista ( b )

En las tres experiencias se consideran los promedios:

Te= (a + 4m + b ) / 6

DISTRIBUCIONES DE PROBABILIDADLa podemos concebir como una distribucin teorica de frecuencias, es decir una distribucin que describe como se espera que varien los resultados.

DISTRIBUCION NORMAL

La distribucin normal es una distribucin de una variable aleatoria continua. Una importante distribucin continua de probabilidad es la distribucin normal.

SESION 3 ORGANIZACION DE PROYECTOS POR NIVELES DE ESQUEMA ESTABLECER NIVELES DE ESQUEMA

Cuando se establecen niveles de esquema en una programacin, esta se puede organizar de modo que se pueda ver la estructura del proyecto, haciendo ms fcil administrar la programacin. Con la esquematizacin es posible:

Disponer las tareas en una estructura jerrquica de modo tal que se pueda observar como las subtareas encajen en grupos mas generales.

Identificar las fases principales del proyecto mostrando tareas resumen.

Presentar slo las tareas resmen del proyecto.

Crear informes que incluyan subtareas,tareas resmen o ambas.

Presentar el proyecto usando el sistema estructurado de numeracin llamado Estructura de descomposicin del trabajo EDT (WBS) .

Usando niveles de esquema se puede aplicar a las tareas niveles . Las tareas se mueven a un nivel menor, hacia la derecha, en el campo Nombre de tarea usando el botn flecha derecha de la barra de herramientas Formato.

Adicionalmente, en dicha barra de herramientas se cuenta con otros botones.

CONFIGURACION DE LAS OPCIONES DE ESQUEMA

La seleccin de las diversas opciones que proporciona Ms-Project para los niveles de esquema se encuentran en el men Herramientas, Opciones...

Mostar tareas de resmen

Permite mostrar las tareas resmen o sumarias. Si el casillero esta desactivado las tareas resmen no se muestran y los botones Niveles de Esquema no estan disponibles.

Tarea de Resmen del Proyecto

Permite mostrar las Tareas resmen a nivel de proyecto. Esta opcin es til cuando est viendo proyectos consolidados. Ms-project guardar esta preferencia en el proyecto actual. Se trata de una configuracin local.

Aplicar sangria a nombre

Se activa para que las subtareas se muestren escalonadas.

Mostar Nmero de Esquema

Se activa para mostrar la numeracin de nivel de esquema junto al nombre de cada tarea.

Mostar Simbolo de Esquema

Se activa para mostrar el signo (+) en las tareas que poseen tareas de nivel inferior. Se indicarn con signo (-) las tareas que no poseen tareas subordinadas.

Las opciones de esquema son configuraciones locales que se guardan con el proyecto en uso. Estas opciones slo estn disponibles para presentaciones Hoja de Tareas y Diagrama Gantt.

VINCULACIONES VINCULO ENTRE TAREAS FIN A COMIENZO

En un proyecto, la vinculacin es el establecimiento de dependencia entre tareas.

Cuando se vinculan tareas, se define la relacin entre sus fechas de comienzo y finalizacin.

Una tarea que debe comenzar o finalizar antes que otra tarea puede iniciar o terminar se denomina tarea PREDECEDORA.La relacin mas usual que existe entre las tareas es el vnculo Fin a Comienzo ; es decir una tarea no puede comenzar si su predecesora no ha concluido.

Existen varias formas de efectuar el vnculo entre tareas. Usando el campo PREDECESORAS de la hoja de tareas del Diagrama Gantt, donde se ingresa los nmeros de identificacin de las tareas Predecesoras. Para varias Predecesoras se utiliza el separador de lista ( , o ; )

Es posible ingresar los nmeros de identificacin de las tareas predecesoras a la celda correspondiente utilizando el mouse (hacer clic en el campo predecesoras de acuerdo a la tarea seleccionada, luego hacer clic en la barra de entrada apareceran un check y aspa; en dicha condicion hacer click en las celdas de las tareas que corresponden a la predecesoras).

Dos click en una flecha de vnculo.

En el diagrama Gantt se mostrar el vnculo con una linea con flecha que indica el sentido del vnculo. Las tareas sucesoras se ubicarn despus de sus predecesoras.

CREAR TAREAS VINCULOS EN EL DIAGRAMA GANTT CON EL MOUSE

Ubique el puntero sobre el Diagrama Gantt, cercano a cualquier fila de tarea vacia, haga clic y arrastre el cursor hasta que la nueva barra represente la duracin deseada.

A medida que arrastra el mouse aparece la ventana de informacin Crear Tarea

Establecer un vnculo Fin a ComienzoDeber ubicar el puntero del mouse en la parte interior central de la tarea predecesora, luego arrastre hacia arriba o abajo dirigindola a la tarea sucesora.

Eliminar la relacin entre tareas Vinculadas.Haga clic en la linea de vinculo que une a dos tareas para brir la caja dialogo Dependencia de Tareas y seleccione el botn Eliminar para anular ese vinculo

De forma similar puede usar el botn Desvincular Tareas, para lo cual debe efectuar la seleccin previamente.

ADJUNTAR NOTAS A LAS TAREASMs-Project permite escribir o revisar notas para una tarea seleccionada.

La forma ms usual de insertar notas es haciendo un clic en el botn Adjuntar Notas de la barra de herramientas; en este caso se habilita la ficha Notas en el cuadro de dialogo Informacin acerca de la Tarea . El nombre de la tarea aparece seleccionada en el cuadro Nombre.

SESION 4

RECURSOS - RESOURCESPara la ejecucin de las tareas se requieren de bienes de capital, personal, maquinarias , instalaciones, materiales etc. Cualquier elemento que se utiliza en la ejecucin de las tareas se denomina Recursos.

Ms-Project utiliza el concepto de Pool de Recursos, en la cual se encuentran los recursos y podemos utilizarlo para cada uno o varios proyectos. Los recursos pueden tener un costo por su utilizacin.Creacin de la relacin de Recursos Humanos , de Equipamiento y Materiales.

Men Ver Hoja de Recursos

La caja de dialogo Asignacin de Recursos permite ingresar el nombre de los recursos con que se puede disponer para el proyecto. La inclusin de un recurso en el mencionado Pool no significa necesariamente que el recurso ser utilizado en el proyecto activo. As mismo, dicha ventana permite ingresar las unidades disponibles del recurso.

Por otro lado , el uso de un recurso en sus diversas modalidades representa un costo, para tal efecto basta hacer un clic en el recurso seleccionado y Ms-Project habilita la caja de dilogo Informacin acerca del recurso que permite ingresar los datos bsicos del recurso. Dicha caja de dilogo se muestra.

Nombre del Recurso .-Permite ingresar el nombre del recurso.

Tipo.- Para tipificar si el recurso es de tipo Trabajo o material.

Etiqueta de Material.- Para el caso de tipo de recurso material se escribe las unidades

Iniciales.- Para escribir una abreviatura para el nombre del recurso. Si no escribe iniciales Ms-project usar el primer carcter del nombre del recurso.

Grupo.- Para agrupar por determinadas caracteristicas servir para realizar consultas.

Capacidad mxima.-Para escribir el nmero total de unidades del recurso disponible para ser asignado a tareas. Ms-Project usa este nmero para calcular los recursos sobreasignados.

Tasa Estndar.-Para escribir el costo o tasa de pago para el trabajo normal. Introduzca una cantidad seguida de una abreviatura de tiempo. Ejm: S/ 12 /h . Si no incluye un periodo de tiempo asume horas.

Tasa h. Extra.- Para escribir el costo o tasa de pago para las horas extra. Introduzca una cantidad seguida de una abreviatura de unidad de tiempo. Por uso.- Para ingresar el costo del recurso por uso.Acumular .- Determina cundo se ha incurrido el costo de un recurso y cundo los costos reales se cargan a un proyecto.

Comienzo.- Se produce el costo total en el momento en que se inician las tareas que usan este recurso.

Prorrateo.- Se produce el costo real cuando las tareas que usan este recurso progresan, en proporcin con el porcentaje de la tarea que se ha completado.

Fin.- Se produce el costo total en el momento en que se finalizan las tareas que usan este recurso.

Calendario Base.-Permite seleccionar el calendario base que especifica el horario de trabajo y los dias laborables para el recurso.

Cdigo.-Para escribir un cdigo alfanumrico para asignar al recurso. Use el campo Cdigo para distinguir recursosASIGNACION DE RECURSOS

Los recursos pueden asignarse a las tareas de diversas formas, siendo la ms usual dede la caja de dilogo Asignacin de Recursos y haciendo clic en el botn Asignar.

Es posible asignar recursos a las tareas desde la tabla de tareas, en la columna o campo Nombre de recursos.Una vez asignados los recursos por default Ms-project los presenta al lado derecho de las barras en el Diagrama Gantt.

SOBREASIGNACION DE RECURSOS

La sobreasignacin de un recurso ocurre cuando un recurso es programado para mas tiempo de trabajo que el disponible en el calendario para ese recurso, en un momento determinado. Por lo tanto, se debe reprogramar las tareas para un tiempo en que el recurso este disponible, reasignar el trabajo del recurso a varias formas a resolver la sobreasignacin de un recurso.

USO DE CALENDARIOS

Se puede disear calendarios para recursos.CREACION DE TAREAS REPETITIVAS

VISUALIZACION DETALLA DE COSTOS

SESION 5ADMINISTRACION DE RECURSOS

Diagrama de Carga

Ver

Uso de Tareas.

Uso de Recursos.

DELIMITACIONES

Una Delimitacin es una restriccin o limitacin con la que se configura la fecha de comienzo o finalizacin de una tarea. Con la Delimitacin de tareas, es posible controlar el comienzo o finalizacin de cualquier tarea para crear una programacin que proporcione informacin precisa y cumpla con los requerimientos generales o factores externos que as lo exijan. Por defecto, todas las tareas comienzan lo antes posible.

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Creacion de linea base

La creacion de la programacin es slo el primer paso en la administracin exitosa de un proyecto. Con Ms-project es posible controlar el progreso del proyecto con los siguientes beneficios:

Identificar y resolver los problemas que ocurren.

Producir informes del estado actual para la administracin y participantes del proyecto.

Mantener datos histricos para facilitar el planeamiento preciso de futuros proyectos.

Mantener datos histricos para facilitar el planeamiento

El seguimiento de un proyecto consta de las fases:

Creacin de Linea base.

Actualizacin peridica de la programacin para reflejar el progreso del proyecto.

Comparacin de la informacin actualizada en la programacin con el planeamiento de Linea de base.

PLANEAMIENTO DE LINEA BASE

Un planeamiento de Linea base proporciona la base para la comparacin de costos, trabajo y fechas programadas conforme se hace el seguimiento de la programacin.

Comparando la informacin del planeamiento de linea de base con la informacin actual, se puede controlar el avance del proyecto para segurar que las tareas estn dentro de lo programado en costo y tiempo.Para guardar una programacin como un planeamiento de linea base

1.- Del men Herramientas, escoger Seguimiento, y luego Guardar linea de Base

2.- Asegurarse que el botn de opciones Todo el proyecto est seleccionado.

3.- Escoger el botn Aceptar.

USO DEL COMANDO HERRAMIENTAS, SEGUIMIENTO

Permite actualizar el avance de una tarea, un grupo de tareas o todo el proyecto. Comaparndo la informacin guardada en el planeameinto de linea de base con la programacin actualizada del proyecto, se pueden identificar y resolver las discrepancias, tambien denominadas Variaciones.

Para actualizar de una manera rpida el avance de las tareas, se puede activar la barra de herramientas Seguimiento en el men Ver, Barra de Herramientas.

El comando Herramientas, Segimiento presenta dos opciones de actualizacin:

Actualizar tareas.... y Actualizar proyecto.

Actualizar Tareas

Permite actualizar la informacin del programa para un grupo de tareas seleccionadas, reflejando la actual fecha y horas trabajadas.

Si las tareas han sido completadas, use uno de los siguientes mtodos:

Ingrese la actual fecha de inicio y trmino

Ingrese 100% en el campo % Completado

Ingrese la actual duracin de la tarea.

Si la tarea ha inicado pero no ha concluido. Use uno de los siguientes mtodos:

Ingrese fecha actual de inicio y la estimada duracin actual.

Ingrese la actual fecha de inicio y el porcentaje de avance actual.

ACTUALIZAR PROYECTO.

Para las tareas seleccionadas, este comando compara las fechas programadas de comienzo y fin con la fecha en que se actualiza el proyecto.

Se usa para el seguimiento global del avance del proyecto y cuando el detalle de dicho seguimiento no es necesario. Ms-project nos presenta la siguiente caja de dialogo cuando seleccionamos el men Herramientas, Seguimiento, Actualizar proyecto.

Donde:

Actualizar trabajo realizado:

Para las tareas seleccionadas, este comando compara la fecha de comienzo y fin programada con la fecha que se actualiza el proyecto.

Si la fecha de comienzo programada es posterior a la fecha que ingresa la tarea es considerada como no iniciada.

Si la fecha final programada es anterior a la fecha que se ingresa, la tarea es considerada completada.

Si la fecha de inicio programada es anterior a la fecha que se ingresa o la fecha final programada es posterior a la fecha que se ingresa, la tarea es considerada en progreso o avance.

Cuando se actualiza la fecha de las tareas Ms-Project actualiza el campo % completado.

REPROGRAMAR TRABAJO RESTANTE:

Permite reprogramar el trabajo ingresando una nueva fecha.

Si la tarea no ha comenzado de acuerdo al programa , la tarea est fuera de la programacin:

Ms-Project la reprogramar de acuerdo a la fecha que se ingrese y la asignar la delimitacin.

Si la tarea est en proceso pero no est retrasada con el programa Ms-Project programa la Duracin restante para comenzar en la fecha que se ingrese.

SESION 6

MODIFICAR EL ASPECTO DEL PROYECTO

DAR FORMATOCualquier seleccin que se efecte en la Hoja de Tareas, puede estar sujeta a modificacin de su formato original, tal como cambio de tipo,tamao,color y Aspecto de las letras. Tambin, en el diagrama Gantt, puede ser cambiado el formato de las barras de tareas o la Escala Temporal. En todos los casos el objetivo es mejorar la apariencia y facilitar la visualizacin del proyecto.

CAMBIAR LA APARIENCIA DEL TEXTO

Existen dos maneras de cambiar la apariencia de los textos:

El comando Formato,Fuentes..., que permite cambiar el Tipo, Tamao y aspecto de letra de los textos seleccionados.

El comando Formato,Estilos de texto... que permite cambiar el tipo, tamao y aspecto de letra de todas las tareas o recursos de una categoria en particular. Con este comando tambien se puede dar formato a los titulos de columna, a la escala temporal y al texto del Diagrama de Gantt.

.USO DEL COMANDO FORMATO. FUENTE...

Cualquier seleccin efectuada en la hoja de tareas est sujeta a cambiar su formato, como el tipo, color y tamao de letra o mostrar las tareas de diferentes categorias en diversos tipos de letra...

El comando Formato,Fuente...., se usa para dar formato a textos individuales o a textos previamente formateados con el comando Formato,Estilos de Texto.

GRAFICO GANTT Y PERT

Estando en la presentacin Diagrama de Gantt, es posible especificar el diseo que se desea para el diagrama, en lo que se refiere al tipo de lineas de vinculacin entre tareas, el formato de fecha y alto de las barras, as como otras opciones. Para esto se debe invocar el comando Formato, Diseo.

Donde:

Vinculos.-Permite seleccionar distintas opciones para la linea de enlace entre las tareas.

Formato de fecha para barras.-Permite seleccionar el formato de fecha que se muestra con las barras abriendo la lista de seleccin.

Alto de Barras.-Permite seleccionar una altura, para las barras.

Redondear Barras hasta dias completos.- Controla como se aprecia el ancho de las barras comparando su menor duracin con la escala menor de la escala temporal.

Mostar Dibujos.- Permite activar o desactivar la visualizacin de los dibujos que se han creado o insertado eligiendo el men Formato, Dibujo.

DISEO DEL DIAGRAMA PERT

Estando en la presentacin Diagrama PERT, es posible especificar el diseo que se desea para el diagrama, cambiando la apariencia y forma de las lineas de vinculacin entre tareas y la distribucin de las cajas del diagrama PERT. Para esto, se debe invocar el comando Formato, Diseo, que presentar lo siguiente.

Vinculos.-Permite seleccionar las distintas opciones para las lineas de vinculacin entre tareas.

Mostrar flechas.-Permite mostrar u ocultar las flechas al final de las lineas.

Mostar saltos de pgina.- Se activa para mostrar los saltos de pgina.

Para cambiar la ubicacin de una linea de salto de pgina en el Diagrama PERT, ubique el puntero en el borde de una caja y arrastrelo hacia abajo o arriba, derecha, o izquierda de tal forma que ingrese en la pgina o salga de la pgina. Si mueve las cajas y elige el comando Formato,Disear Ahora, las cajas que se movieron se reordenan.

No es posible cambiar la apariencia de las lineas de salto automtico de pgina.

Ajustar Saltos de Pgina.- Se usa con disear ahora, para mover las cajas que son cortadas por las lineas de salto de pgina. Despus se selecciona este casillero, elija el botn Aceptar para salir de la caja de dialogo; luego seleccione Disear ahora. Ms-project mueve las cajas que son cortadas por la linea de salto de pgina.

PRESENTACIONES O VISTAS DE UN PROYECTO

CONCEPTOS BASICOS SOBRE LAS PRESENTACIONES

Las presentaciones establecidas por Ms-Project, incluyen los diagramas y formatos que normalmente se usan en la Administracin de Proyectos. Los diagramas Bsicos son el Gantt y PERT, adems de los formatos que permiten ingresar los datos y presentarlos. Adicionalmente puede realizar presentaciones predefinidas o crear sus propias presentaciones para propsito especfico, de tal forma ingresar,organizar y examinar tareas recursos de diferentes formas.

Es posible usar tres tipos de presentaciones para mostrar la informacin del proyecto.

Una Hoja similar a una hoja de clculo

Un Diagrama que muestra informacin grfica.

Un Formulario para ingreso de informacin acerca de tareas o recursos especficos.

Con Ms-Project es posible presentar la informacin del proyecto desde los dos tipos

De presentaciones disponibles como tareas y recursos.

Use presentacin de tareas o de recursos cuando desee ingresar,cambiar o presentar informacin de tareass respectivamente.

SESION 7PLANEAMIENTO DE INFORMES Y COMUNICACIONPara administar un proyecto en forma eficiente, es necesario comunicar diversos tipos de informacin a las personas que tienen asignadas responsabilidades en la ejecucin de todas o algunas de las fases del proyecto. Ms-Project permite imprimir informacin especfica que debe ser conocida por una persona o un grupo de personas vinculados con el desarrollo proyecto.Estos Informes o reportes incluye:

Informacin General, tales como informes Resumen.

Informacin de tareas, como diagrama de Gantt.

Informacin de los recursos como la programacin de recursos.

Informacin de los costos, como la lista de gastos por recurso.

Informacin del avance del proyecto, como tareas que estn cumplidos.

Para acceder a los diferentes tipos de informes del men VER Informes...

MEDIDA DEL RENDIMIENTO DEL PROYECTO

Para analizar el rendimiento del proyecto en relacion a tiempo y costo se visualiza a traves de valores acumulado, para lo cual tiene en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas, las asignaciones o los recursos.

Valor acumulado

Medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha de estado o la fecha actual. El valor acumulado utiliza las estimaciones originales de costos guardados a traves de la linea base y el trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraidos estan dentro del presupuesto.

CPTP

Costo Presupuestado de Trabajo Programado, muestra los costos previstos acumulados de fase temporal hasta la fecha de estado o la fecha actual. Las versiones de fase temporal de estos campos muestran valores distribuidos en el tiempo.

CPTR

Costo Presupestado de Trabajo Realizado, muestra el valor acumulado del porcentaje completado de fase temporal de la tarea, del recursos o de asignacion, multiplicado por los costos previstos de fase temporal de la tarea. El calculo es hasta la fecha de estado o la fecha actual.

CRTR

Costo Real de Trabajo Realizado , muestra los costos contraidos por el trabajo realizado en una tarea, hasta la fecha estado del proyecto o hasta la fecha actual.IRC

Indice de Rendimiento de Costos , muestra la relacion entre los costos presupuestados y los costos reales de dicho trabajo, hasta la fecha de estado del proyecto o la fecha actual.

IRP

Indice de Rendimiento de la Programacin , muestra la relacion entre el costo presupuestado del trabajo realizado y el costo presupuestado del trabajo programado (CPTR/CPTP). Este indice se utiliza a menudo para estimar la fecha de finalizacion del proyecto.

IRPC

Indice de Rendimiento Para Completar , muestra la relacion entre trabajo restante que debe realizarse y los fondos que quedan por gastar en la fecha de estado.

IRPC = (CPF CPTR) / (CPF-CRTR)

Agregue el campo IRPC a una vista de tareas para mostrar o filtrar la relacion entre el presupuesto disponible restante que se va gastar y el costo presupuestado restante. Esto puede servir de ayuda para ver so sobraran fondos en la tarea, si se agotara el dinero.

CPF

Costo Presupuestado al Finalizar , muestra el costo total planeado para una tarea, un recurso para todas las tareas asignadas .

VAF

VAriacion en Finalizacion , muestra la diferencia entre el valor CPF (Costo Presupuestado al Finalizar) o costo previsto y el valor CEF (Costo estimado al finalizar) para una tarea.

VC

Variacion de Costo del valor acumulado, muestra la diferencia entre lo que deberia haber costado conseguir el nivel de conclusion y lo que costado realmente hasta la fecha de estado o la fecha actual .

Las versiones de fase temporal de estos campos muestran los valores distribuidos en el tiempo.

VP

Variacion de Programacion del valor acumulado , muestra la diferencia en terminos de costo entre el progreso actual y el plan previsto de una tarea, de todas las tareas asignadas de un recursos o de una asignacion hasta la fecha de estado o la fecha actual.

SESION 8Multiproyectos uso de recursos centralizados

subproyectos

SUBPROYECTOS CONCEPTOS GENERALES

Usando Subproyectos es posible dividir un extenso y complejo proyecto en partes ms pequeas, hacindolo ms manejable; de esta forma se puede asignar a ms de una persona en la administracin de un proyecto.

Otro fundamental aspecto de un proyecto comn es que puede utilizarse repeditamente en otros proyectos.

Adicionalmente, el uso de subproyectos permite conservar el uso de la memoria de su computadora al reducir el tamao del proyecto.

Un subproyecto es el nombre de otro proyecto que ser utilizado como una simple tarea en el proyecto Maestro; la duracin de esta particular tarea es la duracin del subproyecto.

Cuando se usa Subproyectos, la fecha inicial de cada uno de ellos es controlada por el Proyecto Maestro.

Asimismo, es posible visualizar la informacin resumen o sumaria de cada subproyecto en el Proyecto Maestro o se puede ver el detalle de las tareas en el subproyecto.

El proyecto Maestro esta unido a los subproyectos, de tal forma que la informacin pasa automaticamente entre ellos; es decir se puede trabajar desde un subproyecto que est unido al Proyecto Maestro.

La duracin de las Tareas del Subproyecto es el nmero de dias de trabajo en el subproyecto, basado en el calendario del Proyecto Maestro. En el proyecto Maestro no se puede ingresar la duracin de dicha tarea particular, es calculado por Ms-Project.

Para enlazar los subproyectos al proyecto maestro, use la caja de dialogo Informacin Acerca de la Tarea, separador Avanzado ; encontrar el casillero que permite ingresar el archivo que representa el Subproyecto.

INPUT

PROCESS

OUTPUT

jOEL Rodriguez ll.

telf: 90593183 4597828

email: w9x5a@yahoo.es

2021Joel Rodriguez